序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇管理檔案工作計劃范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

現(xiàn)將檔案管理做如下工作計劃，請領(lǐng)導(dǎo)指正。

一、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行了解

作為一名新入職的員工，我先從對公司的了解及對現(xiàn)存檔案的了解而漸漸展開今后的檔案管理工作。所以，入職以來我先學習了公司的檔案管理辦法，及檔案歸檔目錄指引，并對公司的組織架構(gòu)、部門設(shè)置等進行了了解，之后對檔案室現(xiàn)存檔案進行了逐一查閱。目前此項工作已基本完成。

二、對公司檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理。

通過對公司檔案室檔案的查閱，了解了現(xiàn)存檔案的大致內(nèi)容，同時結(jié)合公司的檔案管理辦法、檔案歸檔目錄指引、濱海新區(qū)城建檔案2012年工程檔案歸檔細則及自己以往工作經(jīng)驗對檔案室現(xiàn)存檔案進行分類、整理，做好卷內(nèi)目錄的編制工作，使得公司檔案的分類在符合國家檔案管理規(guī)定前提下，根據(jù)公司實際情況進行分類。保證檔案工作能夠為企業(yè)的經(jīng)營管理和各項工作服務(wù)。由于現(xiàn)存檔案基本沒有卷內(nèi)目錄，需要逐一分類、編碼，并建立電子版的資料索引目錄，使檔案室所有檔案能夠更加方便、快捷的被查閱和有效利用。所以將此項工作的完成時間暫定在8月底。

三、跟領(lǐng)導(dǎo)及同事探討、修訂公司檔案管理辦法。

具體工作計劃為以公司現(xiàn)有檔案管理辦法為基礎(chǔ)，征求各部門兼職檔案管理員意見進行修訂，對于檔案管理辦法的修訂暫時計劃從以下幾方面進行補充修訂，大致提綱為：1總則；2工作職責；3檔案類目設(shè)置及分類；4檔案管理實施細則；5檔案借閱規(guī)定；6檔案保密規(guī)定；7紀律與處分；修訂完成后報部門領(lǐng)導(dǎo)進行審批，之后將根據(jù)部門領(lǐng)導(dǎo)的審批意見修改后的修訂版報分管領(lǐng)導(dǎo)審批。(此項工作預(yù)計在9月下旬完成)。

    四、根據(jù)新版檔案管理辦法進行檔案室的二次整理及檔案收集

       在檔案管理制度修訂完畢后，對初步整理的檔案進行系統(tǒng)整理。同時希望能使各個部門都真正參與到檔案管理工作中，將各自手頭檔案進行分類、整理、制定電子版卷內(nèi)目錄，并將部分重要檔案移交檔案室，使得每一份檔案都具有可查性。保證公司各類檔案的完成性。此項工作計劃在十月完成。

五、  檔案管理辦法試行、修改

篇（2）

全面完善規(guī)范脫貧攻堅以來產(chǎn)生的所有檔案資料，做到以事實為根據(jù)，以精準識別、精準幫扶、精準退出和鞏固脫貧成果為主線，以原始資料為基礎(chǔ)，以印證性資料為要件，確保各項資料齊全真實，實現(xiàn)貧困戶進出軌跡隨時可查、隨時追蹤，檔案管理達到規(guī)范化、標準化。村戶檔案資料要能充分印證錄入全國扶貧開發(fā)信息系統(tǒng)中的村戶數(shù)據(jù)信息的真實性、準確性和完整性，實現(xiàn)內(nèi)容真實、過程真實、數(shù)據(jù)真實，防止弄虛作假、編造資料等行為，確保檔案資料齊全完整、真實可信、經(jīng)得起檢驗。

二、主要內(nèi)容

（一）貧困戶家庭檔案資料。以戶為單位建立貧困戶檔案資料，存放于貧困戶內(nèi)。檔案封皮要寫清楚戶主姓名、聯(lián)系電話、家庭住址、脫貧狀態(tài)，并根據(jù)戶內(nèi)實際情況對清單目錄進行如實勾選，貧困戶家庭檔案資料主要包含4類18項。

1.基礎(chǔ)工作方面：包括貧困戶幫扶連心卡，《扶貧手冊》、分年度家庭收入測算表。

2.精準幫扶方面：包括“一戶一策”精準脫貧計劃（需上墻），義務(wù)教育階段適齡人口接受義務(wù)教育情況證明，居民養(yǎng)老保險繳費（代繳）憑證，基本醫(yī)療保險繳費票據(jù)，住房安全等級認（鑒）定表（或竣工驗收表），住房安全達標認定書。

3.精準退出方面：包括貧困戶退出驗收達標證明。

4.其他方面：包括建檔立卡貧困人口患者住院報銷憑證（或醫(yī)療費用報銷明白卡），精準扶貧專項貸款合同和還款憑證，公益性崗位聘用合同（協(xié)議），合作社帶動協(xié)議，入股配股帶貧協(xié)議（或入股分紅憑證），入股協(xié)議書、股權(quán)證及分紅記錄表，農(nóng)業(yè)實用技術(shù)或就業(yè)技能培訓(xùn)證書，扶貧政策到戶到人明白冊。

（二）村級檔案資料。村級檔案資料要體現(xiàn)精準識別、精準幫扶、精準退出全過程，按照要求分類裝檔，檔案盒標簽要醒目清楚，便于查閱；村級檔案資料重點包含4類9項內(nèi)容。

1.基礎(chǔ)工作資料：貧困村2018-2020年脫貧攻堅規(guī)劃。村級常住人口花名冊、駐村幫扶和結(jié)隊幫扶花名冊。

2.貧困人口動態(tài)管理資料（按年度規(guī)范）：貧困人口識別、退出程序性資料。

3.精準幫扶資料：農(nóng)村飲水安全花名冊，義務(wù)教育階段適齡人口接受教育情況花名冊，基本醫(yī)療保險和享受參保資助花名冊，住房安全、危房改造、易地扶貧搬遷、不需改造的危房等臺帳，產(chǎn)業(yè)和就業(yè)扶貧臺帳。

4.貧困識別退出資料：貧困村退出程序性資料。

（三）駐村幫扶工作隊資料。工作隊要在積極配合村“兩委”做好村戶脫貧攻堅檔案資料的基礎(chǔ)上，及時規(guī)范運轉(zhuǎn)駐村幫扶工作隊各項臺賬資料；駐村幫扶工作隊資料主要包括8項內(nèi)容。

