序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案整理案例范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

2、檔案收集不全。各站所、村、社區(qū)形成的文檔材料、專業(yè)檔案和照片收集、整理收集不完整，歸檔率低。部分文書檔案遺失、年份銜接斷檔，重要檔案丟失。

3、檔案意識(shí)淡薄。各站所、村、社區(qū)沒有形成良好的存檔意識(shí)，檔案未及時(shí)交到鎮(zhèn)檔案室管理，致使檔案散落丟失。養(yǎng)老保險(xiǎn)、土地確權(quán)等部分基礎(chǔ)檔案自行保管，安全性不高，利用率低。

結(jié)合__年縣檔案局執(zhí)法檢查和年終考核，集中整理各站所、村和社區(qū)10年（2004年-__年）檔案，形成環(huán)境良好、存檔有序、便于查閱、管理規(guī)范的新局面。

（一）準(zhǔn)備階段

制定整改方案，設(shè)置專門檔案室，采購密集柜與相關(guān)硬件設(shè)施，明確相關(guān)負(fù)責(zé)人。召開部署動(dòng)員培訓(xùn)會(huì)議。邀請(qǐng)縣檔案局專業(yè)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)、培訓(xùn)內(nèi)容為檔案年限的分類、接收檔案類型和存檔流程等。參加培訓(xùn)人員：檔案室工作人員、各站所、村和社區(qū)工作人員各1名。（__年1月26日）

（二）實(shí)施階段

1、各站所檔案，各站所抽調(diào)一名工作人員負(fù)責(zé)整理、按年限裝訂后移交鎮(zhèn)檔案室。鎮(zhèn)征地、土地管理、養(yǎng)老、醫(yī)療保險(xiǎn)、土地確權(quán)、民生等檔案為重點(diǎn)檔案，全部移交到鎮(zhèn)新檔案室管理。（__年1月22日—-__年2月18日）

2、每個(gè)村和社區(qū)整理2004年—__年每年的各項(xiàng)計(jì)劃、安排、總結(jié)、各類報(bào)表、會(huì)議記錄、發(fā)展黨員及亮點(diǎn)工作，由各村、社區(qū)裝訂成冊(cè)后及時(shí)移交鎮(zhèn)檔案室管理。（__年2月26日—__年3月10日）

（三）驗(yàn)收階段邀請(qǐng)縣檔案局專業(yè)工作人員進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與其他鄉(xiāng)鎮(zhèn)標(biāo)準(zhǔn)一致。對(duì)于驗(yàn)收不合格的由相關(guān)工作人員在專業(yè)人員的指導(dǎo)下，繼續(xù)整理，直到驗(yàn)收合格為止。（__年3月20日—4月1日）

篇（2）

1、文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件查找。二是外來文件。通過文書室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔號(hào)等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫。如要查詢，則可通過各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。

A．基建檔案?；n案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購置各種設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。

3會(huì)計(jì)電子文件整理

A．工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。

B．賬簿。企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

二、電子檔案的保護(hù)

由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。但是，刻錄儀一時(shí)還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。

1、軟磁盤的保護(hù)

A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。

B、把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。

F、對(duì)加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長(zhǎng)久保存。

2、光盤的保護(hù)

篇（3）

1 對(duì)《檔案法》的認(rèn)識(shí)與實(shí)施

《檔案法》的頒布實(shí)施之初，對(duì)《檔案法》的認(rèn)識(shí)還是比較到位的。在《檔案工作》雜志1987年第10期的社論中指出：“我國《檔案法》具有顯明的社會(huì)性，它不只是為檔案部門行使權(quán)力的一種立法，而且是立足于國家和著眼于讓會(huì)，……正確地調(diào)節(jié)國家與集體和個(gè)人之間正當(dāng)利益的行為規(guī)范。各級(jí)檔案部門和檔案工作者，必須明確，在法律面前不僅應(yīng)當(dāng)和其他普通公民一樣享有完全平等的權(quán)利，而且，從自身工作職責(zé)而言，應(yīng)當(dāng)具有更加嚴(yán)格的遵法義務(wù)和高度的遵法意識(shí)。這就要求，我們必須認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，全面理解其精神實(shí)質(zhì)，而且，要以身作則，……自覺地樹立嚴(yán)格依法辦事的法制觀念。要虛心接受人民群眾的監(jiān)督，……使自己成為執(zhí)行《檔案法》的模范。”[2]1987年9月7日印發(fā)的《國家檔案局關(guān)于認(rèn)真貫徹執(zhí)行<中華人民共和國檔案法>的通知》中也強(qiáng)調(diào)：“各級(jí)檔案部門在開展檔案工作中，要依法辦事，制定各種規(guī)章制度必須以《檔案法》為準(zhǔn)繩；處理一切檔案事務(wù)必須遵循《檔案法》的原則，絕不能超越《檔案法》允許的范圍。”[3]從中看出，當(dāng)時(shí)，已認(rèn)識(shí)到《檔案法》既賦予了檔案行政管理部門一定的權(quán)力，又將其控制約束在一定的范圍內(nèi)，并強(qiáng)調(diào)檔案行政管理部門要依法辦事，不能超越《檔案法》允許的范圍，做執(zhí)行《檔案法》的模范。然而，隨后的認(rèn)識(shí)卻發(fā)生了變化，形成幾乎“一邊倒”的現(xiàn)象，就是基本上把《檔案法》作為管理檔案事業(yè)的權(quán)力工具來看待，最典型的是把《檔案法》當(dāng)“武器”的觀點(diǎn)。據(jù)對(duì)知網(wǎng)檢索，在“檔案及博物館”學(xué)科中以“《檔案法》”并且包含“武器”為檢索詞，以“全文”為檢索項(xiàng)進(jìn)行檢索，共檢索到相關(guān)文獻(xiàn)815篇，時(shí)間從1987年一直持續(xù)到2012年。這里，隨手摘錄幾段：

把《檔案法》當(dāng)“武器”的認(rèn)識(shí)，最早是1987年王慶成提出的，他認(rèn)為：“《檔案法》作為法律是檔案工作者手中的一種武器。”[4]

1988年，石懷川認(rèn)為：“《中華人民共和國檔案法》的頒布施行，……為我們檔案工作者依法行使職權(quán)，發(fā)展檔案事業(yè)給予了思想武器和法律武器。”[5]

2002年，張姣榮認(rèn)為：“《檔案法》是搞好檔案工作的有效武器。”[6]

到2012年，依然有人認(rèn)為：“《檔案法》是我國檔案事業(yè)的準(zhǔn)繩，……又是各級(jí)檔案部門和廣大檔案工作者做好檔案工作的有力武器。”[7]

從上述來看，把《檔案法》當(dāng)做“武器”的認(rèn)識(shí)在檔案界很普遍，這種認(rèn)識(shí)值得商榷。所謂“武器”，是用來對(duì)付敵人，把《檔案法》當(dāng)做“武器”，實(shí)際上，有把檔案行政管理相對(duì)人當(dāng)“敵人”來對(duì)付之嫌。“‘武器’從來是對(duì)別人不對(duì)自己，而《檔案法》對(duì)各級(jí)檔案行政管理部門和各級(jí)各類檔案館也都有規(guī)定和約束，它們都是《檔案法》管理的對(duì)象，把《檔案法》當(dāng)做武器，實(shí)際上，是將檔案行政管理者自己置于《檔案法》的約束之外了。”[8]明顯地有違于行政法“控制和規(guī)范行政權(quán)”的重心。

把《檔案法》當(dāng)做“武器”來使用的典型做法，就是把《檔案法》當(dāng)手電筒只照別人，不照自己。應(yīng)該說在《檔案法》實(shí)施之初，1988年由國家檔案局、國務(wù)院法制局組成聯(lián)合檢查組進(jìn)行的執(zhí)法檢查與國家檔案局對(duì)《檔案法》的認(rèn)識(shí)是相一致的。那次檔案執(zhí)法檢查的對(duì)象包括“各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作，各級(jí)檔案行政管理部門的工作，各級(jí)各類檔案館的工作”。[9]“那次檔案執(zhí)法是‘手電筒’，也是‘鏡子’，照別人，也照自己。”然而，“那次全國性的檢查后，各地在檔案執(zhí)法實(shí)踐中，出現(xiàn)了檢查范圍的‘縮水’。漸漸縮小為只對(duì)所轄區(qū)域內(nèi)各級(jí)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檢查。檔案行政管理部門和國家綜合檔案館從被檢查的范圍內(nèi)退出，不再是檔案執(zhí)法的對(duì)象。檔案執(zhí)法成了‘手電筒’，只照別人，不照自己”。[10]以至于“某些檔案人員至今仍有一種誤解，‘依法治檔’就是我用法來治人”，[11]從而導(dǎo)致檔案行政管理部門一直游離于《檔案法》的約束控制之外。

