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時(shí)間：2023-06-05 15:33:42
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇辦公檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
通常而言，醫(yī)院辦公室檔案管理人員較為穩(wěn)定，可以有效地促進(jìn)檔案管理的延續(xù)性與完整性。在日常工作中，醫(yī)院辦公室檔案進(jìn)行了有效的分類與整理，便于利用查找與翻閱。
（二）檔案文書工作細(xì)致
檔案質(zhì)量的好壞，在一定程度上仍決定于工作人員的文書工作，在收集過程中，有關(guān)于醫(yī)院發(fā)展與建設(shè)的媒體相關(guān)報(bào)道也是辦公室檔案管理工作的重要組成部分。
二、醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問題
（一）檔案管理人員緊張
由于工作重點(diǎn)不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)易將重點(diǎn)放在醫(yī)院的硬件建設(shè)與發(fā)展上，對(duì)檔案建設(shè)容易忽視。檔案管理人員通常由行政人員兼任。在其管理過程中，易出現(xiàn)工作人員職責(zé)不明確，保管制度不嚴(yán)格及借閱手續(xù)無章可依的現(xiàn)象。
（二）現(xiàn)代化管理軟件不足
隨著科技水平的發(fā)展，檔案的管理不再只局限于手工操作、人工分類等，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件是必要也是必需的。雖然有些使用Excel軟件進(jìn)行錄入與編輯，但仍適應(yīng)不了醫(yī)院檔案管理的需求。
（三）檔案收集及歸檔不規(guī)范
醫(yī)院辦公室檔案包括各臨床科室、后勤部門及與外單位的相關(guān)文書。因?yàn)闄n案管理人員緊張，臨床各科室的檔案不能及時(shí)收集，或者各科室在檔案的書寫過程中存在這樣那樣的問題，都直接影響著檔案的質(zhì)量。
三、醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用
（一）優(yōu)質(zhì)醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分
辦公室檔案是醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展的重要見證，對(duì)檔案進(jìn)行合理化管理，其質(zhì)量的提高可以提升醫(yī)院的品牌形象。在實(shí)際工作過程中，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予足夠重視，除了完善各項(xiàng)規(guī)章制度，保持檔案“藏“的功能外，對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行合理開發(fā)也應(yīng)該提上重要的議事日程。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理，可以真正達(dá)到“以檔案促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，以檔案成就醫(yī)院品牌”的效果。
（二）完整的醫(yī)院辦公室檔案管理促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)與提升
辦公室檔案管理工作重點(diǎn)應(yīng)該是保持檔案的完整性。同時(shí)應(yīng)努力做好檔案的保密工作，保證檔案的使用效果。應(yīng)定期對(duì)醫(yī)院辦公室管理工作進(jìn)行督查與考核，以保證檔案管理工作的質(zhì)量。對(duì)一些臨床糾紛案件檔案，應(yīng)注重對(duì)其檔案價(jià)值的開發(fā)。完整收集糾紛檔案，仔細(xì)分析醫(yī)院在糾紛中所處的利與弊，可形成分析報(bào)告后，供醫(yī)院決策者在今后工作中進(jìn)行借鑒與指導(dǎo)。
（三）延續(xù)的醫(yī)院辦公室檔案有利于促進(jìn)醫(yī)院迎檢與審核
為了更好地規(guī)范醫(yī)院管理與質(zhì)量控制，每年或者每幾年會(huì)對(duì)醫(yī)院進(jìn)行分級(jí)管理考核與檢查。在各項(xiàng)檢查與審核過程中，需要有各科室歷年的規(guī)范性文書及指導(dǎo)性規(guī)章制度。檔案管理的延續(xù)性就可以幫助醫(yī)院從容應(yīng)對(duì)各項(xiàng)檢查，真正做到有備無患。
（四）規(guī)范的醫(yī)院辦公室檔案管理可以促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員素質(zhì)的提高
檔案是具有法律意義的文書，可以作為司法機(jī)關(guān)取證的重要證據(jù)。在日常檔案管理工作中，工作人員有必要對(duì)醫(yī)院各科室進(jìn)行檔案相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，告知檔案的用紙規(guī)范、裝訂規(guī)范及歸檔規(guī)范。有條件的，可以在各科室抽調(diào)專人進(jìn)行檔案管理。
（五）醫(yī)院辦公室檔案價(jià)值的開發(fā)利用可以促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展
醫(yī)院辦公室檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要?dú)v史憑證。對(duì)其完整、延續(xù)性的歸檔后，合理正確地開發(fā)其價(jià)值，可以促進(jìn)醫(yī)院更好的發(fā)展。根據(jù)醫(yī)院工作的特點(diǎn)，可以對(duì)三類檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理，分別為“醫(yī)德醫(yī)風(fēng)類”“繼續(xù)再教育類”及“職稱晉升類”。這三類檔案都直接與醫(yī)務(wù)人員相關(guān)。醫(yī)學(xué)知識(shí)更新速度快，醫(yī)療舉措日新月異，醫(yī)務(wù)人員對(duì)新知識(shí)對(duì)醫(yī)療舉措的渴求更明顯。醫(yī)務(wù)人員是醫(yī)院發(fā)展的核心力量，可以最大限度地增強(qiáng)醫(yī)院的核心競(jìng)爭(zhēng)力。醫(yī)院辦公室檔案管理人員可通過信息化手段，定期對(duì)這三類檔案進(jìn)行信息分析，了解醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員的動(dòng)態(tài)變化，了解醫(yī)務(wù)人員開展繼續(xù)再教育的現(xiàn)狀及趨勢(shì)。所進(jìn)行的分析報(bào)告，可以為醫(yī)院決策者提供參考，促進(jìn)醫(yī)務(wù)人員整體水平的提高。
（六）網(wǎng)絡(luò)化醫(yī)院檔案管理可以促進(jìn)節(jié)約型醫(yī)院建設(shè)
檔案以文書類居多，每年醫(yī)院都會(huì)有大量的醫(yī)療相關(guān)檔案歸檔。按國(guó)家規(guī)定，醫(yī)療檔案需要保30年以上，有些特殊病例檔案需要保存更長(zhǎng)時(shí)間。醫(yī)院為了保存相關(guān)檔案，需要花巨資添置相關(guān)設(shè)備。推行網(wǎng)絡(luò)化檔案管理后，醫(yī)院信息化進(jìn)程加速，電子病歷可以減少大量紙張的使用，數(shù)字化影像可以減少?zèng)_洗影像資料而帶來的巨大投入，大大地節(jié)約了檔案成本。有報(bào)道稱，某醫(yī)院2009年被選全院科室檔案網(wǎng)絡(luò)化管理后，共為醫(yī)院節(jié)約270余萬元。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)化辦公室檔案管理后，可以根據(jù)醫(yī)院每個(gè)科室的特點(diǎn)，由檔案秘書自行設(shè)立分類要求，明確細(xì)致地填寫相關(guān)檔案內(nèi)容，有效地提升醫(yī)院辦公室檔案管理質(zhì)量。
二、辦公室檔案管理效率提高的策略
(一)創(chuàng)新人員理念
