序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇采購(gòu)檔案管理的重要性范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1.1 管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

新時(shí)期政府采購(gòu)檔案的管理人員如何適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展？這是管理人員首要考慮的問(wèn)題，解決這個(gè)問(wèn)題還是要從管理員本身出發(fā)，提高自身的專業(yè)技術(shù)與素質(zhì)才能從根本上解決這個(gè)問(wèn)題！提高檔案建立意識(shí)，如果管理員不能樹立一個(gè)良好的檔案建立意識(shí)，將很難意識(shí)到檔案收集的重要性，最終導(dǎo)致管理員對(duì)檔案出現(xiàn)的情況不能進(jìn)行及時(shí)有效的掌握與處理。另外，管理員一定要進(jìn)行專業(yè)的管理知識(shí)培訓(xùn)，掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，懂得控制與維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性與實(shí)時(shí)性，根據(jù)電子檔案的特性進(jìn)行信息的有效收集管理，提高檔案管理工作的整體水平。隨著計(jì)算機(jī)的不斷發(fā)展，檔案管理員的計(jì)算機(jī)錄入知識(shí)已經(jīng)得到普及，但是這并不意味著每個(gè)人都能很好的操作，相反，管理員對(duì)于相關(guān)軟件及數(shù)據(jù)庫(kù)的掌握還有待提高，除此之外，知識(shí)結(jié)構(gòu)老化與服務(wù)技能單一的情況依舊存在，政府一定要對(duì)這些問(wèn)題進(jìn)行改進(jìn)，因?yàn)檫@種落后的技能已經(jīng)不再適用信息技術(shù)應(yīng)用的新要求。

1.2 檔案信息化建設(shè)的不規(guī)范性

縱觀大局，我國(guó)政府采購(gòu)檔案的信息化建設(shè)其實(shí)還處于起步期，這就導(dǎo)致了管理員在對(duì)檔案的管理上具體操作不規(guī)范的現(xiàn)象，說(shuō)到底還是因?yàn)檎y(tǒng)一管理機(jī)制的缺乏，最終造成了各個(gè)集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)采購(gòu)檔案的規(guī)范性差、開發(fā)性差、服務(wù)性差、共享性差的局面，而這種情況下的信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形勢(shì)并不能與采購(gòu)檔案信息資源共享的要求相適應(yīng)。再具體的操作過(guò)程中，有的機(jī)構(gòu)甚至?xí)霈F(xiàn)將信息化僅用于采購(gòu)檔案的錄入，這樣無(wú)疑造成了人力、財(cái)力、物力的浪費(fèi)，極大的降低了利用率。

1.3 安全保障的缺乏

這種安全保障的缺乏主要體現(xiàn)在兩方面，一方面來(lái)源于檔案管理安全意識(shí)的缺乏，另一方面來(lái)源于管理方法的缺乏。管理員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)的模糊性，往往造成采購(gòu)檔案信息丟失泄密的情況發(fā)生，給政府部門甚至國(guó)家?guī)?lái)嚴(yán)重的損失。信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用為新時(shí)期政府采購(gòu)檔案管理提供了高效、快捷的管理方法，從而大大提高了檔案采購(gòu)的工作效率，但是需要特別注意的是，一方面信息化的應(yīng)用提高了采購(gòu)工作的地位與作用，另一方面它也帶來(lái)了一定的安全隱患，比如，黑客入侵、病毒修改等等，這些事件的發(fā)生都極易影響檔案的準(zhǔn)確性與安全性。

2 新時(shí)期的政府采購(gòu)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)和重要性

2.1傳統(tǒng)的檔案管理具有數(shù)據(jù)大、分類復(fù)雜等缺點(diǎn)，造成了查詢時(shí)間的耗損，另外，傳統(tǒng)檔案的紙制性，十分容易受到潮氣與蟲害的侵?jǐn)_，從而導(dǎo)致了檔案資料存放的不長(zhǎng)久性，傳統(tǒng)檔案這種費(fèi)時(shí)費(fèi)力的管理已經(jīng)相當(dāng)落后，不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求。

2.2新時(shí)期的政府采購(gòu)檔案信息化管理在中學(xué)美術(shù)檔案管理上的運(yùn)用，將在很大程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案的弊端。

（1）便于查閱：新時(shí)期的政府采購(gòu)檔案信息化管理使得檔案進(jìn)行統(tǒng)一的信息化管理，其完整性便于查閱；

（2）節(jié)省空間：這種信息化的管理節(jié)省了資料儲(chǔ)備空間，不用再大費(fèi)周章的進(jìn)行大空間的歸納，，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料分類相比有明顯的優(yōu)勢(shì)；

（3）利于維護(hù)：信息化管理的有條不紊性，更加方便了管理員對(duì)相關(guān)檔案的維護(hù)，提高了管理效率；

（4）節(jié)省勞力：傳統(tǒng)管理的復(fù)雜性往往需要在對(duì)檔案的管理上花費(fèi)相當(dāng)多的精力，投入一定的勞力，但是信息化管理運(yùn)用的簡(jiǎn)單化與精細(xì)化具有方便快捷，效率高的特點(diǎn)，節(jié)省了勞力；

（5）方便檢索：信息化管理的另一大優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在使用上，傳統(tǒng)的資料查閱需要自己深入到各大查閱室，然而進(jìn)行一一勘察，而信息化管理則可以直接通過(guò)編制檢索工具，進(jìn)行關(guān)鍵詞的直接查閱，大大提高了工作效率。

（6）通過(guò)政府采購(gòu)檔案的信息化管理，對(duì)于教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)而言，將會(huì)實(shí)現(xiàn)全國(guó)性教育平臺(tái)的構(gòu)建，同時(shí)實(shí)現(xiàn)學(xué)校與圖書館在線統(tǒng)一的局面，最終得以接入互聯(lián)網(wǎng)和政府教育平臺(tái)；最重要的是，政府通過(guò)自己出資的方式對(duì)教育資源進(jìn)行購(gòu)買，然后提供給學(xué)校和學(xué)生；針對(duì)性的加強(qiáng)信息技術(shù)能力的教育和培訓(xùn)，以適應(yīng)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

2.3政府采購(gòu)信息化與傳統(tǒng)最大的不同就是，它是依據(jù)計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理模式，其將快捷性與有效性集于一體，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)提高了辦事效率，節(jié)省了辦事時(shí)間，真正的造福于人民。此外，隨著信息化的日益發(fā)展，政府也日漸重視采購(gòu)檔案信息化作，并逐漸形成了跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門的聯(lián)合采購(gòu)，形成了規(guī)模的集中采購(gòu)。檔案信息化管理的運(yùn)用服務(wù)了大眾，這是檔案現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求，也是社會(huì)信息化的重要要求。

3 新時(shí)期政府采購(gòu)檔案信息化管理的創(chuàng)新對(duì)策

3.1 加強(qiáng)管理意識(shí)

提高管理員的檔案管理意識(shí)是整個(gè)檔案完善工作的第一步，也是關(guān)鍵一步，因?yàn)橹挥信まD(zhuǎn)管理員的思想意識(shí)才能為信息化檔案采購(gòu)工作的積極進(jìn)行打好基礎(chǔ)。這種管理意識(shí)包括管理員的現(xiàn)代化意識(shí)、信息化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理意識(shí)等等。另外，政府應(yīng)該對(duì)以往的檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的完善，以網(wǎng)絡(luò)計(jì)算為依托，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理系統(tǒng)，政府管理員要充分發(fā)揮自身的主動(dòng)性，積極利用信息化成果進(jìn)行檔案信息資源的開發(fā)，把不同層次、不同部門的辦公都實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，將其納入統(tǒng)一的檔案信息化系統(tǒng)管理之中，促進(jìn)管理工作水平的提高。

3.2 提高檔案信息化安全保障

政府一定要對(duì)檔案做好針對(duì)性的安全保密規(guī)定，以防檔案信息的流失，充分確保檔案的安全性與完整性。對(duì)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行必要的防火墻、防毒軟件、入侵檢測(cè)系統(tǒng)的安裝，從根本上保障系統(tǒng)的安全。

3.3 提高管理員技術(shù)水平

管理員技術(shù)水平的高低直接影響著政府采購(gòu)檔案的信息化建設(shè)，因此，提高管理員技術(shù)水平是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)檔案工作創(chuàng)新的關(guān)鍵所在。新時(shí)期政府采購(gòu)檔案管理的信息化創(chuàng)新要求管理員必須具備堅(jiān)實(shí)的理論知識(shí)、專業(yè)素養(yǎng)以及現(xiàn)代信息技術(shù)，這種復(fù)合型人才的打造才是當(dāng)前政府部門提高檔案管理水平的必勝法門。在職學(xué)習(xí)、脫產(chǎn)培訓(xùn)、外出進(jìn)修等等都是提高管理員水平的方式，只有不斷的更新專業(yè)知識(shí)，才能適應(yīng)新時(shí)代提出的新要求，從而推進(jìn)政府采購(gòu)檔案信息化管理工作的開展。

3.4 檔案管理規(guī)范化

篇（2）

民辦高校在迅速發(fā)展過(guò)程中，各類教育教學(xué)設(shè)備投入不斷增加，民辦高校招標(biāo)采購(gòu)工作內(nèi)容日趨增多。民辦高校招標(biāo)采購(gòu)工作是學(xué)校管理工作的重要內(nèi)容之一，是保證學(xué)校教育教學(xué)、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)任務(wù)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的前提。在招標(biāo)采購(gòu)的過(guò)程中，招標(biāo)檔案積累的數(shù)量逐步增多，科學(xué)、合理的做好招標(biāo)檔案的管理工作，是保證招標(biāo)采購(gòu)工作規(guī)范開展、有效實(shí)施的重要途徑。做好招標(biāo)檔案規(guī)范化管理，是服務(wù)學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展的重要方式，是衡量民辦高校管理水平、管理能力的重要標(biāo)準(zhǔn)。招標(biāo)檔案作為民辦高校招標(biāo)活動(dòng)的重要?dú)v史記錄，是民辦高校各項(xiàng)招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的真實(shí)反映，在民辦高校檔案管理工作的重要組成部分。因此，招標(biāo)檔案規(guī)范化管理是民辦高校必須要給予充分重視的內(nèi)容。

一、民辦高校招標(biāo)檔案管理的現(xiàn)狀

招標(biāo)檔案是招標(biāo)項(xiàng)目具體實(shí)施及驗(yàn)收?qǐng)?zhí)行的依據(jù)，是對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目完整、真實(shí)的歷史記錄，是不斷完善民辦高校招標(biāo)體制、實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購(gòu)工作規(guī)范化的重要環(huán)節(jié)。雖然很多民辦高校都建立了符合自身實(shí)際的招標(biāo)采購(gòu)制度，并建立了相應(yīng)的招標(biāo)采購(gòu)檔案管理制度，但在實(shí)際實(shí)施過(guò)程中，缺乏具體實(shí)施的機(jī)制，對(duì)招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作沒(méi)有給予足夠重視，存在較多的問(wèn)題，主要表現(xiàn)在以下幾方面：

（一）招標(biāo)采購(gòu)檔案管理制度有待健全

各民辦高校根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定及自身實(shí)際，建立了檔案管理制度，并形成自身的檔案管理體制。但招標(biāo)采購(gòu)檔案管理制度存在一定的真空，在制度層面不健全，招標(biāo)采購(gòu)部門與學(xué)校的檔案管理部門缺乏有效的溝通，在招標(biāo)采購(gòu)檔案材料移交歸檔時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)檔案材料不全的問(wèn)題，這為日后的檔案管理、查閱、利用帶來(lái)很多問(wèn)題，沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)有的作用。同時(shí)，由于很多民辦高校負(fù)責(zé)招標(biāo)采購(gòu)工作的人員是兼職，對(duì)招標(biāo)采購(gòu)檔案管理重視程度不夠，責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案的搜集、整理、歸檔工作不熟悉，容易造成檔案材料的丟失。因此，從制度層面完善招標(biāo)采購(gòu)工作內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)招標(biāo)采購(gòu)檔案管理的重要性，形成相應(yīng)的問(wèn)責(zé)機(jī)制，確保檔案材料的完整、真實(shí)、有效。

