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時(shí)間：2023-08-20 14:59:55
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇辦公室檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
(一)創(chuàng)新人員理念
在開(kāi)展辦公室檔案管理工作時(shí)，理念是做好工作的基礎(chǔ)，只有創(chuàng)新理念，才能夠?qū)⑾敕ㄞD(zhuǎn)變成為實(shí)踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點(diǎn)，單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識(shí)，在詳細(xì)分析檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，進(jìn)行創(chuàng)新，找到檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并采取措施解決問(wèn)題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應(yīng)該提高自身的服務(wù)意識(shí)，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標(biāo)。在目標(biāo)確定時(shí)，必須根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展需求進(jìn)行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應(yīng)。單位管理者也應(yīng)該重視全體工作人員思想工作的加強(qiáng)，通過(guò)會(huì)議等形式來(lái)提高檔案管理人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，并在此基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變檔案管理工作的形式，從以往的被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)管理，全面提高檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量。
(二)采用有效管理手段進(jìn)行檔案管理
開(kāi)展辦公室檔案管理工作時(shí)，選擇的管理手段會(huì)直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特別是在新的時(shí)期，辦公室開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，更需要與時(shí)俱進(jìn)的更新管理手段。首先，檔案管理應(yīng)該和時(shí)代相適應(yīng)，需要將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中去，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化。檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)需要進(jìn)行檔案管理局域網(wǎng)的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯(lián)系相關(guān)單位來(lái)建立專業(yè)管理中心，通過(guò)管理中心來(lái)整合電子數(shù)據(jù)，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務(wù)便是收集辦公室的電子數(shù)據(jù)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)共享數(shù)據(jù)，提高其管理效率和應(yīng)用效率。
(三)重視管理機(jī)制創(chuàng)新
在辦公室檔案管理中，管理機(jī)制是效率提高的保證，有效創(chuàng)新管理機(jī)制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，經(jīng)常存在和其他部門工作協(xié)調(diào)困難的情況，這是由于檔案管理機(jī)制不合理導(dǎo)致的。這便要求檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中重視管理機(jī)制的創(chuàng)新，激發(fā)工作人員的創(chuàng)造潛力和工作動(dòng)力。單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，從單位的實(shí)際需要出發(fā)，制定更加科學(xué)的管理機(jī)制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建設(shè)檔案咨詢臺(tái)。
(四)根據(jù)需要擴(kuò)大辦公室檔案管理的領(lǐng)域
現(xiàn)在有些事業(yè)單位管理辦公室檔案時(shí)，普遍存在工作范圍狹窄的問(wèn)題，這便需要擴(kuò)展創(chuàng)新管理范圍。想要達(dá)到擴(kuò)大領(lǐng)域的目的，便需要擴(kuò)大檔案服務(wù)對(duì)象的范圍，給整個(gè)社會(huì)服務(wù)。很多單位的檔案針對(duì)的往往是本單位內(nèi)部，給單位的正常運(yùn)行提供服務(wù)，雖然檔案在單位運(yùn)行方面做出了一定貢獻(xiàn)，但是其作用卻沒(méi)有完全發(fā)揮出來(lái)。若是能夠讓檔案給整個(gè)社會(huì)服務(wù)，不同的個(gè)人或者組織便能夠通過(guò)檔案資源獲得自己需要的信息，發(fā)揮檔案的作用。在擴(kuò)大檔案管理領(lǐng)域的同時(shí)，也必須做好人員培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，讓其更好的為檔案管理工作服務(wù)。
檔案管理是一項(xiàng)涉及面廣，涉及信息量大的工作。因此，事業(yè)單位辦公室檔案管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。做好檔案管理工作，有利于進(jìn)一步提高單位工作效能，更好地服務(wù)于單位廣大干部職工。
一、事業(yè)單位辦公室檔案管理存在的問(wèn)題
（1）檔案管理工作的重要性沒(méi)有得到重視。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息科技的進(jìn)步，對(duì)辦公室檔案管理工作也提出了新的要求。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案管理工作人員提出了新的考驗(yàn)，工作人員需要運(yùn)用相應(yīng)的辦公軟件協(xié)助完成檔案管理工作。在面對(duì)以上問(wèn)題的時(shí)候，有時(shí)凸顯出檔案管理工作人員的專業(yè)水平不夠，缺乏專業(yè)的檔案管理技能，運(yùn)用現(xiàn)代辦公軟件的能力不足等問(wèn)題。因此，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，進(jìn)一步關(guān)注和解決檔案管理人員的素質(zhì)問(wèn)題，是事業(yè)單位檔案管理亟待解決的問(wèn)題之一。
（2）辦公室檔案管理信息化建設(shè)過(guò)緩，設(shè)施相對(duì)落后?，F(xiàn)代技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理更加復(fù)雜化，種類繁多的檔案給工作人員提出了更高的要求，不同的檔案類型要求采取不同的方式進(jìn)行整理和保管。國(guó)家檔案行政機(jī)構(gòu)倡導(dǎo)無(wú)紙化系統(tǒng)規(guī)范，但由于檔案管理的信息化建設(shè)沒(méi)有完成，使得很多單位的檔案管理工作仍以紙質(zhì)文件為主，使得對(duì)紙質(zhì)文件的依賴成為目前制度性的選擇。一些數(shù)字化信息處于隨機(jī)存儲(chǔ)狀態(tài)，有些被不定期銷毀，有些被存儲(chǔ)在臨時(shí)可移動(dòng)設(shè)備上，沒(méi)有建立系統(tǒng)管理模式。
（3）缺乏完善的檔案管理制度。目前多數(shù)事業(yè)單位沒(méi)有建立針對(duì)辦公室檔案管理的相應(yīng)制度和規(guī)范，即便有些單位對(duì)檔案有相關(guān)的管理規(guī)范，但由于制度混亂，大多只是流于形式。比如說(shuō)一些該銷毀的檔案，由于未定期銷毀，仍然保留在檔案室，這樣就大幅度增加了檔案查找的工作量，因而大大降低了實(shí)際操作中的執(zhí)行力。缺乏完善的檔案管理制度，致使檔案管理難以發(fā)揮真正的作用。
二、如何加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作
