序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理的分類范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

當(dāng)我國(guó)引入現(xiàn)代化管理的模式與先進(jìn)理念之后，無(wú)論在企業(yè)、政府部門、事業(yè)單位通過(guò)對(duì)人力資源管理的重視與普遍運(yùn)用，逐漸開(kāi)始意識(shí)到了檔案管理的重要價(jià)值與功能取向。一方面，在不斷的實(shí)施檔案管理的改革；另一方面，也在進(jìn)行相關(guān)的匹配措施的研究與資源配置。在這種新的檔案管理局面之下，有必要針對(duì)當(dāng)前檔案管理所面對(duì)的新情況，對(duì)其配套的歸檔整理分類問(wèn)題及提升效率的技巧進(jìn)行具體探討。

1 檔案管理歸檔整理分類解析

1、內(nèi)涵

不同的行業(yè)檔案的類型、種類、數(shù)量、機(jī)密程度等也不相同。但是，從檔案管理的本質(zhì)來(lái)看，它的價(jià)值在于使數(shù)據(jù)、信息資源得到科學(xué)的管理，并能夠在系統(tǒng)的管理中，方便保存、查詢、提取、運(yùn)用，以及按照管理程序進(jìn)行的銷毀等。因此，歸檔整理分類就非常關(guān)鍵。目前企事業(yè)單位、政府行政管理部門，按照人力資源管理中的檔案管理體系，均有一定的培訓(xùn)，而且，已經(jīng)將檔案管理的歸檔整理分類作為了一個(gè)專門化的職能。

2、原t

從原則方面看，歸檔整理分類要求精準(zhǔn)性、規(guī)范性。比如，精準(zhǔn)性中，要求分類標(biāo)準(zhǔn)的準(zhǔn)確、標(biāo)識(shí)的簡(jiǎn)化、細(xì)則的清晰；再如，針對(duì)具體檔案中的材料、價(jià)值的差異分析、等級(jí)劃分，保管組織單位在不同種類中的對(duì)應(yīng)性，目錄的編輯、順序的排列組合等。除了這些基本的原則之外，在歸檔整理分類制度、程序、裝訂，紙質(zhì)、電子檔案不同的運(yùn)用形式，以及保存、轉(zhuǎn)移、銷毀等各個(gè)方面，也需要與之相匹配的精準(zhǔn)性、嚴(yán)肅性、規(guī)范性等。

3、注意事項(xiàng)

根據(jù)現(xiàn)階段的檔案管理及其歸檔整理分類現(xiàn)狀、經(jīng)驗(yàn)分析，應(yīng)該注重在這個(gè)方面的可操作體系構(gòu)建，這樣就可以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一管理，通過(guò)方法、流程使歸檔整理分類在秩序的基礎(chǔ)上，逐漸的形成簡(jiǎn)化、快捷、便利的主要特征與表現(xiàn)，從而推動(dòng)檔案管理功能與價(jià)值體現(xiàn)的最大化；并將其轉(zhuǎn)化為一種資源利用渠道，為進(jìn)一步的人力資源管理、企業(yè)治理提供牢靠的依據(jù)。

2 檔案管理歸檔整理分類技巧

1、以整理程序?yàn)闇?zhǔn)

一般而言，歸檔整理分類可以劃分為兩個(gè)層面，在整理過(guò)程中，可以按照設(shè)計(jì)文件、文字材等進(jìn)行進(jìn)一步的項(xiàng)、子項(xiàng)方面的劃分，這樣在劃分中形成一個(gè)制定程序的基礎(chǔ)，然后，按照我國(guó)的相關(guān)法律要求，設(shè)計(jì)出一套與現(xiàn)階段的檔案管理改革相匹配的歸檔整理分類程序。而在分類方面，則主要集中于對(duì)方法的運(yùn)用，以及技能的熟練性。具體來(lái)看，整理分類程序相對(duì)簡(jiǎn)單，重點(diǎn)是按照檔案的性質(zhì)、材料、種類、類型、對(duì)應(yīng)部門等做好劃分。程序與整理分類本身就屬于一個(gè)密切關(guān)聯(lián)的系統(tǒng)構(gòu)成要素。因此，建議從這些構(gòu)成要素出發(fā)，制訂與其相符合的程序。比如，以科學(xué)歸檔文件的整理分類為例，一是對(duì)其進(jìn)行收集，如在文字材料、設(shè)計(jì)文件的大類下，進(jìn)一步從子項(xiàng)的外部、內(nèi)部、會(huì)議，以及次子項(xiàng)等進(jìn)行一一的對(duì)應(yīng)收集、整理，再進(jìn)行對(duì)應(yīng)的整理、分類。再如，對(duì)于人事檔案的整理分類，就可以按照時(shí)間、職能、級(jí)別等進(jìn)行劃分，然后，進(jìn)一步整理、分類?？傊?，不同的檔案管理對(duì)象，應(yīng)該采取與其相適應(yīng)的程序，但主要的思路應(yīng)該明確，并堅(jiān)持簡(jiǎn)化原則等。

2、紙質(zhì)檔案電子檔案區(qū)別對(duì)待

現(xiàn)階段的檔案管理中有紙質(zhì)、電子檔案管理兩種，所以需要區(qū)別對(duì)待。

（1）紙質(zhì)檔案

針對(duì)紙質(zhì)檔案可以按照傳統(tǒng)的流程進(jìn)行一些簡(jiǎn)化，在化繁為簡(jiǎn)之后，先進(jìn)行一系列的收集、檢查，然后，再按照原來(lái)的基本分類，進(jìn)行進(jìn)一步的整理、分類。這個(gè)方面沒(méi)有必要花費(fèi)更多的功夫。因?yàn)閭鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在經(jīng)過(guò)電子檔轉(zhuǎn)化的過(guò)程，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了一次有序的整理、分類，所以，只需要在歸檔整理分類中細(xì)化、簡(jiǎn)化，保證其完整性、有效性、精準(zhǔn)性即可；盡可能減少勞動(dòng)要素中的資源浪費(fèi)。

（2）電子檔案

針對(duì)電子檔案目前已經(jīng)有了較專業(yè)的電子檔案歸檔整理處理的軟件，所以，在這個(gè)方面，重點(diǎn)應(yīng)該放置在對(duì)于相關(guān)軟件的專業(yè)知識(shí)與操作技能的訓(xùn)練，并做好技術(shù)性的安保措施。

3、技巧與方法說(shuō)明

（1）以材料流向、流量為導(dǎo)向提升歸檔率

技巧與方法的使用，應(yīng)該與效率結(jié)合起來(lái)。無(wú)論紙質(zhì)、電子檔案，都可以按照企事業(yè)單位等機(jī)構(gòu)的文件流向、流量進(jìn)行歸檔率的計(jì)算，并針對(duì)性的安排歸檔整理工作的投入比例。在這個(gè)方面，可以透過(guò)建立的數(shù)據(jù)庫(kù)、運(yùn)用頻率進(jìn)行數(shù)據(jù)圖表的制作，根據(jù)流向、流量趨勢(shì)圖譜進(jìn)行進(jìn)一步的歸檔率提升。

（2）透過(guò)職能確保范圍、期限

不同的職能，所處理的檔案歸檔、整理范圍也不相同，但可以按照項(xiàng)目管理的方法，劃分不同的階段，在明確數(shù)量、種類、類型、完整度、內(nèi)容等基本要素的條件下，以機(jī)構(gòu)、編制、職能設(shè)計(jì)出具體的方案，從而讓機(jī)構(gòu)的工作職能能夠有理有序的體現(xiàn)在歸檔整理的范圍、期限之內(nèi)，這樣就可以更好的實(shí)現(xiàn)針對(duì)性的整理分類，提高效率。

（3）以“主體”為旨?xì)w的歸檔法

所謂以主體為旨?xì)w，指的是在從機(jī)構(gòu)或組織團(tuán)體本身出發(fā)。比如，以學(xué)校的檔案管理為例，其中的歸檔整理分類，就可以透過(guò)“以我為用、以我有用”的主導(dǎo)原則，盡可能從其功能、價(jià)值、應(yīng)用方向，進(jìn)行具體的歸檔整理分類?？梢岳斫鉃閺挠猛镜慕嵌冗M(jìn)行劃分，有助于提升針對(duì)性，提高工作效率。

（4）行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)先行，提高整理質(zhì)量

行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)向的直接指向是整理質(zhì)量問(wèn)題。所以，一方面，要明確相關(guān)的國(guó)家管理規(guī)范、條例、細(xì)則；另一方面，在紙質(zhì)、電子檔案整理中，按照行業(yè)的基本標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行整理、立卷等。具體看，如文件材料之間的歷史性聯(lián)系、保存價(jià)值、分別立卷，還需要注意時(shí)間性、秘密性與非機(jī)密性等。

（5）歸檔范圍、分類方案密切結(jié)合

目前來(lái)看，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案歸檔整理分類主要用于保存、核對(duì)；而電子檔案則傾向于利用方面；所以，需要運(yùn)用好計(jì)算機(jī)文件整理，如范圍、方法的融合、代碼表的編制等。在這個(gè)方面可以推薦使用南大之星軟件，因?yàn)樗谀壳暗臋n案管理中的運(yùn)用反響較好，也能夠滿足現(xiàn)階段的電子檔案歸檔整理分類的基本要求等。

3 結(jié)束語(yǔ)

由于現(xiàn)階段的歸檔整理分類因檔案管理整體革新還處于量變的過(guò)程，所以，可以透過(guò)對(duì)相關(guān)的技術(shù)性解析，提升歸檔整理分類水平，為檔案管理質(zhì)量與水平提供更好的促進(jìn)作用。具體來(lái)看，一方面可以按照系統(tǒng)論的理論思路與框架，構(gòu)建起歸檔整理分類的可操作體系，使其與目前的檔案管理改革相適應(yīng)。另一方面，可以在區(qū)分紙質(zhì)、電子檔案的形式、用途、功能及現(xiàn)階段的利用情況方面，按照上面所說(shuō)的五個(gè)提高質(zhì)量與效率的方法進(jìn)行進(jìn)一步整理水平提升。

參考文獻(xiàn)

[1]余紅葉.信息化環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新模式與改革[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2014（05）.

