時(shí)間：2023-08-02 16:38:08
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇村級(jí)檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
一、存在的問(wèn)題
1.領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。村級(jí)建檔工作普遍認(rèn)識(shí)不夠，態(tài)度不明確，意識(shí)淡薄，思想模糊，只是走過(guò)場(chǎng)，表面上應(yīng)付了事，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到村級(jí)建檔的重大意義，沒(méi)有把村級(jí)建設(shè)工作擺上議事日程，列入村級(jí)工作計(jì)劃，導(dǎo)致檔案工作被動(dòng)、落后，村級(jí)建檔工作行動(dòng)遲緩。
2.檔案意識(shí)淡薄。村干部與村級(jí)檔案管理人員對(duì)檔案工作責(zé)任心和事業(yè)心不強(qiáng)，檔案意識(shí)淡薄。弄不清楚檔案一詞的真正含義。在實(shí)際工作中，對(duì)十分珍貴的檔案，文件、材料、胡亂堆放，隨之任之，毫不負(fù)責(zé)任，更不會(huì)注意利用檔案，更談不上開(kāi)發(fā)檔案，村級(jí)檔案形成不該有的空白局面。
3.指導(dǎo)力度不夠。有些村領(lǐng)導(dǎo)因?qū)嶋H工作需要，對(duì)村級(jí)建檔有所認(rèn)識(shí)，也很想有這方面的舉措，但是檔案行政管理部門，因人員緊張，工作繁重，無(wú)精力在親自深入村基層進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。
4.不注意材料的形成積累。由于村級(jí)建檔工作開(kāi)展較晚，文件材料的形成很不規(guī)范，村干部不注重日常的文件材料的形成與積累。絕大部分材料形成采用口頭形式和提綱條條，而且隨用隨扔，有的人把工作中形成的歸國(guó)家所有的材料據(jù)為私有，文件資料損失慘重。
5.檔案保管條件簡(jiǎn)陋。由于村領(lǐng)導(dǎo)和村檔案管理人員對(duì)檔案認(rèn)識(shí)程度不夠，對(duì)檔案不肯下大力度的投入，導(dǎo)致在檔案工作中所需的人力、財(cái)力、物力嚴(yán)重不足造成檔案保管條件簡(jiǎn)陋，環(huán)境的惡劣。
二、應(yīng)采取的措施與對(duì)策
針對(duì)上述各種原因及問(wèn)題，我們根據(jù)工作需要，本著因地制宜，因循利導(dǎo)的原則，依據(jù)本區(qū)域的實(shí)際情況，具體問(wèn)題具體分析，采取切實(shí)可行的辦法，著重有力的措施，來(lái)搞好這次村級(jí)建檔工作。
1.加強(qiáng)宣傳，提高檔案意思。我們要采用多種方式，認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》，提高村領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，端正思想，轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)村級(jí)建檔的宣傳力度，增加檔案的透明度，使村領(lǐng)導(dǎo)對(duì)村級(jí)建檔工作給予重視和支持，解決在建檔工作中遇到的實(shí)際問(wèn)題。為農(nóng)村檔案事業(yè)發(fā)展提供有利條件，在行政村建立村級(jí)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由村干部擔(dān)任組長(zhǎng)，做到檔案工作有人抓，具體任務(wù)有人做，實(shí)際問(wèn)題有人管的大好局面，把檔案工作納入議事日程，擺上重要位置，使村領(lǐng)導(dǎo)感受到村級(jí)建檔工作是村領(lǐng)導(dǎo)日常工作中的分內(nèi)之事，肯下大力氣，有決心、有信心，努力把村級(jí)建檔工作搞好。
2.以點(diǎn)帶面，全面推進(jìn)。根據(jù)我縣各鄉(xiāng)，村的具體情況，采用全面展開(kāi)，有所側(cè)重的策略。先在全縣召開(kāi)鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管領(lǐng)導(dǎo)和鄉(xiāng)經(jīng)管站領(lǐng)導(dǎo)、鄉(xiāng)檔案管理員動(dòng)員會(huì)，再由鄉(xiāng)、鎮(zhèn)經(jīng)管站具體負(fù)責(zé)，對(duì)村級(jí)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)。根了解掌握的各村實(shí)際情況，在每個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)有選擇地建立村級(jí)建檔典型村，再組織檔案管理人員觀摩。待掌握一定的檔案知識(shí)和技術(shù)操作后，在全面展開(kāi)；村屯較為密集的，建村級(jí)檔案室確實(shí)有困難的，采取集中保管，在鄉(xiāng)、鎮(zhèn)建綜合檔案室，實(shí)際集中立卷歸卷逐村組建。各村檔案管理人員統(tǒng)一參加，親手操作，使他們?cè)趯?shí)際操作整個(gè)過(guò)程中，得到鍛煉，學(xué)到知識(shí)，掌握技巧，并從中領(lǐng)悟檔案的價(jià)值和意義所在。達(dá)到以點(diǎn)帶面，全面推進(jìn)的目的。
3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)性指導(dǎo)培訓(xùn)提高檔案素質(zhì)。檔案行政管理部門，要經(jīng)常深入村屯進(jìn)行村級(jí)建檔具體指導(dǎo)，以典型村為中心、為模式、典范，組織村級(jí)檔案管理人員實(shí)地考察，邊講解邊操作、邊實(shí)習(xí)邊指導(dǎo)，一邊學(xué)習(xí)一邊干，一邊加深，一邊鞏固，細(xì)心研究探索，盡快提高村級(jí)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，改變知識(shí)結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)自然科學(xué)知識(shí)和新技術(shù)應(yīng)有的培訓(xùn)。這樣一來(lái)在短期內(nèi)，他們能迅速掌握檔案專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)和基本操作技能，增強(qiáng)提高適應(yīng)檔案工作的能力。
隨著我國(guó)新農(nóng)村建設(shè)在近些年的不斷深入，而村級(jí)檔案作為記錄新農(nóng)村實(shí)際建設(shè)發(fā)展情況的重要資料，也開(kāi)始愈發(fā)受到人們的廣泛關(guān)注和重視。做好村級(jí)檔案的管理工作，不僅可以對(duì)農(nóng)民的民利和物質(zhì)利益做出有效維護(hù)，還可以為農(nóng)村地區(qū)各項(xiàng)建設(shè)工作的展開(kāi)奠定良好的基礎(chǔ)。
一、檔案管理在農(nóng)村的重要性
村級(jí)檔案不僅涉及范圍較廣、內(nèi)容十分豐富，還是我國(guó)農(nóng)村政策、農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)、農(nóng)村各項(xiàng)工作多年發(fā)展情況的重要見(jiàn)證。村級(jí)檔案主要包括了民主選舉、農(nóng)村黨建、經(jīng)營(yíng)承包、村務(wù)公開(kāi)、教育衛(wèi)生等方面的內(nèi)容，是我黨和國(guó)家有關(guān)農(nóng)村和農(nóng)業(yè)工作的各項(xiàng)方針政策貫徹落實(shí)情況的重要?dú)v史記錄，其全面的記載了農(nóng)村地區(qū)各項(xiàng)工作的真實(shí)情況。因此，村級(jí)檔案的收集也應(yīng)當(dāng)以上述講解的各項(xiàng)活動(dòng)和工作期間形成的文件資料為重點(diǎn)，以此為更新農(nóng)村政治、社會(huì)、文化、黨政建設(shè)工作的進(jìn)行提供完善的資料參考。但就目前來(lái)看，我國(guó)大部分農(nóng)村地區(qū)的有關(guān)村級(jí)檔案的材料收集不健全，歸檔率相對(duì)較低，導(dǎo)致很多村級(jí)檔案中只有一些由上級(jí)所下發(fā)的文件資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、工作記錄等，且這些資料的時(shí)間也基本都是最近幾年的，無(wú)法為建設(shè)新農(nóng)村提供一定的現(xiàn)實(shí)保障。
二、村級(jí)檔案管理的具體方案
（一）完善層級(jí)管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)。首先，我國(guó)負(fù)責(zé)檔案行政管理的部門需要通過(guò)深入調(diào)查來(lái)制定村級(jí)檔案管理的具體辦法，通過(guò)成立市/縣、鎮(zhèn)、村三級(jí)檔案管理工作小組，明確各個(gè)管理小組的工作職責(zé)。而各級(jí)管理小組也需要將村級(jí)檔案管理列入自己的工作計(jì)劃之中，并成立領(lǐng)導(dǎo)小組，將分管檔案工作規(guī)劃到每個(gè)領(lǐng)導(dǎo)小組的工作職責(zé)中。其次，檔案管理部門需要結(jié)合其所在地區(qū)的實(shí)際情況，針對(duì)村級(jí)檔案管理制定出統(tǒng)一的管理辦法和標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)劃定檔案歸類范圍和保管期限的方式，盡量將村級(jí)檔案管理工作納入到行政部門日常工作中，對(duì)其管理內(nèi)容進(jìn)行部署、管理效果和水平進(jìn)行檢查與考核。為了確保這一管理策略的實(shí)效性，政府部門可以先在一些整體水平相對(duì)較高的農(nóng)村地區(qū)建立管理試點(diǎn)，在試點(diǎn)成功后，通過(guò)總結(jié)其管理經(jīng)驗(yàn)的方式，在各個(gè)地區(qū)推廣。其次，強(qiáng)化對(duì)村級(jí)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，通過(guò)提升此類人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)的方式，使其能夠更好地適應(yīng)村級(jí)檔案工作的各項(xiàng)任務(wù)要求。最后，我國(guó)各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門需要定期到其轄區(qū)內(nèi)各個(gè)村莊進(jìn)行檔案管理效果的初步檢驗(yàn)，確保轄區(qū)內(nèi)各地區(qū)村級(jí)檔案管理水平不會(huì)存在較大的差異性，從而在轄區(qū)內(nèi)形成完整、連貫的檔案管理工作網(wǎng)。此外，對(duì)于我國(guó)針對(duì)村級(jí)檔案管理提出的各項(xiàng)工作要求，要確保其能夠自上而下逐級(jí)傳達(dá)、貫徹落實(shí)；而對(duì)于基層提出的各項(xiàng)管理要求，也可以通過(guò)這一工作網(wǎng)絡(luò)由下而上的提出，由各個(gè)上級(jí)部門通過(guò)層層把關(guān)的方式解決，以此來(lái)確保村級(jí)檔案管理工作可以科學(xué)規(guī)范的展開(kāi)。