（1）提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度。做好檔案管理工作，首先要使執(zhí)行者充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，采取多種手段對(duì)事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的實(shí)際功效，使其充分認(rèn)識(shí)高效率的檔案管理工作對(duì)本單位整體工作的發(fā)展能夠起到極其重要的推動(dòng)作用。要提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，并全心支持改革，采取激勵(lì)措施，為檔案管理改革之路掃清障礙。同時(shí)，辦公室檔案管理人員應(yīng)跟隨社會(huì)的發(fā)展腳步，順應(yīng)時(shí)代的需求，不斷提高檔案管理意識(shí)和相關(guān)法律意識(shí)，尤其要增強(qiáng)辦公室檔案管理人員自身的保密意識(shí)，樹(shù)立正確的檔案管理觀念。積極參加檔案管理培訓(xùn)，掌握管理相關(guān)操作技能，提高自身素質(zhì)及檔案管理水平，充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的重要性，提高對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)。
（2）加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)。當(dāng)前，網(wǎng)絡(luò)電子信息化檔案管理方式相較于紙質(zhì)文件管理方式來(lái)說(shuō)，更能凸顯前者超高的工作效率，而且加強(qiáng)了辦公室檔案管理的準(zhǔn)確性。充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)，建立網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)和電子數(shù)據(jù)庫(kù)，將網(wǎng)絡(luò)電子信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作。以電子信息化管理辦公室檔案替代傳統(tǒng)的管理模式，不僅能夠?qū)挝粌?nèi)部的各種檔案分門別類地進(jìn)行管理，對(duì)復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行有序整理，而且不會(huì)造成辦公室資料長(zhǎng)期堆積，避免查找上的困難，節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力。這樣，在提高了檔案管理工作效率的同時(shí)，更能夠及時(shí)整理歸類各類檔案文件，使資料檢索變得更加準(zhǔn)確快捷。
（3）建立完善的檔案管理制度。對(duì)檔案管理體制進(jìn)行改革，提高辦公室檔案管理工作效率，強(qiáng)化辦公室檔案管理工作的文化事業(yè)功能，是檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)。在倡導(dǎo)自主更新的時(shí)代洪流下，事業(yè)單位想長(zhǎng)久穩(wěn)定地發(fā)展下去，需要建立適合自身發(fā)展的制度模式。辦公室檔案管理工作直接影響著單位內(nèi)部各個(gè)部門的工作效率，影響著單位的發(fā)展。單位應(yīng)當(dāng)針對(duì)辦公室檔案管理工作制定相應(yīng)的適用于本單位的體制機(jī)制，只有科學(xué)管理，使檔案工作按照制度化去運(yùn)行，才能夠保證工作的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案工作的有序高效進(jìn)行。
檔案管理改革是事業(yè)單位管理改革的一項(xiàng)重要內(nèi)容，事業(yè)單位檔案管理工作在單位中起著極其重要的作用，做好檔案管理工作對(duì)本單位整體工作的發(fā)展能夠起到推動(dòng)作用。通過(guò)提高對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作的重視程度，加快辦公室檔案管理信息化建設(shè)和建立完善的檔案管理制度，使得事業(yè)單位辦公室檔案管理更加規(guī)范化，從而推進(jìn)單位各項(xiàng)工作的有序發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
[1]趙慧玉.淺析網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)入高校檔案管理[J].山東紡織經(jīng)濟(jì)，
在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)于檔案管理工作的重視程度正在不斷地提升，其實(shí)早在黨的十四大會(huì)議上，對(duì)其職能所屬進(jìn)行了明確的定位，這為檔案管理工作的發(fā)展提供了更為廣闊的空間，是檔案管理工作在機(jī)關(guān)單位發(fā)展歷程中的一個(gè)重要的轉(zhuǎn)折。傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，主要依靠單位領(lǐng)導(dǎo)的指示，對(duì)各單位的工作匯報(bào)資料進(jìn)行有效的收集和整理，在經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)中，這種模式已經(jīng)開(kāi)始顯現(xiàn)出一定的弊端，對(duì)于日程的工作在質(zhì)量和效率方面開(kāi)始出現(xiàn)不良的影響，對(duì)于機(jī)關(guān)單位高層進(jìn)行決策不能提供科學(xué)的參考依據(jù)。
要將檔案管理工作作為機(jī)關(guān)單位辦公室的一項(xiàng)重要職能，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù)和基礎(chǔ)。在辦公室工作中，對(duì)檔案管理工作要設(shè)立一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的管理機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案資料管理的獨(dú)立性，并與其他工作部門進(jìn)行協(xié)調(diào)統(tǒng)一，充分實(shí)現(xiàn)其服務(wù)性，并促進(jìn)其作用最大程度地發(fā)揮。
二、檔案管理在辦公室工作中的重要意義
（一）檔案資料是單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策的重要依據(jù)。在一個(gè)單位，尤其在國(guó)企機(jī)關(guān)單位中，決策層的工作任務(wù)主要有兩個(gè)方面：首先是對(duì)單位發(fā)展和運(yùn)行的基本情況進(jìn)行全面的了解。其次就是進(jìn)行科學(xué)、客觀的政策的制定工作，而這也對(duì)檔案管理和制定決策之間的關(guān)系進(jìn)行了闡述和明確。查閱單位發(fā)展過(guò)程中的檔案資料是獲取全面基本信息的有效手段，進(jìn)而才能為科學(xué)、客觀決策的制定提供重要依??。隨著改革開(kāi)放程度的不斷加深，尤其是在國(guó)企機(jī)關(guān)單位之中，檔案管理工作的重要性更加凸顯。檔案資料是對(duì)單位發(fā)展歷程中的業(yè)績(jī)、榮譽(yù)、重要事件以及一般的成長(zhǎng)歷程的一個(gè)重要的文字記錄，在進(jìn)行決策的制定過(guò)程中，能夠發(fā)揮出重要的借鑒作用，而辦公室工作主要的工作職能就是為其他部門提供輔助作用。
（二）檔案管理能夠促進(jìn)辦公室工作效率的顯著提高。檔案管理工作不僅是行政部門的重要樞紐，同時(shí)也為決策部門職能的發(fā)揮起著重要的指導(dǎo)作用。新時(shí)期下，檔案管理工作模式已經(jīng)突破傳統(tǒng)模式中的對(duì)文件資料的收集和整理層面，在新模式中，檔案管理工作要對(duì)收集的信息文件進(jìn)行科學(xué)有效的加工與處理。檔案資料中的大量信息要通過(guò)數(shù)據(jù)信息網(wǎng)絡(luò)的形式，為辦公室工作效率的全面提高提供助力，促進(jìn)其現(xiàn)代化建設(shè)工作的開(kāi)展，進(jìn)而促進(jìn)事業(yè)單位對(duì)一系列的文書以及文稿的修改，以及人事、財(cái)務(wù)等后勤工作的現(xiàn)代化、信息化以及數(shù)字化發(fā)展，從而使從事檔案管理工作的大量人員得以解放，實(shí)現(xiàn)單位發(fā)展對(duì)勞動(dòng)力的解放的同時(shí)，大幅度提高辦公室的工作效率，以更好地為單位、為社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位； 辦公室檔案；管理方法；
