基建檔案的重要性匯總十篇

時間：2023-05-31 15:02:05

序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇基建檔案的重要性范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

基建檔案的重要性

篇（1）

隨著互聯(lián)網(wǎng)的推廣、信息化浪潮席卷而來，與之而來的是醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)量的迅速膨脹，醫(yī)院建設(shè)規(guī)模的不斷發(fā)展壯大，由此醫(yī)院建設(shè)的改革變得越發(fā)堅決且深入，在此過程中基建檔案作為承建整個醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的根基，在有源可查，有據(jù)可依方面越來越體現(xiàn)出其不可代替的作用，當(dāng)前為避免其淹沒在網(wǎng)絡(luò)時代的洪流中，重中之重是做好基建檔案的歸檔、整理以及可持續(xù)使用，應(yīng)采取一切積極有效的措施，做好基建檔案的保護(hù)工作，在基建檔案管理過程中，堅決杜絕破壞性因素的存在，使醫(yī)院的后期發(fā)展與規(guī)劃工作有據(jù)可依，這是每一位醫(yī)院基建檔案工作者的光榮使命與工作職責(zé)。

一、基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

不管是在我們的生產(chǎn)實(shí)踐活動還是科學(xué)技術(shù)實(shí)踐活動中，科技檔案作為我們發(fā)展的見證，都扮演著重要的角色，而基本建設(shè)檔案作為科技檔案的重要組成部分，在歷史的發(fā)展和延續(xù)的過程中，所占有的分量也是舉足輕重的。從內(nèi)容上來劃分，醫(yī)院基建檔案主要分為三種類型，即基建文件材料、施工文件材料與竣工文件材料。其中基建文件材料是醫(yī)院在建設(shè)項目之前準(zhǔn)備的文件資料，包括征地、立項以及規(guī)劃申請等資料；施工文件材料是醫(yī)院在施工過程中形成的文件資料，包括有關(guān)地基、基礎(chǔ)原材料、主體工程、安裝、裝飾裝修工程以及隱蔽工程等記錄和有關(guān)材料；竣工文件材料是指施工項目竣工驗收報告以及竣工驗收前各種專業(yè)圖紙的保存，包括建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備、電氣等圖紙資料。

基建檔案作為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的重要資料，主要具備周期長、整體性、專業(yè)性、現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)。其中基建檔案周期長的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在：基建工程項目分為立項、設(shè)計、施工及竣工等多個環(huán)節(jié)，在以上所有環(huán)節(jié)中，基建材料需經(jīng)多個部門而形成，此過程需要經(jīng)歷相當(dāng)長的一段時間，因此，基建項目周期相對較長。基建檔案的整體性主要表現(xiàn)在：基建工程對象為單體工程項目，具有一定的獨(dú)立性，所形成的基建檔案具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性與整體性?；n案的專業(yè)性主要表現(xiàn)在檔案形成及使用功能等方面存在較強(qiáng)的專業(yè)特點(diǎn)?；n案的現(xiàn)實(shí)性主要表現(xiàn)在普通文件資料歸檔后，現(xiàn)行功能已基本完成，后期主要用于歷史考查。與普通文件資料不同，基建檔案歸檔后，現(xiàn)行功能并未完成，其現(xiàn)行效用在后期較長一段時間內(nèi)仍然得以運(yùn)用，可以說基建檔案具有非常強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)價值。

基建檔案的形成過程涉及多個部門，包括項目規(guī)劃部門、勘察部門、設(shè)計部門、施工部門、監(jiān)理部門、建設(shè)單位主管機(jī)構(gòu)等?；n案的形成一方面反映出基礎(chǔ)建設(shè)工程的靜態(tài)面貌，另一方面反映出基建工程變化、發(fā)展的動態(tài)過程，與基建工程的實(shí)際面貌具有極強(qiáng)的一致性。醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)工作的開展，醫(yī)院基建檔案是對它的全程記錄，在基建工程的統(tǒng)籌建設(shè)和后期管理具有極其重要的借鑒和指導(dǎo)價值，在醫(yī)院的發(fā)展與建設(shè)過程中，起到重要的作用。醫(yī)院基建檔案不僅為醫(yī)院的規(guī)劃、建設(shè)及管理工作提供有效依據(jù)，而且為產(chǎn)權(quán)糾紛、經(jīng)濟(jì)問題、歷史查證及科學(xué)研究工作提供重要素材，為較為復(fù)雜的項目施工環(huán)境提供重要參考資料，具有非常重要的價值，因此，逐漸獲得醫(yī)院相關(guān)管理者及建設(shè)單位的支持與鼓勵。

