序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]一篇高校檔案管理流程研究范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

檔案統(tǒng)計是檔案工作的收尾環(huán)節(jié)，對于檔案管理的完整性至關重要，同樣它也是檔案信息化的重要來源。潘軼認為，檔案統(tǒng)計工作是以表冊、數字等形式揭示檔案和檔案工作有關情況的檔案業(yè)務工作，是了解和掌握檔案工作情況及規(guī)模的基本手段和科學決策的重要依據，是檔案業(yè)務建設的一項基礎性工作[1]。因此，做好檔案統(tǒng)計工作，有利于提高檔案工作效率，提升檔案工作水平。

一、問題的提出

清點庫存并上報統(tǒng)計數據是檔案部門每年必做的工作，有利于上級部門掌握基層檔案管理情況和基礎數據，也有利于檔案部門總結當年工作并規(guī)劃第二年工作。在筆者從事檔案管理工作的十四年中，前三年都采用近三周的時間，通過入庫逐冊盤點、逐項記錄，最后列表、填數、校對的方法進行統(tǒng)計工作，這樣做不僅耗時間還容易出錯。筆者思考，年終館藏檔案的變化是一年中檔案接收、征集工作的最終結果，那么能不能找到一套方法將統(tǒng)計工作分散到日常的檔案收集和整理工作中，既提高了準確率又能詳細記錄每次檔案接收、征集的情況，以備后查。

二、對“三個表格”的闡釋

根據筆者多年的工作經驗，分析總結出涵蓋檔案管理流程的三個表格，分別是《檔案歸檔流水登記表》《檔案分類統(tǒng)計表》和《檔案年度部門統(tǒng)計臺賬》。通過這三個表格，可以實現檔案館藏情況的及時跟蹤。下面，本文將三個表格落實到檔案管理流程中，闡述三個表格的應用。下述各個表格均以筆者2018年工作實際為例。

1.《檔案歸檔流水登記表》

（見第100頁表1）。（1）表格樣式。表1《檔案歸檔流水登記表》以教務處和校辦（校長辦公室）為例，其中，“憑證編號”是指移交檔案時由檔案館（室）出具的號碼，此號碼表示該檔案的移交順序號；“移交部門”是指檔案館（室）下設的歸檔部門，“分類號及案卷號”指該檔案入庫時的館藏分類號及案卷號，“題名”指移交檔案的正題名；“永久”“30年”“10年”指檔案保管期限，下設分類號和對應數量；“形成電子目錄數”是指移交檔案在檔案管理系統(tǒng)中的目錄錄入情況，下設案卷級和文件級；“紙質照片”“電子照片”“實物檔案”“電子文件”是當移交的檔案屬于前述類別時，將數量或大小填入表格中。以上各項數據，只有題名由歸檔部門高校檔案館藏數量和布局隨時變化，如何及時、準確掌握檔案館藏，以指導檔案實踐工作是值得檔案工作者思考的問題。本文以檔案統(tǒng)計工作為出發(fā)點，結合高校檔案工作特征，梳理高校檔案管理流程，提出了基于《檔案歸檔流水登記表》《檔案分類統(tǒng)計表》《檔案年度部門統(tǒng)計臺賬》的一套動態(tài)的高校檔案管理流程，在一定程度上解決了檔案館藏難以掌握的難題，從而提高了檔案工作效率。檔案統(tǒng)計檔案管理流程表格基于統(tǒng)計工作的高校檔案管理流程研究冉虎崔杰提供，其他各項由檔案館（室）提供。通過表1獲得的信息有：本年度接收不同保管期限（永久、30年、10年）的檔案數量；不同檔案載體形式的檔案數量（紙質照片、實物檔案、電子文件等）；所生成的電子檔案條數（案卷級、文件級）。此外，表1中“憑證編號”做超鏈接，與對應的各個歸檔部門的檔案交接收據進行鏈接，這樣可以一邊查看交接收據對應的案卷名稱和編號，一邊統(tǒng)計各項數據，達到事半功倍的效果。