近年來(lái)，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人事制度改革的不斷深入，人員流動(dòng)的速度越來(lái)越快，做好檔案管理工作就顯得越來(lái)越重要。但是就目前而言，事業(yè)單位檔案管理工作還存在許多不完善的地方，檔案科學(xué)化管理比較滯后、檔案材料整理不及時(shí)。
一、事業(yè)單位辦公室檔案管理問(wèn)題
1.檔案管理工作的重要性未得到應(yīng)有的重視。受到計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的管理模式影響，事業(yè)單位的檔案管理工作通常都是一些簡(jiǎn)單的日常程序化工作，例如：檔案的保管等。很多現(xiàn)代化的管理理念并沒(méi)有應(yīng)用到檔案管理工作中。從而給人的印象就是“是個(gè)人就能干”，無(wú)非就是保證檔案不丟失，不泄露檔案信息。因此，單位領(lǐng)導(dǎo)以及職工對(duì)檔案管理工作的重要性并沒(méi)有充分地認(rèn)識(shí)。以至于檔案管理工作模式陳舊，缺乏現(xiàn)代化的管理理念，缺乏創(chuàng)新，其真正的作用并沒(méi)有充分發(fā)揮出來(lái)。
2.缺乏完善的管理制度。缺乏完善的檔案管理制度是檔案管理工作質(zhì)量不高的重要原因之一。目前，在國(guó)內(nèi)的事業(yè)單位檔案管理工作中，盡管已經(jīng)建立了相應(yīng)的管理制度，但是，從執(zhí)行效果來(lái)看不是很理想。管理制度往往局限于表面化、形式化。例如：在很多事業(yè)單位中，檔案資源管理混亂，職工的檔案保存不完整，有些檔案沒(méi)有及時(shí)歸檔，很多內(nèi)容并沒(méi)有及時(shí)的補(bǔ)充進(jìn)去，目前棄檔和重新建檔的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重破壞了檔案的真實(shí)性和完整性，還有一些應(yīng)該銷毀的檔案，仍然保留在檔案室中，致使檔案的查找工作量大幅度增加。不僅如此，有些職工的檔案很可能因?yàn)楣芾砣藛T的疏于管理而丟失。在外借檔案管理中，管理人員往往并沒(méi)有嚴(yán)格地遵循相關(guān)的外借管理制度進(jìn)行操作，繼而導(dǎo)致個(gè)別外借檔案有去無(wú)回。這些問(wèn)題都是缺乏完善的檔案管理制度引起的。
3.檔案為得到有效利用。從本質(zhì)上講，檔案也是一類重要的社會(huì)財(cái)富，盡管，其具有一定的特殊性，不能在市場(chǎng)中隨意的進(jìn)行流通。但是，如果能夠在恰當(dāng)?shù)膱?chǎng)合對(duì)檔案信息進(jìn)行有效利用，一定會(huì)對(duì)我國(guó)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展起到重要的促進(jìn)作用。但是，在實(shí)際的工作中，很多事業(yè)單位并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案的重要價(jià)值，沒(méi)有充分的運(yùn)用到管理工作中。這是一種極端浪費(fèi)的表現(xiàn)，其未能將檔案的真正價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)。
二、事業(yè)單位辦公室檔案管理方法
1.充分認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位檔案管理工作的重要性。檔案管理改革的有效實(shí)施，首先就應(yīng)該幫助執(zhí)行者認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。對(duì)事業(yè)單位的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)宣傳現(xiàn)代化檔案管理模式的重要功能以及其能夠發(fā)揮出的實(shí)際功效。使其認(rèn)識(shí)到高質(zhì)量的檔案管理工作能夠?qū)Ρ締挝坏目沙掷m(xù)發(fā)展起到重要的推動(dòng)作用。進(jìn)入對(duì)檔案管理工作改革給予高度的重視，并真心的支持管理改革，對(duì)檔案管理工作給予激勵(lì)措施，為其提供更為順暢的改革之路。
2.加大信息資源的開(kāi)發(fā)力度。工作人員要有現(xiàn)代的管理觀念，堅(jiān)持科學(xué)的工作態(tài)度，創(chuàng)新工作方法，加大對(duì)信息資源的開(kāi)發(fā)，使得信息資源的利用價(jià)值充分發(fā)揮出來(lái)。首先，事業(yè)單位的所有人員要提高工作的主觀能動(dòng)性，針對(duì)本單位的實(shí)際情況，有效地展開(kāi)各項(xiàng)工作；其次，抓住工作中心，把握核心內(nèi)容，正確定位工作方向，圍繞工作中心積極展開(kāi)，并且在工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)；第三，結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)作用，提高檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性。
3.完善檔案管理制度。建立健全檔案工作規(guī)章制度，是規(guī)范檔案工作行為的一項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)。在建立健全過(guò)程中，要根據(jù)單位的工作特點(diǎn)，配合檔案管理的需要，v究合理性和可操作性。另外，為了防止單位的上上下下對(duì)檔案工作的不重視，規(guī)章制度中要制定既對(duì)單位領(lǐng)導(dǎo)有約束力又要對(duì)干部職工有強(qiáng)制性的條款。在制定規(guī)章制度過(guò)程中，要嚴(yán)格遵照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，在允許的情況下，可根據(jù)行政事業(yè)單位規(guī)模、工作特點(diǎn)的不同，適當(dāng)、靈活的調(diào)整其管理方式與制度規(guī)范，實(shí)現(xiàn)規(guī)范性和靈活性的有機(jī)結(jié)合。檔案部門可根據(jù)以往的實(shí)踐、探索和總結(jié)，建立起一套內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)完整、符合本單位實(shí)際的規(guī)章制度體系。
4.及時(shí)更新檔案。事業(yè)單位每天都有新的變動(dòng)， 所以檔案管理人員需要及時(shí)的跟上腳步， 及時(shí)的收集新的檔案來(lái)充實(shí)檔案庫(kù)， 檔案變得越來(lái)越完善， 那么對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展必將是有很大幫助的， 并且能體現(xiàn)該事業(yè)單位對(duì)于信息的收集能力之強(qiáng)， 速度之快。對(duì)于數(shù)據(jù)信息要做好備份處理，并且要有專門的人員來(lái)管理，同時(shí)，操作系統(tǒng)要做好網(wǎng)絡(luò)安全管理，采用現(xiàn)代化的信息安全技術(shù)，切實(shí)提高保證信息的準(zhǔn)確性和安全性。
隨著信息時(shí)代的不斷發(fā)展，對(duì)辦公室檔案管理工作有著更多的要求，相關(guān)的事業(yè)單位要想讓檔案管理工作更好地服務(wù)于社會(huì)，就需要引起檔案管理在辦公室工作中的重視，利用現(xiàn)代化的信息、技術(shù)結(jié)合相關(guān)管理制度輔助檔案的管理，可以有效地推動(dòng)檔案的科學(xué)化管理，從而使檔案管理工作能夠更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，有效地提高檔案管理在辦公室工作中的效率。
參考文獻(xiàn)：
經(jīng)年累月的管理工作中，各個(gè)崗位開(kāi)展的工作都與辦公室檔案有著密切聯(lián)系。從現(xiàn)階段辦公室檔案管理工作的狀況來(lái)看，仍舊存在著諸多管理方面的不足，以往的辦公室檔案管理方式不能滿足企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展形式下的需要，導(dǎo)致各方面工作在進(jìn)展中有一定限度的阻礙。因此，有必要完善辦公室檔案管理，促進(jìn)企業(yè)健康積極發(fā)展。
一、辦公室檔案管理基本概念
所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對(duì)企業(yè)中的人員情況與事件進(jìn)行詳細(xì)記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號(hào)合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時(shí)效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對(duì)企業(yè)檔案定期進(jìn)行歸納與清除。
二、辦公室檔案管理中存在的缺陷