2012年，作為濰坊市唯一一所三級甲等中醫(yī)醫(yī)院，為解決病人反應(yīng)的濰坊醫(yī)院磁共振檢查擁擠、不方便的問題，考慮能否在內(nèi)科樓一樓東北側(cè)再購置一臺磁共振，于是這塊基地的現(xiàn)狀、隱蔽管線分布以及所能承受的荷載成為了決策的關(guān)鍵，這就必須要有原來的結(jié)構(gòu)管線圖作為參照，否則無法準(zhǔn)確確定其承載力和管線分布，進(jìn)而無法進(jìn)行土方開挖以及一系列的后續(xù)施工。基于此，醫(yī)院基建檔案工作人員通過查找基建檔案資料，為施工人員提供了完整的結(jié)構(gòu)管線圖等有關(guān)資料，保證了基礎(chǔ)加固施工、磁共振的安置以及放射防護(hù)工作的順利進(jìn)行，這樣不僅為醫(yī)院節(jié)約了人力物力，更重要的是避免了施工過程中安全隱患。

雖然我院對基建檔案的管理存在不少成功的范例，但對照國家檔案法，國家基建檔案管理要求，醫(yī)院的基建檔案仍存在著不足和缺陷，有待于今后進(jìn)一步提高和重視。

二、基建檔案在其形式過程中存在的問題及產(chǎn)生的原因

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)時代，人們只重視電子版本基建檔案的整理和完善，忽略了對歷史基建檔案的規(guī)整和修復(fù)，從而造成了部分重要資料的缺失，具體表現(xiàn)在：一是注重工程建設(shè)的質(zhì)量、進(jìn)度、安全，忽視對檔案的管理，目前工程項目管理中普遍存在此種弊端。負(fù)責(zé)工程項目的管理人員，檔案意識淡薄，認(rèn)識不到位，平時只注意抓工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等工作，忽視建設(shè)工程中檔案資料的管理。

究其原因：首先醫(yī)院基建檔案管理的作用不像整個工程項目效益這么立竿見影，導(dǎo)致部分醫(yī)院對基建檔案的管理上不夠重視；其次醫(yī)院未將基建檔案管理工作納入醫(yī)院管理人員年度績效考核中，致使檔案管理人員態(tài)度不積極；最后醫(yī)院在基建檔案工作的模式上缺乏創(chuàng)新，甚至依然保持著一些陳舊的管理方式，影響檔案發(fā)揮其服務(wù)于醫(yī)院中心工作的作用。

二是基建檔案在管理上缺乏完善的制度，在檔案管理的職責(zé)上分責(zé)不明確，基建檔案涉及范圍廣、數(shù)量大、收集難、專業(yè)性強(qiáng)，加之醫(yī)院的基建項目往往持久性工程，期間不可避免產(chǎn)生大量簽證、聯(lián)系單、通知單等現(xiàn)場文件材料，但是由于醫(yī)院本身不是專業(yè)的房產(chǎn)開發(fā)商，其管理人員較之變動頻繁，基建檔案管理制度不健全，同時缺少對基建文件系統(tǒng)的整編標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員缺乏對基建檔案及時收集、整理及歸檔的意識。在整個工程建設(shè)中建設(shè)、勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位對本單位所擔(dān)負(fù)的工程項目的責(zé)任和任務(wù)不十分明確，或明確但執(zhí)行力度不夠，致使基建檔案歸檔針對性不強(qiáng)。此外，由于醫(yī)院本身性質(zhì)的特殊性，導(dǎo)致部分醫(yī)院工程項目驗收了，但是基建檔案沒有及時進(jìn)行專項驗收，造成歸檔資料缺失，為日后工程的改建、擴(kuò)建、維修等一系列工作帶來隱患。