在開展辦公室檔案管理工作時(shí)，理念是做好工作的基礎(chǔ)，只有創(chuàng)新理念，才能夠?qū)⑾敕ㄞD(zhuǎn)變成為實(shí)踐，從而不斷的提高檔案管理的水平。而想做到這點(diǎn)，單位領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理人員必須提高思想認(rèn)識(shí)，在詳細(xì)分析檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，進(jìn)行創(chuàng)新，找到檔案管理過程中存在的問題，并采取措施解決問題，不斷的提高檔案管理工作的水平。除了提高自身工作水平，檔案管理人員還應(yīng)該提高自身的服務(wù)意識(shí)，更新檔案管理思想，確定合理的檔案管理目標(biāo)。在目標(biāo)確定時(shí)，必須根據(jù)單位的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展需求進(jìn)行，確保檔案管理工作能夠和單位日常工作需求相適應(yīng)。單位管理者也應(yīng)該重視全體工作人員思想工作的加強(qiáng)，通過會(huì)議等形式來提高檔案管理人員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，并在此基礎(chǔ)上轉(zhuǎn)變檔案管理工作的形式，從以往的被動(dòng)管理轉(zhuǎn)變成為主動(dòng)管理，全面提高檔案管理工作的實(shí)際質(zhì)量。
(二)采用有效管理手段進(jìn)行檔案管理
開展辦公室檔案管理工作時(shí)，選擇的管理手段會(huì)直接影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量，特別是在新的時(shí)期，辦公室開展檔案管理工作時(shí)，更需要與時(shí)俱進(jìn)的更新管理手段。首先，檔案管理應(yīng)該和時(shí)代相適應(yīng)，需要將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中去，實(shí)現(xiàn)檔案管理手段的現(xiàn)代化。檔案管理部門也應(yīng)該根據(jù)需要進(jìn)行檔案管理局域網(wǎng)的建立，這樣能夠方便單位人員的檔案查閱，不但能夠提高檔案管理效率還能夠提高其使用效率。其次，辦公室可以聯(lián)系相關(guān)單位來建立專業(yè)管理中心，通過管理中心來整合電子數(shù)據(jù)，給檔案管理和查閱提供方便。管理中心的任務(wù)便是收集辦公室的電子數(shù)據(jù)，并通過網(wǎng)絡(luò)來共享數(shù)據(jù)，提高其管理效率和應(yīng)用效率。
(三)重視管理機(jī)制創(chuàng)新
在辦公室檔案管理中，管理機(jī)制是效率提高的保證，有效創(chuàng)新管理機(jī)制是提高辦公室檔案管理效率的重要因素。一些單位進(jìn)行檔案管理時(shí)，經(jīng)常存在和其他部門工作協(xié)調(diào)困難的情況，這是由于檔案管理機(jī)制不合理導(dǎo)致的。這便要求檔案管理工作開展過程中重視管理機(jī)制的創(chuàng)新，激發(fā)工作人員的創(chuàng)造潛力和工作動(dòng)力。單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)該正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，從單位的實(shí)際需要出發(fā)，制定更加科學(xué)的管理機(jī)制，除了需要做好工作流程制定和人員選定工作之外，還需要成立單位文件閱覽中心、建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建設(shè)檔案咨詢臺(tái)。
(四)根據(jù)需要擴(kuò)大辦公室檔案管理的領(lǐng)域
現(xiàn)在有些事業(yè)單位管理辦公室檔案時(shí)，普遍存在工作范圍狹窄的問題，這便需要擴(kuò)展創(chuàng)新管理范圍。想要達(dá)到擴(kuò)大領(lǐng)域的目的，便需要擴(kuò)大檔案服務(wù)對(duì)象的范圍，給整個(gè)社會(huì)服務(wù)。很多單位的檔案針對(duì)的往往是本單位內(nèi)部，給單位的正常運(yùn)行提供服務(wù)，雖然檔案在單位運(yùn)行方面做出了一定貢獻(xiàn)，但是其作用卻沒有完全發(fā)揮出來。若是能夠讓檔案給整個(gè)社會(huì)服務(wù)，不同的個(gè)人或者組織便能夠通過檔案資源獲得自己需要的信息，發(fā)揮檔案的作用。在擴(kuò)大檔案管理領(lǐng)域的同時(shí)，也必須做好人員培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，讓其更好的為檔案管理工作服務(wù)。
由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的速度，設(shè)備現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，都對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平要求提出了新標(biāo)準(zhǔn)，必須通過各種形式，加強(qiáng)他們對(duì)新檔案法的學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)，使其具有法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性、責(zé)任心，必須加強(qiáng)檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術(shù)，又熟悉檔案知識(shí)的專業(yè)人才，才能完成這項(xiàng)艱巨而重大的任務(wù)。
2辦公室文書檔案的管理
文書檔案的特點(diǎn)，其內(nèi)容有針對(duì)性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長(zhǎng)。對(duì)于“件”數(shù)太多。辦公室歸結(jié)出的檔案一般比較具有時(shí)效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。對(duì)于整理過程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進(jìn)行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計(jì)劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。對(duì)于管理易發(fā)生的錯(cuò)誤。辦公室文件最大的特點(diǎn)是其有機(jī)聯(lián)系性強(qiáng)，從名目即可窺看內(nèi)容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。
3辦公室業(yè)務(wù)檔案的管理
業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)是零散、量大，其特點(diǎn)的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計(jì)細(xì)節(jié)，方便找出其中關(guān)聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢(shì)就立刻顯現(xiàn)出來。分類概括。業(yè)務(wù)檔案多以涉及民生問題的個(gè)人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據(jù)其所在地、所在科室、所在管轄進(jìn)行分類，且民生問題涉及安全性文件量低，主要以個(gè)人或全體檔案調(diào)用為主。立卷簡(jiǎn)易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細(xì)致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務(wù)檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來來看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區(qū)域名稱即可，并不存在因?yàn)槿藛T不同而產(chǎn)生的立名不同。即使是案卷標(biāo)題也可擬寫，幾個(gè)字就行，如勞動(dòng)合同鑒證冊(cè)、招工表、大學(xué)生報(bào)到卷、某某科室員工信息等，不存在爭(zhēng)議問題。
4加強(qiáng)信息化管理
隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給人類帶來了極大的便利，電子技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，實(shí)施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，減少對(duì)檔案材料的磨損，延長(zhǎng)檔案壽命，減輕檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來更加方便。
5人力資源和社會(huì)保障管理