（二）招標(biāo)采購(gòu)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力有待提高

招標(biāo)采購(gòu)工作本身是一項(xiàng)系統(tǒng)性、綜合性、復(fù)雜性的工作，從采購(gòu)申請(qǐng)?zhí)岢?、招?biāo)文件的制作發(fā)售、招標(biāo)會(huì)召開、招標(biāo)項(xiàng)目的評(píng)議確定、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同內(nèi)容驗(yàn)收、招標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目材料的整理歸檔等，涉及諸多方面，這就對(duì)招標(biāo)采購(gòu)檔案管理人員提出較高要求，具備較高的綜合素質(zhì)，不但要對(duì)招標(biāo)采購(gòu)的各項(xiàng)制度、程序、實(shí)施方式等熟悉掌握，而且要具備堅(jiān)實(shí)的檔案管理知識(shí)和技能，熟悉檔案管理的各項(xiàng)要求。但是，目前很多民辦高校招標(biāo)采購(gòu)檔案管理人員都是兼職從事此項(xiàng)工作，沒(méi)有固定的專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)檔案的管理工作，部分民辦高校的檔案管理人員學(xué)歷較低，專業(yè)水平有限，這給招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作產(chǎn)生較大的困難，沒(méi)有形成招標(biāo)采購(gòu)檔案規(guī)范化管理模式，檔案管理的隨意性較大，無(wú)法充分發(fā)揮檔案的歷史鑒證的作用。重視招標(biāo)采購(gòu)檔案管理人員素質(zhì)的提高，是民辦高校適應(yīng)我國(guó)高?？焖侔l(fā)展的客觀要求，同時(shí)也是民辦高校自身檔案管理建設(shè)的必然要求。

（三）招標(biāo)采購(gòu)檔案管理手段有待完善

招標(biāo)采購(gòu)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，每一項(xiàng)采購(gòu)都會(huì)形成大量的紙質(zhì)檔案材料。每一項(xiàng)采購(gòu)發(fā)售的招標(biāo)文件都具有時(shí)效性，要求投標(biāo)單位在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)容做出投標(biāo)的響應(yīng)，這些都是通過(guò)紙質(zhì)材料進(jìn)行反映，保證招標(biāo)采購(gòu)的公開、公平、公正原則得以實(shí)現(xiàn)。但紙質(zhì)檔案材料的保管在現(xiàn)實(shí)中存在的最大問(wèn)題就是保管年限問(wèn)題，由于紙張?jiān)诮?jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間保管后，容易出現(xiàn)字跡模糊、紙張斷裂、粉碎的現(xiàn)象，會(huì)出現(xiàn)重要數(shù)據(jù)、資料丟失的可能。因此，必須利用信息化的手段保證招標(biāo)采購(gòu)檔案材料完整有效，同時(shí)提高查閱效率。

二、民辦高校招標(biāo)采購(gòu)檔案管理的對(duì)策

（一）健全招標(biāo)采購(gòu)檔案管理制度

民辦高校招標(biāo)采購(gòu)檔案內(nèi)容主要涉及學(xué)校貨物、工程、服務(wù)三大類，要保證招標(biāo)采購(gòu)檔案管理的科學(xué)、規(guī)范、有效，必須健全民辦高校檔案管理制度，從學(xué)校層面完善檔案管理制度內(nèi)容，從具體業(yè)務(wù)部門層面完善相應(yīng)的招標(biāo)采購(gòu)檔案管理措施，對(duì)不同層次檔案管理人員的職責(zé)予以明確;健全相應(yīng)的監(jiān)管、安全保密、獎(jiǎng)懲等制度，形成有效的問(wèn)責(zé)機(jī)制，提高檔案管理人員工作的積極性、主動(dòng)性及責(zé)任感，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作的制度化、規(guī)范化操作，確保招標(biāo)采購(gòu)檔案材料的連續(xù)性和完整性。

（二）提高招標(biāo)采購(gòu)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力

招標(biāo)采購(gòu)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的高低決定著檔案管理水平的高低，檔案管理的任何一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開高素質(zhì)的管理人員，而招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作又是一項(xiàng)系統(tǒng)性、綜合性、復(fù)雜性的管理工作，要求從事管理的人員要具備較高的業(yè)務(wù)能力，具備相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，具有較強(qiáng)的工作服務(wù)、責(zé)任意識(shí)。

首先，要有具備較高的業(yè)務(wù)能力。業(yè)務(wù)能力的高低是在工作過(guò)程中不斷積累、不斷提升的，是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程。不論是學(xué)校檔案管理部門還是具體招標(biāo)采購(gòu)業(yè)務(wù)部門，都要重視檔案管理人員業(yè)務(wù)能力的提升，以此保證檔案管理工作的有效開展。

其次，要具備相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)。做好招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作，需要通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)，掌握檔案管理相關(guān)的知識(shí)和技能，并且在工作過(guò)程中要認(rèn)真思考，深入研究，不斷創(chuàng)新工作方法和思路，提高業(yè)務(wù)技能，既要掌握檔案管理的理論知識(shí)，又要熟悉、掌握有關(guān)招標(biāo)采購(gòu)的業(yè)務(wù)知識(shí)，具備較高的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力。

再次，具有較強(qiáng)的工作服務(wù)、責(zé)任意識(shí)。檔案管理工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，要積極主動(dòng)的做好檔案管理和服務(wù)工作，不論是檔案材料的搜集、整理、裝訂、歸檔，還是檔案材料的借閱、保管工作，都要嚴(yán)格按照相應(yīng)制度執(zhí)行。同時(shí)，又要具有較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)，確保招標(biāo)采購(gòu)檔案材料的安全。

三、結(jié)語(yǔ)

招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性、細(xì)致繁瑣的工作，是學(xué)校在其發(fā)展過(guò)程中重要?dú)v史鑒證內(nèi)容之一，對(duì)學(xué)校的權(quán)益保障具有重要意義。對(duì)于招標(biāo)采購(gòu)檔案管理人員，要具備招標(biāo)采購(gòu)專業(yè)知識(shí)、技能和檔案管理專業(yè)知識(shí)、技能，同時(shí)要具有較強(qiáng)的創(chuàng)新思維和較強(qiáng)的責(zé)任心，能夠在工作過(guò)程中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出科學(xué)、合理的檔案管理建議，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，保證招標(biāo)采購(gòu)檔案管理工作的持續(xù)、有效開展，為學(xué)校的發(fā)展提供可靠的信息資源。（作者單位：齊齊哈爾工程學(xué)院）

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篇（3）

【Abstract】Medical equipment archives management is the management of the hospital a very important content, modern hospital management process is one of the indispensable important constituent.The hospital important equipment management is good or bad, directly affect hospital medical diagnosis and treatment, the quality.

【Key words】Medical equipment，archives management，standardization

引 言

醫(yī)療設(shè)備管理工作是一門科學(xué)性、技術(shù)性很強(qiáng)的學(xué)科，它涉及到機(jī)械、電子、醫(yī)學(xué)、微機(jī)、光學(xué)、核醫(yī)學(xué)及商貿(mào)、統(tǒng)計(jì)等各個(gè)學(xué)科，是一門融技術(shù)性與科學(xué)性于一體的新型邊緣學(xué)科?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展，加快了醫(yī)療設(shè)備的升級(jí)換代。近幾年來(lái)，大量高、精、尖設(shè)備投入使用，為醫(yī)院創(chuàng)造了極大的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)，也對(duì)保障人民健康和加快醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展發(fā)揮了重要作用?，F(xiàn)在，越來(lái)越多的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)開始認(rèn)識(shí)到：現(xiàn)代化醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的重要標(biāo)志之一，是醫(yī)院所擁有設(shè)備的技術(shù)水平和設(shè)備的管理水平。如何保證醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)行，減少故障和停機(jī)時(shí)間，提高設(shè)備的完好率，這是設(shè)備檔案管理工作的重要任務(wù)。

1、基層醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)狀

醫(yī)療設(shè)備檔案工作是醫(yī)療設(shè)備管理的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，它是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證和技術(shù)支持。在現(xiàn)實(shí)工作中，一些醫(yī)院的管理部門片面強(qiáng)調(diào)對(duì)設(shè)備的論證和采購(gòu)環(huán)節(jié)，只重視設(shè)備的考察和引進(jìn)，設(shè)備管理的職能部門對(duì)新設(shè)備僅僅重視安裝和驗(yàn)收和調(diào)試環(huán)節(jié)，忽視對(duì)醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)資料的保存和檔案管理。而醫(yī)院的現(xiàn)實(shí)情況是，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理工作涉及到設(shè)備管理部門、檔案保管部門、設(shè)備檔案使用部門等較多的部門[3]。在醫(yī)院的具體管理中，三者的責(zé)任和分工常常不是十分明確。工作不協(xié)調(diào)，未能深入挖掘部門的最大潛力和充分發(fā)揮各部門職能。加之醫(yī)院管理部門如何協(xié)調(diào)三者的關(guān)系，缺乏行之有效的管理和監(jiān)督手段。特別是醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問(wèn)題不容忽視，醫(yī)療設(shè)備的檔案管理系統(tǒng)更是薄弱環(huán)節(jié)。設(shè)備檔案管理缺乏完善的規(guī)章制度，各部門的分工不明確，工作不協(xié)調(diào);操作流程不規(guī)范，主觀隨意性較強(qiáng)，缺乏有效監(jiān)管等諸多問(wèn)題遲遲未能很好解決。

由于對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的意義和重要性認(rèn)識(shí)不足，使得檔案資料管理缺乏科學(xué)性，具體表現(xiàn)為檔案管理混亂，借閱查詢制度不健全，檔案管理人員更換或調(diào)動(dòng)時(shí)移交手續(xù)不清楚。檔案資料保管分散，沒(méi)有專人保管，導(dǎo)致檔案資料收集不全，甚至相當(dāng)一部分資料分散于各科室或個(gè)別人員手中，收集困難，甚至發(fā)生資料丟失。借閱和歸還手續(xù)不嚴(yán)格，久借未歸檔的資料沒(méi)有及時(shí)催還;更深層次的問(wèn)題是，相當(dāng)一部分醫(yī)院缺乏經(jīng)過(guò)職業(yè)培訓(xùn)的檔案管理專業(yè)技術(shù)人員。

2、增強(qiáng)對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案工作重要性認(rèn)識(shí)

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院對(duì)固定資產(chǎn)管理的重要憑證。醫(yī)療設(shè)備在一定的時(shí)間內(nèi)，從開始購(gòu)置到正常運(yùn)行，直至最終報(bào)廢，有一個(gè)循環(huán)周期的使用過(guò)程。醫(yī)療設(shè)備檔案是指所產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價(jià)值的各種技術(shù)性和非技術(shù)性的載體資料。醫(yī)療設(shè)備檔案的主要價(jià)值，有著促進(jìn)醫(yī)療水平可持續(xù)的發(fā)展，提高醫(yī)院的綜合管理優(yōu)勢(shì)的作用[4]。

例如，在設(shè)備使用規(guī)劃中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供有效的信息資源，支持醫(yī)院主管領(lǐng)導(dǎo)的決策，合理配置醫(yī)療資源，防止貴重儀器閑置浪費(fèi)、杜絕盲目引進(jìn)和重復(fù)購(gòu)置[5]。在設(shè)備采購(gòu)及售后服務(wù)中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供具有法律依據(jù)的“合同書”，根據(jù)合同條款的約定，保障醫(yī)院的合法權(quán)益不受損害。在醫(yī)療設(shè)備日常運(yùn)行中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供詳細(xì)的技術(shù)資料，為日常維護(hù)和故障檢修工作帶來(lái)極大的幫助，保證醫(yī)療設(shè)備的安全和穩(wěn)定運(yùn)行。在醫(yī)療設(shè)備報(bào)廢審核中，醫(yī)療設(shè)備檔案能夠提供真實(shí)的原始資料，發(fā)揮其功用，合理報(bào)廢資產(chǎn)，防止醫(yī)療資源浪費(fèi)。真正把醫(yī)療設(shè)備的立項(xiàng)采購(gòu)、基本情況、監(jiān)測(cè)檢查、故障維修、日常維護(hù)、大型維修、報(bào)廢等情況真實(shí)地反映在設(shè)備檔案中。

所以，建立完整的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度，管理好、保存好、使用好檔案資源，才能使其充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)療、教學(xué)、科研中的作用。為了保證醫(yī)療設(shè)備的正常運(yùn)作，管好用好設(shè)備，在設(shè)備檔案具體管理中，要把醫(yī)療設(shè)備檔案視為晴雨表[6]。使其真正融入監(jiān)督醫(yī)療設(shè)備管理、跟蹤醫(yī)療設(shè)備服務(wù)、維護(hù)、維修醫(yī)療設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)的整個(gè)環(huán)節(jié)和全過(guò)程中。

統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，充分意識(shí)到醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性之后，就應(yīng)該給檔案管理工作提供必要的物質(zhì)條件，引進(jìn)檔案管理專業(yè)的技術(shù)人才，成立專職的設(shè)備檔案管理機(jī)構(gòu)，制訂完善的規(guī)章制度，規(guī)范工作流程，明確醫(yī)療設(shè)備檔案相關(guān)人員的分工，加強(qiáng)協(xié)作，才能使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

