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時(shí)間：2023-05-31 15:02:05
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇個(gè)人檔案管理法律法規(guī)范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
大數(shù)據(jù)這個(gè)詞語(yǔ)近些年來(lái)廣泛地被提及。其通常被廣泛的用來(lái)指與信息技術(shù)的快速發(fā)展與創(chuàng)新有關(guān)的大量數(shù)據(jù)，說(shuō)明了我們現(xiàn)在正處于一個(gè)知識(shí)爆炸和擁有海量信息存儲(chǔ)的時(shí)代。在這種情況下檔案的管理模式發(fā)生了非常重大的變化。其中一個(gè)重要的變化是運(yùn)用大數(shù)據(jù)時(shí)代的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，使檔案的管理工作更加科學(xué)化、系統(tǒng)化、快捷化。但是我們想要應(yīng)用好這種新型檔案的管理模式，就要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的特征、存在的問(wèn)題、管理的方法進(jìn)行認(rèn)真的研究，并且在今后的工作中不斷地總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，更好地為檔案管理工作服務(wù)。
一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的特征
（一）對(duì)資源種類多的檔案進(jìn)行科學(xué)數(shù)據(jù)管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的特征是檔案數(shù)據(jù)資源的種類繁多、業(yè)務(wù)量巨大，但是必須要進(jìn)行科學(xué)管理。其主要可以從兩個(gè)方面得以體現(xiàn)。第一，各個(gè)檔案管理部門需要把過(guò)去眾多的紙質(zhì)檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)全部的轉(zhuǎn)換為現(xiàn)在的大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)檔案，其業(yè)務(wù)量非常的巨大。第二，隨著這種大數(shù)據(jù)的管理模式，檔案的數(shù)據(jù)資源量會(huì)呈現(xiàn)出幾何式的增長(zhǎng)速度，需要對(duì)它們進(jìn)行科學(xué)數(shù)據(jù)管理會(huì)花費(fèi)掉大量的時(shí)間與精力的，體現(xiàn)了這種新形勢(shì)下檔案管理工作的復(fù)雜性和持久性。（二）提高檔案資源利用效率。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的特征是檔案資源利用效率的提高。在大數(shù)據(jù)時(shí)代運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)科技的技術(shù)特點(diǎn)下，通過(guò)歸納、分析、整理、總結(jié)等方式，檔案管理的利用效率會(huì)得到明顯的提高。從這個(gè)角度來(lái)說(shuō)，這種新型檔案管理模式的建立對(duì)于人們?cè)谖磥?lái)的生活與工作中更好地利用檔案打下了一個(gè)良好的基礎(chǔ)。
二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的問(wèn)題
（一）存在技術(shù)瓶頸。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的問(wèn)題是這種新型檔案管理模式的建立存在著技術(shù)上的瓶頸。比如：第一，庫(kù)房資源就是一個(gè)嚴(yán)重的技術(shù)瓶頸。設(shè)計(jì)出怎樣的一種軟件及在這種軟件下具有多大的庫(kù)房資源可以滿足未來(lái)的檔案資源儲(chǔ)存需要，這些都是我們需要認(rèn)真考慮的問(wèn)題。第二，傳統(tǒng)的檔案信息資源與現(xiàn)代的大數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)、存儲(chǔ)的方式、內(nèi)容、要點(diǎn)等進(jìn)行怎樣的銜接，這種新型的檔案管理模式在當(dāng)前的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中進(jìn)行怎樣的應(yīng)用，這些問(wèn)題都需要我們?cè)诮窈蟮膶?shí)踐工作中運(yùn)用科學(xué)有效的方法來(lái)加以解決。（二）法律法規(guī)不完善。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的問(wèn)題是法律法規(guī)不完善。目前中國(guó)還沒(méi)有一部關(guān)于大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理模式的法律法規(guī)，這對(duì)新型檔案管理模式的未來(lái)發(fā)展與完善是非常不利的。比如：進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的穩(wěn)定性問(wèn)題、安全性問(wèn)題、監(jiān)督問(wèn)題、網(wǎng)絡(luò)檔案管理信息的準(zhǔn)入問(wèn)題等等，都需要法律法規(guī)的保障。（三）檔案管理部門的義務(wù)和職能有待加強(qiáng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的問(wèn)題是檔案管理部門的職能與義務(wù)需要加強(qiáng)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案的種類越來(lái)越多、分工越來(lái)越細(xì)、管理難度越來(lái)越大，因此需要檔案管理部門的工作人員加強(qiáng)自己的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理。比如：有許多的人員從事的是關(guān)于國(guó)家重要工程的項(xiàng)目研究工作，對(duì)于他們的檔案進(jìn)行管理時(shí)需要格外認(rèn)真和小心，在日常的生活與工作中注意自己的言行不要對(duì)他們的個(gè)人檔案信息進(jìn)行任何的泄露，否則很有可能會(huì)危害到國(guó)家安全和他們負(fù)責(zé)項(xiàng)目的進(jìn)度。
