時(shí)間：2023-09-07 17:41:01
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理人員培訓(xùn)范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，社會(huì)對(duì)檔案的需要越來(lái)越多，要求也越來(lái)越高。與此同時(shí)，檔案的數(shù)量和種類也在大幅度地增加，檔案管理技術(shù)和方法也在發(fā)生著巨大的變化。由于檔案專業(yè)人員的整體水平還不能適應(yīng)我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的需要，知識(shí)老化已成為檔案現(xiàn)代化管理、檔案學(xué)術(shù)、技術(shù)研究向高水平發(fā)展的一個(gè)制約因素，難以跟上新技術(shù)、新知識(shí)、新設(shè)備不斷涌現(xiàn)的現(xiàn)代化進(jìn)程，這就需要檔案工作人員通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)，擴(kuò)展知識(shí)面，調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，使學(xué)員形成良好的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，運(yùn)用所學(xué)的新知識(shí)、新方法去創(chuàng)造性地分析、解決實(shí)際工作中遇到的新情況、新問(wèn)題。
檔案人員的培訓(xùn)工作是檔案人員隊(duì)伍建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是檔案工作者為擴(kuò)展、提高和更新知識(shí)所進(jìn)行的一種專業(yè)化教育，也是開(kāi)發(fā)檔案人才資源的重要手段。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和運(yùn)用，檔案作為眾多信息源中的基礎(chǔ)信息源，其作用價(jià)值得到更廣泛的重視，檔案管理面對(duì)信息化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)實(shí)，遇到了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。如何開(kāi)展好檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)工作，研究解決檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中所出現(xiàn)的新情況和新問(wèn)題，是新時(shí)期檔案工作面臨的一個(gè)新課題。因此加強(qiáng)對(duì)新時(shí)期檔案管理人員培訓(xùn)教育已成為一項(xiàng)緊迫而又重要任務(wù)，加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)教育工作具有十分重要的意義。
檔案人員教育培訓(xùn)中的主要問(wèn)題
一、對(duì)培訓(xùn)教育重視不夠
相對(duì)速發(fā)展的檔案技術(shù)，培訓(xùn)單位主管的思想觀念明顯處于滯后狀態(tài)。有的單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案人員知道如何整理、保管好檔案資料就行了,沒(méi)必要培養(yǎng)、提高;也有的領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)心培養(yǎng)檔案人員會(huì)耽誤工作,甚至顧慮培養(yǎng)好的人才以后會(huì)“飛走”,這種觀念是比較膚淺的。由于領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)培訓(xùn)教育的重要性認(rèn)識(shí)不足，培訓(xùn)教育意識(shí)不強(qiáng)，導(dǎo)致在培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)投入方面大受影響。
二、培訓(xùn)缺乏針對(duì)性
現(xiàn)在檔案教育培訓(xùn)由多種性質(zhì)機(jī)構(gòu)承辦，包括大專院校、系統(tǒng)內(nèi)培訓(xùn)中心以及其他一些帶有公司性質(zhì)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，規(guī)模、設(shè)施、師資力量差別很大，造成檔案培訓(xùn)質(zhì)量參差不齊，同時(shí)在培訓(xùn)課程的設(shè)置上，一些課程實(shí)用性差、缺乏針對(duì)性，與工作實(shí)際不相適應(yīng)?；鶎悠髽I(yè)進(jìn)行教育培訓(xùn)時(shí)在對(duì)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的認(rèn)定上和培訓(xùn)內(nèi)容的選擇上，很多時(shí)候沒(méi)有和企業(yè)檔案工作的重點(diǎn)、難點(diǎn)、弱點(diǎn)結(jié)合起來(lái)，對(duì)檔案培訓(xùn)缺乏計(jì)劃性和系統(tǒng)性，不能以本單位階段性檔案工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題展開(kāi)攻關(guān)，對(duì)檔案工作整體性提升認(rèn)識(shí)不足
三、培訓(xùn)形式主義嚴(yán)重
有些檔案培訓(xùn)只追求形式，培訓(xùn)后沒(méi)有質(zhì)量跟蹤等督查項(xiàng)目，致使培訓(xùn)效果不明顯。且在培訓(xùn)過(guò)程中往往規(guī)模過(guò)大，一期培訓(xùn)班少則一百多人，多則二百多人，即使培訓(xùn)了也沒(méi)有太大的收獲。這種沒(méi)有針對(duì)性的培訓(xùn)容易造成檔案人員對(duì)培訓(xùn)不感興趣，認(rèn)為可有可無(wú)，有人甚至認(rèn)為這是在浪費(fèi)時(shí)間，導(dǎo)致了檔案培訓(xùn)走過(guò)場(chǎng)，沒(méi)有起到相應(yīng)效果。有些培訓(xùn)缺泛針對(duì)性，講理論多實(shí)例少，留于形式。
四、培訓(xùn)風(fēng)險(xiǎn)較高
由于工作地位不高，檔案人員經(jīng)常調(diào)換崗位，造成檔案崗位培訓(xùn)的不穩(wěn)定性和不連貫性，從而影響檔案培訓(xùn)教育的效果。另外，一些新接收的大學(xué)生或中青年人員把檔案工作當(dāng)作“跳板”，工作不久就想方設(shè)法離開(kāi)；有的剛接受完培訓(xùn)，就被調(diào)整工作；有的工作了一段時(shí)間，還未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)；有的培訓(xùn)后工作了不長(zhǎng)時(shí)間被調(diào)整，還沒(méi)有來(lái)得及接受繼續(xù)教育培訓(xùn)，因此檔案人員培訓(xùn)教育的風(fēng)險(xiǎn)較高，影響了培訓(xùn)單位的積極性。
五、缺乏高質(zhì)量的師資
目前,各級(jí)檔案部門開(kāi)展的教育培訓(xùn)工作,主要由上級(jí)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員兼職授課,有相關(guān)資格的兼職檔案教師寥寥無(wú)幾,至于現(xiàn)代高技術(shù)人才、檔案、信息處理等復(fù)合型兼職教師更是奇缺。我國(guó)設(shè)有檔案專業(yè)的高校在現(xiàn)有的高校中所占比例很小,接受過(guò)系統(tǒng)的檔案專業(yè)高等教育的人相對(duì)其它專業(yè)而言也比較少,而致力于檔案職業(yè)培訓(xùn)的人就更少。檔案培訓(xùn)師資力量明顯不足, 教師素質(zhì)偏低，這在一定程度上制約了檔案培訓(xùn)工作的可持續(xù)發(fā)展。
六、培訓(xùn)體系還不夠完整
雖然目前檔案的教育培訓(xùn)系統(tǒng)已初成體系,但現(xiàn)行的培訓(xùn)制度還比較簡(jiǎn)單,框架類的條文較多,實(shí)施起來(lái)缺乏具體規(guī)定和較為成熟的經(jīng)驗(yàn),沒(méi)有開(kāi)展過(guò)全面系統(tǒng)的教育培訓(xùn),教育培訓(xùn)工作還缺乏系統(tǒng)性和長(zhǎng)期規(guī)劃性。
加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)教育的對(duì)策
一、切實(shí)加強(qiáng)培訓(xùn)教育工作
檔案部門的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)眼光要放遠(yuǎn)、思想要放寬,要努力轉(zhuǎn)變培訓(xùn)觀念，要深刻認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵在于人,人才是推進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)性、決定性因素。檔案工作新領(lǐng)域、新技術(shù)、新標(biāo)準(zhǔn)不斷出現(xiàn), 需要檔案人員去熟悉和掌握; 檔案工作面臨的新形勢(shì)、新任務(wù)、新要求, 需要檔案人員去認(rèn)識(shí)和完成。檔案部門要增強(qiáng)責(zé)任感、緊迫感、危機(jī)感, 提高認(rèn)識(shí), 統(tǒng)一思想, 把檔案人員的培訓(xùn)工作作為關(guān)系檔案事業(yè)發(fā)展全局的大事抓緊抓好, 充分發(fā)揮培訓(xùn)在培養(yǎng)和提高檔案人員創(chuàng)新能力中的作用, 切實(shí)加強(qiáng)檔案人員培訓(xùn)工作。
二、增強(qiáng)培訓(xùn)的針對(duì)性
要緊密結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際情況，認(rèn)真開(kāi)展檔案工作人員培訓(xùn)狀況調(diào)研，全面掌握本單位檔案工作人員的人員知識(shí)結(jié)構(gòu)、履職能力、受訓(xùn)經(jīng)歷以及培訓(xùn)需求等基本情況，并進(jìn)行深入分析，在準(zhǔn)確把握檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀和培訓(xùn)需求的基礎(chǔ)上，按照“缺什么、補(bǔ)什么、干什么、學(xué)什么”的原則，認(rèn)真研究制定培訓(xùn)規(guī)劃和年度計(jì)劃，統(tǒng)籌安排培訓(xùn)任務(wù)，提高培訓(xùn)工作的系統(tǒng)性、針對(duì)性、實(shí)用性和有效性。
三、加大職業(yè)道德的培訓(xùn)力度
在檔案培訓(xùn)中，要有明確的教育思想，要教育檔案人員熱愛(ài)檔案事業(yè)，愿意把檔案事業(yè)作為終身的事業(yè)，要培養(yǎng)檔案工作人員的集體觀念、團(tuán)隊(duì)精神和合作協(xié)調(diào)意識(shí)，培養(yǎng)檔案人員的事業(yè)心、責(zé)任感和主人翁態(tài)度，培養(yǎng)檔案工作人員的參與意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和愛(ài)崗敬業(yè)、無(wú)私奉獻(xiàn)精神
四、嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)，確保質(zhì)量
檔案員培訓(xùn)要嚴(yán)格按照大綱和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行。做到不偏訓(xùn)、不漏訓(xùn)、不走過(guò)場(chǎng)。這要抓好以下四個(gè)方面環(huán)節(jié)。一是要訓(xùn)滿人員。在訓(xùn)練人數(shù)上做到該學(xué)習(xí)培訓(xùn)的一定要培訓(xùn)，不能聽(tīng)之任之。二是要訓(xùn)足時(shí)間。培訓(xùn)時(shí)間不能搞壓縮制，也不搞天數(shù)上的“拼湊”。要根據(jù)培訓(xùn)班的特點(diǎn)，結(jié)合培訓(xùn)內(nèi)容制定切實(shí)可行的培訓(xùn)計(jì)劃和措施，科學(xué)安排，確保培訓(xùn)內(nèi)容的落實(shí)。三是要訓(xùn)實(shí)內(nèi)容，在科目上不留空白。四要訓(xùn)出效果，在質(zhì)量上不出“次品”。要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)培訓(xùn)人員進(jìn)行全面考核，秉公考評(píng)，不徇私情，不搞遷就照顧，保證考核的嚴(yán)肅性。