檔案管理的其他思索對(duì)于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國(guó)家應(yīng)及時(shí)出臺(tái)一些相應(yīng)的檔案收集管理的輔助措施，出臺(tái)相應(yīng)規(guī)范細(xì)則，加強(qiáng)檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)人員，規(guī)定具體細(xì)則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專門部門，派遣相應(yīng)專業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學(xué)性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。
1.1 檔案管理信息化不全面
目前很多單位已經(jīng)開展了檔案管理信息化建設(shè)，但普及不全面，發(fā)展不深入，特別是經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)的山區(qū)縣，例如本單位的部分檔案還在采用“有紙化辦公”的管理模式?！坝屑埢k公”相對(duì)于當(dāng)前繁重的工作量、快速的工作節(jié)奏，其查找資料效率低，資料檔案不易保存等問題凸顯。另外，一些會(huì)議記錄文件和一些年代久遠(yuǎn)的文件都沒有做信息化存檔工作，當(dāng)查閱舊文件檔案時(shí)需要大費(fèi)周章將文件調(diào)出，這也表明目前的信息化建設(shè)還不夠全面。
1.2 檔案查閱易造成污損
文書檔案主要材料是由紙質(zhì)構(gòu)成， 并進(jìn)行保管， 很多檔案資料年代比較久遠(yuǎn)， 價(jià)值相當(dāng)重要，由于各部門經(jīng)常需要對(duì)歸檔文件進(jìn)行查閱， 而且審閱文件的時(shí)間比較長(zhǎng)， 加上受到外部環(huán)境因素影響，難免會(huì)存在污損、丟失等情況，有些重要檔案如出現(xiàn)損毀， 極難找回替代文件， 會(huì)對(duì)成文書檔案管理工作做成影響和對(duì)文書資源造成損失。
1.3 檔案檢索效率不高
在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，文書檔案由于涉及不同的部門，需要專人按照不同的要求對(duì)其進(jìn)行分類存放審查和編目， 工作非常繁鎖。 當(dāng)辦公人員需要進(jìn)行借閱文檔時(shí)， 一般采用人工檢索文件，首先要進(jìn)行辦理詳細(xì)的借閱登記手續(xù)，然后檔案管理員到檔案室查找，特別是對(duì)年代久遠(yuǎn)文件的檢索時(shí)，需要檔案管理員在塵封已久的檔案中查找，這樣一來耗費(fèi)大量時(shí)間、人力、物力。
2 檔案管理信息化的必要性
2.1 檔案管理信息化能提高工作效率
檔案管理大部分依托于人工編寫，隨著檔案操作軟件的研發(fā)并應(yīng)用，人們可以輕松的利用各種計(jì)算機(jī)功能實(shí)現(xiàn)對(duì)公路檔案的編制、審核和備案。這種輕便的檔案管理方式不僅大大減輕了檔案員的工作量，提高了他們的積極性，還能減少檔案管理工作上的失誤，提高檔案的精準(zhǔn)性。
2.2 檔案管理信息化能優(yōu)化資源配置
大多數(shù)單位對(duì)檔案的管理還停留在紙質(zhì)的要求上，很多檔案資料包括上級(jí)批文、會(huì)議紀(jì)要、相關(guān)部門通知等都是通過紙質(zhì)的形式表現(xiàn)出來。一些重大的項(xiàng)目在后期交檔的時(shí)候，都是把檔案資料用車子的形式推進(jìn)檔案館。這不僅加重了檔案員的工作量，還造成紙質(zhì)資源的浪費(fèi)。通過信息化改革，可能一個(gè)項(xiàng)目的資料放在一個(gè)小小的優(yōu)盤里就可以，方便交檔歸檔。而且這種存儲(chǔ)方式能加大檔案信息的存儲(chǔ)量，實(shí)現(xiàn)資源的合理優(yōu)化使用。
2.3 檔案信息化管理能提升檢索功能
很多工作在完成之后，就可以形成一套完整的文書檔案，然后放到專門的檔案室。但是這并不意味著這些檔案就可以放置在檔案室里，后期還是有很大的用處。通過建立信息化的檔案管理模式，開發(fā)專門檔案管理的電子系統(tǒng)，能方便對(duì)檔案的查閱和檢索，極大的提高了檔案的利用價(jià)值。
3 信息化檔案管理應(yīng)用
3.1 建立檔案信息庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化
檔案管理的信息化建設(shè)的前提是要進(jìn)行信息的數(shù)字化改革與建設(shè)。不僅要將現(xiàn)有的書面紙質(zhì)檔案掃描轉(zhuǎn)存為電子文件檔案，還要建立檔案信息庫(kù)。這樣一來，能夠同時(shí)擁有紙質(zhì)和電子兩種文書檔案信息，解決了記錄信息少以及工作效率過于低下的問題，還能夠滿足單位各部門部門對(duì)于檔案信息和資源的需求，能夠保證問題解決與決策的及時(shí)性與有效性。此外，單位檔案信息庫(kù)應(yīng)當(dāng)及時(shí)的進(jìn)行資料信息的補(bǔ)充完善與整體信息庫(kù)的更新與維護(hù)等，保證信息庫(kù)的資料全面且有效。
本單位利用OA辦公系統(tǒng)，按照級(jí)別分類建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。首先按時(shí)間進(jìn)行一級(jí)劃分，劃分為永久、30年、10年三種檔案保存類型。其次進(jìn)行二級(jí)劃分，按照行政級(jí)別由上級(jí)到下級(jí)進(jìn)行存放，如按照肇公，肇公養(yǎng)，肇公財(cái)，肇公基、縣委、縣府辦等分類，形成收件管理的歸檔。對(duì)于發(fā)件管理，按照發(fā)件的文號(hào)，編制《發(fā)文匯集》，建立年度發(fā)件文件信息庫(kù)。
3.2 檔案系統(tǒng)無縫連接，提高工作效率
傳統(tǒng)的文件檢索模式是人工檢索，這對(duì)工作的時(shí)效性大打折扣。通過檔案管理系統(tǒng)和OA辦公系統(tǒng)的無縫連接，辦公室檔案管理部門能夠充分的利用檔案信息化的優(yōu)勢(shì)，在確保信息安全的條件下建立資源信息共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，進(jìn)行無阻礙的信息傳遞。單位檔案與信息的獲得渠道大大的拓寬，各部門能夠通過OA辦公系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行查閱和最新消息進(jìn)行收取，有利于管理部門與人員工作效率的提高。
一、辦公室檔案管理原則及要求
檔案管理工作必須遵循服從、嚴(yán)謹(jǐn)、高效以及合作的相關(guān)原則，才能夠準(zhǔn)確客觀和及時(shí)地完成相關(guān)工作，更好地發(fā)揮檔案管理工作職能，為辦公室的其他業(yè)務(wù)及管理打好基礎(chǔ)。
（一）準(zhǔn)確，客觀地記錄辦公室相關(guān)內(nèi)容。檔案管理工作是辦公室經(jīng)營(yíng)管理作業(yè)鏈中的紐帶，檔案管理如果不能夠準(zhǔn)確地收集、整理辦公室關(guān)鍵信息，也就無法為單位領(lǐng)導(dǎo)等提供決策幫助，則檔案管理工作就不能很好地發(fā)揮紐帶作用。做到檔案管理工作的基本要求，則檔案管理必須具備全局觀念，具備責(zé)任心并正確地理解辦公室的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略與發(fā)展策略，不偏不倚地對(duì)資料進(jìn)行整理、對(duì)會(huì)議內(nèi)容等進(jìn)行記錄，確保信息真實(shí)有效，才能夠合理地協(xié)調(diào)下級(jí)部門及人員工作，進(jìn)而促進(jìn)辦公室管理的更好實(shí)現(xiàn)。
（二）嚴(yán)謹(jǐn)，一絲不茍精準(zhǔn)服務(wù)?，F(xiàn)代辦公室管理強(qiáng)調(diào)效率，檔案管理工作需要對(duì)多元化的信息進(jìn)行記錄、傳達(dá)，并協(xié)調(diào)相關(guān)部門及人員完成相關(guān)工作。在這個(gè)過程中，檔案管理工作必須嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，遵循嚴(yán)謹(jǐn)性原則，一絲不茍地完成相關(guān)工作，才能夠更好地服務(wù)辦公室管理。要想做到檔案管理工作的嚴(yán)謹(jǐn)性原則，就必須關(guān)注細(xì)節(jié)。辦公室管理關(guān)注精細(xì)化或精準(zhǔn)化管理，檔案管理工作同樣如此。合格的檔案管理，必須關(guān)注細(xì)節(jié)，并且及時(shí)準(zhǔn)確地根據(jù)管理層要求對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行輔助、協(xié)調(diào)，以確保檔案管理工作職能得到合理發(fā)揮?，F(xiàn)代辦公室檔案管理在工作中必須保持警惕，對(duì)工作中的細(xì)節(jié)進(jìn)行充分地記錄與分析，見微知著，并在動(dòng)態(tài)環(huán)境中尋找規(guī)律，才能夠不斷提升檔案管理的勝任力。此外，辦公室檔案管理工作人員必須堅(jiān)持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，對(duì)辦公室的內(nèi)部信息及資料等進(jìn)行妥善保管，對(duì)文件進(jìn)行保密管理，不對(duì)任何人泄露文件信息，并在本職工作范圍內(nèi)嚴(yán)格地按照檔案管理工作原則與辦公室要求從事相關(guān)工作，不可以越權(quán)行事，也不可以利用職務(wù)便利謀求不正當(dāng)利益。
