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時間：2023-05-24 16:47:56
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇公司的檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。
中圖分類號：S611文獻標識碼：A 文章編號：
一、建筑設計公司檔案管理的基本特點
1.1 歸檔內容繁雜，文檔數(shù)量多
眾所周知一個建設項目完整的設計檔案包括了六個階段的檔案資料，分別為前期設計階段、總規(guī)設計階段、方案設計階段、擴初設計階段、施工圖設計階段、施工配合階段。前期、總規(guī)、方案、擴初、施工圖階段需要歸檔的文件資料分為項目管理文件、設計依據(jù)性文件、來往函件、設計文件四大類；其中設計依據(jù)性文件就很多，包含建設單位上級機關的任務批準文件、設計任務書或招標書、規(guī)劃部門批準的用地范圍及紅線圖、規(guī)劃設計要求通知單、建設單位上級機關的方案批準文件、建設單位對方案的修改意見、初步設計審批意見書、上級機關或主管部門批準的初設文件、消防、環(huán)保、交通、衛(wèi)生、供電、環(huán)衛(wèi)、水、煤氣、電話、人防等部門的有關文件、地質勘察報告等；外加各階段設計文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要歸檔，比如技術核定單、建筑工程消防驗收證書、試樁、地基驗槽記錄、沉降觀測和建（構）工程測量復核等測試記錄等等。總之，文檔種類多，歸檔庫藏數(shù)量大，為建筑設計公司檔案管理工作增加了新難度。
1.2 時間跨度較長，材料變更快
建筑設計公司檔案形成于工程項目設計技術活動之中，一方面反映了建設項目的設計水平，是建筑工業(yè)的重要史料；另一方面許多項目建設時間跨度大，基本是跨年度甚至幾個年度，設計歸檔材料隨年度變化不斷變更增多。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，項目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時間精力花費較大，效率低下。特別是一些設計項目面臨政府政策調整、源環(huán)境變化、資方后續(xù)資金不足等多種因素造成項目負成果或中途停建，作為設計方有必要進行文檔保存，一些項目在設計過程中甚至還會出現(xiàn)產能的擴大或縮減的調整，需要同步對設計做出相應調整，相應增加了檔案整理歸檔等工作的人力財力成本。
1.3 用戶范圍廣泛，應用程度高
設計檔案是設計科技活動的記錄，承載著設計專業(yè)科學技術知識，體現(xiàn)了現(xiàn)實的長期使用功能和價值，在生產生活中應用極為普遍。設計檔案的適用性原則也使得設計成果存在共享可能，也就是無論在設計階段還是施工、竣工階段，設計成果必須及時提供給投資方或業(yè)主、施工方參考應用。在實踐中，還存在項目建設完工之后的后續(xù)設計施工，比如一些民用建筑項目需要接受建設方、業(yè)主和城建、規(guī)劃、環(huán)保、綠化等政府部門的層層驗收，一些商業(yè)地產、住宅項目還需要為個體業(yè)主的裝修、維修等提供咨詢服務。
二、 建筑設計公司檔案管理方式的基本趨勢
2.1 檔案內容由多元化向數(shù)字化轉變
傳統(tǒng)的設計檔案主要以工程圖紙和技術文件管理為主，內容多數(shù)量大，存儲與維護較難。信息技術廣泛應用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過利用電子文件、電子圖片、技術報告、聲像等多種電子信息檔案，把內容龐大的紙質形態(tài)的檔案資料實施電子分類與歸并，并形成數(shù)字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務介質，使得建筑設計公司檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進了檔案管理工作的革新。
2.2 管理手段由手工向計算機操作轉變
傳統(tǒng)的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動強度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運用計算機編排，開展檔案信息化建設工作，開發(fā)圖檔管理應用系統(tǒng)，實現(xiàn)了工程圖紙、設計文件等網(wǎng)上自動歸檔；完善了圖檔網(wǎng)絡整理、編目、分類、編號等功能；增強了實現(xiàn)建筑設計公司內部局域網(wǎng)在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。
2.3 管理方式由紙質實體向信息媒介為主轉變
傳統(tǒng)的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設計藍圖、硫酸底圖實體為主。信息技術的普及使得建筑設計公司檔案工作在積極主動做好檔案利用服務工作的同時，能夠集中精力放在做好工程參考、質量追蹤、各類資質申報、職稱評聘、質量抽查、財務審計等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發(fā)展奠定了堅實基礎。
三、 建筑設計公司檔案管理的創(chuàng)新策略
3.1大力推進觀念創(chuàng)新
一是要主動提高認識。充分認識企業(yè)信息化給檔案工作的傳統(tǒng)理論、方法、手段帶來的嚴峻挑戰(zhàn)，進一步深化檔案信息化建設的重要意義，樹立將檔案信息化納入建筑設計公司企業(yè)信息化整體規(guī)劃中的觀念。二是要注重順應趨勢。準確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機遇、新挑戰(zhàn)，從思想和行動上適應當前文件形成電子化、文件管理動態(tài)化、圖紙歸檔網(wǎng)絡化、圖紙儲存數(shù)字化的新趨勢，進一步加快推進檔案數(shù)字化、文檔一體化、信息標準化、服務網(wǎng)絡化發(fā)展，構建統(tǒng)一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業(yè)信息化相適應的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規(guī)章制度，重點要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，強化電子圖紙形成、流轉、接收、監(jiān)控、歸檔、鑒定以及安全責任機制；加強對原有紙質檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實性。
3.2大力推進管理創(chuàng)新
認真執(zhí)行國家檔案局檔案信息化建設規(guī)范和“十一五”期間全省信息化建設的有關規(guī)定，堅持以企業(yè)信息化建設為載體，著力推動管理機制和手段創(chuàng)新。一是加強圖檔資料等的編研應用，緊密結合建筑設計公司的工作實際，探索圖書、情報、檔案一體化的管理模式，有效服務于建筑設計公司工作需求。二是創(chuàng)新管理內容，一方面強化原始檔案材料保管；另一方面要加強檔案信息資源建設，積極收集國內外核心專業(yè)期刊新出現(xiàn)的同類建筑設計公司的設計成果報道、專業(yè)研究進展情況等相關信息，特別是與本司業(yè)務有直接相關的新穎設計科學技術知識和成果為我司使用。三是加強特色檔案信息開發(fā)，根據(jù)建筑設計公司歷年形成的優(yōu)秀設計成果，重點圍繞技術先進、效益顯著、適用性強的設計項目，做好編研、推介工作。
3.3大力推進監(jiān)管創(chuàng)新
