序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案文獻(xiàn)管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

客觀上，長期以來我國檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)十分重視保護(hù)技術(shù)的開發(fā)，形成了以技術(shù)研發(fā)為主導(dǎo)的基本特征，卻忽視了如何組織實施技術(shù)的研究。當(dāng)代文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)及其研究工作也暴露出一些缺陷，諸如對文獻(xiàn)遺產(chǎn)的結(jié)構(gòu)與分布研究不夠、對保護(hù)基礎(chǔ)工作的重視不夠、部門各自為政、部門間保護(hù)工作失衡、專指性保護(hù)法律缺位、專門性教育匱乏、技術(shù)研究項目重復(fù)、科研機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理等。這些方面都或多或少地影響到檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)的成效。如何科學(xué)地認(rèn)識檔案文獻(xiàn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)過程中組織管理的地位和作用，并在實踐過程中通過組織管理的優(yōu)化使得檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)的成效最大化，這是一個需要深入研究的問題。

1.對組織管理在檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)中作用的正確理解

“組織”含有多種含義：是社會實體；有明確的目標(biāo)；有精心設(shè)計的結(jié)構(gòu)和協(xié)調(diào)的活動系統(tǒng)；與外部環(huán)境相聯(lián)系。管理是存在于社會中的一種目標(biāo)責(zé)任活動過程，它以人為中心，以決策為基礎(chǔ)，通過計劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等手段協(xié)調(diào)組織活動中的各項關(guān)系和工作，以期達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)?？梢?，組織與管理的含義是不同的。組織管理，相對于檔案文獻(xiàn)保護(hù)的技術(shù)層面而言，是影響技術(shù)推進(jìn)的各種因素的總稱，是檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)技術(shù)性保護(hù)以外的各種因素的統(tǒng)稱。以檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)為例，不論是國際標(biāo)準(zhǔn)還是國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，它們本身并不是技術(shù)，但直接影響檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)的實施，故將其歸納到組織管理層面。

《保護(hù)世界文化與自然遺產(chǎn)公約》第4條規(guī)定，遺產(chǎn)保護(hù)需要各國竭盡全力，最大限度地利用本國資源，必要時利用所能獲得的國際援助和合作，特別是財政、藝術(shù)、科學(xué)及技術(shù)方面的援助和合作。這體現(xiàn)了聯(lián)合國教科文組織保護(hù)遺產(chǎn)的總體思路和基本框架是技術(shù)層面與組織管理層面的有機(jī)結(jié)合。國家文物局單霽翔局長指出，要用十七大精神推動當(dāng)前的文物保護(hù)工作，一是要積極結(jié)合文化遺產(chǎn)保護(hù)實際開展調(diào)査研究，著力思考研究各項工作面臨的新情況新矛盾，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，研討新思路新舉措，力爭取得一批富有成效的調(diào)研成果。二是要抓住文物保護(hù)法修訂頒布五周年的時機(jī)，大力開展宣傳貫徹文物保護(hù)法活動。三是要推進(jìn)第三次全國文物普査工作。目前各地都積極啟動普查工作，但是工作進(jìn)度還不平衡。調(diào)査研究是推動文物保護(hù)工作的基礎(chǔ)，而法律宣傳、組織以及人財物的保障，都是文物保護(hù)技術(shù)房面之外的部分，歸屬于文物保護(hù)的組織管理層面。

可見，保護(hù)遺產(chǎn)并非只是“技術(shù)“一枝獨秀，需要百花齊放，多方合作。在檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)過程中，技術(shù)的應(yīng)用是硬性的，技術(shù)應(yīng)用過程中的組織管理是軟性的。只有硬性和軟性的有機(jī)結(jié)合，即技術(shù)的應(yīng)用及其組織管理緊密結(jié)合起來，檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)才會產(chǎn)生成效。也就是說，在檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)的過程中，技術(shù)性保護(hù)的優(yōu)先使用具有必然性，而樹立以技術(shù)為主、多方兼顧的基本思想，才能取得檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)成效的最大化。

2.組織管理在檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)中的作用從定量的方面進(jìn)行研究

為了定量分析組織管理各個因素在檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)中的作用，有必要對影響檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的因素進(jìn)行剖析。

因素是構(gòu)成事物本質(zhì)的成分，決定事物成敗的原因或條件。在檔案文獻(xiàn)保護(hù)漫長的發(fā)展歷程中，必然存在各種復(fù)雜的因素影響著檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的成效。按照視角的不同，這些影響因素既有社會方面的，也有機(jī)構(gòu)方面和個人方面的；既有行政管理方面的，也有業(yè)務(wù)工作方面的；還可以分為人、財、物方面的，物質(zhì)的、能量的和信息的，國內(nèi)和國外的，保護(hù)系統(tǒng)內(nèi)部的和外部的等。對這些因素進(jìn)行深入分析，有助于全面地考察與檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)相關(guān)的各種因素，從中發(fā)現(xiàn)組織管理所起的作用。

一般認(rèn)為，影響保護(hù)檔案文獻(xiàn)成效的因素可以分為外因和內(nèi)因兩個方面。內(nèi)因方面，與之相關(guān)的因素包括管理機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)、科研機(jī)構(gòu)、教育機(jī)構(gòu)、保護(hù)法律法規(guī)建設(shè)、保護(hù)物質(zhì)條件與經(jīng)費投人等。內(nèi)因是事物變化發(fā)展的內(nèi)在根據(jù)，事物存在的基礎(chǔ)，是一事物區(qū)別于他事物的內(nèi)在本質(zhì)，是事物運動的源泉和動力，它規(guī)定著事物運動和發(fā)展的基本趨勢，直關(guān)檔案文獻(xiàn)保護(hù)的效果。外因方面，檔案文獻(xiàn)保護(hù)系統(tǒng)與外界有著密切的相互聯(lián)系。相互聯(lián)系的實質(zhì)是系統(tǒng)各要素之間以及系統(tǒng)與環(huán)境之間發(fā)生著廣泛的物質(zhì)、能量和信息交換。這些外界因素不僅包括宗教、政治體制、經(jīng)濟(jì)實力和技術(shù)條件等社會環(huán)境因素，也包含人為因素，畢竟不同的人具有不同的遺產(chǎn)保護(hù)意識和行為。因此，社會保護(hù)意識的強(qiáng)弱、

相關(guān)法律法規(guī)是否健全、遺產(chǎn)保護(hù)信息傳播通暢與否、經(jīng)費保障是否得力等都直接決定著檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的發(fā)展步伐，影響著檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的未來。由此可見，不少因素直接或間接地影響和制約著檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)的水平和速度。其中，組織管理方面的因素是不可忽視的重要方面。因此，在實施檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)過程中，需要加強(qiáng)組織管理方面的工作。

3.組織管理與檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)技術(shù)推進(jìn)之間的定量關(guān)系

用層次分析法進(jìn)行過量化研究。層次分析法由美國著名運籌學(xué)家薩蒂創(chuàng)建，是對問題所涉及的因素進(jìn)行分類，然后構(gòu)成一個各因素之間相互連接的層次結(jié)構(gòu)圖。因此，對于因素的分析與判斷是層次分析法的重要步驟之一，也是其基本要求和邏輯起點。

在實際應(yīng)用方面，層次分析法是"在對復(fù)雜的決策問題的本質(zhì)、影響因素及其內(nèi)在關(guān)系等進(jìn)行深人分析的基礎(chǔ)上，利用較少的定量信息使決策的思維過程數(shù)學(xué)化，從而為多目標(biāo)、多準(zhǔn)則或無結(jié)構(gòu)特性的復(fù)雜決策問題提供簡便的決策方法。正是由于能夠?qū)?fù)雜問題中各種因素通過劃分成相互聯(lián)系的有序?qū)哟尾⑹怪畻l理化，它不僅在旅游資源評價方面有突出的應(yīng)用，而且被廣泛地應(yīng)用于經(jīng)濟(jì)管理規(guī)劃、能源開發(fā)利用與資源分析、城市產(chǎn)業(yè)規(guī)劃、人才預(yù)測、交通運輸、水資源分析利用等多個方面。應(yīng)用層次分析法時，需要將各種有關(guān)因素分為目標(biāo)、準(zhǔn)則和措施三個層次。其中，目標(biāo)是檔案文獻(xiàn)遺產(chǎn)保護(hù)希望達(dá)到的目的；準(zhǔn)則是衡量目標(biāo)能否實現(xiàn)的標(biāo)準(zhǔn)；措施是實行目標(biāo)的方案、方法、手段等。

參考文獻(xiàn)

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【引言】事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案信息管控研究引言

【第一章】事業(yè)單位檔案信息管理概述

【第二章】我國事業(yè)單位檔案信息安全現(xiàn)狀

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這是由私人檔案管理的特殊性和管理現(xiàn)狀決定的。具體而言,有如下幾方面意義:

1.檔案行政指導(dǎo)的積極性可彌補(bǔ)私人檔案管理中的法律缺憾隨著所有制的多元化,《檔案法》也以法律條文的形式將檔案所有權(quán)的多元化確定下來。部分私人檔案作為法定檔案的一個部分,其管理在檔案法規(guī)中也有所規(guī)定。但是相對于復(fù)雜的且處于動態(tài)形成與流轉(zhuǎn)的私人檔案現(xiàn)狀而言,相關(guān)法規(guī)仍有待建設(shè),諸如私人檔案的法定含義及法律責(zé)任、相關(guān)的制度建設(shè)與權(quán)益保護(hù)等問題。但是法律法規(guī)的制定是個嚴(yán)肅慎重的過程,其完善也有待時日,在法學(xué)界就有“立法文件永遠(yuǎn)落后于社會生活”一說。而在私人檔案管理中存在法律空白和法律低效地帶的情況下,檔案行政指導(dǎo)體現(xiàn)了積極行政的精神,可以及時靈活地予以調(diào)整,彌補(bǔ)法律手段的不足。此外,它也可使檔案行政管理部門在私人檔案管理的實際操作過程中發(fā)現(xiàn)問題,探索經(jīng)驗,從而為法規(guī)的制定與完善提供有益的實踐依據(jù)。