（三）利用信息手段提升檔案管理效率。在辦公室檔案管理追求信息化與高效率的背景下，檔案管理工作必須做到高效率，才能夠滿足辦公室檔案管理者與其他業(yè)務(wù)的需求。由此可見，高效原則是檔案管理工作的重要原則之一。要想做到檔案管理工作的高效原則，檔案管理需要較好地掌握現(xiàn)代檔案管理工作的基本技巧，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)及其他管理工具，進(jìn)而提升檔案管理工作的效率，更好地促進(jìn)其職能的發(fā)揮。這就需要檔案管理工作人員持續(xù)保持學(xué)習(xí)意識(shí)，對(duì)檔案管理工作相關(guān)的知識(shí)與技能進(jìn)行不斷地積累與運(yùn)用。全面了解辦公室檔案管理工作的特性與具體要求，并正確恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用相關(guān)技術(shù)，更高效的完成檔案管理崗位工作。
（四）合作，正確傳遞合理協(xié)調(diào)。檔案管理不是被動(dòng)地接受文檔并保存，而是需要與其它科室進(jìn)行溝通、文件收集并最終完成歸檔。在這個(gè)過程中，辦公室檔案管理人員必須與其它科室的人員進(jìn)行溝通與合作，確保檔案管理能夠了解內(nèi)外部信息，并協(xié)調(diào)相關(guān)工作順利地進(jìn)行。要做到檔案管理工作的合作原則要求，檔案管理人員必須保持合作意識(shí)，并加強(qiáng)人際交往與溝通能力，以客觀的立場(chǎng)和態(tài)度，對(duì)檔案管理相關(guān)工作進(jìn)行處理。
二、 辦公室檔案管理存在的共性問題
（一）歸檔不及時(shí)。辦公室檔案歸檔不及時(shí)，與辦公室及其他科室的相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)度等脫節(jié)比較嚴(yán)重。甚至在部分業(yè)務(wù)完全結(jié)束后，辦公室（檔案室）才會(huì)收錄全部的醫(yī)療服務(wù)信息，而沒有在進(jìn)行中不斷地更新檔案。特別是一些急救檔案存在信息缺損或不完全等情況，后續(xù)也很難補(bǔ)齊，則出現(xiàn)醫(yī)療糾紛等很難提供完整、準(zhǔn)確的有效文檔。在這個(gè)階段已經(jīng)無法找到完整的文檔資料，這不僅影響檔案管理的效率，還會(huì)影響信息的完整性。建立在檔案管理基礎(chǔ)上的一些辦公室研究、分析等也就會(huì)因此出現(xiàn)一定問題。
（二）檔案管理不規(guī)范。辦公室檔案管理質(zhì)量不高，包括資料不全、資料內(nèi)容混亂。甚至，非常多的辦公室檔案管理中，檔案管理人員由辦公室人員兼任，他們往往只是簡(jiǎn)單地對(duì)文檔進(jìn)行整理、編號(hào)后保存，而不具備對(duì)資料進(jìn)行分類的檔案管理能力。例如，在某辦公室的檔案管理中，檔案室并不上鎖，單位其他科室工作人員等都可以自由進(jìn)入。這就使得檔案混亂不堪，并且經(jīng)常出現(xiàn)編號(hào)錯(cuò)亂、丟失等情況，嚴(yán)重影響檔案管理效果。
（三）權(quán)責(zé)不明。辦公室檔案管理中，權(quán)責(zé)不明確。辦公室工作人員或者其他科室人員都可以隨意借調(diào)辦公室相關(guān)文檔，其后的歸還等也并不及時(shí)，這就影響了辦公室檔案完整性，同時(shí)也可能造成文檔信息外泄，這也是非常嚴(yán)重的問題。甚至出現(xiàn)檔案中機(jī)密信息泄露的情況，然而部分醫(yī)療機(jī)構(gòu)內(nèi)部并不具備調(diào)用檔案的醫(yī)護(hù)人員，患者等可以拍攝或者影印檔案，這是嚴(yán)重違反檔案管理保密性原則的。而由于檔案管理責(zé)任不明確，責(zé)任的追究與處罰就會(huì)出現(xiàn)新的問題。
三、改善辦公室檔案管理效率的方法建議
（一）改善檔案管理組織設(shè)置。辦公室檔案管理應(yīng)該設(shè)置專門的辦公室檔案管理部門與崗位，分別由不同的人員進(jìn)行檔案信息的收集、歸檔、錄入、核對(duì)、更新、修改等工作，提升檔案管理的及時(shí)性。同時(shí)，還需要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行完善，對(duì)于借調(diào)檔案資料等具體情況，進(jìn)行授權(quán)約束，避免檔案管理中的機(jī)密信息外流等。
督促建立一個(gè)上下貫通、左右銜接的檔案收集工作網(wǎng)絡(luò)體系，明確主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員的職責(zé)范圍，保證檔案收集工作層層有人管。明確將檔案收集工作納人辦公室責(zé)任人崗位職責(zé)、工作計(jì)劃和工作程序中，讓負(fù)責(zé)人支持和理解工程檔案的收集工作。明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔工作，保證檔案齊全、完整、準(zhǔn)時(shí)地移交檔案部門。
（二）不斷提高檔案管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)。檔案管理者可以通過職業(yè)培訓(xùn)班參加專業(yè)技能培訓(xùn)，提升對(duì)檔案管理工作原則性與靈活性認(rèn)知的同時(shí)，為更好地做到兩者統(tǒng)一創(chuàng)造內(nèi)在條件。檔案管理者需要不斷提升個(gè)人素質(zhì)和職業(yè)勝任力，更靈活地完成檔案管理工作。這就要求檔案管理者真正做到正確認(rèn)識(shí)崗位工作及職業(yè)要求，針對(duì)自身素質(zhì)存在的不足進(jìn)行及時(shí)的改進(jìn)，確保檔案管理者能夠在較好的勝任力基礎(chǔ)上從事本職工作。同時(shí)，檔案管理者需要因時(shí)而動(dòng)，靈活應(yīng)變，在動(dòng)態(tài)環(huán)境下，更好地尊重職業(yè)道德，運(yùn)用工作技巧，恰當(dāng)?shù)靥幚硐嚓P(guān)工作，發(fā)揮崗位職能。檔案管理者工作勝任力的培養(yǎng)，還應(yīng)該兼顧檔案管理職業(yè)道德與檔案管理業(yè)務(wù)處理、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)能力等綜合素質(zhì)建設(shè)。
（三）增加現(xiàn)代化技術(shù)手段的運(yùn)用。針對(duì)當(dāng)前辦公室建設(shè)的檔案管理效率差并且有效性不突出的問題，本文認(rèn)為符合辦公室立體化、動(dòng)態(tài)化的特點(diǎn)，辦公室檔案管理中也需要借助信息技術(shù)手段進(jìn)行改進(jìn)。在一般單位的檔案管理中，可以在原始檔案基礎(chǔ)上，進(jìn)一步建立數(shù)字檔案編號(hào)制度，將檔案關(guān)鍵信息或者關(guān)鍵詞錄入其中，方便后續(xù)管理。在檔案歸檔中，如果發(fā)現(xiàn)手工記錄的檔案信息不完整、字跡不清等，則需要及時(shí)核查，在檔案庫(kù)中對(duì)信息進(jìn)行補(bǔ)充登記，確保信息完整。
【參考文獻(xiàn)】
二、文書類檔案在辦公中的具體應(yīng)用
目前，在我國(guó)的各大辦公中，對(duì)于工作人員的文書類檔案的管理，辦公的相關(guān)檔案管理部門通過電子管理軟件，將整個(gè)檔案管理分為收集登錄、輔助立卷、檔案檢索以及目錄打印等部分。這樣，在進(jìn)行工作人員檔案管理檔案的查閱時(shí)，能夠提高檔案的查閱速度，同時(shí)還可以對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)合理地統(tǒng)計(jì)，這對(duì)于提高辦公的檔案管理具有極其重要的作用。就目前的發(fā)展階段來說，雖然電子檔案管理技術(shù)還處于初始階段，但是如果我們將其有效運(yùn)用到辦公的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)中，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相結(jié)合，就能夠有效地實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理。與此同時(shí)，實(shí)行電子檔案管理，在建立相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之后，還可以在網(wǎng)上進(jìn)行借閱，有助于各個(gè)辦公之間進(jìn)行交流。最后，電子檔案管理檔案還可以延長(zhǎng)工作人員的保存時(shí)間以及保存價(jià)值。