三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的方法
從總體而言，在大數(shù)據(jù)時(shí)代進(jìn)行檔案的管理工作需要我們運(yùn)用發(fā)展的眼光來(lái)進(jìn)行管理理念與工作流程的突破與創(chuàng)新，形成一種科學(xué)、高效、便捷、安全、充滿活力的新型檔案管理機(jī)制。想要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，建立起具有開(kāi)放性、服務(wù)性、標(biāo)準(zhǔn)性的新式檔案管理模式，需要采用一些具有針對(duì)性的方法來(lái)加以完成。（一）完善檔案資源管理體系。在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的方法是完善檔案管理的體系。原因是，具有完善管理體系的檔案管理部門可以使檔案的管理工作呈現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化，保障存儲(chǔ)檔案資源信息的完整與安全，使這些檔案的所有者可以放心地把檔案放在現(xiàn)有的儲(chǔ)存地點(diǎn)。想要完成這一目標(biāo)，我們可以從以下幾個(gè)方面來(lái)進(jìn)行工作。第一，在檔案管理部門內(nèi)建立一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理信息中心，對(duì)于所管理的檔案進(jìn)行集中的信息登記。第二，按類別對(duì)所管的檔案進(jìn)行不同類別與地點(diǎn)的保存。第三，運(yùn)用遠(yuǎn)程連接系統(tǒng)把檔案管理信息中心與各個(gè)類別的檔案室進(jìn)行有效的信息鏈接。第四，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理部門業(yè)務(wù)人員的技術(shù)培訓(xùn)工作、使他們具有良好的素養(yǎng)進(jìn)行大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的操作。第五，加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的職業(yè)道德與精神品質(zhì)的培訓(xùn)工作，使他們能夠熱愛(ài)自己的崗位、并且遵守崗位的職業(yè)道德和行為準(zhǔn)則。第六，建立起檔案管理工作的嚴(yán)格獎(jiǎng)懲辦法，對(duì)于在管理工作中出現(xiàn)的嚴(yán)重瀆職和泄密行為進(jìn)行嚴(yán)肅的查處，并且進(jìn)行點(diǎn)名的通報(bào)。通過(guò)這種方式可以更好地對(duì)檔案管理人員進(jìn)行教育，使其守法認(rèn)真的進(jìn)行工作。（二）加強(qiáng)檔案資源防護(hù)力度。在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的方法是加強(qiáng)檔案資源的防護(hù)力度。原因是，網(wǎng)絡(luò)科技的飛速發(fā)展為檔案管理工作既帶來(lái)非常大的便利、同時(shí)也帶來(lái)了非常大的挑戰(zhàn)。其主要的挑戰(zhàn)是網(wǎng)絡(luò)黑客的盛行導(dǎo)致資源信息的攻擊問(wèn)題與竊取問(wèn)題越來(lái)越嚴(yán)重，現(xiàn)在這已經(jīng)成為一個(gè)世界性的難題。所以，在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的建立需要運(yùn)用專業(yè)的防護(hù)軟件對(duì)這些檔案資源進(jìn)行保護(hù)。其具體由以下幾種措施。第一，對(duì)于負(fù)責(zé)具體檔案管理的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)要多設(shè)立幾道防火墻有效地對(duì)于干擾行為進(jìn)行攔截。第二，我們也可以通過(guò)設(shè)立出多個(gè)虛假檔案信息資源管理中心，并且對(duì)于真實(shí)的檔案信息資源中心采用網(wǎng)絡(luò)隱藏的方式躲避網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息竊取行為。第三，對(duì)于保存的檔案信息進(jìn)行數(shù)據(jù)資料的多種備份工作，保證存儲(chǔ)的檔案信息不會(huì)因?yàn)楦鞣N意外情況而導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息丟失，更好地保障檔案信息資源的安全。（三）進(jìn)行檔案管理服務(wù)創(chuàng)新。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理模式的方法是進(jìn)行檔案管理服務(wù)的創(chuàng)新。雖然，檔案管理具有明顯的社會(huì)性，尤其是一些政府部門的專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)在這一點(diǎn)上表現(xiàn)的最為明顯。但是，從市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的角度來(lái)分析，檔案管理機(jī)構(gòu)也是一個(gè)市場(chǎng)主體，想要進(jìn)行更好的生存和發(fā)展需要有良好的服務(wù)作為保障。比如：開(kāi)展微笑服務(wù)，避免出現(xiàn)過(guò)去那種事難辦、臉難看的行為發(fā)生。進(jìn)行良好的本人信息查詢與檔案電子周轉(zhuǎn)工作，防止檔案遺失或者是部分內(nèi)容在進(jìn)行電子傳遞時(shí)因?yàn)楦鞣N情況導(dǎo)致部分檔案信息丟失情況的發(fā)生。（四）進(jìn)行檔案資源管理法律法規(guī)的建設(shè)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式的方法是進(jìn)行檔案資源管理法律法規(guī)的建設(shè)工作，從法律法規(guī)上對(duì)檔案資源管理工作進(jìn)行保障。比如：建立專業(yè)的檔案信息資源管理法來(lái)對(duì)檔案資源管理工作的方方面面進(jìn)行詳細(xì)的法律條文列舉。同時(shí)各個(gè)地方還要出臺(tái)檔案管理的相關(guān)規(guī)定細(xì)則條例，嚴(yán)格約束工作人員的行為。除此之外，這些法律與具體檔案管理的條文需要在實(shí)踐運(yùn)用中針對(duì)出現(xiàn)的新情況和產(chǎn)生的新問(wèn)題不斷地進(jìn)行修正與完善，全面地保障我國(guó)的檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代可以得到有序的發(fā)展。
