時間：2023-06-05 15:33:56
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇高校畢業(yè)生檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
隨著近年來我國高等教育的快速發(fā)展，大學(xué)畢業(yè)生人數(shù)與日俱增，學(xué)科門類日益繁雜，大學(xué)生就業(yè)情況多種多樣，無形中，使各高校的學(xué)生檔案管理工作也進(jìn)入了一個新的時期，帶來新的挑戰(zhàn)。如何加強學(xué)生檔案管理，使學(xué)生檔案做為學(xué)生尋求工作的有力信息資源，是我們亟待解決的問題。
高校學(xué)生檔案由兩大部分組成，一部分是學(xué)生高中時代轉(zhuǎn)過來的學(xué)籍材料，另一部分是大學(xué)期間的學(xué)籍材料，包括大學(xué)期間學(xué)生成績、學(xué)位授予通知書；社會活動表現(xiàn)情況，包括學(xué)生參與社團(tuán)活動、志愿服務(wù)等經(jīng)歷；黨團(tuán)材料，包括入黨、團(tuán)發(fā)展過程中政治表現(xiàn)等思想狀況的記錄信息；獎懲情況，包括在校期間獲得的榮譽及違紀(jì)曠課等處分材料；體檢表等。這些看似簡單的信息，承載著學(xué)生學(xué)業(yè)生涯的點滴，更是將來畢業(yè)就業(yè)的寶貴信息資源。所以，做為學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作，不僅要做到材料齊全，更應(yīng)注重信息的原姓性和真實性。
1.高校學(xué)生檔案現(xiàn)狀
目前，各高校的學(xué)生檔案管理，基本上是先由各學(xué)院分散管理，在畢業(yè)生即將畢業(yè)之前，再由各學(xué)院統(tǒng)一歸到檔案部門統(tǒng)一管理和傳遞。由于工作環(huán)節(jié)有限，人員專業(yè)知識缺乏、流動性大，忽視定期培訓(xùn)等原因，造成了學(xué)生檔案收集不全、整理零亂，在多次交接過程中出現(xiàn)材料丟失、重復(fù)歸檔的現(xiàn)象，給學(xué)生日后的工作帶來麻煩。
另外，學(xué)生檔案沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，材料規(guī)格不統(tǒng)一，也是當(dāng)前學(xué)生檔案存在的問題。由于沒有統(tǒng)一化的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使得學(xué)院對于學(xué)生檔案的收集沒有依據(jù)，造成各個學(xué)院的學(xué)生檔案材料各具特色，標(biāo)準(zhǔn)不一。有的學(xué)院能把學(xué)生在校的各種表現(xiàn)真實詳細(xì)地記錄和整理，但有個別學(xué)院僅僅是提供學(xué)籍檔案，個人鑒定公式化、千人一面，沒有個性特征，不能如實地反映學(xué)生在校的全部情況，在材料的提供上，與用人單位期望相差甚遠(yuǎn)。檔案材料規(guī)格各異，使用紙張的材質(zhì)規(guī)格各不相同，也是造成檔案材料雜亂的原因，影響檔案材料的使用效果和美觀。
第三、學(xué)生本人對于檔案意識淡泊，甚至認(rèn)為檔案無關(guān)緊要。有的學(xué)生入學(xué)就不上交高中檔案，有些學(xué)生學(xué)習(xí)期間出國、工作等忽略自己檔案材料的填充，造成檔案材料存檔不全，更有的同學(xué)在填寫自己的信息時不認(rèn)真對待，字跡潦草，填寫不準(zhǔn)確，給將來就業(yè)、晉級帶來麻煩和損失。
2.畢業(yè)生檔案為用人單位選撥人才提供參考和依據(jù)
學(xué)生檔案真實地記錄了學(xué)生學(xué)習(xí)期間的全過程，真實地反映了學(xué)生學(xué)習(xí)成績、社會活動能力、身體健康狀況及思想政治表現(xiàn)，是用人單位對學(xué)生的最初印象，決定了學(xué)生的命運。另外，學(xué)生檔案也是工作以后做為定崗、定級、晉級、調(diào)動的憑證，是一個人學(xué)業(yè)生涯的“記錄本”。
二、采取有效措施，保證高校畢業(yè)生檔案的完整性，為學(xué)生就業(yè)提供有力保障
1.加強內(nèi)部管理，保障畢業(yè)生檔案的真實性、完整性
首先，要規(guī)范檔案歸檔內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)，制定檔案歸檔制度，建立一套統(tǒng)一完整的學(xué)生檔案歸檔系統(tǒng)，使各學(xué)院收集學(xué)生檔案有章可偱。統(tǒng)一檔案紙張及格式標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案看起來更美觀更規(guī)范。加強各學(xué)院檔案管理員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，確保學(xué)生檔案的真實完整。
2.加強宣傳力度，激發(fā)學(xué)生自主意識
加強宣傳力度，提高學(xué)生、學(xué)校相關(guān)部門對檔案重要性的認(rèn)識，畢業(yè)生檔案作為學(xué)生踏上社會的敲門磚，關(guān)乎學(xué)生就業(yè)及今后發(fā)展，學(xué)校要在新生入學(xué)前通過宣傳欄、學(xué)前教育等形式，對他們進(jìn)行檔案宣傳教育，讓學(xué)生了解檔案的價值和作用，認(rèn)真對待自己的檔案材料，做到填寫認(rèn)真、字跡工整、真實完整，只有積極主動地關(guān)注、配合檔案的建立，才能最大限度地發(fā)揮檔案的社會效益。
3.加強檔案信息化建設(shè)，做到電子、紙質(zhì)雙軌制
建立高校畢業(yè)生檔案管理信息化，可以有效提高檔案的時效性、便捷性。由于高校歷年來畢業(yè)生檔案都是以紙質(zhì)為主，紙質(zhì)檔案雖然是“唯一真實的原始性憑證”，但對于高校與日俱增的生源來說，整理填充過程繁雜，查詢起來更是無從下手。只有建立學(xué)生電子檔案系統(tǒng)，使資源共享，才能更好地發(fā)揮檔案作用，為檔案的整理、查詢及為用人單位提供最便捷、最精準(zhǔn)、最全面的畢業(yè)生檔案信息。要選擇一套軟件兼容性好，能夠與其它學(xué)生信息軟件共享的管理軟件，這樣可以通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換達(dá)到資源共享，有利于提高工作效率。軟件的選擇應(yīng)注重實用性可操作性，將檔案信息以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的方式存貯和利用，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案雙軌并存，信息資源高效共享，提高檔案管理人員的工作效率和工作質(zhì)量，搭建畢業(yè)生、學(xué)校與用人單位之間的溝通平臺。
4.加強檔案管理人員隊伍建設(shè)，增強責(zé)任感和服務(wù)意識
目前，學(xué)生檔案的管理人員多為兼職，專業(yè)性不強。建立一支高素質(zhì)、具有高度責(zé)任心的兼職檔案員隊伍是做好畢業(yè)生檔案工作的基礎(chǔ)。首先，要注重培養(yǎng)學(xué)生檔案管理人員的政治素質(zhì)和工作責(zé)任心，提高他們的服務(wù)于就業(yè)的意識，將檔案管理工作納入學(xué)校的整體規(guī)劃，定期進(jìn)行培訓(xùn)和考核，其次要提高學(xué)生檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，提高管理能力，認(rèn)真把握畢業(yè)生檔案收集、整理、移交、派遣的各個環(huán)節(jié)，并及時完成電子文檔與紙質(zhì)材料的統(tǒng)一，高質(zhì)量高效率地完成畢業(yè)生檔案的各環(huán)節(jié)工作。
［中圖分類號］G275.9;G647.24 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1009-5349（2012）06－0060－01
