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篇（1）

從事過機(jī)關(guān)檔案管理工作的人應(yīng)該有所感觸，所謂的機(jī)關(guān)檔案就是把機(jī)關(guān)歷年來發(fā)生的公務(wù)活動的情況記錄并定期進(jìn)行整理，機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)工作歷史面貌的再現(xiàn)。但隨著當(dāng)代科技的快速發(fā)展，現(xiàn)在機(jī)關(guān)單位中的檔案種類已不再單一，各式各樣的檔案如雨后春筍，包括聲像檔案、實(shí)物檔案、科技檔案、民生檔案等各種檔案種類逐漸增加，這就需要以一種全新的管理方式來代替過去的傳統(tǒng)模式。但如何跟上時(shí)代的發(fā)展、強(qiáng)化機(jī)關(guān)檔案管理的水平、提高機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率，如何在具體的工作中破除思想意識跟不上時(shí)代的步伐，傳統(tǒng)的思想觀念占據(jù)主導(dǎo)位置等現(xiàn)象呢？要搞好機(jī)關(guān)檔案工作，必須從根本上轉(zhuǎn)變觀念、加強(qiáng)檔案管理實(shí)施力度、提高檔案人員的素質(zhì)、促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作新進(jìn)展等工作。

一、審視目前機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）機(jī)關(guān)檔案管理工作過于形式化?，F(xiàn)機(jī)關(guān)單位對檔案管理工作的重要性雖然有了一定的認(rèn)識，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也意識到了對加強(qiáng)檔案工作管理的必要性。但是實(shí)際的情況卻還是趨于表面形式，從根本上并沒有改變，雖已經(jīng)建立的檔案資料，但并沒有對其進(jìn)行充分的利用，這就使得檔案出現(xiàn)了形式化的一些色彩，造成檔案管理的價(jià)值也就不能得到很好地體現(xiàn)。

（二）機(jī)關(guān)檔案管理實(shí)施力度不夠。機(jī)關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視程度直接影響檔案工作能否有效開展，對機(jī)關(guān)檔案管理的執(zhí)行力起著相關(guān)重要的作用。但機(jī)關(guān)的主管領(lǐng)導(dǎo)往往分管幾個(gè)科室或多個(gè)部門，而檔案工作僅僅是科室或部門眾多工作中的一項(xiàng)，又沒有專職檔案人員分管，主管領(lǐng)導(dǎo)的重視程度可想而知，檔案工作不是在短期就能見到成效的工作，其積極作用往往沒有其他部門的工作所起的作用顯著，所以在管理的力度上明顯不足。

（三）機(jī)關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平相對較低。檔案管理的工作只是作為機(jī)關(guān)單位中日常工作的一小部分，因此沒有專業(yè)的檔案管理人員。負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案管理的工作人員都是身兼多職，這就會導(dǎo)致他們疲于應(yīng)付日常事務(wù)，不會把更多的時(shí)間放在從事檔案治理工作上，更不會把精力完全放在業(yè)務(wù)知識和專業(yè)技能的鉆研上，大多數(shù)檔案人員對檔案工作重要性和責(zé)任性理解的不完全不透徹，工作中存在敷衍了事的思想，對所從事的檔案工作并不熱衷，不能從根本上發(fā)揮作用。

二、如何從根本上轉(zhuǎn)變機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）務(wù)必由傳統(tǒng)的思想觀念向創(chuàng)新的觀念轉(zhuǎn)變。檔案管理工作是一門具有較強(qiáng)科學(xué)性且內(nèi)容豐富的系統(tǒng)工作。只有機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)者觀念的轉(zhuǎn)變、工作作風(fēng)轉(zhuǎn)變，才能真正提高機(jī)關(guān)檔案的管理水平。眾所周知，任何一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持是很難開展的，更不要說取得良好的效果或成績，這項(xiàng)工作能否順利順利開展，取決于領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的意義和價(jià)值的認(rèn)識程度，取決于他們對檔案工作的態(tài)度，領(lǐng)導(dǎo)者觀念的轉(zhuǎn)變而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)站在某個(gè)高度，從長遠(yuǎn)的利益出發(fā)，以提高檔案管理水平為重點(diǎn)，建立健全行之有效的管理機(jī)制，有效提升檔案管理人員的整體素質(zhì)，使得檔案管理模式得到有效創(chuàng)新。

（二）務(wù)必提升對檔案管理人員的執(zhí)行與監(jiān)督力度。一般情況下，機(jī)關(guān)的公務(wù)員在工作中的重點(diǎn)與方向幾乎都是以領(lǐng)導(dǎo)的指示與態(tài)度來作為風(fēng)向標(biāo)的，領(lǐng)導(dǎo)除了要加強(qiáng)對檔案管理這項(xiàng)工作的關(guān)注與投入，更重要的是要做好對檔案人員的監(jiān)督與執(zhí)行的工作，真正將其進(jìn)行貫徹與落實(shí)，而不是一句口號而已。要不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)對專業(yè)技能培訓(xùn)，理順檔案管理體制，強(qiáng)化檔案管理手段，建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，合理優(yōu)化檔案管理工作流程，規(guī)范檔案信息化建設(shè)，建立獎懲機(jī)制，激發(fā)檔案人員的工作熱情，確保機(jī)關(guān)檔案管理工作抓鐵有痕、落地有聲。

（三）務(wù)必提高機(jī)關(guān)檔案人員的自身素質(zhì)。因?yàn)闄C(jī)關(guān)對檔案管理工作的不重視，所以導(dǎo)致檔案管理工作缺乏專業(yè)性、技術(shù)性，機(jī)關(guān)檔案管理的人員絕大多數(shù)是非專業(yè)人員，相關(guān)的專業(yè)知識相對匱乏，且缺少相關(guān)的專業(yè)技能，而且還存在一人兼多職、變動頻繁等問題。只有將檔案工作的重視程度和地位與各機(jī)關(guān)主要的業(yè)務(wù)部門同等重要時(shí)，才能在機(jī)關(guān)中配備專門的檔案管理人員，才能充分調(diào)動機(jī)關(guān)檔案人員的積極性，提高檔案管理人員的工作能力，真正的將檔案工作作為一項(xiàng)重要的事業(yè)來重視。只有提高機(jī)關(guān)檔案人員的自身素質(zhì)，才能在具體的工作中發(fā)揮優(yōu)勢，做好檔案管理工作。