（二）施行因地制宜的管理方案。對(duì)于一些經(jīng)濟(jì)水平較高、發(fā)展速度快的農(nóng)村地區(qū)，應(yīng)該建立其“一步到位”的系統(tǒng)化檔案管理體系，對(duì)該地區(qū)的所有村級(jí)檔案施行集中管理；對(duì)于經(jīng)濟(jì)水平較差、經(jīng)濟(jì)發(fā)展過(guò)于平穩(wěn)的地區(qū)，則應(yīng)當(dāng)先提出村級(jí)檔案的基本管理要求，建立健全的檔案管理工作機(jī)制，明確各管理人員的職責(zé)，完善基本管理設(shè)置的配置。而后在結(jié)合該地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度，逐步創(chuàng)造各類對(duì)提升村級(jí)檔案管理水平有利的條件，最終實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的統(tǒng)一集中管理。特別是對(duì)于那些處在貧困山區(qū)的農(nóng)村，不僅不能夠提出過(guò)高的檔案管理要求，還需要從各個(gè)方面給予其足夠的照顧。在管理村級(jí)檔案時(shí)，我國(guó)相關(guān)政府部門和基層機(jī)構(gòu)只有從各個(gè)地區(qū)的實(shí)際情況出發(fā)，因地制宜地制定相應(yīng)的管理政策，才可以確保村級(jí)檔案管理工作的順利展開(kāi)和整體管理水平的穩(wěn)步提升，從而為推動(dòng)我國(guó)建設(shè)社會(huì)主義新農(nóng)村提供有效幫助。
三、結(jié)束語(yǔ)
總而言之，我國(guó)農(nóng)村地區(qū)只有建立完善的檔案層級(jí)管理體系和網(wǎng)絡(luò)，才可以為農(nóng)民提供更加完善的社會(huì)服務(wù)，從而為我國(guó)建設(shè)新農(nóng)村帶來(lái)極大的推動(dòng)力。
【參考文獻(xiàn)】
[1]張艷玲.加強(qiáng)村級(jí)檔案管理為社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)服務(wù)[J].檔案天地,2012(12):43-44.
一、當(dāng)前村級(jí)檔案工作的現(xiàn)狀
隨著社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的不斷深入和農(nóng)村各項(xiàng)制度的進(jìn)一步完善，給新形勢(shì)下的村級(jí)檔案工作提出了越來(lái)越高的要求。但目前的村級(jí)檔案管理工作還遠(yuǎn)遠(yuǎn)地落后于社會(huì)主義新農(nóng)村建設(shè)的發(fā)展，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.村級(jí)檔案工作發(fā)展不平衡
在經(jīng)濟(jì)較發(fā)達(dá)的省、市、區(qū)幾年來(lái)陸續(xù)制定出臺(tái)了本轄區(qū)內(nèi)鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范、村級(jí)檔案管理辦法等規(guī)范性文件，鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)普遍重視農(nóng)村檔案工作，并給予一定的人力、物力和財(cái)力方面的支持，村領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)較強(qiáng)，在每個(gè)試點(diǎn)村設(shè)立供農(nóng)民查閱檔案和已公開(kāi)現(xiàn)行文件的場(chǎng)所，建立村務(wù)公開(kāi)檔案專題目錄，設(shè)立“檔案開(kāi)放日”，為農(nóng)民群眾提供查閱服務(wù)，促進(jìn)了各種門類和載體檔案的有效管理。而在一些經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的地區(qū)，部分村由于經(jīng)濟(jì)比較落后，檔案工作還沒(méi)有得到有效的管理，有的地方的檔案工作甚至還是一片空白。
2.部分地方村級(jí)檔案管理混亂，缺乏規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理，大量的村級(jí)檔案資料需要收集、整理、補(bǔ)充
一些地方由于只注重收集，不注重歸檔，檔案沒(méi)有分類或分類不清；一些專業(yè)檔案統(tǒng)統(tǒng)歸入文書(shū)檔案，造成管理不適，利用不便；有的雖已用檔案袋保管了，但沒(méi)有抄寫(xiě)目錄，不知道袋子里裝了多少材料、都什么內(nèi)容。找一份材料有時(shí)要翻遍所有的袋子；還有的由于收集過(guò)來(lái)后未做整理，不少檔案原封不動(dòng)裝在袋子里，時(shí)間一長(zhǎng)造成破損、甚至發(fā)霉。隨著村委會(huì)成員的更換，許多有價(jià)值的材料也隨著丟失。
3.部分地方村級(jí)檔案工作的各種制度沒(méi)有落實(shí)，檔案人員、機(jī)
構(gòu)、庫(kù)房存在較大不足
雖然在一些村已制定了檔案管理制度，但由于受一些條件的限制，仍有部分村沒(méi)有將此項(xiàng)工作落到實(shí)處，檔案工作還只是停留在表面。檔案人員由村委會(huì)成員兼任的現(xiàn)象比較普遍，個(gè)別的村還存在檔案由村支書(shū)、村主任保存或在會(huì)計(jì)家中，限制了村務(wù)公開(kāi)的透明度，使村民擔(dān)心集體資產(chǎn)的流失，對(duì)村組織不放心等等。
二、阻礙村級(jí)檔案工作發(fā)展的主要原因
1.村級(jí)組織檔案意識(shí)薄弱
村級(jí)組織由于沒(méi)有歸檔意識(shí)，造成許多有價(jià)值的檔案資料流失。有的地方由于只注重會(huì)計(jì)檔案的歸檔，甚至認(rèn)為只要把會(huì)計(jì)檔案建立起來(lái)保存好，以備今后查考即可，使反映本村工作和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的有價(jià)值的材料被遺失，從而無(wú)從查證。
2.缺少一定的檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)，沒(méi)有有效的檔案管理方式和手段
有些地方由于只注重檔案的收集，不知道如何規(guī)范化地去管理檔案，缺少相應(yīng)的管理制度和管理辦法，對(duì)于收集來(lái)的檔案資料不知如何處置，存在檔案隨意存放的現(xiàn)象，造成管理混亂。
3.受經(jīng)濟(jì)條件的限制，影響了村級(jí)檔案工作的開(kāi)展和檔案人員的積極性
在一些地方由于經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)，使得保管檔案的基本條件沒(méi)有保障，個(gè)別地方目前還是檔案室一室多用，甚至是一櫥多用，由于根本不具備保管條件，嚴(yán)重影響檔案的安全保管。
三、搞好村級(jí)檔案工作的對(duì)策
1. 統(tǒng)一認(rèn)識(shí)、高度重視
村級(jí)檔案是記載農(nóng)民、農(nóng)村歷史的最真實(shí)的記錄，是難得的珍貴檔案，如果不及時(shí)采取措施進(jìn)行收集和整理，損失將無(wú)法挽救。當(dāng)前應(yīng)當(dāng)把涉及農(nóng)民各方面利益的文件，不管是農(nóng)民自己形成的，還是黨政部門、各種社會(huì)組織形成的，都收集齊全，歸檔管理。對(duì)一些嚴(yán)重缺乏的檔案資料，村委會(huì)要想辦法進(jìn)行調(diào)查，走訪有關(guān)同志，確保檔案資料的齊全完整。民政部門作為基層政權(quán)建設(shè)的職能部門，要把做好農(nóng)村檔案工作列入指導(dǎo)村委會(huì)建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，農(nóng)業(yè)、林業(yè)、組織部門要配合檔案行政管理部門，共同做好村級(jí)檔案工作?？h、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）檔案行政管理部門要深入一線，搞好業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)，逐項(xiàng)抓落實(shí)，盡快使當(dāng)?shù)氐拇寮?jí)檔案工作步入規(guī)范化、制度化發(fā)展軌道。
2. 要進(jìn)一步強(qiáng)化鄉(xiāng)、村兩級(jí)檔案部門的檔案利用功能和服務(wù)功能