離校高校畢業(yè)生的檔案根據(jù)報到意向，絕大多數(shù)被存放至所在地人才服務(wù)機構(gòu)。在對其檔案進(jìn)行分類整理中發(fā)現(xiàn)，各地高校畢業(yè)生的學(xué)生檔案材料并不齊備，且個別擺放順序也存在雜亂無章的現(xiàn)象。高校檔案作為我國檔案的一個重要部分，真實地反映了學(xué)生的具體情況。高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實際制定的實施細(xì)則和規(guī)章制度，對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個過程所進(jìn)行的質(zhì)量考核管理。
一、學(xué)生檔案管理工作問題
高校與學(xué)生都存在針對檔案方面的一些問題，有以下三種情況：首先，留?！熬彊n”。這類情況，要么是學(xué)生在不知情的情況下其檔案“被留?！?，要么是自愿要求存放檔案于學(xué)校，用于近期讀研。其實這是最沒有實際效果的存放方式，一旦辦理“緩檔”，多數(shù)都意味著沒有報到證。如果進(jìn)入機關(guān)事業(yè)單位等對干部身份有要求的部門，報到證就是一道門檻。錯過了報到日期，就意味著要辦理報到證或改派報到證。報到日期的延后，直接與轉(zhuǎn)正定級密切相關(guān)，也即隨之順延。因此，高校畢業(yè)生的學(xué)生檔案在其畢業(yè)后應(yīng)及時存放到人才服務(wù)機構(gòu)托管。
其次，檔案存放到高考生源地。這類情況，屬于校方與學(xué)生本人已經(jīng)溝通過要存放到生源地。但也存在一些問題：第一，省內(nèi)畢業(yè)的學(xué)生檔案存放問題。個別高校將檔案郵寄到當(dāng)?shù)亟逃郑逃钟植坏貌粚n案轉(zhuǎn)遞到人才服務(wù)機構(gòu)，造成檔案的二次投遞，在費時費力的同時也影響了報到時間。第二，省外畢業(yè)的學(xué)生存檔問題。針對省外畢業(yè)生的檔案派遣方面多數(shù)高校都是將檔案直接郵寄到所在省份的畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)部門。許多高校未盡到告知義務(wù)，致使絕大多數(shù)高校畢業(yè)生不知道檔案郵寄到省會，而以為檔案已經(jīng)郵寄到生源地。一旦學(xué)生想到要用檔案的時候，發(fā)現(xiàn)檔案不在生源地，不得不從學(xué)校問詢檔案去向，不僅造成檔案二次派遣，而且給學(xué)生在人力、物力、時間等多方面造成了不小的影響。因此，建議高校及學(xué)生要及時了解檔案的去向，做到有備無患。
再次，檔案存放到高校畢業(yè)生就業(yè)所在地的人才服務(wù)機構(gòu)。這一方式，在目前看來是對高校畢業(yè)生最為有利的投檔方式。它將檔案從高校轉(zhuǎn)遞至人才服務(wù)機構(gòu)，做到了從學(xué)生檔案到人事檔案的有序銜接，為學(xué)生的就業(yè)安置工作起到了很好的基礎(chǔ)性作用。人事檔案是我國各級各類國家機關(guān)、社會團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。
二、學(xué)生檔案管理工作中出現(xiàn)問題的原因
首先，一些教師對學(xué)籍管理缺乏正確的理解，認(rèn)為學(xué)生的學(xué)籍檔案管理應(yīng)為教學(xué)管理部門負(fù)責(zé)，對有關(guān)學(xué)籍管理的規(guī)章制度既不了解，也不重視，在具體工作中敷衍了事。
其次，畢業(yè)生由于對成績、就業(yè)等方面關(guān)注度較高，對其自身檔案認(rèn)識不清，甚至個別學(xué)生將之視為可有可無的東西。
再次，入學(xué)教育缺失。一些高校在新生入學(xué)時進(jìn)行入學(xué)教育，但在對新生檔案管理方面，缺乏及時有效的入學(xué)教育，致使學(xué)生對在校期間的現(xiàn)實表現(xiàn)、學(xué)習(xí)動力及動機沒有足夠認(rèn)識。
第四，離校教育缺失。絕大多數(shù)高校對即將畢業(yè)的學(xué)生在檔案流向方面的教育、宣傳力度不夠，甚至是輕描淡寫，致使學(xué)生在急于就業(yè)的形勢下忽視了檔案，在想起用檔案的時候又不知道它身處何方。
三、提高檔案管理綜合水平
（一）規(guī)范管理，建立科學(xué)合理的管理模式
隨著招生專業(yè)和人數(shù)的不斷擴大，校際間的合作日益增多，人工管理無法保證工作順利進(jìn)行，應(yīng)使用計算機進(jìn)行學(xué)籍管理，依靠校園網(wǎng)建立學(xué)籍管理信息系統(tǒng)，將科學(xué)的信息管理技術(shù)引入學(xué)籍管理工作中。將學(xué)生在校期間的各項信息匯集在一起，建立學(xué)生學(xué)籍管理檔案庫，可隨時調(diào)用和統(tǒng)計分析，使各教學(xué)部門能互換信息，也便于各級領(lǐng)導(dǎo)和部門掌握情況。
（二）樹立三個服務(wù)理念，強化五個一切思想
建立健全規(guī)范的管理制度是搞好學(xué)生檔案管理工作的基礎(chǔ)。在具體實踐中，工作人員應(yīng)樹立三個服務(wù)理念，強化五個一切思想。即樹立學(xué)生的訴求是工作的動力，學(xué)生的滿意是工作的業(yè)績，學(xué)生的認(rèn)可是快樂和幸福的標(biāo)尺。要堅持學(xué)生利益高于一切，實事求是貫穿一切，公平正義壓倒一切，表率作用統(tǒng)率一切，快樂自己奉獻(xiàn)一切的思想。
檔案管理不僅能夠起到保護(hù)檔案的作用，更能夠延長檔案的使用壽命，進(jìn)而使檔案存在價值得到發(fā)揮。檔案管理工作中需要進(jìn)行分類、編號，以便于管理和使用。高校畢業(yè)生檔案是國家人事檔案的重要組成部分，是記錄高等人才信息的第一手資料。新時代背景下人才已成為最為寶貴的資源，人才能夠為企業(yè)創(chuàng)造更多利潤和財富，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的源動力，畢業(yè)生檔案是人才選用的重要參考。但隨著近些年我國高校擴招政策的實施，高校畢業(yè)生人數(shù)越來越多，畢業(yè)生檔案數(shù)量和信息量越來越大，高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨挑戰(zhàn)。當(dāng)前我國高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作現(xiàn)狀并不理想，各方面都有待完善。
一、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)送工作的意義
高校畢業(yè)生檔案屬于既要文件，記錄了學(xué)生主要經(jīng)歷、政治面貌、社會關(guān)系、學(xué)歷職稱、個人信息、工作履歷表等信息，具有法律效益，是畢業(yè)生社會活動的重要依據(jù)。畢業(yè)生檔案由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換而來，由學(xué)校交轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機構(gòu)管理，若無就業(yè)單位則由學(xué)校免費保存兩年。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞需要按照《就業(yè)協(xié)議書》簽發(fā)《報到證》，完成轉(zhuǎn)遞檔案[1]。若就業(yè)單位是國有企業(yè)或企業(yè)事業(yè)單位那么檔案轉(zhuǎn)遞到工作單位。如果是非公有企業(yè)，那么檔案轉(zhuǎn)遞到人才交流機構(gòu)。若離校未就業(yè)，則轉(zhuǎn)遞到戶籍所在地。對于高校畢業(yè)生來說不論考研、出國、就業(yè)都需要用到檔案，如檔案丟失便無法辦理相關(guān)證明。對于企業(yè)來說，通過畢業(yè)生檔案，用人單位可以對學(xué)生基本情況有一個初步了解，是用人的重要依據(jù)。可見做好高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重要性和必要性。
二、當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作存在的問題
（一）缺乏對高校畢業(yè)檔案特殊性的重視