1.文件類檔案資料：省、市、縣印發(fā)的脫貧攻堅文件資料。

2.出勤請休假資料：考勤簽到簿、請銷假記錄、工作隊職責分工、輪流值班計劃表。

3.學習會議類資料：學習計劃、會議記錄、黨小組會議記錄、工作日志。

4.工作臺賬、花名冊：駐村工作隊工作臺賬、幫辦實事好事臺帳、幫扶干部進村入戶臺帳、群眾來電來訪記錄、幫扶責任人與幫扶戶結(jié)對幫扶花名冊。

5.公示公開臺帳資料：督促村“兩委”扶貧資金項目公示公開臺賬、工作交接清單、工作隊經(jīng)費使用報銷臺賬。

6.總結(jié)整改類臺帳資料：工作隊工作總結(jié)、季報表、幫扶單位臺賬、問題整改臺帳。

7.上墻張貼資料：駐村工作隊員信息公示牌，駐村工作公示欄，駐村工作隊工作職責、隊內(nèi)分工，扶貧政策宣傳材料等。

8.其他資料：“一戶一策”精準脫貧計劃村內(nèi)留存?zhèn)浞?，工作亮點，其他階段性工作臺帳資料等。

（四）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案資料。按照《省<精準扶貧檔案管理辦法>實施細則》文件和村級脫貧攻堅檔案資料管理要求，分類梳理歸檔，嚴格規(guī)范管理。

三、工作要求

脫貧攻堅檔案資料規(guī)范整理工作采取全面核查的方式開展。以村為單位，對全鎮(zhèn)范圍內(nèi)所有貧困人口的村實行村村過、戶戶清、項項核。由鎮(zhèn)扶貧站進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴格對照規(guī)范標準進行脫貧攻堅檔案規(guī)范整理，實現(xiàn)檔案資料分類清晰、信息真實準確、填寫規(guī)范詳細。

篇（3）

檔案管理員個人工作計劃

一、指導(dǎo)思想

認真貫徹《檔案法》，嚴格按照檔案管理的要求，使鎮(zhèn)村檔案工作再上新臺階，為檔案工作鞏固省二級、爭創(chuàng)省一級打下堅實的基礎(chǔ)。以新的檔案團隊工作為出發(fā)點，繼續(xù)做好基礎(chǔ)工作，發(fā)揮優(yōu)勢作用。

二、工作措施

(一)加強組織領(lǐng)導(dǎo)，完善工作制度。調(diào)整我鎮(zhèn)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組，進一步加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，下設(shè)辦公室，確定專職和兼職檔案人員。全面負責檔案業(yè)務(wù)管理和建設(shè)工作。建立和健全檔案管理的各項工作制度。

(二)加強檔案業(yè)務(wù)學習，提高檔案人員的自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。首先要組織全體干部職工認真學習貫徹《檔案法》使大家進一步提高對檔案工作重要性的認識;尤其是檔案管理人員要堅持經(jīng)常學、自覺學、熟悉和掌握檔案知識，增強以法治檔意識，提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。

(三)狠抓檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，使之達到規(guī)范化、科學化和制度化。今年在檔案業(yè)務(wù)建設(shè)上，要著力抓好五個重點：

1、首先要制定出20__年檔案工作計劃，明確具體任務(wù)，目標和要求;同時，按照縣檔按局的要求，把我局檔案等級認定等級作為今年檔案工作重中之重來抓緊抓好，按時報送有關(guān)材料。

2、按照檔案等級認定的標準、認真做好檔案自查工作，寫出自查報告;自查工作要逐項進行，認真細致，對自查中存在的問題，要提出整改措施，限期整改，原則上缺什么補什么，完善補充，提高標準，保證質(zhì)量。

3、加強檔案基層設(shè)置建設(shè)，配齊所需的相關(guān)設(shè)施。

4、建立健全檔案管理制度，即：立卷歸檔制度、工作職責制度、崗位責任制度、保密制度、考核制度以及學習制度、工作程序、查借閱檔登記簿、報送統(tǒng)計登記簿等，形成檔案管理制度化、經(jīng)?；⒁?guī)范化和科學化。

三、具體要求

一要加強領(lǐng)導(dǎo)。把檔案工作擺上重要位置，堅持領(lǐng)導(dǎo)主抓，專人負責，明確責任，落實獎懲.

二要加強指導(dǎo).注重對檔案管理人員和相關(guān)人員法規(guī)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增強檔案管理意識，提高業(yè)務(wù)水平，管好屯用好檔案。

三要加強督導(dǎo).采取檢查與督查相結(jié)合的方法，確保檔案管理按規(guī)范化要求抓到位，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，督促整改到位。

總之，今年檔案工作任務(wù)重，要求嚴、標準高、只要大家齊心協(xié)力，共同努力，我們就一定能做好檔案工作，一定能達到重新認定的標準，實現(xiàn)我局檔案管理提檔晉級的新目標。

檔案管理員個人工作計劃

一、指導(dǎo)思想：

根據(jù)學校領(lǐng)導(dǎo)的安排，我擔任多項管理工作。雖然工作面廣，事情繁瑣，但是管理員應(yīng)該樹立“以人為本“的管理理念，確立“主動服務(wù)”為宗旨，切實加強圖書室、閱覽室、資料室建設(shè)，不斷規(guī)范管理，積極引導(dǎo)學生課外閱讀、擴大閱讀量、增長知識、陶冶情操，提高人文素養(yǎng)，熱情服務(wù)教育教學，為教師提供快捷、周到的服務(wù)，真正發(fā)揮圖書館、閱覽室在實施“新基礎(chǔ)教育”的功能。

二、主要工作

1、積極配合學校各項活動，做好服務(wù)工作。

2、對圖書進行科學管理，提高圖書利用率。

3、開拓創(chuàng)新，讀書活動力求有特色，以豐富多彩的活動來激發(fā)學生們的讀書熱情。結(jié)合學校“營造書香校園”，為各班建設(shè)小圖書角做好參謀;定期向?qū)W生推薦適合他們閱讀的新到書籍、報刊雜志，讓他們及時借閱;開展諸如“我愛祖國”征文比賽、創(chuàng)新作文、課外閱讀知識競賽、講故事比賽、編手抄報比賽、讀書筆記展評等活動，激勵學生讀名著、背名詩。

4、優(yōu)化圖書館管理。做好新書整理工作和新書借閱的準備工作，并對學生進行愛護新書的教育。要合理安排閱覽室的開放時間以及進閱覽室閱覽的年級，不斷充實圖書館的內(nèi)容，切實加強圖書館的基礎(chǔ)管理，努力改革圖書借閱方式，調(diào)動學生讀書積極性，確保本學期內(nèi)人均借書10冊以上，使圖書借閱及管理更方便、有效。

5、報紙雜志及時整理，當日上架，半年裝訂完畢，為教師查找資料提供一切便利，并做好借閱的記錄。

6、更進一步完善好學校特色項目的檔案，迎接區(qū)“特色項目年度評估考核”;認真收集上學期資料并整理歸檔，20__年上級文件檔案整理歸檔。

7、按時按質(zhì)地統(tǒng)計上報學校“小學教育技術(shù)裝備綜合統(tǒng)計”表。

8、認真務(wù)實地做好學校固定資產(chǎn)的總賬和低值易耗品的總賬，定期檢查各功能室的'臺帳，做到帳物相符;認真做好迎市政府“兩項制度督導(dǎo)評估”考核。

9、做好財產(chǎn)保管工作，為學校的教育、教學工作提供強有力的后勤保障。

10、分7、12月及時向區(qū)信息中心提交學校師生獲獎情況。

檔案管理員個人工作計劃

一、職工檔案信息完善

企業(yè)職工檔案是企業(yè)職能部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)職工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料。是歷史地、全面地考察職工的依據(jù)，是職工檔案的組成部分。在實際檔案整理工作中發(fā)現(xiàn)少數(shù)員工檔案材料存在不完善的情況，主要表現(xiàn)在以下五類材料：