3、規(guī)范操作流程，完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理

3.1 制訂切實(shí)可行的醫(yī)療設(shè)備檔案管理規(guī)章制度

成立由相關(guān)管理人員和檔案管理人員共同組成的“醫(yī)療設(shè)備檔案管理小組”。它隸屬于醫(yī)療設(shè)備管理的職能部門，負(fù)責(zé)整個(gè)醫(yī)院的設(shè)備檔案管理工作，修訂、完善醫(yī)院檔案管理制度。檔案管理小組成員需認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保密法》和《病案管理規(guī)定》等相關(guān)法律，增進(jìn)依法治檔的意識(shí)。設(shè)置醫(yī)療設(shè)備檔案專職崗位，應(yīng)聘用檔案管理的專業(yè)技術(shù)人員，負(fù)責(zé)檔案管理的日常工作。設(shè)置兼職崗位，可由相關(guān)科室負(fù)責(zé)人和儀器設(shè)備主要使用者，在一定時(shí)間內(nèi)負(fù)責(zé)所在科室的檔案管理，定期查看、整理、核實(shí)醫(yī)療設(shè)備的使用記錄，匯總后送交設(shè)備管理部門，經(jīng)審核后移交到設(shè)備檔案室保存[5,7]。

3.2 明確劃定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍

歸檔內(nèi)容由兩部分組成:設(shè)備采購(gòu)過(guò)程產(chǎn)生的文件和設(shè)備使用過(guò)程形成的資料。①申請(qǐng)及采購(gòu)過(guò)程所產(chǎn)生的文件：采購(gòu)申請(qǐng)和論證、公開招投標(biāo)書或采購(gòu)合同、商務(wù)談判記錄、評(píng)標(biāo)和開標(biāo)文件、中標(biāo)通知書、正式采購(gòu)合同、售后服務(wù)協(xié)議、發(fā)票復(fù)印件(原件保存在財(cái)務(wù)檔案中)、標(biāo)準(zhǔn)配置的裝箱單、貨物運(yùn)輸單據(jù)、安裝調(diào)試結(jié)果、驗(yàn)收檢測(cè)證明、設(shè)備操作說(shuō)明、維修技術(shù)資料，生產(chǎn)制造許可證、注冊(cè)登記證、銷售許可證。屬于嚴(yán)格監(jiān)管的特種設(shè)備，還需要有政府部門出具的技術(shù)鑒定和使用許可。屬于衛(wèi)生部、省衛(wèi)生廳嚴(yán)格配置的大型設(shè)備，必須要有醫(yī)療設(shè)備配置的許可證。屬于進(jìn)口的設(shè)備，特別是享受國(guó)家免稅政策的進(jìn)出口設(shè)備，還需要有機(jī)電設(shè)備的進(jìn)口證明、海關(guān)免稅證明、報(bào)關(guān)單憑證、外貿(mào)合同、質(zhì)量保證書、發(fā)票憑證、商品檢驗(yàn)報(bào)告、注冊(cè)許可證等。②設(shè)備使用過(guò)程形成的資料有：設(shè)備的使用登記、開機(jī)負(fù)荷累積量、消耗品類型及數(shù)量統(tǒng)計(jì)、操作規(guī)程、故障維修記錄、固定資產(chǎn)的經(jīng)濟(jì)效益分析、使用率與完好率統(tǒng)計(jì)、醫(yī)療診斷的陽(yáng)性檢出率、報(bào)廢申請(qǐng)與審批記錄等等。

3.3 積極創(chuàng)新設(shè)備檔案的整理方法

檔案經(jīng)過(guò)初步簡(jiǎn)單粗略整理后，仍然處于條理不清的狀態(tài)。只有經(jīng)過(guò)科學(xué)地整理，系統(tǒng)地排列，有序地存放，才能便于今后的管理和查閱使用。常規(guī)的整理過(guò)程是先按大類劃分并登記目錄，然后對(duì)每個(gè)類型進(jìn)行整理匯總并登記目錄，最后制訂具體醫(yī)療設(shè)備的檔案卷冊(cè)。對(duì)每份醫(yī)療設(shè)備文件進(jìn)行編號(hào)，按規(guī)范對(duì)文件進(jìn)行順序排列，最后編寫卷內(nèi)目錄：序號(hào)、文件號(hào)、責(zé)任人、文件標(biāo)題、日期、頁(yè)碼和備注。

查閱醫(yī)療設(shè)備檔案只需按類型瀏覽目錄，查詢某臺(tái)醫(yī)療設(shè)備的卷內(nèi)目錄，就可了解該設(shè)備的檔案具體明細(xì)表，為查閱者提供極大方便。當(dāng)然，隨著計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)的普遍應(yīng)用，紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，醫(yī)療設(shè)備檔案整理的方法需要管理人員去不斷創(chuàng)新[8]。例如，開發(fā)功能齊全的醫(yī)療設(shè)備檔案管理系統(tǒng)，建立醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)計(jì)科學(xué)的檢索系統(tǒng)和針對(duì)不同需求的檢索工具，以適應(yīng)差異化的信息需求;設(shè)計(jì)完善的統(tǒng)計(jì)分析功能，為管理工作提供匯總信息。這就要求管理人員不斷更新知識(shí)，接受新事物，才能適應(yīng)新形勢(shì)的變化需要。

3.4 不斷拓展醫(yī)療設(shè)備檔案的應(yīng)用領(lǐng)域

建立醫(yī)療設(shè)備檔案的工作目的和價(jià)值是廣泛被臨床醫(yī)務(wù)工作者應(yīng)用，為醫(yī)院各項(xiàng)工作提供信息服務(wù)。檔案管理人員不僅要確保檔案資料的收集齊全，整理規(guī)范;同時(shí)更要求以認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的工作作風(fēng)，給醫(yī)療設(shè)備檔案使用者提供高效的服務(wù)。真正使醫(yī)療設(shè)備檔案在提升本院的綜合診療水平，為醫(yī)院管理決策部門了解最新動(dòng)態(tài)及新技術(shù)的開展等方面，提供有重要價(jià)值的醫(yī)療信息[9]。因此進(jìn)一步加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理，是醫(yī)院管理的重要標(biāo)志，是促進(jìn)醫(yī)院全面發(fā)展的必然要求。

結(jié) 語(yǔ)

醫(yī)療設(shè)備檔案的有效利用，是檔案管理工作得以持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。檔案管理人員要不斷提高專業(yè)知識(shí)水平和工作責(zé)任心，以細(xì)致、周到的工作，保證檔案資料的有效性和完整性。在現(xiàn)今信息時(shí)代要加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案動(dòng)態(tài)管理，及時(shí)收集和分析信息資源，充分發(fā)揮檔案信息的作用，為有計(jì)劃引進(jìn)設(shè)備及合理選型提供科學(xué)依據(jù)，促進(jìn)醫(yī)院管理工作的發(fā)展，推動(dòng)醫(yī)療服務(wù)水平的提升，更好地為廣大群眾服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 黃瑞峰 淺談醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策 醫(yī)療裝備 2007,20(1):25-26.

[2] 朱水芳.淺談醫(yī)療設(shè)備檔案的管理 .中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)生 2007,45(9):95-97.

[3] 李魁生.醫(yī)療設(shè)備的檔案管理淺論 新西部 下半月,2007(12X):117.

篇（4）

【關(guān)鍵詞】  設(shè)備管理　重要性　檔案管理

醫(yī)院作為救死扶傷的地方，醫(yī)療設(shè)備在此過(guò)程中作為起到相當(dāng)重要的作用，是不斷提高醫(yī)學(xué)科學(xué)技術(shù)水平的基本條件，此時(shí)醫(yī)院設(shè)備管理顯得非常重要。檔案管理作為設(shè)備管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，卻常被各醫(yī)院設(shè)備管理領(lǐng)導(dǎo)者所忽視，其管理水平的好壞，將直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，首先應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并將工作落實(shí)到實(shí)處，發(fā)揮其應(yīng)有的作用［1］?，F(xiàn)就把我院設(shè)備管理這方面的工作和大家做一次交流，以達(dá)到相互促進(jìn)的目的。

    1首先認(rèn)識(shí)建立設(shè)備檔案的重要性醫(yī)療設(shè)備檔案包括：設(shè)備出廠隨機(jī)相關(guān)資料、證件、設(shè)備運(yùn)行過(guò)程中產(chǎn)生的相關(guān)文字資料（如：運(yùn)行記錄、維修保養(yǎng)記錄、計(jì)量設(shè)備的相關(guān)合格證）等。如何管好用好醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備，提高設(shè)備的使用率，減少設(shè)備的故障率，則必須建立較全面的設(shè)備技術(shù)檔案，并輔之有效的管理。讓其貫穿整個(gè)設(shè)備管理工作，在設(shè)備采購(gòu)、使用、保養(yǎng)維修及管理等工作中充分利用。如通過(guò)查看設(shè)備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對(duì)經(jīng)常出現(xiàn)故障的設(shè)備進(jìn)行預(yù)防性維修，利用維修記錄中老的故障現(xiàn)象及維修經(jīng)過(guò)可縮短設(shè)備維修的時(shí)間及有效安排維修過(guò)程，從而，減少了維修費(fèi)用，縮短維修工時(shí)，有效提高設(shè)備的利用率。必須利用好這些檔案資料，主動(dòng)、及時(shí)地為各設(shè)備使用科室服務(wù)、為領(lǐng)導(dǎo)決策提供相關(guān)依據(jù)，此時(shí)，設(shè)備檔案顯得尤為重要。

    2其次建立完善的制度利用辦公會(huì)將相關(guān)文件分發(fā)給所有科室，強(qiáng)化各級(jí)管理人員的制度意識(shí)，使之配合設(shè)備管理工作的進(jìn)行。我院成立由院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)的設(shè)備管理工作，實(shí)行院部、科室、操作人員三級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)。利用制定的監(jiān)督檢查機(jī)制定期或不定期對(duì)科室進(jìn)行賬卡物及相關(guān)內(nèi)容的檢查，將檢查結(jié)果納入科室每月的綜合質(zhì)量考核，上報(bào)院辦公室及擬報(bào)整改措施，與科室的獎(jiǎng)金、評(píng)先進(jìn)、評(píng)優(yōu)掛鉤。我院設(shè)備檔案信息實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，設(shè)備檔案由專人專柜負(fù)責(zé)日常收集全院設(shè)備資料，將全院每一臺(tái)設(shè)備逐一編號(hào)登記在冊(cè)且張貼標(biāo)簽，每半年對(duì)全院設(shè)備進(jìn)行一次清查，對(duì)萬(wàn)元以上設(shè)備每月進(jìn)行使用效率分析，將收集到信息錄入電腦，以便日后查閱，在全院形成一個(gè)有效的管理網(wǎng)絡(luò)。

    3設(shè)備檔案收集工作貫穿于設(shè)備申購(gòu)到設(shè)備報(bào)廢如參與設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)，可為采購(gòu)部提供相關(guān)參數(shù)，參與設(shè)備的安裝與驗(yàn)收工作，索取相關(guān)證件及收集設(shè)備資料及時(shí)建立檔案（如：說(shuō)明書、隨機(jī)光盤、圖紙等）相關(guān)手續(xù)齊全后方可驗(yàn)收，科室如需要資料可提供相關(guān)復(fù)印件，并履行借閱手續(xù)。監(jiān)督制定新裝設(shè)備使用流程及制度，大型設(shè)備分管到人，并將信息錄入電腦。

篇（5）

近年來(lái)，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴(kuò)大，醫(yī)療業(yè)務(wù)水平的提高，很多醫(yī)院的基礎(chǔ)診療設(shè)備和專科設(shè)備投入在增加，在采購(gòu)醫(yī)療設(shè)備的過(guò)程中，也形成了大量具有法律效力的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料，這些檔案資料形式多樣化、種類繁多、數(shù)量巨大。因此，為了進(jìn)一步完善醫(yī)院固定資產(chǎn)管理，規(guī)范醫(yī)療設(shè)備檔案的收集、歸檔工作，建立并完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案顯得極其重要且必要。文章從當(dāng)前地方三甲醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理現(xiàn)狀出發(fā)，歸納出醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理存在的主要問(wèn)題，并分析了問(wèn)題的成因，最后通過(guò)規(guī)范化的管理視角，提出醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理的幾個(gè)思路，以促進(jìn)醫(yī)院檔案管理水平的不斷提升。

一、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理現(xiàn)狀

由于醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作流程復(fù)雜、涉及的部門多、特別是大型醫(yī)療設(shè)備的采購(gòu)周期較長(zhǎng)，這就對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同提出了新的挑戰(zhàn)和要求，而對(duì)應(yīng)的采購(gòu)合同檔案也就隨之出現(xiàn)了較為常見的問(wèn)題。

