序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理的現(xiàn)狀及對策范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

Abstract: The archives as the human social activities real record, is the replacement of the progress of human civilization, but also an important part of the world cultural heritage. The author of this article discusses the current situation of archives management and corresponding countermeasures, for reference.

Key words: file management; problems; Countermeasures

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：2095-2104（2013）

檔案管理的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。在做到不壞、不丟、不散、不亂的同時，注重門類的劃分，確保信息的準(zhǔn)確。檔案管理人員具有知密的身份，檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是至關(guān)重要的。檔案管理人員必須要有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識，必須做到經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，防人為的泄密。

一、檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.對檔案的重視程度不夠。長期以來，相當(dāng)一部分人包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識都存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，不丟失，不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就行了。這表明一些人對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，這種輕視檔案工作的思想已無法適應(yīng)現(xiàn)在的管理需求。

2.人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，重視不夠。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。甚至有人認(rèn)為，檔案交接只是一串鑰匙的問題，使得人事檔案交接工作前后脫節(jié)，出現(xiàn)人事檔案管理硬件設(shè)施不完善、檔案管理人員培訓(xùn)不到位等現(xiàn)象。

3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數(shù)檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入不足。一些歸檔的材料還不夠真實(shí)準(zhǔn)確，歸檔材料未能及時、準(zhǔn)確地得到補(bǔ)充，使存檔的材料不能真實(shí)地反映本人現(xiàn)實(shí)情況，導(dǎo)致人事檔案的不完整。

4.檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位。一是檔案管理人員對人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對檔案中缺少的材料不能及時補(bǔ)充、完善、更新；二是人事檔案管理基本上是兼管，屬于非專業(yè)人員管理。由于受專業(yè)和時間限制，檔案管理人員也不能及時地掌握檔案管理工作的新知識、新技術(shù)。

5.檔案管理人員對人事檔案重要性認(rèn)識不足。認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。對個人檔案采取忽視的態(tài)度，有些人連自己的人事檔案在哪里都不清楚，甚至有人認(rèn)為自己的檔案不應(yīng)在本人所屬的單位，而由本人保管；有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時交檔案管理人員存檔。這些思想和觀念必然導(dǎo)致人事檔案材料不全或缺失。

6.人事檔案管理手段落后。在檔案管理手段上，沒有單獨(dú)的計算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。

二、檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)思考及對策

1.觀念創(chuàng)新,使檔案在服務(wù)中發(fā)揮經(jīng)濟(jì)效益(1)要管好檔案、用好檔案, 首先要熟悉檔案。隨著星星的產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)逐步調(diào)整、 優(yōu)化,整體的技術(shù)含量也在不斷提高,生產(chǎn)品種也從原來單一的冷柜到冰箱、空調(diào)、便潔寶、電腦、數(shù)碼、光電等高端科技產(chǎn)品,為接收和管理好這一類科技檔案,檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念,不要在辦公室坐等,要主動請教有關(guān)技術(shù)人員,深入生產(chǎn)車間,熟悉了解生產(chǎn)經(jīng)營工藝流程,弄懂技術(shù)檔案的內(nèi)涵關(guān)系和保存意義,使檔案人員對各種科技檔案、資料做到“胸中有數(shù)”(2)要確立檔案是資產(chǎn)的觀念,在企業(yè)無論是科技、還是文書、聲像、 會計檔案,都是全體員工從事生產(chǎn)經(jīng)營實(shí)踐活動的勞動結(jié)晶和智慧積累,是企業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄和客觀評價。以產(chǎn)品為例,從設(shè)計試制到品牌的創(chuàng)立,無不包含著一代甚至幾代領(lǐng)導(dǎo)者和員工的聰明才智和辛勞汗水,無不凝聚在以文字、數(shù)據(jù)、圖紙、音像等各種形式的檔案載體上,比如,星星從十八年前只有幾十人的手工作坊式小廠,發(fā)展到現(xiàn)在年產(chǎn)值幾十億元的規(guī)模,其創(chuàng)業(yè)的經(jīng)驗(yàn)、歷程,是難以用金錢買得到的無價之寶。檔案財富是一種非常重要的資產(chǎn),它除了具有企業(yè)無形資產(chǎn)的屬性外,還具有專有性、地域性等公共屬性。認(rèn)識到檔案是資產(chǎn)以后,就會千方百計去管理、保護(hù)、利用好這些資產(chǎn),就會下決心做好檔案工作。

2.要講究檔案利用服務(wù)工作的藝術(shù)性。利用者在利用檔案的過程中所產(chǎn)生的一系列心理活動，有積極的一面，也有消極的一面，檔案服務(wù)工作者在適應(yīng)利用者的積極心理和引導(dǎo)利用者的消極心理轉(zhuǎn)化的過程中，有一個服務(wù)的技巧問題，也就是說，要針對利用者的心理活動，注意服務(wù)工作的藝術(shù)性。①應(yīng)講究檔案利用服務(wù)場所布置的藝術(shù)性。檔案利用服務(wù)場所是檔案館為利用者提供的工作環(huán)境，環(huán)境氛圍的好壞直接關(guān)系到利用者的心理情緒。

所以服務(wù)場所布置的整齊、美觀、莊重大方；閱覽桌椅的安排應(yīng)整齊、寬敞、高度適宜； 檢索工具與參考資料柜等設(shè)備放置的合理、有序，便于查找室內(nèi)要經(jīng)常保持清潔、充足的光照和良好的通風(fēng)條件必要的制度等在寫法和張貼上應(yīng)給利用者以親切感，如“吸煙請到休息室”等?？傊?，要調(diào)動一切手段，為利用者創(chuàng)造一個和諧、優(yōu)美、安靜和適宜調(diào)卷、專心查閱和研究的寬松環(huán)境，使利用者得到一種整潔、明朗，仿佛置身于文化殿堂的感覺。

3.建章立制，有章可循，規(guī)范操作。積極主動做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、 轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對由于歷史原因，確實(shí)收集不到的檔案材料，要查明原因， 登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、 腳勤，及時追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。

4.積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感。積極做好宣傳工作，對收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中， 檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實(shí)完整， 充分認(rèn)識到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。

5.提高人民群眾對檔案材料重要性的認(rèn)識。一是加大宣傳力度，提高對人事檔案重要性的認(rèn)識，做好咨詢服務(wù)工作， 利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識，使其認(rèn)識到，人事檔案并不是可有可無的，它對本人今后工作有著重要的影響。二是加強(qiáng)對人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。三是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時補(bǔ)充檔案缺失材料，提高檔案的利用價值。

6.加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率。如何利用計算機(jī)技術(shù)對人事檔案進(jìn)行信息存儲、 檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。同時，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對部門和個人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機(jī)制。如此一來，不僅能使大家增強(qiáng)檔案意識，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎(chǔ)。

篇（2）

【Abstract】Objective： To investigate the current situation of our hospital archives management and the existing problems， countermeasures and find solutions to their problems and automation of files information. Method： starting from the present situation of our hospital archives management， strengthen the hospital archives management， first of all focus on learning "Archives Law"， improve the consciousness to archive， strengthen the centralized and unified management， the establishment of scientific management system， perfect the file management system， strengthen the training， combined with the practice， improve quality， archives management personnel to increase investment， improve equipment， to realize the modernization of file management of hospital archives three level network management model. To strengthen the hospital archives information automation； secondly strengthen countermeasures， automated hospital archives information advance automation， must improve the Archives standardization， standardization， automation construction should be focused on improving the overall level of the system， focused on the construction of database. Results： the hospital archives are system management， realize the automation of files information and modernization of archives management， address the weak links in the management of hospital archives； accelerate the institutionalization and standardization work of hospital archives management， the archives administration of the hospital made significant improvement. Conclusion： to speed up the construction of archives information automation system， achieve every link of archival work computer， is to realize the modernization of archival work， better file management of hospital in new era.

