序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇電子檔案管理模式范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

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信息的發(fā)展，使得“無紙化”管理進(jìn)入辦公室檔案管理的階段。傳統(tǒng)的檔案管理主要是集中式管理和分散式管理兩種方式。這兩種方式不能完全符合電子檔案的特點(diǎn)。所以，對電子檔案的管理存在以下幾個(gè)問題。

（一）電子檔案的歸檔問題

電子檔案的歸檔主要的第一手資料來源于紙質(zhì)文件，每一份的紙質(zhì)文件都來自于各個(gè)辦公部門。而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)，并沒有檔案工作者的參與，而是有各個(gè)部門人員錄入，這就造成了電子文件的歸檔不完整，問題的考慮并不全面等一系列的問題。

（二）紙質(zhì)文檔跟電子文檔分離

很多企業(yè)在對電子檔案的管理中，認(rèn)為電子檔案可以完全替代紙質(zhì)檔案，所以忽略了紙質(zhì)檔案在電子檔案管理中的重要作用。電子檔案由各個(gè)部門錄入管理系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案就不再保留，這給以后信息的核對帶來了很大的問題。如果管理系統(tǒng)出現(xiàn)問題，不能及時(shí)備份，那么，信息將會(huì)永久流失。

（三）電子檔案存儲(chǔ)載體不安全[6]

現(xiàn)在的企業(yè)很多的電子檔案直接存儲(chǔ)在硬盤上，存取的方式十分簡單，沒有備份，沒有加密，對硬盤的保存也沒有十分的重視。這就使得電子檔案的存儲(chǔ)面臨很大的威脅。這種方式雖然存儲(chǔ)成本低，方式簡便，但是如果系統(tǒng)一旦崩潰，電子檔案的損失也將不可挽回。

二、基于數(shù)據(jù)庫的電子檔案管理模式

針對上面對現(xiàn)在企業(yè)電子檔案管理存在的問題的分析，結(jié)合數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)的強(qiáng)大優(yōu)勢，提出基于數(shù)據(jù)庫的電子檔案管理模式。

各部門將紙質(zhì)文件一一歸檔，錄入各部門的分?jǐn)?shù)據(jù)庫中。各分?jǐn)?shù)據(jù)庫及時(shí)對數(shù)據(jù)庫中的文檔進(jìn)行備份，并適時(shí)的更新，這些備份和更新也會(huì)同步到中心數(shù)據(jù)庫中，從而保證了電子文檔備份和更新，使存儲(chǔ)更加安全可靠。

三、基于數(shù)據(jù)庫的電子檔案管理模式流程

根據(jù)第二小節(jié)提出的基于數(shù)據(jù)庫的電子檔案管理模式框架，結(jié)合企業(yè)文檔管理的實(shí)際，對電子檔案管理的流程進(jìn)行詳細(xì)的介紹。

（一）文檔錄入

文檔的錄入工作主要來自于各部門的第一手資料。這里，各部門需要將紙質(zhì)文檔和電子文檔有效的合理利用，從而保證電子文檔的質(zhì)量、準(zhǔn)確性和完整性。

（二）權(quán)限設(shè)置

權(quán)限的設(shè)置并沒有的流程圖中展示出來。對于文檔的管理，權(quán)限是很重要的模塊之一。其中，錄入、查詢、修改和刪除更新，這些操作都需要權(quán)限的約束，來防止不同部門對數(shù)據(jù)的更改，導(dǎo)致數(shù)據(jù)失去其原有的真實(shí)性。

（三）信息提取

信息提取主要對文檔的數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析，提取對不同部門有效的信息。例如對于銷售部門的數(shù)據(jù)，相關(guān)的銷售明細(xì)等文檔就十分重要，這些數(shù)據(jù)的提取能夠減少相關(guān)人員的工作，比較直觀，正確。

（四）信息規(guī)范和備份

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一、新時(shí)代下發(fā)展檔案管理電子信息化的必然性

電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代有大量的辦公軟件被開發(fā)出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進(jìn)行的工作方便快捷，準(zhǔn)確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統(tǒng)管理方式。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為了新時(shí)代信息管理的主要模式。

二、電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢

計(jì)算機(jī)是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代必不可少的生產(chǎn)力工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計(jì)算機(jī)，可以使檔案變?yōu)閿?shù)字形式，即快捷可更改，又能夠及時(shí)分享，存儲(chǔ)安全且便捷，比起傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)勢極大。

（一）檔案的共享與辦公自動(dòng)化

在全社會(huì)進(jìn)入辦公自動(dòng)化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統(tǒng)可以輕松與檔案管理系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)資源實(shí)時(shí)共享，信息一體化，同時(shí)，檔案的歸檔也可以實(shí)時(shí)進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動(dòng)化的發(fā)展，增加了工作效率。

（二）更快的檢索檔案

電子信息化最大的優(yōu)勢，便是效率。傳統(tǒng)的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時(shí)間上，也表現(xiàn)在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準(zhǔn)確，極難出現(xiàn)錯(cuò)誤，而具體使用的時(shí)候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時(shí)，也減少了工作人員的負(fù)擔(dān)。

（三）時(shí)效性和管理效率

傳統(tǒng)檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優(yōu)化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產(chǎn)生到使用精確迅捷。因?yàn)闇p少了大量人工操作環(huán)節(jié)，利用檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時(shí)間去保證檔案的真實(shí)性和質(zhì)量。

（四）簡化了管理流程，加大了信息存儲(chǔ)能力

檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，涉及到許多方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經(jīng)過反復(fù)整理和查閱在復(fù)雜多樣的檔案庫里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時(shí)效性差，也浪費(fèi)了大量時(shí)間。在檔案進(jìn)行存儲(chǔ)的時(shí)候，也會(huì)因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問題。而新的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以高效精準(zhǔn)的查閱和錄入資料。并且因?yàn)殡娮有畔⒒臋n案管理系統(tǒng)讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫，納入檔案管理的系統(tǒng)當(dāng)中。