檔案界對(duì)《檔案法》約束控制檔案行政管理權(quán)力的認(rèn)識(shí)不足，也可從文獻(xiàn)中反映出來。據(jù)對(duì)知網(wǎng)檢索，在“檔案及博物館”學(xué)科中分別以“對(duì)檔案局執(zhí)法檢查”、“對(duì)檔案行政管理部門執(zhí)法檢查”或以“《檔案法》”并且包含“行政權(quán)制約”、“控制行政權(quán)力”、“控制行政權(quán)”、“行政權(quán)力約束”、“行政權(quán)約束”為檢索詞，以“全文”為檢索項(xiàng)進(jìn)行檢索，檢索到期刊相關(guān)文獻(xiàn)均為0篇。從中看出對(duì)這個(gè)問題，無論是實(shí)踐還是理論研究都基本處于空白。

2 《檔案法》對(duì)檔案行政管理權(quán)力的約束

《檔案法》對(duì)檔案行政管理權(quán)力的約束主要有兩個(gè)方面，一是《檔案法》本身的約束，二是要遵從行政法基本原則的約束。就《檔案法》對(duì)檔案行政管理權(quán)力的具體約束，可分為兩個(gè)方面：

2.1 管理范圍的約束。管理的范圍又分為“事”和“物”兩個(gè)方面

2.1.1 管理“事”的范圍?！稒n案法》第六條規(guī)定：“縣級(jí)以上地方各級(jí)人民政府的檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。”《實(shí)施辦法》第八條第三款規(guī)定：“監(jiān)督、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)的檔案工作，依法查處檔案違法行為。”第四款規(guī)定：“組織、指導(dǎo)本行政區(qū)域內(nèi)檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓(xùn)。”也就是說，《檔案法》將檔案行政管理“事”的范圍限制在檔案工作、檔案理論與科學(xué)技術(shù)研究、檔案宣傳與檔案教育、檔案工作人員培訓(xùn)這些方面。

轉(zhuǎn)貼于

2.1. 2 管理“物”的范圍。管理的“物”就是“檔案”，需要說明一下，檔案行政管理不直接管理“檔案”，而是，通過管理擁有檔案的檔案行政管理相對(duì)人的檔案事務(wù)來管理的。《檔案法》調(diào)整的檔案范圍，即《檔案法》第二條的規(guī)定：“本法所稱的檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治……活動(dòng)直接形成的對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的……歷史記錄。”就是說，檔案行政管理部門管理“物”的范圍是那些產(chǎn)生和保管“對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的”檔案的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人的檔案事務(wù)。

2.2 具體管理權(quán)的約束?！稒n案法》對(duì)檔案行政管理權(quán)力約束控制的具體條款并不多，也不太明顯，但這并不等于沒有約束控制。按照行政法對(duì)行政管理機(jī)關(guān)“法無規(guī)定不可為”的基本原則，《檔案法》對(duì)檔案行政管理部門賦予了一定的權(quán)力就等于約束限制了權(quán)力，檔案行政管理部門只能行使《檔案法》規(guī)定的權(quán)力，超出規(guī)定的權(quán)力范圍，就有違法之嫌。下面，就主要的具體管理權(quán)作以闡述。

2.2.1 對(duì)監(jiān)督和指導(dǎo)權(quán)的約束。《檔案法》第六條規(guī)定了監(jiān)督和指導(dǎo)的權(quán)力，對(duì)此，《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法釋解》中的解釋為：監(jiān)督是指“通過對(duì)法律、法規(guī)、規(guī)章實(shí)施情況的檢查，督促有關(guān)方面依法做好檔案工作”。指導(dǎo)是指“通過業(yè)務(wù)上的輔導(dǎo)、咨詢、政策的闡釋，使有關(guān)方面做好檔案工作”。[12]這實(shí)質(zhì)上是對(duì)監(jiān)督和指導(dǎo)的權(quán)力進(jìn)行了約束限制。尤其對(duì)“指導(dǎo)”權(quán)力的約束是非常明顯的，這里的“指導(dǎo)”與常說的“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”大相徑庭，是指行政指導(dǎo)。

2.2.2 對(duì)查處檔案違法行為的約束。《檔案法實(shí)施辦法》第八條第三款規(guī)定，“依法查處檔案違法行為”，這就要求檔案行政管理部門在查處檔案違法行為時(shí)，要程序合法、規(guī)范，要以法律為準(zhǔn)繩依法查處。這里的法不僅指《檔案法》，還包括其他相關(guān)法律，主要是相關(guān)行政法律。

2.2.3對(duì)非國有檔案的檔案行政管理相對(duì)人檔案事務(wù)的管理約束。對(duì)非國有檔案的檔案行政管理相對(duì)人檔案事務(wù)的管理不能像國有檔案的檔案事務(wù)那樣細(xì)，管到“集中管理”、“定期向檔案館移交檔案”等。只能按照《檔案法》第十六條規(guī)定來管理，即“對(duì)于保管條件惡劣或者其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施；必要時(shí)，可以收購或者征購”。實(shí)際是在限制檔案行政管理部門管理非國有檔案所有者的檔案事務(wù)的程度。

2.2.4 對(duì)行政強(qiáng)制權(quán)的約束?！稒n案法》第十六條對(duì)集體和個(gè)人所有的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案，采取代為保管、收購或者征購的規(guī)定，是《檔案法》中唯一的行政強(qiáng)制項(xiàng)目，并對(duì)其行使限制了條件。雖然條件比較籠統(tǒng)需要細(xì)化，但表明不能隨便行使這一權(quán)力。

3 超越《檔案法》對(duì)檔案行政管理權(quán)力約束的現(xiàn)象

3.1 擴(kuò)大管理范圍現(xiàn)象。以《湖南省民營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》第二條規(guī)定：“本辦法所稱民營(yíng)企業(yè)檔案，是指民營(yíng)企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的……歷史記錄。”按照《檔案法》的規(guī)定，檔案行政管理部門對(duì)非國有檔案只管其中那些“對(duì)國家和社會(huì)有保存價(jià)值的”檔案事務(wù)，具體管理程度范圍應(yīng)該限制在第十六條的范圍內(nèi)。該《辦法》明顯的是越權(quán)擴(kuò)大了管理范圍。其他一些地方檔案行政管理部門制定的《民營(yíng)企業(yè)檔案管理辦法》、《家庭檔案管理辦法》、《社區(qū)檔案管理辦法》、《村級(jí)檔案管理辦法》基本大致相同，而且有些連立法依據(jù)的條款都沒有。

3.2 擴(kuò)大管理權(quán)限現(xiàn)象

3.2.1 擴(kuò)大對(duì)非國有檔案的檔案行政管理相對(duì)人檔案事務(wù)管理權(quán)限現(xiàn)象。還以《湖南省民營(yíng)企業(yè)檔案管理暫行辦法》為例，該《辦法》對(duì)民營(yíng)企業(yè)的檔案的管理如建立檔案機(jī)構(gòu)、明確檔案管理部門與人員、實(shí)行集中統(tǒng)一管理、檔案工作部門的職責(zé)、分類、歸檔時(shí)間等都作了規(guī)定。明顯超出了《檔案法》第十六條的范圍，是越權(quán)擴(kuò)大了管理權(quán)力。再以《哈爾濱市家庭檔案管理辦法（試行）》為例，該《辦法》第五條規(guī)定：“家庭應(yīng)確定一名家庭成員負(fù)責(zé)家庭檔案的收集、整理、保管和利用，學(xué)習(xí)掌握必要的檔案法律知識(shí)和檔案管理技能，定期整理家庭檔案，并向家庭成員通報(bào)家庭檔案整理情況。”這明顯地超出了《檔案法》的管理權(quán)限范圍，顯然，有侵犯公民權(quán)利、干涉公民對(duì)家庭事務(wù)處置權(quán)之嫌。

3.2.2 “指導(dǎo)”權(quán)力的擴(kuò)大。對(duì)于“指導(dǎo)”，檔案行政管理部門至今很少是按照“通過業(yè)務(wù)上的輔導(dǎo)、咨詢、政策的闡釋，使有關(guān)方面做好檔案工作”的要求去進(jìn)行的，多數(shù)情況下，還是按照計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”方式去行使“指導(dǎo)”權(quán)的，“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”的權(quán)力明顯地超過“行政指導(dǎo)”的權(quán)限，而且，在現(xiàn)在還有擴(kuò)張的趨勢(shì)，最明顯的表現(xiàn)，就是將業(yè)務(wù)指導(dǎo)與檔案執(zhí)法相結(jié)合。有的是“執(zhí)法與業(yè)務(wù)‘合力’增強(qiáng)”，使“業(yè)務(wù)指導(dǎo)更有權(quán)威了”；[13]有的是“檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作必須借助檔案行政執(zhí)法來促進(jìn)，兩者應(yīng)緊密結(jié)合”。[14]這些做法，實(shí)際是在超越《檔案法》的約束擴(kuò)大“指導(dǎo)”權(quán)力。