【key words 】file management； information automation； current situation and Countermeasures

【中圖分類號】R563.12 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B【文章編號】1004-4949（2014）04-0006-01

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，加強(qiáng)對這一信息資源的管理，對醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動資料。醫(yī)院如何適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，就必須在調(diào)查醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)上，了解醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，簡析其原因，并相應(yīng)地采取一些對策，特別是加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段，只有這樣才能更好地做好新時期醫(yī)院檔案管理工作?，F(xiàn)就醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策談綜述如下。

1醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高 在醫(yī)院管理中，各級醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.2對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明 到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。各級醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，各級醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

1.3檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率較低 對檔案管理方面的認(rèn)識還較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.4檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全 各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復(fù)保存，造成人力、物力和空間的浪費(fèi)。

1.5 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高 檔案知識欠缺在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

1.6檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高 有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

2加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的方法

2.1加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性 大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識格局的形成?！稒n案

法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當(dāng)一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。

2.2檔案只能集中統(tǒng)一管理，不能分散管理 運(yùn)用行政手段和法律手段對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，這是建立統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案工作制度，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。實(shí)行檔案統(tǒng)一管理，才能對綜合性醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，真正地、充分地發(fā)揮其憑證和利用作用。

2.3建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度 促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。

2.4加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐，提高檔案管理人員素質(zhì) 檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高[1]。

2.5加大投入，提高配備，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理 加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容；另一方面要引進(jìn)計算機(jī)管理，用計算機(jī)儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

2.6建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù) 由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。

3加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息自動化的對策

3.1推進(jìn)自動化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平 目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個檔案信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

3.2自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平 根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設(shè)的著眼點(diǎn)應(yīng)是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點(diǎn)都應(yīng)達(dá)到一定水平，并通過網(wǎng)絡(luò)加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點(diǎn)甚至一個重要節(jié)點(diǎn)的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當(dāng)然，要求每個節(jié)點(diǎn)的裝備水平和應(yīng)用能力齊頭并進(jìn)是不現(xiàn)實(shí)的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進(jìn)單位提高水平，在一些單位進(jìn)行較高水平的試點(diǎn)，以取得值得推廣的經(jīng)驗(yàn)，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點(diǎn)應(yīng)是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進(jìn)的節(jié)點(diǎn)不可能組成先進(jìn)的系統(tǒng)。

3.3有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè) 目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)過程。經(jīng)過試點(diǎn)，數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗(yàn)中最主要的有：領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，堅(jiān)持計算機(jī)技術(shù)人員同檔案業(yè)務(wù)人員協(xié)同配合；面向應(yīng)用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點(diǎn)，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當(dāng)前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目錄庫建立起來，通過網(wǎng)絡(luò)聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

4小結(jié)

加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機(jī)化，是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段[2]。檔案信息自動化系統(tǒng)是一項(xiàng)需要運(yùn)用多種學(xué)科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強(qiáng)管理和科學(xué)決策，是十分必要的。加強(qiáng)對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應(yīng)用，離開推進(jìn)應(yīng)用水平的提高，就脫離了實(shí)際。加強(qiáng)管理的指導(dǎo)思想，要積極進(jìn)取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進(jìn)技術(shù)；要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性；要從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，循序漸進(jìn)。如何提高應(yīng)用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑[3]。

當(dāng)前我國檔案工作改革和發(fā)展已進(jìn)入整體推進(jìn)與重點(diǎn)突破相結(jié)合的階段，如何把繁重的任務(wù)和推進(jìn)現(xiàn)代化進(jìn)程結(jié)合起來，正確領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)起著重要作用。因此，要求提高行政決策的科學(xué)性和決策過程的民主化，行政領(lǐng)導(dǎo)要與檔案業(yè)務(wù)、計算機(jī)專業(yè)技術(shù)、人事教育、后勤保障等部門共同研究，組織專家論證，從檔案改革的需求、傳輸技術(shù)的可行、人財物力的可能、社會經(jīng)濟(jì)效益等多方面進(jìn)行分析，集思廣議才能避免失誤[4]。要加強(qiáng)檔案信息自動化建設(shè)的協(xié)調(diào)工作，討論并提出系統(tǒng)建設(shè)中長期發(fā)展目標(biāo)和指導(dǎo)方針，協(xié)調(diào)自動化系統(tǒng)建設(shè)中各有關(guān)方面工作，審定系統(tǒng)建設(shè)的階段目標(biāo)、技術(shù)路線、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、實(shí)施方案、投資規(guī)模、經(jīng)費(fèi)預(yù)算及重大立項(xiàng)和執(zhí)行。為使重大問題在決策前得到充分論證，應(yīng)設(shè)立專家咨詢小組，這為提高行政決策水平建立了制度保證[5]。

參考文獻(xiàn)

[1]楊勇，劉晶.關(guān)于文書檔案一體化的若干認(rèn)識[J].大學(xué)圖書情報學(xué)刊，2003，3（6）：45-47.

[2]彼得？萊曼.把萬維網(wǎng)檔案化.信息化參考，2004，12（13）：123-125.

篇（3）

國家的檔案的離不開公證檔案，因?yàn)樗鎸?shí)的記錄了公證機(jī)關(guān)的實(shí)際活動內(nèi)容及具體情況。在公證行業(yè)中起到參考價值和積極意義的作用。以下就是公證檔案管理工作帶來的作用與影響。

1.1有效地衡量公證工作

公證檔案通常都是記錄著客觀事實(shí)，以及文件的內(nèi)容包含著重要的民生檔案。因此嚴(yán)格要求公證員在公證管理中要按照相關(guān)的規(guī)定法律、法規(guī)以及程序準(zhǔn)則執(zhí)行工作。要想加強(qiáng)公證檔案的管理工作，就必須有一定的準(zhǔn)則去進(jìn)行規(guī)范，而公證檔案恰恰就充當(dāng)了這個重要的角色，所以說公證檔案的文件是一種衡量公證機(jī)關(guān)工作的標(biāo)準(zhǔn)方法，不容被忽視。

1.2公證檔案的合理采用

現(xiàn)今信息技術(shù)的快速發(fā)展，可以將計算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與公證檔案管理進(jìn)行密切結(jié)合，使公證檔案管理具有信息化、數(shù)字化及智能化等特性，采用這種方法可以大大提高公證檔案的資源整合與重組效率，也可以減少因記錄檔案復(fù)雜而帶來的弊端，充分的完善公證檔案的保存、查考等作用。通過這種合理的改進(jìn)措施來滿足社會對公證檔案管理的技術(shù)高要求。

1.3公證檔案管是公證行業(yè)的基礎(chǔ)

萬丈高樓的佇立，離不開它堅(jiān)實(shí)的地基。同樣的道理，想要保障公證行業(yè)的發(fā)展，就必須依靠公證檔案這一層基礎(chǔ)。為什么說公證檔案是公證機(jī)關(guān)中的基礎(chǔ)呢？首先公證檔案的負(fù)責(zé)人不只是簡簡單單的專業(yè)公證檔案管理人員，同時還包括公證員以及其他方面的檔案材料保管員和信息記錄的相關(guān)人員。所以從這一方面可知公證檔案系統(tǒng)是各個部門的交匯點(diǎn)，不論是公證機(jī)關(guān)的高層工作，還是下層的人員工作，它都起到?jīng)Q定性作用。其次公證檔案管理工作要求公證機(jī)關(guān)的全體人員都應(yīng)了解和掌握公證檔案的知識，這樣才能保證整個團(tuán)隊(duì)的工作順利進(jìn)行。所以說，公證檔案管理不僅與公證當(dāng)事人的人身財產(chǎn)利益有聯(lián)系，也與公證機(jī)關(guān)的權(quán)益存在著密切的關(guān)系，保護(hù)好公證檔案管理也就在為推動公證行業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展做貢獻(xiàn)。