高校畢業(yè)生檔案與其他檔案不同具有一定特殊性，有著流轉(zhuǎn)速度快、流動性強等特點，管理復(fù)雜性要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于傳統(tǒng)檔案。通常情況下畢業(yè)生檔案多保存在生源地、用人單位或人才交流中心。但近些年，我國畢業(yè)生跳槽率明顯增大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作面臨著新問題、新情況[2]。但當(dāng)前我國在高校畢業(yè)生檔案管理方面并沒有正確認(rèn)識到畢業(yè)生檔案的特殊性，工作開中存在著不重視、敷衍應(yīng)付等現(xiàn)象，管理方式粗放，一些時候甚至不能保障畢業(yè)生檔案完整性。
（二）不規(guī)范
雖然我國已了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，但仍沒有具體且具有可操作性的高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)定，當(dāng)前我國在高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作方面，管理體制十分混亂，并且缺少專職檔案管理人員，管理人員多沒有接受過專業(yè)檔案管理的系統(tǒng)培訓(xùn)，并不具備專業(yè)檔案管理技能和知識，這嚴(yán)重影響了檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作效率和質(zhì)量，在檔案收集、整理、歸檔等工作中時常造成學(xué)生檔案的遺失、損壞。
（三）管理方式落后
隨著我國高等教育招生范圍的不斷擴大，高校畢業(yè)生數(shù)量大幅度增加，檔案信息量越來越大，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作復(fù)雜性也隨之提高。但當(dāng)前大多機構(gòu)在高校畢業(yè)生管理中仍停留在老模式、老思路當(dāng)中。當(dāng)前不僅學(xué)生檔案信息化程度不高，且管理中也缺乏對信息技術(shù)的運用[3]。傳統(tǒng)人工管理模式已無法適應(yīng)新形勢下日益復(fù)雜的檔案管理工作需求，傳統(tǒng)人工管理方式不僅效率低下，也較容易出現(xiàn)紕漏。
三、高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作改進(jìn)思路
（一）正確認(rèn)識高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作
想要提高我國高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作質(zhì)量，就必須正確認(rèn)識高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的特殊性，提高對畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的重視，積極改革畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作，為其開展創(chuàng)造有利條件，加大投資力度強化對信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建現(xiàn)代化管理工作模式，從而實現(xiàn)高校畢業(yè)生檔案信息化。信息化管理不僅管理效率更高、速度更快，且更加方便、可備份，不易丟失。
（二）健全管理制度
高校畢業(yè)生檔案管理體制混亂，檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有效性差和缺乏必要的管理制度有著直接關(guān)系。想要提高高校畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作水平，就是建立起科學(xué)、合理、規(guī)范，符合畢業(yè)生檔案管理特征的管理制度，通過制度保障畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作的順利展開，利用制度增強工作人員責(zé)任心，提高工作有效性。制度不僅能夠為畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作開展提供依據(jù)，更能夠有效協(xié)調(diào)各相關(guān)部門工作，使畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞工作有條不紊的開展。
（三）提高管理工作人員綜合素質(zhì)
近年來,隨著高校的擴招,高校畢業(yè)人數(shù)不斷增加,畢業(yè)生檔案不斷膨脹,傳統(tǒng)的畢業(yè)生檔案管理方式已不能適應(yīng)形勢發(fā)展的需要,直接影響了高校畢業(yè)生檔案管理部門的辦事效率。學(xué)院對于畢業(yè)生離校時檔案信息的匯總、處理、加工還沒有一套統(tǒng)一的管理系統(tǒng),學(xué)生的各種檔案信息管理處于純手工操作,費力、費時、效率低,工作繁瑣,所以建立此系統(tǒng)能為本院提供一個高質(zhì)量、高效率的畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息的匯總、處理、加工及信息資源管理的自動化,并且適應(yīng)學(xué)院發(fā)展需要,開創(chuàng)通過校園局域網(wǎng)實現(xiàn)畢業(yè)生檔案信息管理無紙辦公協(xié)同工作的時代。
1系統(tǒng)架構(gòu)與技術(shù)分析
1.1 系統(tǒng)架構(gòu)
系統(tǒng)是基于web的應(yīng)用系統(tǒng),涉及到業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)處理等內(nèi)容,采用流行的三層b/s(browser/server)結(jié)構(gòu)進(jìn)行設(shè)計和開發(fā),使不同的系統(tǒng)用戶可以通過瀏覽器訪問網(wǎng)站進(jìn)行檔案管理相關(guān)工作,能很好地實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。
1.2 技術(shù)分析
本課題開發(fā)的在線高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)采用b/s體系結(jié)構(gòu)。在客戶端運行瀏覽器,提供用戶接口,負(fù)責(zé)產(chǎn)生用戶的請求,并接受web服務(wù)器傳遞的web頁面數(shù)據(jù);web服務(wù)器接收請求,將其轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)庫服務(wù)器能識別的sql語句,傳遞給數(shù)據(jù)庫服務(wù)器,數(shù)據(jù)庫服務(wù)器執(zhí)行后將結(jié)果返回給web服務(wù)器,web服務(wù)器將結(jié)果生成瀏覽器識別的格式返回到客戶端的瀏覽器上。由于采用互聯(lián)網(wǎng)的相關(guān)技術(shù),b/s結(jié)構(gòu)的系統(tǒng)開放性好,易維護(hù)、易擴展?？蛻舳藶g覽器只跟web服務(wù)器交換數(shù)據(jù),數(shù)據(jù)安全性比較高。
2系統(tǒng)需求分析
針對于日常的畢業(yè)生檔案管理流程,該系統(tǒng)需滿足以下需求:(1)畢業(yè)生可以通過網(wǎng)絡(luò)很方便地查詢自己的畢業(yè)檔案去向等情況,不受地域和軟件的限制。(2)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能對畢業(yè)生檔案的有關(guān)信息進(jìn)行有效管理,包括檔案存放、傳遞、接收等,能夠?qū)z留學(xué)生的檔案進(jìn)行有效管理。(3)學(xué)校畢業(yè)生檔案管理人員能夠憑自己的權(quán)限在網(wǎng)上對該系統(tǒng)內(nèi)畢業(yè)生檔案進(jìn)行添加、刪除、修改,檢索,打印以及管理者權(quán)限等操作。(4)系統(tǒng)穩(wěn)定,實用,可靠,能夠按要求備份數(shù)據(jù)庫。