3.2.3 超越《檔案法》權(quán)限的現(xiàn)象。在現(xiàn)實(shí)中，超越《檔案法》權(quán)限的現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，甚至引起了行政訴訟，最典型的是湖南省芷江縣村民狀告縣檔案局案。案由是：芷江縣檔案局“芷檔法字[1999]o1號(hào)”《關(guān)于宣布芷江檔案館保存的126號(hào)全宗125號(hào)案卷第138頁和140頁檔案后添寫部分不具有法律效力的通告》（簡(jiǎn)稱“1號(hào)通告”），致使村民以失去15畝山地所有權(quán)為由，向縣人民法院提起檔案行政訴訟。經(jīng)法院審理，縣檔案局?jǐn)≡V。法院作出判決的理由是縣檔案局的“1號(hào)通告”“運(yùn)用法律錯(cuò)誤”。“檔案行政管理部門應(yīng)當(dāng)依法行政，而縣檔案局作出添寫的檔案內(nèi)容無效的宣布，法律依據(jù)不足。”[15]其原因就是該縣檔案局超越了法定職責(zé)權(quán)限。

4 控制約束行政管理權(quán)力的趨勢(shì)

依法行政的首要標(biāo)志就是要加強(qiáng)對(duì)行政權(quán)的控制，隨著依法行政的深入，對(duì)行政管理權(quán)力控制約束也越來越嚴(yán)。一是從立法上，行政立法正由部門立法向?qū)＜覍W(xué)者立法轉(zhuǎn)變；二是限制行政許可。依據(jù)《行政許可法》和行政審批制度改革的有關(guān)規(guī)定，國家檔案局按照要求分三批取消33項(xiàng)國家檔案局行政審批項(xiàng)目，到2004年只保留行政許可項(xiàng)目3項(xiàng)和非行政許可審批項(xiàng)目3項(xiàng)。許可項(xiàng)目在逐漸減少。從這種趨勢(shì)看，無論《檔案法》如何修改，擴(kuò)大檔案行政管理部門行政權(quán)力的可能性是不大的，而控制約束的可能性會(huì)增大。

篇（4）

一、電子檔案和與紙質(zhì)檔案整合管理的必然性

紙質(zhì)檔案和電子檔案本質(zhì)上都屬于檔案，都具備檔案所具有的特點(diǎn)，但由于二者載體不同，這也使紙質(zhì)檔案與電子檔案都具有自身的特點(diǎn)。在當(dāng)前新形勢(shì)下，為了保證檔案管理工作的順利開展，需要將紙質(zhì)檔案與電子檔案兩者綜合起來，取長(zhǎng)補(bǔ)短。電子檔案以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)作為載體，儲(chǔ)存時(shí)間較長(zhǎng)，能夠有效的保障檔案的完整性，但容易受到病毒侵襲，安全系數(shù)不高。紙質(zhì)檔案以紙質(zhì)文件作為載體，具有較高的安全系數(shù)，檔案具有較強(qiáng)的真實(shí)性，而且檔案在使用過程中更為清晰，但紙質(zhì)檔案不易保存，使用過程中檢索困難。電子檔案和紙質(zhì)檔案各有利弊，將二者進(jìn)行整合管理，能夠有效的發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，使其更好的為使用者服務(wù)。在當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存發(fā)展的局面下，檔案管理者需要及時(shí)轉(zhuǎn)變思路，加快創(chuàng)新，制定有效的管理方案，不僅要積極應(yīng)對(duì)檔案電子化的轉(zhuǎn)化，從多個(gè)層面來有效的提高電子檔案的法律地位，同時(shí)還要做好紙質(zhì)檔案的保管工作，使電子檔案和紙質(zhì)檔案都能夠發(fā)揮各自長(zhǎng)處，有效的保存好具有較強(qiáng)真實(shí)性和可靠性的紙質(zhì)檔案，同時(shí)更好的發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，對(duì)二者進(jìn)行整合管理，有效的維護(hù)好檔案之間的聯(lián)系，從而為檔案的使用提供更多的便利。

二、電子檔案和紙質(zhì)檔案整合管理的具體要求

當(dāng)前信息技術(shù)取得了較快的發(fā)展，將在檔案管理工作中充分的應(yīng)用，構(gòu)建了檔案管理網(wǎng)絡(luò)信息辦公平臺(tái)?，F(xiàn)代化檔案管理主要針對(duì)電子檔案進(jìn)行管理，而傳統(tǒng)檔案管理模式主要針對(duì)的是紙質(zhì)檔案的管理。但在當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的形勢(shì)下，現(xiàn)代化檔案管理也需要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理。因此需要將電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行有效的整合，有效的提高現(xiàn)代化檔案管理的水平。

（一）同步歸檔。對(duì)于收集的紙質(zhì)文件需要認(rèn)真進(jìn)行檢驗(yàn)和審核，做好紙質(zhì)檔案的歸檔處理工作。收集的電子信息在審核完成后也需要及時(shí)進(jìn)行歸檔。在歸檔過程中，無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案都要與歸檔的要求相符，但相較于紙質(zhì)檔案，電子檔案在歸檔時(shí)要存入到計(jì)算機(jī)硬盤中，同時(shí)還要標(biāo)記上已歸檔的標(biāo)記。

（二）同步整理。電子檔案與紙質(zhì)檔案需要同步進(jìn)行整理，這主要是由于無論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案都擁有一致的檔案號(hào)，信息也基本相同，因此在整理時(shí)需要將電子檔案和紙質(zhì)檔案采用合二為一的方法，使二者同步整理完成。

（三）同步鑒定 。對(duì)于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計(jì)算機(jī)自動(dòng)鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時(shí)鑒定，即時(shí)歸檔。

（四）同步利用 。在查閱檔案時(shí)，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時(shí)，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時(shí)，可按同一檔號(hào)提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期保存從實(shí)質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實(shí)際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實(shí)現(xiàn)。

三、電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的管理模式

紙質(zhì)檔案和電子檔案都具有自身的獨(dú)特性，而且所具有功用性也不同，當(dāng)前二者并存于檔案各個(gè)領(lǐng)域中。電子檔案無論是在信息傳輸、開發(fā)利用等方面都具有較高好高效性和快捷性，而且更具有直觀性和全面性的特點(diǎn)，這是電子檔案獨(dú)有的優(yōu)勢(shì)。相較于電子檔案的這些優(yōu)勢(shì)而言，其安全性無法得到有效的保障，因此需要對(duì)紙質(zhì)文件或其副本進(jìn)行備份保存。當(dāng)前電子檔案和紙質(zhì)檔案共存是檔案無紙化實(shí)現(xiàn)過程中一個(gè)重要的過程，二者共存發(fā)展有利于互補(bǔ)，能夠有效的提高檔案管理工作水平。在目前的管理階段，電子文件和紙質(zhì)檔案管理采用的方式也不盡相同，主要有“雙套制”和“雙軌制”兩種管理模式。所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”。雙套制的實(shí)現(xiàn)，可以是對(duì)電子文件制作紙質(zhì)拷貝；也可以是對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)。所謂雙軌制，是指在文件生成、運(yùn)轉(zhuǎn)過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)。實(shí)行雙軌制的機(jī)構(gòu)在文件（包括收文、發(fā)文和內(nèi)部文件）進(jìn)入運(yùn)轉(zhuǎn)程序時(shí)就形成電子和紙質(zhì)兩種版本，業(yè)務(wù)人員要對(duì)同樣內(nèi)容的兩種文件進(jìn)行重復(fù)或部分重復(fù)辦理。當(dāng)然，在辦理結(jié)束后，雙軌制大多導(dǎo)致雙套歸檔。因此可以說，雙軌制是比雙套制更全面、深入、進(jìn)步的管理形式，雙軌制通常包含了雙套制。對(duì)于具備辦公自動(dòng)化管理和檔案管理的軟硬件環(huán)境，有可能實(shí)現(xiàn)“雙軌制”的文件管理模式；相反在未實(shí)行辦公自動(dòng)化和檔案管理環(huán)境的單位則可以對(duì)電子文件和紙質(zhì)檔案在歸檔期實(shí)施“雙套制”管理模式。無論是雙套制還是雙軌制，都是以電子文件和紙質(zhì)文件的相互對(duì)應(yīng)為前提的。但是，我們應(yīng)認(rèn)識(shí)到紙質(zhì)文件作為檔案的原件，具有電子文件不能取代的法律憑證作用，不能因?yàn)榱⒕矸绞降母淖兌箼n案文件散失，紙質(zhì)文件不僅要?dú)w檔，而且還需要進(jìn)行必要的整理，更好地保管和利用。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展過程中，無紙化是檔案工作未來發(fā)展的必然趨勢(shì)，而電子檔案和紙質(zhì)檔案共存發(fā)展是無紙化實(shí)現(xiàn)過程中必然的一個(gè)過程，因此在當(dāng)前二者共存發(fā)展的形勢(shì)下，我們需要了對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案兩者之間的關(guān)系進(jìn)行了解，并并對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合，使電子檔案和紙質(zhì)檔案在歸檔、整理及開發(fā)利用等多方面保持同步性，從而有效的彌補(bǔ)各自的不足之處，充分的發(fā)揮電子檔案和紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢(shì)，以便于更好的推動(dòng)我國檔案事業(yè)的健康、有序發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