2、分析公證檔案管理工作存在的問題

由于經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，公證檔案管理工作也只是剛剛走進(jìn)人們的生活。所以公證檔案管理體系還不夠完善，仍存在許多不足現(xiàn)狀，在這些弊端的影響下降低了檔案管理工作的效率，使整體發(fā)展水平得不到提高，更嚴(yán)重的是給公證機(jī)構(gòu)帶來了聲譽(yù)上的威脅。

2.1公證檔案管理的體制缺陷

現(xiàn)今我國政府沒有對公證檔案管理工作采取積極地條文規(guī)定和整體規(guī)劃措施，導(dǎo)致各地方的對公證檔案管理不規(guī)范化。出現(xiàn)管理制度混亂，沒有建立合理的保障體系，導(dǎo)致公證檔案材料不足，記錄材料不能及時得到整理和保管，例如：有時保管不當(dāng)還會出現(xiàn)公證檔案被他人隨意領(lǐng)取、被人抄錄和復(fù)印外傳等現(xiàn)象，同時在進(jìn)行調(diào)檔和查詢資料時難以翻閱，在公證檔案管理中出現(xiàn)了十分惡劣的狀態(tài)。

2.2公證檔案管理的設(shè)備相對落后

在信息科技發(fā)展迅猛的當(dāng)下，電子科技已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，但是在公證檔案管理這種要求高的工作中，常常會看見管理者還是用傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行檔案的收集、整理、編目、檢索以及查閱，而缺少電子科技的使用。在與高速運(yùn)轉(zhuǎn)的電子相比中，不難發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)被高效率的網(wǎng)絡(luò)化淘汰掉。所以正確對待電子科技的應(yīng)用是十分重要的。

2.3公證檔案管理人才短缺

在對公證人員進(jìn)行專業(yè)知識的培養(yǎng)時，常常會出現(xiàn)許多人對知識不能深入理解和透徹的分析，在工作時就會影響到對公證文書立卷、歸檔和保管等工作的執(zhí)行不到位，同時也不能對公證檔案管理中出現(xiàn)的新情況和新問題立刻做出判斷。公證檔案管理人才短缺影響著整個管理工作的正常運(yùn)行，這也是公證檔案管理問題的關(guān)鍵之一。

3、對公證檔案管理工作提出的改進(jìn)對策

3.1完善公證檔案管理的制度體系

要想提高公證檔案管理的工作效率，就要從根本上改進(jìn)。相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)制定和完善對公證檔案管理的規(guī)定，其中包括對檔案的整理、裝訂、移交、借閱、保管等工作機(jī)制的要求，將所有的記錄資料采取集中統(tǒng)一管理的措施，充分做到從立檔歸檔到信息統(tǒng)計，保管資料都能進(jìn)行科學(xué)利用、安全處理、以及嚴(yán)守機(jī)密的成效。同時加大對公證檔案管理中因工作人員疏忽大意而造成遺失、損毀等錯誤的懲罰力度。對待公證檔案管理的管理人員的考核應(yīng)采取不定期的抽查測試。通過不斷地完善管理工作的體制，可以為今后的公證檔案管理的發(fā)展打下強(qiáng)行針。

3.2提高公證檔案管理人員的專業(yè)技能

篇（4）

經(jīng)筆者調(diào)查了解，我國公立醫(yī)院大部分都是建國前后建立起來的，2009年我國舉行慶祝了建國六十周年，那么這些建國期間和之后成立的醫(yī)院都會相當(dāng)看重建院六十周年慶祝活動，其中我院也在其列。作為一名建院六十周年活動的參與者，我對醫(yī)院檔案管理的重要性有了更深一步的體味。

醫(yī)院檔案是醫(yī)院的寶貴財富，加強(qiáng)對這一信息資源的管理，對醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)尤其重要。醫(yī)院檔案是醫(yī)院管理工作中的憑據(jù)，是醫(yī)學(xué)科學(xué)研究的基礎(chǔ)，是醫(yī)院歷史的真實(shí)記錄，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動資料。醫(yī)院如何適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，就必須在調(diào)查醫(yī)院檔案管理的基礎(chǔ)上，了解醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，分析其原因，并相應(yīng)地采取一些對策，才能更好地做好醫(yī)院檔案管理工作?，F(xiàn)就基層醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策談一下筆者的看法和觀點(diǎn)。

1 醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理工作沒有得到足夠重視，管理人員素質(zhì)有待提高。

檔案是醫(yī)院歷史原貌最原始、最真實(shí)的記錄，而任何一個醫(yī)院的發(fā)展都離不開歷史，要想了解醫(yī)院一步步的發(fā)展?fàn)顩r，就必須通過查閱檔案資料。在我了解的一些醫(yī)院建院六十周年查閱歷史檔案過程中，就不是很盡人意，存在的空白太多，很多歷史只有靠我們的長者回憶，但現(xiàn)在剛建院時的人健在的就已經(jīng)不多。究其原因就是檔案管理工作沒有得到各級領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理人員的責(zé)任意識缺乏。不過，近些年這一現(xiàn)象在逐步得到緩解。

1.2 檔案管理制度不健全，檔案收集效率不高。

在醫(yī)院管理中，醫(yī)院制定了適用于本院的、較為健全的醫(yī)院醫(yī)療、人事、行政、后勤管理制度，而涉及檔案管理的制度卻較少。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，一般也沒有將檔案管理納入目標(biāo)考核，造成檔案收集效率不高，檔案不齊全。

1.3 對醫(yī)院檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。

到目前為止，醫(yī)院檔案的管理還沒有一整套科學(xué)統(tǒng)一的管理制度標(biāo)準(zhǔn)。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，社會的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。醫(yī)院在管理檔案時，由于還沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。

1.4 檔案意識不強(qiáng)，檔案利用率較低。

對檔案管理方面的認(rèn)識還較淡薄，認(rèn)為檔案工作可有可無，認(rèn)識不到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.5 檔案管理分散，不利于檔案的完整和安全。

各科室分散管理，不便于綜合利用，不利于檔案的完整和安全。每個科室都要有人兼管保存，重復(fù)保存，造成人力、物力和空間的浪費(fèi)。

1.6 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。

檔案知識欠缺在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計劃和要求，檔案管理人員平時進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會不夠，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓(xùn)，許多檔案管理人員的管理水平停留在經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力。

1.7 檔案工作硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高。

有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張，致使檔案用房狹小，不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理設(shè)備陳舊，管理技術(shù)落后，也制約了檔案事業(yè)的發(fā)展。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中的廣泛運(yùn)用，醫(yī)院管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的卻較少，一些檔案工作還停留在手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。

2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的看法和對策

2.1 站到歷史的高度，重視檔案管理工作。

俗話說：鐵打的營房，流水的兵。我們各級、各屆領(lǐng)導(dǎo)、工作人員要站在對歷史高度負(fù)責(zé)的態(tài)度上，不僅是要重視本級、本屆的檔案工作，還要收集整理歷史資料，要做到“上對得起祖宗，下對得起子孫后代”。