高度重視設計成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風險。實行檔案備份制制度，建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心，對建筑設計公司參與的重大建設項目的設計資料、電子圖紙、電子文件實行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領導負責制，制定實施細則和配套舉措，強化工作落實。探索多元存儲手段應用，綜合運用三維設計成果、元數(shù)據(jù)管理等不同類型的檔案登記工具，按照規(guī)定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機載體，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實性、完整性和可讀性。
3.4大力推進技術創(chuàng)新
按照“存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡化”的發(fā)展方向，加快推動檔案工作方式和手段由傳統(tǒng)向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統(tǒng)，即在其他計算機系統(tǒng)升級和功能的擴展中，檔案信息系統(tǒng)要同步組織實施。二是要加快紙質檔案數(shù)字化轉換工作，重點突出建筑設計公司歷年積累的紙質載體優(yōu)秀設計成果、典型項目的數(shù)字化轉換，全力以赴創(chuàng)建名牌信息資源，為有關用戶提供特色服務，體現(xiàn)檔案室?guī)觳靥厣c價值，這是建筑設計公司在合作競爭并存的信息時代更好地生存與發(fā)展的重要保障。三是充分應用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)功能。根據(jù)網(wǎng)絡信息資源本身的特點和屬性，運用合適的工具和方法，進行網(wǎng)絡信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發(fā)自動分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。
3.5大力推進服務創(chuàng)新
創(chuàng)新服務機制，拓展服務領域，把主動服務、規(guī)范服務、滿意服務貫穿到檔案工作全過程。一是建立專業(yè)化信息服務模式。按照管理職能和設計專業(yè)領域組織檔案信息資源服務，保障對用戶需求和用戶環(huán)境的把握，不斷提高信息服務對用戶需求和用戶任務的支持水平。二是樹立個性化服務觀念。根據(jù)檔案用戶研究課題的特殊需要，以及檔案信息用戶的個性、使用習慣等，通過現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，增強檢索工具的功能和性能，提供多種檢索途徑，整合不同檔案資源集成檢索系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡向用戶提供個性化的信息服務同時開辟設計檔案寄存服務、個體業(yè)主檔案維權服務、建設項目跟蹤服務等項目。
四、結束語
以上是本人在工作中的經驗總結，僅供參考。
參考文獻：
改革開放以來，我國高?？萍计髽I(yè)取得了飛躍發(fā)展，形成了獨具中國特色的高?？萍籍a業(yè)，成為國家創(chuàng)新體系的有機組成部分。組建高校資產公司，這是按照黨的十六屆三中全會關于建立和完善社會主義市場經濟體制的要求，按照教育部關于高校盡快建立以資本為紐帶，產權清晰、權責分明、校企分開、管理規(guī)范的新型高校企業(yè)管理體制和運行機制的要求，在新的歷史條件下提出的新任務。作為高校科技產業(yè)檔案工作者，我們應當抓住這個新的契機，在一個新的起點上共同努力團結一致，開創(chuàng)高校科技產業(yè)檔案建設的新局面。僅此本文擬對高校資產公司檔案管理作如下探討。
一、契機
2005年7月，全國高校科技產業(yè)工作會議召開以來，按照《教育部關于積極發(fā)展、規(guī)范管理高校科技產業(yè)的指導意見》第六條規(guī)定“高校要依法組建國有獨資性質的資產經營有限公司或從現(xiàn)有校辦企業(yè)中選擇一個產權清晰、管理規(guī)范的獨資企業(yè)（以下統(tǒng)稱高校資產公司），將學校所有經營性資產劃轉到高校資產公司，由其代表學校持有對企業(yè)投資所形成的股權。高校以投入到高校資產公司的財產承擔有限責任?！奔疵鞔_指出學校（國家）是高校資產公司的唯一出資人，股東僅學校（國家）一人的國有獨資性質。目標是規(guī)范高校產業(yè)管理與經營工作。在高校與校辦企業(yè)之間建立一道“防火墻”，避免因校辦企業(yè)經營問題沖擊高校正常的教學與科研秩序，規(guī)避高校的風險。
隨著計劃經濟向市場經濟的轉變，高校必須建立新興高?？萍籍a業(yè)理念，以科學發(fā)展觀為指導，以大學教育與社會發(fā)展的矛盾和需要為切入點，以適應、服務和推動社會發(fā)展目標為導向，以尊重大學教育外部關系規(guī)律為前提，以實現(xiàn)高校產業(yè)功能任務為價值取向。因此，高校校辦企業(yè)必須適應社會發(fā)展，一方面，遵循市場經濟規(guī)律，高校校辦企業(yè)由是學校教學的一個環(huán)節(jié)，有很強的教學性與計劃性的非獨立法人的學校附屬單位，轉變?yōu)楠毩⑾碛忻袷聶嗬⒊袚袷仑熑?，依法自主經營、獨立核算、依法納稅、自負盈虧的法人實體，通過向客戶提品和服務獲取利潤。即校辦企業(yè)使理論研究轉向了生產力的再現(xiàn)，對推動國家高新技術產業(yè)發(fā)展、提升傳統(tǒng)產業(yè)結構升級換代、增加國家稅收、促進社會就業(yè)等方面做出了重要的貢獻；另一方面，還要為高校教學，培養(yǎng)高素質的人才服務。即對提高高?？蒲袑嵙Α⒋龠M高?？萍汲晒D化、培養(yǎng)創(chuàng)新型人才、彌補高校辦學經費等做出了很大的貢獻。
隨著高校資產公司的組建，使高?？萍籍a業(yè)體制個運行機制發(fā)生了根本性的變化，規(guī)范了高校投資和經營活動。高校所有投資和經營活動統(tǒng)一由高校資產公司代表學校，以出資人身份進行。高校資產公司普遍建立產權清晰、權責分明、校企分開、管理科學的現(xiàn)代企業(yè)制度，依法行使高校企業(yè)股東的權利，并履行相應的義務，加強對所投資企業(yè)的監(jiān)管，以促進科技成果轉化和產業(yè)化、實現(xiàn)國有經營性資產保值增值為主要任務。
由此可見，上述兩個根本性轉變，將高校資產公司全面推向市場。這對高?？萍籍a業(yè)檔案工作而言，是一個與時俱進，不斷提高檔案服務質量及現(xiàn)代化企業(yè)檔案管理水平，充分滿足高校資產公司各方面需求，真正實現(xiàn)檔案開發(fā)、開放與利用價值的關鍵的發(fā)展契機。
二、創(chuàng)新
（一）機構創(chuàng)新——檔案管理由不完全獨立性轉向獨立性
眾所周知，檔案工作既是高校資產公司經營與管理的重要組成部分，也是提高高校資產公司經營與管理水平、工作效率與工作質量的必要條件。
高校資產公司組建前，科技產業(yè)系統(tǒng)是作為學校的一級機構或部門，則科技產業(yè)檔案管理必然受制于學校檔案館（室）。這不僅體現(xiàn)在組織架構上，更體現(xiàn)在業(yè)務職能上。學校檔案館（室）通過下發(fā)文件、指導培訓、檢查評比、經驗推廣等有組織、有計劃、有步驟地的活動，強有力地推動著高?？萍籍a業(yè)檔案工作的開展。這就必然導致高?？萍籍a業(yè)檔案的管理觀念、管理體制、管理模式以及資源建設諸方面，難以實現(xiàn)與現(xiàn)代企業(yè)相適應的、個性化的的檔案工作運行機制的變革與創(chuàng)新。當然，高?？萍伎萍籍a業(yè)檔案也就很難達到的完整性、系統(tǒng)性，更不用說全方位性了。由于高?？萍籍a業(yè)檔案管理的不完全獨立性，必然決定了在其工作發(fā)展過程中沒有應有的自。