不管企業(yè)從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因?yàn)槭艿讲粩喔碌目茖W(xué)技術(shù)的沖擊，以往傳統(tǒng)的管理方式在向新的管理方式過(guò)渡中存在諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（一）檔案管理人員認(rèn)識(shí)程度不足。因?yàn)檗k公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與時(shí)代變化速度轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時(shí)吸收新的管理手段與策略。同時(shí)由于管理從業(yè)人員缺乏專業(yè)且系統(tǒng)的檔案知識(shí)，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會(huì)存在諸多缺陷。在實(shí)際管理工作中若管理人員的職業(yè)責(zé)任感與思想道德達(dá)不到應(yīng)有高度，那么極有可能會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。（二）管理人員的管理方式與企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程不相符。社會(huì)的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細(xì)化，對(duì)檔案管理工作的精密性要求也越來(lái)越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。為了迎合社會(huì)發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時(shí)代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無(wú)法真正貼合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要。在具體管理中不能運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備對(duì)檔案歸類與云端儲(chǔ)存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無(wú)法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類、儲(chǔ)存中還會(huì)出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。（三）檔案管理軟硬件設(shè)施較為落后。在檔案管理中，一些具有時(shí)效性的文件要求進(jìn)行自動(dòng)化管理。企業(yè)引進(jìn)管理軟硬件設(shè)備需要經(jīng)費(fèi)，在實(shí)際的管理工作中，企業(yè)能夠給檔案工作劃撥的經(jīng)費(fèi)有限。
三、完善辦公室檔案管理工作的對(duì)策
在企業(yè)辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業(yè)應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備、轉(zhuǎn)變管理人員觀念、優(yōu)化管理工作，促進(jìn)資源共享，對(duì)存在的不足加以改進(jìn)與完善。（一）增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，制定且完善管理制度。在眾多的企業(yè)中，大多數(shù)都存在著對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)不到位或是忽視管理工作的現(xiàn)象。因此企業(yè)與管理領(lǐng)導(dǎo)與員工應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，不斷汲取先進(jìn)的管理方法，增強(qiáng)自身的管理水平，轉(zhuǎn)變適應(yīng)時(shí)代與企業(yè)未來(lái)發(fā)展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，繼而增強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門工作效益，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，促進(jìn)企業(yè)蓬勃發(fā)展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該明確不同類別檔案的管理流程；規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)程序，使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行分類，優(yōu)化管理工作。針對(duì)機(jī)密性文件應(yīng)該做好保密工作，在軟硬件設(shè)備中做好加密處理并設(shè)置使用權(quán)限。（二）踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法。檔案管理工作量越來(lái)越大，行業(yè)分工也越來(lái)越細(xì)致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲(chǔ)存等工作流程中出現(xiàn)的失誤頻率，極其有必要踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法，將計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為發(fā)展的基礎(chǔ)條件，創(chuàng)建不同形式的管理機(jī)制體系，進(jìn)而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系中，應(yīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納到數(shù)字化管理工作中，通過(guò)不同形式的文件增強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。企業(yè)中的各個(gè)管理部門同時(shí)還能打破時(shí)間與空間的限制，實(shí)現(xiàn)檔案文件的云端共享，方便調(diào)用與儲(chǔ)存，以此種方式來(lái)提高檔案管理工作的實(shí)用價(jià)值，并且不斷豐富檔案管理工作服務(wù)。實(shí)現(xiàn)辦公室檔案的數(shù)字化，企業(yè)應(yīng)該將其作為重點(diǎn)工作來(lái)抓，也只有這樣，才能迎合時(shí)展需求，推動(dòng)企業(yè)走在時(shí)代的前端，在同行業(yè)中站穩(wěn)腳跟。
四、結(jié)語(yǔ)
為了有效發(fā)揮辦公室檔案管理工作的重要作用，企業(yè)應(yīng)在日常的管理工作中積極汲取高效的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)其中存在的不足合理解決，繼而保證辦公室檔案管理高效且有序開(kāi)展。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該積極采取有效辦法提升管理人員的基本素質(zhì)，提高專業(yè)技能水平，汲取先進(jìn)管理模式，促進(jìn)檔案管理工作的自動(dòng)化、信息化、創(chuàng)新化，促進(jìn)資源共享，緊跟企業(yè)發(fā)展步伐。
作者:李軍 單位:萊州市婦幼保健院
【參考文獻(xiàn)】
高校檔案管理是高校對(duì)在其教學(xué)、科研、行政管理和其他活動(dòng)中形成的記錄和保存各種信息的各種文字、圖表、音像制品等各種載體的綜合進(jìn)行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的系統(tǒng)活動(dòng)。而院級(jí)檔案管理是一種事后行為，往往容易忽視，或是不夠規(guī)范。學(xué)院作為高校的二級(jí)單位同樣也承擔(dān)著較大的檔案管理工作，除了有校級(jí)文件的歸檔還有院級(jí)教學(xué)事業(yè)發(fā)展的檔案管理。因此完善的高校院級(jí)檔案管理有利于高校教學(xué)、科研工作狀態(tài)監(jiān)控，有利于發(fā)展規(guī)劃和教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控體系的科學(xué)化，有助于推動(dòng)高校教學(xué)工作的發(fā)展，教學(xué)改革的深化和整體管理水平的提高。本文就現(xiàn)階段我國(guó)高校院級(jí)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行一些探討，并在此基礎(chǔ)上提出些對(duì)策與建議。
一、 高校院級(jí)檔案管理中存在的問(wèn)題