鄉(xiāng)、村兩級(jí)檔案利用的重點(diǎn)是鄉(xiāng)、村兩級(jí)的干部和群眾，要把利農(nóng)便民，方便本鄉(xiāng)、本村利用作為村級(jí)檔案工作的重點(diǎn)來(lái)考慮和安排。堅(jiān)持“以人為本”，用有效的辦法解決各村檔案的日常利用和方便村民利用問(wèn)題?？h、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村檔案部門應(yīng)圍繞鄉(xiāng)、村的中心工作和農(nóng)村干部群眾最關(guān)心的問(wèn)題，主動(dòng)向有關(guān)方面提供檔案信息，或者利用檔案辦一些小型的展覽，在鄉(xiāng)、村行政中心和農(nóng)村集市上展出，宣傳黨和國(guó)家的方針政策、宣傳本鄉(xiāng)本村的重點(diǎn)工作，宣傳鄉(xiāng)、村的發(fā)展變化等，通過(guò)各種宣傳提高廣大農(nóng)村干部群眾利用管理檔案的意識(shí)和自覺(jué)性，讓普通農(nóng)民知道哪兒有什么檔案，遇到什么問(wèn)題可以利用檔案去解決。
3.領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是做好村級(jí)檔案工作的關(guān)鍵
建立和健全村級(jí)檔案工作必須要解決好機(jī)構(gòu)、人員、庫(kù)房等實(shí)際問(wèn)題，這是檔案工作得以順利進(jìn)行的組織保證和客觀條件。要配備專職或兼職檔案員，要有專用的檔案室，要有足夠用的檔案保管柜。要想解決這些問(wèn)題，單靠說(shuō)是辦不到的，必須要得到村領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持。在經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的農(nóng)村，要積極爭(zhēng)取鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)部門的支持或可以試行“村檔鎮(zhèn)管”的辦法，確保檔案的安全保管。
1.相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對(duì)檔案管理的重視
因受到自身因素以及傳統(tǒng)思想觀念與方式的影響，有諸多地區(qū)，特別是經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)的領(lǐng)導(dǎo)者缺乏對(duì)精準(zhǔn)扶貧開(kāi)發(fā)檔案管理的重視與了解，未清楚認(rèn)識(shí)到檔案管理在精準(zhǔn)扶貧中的重要性，所以在農(nóng)戶建立檔案等工作中存在一定的局限，無(wú)法真正保證其檔案管理工作的有效性，無(wú)法真正發(fā)揮出檔案管理的重要性與全面性。
2.檔案管理人員素養(yǎng)過(guò)低
毋庸置疑，在農(nóng)村精準(zhǔn)扶貧開(kāi)發(fā)檔案管理工作中其管理人員占據(jù)了重要地位，并且檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)與技能關(guān)系到檔案管理的效果，然而據(jù)了解，大多數(shù)檔案管理人員存在缺陷，并表現(xiàn)為兩點(diǎn)：其一是工作能力存在問(wèn)題，很多農(nóng)村地區(qū)并沒(méi)有遵循要求配備檔案管理人員，為保障該項(xiàng)工作的有效實(shí)施會(huì)采取兼職人員上崗的方式，這種情況下兼職人員不僅缺乏對(duì)該工作的認(rèn)識(shí)，并且沒(méi)有多余的時(shí)間與精力開(kāi)展工作，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量有所制約。其二是綜合素養(yǎng)欠缺，很多地區(qū)沒(méi)有認(rèn)識(shí)到農(nóng)村精準(zhǔn)扶貧開(kāi)發(fā)檔案管理的重要性，所以未對(duì)其進(jìn)行教育與培訓(xùn)，檔案管理人員缺乏職業(yè)道德素養(yǎng)與專業(yè)素養(yǎng)，在日常工作中容易出現(xiàn)各類不良問(wèn)題。
3.檔案資料收集不完善
眾所周知，只有保證農(nóng)村精準(zhǔn)扶貧開(kāi)發(fā)檔案管理工作的及時(shí)性與完善性才能真正提高其檔案收集資料的有效，根據(jù)調(diào)查與分析，現(xiàn)階段有部分村莊對(duì)精準(zhǔn)扶貧工作會(huì)議報(bào)告、會(huì)議記錄、文件等沒(méi)有及時(shí)整理與歸納，或者沒(méi)有對(duì)各個(gè)地區(qū)上報(bào)后的表格進(jìn)行及時(shí)歸檔，沒(méi)有對(duì)所上報(bào)貧困村的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查與分析的結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，或未進(jìn)行分類整理，導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)遺失現(xiàn)象，嚴(yán)重現(xiàn)象則會(huì)對(duì)該地區(qū)精準(zhǔn)扶貧檔案工作查找以及后期的開(kāi)展造成制約。
二、新時(shí)期農(nóng)村精準(zhǔn)扶貧開(kāi)發(fā)檔案管理工作的改善對(duì)策
誠(chéng)如上文索引，因?yàn)槭艿酵獠凯h(huán)境與內(nèi)在因素的影響，農(nóng)村精準(zhǔn)扶貧開(kāi)發(fā)檔案管理工作存在非常多的缺陷與不足，導(dǎo)致其檔案管理工作受到影響，為進(jìn)一步緩解這一局面，筆者經(jīng)過(guò)歸納與整理，認(rèn)為需要做到以下幾點(diǎn)：
1.做好宣傳工作，提高思想觀念
要想真正做好農(nóng)村精準(zhǔn)扶貧開(kāi)發(fā)檔案管理工作的有效性，首要任務(wù)便是進(jìn)行宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)者與農(nóng)戶的思想觀念，積極摒棄傳統(tǒng)的思想觀念，從時(shí)代角度出發(fā)。其中可以加強(qiáng)對(duì)新媒體技術(shù)的應(yīng)用，比如計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、電視、廣播等，將檔案管理的作用加以宣傳，在潛移默化中提高領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識(shí)，使其能夠從內(nèi)心接受檔案管理工作。此外，還需要進(jìn)行檔案管理人員合理配置以及培訓(xùn)教育等，發(fā)揮其自身的導(dǎo)向作用。對(duì)于農(nóng)戶而言，因部分農(nóng)戶認(rèn)為貧困戶是一個(gè)比較恥辱的口號(hào)，在扶貧工作中不予以重視與配合，這種情況下則需要由當(dāng)?shù)卣块T發(fā)放教育手冊(cè)或者下鄉(xiāng)宣傳，讓廣大農(nóng)戶能夠?qū)n案管理有所認(rèn)識(shí)，積極配合。
2.做好培訓(xùn)教育，提高專業(yè)素養(yǎng)
檔案管理人員的素養(yǎng)關(guān)系到農(nóng)村精準(zhǔn)扶貧開(kāi)發(fā)檔案管理工作的質(zhì)量，且從屬性上分析，該項(xiàng)檔案管理工作屬于政治性與保密性較高的功工作，所以每一位檔案管理人員需要具有高度責(zé)任心與知識(shí)層面，能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，其中可以選擇政治作風(fēng)良好的村干部，或者選擇村官等大學(xué)生、具有專業(yè)檔案管理知識(shí)的人員等。此外，還需要積極做好檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，其中可以從提高工作能力與增強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng)為主，定期開(kāi)展培訓(xùn)講座，邀請(qǐng)相關(guān)檔案管理專家進(jìn)行講解，真正提高檔案管理的知識(shí)與素養(yǎng)，提升后期檔案管理效率與質(zhì)量。
3.制定規(guī)章制度，提高管理效率
制度決定一切，只有根據(jù)實(shí)際發(fā)展情況構(gòu)建完善的檔案管理制度，才能真正做到有法可依，所以可以肯定的是積極構(gòu)建檔案管理制度是現(xiàn)階段做好精準(zhǔn)扶貧檔案管理工作的前提。其中需要從全局出發(fā)，嚴(yán)格按照上級(jí)部門的工作要求制定檔案管理制度、檔案保密制度、工作人員崗位職責(zé)制度、檔案查閱制度等，并且還需要保證其規(guī)章制度是凌駕于所有人之上的，不可出現(xiàn)濫用職權(quán)的現(xiàn)象。除此之外，所制定的各項(xiàng)規(guī)章制度需要依據(jù)農(nóng)村精準(zhǔn)扶貧工作的開(kāi)展情況進(jìn)行隨時(shí)調(diào)整與更改，真正滿足時(shí)展的要求，真正完善其檔案管理工作。
4.做好資料整理，提高分類質(zhì)量
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷深化改革，農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)管理過(guò)程中出現(xiàn)了很多全新的問(wèn)題和趨勢(shì)。分析農(nóng)經(jīng)體系建設(shè)過(guò)程中存在的新問(wèn)題，需要一個(gè)職能明確的專業(yè)管理機(jī)構(gòu)。農(nóng)經(jīng)管理部門應(yīng)該針對(duì)實(shí)際的檔案管理過(guò)程中存在的不足，從檔案的整理、分類、存檔、編目到整理的時(shí)間和操作都需要制定詳細(xì)的說(shuō)明和規(guī)定，確保農(nóng)經(jīng)檔案管理工作更好的順利的完成，最終切實(shí)促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)管理的發(fā)展，提高農(nóng)民群眾的經(jīng)濟(jì)水平，促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展。檔案材料具有一定的法律效力，同時(shí)也是見(jiàn)證農(nóng)經(jīng)工作開(kāi)展過(guò)程的重要憑證，收集相應(yīng)的工作材料，做好分類、整理、編目和存檔工作，對(duì)于農(nóng)經(jīng)工作開(kāi)展借鑒過(guò)去的辦公經(jīng)驗(yàn)有著十分重要的作用和意義。但是在實(shí)際工作過(guò)程中，農(nóng)經(jīng)檔案管理卻不是如此，農(nóng)經(jīng)管理部門對(duì)檔案管理的重視程度不高，相應(yīng)材料的搜集積極性不足，沒(méi)有獨(dú)立的檔案存放室，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)了霉變和蟲(chóng)蛀的現(xiàn)象，因此，農(nóng)經(jīng)工作要想發(fā)展就需要切實(shí)解決好農(nóng)經(jīng)檔案管理問(wèn)題。