高校資產公司的組建，是建立在以資本為紐帶，產權清晰、權責分明、校企分開（學校出資人與高校資產公司經營者之間相互制衡關系），以法人治理為核心的現(xiàn)代企業(yè)制度的基礎上。作為企業(yè)法人，高校資產公司“應當具備依法成立、有必要的財產或者經費、能夠獨立承擔民事責任、有自己的名稱和組織機構以及場所四個條件?！保ā吨腥A人民共和國公司法》P4）依法獨立享有決定企業(yè)組織機構的權利。高?？萍籍a業(yè)體制的創(chuàng)新，使高校資產公司擁有檔案終極所有權。檔案管理同其他管理一樣，檔案權屬決定了檔案的管理思想與管理方式。即誰擁有檔案的所有權，則誰就擁有檔案管理的控制權與自。因此，高校資產公司的組建，可以促進高校科技產業(yè)檔案管理深層次的變革，改變原有高?？萍籍a業(yè)檔案所固有不相適應的行政管性理模式，轉向適應市場經濟、適合本企業(yè)特點的經營性管理模式。所以，高校資產公司在組建過程中應當充分根據(jù)企業(yè)自身的特點開展其檔案管理機構調整與創(chuàng)新，將新制訂的高校科技產業(yè)檔案規(guī)章制度及時提交董事會審議通過，并納入公司章程中，以適應高校資產公司在激烈的競爭市場條件下，在高校科技產業(yè)體制和運行機制轉型的過渡時期，在獲取最大經濟效益與社會效益的統(tǒng)一的過程中對信息的需求，確保高?？萍籍a業(yè)檔案工作協(xié)調持續(xù)發(fā)展。
（二）管理創(chuàng)新——檔案管理由行政管理性轉向市場經營
性
利用價值是檔案工作出發(fā)點與根本目的。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立和市場經濟的發(fā)展，高校資產公司作為市場的主體，以實現(xiàn)一定的經濟目的。其檔案工作亦必須圍繞公司的經濟目的創(chuàng)造一個良好的管理與經營環(huán)境，為其科技企業(yè)的成長與發(fā)展保駕護航，為社會提供最好的服務。
高校資產公司組建前，在管理體制上，大多數(shù)高?？萍籍a業(yè)仍是學校的一級機構或部門，或是一套班子兩塊牌子，且以行政管理為主，經營與管理權基本在學校，或是學校直接干預。一方面，高?？萍籍a業(yè)部門或機構因為沒有屬于自己的資產，自然而然也就缺少承擔經營風險和資產增殖的責任。另一方面，學校從來不是也不可能是一個完全等同于其他資產主體，以追逐利潤為唯一的純粹市場主體。即學校在追求經濟目標外，更關心其政治目標與教育目標。所以，學校的政治性身份必然決定在其經營與管理中具有政治性目標，追求經濟效益并非首要價值目標。毫無疑問，高?？萍籍a業(yè)有著三重目標：一個是政治目標；一個是經濟目標，還有一個是學校自身的教育目標。
高校資產公司的組建，其作為市場的主體，以實現(xiàn)一定的經濟目的，因此，必須遵循社會主義市場經濟的客觀規(guī)律。幸運的是，高校資產公司的組建者從一開始便牢牢地抓住了那只神秘的被經濟學家稱為看不見的手——市場規(guī)律，運籌帷幄。本著“資產管住、經營放開、促進發(fā)展、加大回報”的原則，建立的是以資本為紐帶，產權清晰、權責分明、校企分開、管理規(guī)范的新型的高校企業(yè)管理體制和運行機制，在市場環(huán)境中求生存、求發(fā)展，推動公司的經營由學校事業(yè)計劃型向市場經濟自給型，將公司的一切活動都以“利益最大化”原則發(fā)展壯大進行。這不僅是市場經濟規(guī)律和市場規(guī)律的要求，也是今后高校資產公司的發(fā)展方向。
（三）檔案管理由兼職性轉向專業(yè)化
一、變電站工程檔案管理的基本特點
1.1 歸檔內容繁雜，文檔數(shù)量多
眾所周知一個建設項目完整的設計檔案包括了六個階段的檔案資料，分別為前期設計階段、總規(guī)設計階段、方案設計階段、擴初設計階段、施工圖設計階段、施工配合階段。前期、總規(guī)、方案、擴初、施工圖階段需要歸檔的文件資料分為項目管理文件、設計依據(jù)性文件、來往函件、設計文件四大類；其中設計依據(jù)性文件就很多，包含建設單位上級機關的任務批準文件、設計任務書或招標書、規(guī)劃部門批準的用地范圍及紅線圖、規(guī)劃設計要求通知單、建設單位上級機關的方案批準文件、建設單位對方案的修改意見、初步設計審批意見書、上級機關或主管部門批準的初設文件、消防、環(huán)保、交通、衛(wèi)生、環(huán)衛(wèi)、水、煤氣、電話、人防等部門的有關文件、地質勘察報告等；外加各階段設計文件電子版及已蓋章底圖等等。施工配合階段也不容忽視，也有很多文件資料需要歸檔，比如技術核定單、建筑工程消防驗收證書、試樁、地基驗槽記錄、沉降觀測和建（構）工程測量復核等測試記錄等等。。
1.2 時間跨度較長，材料變更快
在傳統(tǒng)檔案管理模式下，項目歸檔主要由人工操作完成，整理文檔的時間精力花費較大，效率低下。特別是一些設計項目面臨政府政策調整、源環(huán)境變化、資方后續(xù)資金不足等多種因素造成項目負成果或中途停建，作為設計方有必要進行文檔保存，一些項目在設計過程中甚至還會出現(xiàn)產能的擴大或縮減的調整，需要同步對設計做出相應調整，相應增加了檔案整理歸檔等工作的人力財力成本。
1.3 用戶范圍廣泛，應用程度高
設計檔案是設計科技活動的記錄，承載著設計專業(yè)科學技術知識，體現(xiàn)了現(xiàn)實的長期使用功能和價值，在生產生活中應用極為普遍。設計檔案的適用性原則也使得設計成果存在共享可能，也就是無論在設計階段還是施工、竣工階段，設計成果必須及時提供給投資方或業(yè)主、施工方參考應用。在實踐中，還存在項目建設完工之后的后續(xù)設計施工，比如一些民用建筑項目需要接受建設方、業(yè)主和城建、規(guī)劃、環(huán)保、綠化等政府部門的層層驗收，一些商業(yè)地產、住宅項目還需要為個體業(yè)主的裝修、維修等提供咨詢服務。
二、變電站工程檔案管理方式的基本趨勢
2.1 檔案內容由多元化向數(shù)字化轉變
傳統(tǒng)的設計檔案主要以工程圖紙和技術文件管理為主，內容多數(shù)量大，存儲與維護較難。信息技術廣泛應用為檔案管理提供了極為便捷的途徑。通過利用電子文件、電子圖片、技術報告、聲像等多種電子信息檔案，把內容龐大的紙質形態(tài)的檔案資料實施電子分類與歸并，并形成數(shù)字信息儲存、查詢、修正等各種手段的信息媒體與服務介質，使得變電站工程檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作模式中慢慢解放出來，極大地促進了檔案管理工作的革新。
2.2 管理手段由手工向計算機操作轉變
傳統(tǒng)的檔案管理從立卷整理、排架到查找利用案卷，檔案工作人員都是手工操作，勞動強度大，工作效率低。在信息化條件下，通過運用計算機編排，開展檔案信息化建設工作，開發(fā)圖檔管理應用系統(tǒng)，實現(xiàn)了工程圖紙、設計文件等網(wǎng)上自動歸檔；完善了圖檔網(wǎng)絡整理、編目、分類、編號等功能；增強了實現(xiàn)電力公司內部局域網(wǎng)在線檢索、瀏覽、申請、審批和下載借閱利用電子文件等功能。
2.3 管理方式由紙質實體向信息媒介為主轉變
傳統(tǒng)的檔案管理模式是以保管檔案案卷、設計藍圖、硫酸底圖實體為主。信息技術的普及使得建筑設計公司檔案工作在積極主動做好檔案利用服務工作的同時，能夠集中精力放在做好工程參考、質量追蹤、各類資質申報、職稱評聘、質量抽查、財務審計等大量的專題信息查詢工作上，這為拓展檔案功能的多元化發(fā)展奠定了堅實基礎。
三、變電站工程檔案管理的創(chuàng)新策略
3.1大力推進觀念創(chuàng)新
一是要主動提高認識。充分認識企業(yè)信息化給檔案工作的傳統(tǒng)理論、方法、手段帶來的嚴峻挑戰(zhàn)，進一步深化檔案信息化建設的重要意義。二是要注重順應趨勢。準確把握形勢變化對檔案工作帶來的新機遇、新挑戰(zhàn)，從思想和行動上適應當前文件形成電子化、文件管理動態(tài)化、圖紙歸檔網(wǎng)絡化、圖紙儲存數(shù)字化的新趨勢，進一步加快推進檔案數(shù)字化、文檔一體化、信息標準化、服務網(wǎng)絡化發(fā)展，構建統(tǒng)一的檔案管理，利用信息平臺，建立與企業(yè)信息化相適應的檔案管理模式。三是積極完善制度。建立健全適合本單位信息化要求的規(guī)章制度，重點要建立電子文件歸檔管理系統(tǒng)，強化電子圖紙形成、流轉、接收、監(jiān)控、歸檔、鑒定以及安全責任機制；加強對原有紙質檔案的安全保管，確保電子檔案的原始性和真實性。
3.2大力推進管理創(chuàng)新