三、結(jié)束語

檔案見證了各個(gè)機(jī)關(guān)單位的成長歷程，并在事業(yè)發(fā)展過程中起著重要的作用。搞好機(jī)關(guān)檔案工作是新的歷史條件下機(jī)關(guān)檔案工作面臨的新任務(wù)、新要求。機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念高度重視檔案事業(yè)，充分發(fā)揮其主觀能動性，機(jī)關(guān)中的檔案管理者與工作人員應(yīng)該在工作的過程中不斷提升自己的專業(yè)技能與職業(yè)素養(yǎng)，不斷加強(qiáng)對檔案管理工作人員的執(zhí)行與監(jiān)督，積極創(chuàng)新、努力進(jìn)取，進(jìn)而為機(jī)關(guān)單位未來的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

篇（2）

就目前來看，我國的檔案管理工作的水平還有待提高，一些單位的檔案管理存在著人員素質(zhì)不高、重保管輕利用等現(xiàn)象，有的單位的檔案管理人員甚至還存有應(yīng)付檢查等觀念，嚴(yán)重制約了我國檔案管理工作的發(fā)展。管理人員普遍沒有認(rèn)識到檔案管理的重要性，只根據(jù)工作需要進(jìn)行必要的信息整理，而沒能使檔案管理發(fā)揮其真正的價(jià)值。這種陳舊的管理理念必然會導(dǎo)致工作人員在工作中的行為不夠積極，不能主動的改變和創(chuàng)新管理方式，從而影響了檔案管理的整體水平。在信息時(shí)代，各種理論和技術(shù)不斷的向前發(fā)展，其更新速度也越來越快，如果檔案管理人員不能及時(shí)有效的汲取新的理論知識，更新自身知識結(jié)構(gòu)，完善自身技術(shù)水平，那么將很快落后于檔案管理的時(shí)代要求。這也是我國檔案管理工作缺乏創(chuàng)新的最主要原因。此外，隨著各類管理和存儲技術(shù)的發(fā)展，檔案管理工作對于工作人員的專業(yè)知識和技能的要求也逐漸提高。只有具備了相關(guān)的職業(yè)技能的人才，才能夠滿足相關(guān)的設(shè)備和系統(tǒng)控制需求。但是，就我國目前的檔案管理工作人員的整體水平來看，還有待提高，尤其是一些資深的檔案管理工作人員，由于從業(yè)較早，其無論是知識結(jié)構(gòu)還是技術(shù)能力，都相對陳舊。

二、檔案信息化管理的優(yōu)勢

所謂檔案管理信息化，就是通過一定的現(xiàn)代信息管理技術(shù)對現(xiàn)有的檔案管理進(jìn)行全方位的升級和改造，使其從管理模式和方法上更多的采用信息化檔案管理方式。并且能夠在高效管理的同時(shí)，做到對檔案信息的合理利用，使其能夠在工作中最大限度的發(fā)揮價(jià)值，服務(wù)于單位管理和社會管理。筆者在認(rèn)真分析了信息化檔案管理和傳統(tǒng)的檔案管理后，總結(jié)信息化的優(yōu)勢有以下幾點(diǎn)：首先，其可以克服傳統(tǒng)的檔案管理低效率的手工作業(yè)形式，將工作人員從繁重的體力勞動中解放出來，并且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的更加高效和精準(zhǔn)的管理。因?yàn)樵谛畔⒒瘷n案管理的過程中，采用的是硬盤、光盤等體積小、容量大的存儲設(shè)備，運(yùn)用的是先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的靈活存取；其次，信息化的檔案管理可以克服傳統(tǒng)檔案管理的定期分類數(shù)據(jù)搜集和整理工作，因?yàn)樵谛畔⒒臋n案管理過程中可以在信息和資料錄人的同時(shí)，完成對其屬性和類目的管理，不僅便于查找利用，還可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，也更加方便、快速、及時(shí)提高檔案管理的維護(hù)性；再次，在傳統(tǒng)檔案管理方式下，檔案的檢索、查詢都要靠手工來完成，手續(xù)繁瑣，程序復(fù)雜，給檔案管理和利用帶來很多不便。而檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理后可在電子文件歸擋的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引，還可以編制多角度、全方位的檢索工具，檢索、查詢信息更加方便迅捷。

三、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的主要措施

1、提高對檔案管理信息化重大意義的認(rèn)識

人事檔案工作向來以默默無聞、無私奉獻(xiàn)著稱，檔案和管理人員都處于一種相對封閉的狀態(tài)。要改變這種局面，就要不斷地更新觀念，勇于進(jìn)取，努力學(xué)習(xí)建設(shè)有中國特色的社會主義理論。關(guān)注改革開放的新形勢、新問題，把檔案管理工作與社會活動結(jié)合起來，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變；在信息化不斷深入的新時(shí)代，要不斷強(qiáng)化檔案管理的現(xiàn)代化、科技化意識，不斷強(qiáng)化計(jì)算機(jī)管理檔案的意識，這在加快檔案由手工管理向計(jì)算機(jī)數(shù)字化管理轉(zhuǎn)變過程中是至關(guān)重要的。

2、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案工作人員素質(zhì)的提高和電子環(huán)境下工作意識的培養(yǎng)是檔案信息化的關(guān)鍵所在。這就需要培養(yǎng)出一支專業(yè)化的管理干部隊(duì)伍。隨著信息時(shí)代不斷發(fā)展，對每位檔案管理工作者的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求。檔案管理工作者除了要強(qiáng)化事業(yè)心之外，還要加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力和綜合分析能力，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)和管理技術(shù)，掌握文書學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)知識，涉獵一定的歷史知識、古漢語知識和與檔案管理有關(guān)的其他專業(yè)知識及管理科學(xué)，熟悉上級檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定。努力使自己成為既精通檔案管理業(yè)務(wù)知識，又熟悉計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的復(fù)合型人才。