篇（5）

檔案室為誰整理檔案？至今都沒有一個(gè)明確的答案。在每年的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中，總會(huì)有人對(duì)按照進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)整理檔案的方法提出質(zhì)疑：這種方法真的便于保管和利用？雖然這種檔案整理方法能夠最大限度地保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系，但它遠(yuǎn)不如按文號(hào)整理來得方便。這就不得不讓人們思考檔案室究竟在為誰整理檔案？為方便誰利用整理檔案？即使按進(jìn)館標(biāo)準(zhǔn)整理檔案的方法無法證明其科學(xué)性和實(shí)用性，檔案室也不能按自己的整理方法整理檔案，即便是不需要移交檔案館的檔案。很顯然，檔案室不是在為本單位整理檔案，而是為檔案館整理檔案。

二、檔案室該為誰整理檔案

檔案室應(yīng)該為本單位整理檔案，還是應(yīng)該為檔案館整理檔案？從《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》內(nèi)容看其規(guī)范的檔案整理都是為檔案館管理檔案規(guī)定的。它對(duì)檔案整理的案卷質(zhì)量要求完全是按照進(jìn)館要求來規(guī)范的。檔案館接收進(jìn)館檔案往往都制定有檔案館接收檔案標(biāo)準(zhǔn)的《規(guī)定》或《辦法》。這些《規(guī)定》中都對(duì)檔案整理的質(zhì)量和規(guī)范有詳細(xì)的要求，并按要求整理好，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的不予接收。這分明是在說檔案整理是為檔案館整理。但是《河南省檔案局實(shí)施細(xì)則》第十三條規(guī)定：“歸檔文件實(shí)行兩套制。一套按《規(guī)則》進(jìn)行文件級(jí)整理；一套按不同發(fā)文字號(hào)進(jìn)行整理，加封面、歸檔文件目錄、備考表、裝訂成發(fā)文匯集，封面上不標(biāo)注保管期限?！边@足夠引起我們的深思！

檔案室是機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)，是機(jī)關(guān)為適應(yīng)檔案管理的自身需要建立的一種專業(yè)組織。檔案室的重要任務(wù)是服務(wù)于本機(jī)關(guān)。顯而易見，它的服務(wù)方向、對(duì)象、范圍必然基本局限于機(jī)關(guān)單位內(nèi)部，它的基本功能是為本機(jī)關(guān)單位收集、整理、保管、提供利用本機(jī)關(guān)單位產(chǎn)生的檔案。當(dāng)然它也有為國家積累檔案的義務(wù)。但是，它首先為本機(jī)關(guān)單位整理檔案，其次為國家檔案館積累檔案。機(jī)關(guān)檔案室和檔案館也只是移交檔案的關(guān)系。機(jī)關(guān)檔案室在整理檔案時(shí)是以方便單位內(nèi)部的保管利用為標(biāo)準(zhǔn)的，檔案室完全有權(quán)選擇自己整理和管理檔案的方式。檔案室移交的檔案，只要收集的齊全，有目可查，就已經(jīng)算是經(jīng)過規(guī)范整理了。很顯然，檔案室應(yīng)該為本機(jī)關(guān)單位整理檔案。

我們不得不承認(rèn)：有相當(dāng)多的單位由于各種原因推行不力，致使每年歸檔立卷成了單位檔案部門的一項(xiàng)繁重而主要的工作。如果站在我們?cè)O(shè)計(jì)的由文書（業(yè)務(wù)）部門整理檔案的角度看，整理檔案更應(yīng)該是為本單位了。文書（業(yè)務(wù)）部門，不是檔案部門，與檔案館（局）沒有任何關(guān)系。就沒有必要按照檔案館整理檔案的方法整理檔案。

三、幾點(diǎn)思考

（一）理清幾個(gè)問題

1.標(biāo)準(zhǔn)的問題。要認(rèn)清檔案部門的標(biāo)準(zhǔn)性質(zhì)，檔案部門的標(biāo)準(zhǔn)基本上都是推薦性標(biāo)準(zhǔn)，而不是強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)?！逗幽鲜C(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)》，《河南省機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證辦法》中第六條明確規(guī)定：“機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證工作，……等級(jí)認(rèn)證采取自愿申報(bào)、逐級(jí)認(rèn)證的方法?！痹谌魏螘r(shí)候、任何情況下，都不能把推薦性標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)作強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。在指導(dǎo)檔案室整理檔案中業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員應(yīng)當(dāng)是推薦推薦性檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，在檔案館接收檔案時(shí)也不能以此為標(biāo)準(zhǔn)來接收檔案。

2.檔案室與檔案館的關(guān)系問題。檔案室與檔案館的關(guān)系就是一個(gè)移交檔案和接收檔案的關(guān)系。但是，在對(duì)待檔案的整理上，一定要明確認(rèn)清檔案室與檔案館的關(guān)系，并且處理好這種關(guān)系，特別是在對(duì)待檔案室的檔案整理上，應(yīng)該尊重檔案室的選擇。

3.檔案整理方法問題

（1）檔案館的檔案整理方法不一定適合檔案室。檔案室整理檔案主要是為自己利用方便而整理保存的，其次才是為檔案館積累檔案。在檔案室提供利用檔案中，一般都是以利用單份檔案為主，而且以查文號(hào)為主。也就是說檔案部門設(shè)計(jì)的檔案整理方法，并不適合檔案室的檔案整理和提供利用。而僅僅是為檔案館保管檔案提供利用設(shè)計(jì)的。

篇（6）

我們牢固樹立“對(duì)干部負(fù)責(zé)、對(duì)組織負(fù)責(zé)、對(duì)歷史負(fù)責(zé)”的意識(shí)，把干部檔案工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作來抓，成立了以檔案分管局長(zhǎng)為組長(zhǎng)、科室負(fù)責(zé)人為成員的干部檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，人員變動(dòng)時(shí)及時(shí)調(diào)整，做到領(lǐng)導(dǎo)力量不減、班子不撤、工作不松，為檔案管理工作的順利開展提供了強(qiáng)有力的組織保證。同時(shí)，配備兼職檔案管理員，形成局機(jī)關(guān)、股室、管理員“三位一體”的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。并會(huì)定期研究干部檔案工作，制定干部檔案工作規(guī)劃和目標(biāo)，做到月月有安排，并經(jīng)常督促檢查落實(shí)。同時(shí)加強(qiáng)檔案員隊(duì)伍建設(shè)，從而使我單位干部檔案基礎(chǔ)工作邁上新臺(tái)階。

一是基礎(chǔ)設(shè)施進(jìn)一步夯實(shí)。近年來，按照省檔案管理要求，在檔案硬件設(shè)施上投入資金4萬余元，及時(shí)添置更新了空調(diào)、打印機(jī)、臺(tái)式電腦等檔案室部分設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了檔案管理木柜換鐵柜，人工檢索換微機(jī)檢索。對(duì)加快檔案工作現(xiàn)代化步伐，實(shí)現(xiàn)文書檔案基礎(chǔ)信息計(jì)算機(jī)存貯，方便檔案查閱提供了有力保障。

二是檔案管理制度進(jìn)一步規(guī)范。建立和完善了干部檔案材料收集、歸檔、整理、干部檔案查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、安全、保密等制度，并相應(yīng)建立了“查閱、借閱干部檔案登記本”、“干部檔案轉(zhuǎn)出登記本”、“干部檔案材料接收登記本”等，做到查閱、借閱檔案有登記，檔案、零散材料收支有記載，來龍去脈清楚，查找方便準(zhǔn)確。

三是檔案員隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)一步加強(qiáng)。首先，配齊配強(qiáng)了干部檔案工作人員。先后選調(diào)了2名30歲以下、政治素質(zhì)高、工作能力強(qiáng)的同志從事干部檔案工作，干部檔案隊(duì)伍得到充實(shí)。其次，干部檔案人員業(yè)務(wù)能力逐漸增強(qiáng)。采取參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、外出學(xué)習(xí)考察、到上級(jí)檔案工作部門學(xué)習(xí)等方式，不斷提高檔案人員業(yè)務(wù)能力。再次，干部檔案隊(duì)伍工作積極性逐步提高。我們注意從政治上關(guān)懷、生活上關(guān)心、學(xué)習(xí)上關(guān)注檔案工作人員，經(jīng)常和他們交心談心，切實(shí)解決他們的后顧之憂，極大地調(diào)動(dòng)了他們的工作積極性。

二、突出重點(diǎn)，檔案管理上水平

一是鑒別檔案材料力求細(xì)致。在檔案整理前，我們對(duì)收集的每份材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，發(fā)現(xiàn)缺漏，責(zé)成材料形成單位予以補(bǔ)辦，將沒有保存價(jià)值的材料清出。尤其是對(duì)干部的出生年月、參加革命工作時(shí)間、入黨時(shí)間、學(xué)歷、職務(wù)等，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾正。

三是檔案整理力求規(guī)范。堅(jiān)持集中整理和隨時(shí)整理相結(jié)合。每隔幾年年對(duì)照《干部檔案整理工作細(xì)則》的要求，進(jìn)行一次集中整理。通過整理，做到檔案材料真實(shí)，鑒別、分類準(zhǔn)確，目錄明了，整齊劃一，清晰美觀。

四是驗(yàn)收檔案力求嚴(yán)格。制定了“六看三對(duì)照”的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。即看材料的鑒別是否正確，看檔案材料歸類是否準(zhǔn)確，看目錄與材料是否一致，看各種表格是否齊全，看材料手續(xù)是否完備，看目錄書寫是否工整清晰。對(duì)照任免文件查干部任免審批表，對(duì)照紀(jì)檢監(jiān)察文件查處分材料，對(duì)照近期《干部履歷表》、《鑒定表》查學(xué)歷、工資、職稱及黨團(tuán)材料是否歸檔。

三、立足服務(wù)，檔案利用出效益

篇（7）

Abstract: highway in the industry management is an important part of highway administration. Through analysis of highway road in the industry of the relevant contents of management, this paper expounds highways in the industry and the role of the archives management of highways, aims to strengthen road administration new concept new ideas, this paper improve highway road administration efficiency and highway overall efficiency. Straighten out in the field, the relationship between highway road, in clear and field duty, establish effective and field in communication platform, and to properly deal with and field in contradiction, promote highway road administration work coordinated development.