五、強(qiáng)化激勵(lì)制度和措施
要盡快完善檔案管理人員資源教育培訓(xùn)的激勵(lì)機(jī)制，使教育培訓(xùn)與合理使用真正結(jié)合起來(lái)，切實(shí)做到“不經(jīng)培訓(xùn)不上崗，不經(jīng)培訓(xùn)不任職，不經(jīng)培訓(xùn)不提拔”。把教育培訓(xùn)期間的學(xué)習(xí)成績(jī)視為工作成績(jī)，改變“學(xué)與不學(xué)一個(gè)樣，學(xué)好學(xué)壞一個(gè)樣”的現(xiàn)象。建立能力和工作業(yè)績(jī)?yōu)閷?dǎo)向的用人機(jī)制，引導(dǎo)檔案管理人員注重自身素質(zhì)和能力的提升，激發(fā)檔案管理人員自覺(jué)學(xué)習(xí)、積極參訓(xùn)的內(nèi)在動(dòng)力，形成自覺(jué)求學(xué)、競(jìng)爭(zhēng)參訓(xùn)的良好局面
六、強(qiáng)化師資隊(duì)伍的建設(shè)
一、前言
檔案管理是人類文明發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，作為過(guò)去工作和歷史情況的記錄，檔案是歷史的憑證，是聯(lián)系過(guò)去、現(xiàn)在和未來(lái)的信息紐帶，并且與我們生活中的方方面面都存在著一定的聯(lián)系，并且隨著社會(huì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作也變得越來(lái)越重要。而檔案管理人員作為檔案管理工作的主體，不僅要具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力、較強(qiáng)的職業(yè)道德，還應(yīng)具備良好的心態(tài)與奉獻(xiàn)精神，這樣才能促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展?？墒?，現(xiàn)階段從事檔案管理工作的人員普遍綜合能力不強(qiáng)，在文化程度、業(yè)務(wù)能力以及職業(yè)道德等方面都達(dá)不到上述要求。所以，為了促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，發(fā)揮其應(yīng)有的作用，就要努力提升檔案管理人員的綜合能力。
二、檔案管理人員的現(xiàn)狀分析
目前，我國(guó)的檔案管理人員普遍存在業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)、職業(yè)道德觀念不強(qiáng)、缺乏良好的心態(tài)與奉獻(xiàn)精神、缺乏與時(shí)俱進(jìn)的信息化學(xué)習(xí)等狀況，具體表現(xiàn)為：
2.1業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)
現(xiàn)階段，我國(guó)多數(shù)從事檔案管理工作的人員專業(yè)知識(shí)薄弱，管理檔案工作的業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)。而且由于檔案管理人員緊缺，經(jīng)常出現(xiàn)一崗多職或者是頻繁調(diào)動(dòng)崗位的狀況，管理人員除了要進(jìn)行檔案管理工作之外，還要處理各種瑣事，這就導(dǎo)致他們很難全心全新的處理檔案管理工作。
2.2職業(yè)道德觀念不強(qiáng)
檔案管理工作關(guān)系到我們生活中的方方面面，是一項(xiàng)非常重要的工作?？墒?，有些檔案管理人員并沒(méi)有對(duì)檔案管理工作的社會(huì)意義與重要作用形成正確的認(rèn)識(shí)，甚至對(duì)自己所從事的檔案管理工作形成了一種誤解，認(rèn)為檔案管理工作就是一份無(wú)事可做的閑差，缺乏從事檔案管理工作的職業(yè)道德觀念。
2.3缺乏良好的心態(tài)與奉獻(xiàn)精神
檔案管理工作雖然具有非常重要的作用，但其工作內(nèi)容確實(shí)比較單一，這就需要從事檔案管理工作的人員具有良好的心態(tài)與奉獻(xiàn)精神，能夠兢兢業(yè)業(yè)的做好檔案管理工作。可是，多數(shù)檔案管理人員在工作一段時(shí)間之后就會(huì)選擇離職或者是進(jìn)行崗位調(diào)動(dòng)，他們認(rèn)為檔案管理工作每天都要面對(duì)各種各樣的檔案，比較枯燥、乏味。
2.4缺乏與時(shí)俱進(jìn)的信息化知識(shí)
近年來(lái)，隨著信息化的普及，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為我們生活中必不可少的一種溝通與信息傳遞工具。為了適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，檔案管理工作也要不斷的與時(shí)俱進(jìn)，逐步走向現(xiàn)代化的信息管理道路?？墒牵F(xiàn)階段從事檔案管理工作的人員普遍停留在傳統(tǒng)的管理方法上，缺乏與時(shí)俱進(jìn)的信息化知識(shí)，不能熟練操作計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子化的檔案管理。
三、檔案管理人員綜合能力的提升
檔案管理人員的綜合能力直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量與效率。所以，從事檔案管理工作的人員不僅要具有扎實(shí)的業(yè)務(wù)能力與較強(qiáng)的職業(yè)道德觀念，還應(yīng)具有良好的心態(tài)與奉獻(xiàn)精神。要想不斷提高檔案管理人員的綜合能力，就要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行：
3.1檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的提升
為了不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，相關(guān)部門就要不斷加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)工作，而培訓(xùn)質(zhì)量與培訓(xùn)效果直接關(guān)系到檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在進(jìn)行培訓(xùn)的過(guò)程中要注意以下幾方面內(nèi)容：第一、具體問(wèn)題具體分析。在開(kāi)始培訓(xùn)之前，負(fù)責(zé)培訓(xùn)的人員要對(duì)所有參加培訓(xùn)員工的實(shí)際情況進(jìn)行詳細(xì)的了解，這樣在培訓(xùn)的過(guò)程中才可以根據(jù)不同員工的特點(diǎn)進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，不僅有效的提高了工作效率與工作質(zhì)量，還達(dá)到了培訓(xùn)的真正目的；第二、確立合作式培訓(xùn)理念，組織合作式培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。因此，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)實(shí)際也是對(duì)檔案管理工作的調(diào)研，最大限度地將理論工作與實(shí)際工作相結(jié)合，促進(jìn)二者實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)；第三，成立專門的培訓(xùn)評(píng)估委員會(huì)，建立檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)質(zhì)量評(píng)估制度。通過(guò)培訓(xùn)評(píng)估的方式可以對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行檢驗(yàn)與反饋，管理部門就可以根據(jù)反饋信息總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)，并且對(duì)其中的不足之處進(jìn)行分析與總結(jié)，這樣就可以對(duì)今后培訓(xùn)工作進(jìn)行及時(shí)的調(diào)整與完善。同時(shí)這也是對(duì)培訓(xùn)人員的培訓(xùn)效果的評(píng)估，促進(jìn)培訓(xùn)質(zhì)量與效率的不斷提升，為檔案培訓(xùn)工作做出更多的貢獻(xiàn)。
3.2.檔案管理人員職業(yè)道德的提升
檔案管理人員既然選擇了從事檔案管理工作，就要對(duì)自己所從事的工作有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，樹立良好的職業(yè)道德。檔案是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始的歷史記錄，產(chǎn)生于國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。檔案不僅僅只是行政機(jī)構(gòu)的產(chǎn)物，更是一種社會(huì)記憶，文化記憶。檔案內(nèi)容所體現(xiàn)的社會(huì)價(jià)值和作用是廣泛的，長(zhǎng)遠(yuǎn)的，持續(xù)的。
四、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作變得越來(lái)越重要?？墒牵覈?guó)從事檔案管理工作的人員卻存在業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)、職業(yè)道德觀念不強(qiáng)、缺乏良好的心態(tài)與奉獻(xiàn)精神等狀況，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。所以，要不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，以促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。（作者單位：廣州市財(cái)政投資評(píng)審中心）
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在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，醫(yī)院必須加強(qiáng)綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化安全管理，避免出現(xiàn)檔案丟失的問(wèn)題。如果醫(yī)院綜合檔案丟失，對(duì)醫(yī)院必定是不小的損失。醫(yī)院綜合檔案管理人員必須結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況合理制定綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理方案，提高綜合檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案管理目標(biāo)。
1 醫(yī)院綜合檔案管理特點(diǎn)分析
1.1 檔案搜索便捷化
醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院的關(guān)鍵信息載體，是醫(yī)院在長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中累積并保存下來(lái)的檔案的總稱。醫(yī)院的綜合檔案涵蓋了醫(yī)院所有的關(guān)鍵信息，醫(yī)院綜合檔案管理水平對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展有很大影響。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，我國(guó)的醫(yī)學(xué)事業(yè)也在不斷發(fā)展，醫(yī)院的規(guī)模在不斷擴(kuò)大，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案管理問(wèn)題逐漸凸顯出來(lái)。醫(yī)院綜合檔案的種類非常多，數(shù)量非常大，醫(yī)院綜合檔案管理是一項(xiàng)十分復(fù)雜的工作，所涉及的內(nèi)容非常多。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理已經(jīng)成為時(shí)展的必然趨勢(shì)，才能更加符合醫(yī)療體制改革的要求，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案管理的多元化。醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化改變了傳統(tǒng)的醫(yī)院綜合檔案管理模式，推動(dòng)了醫(yī)院和醫(yī)療事業(yè)的快速發(fā)展。