一、深化農(nóng)經(jīng)檔案管理的重要性分析
進(jìn)入新世紀(jì)以后，隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制不斷改革和農(nóng)村社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷向前發(fā)展，我們已經(jīng)迎來(lái)了全面建成小康社會(huì)的新時(shí)代，加快推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)就需要密切關(guān)注三農(nóng)問(wèn)題?，F(xiàn)階段，農(nóng)村各項(xiàng)工作面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，新農(nóng)村建設(shè)、現(xiàn)代農(nóng)民職業(yè)教育以及農(nóng)業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的任務(wù)十分繁重。新時(shí)期，對(duì)農(nóng)村各項(xiàng)工作提出了全新的要求和變化，在實(shí)際工作過(guò)程中要求我們做到規(guī)范化和制度化。在最近幾年農(nóng)經(jīng)檔案管理中，很多地區(qū)部門逐漸健全和完善了農(nóng)村各項(xiàng)工作的管理制度，認(rèn)真做好農(nóng)村財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理、土地承包、土地流轉(zhuǎn)和農(nóng)村財(cái)產(chǎn)和資產(chǎn)管理等工作，在農(nóng)經(jīng)檔案管理過(guò)程做出的積極的努力，對(duì)推動(dòng)基層農(nóng)經(jīng)管理部門檔案管理質(zhì)量的提升有著十分重要的促進(jìn)作用。但是，我們還應(yīng)該清晰的認(rèn)識(shí)到，現(xiàn)代農(nóng)村工作十分的復(fù)雜，涉及到很多方面的工作內(nèi)容，因此，在對(duì)農(nóng)經(jīng)檔案進(jìn)行管理過(guò)程中一定要做到與時(shí)俱進(jìn)，這是農(nóng)村管理過(guò)程中一個(gè)比較落后的環(huán)節(jié)。農(nóng)經(jīng)檔案管理是財(cái)務(wù)管理的真實(shí)記錄，是農(nóng)村財(cái)務(wù)管理規(guī)范化的重要體現(xiàn)，同時(shí)也會(huì)給后人留下可以參考的珍貴材料，能夠切實(shí)促進(jìn)農(nóng)村財(cái)務(wù)審計(jì)工作的有效開(kāi)展。這就要農(nóng)村地區(qū)廣大的工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到農(nóng)經(jīng)檔案管理的重要性，通過(guò)各種途徑進(jìn)一步拓展自身發(fā)展空間。
二、農(nóng)經(jīng)檔案管理存在的問(wèn)題分析
1.檔案室建設(shè)落后，硬件設(shè)備投入較少?gòu)目傮w發(fā)展情況來(lái)看，多數(shù)農(nóng)經(jīng)管理部門的檔案室空間狹小、潮濕，很多儲(chǔ)存檔案的設(shè)備都已經(jīng)嚴(yán)重老化，很多硬件設(shè)備幾乎都沒(méi)有更換過(guò)，上級(jí)部門只是重視農(nóng)經(jīng)工作下放，卻沒(méi)有注重對(duì)農(nóng)經(jīng)管理部門的資金投入。對(duì)于經(jīng)管理部門來(lái)說(shuō)，其自身有限的資金多數(shù)都應(yīng)用到部門建設(shè)建設(shè)中，對(duì)檔案室建設(shè)的資金投入力度較小。由于檔案室內(nèi)相應(yīng)設(shè)備建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)較低，檔案經(jīng)常處于高溫、高濕的環(huán)境下，并出現(xiàn)了發(fā)霉、變質(zhì)和蟲(chóng)蛀等安全問(wèn)題。檔案室的硬件設(shè)備早已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代農(nóng)經(jīng)檔案管理的需求。
2.業(yè)務(wù)資料損失，農(nóng)經(jīng)檔案搜集難縣級(jí)的農(nóng)經(jīng)管理部門對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，再加上最近幾年，很多職能部門合并，工作人員流動(dòng)以及檔案管理意識(shí)淡薄，使得檔案材料在移交過(guò)程中出現(xiàn)了丟失和無(wú)處保管的現(xiàn)象，很多重要的農(nóng)經(jīng)業(yè)務(wù)材料無(wú)法查找，這就給規(guī)范農(nóng)技檔案管理帶來(lái)了巨大的困難。
3.制度建設(shè)不足，檔案管理人員不專業(yè)在各個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)隨雖然已經(jīng)建立的檔案管理制度，但是這些的制度已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代農(nóng)村社會(huì)的發(fā)展的需求，其未能緊跟時(shí)展的潮流合理對(duì)制度建設(shè)完善。在很多村鎮(zhèn)都沒(méi)有指定農(nóng)經(jīng)檔案管理人員的責(zé)任和權(quán)限，導(dǎo)致了應(yīng)該存檔的農(nóng)經(jīng)工作材料收集不完整，檔案分類不科學(xué)，立卷不規(guī)范。同時(shí)，在農(nóng)經(jīng)管理部門的檔案管理人員多數(shù)都是兼職的行為，其在工作過(guò)程中，因?yàn)闆](méi)有接受專業(yè)的教育和培訓(xùn)，一直都是依照領(lǐng)導(dǎo)的指示進(jìn)行檔案存檔和管理，對(duì)整個(gè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程不充足，在一些地區(qū)還存在檔案自己管理的混亂現(xiàn)象，使得農(nóng)經(jīng)檔案管理工作停滯不前。
三、深化農(nóng)經(jīng)檔案管理，促進(jìn)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)發(fā)展
1.建立完善的農(nóng)經(jīng)檔案管理機(jī)制首先，統(tǒng)一指揮和部署。實(shí)際的農(nóng)經(jīng)辦公室和檔案部門應(yīng)該聯(lián)合起來(lái)，依據(jù)國(guó)家相應(yīng)法律法規(guī)，以及土地承包、流轉(zhuǎn)、經(jīng)營(yíng)和農(nóng)村集體財(cái)產(chǎn)和資產(chǎn)管理的實(shí)際情況，綜合各方面意見(jiàn)出臺(tái)關(guān)于深化農(nóng)經(jīng)檔案管理規(guī)范化工作流程和建設(shè)實(shí)施意見(jiàn)，強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一指揮和部署，全面樹(shù)立檔案意識(shí)；其次，統(tǒng)一監(jiān)督和檢查。每年需要在全市范圍內(nèi)進(jìn)行一次檔案檢查和部門互相檢查，對(duì)合格的單位給予鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)不合格的，存在的問(wèn)題的單位，應(yīng)該通過(guò)各種途徑提升其自身的檔案管理能力，逐漸推進(jìn)檔案規(guī)范化管理。
2.改善農(nóng)經(jīng)檔案管理?xiàng)l件首先，要保證與獨(dú)立的及空間充足的檔案專用檔案室；其次，要引進(jìn)具有一定保存能力的檔案保存設(shè)備；最后，要保證檔案室的防水、防潮、防光照和防蟲(chóng)蛀等安全措施。同時(shí)，還要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案室的管理，每年要求農(nóng)經(jīng)管理部門安排專項(xiàng)資資金根據(jù)需要配置的設(shè)備添加相應(yīng)的檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備。
3.保證農(nóng)經(jīng)檔案的安全和完整首先，應(yīng)該明確集中保存原則。農(nóng)經(jīng)管理部門所形成的農(nóng)經(jīng)檔案必須由本單位保存完整，并由專職人員對(duì)這些檔案進(jìn)行管理，任何人都不能將其據(jù)為己有，禁止分散保管；其次，要及時(shí)明確檔案管理的范圍和時(shí)間限度。農(nóng)經(jīng)工作開(kāi)展過(guò)程中，會(huì)形成很多材料，內(nèi)容十分豐富，這就需要檔案管理部門制定科學(xué)檔案的歸檔規(guī)范，按照分類存檔和定期存檔的原則對(duì)檔案進(jìn)行管理，盡量保證檔案材料的完整性和系統(tǒng)性；最后，要全面明晰檔案崗位的職責(zé)。農(nóng)經(jīng)檔案管理人員應(yīng)該熟悉本部門的全部檔案，并做好各種檔案的收集、整理、分類、編目、歸檔和日常管理工作，切實(shí)落實(shí)好各項(xiàng)檔案管理制度。
參考文獻(xiàn)：
[1]翁貞林，阮華.新型農(nóng)業(yè)經(jīng)營(yíng)主體：多元模式、內(nèi)在邏輯與區(qū)域案例分析[J].華中農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2015（，5）：32-39.