Keywords: highways in the industry management of highways file role improvement measures

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

一、路政內(nèi)業(yè)管理與路政檔案

什么是路政內(nèi)業(yè)管理？什么是路政檔案？這是從事路政管理工作所必須首先弄清的間題。路政內(nèi)業(yè)管理是路政內(nèi)勤人員的業(yè)務(wù)工作，它是整個(gè)路政管理工作的重要組成部分，是實(shí)現(xiàn)路政規(guī)范化、現(xiàn)代化管理極為重要的基礎(chǔ)工作，也是提高路政管理水平的必由之路。

路政內(nèi)業(yè)管理是相對(duì)路政外勤工作而言的，兩者之間的關(guān)系是辯證的，內(nèi)業(yè)以外業(yè)為基礎(chǔ)，外業(yè)通過內(nèi)業(yè)來反映，因此各級(jí)路政部門既要重視抓外業(yè)管理，也不能忽視抓內(nèi)業(yè)管理。

路政內(nèi)業(yè)管理通過統(tǒng)計(jì)手段和分析報(bào)告，向本部門領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門提供研究問題、指導(dǎo)工作、了解情況、制訂措施、編制計(jì)劃等所需資料和決策依據(jù)。

路政檔案是指公路主管部門授權(quán)的公路管理機(jī)構(gòu)。依照國家有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章，履行保護(hù)路產(chǎn)、維護(hù)路權(quán)和發(fā)展公路事業(yè)的行政管理職能活動(dòng)中產(chǎn)生的反映路政執(zhí)法和路政管理內(nèi)容及資料性質(zhì)，具有保存價(jià)值，并按照一定的歸檔制度作為真實(shí)的歷史記錄，集中保管起來的法律文書和技術(shù)文件材料（包括圖紙、照片、報(bào)表、文字材料等）。

路政檔案歸類于專門檔案，與其它檔案的區(qū)別在于它產(chǎn)生于路政活動(dòng)中，記述和反映路政公務(wù)人員行政執(zhí)法活動(dòng)和運(yùn)動(dòng)規(guī)律。路政檔案是路政內(nèi)業(yè)管理的內(nèi)涵，內(nèi)業(yè)管理則是路政檔案的外延。沒有路政內(nèi)業(yè)管理，就根本談不上路政檔案，也不可能提高路政管理水平。

二、路政內(nèi)業(yè)管理和路政檔案的內(nèi)容

路政內(nèi)業(yè)管理主要包括以下內(nèi)容：

1信息管理工作。包括路政信息的收集、積累、分析、加工、傳遞、反饋等.

2文字材料工作。主要包括路政常用公文的寫作、路政事務(wù)文書的寫作、路政法律文書的制作等。

3統(tǒng)計(jì)和統(tǒng)計(jì)分析工作。主要包括路政統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)圖表、統(tǒng)計(jì)報(bào)告等工作。

4檔案管理工作。包括路產(chǎn)檔案、處罰檔案、路政司法檔案、復(fù)議檔案、路政訴訟檔案、超限運(yùn)輸檔案、違章建筑檔案、文書檔案、工程技術(shù)檔案、路政管理檔案、各項(xiàng)審批檔案等。

5許可證核發(fā)工作。主要包括挖掘、占用公路許可證、搭接公路許可證的核發(fā)和超限運(yùn)輸車輛行駛公路通行證的核發(fā)工作。

6證件、票據(jù)、印簽、經(jīng)費(fèi)的管理。

7裝備、服裝的管理。

8群眾來信來訪和其他行政事務(wù)工作。

三、內(nèi)業(yè)管理和路政檔案的作用。

路政內(nèi)業(yè)管理建立路產(chǎn)示意圖，通過調(diào)查，比較完整地反映路產(chǎn)全貌，便于對(duì)全轄區(qū)公路路產(chǎn)實(shí)施有效保護(hù)；實(shí)行目標(biāo)管理圖，可以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理形象化，便于記憶和檢查，有利于實(shí)現(xiàn)目標(biāo)建立路政內(nèi)業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表制度，能夠有效地掌握轄區(qū)內(nèi)的路政案件情況，分析路政案件發(fā)案的特點(diǎn)。

路政檔案是黨和國家的寶貴歷史文獻(xiàn)和文化財(cái)富，是國家科技檔案不可分割的組成部份，它在路政管理、司法行政中以及路政學(xué)術(shù)研究中發(fā)揮著十分重要的作用。路政檔案的作用是多方面的，今天有用，將來也有用，它不僅在今天的路政執(zhí)法中可資利用，為當(dāng)前的公路事業(yè)及路政訴訟活動(dòng)服務(wù)，而且還可以為今后路產(chǎn)確定路權(quán)、產(chǎn)權(quán)以及為公路、橋梁的技術(shù)鑒定提供服。

1.政檔案是進(jìn)行路政管理和路政訴訟的主要依據(jù)。

在路政執(zhí)法活動(dòng)中，路政執(zhí)法檔案的依據(jù)性同路政執(zhí)法自身的復(fù)雜程度及記述的各起案例的復(fù)雜程度成正比，所記載的內(nèi)容越復(fù)雜，依據(jù)性越強(qiáng)。例如：1990年江蘇省鹽城市郊區(qū)公路站處理一農(nóng)戶違章建房過程中，在丈髦公路控制紅線距離時(shí)發(fā)生了糾纏，公路部門一度陷于被動(dòng)局面。最后還是利用了公路部門所保存的路產(chǎn)檔案，根據(jù)原始設(shè)計(jì)、竣工驗(yàn)收、改建等資料以及文書檔案資料部頒標(biāo)準(zhǔn)JTJ01―88《公路工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》等規(guī)定，結(jié)合現(xiàn)場(chǎng)的具體情況，科學(xué)地找出公路邊溝的外緣線。通過測(cè)量，準(zhǔn)確地在現(xiàn)場(chǎng)平面圖標(biāo)明違章情況，才了結(jié)這樁路政案件。

2.路政檔案是探索適應(yīng)新形勢(shì)服務(wù)要求的必要措施。

一切路政檔案的研究和學(xué)術(shù)活動(dòng)都必須充分占有大量的可靠的材料，而路政檔案是進(jìn)行路政 管理和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)所不可缺少的憑證和參考資料。路政檔案就是路政管理發(fā)展、繼承和借鑒的一種必不可少的、重要的工具。隨著我國公路事業(yè)的發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)公路路政管理勢(shì)在必行。在改革、開放和社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)建立的大好形勢(shì)下，路政管理一定會(huì)遇到許多新情況和問題，其難度越來越大，這就要求路政內(nèi)業(yè)人員充分利用“路政檔案”與部門之間進(jìn)行傳遞、交流和協(xié)作，為公路主管部門領(lǐng)導(dǎo)提供大量的可靠的依據(jù)來促進(jìn)交通事業(yè)的發(fā)展。

四、如何做好路政內(nèi)業(yè)管理和路政檔案工作

1.要增強(qiáng)對(duì)路政內(nèi)業(yè)重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，擺正內(nèi)業(yè)和外勤的位置，加強(qiáng)對(duì)路政內(nèi)業(yè)管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。

2.要明確路政內(nèi)業(yè)人員，從組織上保障路政內(nèi)業(yè)工作，內(nèi)業(yè)人員必需具備一定的寫作能力和文學(xué)水平，要熟悉各種常用公文、事務(wù)文書、法律文書的格式，應(yīng)具有廣泛的跨學(xué)科的基礎(chǔ)知識(shí)，如檔案學(xué)、科技檔案學(xué)、文書學(xué)、法律、公路工程、交通工程、社會(huì)學(xué)、管理學(xué)和公共關(guān)系學(xué)，在人員結(jié)構(gòu)上要強(qiáng)調(diào)專業(yè)性及其合理級(jí)配，應(yīng)享有本級(jí)中層干部的待遇，技術(shù)職稱歸屬檔案管理和法律顧問二個(gè)系列，要熟悉業(yè)務(wù)，善于法制化、規(guī)范化管理。

3.建立健全系列路政內(nèi)業(yè)管理制度，搞好路政技術(shù)臺(tái)帳。

4.加強(qiáng)路政檔案的收集、歸檔工作。要求內(nèi)業(yè)人員在實(shí)際工作中做到“四勤”，即手勤多記、耳勤多聽、口勤多問、眼勤多看，對(duì)每一案件收集的全部資料以及日常各種文字、報(bào)表應(yīng)及時(shí)分門別類進(jìn)行整理、裝訂，要善于區(qū)別玉和石，不能使材料成捆長(zhǎng)年堆放。