2.2 加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》，提高依法歸檔的自覺性。

大力宣傳檔案工作，使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、職工都充分認(rèn)識檔案的重要性，認(rèn)識檔案與自己日常工作和生活的密切關(guān)系，更好地支持檔案管理工作，從而促進(jìn)全員檔案意識格局的形成?！稒n案法》規(guī)定：檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。此外，醫(yī)院管理干部及醫(yī)、教、研人員的檔案法制觀念淡薄，甚至有相當(dāng)一部分人不知道《檔案法》的基本精神，缺乏依法歸檔的自覺性，因而學(xué)習(xí)、宣傳《檔案法》非常重要。

2.3 檔案只能集中統(tǒng)一管理，不能分散管理。

運(yùn)用行政手段和法律手段對檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理,這是建立統(tǒng)一的、科學(xué)的檔案工作制度，推行檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理的基礎(chǔ)。實(shí)行檔案統(tǒng)一管理，才能對綜合性醫(yī)院檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，真正地、充分地發(fā)揮其憑證和利用作用。

2.4 建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度。

促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理制度，是促進(jìn)檔案工作規(guī)范管理的關(guān)鍵。各醫(yī)院要結(jié)合本單位檔案工作實(shí)際，根據(jù)《檔案法》、《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)，制訂一套比較科學(xué)、完整、系統(tǒng)、切實(shí)可行的檔案管理制度。對各科室的各類檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，統(tǒng)一考核，使檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價，同步發(fā)展。

2.5 加強(qiáng)培訓(xùn)、結(jié)合實(shí)踐，提高檔案管理人員素質(zhì)。

檔案管理人員素質(zhì)直接影響檔案管理水平，醫(yī)院要將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，全面提高檔案管理人員素質(zhì)。一是通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、知識更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)和知識水平。二是深入臨床一線調(diào)查研究醫(yī)療、教學(xué)和科研對檔案信息的需求，不斷總結(jié)探索檔案管理工作，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展，推動檔案管理水平的提高。

2.6 加大投入，提高配備，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

加強(qiáng)資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)現(xiàn)代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備，這些設(shè)備和技術(shù)的應(yīng)用是檔案現(xiàn)代化管理的重要內(nèi)容;另一方面要引進(jìn)計算機(jī)管理，用計算機(jī)儲存整個醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)、行政上的檔案，方便使用者及時查找、閱讀，既節(jié)省時間也節(jié)省人力、物力和財力，提高了工作效率，同時利用計算機(jī)管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。因此，醫(yī)院應(yīng)充分利用計算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化、現(xiàn)代化。

2.7 建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，為檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。

由醫(yī)院院長或副院長直接分管，形成一個以分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度，統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，從而有利于貫徹上級精神；有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案工作；有利于檔案的收集和利用；有利于解決檔案綜合管理中的人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題；有利于醫(yī)院檔案的安全、完整，為醫(yī)院檔案的開發(fā)利用提供可靠依據(jù)。

篇（5）

關(guān)鍵詞:檔案管理;電子文件;問題;對策

Key words:archives management;electronic document;problems;countermeasures

中圖分類號:G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1006-4311(2010)03-0096-01

由于電子文件檔案的出現(xiàn)和發(fā)展時間短,暴露的問題較多,網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子文件檔案管理正面臨非授權(quán)訪問、信息泄漏或丟失、數(shù)據(jù)完整性被破壞、利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒的威脅,因此,對電子文件檔案的科學(xué)管理已成為一個全球面臨的急待解決的重要課題。

1電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 對電子檔案的認(rèn)識存在一定局限性。以往把檔案貼上封條放在檔案室里的做法嚴(yán)重阻礙了檔案信息公布于社會、服務(wù)于大眾,給想要使用檔案的人員帶來極大的不便,不能發(fā)揮檔案管理的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,人們的價值觀念發(fā)生變化,意識到檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用以及檔案信息資源所帶來的經(jīng)濟(jì)效益。然而,社會中也確實(shí)存在少數(shù)人的極端看法,認(rèn)為單位檔案是單位的私有財產(chǎn),使檔案信息的開發(fā)處于封閉狀態(tài),更談不上電子檔案的開放與上網(wǎng)了。

1.2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢制約電子文件的整理與歸檔。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是對全系統(tǒng)實(shí)施計算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)。許多單位因?qū)嵤┈F(xiàn)行分類法有一定難度,僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀,實(shí)施奉單位制定的分類方法,沒有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對未來檔案電子化的影響,出現(xiàn)了各自為政,各行其事的局面,使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。

1.3 計算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理。由于檔案管理部門的人力、物力有限,有些檔案部門至今仍沒有配備計算機(jī),或者即使有了計算機(jī),對一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后,又輔以紙質(zhì)檔案加以保存,形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廣仍處于初級階段,很多管理人員沒有受過關(guān)于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育,檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件,或者在選購軟件時帶有一定的盲目性,從而不能充分發(fā)揮計算機(jī)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。

2電子文件檔案管理面臨的主要問題

2.1 電子文件檔案的原始性、真實(shí)性容易被破壞。保證電子文件的原始性、真實(shí)性、完整性的技術(shù)難度較大。檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性。紙質(zhì)文件內(nèi)容原始性很容易被確認(rèn),而電子文件具有可變性和信息載體的可分離性。計算機(jī)內(nèi)存貯的電子檔案無個人筆跡特征,無書寫墨跡和新舊的區(qū)別,一旦被刪改,復(fù)制或纂改內(nèi)容都很難被識別。

2.2 電子文件檔案信息安全問題日益突出,隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時代的到來,因特網(wǎng)的全球性、開放性、共享性、動態(tài)性發(fā)展,使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文通過Internet、高效流轉(zhuǎn),電子文件檔案信息通過網(wǎng)絡(luò)傳送時容易被竊聽、泄密、篡改和偽造。同時,電子檔案在發(fā)送、接收、保管、歸檔時又面臨病毒的入侵。以辦公自動化和網(wǎng)絡(luò)作為生存基礎(chǔ)的電子文件處于這樣一種惡劣的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境之中,可以想象一個疏忽就可能導(dǎo)致滅頂之災(zāi)。接入互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問難以計數(shù),現(xiàn)有的防火墻等技術(shù)對黑客高手往往防不勝防,使電子文件檔案信息的安全受到嚴(yán)重威脅。

3解決電子檔案管理中問題的對策

3.1 加強(qiáng)電子文件全過程管理。由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質(zhì)文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能,所以一般情況下可不保留。但是,如果出于保留文件重要修改過程的目的,則應(yīng)對原稿進(jìn)行收集和積累。對起輔助作用或正式作用的文件,應(yīng)及時收集和整理,并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識關(guān)系。必要時應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品,以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時電子文件信息丟失。

3.2 采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施。信息安全技術(shù)對于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從人口、傳輸、使用三個方面采取安全保護(hù)措施。目前,為防止檔案信息被竊取、刪除和修改,防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入,常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫、檔案備份、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠,確保電子文件在存儲、傳輸過程中的安全、保密,防范對電子文件的非法訪問和隨意刪改,都具有很好的效果。應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段,努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。

3.3 重視和加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)。在電子文件日益發(fā)展的今天,培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急。檔案部門和各級政府要重視和加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng),一方面,要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員,使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面,要對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn),特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。

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中圖分類號 F326 文獻(xiàn)標(biāo)識碼 A 文章編號 1673-9671-（2013）011-0210-01

林業(yè)檔案是有關(guān)國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事林業(yè)各項(xiàng)活動后直接形成的對國家及社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、音訊等不同形式的歷史記錄，是進(jìn)一步提高和發(fā)展林業(yè)規(guī)劃建設(shè)的重要基礎(chǔ)和主要依據(jù)。林業(yè)檔案管理工作是收集、整理、保管及開發(fā)利用林業(yè)檔案和相關(guān)資料的工作，對林業(yè)建設(shè)和社會經(jīng)濟(jì)以及和諧幸福社會建設(shè)有著密切的關(guān)系，發(fā)揮著重要作用。