[2]章潔.淺談檔案管理的難點(diǎn)及對(duì)策[J].檔案與建設(shè)，2013（10）.

篇（2）

1 企業(yè)合同檔案的特征

要想分析企業(yè)合同檔案的分類管理，就必須掌握企業(yè)合同檔案的特征，具體包括以下幾點(diǎn)。

1.1 法律性

人類社會(huì)中，合同制度是一種最為古老的法律制度。對(duì)于經(jīng)濟(jì)社會(huì)而言，合同以法律形式存在，其目的是為了保障市場(chǎng)交易。合同在合同法的背景下，又賦予了法律效力。合同檔案是一種原始記錄，其記錄內(nèi)容包括合同變更、簽訂和終止整個(gè)過(guò)程，因此，合同檔案具有法律特征。

1.2 憑證性

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的背景下，會(huì)引發(fā)較多的經(jīng)濟(jì)糾紛。合同既是當(dāng)事人履行合同義務(wù)和權(quán)利的憑證，又是法院及仲裁機(jī)構(gòu)處理和解決糾紛的一種法律依據(jù)。因此，合同檔案具有一定的憑證特征。

1.3 規(guī)范特征

合同的簽訂、變更和終止等環(huán)節(jié)，必須要在合同法允許的范圍內(nèi)執(zhí)行，也因此，賦予了合同檔案規(guī)范的特征。就合同的內(nèi)容和形式等方面而言，合同法均有明確規(guī)定。例如，訂立合同的形式有3種，包括口頭、書(shū)面及其他形式；內(nèi)容方面，對(duì)合同的當(dāng)事人姓名、數(shù)量、價(jià)款和住所等一般條款做了明確規(guī)定；還特別規(guī)定了合同的格式條款。只有賦予合同法律形式，才具備相應(yīng)的法律效益。將合同作為檔案保存時(shí)，一旦丟失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，難以維護(hù)當(dāng)事人的合法權(quán)益。

1.4 相關(guān)文件多

企業(yè)合同檔案既包括簽訂的合同文本，又包括簽訂前和簽訂后的任何一個(gè)有關(guān)材料，例如，簽訂前的洽談、招投標(biāo)，簽訂后的變更、解除和簽訂等。邀請(qǐng)函、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、評(píng)標(biāo)報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、議價(jià)單、會(huì)簽審批表及解除協(xié)議等，組成了合同檔案，要想確保合同檔案的完整性，就必須做好合同檔案的歸檔工作。

1.5 合同檔案數(shù)量多

與行政機(jī)關(guān)相比，一個(gè)完備的企業(yè)，每年內(nèi)制定的合同檔案相對(duì)較多，少則幾百件，多則幾千件。在這種情況下，要區(qū)分兩種合同檔案的分類方法，從而更有效地做好企業(yè)合同檔案的管理。

2 合同檔案集分式歸類方法分析

2.1 以集分式歸類原則為中心

從舊版及新版電力企業(yè)檔案分類表來(lái)看，主要是依據(jù)科技檔案和文書(shū)檔案進(jìn)行歸類，科技檔案包括電力生產(chǎn)、科研項(xiàng)目和建設(shè)項(xiàng)目準(zhǔn)備。而文書(shū)檔案包括行政管理和經(jīng)營(yíng)管理兩大方面。在這種歸類措施下，既給合同檔案的分類整理增加了難度，又不利于合同檔案的查找及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)合同檔案進(jìn)行歸類時(shí)，要以集分式分類原則為中心，依據(jù)《合同法》中無(wú)名合同及有名合同的種類，重新制定。

2.2 集分式分類表

根據(jù)我國(guó)合同法有關(guān)規(guī)定，適用于企業(yè)的有名合同包括：買賣合同，借款合同，運(yùn)輸合同，委托合同，技術(shù)合同，承攬合同，供用熱力、水、電、氣合同，技術(shù)合同及建設(shè)工程合同9種。依據(jù)有名合同和無(wú)名合同，制定集分式分類表，并在分類表中，將合同檔案分類歸檔，依次為60～69號(hào)。

有名合同，又叫作典型合同，是指在法律規(guī)定中，確定其規(guī)則及名稱的合同。無(wú)名合同，又叫作非典型合同，是指在法律規(guī)定中，未確定其規(guī)則及名稱的合同。本科會(huì)計(jì)畢業(yè)論文

2.3 分類表的使用法方法

將合同檔案分類歸檔過(guò)程中，年度、分類號(hào)以及件號(hào)共同組成檔號(hào)，年度為簽訂合同的年份，與合同相對(duì)應(yīng)的具體分類號(hào)碼為分類號(hào)，件號(hào)是在相同年度、相同分類號(hào)中，按照合同簽訂時(shí)間順序制定的流水號(hào)。“—”作為代碼間裂解符號(hào)，代碼用阿拉伯?dāng)?shù)值0～9標(biāo)注。例如：2014—62—002，該檔號(hào)表示2014年度，借款合同中的第二件合同檔案。

3 合同檔案歸類管理的注意事項(xiàng)

在把合同方案轉(zhuǎn)交至檔案室前，企業(yè)要安排一個(gè)部門，做好辦理合同的相關(guān)工作，防止出現(xiàn)辦理人員和部門相對(duì)分散，無(wú)法做好合同材料收集工作。

對(duì)合同編號(hào)實(shí)行統(tǒng)一編制，并由合同主辦部門負(fù)責(zé)，從而有助于合同材料的統(tǒng)計(jì)、保管和利用。要按照相關(guān)原則編制合同編號(hào)。諸如，將合同分為幾大類，同時(shí)采用特定符號(hào)標(biāo)記，例如物資類可以采用WJ表示。隨后依據(jù)時(shí)間順序，在類別號(hào)里編制流水號(hào)。獨(dú)立性是各個(gè)合同編號(hào)的特性，一旦制定，無(wú)特殊情況，不允許私自更改。采用合同編號(hào)排列法，對(duì)未移交的合同材料進(jìn)行保管，從而實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)便、快捷地查找相關(guān)合同材料。

移交前，由合同主辦部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集合同材料，并保管好。相關(guān)文件多和合同檔案數(shù)量多是合同檔案的兩大特征，因此，合同主辦部門在收集合同材料時(shí)，要將與合同有關(guān)的一切文件資料進(jìn)行收集。檔案室要監(jiān)督和檢查合同主辦部門合同材料的收集和保管工作，各部門相互配合、協(xié)調(diào)，確保合同檔案的完整性。

合同主辦部門在規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將年度全部合同材料上交至檔案室。有些合同在簽訂結(jié)束后，存在變更、作廢和解除等問(wèn)題，難以確定合同最終辦理時(shí)間。所以，盡量不要將剛簽訂的合同轉(zhuǎn)移至檔案室。對(duì)于此類檔案，先由合同主辦部門進(jìn)行收集和保管，待合同辦理時(shí)間確定后，轉(zhuǎn)交至檔案室。

4 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)合同檔案管理，對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到極其重要的作用。傳統(tǒng)合同方案的歸類管理，大多采用分散式歸類管理，給合同檔案管理帶來(lái)一定難度，不利于合同檔案的查找和利用及統(tǒng)計(jì)管理。對(duì)于企業(yè)合同檔案管理來(lái)講，充分利用其管理特性，采用集分式管理能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)于企業(yè)合同檔案的有效管理。由此得出結(jié)論，在企業(yè)合同檔案管理工作中，集分式管理效果更好，更加實(shí)用，更符合企業(yè)合同管理的需求，能夠在企業(yè)合同檔案的查找、使用及統(tǒng)計(jì)中達(dá)到顯著效果。

參考文獻(xiàn)

[1] 李林峰.企業(yè)合同檔案管理難點(diǎn)問(wèn)題分析及建議[J].中國(guó)科技博覽，2013（20）：231.

[2] 王志偉.企業(yè)合同檔案管理初探[J].機(jī)電兵船檔案，2015（4）：40-43.

篇（3）

中圖分類號(hào)：G258.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.3969/j.issn.1003-6970.2013.08.015

本文著錄格式：[1]李志剛.信息化時(shí)代下圖書(shū)館檔案存檔的分類及雙軌制管理[J].軟件，2013，34（8）：44-45

0引言

檔案是組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息。[1]圖書(shū)館檔案管理是圖書(shū)館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、讀者服務(wù)和現(xiàn)代化建設(shè)工作的重要組成部分，檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性直接代表了圖書(shū)館的管理水平。信息化時(shí)代下，采取紙質(zhì)文件與電子文件雙軌制管理是圖書(shū)館檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。[2]

1圖書(shū)館檔案存檔范圍和常見(jiàn)分類

當(dāng)前圖書(shū)館檔案存檔和分類主要分為圖書(shū)館管理類、業(yè)務(wù)工作規(guī)范類、聲像實(shí)物檔案類以及其他資料檔案類。以平泉縣交通運(yùn)輸局圖書(shū)館為例，具體明細(xì)分類如1.1表、1.2表：

1.3 聲像實(shí)物檔案類。包括圖書(shū)館在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片以及獲得上級(jí)或其他有關(guān)部門頒發(fā)的錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、獎(jiǎng)杯等。具體分為：聲像、照片、實(shí)物（ 獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、獎(jiǎng)杯等） 。

1.4 其他資料檔案類。包括國(guó)內(nèi)外其他圖書(shū)館或圖書(shū)情報(bào)單位贈(zèng)送給本館的圖書(shū)館介紹、圖書(shū)館通訊、年度報(bào)告等有保存價(jià)值的資料。