（2）形成過程?！稒n案歸檔流水登記表》涵蓋收集、整理兩個階段。在收集階段，歸檔部門向檔案部門移交檔案，按照規(guī)定要填寫檔案交接收據，作為基礎憑證。而后，檔案員根據移交檔案的具體內容制作電子移交目錄（包括歸檔部門、案卷題名、形成時間等），并打印紙質版附在交接收據后。在檔案整理階段，移交檔案入庫之前，應更新檔案管理系統(tǒng)中相應的電子信息（案卷級、文件級目錄等）。以筆者單位所使用的系統(tǒng)為例，首先核對檔案條目錄入信息，更改全宗號、實體分類號、案卷號等著錄項，將已更改檔案目錄從歸檔部門工作表移入檔案部門工作表，并記錄該份憑證編號所形成的所有檔案的案卷級和文件級目錄數量。接著，更改移交目錄中的案卷檔號，備注發(fā)生變化的案卷，如對合并到其他案卷的文件或案卷進行說明。在完成上述流程后案卷才可入庫歸檔。檔案入庫前，檔案員即可填寫《檔案歸檔流水登記表》（表1）。上述分析得知，表1整合了檔案收集、整理的信息，是對檔案材料收集、整理、統(tǒng)計環(huán)節(jié)的融合與創(chuàng)新，是保證檔案館（室）藏數據實時、準確的基礎。需要說明的是，在接收檔案后，檔案員會根據歸檔部門移交檔案材料的具體內容、載體形式或歸檔要求對歸檔部門的案卷材料進行重新整理，檔案材料可能會被合并、拆分，因此，表
1中檔案交接收據標注的案卷移交

數并不總是最終入庫案卷數量。

2.《檔案分類統(tǒng)計表》

（見第100頁表2）。表2是按照檔案類別對庫存檔案數量所作的統(tǒng)計，也是檔案部門必做的一項工作。表2較為簡單，主要是給出檔案類別以及下設分類號，對應保管期限以及相應年份即可。根據表2，可直觀看出館藏各類檔案隨時間的變化以及各類檔案館藏量的區(qū)別。根據一年來檔案移交記錄的情況，對照電子目錄數量，可得出一年來館藏變動情況。但為保證數據的準確，筆者還會入庫盤點，雙套計算方式配合，確保數據萬無一失。3．《檔案年度部門統(tǒng)計臺賬》（見第100頁表3）?；诒?和表2，表3按照歸檔部門對案卷情況進行了統(tǒng)計：其中“檔案所屬年代”指檔案形成年代；“組織結構”指歸檔部門；“上年案卷”指上一年度的館藏統(tǒng)計數據，按照保管期限分類統(tǒng)計，數據來自表2；“案卷收入”指當年收入案卷的情況（包括收入日期、收入卷數，其中收入卷數按照保管期限分類統(tǒng)計），數據來自表1；“案卷移出”指當年移出案卷的情況（包括移出日期、移出卷數），根據檔案的特征，要注釋移出的原因；“現有卷數”指檔案所屬年代館藏現有檔案數量，同樣按照保管期限分類統(tǒng)計。根據表3數據，簡單計算即可得出該年度各部門、各類型案卷的數量（總數和分類數），即該年卷數=上年卷數+案卷收入數－案卷移出數。表3記錄了年度收入和移交檔案的數量，是對檔案館藏資源進行的分類細化統(tǒng)計，是檔案催交的根據，有利于避免檔案資源流失。

三、應用結果拓展

表1、表2和表3的數據貫穿了整個檔案收集和整理的工作過程，是檔案工作的基礎，因此基于這三個表格有利于開拓更多檔案業(yè)務。以筆者目前工作為例，年終檔案評優(yōu)的根據即為三個表格的整合，詳見第100頁表4。如表4所示，評優(yōu)依據里的重要指標———“歸檔完整性”“案卷整理質量”“歸檔及時性”“檔案管理軟件使用情況”，均來自表1和表3。比如，從《檔案歸檔流水登記表》獲取部門歸檔內容、歸檔時間、是否使用檔案軟件、生成電子目錄的案卷目錄和文件目錄條數等信息；從《檔案年度部門統(tǒng)計臺賬》中獲取各部門歸檔案卷數量、移出數量及歷年歸檔情況等。這樣，不僅省卻了重新計算的功夫，也因數據來源可靠而使評優(yōu)結果更有公信力。

四、結束語

當然，上述表1、表2、表3還有很多需要改進和拓展之處。第一，三個表格均是對收集和整理情況的簡單記錄，應思考是否可以將更多項目添加到三個表格中，以突出多項工作的關聯；第二，表格的拓展應用還不夠，只提出在評優(yōu)上使用，這只是對數據簡單、直接的利用，下一步還應考慮更深層次的使用；第三，目前三個表格是分開的，而表格是基于檔案管理流程設計的，從宏觀上講，檔案工作是一個整體，那么三個表格也能整合成一個表格，不僅是簡單的數據匯總，而是透過這張匯總表，涵蓋更多檔案管理業(yè)務，有利于從數據的變化上分析檔案業(yè)務的狀態(tài)，從而提高檔案工作效率。參考文獻[1]潘軼.努力做好檔案統(tǒng)計工作[J].蘭臺世界，2008（15）：48-49.

作者:冉虎崔杰單位:天津外國語大學