1 林業(yè)檔案概述

1.1 林業(yè)檔案的內(nèi)容

林業(yè)檔案包括四個方面的內(nèi)容，分別是文書檔案、林業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案、林業(yè)公檢法及森林武警專業(yè)檔案、林業(yè)衛(wèi)生教育檔案。

1.2 林業(yè)檔案管理的特點(diǎn)

1.2.1 專業(yè)性

林業(yè)檔案作為林業(yè)科技生產(chǎn)開發(fā)及利用等活動的記錄，在各項(xiàng)林業(yè)生產(chǎn)活動和工作中形成的檔案有著較強(qiáng)的獨(dú)特性，同時與其他各類檔案相比也具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

1.2.2 多樣性

林業(yè)檔案作為檔案中的一種，有一般檔案的共性、但又有其獨(dú)特的地方、其載體不僅有紙質(zhì)、磁性材料、感光資料等成的檔案。還有錦旗、獎杯、獎?wù)碌?，此外還有志書、實(shí)物遺存、圖片等實(shí)物檔案經(jīng)收集整理或加工成文獻(xiàn)后，也可作為檔案保存。

1.2.3 時效性

林業(yè)工作是一個長效性的工作，它成效的最佳狀態(tài)不是在建設(shè)之時，而是在很久之后，有的甚至是幾十年、上百年。

1.2.4 實(shí)用性

歸檔后進(jìn)入檔案部門的林業(yè)檔案大多是科技檔案材料，它們不僅沒有歷史舞臺，反而正是他們發(fā)揮作用的活躍時期，而且將在很長的一段時期內(nèi)發(fā)揮現(xiàn)行效用。

2 當(dāng)前林業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 思想觀念上對檔案管理工作的重視程度不夠

同志在會見全國檔案工作暨表彰先進(jìn)會議代表時指出：“檔案工作是人類活動的真實(shí)記錄，檔案事業(yè)是一項(xiàng)崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面。”但是檔案工作作為幕后工作，既不能為單位產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)效益，也不能在年度和任期考核中有所體現(xiàn)，因此大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督。此外檔案管理工作人員自身有問題，因?yàn)闆]有認(rèn)識到檔案工作的重要性，導(dǎo)致其責(zé)任心不強(qiáng)。

2.2 硬件設(shè)施上較為落后

大多數(shù)基層林業(yè)單位歷史悠久，但單位的整體硬件設(shè)施較差，跟不上時代的步伐。檔案庫房多年未修簡陋不堪，檔案櫥柜陳舊發(fā)霉，甚至部分單位還在用幾十年前的舊木廚，很難達(dá)到防火、防潮、防蛀蟲的效果。檔案工作辦公室缺少計算機(jī)現(xiàn)代化所用的電腦，打印機(jī)和掃描儀的單位有很多。因此，基層林業(yè)單位的檔案軟件建設(shè)有待加強(qiáng)。

2.3 人才隊(duì)伍建設(shè)方面嚴(yán)重脫節(jié)

我國檔案部門對檔案管理人員的調(diào)配多注重政治素質(zhì)，而忽略了綜合素質(zhì)，特別是專業(yè)素質(zhì)，一定程度上影響了檔案信息資源開發(fā)利用工作的深入進(jìn)行。近年來，各級林業(yè)部門檔案管理工作人員隊(duì)伍水平有了提高，然而一些基層的工作人員大部分都是兼職做檔案工作，常常忙于其他與檔案工作無關(guān)的工作，對于檔案經(jīng)常放置一邊。

2.4 檔案管理現(xiàn)代化水平低

信息化作為當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的大趨勢，是推動世界各國經(jīng)濟(jì)發(fā)展和和社會變革的不可或缺的推動力量。然而在過去的許多年中，各個單位由于林業(yè)檔案數(shù)量不多、形式單一而沒有分門別類的整理，而與單位其他檔案混在一起。導(dǎo)致部分使用率高、流動性大的林業(yè)檔案，如各類工程中的施工圖紙等很容易丟失，從而無法為后續(xù)工作或者其他的工程提供必要的技術(shù)支撐和指導(dǎo)。

2.5 檔案管理缺乏有效的管理機(jī)制

新的林業(yè)經(jīng)營管理體系的建立，使得林業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動有了大幅度的提升，但也給林業(yè)檔案材料的歸檔帶來了許多困難。隨著各個層級的結(jié)構(gòu)逐步增多。原有的舊文件沒有了合適的收管部門，新的文件又源源不斷的下發(fā)，致使文件堆積而無法下手。檔案材料不僅沒有按照年份、類別歸檔，而且由于沒有規(guī)范的管理制度，對于檔案材料的保密性、鑒定和銷毀工作也很難做到統(tǒng)一的管理。

3 做好林業(yè)檔案管理的對策

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是提高林業(yè)檔案管理水平的重要保證

林業(yè)檔案是林業(yè)工作者心血和智慧的結(jié)晶，是黨和國家的寶貴財富。確保檔案材料的安全、完整、轉(zhuǎn)卻、系統(tǒng)。單位領(lǐng)導(dǎo)和辦公室主要負(fù)責(zé)人要高度重視檔案工作，在財力、物力、人力方面等方面要機(jī)遇大力支持，不斷改善辦公條件，加快先進(jìn)技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用。

3.2 加快檔案室的硬件設(shè)施建設(shè)

針對大多數(shù)單位硬件設(shè)施不健全的情況，首先各單位要集中精力建立專門的檔案室；其次要配備新型的檔案櫥柜，使其既方便檔案歸檔后的擺放，又方便日后的查閱；最后就是要配備現(xiàn)代化的電子設(shè)備，配備新型的計算機(jī)、掃描儀、激光打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和購進(jìn)新型的儲存和查詢軟件，從而能夠滿足廣大用戶對于檔案使用的需求。

3.3 逐步提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)

對于檔案管理工作來說，一直強(qiáng)有力的隊(duì)伍是做好這項(xiàng)工作的根本。社會的進(jìn)步、數(shù)字化進(jìn)程的加快，要求檔案管理人員必須盡快適應(yīng)社會發(fā)展的形式，不能停留在原始資料收集的手段上，要加大對信息資料的采集、樹立、辨析，使形成的資料具有準(zhǔn)確性和時效性，形成一個系統(tǒng)的管理模式，以適應(yīng)時代的發(fā)展要求。同時單位也要加強(qiáng)對林業(yè)檔案管理人員的培訓(xùn)，對他們進(jìn)行思想政治教育、專業(yè)水平和綜合常識等多方面的培訓(xùn)，使他們在工作中對于檔案資料的價值、檔案資料的開發(fā)再利用也能夠有所創(chuàng)新。

3.4 提升檔案管理的現(xiàn)代化水平

隨著社會的不斷向前發(fā)展，檔案也逐步在發(fā)生著變化。電子檔案作為新興的檔案，在接收、存儲、查閱、導(dǎo)出等方面有著其他載體無可比擬的優(yōu)越性，正在成為人類社會記錄、傳達(dá)和保存信息的重要工具。因此要對電子檔案的使用進(jìn)行嚴(yán)密的管理，特別是針對電子檔案的秘密等級和秘密年限等進(jìn)行嚴(yán)密的監(jiān)管，對公眾的查閱范圍也要進(jìn)行嚴(yán)密的限制，確保電子檔案在使用過程中的安全性。

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二、房地產(chǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