（五）優(yōu)秀的存儲(chǔ)媒介

傳統(tǒng)的檔案管理的存儲(chǔ)媒介大都是紙質(zhì)的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉(zhuǎn)移的問題。容易出現(xiàn)火災(zāi)或自然災(zāi)害后檔案丟失的現(xiàn)象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個(gè)問題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲(chǔ)體積小，重量輕，發(fā)生災(zāi)害時(shí)易轉(zhuǎn)移。即使是水浸或者被切割，也有技術(shù)手段可以修復(fù)。而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行備份，資料很難丟失。

三、電子信息化下檔案管理的新職責(zé)

（一）收集信息

借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)為載體，收集需要的信息錄入網(wǎng)絡(luò)，存儲(chǔ)電子檔案。完成建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，建立檔案的信息庫，形成移動(dòng)檔案庫。

（二）整理信息

在收集電子檔案的時(shí)候，將收集到的檔案進(jìn)行整理，進(jìn)行編號，進(jìn)行有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接，緊密相扣。

（三）系統(tǒng)維護(hù)

在檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)當(dāng)中，硬件問題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問題需要經(jīng)常調(diào)試，有專業(yè)人員維護(hù)，以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）對檔案信息系統(tǒng)的保密

保密工作，一部分是因?yàn)殡[私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統(tǒng)的保密性十分重要。

（五）增加利用環(huán)節(jié)效率

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二、旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理的現(xiàn)狀分析

（一）旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理的發(fā)展

旅游景區(qū)辦公室檔案管理要運(yùn)用文字、圖像以及聲音記錄保存旅游景區(qū)的運(yùn)營過程的活動(dòng)，為需要查閱者提供文件資料。旅游景區(qū)辦公室的檔案管理要采取科學(xué)方法進(jìn)行管理，使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐步提高檔案管理的信息化，為景區(qū)提供檔案信息資源的共享與利用，提高辦公室檔案管理的效率，也降低了檔案管理的成本。旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理具有普遍性、 集成性以及動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。電子檔案管理已經(jīng)成為檔案管理的趨勢，具有一定的普遍性和標(biāo)準(zhǔn)化，方便對檔案信息進(jìn)行采集與存儲(chǔ)。電子檔案的輸入和應(yīng)用得到了集成，確保電子檔案的完整性與高效率。旅游景區(qū)辦公室電子檔案要對電子檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行動(dòng)態(tài)性的實(shí)時(shí)更新，包括檔案信息采集、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的處理以及檔案數(shù)據(jù)的和利用等動(dòng)態(tài)變化。

在信息化時(shí)代，旅游景區(qū)辦公室的檔案管理必須采用信息化管理方式，這樣才能強(qiáng)化旅游景區(qū)管理，提高辦公效率。電子檔案管理就能夠?qū)⒙糜尉皡^(qū)各種數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行及時(shí)準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)，為旅游景區(qū)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)掌握景區(qū)發(fā)展?fàn)顩r提供了資料依據(jù)。電子檔案管理涉及到了旅游景區(qū)的電子景務(wù)、景區(qū)信息公開指南、景區(qū)的管理制度、實(shí)物檔案整理、數(shù)碼照片檔案整理、電子文件歸檔與檔案管理等內(nèi)容。旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理具有重要的作用。旅游景區(qū)辦公室電子檔案方便了旅游質(zhì)量監(jiān)督管理部門對本景區(qū)的監(jiān)督管理。在進(jìn)行電子檔案管理的同時(shí)，也要保存好相關(guān)的紙質(zhì)文件。檔案記錄要完整細(xì)致，電子檔案對于旅游投訴的受理，辦公室能夠給予迅速和妥善的處理。旅游景區(qū)要建立旅游資源電子檔案，更好地對旅游景區(qū)資源分類管理與評價(jià)。因此，電子檔案管理有助于旅游景區(qū)的開發(fā)建設(shè)，更好地提高旅游服務(wù)質(zhì)量。

（二）旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理存在的問題分析

一方面，旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理程度比較低。一些景區(qū)辦公室的電子檔案管理應(yīng)用程度還很低，這不能滿足旅游景區(qū)信息化管理的發(fā)展與要求。旅游景區(qū)辦公室的檔案管理舊有的模式要進(jìn)行改變，一些辦公室人員對軟件應(yīng)用能力還很弱，缺乏電子檔案管理的技能。檔案管理要與其他部門的合作還有很大空間，電子檔案要實(shí)現(xiàn)信息資源的價(jià)值，就必須有針對性地對各個(gè)部門進(jìn)行服務(wù)，為這些部門提供建立電子檔案方法、業(yè)務(wù)管理制度等，這些工作還有待開展。

另一方面，旅游景區(qū)辦公室電子檔案還需要建設(shè)和完善。一些旅游景區(qū)辦公室檔案信息建設(shè)落后，檔案設(shè)施陳舊，難以滿足辦公室復(fù)雜的檔案管理的需要。辦公室檔案管理的信息化還沒有建立，數(shù)字信息資源的保存就容易出現(xiàn)丟失的問題。電子檔案管理缺乏系統(tǒng)化的管理模式和完善的電子檔案管理制度。辦公室的電子檔案管理缺乏相應(yīng)的管理制度與規(guī)范，就不能夠使電子檔案管理走向規(guī)范化，大多處于形式化和無序化狀態(tài)。例如，對于需要銷毀的檔案，沒有定期進(jìn)行銷毀，降低了電子檔案管理與使用效率。