三是前期針對工程項目的手續(xù)文件等資料的收集、整理工作存在漏洞，許多醫(yī)院通常沒有專門針對項目的籌建辦，更不用說專業(yè)的基建檔案的管理人員，由此導(dǎo)致工程項目前期的土地、規(guī)劃、立項、招投標(biāo)等資料的收集缺乏有效的監(jiān)管措施。有的文字資料，表格的內(nèi)容填寫不齊全、不規(guī)范、表達(dá)不準(zhǔn)確，有的圖紙質(zhì)量偏差。有的工程圖紙會審意見和設(shè)計變更聯(lián)系單較多，但竣工圖上沒有作相應(yīng)的修改和注明變更號碼，造成竣工圖紙失去時效性和準(zhǔn)確性。有的文件沒有及時統(tǒng)一規(guī)整，隨著時間的推移，科室的輪轉(zhuǎn)，這些文件材料的收集整理難度越來越大，甚至遺失，而這些失誤有的很有可能給醫(yī)院造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。

導(dǎo)致以上諸多問題的產(chǎn)生的原因，總結(jié)起來主要有4個方面：

一是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和技術(shù)人員基建檔案意識薄弱，重視基建檔案工作的力度不夠，負(fù)責(zé)基建工作的人員與檔案管理人員工作上缺乏溝通，步調(diào)不協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

二是醫(yī)院只注重臨床人才的培養(yǎng)，忽視了對基建檔案管理方面的人才引進(jìn)，對文本基建方案管理無法形成有效的監(jiān)管體系。

三是作為施工單位往往只重視工程的主體建設(shè)，工程的施工進(jìn)度，而施工資料的整理、收集和編制不能及時跟附整個項目的進(jìn)度，沒有成立專項小組來做基建檔案的編制工作，更沒有完整的規(guī)章制度來保護(hù)并搞好竣工檔案的編制工作。

四是部分負(fù)責(zé)工程檔案資料編制的人員素質(zhì)差。有的甚至是由工地項目部施工員兼職，缺乏專業(yè)知識，同時對編制基建檔案的能力不足。

三、醫(yī)院基建檔案存在的問題、原因及對策

綜合幾年來自身在基建檔案的管理方面的經(jīng)歷和經(jīng)驗，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際的工程項目，摸索積累了一些有利于基建檔案管理的方法，現(xiàn)詳述如下。

第一，抓落實(shí)、重時效。派專人專項負(fù)責(zé)，重視和加強(qiáng)基建檔案收集、整理工作。在醫(yī)院的日常事務(wù)管理過程中，相關(guān)管理人員應(yīng)積極配合醫(yī)院基建檔案工作人員，保證基建檔案工作的真正落實(shí)。第二，對于改擴(kuò)建或者項目維護(hù)工程，應(yīng)對地下管線進(jìn)行有效整理與完善，全面收集隱蔽資料，對地下管線的走向通過管線圖的方式仔細(xì)標(biāo)注，最后整理歸檔。我院在醫(yī)院基建檔案管理工作中，對全院約90%的地下管線等信息進(jìn)行了詳細(xì)標(biāo)注，以便于為今后的修整工作提供依據(jù)。

為進(jìn)一步保證醫(yī)院基建檔案的完整性與系統(tǒng)性，確保已歸檔檔案與工程實(shí)體項目、檔案記錄與施工情況的一致性，在基建檔案管理過程中，應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：第一，實(shí)施宣傳教育，提高檔案管理人員的檔案意識。

第二，建立健全基建檔案監(jiān)督管理機(jī)制，保證基建檔案資料與施工過程的同步進(jìn)行。

第三，對檔案資料進(jìn)行收集與累積，與施工單位積極溝通，向其詳細(xì)講解歸檔要求及相關(guān)檔案內(nèi)容，保證檔案收集工作及資料累積工作專人專管，確保工程竣工檔案的完整性。

第四，強(qiáng)化對基建檔案管理工作相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其管理水平。

篇（2）

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

一、前言

檔案管理指的是收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供有使用價值的資料的管理活動。對于平常的商品經(jīng)濟(jì)，商品價值的物質(zhì)基礎(chǔ)是商品的質(zhì)量，也就是說商品的質(zhì)量是保證企業(yè)競爭成功的關(guān)鍵。作為國民經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的基礎(chǔ)性建筑產(chǎn)品，電力基建工程有著一定的特殊性，對于其工程質(zhì)量而言，其必須恪守生命底線。為保證電力基建質(zhì)量水平，國家相關(guān)部門出臺了一系列控制措施，對基建工程進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)范。