1.房地產(chǎn)檔案管理沒有制度化

房地產(chǎn)行業(yè)在?l展，相關(guān)的檔案管理方式方法也應(yīng)該發(fā)展，但是在現(xiàn)階段的房地產(chǎn)行業(yè)規(guī)劃中，檔案管理制度并沒有被重視。有的企業(yè)雖然有一些相關(guān)的管理制度，但是有一些或多或少的問題，導(dǎo)致最后并沒有落實(shí)。所以對這些問題進(jìn)行分析我們可以知道，相關(guān)的工作人員對于自己的工作并不是很重視，這樣一來，市場的需求大，工作沒有落實(shí)，這樣的管理制度也就是個擺設(shè)而已，滿足不了社會的需求。

2.相關(guān)的管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

工作人員的專業(yè)素養(yǎng)決定著工作的質(zhì)量，現(xiàn)階段雖然有很多的房地產(chǎn)公司會對相關(guān)的工作人員做一些相應(yīng)的培訓(xùn)，但是在現(xiàn)實(shí)工作中并沒有起到很好的效果，這些被培訓(xùn)的人員對于管理工作的認(rèn)識不深，或者是讀死書，沒有將學(xué)到的知識應(yīng)用到相關(guān)的工作中，做不到隨機(jī)應(yīng)變，很大程度上降低了工作效率。例如，檔案管理的處理需要依賴計算機(jī)來處理，一些在房地產(chǎn)做檔案管理的工作人員年齡較大，對于計算機(jī)的應(yīng)用不是很熟悉，所以，這樣就造成了工作效率的不高。另外，在工作過程中，檔案管理部門沒有做到其他部門提供的信息的及時處理，整理出相關(guān)的檔案，也會造成效率的降低。

3.檔案檢索體系不高效

信息時代的到來方便了人們的日常工作和生活，信息管理解決了大量的手抄檔案，然而，我國的一些企業(yè)并沒有設(shè)計出相應(yīng)的檢索體系，對資料沒有進(jìn)行信息化的錄入，也沒有對這些文件進(jìn)行歸類和備份，這樣就沒有充分利用信息時代帶來便捷，降低了工作效率。

4.檔案體系單一

房地產(chǎn)的檔案大部分都是紙張化的，另外是一些音頻資料，視頻和圖片資料。然而，大部分的房地產(chǎn)企業(yè)并沒有對資料進(jìn)行收集，沒有做出相關(guān)的信息處理，所以在遇到了人力范圍之外的因素，如火災(zāi)，地震的時候，這樣的檔案資料就會流失，造成難以彌補(bǔ)的損失。

5.利用率太低

檔案的建立是為了方便更多的用戶，提高檔案的利用效率。然而，在現(xiàn)階段我國的企業(yè)中，檔案沒有做出公開化。想獲取相關(guān)的資料是很困難的，如果人們在相關(guān)的問題上遇到了困難，需要了解部分的相關(guān)資料，也是很困難的。很多檔案的管理人員對于這樣的認(rèn)識不夠，另外網(wǎng)絡(luò)化的辦公沒有普及，這樣一來，檔案的整理程度不夠，信息的共享也沒有普及，導(dǎo)致了這樣問題的產(chǎn)生，加上房地產(chǎn)的資料是有變化的，沒有做好相應(yīng)的更新，也是導(dǎo)致檔案的利用率低下的原因。

三、房地產(chǎn)檔案管理的意義

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對于房產(chǎn)的需求也慢慢增多，而與房產(chǎn)的相關(guān)檔案的管理是直接影響著人們的房屋產(chǎn)權(quán)的證明，所以房產(chǎn)檔案的管理是有重大的意義的，房地產(chǎn)檔案是房屋產(chǎn)權(quán)登記管理的真實(shí)記錄數(shù)據(jù)，是城市建設(shè)管理的重要部分。房地產(chǎn)檔案的廣泛性和變化性是今后相關(guān)工作人員做出規(guī)劃的重要依據(jù)，是解決房屋糾紛的一手資料，也是法律意義上的財產(chǎn)證據(jù)。然而，在現(xiàn)實(shí)的工作中，資料輕利用重管理是普遍存在的，而且管理體制有許多的不合理性，沒有正規(guī)的檢索體系，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不高等這些問題都有待解決。

四、加強(qiáng)房產(chǎn)檔案管理的對策

1.管理的方式方法適應(yīng)時代的發(fā)展

隨著房地產(chǎn)的檔案資料增多，為適應(yīng)時代的發(fā)展，需要實(shí)行人性化的檔案管理制度。首先，社會的發(fā)展會使房地產(chǎn)的資料有很大的堆積，而對于這樣的資料進(jìn)行信息化的錄入是很有必要的，另外對于檔案的歸類需要更人性化的處理，做好相關(guān)的管理工作是很有必要的，這樣的管理才能使檔案的利用率達(dá)到最大化。另外，對于相關(guān)的工作人員的工作考核制度也需要做出相應(yīng)的變化，促使相關(guān)人員積極地解決相應(yīng)的問題，優(yōu)化整個檔案管理工作。

2.提高相關(guān)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

人員才是整個管理工作的重點(diǎn)，所以對于人員的管理方式需要改變，這樣才能提高工作的效率，一個房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理人員如果沒有責(zé)任意識，沒有創(chuàng)新意識是非?？植赖?。所以對于相關(guān)人員的培訓(xùn)是很有必要的，要讓他們意識到自己的不足，提高自己的專業(yè)知識和專業(yè)素養(yǎng)來滿足工作的需要。定期性常規(guī)性地進(jìn)行培訓(xùn)是不能缺少的，與時俱進(jìn)，滿足時代的要求才能使檔案管理發(fā)揮更大的作用。

3.檢索體系的合理化

檔案的正確性直接影響著工作的質(zhì)量，所以在對檔案進(jìn)行檢索的應(yīng)該要做到對檔案的資料進(jìn)行糾錯，也應(yīng)該對電腦進(jìn)行定期的檢查，防止不法分子入侵盜竊機(jī)密資料。

4.增強(qiáng)檔案的利用率

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教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)活動的真實(shí)記錄，是學(xué)校及教師在從事教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、音像、電子載體等材料。它能夠完整、準(zhǔn)確、真實(shí)、系統(tǒng)地反映教學(xué)管理的全過程，直接為教學(xué)活動服務(wù)，是教學(xué)工作的重要組成部分，是學(xué)校檔案工作的核心和重點(diǎn)。

一、中職學(xué)校教學(xué)檔案管理的主要內(nèi)容

1.綜合類。主要包括上級教育主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件，學(xué)校教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)計劃、專業(yè)設(shè)置方面的規(guī)定和辦法，學(xué)校發(fā)展規(guī)劃、實(shí)施計劃及各種會議記錄等。

2.規(guī)章制度類。包括教學(xué)管理制度、教師管理制度、學(xué)生管理制度、教學(xué)設(shè)備管理制度等。

3.課堂教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)類。包括教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、授課計劃、課程建設(shè)、教案、試題庫、教學(xué)實(shí)習(xí)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地、畢業(yè)實(shí)習(xí)、教學(xué)質(zhì)量檢查、教師考核和教學(xué)質(zhì)量測評等材料。

4.學(xué)科、專業(yè)與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類。包括專業(yè)設(shè)置、學(xué)科設(shè)置及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的材料，重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)專業(yè)和精品課程的申報論證、評估及建設(shè)方面的材料以及申報國家重點(diǎn)學(xué)校的實(shí)驗(yàn)室論證、申報和審批材料、總結(jié)等建設(shè)性材料。