2.檔案行政指導(dǎo)的非強(qiáng)制性體現(xiàn)了私人檔案管理中的權(quán)益保障檔案行政指導(dǎo)多采用如示范、引導(dǎo)、敦促、建議等柔性的非強(qiáng)制性形式,行政相對人有自主抉擇的權(quán)力。有時雖然已有可以做出行政命令行為的情況如強(qiáng)制代管等,可先以檔案行政指導(dǎo)的方式進(jìn)行調(diào)整,如予以告誡等,這比刻板地徑行采用強(qiáng)制性措施的效果可能會更好。這樣也有利于私人檔案所有者的權(quán)益保護(hù),從而排除抵觸情緒,消除摩擦和沖突,取得私人和私人組織的自覺合作。而且很多私人檔案所有者缺乏相應(yīng)的檔案管理知識與保管條件,也需要一定的指導(dǎo)。基于此,甚至可以發(fā)展一種增進(jìn)雙方溝通與合作的良好行政關(guān)系,這對于雙方都有積極的意義。特別是行政領(lǐng)域也逐漸關(guān)注人文精神,開始從命令到服務(wù)行政觀念的轉(zhuǎn)變。檔案行政指導(dǎo)以其民主性、柔和性較大程度地代表了服務(wù)與合作、信任與溝通這一行政領(lǐng)域新的人文精神,這點對于強(qiáng)化人本管理的私人檔案管理也有著重要意義,從而真正實現(xiàn)對人的尊重與激勵。

3.檔案行政指導(dǎo)的靈活性符合私人檔案管理中的效能原則檔案行政指導(dǎo)有多種方法,如會議與文獻(xiàn)指導(dǎo)、咨詢與示范指導(dǎo)、集中與個別指導(dǎo)等,還有各種方式如通知、建議、勸告、鼓勵等,操作程序簡便,能及時靈活處置相關(guān)檔案事務(wù),不直接產(chǎn)生法律后果,可以避免因行政責(zé)任而引起的法律糾紛與行政訴訟,實現(xiàn)了行政成本的節(jié)省。而且私人檔案管理涉及因素復(fù)雜,管理難度大,行政指導(dǎo)的靈活性優(yōu)勢在這方面顯露無遺,從而實現(xiàn)有效靈活的調(diào)控,將微觀管理引到一個健康有序的發(fā)展軌道上來,這在某種意義上也就達(dá)到了私人檔案宏觀管理的目的,實現(xiàn)了行政效率的提高。

二、檔案行政指導(dǎo)在私人檔案管理中的具體運用

從上述檔案行政指導(dǎo)對私人檔案管理的意義可以看出,它在私人檔案管理中是大有可為之地的。它從作用上又可以分為規(guī)制性指導(dǎo)、授益性指導(dǎo)和調(diào)整性指導(dǎo)三類。規(guī)制性指導(dǎo)是指為了維護(hù)和增進(jìn)公共利益,對違反檔案法規(guī)的行為加以規(guī)范和制約的指導(dǎo)。授益性指導(dǎo)是指以幫助和促進(jìn)相對人自身利益和檔案工作的發(fā)展而進(jìn)行的指導(dǎo)。調(diào)整性指導(dǎo)是調(diào)整相互對立的當(dāng)事人之間利益關(guān)系的指導(dǎo)。這三類指導(dǎo)形式在私人檔案管理的不同方面有各自側(cè)重和結(jié)合的地方。它們在私人檔案管理中的運用具體體現(xiàn)在以下幾方面:

1.對私人檔案微觀管理的指導(dǎo)這包括對私人檔案的形成、整理、保管、流轉(zhuǎn)等各方面。在形成方面,應(yīng)有意識地引導(dǎo)、勸告、說服一些私人或私人組織加強(qiáng)對所形成檔案的重視,其中尤其要克服私人或私人組織中存在的短期行為,以免造成有價值檔案的流失;在整理方面,應(yīng)針對私人檔案形式多樣、不規(guī)范現(xiàn)象突出的情況進(jìn)行建議、引導(dǎo)與示范,可制發(fā)相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)以供參考;在保管方面,可借鑒國外經(jīng)驗開展建議幫助制度,向私人檔案所有者包括私人、私人組織提出技術(shù)或經(jīng)濟(jì)上的意見、建議和幫助,如澳大利亞就規(guī)定公共檔案館長可以以書面通知的形式對他認(rèn)為必須保存的檔案提出安全保管的意見。此外,由于私人檔案意識的增強(qiáng),我國私人檔案館有增多的趨勢,對私人檔案館的指導(dǎo)也應(yīng)成為檔案行政管理部門的一個工作方面。如芬蘭、意大利就以法律的形式做出以下規(guī)定“根據(jù)私人檔案館向研究界的開放情況,由國家提供財政幫助用以保護(hù)這些私人檔案。”①;在流轉(zhuǎn)方面,可通過建議、勸告、協(xié)商、鼓勵、表彰等方式確認(rèn)相關(guān)的權(quán)利與義務(wù),消除私人檔案所有者的顧慮,促使其向國家檔案館捐贈、寄存、代管、出售私人檔案,并通過規(guī)勸、告誡、勸阻等方式避免私人檔案的非法買賣與流動。

2.對私人檔案申報登記的指導(dǎo)私人檔案管理中應(yīng)考慮逐步建立檔案的申報登記制度,這可以確保法定檔案的完整與安全,這也是對其保管、流轉(zhuǎn)等方面進(jìn)行針對性監(jiān)控的重要條件。國外諸多國家包括發(fā)達(dá)國家與發(fā)展中國家,如法國、意大利、斯里蘭卡、黎巴嫩等都規(guī)定了私人檔案的申報登記制度。我國目前已有一些地方將屬于非國家所有的“對國家和社會有保存價值的”檔案,也即部分私人檔案列入了檔案行政管理部門的監(jiān)管范圍,要求依法予以登記。如《上海市檔案條例》就有相關(guān)規(guī)定,它通過有關(guān)部門提供信息,通知保管屬于重點收集和保管的檔案的法人、其他組織或者個人,自接到通知之日起六十日內(nèi)向檔案行政管理部門登記,檔案行政管理部門接受登記后,應(yīng)當(dāng)將登記認(rèn)定情況通知相關(guān)的檔案館和檔案保管者。在這一過程中尤其要充分利用行政指導(dǎo)的勸告、建議、鼓勵、告誡等方式引導(dǎo)所有者依法登記,在登記前及時將登記手續(xù)通知檔案所有者,并可考慮對經(jīng)過登記的檔案,國家可提供相關(guān)的代管、咨詢等服務(wù),確保相關(guān)權(quán)益,從而以一定的利益誘導(dǎo)來激勵所有者對這一制度的切實執(zhí)行。

3.對檔案館接受寄存、捐贈、出售私人檔案的指導(dǎo)《檔案法》賦予了國家檔案館在私人檔案流向中的優(yōu)勢地位,因而對檔案館的檔案行政指導(dǎo)成為私人檔案管理中不可或缺的一環(huán)。具體可在兩方面發(fā)揮作用:一是可對檔案館接受寄存、捐贈、征集、購買、復(fù)制、利用私人檔案等方面的檔案事務(wù),進(jìn)行政策法規(guī)、方式方法的指導(dǎo);二是可以發(fā)揮檔案行政指導(dǎo)的協(xié)調(diào)規(guī)范作用,就當(dāng)事雙方的利益問題進(jìn)行協(xié)商,諸如私人檔案價值的判定及所有者的各種權(quán)益保護(hù)包括所有權(quán)、利用權(quán)、隱私權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)等。這也可以應(yīng)用到對檔案中介機(jī)構(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)方面,如私人檔案的寄存、代管等。

4.對下級檔案行政管理部門進(jìn)行私人檔案管理時的指導(dǎo)檔案行政管理部門實行的是分級管理,上級檔案行政部門對下級檔案行政部門開展關(guān)于私人檔案的管理活動時,也需要進(jìn)行必要的指導(dǎo)。這主要是對涉及私人檔案管理的各項職能工作的指導(dǎo),如對下級檔案行政部門和人員在私人檔案的組織協(xié)調(diào)、調(diào)查研究、監(jiān)督和指導(dǎo)等方面進(jìn)行指導(dǎo),明確指導(dǎo)、監(jiān)督的對象、依據(jù)與方法,以確保相關(guān)的檔案行政行為符合法治原則。此外,還可通過總結(jié)經(jīng)驗、進(jìn)行培訓(xùn)、召開會議、典型示范等方式,提高檔案行政人員在私人檔案這一涉及私人利益眾多的復(fù)雜管理領(lǐng)域的業(yè)務(wù)能力。

三、在私人檔案管理中實施檔案行政指導(dǎo)應(yīng)注意的問題

檔案行政指導(dǎo)盡管在私人檔案管理中具有應(yīng)用面廣,運用及時靈活等優(yōu)勢,但作為一種行政權(quán)力同樣是不能濫用的,必須遵循一定的原則和要求,以確保其實施的有效性。也惟其如此,檔案行政指導(dǎo)才能發(fā)揮其真正的作用和意義。具體需要注意以下幾方面問題:

1.要完善檔案行政指導(dǎo)相關(guān)制度目前主要應(yīng)考慮完善三方面制度:一是檔案行政信息、告示制度。這方面可考慮將檔案行政指導(dǎo)所依據(jù)的政策法規(guī)公開化,強(qiáng)化信息服務(wù)功能,并將指導(dǎo)的相關(guān)程序、內(nèi)容、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)等科學(xué)化、條文化,這也可實現(xiàn)相對人的監(jiān)督。如2000年成都市檔案局就與市工商局聯(lián)合印發(fā)了《成都市私營(民營)企業(yè)檔案管理暫行辦法》,內(nèi)容涵蓋了相關(guān)管理體制與職責(zé)、文件材料的歸檔與要求、檔案的管理與開發(fā)利用等方面。此外,還可考慮在召開檔案工作相關(guān)會議時邀請私人和私人組織參加,這也更符合民主自愿原則。二是檔案行政協(xié)調(diào)制度,通過與其他部門的配合來增強(qiáng)指導(dǎo)力度。如安徽省蕪湖市就建立了市非國有企業(yè)檔案工作聯(lián)席會議制度,成員由工商局、工商聯(lián)和檔案局組成。三是行政獎勵制度。檔案行政指導(dǎo)本身就要求有一定的利益誘導(dǎo)機(jī)制為前提。在私人檔案管理過程中,也要充分利用獎勵表彰(包括精神上和物質(zhì)上的雙重獎勵)對人的激勵作用?！稒n案法》及實施辦法就將向國家檔案館捐贈重要或珍貴檔案作為一種獎勵條件。此外,還可以通過對私人檔案工作進(jìn)行如目標(biāo)考評、職稱評定等來調(diào)動相對人的積極性。

2.檔案行政指導(dǎo)要有針對性,注重指導(dǎo)實效這是形成私人檔案管理工作良性互動局面的保證。而且用指導(dǎo)的實例作為示范,更容易收到指導(dǎo)實效。主要有兩方面要求:一是在指導(dǎo)對象的選擇方面,要求建立在充分的調(diào)查研究之上,有的放矢地進(jìn)行,具體可考慮實行分類指導(dǎo)和重點指導(dǎo)。二是在指導(dǎo)方式方法的選擇方面。管理不僅是一門科學(xué)也是一門藝術(shù),行政指導(dǎo)也是如此。由于私人檔案牽涉更多的是私人利益,而私人利益很多時候并不是主動與公共利益相一致的,實施中更要講求方式方法,而檔案行政指導(dǎo)本身靈活的方式方法也提供了多種選擇。超級秘書網(wǎng)