3系統(tǒng)功能設(shè)計
由于本系統(tǒng)是面向特定的對象,所以用戶進(jìn)入系統(tǒng)先應(yīng)該進(jìn)行身份驗證。根據(jù)不同的用戶,進(jìn)入到不同的管理界面,完成相應(yīng)的功能。
系統(tǒng)的功能模塊劃分如下:系統(tǒng)主要由用戶登錄、系統(tǒng)管理、檔案管理三大模塊構(gòu)成。其中系統(tǒng)管理和檔案管理是本系統(tǒng)的中心模塊。系統(tǒng)管理包括:用戶管理、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護(hù)管理、日志管理、系統(tǒng)輔助管理等主要功能。檔案管理包括:基本信息管理、畢業(yè)信息管理、檔案轉(zhuǎn)遞管理、遺留學(xué)生信息管理、打印功能、檢索功能等。
普通用戶實現(xiàn)的功能包括兩部分:畢業(yè)信息提交及檔案去向查詢功能。而系統(tǒng)用戶實現(xiàn)的功能則包括以下幾點。
(1)系統(tǒng)管理功能:①添加刪除用戶以及密碼的設(shè)置與修改;②用戶管理:系統(tǒng)支持多級權(quán)限管理。系統(tǒng)管理人員可對系統(tǒng)信息進(jìn)行維護(hù)、編輯、檢索、打印并對系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫管理;普通用戶僅限于檔案去向查詢;③信息維護(hù):畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的維護(hù)—— 按年度,每年一個畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫,進(jìn)行畢業(yè)生生源數(shù)據(jù)庫的匯總與修改;打印方式的維護(hù)—— 根據(jù)機要檔案交接的需要,按畢業(yè)生檔案機要轉(zhuǎn)遞去向的不同,能夠分別打印發(fā)往外省、市的,本市、區(qū)的,本地人才服務(wù)中心的等檔案機要交接單;④日志管理:系統(tǒng)日常使用記錄,包括:用戶名、ip地址、使用時間及使用的相關(guān)記錄;⑤系統(tǒng)備份功能:系統(tǒng)數(shù)據(jù)按要求進(jìn)行備份。
(2)畢業(yè)生檔案管理功能:信息管理功能:提供畢業(yè)生檔案管理基本信息的錄入、修改,進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)據(jù)編輯,以及畢業(yè)信息的審核,編輯;檢索功能:對于系統(tǒng)用戶,能以多種方式對畢業(yè)生檔案的各種信息情況進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索;對于普通,能在客戶端計算機瀏覽器上通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)檢索,對畢業(yè)生檔案信息進(jìn)行查詢,檢索出滿足條件的記錄?？蛻舨樵兦疤釛l件是知道姓名及學(xué)號;打印功能:將檔案轉(zhuǎn)遞情況word文檔表格的形式打印并予以留存。
4數(shù)據(jù)庫設(shè)計及系統(tǒng)實現(xiàn)
4.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計
根據(jù)高校畢業(yè)生檔案管理的工作流程,依托網(wǎng)絡(luò),畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)要處理的信息主要包括:(1)畢業(yè)生個人情況信息:學(xué)號、姓名、性別、專業(yè)名稱、民族、身份證號、生源所在地、入學(xué)時間、學(xué)制、培養(yǎng)方式等;畢業(yè)生就業(yè)信息;(2)就業(yè)單位、單位所在地址、派遣時間、畢業(yè)去向、派遣報到證號、就業(yè)狀況;(3)檔案轉(zhuǎn)遞信息:檔案處理情況—— 含檔案郵寄地址、檔案接收單位及部門、檔案投遞時間—— 畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)出所在高校的時間、檔案郵寄號碼—— 高校學(xué)生檔案管理部門轉(zhuǎn)遞畢業(yè)生檔案時的編號、檔案機要編號—— 檔案轉(zhuǎn)遞機要部門的郵寄編號、檔案回執(zhí)—— 由高校學(xué)生檔案管理部門隨檔案轉(zhuǎn)出,用人單位或人事部門收到畢業(yè)生檔案后寄還的檔案接收單據(jù),這是畢業(yè)生檔案歸屬的憑據(jù);(4)遺留學(xué)生檔案信息:學(xué)號、姓名、遺留材料內(nèi)容、遺留原因、其他相關(guān)說明。
由于涉及到的數(shù)據(jù)量不大,所以采用了access數(shù)據(jù)庫,設(shè)計完成了用戶表、檔案轉(zhuǎn)遞信息表、學(xué)生信息表、遺留學(xué)生檔案信息表、就業(yè)信息表。
4.2 系統(tǒng)實現(xiàn)
本系統(tǒng)基于asp.net平臺開發(fā),用visualstudio.net2005作為開發(fā)環(huán)境, 界面設(shè)計采用了dreamweave,iis作為web服務(wù)器,數(shù)據(jù)存儲采用access,通過編程實現(xiàn)了系統(tǒng)的功能,系統(tǒng)中涉及的關(guān)鍵技術(shù)有:數(shù)據(jù)庫連接、條件查詢、備份數(shù)據(jù)庫等,由于代碼較為冗長,在此不一一贅述。
5結(jié)語
本系統(tǒng)提高了我校畢業(yè)生檔案管理的工作效率,方便了畢業(yè)生對檔案情況的及時了解及其傳遞,加強了畢業(yè)生與我校畢業(yè)生檔案管理部門的交流。通過以上對高校畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建的探索,理清了高校檔案信息化管理的思路,為高校學(xué)生檔案管理的規(guī)范化,信息化、高效化提供了有效的途徑。
參考文獻(xiàn)
關(guān)鍵詞：
人才服務(wù)站；高校畢業(yè)生；人事檔案；檔案信息化管理
高校畢業(yè)生人事檔案管理是人才服務(wù)站非常重要的一項工作，在當(dāng)前新形勢下，人才服務(wù)站需要充分的利用信息化優(yōu)勢，努力提高高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理水平，從而更好的服務(wù)于待就業(yè)的畢業(yè)生及用人企業(yè)。人才服務(wù)站通過推進(jìn)高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理工作，能夠為用人單位提供及時、高效及準(zhǔn)確的檔案信息，推動高校畢業(yè)生的就業(yè)。而且在信息化管理工作中，通過對人事檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化處理，不僅可以加快速人才的流動，而且能夠進(jìn)一步豐富人事檔案信息，提高人事檔案管理效率，為高校畢業(yè)生和用人企業(yè)提供高效的服務(wù)，加快推動人事檔案信息資源的共享。
1人才服務(wù)站對高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀
1.1對高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設(shè)缺乏重視
對于人才服務(wù)站來講，由于近年來高校畢業(yè)生檔案數(shù)量呈現(xiàn)出不斷增長的態(tài)勢，這也對人才服務(wù)站對高校畢業(yè)生人事檔案管理工作提出了嚴(yán)竣的挑戰(zhàn)。管理高校畢業(yè)生人事檔案的任務(wù)十分繁重，這就需要人才交流主管部門要給予充分的重視和支持，將高校畢業(yè)生人事檔案管理工作列入重要的日程安排上來。但當(dāng)前各人才服務(wù)站對于高校畢業(yè)生人事檔案信息化建設(shè)工作普遍缺乏重視，無論是投入人力還是財力都嚴(yán)重不足，這導(dǎo)致高校畢業(yè)生人事檔案管理工作中存在許多問題，人才服務(wù)站也無法更好為高校畢業(yè)生和用人單位提供良好的服務(wù)。