篇（3）

1轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識

現(xiàn)代醫(yī)院的管理中，病歷檔案的管理十分重要。我國對病歷檔案管理人員的配置有很高的要求，要求三級以上醫(yī)院要具備100張床位，3名病案管理人員，并且每增加50張床位就要增加1名病案管理人員?？墒墙陙?，隨著醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的病歷檔案管理工作相對于往年仍不是很理想，在實(shí)際工作中，也經(jīng)常會有很多問題出現(xiàn)，比如對病歷檔案的管理工作經(jīng)常會被分配為后勤管理，原因是沒有對病歷檔案管理引起足夠的重視，在一些規(guī)模較大的醫(yī)院的管理中，僅僅只有不到10人的檔案管理人員，這種編制不足而又人員短缺的狀況，就使病歷檔案管理工作的開展受到了阻礙。面對這種情況的出現(xiàn)，就要及時(shí)想到解決問題的方法，那么就要求醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)能夠充分認(rèn)識到病例檔案管理工作的重要性，然后再根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況來開展相應(yīng)的檔案管理工作，并在醫(yī)院的管理制度中增加此項(xiàng)內(nèi)容，把檔案管理工作放在醫(yī)院的重點(diǎn)位置。醫(yī)院可以采取成立病歷檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的方法，成立有主管領(lǐng)導(dǎo)帶頭、醫(yī)務(wù)科和護(hù)士部、信息科等部門參加的形式，這樣可以總體提高病案管理的水平。根據(jù)相關(guān)的醫(yī)療事故處理?xiàng)l例規(guī)定，要求醫(yī)院要聯(lián)系實(shí)際，在醫(yī)院的崗位設(shè)置中明確檔案管理人員的崗位，并完善病歷檔案的收集、整理以及借閱采取相應(yīng)的管理制度，讓各項(xiàng)制度具有可行性，加快病歷檔案管理工作規(guī)范化和制度化的發(fā)展。

2規(guī)范病歷書寫行為，強(qiáng)化病歷檔案內(nèi)涵

病歷檔案主要是由醫(yī)護(hù)人員編制的醫(yī)療記錄，醫(yī)療記錄應(yīng)該具有客觀性和真實(shí)性，是根據(jù)病人的客觀病情進(jìn)行演變而來的決策過程，同時(shí)這也反映了醫(yī)務(wù)人員是否具有良好的臨床思維。在現(xiàn)實(shí)工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)一些醫(yī)務(wù)人員思想態(tài)度不端正或是沒有工作責(zé)任心的問題，同時(shí)病歷也存在對病情記錄不詳細(xì)、對病人的體格檢查不全面的現(xiàn)象，嚴(yán)重時(shí)還出現(xiàn)病歷內(nèi)容不符合事實(shí)的情況。那么，面對這些情況的發(fā)生，醫(yī)院應(yīng)該經(jīng)常性地組織開展各種各樣的病歷質(zhì)量教育活動，將醫(yī)院的病歷質(zhì)量體制進(jìn)行完善和健全，充分發(fā)揮醫(yī)療機(jī)制小組的作用，能把病歷質(zhì)量和個(gè)人的利益進(jìn)行結(jié)合，從而讓整體質(zhì)量得到加強(qiáng)。醫(yī)務(wù)人員在病歷的書寫過程中，要用科學(xué)和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，做到規(guī)范使用醫(yī)學(xué)術(shù)語，做到字跡工整，表述清晰，語句通順，在記錄后還要進(jìn)行認(rèn)真合理的檢查，按照真實(shí)的檢查結(jié)果整理；其次是對法律意識進(jìn)行強(qiáng)化，病歷檔案是具有法律效力的一種文書形式，在書寫過程中一定要拒絕涂改和偽造，或是銷毀的現(xiàn)象，確保病歷檔案的真實(shí)性和完整性，讓醫(yī)患雙方的利益都得到保證，從而提升醫(yī)療質(zhì)量，在最大限度上減少醫(yī)療糾紛事件的發(fā)生。醫(yī)務(wù)人員要樹立標(biāo)準(zhǔn)化的意識，嚴(yán)格按照衛(wèi)生部的《病例書寫規(guī)范》的要求，將書寫要點(diǎn)完全掌握，提高病歷書寫的質(zhì)量，促進(jìn)病案的建設(shè)，使醫(yī)療服務(wù)占據(jù)更高效的優(yōu)勢。

3重視人員素質(zhì)建設(shè)

病歷管理人員的素質(zhì)直接影響到病案的管理水平。病案的管理并不是簡單地對文案的整理，也是將醫(yī)院的管理和檔案的管理進(jìn)行計(jì)算統(tǒng)計(jì)的復(fù)雜性工作。當(dāng)下，隨著新時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)水平的提高，醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的病案管理工作開展仍然不盡人意，病案管理人員的編制技術(shù)不專業(yè)，錄入等工作沒有進(jìn)行檔案的編研，沒有進(jìn)行相應(yīng)的信息開發(fā)與利用。并且病案管理隊(duì)伍梯隊(duì)有不合理性的特征，年齡偏大很難適應(yīng)信息建設(shè)的步伐。所以，為了使病案管理水平得到提高，就要對病案管理人員進(jìn)行相關(guān)的培養(yǎng)，并納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃當(dāng)中，增加人員編制，對病案的日常工作進(jìn)行認(rèn)真管理，用科學(xué)和系統(tǒng)的手法進(jìn)行開發(fā)和利用，從本質(zhì)上避免“重藏輕用”的現(xiàn)象，從而使醫(yī)院的病案管理人才結(jié)構(gòu)得到改善。這種加強(qiáng)人員培養(yǎng)的方式，融入了專業(yè)教育與繼續(xù)教育，對在職病案管理人員得到專業(yè)的深造和學(xué)習(xí)，如果能夠讓學(xué)員有更多外出培訓(xùn)的機(jī)會，開拓知識面，能夠使知識不斷創(chuàng)新，能夠加強(qiáng)對病案管理人員的醫(yī)德教育，不斷使其思想境界得到提升，就能夠成功有效地抵制醫(yī)療行業(yè)不良風(fēng)氣。

4強(qiáng)化病案管理硬件建設(shè)