聲像檔案是指在社會(huì)活動(dòng)中形成的，以影像、聲音為主，輔以文字說(shuō)明的具有保存價(jià)值的歷史記錄，也稱為聲像資料。其主要是以照片與底片、影片、唱片、錄音帶等不同材料為載體，將有重要意義的事件以最直觀的形式記錄下來(lái)并予以再現(xiàn)，具有現(xiàn)時(shí)性和不可重復(fù)性。在檔案管理經(jīng)費(fèi)不夠充裕的情況下，如何通過(guò)有效的管理，有力促進(jìn)聲像檔案管理工作，是各級(jí)檔案管理人員認(rèn)真研究和探索的問(wèn)題。
一、創(chuàng)新聲像檔案收集的途徑
按照常規(guī)模式開(kāi)展聲像檔案收集工作存在一定的被動(dòng)性和即興性， 不能保證收集聲像檔案內(nèi)容與館藏聲像檔案資源的有效銜接，直接導(dǎo)致聲像檔案的系統(tǒng)性、完整性不理想，也就影響到聲像檔案的利用。為克服常規(guī)模式之不足，就需要?jiǎng)?chuàng)新征集模式，打造成系統(tǒng)、有特色的聲像檔案資源。目前，在絕大多數(shù)單位中，除了攝像有專人負(fù)責(zé)，定期將錄像帶向檔案室（館）移交外，而其它的如照片、錄音帶等大都在各部門或個(gè)人手中，因?yàn)楫a(chǎn)生這些材料的過(guò)程中，檔案工作人員不可能一一到場(chǎng)。這就為這些聲像材料的收集帶來(lái)了一定的困難，而要收集到原版或原件困難則更大一些。為了及時(shí)將這些聲像材料收集到，除通過(guò)正常的移交外，還應(yīng)運(yùn)用其它的方式：
1、利用各種協(xié)會(huì)或團(tuán)體群眾組織，策劃、開(kāi)展各種主題活動(dòng)，征集聲像檔案資料；也可通過(guò)上門征集或者代管等形式。有些重要的聲像檔案資料長(zhǎng)年由個(gè)人保存，由于工作崗位的調(diào)整，沒(méi)有及時(shí)移交檔案室，還保留在個(gè)人手中。這就要求我們檔案室人員進(jìn)行上門征集、實(shí)地尋求等形式。
2、對(duì)一些重點(diǎn)部門，如辦公室、展教部、文保部等，要進(jìn)行重點(diǎn)收集，要及時(shí)溝通，掌握情況?？刹扇《〞r(shí)收集和隨時(shí)收集相結(jié)合的辦法。定時(shí)收集可采取定期收集的方法，隨時(shí)收集可結(jié)合具體的活動(dòng)進(jìn)行。對(duì)散存在民間的聲像檔案，運(yùn)用發(fā)公告、發(fā)文件、上門實(shí)地尋求等形式，采取有償征集、無(wú)償捐獻(xiàn)、建立名人全宗、個(gè)人代存等方式廣泛征集。
二、拓寬聲像檔案收集渠道
聲像檔案形成渠道多，收集難。如何把反映本單位的聲像檔案及時(shí)收集歸檔，是聲像檔案管理的關(guān)鍵。
1、正常歸檔事后接收，適合常規(guī)活動(dòng)。聲像檔案管理人員可以通過(guò)紙質(zhì)文件、企業(yè)信息網(wǎng)、郵箱等途徑聲像檔案存檔通知，明確歸檔時(shí)間、歸檔范圍和歸檔內(nèi)容、歸檔要求，不定期聯(lián)系催收。
2、搜集事件信息，零距離跟蹤接收，適合臨時(shí)重大事件。聲像檔案管理人員隨時(shí)關(guān)注本單位信息動(dòng)態(tài)、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、報(bào)刊及其他信息，掌握本單位重大活動(dòng)、重要會(huì)議及設(shè)計(jì)科研經(jīng)營(yíng)成果獲獎(jiǎng)情況，及時(shí)與單位兼職檔案員及相關(guān)責(zé)任人聯(lián)系，在第一時(shí)間收集檔案資料，形成時(shí)間短，能夠最大程度地保證了資料的齊全完整。
3、廣泛征集。定期開(kāi)展檔案征集工作，明確征集范圍、征集內(nèi)容、整理要求，對(duì)兼職檔案人員業(yè)務(wù)指導(dǎo)。積極獲取相關(guān)部門對(duì)征集工作的重視和支持。聲像檔案征集人員密切關(guān)注企業(yè)的大事要事，把收集與日常接收結(jié)合起來(lái)。
三、電子文件的收集
1、網(wǎng)上采集。比如，良渚博物院的一些展覽開(kāi)幕式和學(xué)術(shù)報(bào)告都會(huì)及時(shí)的放在本院網(wǎng)上，供全體員工學(xué)習(xí)。還有一些圖片新聞、視頻新聞等也會(huì)有及時(shí)的更新。檔案室工作人員每周都進(jìn)行定期采集，適時(shí)歸檔。
2、將各相關(guān)部門歸檔的紙質(zhì)照片翻拍成數(shù)碼照片。電子檔案的存放格式為：照片以JPEG 的形式存放，錄音錄像資料經(jīng)轉(zhuǎn)換后以MP3RM 格式存放。這些文件格式的共同優(yōu)點(diǎn)在于壓縮比高，文件尺寸小，跨平臺(tái)兼容性高。RM 格式的視頻文件可以非常方便地將轉(zhuǎn)換后的視頻以多媒體的形式在網(wǎng)絡(luò)中在線播放。
四、創(chuàng)新聲像檔案歸檔與保存方法
聲像檔案的數(shù)字化管理，是檔案現(xiàn)代化建設(shè)的大勢(shì)所趨，有利于實(shí)現(xiàn)聲像檔案的應(yīng)有價(jià)值，也是人類社會(huì)發(fā)展的必然結(jié)果。
1、照片檔案歸檔的數(shù)字化管理創(chuàng)新。對(duì)原有已歸檔的紙質(zhì)照片檔案，可以進(jìn)行掃描，并標(biāo)注說(shuō)明，包括時(shí)間、事件背景、人物、地點(diǎn)。而作為檔案保存的數(shù)碼照片，原則上不要進(jìn)行處理，照片上的原始數(shù)據(jù)，不僅是拍攝時(shí)間與光線條件的記錄，還可以起到原始憑證作用。另外，數(shù)碼照相機(jī)拍攝的照片檔案，可以存儲(chǔ)在硬盤上，并可編寫(xiě)程序?qū)ζ溥M(jìn)行管理及利用。對(duì)于破舊或由于保管不善造成損壞的老照片，也可以使用Photoshop等圖形處理軟件進(jìn)行修復(fù)和處理，以達(dá)到最佳效果。
2、磁帶、錄像帶、光盤等其他聲像檔案的數(shù)字化管理創(chuàng)新。對(duì)于原有的磁帶、錄像帶等，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，存入硬盤。在歸檔的過(guò)程中，可根據(jù)其所反映的內(nèi)容或?qū)ｎ}來(lái)進(jìn)行，使同一內(nèi)容或同一事物的照片歸入同一類中。聲像檔案的數(shù)字化管理形成了聲像電子檔案，可以隨時(shí)進(jìn)行歸檔，方便快捷。在接收到電子文檔的同時(shí)，就可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)或相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，在歸檔的同時(shí)，即可進(jìn)行電子檔案的主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)，還可以方便地編制多角度、全方位的檢索工具，便于檢索查詢。
五、聲像檔案數(shù)字化歸檔與保存的風(fēng)險(xiǎn)控制
由于國(guó)內(nèi)外至今沒(méi)有聲像檔案歸檔、保存的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，因此很多單位采取與紙質(zhì)檔案同樣的存儲(chǔ)方法來(lái)保存聲像檔案。聲像檔案歸檔時(shí)采取遷移或多次遷移聲像檔案來(lái)達(dá)到長(zhǎng)期保存的目的，在遷移過(guò)程中常常伴隨著很多風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，存儲(chǔ)硬件設(shè)備在歸檔過(guò)程中也存在著幾個(gè)需注意的問(wèn)題。
1、數(shù)字化格式轉(zhuǎn)換的遷移風(fēng)險(xiǎn)。技術(shù)環(huán)境的變化主要體現(xiàn)在格式的轉(zhuǎn)換方面，格式的轉(zhuǎn)換對(duì)數(shù)字聲像檔案來(lái)說(shuō)具有至關(guān)重要的影響，而通常的格式的轉(zhuǎn)換就是將文件由一種格式（多數(shù)為壓縮格式）壓縮為另一種格式，這里就需要先解壓縮，再進(jìn)行壓縮。數(shù)字聲像檔案格式的轉(zhuǎn)換過(guò)程中，對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性都可能造成嚴(yán)重的危害，面對(duì)這樣的風(fēng)險(xiǎn)，《電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/18894―2002）》（以下簡(jiǎn)稱“《規(guī)范》”）做出規(guī)定：音頻電子文件以WAV、MP3 為通用格式，視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI 為通用格式。以WAV 為例，其屬于聲音文件的“源”，上述《規(guī)范》解決了一些風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。但是作為聲音文件的“源”，WAV 占用了極大的存儲(chǔ)空間，而且《規(guī)范》不等于國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，這就導(dǎo)致了格式規(guī)范有被某個(gè)組織或個(gè)人所專有的可能性，如果這個(gè)組織或者個(gè)人消亡，則所有的數(shù)字檔案將成為不可解讀的無(wú)用信息。因此，采用專有格式存儲(chǔ)聲像檔案面臨數(shù)據(jù)丟失的巨大風(fēng)險(xiǎn)。
2、數(shù)字化硬盤存儲(chǔ)的設(shè)備風(fēng)險(xiǎn)和解決方案。在硬盤式管理模式下，聲像信息都存儲(chǔ)在硬盤中，如果硬盤發(fā)生損壞，就會(huì)導(dǎo)致聲像檔案數(shù)據(jù)的損失。對(duì)此對(duì)存儲(chǔ)聲像檔案的硬盤采用“自監(jiān)測(cè)、分析及報(bào)告技術(shù)”，監(jiān)測(cè)扇道、馬達(dá)、電路等，當(dāng)監(jiān)測(cè)對(duì)象出現(xiàn)安全值范圍以外的情況時(shí)，會(huì)自動(dòng)發(fā)出警告，并自動(dòng)降低硬盤的運(yùn)行速度。還可以采用驅(qū)動(dòng)器健康檢測(cè)技術(shù)，讓用戶方便快捷地檢測(cè)硬盤的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，通過(guò)讀取伺服位置錯(cuò)誤信號(hào)來(lái)計(jì)算出盤片交換、伺服穩(wěn)定性、重復(fù)移動(dòng)等參數(shù)，并給出圖形供用戶或技術(shù)人員參考，并定期在獨(dú)立系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行檢測(cè)，確保檔案安全。
六、聲像檔案數(shù)字化歸檔與保存的措施建議
1、有計(jì)劃、有步驟地開(kāi)展數(shù)字化管理工作。這是實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化的有效途徑。首先，對(duì)原有的聲像檔案材料進(jìn)行數(shù)字化處理；其次，把數(shù)字化的聲像檔案材料實(shí)行信息資源網(wǎng)絡(luò)化管理。各單位可利用局域網(wǎng)，建立檔案館主頁(yè)，把數(shù)字化的聲像檔案放到局域網(wǎng)服務(wù)器上，直接通過(guò)網(wǎng)頁(yè)點(diǎn)擊來(lái)選擇和播放相應(yīng)的聲像資料，設(shè)立相關(guān)聲像檔案資料庫(kù)查詢專欄，方便檢索；最后，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的防毒措施，對(duì)聲像檔案實(shí)行分級(jí)、分類管理。