一、學歷材料;

二、黨群材料;

三、獎勵材料;

四、職務(wù)變動材料;

五、薪酬變動材料。

針對以上不完善的員工檔案材料，做好查漏補缺工作。根據(jù)公司發(fā)文文件和人力資源系統(tǒng)信息梳理員工檔案信息，將梳理后的信息與員工紙質(zhì)檔案材料進行核對整理，對缺少材料做好記錄，并與相關(guān)職能部門聯(lián)系溝通，明確所需歸檔材料名稱及歸檔材料移交時間段。做到全面清理，逐步完善。年底完成原長期員工缺少材料補充工作，逐步完成所有員工檔案信息的建立健全工作。

明年具體安排如下：

針對不完善材料，采取措施如下：

檔案管理是一項持續(xù)地不斷補充完善信息材料的工作，需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)、同事的支持與配合，樹立檔案材料歸檔意識，將歸檔材料妥善保存并按規(guī)定時間段移交，讓公司所有員工檔案信息更加充實、完善。

二、檔案信息化建設(shè)

積極開發(fā)檔案信息資源，做好加工、整理、開發(fā)、利用工作，拓寬檔案的信息功能。具體措施：

1、購買計算機、掃描儀等硬件設(shè)施。

篇（4）

中圖分類號：F27文獻標識碼：A 文章編號：1672-3198（2012）12-0084-02

人口計生檔案工作能夠有效地促進計劃生育工作的進行，是提高計劃生育工作效率和質(zhì)量的必要條件。近年來，人口與計劃生育檔案的管理，是有關(guān)部門的重點工作，對構(gòu)建和諧社會具有十分重要的意義。但是，在檢查的過程中也出現(xiàn)了許多問題，存在著認識有偏差、內(nèi)容有弄虛作假、人員素質(zhì)偏低、管理制度不健全、管理手段落后、檔案立卷不規(guī)范等問題。上述問題，直接影響到人口與計劃生育檔案的齊全完整、安全保管和開發(fā)利用。為進一步規(guī)范人口與計劃生育檔案的管理，應(yīng)采用現(xiàn)代化的管理方法。

1 現(xiàn)代化管理理念的更新是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵

（1）完整的現(xiàn)代化管理觀念，能夠直接影響現(xiàn)代化管理進程，這就要求檔案工作者要實現(xiàn)新的角色定位，只有不斷增強現(xiàn)代管理理念，才能更好的為人民服務(wù)，檔案工作者必須在目前檔案信息化條件下，努力提高自身素質(zhì)，全面適應(yīng)新的工作環(huán)境。只有立足當前，著眼未來，充分認識到計生檔案對社會發(fā)展、人類進步、現(xiàn)代化建設(shè)的重要作用，才能讓計生檔案更好的服務(wù)于社會發(fā)展與經(jīng)濟建設(shè)。

（2）在檔案管理過程中增加投資。計劃生育檔案要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，硬件設(shè)備投入需要一筆較大支出，這是實現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的前提。首先，要配置現(xiàn)代化設(shè)備，就人口計生部門而言，要將現(xiàn)代化建設(shè)納入人口計生工作的整體規(guī)劃，投入專項資金，落實檔案信息化所需要的設(shè)備、場地和人員等，并且要隨著社會技術(shù)的進步不斷更新發(fā)展，從而科學、有效地保管和利用電子檔案。其次，檔案現(xiàn)代化管理是一個不斷發(fā)展的過程，這就要求我們不僅要具有現(xiàn)代化管理意識，還必須學習涉及電子計算機軟硬件等基礎(chǔ)知識，究竟如何入手、怎樣操作，加強相關(guān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，全面提升檔案管理人員綜合知識和專業(yè)技能。

（3）為檔案信息化建設(shè)營造良好的發(fā)展環(huán)境。

2 計劃生育檔案的現(xiàn)代化管理

2.1 加強領(lǐng)導(dǎo)，強化組織管理

各單位領(lǐng)導(dǎo)要認真貫徹執(zhí)行《檔案法》等檔案法律法規(guī)，把檔案工作擺到重要位置，并且納入單位年度工作計劃，按計劃部署落實，納入專、兼職檔案人員崗位職責。人口計劃生育部門領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念，充分認識人口計生檔案在人口計劃生育工作中的重要作用，單位領(lǐng)導(dǎo)要定期檢查檢查檔案工作，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案工作中的實際問題，明確從事檔案工作人員的職責，制訂并落實文件材料整理歸檔、檔案保管、鑒定銷毀、保密、利用等檔案工作制度。把人口計生檔案管理工作擺到與宣傳教育、政策法規(guī)、科技服務(wù)、計劃生育協(xié)會等人口計劃生育相關(guān)業(yè)務(wù)工作同等重要的位置，要投入專項資金，落實檔案現(xiàn)代化所需要的設(shè)備、場地和人員等，納入主要議事日程，為檔案工作改善環(huán)境創(chuàng)造良好的條件，各級人口計劃生育部門檔案管理人員要更新觀念，從人口計劃生育工作法制化、規(guī)范化、制度化的高度出發(fā)，做好人口計生檔案管理工作。

2.2 強化檔案的規(guī)范化管理

各單位應(yīng)按照《檔案法》規(guī)定的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化的管理要求，強化檔案管理。要提高檔案管理的水平就必須實行嚴格規(guī)范的工作程序與方法，在檔案管理的收集、整理、鑒定、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行。首先要制定文件材料歸檔范圍和保管期限表，做到應(yīng)歸檔的文件材料齊全完整，保管期限劃分準確；其次是檔案整理規(guī)范化，制定會計檔案、文書檔案、計生檔案、科技檔案（基建、設(shè)備等）、特殊載體檔案（照片、音像等）等分類方案，并按各門類檔案的要求進行統(tǒng)一規(guī)范的整理，使用符合國家標準化規(guī)定要求的檔案卷皮、卷盒、裝訂材料等檔案裝具；最后是加強檔案保管，安排專門的檔案庫房，庫房應(yīng)配備吸濕機、溫濕度儀等設(shè)備，要采取防火、防蟲等防護措施，要有存放全部檔案的金屬柜架，并符合國家和省有關(guān)要求。

2.3 工作制度化，職責明確化

檔案管理職責，是保證文件的完整性和安全性。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案工作人員要強化法制意識，嚴格貫徹落實檔案保管、利用等有關(guān)規(guī)章制度，確保檔案的完整安全，做到不損壞、不丟失、不散亂。檔案保管人員要以高度的責任感確保檔案的安全性，為檔案管理工作提供堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。 人口計生工作是非常復(fù)雜的，各地區(qū)人口計生局以及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村級計生辦和計生服務(wù)站要經(jīng)常接觸為數(shù)眾多的相關(guān)生育人群。搞好計生技術(shù)服務(wù)工作，最終確保檔案完整安全，對計劃生育工作具有不可忽視的重要作用