3.將行政指導(dǎo)與檔案執(zhí)法監(jiān)督結(jié)合起來運用由于兩者的實施主體相同,都是檔案行政管理部門,可謂是“政出一門”,而且實際工作中很多時候也是配合進(jìn)行的。因而兩者的結(jié)合運用不僅是可行的,也是必要的。通過檔案行政指導(dǎo)可發(fā)現(xiàn)私人檔案中存在的與檔案法規(guī)相違背的問題,并先以行政指導(dǎo)的非強(qiáng)制性方式加以調(diào)整,再執(zhí)行剛性的執(zhí)法監(jiān)督檢查,共同達(dá)到行政目標(biāo)。同時也可以通過行政執(zhí)法監(jiān)督發(fā)現(xiàn)實際中需要檔案行政指導(dǎo)行為介入的各個方面,從而推動檔案行政指導(dǎo)的進(jìn)行,此外,在這一過程中還可以實現(xiàn)對檔案行政指導(dǎo)的監(jiān)督,防止將檔案行政指導(dǎo)異化為行政命令、行政處罰的情形。而這與強(qiáng)調(diào)國家對私人檔案適度干預(yù)的原則也是一致的。

4.注意行政成本效益原則相當(dāng)長一段時間以來,在檔案工作實施達(dá)標(biāo)升級的過程中,檔案行政部門對有關(guān)單位進(jìn)行指導(dǎo)時,過于具體以至陷入瑣碎的事務(wù)中,影響了宏觀管理的進(jìn)行。這對開展私人檔案管理中的檔案行政指導(dǎo)時也應(yīng)當(dāng)引以為戒,應(yīng)逐漸弱化微觀管理,強(qiáng)化宏觀管理。要改革檔案行政指導(dǎo)模式,適當(dāng)將事務(wù)性指導(dǎo)如私人檔案微觀管理中整理、鑒定、保管等方面的技術(shù)性事務(wù)外包給社會,交給檔案中介組織來做,從而實現(xiàn)行政效率的提高與行政成本的降低,而這也更符合政府“小機(jī)構(gòu)、大社會”的行政改革方向。

參考文獻(xiàn):

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中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1001-828X（2012）07-0-01

一、前言

文書檔案管理工作是各企業(yè)、公司檔案工作的核心內(nèi)容，文書處理整體工作質(zhì)量對檔案管理服務(wù)發(fā)揮著重要影響作用。優(yōu)質(zhì)的檔案管理工作則離不開公文科學(xué)、有效處理的完善支持。因此，作為通信精英企業(yè)的鐵通公司，只有秉承系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范原則，優(yōu)化文書處理，開展現(xiàn)代化檔案管理，才能真正提升實踐工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案工作有針對性地令鐵通遼寧分公司在鐵通公司的持續(xù)發(fā)展中作出相輔相成的重要貢獻(xiàn)。

二、提升文書處理規(guī)范性，優(yōu)化檔案管理

良好的文書處理需要依據(jù)規(guī)范程序開展各項工作，針對遼寧分公司經(jīng)營規(guī)模龐大、業(yè)務(wù)豐富廣泛、涉及較多現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的現(xiàn)實特征，文書處理工作更應(yīng)依據(jù)科學(xué)規(guī)律，統(tǒng)籌安排工作流程，推進(jìn)各個工作環(huán)節(jié)的良好銜接、文件檔案在公司內(nèi)部的順暢流轉(zhuǎn)、共享傳遞，進(jìn)而綜合應(yīng)用于細(xì)化管理。遼寧公司應(yīng)由文書工作具體形式進(jìn)行處理流程的科學(xué)設(shè)計，確保各類檔案文件的高效處理，有效利用，提升工作效率，規(guī)范工作秩序。文書處理具體流程包括內(nèi)部發(fā)文、編撰、收文、日常檔案管理等流程。其中收文與發(fā)文處理又劃分出更周密的處理程序，并體現(xiàn)了各個工作環(huán)節(jié)的緊密聯(lián)系、互相滲透、有效制約與環(huán)環(huán)相扣。不同分公司對具體的檔案管理、文書處理環(huán)節(jié)則會呈現(xiàn)不同做法，而基本的處理環(huán)節(jié)卻不應(yīng)隨意的增減或省略，應(yīng)遵循客觀規(guī)律、流程安排進(jìn)行規(guī)范處理，只有這樣才能優(yōu)化檔案管理。確保文書檔案的合理快速運轉(zhuǎn)，并在公司內(nèi)部營造良好的工作環(huán)境與暢通的工作秩序。

三、科學(xué)制發(fā)公文，優(yōu)化文書處理

公文是檔案形成的基礎(chǔ)，其制發(fā)科學(xué)性對于自身質(zhì)量與整體檔案水平均產(chǎn)生了至關(guān)重要的影響。因此制發(fā)實踐應(yīng)秉承科學(xué)標(biāo)準(zhǔn)原則，摒棄注重公文內(nèi)容、忽視制發(fā)形式的不良意識。應(yīng)科學(xué)依據(jù)我國公文格式相關(guān)要求，針對行文目標(biāo)、發(fā)文權(quán)限、行文關(guān)系，合理選擇公文類別，體現(xiàn)文種應(yīng)用的合理時效性。其具體內(nèi)容應(yīng)包括發(fā)文機(jī)構(gòu)、秘密級別、文號、簽發(fā)方、具體題目、主送方、內(nèi)容、印章、抄送機(jī)構(gòu)、時間以及附件等。同時應(yīng)注重的原稿公文的有效整理與科學(xué)收集，令其良好的映射文件形成公文的具體流程，并做好原始憑證歸檔保存。工作人員對于經(jīng)過幾次修改的文稿均應(yīng)全面收納，良好保存。對于字號的編制，應(yīng)依據(jù)文件形式進(jìn)行統(tǒng)籌編制，不應(yīng)出現(xiàn)某某字或第的字樣，同時不應(yīng)編制字號虛位。對于主題詞內(nèi)涵的解析應(yīng)體現(xiàn)準(zhǔn)確規(guī)范性，即應(yīng)依據(jù)詞表規(guī)定進(jìn)行選擇，對于特殊應(yīng)用的自擬詞則應(yīng)用三角符號進(jìn)行清晰標(biāo)識。為體現(xiàn)公文制發(fā)的良好時效性，應(yīng)按行文公司負(fù)責(zé)人具體的簽發(fā)時期進(jìn)行編制。作為正文內(nèi)容的有效補(bǔ)充并提供一定參考依據(jù)，公文附件也不可缺少，不應(yīng)將其隨意略去。應(yīng)位于正文后進(jìn)行附件題目及順序的標(biāo)注，體現(xiàn)公文制發(fā)完整有效性，進(jìn)而為優(yōu)質(zhì)的文書處理打下良好的基礎(chǔ)。

四、人性化實施歸檔立卷，契合現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)

現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)要求，對于相似公文不應(yīng)重復(fù)歸檔立卷，同時應(yīng)實施有序化的組合歸檔管理，這樣才能體現(xiàn)檔案信息的廣泛利用價值、令其發(fā)揮優(yōu)質(zhì)應(yīng)用效果，體現(xiàn)立卷管理的規(guī)范整體性，便于工作人員的個性化檢索應(yīng)用。因此，遼寧分公司在開展歸檔立卷工作中，應(yīng)基于自身發(fā)展需求，面對龐大豐富的檔案信息、文件、資料科學(xué)把握以我為核心的實踐工作原則，有效區(qū)別各類資料與文件，注重內(nèi)容、核心價值與具體形式的有效劃分，進(jìn)而明確核準(zhǔn)各類高度相似的資料與文件。同時應(yīng)確保卷宗處理的一致完整性，應(yīng)依據(jù)鐵通公司發(fā)展特征、經(jīng)營業(yè)務(wù)類別、經(jīng)濟(jì)發(fā)展形勢明確主次，樹立人性化管理目標(biāo)，將不應(yīng)歸檔文件合理篩除，并注重預(yù)防價值化文檔信息的不良丟失，進(jìn)而科學(xué)實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理目標(biāo)。

五、引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，提升工作效率

為顯著提升工作效率，應(yīng)科學(xué)引入現(xiàn)代化文書檔案管理手段，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺、計算機(jī)、信息化管理技術(shù)，創(chuàng)建文書檔案優(yōu)質(zhì)管理體系，實現(xiàn)前文后檔單次錄入、廣泛應(yīng)用的科學(xué)目標(biāo)。應(yīng)借助計算機(jī)系統(tǒng)、自動化管控手段，一體化開展文書處理、檔案管理工作，利用往來平臺，實現(xiàn)文件檔案的快速、穩(wěn)定傳輸。同時可將檔案文書之中具有一定聯(lián)系、性質(zhì)同樣的工作做一體化連接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與高效轉(zhuǎn)儲。再者，可引入多媒體實踐技術(shù)，采用圖文并茂、聲像具備的手段令檔案文書工作靈活開放，實現(xiàn)自動化的信息整理、文檔分類、檔案立卷、文書鑒定、規(guī)范錄入、細(xì)化標(biāo)引、綜合統(tǒng)計與快速打印，進(jìn)而令工作人員可由機(jī)械化的操作管理中脫離出來，有精力從事更高技術(shù)含量的文書檔案工作，發(fā)揮核心服務(wù)價值。

六、結(jié)語

總之，基于文書處理、檔案管理科學(xué)重要性，互相作用影響特征，我們只有依據(jù)鐵通公司經(jīng)營業(yè)務(wù)特征，開展規(guī)范性文書處理、科學(xué)制發(fā)公文、實施人性化歸檔立卷、引入現(xiàn)代化檔案管理手段，才能優(yōu)化文書檔案管理實踐效果，提升工作水平，令優(yōu)質(zhì)的檔案信息管理、文書處理為促進(jìn)鐵通公司的持續(xù)健康發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)保障。

篇（5）

文書檔案管理是衡量單位檔案管理水平的一個重要標(biāo)準(zhǔn)，是檔案存在的基礎(chǔ)與重要的資源發(fā)生地，其管理水平的高低直接關(guān)系和影響著檔案資料的質(zhì)量與完整性。而現(xiàn)代化的文書檔案管理工作，是提升加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量和水平意義重大。