四、結(jié)論
在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)于檔案管理模式呈現(xiàn)出的新變化問(wèn)題進(jìn)行認(rèn)真的研究工作，可以有效地保障檔案管理工作健康有序地運(yùn)行。
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檔案以保存、提供利用為主要責(zé)任，面對(duì)收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等任務(wù)。當(dāng)前數(shù)字化高度發(fā)展的情況下，各行各業(yè)都面臨管理上的巨大挑戰(zhàn)，檔案行業(yè)也不例外。隨著我國(guó)信息化建設(shè)的快速發(fā)展和推進(jìn)，新型電子檔案產(chǎn)生并逐步完善，有取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的趨勢(shì)，無(wú)論是個(gè)人檔案或者集體檔案，檔案承擔(dān)著記載信息、傳承信息以及提供保存、檢索供社會(huì)利用的責(zé)任，落實(shí)好檔案管理工作十分重要，而在信息社會(huì)中如何把握機(jī)遇迎接挑戰(zhàn)，是檔案管理工作者面對(duì)的重要課題。
1 電子檔案的定義
電子檔案是隨著信息化社會(huì)的出現(xiàn)和發(fā)展應(yīng)運(yùn)而生的新生檔案類型，關(guān)于它的定義尚未形成絕對(duì)的統(tǒng)一，本文選取了幾個(gè)比較有代表性的定義來(lái)闡釋電子檔案的含義：
學(xué)者張雪香在論文《高校電子檔案管理》一文中指出，要避免簡(jiǎn)單的將電子檔案等同于電子文件，她認(rèn)為電子檔案比較確切的定義，是指“國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中，于數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中直接形成以數(shù)碼形式記錄到磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)挠袡n案價(jià)值的文件”。即電子檔案是借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)生成、利用和保存的檔案文件。
學(xué)者孫笑一則通過(guò)特征來(lái)闡釋電子檔案的定義，他提到電子檔案具有實(shí)體的虛擬化，手段的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、多媒體化，時(shí)效性強(qiáng)、周期短，具有交互性和個(gè)性化，加工標(biāo)準(zhǔn)化、信息海量化和檢索的智能化等特征。
孫麗茹則采用了國(guó)家檔案局在《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)[2012]7號(hào)）中的定義，即電子檔案是指在處理公務(wù)過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件。
綜上，本文認(rèn)為電子檔案對(duì)應(yīng)的是我們通常說(shuō)的紙質(zhì)檔案，指可以通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等載體進(jìn)行存儲(chǔ)的電子文件的集合。
2 電子檔案管理現(xiàn)狀
檔案管理電子化進(jìn)程必然是個(gè)長(zhǎng)期持續(xù)的過(guò)程，當(dāng)不可否認(rèn)這也是必然趨勢(shì)，電子檔案較之于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)明顯，但在轉(zhuǎn)型過(guò)程中也會(huì)出現(xiàn)一些必須要面對(duì)的問(wèn)題，本章從電子檔案的優(yōu)勢(shì)劣勢(shì)和電子檔案管理目前可能存在的問(wèn)題2方面談?wù)勎覈?guó)電子檔案管理現(xiàn)狀。
2.1 電子檔案管理優(yōu)勢(shì)
電子檔案相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理優(yōu)勢(shì)主要體現(xiàn)在：1）降低人力成本，減輕人力負(fù)荷。電子檔案的載體是數(shù)字載體，信息采集和上傳也可以通過(guò)計(jì)算機(jī)軟硬件完成；2）更利于保存和檢索利用。紙質(zhì)檔案的保存對(duì)空間及空間條件要求很高，電子檔案更容易保存，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也更容易檢索利用；3）管理方式更加靈活。電子檔案信息修改更加方便，為有序、數(shù)字化現(xiàn)代化管理提供了條件。
與此同時(shí)，不可否認(rèn)電子檔案在帶來(lái)諸多方便，使得檔案管理效率提高，但也存在一些不容忽視的短板。比如檔案文件的真實(shí)性和數(shù)據(jù)保存的安全性問(wèn)題。電子檔案容易修改增刪，真實(shí)性的保障有賴互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的提高；電子檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題也不容小覷，互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)有可能遭遇病毒、黑客襲擊等，電子檔案存儲(chǔ)在終端也面臨這樣的隱患。