三、推進(jìn)電子檔案管理檔案應(yīng)用的對(duì)策
1.建立完善的備份機(jī)制
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)獲得了飛速進(jìn)步，但同時(shí)，一些違背計(jì)算機(jī)使用道德的不法分子也隨之增多。對(duì)于電子檔案管理來說，極其容易受到黑客以及病毒的攻擊。此外，在有些情況下，機(jī)器出現(xiàn)故障，這些因素都會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)中的檔案信息丟失，從而給辦公的檔案管理造成極大阻礙。為解決這一難題，必須建立健全完善的備份機(jī)制，對(duì)電子檔案管理進(jìn)行及時(shí)備份，減小由于不良攻擊或者機(jī)器故障造成檔案信息丟失而帶來的危害。除此之外，還應(yīng)該安裝相應(yīng)的安全軟件以及設(shè)備，防止黑客的攻擊以及病毒的侵犯，保證整個(gè)電子檔案管理檔案的安全性。
2.提高檔案管理管理人員的素質(zhì)
要加強(qiáng)電子檔案管理檔案在辦公檔案管理中的應(yīng)用，必須提高檔案管理人員的素質(zhì)。對(duì)于檔案管理人員來說，不僅要求他們具有深厚的檔案管理專業(yè)知識(shí)和檔案管理能力，能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，促進(jìn)電子檔案管理在辦公中的應(yīng)用。要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，可以在招聘時(shí)引進(jìn)一批知識(shí)深厚、檔案管理能力強(qiáng)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)熟練地復(fù)合型人才。另外，可以對(duì)專業(yè)人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)他們的辦公知識(shí)、檔案管理管理能力以及計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)，培養(yǎng)出一批檔案管理能力強(qiáng)、計(jì)算機(jī)技術(shù)熟練的復(fù)合型人才。此外，檔案管理人員還應(yīng)該通過各種有效途徑學(xué)習(xí)新理論、新知識(shí)以及新技能，提高自身的業(yè)務(wù)能力和管理水平）對(duì)于各個(gè)辦公之間，可以加強(qiáng)辦公之間的交流，通過頻繁的檔案交流進(jìn)行取長(zhǎng)補(bǔ)短，完善自身技術(shù)，彌補(bǔ)管理中的不足，從整體上提高辦公檔案管理管理人員的素質(zhì)。
3.及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞
為了及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，可以及時(shí)對(duì)計(jì)算機(jī)上的防火墻以及殺毒軟件進(jìn)行升級(jí)，保證檔案管理在上傳、查閱以及借閱時(shí)的安全性。除此之外，還要對(duì)電子檔案管理檔案的使用環(huán)境以及計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行完善，強(qiáng)化整個(gè)防磁化設(shè)施，減少因?yàn)楣芾碥浖霈F(xiàn)安全漏洞而造成的電子檔案管理檔案的管理問題。
首先，能夠?qū)崿F(xiàn)高效的工作。傳統(tǒng)的文書檔案管理都是人工進(jìn)行操作的，通過人工的方式收集、整理、儲(chǔ)存文書檔案資料，會(huì)造成人財(cái)物的浪費(fèi)，并且工作效率不高，檔案管理服務(wù)與人們的實(shí)際需要之間還存在著一定的差距。將辦公自動(dòng)化應(yīng)用到文書檔案管理中，就是利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)處理檔案內(nèi)容，計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度較快，并且能夠很好地對(duì)信息進(jìn)行處理，保證檔案資料能夠在短時(shí)間內(nèi)處理完畢，有助于提高檔案管理的效率。
其次，能夠很好地優(yōu)化檔案服務(wù)功能。傳統(tǒng)的文書檔案管理中，資料的共享性不強(qiáng)，檔案資料的查找也遇到一定的困難，服務(wù)效果并不理想。使用辦公自動(dòng)化技術(shù)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，可以通過網(wǎng)絡(luò)查找檔案資料進(jìn)行應(yīng)用，檔案資料的應(yīng)用率比較高，能夠?qū)崿F(xiàn)更便捷的服務(wù)功能。使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行精細(xì)化管理，使檔案信息與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)相連接，使得信息的深度延伸，做好檔案信息的共享以及在線服務(wù)，使得檔案服務(wù)功能得以優(yōu)化實(shí)現(xiàn)。
最后，使用辦公自動(dòng)化技術(shù)還能夠高質(zhì)量地儲(chǔ)存文書檔案資料。文書檔案管理中應(yīng)用辦公自動(dòng)化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的儲(chǔ)存，能夠提高儲(chǔ)存的便利性。此外，還能結(jié)合實(shí)際需要，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文檔與電子文檔之間的轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在應(yīng)用上是不方便的，并且在傳輸儲(chǔ)存過程中容易出現(xiàn)損壞，使用辦公自動(dòng)化技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)電子檔案的保管與儲(chǔ)存，使得檔案資料更加完整，提高傳輸儲(chǔ)存的安全性。
二、辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中應(yīng)用的策略
（一）健全文書檔案管理的制度。當(dāng)前社會(huì)不斷發(fā)展，文書檔案管理工作也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，要結(jié)合文書檔案管理的實(shí)際情況，不斷提高文書檔案管理的效率和質(zhì)量，健全文書檔案管理的制度，使得文書檔案管理工作有科學(xué)的制度作保障，實(shí)現(xiàn)文書檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。由于受到傳統(tǒng)管理理念以及模式的影響，當(dāng)前的一些文書檔案管理還是分部門管理，不利于文書檔案的整體效果實(shí)現(xiàn)，而且部門間缺乏交流合作，文書檔案管理的專業(yè)化、統(tǒng)一化也會(huì)受到一定的影響，因此必須進(jìn)一步完善文書檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)文書檔案的統(tǒng)一管理，使得文書檔案管理滿足現(xiàn)代化的發(fā)展需要。
（二）統(tǒng)一文書檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。文書檔案管理過程中，為了充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化的價(jià)值，就需要明確文書檔案管理的特點(diǎn)以及實(shí)際需要，科學(xué)地分析研究，對(duì)辦公自動(dòng)化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)的應(yīng)用，統(tǒng)一文書檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得辦公自動(dòng)化軟件有好的性能，滿足文書檔案管理工作的實(shí)際需要，實(shí)現(xiàn)高效的文書檔案管理。此外將辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理中，還需要注重其系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)，對(duì)相關(guān)的技術(shù)參數(shù)進(jìn)行規(guī)范，使得文書檔案管理各項(xiàng)工作的開展都有科學(xué)的依據(jù)，提高文書檔案管理的效率、安全性。