一、文書檔案管理的特點

1． 文書檔案管理的重點在于收集、保存資料，記載“歷史”。文書檔案管理多以發(fā)生的人事、事件、過程記載、文件、書報、物品存檔為管理對象，管理手段主要就是用載體( 主要是紙質(zhì)或?qū)嵸|(zhì)) 記錄下來，并分門別類地存放在擋案室中。這個階段管理的重點就在“收集”、“管理”、“編目編冊”、“保存”、“借閱”等工作上; 同時，非常強(qiáng)調(diào)資料的完整性、安全性。檔案管理起到的最大作用就是記載歷史，使得后人可以引用和借鑒歷史資料，這樣檔案才產(chǎn)生作用。

2．與文書檔案直接產(chǎn)生聯(lián)系的主要是文書工作。文書工作包括文件的收集、登記、運轉(zhuǎn)、催辦、承辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔。文書工作的全過程也是檔案的形成過程。而檔案工作是在文書工作的基礎(chǔ)上對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、編研和提供利用。文書工作是檔案工作的前提條件和基礎(chǔ); 檔案主要來自于文書。文書部門把本單位活動中形成的、具有保存價值的文件材料經(jīng)過整理立卷，定期向檔案部門歸檔。文書檔案的質(zhì)量，如文件的格式、書寫材料的質(zhì)量、能否收集齊全并及時進(jìn)行歸檔等，對檔案的質(zhì)量和檔案工作都有重大的影響。

3．文書檔案內(nèi)容豐富，載體多樣。文書檔案是單位工作各方面的真實記錄和反映，涉及黨群管理、行政管理、科技檔案、會計檔案、特種載體檔案等方面，形成了檔案內(nèi)容的豐富多彩。由于文書檔案包含有單位及上級部門印發(fā)的各類正式“紅頭文件”，各類民主選舉的選民登記和選票，單位簽訂的各種合同、協(xié)議、責(zé)任書照片、錄音、錄像，以及各種電子檔案等等這就形成了文書檔案載體的多樣性。

二、文書檔案現(xiàn)代化管理的三個原則

1 保密原則

保密是文書檔案管理、使用的最基本的原則。這一點在使用中要首先把握好。凡是涉及到一旦擴(kuò)散，可能影響到本單位正當(dāng)利益，在對外開放使用，特別是對國外、境外的開放使用時，一定要按照嚴(yán)格的審批制度和程序進(jìn)行。從事文書檔案管理工作的人員，頭腦中要始終繃緊保密這根弦，不能有絲毫的馬虎。

2 開放原則

在強(qiáng)調(diào)保密原則的同時，也要堅持開放的原則。文書檔案管理的根本目的是提供使用，發(fā)揮作用。要根據(jù)形勢的變化和發(fā)展，及時提出有關(guān)文書檔案解密的建議，可以解密的就要及時解密。對一些實際工作中急需的、涉及密級又不高、保密時間要求比較短的檔案，更要及時解密，積極提供利用。目前，要著重糾正那種不分主次、輕重，凡是進(jìn)了我的門，一律都是重要機(jī)密的認(rèn)識。不能守著大批價值連城的豐富資料，只當(dāng)一個保管員，而要積極主動創(chuàng)造條件，挖掘?qū)嶋H工作有利用價值的文書資料，為需要者提供有效的服務(wù)。

3 服務(wù)原則

在新的形勢下，文書檔案管理部門要努力改變"權(quán)力機(jī)關(guān)"的作風(fēng)，去除"衙門"習(xí)氣，堅持"服務(wù)"的原則。在提供服務(wù)中，提倡熱情、主動、積極、方便的態(tài)度，簡化相關(guān)的審批手續(xù)。我們應(yīng)解放思想，打破在文書檔案利用上的一些傳統(tǒng)禁忌，文書檔案為實際工作服務(wù)就能走出更加廣闊的路子。

三、現(xiàn)代文書檔案管理中存在的問題

1．文書工作與檔案工作銜接方面存在問題。文書工作與檔案工作既有聯(lián)系又有區(qū)別，既有統(tǒng)一又有分工。在現(xiàn)實工作中，文書工作和檔案工作應(yīng)相互配合，形成一個分體式的管理體系。實際工作中，文書和檔案實行的是分塊管理制，這是一種有效的、比較科學(xué)的管理制度。但是，這種體制在某種程度上卻拉大了文書工作和檔案工作的距離。文書人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。目前，在文書工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象。如: 用紙不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范; 版記不全，附件不規(guī)范; 文種使用不當(dāng)，辦理程序不規(guī)范; 原稿不齊全，編號不規(guī)范，等等。

2．人員偏少，并兼顧其他工作。一些單位的辦公室里只有2 ～ 3 名工作人員，缺乏專職檔案員。于是，檔案員往往由文秘人員兼任，他們要負(fù)責(zé)辦公室的收發(fā)文、文字綜合、后勤保障、信息宣傳、檔案管理等等方面的工作，投入到檔案管理上的精力十分有限，存在收集范圍不明確、收集工作不及時、材料真?zhèn)尾环置鳌⑹占狭Σ粡?qiáng)勁等方面的問題。另外，一些檔案員對檔案資料的收集普遍存在不到位、不完整現(xiàn)象。正是因為檔案員的素質(zhì)參差不齊，主觀上又對檔案工作缺乏能動力，就使得很多單位在文書檔案的收集工作存在很大的漏洞。

3．領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理重視不夠，存在片面的認(rèn)識。檔案工作在單位辦公室眾多職能當(dāng)中的地位不高。在一些領(lǐng)導(dǎo)的心目中，檔案工作是說起來重要、做起來卻次要的工作。他們把檔案工作想象得很簡單，“不就是收集整理一下文件，再建立一些檔案目錄嘛”。而且，檔案工作投入大，見效慢，看不見明顯的經(jīng)濟(jì)效益，只要求單位的文件保存好了，工作需要的時候能夠提供參考就行。

4．各部門對檔案工作的配合不夠，制約了檔案管理水平的提高。單位的歸檔工作需要從各個部門收集重要的文件資料，而一些部門為了自己工作的便利，不愿意將一些需要歸檔的文件資料交給檔案員統(tǒng)一保管。一些責(zé)任心較強(qiáng)的檔案員由于得不到有關(guān)職能部門的配合支

持，在做好檔案工作時常感到心有余而力不足。在多次催要未果的情況下，檔案員最終也只有妥協(xié)，時間長久了，一些重要的文件資料就容易散失，要追究責(zé)任也為時已晚。

四．文書檔案科學(xué)管理的對策與要求

1.領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。領(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識到文書檔案在企業(yè)的經(jīng)營和生產(chǎn)中的重要作用，并在全體職工中大力宣傳，以增強(qiáng)全員的檔案意識，在公司上下形成齊抓共管的局面，把文書檔案工作作為提高公司整體管理水平的一個重要途徑。在具體工作中，領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常督促指導(dǎo)、及時解決文書檔案工作中的困難和問題，為搞好文書檔案工作創(chuàng)造必要的條件。

2．必須牢固樹立檔案質(zhì)量意識。對文書檔案從產(chǎn)生、收集、整理、保存到利用的每一個環(huán)節(jié)都要進(jìn)行不同程度的參與，確保每一個環(huán)節(jié)不出紕漏。一份文書檔案是由許多部門、許多人在不同的時間、地點共同完成的。因此，要樹立"我直接面對的就是利用者"的觀念，為下一個環(huán)節(jié)提供高質(zhì)量的"半成品"，這樣，整個文書檔案質(zhì)量就會有可靠的保證。另外，對整個文書檔案的形成和利用要有整體意識，明白自己負(fù)責(zé)的某一環(huán)節(jié)工作質(zhì)量的好壞，直接關(guān)系到整體的質(zhì)量。要努力做好文書檔案管理工作。提供文書檔案質(zhì)量的好壞，往往事關(guān)全局工作能否繼續(xù)，這也是全局工作不可缺少的一部分。文書檔案全面質(zhì)量管理要求與檔案形成過程有關(guān)的工作人員，包括領(lǐng)導(dǎo)、擬稿人、校對人員、印刷人員、檔案人員等密切配合，嚴(yán)格按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求共同完成公文處理和立卷歸檔管理工作。樹立"檔案質(zhì)量，人人有責(zé)"的觀念。

3.要不斷提高檔案人員的政治思想素質(zhì)。良好的政治思想和業(yè)務(wù)素質(zhì)是搞好各項工作的基礎(chǔ)。絕大部分的文書檔案與公司的根本利益、員工的切身利益息息相關(guān)。這就要求管理人員要具有強(qiáng)烈的政治意識。在日常業(yè)務(wù)活動中，每處理一件文書檔案，都要站在政治的高度來對待，把政治考慮放在第一位，在整理、保存、利用的每一個環(huán)節(jié)上首先確保文書檔案的安全。

4.加強(qiáng)主動意識。即在現(xiàn)代新形勢下，文書檔案管理人員要樹立主動服務(wù)的觀念。一是開展編研工作。文書檔案中蘊藏著豐富的有用信息，特別是一些年代久遠(yuǎn)、受當(dāng)時歷史條件限制，以及那些卷宗浩繁，在利用原始檔案不易發(fā)現(xiàn)有效信息的情況下，就需要管理部門對其進(jìn)行編研，形成方便利用、準(zhǔn)確、簡明的信息資料。二是打開大門，主動上網(wǎng)，積極熱情提供服務(wù)。對一些可以公開的資料，要積極利用現(xiàn)代化的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，主動上網(wǎng)，讓"死材料"變?yōu)?活信息"，提高利用率。

5.運用科學(xué)的手段。采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代管理手段來解決檔案的質(zhì)量問題，不斷提高檔案質(zhì)量和檔案工作管理水平。如：統(tǒng)一制定文件格式。對文件選用、文號編發(fā)、標(biāo)題制作、發(fā)文范圍、正文提煉、標(biāo)題字形、附件、主題詞標(biāo)示、印發(fā)科室等一一作了詳細(xì)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行。對上級單位來文和資料，在登記辦理、傳閱、立卷、歸檔、保密上做到環(huán)環(huán)緊扣，手續(xù)齊全。三是目錄編號、檢索系統(tǒng)的建立要科學(xué)。除了建立案卷目錄、專題目錄、計算機(jī)等檢索體系外，還要逐步完善計算機(jī)、光盤等高科技檢索工具。盡早地進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，通過上網(wǎng)，擴(kuò)大信息來源，聯(lián)系更多的信息內(nèi)容，通過各種渠道，豐富文書檔案管理經(jīng)驗。

結(jié)束語

總而言之，文書檔案實行全面現(xiàn)代化管理，有利于實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。并加強(qiáng)檔案管理質(zhì)量，使企業(yè)切實發(fā)揮文書檔案的作用，提升檔案管理和利用水平，充分揮檔案的功能，真正實現(xiàn)其應(yīng)有的價值。