1.2 檔案收集豐富化
收集資料屬于醫(yī)院綜合檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)，資料的質(zhì)量對(duì)于醫(yī)院綜合檔案管理水平有很大影響。隨著社會(huì)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也廣泛應(yīng)用于資料收集中，提高了資料收集效率，保證了資料的質(zhì)量。相比傳統(tǒng)的資料收集手段，網(wǎng)絡(luò)化資料收集方式實(shí)現(xiàn)了資料收集的實(shí)時(shí)性，在資料傳輸時(shí)可以形成一條全新的途徑。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于資料收集中可以豐富資料的內(nèi)容，節(jié)約資料收集時(shí)間。
1.3 檔案服務(wù)多元化
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案信息的收集更加便利，檔案信息的內(nèi)容越來(lái)越豐富，必然也增加了檔案服務(wù)的途徑，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院綜合檔案服務(wù)的多元化，更好地為醫(yī)院工作人員提供服務(wù)，滿足醫(yī)院工作人員的工作需求。醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理實(shí)現(xiàn)了信息的共享，為醫(yī)院工作人員的工作提供了便利，充分體現(xiàn)了醫(yī)院綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，提高了醫(yī)院綜合檔案利用率。
1.4 檔案載體多元化
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院綜合檔案管理中，豐富了醫(yī)院綜合檔案管理形式和手段。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式下，文字是綜合檔案管理的唯一形式。在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，醫(yī)院綜合檔案管理以以下幾種方式呈現(xiàn)出來(lái)：一是文字，二是圖案，三是聲音等，多種綜合檔案管理形式可以為有需求的醫(yī)院工作人員提供更多選擇的權(quán)利，信息內(nèi)容也更加豐富。
2 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理所面臨的問(wèn)題
2.1 基礎(chǔ)設(shè)備不齊全
醫(yī)院需要結(jié)合自身的實(shí)際情況合理制定綜合檔案管理方案，提高綜合檔案管理水平。醫(yī)院綜合檔案的網(wǎng)絡(luò)化不僅減輕了檔案管理人員的工作壓力，也提高了綜合檔案管理效率，在一定程度上加速了醫(yī)院綜合檔案管理事業(yè)的發(fā)展。但是，很多醫(yī)院管理人員未認(rèn)識(shí)到綜合檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的重要性，不斷減少購(gòu)買醫(yī)院檔案管理設(shè)備方面的資金投入，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案管理設(shè)備不齊全，在一定程度上阻礙了醫(yī)院綜合檔案管理事業(yè)的發(fā)展。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院的綜合檔案數(shù)量逐漸增多，原有的綜合檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)無(wú)法滿足醫(yī)院綜合檔案管理需求。
2.2 綜合檔案管理人員專業(yè)水平低
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，醫(yī)院綜合檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)對(duì)綜合檔案管理成效有很大影響。但是，從醫(yī)院綜合檔案管理人員結(jié)構(gòu)來(lái)看，醫(yī)院缺乏專業(yè)的綜合檔案管理人員，現(xiàn)有的綜合檔案管理人員均非專業(yè)人員，缺乏綜合檔案管理實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，而且部門綜合檔案管理人員的年紀(jì)比較大，接受新知識(shí)和新事物的能力比較低，無(wú)法滿足醫(yī)院綜合檔案管理需求。除此之外，很多醫(yī)院未設(shè)置專門的綜合檔案管理部門，部分綜合檔案管理人員需要身兼數(shù)職，無(wú)法把全部的精力投入到綜合檔案管理中，導(dǎo)致醫(yī)院的綜合檔案管理過(guò)于形式化，無(wú)法真正為醫(yī)院工作人員提供服務(wù)。
2.3 綜合檔案管理范圍不明確
隨著社會(huì)的快速發(fā)展，人們的生活品質(zhì)不斷提高，人們對(duì)自身的健康狀況也愈發(fā)關(guān)注，這也導(dǎo)致醫(yī)院的綜合檔案數(shù)量逐漸增多。醫(yī)院的綜合檔案內(nèi)還包括以下檔案信息：一是行政檔案，二是基礎(chǔ)檔案，三是財(cái)務(wù)檔案。但是，醫(yī)院并未對(duì)綜合檔案管理職責(zé)進(jìn)行劃分，導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案管理職責(zé)不明確，再出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)找不到相關(guān)負(fù)責(zé)人。
2.4 電子檔案的安全性
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，電子檔案已經(jīng)成為醫(yī)院綜合檔案管理的主要方式，電子檔案不僅節(jié)約紙張，節(jié)省人力，還可以提高綜合檔案管理效率。但是，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)版綜合檔案管理形式，電子檔案的安全性是醫(yī)院綜合檔案管理部門必須關(guān)注的問(wèn)題。醫(yī)院綜合檔案管理是建立在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)基礎(chǔ)之上的，而互聯(lián)網(wǎng)又具有不穩(wěn)定的特點(diǎn)，這就導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案的安全性無(wú)法保障。
3 “互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案管理的對(duì)策
3.1 改善基礎(chǔ)設(shè)備
在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代， 要想實(shí)現(xiàn)醫(yī)院綜合檔案管理，醫(yī)院就必須加大購(gòu)買綜合檔案管理設(shè)備方面的資金投入，為醫(yī)院的綜合檔案管理提供物質(zhì)保障。醫(yī)院在購(gòu)買綜合檔案管理設(shè)備之前必須對(duì)醫(yī)院的綜合檔案管理情況進(jìn)行調(diào)查分析，并結(jié)合醫(yī)院綜合檔案管理情況來(lái)選擇網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的功能，提高醫(yī)院綜合檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)有效管理。
3.2 加強(qiáng)綜合檔案管理人員培訓(xùn)
既然醫(yī)院綜合檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理成效有很大影響。那醫(yī)院就必須認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理人員培訓(xùn)，定期派遣綜合檔案管理人員外出參加專業(yè)化培訓(xùn)，豐富綜合檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)，提高綜合檔案管理人員接受新知識(shí)和新事物的能力，改變傳統(tǒng)的綜合檔案管理理念和手段，明確醫(yī)院綜合檔案管理目標(biāo)。
3.3 加強(qiáng)綜合檔案安全性管理
一、當(dāng)前我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理人員存在的問(wèn)題
當(dāng)前我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理人員在發(fā)展中存在著一系列的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
(一)對(duì)管理人員的激勵(lì)機(jī)制不健全
目前我國(guó)的企事業(yè)單位在發(fā)展中，普遍忽視了對(duì)檔案管理人員的激勵(lì)機(jī)制。很多企事業(yè)都存在著這樣的現(xiàn)象，企業(yè)注重對(duì)技術(shù)人員的待遇以及激勵(lì)，但是對(duì)行政人事尤其是檔案管理人員的激勵(lì)機(jī)制普遍都不健全。技術(shù)人員一般都是按照員工的技術(shù)貢獻(xiàn)給予經(jīng)濟(jì)、精神層面的獎(jiǎng)勵(lì)，而檔案管理工作人員的待遇始終都是固定的工資。這種激勵(lì)機(jī)制不利于提高檔案管理工作人員的積極性。
(二)檔案管理人員的硬件不完善
檔案管理人員的工作環(huán)境不順暢是很多企事業(yè)單位存在的問(wèn)題。檔案管理人員的工作工具一般都趕不上工作的需要。檔案管理人員使用的電腦的系統(tǒng)普遍都存在問(wèn)題。舉一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，在山東某企事業(yè)檔案管理人員。由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)問(wèn)題，計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)內(nèi)容都消失了。而檔案信息由于沒(méi)有備份，所有的東西都需要重新統(tǒng)計(jì)。若是計(jì)算機(jī)能夠定期檢查問(wèn)題。就可以避免問(wèn)題的發(fā)生。
(三)檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度不正確
檔案管理人員的服務(wù)態(tài)度不正確是導(dǎo)致我國(guó)企事業(yè)單位檔案管理工作存在問(wèn)題的重要原因。檔案管理人員自身能夠?qū)ぷ鞯闹匾暢潭炔粔颍麄冊(cè)谌粘５墓ぷ髦袥](méi)有很明顯的服務(wù)意識(shí)。對(duì)于檔案管理工作的內(nèi)容以及意義沒(méi)有深刻的了解，這樣導(dǎo)致他們?cè)谌粘５墓ぷ髦胁荒苷嬲龊脵n案的管理和保護(hù)工作。
(四)檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制不完善
在我國(guó)企事業(yè)單位中普遍缺乏對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)。檔案管理人員缺乏培訓(xùn)就不能及時(shí)掌握檔案信息的更新?lián)Q代。不利于對(duì)企事業(yè)單位的檔案信息進(jìn)行管理。同時(shí)由于缺乏檔案工作的培訓(xùn)，導(dǎo)致了檔案管理人員的工作積極性不高。不能有效做好檔案管理工作。
二、解決措施
為了解決上述提到的問(wèn)題，我們提出了相應(yīng)的解決措施以推動(dòng)我國(guó)企事業(yè)檔案管理人員的發(fā)展，具體措施如下――
(一)健全企事業(yè)單位的激勵(lì)機(jī)制
健全企事業(yè)單位的激勵(lì)機(jī)制可以有效地提高我國(guó)檔案管理人員的積極性。我們可以從經(jīng)濟(jì)層面、物質(zhì)層面來(lái)對(duì)出色的檔案管理工作人員進(jìn)行激勵(lì)。這樣一方面可以推動(dòng)其檔案管理工作的積極性，另一方面可以有效的激勵(lì)其他的管理人員做好工作。
(二)完善硬件環(huán)境