5.做好統(tǒng)計(jì)報(bào)表及分析工作。路政統(tǒng)計(jì)報(bào)表工作應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、全面地反映該路政部門的工作成果，使上級(jí)路政管理部門了解各個(gè)時(shí)期的路政狀態(tài)、路政工作好壞、路政活動(dòng)情況和需要解決的問題，因此報(bào)表的詳實(shí)度、準(zhǔn)確度會(huì)直接影響到上級(jí)管理部門的決策。因此合理制表、認(rèn)真填寫、及時(shí)上報(bào)對(duì)路政實(shí)際工作的管理是相當(dāng)重要的，這就要求路政內(nèi)業(yè)工作人員做到“準(zhǔn)、快、全”，“準(zhǔn)”是指報(bào)表的數(shù)字資料準(zhǔn)確無誤，路政內(nèi)業(yè)人員必須實(shí)事求是。如實(shí)反映情況，反對(duì)弄虛作假，防止“水分”報(bào)表；“快”是指要按規(guī)定時(shí)間上報(bào)，還要做到遇重要事情隨時(shí)上報(bào)；“全”就是確保按規(guī)定的內(nèi)容指標(biāo)填寫。必須完整無缺，防止只顧時(shí)間不顧質(zhì)量或片面強(qiáng)調(diào)質(zhì)量而不顧時(shí)間的做法。在路政外業(yè)中形成的各種臺(tái)帳、報(bào)表，要做到每日統(tǒng)計(jì)資料條理化，月度統(tǒng)計(jì)資料系統(tǒng)化，年度統(tǒng)計(jì)資料檔案化，使之一目了然，清晰而詳盡。

6.做好做實(shí)信息管理。當(dāng)今的時(shí)代是信息時(shí)代，公路的路政信息是掌握公路及其附屬設(shè)施真實(shí)情況的源泉，是領(lǐng)導(dǎo)決策以及制定相應(yīng)管理措施的重要依據(jù)。主要包括路政信息的收集、積累、分析、加工、傳遞、反饋等內(nèi)容，要求做到上情下達(dá)、下情上呈。要做到“五快”，即對(duì)問題發(fā)現(xiàn)快、分析問題原因快、問題處理快、措施落實(shí)快、處理后反饋快。這“五快”實(shí)際是提出了在工作態(tài)度和效率上的要求，路政內(nèi)業(yè)人員如果在態(tài)度上消極怠工、應(yīng)付了事，僅僅是在原有條條框框基礎(chǔ)上略加改動(dòng)，就會(huì)使路政管理部門無法真正從提供的信息中發(fā)現(xiàn)存在的問題，并加以解決，在一定程度上影響解決問題的速度和質(zhì)量，會(huì)讓大家走許多彎路，做大量不必要的重復(fù)工作。

結(jié)語：

總之，路政外業(yè)是內(nèi)業(yè)的基礎(chǔ)，內(nèi)業(yè)是外業(yè)的體現(xiàn)，二者互為延伸，要做好路政管理工作，必須同時(shí)做好路政內(nèi)業(yè)和外業(yè)工作，而且路政工作做得好不好，一定程度上取決于路政內(nèi)業(yè)的完整程度，這就對(duì)路政內(nèi)業(yè)提出了更高要求，在管理層面上要加大管理力度，著重在管理的規(guī)范化上下功夫，起好領(lǐng)航作用；在內(nèi)業(yè)工作層面上主要從提高工作人員自身素質(zhì)人手，全面推進(jìn)路政內(nèi)業(yè)水平。因此要切實(shí)抓好和重視路政內(nèi)業(yè)管理工作，為保障公路設(shè)施完好和安全暢通服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]雷孟林、賀宏斌 《公路交通法學(xué)》 (M )，人民交通出版社2004年2月版 ．

[1]葛洪義《法理學(xué)》(M )，中國政法大學(xué)出版社2007年版．

篇（8）

（二）執(zhí)法人員素質(zhì)有待提高根據(jù)河南省水政監(jiān)察總隊(duì)對(duì)河南省24個(gè)支隊(duì)和154個(gè)大隊(duì)的調(diào)查結(jié)果顯示：水政監(jiān)察大隊(duì)的人員（3832人）中，中專以上學(xué)歷為2017，占總?cè)藬?shù)的52.6%；大專以上學(xué)歷為1497人，占總?cè)藬?shù)的39.1%；本科以上學(xué)歷為318，占總?cè)藬?shù)的8.4%。從學(xué)歷結(jié)構(gòu)看，本科以上學(xué)歷人數(shù)較少，大專以上學(xué)歷的人數(shù)比例也不足50%，學(xué)歷結(jié)構(gòu)有待于進(jìn)一步優(yōu)化。有的大隊(duì)雖然引進(jìn)了文書檔案管理專業(yè)的人員，但在案卷的整理和法律文書方面的知識(shí)還不足，需要展開專門的培訓(xùn)。

（三）經(jīng)驗(yàn)交流欠缺檔案利用不足要想提高水行政執(zhí)法檔案管理工作水平，各個(gè)水政監(jiān)察大隊(duì)之間就要不斷地進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流，只有通過經(jīng)常性的經(jīng)驗(yàn)交流才能找出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理方面的差距和不足，也才能總結(jié)出本單位在水行政執(zhí)法檔案管理工作方面的經(jīng)驗(yàn)。通過經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)促進(jìn)各個(gè)水政監(jiān)察大隊(duì)在水行政執(zhí)法檔案管理工作水平的提高。另外，只有不斷利用水行政執(zhí)法檔案，才能提高領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)水行政執(zhí)法檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，從而加大對(duì)水行政執(zhí)法檔案管理工作的投入力度。

二、加強(qiáng)現(xiàn)代水行政執(zhí)法檔案管理工作的辦法及措施

（一）強(qiáng)化責(zé)任，提高認(rèn)識(shí)要加大對(duì)水行政執(zhí)法檔案資料管理的重視力度。各級(jí)各類水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)要把水行政執(zhí)法檔案資料管理和利用工作提升到重要的辦事日程上來。明確各個(gè)水行政監(jiān)察機(jī)構(gòu)的水行政執(zhí)法檔案資料管理責(zé)任，經(jīng)常組織檢查組進(jìn)行檢查通報(bào)。對(duì)水行政執(zhí)法檔案資料管理不力、不善的要責(zé)令整改，并對(duì)整改方案進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

（二）嚴(yán)格執(zhí)行水行政執(zhí)法檔案資料管理規(guī)定要想使水行政執(zhí)法檔案資料的管理更好地服務(wù)于水行政執(zhí)法工作，就要嚴(yán)格執(zhí)行檔案資料管理規(guī)定。根據(jù)《關(guān)于印發(fā)水行政執(zhí)法文書檔案管理辦法》中對(duì)水行政執(zhí)法文書檔案資料管理的有關(guān)規(guī)定，要對(duì)各種檔案資料立卷歸檔進(jìn)行嚴(yán)格的要求，認(rèn)真收集、積累、整理水行政執(zhí)法檔案資料，然后分門別類進(jìn)行歸檔，使所有的水行政執(zhí)法資料都達(dá)到統(tǒng)一格式、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

（三）水行政執(zhí)法檔案資料整理應(yīng)按章有序進(jìn)行水行政執(zhí)法檔案資料整理與分類應(yīng)按照水行政執(zhí)法檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，將水行政執(zhí)法檔案分成一定的類別和屬類。保持水行政執(zhí)法檔案資料的有機(jī)聯(lián)系，使其有系統(tǒng)、有條理地反映執(zhí)法活動(dòng)的歷史面貌。劃分類別和屬類的標(biāo)準(zhǔn)要一致，層次要清楚，條理要明晰，不按年度分類，只按項(xiàng)目分類。

（四）強(qiáng)化水行政監(jiān)察人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)水行政監(jiān)察執(zhí)法人員中有些人未經(jīng)過專項(xiàng)培訓(xùn)，監(jiān)察執(zhí)法隊(duì)伍中即懂專業(yè)又懂法律的人才比較缺乏，部分執(zhí)法人員在執(zhí)法過程中，法律知識(shí)掌握不夠，業(yè)務(wù)不熟悉，造成執(zhí)法水平較低。一些案例告訴我們，因?qū)?zhí)法證據(jù)收集程序、步驟的不熟悉，造成執(zhí)法過程不規(guī)范，不能把案件辦成鐵案。因此，必須經(jīng)常開展執(zhí)法人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范執(zhí)法程序，提高水行政監(jiān)察執(zhí)法人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和執(zhí)法水平。

（五）應(yīng)建立“案件首問負(fù)責(zé)制”和“案卷檔案調(diào)用管理制度”對(duì)每一起違法案件都要明確主要經(jīng)辦人員，經(jīng)辦人員同時(shí)負(fù)責(zé)案卷、證據(jù)的整理，并負(fù)責(zé)及時(shí)將案卷移交給檔案管理人員。案卷檔案的調(diào)用和管理必須明確專人負(fù)責(zé)，并有專門場(chǎng)所保管案卷，做好調(diào)卷記錄，要做到“專人、專柜、專室”。