參考文獻(xiàn)

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篇（6）

檔案工作要順應(yīng)潮流發(fā)展，造就出一批一專多能復(fù)合型人才，堅持不斷更新，勇于探索，學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能，是適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理工作的需要。

首先，要正確認(rèn)識檔案的地位和價值。

檔案是社會信息的重要組成部分。文獻(xiàn)信息是信息資源的主體，開發(fā)和建設(shè)好文獻(xiàn)信息資源，將對社會信息化起巨大作用。已納入信息系統(tǒng)的檔案工作，在管理上必須建立科學(xué)的信息接收、加工、存儲、輸出、反饋系統(tǒng)。檔案工作者必須強(qiáng)化信息意識和信息觀念，變靜態(tài)檔案信息為動態(tài)檔案信息，搞好信息資源的開發(fā)和利用。目前，許多電子文獻(xiàn)信息已收入數(shù)據(jù)片中（包括以紙質(zhì)、磁盤、光盤為載體的文獻(xiàn)檔案），并已加工上網(wǎng)。信息化檔案，一方面擔(dān)負(fù)信息資源的建設(shè)重任，另一方面要為網(wǎng)上信息服務(wù)。檔案的網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、自動化，是檔案管理進(jìn)入高層次的表現(xiàn)形式。檔案自動化經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)化改造，打通信息與外界進(jìn)出口通道，增加計算機(jī)存儲與處理的力度。

增強(qiáng)經(jīng)濟(jì)效益觀念。保存檔案的目的在于開發(fā)利用。檔案來源于社會實踐，又應(yīng)用于社會實踐，具有廣泛的社會價值，能夠為社會各界進(jìn)行有效的服務(wù)。所以，以開發(fā)、利用檔案信息為突破口，開展有償服務(wù)，既有利于社會進(jìn)步，又有利于自身的發(fā)展。從開發(fā)利用上突破，就是要利用多種辦法、形式和手段，實現(xiàn)檔案的價值，盡快地把檔案信息轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力。

加速觀念更新步伐。高新技術(shù)推動下的檔案管理工作要求檔案工作人員既要有較高的政治素質(zhì)，有高尚的情操志趣，對國家社會有強(qiáng)烈的使命感和責(zé)任感，還要有堅實的檔案理論基礎(chǔ)，掌握多專業(yè)、多學(xué)科的科學(xué)知識，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)態(tài)度和追求真理的強(qiáng)烈欲望以及樸實的工作作風(fēng)，也要有創(chuàng)新思維、善于思考、勇于探索和樂于奉獻(xiàn)的精神。

其次，大力開發(fā)檔案信息資源。

知識經(jīng)濟(jì)時代到來，社會對檔案信息的利用需要量與日俱增，要求檔案管理工作必須實現(xiàn)信息化管理，就是將信息工作引入檔案管理工作中去，充分利用高新技術(shù)手段，促使檔案管理信息廣泛交流、擴(kuò)散和利用，這是時代賦予檔案工作的重要內(nèi)容。

利用科學(xué)手段，快速獲取檔案信息。隨著檔案信息量的劇增和電子文獻(xiàn)等新載體的大量出現(xiàn)，人們需要采取先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)檔案全方位、多層次、多功能的現(xiàn)代化管理，應(yīng)用計算機(jī)，引入多媒體技術(shù)，使檔案信息存儲方式發(fā)生深刻變革，即傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體的檔案管理可以進(jìn)行全文、全圖、全聲的光盤儲存，實現(xiàn)細(xì)微保存及全屏幕自動檢索，打破傳統(tǒng)檔案利用時空限制，為實現(xiàn)資源共享及遠(yuǎn)程傳遞。檔案信息的快速獲取，有賴于選用一套先進(jìn)的、符合國情的、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的應(yīng)用軟件，用來完成檔案的綜合管理，并在此基礎(chǔ)上繼續(xù)擴(kuò)展，延續(xù)開發(fā)，使系統(tǒng)在較長的時間內(nèi)保持其先進(jìn)性和穩(wěn)定性，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。

盡快介入電子文獻(xiàn)的收集和管理。電子文獻(xiàn)的特性：（1）依賴性和不可識別性；（2）技術(shù)更新快，壽命短，體積小；（3）載體穩(wěn)定性；（4）載體形式多樣性；（5）信息易控制、可變性與易丟性；（6）信息共享性與無原件概念；（7）動態(tài)與虛擬文件特征。由于電子文獻(xiàn)的上述特點，傳統(tǒng)的保存和管理文件方法不再有效。應(yīng)建立電子信息管理系統(tǒng)，從它的產(chǎn)生之初就開始業(yè)務(wù)監(jiān)督，以確保信息的持久性。此外，還要有一套鑒定、跟蹤、檢索、接受、保管的具體辦法和規(guī)章制度，同時還應(yīng)對現(xiàn)有的檔案保存部分或全部文件進(jìn)行保存，以免檔案流失。

再次，強(qiáng)化對檔案的信息管理。

建立集成系統(tǒng)，豐富檔案儲藏，增加信息的儲存量。增強(qiáng)綜合開發(fā)功能，全方位、多角度、多層次地收集檔案信息，實行一體化管理，形成檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，以保證檔案的完整。

注重檔案信息的質(zhì)量，努力使各門類檔案齊全，結(jié)構(gòu)合理，完整精煉，為開發(fā)檔案信息資源打好質(zhì)量基礎(chǔ)。

篇（7）

二、以制度建設(shè)促進(jìn)社會保險業(yè)務(wù)檔案的設(shè)施建設(shè)

成都市根據(jù)《規(guī)定》的要求，結(jié)合社會保險業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管和利用等工作的需要，近年來加大了對社會保險業(yè)務(wù)檔案設(shè)備設(shè)施的投入，為業(yè)務(wù)檔案的安全管理提供了良好的條件。在檔案用房配置上，市社保局業(yè)務(wù)檔案庫房250余平方米，做到了檔案庫房、檔案查閱室和辦公室三分開。大多數(shù)縣（市、區(qū)）社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案庫房也達(dá)到了40平方米/萬卷的標(biāo)準(zhǔn)，能夠容納近期應(yīng)接收的社會保險業(yè)務(wù)檔案。其中，龍泉驛區(qū)人社局建立了檔案管理中心，集中統(tǒng)一管理社會保險業(yè)務(wù)檔案，中心建筑面積達(dá)400余平方米，除做到“三室分開”外，還設(shè)置了檔案整理等業(yè)務(wù)用房。在檔案設(shè)備設(shè)施配置上，各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)均配備了符合國家要求的檔案柜（架）和檔案裝具，并按照檔案安全管理的“九防”要求，配備了溫濕度計、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防盜門窗等設(shè)備設(shè)施；配備了計算機(jī)、打印機(jī)、刻錄機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化辦公設(shè)備。這些設(shè)備和設(shè)施，從物質(zhì)上確保了社會保險業(yè)務(wù)檔案的安全保管和有效利用。

三、以制度建設(shè)促進(jìn)社會保險業(yè)務(wù)檔案的業(yè)務(wù)建設(shè)

為提升社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的專業(yè)化水平，成都市本著對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)的宗旨，按照《規(guī)定》和四川省人社廳、四川省檔案局對社會保險業(yè)務(wù)檔案工作規(guī)范化建設(shè)的有關(guān)要求，市人社局和市檔案局聯(lián)合印發(fā)了《成都市〈社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）〉實施細(xì)則》，要求市、縣兩級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)通過建立社會保險業(yè)務(wù)檔案收集、整理、保管、保密、統(tǒng)計、鑒定、銷毀、移交等制度，加強(qiáng)社會保險業(yè)務(wù)檔案管理業(yè)務(wù)建設(shè)工作。在收集方面，該《實施細(xì)則》要求各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)定期對各種門類、載體檔案和相關(guān)資料進(jìn)行收集，確保各種業(yè)務(wù)檔案材料歸檔及時、完整。在整理方面，按照《實施細(xì)則》的要求，全市統(tǒng)一制定了社會保險業(yè)務(wù)檔案分類整理工作方案和具有操作性的整理流程，并通過市、縣兩級檔案行政管理部門加強(qiáng)督促指導(dǎo)，嚴(yán)把業(yè)務(wù)檔案整理質(zhì)量關(guān)。在保管方面，《實施細(xì)則》要求全市各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對各門類、載體業(yè)務(wù)檔案材料進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，除了按照保管期限、年度、類別排列外，還要做到業(yè)務(wù)檔案存放位置的指引標(biāo)識清楚。同時，各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)檔案管理人員還須定期對業(yè)務(wù)檔案的保管情況進(jìn)行檢查，確保檔案的規(guī)范、安全管理。

四、以制度建設(shè)促進(jìn)社會保險業(yè)務(wù)檔案的利用服務(wù)

為方便群眾查閱利用社會保險業(yè)務(wù)檔案，成都市市、縣兩級社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照《規(guī)定》的要求，修訂完善了社會保險業(yè)務(wù)檔案查閱利用制度。目前，全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)已全部使用統(tǒng)一的文檔一體化管理系統(tǒng)對社會保險業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理，都建立了業(yè)務(wù)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，編制了規(guī)范的業(yè)務(wù)檔案檢索工具，實現(xiàn)了快速、準(zhǔn)確查閱業(yè)務(wù)檔案的目的。成都市人社局還開通了社會保險業(yè)務(wù)網(wǎng)上經(jīng)辦系統(tǒng)，參保單位和個人不僅可以在網(wǎng)上辦理參保登記、信息變更、網(wǎng)銀繳費等業(yè)務(wù)，還可以查詢社保信息、歷年繳費標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)辦理情況等。

篇（8）

【引言】：計劃生育檔案信息數(shù)字化是計算機(jī)大量應(yīng)用于計劃生育管理的必然結(jié)果，計劃生育工作需要查閱和建立工作地區(qū)范圍內(nèi)所有人員檔案和戶籍檔案，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn)，使計算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境，并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。

1、 計劃生育檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問題

1.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問題?，F(xiàn)階段計算機(jī)管理模式的計劃生育檔案工作，主要建立在原有手工管理模式的基礎(chǔ)上，這種管理模式的主要特點始終沒有改變，檔案信息作為管理的載體始終是管理模式的核心內(nèi)容。發(fā)生根本性改變的是管理的工作對象，其由原來的紙張、塑膠等一些載體材料轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案信息。

1.2計劃生育檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問題

1.2.1 缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)。大部分計劃生育檔案管理工作人員，沒有統(tǒng)一機(jī)構(gòu)的管理。上崗前，大部分工作人員沒有經(jīng)過相關(guān)的檔案知識培訓(xùn)，檔案收集意識比較淡薄。