認真執(zhí)行國家檔案局檔案信息化建設規(guī)范和“十一五”期間全省信息化建設的有關規(guī)定，堅持以企業(yè)信息化建設為載體，著力推動管理機制和手段創(chuàng)新。一是加強圖檔資料等的編研應用，緊密結合建筑設計公司的工作實際，探索圖書、情報、檔案一體化的管理模式，有效服務于建筑設計公司工作需求。二是創(chuàng)新管理內容，一方面強化原始檔案材料保管；另一方面要加強檔案信息資源建設，積極收集國內外核心專業(yè)期刊新出現(xiàn)的同類建筑設計公司的設計成果報道、專業(yè)研究進展情況等相關信息。
3.3大力推進監(jiān)管創(chuàng)新
高度重視設計成果信息的長久保存，積極采取措施防范檔案風險。實行檔案備份制制度，建立電子文件和數(shù)字檔案登記備份中心，對建筑設計公司參與的重大建設項目的設計資料、電子圖紙、電子文件實行登記備份，避免重要檔案的損毀，防患于未然。建立檔案主管領導負責制，制定實施細則和配套舉措，強化工作落實。探索多元存儲手段應用，綜合運用三維設計成果、元數(shù)據(jù)管理等不同類型的檔案登記工具，按照規(guī)定格式存儲到一次光盤或磁帶等脫機載體，保證檔案數(shù)據(jù)信息的真實性、完整性和可讀性。
3.4大力推進技術創(chuàng)新
按照“存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網(wǎng)絡化”的發(fā)展方向，加快推動檔案工作方式和手段由傳統(tǒng)向信息化的跨越。一是建立檔案信息管理同步系統(tǒng)，即在其他計算機系統(tǒng)升級和功能的擴展中，檔案信息系統(tǒng)要同步組織實施。二是要加快紙質檔案數(shù)字化轉換工作，重點突出電力公司歷年積累的紙質載體優(yōu)秀設計成果、典型項目的數(shù)字化轉換，全力以赴創(chuàng)建名牌信息資源，為有關用戶提供特色服務，體現(xiàn)檔案室?guī)觳靥厣c價值，這是電力公司在合作競爭并存的信息時代更好地生存與發(fā)展的重要保障。三是充分應用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)功能。根據(jù)網(wǎng)絡信息資源本身的特點和屬性，運用合適的工具和方法，進行網(wǎng)絡信息資源的搜集、加工、整理、排列和組合，開發(fā)自動分類，形成主題指南，使之有利于其存儲、傳播、檢索和利用。
四、結語
總之，供電公司檔案工作者要通過對檔案材料的消化和深加工，來開發(fā)信息資源。比如對現(xiàn)有檔案分專題、分門別類編輯成參考資料或專題集冊。同時，可以運用計算機技術將檔案內容、聲音、圖像、文字等實現(xiàn)一體化存儲，通過網(wǎng)絡，檢索和提供最新檔案信息，真正實現(xiàn)資源共享，使檔案信息能為社會經濟建設提供最快速度的優(yōu)質服務。
一、人事檔案管理的重要性
干部人事檔案管理可以將工作人員的能力水平、工作經歷和工作年限分為不同等級，以便后期工作人員的提拔任用和轉掉提供參考價值。除此之外，對人事檔案進行科學化與規(guī)范化的整理和歸納也有利于促進工作人員工作積極性的提高，工作人員可以參考自己在檔案中的位置來判斷自己近段時間工作狀況，以及在后期工作中要改進的地方。干部人事檔案主要包括工作人員的工作能力、生平經歷、學歷水平、工作履歷以及政治身份等，其中較為重要的是工作人員的學歷水平和工作經驗，工作人員升調的參考標準最重要的是工作人員有過硬的專業(yè)知識水平?？偠灾?，人事檔案包括個人的所有資料，為后期工作人員的調動以及升級提供參考。除此之外，做好人事檔案管理工作有利于公司把握工作細節(jié)，提升工作的效率，為人事部的調用提供參考依據(jù)。
二、人事檔案管理存在的問題
（一）對干部人事檔案管理工作重視程度低
在目前的工作領域中，許多高層人士的管理工作人員不重視對干部人事檔案管理這一領域，通常是面試者通過面試及其他一系列相關的工作面試考核進入到工作崗位后，將其工作人員的資料進行完善，但并沒有后期對所有工作人員的資料進行整理與歸納，這樣就缺乏工作人員之間的競爭與對比，因此，從這一方面來說工作人員的工作積極性有所降低。另一方面，由于工作人員工作較忙，休息時間較少，因此，相關工作人員缺乏精力和時間去對工作人員的檔案進行整理和歸納。綜合各種因素，大部分公司疏于對干部人事檔案工作的管理。
（二）干部人事檔案歸納及查閱率不高
工作人員的檔案一般都是由相關工作部門進行管理和歸納，且一般存檔于公司總部，因此造成在某些特殊情況是需要調用工作人員的檔案時，由于地點、時間和空間上的不便，從而使得調用檔案效率低下，這也是干部人事檔案查閱率不高的原因之一。除此之外，管理人事檔案的相關工作部門由于對這一領域重視程度較低，存在工作人員不認真對檔案進行歸納與整理、許多新上任的工作人員檔案沒有得到及時的存檔與更新、辭職員工的信息沒有刪除等，因此，則會造成檔案狀態(tài)較為混亂。此外當需要調用工作人員的檔案時需要經過一道道工作審批與審核，這使得相關工作人員不能及時查到工作人員的檔案。這也是影響人事檔案查閱率不高的重要原因之一。
（三）干部人事檔案管理考核制度不完善
每個公司都會對員工建立績效工作考核制度，其根本目的是為了提高公司工作人員的工作效率以及工作積極性。在公司內的工作人員的績效考核制度中，人事檔案管理方面所占比重較低，因此也造成相關工作領域人員對人事檔案管理工作出現(xiàn)懈怠的心理。干部人事檔案管理考核制度的不完善受到各方面因素的影響，找其根本原因還是由于企業(yè)對干部人事檔案管理工作重視程度不高所以造成后期的一系列問題。
三、加強人事檔案規(guī)范化管理的對策
（一）提高高層工作人員對人事檔案管理的重視程度
從根本上提高企業(yè)干部人事檔案管理工作的效率必須要提高對干部人事管理工作的重視程度。只有相關工作人員對干部人事檔案管理的意識有所提升才能采取相關有效措施，比如可以篩選工作能力較強、工作態(tài)度認真和專業(yè)化水平較高的綜合人才，使他們從事于干部人事檔案管理工作領域。當公司領導足夠重視干部人事檔案的工作領域時，才能投入到更多的人力、物力、財力以及時間和精力去促進這一領域的進步與發(fā)展。除此之外，提高高層工作人員對人事檔案管理重視程度的根本方法是加強宣傳力度，通過娛樂媒體的作用使得企業(yè)加強對此領域的重視程度。
（二）強化干部人事檔案管理的信息化建設
干部人事檔案查閱率低下的一個重要原因是信息不暢通，因此在干部人事檔案管理工作領域應當納入現(xiàn)代信息化的建設，實現(xiàn)全網(wǎng)能夠查詢工作人員的檔案。但為了避免泄露工作人員信息及檔案，應當在公司的電腦系統(tǒng)中納入人力資源管理軟件，并設置專門的網(wǎng)站，使得相關工作人員擁有密碼才能登陸信息管理系統(tǒng)進行查詢。通過信息化建設實現(xiàn)對干部人事檔案的科學有效管理、能夠方便相關工作人員實時實地進行查詢，極大的極高了工作的效率。但是需要重視的是，相關工作領域人員應當確保工作人員檔案信息的準確性，這樣工作人員檔案的查詢和檔案的存在才有其意義。
四、結語
加強干部人事檔案規(guī)范化的對策還包括加強制度建設與績效考核、加強專業(yè)培訓，提升人事檔案開發(fā)利用能力等措施。在所有的措施中其中最重要的就是提高公司對干部人事檔案管理的重視程度，只有對其有足夠的重視程度才能夠實施配套措施，以便促進干部人事檔案管理工作領域的進步。
參考文獻：
一、自來水公司檔案管理存在的問題
1.檔案資料內容不全甚至弄虛作假?，F(xiàn)有的檔案資料多數(shù)來源于基層部門，很多基層操作者為了圖方便，在工作中不按照公司要求填寫工作記錄，形成原始檔案基礎數(shù)據(jù)缺失。例如，施工階段的工程監(jiān)理資料包括項目合同、設計文件、監(jiān)理規(guī)劃及實施細則、技術交底與會審紀要、施工組織計劃表、工程開工（復工）審報表及工程暫停令、設備核驗資料、工程進度計劃、施工階段質量評估等專題報告、工作總結等方面的資料，由于相關責任人責任意識淡薄和檔案管理意識淡薄，不能及時的填寫和收集檔案，造成很多工作雖然完成，但是沒有參考依據(jù)，一旦當事人離開后新的工作人員接手還要重頭開始，給工作造成極大不便，甚至有部分人員在檔案中勾勾抹抹，亂涂亂改，編造數(shù)據(jù)，掩蓋質量問題，嚴重的甚至給公司造成巨額損失。