2.2 電子檔案管理存在的問(wèn)題
電子檔案既有優(yōu)勢(shì)又有劣勢(shì)，但檔案管理電子化是不可逆轉(zhuǎn)的必然趨勢(shì)，在這種大形勢(shì)下，要明確電子檔案管理發(fā)展方向，有必要先對(duì)目前電子檔案管理存在的問(wèn)題作一了解。
2.2.1對(duì)檔案管理重視程度不夠，意識(shí)淡薄
檔案管理屬于我們所說(shuō)的冷門專業(yè)，崗位也屬于偏邊緣的崗位，目前我國(guó)很多有關(guān)部門對(duì)于檔案管理這一工作并不重視，甚至認(rèn)為可有可無(wú)，不需要花費(fèi)精力在這一項(xiàng)工作上，使得檔案管理工作人員也抱著隨意的態(tài)度對(duì)待工作，這是一個(gè)不良循環(huán)，而電子檔案管理需要運(yùn)用大量先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，意識(shí)問(wèn)題和管理理念是根本對(duì)問(wèn)題。
2.2.2綜合型專業(yè)人才匱乏
檔案工作者對(duì)檔案管理的專業(yè)性自不必說(shuō)，但既懂檔案管理知識(shí)也懂信息技術(shù)，的綜合性專業(yè)人才匱乏，給電子檔案管理工作高效進(jìn)行帶來(lái)了挑戰(zhàn)。
2.2.3相關(guān)法律法規(guī)不完善
互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)產(chǎn)權(quán)問(wèn)題還處于起步階段，電子檔案管理法律法規(guī)尚未形成體系，有關(guān)電子檔案管理的專門規(guī)則條例極少，統(tǒng)一適用性對(duì)法律較少。
3 電子檔案管理發(fā)展方向
當(dāng)今社會(huì)，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展高速，時(shí)展日新月異，知識(shí)經(jīng)濟(jì)逐漸興起；大數(shù)據(jù)時(shí)代帶來(lái)了海量的數(shù)據(jù)資源，革新了各行各業(yè)的常規(guī)模式，現(xiàn)代化技術(shù)手段強(qiáng)勢(shì)來(lái)襲。利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的意義不言而喻，而隨著新技術(shù)的逐步滲透，人員管理、檔案管理側(cè)重點(diǎn)等都必須同步協(xié)調(diào)發(fā)展，本章將從3個(gè)方面談一談我國(guó)電子檔案管理的發(fā)展方向。
3.1 管理理念和管理意識(shí)向著現(xiàn)代化、電子化方向發(fā)展
隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和信息社會(huì)的高速運(yùn)轉(zhuǎn)，電子檔案管理也將朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。變革的開(kāi)始首先是理念的變革，正確認(rèn)識(shí)當(dāng)前檔案管理大環(huán)境，電子檔案管理的必要性和優(yōu)劣勢(shì)，樹(shù)立良好的管理理念，積極了解形勢(shì)、環(huán)境的變化，促進(jìn)電子檔案管理向著現(xiàn)代化方向發(fā)展。
3.2 電子檔案管人才向著專業(yè)化趨勢(shì)發(fā)展
電子檔案管理人員愈加專業(yè)化。檔案管理工作處于不斷的發(fā)展中以適應(yīng)新形勢(shì)需要，人員專業(yè)化很重要。電子檔案管理不僅涉及到檔案管理的專業(yè)化知識(shí)，對(duì)從業(yè)人員計(jì)算機(jī)知識(shí)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)應(yīng)用、相關(guān)法律條文等方面的能力素質(zhì)也有很高的要求。電子檔案管理起步至今，到逐漸發(fā)展，慢慢取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還有很長(zhǎng)的路要走，其中管理人才向著專業(yè)化發(fā)展是不可忽略的重要方向。
3.3 多機(jī)構(gòu)、跨部門合作，共同創(chuàng)造安全可靠的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境
良好的互聯(lián)網(wǎng)大環(huán)境對(duì)提高電子檔案管理安全性很有幫助，這就需要多部門通力合作，構(gòu)建完善的檔案應(yīng)用機(jī)制，構(gòu)建完善的電子檔案管理計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)，充分考慮到潛在的一些安全性問(wèn)題，采取相應(yīng)的措施。如正規(guī)殺毒，防范黑客攻擊；歸檔規(guī)范化，管理程序化；完善相應(yīng)的法律法規(guī)，借助法律機(jī)構(gòu)職能作用確保電子檔案的安全性。
4 總結(jié)
綜上所述，檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的體力勞動(dòng)，需要專業(yè)的理論知識(shí)指導(dǎo)和與時(shí)俱進(jìn)的現(xiàn)代化技術(shù)手段輔佐，不斷發(fā)展創(chuàng)新，探求更加高效、便于利用的管理方法，子檔案正是科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的產(chǎn)物，對(duì)管理及保護(hù)工作提出更高的要求，需要進(jìn)一步建立健全完善的電子檔案管理體系和安全保護(hù)機(jī)制，做好檔案管理工作從傳統(tǒng)向電子化進(jìn)程的轉(zhuǎn)變，做好電子檔案的維護(hù)工作，加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)從業(yè)人員的技能培訓(xùn)，不斷提高電子檔案管理水平，保障電子檔案信息的安全。
參考文獻(xiàn)