1.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低。計劃生育檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平較低，其走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。大多數(shù)的管理人員并不是專職檔案管理人員，這導(dǎo)致了在計劃生育檔案管理過程中工作前后脫節(jié)，容易導(dǎo)致工作失誤，并存在一些檔案的數(shù)量、材料等方面的問題責(zé)任不明、界限不清的嚴(yán)重問題。

1.2.3數(shù)據(jù)庫建設(shè)滯后。數(shù)據(jù)庫建設(shè)的滯后也是阻礙計劃生育檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的因素之一。雖然經(jīng)過多年的努力，大部分的計生檔案部門建立起了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫，但沒有開發(fā)單獨的計算機(jī)或相關(guān)的檔案管理軟件進(jìn)行管理計生人事檔案。在查閱相關(guān)人事檔案信息時，仍需采用手工方式查找，很大程度上降低了n案工作的工作效率。

1.2.4經(jīng)費保障率低。目前，經(jīng)費問題仍是影響計劃生育進(jìn)行檔案網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大屏障。有些相關(guān)單位對計生檔案管理的重視程度不夠，投入的經(jīng)費比較少，人事檔案管理硬件設(shè)施不完善，無力購置較好的硬件及軟件設(shè)施，用來建立起點較高的檔案館網(wǎng)絡(luò)。

2、計劃生育檔案管理創(chuàng)新

隨著我國改革開放的不斷深入，計劃生育檔案管理的改革與創(chuàng)新也在不斷進(jìn)行。計劃生育檔案管理創(chuàng)新對于解決人口問題的現(xiàn)狀起著很好的規(guī)劃和管理作用。以下從幾個方面出發(fā)，對計劃生育檔案管理創(chuàng)新進(jìn)行了分析。

2.1加強(qiáng)對計劃生育檔案管理創(chuàng)新重要性的理解

計劃生育檔案管理人員應(yīng)當(dāng)注重理解計劃生育檔案文件管理的重要性，與此同時應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案管理的力度，并對檔案信息資源共享的重要性進(jìn)行理解。從而最終實現(xiàn)計劃生育檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新。計劃生育檔案管理工作對于宣傳我國計劃生育政策有著很大的影響，通過定期對計劃生育檔案管理工作人員進(jìn)行宣傳可以有效的使工作人員對計劃生育檔案管理工作有更深入和更全面的認(rèn)識。

2.2對計劃生育檔案進(jìn)行規(guī)范化管理

計劃生育檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對工作計劃進(jìn)行規(guī)范化管理，并建立相應(yīng)的管理系統(tǒng)，從而使計劃生育檔案管理工作具有更好的權(quán)威性。為了提高檔案管理的規(guī)范化水平，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對新技術(shù)和新設(shè)備進(jìn)行了了解和研究，并對設(shè)備系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)，從而對計劃生育檔案資源進(jìn)行合理利用，并通過規(guī)范化管理使得計劃生育檔案管理工作真實性不斷提高，同時使計劃生育檔案規(guī)范化管理方案更具合理性，最終提高計劃生育的信息管理水平。

2.3提高計劃生育檔案管理的人才水平和設(shè)備水平

對計劃生育管理人才的專業(yè)培訓(xùn)應(yīng)當(dāng)在定期舉辦的基礎(chǔ)上，不斷對計劃生育檔案管理工作人員的工作方法進(jìn)行改革，從而加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)技能和處理問題的能力。除此之外，國家應(yīng)當(dāng)改進(jìn)計劃生育檔案管理的硬件設(shè)備水平。隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用對于改進(jìn)計劃生育檔案管理工作的工作效率并建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)起著極其重要的作用。同時軟件技術(shù)的發(fā)展也為計劃生育檔案管理工作提供了更好的檢索系統(tǒng)和信息存儲工具。

3、建立現(xiàn)代化計劃生育檔案管理的方法

3.1 數(shù)據(jù)管理先進(jìn)化。通過網(wǎng)絡(luò)化手段將分散的計算機(jī)相互連接起來，使其以不同的功能職責(zé)進(jìn)行分類，實現(xiàn)既分散又統(tǒng)一的系統(tǒng)處理方式，最終實現(xiàn)整體的應(yīng)用合并。

3.2 效率的工作方式。隨著人口的不斷增長，檔案信息量也在逐漸增加，應(yīng)該通過計算機(jī)管理，將信息資料以重要性、價值、使用程度等情況不同進(jìn)行統(tǒng)一的管理和整理，提高工作效率的工作方式基本分為以下方面：首先針對開放性的檔案和使用幾率較大的檔案進(jìn)行優(yōu)先處理，以此來提高檔案管理的工作效率；另外檔案管理過程中也可以根據(jù)案卷類型不同，通過檔案的中心內(nèi)容和潛在特征將其著錄，不但可以減少著錄和錄入的條目，而且更加節(jié)約時間、人力、物力和財力，大大提高工作效率。

3.3 不斷提高工作人員專業(yè)素質(zhì)。在計生檔案管理過程中，工作人員的整體素質(zhì)和職業(yè)技能直接影響到工作質(zhì)量。計生檔案管理人員應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)和掌握專業(yè)的檔案管理知識，在提高工作效率的基礎(chǔ)上追求高質(zhì)量，對計生檔案進(jìn)行科學(xué)化的管理。現(xiàn)代化的計生檔案管理要求工作人員具備扎實的計算機(jī)技術(shù)，可以熟練地使用計算機(jī)進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的錄入、數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和管理、網(wǎng)絡(luò)管理能力等。

3.4要求工作人員具有認(rèn)真的工作態(tài)度。計劃生育政策需要長時間的發(fā)展，因此其檔案管理也需要持續(xù)性和細(xì)致性，從對材料的收集、整理、歸檔和保存使用，每一個內(nèi)容都需要認(rèn)真仔細(xì)的工作態(tài)度，在其中任何一個環(huán)節(jié)發(fā)生錯誤都會引起連鎖反應(yīng)，對計生檔案管理工作帶來不便。

結(jié)語

計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理現(xiàn)代化不僅有助于計劃生育檔案管理規(guī)劃的改良和革新，并對我國計劃生育工作的有序開展起到了很大的幫助作用，同時對計劃生育檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行合理的解決，從而促進(jìn)了計劃生育檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新。實現(xiàn)檔案信息資源的合理分配，最終提高計劃生育檔案管理的實用價值和檔案管理的工作效率。

篇（9）

中圖分類號： TU198 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

前言

工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，勘察設(shè)計、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、安裝、監(jiān)理、驗收等工程建設(shè)及工程管理過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，它是基本建設(shè)項目管理工作的重要組成部分。工程檔案資料，是傳承人類文明的重要載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄。對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護(hù)，以及對新建工程的準(zhǔn)備等，都具有重要的利用價值。

一、建設(shè)工程與檔案管理關(guān)系

1建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程的有機(jī)組成部分

一般來說，遠(yuǎn)在建設(shè)工程施工之前，建設(shè)工程檔案就開始產(chǎn)生并積累了。建設(shè)工程立項文件是建設(shè)工程項目決策、審批、確立過程的真實記錄，是項目經(jīng)費落實和項目具體實施的根本依據(jù)。項目概要設(shè)計、招投標(biāo)都必須以立項文件為依據(jù)。而項目預(yù)算、概要設(shè)計、招投標(biāo)產(chǎn)生積累的文件材料又是項目勘察測量、詳細(xì)設(shè)計的依據(jù)。也就是說，在工程開工建設(shè)前，已經(jīng)有大量的文件材料形成了。如果把這個文件積累過程從建設(shè)工程中剔除，建設(shè)工程是根本無法成立的，也是無法開展的。即使是在施工過程中，文件材料的產(chǎn)生與具體施工進(jìn)程也是不能割離的。在建筑材料如鋼筋、水泥、磚塊等使用前，必須要進(jìn)行送檢，只有檢測合格才能使用，這些檢測文件材料是非常重要的依據(jù)。在建筑材料使用過程中，應(yīng)該根據(jù)指令實施，如用什么標(biāo)號水泥，怎么配比，用量多少等，在實施過程中還有監(jiān)督記錄和檢測記錄，出現(xiàn)了問題還有調(diào)整指令和變更說明等等。

2建設(shè)工程檔案是建設(shè)工程質(zhì)量的直接反映

建設(shè)工程質(zhì)量最初是一個生活化的概念，是一種感受性評價，是對建設(shè)工程性能、品質(zhì)和安全的綜合性表述。但隨著建設(shè)工程項目廣泛實施和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的發(fā)展，對建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴(yán)格定義，即：建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要，符合國家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計文件及合同規(guī)定的特性綜合。它包括：適應(yīng)性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟(jì)性、與環(huán)境協(xié)調(diào)性六個方面。特別是隨著量化分析和精細(xì)化管理的推動，對建設(shè)工程質(zhì)量有了一系列精確的評價體系。當(dāng)我們的評價有感受性的經(jīng)驗?zāi)Ｊ缴仙揭詳?shù)據(jù)和現(xiàn)狀圖紙為依據(jù)的體系化模式時，對建設(shè)工程質(zhì)量的評價就不在是以工程現(xiàn)場看看就行了，而是以建設(shè)工程檔案為基礎(chǔ)，以指標(biāo)量化統(tǒng)計分析為手段，進(jìn)行綜合測評了。實際上，建設(shè)工程檔案直接反映了建設(shè)工程質(zhì)量，我們應(yīng)以建設(shè)工程檔案為重要依據(jù)全面評價工程質(zhì)量。

二、建設(shè)工程檔案管理中存在的問題

1工作職責(zé)劃分不明確，工作中容易出現(xiàn)相互推諉現(xiàn)象

工程檔案管理是一個系統(tǒng)化的工作，要求條理清晰，分工明確，各司其職，各負(fù)其責(zé)。由于城建檔案管理人員編制不全或?qū)I(yè)分工等方面的原因，導(dǎo)致各級城建檔案管理部門在管理城建檔案時出現(xiàn)分工不明確，職責(zé)不清的現(xiàn)象。出現(xiàn)了問題互相推諉，誰也不承擔(dān)責(zé)任。有些檔案管理人員業(yè)務(wù)不熟悉，沒有認(rèn)真地系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握城建檔案管理工作所需要的專業(yè)知識和技能。城建檔案管理是一個專業(yè)性很強(qiáng)的工作，它既需要管理人員懂得工程建設(shè)方面的知識，還要懂得檔案管理方面的知識，二者兼?zhèn)?，缺一不可。我們的檔案管理人員應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握好系統(tǒng)的城建檔案管理知識，認(rèn)真履行自己的職責(zé)，開展好各方面的工作。而管理者應(yīng)按工作流程，按每個人所掌握的專業(yè)知識和特長來進(jìn)行合理分工，理清職責(zé)。做到既分工明確，又互相配合 ，做好分工與協(xié)同的統(tǒng)籌。