2.檔案管理信息化程度低。自來水公司業(yè)務繁雜，事無巨細，管理著全市范圍內縱橫交錯的地下管網(wǎng)和大量設備，關系著著千家萬戶的用水需求，檔案管理必須要以為用戶服務為宗旨，提高管理效率和服務水平。傳統(tǒng)的檔案管理，是以紙質、照片、錄音、錄像等載體作為檔案管理的實體，以手工操作為主完成檔案的收集、整理、編目、鑒定、保管、編研、統(tǒng)計和提供利用等方面的檔案管理過程，其工作量巨大，步驟繁瑣，檔案管理部門很難對其進行歸納總結和加工，提取重要要素，很多檔案資源被束之高閣，沒有得到充分利用。有些自來水公司有大量的紙質檔案，有些資料具有較高的使用價值，如給水管道施工圖、竣工圖等，受當時技術條件限制，圖紙資料大部份由手工繪制，隨著時間的推移，紙質資料正在慢慢老化，保管越來越難，保管成本越來越高，同時隨著地形變化，其使用效率越來越低。如供水企業(yè)管網(wǎng)資料的修訂需要消耗大量人力、物力與時間，其修訂往往要數(shù)年時間，更新較慢，而現(xiàn)在城市發(fā)展日新月異，待管網(wǎng)圖檔修訂后，實際管網(wǎng)已發(fā)生了變化，造成管線資料現(xiàn)勢性較差，因而管網(wǎng)圖檔的修訂往往跟不上生產的需要。這就要求自來水公司必須以整體信息化為出發(fā)點，提高檔案管理水平。
3.檔案管理多個歸口缺少統(tǒng)一管理平臺。現(xiàn)有的自來水公司檔案多分散管理，會議等資料多集中在行政部門，工程文件多集中在施工部門，這些部門信息的處理和流轉只局限于本部門和本地區(qū)，不能在整個公司進行很好的共享，信息孤島現(xiàn)象嚴重。公司要將重要數(shù)據(jù)進行集中管理，統(tǒng)一規(guī)劃，構建生產調度、管網(wǎng)運行、營業(yè)收費、用戶服務等專業(yè)應用系統(tǒng)，形成自來水綜合管理信息平臺。
二、加強自來水公司檔案管理的措施
1.加強對自來水公司檔案管理的重視程度。自來水公司領導和員工要高度重視檔案管理工作，制定檔案管理責任制，明確實施步驟、工作任務、責任分工、同時要加大檔案管理的投入，實現(xiàn)軟件、硬件雙重保障。在軟件方面，運用電子文檔管理系統(tǒng)軟件，完善目錄檢索體系，建立總目錄、全引目錄、案卷目錄、分類目錄和卷內目錄，確保檔案借閱的快速、準確。在硬件方面，公司按照標準管理要求，對現(xiàn)有檔案管理設備進行清理，配置掃描儀、防磁柜、電腦等檔案管理設備，還對檔案庫房管理實施防火、防水、防潮措施，強化了檔案室硬件建設。保管紙質檔案時采用新型材料，包括新型千部檔案夾、千部檔案盒、人事檔案盒、科技檔案盒、檔案袋、照片檔案、光盤檔案、期刊夾和各種PP料檔案盒、文件夾及塑料證件等，所有產品均采用國產無酸紙和進口紙等優(yōu)質材料，使檔案能在長期保存中，不變質、不褪色、具有防蟲、防霉等特點。
2.加強檔案信息化管理。檔案的信息化管理是在信息時代背景下產生的檔案理論與實踐，以檔案資源信息化為核心內容的新時期檔案管理信息化理論和工作體系逐漸形成和發(fā)展并指導著具體工作。自來水公司檔案管理系統(tǒng)設計思路較先進，功能基本齊全，性能穩(wěn)定，界面友好，操作方便，經過對科技檔案整理入庫的實踐，實現(xiàn)了檔案資料管理無紙化、網(wǎng)絡化辦公的目的，提高了檔案管理工作效率。例如，公司可以為每臺供水機電設備建立一份電子檔案，將其運行狀況、技術參數(shù)、換油保養(yǎng)情況等常規(guī)資料登記后輸入電腦，以電子檔案的形式方便資料查閱和長久保存，讓設備的“健康狀況”一目了然，為檢修、技改提供有效依據(jù)。
3.提高檔案管理的使用效率管好基建檔案發(fā)揮職能作用。城市自來水廠和供水管網(wǎng)是供水企業(yè)基建科技檔案的主體，對指導和管理供水生產具有特殊的重要意義。隨著城市的不斷發(fā)展，面積的擴大，人口的增長，相應的城市供水規(guī)模也在不斷擴大，檔案管理工作也發(fā)揮了極其重要的作用。某些典型工程積累了完整全面的檔案資料，在城市供水規(guī)模擴大再生產中發(fā)揮了積極的作用。這些可靠的技術參數(shù)在工程中得到擴展性應用.縮短了工期，提高了工效，充分體現(xiàn)了公司歸檔資料的價值。這些都得益于多年來檔案工作的不斷積累和扎實的基礎以及檔案管理人員的辛勤付出。
4.加強自來水公司的檔案安全管理。提高檔案網(wǎng)絡管理的安全性，網(wǎng)絡與應用系統(tǒng)建設中產生的規(guī)劃，實施方案，網(wǎng)絡結構拓撲圖，設備配置清單，軟件需求設計書，流程圖，源程序，數(shù)據(jù)庫配置與權限設置，用戶登錄名冊與權限設置等文檔必須按內部文件資料進行歸檔，公司的業(yè)務如果對外實行外包，項目承建單位應按安全協(xié)議規(guī)定.系統(tǒng)驗收后移交清理.不得對第三方泄露，為提高檔案信息系統(tǒng)總數(shù)據(jù)庫的安全，檔案數(shù)字化成果必須先通過技術檢驗，確定無病毒與數(shù)據(jù)的真實有效性后.才能進入檔案信息系統(tǒng)接收模塊的數(shù)據(jù)處理.合格數(shù)據(jù)才能并入檔案信息系統(tǒng)總庫，由專人負責檔案信息數(shù)據(jù)庫的管理工作，建立數(shù)據(jù)庫日常維護管理與安全檢查備份制度，采取數(shù)據(jù)庫加密，存取控制，備份恢復與數(shù)據(jù)庫審計日志等相應的安全保護措施.嚴禁非數(shù)據(jù)庫管理員繞過應用系統(tǒng)直接進入數(shù)據(jù)庫操作.
5.加強對檔案數(shù)據(jù)的整理和挖掘程?，F(xiàn)有的檔案管理側重點在數(shù)據(jù)收集整理，對于數(shù)據(jù)的歸納和分析有限，這在一定程度上影響了信息的使用，對于檔案管理人員而言，由于受專業(yè)的限制，多數(shù)只能收集整理數(shù)據(jù)，而檔案管理工作是一項專業(yè)性很強的工作。公司有必要對檔案從業(yè)人員提供業(yè)務培訓，理順檔案管理工作流程，確保檔案管理人員進行檔案整理時能夠科學分類和保管。
三、結語
綜上所述，自來水公司檔案管理是公司管理工作的重要組成部分，隨著現(xiàn)代社會人民生活質量的提高，居民對用水的需求也不斷提高，因此，自來水公司應重視檔案管理工作，采用現(xiàn)代電子信息管理手段，提高檔案利用率，增強檔案應用價值。
參考文獻：
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“戴明環(huán)”最顯著特點是通過大循環(huán)帶動若干個小循環(huán)。如果將新疆油田公司看做一個大的戴明環(huán)，那公司內部人事部、勘探事業(yè)部、宣傳部、財務部、檔案科等就是一個個小循環(huán)，通過每一次循環(huán)后會產生階梯式上升效果；通過每一次循環(huán)，解決好各個小循環(huán)中暴露出的問題，并將業(yè)已形成好的經驗繼續(xù)保留，總結設置出一定標準，再進入下一個循環(huán)周期，如此反復循環(huán)、不斷提升就會讓公司檔案管理不斷得到完善、規(guī)范。（見圖2）
在每一個循環(huán)中，A始終是核心，只有通過“行動”才能提煉出標準，起著總結過往成功經驗、布置下輪工作重點的“橋梁”作用。整個循環(huán)分為4個階段、8個步驟（見表1）
2 “戴明環(huán)”理論的可行性
檔案管理作為企業(yè)管理的一項基礎性工作，既要繼承前人先進的管理方法，也要與時俱進，把握新時期賦予石油企業(yè)檔案管理工作提出的新要求。石油企業(yè)檔案管理應該與整個企業(yè)管理總的發(fā)展基調保持一致，引入先進的管理理念和方法，在變中求不變，在不變中求變地持續(xù)改進。它包含了檔案管理工作計劃（Plan）、實施（Do）、確認（Check）和處置（Action）四個階段，其本身就是一個不斷更新、不斷完善的過程，完全可以通過P、D、C、A四個循環(huán)來實現(xiàn)。其工作流程：如圖3。
3 “戴明環(huán)”理論在新疆油田公司檔案管理工作中的應用分析