紙質(zhì)病案的問題一直很嚴(yán)重，雖然可以將病歷的首頁輸入到電腦當(dāng)中進(jìn)行保存，但是他本身所占的庫存和歸檔的工作程序還是沒有改變，這就使得大量的病案隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的快速發(fā)展而產(chǎn)生，造成了庫房擁擠或是安全性差的困難。想要實(shí)現(xiàn)病案管理的科學(xué)化，就要加大資金的投入，使現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備能夠更新，從而提高病案管理工作的效率。隨著科學(xué)技術(shù)的普及和推廣，HIS系統(tǒng)的應(yīng)用和電子病歷的推廣，推動了病案電子儲備配置和一些必備軟件設(shè)施的順利實(shí)施。所以，完善病歷檔案的掛歷系統(tǒng)，使防盜監(jiān)控設(shè)置和溫濕度自動條調(diào)控系統(tǒng)等的壽命得到延長，才能夠使病案保持一定的完整性與安全性。

5結(jié)語

在醫(yī)院的病歷檔案中，只有將檔案管理體系進(jìn)行逐步的完善，才能夠發(fā)揮醫(yī)院病例信息樞紐的作用，病歷檔案的管理工作在病歷檔案的開發(fā)和傳播、創(chuàng)新中，都發(fā)揮著重要的作用。加強(qiáng)對醫(yī)院病歷檔案管理工作的優(yōu)化，使醫(yī)院的服務(wù)職能得到更好的發(fā)揮。

參考文獻(xiàn)

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隨著科技的進(jìn)步和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的深化應(yīng)用，檔案信息化管理越來越受到廣泛重視。在新形勢下，通過檔案信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，建立了計(jì)算機(jī)檔案數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)編制了檔案的案卷目錄、分類目錄、專題目錄、全引目錄等多種檢索工具，實(shí)現(xiàn)了檔案計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檢索。同時(shí)，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，可以有效地實(shí)現(xiàn)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的交流（如辦公自動化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)等）的無縫連接，由于檔案管理可以利用電子文件的實(shí)時(shí)物理歸檔，極大地提高了檔案的利用率。為開展發(fā)展新形勢的規(guī)劃、運(yùn)行分析等各項(xiàng)活動發(fā)揮了積極、重要的作用。

二、現(xiàn)代檔案管理的存在的問題

雖然隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我們已經(jīng)利用了計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理檔案，使檔案管理工作取得了許多成績，但由于歷史、人為、技術(shù)及管理方在面的原因，與檔案管理的現(xiàn)代化及今后社會發(fā)展的需要還存在著一些差距和不足。具體問題可以討論如下。

（一）檔案管理與社會生產(chǎn)力的發(fā)展還不能有機(jī)融合

為實(shí)現(xiàn)檔案管理需要，我們許多單位都建立了一系列各種專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，這些系統(tǒng)可以承載著大量的管理信息，并且隨著社會的發(fā)展而快速的更新。但一些系統(tǒng)在先期開發(fā)時(shí)并未考慮與檔案系統(tǒng)相融合，檔案管理人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分或基本接收不到檔案。

（二）社會對檔案管理的重要性認(rèn)識不足

一直以來，對檔案的管理只是組織方面的工作，對社會的需要鮮為人知，因此，社會一些部門只注重物質(zhì)文明的建設(shè)，而忽視了的檔案建設(shè)。再加上部分的檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作不夠重視，工作責(zé)任心不強(qiáng)，直接導(dǎo)致原有一些檔案資料的缺失，庫藏檔案資源不夠豐富，影響了在新形勢下為生產(chǎn)力的發(fā)展提供檔案服務(wù)和工作支持，使對于檔案的需求和對檔案的利用難以取得預(yù)期效果。

（三）檔案管理現(xiàn)代化體制機(jī)制還不健全

在檔案管理部門，由于檔案科室內(nèi)部分工不細(xì)，未形成檔案管理部門與各業(yè)務(wù)部門工作的有效聯(lián)動，由于各部門的交流不夠，致使在檔案管理工作過程中，使其形成的材料歸檔還比較難，導(dǎo)致檔案管理工作與其它工作相比相對滯后。

（四）檔案隊(duì)伍的素質(zhì)與社會生產(chǎn)力的發(fā)展還不相適應(yīng)

由于歷史原因，許多單位檔案管理崗位缺少專業(yè)人員，在一些單位，大都屬于人員安置型，造成目前檔案管理隊(duì)伍中整體素質(zhì)不高，檔案管理人員中缺乏既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又精通檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，不能很好地適應(yīng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的發(fā)展需要。

三、加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理的建議

篇（5）

改革開放以來，我國的建設(shè)事業(yè)發(fā)展迅速，與此同時(shí)，也形成了大量的業(yè)內(nèi)資料即工程檔案。建筑工程檔案是建筑建設(shè)活動中形成的原始的、圖物相符的有保存價(jià)值的真實(shí)記錄和實(shí)際反映。它記載著建筑物、構(gòu)筑物地下管線敷設(shè)等建設(shè)活動，是建設(shè)項(xiàng)目管理如投資計(jì)劃、設(shè)計(jì)、施工、使用、維修及改建擴(kuò)建等活動中形成的檔案文件。在對建設(shè)工程質(zhì)量、總體造價(jià)和建設(shè)工期進(jìn)行管理的同時(shí)，建筑工程檔案管理作為建筑工程項(xiàng)目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容

1．綜合性文件資料。主要包括上級批準(zhǔn)文件；計(jì)劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2．土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開／竣工報(bào)告；圖紙會審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì)；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會紀(jì)要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告；隱蔽工程驗(yàn)收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

3．竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強(qiáng)電弱電工程竣工圖；通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

二、建筑工程檔案管理需要解決的問題

1．檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項(xiàng)目歸檔率較好的單位能達(dá)到80％左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項(xiàng)目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。

2．缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機(jī)構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3．缺乏復(fù)合型檔案管理人員。基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)工作需要。

三、建筑工程檔案有效管理的措施

1．建立健全檔案管理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

2．嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

3．加強(qiáng)對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識，變被動為主動，認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

4．加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強(qiáng)對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。

5．充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項(xiàng)目檔案管理的一個(gè)發(fā)展方向。

各部門還應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。

篇（6）

中圖分類號：TU198文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

建筑工程檔案管理作為建筑工程項(xiàng)目管理的一部分，工程檔案管理的好壞，直接關(guān)系到工程的質(zhì)量，影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。如何有序地管理好建筑工程檔案既是工程本身的需要，也是檔案部門的要求。