2施工單位檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊

施工單位的檔案管理人員是負(fù)責(zé)收集工程檔案資料的一線人員。他們工作的質(zhì)量，會直接影響到工程檔案的管理水平。但施工單位人員流動大，工作職責(zé)分工不明確，有的單位檔案管理人員身兼數(shù)職，施工單位對工程檔案資料的管理工作不夠重視等導(dǎo)致諸多問題。這就要求城建檔案管理人員加強(qiáng)對施工單位的管理，制定合理的法律法規(guī)對施工單位進(jìn)行約束，同時要求施工單位檔案員、資料員要做到持證上崗。對于施工單位而言，檔案資料管理人員具備與崗位相應(yīng)的資格資歷或者在上崗前必須經(jīng)過系統(tǒng)的城建檔案管理方面專業(yè)知識的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，通過考核合格后方能持證上崗。

3工程檔案資料收集不全

工程項目要進(jìn)行全生命周期管理，即從可行性研究、工程設(shè)計、設(shè)備選型、采購、安裝、運營、維護(hù)到最后報廢的全過程。工程檔案資料收集整理工作始終貫穿這一過程，做到記錄真實，齊全。經(jīng)驗表明，工程前期的資料、監(jiān)理資料和施工資料收集不完整、不齊全的現(xiàn)象普遍存在。尤其是前期資料，立項之初，人員不到位，資料遺失現(xiàn)象比較嚴(yán)重。監(jiān)理和施工階段相對較好，但缺失也時有發(fā)生。目前，我國城建檔案管理機(jī)構(gòu)對工程檔案管理法規(guī)多止于工程竣工，對于工程后期的運營維護(hù)基本沒有相關(guān)政策法規(guī)，因此工程后期檔案資料管理只停留在運營單位層面，運營維護(hù)單位根據(jù)所需自行決定檔案資料的去留。某些城建檔案管理人員在工作中也會出現(xiàn)重視施工資料的收集，輕視工程準(zhǔn)備階段文件資料和監(jiān)理資料收集的現(xiàn)象。

這些容易缺失的資料包括：

（1）工程準(zhǔn)備文件，例如工程征地文件、工程的招投標(biāo)文件、工程的項目建議書等

（2）工程設(shè)計文件，尤其是初設(shè)文件，包括初設(shè)和擴(kuò)大初步設(shè)計、批準(zhǔn)概算書等。

（3）工程施工文，如開工批復(fù)，質(zhì)量監(jiān)督報告，竣工驗收報告等。

（4）監(jiān)理文件，有的監(jiān)理月報、季報缺失等。

（5）運營維護(hù)檔案資料：小型技術(shù)改造升級資料、設(shè)備維護(hù)資料等。

工程檔案資料收集是貯存工程信息資源的重要途徑；是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段；是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)，必須從各個環(huán)節(jié)加強(qiáng)這一基礎(chǔ)且重要的工作。

4工程檔案整理不規(guī)范

工程檔案整理工作就是要把零散的和需要條理化的資料進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化、有序化。工程檔案整理的質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的利用，在檔案管理環(huán)節(jié)中具有重要意義。在實際工作中，整理不規(guī)范現(xiàn)象時有發(fā)生。如文件材料編目不規(guī)范，不按專業(yè)進(jìn)行組卷，排列順序不正確，次序混亂等。要解決這些問題就要求檔案管理專業(yè)人員精心立卷，確保案卷質(zhì)量，在整理過程中做到規(guī)范化、系統(tǒng)化、科學(xué)化。對現(xiàn)場資料管理人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)監(jiān)督，保證建設(shè)工程檔案材料的系統(tǒng)性完整性。定期組織檢查驗收，確保整理質(zhì)量。

5工程檔案電子化水平極低

在我國，工程檔案管理工作至今還沒有建立一個達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差。沒有統(tǒng)一的利用平臺，檔案只會成為歷史文物。另外，工程檔案電子化技術(shù)規(guī)范工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施。還有檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高，尤其是施工單位檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺。這些都嚴(yán)重影響工程檔案信息的共享借鑒利用。

工程管檔案信息電子化的建設(shè)和實現(xiàn)存在著許多問題和困難，但是檔案信息的電子化是未來檔案管理的發(fā)展方向。數(shù)字時代的大勢所趨，檔案館室不可能獨立其外。不過我們應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到檔案信息電子化管理的建設(shè)和發(fā)展是分階段的，其過程也是漫長的。

三、對策

1依據(jù)國家有關(guān)法律、法規(guī)，制定操作性強(qiáng)的地方規(guī)范性文件，嚴(yán)格執(zhí)行。建立、完善自上而下的法規(guī)、規(guī)范體系,是保障建設(shè)工程檔案工作正常運行的基本條件。近年來我國加大了對建筑工程的管理力度，陸續(xù)出臺《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《建筑法》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》，使建設(shè)工程檔案管理有法可依。但如何做到有法必依，就必須出臺地方規(guī)范性文件與之配套。目前全國大部分省、市都出臺了城市建設(shè)檔案管理辦法，各市應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律、規(guī)定,結(jié)合本地實際，出臺具體的、操作性強(qiáng)的規(guī)章制度，為建設(shè)工程檔案管理提供政策保障。同時加大對城建檔案管理者和施工企業(yè)的執(zhí)法和監(jiān)督力度，強(qiáng)化職能，分清責(zé)任。建設(shè)工程檔案管理部門的城建檔案管理處,具備行政執(zhí)法資格,應(yīng)加強(qiáng)執(zhí)法力度，對不按規(guī)定報送工程檔案的建設(shè)單位應(yīng)依據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》，予以處罰，維護(hù)法律的嚴(yán)肅性。

2將建設(shè)工程檔案管理納入建設(shè)管理程序,建立并認(rèn)真落實建設(shè)工程檔案責(zé)任制。為確保建設(shè)工程檔案的齊全、真實,必須將建設(shè)工程檔案整理報送納入規(guī)劃或建設(shè)施工許可程序和工程質(zhì)量備案程序。建設(shè)單位在與城市建設(shè)檔案館簽訂《建設(shè)工程檔案報送責(zé)任書》后,方可辦理《規(guī)劃許可證》或《施工許可證》; 在工程竣工驗收前,必須由城市建設(shè)檔案館對該項建設(shè)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收,檔案驗收合格,由城建檔案館發(fā)放《建設(shè)工程檔案驗收合格證》,工程質(zhì)監(jiān)部門憑證予以辦理工程質(zhì)量備案。這一作法目前在全國許多省、市已經(jīng)實行，效果較好。

建立建設(shè)工程檔案責(zé)任制，明確由建設(shè)單位對建設(shè)工程檔案負(fù)全面責(zé)任，各責(zé)任單位按照各自職責(zé)范圍對建設(shè)工程檔案承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。督促建設(shè)單位嚴(yán)把合同關(guān)，建設(shè)單位在與各參建單位簽訂相關(guān)合同時，必須在合同中明確勘測、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位形成并應(yīng)提交的有關(guān)文件材料的內(nèi)容及整理要求，確定竣工圖的編制責(zé)任及相關(guān)費用，在條款中要明確建設(shè)工程檔案的相關(guān)違約處罰。

3城建檔案管理部門要加強(qiáng)宣傳、督促和指導(dǎo)，對建設(shè)工程檔案工作實行超前控制。建設(shè)工程檔案是進(jìn)行城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的依據(jù)，是工程質(zhì)量的可靠依據(jù)和真實鑒證。鑒于建設(shè)工程檔案的重要性及目前社會上對該項工作還認(rèn)識不足，必須加大宣傳力度。在宣傳上可采取靈活多樣的形式，如展覽、刊物、會議、培訓(xùn)等，有針對性地對建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位及城市建設(shè)管理部門宣傳城市建設(shè)檔案工作，擴(kuò)大影響，提高檔案意識。其次，應(yīng)提高主動服務(wù)意識。作為城建檔案管理部門，必須深人基層，掌握建設(shè)工程進(jìn)度，了解建設(shè)單位的需要，切實幫助建設(shè)、施工等單位解決實際問題。

4加強(qiáng)人員培訓(xùn),提高人員素質(zhì)。由于工程建設(shè)的專業(yè)性和復(fù)雜性,檔案人員的素質(zhì)直接決定了建設(shè)工程檔案質(zhì)量的好壞，建立一支具有高度責(zé)任心、事業(yè)心、業(yè)務(wù)精、技術(shù)強(qiáng)的檔案專業(yè)隊伍至關(guān)重要。城建檔案管理部門首先要加強(qiáng)對建設(shè)單位、施工單位的工程檔案編制及管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高他們的檔案意識，重點講解建設(shè)工程檔案的歸檔范圍、竣工圖的編制方法、建設(shè)工程檔案的分類及整理方法； 其次，建設(shè)主管部門的檔案管理人員也應(yīng)加強(qiáng)自身建設(shè)，參加上崗培訓(xùn)，自覺鉆研專業(yè)業(yè)務(wù)以勝任本職工作。

5成立城建檔案服務(wù)中介機(jī)構(gòu)。針對目前不少建設(shè)單位缺少檔案專業(yè)人員，無力整理、編制合格的工程檔案的現(xiàn)狀，建設(shè)單位可聘請城建檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)代為編制，實行有償服務(wù)； 城建檔案服務(wù)中介機(jī)構(gòu)應(yīng)配合城建檔案館檔案業(yè)務(wù)工作。這樣既可滿足部分建設(shè)單位的需要，又可彌補(bǔ)城建檔案館的經(jīng)費不足。

6加強(qiáng)監(jiān)督檢查

工程檔案的管理部門要建立并健全相關(guān)檢查機(jī)構(gòu)，配置人員，組織監(jiān)督、檢查工作，按程序辦事，認(rèn)真負(fù)責(zé)。對在工程檔案工作上操作不規(guī)范的建設(shè)單位及其相關(guān)負(fù)責(zé)人隨時提出意見建議或批評，并要求限期改正，真切的起到監(jiān)督、檢查的相關(guān)作用。要做好工程檔案的管理工作，需要工程檔案的管理部門與工程建設(shè)單位的通力協(xié)作、緊密配合、全力溝通，更需要工程建設(shè)的行政管理部門與相關(guān)部門的大力支持與幫助。各部門在工程檔案管理工作中應(yīng)做到：提前介入、全程參與、確保質(zhì)量、有效落實、加強(qiáng)培訓(xùn)。只有秉承著這樣的工作原則，并將上述制定的相關(guān)措施切實執(zhí)行，才能真正發(fā)揮出工程檔案管理工作所應(yīng)有的價值。