篇（9）

一、高度重視，落實(shí)責(zé)任，確定責(zé)任制

我局檔案管理工作的發(fā)展與業(yè)務(wù)建設(shè)，既有上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門的支持，又有局領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和重視，更有全局職工的努力。首先是成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，確定了領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，并明確工作人員，劃定階段性任務(wù)、目標(biāo)，規(guī)定對(duì)各股室、各基層單位檔案工作實(shí)行目標(biāo)管理，實(shí)現(xiàn)了檔案管理制度化、規(guī)范化。同時(shí)，局黨委和局長(zhǎng)辦公會(huì)把學(xué)習(xí)貫徹《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》，提高機(jī)關(guān)的檔案管理水平，列入了機(jī)關(guān)工作的重要議事日程，對(duì)檔案工作進(jìn)行了多次的專題研究，重點(diǎn)查找了檔案管理工作中存在的薄弱環(huán)節(jié)，制定整改措施，研究探討進(jìn)一步做好檔案管理和服務(wù)的辦法措施，對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行認(rèn)真的部署安排，促進(jìn)工作的落實(shí)。同時(shí)從經(jīng)濟(jì)投入、人員配備、設(shè)備裝具購置等方面給予大力支持，確保檔案室的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和安全。

二、完善各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案宣傳工作。

為了把檔案工作落到實(shí)處，我們將檔案負(fù)責(zé)人的職責(zé)納入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍之內(nèi)，進(jìn)一步完善了檔案的接收、整理、修改補(bǔ)充、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定、銷毀制度，制定了“三同步”、“四參加”制度，并在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的負(fù)責(zé)下貫徹落實(shí)。同時(shí)，檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，許多人對(duì)檔案工作比較陌生，不夠了解，不夠重視，為此，我們加強(qiáng)了檔案宣傳工作，在全局職工大會(huì)上多次強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案的管理、使用和愛護(hù)，并組織全局干部職工結(jié)合“四五普法”學(xué)習(xí)了《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》，取得了較好的效果，全局檔案管理法律意識(shí)明顯加強(qiáng)。

三、嚴(yán)格做好檔案收集、保管、利用、設(shè)備管理工作。

嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作。對(duì)檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

對(duì)于各基層單位的檔案管理，我們經(jīng)常深入基層，要求嚴(yán)格按照國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)，對(duì)應(yīng)歸檔的文件材料，做好文件的收集、歸檔工作，對(duì)檔案文件嚴(yán)格按照程序做好鑒定、銷毀、歸檔工作。

全系統(tǒng)現(xiàn)藏有檔案4萬多卷（冊(cè)），地圖1.5萬張，其中：文書檔案11000卷，照片檔案102本，聲像檔案150盤。檔案室面積570平方米，檔案庫房面積475平方米，同時(shí)，購置了實(shí)物檔案柜和密集架，配備了電腦等自動(dòng)化管理系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)了機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)代化、整理規(guī)范化、排列標(biāo)準(zhǔn)化、檢索科學(xué)化。水利系統(tǒng)已有12個(gè)單位的檔案室達(dá)到了省級(jí)檔案管理一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，4個(gè)單位達(dá)到了國家二級(jí)管理標(biāo)準(zhǔn)。

局機(jī)關(guān)檔案室藏有自1957年以來47年的檔案4000多冊(cè)，其中：文書檔案卷（永久856卷，長(zhǎng)期623卷，短期482卷），科技檔案1017卷，照片檔案17本，聲像檔案80盤，財(cái)務(wù)檔案1000多卷，檔案室保存了建國以來的水文年鑒歷史資料和水利建設(shè)、旱澇災(zāi)害等珍貴資料。這些資料在歷年的防洪抗旱、工程建設(shè)中發(fā)揮了很大的優(yōu)勝。年局機(jī)關(guān)檔案室達(dá)到了省級(jí)檔案管理一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)；年被市委、市政府評(píng)為全市檔案工作先進(jìn)集體；年被省檔案局評(píng)為全省檔案工作先進(jìn)集體。

四、加大投入，嚴(yán)肅紀(jì)律，確保檔案安全。

檔案安全是檔案工作的重中之重，我們要求檔案工作者要從對(duì)黨、對(duì)國家、對(duì)人民負(fù)責(zé)的高度，深刻認(rèn)識(shí)檔案安全的重要性，自覺從思想上、行動(dòng)上確保把檔案安全放在首位，要求時(shí)刻牢記“檔案安全，責(zé)任重于泰山”，牢固樹立“安全第一，預(yù)防為主”的思想，堅(jiān)決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。把安全工作重點(diǎn)從事后處理轉(zhuǎn)到事前防范上來。在自查的基礎(chǔ)上，對(duì)重點(diǎn)部位和可能存在安全事故隱患的地方進(jìn)行重點(diǎn)檢查。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題和隱患，采取了有力措施，及時(shí)整改，堅(jiān)決堵塞危及檔案安全的漏洞，防止各種危害檔案安全事故的發(fā)生。建立健全檔案安全規(guī)章制度。把建立健全檔案保管、編目、利用、編研、保護(hù)、保密等方面的規(guī)章制度，真正做到責(zé)任到人，措施到位。檔案室內(nèi)配有滅火器、防蟲劑、溫度計(jì)等設(shè)備，達(dá)到檔案庫房“八防”標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保檔案安全，目前未發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀現(xiàn)象，確保了檔案的安全。增強(qiáng)了檔案利用的安全意識(shí)，正確處理好檔案安全保管和方便利用的關(guān)系，既保證檔案不丟失、不損壞，又保證了檔案信息不失密、不泄密。

五、做好服務(wù)利用工作。

檔案工作的目的就是為了方便提供利用，我們對(duì)于前來查檔利用者，熱情接待，不怕麻煩，想法設(shè)法為其排憂解難。年已經(jīng)接待利用者人次，查閱檔案資料卷冊(cè)，出具證明份，復(fù)印檔案資料頁。為全區(qū)水利建設(shè)做提供了重要依據(jù)和可使節(jié)借鑒的資料。

六、今后檔案工作設(shè)想

今后檔案工作的目標(biāo)是，以“三個(gè)代表”重要思想為指導(dǎo)，貫徹執(zhí)行黨和國家有關(guān)檔案工作的法律、法規(guī)，堅(jiān)持依法治檔，依法監(jiān)督；立足現(xiàn)實(shí)，著眼未來，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制；積極開發(fā)檔案信息資源，充分利用現(xiàn)代化手段，為水利建設(shè)提供更方便、快捷的服務(wù)。重點(diǎn)做好以下幾項(xiàng)工作：

1、繼續(xù)學(xué)習(xí)宣傳、貫徹執(zhí)行《檔案法》，堅(jiān)持依法管理檔案。

2、做好檔案日常管理工作。采用科學(xué)先進(jìn)的管理手段管理檔案，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理、檢索微機(jī)化。

篇（10）

 

根據(jù)“中國人民檔案法”的解釋，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人直接參與社會(huì)實(shí)踐，已經(jīng)保持了各種形式的活動(dòng)，形成的歷史價(jià)值記錄。它是人們社會(huì)實(shí)踐的文件，而且是有意識(shí)保存的。該文件所用的文件只需要直接形成的文件，其目的是滿足信息資源的使用，為社會(huì)有需要的人士創(chuàng)建更多的物質(zhì)和精神文化財(cái)富。因此說：檔案是人類記憶的基礎(chǔ)，是連接人類生活的發(fā)展。隨著電子檔案的興起，傳統(tǒng)的檔案管理受到?jīng)_擊和質(zhì)疑。有人甚至認(rèn)為，在電子檔案興起的今天。我們完全沒有必要再去研究紙質(zhì)檔案，因?yàn)槲磥淼臋n案世界，將會(huì)是電子檔案的天下。的確，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，文件信息的使用，無論其內(nèi)容和方式方法都發(fā)生了巨大的變化。那么，這是否意味著對(duì)紙質(zhì)檔案的研究就已完全失去意義了呢？對(duì)此，本人談一點(diǎn)自己的看法：

一、電子檔案與紙質(zhì)檔案在管理上的區(qū)別

所謂紙質(zhì)檔案，就是以紙張為信息記錄載體的檔案。所謂電子檔案就是利用計(jì)算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲(chǔ)于特定介質(zhì)（如磁盤、磁帶、光盤）上的檔案。作為高技術(shù)產(chǎn)物的電子檔案，在今天越來越引起人們的關(guān)注和重視，但對(duì)有著悠久歷史傳統(tǒng)，且至今仍廣泛流傳著紙質(zhì)檔案也始終是人們關(guān)注的一個(gè)焦點(diǎn)。具體而言如下：