2.4 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化

計劃生育檔案現(xiàn)代化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，必須統(tǒng)籌規(guī)劃，科學布局，為有效地保證檔案工作的正常運轉(zhuǎn)，應(yīng)明確責任，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，責任到人，形成一條主線，加強各部門之間的聯(lián)系和影響，在工作中相互監(jiān)督、相互制約。同時，加強計算機網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建成技術(shù)先進、功能完善、安全可靠的計劃生育檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，這個網(wǎng)絡(luò)既是計劃生育工作的基本體系，同時，也是計劃生育檔案收集、管理的系統(tǒng)體系。另外，要定期對這些專兼職檔案員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，著重提高檔案人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對新技術(shù)的吸納、整合能力，在提高全面素質(zhì)上下功夫。實踐證明，完整的領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，過硬的工作隊伍和健全的基層網(wǎng)絡(luò)，是做好新形勢下計生檔案工作的重要基礎(chǔ)。

2.5 提高檔案管理人員素質(zhì)，提高檔案管理水平

檔案管理者掌握的知識水平以及專業(yè)技能的高低，直接影響到檔案管理的工作水平，因此，必須做好檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作，努力提高檔案管理的水平。檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)工作重點是提高檔案管理人員的管理能力、創(chuàng)新能力和對新技術(shù)的吸納、整合能力，要全面提升檔案管理人員的素質(zhì)，根本途徑是抓好培訓(xùn)和繼續(xù)教育，因此要積極組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和新技術(shù)學習班，全面提升檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)水平，在實施教育培訓(xùn)時，可以采取多種教學模式，突出針對性和實用性，在培訓(xùn)內(nèi)容上做好需求調(diào)研，將培訓(xùn)內(nèi)容與實際工作相結(jié)合，針對不同崗位人員的工作職責和素質(zhì)要求，制定相應(yīng)的培訓(xùn)方案，充分發(fā)揮各類人才的整體優(yōu)勢，形成合理的人才結(jié)構(gòu)，各層次檔案管理人員互相配合，才能進一步提升檔案管理水平。

計生檔案的管理工作，如果實行散亂的管理方式，勢必造成不良的后果，給工作帶來被動。實行現(xiàn)代化管理方式，能夠有效地促進工作的正常開展，工作中可以循序漸進，發(fā)現(xiàn)問題可以迅速排查，依次實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為計劃生育工作做出積極的貢獻。

參考文獻

［1］李阿雪.計算機對計劃生育檔案的管理［J］.企業(yè)家管理,2007,（10）.

［2］ 新時期計劃生育局檔案建設(shè)與標準化管理實務(wù)全書 ［J］. 才智,2007,（12）.

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眾所周知計算機作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進工具的首要特征就是要求輸入計算機的各項原始數(shù)據(jù)信息必須是準確和科學的，所以實行計算機管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計算機工作的技術(shù)要求。

那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計算機管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷，數(shù)量繁多時間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。再加之每個歷史時期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范。沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標題不規(guī)范。有些標題不能反映主題內(nèi)容或標題缺少基本要素甚至沒有案卷標題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標題涵蓋的內(nèi)容永遠無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重，如有按時間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實現(xiàn)計算機管理的充分條件需要盡快地、科學地解決這些問題。

二、實行標準化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學與經(jīng)驗中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。從科學與經(jīng)驗中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實行標準化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學的方法進行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實現(xiàn)檔案管理標準化、規(guī)范化的第一步工作。因為一般的綜合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準不可避免地存在許多重份或無參考價值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實行計算機管理時出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.重新組合案卷實現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過內(nèi)容混雜的案卷進行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學保管而且亦可以提高實行計算機管理檔案后的利用效率。

3.結(jié)合本館實際規(guī)范著錄工作

著錄是實行計算機管理的一項重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計算機數(shù)據(jù)與信息的準確性的一項重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計算機管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實際情況出發(fā)根據(jù)計算機管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細則。

4.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計算機檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進行分類再因事制宜制定出一些具體細則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認識統(tǒng)一標準盡量做到前后標引一致同一類文件標引一致從而達到標準化和規(guī)范化管理。

5.規(guī)范題名保證檢索查準率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點是：在填寫題名項過程中要規(guī)范機構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時出現(xiàn)含混不清、文不對題和計算機識別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計算機檢索需要在著錄過程中將題名中責任者、事由、文種必要時加上人名、地點和時間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有請示報告等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫請示凡不要求批復(fù)的文件則寫報告等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準備推進檔案現(xiàn)代化管理進程

1、分清輕重緩急，循序漸進

現(xiàn)代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應(yīng)該本著有所用的目的展開，因此，現(xiàn)代檔案管理的準備工作必須按照社會的實際需要分清重點，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎(chǔ)性工作，需要管理人員綜合社會的發(fā)展現(xiàn)狀，將所有的檔案進行重點和次重點的整體分類。

2、分級次著錄，省時省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄，即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

4.用關(guān)鍵詞替代主題詞，簡化查找時間，提高效率

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學籍檔案是高等職業(yè)學院的寶貴財富。檔案工作是一項以提供檔案與教學服務(wù)的工作，同其它各行各業(yè)一樣，需要制定各種標準，作為開展工作的依據(jù)和準繩。檔案工作標準化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，它是指在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由上級主管機關(guān)或會同標準化主管機關(guān)以及各有關(guān)部門共同協(xié)商對檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，制定出科學的統(tǒng)一的規(guī)定和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行進而修訂的全部過程。目的就是通過科學的制定、貫徹、修訂各科標準，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、統(tǒng)一化。它的基本內(nèi)容有：檔案工作名詞術(shù)語標準、代號代碼標準、檔案著錄標準、標引語言標準、收集、整理、鑒定標準、檔案統(tǒng)計標準、提供利用標準、檔案編纂及出版格式標準、檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)標準、檔案裝具、檔案制成材料標準等。這些標準從制定到成熟需要一個相當長的發(fā)展過程，而且這個過程是有規(guī)律的螺旋式上升，檔案工作現(xiàn)代化的水平也將隨著標準化運動形式上升而逐步提高。因此，檔案工作者必須重視檔案工作標準化。下面對檔案工作化標準化談點粗淺的看法。

一、標準化是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提

檔案工作是高等職業(yè)教育事業(yè)中的重要組成部分。高等職業(yè)教育檔案工作要實現(xiàn)現(xiàn)代化，首先是檔案工作的一系列環(huán)節(jié)，如名詞術(shù)語、檔案著錄、代號代碼等都必須有統(tǒng)一的標準，以便在進行工作時有統(tǒng)一的原則和規(guī)范。因為檔案工作現(xiàn)代化是建立在先進的科學基礎(chǔ)之上，如果沒有統(tǒng)一的標準不僅不利于檔案工作的開展，而且檔案的作用也將大大減弱。要實現(xiàn)高等職業(yè)教育檔案工作的現(xiàn)代化和學籍檔案管理的現(xiàn)代化，還須建立檔案工作標準化體系，在這個標準下開展工作才能實現(xiàn)現(xiàn)代化?？梢妼崿F(xiàn)高等職業(yè)教育學籍檔案工作現(xiàn)代化首先是檔案工作標準化，離開了標準化就沒有現(xiàn)代化。