（一）部分醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料缺乏完整性

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)過(guò)程經(jīng)歷了使用科室提出申請(qǐng)、設(shè)備科組織院內(nèi)市場(chǎng)詢價(jià)（金額較大的需外出招標(biāo)）、報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)班子審批決策等階段。從使用科室提出申請(qǐng)開始，就產(chǎn)生了對(duì)應(yīng)的工作記錄表格，表格需要按要求填寫內(nèi)容，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批，在多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)審批、使用科室確認(rèn)簽字、其他部門共同參與詢價(jià)并簽字確認(rèn)的過(guò)程中，難免發(fā)生漏簽字、忘記收集相關(guān)材料的情況，因此，在收集采購(gòu)合同檔案材料時(shí)，資料內(nèi)容不全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

（二）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案收集難度大

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案包含的內(nèi)容豐富，從大多數(shù)醫(yī)院的檔案看，主要包括：采購(gòu)合同、廉潔協(xié)議、醫(yī)院內(nèi)部送相關(guān)部門審核的內(nèi)審合同、院領(lǐng)導(dǎo)班子的決策批示材料、招標(biāo)（詢價(jià)）記錄表、使用科室的申請(qǐng)報(bào)告、可行性報(bào)告、職代會(huì)議案和決議批文、招標(biāo)文件、成交通知書、評(píng)標(biāo)報(bào)告等材料。這些檔案資料內(nèi)容豐富，經(jīng)手的人多（涉及到醫(yī)院設(shè)備科、招標(biāo)辦、院領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)銷公司等），每個(gè)檔案資料產(chǎn)生的時(shí)間沒(méi)有固定節(jié)點(diǎn)，而且有時(shí)經(jīng)銷公司提供的原始材料不完整，這些因素大大增加了收集檔案資料的難度。

（三）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸檔后不能封卷

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案屬于醫(yī)療設(shè)備檔案的一個(gè)重要部分，也是整個(gè)醫(yī)療設(shè)備“生命線的開端”。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案為開端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。例如某臺(tái)直線加速器采購(gòu)建檔后，某天發(fā)生了故障，維修工程師到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行維修，更換了某個(gè)零部件，還填寫了檢測(cè)、維修報(bào)告單，那么該維修報(bào)告單、檢測(cè)報(bào)告單就需要及時(shí)收入該設(shè)備對(duì)應(yīng)的檔案盒中。因此，醫(yī)療設(shè)備檔案不能封卷，直到該設(shè)備報(bào)廢。

（四）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案檢索查閱方法單一

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備管理的信息之源，是醫(yī)療設(shè)備管理規(guī)劃化、科學(xué)化的基礎(chǔ)。一個(gè)全面、完善的醫(yī)療設(shè)備檔案庫(kù)，對(duì)設(shè)備管理具有深遠(yuǎn)的意義。目前為止，很多醫(yī)院都尚未開展檔案信息庫(kù)建設(shè)，但醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的利用率極高，因此，大多數(shù)相關(guān)工作人員只能通過(guò)Exel表格來(lái)完成醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的內(nèi)容錄入、查找工作，雖然也達(dá)到了一定的預(yù)期效果，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)、系統(tǒng)的信息化建設(shè)來(lái)說(shuō)，這樣的查閱方法還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。

二、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理中存在問(wèn)題的原因分析

（一）檔案意識(shí)不高

一方面，由于醫(yī)療設(shè)備檔案不像醫(yī)療、科研等檔案那樣能直接產(chǎn)生社會(huì)效益和采購(gòu)效益，所以長(zhǎng)期以來(lái)得不到領(lǐng)導(dǎo)、職工的重視，極少設(shè)有對(duì)應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位，專職的醫(yī)療設(shè)備檔案管理員崗位更加談不上，檔案管理意識(shí)比較淡薄，忽視醫(yī)療設(shè)備檔案的重要性和必要性。另一方面，一些從事醫(yī)療設(shè)備檔案管理的工作人員由于對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不夠，或者在兼任的醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，其他日常工作已占用大量的時(shí)間，醫(yī)療設(shè)備檔案管理顯得被動(dòng)、不受重視，甚至出現(xiàn)許多醫(yī)療設(shè)備檔案資料其實(shí)只是處于長(zhǎng)期堆放的狀態(tài)，沒(méi)有及時(shí)整理歸檔，更談不上利用。

（二）歸檔范圍不規(guī)范

在醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案中，從申購(gòu)設(shè)備到醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)工作結(jié)束，經(jīng)歷了提出申請(qǐng)、委員/專家論證、設(shè)備立項(xiàng)、設(shè)備招標(biāo)/詢價(jià)、簽訂醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同五個(gè)階段。在這幾個(gè)階段中，形成了大量的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案資料，但是由于醫(yī)院各職能部門不同、檔案收集缺乏依據(jù)，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的購(gòu)置報(bào)告、審批過(guò)程材料、招標(biāo)材料、醫(yī)療設(shè)備生產(chǎn)廠家證件材料、成交經(jīng)銷商證件材料以及授權(quán)書等資料的收集存在較大的困難，各個(gè)部門所收集的檔案材料也有較大的差異，這些因素都導(dǎo)致了醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸檔范圍的不規(guī)范。

（三）醫(yī)療設(shè)備檔案管理屬于動(dòng)態(tài)管理過(guò)程

醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案不能封卷，因?yàn)樵摍n案管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過(guò)程，以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案為開端，后續(xù)隨時(shí)都有可能需要補(bǔ)充檔案。醫(yī)療設(shè)備招投標(biāo)工作完成后，將所收集的材料按規(guī)定進(jìn)行整理，根據(jù)資料內(nèi)容制作醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同，經(jīng)醫(yī)院和成交經(jīng)銷商溝通無(wú)異議后，送到醫(yī)院的合同審核部門審核合同內(nèi)容，最終雙方簽訂正式合同。從合同簽訂生效之日起，醫(yī)療設(shè)備的價(jià)格、保修、付款方式、交貨時(shí)限等信息已確定，但這并沒(méi)有最終結(jié)束，后續(xù)將涉及設(shè)備的安裝驗(yàn)收、維修保養(yǎng)、付款、報(bào)廢等工作，所以醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案形成后，不能封卷，這也給檔案的保管工作增加了難度。

（四）醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案歸口管理問(wèn)題

醫(yī)院檔案室，負(fù)責(zé)管理全院的檔案，各科室收集整理好的檔案在規(guī)定時(shí)間內(nèi)統(tǒng)一移交到醫(yī)院檔案室，這就涉及到歸口管理。醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)移交醫(yī)院檔案室，存在一定的利弊關(guān)系。利的方面，主要表現(xiàn)為檔案統(tǒng)一在檔案室管理，避免出現(xiàn)重復(fù)管理、多頭領(lǐng)導(dǎo)。弊的方面，主要表現(xiàn)為醫(yī)療設(shè)備統(tǒng)一管理后，一方面查閱不便；另一方面，每個(gè)領(lǐng)域的檔案都具有一定的專業(yè)性，歸口管理后，檔案室的工作人員在借閱檔案時(shí)對(duì)檔案的了解程度存在一定的局限性。

三、醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案規(guī)范化管理思路

要對(duì)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案進(jìn)行規(guī)范化的管理，首先，要強(qiáng)化檔案的管理意識(shí)；其次，要明確檔案的歸檔范圍；最后要不斷完善檔案的歸檔及保管形式。

（一）加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的管理意識(shí)

目前，醫(yī)院檔案管理工作中，即使是專職的檔案管理員也很難做到將大部分的精力用在檔案的管理工作上，為了進(jìn)一步完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的管理，應(yīng)在意識(shí)上有根本性的轉(zhuǎn)變。首先，要強(qiáng)化醫(yī)院上下的檔案管理意識(shí)，通過(guò)經(jīng)典事件、實(shí)例展現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案在日常工作中的重要性；其次，定期匯報(bào)醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案工作情況，統(tǒng)計(jì)好借閱的次數(shù)、內(nèi)容等；最后，要加強(qiáng)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)，從專業(yè)角度提升專職和兼職檔案員的意識(shí)。

（二）明確醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔范圍

1．醫(yī)療設(shè)備申請(qǐng)階段：大多數(shù)醫(yī)院的設(shè)備采購(gòu)申請(qǐng)都是由年度計(jì)劃采購(gòu)和臨時(shí)緊急采購(gòu)組成。不管是年度采購(gòu)計(jì)劃還是臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)都是由設(shè)備的使用科室提出，從使用科室層面看，涉及到的檔案資料包括：醫(yī)療設(shè)備請(qǐng)購(gòu)表格、配置及技術(shù)參數(shù)要求、可行性報(bào)告、提請(qǐng)職代會(huì)審議的議案等。從設(shè)備科層面看，涉及到的檔案資料包括：各科室申報(bào)項(xiàng)目的匯總表格、召開論證會(huì)議的會(huì)議簽到表、會(huì)議記錄、現(xiàn)場(chǎng)照片、參與論證的專家委員投票、會(huì)議討論的原始材料、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示報(bào)告等。從醫(yī)院層面看，涉及到的檔案資料包括：院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議討論結(jié)果的決策批示。從其他相關(guān)部門層面看，涉及到的檔案資料包括：大型醫(yī)用設(shè)備購(gòu)置許可、同意增配大型醫(yī)用設(shè)備的批復(fù)等。所有這些涉及到設(shè)備購(gòu)置的檔案，都必須存檔留存。

2．醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)階段：醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)活動(dòng)管理權(quán)限，整理需要采購(gòu)的設(shè)備的主要參數(shù)及配置要求，通過(guò)媒體方式公開招標(biāo)信息，組織召開招標(biāo)會(huì)議，上報(bào)招標(biāo)結(jié)果。其中，院內(nèi)的檔案包含：招標(biāo)議價(jià)記錄表格或書面記錄、上報(bào)院領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議的招標(biāo)情況報(bào)告、院領(lǐng)導(dǎo)的決策批復(fù)等。投標(biāo)公司的提供的檔案包含：投標(biāo)文件（報(bào)價(jià)表、廠家證件、授權(quán)書、經(jīng)銷商證件、產(chǎn)品配置清單、產(chǎn)品介紹等）、外出招標(biāo)的還需要提供中標(biāo)通知書、評(píng)標(biāo)報(bào)告等。

（三）完善醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔及保管形式

只有科學(xué)地整理設(shè)備檔案，將其有序存放、系統(tǒng)排列，才能提高檔案的調(diào)取、利用效率。一方面，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案的歸檔現(xiàn)在大多數(shù)還只是由專職或兼職的檔案員負(fù)責(zé)收集整理，隨著當(dāng)前信息化建設(shè)的快速發(fā)展，手工的登記、查詢效率低，為此，檔案歸檔時(shí)應(yīng)建立對(duì)應(yīng)的電子數(shù)據(jù)庫(kù)，為后續(xù)的調(diào)用、查閱檔案打下良好的基礎(chǔ)，也便于檔案的管理。另一方面，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案現(xiàn)在基本上可以分為兩種保管形式，一是保管在醫(yī)院綜合檔案室，二是直接保管在設(shè)備科。為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的管理，醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案趨向于統(tǒng)一移交醫(yī)院綜合檔案室保管，這樣更有利于專職檔案人員的培養(yǎng)、形成更加系統(tǒng)專業(yè)的檔案管理庫(kù)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科學(xué)的快速發(fā)展，各種先進(jìn)的醫(yī)療設(shè)備陸續(xù)進(jìn)入各級(jí)醫(yī)院，醫(yī)療設(shè)備的管理成為醫(yī)院醫(yī)療管理工作的重要環(huán)節(jié)，而醫(yī)療設(shè)備的檔案管理為醫(yī)療設(shè)備管理的重中之重。通過(guò)建立系統(tǒng)齊全的醫(yī)療設(shè)備采購(gòu)合同檔案管理框架，才能用詳細(xì)的醫(yī)療設(shè)備分析報(bào)告為醫(yī)院購(gòu)置醫(yī)療器械提供充分的決策依據(jù)；用詳實(shí)設(shè)備的申請(qǐng)審批手續(xù)資料、招議標(biāo)記錄、招標(biāo)承諾資料等為招標(biāo)采購(gòu)的法制化、規(guī)范化提供重要的保證；用合同規(guī)定的保修期限為醫(yī)療設(shè)備的維修、保養(yǎng)提供技術(shù)依據(jù)，為保證醫(yī)療質(zhì)量，促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。

作者:韋雙莉 單位:廣西醫(yī)科大學(xué)第四附屬醫(yī)院柳州市工人醫(yī)院

參考文獻(xiàn)：

[1]史維新．醫(yī)院設(shè)備檔案的管理．蘇州絲綢工學(xué)院學(xué)報(bào)．2000（6）．

篇（6）

Abstract: the measuring instruments management work is a quality supervision and inspection center of a authoritative and technical, service of the important work. Strengthening measurement instruments instrument equipment archives management can promote technical testing unit asset management standardization, which is helpful to realize the resource sharing and increase the value of assets, and promote detection techniques and improve the scientific research level. In this paper, the measuring instruments, the importance of the management and function, and in the light of how to measure instrument equipment archives management instruments makes a further discussion.