1.2缺乏完善的檔案管理信息化的法規(guī)體系與業(yè)務(wù)規(guī)范
人事檔案的記載不僅信息豐富，而且時間跨度較大。在實際人事檔案管理工作中，時常會發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)前后不一的情況，針對于這種情況下，如果在檔案信息化建設(shè)過程中能夠得以解決，則可以實現(xiàn)原始紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案之間的良好銜接，而且在數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中也能夠有效的解決標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化等問題。因此需要構(gòu)建完善的檔案管理信息化法律體系和業(yè)務(wù)規(guī)范。當(dāng)前檔案管理信息化法規(guī)體系和業(yè)務(wù)規(guī)范還完善，這使人才服務(wù)站在管理高校畢業(yè)生人事檔案過程中還缺乏有效的指導(dǎo)，同時人事檔案信息資料數(shù)據(jù)庫還缺乏規(guī)范性，這對高校畢業(yè)生就業(yè)帶來了一定的難度，也不能有效的滿足企業(yè)人才的需要和流動的需求。
1.3缺乏高素質(zhì)的人事檔案信息化人才隊伍
在人才服務(wù)站以高校畢業(yè)生人才檔案信息化管理工作中，人才是關(guān)鍵，只有高素質(zhì)的人事檔案信息化人才才能更好的推動人才服務(wù)站人事檔案的信息化建設(shè)步伐。但當(dāng)前人才服務(wù)站檔案管理人員普遍存在年齡偏大問題，同時信息技術(shù)水平和能力欠缺，這就嚴(yán)重制約了人事檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。因此人才服務(wù)站需要打造一支高素質(zhì)的人事檔案信息化人才隊伍，從而更好的提高檔案管理水平，為高校畢業(yè)生和企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
1.4檔案流轉(zhuǎn)中存在不規(guī)范現(xiàn)象
在檔案轉(zhuǎn)接過程中可能由于某些學(xué)校對學(xué)生的檔案沒有做好合理的保管，對學(xué)生的檔案也沒有做好明確的說明，所以就出現(xiàn)了一些問題。還有一些是已經(jīng)放在人才市場的，但是在轉(zhuǎn)接過程中沒有規(guī)范性，所以也影響了檔案不合理的現(xiàn)象，這樣也導(dǎo)致一定要是檔案的本人去解決，才能進(jìn)行報到等環(huán)節(jié)的落實。
2人才交流中心對高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理對策
人才服務(wù)站為高校畢業(yè)生和企業(yè)之間架起了聯(lián)系的橋梁，更好的解決高校畢業(yè)生和企業(yè)雙方的需求，因此做好高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理工作具有非常重要的意義。
2.1充分認(rèn)識到人事檔案信息化建設(shè)的重要性
在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，我國人事制度改革不斷深入，這就對人事檔案信息化建設(shè)工作提出了更高的要求。作為人才服務(wù)站，高校畢業(yè)生人事檔案作為其管理工作中非常重要的部分，因此需要在國家政策指引及上級人才交流部門支持下加快推動人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。通過加大人力和財力的投入力度，重視人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，將人事檔案信息化建設(shè)作為重要的工作來抓，從而有效的提升人事檔案管理水平，更好的完成高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理任務(wù)。
2.2建立健全人事檔案管理的規(guī)章制度與業(yè)務(wù)規(guī)范
人事檔案信息化建設(shè)，是新時期對人事檔案管理工作提出的新要求和新的任務(wù)，所以無法再依據(jù)傳統(tǒng)的手工管理階段的制度，必須結(jié)合高科技時代的技術(shù)，要利用信息化建設(shè)的進(jìn)度和人事檔案信息化管理的實際情況，制定相應(yīng)的工作流程和規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循，這樣就可以有效的促進(jìn)人事檔案管理工作發(fā)展，使人事檔案信息化管理向著制度化、規(guī)范化發(fā)展。特別是高校畢業(yè)生的人事檔案，其內(nèi)容直接涉及個人的基本情況和隱私，所以人才服務(wù)站更要制定出相對完善的管理制度，從而保證人事檔案信息化建設(shè)的開展。
2.3全面提升檔案管理質(zhì)量與人員業(yè)務(wù)素質(zhì)
檔案管理質(zhì)量與人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，是相互關(guān)聯(lián)的命題，人事檔案信息化建設(shè)，它的一個關(guān)鍵因素，就是建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才。因此，在人事檔案信息化建設(shè)過程中，需要檔案工作者不僅要具有豐富的檔案管理專業(yè)知識能力，更要具有創(chuàng)新意識、創(chuàng)新能力及熟練應(yīng)用現(xiàn)代化管理設(shè)備的能力。因此，需要從事檔案信息化管理的工作人員，必須具有檔案管理理論素養(yǎng)及檔案管理實踐經(jīng)驗，同時具有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔能力和現(xiàn)代的信息化檔案歸檔管理能力。檔案人員要做到與時俱進(jìn)，不斷更新服務(wù)觀念，善于運用現(xiàn)代化的管理設(shè)備創(chuàng)新服務(wù)方式，提高服務(wù)效率，適應(yīng)新的服務(wù)需求。還要有不斷學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)、，以便能在信息化檔案管理工作崗位上規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、高效、高質(zhì)地工作。
2.4強化檔案流轉(zhuǎn)規(guī)范性、科學(xué)性
實現(xiàn)檔案流轉(zhuǎn)的科學(xué)性與規(guī)范性的前提和基礎(chǔ)就是讓檔案管理以及責(zé)任追究的相關(guān)制度盡快建立起來，并不斷地加以健全，更重要的是嚴(yán)格執(zhí)行，落實到位，嚴(yán)格相關(guān)的流程和手續(xù)，對于流轉(zhuǎn)過程中的違規(guī)和錯誤現(xiàn)象、行為必須嚴(yán)格追究責(zé)任，提高我們服務(wù)質(zhì)量和工作效率。
3結(jié)論
人才服務(wù)站在高校畢業(yè)生就業(yè)過程中發(fā)揮著非常重要的作用，高校畢業(yè)生人事檔案信息化管理是一項較為系統(tǒng)的工程，需要人才服務(wù)站在日常工作中要不斷進(jìn)行創(chuàng)新，努力提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，強化檔案信息化建設(shè)，從而更好的服務(wù)于高校畢業(yè)生和企業(yè)，為高校畢業(yè)生和企業(yè)之間架起溝通的橋梁，并為社會各項事業(yè)的開展提供人才保障。
作者：包太敏 單位：大慶市大同區(qū)人才交流服務(wù)站
參考文獻(xiàn)
二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序
1.開具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。
2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。