完善硬件環(huán)境可以有效地推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作的開(kāi)展。一方面完善硬件環(huán)境可以提高我國(guó)檔案管理工作人員的工作效率。檔案管理的硬件條件達(dá)到了，可以提高工作效率。另一方面可以避免檔案信息的丟失。要通過(guò)完善我國(guó)檔案管理的硬件條件來(lái)保證我國(guó)檔案信息的不丟失。要定期對(duì)檔案管理中的硬件進(jìn)行檢查。以保證我國(guó)的檔案信息不出現(xiàn)問(wèn)題。
(三)樹立正確的服務(wù)態(tài)度
檔案管理人員要樹立正確的服務(wù)態(tài)度。只有樹立正確的服務(wù)態(tài)度才能夠負(fù)責(zé)地對(duì)待工作。作為企事業(yè)的檔案管理人員首先要意識(shí)到檔案管理工作的重要性。目前很多檔案管理人員他們認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。這種想法的存在對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量有著很大的影響。只有從思想層面意識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能在實(shí)際中做好工作。
(四)完善檔案管理人員的培訓(xùn)機(jī)制
一是要有性能優(yōu)良的電腦一臺(tái)，要求內(nèi)存足夠大，CPU速度夠快，硬盤存量在一個(gè)TB以上，而且要有獨(dú)立顯卡；同時(shí)要配置激光打印機(jī)、速印機(jī)、復(fù)印機(jī)；二是要有專用的獨(dú)立檔案室，嚴(yán)禁不相關(guān)的人員出入，檔案室做到防火防盜防蟲防潮濕，要求嚴(yán)禁煙火，如果檔案室在平房，要求裝上防盜門防盜窗戶，如果是樓房的，一樓二樓也要求裝上防盜門防盜窗戶。檔案廚要求全為鋁合金制作，因?yàn)槿绻悄绢^制作的容易產(chǎn)生蟲害，對(duì)檔案造成傷害。同時(shí)，要求檔案室通風(fēng)干燥，這樣不會(huì)形成潮濕的室內(nèi)環(huán)境。要求室內(nèi)電路設(shè)置合理，為符合國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的銅線，插頭插座也要選用安全性強(qiáng)的品牌，有漏電保護(hù)裝置，防止因?yàn)殡娐芬鸹馂?zāi)。
2鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對(duì)人員素質(zhì)的要求
不一定必須是檔案管理專業(yè)的大學(xué)畢業(yè)的人才，因?yàn)闄n案管理這個(gè)專業(yè)非常冷門，全國(guó)檔案管理專業(yè)的人才也是少之又少。對(duì)此不必要求太嚴(yán)格，一般中專畢業(yè)生就可以。但要求身體健康，責(zé)任心強(qiáng)，工作細(xì)致耐心，而且工作時(shí)間在3年以上的工作人員，性別不加以限制。其實(shí)如果是女性更好一點(diǎn)，因?yàn)榕阅托?、?xì)致，不會(huì)粗心大意，最適合做檔案管理工作；同時(shí)，做檔案管理工作要求實(shí)習(xí)期為一年，在這期間不能出現(xiàn)大的失誤，否則將不能通過(guò)實(shí)習(xí)考核。
3鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員培訓(xùn)及經(jīng)驗(yàn)交流
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理人員要定期進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)的費(fèi)用由縣財(cái)政拔付，并及時(shí)報(bào)銷差旅費(fèi)用及學(xué)習(xí)費(fèi)用。檔案管理人員培訓(xùn)要有主管領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)參加，以保證組織有力，從制度上保證檔案管理業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。同時(shí)，用于培訓(xùn)的費(fèi)用要?？顚Ｓ?，任何單位和組織不得占用檔案管理培訓(xùn)費(fèi)用，各級(jí)審計(jì)部門要對(duì)檔案培訓(xùn)的專項(xiàng)資金進(jìn)行嚴(yán)格審計(jì)，以保證檔案管理培訓(xùn)的正常進(jìn)行，同時(shí)非檔案管理人員不得以檔案培訓(xùn)名義占用檔案培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)。除了組織人員進(jìn)行管理人員的培訓(xùn)，還要經(jīng)常組織各兄弟單位之間進(jìn)行檔案培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)的交流，各兄弟單位之間選出檔案管理的行家能手，進(jìn)行比武交流，比武交流的內(nèi)容有檔案管理技能、檔案管理安全常識(shí)、檔案管理電腦操作等等，對(duì)于在檔案管理方面有優(yōu)秀表現(xiàn)的人，要進(jìn)行一定意義上的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，同時(shí)上報(bào)縣里進(jìn)行備案；對(duì)于前三名的優(yōu)秀檔案管理專家，要報(bào)縣里以縣政府名義進(jìn)行嘉獎(jiǎng)，同時(shí)可以讓第一名進(jìn)行全縣巡回檔案管理培訓(xùn)，與各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理單位進(jìn)行技能交流，以促進(jìn)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的發(fā)展。
4及時(shí)進(jìn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理檢查
及時(shí)進(jìn)行鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理檢查很重要，檢查包括檔案檢查、電腦檢查、檔案管理設(shè)備檢查、檔案管理室安全檢查以及各種上級(jí)相關(guān)部門的檢查等等，這些檢查有利于檔案管理工作的促進(jìn)與提高，還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，以便查漏補(bǔ)缺。其中，檔案檢查包括檔案是否完整，檔案是否干凈整潔，是否有缺失等等；電腦檢查包括電腦是否專門用于檔案管理，不能用來(lái)玩游戲及用做其他方面的用途；檔案管理設(shè)備檢查包括檔案廚是否有破損；檔案管理室安全檢查包括電路檢查、防水設(shè)備檢查、消防栓是否管用，以及是否有水。迎接上級(jí)檢查包括縣級(jí)檢查、市級(jí)檢查、省級(jí)檢查以及國(guó)家級(jí)檢查，迎接檢查和應(yīng)付檢查不是最終的目的，最終的目的是把檔案管理工作做好，把鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案保存好。
2.加??基層地籍檔案信息化建設(shè)的原則
2.1標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)
基層地籍檔案管理在信息化建設(shè)上，要樹立全國(guó)一盤棋的思想，嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)國(guó)土資源管理機(jī)關(guān)的要求，在局域網(wǎng)建設(shè)、專線網(wǎng)建設(shè)、軟件開(kāi)發(fā)應(yīng)用及人員培訓(xùn)上，統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一規(guī)范、統(tǒng)一應(yīng)用軟件、統(tǒng)一管理，做好協(xié)調(diào)、配合工作。力求達(dá)到規(guī)范有序、高效率，少投入、高產(chǎn)出，不重復(fù)、不浪費(fèi)，運(yùn)轉(zhuǎn)良好、快速。只有貫徹這一基本原則，才能確保全國(guó)地籍檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的統(tǒng)一規(guī)范、無(wú)縫連接、數(shù)據(jù)共享和節(jié)約經(jīng)費(fèi)。
2.2與國(guó)土資源各項(xiàng)業(yè)務(wù)建設(shè)相結(jié)合
基層地籍檔案管理信息化建設(shè)不是孤立的項(xiàng)目，而是與其他各項(xiàng)
土地管理工作相結(jié)合的系統(tǒng)工程。要運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)，提高國(guó)土監(jiān)查工作效率，為查處違法用地提供準(zhǔn)確的依據(jù)，配合治理整頓工作，充分發(fā)揮土地登記的監(jiān)管作用；要與土地規(guī)劃、耕地保護(hù)相結(jié)合，為編制和修訂土地利用總體規(guī)劃、制定土地利用計(jì)劃、確定耕地保有量指標(biāo)、劃定基本農(nóng)田保護(hù)區(qū)等提供基礎(chǔ)性數(shù)據(jù)和圖件資料；要與土地利用相協(xié)調(diào)，利用土地調(diào)查和土地登記成果確認(rèn)和界定土地類別和屬性，為建設(shè)用地審批、土地開(kāi)發(fā)整理項(xiàng)目立項(xiàng)提供依據(jù)。檔案管理工作只有與各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作有機(jī)結(jié)合，才能保證信息化建設(shè)的順利開(kāi)展。
3.地籍檔案管理信息化管理的重要性
在我國(guó)檔案管理中對(duì)地籍檔案實(shí)行信息化的管理其主要的作用表現(xiàn)在：能夠有效的利用信息化管理平臺(tái)來(lái)增強(qiáng)國(guó)土資源管理參與到宏觀調(diào)控能力中在地籍檔案的管理中對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)以及信息化的資源管理和監(jiān)測(cè)體系變化中科學(xué)的掌握了國(guó)家的資源分布以及使用狀況及時(shí)的了解了資源的動(dòng)態(tài)變化進(jìn)一步加強(qiáng)了對(duì)資源的規(guī)劃以及調(diào)控在資源的結(jié)構(gòu)中實(shí)現(xiàn)了有力的保障在使用信息化管理中，有效的加強(qiáng)了對(duì)國(guó)土資源的開(kāi)發(fā)和利用在地籍檔案管理的運(yùn)行體系中將遙感技術(shù)應(yīng)用到其中進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了我國(guó)對(duì)資源的合理開(kāi)發(fā)和使用在通過(guò)遙感技術(shù)的監(jiān)控中，能夠及時(shí)的發(fā)展一些資源違法現(xiàn)象，有助于及時(shí)的治理這樣就促進(jìn)了國(guó)土資源的保護(hù)以及合理的使用。
另外在地籍檔案管理信息化中能夠進(jìn)一步保證國(guó)土資源行政管理的職能發(fā)生改變?cè)诓粩嗟募涌煺毮苻D(zhuǎn)變的過(guò)程中，改善了我國(guó)行政體制的改革在信息化技術(shù)中加強(qiáng)了服務(wù)的保證進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理可以依法進(jìn)行實(shí)現(xiàn)了廉潔行政的效果在實(shí)行地籍檔案管理信息化的平臺(tái)中，能夠從源頭上防止了一些腐敗的現(xiàn)象在管理系統(tǒng)中通過(guò)對(duì)電子檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理以及地區(qū)之間檔案的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)了土地登記的公開(kāi)透明政策，為紀(jì)檢部門以及其他的政府部門提供了隨時(shí)監(jiān)控的效果肩效的防止了腐敗行為的發(fā)生。
最后在地籍檔案管理信息化體系中肩利于帶動(dòng)整個(gè)國(guó)土資源的信息化建設(shè)，為國(guó)土資源的管理實(shí)現(xiàn)了基礎(chǔ)性的管理平臺(tái)，該項(xiàng)管理的實(shí)施肩效的促進(jìn)了國(guó)土資源信息深度的開(kāi)發(fā)以及高效的利用這樣進(jìn)一步帶動(dòng)了國(guó)土資源的信息產(chǎn)業(yè)法發(fā)展以及推動(dòng)了我國(guó)國(guó)土資源的信息化建設(shè)。