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗(yàn)收時(shí)，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如果不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時(shí)可采取強(qiáng)制措施與計(jì)量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強(qiáng)對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準(zhǔn)確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)初期（從工程立項(xiàng)開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實(shí)際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時(shí)要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、招投標(biāo)機(jī)構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項(xiàng)目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項(xiàng)開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護(hù)建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

3.嚴(yán)格把好竣工驗(yàn)收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗(yàn)收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗(yàn)收時(shí)，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項(xiàng)目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進(jìn)行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，補(bǔ)缺補(bǔ)漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實(shí)、完備、及時(shí)，歸檔范圍符合要求，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》和《工程竣工驗(yàn)收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗(yàn)收關(guān)，把竣工檔案的驗(yàn)收、移交作為整個(gè)工程驗(yàn)收的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗(yàn)收與檔案驗(yàn)收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

4.加強(qiáng)對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點(diǎn)也有了新的變化，從而提高檔案干部隊(duì)伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強(qiáng)服務(wù)意識，認(rèn)清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，采用科學(xué)的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認(rèn)識，變被動為主動，認(rèn)真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心，嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

5.加強(qiáng)施工管理，強(qiáng)化檔案材料編制工作。按照標(biāo)準(zhǔn)編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個(gè)施工隊(duì)不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責(zé)任，加強(qiáng)對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強(qiáng)對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標(biāo)準(zhǔn)形成檔案材料，給后人留下寶貴的財(cái)富。

6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計(jì)工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。當(dāng)前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進(jìn)管理方法，采用先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當(dāng)普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進(jìn)行檔案管理成為可能，也就成為項(xiàng)目檔案管理的一個(gè)發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設(shè)公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進(jìn)行光盤刻錄，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。

各部門還應(yīng)有效利用計(jì)算機(jī)資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進(jìn)行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計(jì)文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。

7.及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。

總之，當(dāng)前，我國的建筑市場面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進(jìn)改革，建筑工程檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時(shí)也存有較大的發(fā)展機(jī)遇和空間。我們應(yīng)以積極學(xué)習(xí)和借鑒國外先進(jìn)建筑工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)的態(tài)度，充分發(fā)揚(yáng)我們已有的優(yōu)勢，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機(jī)制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟(jì)建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

篇（7）

目前，區(qū)級檔案館館藏檔案內(nèi)容龐雜，案卷數(shù)量繁多，時(shí)間跨度長，且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目的，以案卷不丟失為原則，再加之每個(gè)歷史時(shí)期檔案的整理原則、質(zhì)量要求不同，整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況，形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面：一是館藏檔案未進(jìn)行檔案的實(shí)體分類，沒有編制檔號、沒有目錄號，一卷多冊現(xiàn)象較多。二是案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄或有卷內(nèi)目錄但內(nèi)容填寫不全，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容無法檢索，而難以利用。四是許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，有按時(shí)間組卷的，也有按機(jī)構(gòu)、問題組卷的，還有按文種組卷的。六是案卷厚薄不一，有的一文一卷，有的幾百頁一卷等。從以上情況來看，目前，區(qū)級檔案館檔案管理基礎(chǔ)還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的必備條件，這就需要科學(xué)地解決這些問題。

二、加強(qiáng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

提高檔案管理水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、保管等各個(gè)環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

（一）統(tǒng)一檔案分類

將區(qū)屬各職能部門在工作中形成的各類檔案按有關(guān)規(guī)定制定統(tǒng)一的檔案分類方案、歸檔范圍、保管期限表，明確各類檔案的檔號、目錄號的編制原則和依據(jù)。

（二）全面普查案卷，去粗取精

將檔案館現(xiàn)存的檔案按要求進(jìn)行清理核對，將無查考價(jià)值的重分文件和已到保管期限的案卷進(jìn)行鑒定剔除，避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

（三）重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷，要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化科學(xué)保管而且亦可提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

（四）統(tǒng)一檔案分類號，保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們快速檢索的需要。為了確保檢索的完整性，我們在分類時(shí)，必須以館藏全部檔案為對象。同時(shí)，還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，盡量做到前后分類一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

（五）規(guī)范案卷題名，保證檢索查準(zhǔn)率

案卷題名準(zhǔn)確是保證檔案檢索查準(zhǔn)率的基礎(chǔ)。只保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)率。因此，在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名，而規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對題和計(jì)算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。因?yàn)橛?jì)算機(jī)檢索是在手工檢索的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的，所以，在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種等要素都填寫完整，規(guī)范題名要素，這樣就可在檢索中保證查準(zhǔn)率。

三、加快檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程

在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，將無法保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，甚至直接影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)度。

（一）分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

檔案管理的一個(gè)重要目的就是要使檔案為社會所用，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。區(qū)級檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理檔案的過程中，應(yīng)先根據(jù)館藏各全宗檔案的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開放等情況，應(yīng)重點(diǎn)對館藏珍貴檔案、具有長遠(yuǎn)使用價(jià)值的檔案、具有經(jīng)濟(jì)、科技、文化價(jià)值的檔案、具有地方特色的檔案和利用率高、需求大的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理，然后根據(jù)情況再對其他檔案進(jìn)行整理，這樣就可以由重要到一般，逐步推進(jìn)檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程，提高利用的效率。

（二）分級次著錄，省時(shí)省力

在著錄過程中可以將案卷分為二個(gè)層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的檔案則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目，既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力，又提高了工作效率。

（三）分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好，又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引。而對那些特殊形式的檔案，如“科技檔案”“專業(yè)檔案”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間等用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，提高著錄速度。

（四）加強(qiáng)電子文件歸檔管理

篇（8）

檔案管理工作整體水平的提高關(guān)鍵在于人才素質(zhì)的提升，這既是當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)，也是實(shí)踐中的難點(diǎn)。

1.學(xué)習(xí)能力的提高

信息時(shí)代，要求檔案管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，對電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入終身學(xué)習(xí)的時(shí)代，不會學(xué)習(xí)將會成為新時(shí)代的“文盲”。同樣，檔案管理工作內(nèi)容、技術(shù)也在日新月異，不主動學(xué)習(xí)、不善于學(xué)習(xí)，將最終會被淘汰。