三、完善旅游景區(qū)辦公室電子檔案管理模式

首先，要提高對電子檔案的重視程度。旅游景區(qū)辦公室要對電子檔案管理給予足夠的重視，要將原有紙質(zhì)檔案管理逐漸轉(zhuǎn)變到電子檔案管理方式。要加強(qiáng)對全體員工的宣傳，提高景區(qū)員工對電子檔案的認(rèn)識和利用程度。景區(qū)領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)電子檔案的組織保障，對旅游景區(qū)的旅游資源信息進(jìn)行有效的收集、保管以及整理，使旅游景區(qū)的建設(shè)發(fā)展與電子檔案管理同步。

其次，要加強(qiáng)電子檔案的技術(shù)設(shè)施保障。要健全電子檔案的信息化管理系統(tǒng)，要通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對旅游景區(qū)辦公室的檔案管理軟件進(jìn)行升級。要采購先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、文件數(shù)字化設(shè)備、基礎(chǔ)設(shè)備等，這樣才能確保電子檔案的穩(wěn)定性和安全性。同時(shí)，要根據(jù)景區(qū)實(shí)際情況，建立辦公室電子檔案的使用管理制度，發(fā)揮電子檔案的各項(xiàng)設(shè)施功能。

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中圖分類號：G271；TP39 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1006-4311（2012）04-0129-010引言

所謂一體化的管理，就是把文件工作和檔案工作整合為一個(gè)工作系統(tǒng)，進(jìn)行統(tǒng)一控制和管理。其實(shí)質(zhì)就是將檔案管理的若干功能提前，實(shí)現(xiàn)文件、檔案的前端控制和全程管理。文件與檔案是同一事物的不同存在階段，它們在物質(zhì)形態(tài)、社會(huì)本質(zhì)及其所含信息的本源性上是完全同一的，兩者只有運(yùn)動(dòng)階段的區(qū)別而無本質(zhì)的不同。傳統(tǒng)檔案理論把文件的歸檔作為文件與檔案的分界線，對其進(jìn)行分別管理，這種作法在手工操作時(shí)期可能具有一定的合理性。但電子文件的產(chǎn)生，使兩者之間的界限模糊了。電子文件的全程管理和前端控制，都是孕育和植根于這種一體化管理模式的管理策略。對電子文件的全程管理中，計(jì)算機(jī)軟硬件的配置、網(wǎng)絡(luò)和節(jié)點(diǎn)的規(guī)劃、文件格式和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的確定以及索引的編制都需要從文件形成階段開始統(tǒng)籌設(shè)計(jì)，電子文件的歸檔、整理、鑒定、著錄、生成元數(shù)據(jù)等大量的檔案管理性工作也需要在文件的形成階段或運(yùn)轉(zhuǎn)階段進(jìn)行。因此，電子檔案的管理必須選擇文件、檔案一體化管理模式。

1文檔一體化模式下電子檔案管理步驟

檔案管理工作是指在整個(gè)文件生命周期中一系列有聯(lián)系的管理活動(dòng)，包括鑒定、歸檔、整理、保護(hù)、檢索（著錄和查詢）、提供利用等多項(xiàng)業(yè)務(wù)內(nèi)容。與紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理工作正在發(fā)生著顯著的變化，很多為檔案學(xué)者和檔案工作者所熟知的經(jīng)典管理環(huán)節(jié)正在經(jīng)歷多方位的改變。具體來講，檔案管理工作環(huán)節(jié)的變革主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 積累與收集工作電子檔案的收集和積累可以由計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自動(dòng)完成，電子檔案的積累與收集根據(jù)計(jì)算機(jī)工作模式可以分為兩種類型：一種是對于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上形成的電子檔案，信息的復(fù)制和傳輸可以通過電子信號的形式在網(wǎng)上進(jìn)行，這種系統(tǒng)一般都設(shè)計(jì)有自動(dòng)記錄的功能；另一種是對于單機(jī)形成的電子檔案，其工作的措施和方法與紙質(zhì)檔案大致相似，表現(xiàn)為存儲(chǔ)載體的積累與收集。

1.2 整理工作首先將載體上的電子檔案信息輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)，然后再計(jì)算機(jī)上對電子檔案進(jìn)行整理，使之有序化，然后將有序化的電子檔案脫機(jī)保存在載體上。在整個(gè)整理過程中，傳統(tǒng)案卷的概念（包括形式和內(nèi)涵）已經(jīng)消亡，取而代之的是“邏輯卷”的概念。最終的整理結(jié)果是對全部檔案形成一個(gè)“邏輯目錄樹”。

1.3 保管工作電子檔案不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，它們對檔案庫房的防塵、防有害氣體和防光條件也有更高的要求。目前最常見的方法就是通過異地保管的方法進(jìn)行存儲(chǔ)，由于分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)的運(yùn)用，使得這一種技術(shù)手段得以實(shí)現(xiàn)。

1.4 編目和編研工作隨著分布式數(shù)據(jù)庫技術(shù)的普遍應(yīng)用，有些檔案館甚至可以不保存電子檔案的載體，只需接收在線歸檔的電子檔案即可。這樣，檔案館的工作中心就轉(zhuǎn)移到搞好編目和編研工作，更好地為利用者提供檔案信息服務(wù)上來。

2文檔一體化模式下電子檔案管理的注意事項(xiàng)

2.1 統(tǒng)計(jì)工作隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛發(fā)展，它被逐漸應(yīng)用于檔案管理工作之中，這樣既減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，又可以保證統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確性。電子檔案管理系統(tǒng)功能的日益完善，自動(dòng)化程度也將越來越高。