4.地籍檔案信息化管理中的關(guān)鍵
2事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑
2.1以事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題的掌握確定工作方向
在事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與完善中，首先需要對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題進(jìn)行調(diào)研與分析，以此為基礎(chǔ)確定檔案管理創(chuàng)新途徑及內(nèi)容，促進(jìn)工作質(zhì)量的提高。因此，事業(yè)單位應(yīng)首先對(duì)自身的檔案管理進(jìn)行調(diào)研與分析，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足，以此為基礎(chǔ)確定工作方向。以具有針對(duì)性對(duì)策制定與執(zhí)行，保障檔案管理創(chuàng)新途徑的科學(xué)性與適用性。目前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中主要存在如下問(wèn)題，檔案管理工作不重視、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高、現(xiàn)代化管理方式應(yīng)用不足、檔案檢索及利用效率低等問(wèn)題。因此，檔案管理的創(chuàng)新途徑及方向應(yīng)針對(duì)檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題進(jìn)行制定，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理能力的提升。
2.2創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理能力
針對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題，事業(yè)單位需要對(duì)自身的檔案管理制度進(jìn)行分析與評(píng)價(jià)。針對(duì)事業(yè)單位檔案管理需求及管理制度評(píng)價(jià)結(jié)論，確定檔案管理制度創(chuàng)新方向與內(nèi)容。針對(duì)事業(yè)單位檔案內(nèi)容及崗位機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善與改進(jìn)。同時(shí)，對(duì)檔案管理制度中的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，結(jié)合數(shù)字化檔案管理技術(shù)應(yīng)用情況，提高事業(yè)單位檔案管理能力。
2.3創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高事業(yè)單位檔案利用率
在我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理中，檔案利用率較低，影響了事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視，影響了檔案管理工作質(zhì)量。因此，事業(yè)單位檔案管理中應(yīng)注重服務(wù)手段的創(chuàng)新，利用事業(yè)單位內(nèi)部局域網(wǎng)制作檔案部門網(wǎng)頁(yè)，并增強(qiáng)網(wǎng)上信息檢索功能。模仿數(shù)字化圖書館的建立與運(yùn)用方式，提高事業(yè)單位內(nèi)部檔案使用率、提高檔案服務(wù)手段及服務(wù)水平。另外，事業(yè)單位檔案管理部門還需要建立在線服務(wù)系統(tǒng)，針對(duì)現(xiàn)代辦公自動(dòng)化現(xiàn)狀，提供在線服務(wù)功能，促進(jìn)檔案管理水平及服務(wù)水平的提高，促進(jìn)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視。
2.4創(chuàng)新檔案資源共享，提高檔案管理服務(wù)能力
在我國(guó)事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)過(guò)程中，許多事業(yè)單位需要信息的共享提高工作效率及工作質(zhì)量。因此，現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案管理創(chuàng)新中還需要加強(qiáng)檔案資源的共享。針對(duì)事業(yè)單位間的合作需求、建立聯(lián)合目錄及共享體系。通過(guò)聯(lián)合目錄方式的應(yīng)用，使事業(yè)單位間能夠了解相互檔案資源情況。并以互聯(lián)網(wǎng)數(shù)字化檔案管理實(shí)現(xiàn)信息的互通，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力的提高。
2.5創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，提高檔案管理能力
針對(duì)我國(guó)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理需求、針對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀，我國(guó)事業(yè)單位還需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制。結(jié)合事業(yè)單位信息化檔案管理實(shí)施現(xiàn)狀、結(jié)合檔案管理工作時(shí)間，建立以網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主、實(shí)體培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)機(jī)制。以此為基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)及管理技能的培訓(xùn)，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理水平及綜合管理能力的提高。
2.6強(qiáng)化保密機(jī)制創(chuàng)新，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理能力的提升
在事業(yè)單位檔案管理中，保密工作是檔案管理的重要內(nèi)容。隨著數(shù)字化、現(xiàn)代化、信息化檔案管理技術(shù)應(yīng)用的不斷深入，事業(yè)單位面臨著檔案管理保密工作創(chuàng)新需求。根據(jù)數(shù)字化、信息化檔案管理帶來(lái)的安全需求，事業(yè)單位必須建立相應(yīng)的保密機(jī)制。通過(guò)信息拷貝、信息傳輸?shù)认嚓P(guān)制度的建立，規(guī)范檔案管理人員保密工作。同時(shí)，對(duì)數(shù)字化檔案管理的計(jì)算機(jī)的使用等進(jìn)行強(qiáng)化，避免數(shù)據(jù)庫(kù)及網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題帶來(lái)保密問(wèn)題，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理能力的提升。
3完善事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新方案評(píng)測(cè)體系，保障檔案管理工作的有效開(kāi)展
在事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新中，必須建立創(chuàng)新方案評(píng)測(cè)體系。通過(guò)創(chuàng)新方案評(píng)測(cè)體系的建立，對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新途徑、創(chuàng)新內(nèi)容等進(jìn)行評(píng)測(cè)分析。確保創(chuàng)新途徑及創(chuàng)新內(nèi)容的科學(xué)性及適用性，避免創(chuàng)新方案編制不合理、內(nèi)容不合理等影響事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展。通過(guò)檔案管理人員、檔案使用人員、單位精英管理人員的參與，保障評(píng)測(cè)體系能夠?qū)?chuàng)新方案進(jìn)行有效評(píng)測(cè)，確保檔案管理及使用目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。另外，事業(yè)單位還應(yīng)加強(qiáng)創(chuàng)新獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制的建立，以獎(jiǎng)勵(lì)刺激使基層檔案管理人員能夠根據(jù)自身實(shí)際工作積極發(fā)揮創(chuàng)新主動(dòng)性，保障創(chuàng)新方案及創(chuàng)新內(nèi)容符合實(shí)際需求，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新能力的強(qiáng)化。
1目的
規(guī)范電梯維修保養(yǎng)的行為，及電梯維修保養(yǎng)過(guò)程中的作業(yè)人員應(yīng)遵守的工作要求。
2范圍
2、1適用于在用電梯的維修保養(yǎng)。不適用于對(duì)電梯的大修與改造工作。
2、2電梯的“大修”是指需要通過(guò)拆卸或者更新主要受力結(jié)構(gòu)部件才能完成的修理業(yè)務(wù)，也包括對(duì)機(jī)構(gòu)（傳動(dòng)系統(tǒng)）或者控制系統(tǒng)進(jìn)行整體修理的業(yè)務(wù)，但大修后特種設(shè)備的性能參數(shù)與技術(shù)指標(biāo)不應(yīng)變更。
2、3電梯的“改造”是指改變?cè)O(shè)備受力結(jié)構(gòu)、機(jī)構(gòu)（傳動(dòng)系統(tǒng)）或控制系統(tǒng)，致使特種設(shè)備的性能參數(shù)與技術(shù)指標(biāo)發(fā)生變更的業(yè)務(wù)。
2、電梯維護(hù)保養(yǎng)制度
2、1電梯進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)必須遵守電梯維護(hù)保養(yǎng)安全操作規(guī)程。
2、2電梯的維護(hù)保養(yǎng)分為：日常性的維護(hù)保養(yǎng)和專業(yè)性的維護(hù)保養(yǎng)。
2、3日常性的維護(hù)保養(yǎng)工作由具有質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門認(rèn)可的，具有相應(yīng)資格證的人員承擔(dān)，專業(yè)的維護(hù)保養(yǎng)應(yīng)有與電梯維護(hù)保養(yǎng)資格的專業(yè)保養(yǎng)單位簽訂維護(hù)保養(yǎng)合同。
2、4電梯每次進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)都必須有相應(yīng)的記錄，電梯安全管理人員必須向電梯專業(yè)維護(hù)保養(yǎng)單位索要當(dāng)次維護(hù)保養(yǎng)的記錄，并進(jìn)行存檔保管，作為電梯檔案的內(nèi)容。
2、5日常性維護(hù)保養(yǎng)記錄有本單位電梯作業(yè)人員填寫，每月底將記錄內(nèi)容報(bào)送電梯安全管理人保管、存檔。
2、6電梯日常性的維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容應(yīng)按照電梯產(chǎn)品隨機(jī)文件中維護(hù)保養(yǎng)說(shuō)明書的要求進(jìn)行，專業(yè)性維護(hù)保養(yǎng)按照簽訂合同的內(nèi)容、周期進(jìn)行。
2、7電梯重大項(xiàng)目的修理應(yīng)有經(jīng)資格認(rèn)可的維修單位承擔(dān)，并按規(guī)定向質(zhì)量技術(shù)部門的特種設(shè)備安全監(jiān)察機(jī)構(gòu)備案后方可實(shí)施。
2、8電梯安全管理人員對(duì)在電梯日常檢查和維護(hù)中發(fā)現(xiàn)的事故隱患應(yīng)及時(shí)組織有關(guān)人員或外委有關(guān)單位進(jìn)行處理，存在事故隱患的電梯嚴(yán)禁投入使用。