2.操作管理能力的提高

要成為一名合格的檔案管理人員，最基礎(chǔ)的是要具備實(shí)際操作技能，具體包括立卷、整理、編目、鑒定，著錄、標(biāo)引、保護(hù)等。此外，還需要具有統(tǒng)籌安排、仔細(xì)耐心的基本品質(zhì)。除了具備基本操作技能外，還需要打造自己的管理能力。檔案管理工作涉及到收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。

3.安全意識的提高

作為一名合格的檔案管理人員，要把安全責(zé)任意識貫穿于檔案工作的始終。通過對《檔案法》、《保密法》相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作，強(qiáng)化保密法制觀念，牢固樹立“保密工作無小事”的責(zé)任意識，提高保密工作的自覺性和責(zé)任感，自覺履行保守國家秘密的義務(wù)。有些檔案涉及到國家安全和社會穩(wěn)定，有些檔案關(guān)系到企業(yè)競爭與發(fā)展，有些檔案影響到個(gè)人隱私與生活，因此，檔案管理人員應(yīng)該樹立較強(qiáng)的安全防范意識，防止檔案泄密事件發(fā)生。

4.服務(wù)意識的提高

信息時(shí)代，傳統(tǒng)的服務(wù)方式已經(jīng)不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展需要。檔案部門迫切需要運(yùn)用當(dāng)今高新技術(shù)和知識開發(fā)檔案信息資源，創(chuàng)新檔案信息服務(wù)方式，為經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展服務(wù)。然而，隨著當(dāng)前形勢和社會發(fā)展的需要，檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、市場價(jià)值逐漸顯現(xiàn)出來，這就要求檔案管理人員樹立超前服務(wù)、主動服務(wù)意識，深入社會調(diào)查研究，了解信息需求方向，充分發(fā)揮好檔案信息資源的作用，服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展。

二、辦公自動化的廣泛應(yīng)用

1.辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，因而無論是起草還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動態(tài)。

3.電于文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送，時(shí)間受距離長短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

三、檔案管理利用效果的應(yīng)用

新形勢下檔案管理集中體現(xiàn)在普遍采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，極大地提高了檔案管理的效率和效果。一方面通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收的電子文件逐一進(jìn)行歸檔，通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理配置與開發(fā)利用，大大提高了檔案的管理和利用效率。

1.建立網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)

在系統(tǒng)內(nèi)建設(shè)數(shù)字化綜合應(yīng)用平臺，建立健全內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)和公眾服務(wù)網(wǎng)，發(fā)揮網(wǎng)站的作用，使檔案網(wǎng)站成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。促進(jìn)檔案現(xiàn)行文件信息化的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)系統(tǒng)建設(shè)需求，采購必要的硬件設(shè)備，為系統(tǒng)提供硬件基礎(chǔ)。提高檔案管理軟件的技術(shù)和應(yīng)用水平，為保證檔案信息交換、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享創(chuàng)造條件。制定相應(yīng)的策略、保障檔案資源的原始性、安全性、可靠性。

2.加強(qiáng)電子文件的管理是做好檔案信息化的關(guān)鍵

（一）電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，隨著計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，對那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求。無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

（二）電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形式部門了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門的職能相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

篇（9）

中圖分類碼：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

引言

圖書館檔案管理是高校圖書館現(xiàn)代化建設(shè)的重要組成部分。通過分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作中存在的問題，提出了優(yōu)化檔案管理的新思路，要從增強(qiáng)檔 案管理意識、提高檔案管理人員的素質(zhì)等方面入手，不斷優(yōu)化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進(jìn)高校圖書館各項(xiàng)服務(wù)工作更好發(fā)展。

一、圖書館檔案管理的問題分析

圖書館的檔案管理有著較好的資源基礎(chǔ)，在隨著信息化的技術(shù)不斷進(jìn)步的同時(shí)，以往的檔案管理模式也逐漸的凸顯出其不足之處，對于這些問題必須要得到重視，下面就對于這些問題紛紛進(jìn)行闡述：

（一）檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢。在檔案整體的結(jié)構(gòu)上的不足檔案數(shù)字化的進(jìn)程緩慢，對于圖書館的館藏文書檔案相對的重大，尤其是一些業(yè)務(wù)檔案，在這方面較為的豐富，檔案的形 式基本都是紙質(zhì)為主，在當(dāng)今的信息化日趨成熟的今天，從量以及載體上就可以明顯的發(fā)展，這樣的管理模式已經(jīng)與當(dāng)前的發(fā)展不相適應(yīng)，在整體的結(jié)構(gòu)上的優(yōu)勢愈 來愈小。

（二）檔案管理上操作不規(guī)范。在管理上操作不規(guī)范，在圖書館的檔案管理方面的一些基礎(chǔ)的設(shè)施以及條件等都要比其它的一些部門滯后，這也是對于圖書館的檔案管理沒有得到足 夠的重視造成的，有相當(dāng)多一部分的圖書館檔案管理方面沒有專業(yè)的人員進(jìn)行管理，這對于圖書館的檔案管理的整體發(fā)展起到了阻礙作用，也不能夠有效的對于圖書 館的發(fā)展起到很好的促進(jìn)參考的作用。

（三）檔案管理意識薄弱。許多圖書館都沒有意識到圖書館檔案管理的重要性，工作人員主觀認(rèn)為圖書管理就是按照傳統(tǒng)方法進(jìn)行針對圖書進(jìn)行簡單的文件分類，建立索引就可以了。更 糟糕的是一些領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常在會議重點(diǎn)討論了檔案管理考核的重要性，但在實(shí)際工作中也沒有實(shí)行有效貫徹執(zhí)行，甚至放棄檔案管理。

（四）檔案管理制度不完善、檔案管理水平不高。目前的檔案管理現(xiàn)狀表明，從正規(guī)術(shù)語文件管理，沒有完整的分類法可循，圖書館檔案管理大多是按照傳統(tǒng)分類方法，如數(shù)字法，子母法進(jìn)行排序放置，而這 種管理方法絕大多數(shù)是無法形成真正意義上的相對分類查找。由于檔案管理機(jī)構(gòu)水平不高，崗位職責(zé)不明確，責(zé)任分工不清，再加上一些圖書館檔案管理人員不固 定，服務(wù)質(zhì)量不均衡，造成了檔案工作發(fā)展滯后。有的圖書館甚至沒有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)及其專職人員，最終導(dǎo)致圖書館管理水平偏低。