2.2 鑒定工作由于電子文件極易篡改、偽造，而且不留痕跡，因而鑒定工作存在很大困難，需要從內(nèi)容和技術(shù)兩個(gè)方面進(jìn)行鑒定。其中內(nèi)容鑒定與傳統(tǒng)檔案鑒定的含義大體相同，即審閱檔案的內(nèi)容，甄別其科學(xué)的、歷史的和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，進(jìn)而確定其保管期限。

2.3 保密工作由于電子檔案與傳統(tǒng)檔案的利用方式不同，因此保密工作也不同于傳統(tǒng)檔案的保密工作，電子檔案的保密與傳統(tǒng)檔案保密的含義完全相同，但是其泄密的途徑和渠道也更加多樣化，存在著更多的安全隱患。電子檔案的保密工作主要包括兩方面。

2.3.1 存儲(chǔ)在聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)中的檔案的保密因特網(wǎng)針對不同的利用者提供不同級別的服務(wù)，網(wǎng)上數(shù)字化檔案館站點(diǎn)的檔案信息非常容易泄露。因此，數(shù)字化檔案館站點(diǎn)必須將保密檔案和公開檔案分級保存。因特網(wǎng)是一個(gè)完全開放的網(wǎng)絡(luò)，為了防止計(jì)算機(jī)“黑客”竊取和合法用戶越權(quán)利用帶有密級的檔案信息，我們要做好網(wǎng)計(jì)算機(jī)中的檔案的保密工作。

2.3.2 傳輸中的檔案的保密目前，許多因特網(wǎng)站點(diǎn)都為自己增設(shè)安全保護(hù)機(jī)制，以防未授權(quán)的用戶看到這些站點(diǎn)發(fā)送和接收的信息。這些站點(diǎn)通常稱為“安全島”。當(dāng)然，僅僅采用這一保密措施是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，加密方法有兩種，一種是硬件加密；另一種是軟件加密。硬件加密的速度要快于軟件加密。

參考文獻(xiàn)：

[1]石桂華．淺析信息時(shí)代電子檔案管理[J].行政管理，2011，（5）：153-154.

篇（5）

確保重要信息完整。所謂“雙套制”，指的就是電子檔案和紙質(zhì)檔案同時(shí)提交保存歸檔?！半p套制”管理模式對檔案工作者提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案人員要緊跟時(shí)代步伐，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電腦及現(xiàn)代通訊技術(shù)，否則就無法介入文檔的形成和保管。另外，“雙套制”所面臨的問題，主要是哪些檔案應(yīng)該實(shí)行“雙套制”，哪些不應(yīng)該實(shí)行“雙套制”。只有根據(jù)各個(gè)檔案的內(nèi)容特點(diǎn)采取相適宜的管理方法，有選擇性地實(shí)行“雙套制”管理，才不會(huì)造成人、財(cái)、物力的浪費(fèi)，并且實(shí)現(xiàn)對重要信息的完整保存。

（二）規(guī)范電子檔案利用方式

避免不可挽回?fù)p失。一是采用的利用方式應(yīng)視利用者的情況而定，不能無原則地向所有利用者提供全部利用方式。二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效地管理。一般情況下，對于內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行。三是在采用通信傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對有密級的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換。四是系統(tǒng)應(yīng)對利用的全過程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為對利用工作查證的依據(jù)。

（三）加強(qiáng)檔案工作人員管理

提高檔案保護(hù)意識。電子檔案由于提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多重化，導(dǎo)致了利用工作的復(fù)雜化。因此，必須加強(qiáng)對檔案工作人員的管理，從思想上認(rèn)識到電子案管理工作的重要性，從技術(shù)上確保電子檔案管理工作的安全性，達(dá)到既能使電子檔案信息最大限度地被利用，又能使這些資源得到可靠、安全、有效地保護(hù)。

二、電子檔案管理工作中應(yīng)注意的問題

（一）要重視電子文件的存放環(huán)境

電子文件的載體基本上是光盤和磁介質(zhì)。由于介質(zhì)的特殊性，電子文件的存放環(huán)境也十分關(guān)鍵。在光盤上存放，要避光、防潮、防有害氣體，存放時(shí)一定要采用書立式以防光盤的變形，影響數(shù)據(jù)的讀取。磁介質(zhì)包括軟磁盤和硬磁盤。軟磁盤穩(wěn)定性差，而硬磁盤穩(wěn)定性還可以，但是要防磁，遠(yuǎn)離磁場的干擾。為了保證介質(zhì)存放的萬無一失，必須電子文件與紙質(zhì)文件同進(jìn)并存，以備有據(jù)可查。但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，加大資金的投入力度，不斷引進(jìn)現(xiàn)代化辦公設(shè)備，爭取采用自動(dòng)化監(jiān)控、庫房溫濕度的自動(dòng)控制等先進(jìn)技術(shù)，使電子文件檔案管理的環(huán)境更加有利于檔案的存放。

篇（6）

客戶檔案管理是供電企業(yè)與用電客戶之間的業(yè)務(wù)往來憑證，同時(shí)也是為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要渠道之一。隨著電力行業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)之間的競爭日益激烈，為客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，是每個(gè)電力企業(yè)所追求的發(fā)展目標(biāo)。因此，電力企業(yè)在發(fā)展過程中，應(yīng)提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平，建立合適的電子檔案集中管理模式，為企業(yè)發(fā)展提供保障。

一、電子檔案管理現(xiàn)狀

1.企業(yè)對電子檔案集中管理重要性認(rèn)識不足

在供電企業(yè)發(fā)展過程中，往往注重于電力工程建設(shè)，忽視檔案管理，再加上很多供電企業(yè)管理人員認(rèn)為檔案管理對企業(yè)發(fā)展沒有幫助，對檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致企業(yè)檔案庫存信息管理混亂。這種錯(cuò)誤的企業(yè)發(fā)展觀，影響了檔案的集中管理進(jìn)程，讓檔案信息無法得到及時(shí)更新和調(diào)整，不利于電子檔案集中管理模式的實(shí)施。