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1.1 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理不夠規(guī)范。雖然大多數(shù)社會(huì)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的重要性有較高認(rèn)識(shí)，但是由于沒(méi)有科學(xué)的管理方法可遵循、沒(méi)有先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)可借鑒，加之社會(huì)保險(xiǎn)檔案體系不健全，管理?xiàng)l件落后，缺少相應(yīng)的軟硬件設(shè)施和安全防護(hù)設(shè)施，致使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理不規(guī)范。同時(shí)由于經(jīng)辦社會(huì)保險(xiǎn)的機(jī)構(gòu)多，造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案多頭管理，社會(huì)保險(xiǎn)檔案案卷不統(tǒng)一、不連續(xù)、不完整。
1.2 人們對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案作用的重要性認(rèn)識(shí)不高。當(dāng)前，人們對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案作用的認(rèn)識(shí)度較低，理解度基本為零，絕大多數(shù)人民群眾都未能意識(shí)到社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的重要性，導(dǎo)致了社會(huì)保險(xiǎn)檔案從源頭收集就存在著不小的困境。
1.3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理分散多頭管理現(xiàn)象嚴(yán)重。我國(guó)現(xiàn)行社會(huì)保障管理體制是分散型的，是多部門多機(jī)構(gòu)管理。公民個(gè)人社會(huì)保險(xiǎn)檔案分散在不同的管理部門中管理。社會(huì)保險(xiǎn)檔案由于涉及的面比較廣泛，造成不一樣的社會(huì)保險(xiǎn)檔案分屬不一樣的經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)內(nèi)部的檔案存放在不同的業(yè)務(wù)科室，由于一個(gè)人的保險(xiǎn)資料保存在不一樣的機(jī)構(gòu)或科室，且管理辦法各異，查找起來(lái)相當(dāng)困難。就當(dāng)前而言，具體情況是人社部門管理的養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、生育等法定的基本保障檔案也在各自的經(jīng)辦部門管理;衛(wèi)生部門管理著基本醫(yī)療保險(xiǎn)檔案;民政部門管理著社會(huì)救助、社會(huì)福利、社會(huì)優(yōu)撫、城市最低生活保障金檔案;商業(yè)保險(xiǎn)部門管理著公民個(gè)人補(bǔ)充保障的一系列保險(xiǎn)金檔案。這種現(xiàn)狀造成多頭經(jīng)辦、政出多門、業(yè)務(wù)交叉、資源浪費(fèi)、政令難以統(tǒng)一的局面。而且由于這種分散的管理，使整個(gè)社會(huì)保障體系出現(xiàn)了許多漏洞，于是就出現(xiàn)了一些奇怪的現(xiàn)象，如“涉?！比怂劳鲆院?，其所涉及的個(gè)人保險(xiǎn)賬戶并未隨之終結(jié)，仍有人代領(lǐng)保險(xiǎn)金，并且相當(dāng)嚴(yán)重。
1.4 缺乏統(tǒng)一的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。目前，我國(guó)檔案行政管理部門還未對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作作出明確規(guī)定，在歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等方面還未制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求。社會(huì)保險(xiǎn)檔案直接關(guān)系到個(gè)人的關(guān)系流動(dòng)、轉(zhuǎn)接，一個(gè)參保人員從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，要經(jīng)過(guò)諸多環(huán)節(jié)，辦理有關(guān)手續(xù)，填寫(xiě)保險(xiǎn)卡及有關(guān)表格，作為最原始的資料存入個(gè)人檔案。伴隨人才的合理流動(dòng)，還要辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，都將是今后支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。2009年，最后一次國(guó)務(wù)院常務(wù)會(huì)議決定在2010年內(nèi)開(kāi)展全國(guó)范圍的城鎮(zhèn)企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系“跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)制度”;從2010年7月1日起，流動(dòng)就業(yè)人員基本醫(yī)療保險(xiǎn)可跨省轉(zhuǎn)移接續(xù)。這就要求社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理需要具有相當(dāng)大程度上的統(tǒng)一性，不僅是市和轄市區(qū)之間的統(tǒng)一，而且是全國(guó)、省、市、縣從上到下的統(tǒng)一。而目前的實(shí)際情況是社會(huì)保險(xiǎn)的五個(gè)險(xiǎn)種檔案并非一個(gè)部門管理，進(jìn)而導(dǎo)致不同的開(kāi)發(fā)商參與系統(tǒng)建設(shè)，相互之間的互不信任以及人為設(shè)置壁壘，或者同一家系統(tǒng)開(kāi)發(fā)商采用了不同的標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)架構(gòu)，導(dǎo)致系統(tǒng)割裂信息不能共享。