3.對于自謀職業(yè)、出國留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費出國留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別
民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報到證后才能得以實現(xiàn)。
四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法
一是畢業(yè)生進(jìn)入國家機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機構(gòu)他們沒有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級人才交流服務(wù)機構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中需要注意一下幾點：
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。
2.個別沒有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問用人單位的性質(zhì)，在確定對方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再決定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時間，不要將檔案來回調(diào)離，最好做到一步到位。
4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。
二、民辦院校就業(yè)檔案服務(wù)程序
1.開具證明。擇業(yè)期內(nèi)未落實就業(yè)單位并且檔案還存放在市人才交流服務(wù)中心的畢業(yè)生可以享受一下服務(wù)：憑就業(yè)報到證開具存放檔案證明、開具未就業(yè)證明其他與檔案相關(guān)的證明。
2.檔案提取。擇業(yè)期（2年）內(nèi)就業(yè)手續(xù)辦理完的畢業(yè)生，可以憑就業(yè)報到證、加蓋公章的就業(yè)協(xié)議書，到各級人社局進(jìn)行檔案提取。擇業(yè)期內(nèi)沒有就業(yè)畢業(yè)生不能進(jìn)行檔案的提取。
3.對于自謀職業(yè)、出國留學(xué)、擇業(yè)期未滿的畢業(yè)生檔案和派遣期內(nèi)自謀職業(yè)或自費出國留學(xué)以及擇業(yè)期滿后仍未就業(yè)的畢業(yè)生，可在各地市人才交流服務(wù)中心辦理人事檔案保管。
三、民辦高職院校學(xué)生“學(xué)籍檔案”與“人事檔案”的主要區(qū)別
民辦高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案是指學(xué)生通過參加全國統(tǒng)一高考并被錄取的學(xué)生檔案，它以文字資料形式記錄學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)成績、家庭狀況、高考成績、在校期間表現(xiàn)、在校期間的獎懲情況等。民辦高職院校畢業(yè)生的人事檔案是由學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)換的，畢業(yè)生畢業(yè)后將其學(xué)籍檔案中放入該畢業(yè)生的報到證當(dāng)中，然后由學(xué)校將檔案轉(zhuǎn)交畢業(yè)生就業(yè)單位或人才交流機構(gòu)。學(xué)籍檔案也就正式成為畢業(yè)生的人事檔案，它需要通過畢業(yè)生與用人單位或人才交流機構(gòu)簽訂就業(yè)協(xié)議，取得報到證后才能得以實現(xiàn)。
四、民辦高職院校畢業(yè)生檔案存在問題及解決辦法
一是畢業(yè)生進(jìn)入國家機關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，這些用人單位本身具有人事管理權(quán)，他們可以直接接收畢業(yè)生檔案。二是各類非公企事業(yè)單位與民營機構(gòu)他們沒有檔案管理權(quán)。畢業(yè)生畢業(yè)后一定將檔案交由各級人才交流服務(wù)機構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一管理。檔案存放在人才交流中心，方便又安全。三是畢業(yè)生在檔案的轉(zhuǎn)遞過程中需要注意一下幾點：
1.在不能完全搞清楚用人單位是否具備人事管理權(quán)之前，不能把檔案轉(zhuǎn)入該用人單位，應(yīng)將檔案轉(zhuǎn)交給該用人單位所在地的人才交流中心進(jìn)行管理。
2.個別沒有檔案管理權(quán)的單位違規(guī)接收檔案，導(dǎo)致檔案丟失。為了避免上述情況發(fā)生，畢業(yè)生應(yīng)首先詢問用人單位的性質(zhì)，在確定對方是否具有人事檔案管理權(quán)限后再決定將檔案投向哪里。
3.檔案的歸屬是有相關(guān)規(guī)程的，學(xué)生在離開學(xué)校之前要制定好檔案調(diào)離時間，不要將檔案來回調(diào)離，最好做到一步到位。
4.畢業(yè)生畢業(yè)后在異地找到工作單位，戶口不落回本地的畢業(yè)生、考研的畢業(yè)生以及無法確定是否在用人單位長期就職的畢業(yè)生，這部分學(xué)生可以將自己檔案交由人才交流服務(wù)中心進(jìn)行托管。
高職院校的畢業(yè)生檔案是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的個人證據(jù)，是人在社會上生存的軌跡，和社會勞動保障、薪酬待遇、組織關(guān)系等有著非常緊密的關(guān)系。高職院校畢業(yè)生的人事檔案是記錄高校畢業(yè)生信息的重要載體，具有無可替代的作用，所以加強高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作不僅是順應(yīng)時代的發(fā)展，深化教學(xué)改革，還是提高高職院校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要手段，對社會主義建設(shè)具有重大的意義。
一、高職院校檔案管理工作面臨的主要的問題分析
1.意識不強，檔案存放存在缺陷
由于我國市場不斷變化，企業(yè)在用人的分配和接受上都發(fā)生了轉(zhuǎn)變，又加上一些高職院校的畢業(yè)生對人事檔案認(rèn)識上還不足，使得組織和檔案人員對檔案的重視力度下降，對檔案的存放也就不那么關(guān)心，造成了檔案的存放出現(xiàn)了很多的情況，如有的人檔案在就業(yè)單位，有的在教育部門，有的在人才市場，有的在家，甚至有的已經(jīng)遺失了。
2.檔案后續(xù)材料充實不足
由于目前的一些企業(yè)不重視人事檔案，僅關(guān)注的是人員的學(xué)歷和能力，加上一些高校的畢業(yè)生不重視人事檔案，雖然有了長達(dá)幾年甚至十幾年的工作經(jīng)驗，但都沒有進(jìn)入到檔案中，檔案中也就沒有這幾年或十幾年的人生經(jīng)歷，造成了檔案人員人生經(jīng)歷缺失。
3.棄檔和死檔逐漸增多
由于目前的社會中很多企業(yè)不看重人事檔案，僅注重的是人員的能力和身份，對員工的約束也僅依賴合同或協(xié)議，出現(xiàn)了重文憑輕檔案的現(xiàn)象，很多的人才服務(wù)機構(gòu)中的檔案長期無人問津，死檔和棄檔日益增多。
二、強化高職院校畢業(yè)生檔案管理工作的幾點方案
1.加強高職院校畢業(yè)生檔案管理的意識
高職院校的畢業(yè)生檔案管理是學(xué)校日常管理工作中的一部分，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員的重視程度直接的決定了檔案管理工作的效率和規(guī)范程度，這也能體現(xiàn)出學(xué)校的管理水平和教學(xué)質(zhì)量，由于高職院校畢業(yè)生的人事檔案對于學(xué)生來說尤為重要，所以高職院校的檔案管理質(zhì)量對畢業(yè)生的影響很大，所以進(jìn)一步的加強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員的管理意識就特別的重要，他們應(yīng)該進(jìn)一步的學(xué)習(xí)《檔案法》和相關(guān)的法律法規(guī)，要明確檔案管理的重要性。