2.缺乏規(guī)范化的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)

電子檔案集中管理涉及到的部門很多，流程復(fù)雜，很多企業(yè)在檔案管理中并未制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成工作人員對有價(jià)值的信息記錄不全面，而沒有價(jià)值的信息卻占據(jù)著企業(yè)大量內(nèi)存空間，造成了空間的浪費(fèi)。尤其是在企業(yè)大營銷體系建設(shè)完成之后，對于之前的檔案資料，供電企業(yè)也沒有制定出相應(yīng)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，在新舊信息交替過程中，導(dǎo)致很多檔案信息流失。另外，企業(yè)檔案未實(shí)現(xiàn)同等性歸檔，隨意性較大，檔案整理方式也存在很多不恰當(dāng)之處，加之供電企業(yè)檔案管理人員變更頻繁，導(dǎo)致材料收集工作?節(jié)嚴(yán)重，影響檔案電子化發(fā)展[1]。

二、電子檔案集中管理的具體方式

所謂電子檔案，就是將紙質(zhì)檔案通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加工，最終轉(zhuǎn)變成電子文件的過程。通過這一過程，企業(yè)可以對檔案進(jìn)行更好的集中管理。

1.加強(qiáng)對文書檔案和科技檔案的收集管理

供電企業(yè)的相關(guān)檔案資料需要在各個(gè)科室中相互傳閱，而在此過程中，涉及到很多文書檔案和科技檔案。因此，在檔案收集管理中，如果不進(jìn)行針對性的收集管理，很容易造成檔案信息的流失，讓檔案完整性遭到嚴(yán)重破壞。首先，可以對檔案信息進(jìn)行立卷，由于文書檔案和科技檔案內(nèi)容相對復(fù)雜，在立卷過程中需要保證信息完整性，并對其進(jìn)行分類保存，這樣，有利于后期的使用和傳閱。尤其是對于供電企業(yè)會(huì)議記錄、各地區(qū)統(tǒng)計(jì)報(bào)表、學(xué)習(xí)文件等，更需要做好歸檔處理。其次，對于一些比較重要的文書文檔和科技文檔，但目前還在繼續(xù)使用中，可以對其進(jìn)行復(fù)印使用，并對原件進(jìn)行歸檔保存，避免文件出現(xiàn)丟失或損毀，對企業(yè)管理造成影響。另外，文書檔案和科技檔案在編制上應(yīng)具有較強(qiáng)順序性，避免出現(xiàn)重復(fù)現(xiàn)象。

2.電子文件的生成

供電企業(yè)可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)收集，將電子文件中的相關(guān)敘述改變，最終保證電子文件傳輸?shù)耐暾砸约皩ο嚓P(guān)資料信息進(jìn)行確定。首先，運(yùn)用掃描儀器或高清拍攝儀器等，對工單中印制的字體或者符號進(jìn)行掃描，隨后再經(jīng)過檢驗(yàn)來確立檔案外形，最后利用網(wǎng)絡(luò)字符辨別技術(shù)將外形翻譯成相對應(yīng)的計(jì)算機(jī)文字。在利用圖像文本辨別手段進(jìn)行文本材料辨別過程中，需要將圖像文件進(jìn)行具體的探究和整理，從中獲取有價(jià)值的信息和文字。例如，在電子文件生成過程中，容易出現(xiàn)信息錯(cuò)誤運(yùn)用和錯(cuò)誤識別，相關(guān)工作人員在工作過程中，需要保證信息識別的準(zhǔn)確率，將識別之后的信息，演變文檔案全文內(nèi)容，從而確保電子檔案的準(zhǔn)確性。其次，在電子文件生成中，還會(huì)運(yùn)用到圖像壓縮技術(shù)。將圖像信息中的多余數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮，幫助數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)更好的儲(chǔ)存和傳輸。圖像壓縮技術(shù)主要分為有損壓縮和無損壓縮。如果想要將供電企業(yè)營銷特征和客戶營銷價(jià)值的共同作用體現(xiàn)出來，那么無損壓縮方式具有很強(qiáng)的可行性[2]。

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1、內(nèi)容與載體的可分離性。對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，檔案就是原件，原件就是檔案，兩者是一體的。電子檔案的出現(xiàn)，則對傳統(tǒng)的檔案觀念提出了挑戰(zhàn)。內(nèi)容與載體的可分離性，是電子檔案不同于紙質(zhì)檔案最重要的特性之一。電子檔案是數(shù)字化形式，其內(nèi)容信息可與它的載體分離，它可以從一個(gè)載體復(fù)制到另一臺(tái)計(jì)算機(jī)。電子檔案的內(nèi)容是以數(shù)字信號的方式存在于不同的存儲(chǔ)空間，不再具有原先意義上的、有物理邊界的原件。

2、對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性。正是由于電子檔案的生成是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持下完成的，所以如果離開了計(jì)算機(jī)，電子檔案既看不見也摸不著。其對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性體現(xiàn)在：一是數(shù)字編碼，二是硬件，三是軟件，四是技術(shù)設(shè)備更新，五是加密。例如，電子文件對其他設(shè)備環(huán)境的不兼容性，使其只能在某種設(shè)備上處理，不同軟、硬件環(huán)境形成的電子文件載體，有時(shí)難以互換。在這臺(tái)計(jì)算機(jī)能讀出的東西，換了一臺(tái)計(jì)算機(jī)，可能就讀不出來了。電子檔案對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其生成、歸檔比紙質(zhì)檔案有更嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)。