2圖書(shū)館檔案雙軌制管理

通過(guò)以上圖書(shū)館檔案分類，我們發(fā)現(xiàn)檔案是具有保存價(jià)值的原始材料，所以原始性是檔案的本質(zhì)屬性。如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。紙質(zhì)文檔的管理工作就是將這些原始的材料進(jìn)行分類、組卷、擬卷標(biāo)題、編頁(yè)碼、裝訂、編號(hào)、上架等。與紙質(zhì)文檔相比，電子文件歸檔是指人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的，以計(jì)算機(jī)盤(pán)片、磁盤(pán)和光盤(pán)等化學(xué)磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書(shū)、電子信件、電子報(bào)表、電子圖紙等等。

2.1檔案管理雙軌制的內(nèi)涵

所謂雙軌制是指，在文件生成和運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中紙質(zhì)文檔和電子文檔共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子文件和紙質(zhì)文件兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對(duì)應(yīng)為前提的，兩種共存狀態(tài)下電子文件的社會(huì)屬性和功能有所不同，這種不同隨著電子文件和紙質(zhì)檔案的互動(dòng)發(fā)展，最終將使電子文件的管理經(jīng)驗(yàn)和信息技術(shù)逐漸豐滿完善。雙軌制是文件介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)期不可避免的一種現(xiàn)象，可以預(yù)見(jiàn)，這種模式將持續(xù)相當(dāng)一個(gè)時(shí)期。隨著技術(shù)的成熟、法律的完備和各方面條件的具備，會(huì)有越來(lái)越多的電子文件獨(dú)立地轉(zhuǎn)化為電子檔案，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化應(yīng)有所選擇，并逐步取代紙質(zhì)檔案。

2.2檔案管理雙軌制的必然性

在目前技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的電子文件制成硬拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案部門應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照互補(bǔ)。在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問(wèn)題尚未解決之前，它與紙質(zhì)檔案將并存很長(zhǎng)時(shí)間，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，圖書(shū)館檔案可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法；而對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫(kù)房緊張的狀況。

3結(jié)束語(yǔ)

在圖書(shū)館檔案管理的過(guò)程中，圖書(shū)館檔案管理工作人員要能不斷創(chuàng)新。鑒于紙質(zhì)檔案與電子檔案各自的特點(diǎn)，結(jié)合目前我國(guó)檔案管理的實(shí)際狀況，在未來(lái)的一個(gè)時(shí)期內(nèi)，電子檔案不能完全替代紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案要逐漸向電子檔案過(guò)渡，這只是一種必然的發(fā)展趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

篇（4）

科研院所隨著自身科研實(shí)力的不斷增強(qiáng)，對(duì)高水平設(shè)備的需求也隨之增大，因此會(huì)不斷地購(gòu)置科技含量更高、質(zhì)量更高的科研設(shè)備以滿足這一需求。根據(jù)各科研院所研究方向和科研實(shí)力的不同，這些科研院所擁有的設(shè)備數(shù)量也有著很大差異，少則上百，多則數(shù)千。然而在如何管理這些隨設(shè)備產(chǎn)生的數(shù)量龐大的設(shè)備檔案的問(wèn)題上，科研院所內(nèi)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員往往沒(méi)有足夠重視，盡管大體上遵循了國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，但實(shí)際上并未根據(jù)自身設(shè)備數(shù)量及類型等特點(diǎn)對(duì)其設(shè)備檔案建立科學(xué)高效的管理方法。

在中國(guó)科學(xué)院昆明動(dòng)物研究所（以下簡(jiǎn)稱“動(dòng)物所”）整理檔案的過(guò)程中，設(shè)備檔案在歸檔整理結(jié)束后，由資產(chǎn)管理處的兼職檔案人員填寫(xiě)資產(chǎn)入庫(kù)單及卷內(nèi)備考表。在完成這兩項(xiàng)工作后，工作人員則會(huì)把設(shè)備檔案送入檔案室上架，上架過(guò)程中設(shè)備檔案的分類和排序是按照“購(gòu)置時(shí)間―設(shè)備名稱―型號(hào)”分類法進(jìn)行的，然后再根據(jù)《中國(guó)科學(xué)院科研儀器設(shè)備建檔規(guī)范》中的相關(guān)要求對(duì)其進(jìn)行編目。如：分析儀器為01類，物理性能測(cè)試儀器為02類，計(jì)量?jī)x器為03類等。

在實(shí)際工作中，工作人員向相關(guān)部門提交審批購(gòu)置設(shè)備的申請(qǐng)之后，相關(guān)負(fù)責(zé)部門往往同一天一次批準(zhǔn)幾臺(tái)設(shè)備的購(gòu)置申請(qǐng)，而這些同一天通過(guò)審批的設(shè)備的排序就僅僅依據(jù)工作人員的主觀判斷，而沒(méi)有充分考慮這些設(shè)備各方面的特性對(duì)其進(jìn)行更科學(xué)合理的分類排序和管理。例如，2013年4月24日，動(dòng)物所向國(guó)家財(cái)政部辦公廳提交了便攜式高頻B型超聲波影像系統(tǒng)以及64通道神經(jīng)元信號(hào)記錄分析系統(tǒng)等多臺(tái)設(shè)備的購(gòu)置申請(qǐng)，并于2013年7月25日收到了財(cái)政部辦公廳下發(fā)的通過(guò)審批的復(fù)函。申請(qǐng)通過(guò)之后，動(dòng)物所完成了設(shè)備購(gòu)置，但在后期整理設(shè)備檔案的工作中，動(dòng)物所則將這兩臺(tái)設(shè)備隨機(jī)編號(hào)為60號(hào)及61號(hào)，即動(dòng)物所購(gòu)置的第60臺(tái)及61臺(tái)設(shè)備，并按照此編號(hào)順序?qū)杀緳n案進(jìn)行排序。而事實(shí)上，這兩臺(tái)設(shè)備歸屬于動(dòng)物所不同的兩個(gè)實(shí)驗(yàn)室存放平臺(tái)，但是在其設(shè)備檔案的分類上，并未根據(jù)設(shè)備的這一特點(diǎn)進(jìn)行分類。

2 科研院所設(shè)備檔案分類方法產(chǎn)生的問(wèn)題及原因分析

設(shè)備檔案不同于一般的文書(shū)檔案，一方面，設(shè)備檔案的保存期限一般都遵循與設(shè)備共存的原則，不需要考慮文書(shū)檔案的永久、長(zhǎng)期或短期的不同的保存期限。另一方面，由于設(shè)備用途的專業(yè)性、科技性十分明顯，就導(dǎo)致了設(shè)備檔案大多數(shù)都存在于醫(yī)療單位、生產(chǎn)機(jī)構(gòu)及科研院所這些研發(fā)機(jī)構(gòu)中，而由于科研院所是進(jìn)行科學(xué)實(shí)驗(yàn)、解剖分析等工作的研究性單位，因此，購(gòu)進(jìn)和使用的設(shè)備數(shù)量就多，形成的設(shè)備檔案的內(nèi)容也較多，既有購(gòu)進(jìn)時(shí)的隨機(jī)材料，也有在使用過(guò)程中形成的材料。但是，不同于生產(chǎn)機(jī)構(gòu)的大規(guī)模的批量生產(chǎn)設(shè)備，科研院所內(nèi)同類別同型號(hào)的設(shè)備并不多，所以按“購(gòu)置時(shí)間―設(shè)備名稱―型號(hào)”進(jìn)行分類，既可以避免大量相同材料的重復(fù)歸檔，也便于科學(xué)管理和查找利用。但是，當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)名稱類似但功能完全不同的情況時(shí)，一些并不具備較高的專業(yè)科研素質(zhì)的管理人員在后期的查找和利用時(shí)，就會(huì)經(jīng)常發(fā)現(xiàn)查找到的檔案是相似的錯(cuò)誤的。

正是由于科研院所中同類別同型號(hào)的設(shè)備數(shù)量不多，大部分設(shè)備會(huì)根據(jù)其不同的功能存放在不同類型的使用平臺(tái)上，這就形成了用功能對(duì)設(shè)備進(jìn)行分類的方法。這種按功能進(jìn)行存放的分類方法能夠使不具備較高專業(yè)科研素質(zhì)的工作人員夠迅速區(qū)分各種名稱復(fù)雜的設(shè)備，并且改善了僅通過(guò)設(shè)備名稱來(lái)進(jìn)行設(shè)備檔案的查找和利用的做法。在動(dòng)物所，設(shè)備的存放地點(diǎn)和使用地點(diǎn)僅僅在資產(chǎn)入庫(kù)單上有所記錄，并未在設(shè)備檔案分類中起到應(yīng)有的作用。所以，造成以上問(wèn)題的主要原因，就是在“購(gòu)置時(shí)間―設(shè)備名稱―型號(hào)”這種分類法中沒(méi)有將設(shè)備的存放地點(diǎn)與實(shí)際管理操作中的分類結(jié)合起來(lái)。同時(shí)，由于這種分類法主要依據(jù)設(shè)備開(kāi)始購(gòu)置的時(shí)間來(lái)進(jìn)行，那么編目也僅僅只是依據(jù)設(shè)備開(kāi)始購(gòu)置的時(shí)間先后來(lái)排序。這就導(dǎo)致了不同科研平臺(tái)存放的設(shè)備與其應(yīng)該對(duì)應(yīng)的檔案序號(hào)并不對(duì)應(yīng)，不能準(zhǔn)確地反應(yīng)出各個(gè)存放地點(diǎn)分別存放了多少臺(tái)相應(yīng)類型的設(shè)備，也不能在相關(guān)負(fù)責(zé)部門審批設(shè)備購(gòu)置申請(qǐng)時(shí)提供準(zhǔn)確有效的數(shù)據(jù)支持。