（三）技術(shù)處理電子檔案。將辦公自動(dòng)化技術(shù)應(yīng)用到文書檔案中，建立電子檔案，使得檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容更加準(zhǔn)確，實(shí)現(xiàn)高效地工作，對(duì)電子檔案進(jìn)行技術(shù)處理，當(dāng)前辦公自動(dòng)化技術(shù)的應(yīng)用逐漸深入，檔案管理中會(huì)出現(xiàn)很多新的資料，實(shí)現(xiàn)電子檔案管理是極為必要的，這就需要檔案管理人員科學(xué)地研究文件資源。對(duì)電子檔案進(jìn)行技術(shù)性的處理，就需要做好接收、處理、儲(chǔ)存等工作，保證文檔內(nèi)容的真實(shí)性，技術(shù)處理后，將電子文檔轉(zhuǎn)變?yōu)橹蛔x文件，不能進(jìn)行修改，使得文件的原始性得以保證，使得電子文檔更加安全、可靠。將電子檔案儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，能夠避免檔案信息丟失，對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，加密處理。防止檔案資料丟失或被不法人員盜取。
一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理的優(yōu)勢(shì)
1.有效提升檔案管理工作的效率。以檔案查閱為例，按照傳統(tǒng)的檔案管理模式，當(dāng)檔案管理者根據(jù)查閱者需求提供檔案時(shí)，必須要求查找者為其提供具體檢索信息，然后通過書本檢索的方式對(duì)案卷編號(hào)進(jìn)行逐個(gè)查找，最后再到庫(kù)房調(diào)閱案卷，這種檔案管理方式不僅程序復(fù)雜、耗時(shí)耗力而且很難保證其正確性。而運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，能使系統(tǒng)在運(yùn)行過程中發(fā)揮其查找功能，通過人對(duì)設(shè)備的操作控制實(shí)現(xiàn)人與設(shè)備的一體化操作，不僅程序簡(jiǎn)便、操作快捷，而且極大的提升了檔案管理的效率。2.實(shí)現(xiàn)文檔、文字等信息的共享。在傳統(tǒng)的檔案管理方式中，檔案信息的共享全部依靠手工操作來實(shí)現(xiàn)，這就導(dǎo)致檔案內(nèi)容難以被充分利用。長(zhǎng)此以往，檔案就會(huì)因?yàn)槠渥陨淼牟殚喞щy性而被閑置下來，不僅會(huì)造成資源浪費(fèi)，而且也難以發(fā)揮檔案應(yīng)有的服務(wù)功能。而應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，能使文檔通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)云儲(chǔ)存。這樣一來，無論是在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行狀態(tài)下，還是在脫機(jī)狀態(tài)下，查閱者都能不受時(shí)間空間的限制而自由的進(jìn)行文檔查閱，從而實(shí)現(xiàn)文檔、文字等信息的最大化共享。3.實(shí)現(xiàn)最大限度的保護(hù)檔案。由于檔案使用頻繁，而紙質(zhì)的案卷經(jīng)常翻閱會(huì)不可避免的帶來物理磨損，特別是一些年久的紙質(zhì)檔案，其紙張經(jīng)老化、脆變，已無法反復(fù)的翻閱。利用信息技術(shù)將相關(guān)檔案數(shù)字化后，就可以直接通過計(jì)算機(jī)終端進(jìn)行相關(guān)的查找瀏覽操作，使紙質(zhì)檔案的翻閱和復(fù)印次數(shù)大大降低。除此之外，在數(shù)字化過程中還可以對(duì)檔案進(jìn)行字跡顏色加深處理，最大限度的使其恢復(fù)原有的樣貌，達(dá)到保護(hù)檔案實(shí)體的目的。4.提高文件傳遞的速度和安全性。按照傳統(tǒng)的檔案管理方式，都是由檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行人工的收集、整理、運(yùn)輸?shù)龋@樣一來檔案信息的丟失在所難免。特別是在檔案資料的運(yùn)輸過程中，很多突發(fā)因素很容易就會(huì)造成檔案的丟失，從而影響檔案資料的正常使用。而隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案資料不必再通過人工運(yùn)輸?shù)姆绞竭M(jìn)行傳遞，而是通過網(wǎng)絡(luò)共享就能快速實(shí)現(xiàn)兩地之間的檔案?jìng)鬟f，即便是在共享過程中檔案意外丟失，原計(jì)算機(jī)內(nèi)通過檔案?jìng)浞菀材茌p松解決這一問題。
二、當(dāng)前辦公自動(dòng)化環(huán)境中出現(xiàn)的問題
1.電子文件安全性得不到保證。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在運(yùn)行過程中存在著一定的開放性和共享性，因此檔案文件在進(jìn)行傳遞時(shí)，其安全性就很難得到保證。特別是一些網(wǎng)絡(luò)黑客運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)根據(jù)自身需要對(duì)文件進(jìn)行內(nèi)容的重新編排或排版后，資料就無法保持其原始性。加之目前網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，更是對(duì)文檔的安全性構(gòu)成了威脅。2.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不足。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，辦公自動(dòng)化技術(shù)對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。但是目前很多的檔案管理人員所從事的工作與其專業(yè)并不對(duì)口，加之部分工作人員對(duì)信息技術(shù)及與檔案管理相關(guān)的軟件應(yīng)用并不熟練，這樣就很容易使檔案管理工作出現(xiàn)安全隱患，從而降低檔案管理工作的效率。
三、利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文檔的高效率管理的對(duì)策
1.充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性，加大支持力度。檔案辦公自動(dòng)化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)單位現(xiàn)代化管理的必要條件，因此單位領(lǐng)導(dǎo)必須充分認(rèn)識(shí)到其重要性，把檔案信息化建設(shè)納入到工作日程。政府及有關(guān)部門也要給予檔案管理信息化建設(shè)以大力的資金支持，支持檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)。2.提高檔案人員綜合素質(zhì)。單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，以使檔案管理工作人員緊跟科技發(fā)展潮流，熟練掌握一些與檔案管理有關(guān)的應(yīng)用軟件和設(shè)備，從而為提升檔案管理效率提供專業(yè)保障。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的思想道德教育，使檔案管理工作人員樹立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，具備良好的職業(yè)操守，養(yǎng)成良好的思想道德修養(yǎng)，從而為提升檔案管理工作質(zhì)量提供思想保障。