Keywords: measurement instrument file management

中圖分類號(hào)：TH71 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)

儀器設(shè)備檔案管理的重要性

近幾年來(lái),大多數(shù)的檢測(cè)機(jī)構(gòu)都把儀器設(shè)備檔案管理作為本單位檔案管理的一個(gè)重要部分,落實(shí)措施,重點(diǎn)加強(qiáng)環(huán)節(jié)管理,使儀器設(shè)備檔案在日常的工作中起到了較好的作用。為了保證儀器設(shè)備的正常運(yùn)作，管好用好儀器設(shè)備，在儀器設(shè)備檔案具體管理中，要把儀器設(shè)備檔案視為晴雨表、跟蹤器，使儀器設(shè)備檔案管理真正地融入監(jiān)督管理、服務(wù)管理、維修管理的整個(gè)環(huán)節(jié)和全部過(guò)程。加強(qiáng)計(jì)量器具檔案管理,有利于掌握儀器設(shè)備運(yùn)行狀況,有利于設(shè)備檔案資料保管的完整性和為儀器設(shè)備的及時(shí)維修提供依據(jù)。加強(qiáng)計(jì)量器具檔案管理是現(xiàn)代化質(zhì)檢中心管理的需要。管理好儀器的設(shè)備檔案可發(fā)揮一定的管理效果和社會(huì)效益。

二、儀器設(shè)備資料檔案的作用

1. 有利于發(fā)揮檔案信息在計(jì)劃和采購(gòu)環(huán)節(jié)中的調(diào)控作用

完整的檔案信息既能反映該設(shè)備使用狀況，也是相關(guān)單位制訂和審核設(shè)備采購(gòu)計(jì)劃的重要依據(jù)。規(guī)范檔案信息有助于全面系統(tǒng)地反饋該設(shè)備各項(xiàng)性能指標(biāo)、完好率、利用率以及售后服務(wù)水平等情況，這些信息將為今后的設(shè)備采購(gòu)和管理提供指導(dǎo)性意見。如能很好地利用這些信息，就可制定出切實(shí)可行的采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)前，完善的設(shè)備檔案管理制度可將不合格的設(shè)備，或者不講誠(chéng)信的生產(chǎn)廠家拒之門外。

2、有利于提升人員素質(zhì)

目前，國(guó)內(nèi)公開發(fā)行的與儀器設(shè)備相關(guān)的雜志較多，而一般單位因資金和訂購(gòu)重點(diǎn)的關(guān)系，往往僅能訂有限的幾種專業(yè)雜志。而建立儀器設(shè)備檔案必然要訂購(gòu)相應(yīng)的材料，儀器設(shè)備管理人員和工程技術(shù)人員通過(guò)閱讀和學(xué)習(xí)這些資料，可以及時(shí)的了解國(guó)內(nèi)外儀器設(shè)備發(fā)展的最新動(dòng)態(tài)、先進(jìn)技術(shù)、管理經(jīng)驗(yàn)以及最新產(chǎn)品。工程技術(shù)人員可以通過(guò)雜志刊登的一些系列專題講座較系統(tǒng)的掌握各類儀器設(shè)備的結(jié)構(gòu)、工作原理，這是除儀器設(shè)備培訓(xùn)外的唯一的途徑；工程技術(shù)人員還可以通過(guò)專業(yè)雜志的維修事例分析和故障排除經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)，來(lái)不斷提高分析、排除故障的能力。同時(shí)還可減少維修失誤，少走彎路。

3、有利于服務(wù)管理

儀器設(shè)備檔案是提高技術(shù)水平和保證工作質(zhì)量的重要工具?，F(xiàn)代化發(fā)展必須擁有與其功能業(yè)務(wù)相適應(yīng)的儀器設(shè)備，但如何管好用好儀器設(shè)備，提高儀器設(shè)備的有效使用率，減少儀器設(shè)備突發(fā)故障和開機(jī)率低的狀況，只有查閱較為全面的儀器設(shè)備科技檔案，特別是通過(guò)儀器設(shè)備的使用記載，查閱設(shè)備的技術(shù)狀況――完好率、利用率、維修率、報(bào)廢率，從而提前報(bào)告和督促有關(guān)維修部門及時(shí)進(jìn)行儀器設(shè)備維修，可以根據(jù)其維修記錄，對(duì)較為貴重的設(shè)備采取預(yù)防性維修，充分做好維修前的準(zhǔn)備工作以縮短停機(jī)時(shí)間，減少修理費(fèi)用，減少儀器設(shè)備對(duì)人身的傷殘。管好用好儀器設(shè)備檔案，能充分發(fā)揮其在日常工作中的作用，保證提高工作質(zhì)量和技術(shù)水平，主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確地為應(yīng)用于服務(wù)當(dāng)中，為搞好服務(wù)管理給領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效憑證。另外，儀器設(shè)備檔案還有利于各方開展儀器設(shè)備的使用效益分析，通過(guò)效益分析，幫助使用單位綜合分析儀器設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，開發(fā)儀器設(shè)備的新功能，盡量擴(kuò)大儀器設(shè)備的服務(wù)范圍，提高設(shè)備的利用價(jià)值。

三、如何做好檔案管理工作

1、檔案資料內(nèi)容要全面

(1)儀器設(shè)備購(gòu)置階段。

儀器設(shè)備購(gòu)置階段形成的資料有：設(shè)備的購(gòu)置計(jì)劃、購(gòu)置申請(qǐng)書、購(gòu)置批準(zhǔn)書、各廠家的報(bào)價(jià)單、設(shè)備購(gòu)置技術(shù)論證結(jié)論材料（選中廠家的原因、生產(chǎn)廠家的資質(zhì)和計(jì)量認(rèn)證材料）、訂購(gòu)合同、發(fā)票單據(jù)等。

（2）設(shè)備開箱驗(yàn)收階段。

設(shè)備開箱驗(yàn)收階段形成的文件資料有：（1）設(shè)備開箱驗(yàn)收記錄、裝箱單、出廠檢定證書、出廠合格證書、保修單、設(shè)備結(jié)構(gòu)原理圖、線路圖、使用說(shuō)明書、設(shè)備的影（音）資料等所有隨機(jī)文件和隨機(jī)配件；（2）設(shè)備安裝調(diào)試記錄（應(yīng)雙方或三方簽字認(rèn)可）和移交接收記錄。（3）設(shè)備使用階段。

設(shè)備使用階段形成的資料有：a設(shè)備履歷書（包括設(shè)備的編號(hào)、類型、名稱、型號(hào)、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、價(jià)格、設(shè)備的技術(shù)狀況、開箱驗(yàn)收階段形成的文件資料目錄、驗(yàn)收結(jié)論、操作規(guī)程、開始使用日期）；b檢定證書；c設(shè)備啟用評(píng)估資料；d啟用申請(qǐng)；e使用記錄；f保養(yǎng)、檢修、檢查記錄；g功能開發(fā)和技術(shù)改造記錄；h事故及損壞記錄；i停用記錄等等。

(4)設(shè)備報(bào)廢處理階段。

設(shè)備報(bào)廢處理階段形成的資料有：設(shè)備報(bào)廢申請(qǐng)與審批材料、設(shè)備報(bào)廢處理資料等。

由于部分儀器設(shè)備從購(gòu)置、驗(yàn)收到使用可以有幾十年的時(shí)間，在這幾十年的時(shí)間里，需要一直不停地追蹤收集整個(gè)設(shè)備的使用、維護(hù)、檢修記錄等材料，所以在這個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程中，我們必須持之以恒地高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)地做好設(shè)備檔案材料的收集工作。確保歸檔文件資料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

2、收集要及時(shí)

（1）對(duì)于外購(gòu)設(shè)備在投入使用之后，應(yīng)立即將設(shè)備申購(gòu)、開箱驗(yàn)收階段的相關(guān)資料以及設(shè)備的操作規(guī)程、檢定證書、設(shè)備啟用評(píng)估、啟用申請(qǐng)等相關(guān)資料交給本單位檔案管理員歸檔立卷。

（2）對(duì)于設(shè)備的周期檢定證書、使用記錄、維修記錄、保養(yǎng)記錄、檢修記錄、檢查記錄、停用申請(qǐng)等過(guò)程資料計(jì)量管理人員應(yīng)及時(shí)交給本單位檔案管理員歸檔。

（3）整理要規(guī)范

設(shè)備儀器檔案的整理是按照科技檔案的整理要求進(jìn)行的，所以，具體整理可參考“基建檔案整理要求”。

歸檔的設(shè)備儀器文件材料，必須完整、系統(tǒng)、真實(shí)地反映設(shè)備儀器從申購(gòu)到報(bào)廢的全過(guò)程。對(duì)于同一生產(chǎn)廠家的相同型號(hào)的設(shè)備儀器應(yīng)分開歸檔，嚴(yán)格落實(shí)“一機(jī)一檔一盒”的要求。

四、總結(jié)

儀器設(shè)備檔案管理是儀器設(shè)備管理中的一個(gè)重要組成部分，設(shè)備檔案是儀器設(shè)備管理的基礎(chǔ)，亦是一種重要的信息資源，具有不可低估的作用。我們要高度重視資料檔案管理，發(fā)揮其潛在功能，多策并舉，使其在儀器設(shè)備管理中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

參考文獻(xiàn)：

篇（7）

醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)在日常的工作中涉及到的工作包括日常的醫(yī)療、衛(wèi)生的防疫、醫(yī)療的科研教學(xué)以及醫(yī)療器具的購(gòu)進(jìn)與使用等等為了維持醫(yī)療工作正常進(jìn)行所必須的輔工作，這些工作的產(chǎn)生與進(jìn)行過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)資料以及影像資料等記錄或是證明性質(zhì)的文件，無(wú)論是對(duì)醫(yī)院還是國(guó)家來(lái)說(shuō)這些檔案文件都是一種財(cái)富，其存在不僅可為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)提供相關(guān)的決策參考，還能夠?yàn)閲?guó)家評(píng)估行業(yè)發(fā)展以及制度行業(yè)政策提供依據(jù)，而醫(yī)院的檔案管理工作主要負(fù)責(zé)的便是這類文件的保存與管理工作。

檔案管理工作不僅關(guān)系著當(dāng)前的資金流動(dòng)以及醫(yī)療能力的記錄，更關(guān)系著今后的檔案調(diào)閱與審核的順利實(shí)現(xiàn)，在醫(yī)院的發(fā)展與運(yùn)作過(guò)程中具有承上啟下的銜接作用，這就為研究檔案管理現(xiàn)狀的問(wèn)題與解決方法提供了現(xiàn)實(shí)的條件與必要性。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

1.醫(yī)院檔案管理工作得不到重視

當(dāng)期的醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)于檔案管理的重要性都沒(méi)有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)以及端正的態(tài)度，這就使得檔案的管理工作缺乏必要的資金支持以及專業(yè)的管理隊(duì)伍，這種不重視的態(tài)度自然就導(dǎo)致了檔案管理人員工作態(tài)度的消極以及工總過(guò)程中的應(yīng)付以及敷衍，影響了檔案管理的效果。

2.管理人員業(yè)務(wù)水平不高

當(dāng)前醫(yī)院中的檔案管理人員多數(shù)都不是專業(yè)人員，檔案管理的知識(shí)體系不夠完善，專業(yè)技能也達(dá)不到要求，基本都是在實(shí)踐中現(xiàn)學(xué)現(xiàn)賣，具有較大的臨時(shí)性以及較明顯的應(yīng)付性，對(duì)于檔案資料的分類以及處理辦法都不夠?qū)I(yè)，缺乏科學(xué)性，造成了檔案管理工作的混亂。

3.管理資料內(nèi)容不全

醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作中效果最好的便是對(duì)于病患檔案的管理與保管工作，不僅可以滿足隨時(shí)的調(diào)閱，還是檔案管理中最具有條理性的檔案文件。但是對(duì)于采購(gòu)、建設(shè)以及科研類的文件檔案便沒(méi)能做到類似的負(fù)責(zé)與認(rèn)真，即便是那些財(cái)務(wù)資料、業(yè)務(wù)資料或者是相應(yīng)的文書以及人事資料，都不具有條理性，分類管理的工作十分的不到位，很難發(fā)揮資料的作用與價(jià)值。