二、圖書館檔案優(yōu)化管理的必要性

（一）優(yōu)化檔案管理能夠有效確保圖書館工作的順利進(jìn)行。圖書館檔案涉及到的內(nèi)容非常多，包括圖書館工作的原始記錄，圖書館工作人員的工作成果，經(jīng)驗(yàn)，對圖書館人員編制進(jìn)行詳細(xì)的記錄，并通過檔案信息反映 了圖書館和博物館的情況及其業(yè)務(wù)發(fā)展中存在的問題是圖書館發(fā)展的跟蹤記錄，圖書館的管理和重要的參考價(jià)值，以及圖書館的未來發(fā)展的真正目標(biāo)。

（二）檔案管理是圖書館進(jìn)行科學(xué)管理的重要手段。通過建立和完善圖書館檔案管理的科學(xué)性，圖書館可以進(jìn)一步提高其自身檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，充分發(fā)揮其在圖書館管理中的作用。另外，對于讀者服務(wù)工作的管理過程，能夠進(jìn)行詳細(xì)記錄工作，都是為未來圖書館進(jìn)一步提升讀者服務(wù)質(zhì)量打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

三、圖書館檔案優(yōu)化管理的措施

（一）優(yōu)化完善圖書館檔案管理機(jī)制。科學(xué)規(guī)劃圖書館檔案管理機(jī)制，優(yōu)化圖書館檔案信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高圖書檔案管理的信息化服務(wù)能力，不是幾名圖書館工作人員就可以單獨(dú)做的很好 的，有很多檔案材料往往涉及到多個(gè)部門，需要協(xié)調(diào)多方工作進(jìn)行系統(tǒng)優(yōu)化服務(wù)才行，在健全檔案管理制度，建立檔案保管期限表，文件和資料歸檔范圍，明確保管 期限表制，分保管期間，評估文件，文件規(guī)范的符合法律的發(fā)展，提高人們的意識，進(jìn)一步推動圖書館檔案管理建設(shè)。

（二）加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，建立圖書管理數(shù)據(jù)庫。所謂圖書管理數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，指的是圖書檔案信息的接收，傳輸，存儲，以實(shí)現(xiàn)共享檔案信息管理系統(tǒng)的文件。在今天加速全球化的進(jìn)程中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫管 理系統(tǒng)也使得文件管理從傳統(tǒng)到紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮虞d體，檔案管理員能夠針對圖書信息進(jìn)行存檔數(shù)據(jù)處理，有效開展圖書業(yè)務(wù)管理，共同實(shí)現(xiàn)圖書管理信息的協(xié)調(diào) 處理。

（三）提升圖書檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。圖書館應(yīng)設(shè)置專職工作人員負(fù)責(zé)檔案管理，注重員工的檔案管理及其專業(yè)技能培訓(xùn)工作，盡量選擇有著較高教育水平和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)豐富的員工。對于檔案管理人 員，應(yīng)盡量保持其工作的穩(wěn)定性。檔案管理人員要定期進(jìn)行培訓(xùn)，能夠熟練掌握電腦等現(xiàn)代信息技術(shù)，精通圖書館檔案管理系統(tǒng)。要充分認(rèn)識到圖書管理人員對圖書 館發(fā)展工作的重要性，在工作中不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不斷轉(zhuǎn)變其工作觀念，以適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的要求。圖書館檔案管理人員也應(yīng)提高工作的嚴(yán)肅 性，增強(qiáng)工作責(zé)任感，及時(shí)的準(zhǔn)確地對檔案材料進(jìn)行分類管理。

隨著社會的發(fā)展以往的圖書館檔案管理模式慢慢的開始退出了市場，這就要求要有著新的管理模式來更好的促進(jìn)圖書館的檔案管理，做好這一工作能夠?qū)τ诮M織機(jī)構(gòu) 的可持續(xù)的發(fā)展有著最為基礎(chǔ)的保障，對于圖書館的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展能夠?qū)τ谧陨淼乃降玫接行У奶岣?，對于其中的一些不足還需要進(jìn)一步的得到創(chuàng)新 加強(qiáng)，從而把圖書館的檔案管理更現(xiàn)代化的體現(xiàn)出來。

參考文獻(xiàn)：

篇（10）

關(guān)鍵詞:醫(yī)療檔案管理;存在問題;優(yōu)勢;實(shí)現(xiàn)途徑

Key words:medical archive and information management;existing problems;advantage;approach

中圖分類號:R19 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A文章編號:1006-4311(2010)04-0101-01

1 當(dāng)前醫(yī)院醫(yī)療檔案管理存在的主要問題

1.1 檔案管理意識淡薄,檔案利用率不高。檔案工作對全社會的各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用,檔案信息資源的有效利用可以取得巨大的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。雖然近年來檔案界對檔案利用產(chǎn)生的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益進(jìn)行了廣泛的宣傳,但是社會公眾對檔案利用效益還是知之甚少。醫(yī)院以醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù),輕視檔案管理工作的現(xiàn)狀較為普遍,同時(shí)由于經(jīng)營者忽視檔案工作的重要性,對檔案工作建設(shè)程度不夠,檔案信息資源開發(fā)不足。

1.2 檔案管理制度不健全,檔案收集效率不高。在醫(yī)院管理工作中,醫(yī)院制定了適用于本院較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責(zé),但由于歷史的原因和醫(yī)院行業(yè)管理的要求,在一個(gè)單位內(nèi)形成了多部門管理檔案的格局。沒有設(shè)置專職的檔案管理員,因此涉及檔案管理的制度、職責(zé)就較少,也沒有相關(guān)的考核目標(biāo)和檢查制度。由于檔案管理制度不健全,檔案職能管理不完善,形成各科室相關(guān)檔案工作人員工作松散,出現(xiàn)不及時(shí)移交各自保管的檔案材料,造成檔案資料收集效率不高,檔案資料收集不齊全,給檔案管理的基礎(chǔ)工作帶來不便。