5.學(xué)生學(xué)籍類材料。包括在校學(xué)生的基本情況、學(xué)籍變更、學(xué)習(xí)成績、教育實(shí)習(xí)、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)材料及成績、學(xué)生獎懲材料，學(xué)生入團(tuán)、入黨情況，學(xué)生參加各種大賽的情況，畢業(yè)生材料等。

6.教材類。包括各專業(yè)征訂教材的情況，自編、參編、主編教材的情況，優(yōu)秀教材的比例、自編教材的比例、各科習(xí)題集、實(shí)驗(yàn)報告及實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書等。

7.招生就業(yè)類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報到生的比例、年度招生的總結(jié)材料，畢業(yè)生就業(yè)率、就業(yè)情況反饋等材料。

二、中職學(xué)校教學(xué)檔案管理中存在的問題

1.對教學(xué)檔案材料的重視不夠，沒有普及教學(xué)檔案管理意識。大部分基層管理人員、教師到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案管理工作認(rèn)識不足。學(xué)校重視教學(xué)工作和其他管理工作，但對教學(xué)檔案的管理投入欠缺，如機(jī)構(gòu)和專兼職人員的配置、檔案管理?xiàng)l件的完善、管理人員的培訓(xùn)等投入不夠。教師對自己教學(xué)活動中的授課計劃、教案等相關(guān)文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動上交存檔，造成檔案材料采集困難。

2.缺乏正規(guī)的指導(dǎo)、系統(tǒng)的規(guī)劃和系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致檔案管理混亂。中職學(xué)校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學(xué)檔案的管理缺乏正規(guī)的指導(dǎo)和系統(tǒng)的規(guī)劃。管理人員和教師大多忙于日常的工作，相當(dāng)一部分教學(xué)檔案材料散存于他們個人手中，導(dǎo)致教學(xué)材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學(xué)校進(jìn)行教學(xué)評估時，為了補(bǔ)充檔案材料的缺口，往往花費(fèi)大量的人力、物力、財力來補(bǔ)全檔案，這不僅造成很大的浪費(fèi)，而且給正常的教學(xué)工作帶來了一定的沖擊，同時使得檔案材料的真實(shí)性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因?yàn)闆]有系統(tǒng)的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導(dǎo)致材料損壞或丟失而無法查找。

三、加強(qiáng)中職學(xué)校教學(xué)檔案管理工作的主要對策

1.系統(tǒng)管理，完善檔案管理機(jī)制。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要重視教學(xué)檔案的建設(shè)，要把教學(xué)檔案工作提到學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)的工作議事日程中去，把檔案工作納入教學(xué)工作計劃，增加投入，改善檔案保管條件，及時研究和解決檔案工作中存在的問題，特別是要突出其在學(xué)校日常工作中的地位和作用，及時調(diào)整檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，設(shè)置綜合檔案室，由一名校長負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全校檔案工作，各管理部門就建立檔案分室。教學(xué)檔案分為校、教務(wù)科、教研室三級管理，校辦為一級管理，教務(wù)科為二級管理，教研室與實(shí)驗(yàn)室為三級管理。各部門要有一名領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作，教務(wù)科檔案管理由教務(wù)于事兼管，教研室與實(shí)驗(yàn)室檔案管理由主任兼管。檔案管理人員統(tǒng)一管理本部門、本系統(tǒng)的教學(xué)文件，并按期向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。

篇（9）

根據(jù)十余年醫(yī)院人事檔案管理的實(shí)踐，筆者就醫(yī)院流動人員人事檔案管理出現(xiàn)的一些新問題談幾點(diǎn)拙見。

1.1 檔案移交不及時

已辭職、辭退、解除勞動合同等流動人員的人事檔案，有些沒有及時移交當(dāng)?shù)厝瞬欧?wù)中心，有些沒有人事權(quán)的單位擅自保管流動人員人事檔案，造成部分流動人員人事檔案丟失、材料不齊全、手續(xù)不完備等情況出現(xiàn)。

1.2“棄檔”現(xiàn)象較嚴(yán)重

一是人事檔案作用逐步淡化，醫(yī)院在聘用專業(yè)技術(shù)人員時往往只是面試即可。

二是人才流動日益頻繁，有的人受利益的驅(qū)動，不顧組織是否同意，一走了之，新用人單位還可以在當(dāng)?shù)厝耸虏块T的幫助下為其重新建檔。

三是人事費(fèi)普遍過高，也是導(dǎo)致“棄檔”的原因。

1.3 檔案管理不規(guī)范

有的單位對檔案的作用缺乏足夠的認(rèn)識，用人不規(guī)范，考核、檔案工資晉升、評定機(jī)制不健全，不注意平時材料的形成，導(dǎo)致檔案材料缺失，給出國政審、職稱評定、出具人事檔案相關(guān)證明和辦理流動手續(xù)工作帶來一定的困難。

1.4 人事缺少特色服務(wù)

目前大部分地方人事還處在單一服務(wù)階段，在很多業(yè)務(wù)領(lǐng)域里還是空白，缺少個性化、專業(yè)化的服務(wù)，無法滿足社會和個人的發(fā)展需要。

1.5 檔案管理隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制尚未健全，部分單位檔案管理人員變化較大，對人事檔案管理業(yè)務(wù)不熟悉，有待加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度。[ hi138/Com]

2 加強(qiáng)醫(yī)院流動人員人事檔案管理的對策

為了保證醫(yī)院流動人員人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，促進(jìn)衛(wèi)生事業(yè)單位人才合理流動時流動人員人事檔案的完整性、真實(shí)性，應(yīng)該加強(qiáng)對其的管理，認(rèn)真做到以下幾點(diǎn)。

2.1 加大宣傳教育的力度，營造人事檔案規(guī)范化管理氛圍要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，廣泛宣傳流動人員人事檔案管理的政策規(guī)定，提高檔案管理人員整體素質(zhì)，建立檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)機(jī)制，定期對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識和管理水平。

2.2 完善流動人員人事檔案管理政策法規(guī)

一是對過去不合時宜，制約人事檔案管理方面的政策加以完善，建立全國統(tǒng)一的法律法規(guī)，杜絕各地區(qū)各部門各自為政的現(xiàn)象，以適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展需要。

二是加強(qiáng)對企事業(yè)單位人事檔案管理的力度，規(guī)范對人才中介機(jī)構(gòu)的管理，不準(zhǔn)民營和合資人才中介機(jī)構(gòu)從事人事和人事檔案管理以及人事調(diào)動業(yè)務(wù)，促進(jìn)我國人才中介機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展。

2.3 創(chuàng)新人事服務(wù)形式

篇（10）

關(guān)鍵詞 醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

近年來，隨著國內(nèi)醫(yī)療改革的深入，醫(yī)院內(nèi)部管理水平得到了極大的提升，也取得了一系列的建設(shè)成果。在醫(yī)療改革的背景下，怎樣加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作成為擺在我們面前的一個重要課題。做好檔案管理對促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展具有非常重要的意義，它不但是醫(yī)療體制改革的必然要求，同時也是醫(yī)療改革政策方案得以貫徹落實(shí)的有力保障。醫(yī)院檔案管理工作一般是收集醫(yī)院運(yùn)行過程中所產(chǎn)生的各類有價值的信息資料，結(jié)合這些信息資料，醫(yī)院管理者和相關(guān)部門能夠作出更加科學(xué)的決策。對臨床醫(yī)療而言，檔案材料的有效利用可以幫助醫(yī)院臨床研究工作更快速地發(fā)展。另外，對醫(yī)院自身和患者來說，檔案材料是重要的憑證，如果存在醫(yī)療糾紛，能夠作為證據(jù)使用，由此可見，做好檔案管理工作意義重大。