二、標準化是衡量檔案工作質(zhì)量的尺度之一

檔案工作是一項專業(yè)性的服務(wù)工作，對高等職業(yè)教育服務(wù)的效果直接與檔案工作一系列環(huán)節(jié)中的標準化程序有關(guān)。檔案工作中的組卷、分類標引、鑒定工作中的保管期限確定檢索工具的編制、提供利用、裝具設(shè)備等都必須制定出統(tǒng)一的標準，對質(zhì)量規(guī)格、工作程序以及要求等相應(yīng)的做出明確的規(guī)定，嚴格地按標準進行工作，就能促使各項工作早日走向規(guī)范化、統(tǒng)一化，從而提高檔案工作的質(zhì)量。例如檔案標引工作，它是將文件或案卷的主題內(nèi)容賦予一定的標識，作為存儲和檢索的依據(jù)，利用者查找檔案通過檢索標識去判斷自己所需的材料，如果檢索人員按標準給出的檢索標識準確、恰當，利用者就能迅速地找出自己所需要的資料，節(jié)約查找時間，而且查找效果好、效益高。如果檢索標識不完全，專職性低，文件或案卷就可能被漏掉，使有用的檔案被埋沒，又有可能檢索出自己無用的材料。所以標引工作必須要有標引的規(guī)定與規(guī)則，保證標引的一致性，使標引工作標準化、規(guī)范化。同樣道理，高等職業(yè)教育檔案工作的各個環(huán)節(jié)都達到了一定的標準，實現(xiàn)了標準化，學籍檔案工作的質(zhì)量才有可靠的保證，才能為發(fā)展高等職業(yè)教育提供豐富的資料。

三、標準化是提高檔案工作的工作效率，節(jié)約人力物力財力的有效措施

標準化能提高檔案工作的工作效率。搞好標準化對節(jié)約人力物力財力有重要作用，根據(jù)合理地標準化要求，人力物力財力資源都可以得到合理的利用。以整理工作中的組卷為例，過去由于文件和案卷的組卷方法沒有統(tǒng)一合理的標準，往往把不同歷史時期，不同組織單位的文件和案卷組織在一起，或者把不應(yīng)該分割的文件或案卷進行分離組卷，致使文件或案卷本身固有的聯(lián)系被分割，隨意搬家，脫離形成單位，組卷不合要求，給查找者帶來麻煩，使利用者浪費了很長時間還查找不到自己所需要的資料，造成人力物力的很大浪費，影響檔案的社會效益。通過制定標準既可以把檔案的本來面貌反映出來，又能使文件或案卷在來源時間、內(nèi)容和形式等幾個方面形成一個有機的整體，查找迅速、方便、節(jié)約人力、使檔案工作者省出更多的時間去從事其他工作。在財力方面如能進行裝具的改革、創(chuàng)新、制定出技術(shù)先進、 經(jīng)濟合理的裝具標準，按標準化、系列化集中生產(chǎn)出一批耐腐蝕、耐老化的裝具就能降低造價，提高技術(shù)水平，節(jié)約大量的人力物力財力，加速高等職業(yè)教育檔案工作現(xiàn)代化。

四、標準化是實現(xiàn)高等職業(yè)教育檔案工作科學管理的重要組成部分

所謂科學管理就是根據(jù)檔案形成的規(guī)律和特點，運用先進的技術(shù)和方法，依據(jù)各種科學管理制度對檔案進行管理，開展各項工作，科學管理要求做到的標準是：檔案管理機構(gòu)高效化，管理方法科學化，管理工作計劃化，管理技術(shù)現(xiàn)代化等。要實現(xiàn)高等職業(yè)教育學籍檔案管理工作的標準化，只有各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都達到標準化，檔案工作才能按標準化實現(xiàn)科學管理。因此要實現(xiàn)科學管理必須大力推行標準化。

五、標準化是推動高等職業(yè)教育學籍檔案管理發(fā)展的重要條件

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1.2 檔案業(yè)務(wù)“兩基”建設(shè)上“軟”。一是工作制度不夠健全，有的單位沒有室藏檔案應(yīng)急處置方案和計算機檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處置方案；二是部分機關(guān)檔案室對各門類歸檔文件材料收集不齊全完整，黨委黨組會議記錄、辦公會議記錄、民主生活會記錄和年度統(tǒng)計報表及人員編制名冊未及時歸檔；三是部分機關(guān)檔案室沒有建立全宗卷，有些機關(guān)檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內(nèi)容不齊全；四是部分機關(guān)沒有單獨的檔案庫房、閱覽室和辦公室；五是有的機關(guān)檔案保管沒有實現(xiàn)“三鐵”，達不到“十防”措施要求。

1.3 檔案信息化建設(shè)上“松”。很多單位對檔案信息化建設(shè)的緊迫性、重要性認識不足，不能夠把檔案信息化建設(shè)列入電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，與之同步實施，同步發(fā)展。應(yīng)配備的計算機、刻錄機、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實行。

1.4 檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。

2 機關(guān)檔案工作存在問題的原因

2.1 領(lǐng)導(dǎo)認識不到位。由于機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認識不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責任不明確，工作被動。

2.2 對檔案工作人員管理不到位。第一，機關(guān)檔案員不能保持相對穩(wěn)定，調(diào)動過于頻繁。第二，機關(guān)檔案工作人員少，不適應(yīng)檔案工作的需要。如濮陽市法院有訴訟檔案、文書檔案四萬多卷，工作量大，檔案員疲于應(yīng)付。第三，檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。有的檔案員不是學檔案專業(yè)的，有的是從其他崗位上調(diào)動過來的，對檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動性很難發(fā)揮，機關(guān)檔案工作也很難有起色。

2.3 經(jīng)費投入不到位。機關(guān)檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒有投入開展檔案工作必需的資金，該配備的空調(diào)機、去濕機、滅火器和計算機等沒有配備或配備不全，機關(guān)檔案庫房達不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設(shè)工作開展。

3 機關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認證對策

3.1 抓領(lǐng)導(dǎo)，不斷提高思想認識。①凡是召開檔案工作會議，就請分管領(lǐng)導(dǎo)、主管負責人參加，增強其重視支持檔案工作的責任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實例匯編，發(fā)給機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)學習，加深他們對機關(guān)檔案工作的認識和理解；③檔案部門的干部在對機關(guān)單位檢查工作、業(yè)務(wù)指導(dǎo)時，利用正反實例宣傳機關(guān)檔案工作的重要性和必要性。

3.2 抓隊伍，加強對機關(guān)檔案干部的管理。首先，要保持機關(guān)檔案干部的相對穩(wěn)定。實行機關(guān)檔案干部備案制度，各機關(guān)檔案干部交流調(diào)動前，要向當?shù)貦n案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調(diào)動。其次，提高機關(guān)檔案室的規(guī)格。如能把機關(guān)檔案室編制為機關(guān)內(nèi)部科室，提高其規(guī)格，既能保持機關(guān)檔案干部的相對穩(wěn)定，發(fā)揮檔案干部的積極主動性，又能提高機關(guān)工作效率。最后，提高機關(guān)檔案干部業(yè)務(wù)素質(zhì)。理論與實踐相結(jié)合，“走出去，請進來”，集中與分散，有計劃有步驟地對各級機關(guān)檔案干部分期分批進行輪訓(xùn)，使其提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，推進機關(guān)檔案工作開展。