電梯定期報(bào)檢制度
1、目的和范圍
1目的
為使電梯保護(hù)正常的、安全的工作狀態(tài)，防止由電梯而造成的人身傷亡事故和重大設(shè)備事故的發(fā)生。
2范圍
2、1適合于電梯按國(guó)家規(guī)定的要求向國(guó)家規(guī)定的電梯安全主管部門申請(qǐng)電梯安全定期檢驗(yàn)。
2、2也適合于按單位內(nèi)部設(shè)備管理制度的規(guī)定要求進(jìn)行的定期檢查的報(bào)檢工作。
2、職責(zé)
電梯安全管理人員負(fù)責(zé)向有關(guān)部門報(bào)告電梯定期檢驗(yàn)工作。
3、定期報(bào)檢制度
3、1電梯安全管理人員在電梯安全檢驗(yàn)合格標(biāo)志有效期滿前一個(gè)月向質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門的特種設(shè)備安全檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)定期檢驗(yàn)。
3、2電梯停用一年后重新啟用，或發(fā)生重大的設(shè)備事故和人員傷亡事故，或經(jīng)受了可能影響其安全技術(shù)性能的自然災(zāi)害（如火災(zāi)、水淹、地震、雷擊、大風(fēng)等）
后也應(yīng)由電梯安全管理人員向特種設(shè)備安全監(jiān)督檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)檢驗(yàn)。
3、3電梯經(jīng)較長(zhǎng)時(shí)間停用，但尚未超過(guò)一年時(shí)間的，電梯安全管理人員可向單位設(shè)備管理部門申請(qǐng)內(nèi)部安全檢驗(yàn)，認(rèn)為有必要的可向特種設(shè)備安全監(jiān)督檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)申請(qǐng)安全檢驗(yàn)。
3、4申請(qǐng)電梯安全技術(shù)檢驗(yàn)應(yīng)以書面的形式，一份報(bào)送執(zhí)行檢驗(yàn)的部門，另一份由電梯安全管理人員負(fù)責(zé)保管，作為電梯管理檔案保存。
電梯作業(yè)人員培訓(xùn)考核制度
1、目的和范圍
1目的
提高電梯作業(yè)的人員安全意識(shí)和技術(shù)水平，了解國(guó)家有關(guān)電梯安全管理的法規(guī)、政策，自覺(jué)地履行電梯作業(yè)人員的各項(xiàng)職責(zé)。
2范圍
規(guī)定電梯作業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)的內(nèi)容、方式，組織電梯作業(yè)人員的方法，對(duì)培訓(xùn)取得的成果進(jìn)行考核。
2、職責(zé)
電梯安全管理人員負(fù)責(zé)組織對(duì)電梯作業(yè)人員培訓(xùn)工作。單位負(fù)責(zé)職工教育管理部門負(fù)責(zé)組織對(duì)培訓(xùn)情況進(jìn)行考核。
3、電梯作業(yè)人員培訓(xùn)考核制度
3、1電梯作業(yè)人員必須持質(zhì)量技術(shù)部門的特種設(shè)備操作人員的操作證方可獨(dú)立從事相應(yīng)的工種。
3、2電梯作業(yè)人員的培訓(xùn)包括：外委培訓(xùn)（質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門組織）和單位內(nèi)部培訓(xùn)兩種。
3、3電梯安全管理人員應(yīng)建立該類人員的培訓(xùn)、教育檔案，及時(shí)通知有關(guān)人員參加電梯作業(yè)人員的換證考試，保持操作證的有效性。
3、4電梯安全管理人員每年應(yīng)編制當(dāng)年度電梯作業(yè)人員的培訓(xùn)計(jì)劃，報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。
3、5單位內(nèi)部培訓(xùn)由電梯安全管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施，每季度至少組織一次，培訓(xùn)的內(nèi)容主要包括：國(guó)家有關(guān)電梯的法律、法規(guī)、規(guī)章的學(xué)習(xí)；電梯事故的案例的分析；電梯有關(guān)技術(shù)知識(shí)的學(xué)習(xí)。必要時(shí)可組織人員進(jìn)行筆試。每次培訓(xùn)必須作好相應(yīng)有記錄。
3、6參加外委培訓(xùn)（質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門組織）的人員必須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，培訓(xùn)合格的予以報(bào)銷相應(yīng)的費(fèi)用。
3、7電梯作業(yè)人員未按規(guī)定參加培訓(xùn)，或培訓(xùn)考核不合格的按有關(guān)制度予以處分或扣獎(jiǎng)。
3、8電梯安全管理人員培訓(xùn)工作考核按質(zhì)量技術(shù)部門的規(guī)定要求進(jìn)行。
意外事件和事故的緊急救援措施及緊急救援演習(xí)制度
1、目的和范圍
為使電梯發(fā)生設(shè)備事故和人員傷亡事故或未遂事故后，迅速消除事故源，及時(shí)搶救傷員，搶修受損設(shè)備，盡量減少事故帶來(lái)負(fù)面影響，減小事故的損失。
范圍
針對(duì)事故或事件可能產(chǎn)生的情況，確定搶救及救助方案并使其始終保護(hù)有效狀態(tài)。
2、職責(zé)
電梯安全管理人員負(fù)責(zé)組織意外事件和事故的緊急救援措施及緊急救援演習(xí)的實(shí)施。
3、意外事件和事故的緊急救援措施及緊急救援演習(xí)制度
3、1電梯發(fā)生意外事件或事故應(yīng)按國(guó)家規(guī)定，及告有關(guān)人員或部門，發(fā)生一般事故（指無(wú)人員傷亡，設(shè)備損壞不能正常運(yùn)行，且直接經(jīng)濟(jì)損失50萬(wàn)元以下的設(shè)備事故）和嚴(yán)重事故（指造成死亡1～2人，或者受傷19人（含19人）以下，或者直接經(jīng)濟(jì)損失50萬(wàn)元（含50萬(wàn)元）以上100萬(wàn)元以下，以及無(wú)人員傷亡的設(shè)備爆炸事故）后，應(yīng)當(dāng)立即向質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督部門報(bào)告。查明事故發(fā)生的原因，提出相關(guān)的預(yù)防措施。
3、2電梯安全管理人員應(yīng)確定意外事件和事故的緊急救援小組成員，并報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，成員人員必須包括一名單位的行政領(lǐng)導(dǎo)，電梯安全管理人員和電梯日常維護(hù)保養(yǎng)人員。
3、3每年至少要進(jìn)行一次應(yīng)急演習(xí)，成員人員都必須參加。
3、4演習(xí)內(nèi)容、時(shí)間、排險(xiǎn)方法、急救預(yù)案由電梯安全管理人員擬定，行政領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。
3、5演習(xí)結(jié)束后，電梯安全管理人員應(yīng)將該次演習(xí)的情況作書面記錄，并進(jìn)行總結(jié)，對(duì)存在的問(wèn)題在下次演習(xí)中進(jìn)行調(diào)整、修改。
技術(shù)檔案管理制度
1、目的和范圍
1目的
為便于電梯的維護(hù)保養(yǎng)，分析電梯故障原因，及時(shí)消除電梯事故隱患，了解電梯日常管理的進(jìn)展情況。
2范圍
規(guī)定對(duì)電梯所涉有關(guān)資料存檔、保管、借用等方面的要求。
2、職責(zé)
電梯安全管理人員負(fù)責(zé)電梯檔案的收集、管理工作，單位檔案室負(fù)責(zé)電梯檔案的存檔、保管工作。
3、技術(shù)檔案管理制度
3、1電梯技術(shù)檔案的種類：
A、電梯隨機(jī)出廠文件（包括產(chǎn)品出廠合格證、安裝使用維護(hù)保養(yǎng)說(shuō)明書、電梯主要部件型式試驗(yàn)報(bào)告書、裝箱單、機(jī)房井道布置圖、電氣原理圖接線圖、電梯功能表、主要部件安裝示意圖、易損件目錄）；
B、電梯開(kāi)工申報(bào)單；
C、電梯安裝施工記錄；
D、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告；
E、質(zhì)量技術(shù)部門特種設(shè)備監(jiān)督檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)電梯驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和定期檢驗(yàn)報(bào)告；
F、日常檢查、維護(hù)保養(yǎng)記錄，大修、改造記錄及檢驗(yàn)報(bào)告；
G、運(yùn)行情況記錄和交接班記錄；
H、事故及故障記錄；
I、電梯作業(yè)人員培訓(xùn)記錄；
J、同意注冊(cè)的登記表。
3、2電梯日常安全管理人員及檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真貫徹國(guó)家檔案工作的方針、政策，做好檔案、資料的接收、登記、整理、保管、借閱等事宜，為電梯的安全運(yùn)行提供準(zhǔn)確的信息資料。
3、3電梯日常管理人員應(yīng)監(jiān)督電梯作業(yè)人員作好各種記錄，及時(shí)將各種記錄移送檔案部門保管。
3、4電梯日常管理人員每月應(yīng)將各種記錄送交檔案管理部門保管。
根據(jù)實(shí)際情況，企業(yè)檔案管理成本主要有五大構(gòu)成要素，分別是人工成本、檔案用品成本、檔案保管成本、檔案整理時(shí)間成本和其他成本。人工成本是指在整個(gè)檔案管理過(guò)程中投入的人力資源成本，一般包括檔案管理人員的數(shù)量、薪酬待遇支出、繼續(xù)教育、崗前培訓(xùn)費(fèi)用等。檔案整理用品成本是消耗性成本，指在檔案整理過(guò)程中所必需的基本用品，這些用品需求量大。檔案保管成本是指在檔案保管維護(hù)的過(guò)程中所耗費(fèi)的成本，一般包括檔案庫(kù)房、檔案室、去濕機(jī)等，這些屬于固定資產(chǎn)投入，以及防蟲防霉藥品等。檔案整理時(shí)間成本是指在一個(gè)年度的前提下，以檔案管理人員個(gè)人為單位，整理本企業(yè)當(dāng)年度檔案所花費(fèi)的時(shí)間長(zhǎng)度，該要素主要取決于檔案人員的專業(yè)技術(shù)水平、全職或兼職程度及檔案的自身情況。這項(xiàng)要素?zé)o法量化，但是可以在一定程度上反映出企業(yè)檔案管理的成本高低，是很重要的參考指標(biāo)。檔案管理的其他成本，一般包括正常辦公費(fèi)用、水電費(fèi)、物管費(fèi)等。
二、成本分析
為便于比較，統(tǒng)一樣本對(duì)象為100盒文書檔案，每盒(2cm)平均放置15件文書檔案，以1年為期限。