3 科研院所設(shè)備檔案分類方法的措施建議

篇（5）

從個(gè)人信息保護(hù)的角度而言，與以傳統(tǒng)隱私權(quán)保護(hù)為基點(diǎn)的隱私權(quán)保護(hù)機(jī)制不同，現(xiàn)代隱私權(quán)在權(quán)利配置上，要求按照個(gè)人信息處理的不同階段進(jìn)行權(quán)利增設(shè)與重置，在保護(hù)機(jī)制上，要求建立個(gè)人信息保護(hù)所要求的公共監(jiān)管機(jī)制[4]。在目前，我國(guó)隱私權(quán)保護(hù)法制無(wú)法完成現(xiàn)代隱私權(quán)，特別是個(gè)人信息保護(hù)所需要的保護(hù)架構(gòu)。

筆者認(rèn)為，在分析人事檔案制度中，OECD所提出的八項(xiàng)著名指導(dǎo)原則（匯集限制原則、資料內(nèi)容正確性原則、目的明確化原則、利用限制原則、安全保護(hù)原則、公開(kāi)原則、個(gè)人參與原則、責(zé)任原則[5]），既可以作為制度分析的工具，也可以作為制度改革的借鑒。本文以我國(guó)司法實(shí)踐中關(guān)于人事檔案管理侵權(quán)的判決文書(shū)為基礎(chǔ)，結(jié)合上述指導(dǎo)原則，以類型化的方式，分析我國(guó)司法實(shí)踐的現(xiàn)狀，為人事檔案制度改革奠定必要的實(shí)證基礎(chǔ)。

二、經(jīng)驗(yàn)材料

在我國(guó)有關(guān)人事檔案管理侵權(quán)糾紛的司法實(shí)踐中，可以將有關(guān)的糾紛歸納為以下幾個(gè)類型：

（一）人事檔案因記載不完全導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任

該類侵權(quán)責(zé)任，主要發(fā)生于用人單位在檔案信息收集與檔案材料制作中因所記載的事項(xiàng)不完全的情形中，體現(xiàn)為應(yīng)當(dāng)記載的而沒(méi)有記載，還包括記載錯(cuò)誤等其他情形。

在“某制藥廠與李某財(cái)產(chǎn)損害賠償糾紛上訴案”[6]中，法院認(rèn)為：“本案中,李某的《企業(yè)職工檔案》中只記載了李某自1986年到新疆維吾爾自治區(qū)商運(yùn)司參加工作、工資審批及退休的一些情況,對(duì)1985年以前李某參加工作及調(diào)動(dòng)工作的情況均未記載,致使李某1985年之前參加工作的工齡無(wú)法認(rèn)定,故制藥廠應(yīng)對(duì)其記載檔案不全承擔(dān)一定的民事責(zé)任”。在該案中，法院是把該類侵權(quán)糾紛作為財(cái)產(chǎn)損害賠償糾紛，而非作為人格權(quán)侵權(quán)糾紛予以處理的，而且在判決處理上，也沒(méi)有給予受害人以任何物質(zhì)性或者精神性的損害賠償，而是判決加害人承擔(dān)補(bǔ)建相應(yīng)的人事檔案的責(zé)任。

在“韓某與某公司財(cái)產(chǎn)損害賠償糾紛上訴案”[7]中，法院也認(rèn)為：“某公司作為代為保管韓某人事檔案的單位理應(yīng)對(duì)韓某的相關(guān)人事檔案信息妥善保管，某公司提供的《企業(yè)職工檔案》只記載了韓某1985年開(kāi)始工資套改及退休情況，對(duì)1985年之前韓某參加工作的情況均未記載，且某公司對(duì)韓某1978年參加工作認(rèn)可，故對(duì)韓某要求某公司賠償其工資損失的訴訟請(qǐng)求，本院予以支持”。

在“吳耀榮訴廣州鷹金錢企業(yè)集團(tuán)公司勞動(dòng)合同糾紛案”[8]中，法院確認(rèn)：“由于原告檔案沒(méi)有反映原告辭職的有關(guān)情況記載，在這階段的職工花名冊(cè)也丟失，以致社會(huì)保障局無(wú)法取得能夠證明原告工作經(jīng)歷的原始資料，造成原告無(wú)法享受視同繳費(fèi)26年1個(gè)月年限的養(yǎng)老待遇，并因此無(wú)法享受視同養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)年限滿25年由政府專項(xiàng)資金全額資助繳納過(guò)渡性基本醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)，責(zé)任在于廣州市穗光食品廠”。

本部分所研究的后兩個(gè)案件判決的重要意義在于，對(duì)因人事檔案記載不全而給當(dāng)事人造成的物質(zhì)損害（工資損失、過(guò)渡性基本醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)損失等）給予了賠償，并沒(méi)有給予檔案關(guān)系人以精神損害賠償。

（二）人事檔案因保管不善遺失導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任

該類侵權(quán)案件，可能發(fā)生在公共性檔案保管機(jī)構(gòu)（國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位等所屬的檔案部門）與檔案關(guān)系人之間，也可能發(fā)生在商業(yè)性檔案保管機(jī)構(gòu)（企業(yè)、職業(yè)介紹服務(wù)中心、職業(yè)介紹所等）與檔案關(guān)系人之間，是一種比較多發(fā)的人事檔案侵權(quán)糾紛類型，而且在是否具有可訴性的問(wèn)題上，司法機(jī)關(guān)對(duì)行政部門所保管的人事檔案遺失與企業(yè)、事業(yè)單位所保管的人事檔案遺失，具有二元化的傾向。司法實(shí)踐往往對(duì)前者持不具有可訴性的立場(chǎng)[9]，而對(duì)后者持具有可訴性的立場(chǎng)[10]。

值得注意的是，該類民事案件在糾紛定性上比較復(fù)雜，主要是被作為侵權(quán)案件予以處理的，且主要賠償?shù)氖钱?dāng)事人的經(jīng)濟(jì)損失，但在少數(shù)案件中對(duì)當(dāng)事人的精神損害給予了賠償[11]。只有在雙方當(dāng)事人之間有明確的檔案保管約定的情況下，才可能是被作為違約案件予以處理的。

在“劉巖與北京市朝陽(yáng)區(qū)職業(yè)介紹服務(wù)中心保管合同糾紛上訴案”[12]中，終審法院認(rèn)為：“職業(yè)介紹中心作為保管人沒(méi)有履行合同的義務(wù)將劉巖檔案丟失，職業(yè)介紹中心具有過(guò)錯(cuò)，其違約行為必然影響劉巖今后就業(yè)及享受相關(guān)待遇，因此，應(yīng)對(duì)其違約行為承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，賠償劉巖相應(yīng)的損失，對(duì)于損失數(shù)額，本院依據(jù)劉巖提供的證據(jù)結(jié)合日常生活經(jīng)驗(yàn)，酌定為30000元”。在該案中，在當(dāng)事人之間存在著明確的人事檔案保管合同（委托存檔協(xié)議），所以法院將該案作為違約案件予以處理。

在“李蔚萍訴長(zhǎng)葛市歸僑僑眷聯(lián)合會(huì)勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛案”[13]中，法院認(rèn)為：“在原告達(dá)到退休年齡時(shí)因檔案丟失而無(wú)法辦理，對(duì)此被告長(zhǎng)葛市僑聯(lián)應(yīng)負(fù)保管不善的責(zé)任，具有過(guò)錯(cuò)。由于無(wú)原告檔案材料，造成原告不能及時(shí)辦理養(yǎng)老退休手續(xù)，給原告的利益已造成一定程度的損失。對(duì)原告主張的損失，被告應(yīng)予賠償”。

在“安陽(yáng)市北關(guān)區(qū)彰北街道辦事處與陳建設(shè)勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛上訴案”[14]中，法院支持了初審法院的觀點(diǎn)：“上訴人將被上訴人檔案遺失，影響了被上訴人享受相關(guān)待遇，給其取得相關(guān)利益造成了可預(yù)見(jiàn)的損失，故原審判決根據(jù)安陽(yáng)市的人均生活水平，酌定一次性賠償被上訴人遺失檔案損失并無(wú)不當(dāng)，本院予以維持”。更為重要的是，在該案中，終審法院提出了人事檔案遺失侵權(quán)之訴與勞動(dòng)關(guān)系糾紛之訴的相互獨(dú)立性問(wèn)題，即“關(guān)于陳建設(shè)的身份及雙方是否形成勞動(dòng)關(guān)系的問(wèn)題。因該糾紛同檔案遺失引起的侵權(quán)之訴不屬同一法律關(guān)系，本院不予審查，應(yīng)另行處理”。

在“李傳雅與廣州鋼管廠有限公司勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛上訴案”[15]中，終審法院認(rèn)為：“鋼管廠遺失李傳雅檔案造成李傳雅辦理退休手續(xù)的延誤，以致于李傳雅未能享受到從2006年7月起每月增加基本養(yǎng)老金100元的調(diào)整，該損失應(yīng)由遺失李傳雅檔案的鋼管廠承擔(dān)責(zé)任。鋼管廠應(yīng)按每月100元從2006年7月起計(jì)算至本判決生效之日一次性支付給李傳雅，以后每月于當(dāng)月30日前支付100元給李傳雅至其死亡時(shí)止”。該判決將不能辦理退休手續(xù)的損失用一次性支付和終身定期金的方式予以賠償，其大膽與創(chuàng)新，令人耳目一新。

在上述案件的損害救濟(jì)上，對(duì)人事檔案關(guān)系人主要是給予了損害賠償?shù)木葷?jì)，但是并未言明是對(duì)物質(zhì)利益的損害賠償，還是精神損害的賠償。從合同法和侵權(quán)責(zé)任法的理論而言，似乎該損害賠償主要是針對(duì)物質(zhì)損害而做出的，均未對(duì)檔案關(guān)系人的精神損害予以救濟(jì)。