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關(guān)鍵詞:會計電算化 檔案 管理 知識

會計電算化的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存貯的會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其他存貯介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其他會計資料。電算化會計系統(tǒng)的檔案管理在整個會計電算化工作中起著重要的作用,因此,要把會計電算化檔案的管理工作做好,就要了解和掌握以下幾個方面的知識:

一、會計電算化檔案管理的意義

1、 良好的檔案管理是電算化后會計工作連續(xù)進行的保障。會計檔案是各項經(jīng)濟活動的歷史記錄,也是檢查各種責任事故的依據(jù),只有會計檔案保存良好,才能連續(xù)反映單位的經(jīng)濟情況,才能了解單位經(jīng)營管理過程的各種弊端、差錯、不足,才能保證信息前后期的相互利用,才能保證系統(tǒng)操作的正確性、可繼續(xù)培訓(xùn)性和系統(tǒng)的可維護性。

2、 良好的檔案管理是電算化會計系統(tǒng)維護的保證。電算化會計系統(tǒng)是一個非常龐大的系統(tǒng),就是其中的一個子系統(tǒng)也是非常復(fù)雜的,而且其還跨越了會計與計算機兩方面的專業(yè)知識,了解與維護系統(tǒng)非常困難。所以,如果沒有保存完整的系統(tǒng)開發(fā)文檔,系統(tǒng)的維護將非常困難,甚至不可能。

3、 良好的檔案管理是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當系統(tǒng)程序、數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時,往往需要利用備份的程序與數(shù)據(jù)進行恢復(fù);當系統(tǒng)處理需要以前年度或機內(nèi)沒有的數(shù)據(jù)時,也需要將備份的數(shù)據(jù)拷貝到機內(nèi);系統(tǒng)的維護也需要各種開發(fā)文檔。因此,保存良好的檔案是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

4、 良好的檔案管理是會計信息得以充分利用,更好地為管理服務(wù)的保證。讓會計人員從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來,充分利用計算機的優(yōu)勢,及時為管理人員提供各種管理決策信息,是會計電算化的最高目標。只有良好的檔案管理,才可能在出現(xiàn)各種系統(tǒng)故障的情況下,及時恢復(fù)被毀壞的數(shù)據(jù);只有保存完整的會計數(shù)據(jù),才可能利用各個時期的數(shù)據(jù),進行對比分析、趨勢分析、決策分析等。

二、會計電算化檔案的生成與管理

1、 數(shù)據(jù)資料的生成與管理

機內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表,應(yīng)按有關(guān)財會制度使用、保管。

現(xiàn)金、銀行記賬憑證和轉(zhuǎn)賬憑證包括機制憑證和手編記賬憑證兩種, 機制憑證在輸入計算機后要打印輸出,采取匯總的方式與手編憑證同樣裝訂成冊,妥為保管。

現(xiàn)金、銀行日記賬每天打印;銀行余額調(diào)整表每月打印一次;總分類賬和各種明細分類賬每月打印一次;現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次,并同該本記賬憑證一起裝訂;會計報表、計算表、分析表,按管理要求和時間打印輸出,經(jīng)有關(guān)財會人員審核無誤后簽字生效。

由機器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時,必須補充打印,并要求操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章,財務(wù)主管簽字蓋章認可。

2、數(shù)據(jù)備份管理

由于會計核算數(shù)據(jù)的重要性,必須經(jīng)常進行備份工作,在日常工作中,準備三套軟盤循環(huán)使用,隔日進行備份,以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。機內(nèi)憑證及總分類賬、明細分類賬、報表,應(yīng)視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

3、會計檔案管理

打印輸出的憑證、賬冊、報表,必須有會計主管的簽章才能存檔保管。為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份軟盤必須貼上寫保護標簽,裝入盤套,放進硬盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。由打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理;隨計算機配置而來的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件以及購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件,和以上軟件的備份磁盤,作為會計檔案保管。

各類會計檔案的出借,均必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章,如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性,應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件,使用復(fù)制件進行操作。

必須加強會計檔案的保密工作,任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等的行為,將受到行政處分,情節(jié)嚴重者,將追究其法律責任。

三、電算化會計檔案管理應(yīng)注意的問題

鑒于電算化會計檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案的特點,在電算化會計檔案的管理工作中,除了傳統(tǒng)會計檔案管理應(yīng)注意的問題外,還應(yīng)特別注意以下幾個問題:

1.要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進行會計信息系統(tǒng)維護必不可少的資料,如果沒有保存完整的軟件文檔,系統(tǒng)的維護將非常困難,甚至不可能。

2.針對電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大,易受破壞的特點。在管理時應(yīng)注意:在選用保存會計檔案的存貯介質(zhì)時,應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì);對存放在存貯介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好保護字樣,存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所;對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制雙份存放在不同的地點;對使用時間較長的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進行替換;對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。

3.針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點,在進行管理時應(yīng)注意:對硬盤上的會計檔案,應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施,防止對會計檔案進行修改;對存放在軟盤或光盤上的會計檔案應(yīng)至少一式兩份分別在會計和計算機操作部門的檔案柜存放,以防止某一方面存貯介質(zhì)損壞造成數(shù)據(jù)丟失或單方面修改會計數(shù)據(jù)。

4.針對電算化會計檔案和軟件版本密切相關(guān)的特點,在對電算化會計檔案進行管理時應(yīng)注意保存各種版本軟件系統(tǒng)的軟件檔案和相應(yīng)的磁性介質(zhì)或光盤會計檔案。在具體進行操作時可在存貯介質(zhì)的標簽上注明軟件的版本號,保存會計檔案的介質(zhì)上標明與哪個版本的會計軟件相對應(yīng)。

5.針對電算化會計檔案必須借助于特定的環(huán)境才能再現(xiàn)的特點,在進行管理時必須注意組織力量編寫一套電算化會計檔案管理軟件,以便對往年資料進行管理;同時利用電算化會計檔案處理方便、快捷、直觀,對管理和決策支持性好的特點,利用保存完好的各個時期的數(shù)據(jù),進行財務(wù)分析(趨勢分析、對比分析)和預(yù)測,為企業(yè)的經(jīng)營管理服務(wù)。

參考文獻:

1、《會計電算化原理與應(yīng)用》清華大學出版社 毛華揚 陳旭等編2005.3

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（一）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能夠?qū)鶎訖n案的原件進行妥善的保護

當基層檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)后，可通過信息設(shè)備將基層的各類檔案進行網(wǎng)絡(luò)信息化的處理，運用計算機等設(shè)備對檔案資料的原件進行全體掃描，可使得檔案資料形成電子文檔保存在電腦中。這能夠方便人們對信息的查詢，還能有效的對檔案資料的原件進行保護，使檔案原件不會因為多次借閱而丟失，保證了基層檔案資料的完整性，提高了工作人員的服務(wù)水平。