按照“戴明環(huán)”理論的理念，可將石油企業(yè)檔案管理分為計劃（Plan）、實施（Do）、確認（Check）和處置（Action）四個方面，共同構成了石油企業(yè)檔案管理一個完整管理體系。但相對于整個檔案管理體系來說，其中四個部分又是相對獨立的。每一部分依據(jù)PDCA循環(huán)理論中的4個階段和8個步驟（見表1）經過不斷的“計劃——實施——確認——處置”循環(huán)提升（見圖2），最終實現(xiàn)石油企業(yè)檔案管理的近、中、遠期目標，促進石油企業(yè)管理水平提升（如圖4）。
3.1 P（Plan）階段——計劃。P階段是明確某一階段（一般以1年、3年或5年為一個階段周期）石油企業(yè)檔案管理所要實現(xiàn)的階段性目標，以及為實現(xiàn)這一目標所制定的具體措施。首先是組建企業(yè)建檔工作領導小組，抽調企業(yè)人事、辦公室、檔案科等部門人員組成；其次，是預先設計和印刷好本次檔案工作中所需要的各種表格或者宣傳品；再次是對參與本次檔案工作的人員進行系統(tǒng)培訓，使其盡快熟悉工作內容；最后是在集團上下進行全員動員部署。
新疆油田公司在對上一年歸檔的檔案自查后發(fā)現(xiàn)許多新招錄的員工（尤其是剛剛入職的大學生）檔案不完整，諸如他們的在職學習經歷、入職培訓考核、社會實踐等能夠反映新員工綜合素質的檔案沒有及時被收集。還有相當一部分檔案材料記錄或者書寫不規(guī)范，如用鉛筆填寫、缺少印鑒章，等等（見表2）。
表2：某石油企業(yè)新招錄人員檔案質量影響因素頻數(shù)頻率統(tǒng)計表
針對以上出現(xiàn)問題，公司及時成立了新招錄人員檔案質量評查小組，由分管檔案工作的副經理和辦公室、檔案科以及各部門的負責人共同組成，協(xié)調評查公司招錄新進人員的檔案情況，明確小組組成人員的評查職責，做到分工明確，各司其職，并以公司內部相關的評查要求為依據(jù)，再制定具體的評查措施。
3.2 D（Do）階段——實施。D階段，也就實施階段，就是對第一階段——P階段所制定規(guī)劃方案付諸具體實踐，一般是通過把公司里面從事檔案及檔案管理人員、涉及檔案用的器材物資等可有效整合利用的資源合理配置，確保計劃階段所設置各項目標任務。D階段是“戴明環(huán)”理論核心。首先，要提高公司人事部門以及檔案管理人員對新招錄人員相關檔案資料收集重要性認識。其次，要培育一支高素質檔案管理人才隊伍。與公司業(yè)務部門相比，檔案管理較為枯燥，需要檔案管理人員耐得住寂寞、耐得住清貧，是更多講求奉獻的一個崗位，公司要制定給予檔案管理人員相對傾斜的激勵措施以穩(wěn)定這支隊伍。再次，要與時俱進，不斷拓寬公司檔案歸檔范圍。緊密結合新時期市場經濟發(fā)展對于員工的誠信檔案、員工階段性培訓檔案、地質勘探資料以及人才立體評價的多方位參考的現(xiàn)實需要，圍繞新時期石油公司經濟效益、社會形象評判標準不斷拓寬公司檔案范圍。最后，落實檔案管理方面的相關獎懲制度，把定期巡查結果作為檔案管理人員考核、評先評優(yōu)、晉升的重要依據(jù)。
3.3 C（Check）階段——確認。C階段，即確認階段，其主要工作重心就是對照第一階段（P階段）所確定的目標，確認第二階段（D階段）的落實效果，及時將檔案管理制度在實際執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行匯總確認。對于確認的結果不外乎兩種，一種是實現(xiàn)了預期目標，還有一種就是尚未完成預期目標。對于達到了預期設定目標的，便可以將精力投入到下一階段工作中。對于沒有實現(xiàn)目標的，則要再從先前制定的計劃措施是否超過了檔案人員的實際操作技能或者是受公司客觀情況所限制等進行分析。
新疆油田公司將公司的檔案進行細致分類，把鉆井工程、測繪、測井技術、地球物理（化學）勘探等紙質檔案，巖心巖屑實物檔案等采取精細化管理，并全部實現(xiàn)信息化管理，查閱利用方便，探索模塊化管理模式，即根據(jù)不同檔案管理特點，組建石油業(yè)務檔案管理小組，抽調一線業(yè)務人員擔當兼職管理人員，實現(xiàn)檔案管理專業(yè)化，專業(yè)檔案管理模塊化，并把所有檔案最終統(tǒng)一納入企業(yè)檔案科管理。但也存在業(yè)務檔案“發(fā)現(xiàn)難、出口難”，即業(yè)務檔案重利用輕保護，信息化程度較低等問題。要求管理部門從源頭查找原因，并提出針對性措施加以應對。
3.4 A（Action）階段——處置。處置階段主要是對第三階段（C階段）兩種確認結果進行細致處理，對于檔案管理經驗較好的及時提煉和推廣，并對存在的問題及時總結，提出整改措施和方案，做到持續(xù)改進。在處置階段仍然沒有解決的問題，則可放入下一個“戴明環(huán)”繼續(xù)循環(huán)加以解決。從某種意義上說，處置階段也是為下一輪新的循環(huán)做好準備工作（見表3）。
中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082 （2017） 04-0014-01
一、加強檔案管理工作安全的必然性
檔案是一種社會現(xiàn)象，從整體來說，檔案是黨和國家活動的原始記錄，是寶貴的文化財富；具體來看，檔案是機關、組織和個人在社會活動中保存起來以備查考的文字、圖表、音像和其他各種方式的載體的歷史記錄。然而，隨著社會的發(fā)展和時間的推移，一方面檔案的數(shù)量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現(xiàn)象也頻頻發(fā)生。
無論是針對工作中日益增多的形式內容，還是保管過程中不斷損毀的檔案，都存在著巨大的困難來確保其完整和價值。因此，檔案管理工作的安全性問題迫在眉睫。
二、檔案管理工作中存在的問題
1.檔案管理人員的素質不高
1.1 專業(yè)能力、鑒別能力不足
檔案管理是對信息進行收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用的活動?，F(xiàn)今，在各企事業(yè)單位中，一部分工作人員文化水平參差不齊、業(yè)務素質偏低、專業(yè)性不高，以其他部門轉崗人員和兼職人員居多，精通檔案管理并熟悉管理操作流程的人T嚴重缺乏。因此，在對檔案信息的鑒定與識別方面存在很大的問題，有的檔案價值大一些，有的小一些，甚至有一些檔案價值具有潛在性，只有等待某一時機才能由潛在價值轉化為現(xiàn)實價值。如果管理人員不能透過現(xiàn)象抓住本質，深入分析檔案的隱含價值，那么極有可能導致一部分有價值的檔案流失。
1.2 錯誤的思想認識
在實際工作中，檔案管理人員對于檔案管理的重視度不夠，不能有效適應信息時代檔案的需求標準。在過去的檔案工作中，曾經有過重政治、輕業(yè)務、重宏觀、輕微觀以及某些盲目現(xiàn)象，致使一些檔案館利用率很低，不能滿足社會需求。其次，檔案管理人員普遍待遇偏低、發(fā)展空間較窄，管理人員的工資福利沒有與其專業(yè)貢獻直接掛鉤，這也導致其工作中凝聚力不強，協(xié)作力不夠，對檔案的安全性缺乏準確的認識。甚至在有些人看來，檔案管理工作就是整理資料、看管資料庫的雜活，既沒有技術性，也不需要投入過多精力，只要不出錯就夠了。這種錯誤的意識嚴重影響著檔案工作的進行。
2.檔案管理安全措施不完善
2.1 保密工作不完善
信息全球化程度還在不斷加深，檔案的種類、形式也越來越多。保存檔案的目的是為社會主義事業(yè)服務，提供檔案給各方面使用，充分發(fā)揮檔案的作用。檔案是為了利用，如果只是所在保險柜里，長期禁錮起來不允許使用，那么檔案就失去了意義。但是，檔案不僅是可以供各項工作利用的重要材料，而且有一部分是屬于黨和國家以及各單位的機密。因此，保護重要機密又成為檔案管理的重中之重。如果安全措施不盡完善，隨之而來的就是信息的偷盜失竊、轉手買賣等問題，檔案信息的完整性、保密性、安全性將受到嚴重的威脅，管理工作也會陷入空前嚴峻的狀態(tài)。因此，保密是手工條件下檔案安全保護工作的主要任務。
2.2 資金不足，保管設備落后
在檔案管理工作中，先進的技術、配套的設備、專業(yè)的知識、熟練的操作缺一不可。但大多數(shù)單位都因資金投入力度不夠而不能盡數(shù)完備。一方面是由于對檔案管理的安全意識不夠，沒有認識到其重要性。另一方面是由于檔案作為歷史記錄歷來不受關注與重視。目前在檔案管理工作當中有著許多亟待解決的問題。由于自然和社會的各種原因，檔案一直處于漸進性的自毀過程中，或者可能遭受到突發(fā)性的破壞。
三、提高檔案管理的安全性措施
1.增強檔案工作者的工作水平