第一、 檔案管理理念落后， 管理意識(shí)淡薄。我國(guó)許多高校院級(jí)辦公室的檔案管理人員都是兼職的檔案管理者，因此在日常的工作中，對(duì)檔案的管理意識(shí)比較薄弱，往往只是流于形式，不重視日常材料的搜集和歸檔，缺乏責(zé)任心，工作態(tài)度敷衍塞責(zé)，重程序，輕結(jié)果，常常產(chǎn)生“ 文牘主義”和“目標(biāo)置換”。并沒(méi)有形成較好的管理規(guī)范。
第二、檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高， 結(jié)構(gòu)不合理。在高校里只有少數(shù)人員是專職的檔案管理人員，而在院級(jí)單位的工作人員多數(shù)都是兼職的檔案管理人員，并沒(méi)有接受過(guò)專門的培訓(xùn)，因此對(duì)于如何開(kāi)展文件的歸檔和規(guī)范管理好院級(jí)的檔案是亟待解決的首要問(wèn)題。同時(shí)目前有相當(dāng)一部分檔案人員還跟不上時(shí)代的步伐，還缺乏必要的素質(zhì)和開(kāi)發(fā)檔案信息的能力。
第三、 檔案管理信息化建設(shè)不足。由于院級(jí)辦公室檔案管理涉及到教學(xué)、科研、學(xué)生、對(duì)外聯(lián)系等多種文獻(xiàn)資料，是為了實(shí)現(xiàn)某項(xiàng)計(jì)劃或一定目標(biāo)而形成的文獻(xiàn)，當(dāng)某項(xiàng)計(jì)劃或一定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)以后，由此而形成的文獻(xiàn)資料往往不被人們所重視，錯(cuò)過(guò)及時(shí)整理和歸檔的大好時(shí)機(jī)，造成文獻(xiàn)資料的丟失。
二、完善我國(guó)高校院級(jí)檔案管理的建議
第一、要提高對(duì)高校檔案管理工作規(guī)范化意識(shí)的正確認(rèn)識(shí)。 高校院級(jí)檔案的合理建立、有效管理、科學(xué)利用是高校院級(jí)檔案管理工作規(guī)范化的主要目標(biāo)。 從高校發(fā)展的實(shí)踐看，完善院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化，對(duì)推動(dòng)教育改革、提高教學(xué)質(zhì)量和工作效率、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理、開(kāi)展科學(xué)研究、展示學(xué)校綜合實(shí)力等具有重要作用。 為了加強(qiáng)院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)管理過(guò)程中的積極作用，要依據(jù)教育教學(xué)發(fā)展的客觀規(guī)律，不斷提高對(duì)院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化認(rèn)識(shí)，充分發(fā)揮各種檔案資料的使用價(jià)值，使其為教學(xué)科研服務(wù)，為課程建設(shè)、學(xué)科建設(shè)和專業(yè)建設(shè)服務(wù)。
第二、要提高院級(jí)辦公室兼職檔案管理人員的綜合素質(zhì)。 目前，絕大多數(shù)高校的院級(jí)兼職檔案管理人員都不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，大多是“門外漢”，檔案管理知識(shí)很粗淺，不能很好地勝任此項(xiàng)工作。 這就需要高校創(chuàng)造各種機(jī)會(huì)對(duì)他們進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。 可以采取送他們到檔案管理工作做得好的高校去學(xué)習(xí)，或請(qǐng)外校專家來(lái)作專題講座。 通過(guò)各種途徑來(lái)提高他們的綜合管理水平和專業(yè)技能。 同時(shí)要健全院級(jí)檔案管理規(guī)章制度，制定兼職檔案管理人員的崗位責(zé)任制，不斷增強(qiáng)檔案管理人員責(zé)任意識(shí)和大局意識(shí)。
第三、要建立檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息資源共享的目的。 加大資金投入建立數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，院級(jí)檔案資料建設(shè)在創(chuàng)建傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的同時(shí)，一定要優(yōu)先發(fā)展電子檔案資料，這將為院級(jí)檔案資料建設(shè)和管理開(kāi)辟?gòu)V闊的前景。建立檔案管理信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的意義，在于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以聯(lián)接分散于各處的信息資源，使所有檔案管理信息實(shí)現(xiàn)資源共享，使得高校廣大師生能夠克服地域和時(shí)空的局限更好地協(xié)調(diào)了解學(xué)校教育管理信息和各種要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化為一線教學(xué)服務(wù)。
第四、要根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，建立院級(jí)辦公室檔案資料索引自動(dòng)化，設(shè)置和強(qiáng)化網(wǎng)上查詢功能。 眾所周知，電子檔案系統(tǒng)的建立，節(jié)省了大量人力和物力，廣大師生可以在很短的時(shí)間內(nèi)，不用支付任何費(fèi)用就可以閱覽或下載本院系幾年來(lái)的文件資料，如經(jīng)典教案、講義、電子課件等。 這些豐富快捷的電子檔案資料對(duì)于提高新教師的備課質(zhì)量，使年輕教師盡快成長(zhǎng)起來(lái)具有積極的促進(jìn)作用。也為教師更好地“教”和學(xué)生更好地“學(xué)”提供便捷的服務(wù)。 但許多高校院級(jí)電子檔案功能遠(yuǎn)未開(kāi)發(fā)出來(lái)，這種狀況一旦改變，就會(huì)極大地推動(dòng)廣大師生間的學(xué)習(xí)和交流，從而提高教學(xué)實(shí)效。
第五、要重視和關(guān)心檔案管理工作，不斷提高院級(jí)檔案管理水平。 院級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案管理規(guī)范化工作列入行政管理工作議事日程，院級(jí)班子成員中要有專人分管此項(xiàng)工作，平時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理規(guī)范化工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。 安排管理水平高，責(zé)任心強(qiáng)的院級(jí)辦公室管理人員擔(dān)當(dāng)此項(xiàng)工作。 要建立檢查監(jiān)督激勵(lì)機(jī)制，把院級(jí)檔案管理工作做得出色的人員推薦到學(xué)院作經(jīng)驗(yàn)交流。 并且，真正把院級(jí)辦公室檔案管理規(guī)范化工作納入法制軌道，做到獎(jiǎng)懲分明，使院級(jí)辦公室檔案管理工作規(guī)范化在高校教學(xué)管理中發(fā)揮積極作用。
高等教育承擔(dān)著培養(yǎng)高級(jí)專門人才、發(fā)展科學(xué)技術(shù)文化、促進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的重大任務(wù)。 提高質(zhì)量是高等教育發(fā)展的核心任務(wù)，是建設(shè)高等教育強(qiáng)國(guó)的基本要求。 高校院級(jí)檔案管理工作需要不斷創(chuàng)新，只有不斷的創(chuàng)新才能促進(jìn)質(zhì)量的提高。 因此，實(shí)現(xiàn)高校院級(jí)檔案管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化勢(shì)在必行，任重道遠(yuǎn)。
參考文獻(xiàn)：
二、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，建立檔案網(wǎng)站