總之，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，電子文檔管理工作的重心已經(jīng)不再是對(duì)文件進(jìn)行程序復(fù)雜的搜集、整理、分析、歸檔、利用，而是在做到不改變文件儲(chǔ)存位置的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的管理與利用。檔案管理人員的職責(zé)也相應(yīng)的從文檔保管員轉(zhuǎn)變?yōu)榱宋臋n審計(jì)員。這種轉(zhuǎn)變給傳統(tǒng)的文檔管理方時(shí)帶來了巨大的沖擊和改變，因此盡管目前信息化檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的進(jìn)步，檔案管理效率也得到了一定的提升，仍應(yīng)意識(shí)到要想真正實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案管理任重道遠(yuǎn)，并需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，以不斷提升對(duì)信息化檔案管理工作的適應(yīng)能力，切實(shí)做好電子信息時(shí)代的檔案工作。
作者:李靜 單位:龍口市城市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心
參考文獻(xiàn)
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隨著我國(guó)信息化的不斷加強(qiáng)，檔案管理已從過去管理的文書檔案不斷發(fā)展為當(dāng)前的綜合檔案，計(jì)算機(jī)及信息數(shù)字技術(shù)推動(dòng)了辦公自動(dòng)化的普及，辦公自動(dòng)化給檔案管理帶來巨大的便利，我們可以隨時(shí)進(jìn)行調(diào)用的重要資源。因此，解決目前檔案管理方面的問題，實(shí)現(xiàn)合理、有效的辦公自動(dòng)化管理，已成為當(dāng)前檔案工作的重要部分。
1 傳統(tǒng)的檔案管理存在的問題
傳統(tǒng)的檔案管理的保存工作不容易做好，造成檔案資料容易出現(xiàn)不同程度的遺失、由于多數(shù)文件檔案需要長(zhǎng)期保存，為了改善文件存儲(chǔ)的環(huán)境，避免可能造成檔案紙張受潮、蟲蝕或火災(zāi)等災(zāi)害，相關(guān)單位每年都需要投入大量的文檔保管費(fèi)用。此外，由于認(rèn)為翻閱而產(chǎn)生資料和信息的遺失現(xiàn)象也市場(chǎng)發(fā)生，這會(huì)給相關(guān)單位帶來不同程度的損失。此外，由于檔案需要反復(fù)查閱，有需要時(shí)還有帶出查閱場(chǎng)所，這樣就存在元件受損或者遺失的可能性，影響了檔案保管與利用管理工作的順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的檔案管理方式存儲(chǔ)檔案的數(shù)量極其有限，而當(dāng)今社會(huì)由于科技和文化的迅速發(fā)展，檔案的種類和數(shù)量也在不斷增加，涉及的方面也很廣，當(dāng)信息大量、頻繁的產(chǎn)生時(shí)，則會(huì)使歸檔工作難度加大，是管理工作的效率極大地降低。根據(jù)傳統(tǒng)檔案管理存在的上述問題，我們可以清楚的看到傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適合當(dāng)今的情況，我們需要對(duì)傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行改革，實(shí)行檔案管理的辦公自動(dòng)化，這樣才能更好的做好檔案管理工作。
2 辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理的影響
2.1 對(duì)檔案工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化要求更高
辦公自動(dòng)化的應(yīng)用要求檔案工作必須做到規(guī)范化及標(biāo)準(zhǔn)化，只有規(guī)范的檔案信息才能用電腦處理，才能在公共網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)交流與共享。所以，檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)工作必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化。
2.2 有助于實(shí)現(xiàn)文件與檔案管理一體化
辦公自動(dòng)化中文件處理和檔案管理直觀地表現(xiàn)為一個(gè)連續(xù)的過程。例如，在電視臺(tái)所有的公文都需辦公室處理，當(dāng)辦公室接到貢文化，除了要在電腦上對(duì)其特征進(jìn)行著錄，利用數(shù)據(jù)庫(kù)編制檢索工具還要對(duì)文件內(nèi)容和主體進(jìn)行分類確定其內(nèi)容特征標(biāo)識(shí)，完成標(biāo)引過程。這就是文檔一體、隨辦隨歸的檔案綜合管理。這種管理模式極大地降低了檔案管理工作者的勞動(dòng)強(qiáng)度，簡(jiǎn)化了工作程序，提高了工作效率和質(zhì)量。
2.3 對(duì)檔案保管條件要求更高
辦公自動(dòng)化對(duì)檔案管理和保管環(huán)境有很高的要求。機(jī)讀檔案對(duì)保管環(huán)境的溫度要求在20士2℃，對(duì)相對(duì)濕度的要求在50士5%；此外，歸檔的磁盤需要寫保護(hù)措施，磁盤按編號(hào)順序豎放到專門的載體上，使用時(shí)，不能用手直接觸摸磁盤的處，也不能彎折磁盤、用硬筆在保護(hù)套上劃寫，以防止機(jī)械損傷。
2.4 對(duì)管理人員的素質(zhì)要求更高
辦公自動(dòng)化要求檔案管理人員不斷提高自身素質(zhì)及科學(xué)文化水平才能勝任本職工作。檔案管理人員憑借原有的管理和保護(hù)知識(shí)是管理不好新型載體檔案的，只要及時(shí)更新自己的知識(shí)體系，學(xué)習(xí)新知識(shí)、掌握新技術(shù)，了解和熟悉新設(shè)備的工作原理、特點(diǎn)、功能使用芳芳，提供自身的管理水平與業(yè)務(wù)能力，才能適應(yīng)現(xiàn)代管理工作和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的需求。
3 辦公自動(dòng)化往檔案管理中的應(yīng)用
3.1 電子檔案的收集工作
在辦公自動(dòng)化中，電子檔案管理過程的前端必須延伸到系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，這就要求相關(guān)檔案部門積極參與檔案管理的辦公自動(dòng)化的開發(fā)中，以功能合理的文件管理管好電子文件。
3.2 電子檔案的整理工作
電子文件的整理是指根據(jù)有關(guān)原則和方法，把收集積累的電子文件進(jìn)行分類處理。具體到某一單位，首先，此單位各部門的文書人員根據(jù)紙質(zhì)檔案的歸檔范圍將需要?dú)w檔的電子文件進(jìn)行分類、劃分保管期限；然后，定期歸入檔案庫(kù)及檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的文件，檔案人員可以隨時(shí)檢查文書人員所做的分類和保管期限是否正確，并及時(shí)作出更正，并在年終進(jìn)行計(jì)算機(jī)輔助組卷，之后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成各種檢索目錄，這樣不僅完成了電子檔案的整理工作，也形成了各種檢索目錄。
3.3 電子檔案的保管工作
電子文件的特征不同于紙質(zhì)文件，任何做好保護(hù)和維護(hù)工作，使其安全可靠并長(zhǎng)期處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，是檔案工作者急需解決的問題。
3.3.1 要保證電子檔案載體物理上的安全
通常情況下，電子檔案以脫機(jī)的方式存儲(chǔ)到一定介質(zhì)中，此時(shí)需要?jiǎng)?chuàng)設(shè)一個(gè)適宜其保護(hù)的環(huán)境，比如溫濕度的控制；并保證避光、防變形的需求；遠(yuǎn)離有害氣體等。
3.3.2 要保證電子檔案內(nèi)容邏輯上的準(zhǔn)確
電子檔案的存儲(chǔ)必須依賴一定的計(jì)算機(jī)硬件平臺(tái)，將其以人們能夠直接閱讀的格式展現(xiàn)在讀者面前，所以，在運(yùn)用電子檔案時(shí)，不僅要保護(hù)好電子檔案，更重要的是對(duì)電子檔案所依賴的技術(shù)、數(shù)據(jù)系統(tǒng)及相關(guān)定義參數(shù)進(jìn)行保存。
3.3.3 要對(duì)電子檔案載體進(jìn)行有效的檢測(cè)與維護(hù)
對(duì)于電子檔案的檢測(cè)與維護(hù)，一定要綜合考慮技術(shù)、人員、環(huán)境、設(shè)備與電子檔案自身的特性，根據(jù)它們的綜合因素來確定技術(shù)方案和管理模式，以確保電子檔案能更安全、更可靠地進(jìn)行保存與管理，能夠長(zhǎng)期處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)。
3.4 電子檔案的利用工作