（三）人事檔案在勞動(dòng)關(guān)系終止時(shí)未及時(shí)移轉(zhuǎn)導(dǎo)致的侵權(quán)責(zé)任

該類侵權(quán)責(zé)任，體現(xiàn)為用人單位在勞動(dòng)合同終止后未能及時(shí)移轉(zhuǎn)勞動(dòng)者的人事檔案而產(chǎn)生，主要產(chǎn)生于勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛領(lǐng)域中，而且往往是被作為勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛予以審理的。

在“青島晶華玻璃有限公司與王政智勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛上訴案”[16]中，法院進(jìn)一步闡明：“本案中，晶華玻璃公司在與王政智終止勞動(dòng)關(guān)系后至今未給其辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)的事實(shí)清楚，故原審法院依據(jù)勞動(dòng)合同法的有關(guān)規(guī)定，判令晶華玻璃公司為王政智轉(zhuǎn)移檔案正確，本院予以確認(rèn)”。在該案中，盡管被告用人單位在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)沒(méi)有給勞動(dòng)者轉(zhuǎn)移人事檔案，但是法院并沒(méi)有因此給予勞動(dòng)者損害賠償?shù)木葷?jì)，而僅僅是判決用人單位繼續(xù)履行相應(yīng)的移轉(zhuǎn)義務(wù)。

在“袁媛訴重慶銀行股份有限公司勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛案”[17]中，法院認(rèn)定了用人單位未為及時(shí)移轉(zhuǎn)勞動(dòng)者人事檔案的違法性，即“雙方的勞動(dòng)關(guān)系在1994年已解除，重慶銀行未即時(shí)為袁媛轉(zhuǎn)移檔案資料，不符合相關(guān)規(guī)定”，而且還進(jìn)一步明確了勞動(dòng)者訴請(qǐng)用人單位及時(shí)移轉(zhuǎn)人事檔案的權(quán)利屬于用人單位的在勞動(dòng)合同解除后的附隨義務(wù)（后合同義務(wù)）且不適用訴訟時(shí)效的規(guī)定，即“由于原告該訴請(qǐng)系勞動(dòng)關(guān)系解除后用人單位的附隨義務(wù)，該請(qǐng)求不適用訴訟時(shí)效期間的規(guī)定”。以此保護(hù)勞動(dòng)者對(duì)自己人事檔案的合法利益。

（四）人事檔案去向信息告知義務(wù)不履行而造成的侵權(quán)責(zé)任

該類侵權(quán)案件，體現(xiàn)為用人單位在勞動(dòng)者的勞動(dòng)合同中終止后，長(zhǎng)期不告知?jiǎng)趧?dòng)者的人事檔案的去向，給人事檔案關(guān)系人（勞動(dòng)者）造成損害的情形。在司法實(shí)踐中，該類案件相對(duì)較為少見(jiàn)，而且也是被作為勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛予以處理的。

在“華某某與上海汽車電器總廠勞工合同糾紛上訴案”[18]中，法院確認(rèn)：“職工檔案記錄職工的生活、工齡、工作經(jīng)歷等，用人單位應(yīng)當(dāng)妥善保管并在職工離職后及時(shí)辦理移交手續(xù)且告知檔案的去處以便職工享受其應(yīng)得的各項(xiàng)政策待遇。上海汽車電器總廠雖然在1993年12月履行了檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，但直至2008年6月才告知華某某，亦有不當(dāng)之處。原審法院據(jù)此酌情判令上海汽車電器總廠賠償華某某養(yǎng)老退休金損失15,000元亦無(wú)不當(dāng)”。

在該案中，法院不僅確認(rèn)了用人單位對(duì)勞動(dòng)者的人事檔案的基本義務(wù)，即在勞動(dòng)關(guān)系存續(xù)期間的妥善保管義務(wù)和在勞動(dòng)關(guān)系終止后的及時(shí)移轉(zhuǎn)義務(wù)，而且還確認(rèn)了用人單位在勞動(dòng)關(guān)系終止時(shí)及時(shí)履行檔案移轉(zhuǎn)義務(wù)后及時(shí)告知檔案去向的義務(wù)，以此保護(hù)勞動(dòng)者的權(quán)益。誠(chéng)為司法能動(dòng)主義的一大進(jìn)步。

三、對(duì)司法實(shí)踐的反思

與對(duì)人事檔案制度改革的思考

從對(duì)上述人事檔案管理侵權(quán)糾紛司法判決材料的整理歸納與初步分析，可以得出如下結(jié)論：

首先，在糾紛的性質(zhì)定位上，有關(guān)人事檔案管理中的侵權(quán)糾紛的歸類，較為復(fù)雜，且多種多樣。既有作為財(cái)產(chǎn)損害糾紛，也有作為違約責(zé)任糾紛，還有作為勞動(dòng)爭(zhēng)議糾紛予以審理的。在司法實(shí)踐中，還有法院敏銳地提出了人事檔案侵權(quán)之訴的獨(dú)立性問(wèn)題。這一點(diǎn)主要是跟目前我國(guó)立法上關(guān)于人事檔案關(guān)系人對(duì)其人事檔案的合法利益是否權(quán)利化以及如何權(quán)利化的規(guī)范之闕失有極大的關(guān)聯(lián)。

其次，在損害賠償?shù)男再|(zhì)和范圍上，在我國(guó)有關(guān)人事檔案管理中的侵權(quán)糾紛的案件中，司法機(jī)關(guān)普遍傾向于而且也實(shí)踐了對(duì)給予當(dāng)事人造成的物質(zhì)損害應(yīng)當(dāng)給予救濟(jì)的主張，而對(duì)前述各類型侵權(quán)行為造成的精神損害，則根本就沒(méi)有或者較少給予賠償。此外，在司法救濟(jì)中，還普遍使用了非損害賠償?shù)木葷?jì)方式，如繼續(xù)履行（及時(shí)移轉(zhuǎn)）、恢復(fù)原狀（補(bǔ)充建檔）等措施。這是因?yàn)樵谖覈?guó)司法實(shí)踐中，被司法機(jī)關(guān)所看重的是人事檔案在記載不完全、遺失、不及時(shí)轉(zhuǎn)遞以及去向不明等情形中給人事檔案關(guān)系人在就業(yè)待遇、繳納社會(huì)保險(xiǎn)、辦理養(yǎng)老退休等方面造成的經(jīng)濟(jì)損失，忽略了人事檔案管理中的侵權(quán)行為對(duì)人事檔案關(guān)系人所造成的精神損害?？梢哉f(shuō)，存在著嚴(yán)重的將人事檔案關(guān)系人對(duì)其人事檔案的合法利益財(cái)產(chǎn)權(quán)化的傾向。這一點(diǎn)與法學(xué)理論界將人事檔案關(guān)系人對(duì)其人事檔案的合法利益人格權(quán)化（隱私權(quán)化）的基本觀點(diǎn)大相徑庭。

最后，在損害賠償?shù)臄?shù)額與方式上，法官的自由裁量權(quán)起到了主要作用，法官通常會(huì)根據(jù)當(dāng)事人提供的證據(jù)和日常生活經(jīng)驗(yàn)相結(jié)合予以認(rèn)定，既有一次性支付的損害賠償金，也有終生定期支付的損害賠償金。

綜上可以說(shuō)，從OECD的指導(dǎo)原則而言，人事檔案管理中的侵權(quán)行為主要體現(xiàn)為對(duì)資料內(nèi)容正確性原則、安全保護(hù)原則和個(gè)人參與原則等三大原則的違反。

從法律規(guī)范的創(chuàng)制而言，對(duì)人事檔案關(guān)系人對(duì)其人事檔案的合法利益的保護(hù)，應(yīng)當(dāng)將該合法利益規(guī)定為法律上的人格權(quán)位階，特別是隱私權(quán)的范疇，為了彰顯個(gè)人信息主體對(duì)其個(gè)人信息的權(quán)利與傳統(tǒng)隱私權(quán)的差異，可以稱之為個(gè)人信息自決權(quán)。從司法實(shí)踐的改善而言，應(yīng)當(dāng)注意人事檔案關(guān)系人對(duì)其人事檔案的合法利益中的人格權(quán)因素，在司法救濟(jì)上，不僅要給予受害人因人事檔案管理中的侵權(quán)行為導(dǎo)致的經(jīng)濟(jì)損失的救濟(jì)，而且也要給予受害人因該侵權(quán)行為而導(dǎo)致的精神損害的救濟(jì)。

注釋：

[1]齊愛(ài)民.拯救信息社會(huì)中的人格:個(gè)人信息保護(hù)法總論,北京:北京大學(xué)出版社,2009年版,第81頁(yè).

[2]王秀哲.隱私權(quán)的憲法保護(hù),北京:社會(huì)科學(xué)文獻(xiàn)出版社,2007年版,第243頁(yè).

[3]張建文.論人事檔案遺失的權(quán)利救濟(jì),北京檔案.2009年第10期,第19頁(yè).

[4]張建文.基因隱私權(quán)的民法保護(hù),河北法學(xué).2010年第6期,第11頁(yè).

[5]劉怡君.資訊化社會(huì)隱私權(quán)之研究――以日本個(gè)人資訊保護(hù)為中心，淡江大學(xué)日本研究所碩士班碩士論文,2005年6月,第84-86頁(yè).

[6]新疆維吾爾自治區(qū)烏魯木齊市中級(jí)人民法院(2011)烏中民一終字第1059號(hào)民事判決書(shū).

[7]新疆維吾爾自治區(qū)烏魯木齊市中級(jí)人民法院(2011)烏中民一終字第912號(hào)民事判決書(shū).

[8]廣東省廣州市天河區(qū)人民法院(2009)天法民一初字第3137號(hào)民事判決書(shū).