配置了完備的硬件和軟件之后，要本著資源利用最大化的原則，建立和完善數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。其一，為了降低電子文件種類的繁復(fù)性、確保電子文件的長(zhǎng)期保存，應(yīng)盡可能選擇少數(shù)幾種比較通用的文件格式，這一點(diǎn)可以通過(guò)立法來(lái)達(dá)到目的。其二，為了保證電子文件的真實(shí)性和可靠性，還要對(duì)與電子文件相關(guān)的系統(tǒng)要素進(jìn)行規(guī)范設(shè)計(jì)和控制，例如流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的規(guī)范和控制。最后，為了避免對(duì)通用信息的存在形式形成依賴，還要對(duì)軟硬件進(jìn)行備份，分離數(shù)字信息的語(yǔ)義形式和格式形式，從而延長(zhǎng)載體材料的使用壽命。目前，我國(guó)和組織機(jī)構(gòu)的檔案網(wǎng)站正在不斷興建和完善，社會(huì)各界從網(wǎng)站上獲得了越來(lái)越多的信息資料，實(shí)現(xiàn)了檔案資源共享，解決了許多實(shí)際問(wèn)題，在此基礎(chǔ)上，我們還要繼續(xù)加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。
三、規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)
檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的必要前提和基礎(chǔ)，但目前我國(guó)電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度卻不高。首先，沒(méi)有形成統(tǒng)一的硬件環(huán)境，具體體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的型號(hào)各異、檔次參差不齊；軟件方面，其開(kāi)發(fā)也缺乏整體規(guī)劃性，嚴(yán)重降低軟件使用的廣泛性和實(shí)用性。其次，檔案信息本身也沒(méi)有形成一個(gè)完善、統(tǒng)一的分類編碼，降低了信息的規(guī)范性。最后，在技術(shù)方面，仍然沒(méi)有形成一個(gè)完整的集網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和系統(tǒng)管理為一體的技術(shù)支持系統(tǒng)，進(jìn)而導(dǎo)致業(yè)務(wù)性、管理性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。這些標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一在不同程度和范圍內(nèi)影響著信息交流的質(zhì)量，阻礙著檔案管理數(shù)字化建設(shè)的步伐。因此，必須規(guī)范數(shù)字化建設(shè)，制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。具體做法是檔案管理部門必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則，嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范收集、編目及檢索等基礎(chǔ)性工作。此外，國(guó)家還要加強(qiáng)立法工作，出臺(tái)系列相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，為檔案管理數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)化提供法律依據(jù)。
四、提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平
提高人員素質(zhì)，增強(qiáng)業(yè)務(wù)水平要從兩個(gè)方面努力。一方面是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)。具體措施是成立以主要領(lǐng)導(dǎo)為核心的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，增強(qiáng)決策落實(shí)力度；明確分工，落實(shí)任務(wù)和責(zé)任；銳意進(jìn)取，不斷開(kāi)拓，凝聚各部門合力，從而提高科學(xué)決策、處理問(wèn)題的能力，從而確保任務(wù)完成。另一個(gè)方面是加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。人才隊(duì)伍的建設(shè)分兩個(gè)方面，一是給組織內(nèi)具有扎實(shí)專業(yè)知識(shí)功底和發(fā)展?jié)摿Φ娜瞬盘峁┦┱共湃A的舞臺(tái)，并對(duì)已經(jīng)確定的重點(diǎn)培養(yǎng)人才加強(qiáng)培訓(xùn)，促進(jìn)其業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高；其二是根據(jù)檔案管理數(shù)字化的需要，組織還要積極引進(jìn)具有技術(shù)專長(zhǎng)并熟悉檔案管理的工作人才，為辦公室的檔案管理輸入“新鮮血液”。
所謂的辦公室檔案管理即借助文字、圖片、影像等媒介為載體對(duì)企業(yè)中的人員情況與事件進(jìn)行詳細(xì)記錄與備案，且將記錄的資料分類，做好排擋，按照不同編號(hào)合理保存。其中不同的文書檔案有其不同格式、保存方式以及時(shí)效性，因此檔案的管理人員應(yīng)該對(duì)企業(yè)檔案定期進(jìn)行歸納與清除。
二、辦公室檔案管理中存在的缺陷
不管企業(yè)從屬于何種類別，檔案管理工作都屬于最基本且最為重要的管理工作之一。因?yàn)槭艿讲粩喔碌目茖W(xué)技術(shù)的沖擊，以往傳統(tǒng)的管理方式在向新的管理方式過(guò)渡中存在諸多問(wèn)題，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
（一）檔案管理人員認(rèn)識(shí)程度不足。因?yàn)檗k公室的檔案管理人員在年齡、受教育水平、能力等方面存在的差異性，所以不能根據(jù)企業(yè)的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r與時(shí)代變化速度轉(zhuǎn)變管理理念，不能及時(shí)吸收新的管理手段與策略。同時(shí)由于管理從業(yè)人員缺乏專業(yè)且系統(tǒng)的檔案知識(shí)，所以管理工作缺乏有效性，在檔案的搜集、整理、分類、保存中會(huì)存在諸多缺陷。在實(shí)際管理工作中若管理人員的職業(yè)責(zé)任感與思想道德達(dá)不到應(yīng)有高度，那么極有可能會(huì)影響整個(gè)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
（二）管理人員的管理方式與企業(yè)的發(fā)展進(jìn)程不相符。社會(huì)的創(chuàng)新與發(fā)展，使各行業(yè)的崗位分工更加精細(xì)化，對(duì)檔案管理工作的精密性要求也越來(lái)越高，管理工作量加大，各種類型的檔案管理方法、形式以及內(nèi)容也都呈現(xiàn)著多元化的發(fā)展態(tài)勢(shì)。為了迎合社會(huì)發(fā)展步伐，檔案管理工作在新時(shí)代的影響下也有了新的任務(wù)與要求，但目前的某些部門中，檔案管理方法無(wú)法真正貼合企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需要。在具體管理中不能運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備對(duì)檔案歸類與云端儲(chǔ)存，而仍舊采用落后的檔案整理與管理方法，這導(dǎo)致檔案管理工作效率無(wú)法提升，一些重要文件經(jīng)常發(fā)生丟失現(xiàn)象，在檔案的編輯、分類、儲(chǔ)存中還會(huì)出現(xiàn)人工操作失誤、管理難度增大現(xiàn)象。
（三）檔案管理軟硬件設(shè)施較為落后。在檔案管理中，一些具有時(shí)效性的文件要求進(jìn)行自動(dòng)化管理。企業(yè)引進(jìn)管理軟硬件設(shè)備需要經(jīng)費(fèi)，在實(shí)際的管理工作中，企業(yè)能夠給檔案工作劃撥的經(jīng)費(fèi)有限。
三、完善辦公室檔案管理工作的對(duì)策
在企業(yè)辦公室檔案管理工作中存在諸多不足，若想擺脫這種落后的檔案管理模式，企業(yè)應(yīng)該積極引進(jìn)先進(jìn)的管理設(shè)備、轉(zhuǎn)變管理人員觀念、優(yōu)化管理工作，促進(jìn)資源共享，對(duì)存在的不足加以改進(jìn)與完善。
（一）增強(qiáng)管理人員的管理意識(shí)，制定且完善管理制度。在眾多的企業(yè)中，大多數(shù)都存在著對(duì)管理工作認(rèn)識(shí)不到位或是忽視管理工作的現(xiàn)象。因此企業(yè)與管理領(lǐng)導(dǎo)與員工應(yīng)該增強(qiáng)對(duì)管理工作的重視程度，不斷汲取先進(jìn)的管理方法，增強(qiáng)自身的管理水平，轉(zhuǎn)變適應(yīng)時(shí)代與企業(yè)未來(lái)發(fā)展的管理理念，制定并且完善管理制度，提升檔案管理工作效率與質(zhì)量，繼而增強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門工作效益，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，促進(jìn)企業(yè)蓬勃發(fā)展。比如：在日常管理工作中，檔案管理人員應(yīng)該明確不同類別檔案的管理流程；規(guī)范檔案標(biāo)準(zhǔn)程序，使用現(xiàn)代化信息管理設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行分類，優(yōu)化管理工作。針對(duì)機(jī)密性文件應(yīng)該做好保密工作，在軟硬件設(shè)備中做好加密處理并設(shè)置使用權(quán)限。