一、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

（一）不重視檔案管理，相關(guān)制度不完善。一直以來，檔案管理工作都是醫(yī)院內(nèi)部管理中的薄弱環(huán)節(jié)，究其原因，主要是檔案管理并不屬于醫(yī)療工作的組成部分，不像醫(yī)療診斷等工作一樣給醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)效益。因此，大部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)常常會忽略檔案管理，他們關(guān)心的重點(diǎn)主要是在提升醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益方面，而對可以產(chǎn)生科研價值的檔案管理工作并不關(guān)心。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層常常會在醫(yī)療診斷等工作項(xiàng)目上制定出完善的系統(tǒng)的規(guī)章制度，但往往不重視與檔案管理工作內(nèi)容相關(guān)的制度建設(shè)。另外，醫(yī)院內(nèi)部的工作人員（普通醫(yī)務(wù)人員與檔案管理工作人員）也并不重視檔案管理工作的有效性，沒有樹立正確的檔案管理意識。比如對醫(yī)院檔案管理人員來說，他們往往是各類檔案材料的直接接觸者，但一部分檔案管理人員覺得自己的工作內(nèi)容僅僅是對這些信息材料進(jìn)行簡單的歸檔整理，在工作過程中也常常會出現(xiàn)人為失誤。

（二）檔案管理不規(guī)范，歸檔內(nèi)容不明確。當(dāng)前國內(nèi)的大部分醫(yī)院都存在檔案管理工作不規(guī)范的問題，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的現(xiàn)代化管理技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)，但因?yàn)獒t(yī)院內(nèi)部檔案管理意識薄弱的問題，一些醫(yī)院管理者遲遲未將提升檔案管理工作效率提上日程，導(dǎo)致檔案管理工作方式落后，管理水平不高，存在不規(guī)范的問題。比如說一些醫(yī)院檔案管理人員連究竟應(yīng)該對何種信息材料進(jìn)行歸檔都不明確，即便是對歸檔的信息材料進(jìn)行了規(guī)范，也不以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)作為參照，常常是以檔案管理人員的主觀意愿為主。另外，現(xiàn)代醫(yī)學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展，醫(yī)院檔案信息材料必然會更加豐富，如果我們不對檔案管理工作進(jìn)一步進(jìn)行規(guī)范，明確檔案材料的歸檔內(nèi)容，將會在很大程度上制約醫(yī)院的發(fā)展。

（三）檔案人員的工作能力、綜合素質(zhì)不高。醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜系統(tǒng)的工作，對于相關(guān)管理人員的專業(yè)要求非常高，不僅要求檔案管理人員擁有較強(qiáng)的辦公能力，同時還必須要對檔案管理工作相關(guān)的法律法規(guī)有深入的了解，擁有較強(qiáng)的協(xié)作能力與計算機(jī)應(yīng)用能力。但目前大部分醫(yī)院的檔案管理工作人員對專業(yè)知識并不精通，在上崗之前并未參加相關(guān)的培訓(xùn)，這樣就非常容易導(dǎo)致檔案管理工作落實(shí)不到位，在信息材料的收集歸檔以及后期利用的過程中無法有效開展工作。同時，因?yàn)闄n案管理人員的管理意識不足，風(fēng)險意識不強(qiáng)，不具有檔案保管與收集意識，從而導(dǎo)致檔案材料無法得到妥善管理，造成檔案材料的遺失、泄密等嚴(yán)重后果。而管理人員職業(yè)道德素質(zhì)存在的問題也會對醫(yī)院檔案的管理造成很大的影響，甚至?xí)璧K醫(yī)院的健康發(fā)展。

二、新時期下做好醫(yī)院檔案管理工作的對策

（一）樹立檔案管理意識，完善檔案管理制度。要增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作的有效性，首先必須要積極更新觀念，樹立現(xiàn)代檔案管理意識。醫(yī)院管理人員和檔案工作人員必須要意識到做好檔案管理工作的重要性，要利用學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、宣傳等多樣化的途徑，讓醫(yī)院管理層到普通職工都積極參與到檔案管理工作中來，為促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作科學(xué)化、規(guī)范化開展打下良好的基礎(chǔ)。此外，醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容豐富，必須要有完善的管理制度作為保障，構(gòu)建檔案管理工作制度必須要涉及到檔案管理工作的每個流程，我們可以把獎懲制度和激勵制度引入檔案管理工作制度之內(nèi)，對及時規(guī)范完成檔案管理工作的相關(guān)人員進(jìn)行獎勵，而對于工作不積極，存在諸多問題的檔案工作人員給予一定的懲罰。這些制度應(yīng)該納入醫(yī)院內(nèi)部考核評價機(jī)制之中，從而確保檔案管理人員的工作積極性得到有效提升。站在動態(tài)管理的視角而言，筆者認(rèn)為醫(yī)院檔案管理制度的建設(shè)必須要結(jié)合醫(yī)院運(yùn)行實(shí)際，組建檔案管理工作小組，挑選出一批工作經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人員作為組員，共同討論制定檔案管理制度，確保管理制度的科學(xué)性和針對性。

（二）提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)。醫(yī)院檔案管理工作內(nèi)容繁雜，現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理人員提出了更高的要求，因此，我們必須要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，努力提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。其一，作為檔案管理工作人員，必須要樹立責(zé)任意識，進(jìn)一步提升自己的業(yè)務(wù)水平，積極更新管理理念，通過各種途徑的學(xué)習(xí)來增強(qiáng)自身的專業(yè)素養(yǎng)，努力掌握管理新技能，用現(xiàn)代化的管理手段來增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理工作效率，推動醫(yī)院的健康發(fā)展。其二，醫(yī)院方面要建立一直高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊(duì)伍，把現(xiàn)代化的管理理念引入醫(yī)院內(nèi)部管理工作中，做好針對管理人員的技能培訓(xùn)，為他們營造更多的提升機(jī)會，同時要完善相應(yīng)的績效獎懲制度，最大限度地激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案利用率?，F(xiàn)代科技的發(fā)展和應(yīng)用要求我們必須要轉(zhuǎn)變過去那種檔案管理方式，在日常的管理工作中積極應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)。醫(yī)院方面應(yīng)該提高對檔案管理工作的財力投入，提供現(xiàn)代檔案管理工作所需的計算機(jī)、掃描儀等設(shè)備，推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠幫助我們更好地對醫(yī)院檔案材料進(jìn)行保管，不僅可以保證檔案材料的完整，同時也可以幫助檔案使用者更快速便捷地查找需要的材料。另外，我們還必須要充分挖掘檔案材料的價值，提升檔案材料的利用率，要結(jié)合實(shí)際需求，把握好檔案保密和公開的規(guī)律，及時調(diào)整其關(guān)系；或者利用有償服務(wù)的方式，構(gòu)建檔案收入和資源提供的良性循環(huán)系統(tǒng)，努力豐富檔案數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，收集更多有價值的檔案資料，讓檔案材料的價值得以更加充分地發(fā)揮。

三、結(jié)語

總而言之，醫(yī)院檔案管理工作屬于醫(yī)院內(nèi)部管理工作的重要組成部分，對醫(yī)院來說非常重要。檔案管理所提供的信息材料能夠?yàn)獒t(yī)院各項(xiàng)工作的開展提供有價值的依據(jù)和線索。在當(dāng)前的形勢下，醫(yī)院檔案管理工作同時面臨著機(jī)遇與挑戰(zhàn)，我們在努力完善檔案管理工作的同時，必須要準(zhǔn)確把握時代脈搏，樹立現(xiàn)代化的檔案管理理念，結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，采取有針對性的管理方式，從而推動現(xiàn)代化醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：