1.1 培養(yǎng)檔案人員的工作能力
報社檔案管理工作的內容從方方面面記錄了本單位及本地歷史，特別是報紙業(yè)務檔案，囊括了本地歷史、政治、經濟、科技、文化、社會發(fā)展等，反映著人民生活及當?shù)匕l(fā)展面貌，具有較高的研究與參考價值，是國家檔案的一部分[1]，對國家、社會、本單位都具有十分重要的保存價值。在實際工作中，報社檔案管理工作也突顯出一些問題。
1、欠缺科學化管理的意識
隨著競爭越來越激烈，報社對增加經濟收入、擴大社會宣傳等方面投入較多精力，在檔案管理工作上往往重視度不高，對于檔案的保存與整理要求較低，缺乏科學的方法。在整理過程中，檔案的價值容易被忽略，留存史料備查的重要性被淡化。特別體現(xiàn)在繁多資料所形成的材料上，歸檔整理不規(guī)范；電子檔案與紙質檔案不配套，科學化管理的意識薄弱，操作方法落后。若是在保存階段沒有進行科學化的處理，日后會造成報紙檔案因保存時間長久而引起的紙張腐蝕、損毀；歸檔不科學會導致查找時花費大量人力、物力，影響工作效率。從日后使用的層面上看，不加以科學方法歸檔將大大削弱報社檔案的價值和開發(fā)利用效果。
2、欠缺信息化管理的硬件投入
如今科學技術迅猛發(fā)展，作為報社工作中具有重要意義的檔案管理工作更應與時俱進。然而，現(xiàn)實情況中許多新聞單位在檔案管理的投入上，無論是硬件還是軟件，都呈現(xiàn)出比較缺失的局面。如檔案管理設施及場地的條件較差、硬件水平落后、檔案信息化管理系統(tǒng)還沒有引用到工作中等問題。網(wǎng)絡與信息技術手段應用的好壞，已在一定程度上影響了檔案的保存、開發(fā)和利用。遠遠落后的技術手段將使檔案材料的社會價值黯淡無光。若是保守地一味采用傳統(tǒng)的方式進行管理，而不重視信息化的技術手段，在新形勢下，將非常限制報社檔案管理工作的開展，并會直接影響到整個單位的發(fā)展與進步。
3、欠缺檔案管理的專業(yè)人才
在報社檔案管理工作日趨完善和發(fā)展的道路上，檔案管理人員綜合素養(yǎng)的欠缺是影響檔案規(guī)范化管理的重要因素。在許多新聞單位，檔案的整理和保存工作并非是長期固定的專職人員進行操作[2]。由于單位關注點主要都放在新聞采編一線的工作上，對編輯、記者的培養(yǎng)投入力度較大，忽視了對檔案管理專業(yè)人員的培養(yǎng)和重視，甚至有些檔案人員會身兼數(shù)職，直接導致了檔案人員業(yè)務不夠精通，工作質量低、效率低，材料收集不全、歸檔不規(guī)范、業(yè)務水平不高等問題。若檔案管理人員受不到報社的重視，自身也不鉆研業(yè)務，不精益求精地對待檔案管理工作，這將使檔案管理工作難以規(guī)范化的開展，終會給報社發(fā)展帶來無法彌補的損失。
二、促進報社檔案管理的對策
1、加強檔案編研整理，提高報社檔案管理的科學性
報社應該加強檔案編研整理，更加科學規(guī)范地管理檔案。首先，檔案工作人員要多方宣傳報社檔案工作的重要性，引起領導層面及部門科室對檔案工作的高度重視，提升科學管理意識，自覺主動參與到檔案收集和管理工作中，協(xié)助提供寶貴資料，注重對平時工作信息的收集，以豐富報社檔案內容。健全報社檔案管理的規(guī)章制度，做到管理有序，有章可循。其次，面對新形勢下檔案內容繁多，涉及方方面面資源，檔案工作人員應合理科學歸檔，認真進行篩查和歸類，準確把握檔案保管期限，嚴格按程序做好檔案工作。要保證報社檔案管理的全面性，既要做到完整保存，又要突出重點，建設多層次有效的檔案體系，以方便日后對檔案的管理與利用。
2、加強檔案硬件投入，促進報社檔案管理的信息化建設
報社應順應時展，加大對檔案硬件設備的投入力度，為實現(xiàn)信息化檔案管理而努力。結合網(wǎng)絡與信息技術，構建報社檔案信息平臺，建立一個良性發(fā)展的檔案信息管理系統(tǒng)。報社檔案信息平臺不僅可以方便報社自身對檔案工作的管理和利用，同時可以面向社會，使檔案的開發(fā)利用最大化。讓科學的技術手段幫助報社更好的開展檔案的保存、開發(fā)、利用等工作。隨著社會的發(fā)展進步，從報社的長遠發(fā)展考慮，加強檔案信息化的基礎設施建設，促進報社檔案管理的有效進行，提供豐富、快捷、便利的信息服務，可使報社實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，也會給報社帶來一定的社會和經濟效益。
3、加強人才隊伍培養(yǎng)，完善報社檔案管理的規(guī)范性
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
隨著改革開放的不斷深化,經濟社會的不斷發(fā)展,在人民群眾生活水平逐漸提高的同時,仍有部分職工的生活遇到了暫時的困難。工會組織作為職工利益的代表者和維護者,大力發(fā)揚扶危濟困的精神,積極構建困難職工幫扶體系,而困難職工檔案正是各級工會組織掌握困難職工群體狀況,開展送溫暖活動和幫扶救助工作的一項重要基礎性工作。
一困難職工的困難原因分析
1、患大病所致。眾所周知，現(xiàn)在醫(yī)院的醫(yī)療費用十分昂貴，加之醫(yī)保報銷比例不高等原因，患了大病的職工難以承受?；紓L感冒之類，到醫(yī)院也需要數(shù)百元治療費，如果是大病、重病，其治療費用對于困難職工來說簡直就是天文數(shù)字，可望而不可及。對于來訪的職工尤其是困難職工，幫扶中心始終堅持“群眾利益無小事”的原則，傾心竭力地進行幫扶救助，最大限度地提供優(yōu)質高效服務。
2、因子女上學所致。目前我國中小學雖然實現(xiàn)九年義務教育，但是義務教育階段衍生出來的費用、大學階段的費用對于困難職工家庭尤其是人均收入不足460元的特困職工家庭來說，確實難以承擔。一名大學生一年的費用需要上萬元，對于他們本身來說絕對是負擔不起的。但是為了子女的未來，東拼西湊借來了學費，家里也就一貧如洗。
3、因單親收入低所致。在單親家庭中，一個人收入有限，不但要承擔子女的撫養(yǎng)費，還要履行贍養(yǎng)父母的義務，生活上更是雪上加霜，難上加難。
二 、建檔范圍
困難職工檔案建檔范圍如下：
2.1、家庭人均收入低于當?shù)刈畹蜕畋Ｕ暇€，經企業(yè)救助后生活仍十分困難的困難職工。
2.2、家庭人均收入略高于當?shù)刈畹蜕畋Ｕ暇€，但由于疾病、子女教育或意外災難等原因，不能維持基本生活的困難職工。
2.3、因各類自然災害或重大意外事故等原因造成生活特別困難的困難職工。
2.4、因勞動經濟等合法權益受到侵害需要法律援助和就業(yè)遇到困難的困難職工。
2.5、殘疾職工
三、對困難職工檔案進行重新摸底或系統(tǒng)整理
3.1、建立正式檔案
（1）申報條件（2）提交審核材料（3）填表有關要求
3.2、建立臨時檔案
（1）家庭人均收入高于正式困難職工建檔條件，因為患大病及突發(fā)性事故等原因當年致困的在職職工，只進行臨時救助，建立臨時幫扶檔案。
（2）過去幫扶管理系統(tǒng)內已經接受過救助且人均收入高于建立正式困難職工檔案條件的職工，全部轉為臨時檔案。
（3）退休職工原則上不列入幫扶范圍內，確有特殊情況的，應建立臨時檔案。
3.3、建立檔案及整理檔案應避免的邏輯錯誤：
①性別。不得填錯性別；
②婚姻狀況。已婚的應當填寫家庭成員，單親的應當填寫撫養(yǎng)子女的姓名，離異且未再婚的不得填寫配偶姓名等；
③健康狀況。標明有大病的，應當注明患有何病，不得在健康狀況欄內填寫健康或良好,并將大病證明（掃描件）上傳到個人電子檔案附件；其它附件參照此辦理；
④收入狀況。家庭年收入等于家庭各成員月收入×12的總和。
四、 存在問題
4.1、資金籌集難。資金是困難職工幫扶中心開展工作的物質基礎，也是建立工會幫扶長效機制的基石。但是現(xiàn)在幫扶中心面臨的一個重要問題就是經濟基礎薄弱，缺乏持久經濟支撐，沒有穩(wěn)定的資金來源渠道，制約了工會幫扶工作的進一步深化。
4.2、與社會保障體系缺乏有效溝通和銜接。困難職工幫扶中心作為工會幫扶工作的平臺，基本上是工會自己單獨運作和管理，與行政相關部門溝通和協(xié)調不夠。
4.3、幫扶力量有限。作為群眾組織，無論是在經濟上、政策上、信息上都無法與行政職能部門相比，幫扶的力度不夠，對困難職工不能從根本上給予扶貧救助。
五、幫扶工作主要做法
5.1、深入開展“三聯(lián)系”活動，進一步強化和完善維護救助體系。