3、快捷性、共享性、高密度性。在計(jì)算機(jī)環(huán)境中，文件的形式特征發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多方位的組合，不再需要對它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理，使傳統(tǒng)繁雜的檔案工作變得輕松和簡單，大大提高了檔案的收集、整理和使用的效率。電子檔案可以一次生成，對次產(chǎn)出。通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，一份檔案可以同時(shí)在不同的地方被多人使用，突破了紙質(zhì)檔案在使用上的局限性，提高了檔案的使用價(jià)值。所有電子檔案的儲(chǔ)存介質(zhì)如光盤、微縮膠片、磁盤等都具備了存儲(chǔ)密度大、容納信息量多等特點(diǎn)，這使得電子檔案可以比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更有效的節(jié)約占用的空間。檔案管理人員可通過簡單的操作進(jìn)行檔案的查詢和利用，從傳統(tǒng)的手工編目和查詢及繁重的信息收集工作中解放出來。這也體現(xiàn)了一種時(shí)代的進(jìn)步。

4、不穩(wěn)定性及不安全性。由于電子檔案內(nèi)容與形式的獨(dú)立性，它具有比紙質(zhì)檔案更不穩(wěn)定的因素。其原始性、真實(shí)性、完整性和安全性方面，都更難以保證。

二、電子檔案管理工作模式

1、建立電子檔案管理制度。電子檔案從形成到開發(fā)利用，中間經(jīng)過很多環(huán)節(jié)。任何一個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)不清、制度不明或考慮不周，都可能影響電子檔案的原始性和真實(shí)性。因此，建立電子檔案全過程管理制度，明確各方面的職責(zé)要求，就顯得非常重要。首先，要建立收集、積累制度和嚴(yán)格的歸檔制度，對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過程管理，并由主管部門統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。其次，要對d 存儲(chǔ)載體有嚴(yán)格要求，明確保護(hù)措施，以保證電子檔案的質(zhì)量。

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我國電子檔案管理模式

我國目前電子檔案管理模式從應(yīng)用類別上劃分為機(jī)構(gòu)分散管理模式和檔案館集中管理模式，但是從應(yīng)用范圍上劃分，仍然以機(jī)構(gòu)分散管理模式為主，機(jī)構(gòu)管理模式主要在廣大企業(yè)中應(yīng)用，機(jī)構(gòu)分散管理對硬件、軟件要求不高，檔案信息量相對較小，檔案館集中管理主要在國家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位中應(yīng)用，這類檔案大多是地方史志、重要法律法規(guī)，這些檔案館里的檔案具有很大的歷史價(jià)值和文化價(jià)值，保存的安全性要求非常高[5]。在我國實(shí)際電子檔案管理應(yīng)用中，在檔案信息載體方面，實(shí)行雙套制管理模式，所謂雙套制主要針對電子檔案信息載體，即紙質(zhì)載體和數(shù)字載體，紙質(zhì)載體主要指原始紙質(zhì)檔案文檔，數(shù)字載體主要指計(jì)算機(jī)硬盤、U盤、光盤等信息載體。國家檔案館在檔案管理要求中明確指出，檔案館的檔案入庫，必須保障紙質(zhì)載體和數(shù)字載體配套，以此確保原始檔案的追溯性。我國機(jī)構(gòu)分散式管理模式中，主要以紙質(zhì)載體檔案為主，電子檔案為輔；檔案館集中管理模式中，主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案為輔[6]。

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1.1信息化檔案便于搜集

在電子信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的過程中，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案變成了電子信息化檔案。這樣一方面大量節(jié)省了紙張資源；另一方面，對于檔案的搜集過程中的運(yùn)輸問題，也大大提高了工作效率。由于電子信息化檔案以電子檔案模式存儲(chǔ)于電子計(jì)算機(jī)中，在對檔案的搜集時(shí)，只需要發(fā)送電子郵件，或者用U盤進(jìn)行傳輸即可，攜帶方便，代替了傳統(tǒng)檔案管理模式對于檔案搜集過程中的復(fù)雜工序，提高工作效率。

1.2電子信息化檔案便于保存

由于電子信息化檔案是以電子文檔的形式存放在電子計(jì)算機(jī)之中。檔案管理著對檔案的搜集工作結(jié)束之后，可按按照相應(yīng)的計(jì)算機(jī)分類程序軟件，輕松地將檔案進(jìn)行分類管理。保存在電子計(jì)算機(jī)之中。同時(shí)，只要建立相應(yīng)的電子信息化檔案庫，就可以對檔案資源進(jìn)行保存。一點(diǎn)出現(xiàn)問題檔案丟失，還可以在信息庫中及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)數(shù)據(jù)。保證了檔案在保存過程中的安全性。

1.3電子信息化檔案便于檢索查詢

由于電子信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，存在與計(jì)算機(jī)中的虛擬檔案信息庫已經(jīng)代替了傳統(tǒng)的檔案室，一切檔案資源都存在于電子計(jì)算機(jī)之中。在對檔案進(jìn)行搜索時(shí)，已經(jīng)不再需要到檔案室去自己親自查詢檔案，只需要登陸電子計(jì)算機(jī)，到電子檔案室中去，輸入相應(yīng)的關(guān)鍵字、名稱進(jìn)行搜索即可。這種電子信息化技術(shù)，節(jié)省了檔案在檢索過程中所需要的時(shí)間，使檔案的檢索查詢變得高效化、方便化、快捷化。

二、當(dāng)前電子技術(shù)在檔案管理中面臨的問題

雖然電子信息化檔案管理技術(shù)有著諸多優(yōu)勢，但是由于一些人員技術(shù)原因，當(dāng)前電子信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用仍面臨著問題。