1.5 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員不專且專業(yè)知識(shí)水平偏低。社會(huì)保險(xiǎn)檔案種類多、數(shù)量大，不同種類檔案的歸檔、分類和保存都需要專業(yè)的知識(shí)和技術(shù)支撐。從社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員配備現(xiàn)狀來(lái)看，檔案管理人員不專，兼職現(xiàn)象嚴(yán)重，而且檔案管理專業(yè)知識(shí)水平及學(xué)歷不高，嚴(yán)重影響著社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的水平。
2 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的對(duì)策
2.1 進(jìn)一步完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案立法，建立完善的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理法律法規(guī)體系。雖然我國(guó)已經(jīng)建立了一系列社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的法律法規(guī)制度，基本保證了檔案工作有法可依、有章可循，但隨著我國(guó)保險(xiǎn)種類的增多，以及對(duì)養(yǎng)老方式觀念的改變，應(yīng)根據(jù)新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案事業(yè)發(fā)展的客觀要求，結(jié)合新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題及時(shí)加以規(guī)定。健全有關(guān)檔案管理制度，完善社會(huì)保險(xiǎn)檔案從業(yè)資格管理與培訓(xùn)等檔案人員的制度，加強(qiáng)對(duì)檔案工作監(jiān)督等內(nèi)容，完善法律責(zé)任的具體規(guī)定。
2.2 增強(qiáng)管理意識(shí)，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案隊(duì)伍建設(shè)，建立定期監(jiān)督檢查制度。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作政策性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)，對(duì)從事檔案管理的工作人員的素質(zhì)要求也很高。應(yīng)增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部和檔案管理經(jīng)辦人員的管理意識(shí)，加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)人員的檔案法制教育和專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，嚴(yán)格檔案從業(yè)人員準(zhǔn)入制度，建立業(yè)務(wù)過(guò)硬、責(zé)任心強(qiáng)的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理隊(duì)伍，督促單位負(fù)責(zé)人依法履行對(duì)本單位檔案工作負(fù)有的職責(zé)，并建立定期監(jiān)督檢查制度，建立檢查結(jié)果公告制度，使違法單位與個(gè)人及時(shí)整改，以推進(jìn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作逐步走上制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展軌道。
2.3 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案信息系統(tǒng)管理工作。目前大多數(shù)檔案室仍在沿用傳統(tǒng)的手工操作的模式，查找資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)困難且不準(zhǔn)確。地方政府應(yīng)結(jié)合本地區(qū)的實(shí)際情況，利用推廣應(yīng)用數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化科學(xué)手段，有針對(duì)性地開(kāi)發(fā)信息系統(tǒng)，完善社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息管理工作，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享與整合，培養(yǎng)專業(yè)檔案管理工作隊(duì)伍，通過(guò)業(yè)務(wù)檔案管理信息系統(tǒng)，依靠科技力量提升工作質(zhì)量和服務(wù)水平。確保為參保單位和個(gè)人提供檔案信息查詢服務(wù)，并接受監(jiān)督。社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理是支撐養(yǎng)老保險(xiǎn)制度健康運(yùn)行的一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)性工作，只有依法加強(qiáng)和規(guī)范檔案管理，才能不斷提高經(jīng)辦能力和管理水平，以推動(dòng)新時(shí)期社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展。