檔案的管理與利用工作是檔案工作的基本功能。在全面建設(shè)小康社會(huì)?加快推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新的發(fā)展階段?檔案的管理與利用工作也要遵循新思路?尋求新突破?不斷開(kāi)創(chuàng)新局面?以適應(yīng)改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)檔案工作越來(lái)越高的要求。同時(shí)?也應(yīng)該看到?在新的歷史時(shí)期?隨著中國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化?檔案工作面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)?檔案管理與利用工作是做好新時(shí)期檔案工作的關(guān)鍵。
一、新時(shí)期檔案工作中存在的主要問(wèn)題
1.國(guó)家檔案信息資源結(jié)構(gòu)沒(méi)有體現(xiàn)時(shí)代和地方特征?需不斷加以優(yōu)化
目前?在國(guó)家綜合檔案館保存的檔案中?存在著結(jié)構(gòu)不夠合理的問(wèn)題。在檔案的來(lái)源上?一般僅有本行政區(qū)域一級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案?二、三級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案甚少?而且難以反映我國(guó)社會(huì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)軌以來(lái)公有制為主體、多種經(jīng)濟(jì)成份并存的立檔單位性質(zhì)多元化的狀況。漂河市5家國(guó)家綜合檔案館保管著61 0個(gè)全宗的檔案?其中一級(jí)機(jī)構(gòu)全宗數(shù)為34 7個(gè)?二級(jí)機(jī)構(gòu)全宗數(shù)為173個(gè)?89個(gè)二級(jí)機(jī)構(gòu)全宗在市檔案館?縣區(qū)檔案館二級(jí)全宗數(shù)量少?有的縣檔案館甚至沒(méi)有保管二級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案。來(lái)源的單一性決定了館藏檔案不能全面客觀地反映漂河市新時(shí)期社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)全貌。二是在檔案的內(nèi)容上?記載國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體職能活動(dòng)方面的檔案多?與人民群眾聯(lián)系密切的檔案內(nèi)容少;反映宏觀管理方面的檔案居多?體現(xiàn)地方優(yōu)勢(shì)的各類特色檔案少。漂河市國(guó)家綜合檔案館的檔案多來(lái)自于黨政機(jī)關(guān)?其內(nèi)容也主要是反映國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體職能活動(dòng)?近年來(lái)?雖然在地方特色檔案建設(shè)上下了功夫?但全市保存的地方特色檔案只有65種?還不能真實(shí)地全面地反映出漂河地方特色。三是在檔案的門類上?文書(shū)檔案居多?專門、科技、聲像、電子等門類檔案的數(shù)量少。全市國(guó)家綜合檔案館文書(shū)檔案151099卷(件)?專門檔案45678卷(件)?科技檔案1565卷(張)?聲像檔案36687張(盤)?目前館藏檔案還以文書(shū)檔案為主。四是在檔案的制成材料和記錄的手段上?書(shū)寫(xiě)或打印的紙質(zhì)檔案居多?照片、錄音、錄像、電子等新型載體檔案少。派河市國(guó)家綜合檔案館照片、錄音、錄像、電子檔案共有39206張(盒、盤)?占全部館藏量的15%。
2.國(guó)家檔案信息資源相對(duì)分散保存?不能實(shí)現(xiàn)共享
隨著社會(huì)轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)制?形成國(guó)家檔案資源的主體呈現(xiàn)出利益的多元化格局?國(guó)家檔案資源的歸屬與流向?特別是國(guó)家綜合檔案館作為對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的最終流向的地位受到了挑戰(zhàn)。國(guó)家檔案資源分散保存趨勢(shì)越來(lái)越明顯?表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:一是實(shí)行垂直領(lǐng)導(dǎo)的部門按照規(guī)定不再向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交檔案?如工商、稅務(wù)、商檢、銀行等部門的檔案已經(jīng)國(guó)家檔案局同意不再向綜合檔案館移交;二是具有保密性質(zhì)的專業(yè)檔案不向綜合檔案館移交?如公安局、法院、檢察院的檔案?因具有一定的機(jī)密性?按照規(guī)定不向綜合檔案館移交;三是綜合檔案館對(duì)專業(yè)檔案的接收征集工作力度不夠。一方面是由于綜合檔案館長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)專業(yè)檔案接收工作不夠重視;另一方面形成專門檔案的部門受利益驅(qū)使?不愿意將重要的專業(yè)檔案向綜合檔案館移交;檔案行政管理部門也沒(méi)有從嚴(yán)執(zhí)法;四是國(guó)家綜合檔案館以外的檔案館數(shù)量呈現(xiàn)出增長(zhǎng)之勢(shì)。除了專業(yè)檔案館外?企業(yè)、事業(yè)單位及村級(jí)檔案館的數(shù)量越來(lái)越多?這些檔案館的檔案原則上不向綜合檔案館移交。以漂河市為例?市直80多個(gè)單位已有30多個(gè)單位按照不同的規(guī)定可以不向國(guó)家檔案館移交檔案?建行、中行等還投資建起檔案信息中心?這就使國(guó)家檔案信息資源呈現(xiàn)出分散保存的趨勢(shì)。國(guó)家檔案資源分散保存的結(jié)果必定使國(guó)家綜合檔案館的館藏缺乏綜合性和顯著的地方特色?而這樣勢(shì)必會(huì)影響到綜合檔案館功能的發(fā)揮。
3.檔案信息化建設(shè)任務(wù)艱巨?困難重重
由于種種原因?在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的宏觀背景下?檔案管理部門卻沒(méi)有及時(shí)順應(yīng)信息時(shí)展的需要?很好地解決思想認(rèn)識(shí)、人才、經(jīng)費(fèi)等方面存在的問(wèn)題。在信息化建設(shè)上往往表現(xiàn)為思想上不夠重視?認(rèn)識(shí)上不夠到位?方向上不夠明確?投人上不夠充足?檔案信息化建設(shè)舉步維艱。加之檔案信息化本身就是一項(xiàng)浩大的工程?對(duì)綜合檔案館而言?檔案信息化任務(wù)艱巨?如果沒(méi)有人才與經(jīng)費(fèi)的保證?檔案信息化會(huì)永遠(yuǎn)是檔案部門一個(gè)遙不可及的夢(mèng)想。漂河市檔案館較早開(kāi)展了檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建立?取得了階段性的成果?但檔案信息化是個(gè)龐大的系統(tǒng)工作?還需要付出艱辛的勞動(dòng)?市檔案館在檔案信息化方面還存在著一些突出的問(wèn)題?？h區(qū)綜合檔案館的信息化建設(shè)不容樂(lè)觀?在經(jīng)費(fèi)與信息化人才上都存在著不可忽視的問(wèn)題。
4.檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作力度不夠?還沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享
大力加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用?是黨和國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求?是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)展的必然選擇?是檔案事業(yè)在新時(shí)期實(shí)現(xiàn)健康持續(xù)發(fā)展的必由之路。課河市的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作取得了一些成績(jī)?但隨著漂河各項(xiàng)事業(yè)對(duì)檔案信息需求的日益迫切和國(guó)家信息化發(fā)展的新形勢(shì)?檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用還存在一些問(wèn)題?檔案信息資源的社會(huì)化服務(wù)水平不夠高?檔案信息開(kāi)發(fā)利用的手段還比較落后?還沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。檔案利用主要依靠手工查找?數(shù)字檔案信息還沒(méi)有在檔案利用中發(fā)揮出舉足輕重的作用。
二、做好新時(shí)期檔案管理與利用工作的對(duì)策
1.不斷改善國(guó)家檔案資源結(jié)構(gòu)
檔案部門要結(jié)合新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的特點(diǎn)?注重對(duì)國(guó)家檔案資源中豐富的經(jīng)濟(jì)、科技等檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用?為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和知識(shí)創(chuàng)新提供參考;不斷開(kāi)發(fā)利用文化、教育等方面的檔案信息資源?促進(jìn)先進(jìn)文化建設(shè);充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源中與人民群眾息息相關(guān)的檔案信息資源?維護(hù)最廣大人民群眾的根本利益。同時(shí)?徹底改變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的檔案工作模式?不斷開(kāi)闊視野?拓展檔案工作領(lǐng)域?加強(qiáng)對(duì)新建領(lǐng)域建檔工作的監(jiān)管力度。此外?國(guó)家檔案資源建設(shè)的重心要放在圍繞中心服務(wù)大局的需要上。比如?政府職能正在轉(zhuǎn)向經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場(chǎng)監(jiān)管、社會(huì)管理和公共事務(wù)上來(lái)?檔案行政管理部門不僅要做好館、室藏檔案存量檔案資源建設(shè)?而且要加強(qiáng)正在形成中的重大社會(huì)活動(dòng)檔案、重點(diǎn)建設(shè)工程檔案、重要科研項(xiàng)目檔案、企業(yè)信用檔案、社區(qū)建設(shè)檔案等增量檔案資源的建設(shè)。只有這樣?國(guó)家檔案資源結(jié)構(gòu)才會(huì)得到不斷改善?才會(huì)充分體現(xiàn)地方特征和時(shí)代特征。只要以各級(jí)國(guó)家綜合檔案館、各級(jí)強(qiáng)類檔案室和其他檔案所有者為依托?充分利用法制、行政手段?發(fā)揮檔案館職能?堅(jiān)持豐富檔案資源與促進(jìn)檔案資源開(kāi)發(fā)利用同步發(fā)展?我國(guó)的國(guó)家檔案資源建設(shè)必將大有作為。