2.加強高職院校檔案管理人員的素質(zhì)
對于高職院校的畢業(yè)生檔案管理來說，要提高管理水平，那么就應(yīng)該要保證管理科學(xué)合理化、穩(wěn)定化和最優(yōu)化。學(xué)校還應(yīng)該給檔案管理人員提供一個發(fā)展和提高業(yè)務(wù)水平的平臺，要針對檔案管理工作的特點開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)或?qū)W生交流活動，盡最大的努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、管理水平和現(xiàn)代化信息技術(shù)運用能力，與此同時，還要加強檔案管理人員的思想政治覺悟，讓檔案管理人員充分的認(rèn)識到檔案管理對于學(xué)生的重要性，認(rèn)識檔案管理不僅服務(wù)學(xué)生還服務(wù)社會。通過加強檔案管理人員的素質(zhì)提高管理的質(zhì)量和效率。
3.建立完善的管理制度
在高職院校中，每一個職能部門應(yīng)該有部門間的規(guī)章制度，對于檔案管理部門，應(yīng)該建立一個完善的學(xué)生信息收集整理、保管保密、檢查核對、轉(zhuǎn)遞送交等規(guī)章制度，部門領(lǐng)導(dǎo)做好監(jiān)督的工作，務(wù)必將每項規(guī)章制度落實，做到有據(jù)可依、有章可循，確保管理工作有序的進(jìn)行。
4.加強學(xué)生檔案管理工作的宣傳力度
高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、歸檔是主要的工作內(nèi)容，在對學(xué)生提供服務(wù)的同時要使檔案的價值體現(xiàn)出來，這需要檔案人員的積極配合才能達(dá)到最好的效果，所以加強檔案知識的宣傳力度就顯得尤為重要，讓學(xué)生能夠了解和認(rèn)識到檔案的基礎(chǔ)知識和重要性，讓學(xué)生及時的反饋各項信息用以綜合性的研究和分析，提高檔案的利用率。
高職院校畢業(yè)生的檔案管理工作從最初的建檔、整理、歸檔、保存到轉(zhuǎn)遞，中間的步驟多，經(jīng)歷的時間長，轉(zhuǎn)手的部門多，這就需要高職院校的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)給予高度的重視和檔案管理人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，在規(guī)范的規(guī)章制度和先進(jìn)的信息管理技術(shù)下做到真正的檔案服務(wù)于學(xué)生，服務(wù)于社會。
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1.人戶分離問題普遍存在
畢業(yè)生流動性大、就業(yè)不穩(wěn)定。以農(nóng)業(yè)戶籍形式遷入學(xué)校轉(zhuǎn)為非農(nóng)業(yè)戶籍的學(xué)生，他們畢業(yè)后，一般戶籍托管在就讀的高校所在地政府主管部門的人才交流中心（各地政府出臺的政策有所不同，有些地方不實行戶籍托管），也有回遷戶籍到原籍所在地的鄉(xiāng)鎮(zhèn)派出所，以集體戶的形式落戶為非農(nóng)業(yè)戶籍（因其家庭戶籍是農(nóng)業(yè)戶）。無論哪種形式落戶，他們都存在人戶分離這一必然形式。因為，就業(yè)的形式?jīng)Q定了他們的流動性程常態(tài)化。
2.無法順利開具婚育證明
一些地方政府相繼出臺了針對高校畢業(yè)學(xué)生的戶籍托管與《流動人員婚育證》的政策。如某地方政府規(guī)定：A、填寫《大中專畢業(yè)生托管人員計劃生育基礎(chǔ)信息登記表》，B、《辦理流動人員婚育證》，C、《流動人員婚育證》有效期限為二年，在有效期限前本人應(yīng)主動及時到戶籍地?fù)Q領(lǐng)新的《流動人員婚育證》，期間可與戶籍地街道辦事處計生部門電話聯(lián)系一次，以便戶籍地的計生部門及時掌握流動人員的婚育信息，超過一年不聯(lián)系的，將不在為其出具相關(guān)婚育證明。雖然有了以上這些政策和措施，流動著的高校畢業(yè)生，需要婚育證明時，仍無法順利開具婚育狀況證明。因為電話聯(lián)系的依據(jù)缺乏可信性，且兩年及時回戶籍地?fù)Q領(lǐng)《流動人員婚育證》缺乏可行性。
3.新生兒無準(zhǔn)生證無法入戶
人員可以憑戶口、身份證在一方戶籍地領(lǐng)取結(jié)婚證，成為合法的夫妻，有生育孩子的合法權(quán)利，有些人因思想認(rèn)識問題或其他原因沒有及時換領(lǐng)《流動人員婚育證》，無法開具婚育狀況證明，但他們依然生育孩子。造成的結(jié)果是：孩子無準(zhǔn)生證無法入戶等一系列問題。
4.購房限購令影響高校畢業(yè)生戶籍問題
中央政府對房地產(chǎn)調(diào)控政策的出臺，各地方政府也相繼出臺了相應(yīng)的購房限購令，這一政策的出臺，使高校畢業(yè)學(xué)生戶籍成為敏感的社會問題，他們是購房的鋼性需求者。因此高校學(xué)生的戶籍問題已引起了社會各方關(guān)注。
5.《流動人員婚育證》辦理程序繁雜
上世紀(jì)八十年代以后、高校擴招以來出生的獨生子女群體，他們畢業(yè)后，國家實行自主就業(yè)，他們更換工作的頻率較以前其他年代的流動人員更頻繁，成為社會流動的新生力軍。他們中一些人已在離開戶籍地的其他城市工作、結(jié)婚、生活，種種原因沒有按期換領(lǐng)《流動人員婚育證》，去相關(guān)部門開婚育證明沒有開具的依據(jù)。原因是：現(xiàn)工作單位以結(jié)婚一年以上進(jìn)入單位工作，與戶籍地人戶分離一年以上且沒有辦理《流動人員婚育證》，不掌握生育情況，按計劃生育條例規(guī)定不予辦理相關(guān)婚育證明手續(xù)（因為，按正常生理規(guī)律，從結(jié)婚到這次懷孕期間可至少生育一個孩子，期間的婚育情況管理存在漏洞）。夫婦生育一個孩子的相關(guān)手續(xù)尚且如此難以辦理，更別說夫婦是雙獨生子女生育第二個孩子需辦理的相關(guān)手續(xù)更是繁雜難上加難。
綜上所述，由高校畢業(yè)生的戶籍管理引發(fā)的婚育證明的焦點：“人戶分離這一社會現(xiàn)象”，應(yīng)引起社會各界的高度關(guān)注，國家應(yīng)盡快出臺相應(yīng)的政策，解決高校畢業(yè)學(xué)生的這一社會生活難題。高校畢業(yè)學(xué)生不同于其他流動人員，他們中的大多數(shù)基本上不再回戶籍原地，戶籍也無法落戶于生活、工作的城市。因此，開具有婚育狀況證明，是他們生育子女的一大難題，這不僅給他們繁忙的工作增加額外的精神負(fù)擔(dān)，而且形成一系列的社會問題（沒有準(zhǔn)生證的情況下生育子女，孩子無法入戶，醫(yī)療保險、社會保險、高價費入托上學(xué)等等問題）。
二、高校畢業(yè)生婚育檔案管理對策
1.改變現(xiàn)有的戶籍托管與回遷政策
托管與回遷是人戶分離成為必然存在形式。因此，解決高校畢業(yè)學(xué)生的戶籍管理問題，就是打破現(xiàn)在實行的戶籍管理地域間界限政策。改變戶籍托管與回遷政策使高校畢業(yè)學(xué)生流動成為常態(tài)化、普遍化局面。所以，盡快解決高校畢業(yè)學(xué)生人戶分離是他們婚育管理問題的關(guān)鍵。
2.建立完善的婚育信息網(wǎng)絡(luò)檔案化管理系統(tǒng)
將高校畢業(yè)學(xué)生納入全國流動人員計劃生育信息檔案管理系統(tǒng)，使大學(xué)畢業(yè)后由于種種原因處在不斷流動中的、由學(xué)生變?yōu)樯鐣嗄耆后w的他們，隨時隨地按期登記申報個人的婚育狀況情況，換領(lǐng)《流動人員婚育證》，改變因種種原因不能按期換領(lǐng)《流動人員婚育證》，電話聯(lián)系申報給計劃生育管理工作帶來不可操作性。心情愉快地申報辦理生育孩子的各項手續(xù)，解除他們的社會精神負(fù)擔(dān)。
3.婚育信息網(wǎng)絡(luò)檔案化管理先從基層試點起步