2.4 正確定位社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作。檔案是人類在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始?xì)v史記錄，產(chǎn)生于國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。進(jìn)入后保管時(shí)代之后，社會(huì)公眾對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)已經(jīng)不再僅僅是行政機(jī)構(gòu)的產(chǎn)物，而更多的是一種社會(huì)記憶、文化記憶。社會(huì)保險(xiǎn)檔案正是在個(gè)人參與社會(huì)保險(xiǎn)這一社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的記錄，它不僅具有證明價(jià)值、參考價(jià)值，也是我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)工作開(kāi)展過(guò)程中產(chǎn)生的文化印記，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要，是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求，也是記錄社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的有力憑證。
2.5 加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。組織社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升其政治素養(yǎng)、專業(yè)素養(yǎng)和文化素養(yǎng)，培養(yǎng)和造就一大批講理想、講道德、掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和現(xiàn)代管理知識(shí)的復(fù)合型社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人才，加快社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，為社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供人才保證。
2.5.1 加強(qiáng)培訓(xùn)要注重提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員的政治素養(yǎng)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員隊(duì)伍應(yīng)該是政治頭腦非常敏銳的群體，其工作應(yīng)在正確的政治方向、堅(jiān)定的政治立場(chǎng)、鮮明的政治觀點(diǎn)、嚴(yán)肅的政治紀(jì)律、高度的政治敏銳性指引下進(jìn)行。否則，就會(huì)墜入社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作的誤區(qū)。
2.5.2 加強(qiáng)培訓(xùn)要注重提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員要具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)水平，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)和掌握《檔案法》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案材料歸檔制度》等制度;明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及歸檔的范圍及整理要求;學(xué)習(xí)《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎(jiǎng)懲制度，具有較全面扎實(shí)的實(shí)踐技能。因?yàn)闄n案是一種知識(shí)載體，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員要發(fā)揮社會(huì)保險(xiǎn)檔案的社會(huì)效益，只有熟悉和掌握檔案專業(yè)理論知識(shí)，并具有一定的廣度和深度，這樣在實(shí)際工作中才能發(fā)現(xiàn)新情況，解決新問(wèn)題。
1 高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀
（1）管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一。2008年9月教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，首次明確將“學(xué)生類”檔案與其他十類檔案一同納入高校檔案實(shí)體管理體系。然而，在實(shí)際工作中，由于學(xué)生檔案的產(chǎn)生部門多，內(nèi)容復(fù)雜，高校專職檔案人員數(shù)量較少，學(xué)生檔案管理工作尚不能由檔案部門獨(dú)立完成。目前，學(xué)生檔案管理在實(shí)際運(yùn)作中分屬于學(xué)生管理部門、學(xué)校各院系、或是教務(wù)部門、檔案部門，各高校由于實(shí)際情況不同，在學(xué)生檔案的管理中，各部門所承擔(dān)的任務(wù)，角色輕重各有不同。
（2）管理方式不規(guī)范。學(xué)生檔案的流動(dòng)性強(qiáng)，它不歸高校檔案部門長(zhǎng)期或永久保存，因此不少高校并不重視學(xué)生檔案工作。此外，上級(jí)檔案行政部門的評(píng)估工作通常也不涉及學(xué)生檔案，這就使學(xué)生檔案管理工作缺少規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化指導(dǎo)。
①材料收集不齊全。學(xué)生類文件材料的歸檔范圍包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案、畢業(yè)生登記表等。然而，在實(shí)際工作中，高校接收到的新生檔案材料內(nèi)容參差不齊，究其原因，新生來(lái)自于全國(guó)各地，各省市對(duì)學(xué)生檔案的標(biāo)準(zhǔn)要求不同，導(dǎo)致新生檔案內(nèi)容多寡的地區(qū)差異。學(xué)生在校期間，學(xué)生檔案雖然由學(xué)生部門或檔案部門保存，但材料的收集、整理工作涉及學(xué)校的多個(gè)部門，由于一些高校尚未制定學(xué)生檔案管理的相關(guān)制度規(guī)范，造成學(xué)生材料的收集沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，一些社會(huì)實(shí)踐、畢業(yè)論文等反映學(xué)生能力的材料沒(méi)有歸入檔案。