[9]許昌縣人民法院(2010)許縣法行初字第36號(hào)行政裁定書(shū).在該案中,法院認(rèn)為:原告所訴被告因保管不善將檔案丟失不屬于人民法院受案范圍，原告可以向被告或其上級(jí)機(jī)關(guān)及有關(guān)部門反映解決.

[10]張建文.行政部門所保管的人事檔案遺失的權(quán)利救濟(jì),北京檔案.2011年第7期,第17頁(yè).

[11]河南省安陽(yáng)市中級(jí)人民法院(2009)安民二終字第55號(hào)民事判決書(shū).

[12]北京市第二中級(jí)人民法院(2011)二中民終字第9927號(hào)民事判決書(shū).

[13]長(zhǎng)葛市人民法院(2009)長(zhǎng)民初字第00699號(hào)民事判決書(shū).

[14]河南省安陽(yáng)市中級(jí)人民法院(2009)安民二終字第304號(hào)民事判決書(shū).

[15]廣東省廣州市中級(jí)人民法院(2007)穗中法民一終字第2563號(hào)民事判決書(shū).

[16]山東省青島市中級(jí)人民法院(2011)青民一終字第385號(hào)民事判決書(shū).

[17]重慶市渝中區(qū)人民法院（2009）中區(qū)民初字第6132號(hào)民事判決書(shū).

篇（6）

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-3520（2015）-08-00-01

為了更好的完成檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，我們首先應(yīng)從基礎(chǔ)工作抓起，奠定良好的工作基礎(chǔ)，才能為我國(guó)檔案管理工作的長(zhǎng)期可持續(xù)發(fā)展奠定扎實(shí)的工作基礎(chǔ)。檔案管理人員要從檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行深入的分析，并根據(jù)其工作中的不足予以補(bǔ)充和加強(qiáng)，借此不斷提高我國(guó)檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作在現(xiàn)代檔案管理中的作用

現(xiàn)代檔案管理中做好檔案管理基礎(chǔ)工作是提高檔案管理效率和管理水平的前提，檔案管理基礎(chǔ)工作直接影響現(xiàn)代檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，因此需要進(jìn)一步完善檔案管理基礎(chǔ)工作，提高現(xiàn)代檔案管理工作水平。

（一）檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化?，F(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理水平的重要指標(biāo)，由于一些部門對(duì)檔案管理工作不夠重視，一定程度上存在一些無(wú)用的檔案，通過(guò)檔案管理工作可以將這些檔案剔除，將現(xiàn)有的、有效的檔案進(jìn)行重新組合，提高檔案管理的工作效率。檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化很大程度上取決于檔案查找的效率以及檔案的完整性，檔案基礎(chǔ)管理工作將檔案進(jìn)行標(biāo)題分類管理，對(duì)檔案的頁(yè)碼和信息進(jìn)行了歸類和管理，提高了現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化水平。

（二）檔案檢索的準(zhǔn)確性 。檔案管理基礎(chǔ)工作其中重要的一項(xiàng)內(nèi)容就是進(jìn)行檔案信息的輸人和檔案的歸類，便于今后檔案的查找和管理。做好檔案管理基礎(chǔ)工作可以方便檔案的檢索，隨著信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理也逐漸采用信息技術(shù)，將檔案信息輸人信息庫(kù)，方便檔案的檢索和使用。要想及時(shí)準(zhǔn)確地找到檔案信息這需要在檔案管理中正確將檔案分類，準(zhǔn)確輸人信息，如果其中一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都難以找到準(zhǔn)確找到檔案。

（三）檔案的利用率。檔案管理基礎(chǔ)工作水平的提高有助于提高檔案的利用效率，在檔案管理基礎(chǔ)工作中會(huì)對(duì)檔案按照輕重緩急進(jìn)行分類，對(duì)于一些比較重要的檔案信息優(yōu)先加工，一些不重要的檔案信息可以稍后加工，這樣可以挑選出一些比較有價(jià)值的檔案，提高檔案的使用率。另外在檔案信息輸人信息庫(kù)中可以對(duì)檔案的檢索進(jìn)行完善，比如可以檢索關(guān)鍵詞或者主題詞，這樣可以提高檢索效率，更快更準(zhǔn)地找到所需檔案信息。

二、檔案管理的基礎(chǔ)工作中的問(wèn)題分析

當(dāng)前我國(guó)檔案館以數(shù)量繁多、內(nèi)容龐雜的卷宗為主，這樣查閱資料耗費(fèi)時(shí)間長(zhǎng)。一直以來(lái)檔案管理工作僅以保管不丟失為原則，各個(gè)時(shí)期檔案整理規(guī)格、要求各不相同，因此造成了檔案基礎(chǔ)較差、計(jì)算機(jī)管理適應(yīng)能力較差的現(xiàn)象。其中存在主要問(wèn)題總結(jié)如下：

第一，未建立明確的檔案檔號(hào)、目錄號(hào)，經(jīng)常出現(xiàn)一卷多冊(cè)的現(xiàn)象。第二，未制定規(guī)范的案卷標(biāo)題，標(biāo)題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，并且很多案卷沒(méi)有標(biāo)題的現(xiàn)象也是極為普遍的。第三，由于案卷目錄，因此許多未涵蓋在案卷標(biāo)題中的內(nèi)容難以被檢索到，且無(wú)法得到有效的利用。第四，案卷中未標(biāo)示頁(yè)碼的現(xiàn)象也極為普遍，若是使用中發(fā)生掉頁(yè)和缺頁(yè)也不易被發(fā)現(xiàn)。第五，存在較為嚴(yán)重的組卷混亂的現(xiàn)象，有時(shí)按照職能部門的管轄權(quán)限組卷、有時(shí)按照時(shí)間或文種等組卷。第六，卷宗厚薄差異較大，有的一兩頁(yè)紙一卷、也有幾百頁(yè)紙一卷的。綜合性檔案館的建館時(shí)間越長(zhǎng)，檔案積累也就越豐富，類似的問(wèn)題也就越發(fā)嚴(yán)重。

三、提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平的對(duì)策

（一）全面普查案卷，去糟取精。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（二）重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（三）統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率。計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性在分類過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

（四）規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率。檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。

四、案管理基礎(chǔ)工作的發(fā)展

同志曾提出：“借助檔案，我們能夠更好的了解過(guò)去、把握現(xiàn)在、預(yù)見(jiàn)未來(lái)?！弊鳛樯a(chǎn)建設(shè)、科學(xué)研究、宣傳教育等的重要依據(jù)，檔案文件種類繁多、涉及我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的各個(gè)方面。在現(xiàn)代檔案管理中，包括檔案的統(tǒng)計(jì)、標(biāo)題制定、分類和編號(hào)、文件排序、文件保存在內(nèi)的基礎(chǔ)工作具有重要作用。檔案基礎(chǔ)工作面臨時(shí)間跨度大、檔案種類多、工作量大等問(wèn)題，要在浩如煙海的檔案中理清思路，做到“數(shù)量充分、質(zhì)量?jī)?yōu)化、成分充實(shí)、結(jié)構(gòu)合理”，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作是推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的前提。

篇（7）

2、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理制度有待加強(qiáng)。在檔案管理時(shí)，相關(guān)責(zé)任分散、不夠明確。缺乏對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目檔案的管理合作，不同部門的檔案管理各自為政，不能將所有的數(shù)字化項(xiàng)目檔案進(jìn)行有效的整合，使得地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理效率低下。

3、檔案管理水平有待提高?，F(xiàn)階段的數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作，管理工作人員的技能水平不高，對(duì)數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠，相關(guān)職業(yè)技能和業(yè)務(wù)能力不強(qiáng)，不能有效的完成地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作，所獲取的信息量小，對(duì)于檔案的二次利用效果低下。

4、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理缺乏協(xié)調(diào)合作。地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理工作需要，地勘企業(yè)各部門間沒(méi)有進(jìn)行有效配合，沒(méi)能將數(shù)字化項(xiàng)目的檔案進(jìn)行科學(xué)合理的整合分類，使得數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作進(jìn)展不夠順利管理水平不高。

二、地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理建議

1、加強(qiáng)對(duì)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案的分類整合。通過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分析、收集和整理，從而增加檔案管理的有效性和檔案調(diào)用的有效性。

2、建立完善的檔案管理制度，拓寬檔案管理范圍?？茖W(xué)完善的檔案管理制度是地質(zhì)勘查檔案管理水平提升的重要因素，隨著地質(zhì)勘查工作的不斷增多，地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目的檔案就不斷增多。在地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中，完善的項(xiàng)目檔案管理制度能夠有效增加地質(zhì)勘察數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的工作效率，并將其他與數(shù)字化項(xiàng)目檔案有關(guān)的工作納入到檔案管理中去。增加檔案管理范圍。

3、加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)的創(chuàng)新，加強(qiáng)相關(guān)人員培訓(xùn)。隨著地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理工作的不斷進(jìn)行，就需要對(duì)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理的系統(tǒng)加以改進(jìn)，提高項(xiàng)目檔案的管理水平。加強(qiáng)相關(guān)管理人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，從而實(shí)現(xiàn)地質(zhì)勘查數(shù)字化項(xiàng)目檔案管理。

4、加強(qiáng)各部門間的配合，并做好檔案管理工作的監(jiān)督和和指導(dǎo)。通過(guò)檔案管理部門和企業(yè)各部門間的有效合作能夠，提高企業(yè)檔案管理的效率和全面性，同時(shí)，上級(jí)檔案管理部門需要做足對(duì)下級(jí)檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)工作，并制定相關(guān)的責(zé)任制度，對(duì)出現(xiàn)的數(shù)字化項(xiàng)目的檔案管理失誤人員進(jìn)行合理的懲罰。

篇（8）

中圖分類號(hào)：TN91-4 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9416(2012)08-0088-01