4.管理工作不規(guī)范

大部分的醫(yī)院都沒(méi)有對(duì)于檔案管理工作系統(tǒng)化以及規(guī)范化的規(guī)定以及管理，致使檔案管理人員只能夠依據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)以及理解來(lái)進(jìn)行，致使重要的文丟失或者歸類錯(cuò)誤，為日后的調(diào)取以及審閱工作帶來(lái)了一定的困難。

5.管理工作現(xiàn)代化水平不高

由于醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的不重視，檔案管理工作中便很容易出現(xiàn)懶惰以及應(yīng)對(duì)的思想與行為，檔案管理人員難以自主的提高自身的業(yè)務(wù)能力水平，致使檔案管理工作中的問(wèn)題難以解決，檔案管理的方法陳舊落后，管理水平難以提升。

在當(dāng)前的醫(yī)院檔案管理過(guò)程中由于硬件設(shè)備不足，難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的現(xiàn)代化，限制了檔案管理工作的發(fā)展。即便是個(gè)別的醫(yī)院引進(jìn)了先進(jìn)的設(shè)備以及現(xiàn)代管理的技術(shù)，檔案管理人員也難以適應(yīng)其要求，操作水平不高的管理人員難以提高檔案管理工作的水平，提高其現(xiàn)代化水平。

三、優(yōu)化檔案管理的策略建議

1.制定與完善醫(yī)院的檔案管理制度

檔案管理工作需要相關(guān)的制度指導(dǎo)以及規(guī)章約束，為檔案的管理工作提供指導(dǎo)與約束，規(guī)范檔案管理的進(jìn)行。

而制度的制定以及施行，首先便需要領(lǐng)導(dǎo)層改變對(duì)于檔案管理的重視度，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院運(yùn)行與改革的重要性。檔案管理工作作為醫(yī)院管理中一部分，不僅可以保證醫(yī)院工作的正確運(yùn)行，保證醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，還可以保證上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案資料的隨時(shí)調(diào)閱，以便管理層對(duì)醫(yī)院運(yùn)轉(zhuǎn)做出科學(xué)的安排，提高醫(yī)院的效益。

其次，還需要明確檔案管理工作的激勵(lì)制度以及獎(jiǎng)懲原則，即便是考察以及試用期的人員都要有嚴(yán)格的考核以及懲罰制度，體現(xiàn)出醫(yī)院對(duì)于檔案管理工作的重視的同時(shí)也能夠激勵(lì)檔案管理人員工作熱情，進(jìn)而為檔案管理工作提供明確的依據(jù)，提高檔案管理工作的水平。

2.培養(yǎng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力

鑒于檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)的參差不齊，需要在實(shí)踐的過(guò)程中對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)以及專業(yè)知識(shí)深化教育，進(jìn)而提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)。

培訓(xùn)的內(nèi)容不僅要包含檔案管理的專業(yè)知識(shí)，還要包含對(duì)于檔案管理工作重要性的講解，進(jìn)而提高了工作人員責(zé)任意識(shí)、培養(yǎng)了工作人員的從業(yè)道德同時(shí)也端正了工作人員的態(tài)度，不僅能夠培養(yǎng)出檔案管理人員的愛(ài)崗敬業(yè)精神，還能夠強(qiáng)化檔案管理人員的吃苦耐勞精神以及服務(wù)意識(shí)，有效的減少檔案分類歸檔中的錯(cuò)誤，減少珍貴文件的損壞或者丟失現(xiàn)象的發(fā)生，從而切實(shí)的提高了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

3.鼓勵(lì)檔案管理人員進(jìn)行創(chuàng)新

檔案的管理工作對(duì)于醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)以及效益的實(shí)現(xiàn)都有著關(guān)鍵性的作用，這就要求檔案管理工作能夠隨著經(jīng)濟(jì)形勢(shì)以及醫(yī)療改革的深化而不斷的進(jìn)行創(chuàng)新與做出相應(yīng)的改變，適應(yīng)新形勢(shì)與新要求。

篇（8）

高校國(guó)有資產(chǎn)檔案是指在高校國(guó)有資產(chǎn)管理工作中形成的具有招投標(biāo)文件、購(gòu)買合同、資產(chǎn)檔案、出入庫(kù)文件、報(bào)廢文件、捐贈(zèng)文件等材料。高校國(guó)有資產(chǎn)檔案是高校國(guó)有資產(chǎn)管理工作的真實(shí)記錄，是高校資產(chǎn)監(jiān)管部門工作的依據(jù)，是高校建設(shè)發(fā)展的憑證，維護(hù)國(guó)家財(cái)產(chǎn)安全的重要組成部分。過(guò)去十幾年，高校規(guī)?？焖侔l(fā)展，國(guó)有資產(chǎn)短期內(nèi)迅速膨脹，國(guó)有資產(chǎn)管理工作跟不上高校發(fā)展速度，面對(duì)這種新的國(guó)有資產(chǎn)管理工作新形勢(shì)，高校國(guó)有資產(chǎn)檔案管理存在諸多問(wèn)題。

一、當(dāng)前高校國(guó)有資產(chǎn)管理工作的主要問(wèn)題

（一）國(guó)有資產(chǎn)檔案材料不齊全。由于歷史原因，國(guó)有資產(chǎn)檔案在校區(qū)搬遷過(guò)程或者是人員交接過(guò)程中，造成資產(chǎn)檔案材料不齊全。由于高校規(guī)?？焖侔l(fā)展，資產(chǎn)采購(gòu)量較大，資產(chǎn)檔案管理任務(wù)繁重，導(dǎo)致直接或間接造成資產(chǎn)檔案的流失。如對(duì)國(guó)有資產(chǎn)申購(gòu)、驗(yàn)收、使用、維修、改造各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料沒(méi)能及時(shí)歸檔，造成檔案材料的缺失與不完整，使得國(guó)有資產(chǎn)出現(xiàn)了故障后因?yàn)椴荒艿玫搅己玫木S修和保養(yǎng)。

（二）資產(chǎn)檔案制度不健全。有些高校對(duì)資產(chǎn)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，沒(méi)有健全資產(chǎn)檔案管理制度和資產(chǎn)管理員，資產(chǎn)檔案工作沒(méi)有納入學(xué)校的資產(chǎn)管理工作中去，沒(méi)有與資產(chǎn)的計(jì)劃管理、采購(gòu)供應(yīng)和使用等工作緊密結(jié)合，這是造成高校資產(chǎn)檔案缺失和不全的主要原因。有些部門進(jìn)行資產(chǎn)采購(gòu)過(guò)程中未將檔案沒(méi)有列入項(xiàng)目管理工作中，資產(chǎn)檔案管理員處于服務(wù)于項(xiàng)目工程的被動(dòng)的從屬地位，致使采購(gòu)結(jié)束后不進(jìn)行國(guó)有資產(chǎn)檔案驗(yàn)收。

（三）資產(chǎn)檔案管理手段的原始化。在信息化時(shí)代，手工仍運(yùn)用于資產(chǎn)檔案的文書整理立卷、歸檔等工作中。這樣就造成立卷程序和方法仍很傳統(tǒng)，根據(jù)文件的主要類型或文件的特征進(jìn)行區(qū)分和初步組合，擬寫案卷題名，排列卷內(nèi)文件并編號(hào)，填寫卷內(nèi)文件目錄和備考表，編制案卷封面，并對(duì)案卷進(jìn)行裝封。隨著科技的發(fā)展，很多的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換成電子文檔，掃描紙質(zhì)文檔，建立電子檔案，已經(jīng)是迫在眉睫。

（四）資產(chǎn)管理員人員素質(zhì)參差不齊。高校的固定資產(chǎn)規(guī)模較大，一般高校國(guó)有資產(chǎn)處人員編制較少，多由各部門人員兼任，沒(méi)有檔案管理知識(shí)背景，沒(méi)有經(jīng)過(guò)培訓(xùn)就上崗，專業(yè)素質(zhì)、理論水平、思想觀念等方面參差不齊的問(wèn)題十分突出，因而很難將資產(chǎn)檔案收集整理完整，這樣就會(huì)造成資產(chǎn)檔案整理分類缺乏系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性，致使資產(chǎn)檔案存檔材料不規(guī)范，給今后的利用工作帶來(lái)極大的不便。

二、提高高校資產(chǎn)檔案管理的措施

（一）健全資產(chǎn)檔案管理體制。國(guó)有資產(chǎn)管理工作是高校工作的組成部分。由于國(guó)有資產(chǎn)工作涉及面廣，工作量大，因此，高校要把國(guó)有資產(chǎn)管理工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃，其中做好資產(chǎn)檔案管理工作是保證國(guó)有資產(chǎn)不流失，提高利用率的最行之有效的途徑，因此高校需對(duì)國(guó)有資產(chǎn)檔案的管理工作的要引起足夠的重視，健全資產(chǎn)檔案管理制度，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)制，明確責(zé)任，落實(shí)到人。

（二）提高資產(chǎn)管理員的業(yè)務(wù)水平。專職資產(chǎn)檔案管理員須有檔案管理知識(shí)背景，能夠很好的把全校的國(guó)有資產(chǎn)資料進(jìn)行分類歸檔，定期為各類兼職的檔案管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化自主工作意識(shí)，認(rèn)識(shí)資產(chǎn)檔案的管理的重要性。及時(shí)做好各類資產(chǎn)檔案的整理、歸檔。每年進(jìn)行一次資產(chǎn)大清查，進(jìn)行檔案的查漏補(bǔ)缺，對(duì)資產(chǎn)。

（三）提高國(guó)有資產(chǎn)檔案的利用率。國(guó)有資產(chǎn)檔案存檔的好多利弊問(wèn)題都是在調(diào)閱國(guó)有資產(chǎn)檔案的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的，合理的修正檔案目錄的樹狀圖，科學(xué)的將國(guó)有資產(chǎn)檔案進(jìn)行分類，提高國(guó)有資產(chǎn)檔案存檔后的使用率，最大發(fā)揮國(guó)有資產(chǎn)的價(jià)值。

（四）建立資產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)。開發(fā)國(guó)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)，將所有的資產(chǎn)采購(gòu)，立項(xiàng)，驗(yàn)收，歸檔，通通在國(guó)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)上進(jìn)行操作。這樣既免去所有工作人員跑來(lái)跑去的申報(bào)，提高工作效率，同時(shí)對(duì)國(guó)有資產(chǎn)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，最大化的保證國(guó)有資產(chǎn)檔案的完整性。既方便今后檔案的查找、調(diào)閱，節(jié)省保管檔案的空間，同時(shí)也對(duì)所有過(guò)程進(jìn)行很好的監(jiān)控，對(duì)國(guó)有資產(chǎn)的管理提高到一個(gè)新臺(tái)階。

針對(duì)高校資產(chǎn)檔案管理中存在的問(wèn)題，科學(xué)的提高國(guó)有資產(chǎn)檔案管理，促進(jìn)國(guó)有資產(chǎn)檔案工作更好地服務(wù)于學(xué)校的科學(xué)發(fā)展，確保國(guó)有資產(chǎn)的完整，實(shí)現(xiàn)國(guó)有資產(chǎn)的科學(xué)配置，實(shí)現(xiàn)國(guó)有資產(chǎn)的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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篇（9）

隨著臨床安全輸血工作社會(huì)化地位的日益提高,安全輸血工作越來(lái)越受到人們的重視，對(duì)采供血工作的檔案管理提出了更高的要求。2006年《血站質(zhì)量管理規(guī)范》頒布實(shí)施，對(duì)采供血機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理提出了規(guī)范性的要求，其中對(duì)采供血質(zhì)量記錄提出了具體的要求，采血、供血及檢測(cè)的原始記錄應(yīng)至少保存10年，從獻(xiàn)血者招募到病人輸血的“血管―血管”全過(guò)程工作提出了具體的質(zhì)量記錄管理要求。由于記錄可以被證實(shí)特定的標(biāo)準(zhǔn)已采用，因此各環(huán)節(jié)中原始記錄是血液質(zhì)量的客觀依據(jù)，是一個(gè)血站采供血工作過(guò)程的真實(shí)反映，是質(zhì)量保證體系最重要的部分，采供血檔案管理的有效性和規(guī)范性就愈加重要。

1 《血站質(zhì)量管理規(guī)范》涉及的檔案管理范圍

1.1 各級(jí)各類人員資質(zhì)信息 凡從事與血液質(zhì)量有關(guān)崗位工作人員的教育經(jīng)歷、培訓(xùn)、再培訓(xùn)證明、專業(yè)技術(shù)資格、崗位資質(zhì)、特殊崗位培訓(xùn)證明、與質(zhì)量崗位操作相關(guān)的批準(zhǔn)、授權(quán)等均納入檔案管理范圍。