1.自主化模式成本分析(1)人工成本第一，工資成本。通過(guò)發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷、口頭咨詢、訪問(wèn)58同城、職友集等三種方式，截至2014年1月，初步估算檔案管理人員平均工資水平為3029元/月，那么一名企業(yè)檔案管理人員的年工資水平為36348元。第二，人員培訓(xùn)。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)主要有四種形式：檔案局培訓(xùn)：根據(jù)調(diào)研得知，當(dāng)前市檔案局培訓(xùn)費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為5天,600元/人，省檔案局培訓(xùn)是免費(fèi)的，但企業(yè)每年需要交納會(huì)費(fèi)約為2000元。高校專家直接培訓(xùn)：企業(yè)聘請(qǐng)檔案領(lǐng)域?qū)＜疑祥T培訓(xùn)的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為一個(gè)半天3000元。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)組織培訓(xùn)：企業(yè)將檔案培訓(xùn)委托給培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，由培訓(xùn)機(jī)構(gòu)聘請(qǐng)專家、提供場(chǎng)地等服務(wù)，這種方式的收費(fèi)要高于高校專家培訓(xùn)，高出的中介費(fèi)用主要用于安排場(chǎng)地、提供學(xué)習(xí)資料等，一般培訓(xùn)1～2個(gè)半天的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為2～3萬(wàn)元，那么一個(gè)半天的平均收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為18750元。由此可以看到：市檔案局培訓(xùn)費(fèi)用是按人數(shù)計(jì)算的，其他三種培訓(xùn)費(fèi)用與人數(shù)無(wú)關(guān)。若企業(yè)檔案培訓(xùn)人數(shù)在1～16人的范圍內(nèi)，市檔案局培訓(xùn)最節(jié)約成本，超過(guò)16人時(shí)，省檔案局培訓(xùn)最節(jié)約成本。假設(shè)企業(yè)配置一名專職檔案管理人員，人工總成本(見(jiàn)表1)。(2)檔案整理用品成本檔案整理用品主要包括文書檔案盒、目錄夾、錐子、起釘器、回形針、印臺(tái)、不銹鋼訂書釘?shù)任锲?，采用成都市檔案行業(yè)內(nèi)統(tǒng)一平均報(bào)價(jià)，檔案整理用品成本估算為1000元。(3)檔案保管成本第一，房?jī)r(jià)費(fèi)用。企業(yè)主要以租用寫字樓為辦公場(chǎng)所，根據(jù)高力國(guó)際研究部寫字樓數(shù)據(jù)，2013年成都市寫字樓整體租賃數(shù)據(jù)(見(jiàn)表2)。檔案室面積按照標(biāo)準(zhǔn)40m2計(jì)算，那么平均租金成本為53640元/年。第二，檔案設(shè)備成本。檔案設(shè)備是可以長(zhǎng)期使用的固定資產(chǎn)，它在一個(gè)年度投入后，可以連續(xù)使用多年，以后的幾年內(nèi)不需要再進(jìn)行投入，所以需要將固定資產(chǎn)進(jìn)行折舊，平均分配到年度核算中。標(biāo)準(zhǔn)化檔案設(shè)備一般包括：密集架、除濕機(jī)、掃描儀、打（復(fù)）印機(jī)、電腦、空調(diào)、溫濕度計(jì)、消火栓、訂書機(jī)、縫紉機(jī)、印章、A3裁紙刀等物品，合計(jì)報(bào)價(jià)約為17095元。一般固定資產(chǎn)的使用年限為5年，將檔案固定資產(chǎn)進(jìn)行折舊均攤，則一年的檔案設(shè)備成本則為3419元。(4)檔案管理的其他成本企業(yè)檔案管理時(shí)間的周期越長(zhǎng)，其他費(fèi)用的支出就越大，初步估計(jì)每年的其他費(fèi)用成本約為3000元。由此，可以計(jì)算出企業(yè)100盒文書檔案管理一年的成本(見(jiàn)表3)。
2.社會(huì)化模式成本分析以成都市一家大型檔案文件管理中心為對(duì)象。該中心采用43×34×28cm的標(biāo)準(zhǔn)箱，按照每箱放置17盒2cm的文書檔案盒計(jì)算，100盒文書檔案需要6個(gè)標(biāo)準(zhǔn)箱。由于中心對(duì)檔案利用價(jià)格的計(jì)算是按照距離的遠(yuǎn)近每箱每次進(jìn)行的，所以企業(yè)將檔案寄存在文件中心后，若要利用檔案，中心會(huì)專人專車運(yùn)送，收費(fèi)為每箱5元，該公司數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心位于雙流航空港物流園區(qū)，按照企業(yè)位于成都市一環(huán)路進(jìn)行計(jì)算，運(yùn)輸費(fèi)最低收費(fèi)為70元/次，即運(yùn)送1～14箱價(jià)格均為70元，為方便計(jì)算，設(shè)定企業(yè)一年利用文書檔案次數(shù)為100次(見(jiàn)表4)。企業(yè)檔案管理社會(huì)化模式的平均單位檔案成本為16.4973元/件/年。
3.半社會(huì)化模式成本分析采用半社會(huì)化模式是企業(yè)將檔案的部分業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，檔案中介機(jī)構(gòu)完成這部分業(yè)務(wù)后，由本企業(yè)將整理完畢的檔案歸檔保存，進(jìn)行后期保管維護(hù)(見(jiàn)表5)。半社會(huì)化模式所采用數(shù)據(jù)的來(lái)源如下：根據(jù)實(shí)際調(diào)研、發(fā)放調(diào)查問(wèn)卷等形式得知，企業(yè)對(duì)員工兼職負(fù)責(zé)檔案事務(wù)所發(fā)放的工資占工資總值的比例各有不同，采用平均水平值10%進(jìn)行計(jì)算，一名企業(yè)專職檔案管理人員的年工資標(biāo)準(zhǔn)是36348元，那么兼職檔案管理員的一年工資約為3635元。根據(jù)目前市場(chǎng)價(jià)格來(lái)看，檔案中介機(jī)構(gòu)上門進(jìn)行文書檔案整理工作所收取的費(fèi)用為45元/盒，那么100盒文書檔案的上門整理費(fèi)為4500元。檔案整理用品成本、租金成本、設(shè)備成本和其他成本均采用前文所得數(shù)據(jù)，在這里不加贅述。企業(yè)檔案管理半社會(huì)化模式的平均單位檔案成本為46.1293元/件/年。
三、案例分析
以成都某銀行為對(duì)象進(jìn)行成本分析，分析數(shù)據(jù)采用該銀行2013年業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)。2013年該銀行四個(gè)季度共產(chǎn)生業(yè)務(wù)檔案共約6300卷。第一，人工成本。目前，該銀行檔案室兼職檔案管理人員有2名，一名是正式員工，其一年兼職檔案工作的工資約為25000元，一名是勞務(wù)派遣人員，其兼職檔案工作工資一年約為5000元。在檔案培訓(xùn)方面，一般是由總行通過(guò)視頻會(huì)議的形式對(duì)分行檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)也會(huì)參加當(dāng)?shù)貦n案部門組織的培訓(xùn)，一年檔案培訓(xùn)成本約為2000元。人工成本合計(jì)為32000元/年。第二，檔案整理用品成本。該銀行所使用的用品主要為：5cm檔案盒、打碼器、牛皮紙、印臺(tái)、印油、起釘器、長(zhǎng)尾夾、回形針、鉚管等，合計(jì)成本13000元。第三，檔案保管成本。房?jī)r(jià)成本：該銀行位于成都市南側(cè)三環(huán)路某甲級(jí)寫字樓內(nèi)，并以接近4億元買下了寫字樓7個(gè)樓層作為營(yíng)業(yè)辦公場(chǎng)所，場(chǎng)所面積接近4萬(wàn)平方米，每平方米成本可以折合人民幣10000元。寫字樓產(chǎn)權(quán)使用年限為50年，按照50年計(jì)算，一年的房?jī)r(jià)實(shí)際成本為200元/m2。該銀行設(shè)有一個(gè)20m2的檔案辦公室和一個(gè)約200m2的檔案庫(kù)房，按照每平方米200元計(jì)算，那么一年的房?jī)r(jià)成本約為44000元。使用的檔案設(shè)備主要為：鐵皮檔案柜、TCL工業(yè)除濕機(jī)、掃描儀、電腦、空調(diào)、溫濕度計(jì)、鉚管財(cái)務(wù)檔案裝訂機(jī)、打印機(jī)、消火栓等，合計(jì)成本59960元。將檔案設(shè)備進(jìn)行5年期折舊均攤，一年的檔案設(shè)備成本為11992元。則檔案保管成本一年合計(jì)為55992元。第四，檔案管理的其他成本。這部分成本主要包括日常的辦公費(fèi)用，包括水電費(fèi)、物業(yè)管理費(fèi)、電話費(fèi)等。數(shù)據(jù)來(lái)源于成都市物價(jià)局網(wǎng)站，為方便計(jì)算，采用平均電價(jià)值為0.91257元/kwh，水費(fèi)終端價(jià)格為4.39元/m3。根據(jù)以上數(shù)據(jù)估算一年支出其他成本約為5000元。第五，檔案整理外包成本。該銀行將檔案整理業(yè)務(wù)委托給外包公司，外包公司對(duì)業(yè)務(wù)檔案的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是按卷計(jì)費(fèi)：日常業(yè)務(wù)類檔案每卷14元，另一類檔案每卷36元。2013年共整理約6300卷檔案，其中日常業(yè)務(wù)類檔案約占90%，另一類檔案約10%，經(jīng)過(guò)計(jì)算，該銀行支付給外包公司的2013年結(jié)算費(fèi)用約為105773元。最后，得出該銀行采用檔案管理半社會(huì)化模式的2013年總成本為211765元。第六，檔案整理外包的實(shí)際成本。在外包公司為該銀行進(jìn)行檔案整理活動(dòng)中，外包公司投入的成本主要是人工成本，外包公司進(jìn)行本次外包共派出2名檔案人員，由于外包公司檔案人員經(jīng)驗(yàn)豐富，因此并未產(chǎn)生檔案培訓(xùn)費(fèi)用，通過(guò)計(jì)算，2013年2名檔案人員的工資成本約為41105元。
檔案整理外包市場(chǎng)報(bào)價(jià)為105773元，實(shí)際成本為41105元，從本案例中可以看到，銀行業(yè)務(wù)量大，員工薪資水平較高，若該銀行采用自主化管理模式，根據(jù)產(chǎn)生的業(yè)務(wù)量，至少要設(shè)置2名專職檔案管理人員。自主化模式與半社會(huì)化模式相比較，檔案整理用品成本、保管成本和其他成本是一樣的，主要比較人工成本，采用自主化模式節(jié)省了整理外包成本，但是半社會(huì)化模式中人工成本與整理外包成本的總和為137773元，若聘請(qǐng)2名專職檔案管理人員，根據(jù)銀行的平均薪資水平，2名專職檔案管理人員一年的人工成本要接近或大于137773元，并且將部分業(yè)務(wù)外包一方面可以節(jié)省檔案整理時(shí)間，另一方面將員工用于企業(yè)主營(yíng)業(yè)務(wù)中，可以為企業(yè)帶來(lái)更大的經(jīng)濟(jì)效益，因此銀行選擇檔案管理半社會(huì)化模式最為合適。從這個(gè)數(shù)據(jù)可以看出，本次外包比較成功，在價(jià)格合理的情況下，較優(yōu)地完成了檔案整理工作，雙方實(shí)現(xiàn)共贏。
四、結(jié)論與建議
1.企業(yè)檔案管理成本過(guò)高的原因缺乏檔案管理意識(shí)：企業(yè)在運(yùn)行過(guò)程中著眼于生產(chǎn)、建設(shè)等環(huán)節(jié)，員工缺乏對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，這也就造成了檔案收集不及時(shí)、整理不到位、保管不嚴(yán)格等問(wèn)題，導(dǎo)致檔案的散失、破損，在系統(tǒng)整理檔案時(shí)，則會(huì)費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。寫字樓市場(chǎng)火熱：近年來(lái)寫字樓市場(chǎng)發(fā)展迅速，導(dǎo)致企業(yè)檔案庫(kù)房及檔案室租金成本較高。檔案管理人員缺乏一定的責(zé)任心及主人翁意識(shí)：大量浪費(fèi)檔案用品，消耗辦公成本，對(duì)檔案設(shè)備缺乏保護(hù)意識(shí)，縮短了檔案設(shè)備的使用壽命，造成檔案管理總成本的增加。檔案管理基礎(chǔ)工作不到位：首先，文件重復(fù)浪費(fèi)嚴(yán)重，一方面造成紙張的大量浪費(fèi)，另一方面增加檔案整理的工作量，大大增加了時(shí)間成本；其次，忽視檔案保管期限，該銷毀的檔案不及時(shí)銷毀，造成檔案積累量越來(lái)越大，直接增加了保管成本。
2.控制企業(yè)檔案管理成本的建議加強(qiáng)檔案管理意識(shí)：在企業(yè)中宣傳檔案工作，對(duì)辦公人員進(jìn)行檔案培訓(xùn)，隨時(shí)收集，隨時(shí)建檔，減少檔案前期整理成本。提高檔案管理人員素質(zhì)，強(qiáng)化成本意識(shí)：要不斷強(qiáng)化成本意識(shí)，關(guān)注細(xì)節(jié)，培養(yǎng)節(jié)約意識(shí)，只有充分認(rèn)識(shí)并重視成本控制問(wèn)題，才可以在實(shí)際工作中節(jié)約成本。建立科學(xué)的檔案管理程序，節(jié)約檔案管理成本：檔案管理程序要規(guī)范、科學(xué)，可以大大提高檔案處理效率，節(jié)省檔案整理時(shí)間，減少檔案管理成本。降低人工成本：增強(qiáng)檔案管理人員的檔案知識(shí)和工作技能，以最少的人力資源投入、最快的檔案整理速度完成企業(yè)檔案工作；還應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和檔案管理人員的數(shù)量選擇適合本企業(yè)的檔案培訓(xùn)方式，爭(zhēng)取以最小的成本獲得最有效的培訓(xùn)。
參考文獻(xiàn)：
1．王恩漢.檔案管理成本分析與利潤(rùn)(效益)計(jì)算[J].中國(guó)檔案,1997(2).