2.1管理者對電子信息化檔案管理技術(shù)認(rèn)識不夠

在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，一些管理者在意識發(fā)展上沒有跟上技術(shù)發(fā)展的腳步，對于電子信息化檔案管理技術(shù)認(rèn)識不夠。在現(xiàn)代電子信息化技術(shù)代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理模式的今天，沒有投入足夠的資金合作資源對傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行改革，建立新式的電子信息化檔案管理模式。資金上的匱乏導(dǎo)致了無法建立技術(shù)設(shè)備完善的電子信息化檔案模式。

2.2缺乏相應(yīng)的電子信息化技術(shù)管理人才

由于科技的飛速發(fā)展，電子信息化技術(shù)在很短的時(shí)間內(nèi)就取代了傳統(tǒng)檔案管理模式。而相應(yīng)的，檔案管理者還是之前的人員。他們由于受到傳統(tǒng)檔案管理模式制約太久，無論是從技術(shù)上還是意識思想上都無法跟新興的電子信息化檔案管理技術(shù)相匹配。對于電子信息化檔案管理模式在人才上的一大空缺，是當(dāng)前我們面臨的一項(xiàng)重大問題。

三、對于問題的相關(guān)對策

一種新興技術(shù)在發(fā)展過程中雖然前途是光明的，但道路必然是曲折的。我們面對問題應(yīng)該及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)解決，促進(jìn)技術(shù)的創(chuàng)新和發(fā)展。面對電子信息化檔案管理模式在應(yīng)用中的諸多問題我們應(yīng)該認(rèn)真分析，理清思路。首先，我們要提高人們對于電子信息化檔案管理技術(shù)的認(rèn)識。只有人們的認(rèn)識高度上升之后，才會(huì)給予電子信息化檔案管理技術(shù)足夠的認(rèn)識，投入相應(yīng)的資金進(jìn)行建設(shè)。第二，要適當(dāng)?shù)囊M(jìn)相應(yīng)的電子信息化檔案管理技術(shù)人才或?qū)υ袡n案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理著在實(shí)際操作中減少錯(cuò)誤，保證電子信息化檔案管理技術(shù)科學(xué)、高效的應(yīng)用。

篇（10）

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的大背景下，將一個(gè)單位的檔案管理工作從原有的模式中解放出來，對于提高一個(gè)單位檔案管理能力具有強(qiáng)烈的現(xiàn)實(shí)意義。然而在檔案管理電子化的過程中，由于缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，也暴露出許多問題。本文將分析當(dāng)納管理現(xiàn)代化與電子化的優(yōu)勢與特點(diǎn)，并結(jié)合實(shí)際，提出改進(jìn)方案，促進(jìn)一個(gè)單位檔案管理工作的高效性與合理性。

1 現(xiàn)代化和電子化檔案管理的特點(diǎn)及優(yōu)點(diǎn)

1.1 高效性

相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，電子化檔案管理運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，將檔案管理工作提升到新的層次。如今檔案管理工作更依賴計(jì)算機(jī)等高端媒體技術(shù)。一方面，計(jì)算機(jī)依靠其強(qiáng)大的儲(chǔ)存功能與信息處理能力，將一個(gè)單位檔案管理工作的效率大大提高了。另一方面，電子化檔案管理擁有無可比擬的數(shù)據(jù)加工能力，有效規(guī)避了各種失誤，尤其在處理在處理特殊緊急情況時(shí)，電子化檔案管理表現(xiàn)出方便快捷的特征，提升了一個(gè)單位檔案工作的精確化管理能力。[1]

1.2 綜合性

現(xiàn)代化及電子化檔案管理工作并非摒棄傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是將舊的檔案管理模式融合到電子化檔案管理模式之中。例如，如今檔案管理工作不僅依靠紙質(zhì)媒體，還運(yùn)用多媒體技術(shù)，從而強(qiáng)化了一個(gè)單位的綜合管理能力，在檔案收集、檢索、應(yīng)用方面，都有很大的提升。同時(shí)，相比傳統(tǒng)的檔案管理模式，現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式優(yōu)勢還表現(xiàn)在處理檔案的效率與能力上，都遠(yuǎn)遠(yuǎn)的由于傳統(tǒng)檔案管理模式，從而表現(xiàn)出巨大的應(yīng)用潛力，將檔案功能在一個(gè)單位中發(fā)揮到極致。

1.3 便攜性

依靠紙質(zhì)媒體的傳統(tǒng)檔案管理模式，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展。依靠計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)的現(xiàn)代化及電子化檔案管理模式，能夠克服傳統(tǒng)檔案管理模式不適宜攜帶的缺點(diǎn)。[2]同時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理模式在檔案文件轉(zhuǎn)移中，容易出現(xiàn)丟失與損壞的情況，因此使一個(gè)單位的工作處理速度大打折扣。而電子檔案擁有便于攜帶的優(yōu)點(diǎn)，能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)迅速的處理數(shù)據(jù)。此外，電子化檔案管理的優(yōu)勢還表現(xiàn)在強(qiáng)大的儲(chǔ)存于檢索功能上，依靠計(jì)算機(jī)的檔案管理工作，免去了對物理空間的需要，只需要儲(chǔ)存在便于攜帶的電子設(shè)備中，就能隨時(shí)的進(jìn)行查詢與檢索。