1.2 采供血工作質(zhì)量記錄 凡涉及到獻(xiàn)血者獻(xiàn)血信息、血液采集、成分制備、血液檢測(cè)、血液發(fā)放、運(yùn)輸、使用、傳染病管理等記錄均應(yīng)納入歸檔管理范圍。

1.3質(zhì)量控制記錄 各種血液產(chǎn)品、關(guān)鍵設(shè)備、環(huán)節(jié)、工藝衛(wèi)生、環(huán)境、物料等質(zhì)量抽檢記錄等檔案。

1.4質(zhì)量管理記錄 質(zhì)量文件、記錄控制、內(nèi)部審核、管理評(píng)審、過(guò)程控制、質(zhì)量改進(jìn)及確認(rèn)、差錯(cuò)管理、預(yù)防糾正措施、顧客滿意調(diào)查等檔案。

1.5 基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備、耗材管理檔案 設(shè)備采購(gòu)、確認(rèn)、使用、維護(hù)、維修、報(bào)廢，耗材采購(gòu)信息、采購(gòu)過(guò)程及驗(yàn)證、測(cè)量監(jiān)視設(shè)備計(jì)量檢定，庫(kù)房管理等檔案。

1.6 科研、開發(fā)、新技術(shù)應(yīng)用等檔案 科研立項(xiàng)、階段管理、結(jié)題、評(píng)審、鑒定、應(yīng)用等技術(shù)文件檔案。

1.7采供血數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)信息 財(cái)務(wù)報(bào)表、采供血工作量、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析及財(cái)務(wù)分析等檔案。

2采供血機(jī)構(gòu)檔案管理中存在的問(wèn)題

2.1 重視不夠，檔案管理工作滯后

在《血站質(zhì)量管理規(guī)范》沒(méi)頒布實(shí)施前，采供血檔案管理的現(xiàn)狀：一是對(duì)采供血質(zhì)量檔案管理地位和重要性認(rèn)識(shí)不到位，檔案的系統(tǒng)化正規(guī)化管理起步較晚，往往在檔案管理不善導(dǎo)致在出現(xiàn)需出示各種質(zhì)量記錄以獲取證明（如在輸血糾紛訴訟中，未能舉證采供血記錄及記錄汪完整而導(dǎo)致敗訴）時(shí)才意識(shí)到檔案管理的重要性。二是業(yè)務(wù)科室人員往往更重視其崗位工作的實(shí)際操作而輕視對(duì)工作的記錄，導(dǎo)致工作無(wú)記錄、記錄不全、不規(guī)范，缺乏采供血全過(guò)程工作的有效證明；三是缺乏責(zé)任感和主動(dòng)作為意識(shí)，認(rèn)為檔案材料的收集、整理與歸檔是檔案室或檔案員的事，對(duì)采供血各環(huán)節(jié)和過(guò)程檔案的管理不到位，暫存、交接、整理、裝訂、建檔等環(huán)節(jié)脫節(jié)，檔案管理缺乏堅(jiān)實(shí)整體的暢通的管理流程。四是對(duì)檔案的儲(chǔ)存、查閱、借閱、轉(zhuǎn)存、銷毀等監(jiān)管存在漏洞，使檔案的安全性受到影響。上述情況必然影響了檔案管理的規(guī)范性和有效性。

2.2 檔案整理 缺乏統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

采供血專業(yè)機(jī)構(gòu)由于其業(yè)務(wù)工作的特殊性，決定了檔案管理的獨(dú)特性。目前國(guó)家和有關(guān)部門尚沒(méi)有采供血方面檔案管理的專業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)有的機(jī)關(guān)或醫(yī)院的檔案管理模式，也不完全適用于采供血的檔案管理，因此，目前在采供血檔案管理中，對(duì)歸檔文件及質(zhì)量記錄的范圍、鑒定、整理和管理利用等無(wú)標(biāo)準(zhǔn)，很多過(guò)期檔案不能及時(shí)銷毀，導(dǎo)致庫(kù)房漲滿，占用本就有限的庫(kù)存空間，很難實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，難以保證文件及記錄的齊全，檢索時(shí)難以提供有效檔案。這種“有檔不歸”或“有文必歸”的現(xiàn)象，影響檔案的完整性和系統(tǒng)性?！堆举|(zhì)量管理規(guī)范》提出對(duì)血液采集、檢測(cè)、供血的原始記錄至少保存10年，僅提出了一個(gè)寬泛的保存范圍，但對(duì)于采供血各工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的眾多質(zhì)量記錄并未規(guī)定一個(gè)較清晰的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，各單位依據(jù)各自對(duì)規(guī)范的理解自行制定各類檔案的歸檔要求和保存時(shí)限，造成檔案管理的不規(guī)范。

2.3 缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才

目前許多采供血機(jī)構(gòu)的檔案管理人員為兼職或由普通行政職員擔(dān)任，專業(yè)知識(shí)匱乏；各業(yè)務(wù)科室多沒(méi)有指定的檔案管理員，多未受過(guò)檔案管理方面的培訓(xùn)，造成檔案產(chǎn)生源頭管理不力的現(xiàn)狀。很多單位配備了專業(yè)的檔案專業(yè)管理人員，但又缺乏對(duì)采供血業(yè)務(wù)工作流程的充分了解，不了解業(yè)務(wù)工作和文件產(chǎn)生過(guò)程，以及文件之間的聯(lián)系，整理立卷工作難度大。對(duì)重復(fù)過(guò)程、科室間的業(yè)務(wù)交接、與本科室職能無(wú)關(guān)的參考性材料等，往往被重復(fù)歸檔或忽視歸檔，案卷質(zhì)量也難以保證。

2.4 對(duì)待非紙質(zhì)檔案重視不夠，檔案信息利用有待加強(qiáng)

近年來(lái)，非紙質(zhì)檔案如電子信息、影像、光盤、軟件、通訊等類檔案不斷增多，采供血電子檔案管理中愈加重要，采供血網(wǎng)絡(luò)的安全使用、采供血數(shù)據(jù)定期備份、雙機(jī)備份、異地備份，電子文件的管理等也應(yīng)納入血站檔案管理的范圍，但目前對(duì)這類檔案的重視和管理還不到位、不規(guī)范，影響檔案的完整性。目前對(duì)采供血檔案的使用多是查閱和參考，通過(guò)對(duì)檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分析，在對(duì)檔案信息安全保存的基礎(chǔ)上，為人們的社會(huì)實(shí)踐、科學(xué)研究服務(wù)最大化的實(shí)現(xiàn)檔案信息的作用。

3加強(qiáng)血站檔案管理應(yīng)采取的措施

3.1 提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)管

把檔案管理工作擺上采供血質(zhì)量管理的重要位置，落實(shí)到各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的每個(gè)環(huán)節(jié)。單位領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和采供血一線的業(yè)務(wù)人員提高對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。采供血各科室、各環(huán)節(jié)、各過(guò)程都應(yīng)納入檔案管理的系統(tǒng)工程，在各科室和有關(guān)人員的積極配合和參與下，各種檔案資料的收集、整理、歸檔、管理工作才能落實(shí)到實(shí)處。

3.2 結(jié)合采供血行業(yè)特點(diǎn)，依法規(guī)范檔案管理

貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》的規(guī)范要求，結(jié)合采供血行業(yè)工作特點(diǎn)，是做好血站檔案管理工作的根本。各采供血機(jī)構(gòu)及檔案管理人員，要把血站檔案管理工作納入法制軌道，做到依法治檔，嚴(yán)格管理；采供血機(jī)構(gòu)或檔案管理部門應(yīng)制定一套適合血站特點(diǎn)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，依照《中華人民共和國(guó)檔案法》和《血站質(zhì)量管理規(guī)范》的要求，我單位建立了覆蓋包括質(zhì)量記錄在內(nèi)所有工作部門和流程的質(zhì)量管理體系，規(guī)范了采供血工作的歸檔范圍、保管期限及檔案收集、整理、保管和利用的具體要求，在檔案管理上更加規(guī)范。建議進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理的覆蓋面，注重基礎(chǔ)性檔案的管理，將檔案材料形成的各個(gè)環(huán)節(jié)納入管理范圍，保證檔案的完整性；加強(qiáng)對(duì)不歸檔材料的管理，妥善處理和及時(shí)銷毀不歸檔材料；應(yīng)結(jié)合采供血工作特點(diǎn)，理順各類記錄、檔案產(chǎn)生、交接、保存的源頭、過(guò)程及部門規(guī)律，使檔案管理體現(xiàn)行業(yè)特色，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作法制化、規(guī)范化、科學(xué)化。

3.3提高檔案人員綜合素質(zhì)，提高檔案管理水平

努力創(chuàng)造多種培訓(xùn)、學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，除提高檔案管理知識(shí)水平外，尤其注重檔案管理人員的采供血業(yè)務(wù)知識(shí)的提高，并且注重全員對(duì)檔案管理知識(shí)的普及和培訓(xùn)，形成和諧和順暢的檔案管理流程，在各級(jí)部門和過(guò)程中指定專人兼管各類文件資料的收集、整理和歸檔工作，強(qiáng)化人人重視檔案意識(shí)，才能使檔案管理的水平不斷提高。

3.4 加快檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案信息利用率

應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)化管理的條件和優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)采供血檔案的電子信息化管理，對(duì)非紙質(zhì)檔案、尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)形成的檔案資料的收集、整理、歸檔和管理；進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息的開發(fā)和利用，開展檔案研究，提高檔案信息的有效利用，為血站管理和采供血工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]中華人民共和國(guó)衛(wèi)生部.血站質(zhì)量管理規(guī)范,2006.4.

篇（10）

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1674-9324（2013）41-0009-03

俗話說(shuō)：“民以食為天”，高校食堂歷來(lái)是高校領(lǐng)導(dǎo)不能放松的一根弦，也是維護(hù)高校穩(wěn)定的重要基礎(chǔ)。尤其是在新形勢(shì)下，物價(jià)不斷上漲，通漲仍在延續(xù)，因此，當(dāng)下，必須充分認(rèn)識(shí)到高校食堂工作的重要性。雖然高校食堂工作一直是學(xué)校管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)，如何做好新形勢(shì)下的食堂管理工作，使食堂工作健康、持續(xù)發(fā)展是學(xué)校各項(xiàng)管理工作的重中之重。高校食堂的管理千頭萬(wàn)緒，如何進(jìn)行科學(xué)化管理，就是擺在我們高校管理者面前的一項(xiàng)重要課題。在各項(xiàng)管理工作中食堂的檔案管理是科學(xué)管理的基礎(chǔ)和前提，沒(méi)有科學(xué)的檔案管理，管理就會(huì)成為無(wú)源之水，無(wú)本之木。只有實(shí)施科學(xué)的檔案管理，才能為科學(xué)管理提供信息和依據(jù)。

一、當(dāng)前高校食堂檔案管理存在的問(wèn)題

高校食堂的管理模式大多采取了承包制或租賃制。食堂的員工大多以農(nóng)民工為主，食堂的具體管理者及員工的身份多數(shù)都不是學(xué)校的正式員工，他們重視的首先是利潤(rùn)，對(duì)于檔案管理往往被忽略或沒(méi)有檔案管理這個(gè)概念，甚至許多食堂沒(méi)有檔案，更談不上檔案管理，這種狀態(tài)是與高校檔案管理及學(xué)校的發(fā)展極不適應(yīng)的，必須加強(qiáng)食堂檔案建立和管理工作。

1.對(duì)食堂檔案管理重視不夠。高校食堂應(yīng)以服務(wù)為前提，不能等同于商業(yè)機(jī)構(gòu)，不能以盈利為主要經(jīng)營(yíng)目的。學(xué)校對(duì)食堂的管理首先應(yīng)科學(xué)化、制度化，而不是簡(jiǎn)單的做好飯菜滿足就餐者一般性需求?？茖W(xué)化管理需要建立在完善的信息系統(tǒng)，管理科學(xué)化，就是綜合運(yùn)用現(xiàn)代管理理論、技術(shù)和方法，對(duì)食堂的生產(chǎn)過(guò)程進(jìn)行全時(shí)空、全方位的科學(xué)管理。尤其是對(duì)檔案的科學(xué)高效管理，對(duì)于降低食堂經(jīng)營(yíng)成本、提高食堂系統(tǒng)運(yùn)行效率、增強(qiáng)食堂的生活保障能力，具有非常重要的作用。高校要全面建設(shè)現(xiàn)代化食堂，必須在食堂的檔案管理上下功夫，進(jìn)而促進(jìn)食堂管理更加符合現(xiàn)代管理制度的建立和完善，確保食堂管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、精細(xì)化[1]。