伴隨著社會(huì)化大生產(chǎn)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理的信息量日益增大，檔案管理內(nèi)容的內(nèi)容日趨復(fù)雜化；社會(huì)化的生產(chǎn)也使得傳統(tǒng)的勞動(dòng)密集型逐步向知識(shí)密集型方向轉(zhuǎn)化，為檔案管理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和程序化提出了現(xiàn)實(shí)需要和必要挑戰(zhàn)。電子信息技術(shù)可以在檔案管理過(guò)程中發(fā)揮其智能化、迅速化、科技化的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理節(jié)省大量的人力、物力和財(cái)力成本，讓檔案管理在形成、管理、存儲(chǔ)、利用、分享等方面都發(fā)生了翻天覆地的變化，極大提高了檔案管理的效率。信息化時(shí)代背景下，要積極探索檔案管理信息化的新模式和信手段。

1、信息技術(shù)背景下檔案管理工作的特點(diǎn)

第一，信息技術(shù)集成有效促進(jìn)檔案管理載體發(fā)生重大變化。與傳統(tǒng)的檔案管理載體不同，信息技術(shù)更多的是將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換成信息化數(shù)字內(nèi)容通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、借助相關(guān)軟件作為載體予以保存，實(shí)現(xiàn)了檔案管理儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)化、虛擬化和數(shù)字化。傳統(tǒng)的檔案管理往往是以實(shí)物保存為主要的載體形式，受保存空間和時(shí)間影響較大，檔案儲(chǔ)存內(nèi)容很大程度上依賴于載體的可承受能力。信息技術(shù)集成條件下的檔案管理載體有效實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)的全程操控，有效實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)處理與交換的效能，有效避免了受傳統(tǒng)檔案管理時(shí)間和空間約束的限制。信息技術(shù)時(shí)代下，檔案管理以電子文件、電子圖紙、虛擬圖標(biāo)形式取代了紙質(zhì)檔案的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)，在檔案管理載體上使一次革命化。

第二，信息技術(shù)條件下使檔案管理分類發(fā)生了根本性變化。在傳統(tǒng)模式下的檔案管理關(guān)于文書(shū)檔案、基建檔案、人事檔案、科技檔案、單位史志等傳統(tǒng)的分類方式發(fā)生了根本性變化，逐步演變成根據(jù)信息技術(shù)管理模塊功能和具體流程為依據(jù)形成的分類標(biāo)準(zhǔn)。信息技術(shù)條件下的檔案管理分類主要依托計(jì)算機(jī)信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，根據(jù)事先設(shè)定好的人為指令自動(dòng)、隨時(shí)的進(jìn)行設(shè)立和調(diào)整。各單位可以根據(jù)自己實(shí)際情況設(shè)定檔案管理的相關(guān)分類，例如，對(duì)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)、管理、人事、組織等方面的詳細(xì)狀況進(jìn)行更加具有針對(duì)性、規(guī)范性的分類管理。

2、電子信息技術(shù)條件下做好檔案管理工作的具體路徑探析

首先，要從思想觀念上充分認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)的重要性，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)在檔案管理實(shí)際工作的重要意義。

檔案管理的信息化是信息時(shí)代背景下信息技術(shù)具體應(yīng)用的一個(gè)重要方面和重要組成部分。伴隨著檔案管理難度的日益保密化、復(fù)雜化、以及檔案管理地位日益重要性，檔案文化性質(zhì)和社會(huì)性質(zhì)逐步被弱化，但被利用的范圍和對(duì)象卻在逐步擴(kuò)大。面對(duì)檔案管理新形勢(shì)下呈現(xiàn)出來(lái)的新特點(diǎn)，必須要高度重視信息技術(shù)在解決檔案管理中出現(xiàn)這些挑戰(zhàn)和現(xiàn)實(shí)的重要性，高度重視信息技術(shù)在解決當(dāng)今檔案管理中各種問(wèn)題的可能性和有效性。

其次，根據(jù)信息技術(shù)應(yīng)用特點(diǎn)對(duì)檔案管理工作做好統(tǒng)籌規(guī)劃，使之有的放矢。

檔案管理的信息化，使檔案管理的內(nèi)容逐步豐富，是傳統(tǒng)檔案管理信息量的幾十倍、甚至是幾百倍；信息化的檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工程。做好信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，就必須要對(duì)本單位的檔案狀況進(jìn)行系統(tǒng)規(guī)劃、統(tǒng)籌安排。例如，要對(duì)單位檔案的館藏狀況進(jìn)行系統(tǒng)化的摸底排查，對(duì)原有檔案的載體、類型、實(shí)物、形態(tài)、狀態(tài)、數(shù)量等基本信息要做到真實(shí)、準(zhǔn)確的摸底；根據(jù)對(duì)原有檔案資料的實(shí)際情況再選擇合適的信息技術(shù)手段，包括掃描儀、相機(jī)、攝影機(jī)等信息設(shè)備的應(yīng)用。由于檔案信息化過(guò)程中一個(gè)主要的特點(diǎn)是數(shù)字化，但是要實(shí)現(xiàn)原有檔案資料的全部數(shù)字化是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，應(yīng)從保證原有檔案真實(shí)性基礎(chǔ)上再去按照“突出重點(diǎn)、照顧特殊、分步推進(jìn)：的原則對(duì)原有檔案的重點(diǎn)項(xiàng)目和利用頻次高的項(xiàng)目首先進(jìn)行數(shù)字化；對(duì)于特殊性的檔案資料要區(qū)別對(duì)待。

再次，信息技術(shù)條件下要加快、穩(wěn)步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化管理和應(yīng)用。

檔案管理數(shù)字化管理是信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中的必然體現(xiàn)。面對(duì)檔案浩如煙海的資源和內(nèi)容，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是十分必要的。根據(jù)檔案管理和利用有效性、高效性的原則，要加快實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化。實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化可以極大提高檔案高價(jià)值、高利用率的特征，更便捷的服務(wù)于生產(chǎn)和生活。檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的過(guò)程中要針對(duì)性的做好相關(guān)參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置工作。例如，因?yàn)樵趯?duì)一些紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描過(guò)程中其掃描參數(shù)的設(shè)定會(huì)對(duì)圖像產(chǎn)生巨大的影響，參數(shù)不同，成像的質(zhì)量也就不同、效果區(qū)別很大。

3、信息技術(shù)在檔案管理工作應(yīng)用過(guò)程中的現(xiàn)實(shí)挑戰(zhàn)

信息技術(shù)背景下，對(duì)檔案管理保密性、檔案管理人員的綜合素質(zhì)、能力要求等都提出了很高的要求。信息技術(shù)應(yīng)用的公開(kāi)性要求在檔案管理工作中要更加注重檔案管理的保密性；由于信息技術(shù)條件下檔案管理工作是一項(xiàng)既涉及到信息技術(shù)應(yīng)用、維護(hù)、管理等技術(shù)層面，又涉及到檔案管理的專業(yè)層面，對(duì)檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。信息技術(shù)條件下，檔案工作人員除了繼續(xù)做好檔案信息資源的收集和保管工作之外，更多的是了解工作中廣大檔案查詢者對(duì)檔案工作的需求狀況，擴(kuò)大檔案服務(wù)面。因此，檔案管理工作人員在平日做好相關(guān)檔案管理的日常工作的同時(shí)，還要加強(qiáng)研究如何建立起高效、科學(xué)、靈活的單位檔案信息體系，更好的服務(wù)于實(shí)際工作。這的確給信息技術(shù)條件下的檔案工作者提出了新挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)

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篇（9）

一、學(xué)校檔案管理的意義

檔案管理是一種信息控制系統(tǒng)，檔案的建立需要學(xué)校各個(gè)部門的材料匯集。材料是在管理工作中形成的，其形成和管理也就是各部門的管理工作之一。搜集和匯總后的檔案材料經(jīng)過(guò)加工。輸出又為管理工作服務(wù)。提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)。同時(shí)，通過(guò)對(duì)檔案材料的分析和總結(jié)又起到促進(jìn)管理工作的作用。檔案管理是學(xué)校管理的一部分，同時(shí)又顯現(xiàn)和作用于整個(gè)學(xué)校管理當(dāng)中。所以說(shuō)檔案管理不能簡(jiǎn)單的說(shuō)是學(xué)校管理的一部分。

二、加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的措施

（一）嚴(yán)把進(jìn)入關(guān)

現(xiàn)今，從事檔案管理的人員大多都是中文系出身，專業(yè)并不對(duì)口，致使很多非專業(yè)人員從事檔案管理工作。為了提高服務(wù)質(zhì)量及工作效率，引進(jìn)專業(yè)內(nèi)的工作者十分重要。首先，在招聘人才時(shí)，盡量招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)者。第二，在對(duì)引進(jìn)的人才進(jìn)行的考核時(shí)，要分為面試和筆試兩部分。筆試多為理論知識(shí)和基礎(chǔ)知識(shí)的考察，但是也要有相應(yīng)的對(duì)實(shí)際問(wèn)題的分析。面試的考察重點(diǎn)即位才和德。一方面，引進(jìn)的人才要熟悉工作流程，必要時(shí)可現(xiàn)場(chǎng)操作。另一方面，從事檔案管理人員必須具備較高的素質(zhì)，這是由檔案管理工作的特殊性所決定。檔案具有一定的絕密性，從業(yè)人員不能利用職權(quán)之便，泄露他人信息或者其他信息以謀取個(gè)人私利，這就要求從業(yè)者必須具備較高的素質(zhì)。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

很多人對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)。再加上一些企業(yè)的檔案管理工作人員自身就對(duì)檔案管理工作沒(méi)有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂(lè)于奉獻(xiàn)的工作精神，又沒(méi)有積累扎實(shí)的檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，因而不能充分認(rèn)識(shí)到檔案事業(yè)在社會(huì)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義。工作中存在失位現(xiàn)象，工作責(zé)任心不強(qiáng)，對(duì)檔案管理工作重要性的宣傳力度不夠，檔案管理無(wú)用論在本部門滋生蔓延到整個(gè)企業(yè)。不利于形成企業(yè)管理層關(guān)心、重視檔案管理工作的氛圍，整個(gè)企業(yè)的檔案意識(shí)進(jìn)一步弱化。從而導(dǎo)致檔案管理工作在管理方式新舊更替的歷史進(jìn)程遇到新的障礙，在整個(gè)企業(yè)發(fā)展進(jìn)程中有邊緣化危險(xiǎn)。