2.對(duì)國(guó)家檔案資源進(jìn)行有效整合
會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)，是會(huì)計(jì)核算的產(chǎn)物，是會(huì)計(jì)各環(huán)節(jié)的集中反映和副產(chǎn)品，主要來(lái)自立檔單位的財(cái)會(huì)部門或財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員。會(huì)計(jì)檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性、廣泛性和嚴(yán)密性。
一、會(huì)計(jì)檔案的構(gòu)成
會(huì)計(jì)檔案管理辦法中明確規(guī)定會(huì)計(jì)檔案具體包括以下內(nèi)容：
會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證、記帳憑證、匯總憑證、其他憑證；會(huì)計(jì)帳簿類：總帳、明細(xì)帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳簿、其他帳簿；財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注和文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告；其他類：銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)帳單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)等。各種財(cái)政預(yù)算、財(cái)務(wù)計(jì)劃、會(huì)計(jì)制度等文件材料，不屬于會(huì)計(jì)檔案的構(gòu)成范圍。
二、會(huì)計(jì)檔案的整理
根據(jù)規(guī)定在整理時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原會(huì)計(jì)卷冊(cè)的封裝，個(gè)別需要拆封重新整理的，應(yīng)當(dāng)會(huì)同原財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門和會(huì)計(jì)人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。在整理時(shí)應(yīng)當(dāng)根據(jù)具體情況，主要有以下三種方法進(jìn)行整理。
1.首先分開(kāi)年度，把一個(gè)年度形成的會(huì)計(jì)檔案分為報(bào)表、帳薄、憑證三大類，然后再把不同保管期限的會(huì)計(jì)檔案分別組成單個(gè)的保管單位，一年編一個(gè)流水號(hào)。其優(yōu)點(diǎn)是簡(jiǎn)便易行，分類與保管一致起來(lái)，便于查找利用。
2.年度――保管期限――組織機(jī)構(gòu)分類法
先把一個(gè)年度內(nèi)形成的會(huì)計(jì)檔案按保管期分開(kāi)，然后在組織機(jī)構(gòu)內(nèi)再按報(bào)表、帳薄、憑證分別組成保管單位，一年編一個(gè)流水號(hào)。其優(yōu)點(diǎn)是能夠反應(yīng)會(huì)計(jì)檔案形成的部門，體現(xiàn)一個(gè)單位會(huì)計(jì)檔案的完整性，查找利用方便。
3.年度――會(huì)計(jì)類型分類法
按年度設(shè)大類，大類中按稅收計(jì)劃、稅收會(huì)計(jì)、經(jīng)費(fèi)會(huì)計(jì)、稅收統(tǒng)計(jì)等會(huì)計(jì)類型的性質(zhì)劃分屬類。然后將同一屬類內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案報(bào)表、帳簿、憑證分別組成保管單位。它的優(yōu)點(diǎn)是，這種分類能反映會(huì)計(jì)活動(dòng)的不同階段和性質(zhì)，能保持內(nèi)在聯(lián)系，體現(xiàn)全宗內(nèi)會(huì)計(jì)檔案的系統(tǒng)性，既方便平時(shí)利用，也便于今后的使用。
對(duì)于憑證、帳簿、報(bào)表封面上原有項(xiàng)目沒(méi)有填清填全的要由經(jīng)辦人補(bǔ)填，對(duì)于破損，缺頁(yè)，裝訂不牢固的案卷也要由經(jīng)辦人修補(bǔ)和裝訂。如果條件允許，最好將那些規(guī)格不等的憑證、帳簿、報(bào)表按照案卷的排列順序分別裝盒（袋）達(dá)到形式統(tǒng)一。
在案卷排列上，一般是先排報(bào)表，再排帳簿，最后是憑證的順序排列。如果各單位的黨政文書(shū)檔案目錄已編排定號(hào)，會(huì)計(jì)檔案應(yīng)該單獨(dú)編號(hào)，外加“會(huì)”字或其它代碼，以示與文書(shū)檔案相區(qū)別。會(huì)計(jì)檔案數(shù)量不多的單位，可與文書(shū)檔案一起統(tǒng)一編排目錄。
三、在會(huì)計(jì)檔案管理中應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題
1.及時(shí)整理歸檔，確保資料完整
各會(huì)計(jì)核算單位對(duì)每年形成的資料，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，列出保管清單。在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，之后，要及時(shí)按清冊(cè)內(nèi)容移交本單位檔案管理機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。接交人應(yīng)當(dāng)按照清冊(cè)內(nèi)容逐一清點(diǎn)，并辦理交接手續(xù)，歸檔后，檔案管理人員應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定妥善保管，并注意保密，確保資料完整。
1.1 檔案意識(shí)不強(qiáng)，歸檔材料質(zhì)量不高。高?；ú块T以及主管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基建檔案工作重要性認(rèn)識(shí)不夠，一些基建管理人員嚴(yán)重存在著“重建設(shè)、輕檔案”的思想。在實(shí)際工作中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些工程項(xiàng)目檔案內(nèi)容丟失，圖物不符，不少材料分散在承辦人和技術(shù)人員手中，設(shè)計(jì)變更、施工記錄等的遺失最為常見(jiàn)。還存在檔案資料不交接、不存檔的現(xiàn)象，將資料作為個(gè)人財(cái)產(chǎn)，人走資料失。一般情況，高校檔案僅能做到目錄級(jí)管理，即只能在檔案信息管理系統(tǒng)上檢索到目錄，沒(méi)有相應(yīng)的材料和電子資料。文件材料又常常是復(fù)印件或者用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)，不符合歸檔要求。
1.2 管理制度不嚴(yán)格，缺少制度保障。由于基建工程涉及多個(gè)部門，在檔案管理工作中缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制和調(diào)控手段，導(dǎo)致檔案工作難落實(shí)，管理人員敷衍了事，消極應(yīng)付;歸檔滯后、拖拉甚至遙遙無(wú)期。另外，在人員、設(shè)備經(jīng)費(fèi)保障上也不能滿足，對(duì)專（兼）職人員不能進(jìn)行定期培訓(xùn)，這些都是缺乏有效管理和約束機(jī)制造成的。
1.3 缺乏檔案專業(yè)人員?；ú块T和檔案管理部門的人員較少，很難配備專職的檔案管理人員，既熟悉基建業(yè)務(wù)又熟悉檔案管理知識(shí)的人員更是少之又少。
2 加強(qiáng)高?；n案的建議及對(duì)策
2.1 加強(qiáng)宣傳，確保檔案資料的齊全。一是深入到各參建單位，向他們宣傳《檔案法》、《河南省檔案條例》和國(guó)家檔案局、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》及《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28―2002），使這些單位認(rèn)識(shí)到做好基建檔案工作的重要性，得到了各參建單位領(lǐng)導(dǎo)的支持，確保了基建檔案工作的順利完成。二是將基建項(xiàng)目檔案工作納入基建部門領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員崗位職責(zé)。三是將基建文件材料的歸檔工作納入合同管理，強(qiáng)化施工、監(jiān)理單位歸檔意識(shí)。四是檔案管理人員要注意及時(shí)跟蹤收集，以防工程建設(shè)周期長(zhǎng)，容易遺失基建檔案材料。
2.2 堅(jiān)持資料收集與工程建設(shè)同步，確保檔案資料的質(zhì)量。檔案資料的準(zhǔn)確性尤其重要，否則檔案就失去了保存的價(jià)值。特別是一些隱蔽工程、地下管網(wǎng)工程，如失真，其損失將無(wú)法挽回。因此，基建檔案從工程建設(shè)項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可研、評(píng)價(jià)、決策，到計(jì)劃的審批，基建檔案人員就應(yīng)及時(shí)建立檔案。因?yàn)楣こ探ㄔO(shè)周期長(zhǎng)、需收集的資料多，且涉及面廣、事后難以核實(shí)，因此，基建工程一開(kāi)工就要與檔案收集工作同步進(jìn)行，避免施工單位或監(jiān)理單位事后補(bǔ)充圖紙?jiān)斐煽⒐D失真，例如地下管線的布置變更，竣工圖上標(biāo)的位置與實(shí)際不符等。所以，在對(duì)施工、監(jiān)理單位提供資料的要求中，同樣需保證資料的準(zhǔn)確性作為合同的一個(gè)附加條件。做到“三查”，即在施工單位編制竣工圖過(guò)程中先自查，然后監(jiān)理單位檢查，最后建設(shè)單位抽查。
醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案是醫(yī)院經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史記錄，它直接反映了醫(yī)院各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的收支狀況，并能為各種經(jīng)濟(jì)責(zé)任提供強(qiáng)有力的證據(jù)。是對(duì)會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等醫(yī)院的有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作中應(yīng)當(dāng)集中保管的重要性資料性文件。
一、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的重要性
隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，我國(guó)的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的深入發(fā)展，醫(yī)院的管理工作者，感受到了前所未有的壓力。會(huì)計(jì)檔案可以為管理者提供經(jīng)濟(jì)分析的指標(biāo)，通過(guò)各年度的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析、業(yè)務(wù)收支對(duì)比，可以了解醫(yī)院的發(fā)展趨勢(shì)，從而為醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)依據(jù)。醫(yī)院的管理者可以揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分利用技術(shù)優(yōu)勢(shì)，做出適合醫(yī)院發(fā)展的方針、戰(zhàn)略、決策，更好的為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展做出貢獻(xiàn)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理是十分重要的。
二、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題
1.會(huì)計(jì)檔案缺乏統(tǒng)一管理，影響保管質(zhì)量。由于會(huì)計(jì)檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、信息量大、查閱頻繁的特點(diǎn)，醫(yī)院普遍采用財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)檔案整理和保管，綜合檔案室統(tǒng)一指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的管理辦法。但是由于各醫(yī)院具體情況不同或者由于某些主觀原因，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案的管理各自為政，例如財(cái)會(huì)類、基建類、工會(huì)類各管各的，沒(méi)有統(tǒng)一歸檔。從而影響了檔案保管質(zhì)量，給財(cái)務(wù)管理工作造成障礙。
2.會(huì)計(jì)檔案的管理沒(méi)有引起領(lǐng)導(dǎo)足夠重視。不管是醫(yī)院的上級(jí)主管部門還是會(huì)計(jì)主管部門，甚至是醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)，在實(shí)際工作中都只關(guān)注和重視會(huì)計(jì)報(bào)表的報(bào)送質(zhì)量，而對(duì)于會(huì)計(jì)資料的收集與保管都認(rèn)為是會(huì)計(jì)人員的事，而很少過(guò)問(wèn)，更不要說(shuō)把它納入業(yè)務(wù)評(píng)比的范圍。從我國(guó)的實(shí)際情況來(lái)看，大多數(shù)醫(yī)院都沒(méi)有設(shè)置獨(dú)立的檔案管理部門，甚至有的醫(yī)院沒(méi)有專門的檔案管理人員。
3.會(huì)計(jì)檔案的管理人員缺乏檔案管理知識(shí)。醫(yī)院檔案管理人員大都是兼職的，或者是即將退休的會(huì)計(jì)人員。都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專門的會(huì)計(jì)檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，更缺乏檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)和操作技能。檔案資料的收集、整理、保管工作不規(guī)范，例如沒(méi)有及時(shí)清理超期限保管的檔案，所有會(huì)計(jì)檔案都認(rèn)為責(zé)任重大，而全部堆放在庫(kù)房，也不愿意主動(dòng)銷毀。或者，檔案管理人員不負(fù)責(zé)任，管理不力，從而造成會(huì)計(jì)檔案重要性資料的缺失，影響醫(yī)院財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性和完整性。
4.信息化形勢(shì)下，電了檔案管理內(nèi)容不完整?，F(xiàn)在醫(yī)院大都實(shí)行會(huì)計(jì)電算化，但是檔案管理人員只歸檔紙質(zhì)文件，只是將原來(lái)用于手工記錄的賬薄、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的賬簿、報(bào)表。而對(duì)于存有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、會(huì)計(jì)軟件的磁性介質(zhì)、光盤和其他會(huì)計(jì)文檔資料沒(méi)有及時(shí)歸檔或歸檔不全，甚至在醫(yī)院對(duì)會(huì)計(jì)軟件升級(jí)和更換后，也未能將原有資料整理歸檔，從而直接導(dǎo)致醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案的不完整。
三、對(duì)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的思考
1.增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)其重要性。將檔案管理納入業(yè)務(wù)評(píng)比和管理范圍，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)充分重視，強(qiáng)化檔案管理意識(shí)。只有管理者的重視，才能真正提升醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作的有效性。同時(shí),財(cái)會(huì)部門及會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)積極尋求醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)、上級(jí)主管部門及會(huì)計(jì)主管部門的支持和重視，雙方努力，建立管理質(zhì)量評(píng)比考核制度。
2.建立嚴(yán)格的檔案管理制度，規(guī)范管理流程。在實(shí)踐過(guò)程中，不斷完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。例如會(huì)計(jì)檔案的收集、移交、保管、借閱、銷毀等，檔案管理人員應(yīng)依照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行處理，認(rèn)真記錄在案并說(shuō)明情況等。制度和實(shí)踐相結(jié)合，定期檢查和考核，真正使領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員從思想上、行動(dòng)上重視它。只有這樣，醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案才能為管理者提供較為完整的經(jīng)濟(jì)分析的指標(biāo)，給醫(yī)院的決策提供必要的依據(jù)，使醫(yī)院能夠不斷的增強(qiáng)自身的競(jìng)爭(zhēng)力。
3.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員素質(zhì)。由于會(huì)計(jì)檔案管理的專業(yè)性和信息性，醫(yī)院要培養(yǎng)復(fù)合型的會(huì)計(jì)檔案管理人才，隨著會(huì)計(jì)檔案向管理信息化方向發(fā)展，醫(yī)院要培養(yǎng)既懂得會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)，又有計(jì)算機(jī)知識(shí)，并對(duì)通迅等電了軟件方面的知識(shí)都要懂的高素質(zhì)復(fù)合型人才，才能勝任會(huì)計(jì)檔案的信息化工作，而醫(yī)院在這方面是長(zhǎng)期滯后的。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的作用，與醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案管理人員的工作水平是息息相關(guān)的。隨著經(jīng)濟(jì)體制的改革，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)性、完整性、可靠性以及它的高信息量，對(duì)醫(yī)院的決策者來(lái)說(shuō)，將越來(lái)越重要。因此，會(huì)計(jì)檔案管理人員的培養(yǎng)必須為醫(yī)院管理者所重視。
4.加強(qiáng)醫(yī)院電算化會(huì)計(jì)檔案管理。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案的發(fā)展趨勢(shì)是朝數(shù)字化的方向，醫(yī)院要建立會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)原始憑證、會(huì)計(jì)賬簿等會(huì)計(jì)資料在數(shù)據(jù)庫(kù)中全部認(rèn)真、細(xì)致地錄入，借助數(shù)據(jù)庫(kù)的打印輸出保存好會(huì)計(jì)檔案資料，滿足上級(jí)主管部門、物價(jià)部門、審計(jì)部門、財(cái)政等部門的檢查。在這過(guò)程中，不僅要保管好紙質(zhì)檔案，更要保管好有關(guān)電子數(shù)據(jù)、軟件資料等。適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化形勢(shì)下新的會(huì)計(jì)檔案管理形式。
當(dāng)前，醫(yī)療體制實(shí)行重大改革，同時(shí)，2012年1月正式實(shí)施新的醫(yī)院財(cái)務(wù)制度和會(huì)計(jì)制度，會(huì)計(jì)檔案管理者更要在新舊制度交替之際做好新舊制度下會(huì)計(jì)資料的收集、整理及歸檔工作，以及會(huì)計(jì)軟件變動(dòng)升級(jí)資料的收集、整理及歸檔工作，從而為財(cái)務(wù)分析提供準(zhǔn)確的分析依據(jù)，為醫(yī)院經(jīng)濟(jì)決策者制定方針、戰(zhàn)略、決策做好保障工作。
總之，會(huì)計(jì)檔案管理工作需要醫(yī)院管理者的高度重視，并在此基礎(chǔ)上，不斷完善會(huì)計(jì)檔案的管理制度并與管理質(zhì)量相結(jié)合，建立考評(píng)制度，同時(shí)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的素質(zhì)，并適應(yīng)信息化時(shí)代的要求。只有這樣才能發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案管理的重要作用，才能使醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理水平更上一層樓，才能發(fā)揮財(cái)務(wù)管理的作用，滿足市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的需要，適應(yīng)醫(yī)院改革的浪潮，才能促進(jìn)醫(yī)院持續(xù)、穩(wěn)定和健康的發(fā)展。
參考文獻(xiàn)：
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