2.克服對(duì)檔案管理的可有可無(wú)的思想。加強(qiáng)對(duì)食堂食品安全管理監(jiān)督，是管理者的首要任務(wù)。在日常管理工作中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)糾正；對(duì)違法經(jīng)營(yíng)，誘發(fā)事端的食堂經(jīng)營(yíng)單位或個(gè)人，相關(guān)單位要及時(shí)做出相關(guān)處理，要防止與杜絕誘發(fā)事故的苗頭和隱患，食堂檔案的建立和利用是食堂管理工作的重中之重，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎，必須通過(guò)建立完善的檔案資料來(lái)完成。忽視檔案管理的經(jīng)營(yíng)者是不符合現(xiàn)代企業(yè)制度建設(shè)要求的，是不可能管理出符合現(xiàn)代高校要求的現(xiàn)代化食堂的。

3.食堂務(wù)工人員對(duì)建立檔案的重要性認(rèn)識(shí)不清。目前食堂務(wù)工人員大多是農(nóng)民工，農(nóng)民工對(duì)個(gè)人檔案意識(shí)和檔案觀念淡薄是普遍的，也是當(dāng)前農(nóng)民工民生檔案建立與管理存在的首要問(wèn)題。由于缺乏建檔意識(shí)以及自我保護(hù)意識(shí)，對(duì)自己專業(yè)技能的積累沒(méi)有足夠認(rèn)識(shí)，甚至連是否簽勞動(dòng)合同，是否加入社保、醫(yī)保也沒(méi)有引起足夠的重視。假如這些合同文件存在，而不能進(jìn)行有效地保存，致使在發(fā)生勞動(dòng)糾紛、個(gè)人合法權(quán)益受到損害時(shí)，無(wú)法出具完整的檔案信息憑證或者翔實(shí)的檔案信息資料，使得個(gè)人合法權(quán)益無(wú)法得到保障，同時(shí)，也會(huì)給未來(lái)求職帶來(lái)不便[2]。

二、食堂檔案資料的收集與完善

高校食堂檔案的建立是件大事，不僅涉及到食堂的科學(xué)管理，更涉及到食品安全以及政治穩(wěn)定。食堂管理工作不僅要做好事前預(yù)防、事中監(jiān)督，還要做好事后處理。檔案的建立和完善勢(shì)必為食品安全提供了保證，由此可見，檔案建立是件事在當(dāng)代，立在未來(lái)的大事。高校食堂檔案資料來(lái)源于與食堂有關(guān)的各個(gè)部門，產(chǎn)生于與食品生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，貫穿于食品采購(gòu)、制作、出售的全過(guò)程。食堂檔案的保存和管理，首要的前提是食堂檔案資料的收集，沒(méi)有檔案資料的收集，就無(wú)法保存檔案，當(dāng)然也就更談不上檔案管理了。如果食堂資料收集不全面，也就不能全面地保存食堂檔案，而且保存的食堂檔案也不是食堂發(fā)展過(guò)程的真實(shí)記錄和完整憑證。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)高校食堂檔案管理，必須首先全面、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地收集食堂檔案資料，避免遺漏和缺項(xiàng)[3]。

1.檔案搜集要做到全面性。關(guān)于檔案搜集的全面性，眾說(shuō)不一各有所長(zhǎng)，筆者認(rèn)為食堂檔案應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：（1）食堂經(jīng)營(yíng)許可證、衛(wèi)生合格；（2）從業(yè)人員身體健康體檢證等相關(guān)證件、從業(yè)人員勞動(dòng)合同、人員工資表等；（3）食堂制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、會(huì)議記錄以及管理工作中形成的文件材料和各種會(huì)議紀(jì)要等；（4）食堂每餐的食譜、價(jià)格確定的方案；（5）學(xué)生伙食管理委員會(huì)的開會(huì)記錄；（6）上級(jí)主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等有關(guān)于食堂工作的文件和信函；（7）學(xué)校黨委、行政的重要文件及學(xué)校相關(guān)部門發(fā)給食堂的文件和相關(guān)文字材料；（8）食堂獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)等文字材料；（9）年終結(jié)算清單及年終總結(jié)；（10）上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察留下的照片及有關(guān)對(duì)食堂工作的指示形成的文字材料；（11）不同時(shí)期建立的水、電、火、中毒等突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案。以上十一項(xiàng)內(nèi)容只是筆者的一孔之見，還不夠完善，還要在食堂的經(jīng)營(yíng)和發(fā)展過(guò)程中，不斷豐富，但目前上述11項(xiàng)內(nèi)容可以說(shuō)基本上覆蓋食堂檔案的全部?jī)?nèi)容，也是高校食堂檔案不可缺少的重要資料。全面地收集和保存上述檔案資料，確保食堂生產(chǎn)全過(guò)程得到生動(dòng)有效的記錄，才能談得上對(duì)高校食堂檔案的科學(xué)有效地管理。

2.切實(shí)做好食堂檔案資料收集的保證工作。高校食堂檔案的建立和完善，除規(guī)定具體內(nèi)容是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，要保障檔案資料收集的全面性，還必須做到以下幾點(diǎn)：（1）必須建立健全食堂檔案法規(guī)體系，把食堂檔案收集管理納入到學(xué)校檔案管理的統(tǒng)一軌道上來(lái)。（2）深入宣傳檔案法規(guī)，提高食堂管理者及從業(yè)務(wù)工人員的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)主管部門和食堂管理者的檔案意識(shí)。加強(qiáng)跟蹤管理和對(duì)檔案收集的現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，提高對(duì)檔案資料的收集質(zhì)量，真實(shí)地記錄食品生產(chǎn)的工作流程，保證檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。（3）設(shè)立獨(dú)立的檔案管理人員，提高檔案員的素質(zhì)。加強(qiáng)經(jīng)常性的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實(shí)行檔案員持證上崗。

3.食堂檔案資料的整理。檔案資料了的收集僅僅是檔案管理的第一步，更重要的是對(duì)所收集到的資料進(jìn)行有序的整理。加強(qiáng)高校食堂檔案資料管理工作是一個(gè)承上啟下的重要環(huán)節(jié)。食堂檔案有別于其他檔案管理，必須按照時(shí)間順序，生產(chǎn)流程，不同類別進(jìn)行排列編號(hào)，以便檔案資料的保存、管理和利用。為此，食堂檔案管理必須堅(jiān)持完整性，真實(shí)性、時(shí)間順序性。為了便于日后查找和利用，食堂檔案整理大致可歸納為以下幾類：（1）政策法規(guī)類。具體包括各類許可證件；上級(jí)文件；規(guī)章制度；勞動(dòng)合同；勞動(dòng)保險(xiǎn)；管理機(jī)構(gòu)組成人員名單等。（2）原料采購(gòu)類。原材料采購(gòu)是保證食堂飯菜質(zhì)量的重要關(guān)口，采購(gòu)的主要食品要保證質(zhì)量，避免“三無(wú)”產(chǎn)品進(jìn)食堂。為此，包括采購(gòu)人，供貨單位，每天采購(gòu)的食品品種和數(shù)量、價(jià)格等都要一一存檔。（3）生產(chǎn)過(guò)程類。食品安全是食堂經(jīng)營(yíng)第一要?jiǎng)?wù)，食品的生產(chǎn)過(guò)程必須嚴(yán)格遵守生產(chǎn)程序和制度。各種食品的名稱，食品加工生產(chǎn)過(guò)程要記錄到人，確保責(zé)任到位。（4）務(wù)工人員的個(gè)人檔案。主要包括個(gè)人履歷，學(xué)歷，專業(yè)特長(zhǎng)證書，工作以來(lái)的鑒定及考核材料，社會(huì)關(guān)系，錄用、聘任、獎(jiǎng)懲材料，工資級(jí)別，對(duì)組織有保存價(jià)值的材料等。

三、加強(qiáng)和完善食堂檔案管理的途徑和方法

高校食堂檔案資料的收集和整理是高校食堂檔案管理的重要前提和基礎(chǔ)，然而，所收集的資料能否得到妥善的保存和利用，其關(guān)鍵是能否做到科學(xué)的管理，科學(xué)管理檔案要從以下幾個(gè)方面入手。

1.檔案管理人員應(yīng)具有專業(yè)素質(zhì)。管理是一門科學(xué)，搞好管理必須具備專業(yè)的管理知識(shí)，檔案員也是如此。檔案管理是一門學(xué)問(wèn)，不僅僅限于簡(jiǎn)單的資料收集，更重要的是對(duì)收集到的資料進(jìn)行科學(xué)專業(yè)的管理。建立食堂檔案的過(guò)程是件繁雜、勞心、費(fèi)神的工作，保存高校食堂檔案資料的最終目的，就是為了更好地開發(fā)和利用食堂檔案的信息資源，為提升食堂服務(wù)質(zhì)量服務(wù)。檔案資料的搜集及整理十分重要，資料收集不全會(huì)影響對(duì)食堂全貌的記載和有效利用；資料整理不規(guī)范會(huì)影響到今后的查詢。要科學(xué)規(guī)范的建立和管理以及有效地利用檔案，檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)格外重要，沒(méi)有業(yè)務(wù)素質(zhì)作保證，檔案的作用就無(wú)法發(fā)揮，從而也就失去了建立檔案的意義。另外，除業(yè)務(wù)素質(zhì)要求外，還要選擇政治上可靠，具有較高的政治素質(zhì)、高度的責(zé)任心、作風(fēng)正派的人員，因?yàn)闄n案管理具有嚴(yán)格的保密性要求[4]。

2.要強(qiáng)化檔案管理者的服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。建立食堂檔案，保存食堂檔案資料的最終目的，就是為了更好地開發(fā)和利用食堂檔案的信息資源，為廣大學(xué)生服務(wù)好，保障學(xué)生有一個(gè)健康的體魄，把旺盛的精力投入到學(xué)習(xí)中去。為此檔案管理人員要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的質(zhì)量如何是衡量檔案管理者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，是檔案管理者義不容辭的責(zé)任。在某種程度上說(shuō)，目前，我們?cè)S多單位檔案管理只限于管，而往往忽視了如何利用，也就是說(shuō)檔案的管理大多處于“重管輕用”的狀態(tài)，從而使食堂檔案資料利用率非常低，甚至長(zhǎng)期“閑置”在書架上、庫(kù)房中，使高校食堂檔案管理工作總是在低層次上止步不前。這種狀態(tài)嚴(yán)重地背離了建立檔案的初衷。為此，食堂檔案管理必須堅(jiān)持“管、用”并重的原則。檔案的利用不僅是被動(dòng)的調(diào)來(lái)調(diào)去，檔案管理者應(yīng)為檔案信息資源的利用提供主動(dòng)服務(wù)，要結(jié)合食堂工作的不同時(shí)期、不同季節(jié)的不同特點(diǎn)，及時(shí)向食堂管理及經(jīng)營(yíng)者提供有針對(duì)性的檔案信息服務(wù)。

3.建立、健全檔案管理制度，是充分利用檔案資源的保證。檔案管理是件嚴(yán)肅認(rèn)真政策性很強(qiáng)的工作，檔案工作的管理要嚴(yán)格遵守檔案法的有關(guān)規(guī)定，同時(shí)還要結(jié)合不同行業(yè)的不同特點(diǎn)，完善管理機(jī)制，結(jié)合工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，不斷加強(qiáng)檔案制度建設(shè)。首先，要建立健全崗位責(zé)任制，使目標(biāo)管理任務(wù)分解到位、落實(shí)到人；第二，建立健全檔案借閱制度，保證檔案安全；第三，建立檔案保密、利用制度，工作中嚴(yán)格按制度辦事，保證檔案管理的制度化、規(guī)范化[5]。

食堂檔案管理對(duì)于未建檔案的食堂來(lái)說(shuō)是一件全新的工作，而對(duì)已建立檔案的單位還有不斷完善和充分利用的必要。面對(duì)現(xiàn)在食堂管理模式及食堂就業(yè)人員組成的復(fù)雜性，作為管理者要高度重視食堂檔案管理工作，要克服建檔和管理的為難情緒，全面認(rèn)真的收集經(jīng)營(yíng)過(guò)程中留下的有保存價(jià)值的各種資料，科學(xué)地整理和保存檔案資料，充分和有效地利用檔案信息資源，必將為高校食堂現(xiàn)代化建設(shè)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]趙金鵬.高校學(xué)報(bào)編輯部檔案管理應(yīng)在三個(gè)方面下功夫[J].管理與改革，2008，（1）：1-2.