我國計劃生育信息網(wǎng)絡(luò)沒有建立的情況下，應(yīng)從基層計劃生育管理部門起步，建立逐漸向全國升級的上世紀(jì)八十年代以后出生人群的婚育信息檔案（他們正處在生育的高峰期），制定更加完善的、可操作的婚育服務(wù)信息檔案化管理系統(tǒng)措施。他們就業(yè)不容易，工作壓力大，即使各項手續(xù)齊全，因人戶分離，不可能請假奔波辦理，往往勞煩的是雙方的年邁父母為其多方奔波辦理。因此，解決好他們的生育問題，會讓千萬家庭生活在和諧的歡樂氛圍之中。
4.地方性政策應(yīng)對高校畢業(yè)生優(yōu)惠
地方政府在制定限購房、及其他地方福利政策的同時，多考慮一下流動的年輕人，他們在地方經(jīng)濟(jì)發(fā)展中起著積極的推動作用。因為高校畢業(yè)學(xué)生是社會先進(jìn)生產(chǎn)力的代表。
5.婚育檔案工作者要端正態(tài)度，做好服務(wù)
一、檔案信息化工作的內(nèi)涵
“檔案信息化，就是我國檔案行政管理機構(gòu)通過統(tǒng)一引導(dǎo)，把現(xiàn)代化信息技術(shù)運用到實踐活動中去，對不同種類的檔案資源進(jìn)行管控以及提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以便適應(yīng)信息化社會時代對不同類檔案信息的綜合應(yīng)用需求。簡單來說，即檔案信息輸入、存儲、管理、應(yīng)用等全面實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、共享化、數(shù)字化?！?/p>
二、高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的意義
從我國當(dāng)前高校畢業(yè)生檔案管理的實際情況來看，進(jìn)行高校畢業(yè)生檔案信息化管理對于社會具有重要的作用。由于信息技術(shù)的發(fā)展，進(jìn)行這一項目的建設(shè)滿足了時展的要求。高校畢業(yè)生檔案作為重要檔案資源，單位、部門必須緊跟時代步伐，不斷提高辦公自動化水平，滿足時展的需求，實現(xiàn)檔案管理工作模式由管理實體資料向數(shù)字化模式轉(zhuǎn)變；其次，滿足了高校檔案管理工作和社會人力資源的需要。進(jìn)行畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)能夠為高?？蒲小⒔虒W(xué)、社會管理工作提供高效服務(wù)；最后，能夠更好地服務(wù)社會?！案咝．厴I(yè)生檔案信息的記載相比于其他檔案信息記載更加真實可靠，對社會、企業(yè)的經(jīng)濟(jì)價值更大，進(jìn)行信息化建設(shè)，可以及時有效地為社會公眾提供有所需求的服務(wù)，實現(xiàn)高校檔案資源社會共享。”
三、高校畢業(yè)生檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題
（一）相關(guān)單位重視程度不夠，工作不到位。在現(xiàn)實生活中一些單位或部門把高校畢業(yè)生檔案管理工作當(dāng)作是一件簡單的保管工作，對于它的重要價值沒有深刻認(rèn)識。在他們看來，它只是占據(jù)他們主要工作的時間不到十分之一，對于高校畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)移、借閱不出現(xiàn)大的錯誤就可以了，滿足基本外調(diào)、查檔就足夠，從而導(dǎo)致在實際生活中，工作管理人員對高校畢業(yè)生檔案管理工作不合理，使得人力資源管理混亂。
（二）有關(guān)法律法規(guī)制度不健全，缺乏規(guī)范性。我國目前針對檔案管理的相關(guān)法律，只有《中華人民檔案法》，對其修改也是非常有限。各級政府、部門在傳達(dá)信息、任務(wù)分工僅僅依靠通知或者采用暫時性的決策，同時，人事檔案信息歸卷等沒有明確法律條文規(guī)定，使得信息材料無法統(tǒng)一。當(dāng)前國家放松對戶籍制度的管理，使得人員流動加快，這在高校畢業(yè)生人群中表現(xiàn)最為突出，由此產(chǎn)生的檔案信息接收、轉(zhuǎn)遞問題不可避免，給人事檔案工作人員帶來極大挑戰(zhàn)。
（三）硬件投入不足，管理方法不科學(xué)。存儲畢業(yè)生檔案的檔案室應(yīng)該是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實際的工作中，一些專門負(fù)責(zé)高校畢業(yè)生檔案管理的單位不愿意在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理設(shè)備簡陋，更有甚者，由于人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，引起檔案信息材料霉變，對以后高校畢業(yè)生檔案的利用產(chǎn)生了嚴(yán)重的不良影響。
（四）檔案管理水平不高，管理手段落后。在實際的高校畢業(yè)生檔案管理工作中，一些單位、部門對它的重要性認(rèn)識不夠，管理上缺乏專配人員，這就出現(xiàn)對畢業(yè)生檔案的重要性、檔案管理具體要求、檔案材料整理方式、轉(zhuǎn)接等工作不熟悉，難以適應(yīng)高校畢業(yè)生在人力資源市場的需求的問題。在管理手段方面，顯得陳舊，不懂得未就業(yè)高校畢業(yè)生檔案管理，在調(diào)閱檔案時絕大多數(shù)情況下是采用原始的手工操作，使得畢業(yè)生檔案材料紙質(zhì)發(fā)黃變脆、字跡漸退，對后來的檔案利用不利。
四、人力資源部門對高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)的策略選擇
（一）重視對高校畢業(yè)生檔案材料的收集。由于人事檔案管檔人員、制度的改革、考察、培訓(xùn)等需求隨著時代的發(fā)展不斷發(fā)生新變化，這為新時期高校畢業(yè)生檔案管理工作帶來了更多的困難“對于因為某些原因出現(xiàn)檔案的調(diào)用、查閱，需要及時把檔案歸置原處，并且按照檔案工作的有關(guān)規(guī)定，實行全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂?！?/p>
（二）加強對高校畢業(yè)生檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)。人力資源部門要把高校畢業(yè)生檔案管理工作放在重中之重的位置，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)的要求去執(zhí)行。一方面要建立堅固的、防火、防潮的專門檔案庫房，同時庫房設(shè)施要做到“六防”，也就是防火、防潮、防盜、防光、防高溫防蛀。
（三）加快建立高校畢業(yè)生檔案目錄數(shù)據(jù)庫。“高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)是以數(shù)據(jù)形式集合成數(shù)據(jù)庫，把原來紙張上順序的、線性的方式轉(zhuǎn)變?yōu)橛嬎銠C的直接的、網(wǎng)狀的方式，使得檔案管理形式發(fā)生了根本性的改變。”“人才交流事業(yè)發(fā)展到今天，有著十幾年的歷史，并且發(fā)生了巨大的改變，在高校畢業(yè)生檔案管理工作中表現(xiàn)尤為突出，因此，我們需要加快對高校畢業(yè)生檔案管理信息化建設(shè)，促進(jìn)工作效率提高、優(yōu)化服務(wù)水平”。
五、結(jié)語
為了轉(zhuǎn)變部分單位、部門對高校畢業(yè)生檔案“無用的觀念和思想”，人力資源部應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善我國的高校畢業(yè)生檔案管理機制，了解信息化建設(shè)工作的重要性、理解檔案工作信息化建設(shè)、發(fā)展對學(xué)校、社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有哪些極其重要的作用。對高校畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)工作要從存在的問題出發(fā)，制定科學(xué)合理有效的應(yīng)對策略，同時，確保檔案工作必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌。
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