1.3 檔案專業(yè)人員素質(zhì)差距較大。當(dāng)前醫(yī)院的管理架構(gòu)沒有完全分層次設(shè)置專職的檔案管理員,各基層檔案管理員多是由文秘兼于一身。因此,在人員的配備上較重視主要職能工作的能力,而忽視檔案專業(yè)管理能力。又由于我國檔案專業(yè)人員匱乏,導(dǎo)致從事醫(yī)療檔案管理人員隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊,形成檔案管理工作的混亂與滯后。同時(shí)由于現(xiàn)有檔案管理人員缺乏挑戰(zhàn)精神,不及時(shí)學(xué)習(xí)新文化、新知識,更新舊觀念、舊方法,使得檔案管理工作不能有效地改進(jìn)與提高,更別談創(chuàng)新與發(fā)展。

1.4 檔案硬件設(shè)施投入不足,現(xiàn)代化管理水平不高。醫(yī)院的重點(diǎn)工作是醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè),對檔案管理工作的硬件設(shè)施投入相對較少。一些單位由于醫(yī)療用房緊張致使檔案用房狹小,檔案所用的庫房、閱覽室、辦公室做不到三分開,不符合檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)。另外,檔案管理設(shè)備陳舊,管理技術(shù)落后,也制約了檔案管理工作的開展。近年來,隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理中得到廣泛運(yùn)用,醫(yī)院在各層面的醫(yī)療管理手段不斷進(jìn)步。

2 醫(yī)院醫(yī)療檔案管理信息化的優(yōu)勢

2.1 檔案信息化有利于保護(hù)珍貴的檔案原件。將醫(yī)院的各類檔案進(jìn)行信息化手段處理后,可以有效地保護(hù)檔案原件,可以避免檔案原件被過多地直接使用,或過多借閱、使用原件而造成原件的損壞,以達(dá)到保護(hù)檔案原件的目的;可以有效地降低和避免重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 檔案信息化使文件的歸檔方式得到改善。在醫(yī)院工作中,檔案部門要對各類文件進(jìn)行及時(shí)的著錄。將檔案信息化處理后,可以使檔案人員從繁瑣的手工勞動中解放出來,利用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行工作,大大改善了工作條件,信息改動時(shí)只需輸入指令就可以自動完成系統(tǒng)調(diào)整,有效地提高了工作效率。

2.3 檔案信息化有利于檔案信息資源的整合和共享。檔案資源整合重在體現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)性、有效性和共享性,其最終目的是進(jìn)一步擴(kuò)大檔案資源的使用范圍,這是檔案事業(yè)順應(yīng)社會信息化潮流的趨勢所在。電子文件比檔案原件更易于導(dǎo)航,可增強(qiáng)對原始檔案的應(yīng)用程度和應(yīng)用范圍;更有利于醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室按需瀏覽,并保持隨機(jī)存取,提高了檔案原件的利用率,最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。

2.4 檔案信息化使檔案的檢索和使用更加快捷方便。將檔案信息化處理后,采用了電子目錄和電子文檔歸檔,提供快捷的電子信息查詢系統(tǒng),使用時(shí)只需輸入關(guān)鍵詞,相關(guān)資料信息就可呈現(xiàn)在計(jì)算機(jī)屏幕上。在檔案的利用上,信息化更讓用戶感受到方便。首先電子檔案的保存年限是紙質(zhì)檔案難以比擬的。其次,醫(yī)院各部門、各醫(yī)療科室,只要有需要,就可以獲取更為及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的信息。

2.5 檔案信息化改善了檔案管理模式。在傳統(tǒng)的檔案歸檔方式中,檔案資料大多是以紙質(zhì)化的形式存在的。隨著時(shí)間的推移,檔案資料越來越多,不但占用大量的儲存空間,還需要做好溫度、濕度控制和防蟲工作,導(dǎo)致管理成本居高不下,使用效率卻比較低的問題。

3 實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案信息化管理的途徑

3.1 培訓(xùn)人員,建立技術(shù)平臺全面提高醫(yī)療檔案管理人員的信息技術(shù)水平和職業(yè)道德素質(zhì),建立一支專業(yè)化的適應(yīng)信息時(shí)代要求的醫(yī)療檔案管理人才隊(duì)伍。引進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù),數(shù)字化技術(shù),網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)等現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù),建立醫(yī)療檔案信息數(shù)據(jù)庫,使用高效的醫(yī)療檔案管理軟件,保證檔案信息的真實(shí)和完整,實(shí)現(xiàn)醫(yī)療檔案信息資源共享。引進(jìn)先進(jìn)的保管設(shè)備,實(shí)現(xiàn)庫房溫濕度控制自動化,營造一個(gè)科學(xué),安全地保管醫(yī)療檔案的物理環(huán)境。

3.2 建立醫(yī)院共享的醫(yī)療檔案把個(gè)人疾病史和治療史實(shí)行信息化管理的系統(tǒng),并爭取把住院病歷也與醫(yī)療費(fèi)用每日清單制一樣,通過備份與患者見面,給患者醫(yī)療消費(fèi)的知情權(quán)。住院病歷可以體現(xiàn)患者在醫(yī)院接受治療的情況,可以方便患者對醫(yī)院的治療質(zhì)量進(jìn)行直接的監(jiān)督,可以促進(jìn)治療醫(yī)生認(rèn)真診治并認(rèn)真填寫病歷?；颊咭姷街委煵v記錄后,可以隨時(shí)提出質(zhì)疑,一旦出現(xiàn)醫(yī)療糾紛,或者將來出現(xiàn)醫(yī)療糾紛,都可以作為雙方的證據(jù)。

結(jié)語:醫(yī)療檔案是具有科學(xué)性、邏輯性、真實(shí)性的醫(yī)療衛(wèi)生科技檔案,是醫(yī)院各項(xiàng)管理工作中取之不盡的信息資源。在信息時(shí)代,實(shí)現(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療檔案管理信息化,對于加強(qiáng)醫(yī)療檔案的管理、開發(fā)和利用,及充分發(fā)揮醫(yī)療檔案信息的價(jià)值,對加快醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展具有十分重要的意義。

參考文獻(xiàn):