（二）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能夠?qū)鶎訖n案的歸檔方式進行改善

在對基層檔案管理的工作中，對各種類型的檔案原件進行及時的記錄歸檔是非常有必要的。在以往的檔案記錄工作中，需要大量的檔案管理工作人員花費大量的時間去手工整理檔案文件以及登記目錄，這種做法不但耗費人力、物力，還由于工作量大，并且整理起來繁瑣復(fù)雜，極易導(dǎo)致登記錯誤的情況出現(xiàn)。有時需要改動檔案文件的信息時，將會引起一系列的連鎖反應(yīng)，加大工作難度。而對基層檔案進行網(wǎng)絡(luò)化管理后，只需輸入指令電腦就可以自動對檔案信息進行調(diào)整，這不但提高的工作效率，還節(jié)省了大量的人力物力，降低了工作成本。

（三）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能使基層檔案資源進行及時的整合和共享

在傳統(tǒng)的基層檔案管理工作模式下，人們想要借閱檔案文件，就需提交申請，當上級部門批準后才能查閱，這會使得花費大量的時間在申請上，加大檔案管理工作的繁瑣度。而且，傳統(tǒng)的基層檔案管理對跨地域的借閱資料是難以實現(xiàn)的。當基層檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)及信息化處理后，可以建立信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的跨地區(qū)甚至跨國界的借閱，也可免除借閱檔案申請的環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案資源的最大化利用。

（四）網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)基層檔案檢索的便捷化

現(xiàn)階段，在對基層檔案進行檢索時，大部分的基層檔案管理室都是采用人工操作，不但耗時耗力，而且還不一定能夠?qū)崿F(xiàn)檢索目的，達到檢索要求。對基層檔案管理工作進行網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，可以將檔案文件形成電子文檔和電子目錄保存在電腦中，并可建立與電子文檔配套的電子查詢系統(tǒng)。當需要對檔案資料進行檢索時，只需按照要求輸入關(guān)鍵字，就可以在計算機上出現(xiàn)許多相關(guān)的查詢資料。這種智能化檢索方法的使用，可以使得基層檔案管理工作在檢索資料時效率高、范圍廣、方便快捷。

二、加強基層檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的措施

（一）在思想上重視基層檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

只有讓基層領(lǐng)導(dǎo)者以及檔案管理的工作人員從思想上重視檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，了解檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要意義，才能使檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)工作更為方便的開展，并得到有力的支持及建設(shè)保證。因此，當前，要加強領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理工作者對網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的認識，就必須加大檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的宣傳力度，提升檔案管理工作者的專業(yè)水平，集中各個部門的全部力量推動基層檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)進程的開展。

（二）在基礎(chǔ)設(shè)施上不斷完善檔案管理軟件

做好基層檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，離不開計算機這個基礎(chǔ)設(shè)施。在基層檔案管理室準備好計算機，這是網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的第一步。其次，要在準備計算機的基礎(chǔ)上，不斷完善服務(wù)器、刻錄機、掃描儀、打印機以及數(shù)碼相機等網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)必要的設(shè)備。

（三）在資料保存上注重基層檔案信息的安全管理

基層檔案管理工作中最重要的一點是要做好對檔案資料的保存工作，這也是基層檔案管理室的管理人員重要的職責。因此，基層檔案管理部門應(yīng)竭盡全力做好檔案管理的安保工作，可以在工作中配備與檔案保護措施相關(guān)的保護設(shè)備及管理設(shè)施，以此來防止檔案信息資料的丟失和損壞。同時，基層檔案管理部門還可以建立一套健全完善的檔案安全管理體系，以此來解決實現(xiàn)檔案資源共享以及檔案信息保密工作之間存在的矛盾，進而對基層檔案信息資源進行全程的以及全方位的監(jiān)督與管理，以解決基層檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中所存在檔案信息安全保存的問題。

（四）在管理隊伍上加強基層檔案管理網(wǎng)絡(luò)化人才培養(yǎng)力度

篇（10）

眾所周知，傳統(tǒng)模式下的會計檔案管理工作主要包括了人工的造冊歸檔、制定使用以及借閱手續(xù)、確定保管期限、嚴格履行銷毀手續(xù)等方面。對于相關(guān)工作人員而言，其工作量可謂是極大的，且因為各種因素的存在，從而導(dǎo)致其工作效率低下等現(xiàn)象的存在也是比比皆是的。而會計電算化的出現(xiàn)在很大程度上為會計檔案管理工作帶來了一定的便利性，但就相關(guān)工作人員的具體工作情況而言，其中依然存在著一系列尚待解決的問題。那么?會計電算化背景下會計檔案管理工作中究竟存在著怎樣的問題，又應(yīng)當如何加以解決呢?具體如下。

一、會計電算化背景下會計檔案管理工作中存在的問題

在會計電算化的時代背景之下，相較于以往而言，各企業(yè)內(nèi)部會計檔案管理工作的開展已經(jīng)有了明顯的提升與進步，總體上朝著規(guī)范化、系統(tǒng)化的方向發(fā)展，但在實際工作過程中依然存在著許多尚待解決的問題。具體如下。

(一)會計檔案管理工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力不足問題

眾所周知，傳統(tǒng)模式下，相關(guān)企業(yè)的會計檔案管理工作通常采用手工核算模式，這對從事會計檔案管理工作的人員而言，其工作量可謂是極大的。但該模式下，會計檔案管理工作對于相關(guān)工作人員是否熟練掌握微機這一方面并未做出具體的要求。但在會計電算化背景下，許多企業(yè)與單位已經(jīng)逐步的利用計算機代替人工核算。這便要求從事會計檔案管理的相關(guān)工作人員掌握熟練運用微機的能力。但就目前各企業(yè)內(nèi)部會計檔案管理工作的現(xiàn)狀而言，其中會計檔案管理工作人員專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力不足等現(xiàn)象已經(jīng)比比皆是。就經(jīng)過短期培訓(xùn)的相關(guān)工作人員而言，通常情況下，除了準確掌握開機運用財務(wù)軟件的能力之外，其對于微機的各種軟件與硬件知識的掌握可謂是微乎其微。且一旦出現(xiàn)相關(guān)問題，其并不能夠依靠自身的實際能力及時的加以解決。相反的，往往會出現(xiàn)相關(guān)工作人員因為某一步驟的錯誤操作從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失等現(xiàn)象。除此之外，就熟練掌握微機的工作人員來說，隨著會計電算化進程的不斷深入，該工作對于會計檔案管理人員的要求也越發(fā)的明確化和復(fù)雜化，部分工作人員因為無法及時的對相關(guān)知識進行更新與了解或者是沒有給予足夠的重視，從而無法勝任該工作的情況也時常發(fā)生，這些問題對于在會計電算化背景下做好會計檔案管理工作而言，可謂是極其不利的存在。