（二）踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法。?n案管理工作量越來(lái)越大，行業(yè)分工也越來(lái)越細(xì)致化，為了降低檔案在編制、分類、整體、儲(chǔ)存等工作流程中出現(xiàn)的失誤頻率，極其有必要踐行先進(jìn)的數(shù)字化檔案管理方法，將計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備與軟件技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為發(fā)展的基礎(chǔ)條件，創(chuàng)建不同形式的管理機(jī)制體系，進(jìn)而能夠更好地滿足不同種類的檔案管理。在創(chuàng)建數(shù)字化檔案管理體系中，應(yīng)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸納到數(shù)字化管理工作中，通過(guò)不同形式的文件增強(qiáng)對(duì)紙質(zhì)文件的管理。例如：圖片形式、影像形式等。
中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）11-00-01
一、辦公室檔案管理現(xiàn)存的問(wèn)題
1.檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)，管理方式有待更新
由于我國(guó)檔案管理專業(yè)人才的培養(yǎng)還沒(méi)有跟上社會(huì)需求的腳步，因此，很多單位中的檔案管理工作都是單位里面的兼職人員在從事，很少有單位的檔案管理工作是專業(yè)的人士來(lái)從事，這就導(dǎo)致現(xiàn)代辦公室檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)。很多辦公室檔案管理的工作只是停留在表面，缺乏對(duì)日常材料的搜集和保存，工作中的責(zé)任心有待進(jìn)一步加強(qiáng)。另外，很多單位的檔案管理方法還停留在比較傳統(tǒng)的模式，并沒(méi)有跟上時(shí)展的步伐，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入辦公室檔案管理的程度不夠，特別是一些欠發(fā)達(dá)地區(qū)在辦公室檔案管理模式上更是落后，缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。
2.辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)有待提高
由于我國(guó)教育體制培養(yǎng)出來(lái)的專業(yè)檔案管理人才還不能滿足社會(huì)的需求，因此，在現(xiàn)代社會(huì)中很多單位的辦公室檔案管理工作人員都是兼職從事這項(xiàng)工作的，這就產(chǎn)生了工作人員的專業(yè)知識(shí)不夠的問(wèn)題。首先，很多辦公室檔案管理工作人員缺乏專業(yè)的知識(shí)和必要的工作技能，這也是辦公室檔案管理中亟待解決的重要問(wèn)題。其次，隨著時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)的不斷更新也要求辦公室檔案管理跟上時(shí)代的步伐，在檔案管理工作中運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)協(xié)助工作的完成，這也要求辦公室檔案管理工作人員具備相應(yīng)的現(xiàn)代辦公軟件操作技能。在面對(duì)這些問(wèn)題的時(shí)候，現(xiàn)代辦公室檔案管理工作人員中很多人都顯得專業(yè)技能相對(duì)缺乏、專業(yè)水平相對(duì)較低、缺乏足夠的運(yùn)用現(xiàn)代辦公軟件的能力等問(wèn)題。因此，認(rèn)真對(duì)待辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)問(wèn)題是必須的，也是現(xiàn)代辦公室檔案管理發(fā)展中必須解決的問(wèn)題。
3.辦公室檔案管理的信息化建設(shè)有待加強(qiáng)
現(xiàn)代辦公室檔案管理的發(fā)展使得檔案的種類比較繁雜，也給辦公室檔案管理工作人員提出了更高的要求。面對(duì)不同的檔案類型以及檔案記錄的不同階段，都要采取有效的方式進(jìn)行記錄和整理。由于現(xiàn)階段檔案管理的信息化建設(shè)還沒(méi)有完全成熟，很多硬件設(shè)施沒(méi)有完全能夠支撐工作的需求，這也使得很多單位的檔案管理工作還停留在紙質(zhì)文件管理的方式。其次，國(guó)家的檔案行政機(jī)構(gòu)缺乏檔案無(wú)紙化戰(zhàn)略規(guī)劃、制度設(shè)計(jì)和系統(tǒng)規(guī)范，使得對(duì)紙質(zhì)文件依賴成為制度性的選擇。多種類型數(shù)字化信息的檔案化在總體上處于隨機(jī)狀態(tài)，有些數(shù)據(jù)累計(jì)存儲(chǔ)在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中，有些被定期銷毀，有些則被遷移到臨時(shí)載體上，沒(méi)有建立系統(tǒng)型的管理模式。
二、如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作，提高工作效率
辦公室的檔案管理十分重要，因?yàn)樗k公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展具有直接的聯(lián)系， 辦公室的檔案管理工作效率影響到整個(gè)單位的工作的開(kāi)展，因此，有必要加強(qiáng)對(duì)辦公室檔案的管理。其次，辦公室檔案管理的工作主要在于資料的收集和保存，檔案的種類比較繁雜，所以給檔案管理工作帶來(lái)了一定的難度。 所以，要提高辦公室檔案管理的效率，必須從以下幾個(gè)方面加以改進(jìn)：
1.完善現(xiàn)代辦公室檔案管理體系
現(xiàn)代辦公室檔案管理中的檔案管理和文件管理是緊密聯(lián)系的，因此不能單獨(dú)將這兩個(gè)工作分開(kāi)，應(yīng)該將其結(jié)合在一起進(jìn)行管理。為了減少檔案管理工作人員在文件管理的后期遇到更大的工作難度，因此建議檔案管理工作人員在文件管理的前期就參與到工作中，這樣既可以對(duì)文件管理工作有一定的熟悉和了解，也便于檔案管理工作人員在檔案管理過(guò)程中更能適應(yīng)，更能夠便于單位檔案管理系統(tǒng)的建立和完善。另外，應(yīng)該完善單位的檔案管理制度和操作程序，確保單位檔案管理工作能夠按照相應(yīng)的程序進(jìn)行，促進(jìn)單位檔案管理的體系建設(shè)。
2.增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念
由于我國(guó)現(xiàn)階段的單位檔案管理中管理意識(shí)不夠強(qiáng)，而且管理的理念也有待更新，這都使得我國(guó)檔案管理工作難以得到較大的進(jìn)步，因此，增強(qiáng)單位檔案管理的意識(shí)，更新檔案管理理念就顯得十分重要。首先就是要提高單位對(duì)于辦公室檔案管理規(guī)范化關(guān)系的正確認(rèn)識(shí)，立足于我國(guó)辦公室檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀，結(jié)合辦公室檔案管理的目標(biāo)，應(yīng)該堅(jiān)持“以人為本”的辦公室檔案管理理念，不斷建立和完善符合社會(huì)發(fā)展需求和單位自身發(fā)展目標(biāo)的辦公室檔案管理意識(shí)。無(wú)論是從單位的管理決策還是單位的服務(wù)意識(shí)樹(shù)立，都需要包含單位檔案管理的意識(shí)。在單位的檔案管理運(yùn)行中強(qiáng)化崗位責(zé)任制，盡量改善單位管理中不合理的規(guī)章制度、強(qiáng)化檔案管理工作人員的愛(ài)崗敬業(yè)意識(shí)，強(qiáng)化單位檔案管理體系建設(shè)。
3.加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)，提高工作人員的管理技能