2 檔案管理中存在的問題

2.1 對檔案管理工作不夠重視

受傳統(tǒng)的觀念影響，檔案管理工作一直未受到足夠的重視。一方面，是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層未能全面的認(rèn)識檔案管理工作，將其當(dāng)成一個(gè)儲(chǔ)存性質(zhì)的工作，沒有能夠認(rèn)識到檔案管理工作與一個(gè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)之間的關(guān)系，因此在檔案管理工作的投入上較少，無法達(dá)到檔案管理工作的要求，造成一個(gè)單位檔案管理工作普遍滯后的情況。另一方面，檔案管理工作還受一個(gè)單位的工作模式的影響，而在一個(gè)單位的編制體系中，檔案管理工作也一直處于較為基層的位置，這嚴(yán)重影響檔案管理工作的人才交替，導(dǎo)致一個(gè)單位中檔案管理工作流于表面。

2.2 管理模式不規(guī)范

科技的發(fā)展也帶動(dòng)了其他領(lǐng)域工作的革新，但技術(shù)的革新在一個(gè)單位的檔案管理中卻暴露出一些問題，管理模式無法適應(yīng)新型技術(shù)，成為一個(gè)單位檔案管理中的主要問題。相關(guān)工作人員沒能將多媒體技術(shù)完全的納入自身的工作之中，在許多工作環(huán)節(jié)，依舊使用著落后于新興技術(shù)的手段，早成人工與多媒體技術(shù)的工作內(nèi)容重疊，管理模式很大程度上限制了一個(gè)單位檔案管理的工作效率，從而造成資源的浪費(fèi)。[3]

2.3 檔案管理制度不健全

檔案管理制度不健全，表現(xiàn)在一個(gè)單位檔案管理制度無法全面的涵蓋檔案管理的日常工作，在全面性上有所不足。這主要是由于制定檔案管理制度，在工作的過程中，沒有全面的考察檔案管理工作的流程，因此導(dǎo)致檔案管理制度的制定工作脫離實(shí)際，缺乏對相關(guān)工作人員的約束能力。除此之外，檔案管理制度缺乏對某些特殊情況的處理方法，導(dǎo)致檔案管理制度無法行使其職能，也給相關(guān)工作人員的管理造成一定的影響。

3 提高檔案管理水平的有效措施

3.1 檔案保存查詢實(shí)現(xiàn)電子化

檔案保存查詢功能電子化是提高檔案管理水平的有效措施。首先，要將檔案的內(nèi)容進(jìn)行整理錄入，將傳統(tǒng)檔案的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔。相比紙質(zhì)文檔，電子文檔的特點(diǎn)是更易保存、方便查詢。因此實(shí)現(xiàn)檔案保存查詢功能的電子化，還需要相關(guān)工作人員大量的錄入工作，能夠?qū)n案進(jìn)行及時(shí)、有序的分門別類，從而有利于一個(gè)單位開展工作的需要。[4]

3.2 建立完善的檔案管理制度

完善檔案管理制度，是提升一個(gè)單位檔案規(guī)范化管理能力的重要途徑，也是一個(gè)單位開展檔案管理工作的基礎(chǔ)。因此要求相關(guān)工作人員能夠從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是的進(jìn)行檔案管理制度建設(shè)。需要從新形勢、新要求出發(fā)，針對當(dāng)前的工作要求，與時(shí)俱進(jìn)，從而推動(dòng)一個(gè)單位檔案管理工作電子化。首先應(yīng)當(dāng)做的，是擴(kuò)充檔案管理制度的內(nèi)容，在一個(gè)單位工作的過程中，更新檔案管理工作的內(nèi)容，從而增加檔案管理制度的全面性，在合理化的基礎(chǔ)上不斷增加新的制度。除此之外，還需要配合一個(gè)單位的總體目標(biāo)，有側(cè)重的完善檔案管理制度，對現(xiàn)有的檔案管理制度進(jìn)行清理，剔除過時(shí)的部分，保證檔案管理制度能夠與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)，還能保證一個(gè)單位的內(nèi)部工作人員的積極性，按照檔案管理制度，落實(shí)現(xiàn)代化檔案管理的工作。

3.3 加強(qiáng)檔案電子化管理的重視程度

加強(qiáng)一個(gè)單位電子化管理的重視程度，首先要從領(lǐng)導(dǎo)層的認(rèn)識出發(fā)。加強(qiáng)部門領(lǐng)導(dǎo)對一個(gè)單位檔案管理的重視程度，一方面，能夠提高一個(gè)單位檔案管理的力度，重新整合檔案管理部門在一個(gè)單位中的資源配比，從而提高檔案管理部門在一個(gè)單位中的重要程度，不僅局限于基層工作的位置。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)層的重視，是對檔案管理工作的有力的保障，在領(lǐng)導(dǎo)層的支持下，相關(guān)工作人員要進(jìn)一步的提升檔案電子化管理的工作水平，給一個(gè)單位的檔案管理工作提供資金及技術(shù)的支持。

3.4 形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)體系

在檔案管理的電子化的轉(zhuǎn)型過程中，需要建立與之對應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)體系，一方面，健全的平臺(tái)是一個(gè)單位檔案管理的基礎(chǔ)，從而使檔案信息更加權(quán)威、專業(yè)。另一方面，利用互聯(lián)網(wǎng)的開放性與平等性，能夠讓一個(gè)單位內(nèi)的檔案管理工作人員更好的參與進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作中。加強(qiáng)檔案管理人員的能力建設(shè)，是強(qiáng)化檔案管理體系的重要途徑，通過有針對性的崗前培訓(xùn)工作，能在一定程度上，增強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，確保管理人員的素質(zhì)符合一個(gè)單位運(yùn)轉(zhuǎn)的需要。[5]

4 結(jié)語

一個(gè)單位檔案管理工作現(xiàn)代化及電子化是順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，也一定程度上反映了一單位檔案管理工作的未來發(fā)展方向。因此要求相關(guān)工作人員在開展檔案管理的工作中，能夠?qū)⑾冗M(jìn)的信息技術(shù)融入到自身的工作中來，從而更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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