相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案存在更便捷的特性。但此特性是建立在電子檔案所依賴的技術(shù)上的，只有采取一定的管理手段才能實(shí)現(xiàn)。電子檔案提供利用的方法有：提供拷貝、通信傳輸、直接利用等。
總之，隨著科技的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛使用，檔案管理的辦公自動(dòng)化逐步變?yōu)橐环N發(fā)展趨勢(shì)，我們也能清楚的得知辦公自動(dòng)化具有更多的優(yōu)勢(shì)，其能極大地改善傳統(tǒng)檔案管理的許多缺陷，查閱者能夠更快速、更便捷的獲取他們所需的資料，從而提高了查閱速度和工作效率。因此，在不久的將來，檔案管理的自動(dòng)化勢(shì)必會(huì)被更多的單位所利用，受到更多工作者的青睞。
參考文獻(xiàn)
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一、引言
現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作是指，依托計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檔案管理工作。現(xiàn)代辦公技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用其基礎(chǔ)在與檔案的無紙化與電子化。電子文件相較于紙質(zhì)文件有以下的特點(diǎn)：首先，電子文件需要借助一定的現(xiàn)代辦公設(shè)備進(jìn)行讀?。黄浯?，電子文件可以在計(jì)算機(jī)等其他電子設(shè)備上進(jìn)行傳輸與分享；最后，對(duì)于電子文件的管理不需要有場(chǎng)地的要求，但是計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)環(huán)境的要求較高。分析現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響需要建立在對(duì)電子文件的理解上進(jìn)行。
二、現(xiàn)代辦公技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響
第一，電子文件易于修改，難以追蹤修改痕跡。由于在現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案都是電子化的文件，電子文件的篡改和偽造就成為檔案管理工作人員不得不關(guān)注的問題。電子文件相較于紙質(zhì)的文件，文件極易被人文修改，雖然當(dāng)前已經(jīng)具備先進(jìn)的技術(shù)防止文件被篡改，但是文件容易被修改的特性依舊存在，文件保管事故也時(shí)常發(fā)生。此外，電子文件修改后極難識(shí)別修改的痕跡，雖然當(dāng)前檔案管理工作中應(yīng)用了許多先進(jìn)的檔案修改識(shí)別技術(shù)，但是仍舊不能保證百分之百的追蹤。電子文件易于修改且難以追蹤修改痕跡的特性對(duì)檔案管理工作的安全管理提出新的要求。第二，現(xiàn)代辦公技術(shù)更新?lián)Q代較快?，F(xiàn)代辦公技術(shù)是依托計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)開展的，而現(xiàn)代電子計(jì)算機(jī)軟件的更新?lián)Q代是較快的，這要求電子文件必須不斷改變格式適應(yīng)新的技術(shù)。這種更新?lián)Q代表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，計(jì)算機(jī)硬件更新較快，使用年限較短。在存儲(chǔ)電子文件時(shí)，通常將電子文件存儲(chǔ)在瓷盤中，而電腦的磁盤壽命是有限的，通常說，磁盤的壽命是4年左右，這要求計(jì)算機(jī)進(jìn)行定期的檢修，更換磁盤。另一方面，計(jì)算機(jī)管理軟件更更新較快。在使用電子軟件進(jìn)行檔案管理后，軟件不會(huì)是一成不變的，軟件會(huì)適應(yīng)檔案管理工作的開展進(jìn)行系統(tǒng)的升級(jí)與換代。在硬件與軟件的快速更新下，檔案的損壞與丟失成為檔案管理工作中的難題，這要求檔案管理工作做到完整和準(zhǔn)確。[1]第三，電子化文件原件難以界定。由于電子文件的制作與傳播是無實(shí)物化的，這就導(dǎo)致電子文件與紙質(zhì)文件相比難以界定文件的原件。紙質(zhì)的文件樂意通過文件的復(fù)印程度辨別是否是原件，而電子文件由于可以在計(jì)算機(jī)上顯示，許多人都可以使用移動(dòng)設(shè)備拷貝文件，不管主體是誰，在何處拷貝，何時(shí)拷貝，他們獲得的文件都是與原件一般無二的文件。電子文件原件難以界定的特性，要求在檔案管理工作的開展中做到精確。[2]
三、現(xiàn)代辦公技術(shù)下檔案管理工作開展的對(duì)策
第一，做好電子文件的歸檔及保存工作。針對(duì)電子文件的以上特性，現(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作應(yīng)當(dāng)注重對(duì)檔案的歸檔及保存工作。首先，檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)檔案的記錄和查證工作，避免檔案在管理的過程出現(xiàn)被篡改和丟失的現(xiàn)象，保證檔案的完整；其次，檔案管理人員需要做好原件區(qū)別工作，保護(hù)原始文檔的原始信息，對(duì)于文件通過技術(shù)處理保障文件安全。例如，將歸檔文件的屬性設(shè)置為“只讀”，文件只可以被讀取卻不能輕易被改寫；最后，檔案管理人員需要確保檔案的安全，做好保存工作。檔案管理人員需要保障放計(jì)算機(jī)的機(jī)房達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的溫度及濕度，確保計(jì)算機(jī)硬件與軟件的不損壞，不影響硬件的運(yùn)行與工作。此外，檔案管理人員需要加強(qiáng)檔案讀取及傳播授權(quán)制度的建設(shè)，保證文件的傳播及接觸有跡可循，確保文件不被修改。第二，電子文件與紙質(zhì)文件進(jìn)行雙套管理。在當(dāng)前機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作中，不少單位選擇將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行保管，這樣的保管方式雖然減輕了檔案管理的工作量，但是對(duì)于檔案管理工作的開展卻是極為不利的。由于當(dāng)前電子文件無法全面替代紙質(zhì)文件，電子文件在管理制度建設(shè)、管理技術(shù)與方法上仍有待提升，全面的電子化將在日后的檔案管理工作開展中埋下較大的隱患。針對(duì)這一現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為在開展檔案管理工作中應(yīng)當(dāng)采用電子文件與紙質(zhì)文件同時(shí)進(jìn)行的雙套管理體系做到電子文件及紙質(zhì)文件的一一對(duì)應(yīng)，注意紙質(zhì)文件的歸檔工作。這樣做的目的是在電子文件遭到損壞及丟失時(shí)可以及時(shí)參考紙質(zhì)文件進(jìn)行恢復(fù)，不至于影響工作開展的進(jìn)度。第三，提高檔案信息安全意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理工作人員培訓(xùn)?，F(xiàn)代辦公技術(shù)下的檔案管理工作與傳統(tǒng)檔案管理工作有很大的區(qū)別，電子文件的管理過程中需要檔案管理人員熟悉計(jì)算機(jī)及軟件，可以熟練操作系統(tǒng)。由于大部分檔案管理人員缺乏對(duì)現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的學(xué)習(xí)，大部分工作人員對(duì)于信息安全缺乏一定的意識(shí)，業(yè)務(wù)能力也較為生疏。筆者認(rèn)為，部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，只有組成高素質(zhì)的工作隊(duì)伍，檔案管理工作才能有序展開。
四、結(jié)束語
綜上所述，隨著信息時(shí)代的到來，各個(gè)領(lǐng)域在工作方式和內(nèi)容上都有了巨大的變化。檔案管理工作作為信息管理層面的重要工作，更應(yīng)該跟上現(xiàn)代辦公技術(shù)的普及腳步，細(xì)化管理制度，提升檔案管理認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)技術(shù)人員培養(yǎng)，為更好地開展檔案管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)！
參考文獻(xiàn)：