5.2、積極探索建立困難群體幫扶救助長效機制。研究制定了《測井公司困難職工幫扶救助管理辦法》，對幫扶基金來源、融資方式、救助范圍、標準及資金使用管理進行規(guī)范。對基層困難和困難職工反映的問題做到能辦則辦，能幫則幫。
5.3、切實關心困難群體，特別是企業(yè)改革中新衍生出的困難群體。把弱勢群體的幫扶作為每年工會工作的重點，通過健全幫扶網(wǎng)絡，規(guī)范各類困難群體檔案，落實幫扶措施，不斷完善幫扶機制，加大扶貧幫困工作力度。
5.4、切實關心協(xié)解人員基本生活，積極推動協(xié)解人員再就業(yè)。公司成立了臨時用工管理辦公室和協(xié)解人員黨支部，具體負責協(xié)解人員的日常管理，幫助再就業(yè)。
5.5、在殘疾職工的幫扶方面：一是配合管理局工會開展了愛心復明工程和扶殘助行工程。二是用好國家政策，積極協(xié)調為殘疾職工退稅。三是結合全國助殘日，大力弘揚人道主義精神，倡導扶殘助殘的良好社會風尚，采取座談會和走訪部分殘疾家庭等方式進行慰問。
六加強檔案管理工作的思考和建議
6.1 加強領導，提高思想認識。一是加強領導。各級政府和部門，承擔起歷史的重任，加強對檔案工作的領導，以及檔案工作納入工作日程。一是轉變觀念。牢固樹立檔案管理法制觀念，加大力度依法治檔，并提高全社會，特別是各級領導對檔案工作重要性的認識和關注，用改革的精神研究新情況，解決新問題，不斷推進檔案事業(yè)。
6.2 完善的管理體系，提高管理水平。一是提高檔案管理組織網(wǎng)絡。檔案部門應加強自身建設，密切與企業(yè)領導，各部門承擔的重要職能，監(jiān)督和指導，加強檔案管理人員的培訓，教育和能力培養(yǎng)。二是完善檔案管理規(guī)定。認真梳理當前各種檔案管理的具體規(guī)則和法規(guī)和行業(yè)標準，做各種文件可以及時歸檔，按時移交，確保重要文件分類收集齊全，整理規(guī)范。三是加強檔案管理隊伍建設。各級應配備必要的人員，通過各種途徑提高自己的專業(yè)水平，并穩(wěn)定檔案管理人員。
6.3、完善基礎設施，優(yōu)化硬件環(huán)境。一是要加快推進企業(yè)信息檔案中心的建設步伐。二是改善各級檔案室條件。6.4、加快信息化建設，提高服務能力。一是檔案管理部門要想方設法，創(chuàng)造條件，積極跟上信息化建設步伐。二是鼓勵有條件的部門、企業(yè)率先開展創(chuàng)建數(shù)字檔案室，加強單位電子文件的安全保存和規(guī)范管理，確保電子文件的安全。
七、新做法：建立幸福檔案，探索長效機制。
在摸清企業(yè)各個職工群眾家庭現(xiàn)實信息、建立相應電子檔案的基礎上，科學評價每個家庭的“幸福指數(shù)”，切實加大針對不同家庭的幫扶、關心和救助力度，努力探索形成“加強群眾工作，建設幸福測井”的長效機制。一是定期對困難群體進行統(tǒng)計調查摸底。建立困難家庭“幸福檔案”，落實幫扶措施。 建立“干部下基層，服務進家庭”工作機制，要求黨員干部在到困難家庭服務的過程中，必須做到“四知、三推動、一引領”，即知職工家庭基本情況，知職工家庭經濟情況，知職工家庭和諧情況，知職工家庭困難情況；努力推動職工家庭和諧更進一步，努力推動職工家庭困難有效解決，努力推動職工家庭更加積極踴躍地投入到公司生產經營建設；引領職工家庭牢固樹立共建共享建設“幸福測井”的理念。堅持落實干部做好群眾工作“一崗雙責”制度，健全干部包戶制度，做到領導掛點、部門（單位）包片、干部進戶，落實督查考核制度，量化細化考核目標，定期進行考核，定期公布考核結果。
結束語：
隨著改革開放的深入和經濟社會的發(fā)展，檔案工作已經越來越多地滲透到社會生活的各個方面，檔案所涉及的領域更加寬廣，內容更加豐富，載體更加多樣。檔案在各個領域的基礎性地位和服務日趨突出，對于推動經濟社會發(fā)展、促進精神文明建設和民主法制建設起著越來越重要的作用，尤其在信息網(wǎng)絡、文化產業(yè)、政務公開和社會民主發(fā)展進程不斷加快的新形勢下，作為信息、文化、政務工作一部分的檔案工作，其地位和作用更顯得重要。為此，做好檔案工作，有效地保護和利用檔案，與經濟社會發(fā)展相適應的具有先進水平的現(xiàn)代檔案事業(yè)體系。
參考文獻：
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（一）電子檔案原始性難以判斷
長期以來機關文書檔案都是采用紙質材料作為檔案的載體，通過對紙張、字跡、印跡及字體等可以判斷檔案的原始性，但在當前辦公自動化廣泛普及的情況下，紙質檔案開始被電子檔案所取代，這就使檔案由實態(tài)轉變?yōu)樘搼B(tài)，檔案在生成、傳輸和接受時的狀態(tài)處于完全一致的情況，這也使電子文書檔案的原始性很難進行辨別。
（二）文書檔案資料收集不及時
在社會快速發(fā)展過程中，部分業(yè)務性較強的機關部門檔案數(shù)量越來越多，這就導致在行政機關管理工作中檔案收集、整理、數(shù)字化處理及查借閱工作量較大，因此普遍采用辦文與辦檔相分離的檔案管理模式，即在日常工作中，檔案管理人員與機關公文收發(fā)流轉人員相分享，專職檔案人員不參與機關文書的日常流轉，這種情況下，各個業(yè)務科室在對文書檔案進行收集時考慮會欠缺周全，而且在日常工作中存在重業(yè)務、輕文書的情況，往往在向檔案部門移交文書時會發(fā)現(xiàn)個別公文丟失的問題。
（三）辦文人員檔案管理意識不強
首先，文書部門工作人員都沒有經過系統(tǒng)的檔案業(yè)務培訓，同時辦公室負責公文收發(fā)流轉的工作人員自身對于檔案法律法規(guī)及檔案專業(yè)知識也十分缺乏，這就導致公文流轉過程中無法及時對需要存檔的文件材料進行收集。其次，由于工作人員缺乏檔案意識，個別人員往往為了工作方便，將具有參考價值的部分文件長期的放置在自己手中，從而影響檔案的完整性，不利于檔案的開發(fā)利用，對文書檔案日常管理工作的順利開展也會較大一定的影響。最后，部分領導者對于公文存檔的重要性缺乏認識，在對文件行文進行簽發(fā)及修改時往往使用鉛筆及圓珠筆，同時還存在部分重要內容行為不規(guī)及資料不全的問題，這使其在保存過程中保存壽命很難保障，影響檔案的壽命。
二、加強機關文書檔案管理的有效途徑
（一）提高文書檔案人員的綜合素質
首先，文書檔案人員要努力提高自身的業(yè)務素質，能夠熟悉運用計算機技術和網(wǎng)絡技術。
其次，作為機關文書檔案工作人員，要具備過硬的政治素質，不僅需要具備明確的政治方向，同時還要具有高度的責任感及鮮明的政治立場，在工作中樂于奉獻、勤奮敬業(yè)。
最后，機關文書檔案是一項非常嚴肅的工作，需要檔案物寶天華 員要保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，端正服務意識，努力提高檔案服務質量，進一步促進文書檔案的有效利用。
（二）健全機關檔案管理制度
加強相關檔案法律法規(guī)的宣傳，讓機關單位領導干部和工作人員認識到檔案管理的重要性，提升廣大職工對檔案管理工作參與的自覺性、積極性，做到按時上交文檔資料。專職檔案人員加強與機關綜合辦文部門的聯(lián)絡，在業(yè)務檔案一月一次移交的同時，加強文書資料的日常監(jiān)管。改一年一度被動接收文書資料為一月或一季定期核實辦文與收存情況，對于無法立即收集的資料，監(jiān)督辦文人員做好交接與登記處理，這樣才能落實所掌握的資料，以便后期將其歸檔。
（三）構建機關檔案工作組織網(wǎng)絡
健全機關文書檔案工作組織網(wǎng)絡，就應該不斷地創(chuàng)新檔案管理體制，闖出新思路，以便更好地服務機關內部工作。在文書檔案之中，工作組織網(wǎng)絡健全是首要條件，以往的文書檔案管理工作過于簡單、刻板，也沒有相應的“網(wǎng)絡”來加以支撐，使得其管理的潛能無法得到發(fā)揮。面對這樣的情況，就需要健全機關檔案工作的組織網(wǎng)絡，并在“網(wǎng)絡”內部做到層層落實，切實執(zhí)行，就能夠提升管理質量。健全“網(wǎng)絡”，需要將重點放置于“活”字上，能夠懂得通過網(wǎng)絡來挖掘其內在價值，真正地將材料細化、活化，找準檔案與機關各項工作的切入點與結合點，最終實現(xiàn)信息化文書檔案管理。
（四）做好文書工作和檔案工作的規(guī)范銜接