②“棄檔”現(xiàn)象普遍存在。近年來(lái)畢業(yè)生回母校查詢個(gè)人檔案、補(bǔ)辦學(xué)籍檔案等情況非常多。究其原因，一些畢業(yè)生在臨近畢業(yè)時(shí)由于沒(méi)有找到合適的工作，往往會(huì)將檔案留在畢業(yè)院校，按有關(guān)規(guī)定，學(xué)校可代為保管檔案1年～2年，過(guò)期后會(huì)根據(jù)學(xué)生原戶口所在地將其檔案寄往當(dāng)?shù)厝瞬攀袌?chǎng)，也有一些學(xué)校沒(méi)有將檔案寄出，將其存放在學(xué)校的某個(gè)部門。很多畢業(yè)生不知道自己的檔案究竟在哪兒，因?yàn)闆](méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)遞檔案或是找不到檔案，造成工齡斷檔或是無(wú)法晉級(jí)等，給個(gè)人帶來(lái)很大麻煩。
（3）管理手段落后。目前，各高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理已全面展開(kāi)，而學(xué)生檔案的數(shù)字化建設(shè)則相對(duì)滯后，各高校還沒(méi)有統(tǒng)一的大學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，大部分高校仍采用傳統(tǒng)的手工操作。學(xué)籍檔案雖然是學(xué)生檔案中最重要的部分，但是學(xué)生的社團(tuán)活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐、發(fā)明專利等體現(xiàn)學(xué)生能力和個(gè)性的紙質(zhì)檔案卻無(wú)法進(jìn)行數(shù)字化檢索和利用，只能通過(guò)人工查找，不僅效率低，而且容易造成檔案的損壞和丟失。
2 高校學(xué)生檔案管理存在問(wèn)題的原因
（1）制度規(guī)范不完善。當(dāng)前，我國(guó)大部分高校檔案管理水平不高，沒(méi)有健全和完善的管理制度。多數(shù)高校尚未制定學(xué)生檔案的管理規(guī)范及制度、學(xué)生檔案管理的工作流程等，制度規(guī)范的不完善造成學(xué)生檔案材料內(nèi)容不完整、不規(guī)范，常常會(huì)出現(xiàn)檔案材料漏、亂、錯(cuò)、假的情況，為學(xué)生將來(lái)就業(yè)、職稱晉升、考評(píng)等方面帶來(lái)一定影響。
（2）學(xué)生檔案意識(shí)薄弱。大學(xué)生檔案知識(shí)匱乏、檔案關(guān)注度低、檔案意識(shí)淡薄是普遍存在的現(xiàn)象，很多學(xué)生對(duì)檔案沒(méi)有形成正確的認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理法律法規(guī)、大學(xué)生檔案基本材料內(nèi)容和大學(xué)生檔案功能的認(rèn)知相當(dāng)有限，沒(méi)有把檔案同個(gè)人未來(lái)的工作、生活緊密聯(lián)系到一起，這也是造成“棄檔、丟檔”現(xiàn)象的原因之一。
（3）檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)。隨著學(xué)生畢業(yè)，學(xué)生檔案將轉(zhuǎn)至工作單位或戶口所在地的人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)，實(shí)際保留在學(xué)校的只是學(xué)籍部分的內(nèi)容，因此很多檔案人員不太重視對(duì)學(xué)生檔案的管理。有些學(xué)校，在新生入學(xué)時(shí)將學(xué)生檔案送至檔案部門集中保存，待臨近畢業(yè)時(shí)突擊整理，很多檔案材料沒(méi)有及時(shí)歸檔，這勢(shì)必影響學(xué)生檔案的質(zhì)量，對(duì)學(xué)生將來(lái)就業(yè)產(chǎn)生不利。
3 改善高校學(xué)生檔案管理的對(duì)策
（1）完善相關(guān)制度規(guī)范。學(xué)生類檔案涉及的學(xué)生檔案材料內(nèi)容廣泛、復(fù)雜，為保證學(xué)生檔案的質(zhì)量，各高校檔案部門應(yīng)在《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》與《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》以及《高等學(xué)校檔案管理辦法》基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況制定具體的實(shí)施細(xì)則，對(duì)學(xué)生檔案的收集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞、利用等環(huán)節(jié)作出規(guī)范性的規(guī)定，增強(qiáng)檔案管理的可操作性，逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保學(xué)生檔案歸檔材料規(guī)范、齊全、完整。
（2）提高師生的檔案意識(shí)。學(xué)校檔案管理部門應(yīng)采用各種措施通過(guò)各種渠道宣傳學(xué)生檔案的重要性，一方面輔導(dǎo)員要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案意識(shí)的教育，另一方面檔案機(jī)構(gòu)可以通過(guò)講座、培訓(xùn)、選修課等形式對(duì)學(xué)生宣講檔案的重要性，同時(shí)也可利用檔案網(wǎng)站、校園廣播、校報(bào)等校園媒介宣傳學(xué)生檔案的內(nèi)容、價(jià)值等，從而提高學(xué)生的檔案意識(shí)，使學(xué)生充分認(rèn)識(shí)到學(xué)生檔案是人事檔案的前身，它在未來(lái)工作和生活中起著重要的憑證作用，無(wú)論是考研、出國(guó)、工作調(diào)動(dòng)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、工齡計(jì)算、職稱申報(bào)等都離不開(kāi)檔案，檔案是自己權(quán)益的最好保障。