由于我國(guó)單位檔案管理中的很多工作人員都是兼職的，大部分都缺乏專業(yè)的檔案管理技能，因此，加強(qiáng)單位檔案管理工作的培訓(xùn)工作是十分重要的。筆者認(rèn)為應(yīng)該采用不同的方式通過(guò)不同的渠道對(duì)辦公室檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)技能的培訓(xùn)，盡量提高工作人員的專業(yè)檔案管理工作能力。根據(jù)檔案管理規(guī)范化的要求，辦公室檔案管理兼職工作人員首先是要加強(qiáng)專業(yè)技能的培訓(xùn)；其次還要加強(qiáng)自身對(duì)于辦公室檔案管理工作的責(zé)任心；再次就是要認(rèn)真做好部門的文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。因此，應(yīng)該根據(jù)辦公室檔案管理工作的相關(guān)要求以及檔案管理專業(yè)人才的要求，組織單位檔案管理工作人員進(jìn)行專業(yè)的技能培訓(xùn)，以提高工作人員的檔案管理技能。
4.強(qiáng)化檔案收集
檔案的收集是辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)，因此，要改進(jìn)檔案管理工作，必須得加強(qiáng)檔案的收集管理工作?！∈紫?，要規(guī)范檔案的范文，對(duì)檔案進(jìn)行分類和編排，再將收集到的檔案按類目進(jìn)行整理和保管； 然后， 要規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門別類之后，要對(duì)檔案再進(jìn)行文字編號(hào)和正文提料，對(duì)檔案提取主題詞，再做好附件處理，方便以后使用和管理檔案；再次，第二步實(shí)現(xiàn)以后，要對(duì)檔案再進(jìn)行目錄編號(hào)，以方便后期的檢索工作，再在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的網(wǎng)上管理。
參考文獻(xiàn)：
一、辦公室檔案管理概述
（一）辦公室檔案管理的含義。辦公室檔案管理包含著多方面的內(nèi)容，其中既有檔案的整理和收集，又包含使用現(xiàn)代化的管理技術(shù)使檔案的利用價(jià)值得到發(fā)揮。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的日益進(jìn)步，辦公室檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，改變過(guò)去傳統(tǒng)的管理方法，采用先進(jìn)的管理理念，加強(qiáng)與相關(guān)單位之間的交流溝通，并借鑒成功的管理經(jīng)驗(yàn)。采用上述辦法有利于強(qiáng)化辦公室檔案管理工作，提高其工作效率，與此同時(shí)還能夠節(jié)省管理成本，使檔案的價(jià)值得到充分的發(fā)揮，最終更好地為社會(huì)服務(wù)。
（二）強(qiáng)化辦公室檔案管理的重要性。第一，滿足時(shí)代的發(fā)展需要。辦公室檔案管理是信息產(chǎn)業(yè)的重要組成部分，有利于人們更便捷地查詢資料，尤其是信息社會(huì)的發(fā)展，辦公室檔案管理工作顯得更加重要。要想更好地發(fā)揮檔案管理的作用，必須實(shí)現(xiàn)與社會(huì)實(shí)際情況的緊密結(jié)合。檔案管理的價(jià)值只有依托社會(huì)實(shí)際才能得到發(fā)揮，否則是沒(méi)有任何價(jià)值的。因此，辦公室檔案管理必須注重并結(jié)合社會(huì)的需求，只有這樣才能更好地為社會(huì)服務(wù)。第二，推動(dòng)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。檔案管理工作具有連續(xù)性、持續(xù)性的特點(diǎn)，因此在工作中要根據(jù)檔案管理的工作特點(diǎn)，采取恰當(dāng)?shù)墓芾硎侄?。檔案管理是確保檔案事業(yè)發(fā)展的重要手段，因此必須做好檔案管理工作。同時(shí)檔案的形成是一個(gè)連續(xù)的過(guò)程，需要經(jīng)過(guò)一定的時(shí)間，因此為確保檔案的完整性，需要對(duì)檔案進(jìn)行歸檔和保存工作，并對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)全面的管理。此外，檔案管理工作的有序發(fā)展，離不開(kāi)管理員的參與，因此還需要高素質(zhì)的管理人員。第三，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展和社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。檔案在社會(huì)發(fā)展中起著重要的作用，與人們的生產(chǎn)生活密切相關(guān)，并且有利于促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，所以說(shuō)辦公室發(fā)揮著重要的作用。由于檔案記載的是以往的真實(shí)事件，能夠?yàn)槿藗兊纳a(chǎn)生活提供指導(dǎo)，因此做好檔案管理工作有利于推動(dòng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，進(jìn)而促進(jìn)社會(huì)的可持續(xù)發(fā)展。
二、做好辦公室檔案管理工作的措施
（一）建立健全完善的辦公室檔案管理制度。做好辦公室檔案管理工作需要完善的管理制度作保障。要有專門保存檔案的庫(kù)房，分門別類地進(jìn)行存放。并且為保證檔案的安全，需要將其放到二樓以上，并將一樓的門窗進(jìn)行加固處理。對(duì)于重要的內(nèi)部文件，需要將其單獨(dú)存放，并及時(shí)跟進(jìn)檔案的保密期限。根據(jù)檔案的機(jī)密程度和時(shí)間的推移，對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的升高密級(jí)、降低密級(jí)、解密等等的處理。將沒(méi)有保密意義的文件整理出來(lái)，并重新進(jìn)行規(guī)整。除此之外，對(duì)檔案的管理程序過(guò)程至少需要兩名工作人員，這樣有利于彼此之間的相關(guān)監(jiān)督，還需要在檔案的存放處安裝監(jiān)控裝置，更好地保證其安全。
（二）提高賓館工作人員的綜合素質(zhì)?，F(xiàn)階段，我國(guó)賓館檔案管理工作人員大多數(shù)都是兼職的，專業(yè)素質(zhì)不高，所以，需要加強(qiáng)其專業(yè)培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能?？梢圆捎貌煌朗褂貌煌姆椒ǘㄆ趯?duì)管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，提高專業(yè)能力。根據(jù)賓館檔案管理工作的特點(diǎn)，需要從以下幾方面入手：第一，對(duì)其口語(yǔ)進(jìn)行培訓(xùn)，提高其技能。第二，提高管理人員的責(zé)任心，提高其做好賓館檔案管理工作的自覺(jué)性。第三，做好賓館文件檔案的形成、積累、保持和整理、歸檔等工作。所以，需要定期對(duì)賓館檔案管理人員進(jìn)行專門的技能培訓(xùn)，從而不斷提高其檔案管理技能。
（三）提高賓館檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)。賓館檔案保密管理工作的有效開(kāi)展，需要各個(gè)管理人員的共同努力。單位領(lǐng)導(dǎo)要密切關(guān)注檔案的保密管理工作，每個(gè)員工要對(duì)自己負(fù)責(zé)的工作負(fù)責(zé)，強(qiáng)化其保密意識(shí)。為保證賓館檔案保密工作的有效落實(shí)，需要嚴(yán)格執(zhí)行獎(jiǎng)懲制度，對(duì)于在工作中由于自己的過(guò)失造成影響的人員必須承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，同時(shí)對(duì)于有利于賓館保密工作開(kāi)展的員工給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。通過(guò)采取有效措施，提高賓館檔案保密人員的工作積極性，從而全身心地投入到工作中去，進(jìn)而有利于促進(jìn)賓館檔案管理工作的有序開(kāi)展。
（四）做好檔案的收集工作。辦公室檔案工作中最重要的環(huán)節(jié)為檔案收集，因此為更好地開(kāi)展檔案管理工作，必須做好檔案的收集工作。第一，實(shí)現(xiàn)檔案范文的規(guī)范化，根據(jù)不同的類別對(duì)檔案進(jìn)行編排整理，并且按照不同的門類進(jìn)行保管。第二，規(guī)范檔案的文書范文工作，在將收集到的檔案進(jìn)行分門別類之后，要對(duì)檔案再進(jìn)行文字編號(hào)，提取檔案主題詞，做好附件的處理工作，這樣有利于以后方便快捷地查找檔案。第三，對(duì)檔案進(jìn)行目錄編號(hào)，這樣有利于以后檢索工作的有效進(jìn)行，然后在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中輸入檔案的管理信息，建立檢索體，在各種管理軟件的幫助下實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的網(wǎng)上管理。
三、結(jié)語(yǔ)