（三）制定詳細(xì)的檔案管理工作流程

現(xiàn)今的學(xué)校檔案管理工作存在一定的不合理性，缺乏一套完整的系統(tǒng)的流程，有時(shí)甚至影響工作的正常進(jìn)行。因此，制定一套詳細(xì)的工作流程刻不容緩。將學(xué)校檔案管理系統(tǒng)分為四部分，分別為系統(tǒng)管理、讀者管理、書(shū)籍管理、統(tǒng)計(jì)分析。在讀者管理中，分為讀者分組管理和讀者資料管理。之前學(xué)校檔案管理通常會(huì)將圖書(shū)管理作為重點(diǎn)工作，但是建立學(xué)生借閱檔案也十分重要。將這條加入今后檔案管理的系統(tǒng)工作中，是學(xué)校創(chuàng)新管理的突破口之一。對(duì)于書(shū)籍管理，可分為書(shū)籍類別管理、書(shū)籍資料管理、出借資料、歸還資料、損壞資料。細(xì)化工作流程，既方便讀者，也對(duì)今后的學(xué)校的檔案管理大有益處。

（四）合理的檔案分類

日積月累，檔案的數(shù)量十分龐大，如果沒(méi)有合理的分類標(biāo)準(zhǔn)，查詢起來(lái)就像是一件大海撈針的工作。因此，合理的檔案分類十分必要。目前，中圖分類只是針對(duì)大致方向進(jìn)行的概括分類，還有很多跨屬類的存在，給分類工作帶來(lái)很大的不變，且中途分類因此是大致分類，不細(xì)化，也存在一定的弊端。所以，制定詳細(xì)的、合理的分類十分必要。首先，對(duì)每一類下一個(gè)準(zhǔn)確的定義很重要，這可以為分類提供必要的參考。其次，每一小類的分類標(biāo)準(zhǔn)要準(zhǔn)確詳細(xì)，制定合理的關(guān)鍵詞，方面他人的查詢。

（五）創(chuàng)新管理手段

1、加強(qiáng)知識(shí)管理的核心是以人為本管理。發(fā)揮館員主觀能動(dòng)性，內(nèi)凝外聯(lián)，改革創(chuàng)新，整體推進(jìn)。要強(qiáng)化校內(nèi)宣傳，取得學(xué)校各方面的理解和支持，不斷把學(xué)校檔案工作推向新層次、新臺(tái)階。2、加強(qiáng)信息資源建設(shè)。開(kāi)展資源整合，優(yōu)化館藏，提高檔案利用率。強(qiáng)化信息技術(shù)利用。及時(shí)購(gòu)買檔案管理軟件，擴(kuò)大對(duì)于數(shù)字信息的發(fā)掘、整理、組織以及使用，設(shè)計(jì)一個(gè)多功能并具有吸引力的網(wǎng)站來(lái)指導(dǎo)用戶直接使用各種有用的網(wǎng)上資源。3.建立檔案管理人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。鼓勵(lì)館員輪崗，帶動(dòng)知識(shí)在館內(nèi)流動(dòng)，在工作中學(xué)習(xí)、成長(zhǎng)。對(duì)那些通過(guò)寫(xiě)作、出版、講座，或以輔導(dǎo)方式與他人共享自己隱性知識(shí)和專業(yè)技術(shù)知識(shí)的組織文化。同時(shí)，注重檔案管理人員的在職培訓(xùn)及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識(shí)的更新和擴(kuò)充，防止其老化或停滯不前。

篇（10）

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.08.106

[中圖分類號(hào)]G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）08-0-01

社會(huì)不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平得到提升，且信息技術(shù)在檔案管理中也發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)在社會(huì)檔案管理的實(shí)際需要，因此必須要有一種時(shí)效性、系統(tǒng)性和需求量都能滿足需要的管理技術(shù)模式。而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的出現(xiàn)很好的改善了檔案管理的情況，保證了檔案資源得到合理的分類、收集與保留。

1 檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的價(jià)值分析

檔案記錄的內(nèi)容都是極為重要的信息資料，且能夠在一定程度上反映出檔案管理人員的素質(zhì)與智慧。隨著信息技術(shù)以及計(jì)算機(jī)水平的提高，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)逐漸被應(yīng)用到檔案信息管理中，使傳統(tǒng)的檔案管理模式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，并促進(jìn)了檔案管理水平的提升，因此在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)具有重要的價(jià)值。

首先，其能夠使檔案管理更加安全。檔案資料中記錄的都是比較珍貴、具有一定歷史價(jià)值的資料，檔案信息實(shí)體是其價(jià)值體現(xiàn)的重要載體。作為檔案管理人員應(yīng)盡可能長(zhǎng)時(shí)間的對(duì)檔案信息資源進(jìn)行保存，更好的體現(xiàn)和增加其價(jià)值，并且提高檔案信息資源的使用頻率。但是這種情況下檔案信息資料的保存管理工作就會(huì)遇到一定的難度，使用的次數(shù)越多，檔案的壽命就會(huì)縮短。且在檔案管理工程中，保密性也是重要的工作熱藎如果檔案信息泄露，相關(guān)信息會(huì)暴露，工作人員的隱私權(quán)等也會(huì)受到不利的影響，使檔案管理與使用之間存在著一定的問(wèn)題。而在檔案管理中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠很好地防止出現(xiàn)這種情況，使檔案信息管理更加安全，提高其保密性。

其次，使用挖掘技術(shù)進(jìn)行檔案管理還能減少檔案管理的成本支出，提高管理效率。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用能夠在很大程度上彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足，提高檔案管理的效率及水平。應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)也能夠節(jié)省時(shí)間，使信息處理更加快速。在檔案信息管理過(guò)程中，檔案鑒定是極為重要的工作內(nèi)容，以往的檔案鑒定都是通過(guò)檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行的，主觀性較強(qiáng)，而數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應(yīng)用能夠在很大程度上避免因管理人員主觀因素使有價(jià)值的檔案出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象，能夠?qū)崿F(xiàn)定量化的檔案管理，保證檔案鑒定更加科學(xué)、有依據(jù)。

2 數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

2.1 檔案分類

檔案分類就是依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行不同種類的劃分，通過(guò)檔案分類能夠?qū)⒉煌N類以及性質(zhì)的檔案分開(kāi)。在檔案分類中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，能夠更好地對(duì)檔案進(jìn)行分類歸檔，使檔案檢索更加快速、有效。

在檔案分類分析中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，一般是利用挖掘系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的分析功能，將所有對(duì)象劃分成為不同種類的工作過(guò)程。而在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘分類技術(shù)能夠在很短的時(shí)間內(nèi)、在復(fù)雜的用戶信息中找到所需的，并結(jié)合信息利用者的特點(diǎn)進(jìn)行分類。如使用者通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)檔案館，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)就能自動(dòng)保留使用者的訪問(wèn)記錄，結(jié)合使用者的個(gè)人情況以及信息等進(jìn)行科學(xué)的分類。由于利用者的自身特點(diǎn)以及喜好等是存在差異的，因此使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使用戶信息更加準(zhǔn)確的被使用，使信息的服務(wù)質(zhì)量及水平得到提升。

2.2 檔案收集

在檔案收集中使用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)其實(shí)就是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)的分析，并建立數(shù)據(jù)模型，對(duì)數(shù)據(jù)模型以及測(cè)試樣本之間的差異進(jìn)行對(duì)比，在測(cè)試時(shí)，如果測(cè)試模型與數(shù)據(jù)模型之間有相似之處，就可以利用測(cè)試模型中的分類方法分類管理對(duì)象。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)需要科學(xué)的分析數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息，保證描述方案的科學(xué)合理，有效描述已知的數(shù)據(jù)和概念模型等，并進(jìn)行對(duì)比測(cè)試，如果多次測(cè)試后模型的準(zhǔn)確性比較高，就可以將模型作為標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不同的對(duì)象進(jìn)行科學(xué)的分類。檔案管理工作中信息收集是基礎(chǔ)性的工作，要實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的檔案管理就需要先做好檔案信息的收集工作。如，檔案管理人員通過(guò)網(wǎng)絡(luò)調(diào)查問(wèn)卷，將問(wèn)卷內(nèi)容輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，其主要包括使用者的個(gè)人資料等。若有新使用者的信息需要輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，程序可以結(jié)合檔案資料以及實(shí)際需要自動(dòng)進(jìn)行分析，明確用戶類型，使服務(wù)更加針對(duì)性、更加有效。

2.3 檔案保留

檔案保留是使用科學(xué)的手段對(duì)老員工的檔案進(jìn)行有效保管，避免檔案出現(xiàn)流失。而科學(xué)的挖掘、分析和整合老員工檔案流失的情況，明確具體的原因，采用科學(xué)的措施方法，能夠有效防止人才出現(xiàn)流失。檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使檔案管理的工作效率得到提升，并使檢索更加方便快捷，進(jìn)而將檔案管理與人事管理相結(jié)合，更好地實(shí)現(xiàn)人事管理。

3 結(jié) 語(yǔ)

信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的進(jìn)步，數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在很多方面都有廣泛的應(yīng)用，能夠更好地促進(jìn)信息事業(yè)的發(fā)展。在檔案管理中應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)能夠使檔案管理的效率得到提升，檔案檢索更加科學(xué)有效，因此需要提高數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，使檔案事業(yè)更好的發(fā)展與進(jìn)步。

主要參考文獻(xiàn)