7加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高建設(shè)工程檔案管理效率

跟上時代的發(fā)展步伐，工程建設(shè)檔案管理要應(yīng)用計算機(jī)信息管理技術(shù)。適應(yīng)工程項目現(xiàn)代管理模式，探索檔案信息資源體系，根據(jù)建設(shè)工程和單位信息化管理實際情況，使用檔案管理軟件，實行工程建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程傳輸、查閱、保管，使電子工程檔案的收集、保管、利用工作高效、規(guī)范、有序。建立和共享電子檔案數(shù)據(jù)庫，提高建設(shè)工程檔案管理效率。

結(jié)束語：

工程檔案管理要把工程檔案的質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要來抓，搞好建設(shè)工程檔案管理一定要采取積極有效的方法和措施，提高建設(shè)工程檔案的質(zhì)量，在促進(jìn)企業(yè)自身現(xiàn)代化管理的同時，更好地為社會主義經(jīng)濟(jì)和發(fā)展服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1] 劉宇平;陳焱輝;;做好工程檔案管理 提高檔案管理水平[J];黑龍江史志;2009年12期

[2] 李玉山;;論工程檔案在工程建設(shè)中的作用[J];山西建筑;2008年28期

篇（10）

中圖分類號：G275.2文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：

引言：

文書檔案管理作為電力企業(yè)MIS系統(tǒng)的重要組成部分，在企業(yè)信息化建設(shè)中起著很關(guān)鍵的作用。隨著企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的啟用，文書檔案日益成為企業(yè)文件的主導(dǎo)形式，這就對檔案管理提出了新的要求，即如何利用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集、積累、整理、形成檔案，開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理的效率，更好的為企業(yè)服務(wù)。目前電力企業(yè)的文書檔案管理電子化已經(jīng)得到一定的發(fā)展，但管理上還不夠規(guī)范。為此，需要在進(jìn)一步實現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化的同時，加強(qiáng)管理的規(guī)范化工作。

1.信息社會對電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展提出了新的要求

20世紀(jì)末美國面對日益激烈的全球競爭形勢提出了”信息高速公路’‘建設(shè)的戰(zhàn)略此戰(zhàn)略主要是為了提高網(wǎng)絡(luò)的傳輸速率和寬帶。該戰(zhàn)略的施行收到了良好的社會經(jīng)濟(jì)效益使美國的管理成本大幅度的降低、競爭力大大增強(qiáng)。同時許多國家紛紛效仿美國制定了相類似的信息發(fā)展工程,出現(xiàn)了一種爭先利用先進(jìn)科學(xué)、技術(shù)來改善企業(yè)經(jīng)營管理的局面?？梢?信息技術(shù)的開發(fā)和進(jìn)步對社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有重要的作用信息化這個概念已經(jīng)滲透到社會經(jīng)濟(jì)的各個領(lǐng)域信息化建設(shè)已經(jīng)成為了社會的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。信息化意味著我們有加強(qiáng)一切有用信息的開發(fā)和管理的必要使信息的服務(wù)帶動作用得到有效發(fā)揮。

電力企業(yè)是知識型、技術(shù)型高度密集的企業(yè)是關(guān)系國家能源安全和國民經(jīng)濟(jì)命脈的國有重要骨干企業(yè)。信息化的發(fā)展趨勢促進(jìn)了有用信息的開發(fā)利用,要求企業(yè)文書檔案管理和信息化建設(shè)緊密結(jié)合。電力企業(yè)檔案是在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動中產(chǎn)生的.是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動的真實反映對企業(yè)的現(xiàn)狀和發(fā)展規(guī)律研究、日常經(jīng)營管理和戰(zhàn)略決策等都有重要的價值。信息社會對電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展提出了新的要求。如何有效的發(fā)揮文書檔案的作用為企業(yè)服務(wù)為社會信息管理、建設(shè)服務(wù)成為擺在信息開發(fā)和管理者面前的重要問題。當(dāng)前加快信息自動化系統(tǒng)建設(shè),實現(xiàn)文書檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機(jī)化是實現(xiàn)文書檔案工作現(xiàn)代化、提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。

2.實現(xiàn)信息化管理的原則

計算機(jī)管理在各個領(lǐng)域的普及使企業(yè)文書檔案實現(xiàn)信息化管理成為現(xiàn)實。計算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入企業(yè)文書檔案管理領(lǐng)域，一方面，使檔案信息的處理速度大大提高、檔案資源的服務(wù)范圍擴(kuò)大、檔案資源開發(fā)利用變得更加方便，另一方面，也使我們看到傳統(tǒng)的檔案管理模式必須進(jìn)行改革，才能適應(yīng)當(dāng)前的信息化潮流。目前，電力企業(yè)已經(jīng)將計算機(jī)引入了文書檔案的管理，通過應(yīng)用該技術(shù)大大簡化了文件材料的收集、整理和歸檔過程，節(jié)約了時間，提高了效率。一個成功的企業(yè)文書檔案計算機(jī)管理模式，要能夠處理文書與檔案部門內(nèi)部各方面的工作信息，對信息加以區(qū)別和處理，并為企業(yè)提供準(zhǔn)確的信息利用。

2.1利用快捷

企業(yè)文書檔案應(yīng)用計算機(jī)管理的目標(biāo)是利用現(xiàn)代化手段、以全新的管理理念處理文書檔案信息，為企業(yè)提供安全、及時、準(zhǔn)確、全面的信息，提高工作效率。

2.2方便實用

當(dāng)前采用的計算機(jī)管理技術(shù)使得系統(tǒng)在一定的時期具有先進(jìn)性，而不被淘汰。 要簡化程序，使用方便，符合企業(yè)文書檔案的應(yīng)用要求，符合檔案系統(tǒng)規(guī)范。 使用成熟的商品化軟件，與辦公自動化軟件能夠有效地接口，不能形成信息孤島。

2.3確保信息安全

文書檔案信息內(nèi)容有一定的保密要求，因此，必須處理好信息保密和信息共享之間的矛盾，規(guī)定用戶權(quán)限，文件須經(jīng)加密處理。 單位檔案的網(wǎng)絡(luò)可以組成一個單獨的局域網(wǎng)與企業(yè)網(wǎng)連接，但必須與國際互聯(lián)網(wǎng)維持物理斷開形式，從而維護(hù)信息的安全。

3.電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理的方法

電力企業(yè)文書檔案工作現(xiàn)代化管理就是應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是以電子計算機(jī)技術(shù)為楊合的信息處理技術(shù).采用科學(xué)的文書檔案管理體制和管理方法,開發(fā)檔案信息資源提供高質(zhì)量、高效率的檔案服務(wù),其中人是最重要的因素。

3.1切實提高電力企業(yè)文書檔案管理發(fā)展意識

電力企業(yè)文書檔案工作者及分管領(lǐng)導(dǎo)必須樹立起檔案管理及檔案保存的重要意識。一是要改變檔案工作長期無聲無息的收集整理局面.面向電力企業(yè)文書檔案和科技檔案管理工作.要積極參與.并應(yīng)用相關(guān)檔案的電子計算機(jī)管理辦法和要求加強(qiáng)管理.’提高電子計算機(jī)管理水平為文書檔案工作的開展創(chuàng)造良好的企業(yè)環(huán)境,為電力企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù);二是要提高檔案工作人員的工作積極性把管理檔案工作的作用充分發(fā)揮出來.千方百計擴(kuò)大服務(wù)領(lǐng)域只有這樣才能打開電力企業(yè)文書檔案工作的新局面帶動電力企業(yè)檔案事業(yè)的全面發(fā)展.

3.2加大電力企業(yè)文書檔案現(xiàn)代化管理的軟硬件投入

制約電力文書檔案和科技檔案現(xiàn)代化管理的因素有很多如資金、人才等,但起主要決定因素的是分管領(lǐng)導(dǎo)者的現(xiàn)代化意識管理水平。一是應(yīng)投入較大的精}力關(guān)心和支持這一事業(yè)沒有資金,應(yīng)想方設(shè)法創(chuàng)造條件投入資金;沒有設(shè)備,應(yīng)千方百計配備先進(jìn)設(shè)備;沒有管理人才.應(yīng)積極培養(yǎng)、選拔高素質(zhì)的專業(yè)人才把檔案現(xiàn)代化管理納入電力.建設(shè)、電力供應(yīng)、電力管理工作計劃,列入本單位重要達(dá)標(biāo)的內(nèi)容進(jìn)行考核。二是各基層單位領(lǐng)導(dǎo)尤其是分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常過問此項工作.定期聽取檔案工作匯報.了解檔案工作現(xiàn)狀指導(dǎo)檔案部門依法開展工作,幫助解決工作中實際存在的困難和問題。三是要有宏觀指導(dǎo)的總體思路.實現(xiàn)微觀動作上管理內(nèi)涵和技術(shù)手段的創(chuàng)新。

3.3建設(shè)高素質(zhì)的電力文書檔案工作者隊伍

電力企業(yè)文書檔案管理現(xiàn)代化對檔案管理人員的素質(zhì)提出了新的要求,檔案管理人員應(yīng)具有現(xiàn)代意識和服務(wù)思想,應(yīng)掌握現(xiàn)代知識和技能。檔案人才是知識,管理人才。當(dāng)前文書檔案現(xiàn)代化管理的主要內(nèi)容和核心就是計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用即檔案計算機(jī)管理。電子計算機(jī)以其高速運,算與極強(qiáng)的數(shù)據(jù)處理能力給電力檔案工作者帶來了科學(xué)的管理手段與先進(jìn)的檢索方法。文書檔案管理工作者必須掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)熟練和運用電子計算機(jī)以及現(xiàn)代化辦公設(shè)備來進(jìn)行電子文件的制作、使用、立卷歸檔和維護(hù).勝任計算機(jī)時代的文書檔案管理工作。電力企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化訓(xùn)練,對檔案專(兼)職工作者分層次進(jìn)行基礎(chǔ)知識培訓(xùn)及檔案專業(yè)知識培訓(xùn),培養(yǎng)一支具有一定數(shù)量和質(zhì)量的年輕的檔案管理生力軍培養(yǎng)和選拔優(yōu)秀人才,使他們不僅具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì),而且具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識。只有這樣才能在實踐中建設(shè)一支政治合格、業(yè)務(wù)精通、紀(jì)律嚴(yán)明、作風(fēng)過硬、服務(wù)優(yōu)質(zhì)的文書檔案管一理隊伍進(jìn)而全面提高電力企業(yè)檔案工作的服務(wù)意識和管理水平。

3.4加快電力文書檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程