（1）規(guī)范、靈活相統(tǒng)一原則，即事業(yè)單位檔案管理方法應(yīng)該規(guī)范、靈活，在遵循相關(guān)規(guī)定下根據(jù)單位自身的特點(diǎn)對(duì)檔案檔案進(jìn)行靈活管理，以此保證檔案管理方法的實(shí)用性；
（2）職責(zé)、權(quán)益兼顧原則，即事業(yè)單位檔案管理制度中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部及工作人員的工作職責(zé)及權(quán)益都有明確的范圍確定，當(dāng)出現(xiàn)檔案管理的紕漏問(wèn)題，能公平處理和責(zé)任到人；
（3）制定、執(zhí)行并重原則，即事業(yè)單位檔案管理制度的制定要保證合理、科學(xué)和系統(tǒng)，并確保其執(zhí)行效率，促進(jìn)檔案管理制度在實(shí)踐過(guò)程中的不斷完善；
（4）靜態(tài)、動(dòng)態(tài)相結(jié)合原則，即事業(yè)單位檔案管理要在保持其科學(xué)穩(wěn)定的同時(shí)與時(shí)俱進(jìn)，與國(guó)際接軌，在時(shí)展的大背景下創(chuàng)新檔案管理體制與方法，提高檔案管理的科學(xué)化水平。毋庸置疑，在社會(huì)發(fā)展的新時(shí)期對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)于滿足新時(shí)期事業(yè)單位全面改革具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。
首先，通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的系統(tǒng)教育與培訓(xùn)，能強(qiáng)化其檔案管理技巧，有利于檔案管理效率的提升；其次，通過(guò)對(duì)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案管理工具的使用，能夠獲得更為精準(zhǔn)的檔案資料的詳細(xì)數(shù)據(jù)，提升了事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和系統(tǒng)化水平，進(jìn)而大大提升了事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)化水平；最后，通過(guò)對(duì)事業(yè)單位檔案管理工具及管理人員等方面的優(yōu)化，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題，能不斷的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理體制在理論及實(shí)踐上的完善，是推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理走向現(xiàn)代化的重要途徑。
二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題
1.檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱
由于有些事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏科學(xué)的認(rèn)識(shí)，對(duì)國(guó)家相關(guān)法律學(xué)習(xí)和貫徹不夠，使得單位檔案管理工作不被重視，造成檔案管理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)相對(duì)薄弱、管理混亂的局面。從目前部分事業(yè)單位檔案管理的基礎(chǔ)工作來(lái)看，其檔案管理工作缺乏明確的機(jī)制、工作流程及標(biāo)準(zhǔn)，即使有的單位建立了檔案管理制度，但卻在執(zhí)行落實(shí)方面有待欠缺，缺少專人負(fù)責(zé)，單位領(lǐng)導(dǎo)也未真正督促落實(shí)，使得檔案整理不規(guī)范、組卷不符要求、分散的民生檔案移交受阻以及擅自銷毀應(yīng)歸檔文件資料的現(xiàn)象比比皆是，不僅違背了事業(yè)單位檔案管理的原則，還造成了有效資源的巨大浪費(fèi)。
2.檔案管理方式陳舊，缺乏創(chuàng)新
通常情況下，要保證事業(yè)單位檔案管理工作的效率，就必須在檔案管理方式方面下功夫。然而，隨著社會(huì)的進(jìn)步與發(fā)展，在事業(yè)單位日常檔案信息處理日漸繁瑣的情況下，檔案管理的方式卻仍停留在陳舊單一的程度上。檔案管理部門對(duì)于檔案信息的管理缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，傳統(tǒng)的檔案處理流程也無(wú)法對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行及時(shí)整理、裝訂和歸檔，同時(shí)由于缺乏對(duì)現(xiàn)代檔案管理設(shè)備的利用，缺乏對(duì)檔案管理方式的創(chuàng)新，也使得檔案管理效率低下，大量重要的檔案信息資源被破壞和丟失。
3.檔案管理設(shè)施落后，檔案資源開(kāi)發(fā)
利用不夠科技及時(shí)代的發(fā)展，使得現(xiàn)代信息化技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到各領(lǐng)域，但是由于我國(guó)較多的事業(yè)單位未充分的重視檔案工作，因而沒(méi)有將現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備合理的應(yīng)用到檔案管理中來(lái)。有些單位的檔案管理室條件較差，設(shè)備配置不齊全，軟硬件設(shè)施更新不及時(shí)，一些現(xiàn)代化的光盤和電子檔案處理需求不能得到滿足?，F(xiàn)代化的檔案管理僅對(duì)相關(guān)檔案信息實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)保存，并未實(shí)現(xiàn)信息化的處理，造成了檔案信息資料的無(wú)形損失。正由于事業(yè)單位檔案管理設(shè)施的落后，也造成了單位檔案資源開(kāi)發(fā)利用效率不高的局面。對(duì)于檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，有些事業(yè)單位并未重視起來(lái)，僅將檔案管理停留在檔案的收集、整理及保管的工作上，對(duì)于后期檔案資源的利用力度不夠，一些能為單位帶來(lái)有效參考價(jià)值及系統(tǒng)服務(wù)的檔案資源并未在合適的條件下發(fā)揮出作用，使得檔案管理一直處于較為被動(dòng)的狀態(tài)中。
4.檔案管理人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)不高
對(duì)于事業(yè)單位的檔案管理工作，檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)于檔案管理工作的效率有重要影響?？v觀當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理人員隊(duì)伍現(xiàn)狀，一方面，部分事業(yè)單位的檔案管理人員并非專職管理人員，其身兼多職，對(duì)檔案管理工作難以應(yīng)付，缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)也工作責(zé)任心，在頻繁的工作變動(dòng)中，致使檔案管理工作穩(wěn)定性受到消極影響。另一方面，有些事業(yè)單位中在職的檔案管理人員，其本身缺乏專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加之單位未進(jìn)行檔案管理工作的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得有些檔案管理人員并不十分了解檔案工作的具體程序，對(duì)于檔案文件的整理、分類及劃分保管等問(wèn)題出現(xiàn)錯(cuò)誤，檔案的立卷、歸卷及移交工作也難以順利完成，進(jìn)而使得單位檔案管理質(zhì)量低下。
三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路
1.創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化檔案管理能力
一項(xiàng)完善的管理制度通常都是保證工作效率的重要基礎(chǔ)，基于當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀以及存在的問(wèn)題，創(chuàng)新檔案管理制度，建立一套適合于事業(yè)單發(fā)展實(shí)際的檔案管理制度已顯得極為迫切。首先，事業(yè)單位應(yīng)該在單位檔案管理的特點(diǎn)基礎(chǔ)上建立與之相適應(yīng)的科學(xué)合理的管理制度，并確定好檔案管理制度的創(chuàng)新方向及內(nèi)容，重點(diǎn)對(duì)單位檔案管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置及崗位設(shè)置進(jìn)行制度規(guī)定，對(duì)制度中的內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，不斷與時(shí)俱進(jìn)。其次，要堅(jiān)持制度約束的地位平等性，在檔案管理制度的創(chuàng)新中，其制度既要對(duì)檔案管理人員約束，也要對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行約束，以此保證檔案管理的獨(dú)立性與規(guī)范性。最后，要在檔案管理制度中確保獎(jiǎng)懲分明，對(duì)于檔案管理工作中高度負(fù)責(zé)的職工進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)于為了自身利益而惡意篡改檔案信息的非法人員進(jìn)行懲罰，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的健康發(fā)展。
2.創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理水平
在現(xiàn)代信息技術(shù)迅猛發(fā)展的形勢(shì)下，不斷發(fā)展的事業(yè)單位要想充分發(fā)揮出檔案信息的作用，就應(yīng)該采用科學(xué)的現(xiàn)代信息手段對(duì)檔案信息進(jìn)行高效管理。為此，事業(yè)單位應(yīng)該積極引進(jìn)適合自身發(fā)展與需要的現(xiàn)代檔案管理軟硬件設(shè)施，并在確保單位內(nèi)檔案信息傳遞準(zhǔn)確且及時(shí)的條件下，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)文字類、圖片類資料等檔案信息的紙質(zhì)化與數(shù)據(jù)格式并存，以此確保檔案信息的安全、完整。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供有用的檔案信息，實(shí)現(xiàn)資源共享，以此提高檔案管理的質(zhì)量。
3.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)手段，提高檔案利用效率
在我國(guó)各領(lǐng)域中，檔案利用效率低下的現(xiàn)象是一個(gè)極為普遍的現(xiàn)象，事業(yè)單位檔案同樣也不例外。因?yàn)槭聵I(yè)單位對(duì)檔案管理工作的不重視，使得檔案利用率低，相反，又因?yàn)闄n案利用率較低，而又因影響到事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度。因此，事業(yè)單位應(yīng)該重視起檔案開(kāi)發(fā)利用工作，通過(guò)檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新，而促進(jìn)檔案利用率的提升。具體而言，事業(yè)單位可以通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)，增強(qiáng)網(wǎng)站的信息檢索功能，并模仿數(shù)字化圖書館的建立方式，提高檔案服務(wù)手段。除此之外，事業(yè)單位檔案管理部門還可以建立高效的在線服務(wù)系統(tǒng)，為用戶提供在線服務(wù)功能，以此促進(jìn)檔案利用率的提升，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升。
4.創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，強(qiáng)化業(yè)務(wù)能力
隨著事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化趨勢(shì)的增強(qiáng)，事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也亟待強(qiáng)化。為了提升事業(yè)單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，筆者認(rèn)為應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理人員培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合單位自身檔案管理實(shí)施的現(xiàn)狀，建立以網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主、實(shí)體培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)機(jī)制。通過(guò)對(duì)管理人員方案管理技術(shù)知識(shí)的培訓(xùn)，引導(dǎo)其進(jìn)行基礎(chǔ)知識(shí)學(xué)習(xí)，以及各種檔案管理理論與是實(shí)踐知識(shí)學(xué)習(xí)，不斷強(qiáng)化其自身專業(yè)技能，以推動(dòng)檔案管理人員為檔案管理工作做出更大的貢獻(xiàn)。