(二)難以保障會計檔案管理工作的安全性

除了上文中提到的，會計電算化背景下，會計檔案管理工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力不足等問題之外，難以確保其工作的安全性也成為了當前眾多工作人員需要解決的當務(wù)之急。眾所周知，在會計電算化的大背景之下，會計檔案管理工作總體上是依靠計算機加以完成的。但就計算機的網(wǎng)絡(luò)安全而言，其中依然存在著許多不穩(wěn)定的因素。簡單來說，所謂計算機網(wǎng)絡(luò)安全，就其本質(zhì)而言，是指利用網(wǎng)絡(luò)的管理控制和技術(shù)措施等，就數(shù)據(jù)的保密性、完整性以及可使用性等特性在一定的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中受到保護。但在人們?nèi)粘Ｉ畹氖褂眠^程中，計算機網(wǎng)絡(luò)安全還是會受到一系列不安全因素的影響，比如:黑客攻擊、病毒、網(wǎng)絡(luò)癱瘓、信息庫數(shù)據(jù)被非法入侵等問題。具體來說，構(gòu)成網(wǎng)絡(luò)安全威脅的眾多因素中，系統(tǒng)漏洞可謂是我們最為熟悉的一種主要威脅因素。通常情況下，這類系統(tǒng)漏洞會被許多不法者利用，通過各種方式，比如通過網(wǎng)絡(luò)植入木馬、病毒等方式來控制電腦甚至是攻擊電腦，從而達到竊取電腦中重要的資料和信息以及破壞系統(tǒng)等不良目的。這對于信息和數(shù)據(jù)的擁有者而言，可謂是一種極大的威脅。顯而易見的，該類問題的出現(xiàn)，往往會造成會計檔案管理信息的丟失以及被盜等現(xiàn)象發(fā)生。除此之外，網(wǎng)絡(luò)攻擊同樣給網(wǎng)絡(luò)安全帶來了極大的隱患。部分非法分子往往對網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)進行的人為攻擊，通過尋找系統(tǒng)的一系列弱點，從而以非授權(quán)的方式達到破壞、欺騙和竊取數(shù)據(jù)信息的目的。由此可見，會計電算化背景之下，會計檔案管理工作依然面臨著極為艱難的挑戰(zhàn)。

二、會計電算化背景下完善會計檔案管理工作的具體措施

(一)提升會計檔案管理人員專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力

針對前文中提到的相關(guān)企業(yè)會計檔案管理工作人員的專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力不足等問題，我們應(yīng)當給予足夠的重視。對于從事會計檔案管理工作的相關(guān)人員而言，對其進行強力的人才培訓(xùn)可謂是必不可少的重要舉措之一。正如前文中所示，提高相關(guān)工作人員的計算機業(yè)務(wù)素質(zhì)是迫在眉睫的任務(wù)之一。各企業(yè)應(yīng)當立足于國際水平，以培養(yǎng)高級技術(shù)人才為其目標，幫助相關(guān)工作人員熟練的掌握國際先進技術(shù)、精通信息技術(shù)以及熟練應(yīng)用會計電算化等等。除此之外，利用會計電算化該契機，促進會計檔案管理工作人員的職能轉(zhuǎn)型，從而引發(fā)相關(guān)工作人員知識結(jié)構(gòu)的變化以及其素質(zhì)的提升，從而幫助其實現(xiàn)向復(fù)合型人才的轉(zhuǎn)變。

(二)會計檔案管理工作標準化、規(guī)范化

除了上文中提到的加強對從事會計檔案管理工作的相關(guān)工作人員的專業(yè)水平以及業(yè)務(wù)能力的提升之外，實現(xiàn)會計檔案管理工作的標準化以及規(guī)范化也是不容忽視的。就當前會計檔案管理工作的形式而言，其標準化與規(guī)范化方面依然存在著極大的不足。因各種工作軟件具有不一致性，會計檔案管理人員在使用的過程中會因為軟件不規(guī)范有序的問題遇到諸多不便。因此，各企業(yè)在會計檔案管理工作開展的過程中，需要考慮多個方面的細節(jié)，做到檔案規(guī)范化、標準化，從而確保檔案管理工作能夠順利進行。

(三)加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全

針對上文中提到的，會計檔案管理工作中因為計算機網(wǎng)絡(luò)存在著一系列安全隱患，從而導(dǎo)致檔案管理信息丟失以及被盜的現(xiàn)象，我們應(yīng)當采取的措施為:加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全管理。計算機作為會計電算化背景下會計檔案管理工作的主要途徑，為確保其安全性，以下措施皆可采取:1、加強PC端防火墻技術(shù)的應(yīng)用。防火墻作為計算機網(wǎng)絡(luò)安全領(lǐng)域的安全防御工具，在內(nèi)部網(wǎng)和外部往中都得到了相應(yīng)的使用。2、強化計算機安全評估技術(shù)的應(yīng)用。除了上文中提到的加強PC端防火墻技術(shù)以此來強化計算機信息管理技術(shù)的應(yīng)用外，還可以針對計算機安全評估技術(shù)進行系列的強化運用。該技術(shù)的應(yīng)用對于確保計算機網(wǎng)絡(luò)的安全性而言，發(fā)揮著其不可取代的重要作用。因此，在確保了計算機安全的基礎(chǔ)之上，會計檔案管理工作才能夠順利的開展。3、構(gòu)建安全信息管理模型。通過構(gòu)建安全信息管理模型來確保計算機網(wǎng)絡(luò)安全也是極為常見的方式之一，因此，從事會計檔案管理工作的相關(guān)人員應(yīng)當對其加以重視。

(四)強化檔案意識

除了上文中提到的提升會計檔案管理人員專業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力、會計檔案管理工作標準化、規(guī)范化以及加強計算機網(wǎng)絡(luò)安全之外，強化相關(guān)工作人員的檔案意識也是有其必要性的。眾所周知，傳統(tǒng)會計檔案管理過程中，一些錯誤的觀念普遍存在于眾多工作人員之間。比如:重視憑證以及賬簿的管理，從而輕視了輔證材料的管理;重視紙質(zhì)實物檔案的管理，從而輕視了磁性介質(zhì)檔案管理;重視檔案移交的后續(xù)管理工作，從而忽視了前臺會計工作的檔案管理，除此之外，重視一般檔案的統(tǒng)一管理，輕視專門檔案的專門管理等錯誤理念。這些觀念的存在對于會計檔案管理工作而言都是極為有害的。因此，在會計電算化的背景之下，擯棄該類錯誤理念顯得尤為重要。相關(guān)企業(yè)應(yīng)當根據(jù)自身企業(yè)的實際經(jīng)營情況，制定符合自身的會計檔案管理工作的相關(guān)制度，并且及時的加以更新和完善，在此基礎(chǔ)之上，才能夠幫助相關(guān)工作人員最大限度的摒棄上文中提到的許多錯誤觀念，從而促使其在會計電算化的背景之下強化檔案意識。

三、結(jié)語

目前我國在會計電算化背景之下會計檔案管理工作依然存在著許多尚待解決的重要問題。因此，針對此類問題的存在相關(guān)工作人員應(yīng)當及時的加以解決，從而確保在會計電子化背景下，會計檔案管理工作的順利展開。并且促進其規(guī)范化、效率化以及安全化的發(fā)展。

【參考文獻】

［1］安艷君．淺析會計電算化背景下的檔案管理［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2013(13)