1、在檔案收集歸檔上的區(qū)別

紙質(zhì)檔案的收集是文書處理部門清理已處理完畢的文件材料，將其中具有查考利用價(jià)值的文件收集齊全按照文件之間在來源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面的歷史聯(lián)系進(jìn)行分類、組卷后移交檔案部門。電子檔案的接收工作比紙質(zhì)檔案較為復(fù)雜，接收方式上可采用向檔案部門移交軟盤、磁帶或光盤，或進(jìn)入檔案部門網(wǎng)絡(luò)規(guī)定的地址，通過網(wǎng)絡(luò)歸檔、移交。

電子檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同，紙質(zhì)的歸檔時(shí)間一般分為兩類；一是文件形式后第二年上半年歸檔，主要運(yùn)用于行政文件；二是項(xiàng)目結(jié)束后歸檔，主要用于科技文件。電子文件則必須在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記。紙質(zhì)文件的歸檔是非常直觀的，易于辨認(rèn)的。

2、在檔案鑒定工作上的區(qū)別

紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定，往往要進(jìn)行多次，即分為資格審查、確定生存期和價(jià)值復(fù)審三個(gè)階段。文件在歸檔前的價(jià)值鑒定即資格審查、是逐份逐頁地審查文件以判明其保管價(jià)值和保管期限，歸檔后檔案的價(jià)值鑒定即價(jià)值復(fù)審。論文大全。電子文件的鑒定必須在文件形成之初就開始進(jìn)行，電子檔案的鑒定和紙質(zhì)檔案的鑒定都是對(duì)其保存價(jià)值的判斷和預(yù)測(cè)，所不同的是電子檔案的判斷過程要對(duì)文件的內(nèi)容及某些形式特征進(jìn)行充分的分析，因?yàn)閷?duì)于電子文件來說，技術(shù)狀況與文件的真實(shí)性、可讀性、應(yīng)用性范圍密切相關(guān)，可對(duì)其保存價(jià)值發(fā)生直接的影響，所以，電子檔案的鑒定分為內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定兩個(gè)方面，電子檔案內(nèi)容鑒定的原則、標(biāo)準(zhǔn)、方法與紙質(zhì)檔案大體相同，只是保管期限不完全適用于電子檔案，技術(shù)鑒定包括可讀性鑒定、無病毒鑒定和介質(zhì)鑒定等。

3、在檔案分類、整理過程上的區(qū)別

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，實(shí)體整理是對(duì)文件實(shí)體分門別類，實(shí)現(xiàn)館(室)藏排列的有序化。紙質(zhì)文件管理中，實(shí)體整理的結(jié)果與調(diào)閱查詢直接相關(guān)。電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理；電子文件的實(shí)體整理也僅指對(duì)脫機(jī)保存的磁盤、磁帶、光盤的簡(jiǎn)單歸類，整理的結(jié)果與聯(lián)機(jī)檢索中的信息查詢無直接關(guān)系。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

4、在檔案保管上的區(qū)別

紙質(zhì)檔案的保護(hù)性管理是指檔案的庫房管理，它是檔案整個(gè)管理工作的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)檔案的存儲(chǔ)對(duì)象是紙張、磁帶、膠卷等物理載體，這些載體存儲(chǔ)信息量少，占用空間大，其庫房管理要求有適宜的庫房溫濕度：溫度14度至20度；相對(duì)濕度應(yīng)在百分之五十至百分之六十之間和有效的防護(hù)措施如防火、防水、防潮、防霉等'八防'。論文大全。電子檔案多為磁性材料，其存放環(huán)境和防護(hù)設(shè)備與紙質(zhì)檔案相比有明顯差別，電子檔案存儲(chǔ)載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長(zhǎng)度與占用空間都很小，便于檔案庫房的管理，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對(duì)庫房溫濕度進(jìn)行嚴(yán)格的控制，并配備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場(chǎng)和電場(chǎng)的設(shè)施，電子檔案還要嚴(yán)格防范計(jì)算機(jī)病毒，因而保管條件更復(fù)雜，保管難度更大。

5、電子檔案與紙質(zhì)檔案在利用方法上的區(qū)別

（1）、檔案利用需求方式的差異

紙質(zhì)檔案利用方式的需求，檔案利用者必須親自到檔案室檢索，需要通過人力去翻閱、查找，檔案檢索顯較煩瑣，工作量較大。論文大全。紙質(zhì)檔案制作檢索工具的利用界面突出單一性，檔案利用檢索需要翻閱頁面量較大。電子檔案利用需求的檢索，是以計(jì)算機(jī)讀取為介質(zhì)的利用需求方式，在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)現(xiàn)快捷查找與檢索所需要利用的檔案。

（2）、檔案利用需求載體的差異

從檔案利用需求的載體上比較，電子檔案利用與紙質(zhì)檔案利用有明顯的差異。無論用什么樣的技術(shù)和方法，當(dāng)把具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的信息刻錄與載體后，形成檔案就可以脫離其技術(shù)和方法而獨(dú)立存在。人們不依靠任何技術(shù)而能識(shí)別檔案的內(nèi)容、載體、結(jié)構(gòu)形式，而檔案的內(nèi)容一旦形成相互關(guān)系后就永遠(yuǎn)無法分離。

電子檔案利用的需求途徑，借助了中間媒介物——電子計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，檔案利用信息傳播的途徑顯多元化。紙質(zhì)檔案的文字有個(gè)人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，利用途徑通過提供檔案原件，提供檔案副本或復(fù)制品，提供檔案信息加工品滿足有關(guān)檔案用戶的利用需要，使檔案信息的利用上不受時(shí)間和空間的限制，可以利用進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的開放檔案，電子檔案的全文數(shù)字化使得利用計(jì)算機(jī)可以進(jìn)行多種形式的信息處理和分析，不僅可以提供原件閱覽，而且能夠根據(jù)利用者的需要對(duì)其中信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制等。

二、電子檔案與紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)

電子文件不再是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設(shè)備才能閱讀利用；它可以直接由計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備迅速的處理和傳遞；電子文件的利用是可共享的，也不再受時(shí)間和距離的影響；而且保存條件和環(huán)境要求與紙質(zhì)檔案不同，它對(duì)保存場(chǎng)地的面積要求不高，而對(duì)環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)是：信息與載體的依附性、檔案信息的原始憑證性、信息存儲(chǔ)介質(zhì)的耐久性。所以，作為兩種介質(zhì)的檔案，紙質(zhì)檔案與電子有著諸多的不同，比如：紙質(zhì)檔案具有穩(wěn)定、不積極、靜態(tài)、永久、固定的特點(diǎn)；而電子檔案則是不穩(wěn)定、非永久性、動(dòng)態(tài)、積極、流動(dòng)的特點(diǎn)。

三、正確處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系

目前，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存的局面已經(jīng)形成，對(duì)電子檔案和紙質(zhì)檔案進(jìn)行共同管理，對(duì)檔案界來說是一個(gè)新的課題。

兩種不同載體的檔案有著各自的特點(diǎn) 。既有相對(duì)性和獨(dú)立性，又有統(tǒng)一性，我們的具體的實(shí)際工作卡。既要堅(jiān)持檔案管理的基本原則，又不至于將紙質(zhì)檔案的理論、方法生硬的套搬于電子檔案?；谶@樣的出發(fā)點(diǎn)，我們隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，創(chuàng)建電子的檔案管理理論、方法和技術(shù)，不盲目地僅僅是將紙質(zhì)檔案制成電子副本，造成不必要的財(cái)力、物力的浪費(fèi)，這樣才有可能在電子檔案大量涌現(xiàn)時(shí)，真正做到既重視電子檔案，搞好電子檔案的管理，又能正確地對(duì)待紙質(zhì)檔案，使其繼續(xù)發(fā)揮應(yīng)有的作用。只有使二者有機(jī)地結(jié)合起來，充分發(fā)揮各類檔案信息資源，才能更好地為社會(huì)服務(wù)。

目前，我國計(jì)算機(jī)的普及利用呈上升趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)處理漢字之取代傳統(tǒng)打字方法，利用電子文件產(chǎn)生紙質(zhì)文件相當(dāng)普及。辦公自動(dòng)化、自信自動(dòng)化正在迅速發(fā)展，所以，電子文件取代紙質(zhì)文件已是大勢(shì)所趨，但是根據(jù)目前電子檔案管理的技術(shù)和實(shí)際發(fā)展來看，在一定時(shí)期內(nèi)，電子檔案和紙質(zhì)檔案還繼續(xù)并存。

所謂電子檔案與紙質(zhì)檔案并存。就是指在同一個(gè)檔案館（室）內(nèi)，歸檔的同一種檔案信息內(nèi)容，在較長(zhǎng)一段時(shí)期內(nèi)。既要保存電子檔案．又要保存紙質(zhì)檔案．就是在電子環(huán)境下將一些需要永久、長(zhǎng)期保存和需要維護(hù)歸檔的電子檔案．及時(shí)從計(jì)算機(jī)上拷貝并輸出成紙質(zhì)檔案作常規(guī)保存。繼續(xù)用傳統(tǒng)的文件形式來保持其原始性．證據(jù)性和權(quán)益性．或是把一些利用頻繁需要傳輸聯(lián)網(wǎng)的已開放的紙質(zhì)檔案錄入．轉(zhuǎn)化為電子檔案．以滿足檔案信息資源共享的需要

參考文獻(xiàn)：

河南廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào) 2005年第四期