電力基建工程的檔案管理指的是通過鑒定、整理并歸檔的項目文件，真實(shí)記錄和反映電力工程建設(shè)歷史，是工程驗收的必備條件，為日后管理、運(yùn)行、檢修、改擴(kuò)建提供重要依據(jù)。在電力基建工程中充分認(rèn)識到檔案管理的重要性，不斷提高社會大眾對于檔案管理工作的認(rèn)識。

二、檔案管理工作的重要性分析

基建檔案管理反映歷史原貌

通常來說，檔案中所記載的資料內(nèi)容就是對于歷史中曾經(jīng)出現(xiàn)的畫面的再現(xiàn)。此歷史資料記錄、歷史畫面再現(xiàn)的作用，對于電力基建工程中的檔案管理來所特別重要。對于基建工程中的不同建筑物，其都需要有相應(yīng)的審批文件、土地征用、產(chǎn)權(quán)所有證、各類施工圖紙、設(shè)計規(guī)劃等齊全、完整反映基建工程原始面貌的檔案。比如說，電力工程需要一套齊全、完整的基礎(chǔ)建設(shè)檔案，其需要系統(tǒng)性的記錄下工程從下達(dá)計劃、立項、規(guī)劃設(shè)計、征用土地、簽訂施工合同到施工全過程以及竣工驗收、各類往來報表等。不僅有大量的文字?jǐn)?shù)據(jù)記錄，還有相關(guān)的表格、圖紙記錄。這些基建工程檔案讓我們能夠詳細(xì)的記錄建筑物的開工、竣工時間及建筑結(jié)構(gòu)、面積、造價和設(shè)計壽命等。做好此類基建檔案工作，將會為我們?nèi)蘸蟮幕ńㄖ锞S護(hù)和開發(fā)提供方便。

2、基建檔案管理保障電力基建質(zhì)量

基建檔案指的是在電力基建項目從立項、報建、審批、招投標(biāo)、勘察設(shè)計、施工、竣工驗收全過程中形成的，能夠反映工程建設(shè)真實(shí)面貌，保存?zhèn)洳榈奈淖帧⒙曄?、圖示等的原始記錄材料。相比較于其他的基建工程，電力基建項目周期長、參建單位多。在電力基建工程建設(shè)中，除了建設(shè)、堪察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位參與，還要金融、政府等部門協(xié)助。此外，能源電力行業(yè)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)一般都是投資規(guī)模的項目，從項目立項到項目竣工一般都要耗費(fèi)三到五年的時間，而基建檔案就是這一套流程中各個環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的資料和記錄。

基建檔案有利于電力設(shè)施后期開發(fā)

加強(qiáng)電力行業(yè)的基建檔案管理有利于電力設(shè)施后期在利用中的增值作用。電力基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是具有一定建筑資質(zhì)和需要較高施工工藝的建筑行業(yè)，無論從經(jīng)濟(jì)效益角度，還是擴(kuò)大社會效益的方面都其他行業(yè)所不能比擬的。電力行業(yè)的基礎(chǔ)工程假設(shè)只是整個工程的一個起始,后續(xù)還存在擴(kuò)建、改建、維修等工程。加強(qiáng)基建檔案管理有利于在后續(xù)開發(fā)中節(jié)約人力、物力、財力。在電力基礎(chǔ)建設(shè)工程竣工以后，由于各方面的原因需要以原設(shè)計圖紙為導(dǎo)向進(jìn)行擴(kuò)、改、修，否則不但不會發(fā)生經(jīng)濟(jì)上的增值，反而要浪費(fèi)大量的經(jīng)費(fèi)。

三、發(fā)揮檔案管理作用的措施

1、加強(qiáng)檔案管理的制度建設(shè)

做好檔案管理工作，需要不斷健全檔案管理制度。作為電力基建工程的難點(diǎn)、弱點(diǎn)，檔案管理受到電力建設(shè)項目周期長的影響，在整個施工中會出現(xiàn)大量技術(shù)性文件資料，而要想有效地保管好這些資料文件，需要我們有一套完整規(guī)章制度。電力基建項目參建單位多，要保證竣工檔案完整性、成套性和文件材料系統(tǒng)性，就須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。所以，在電力基建工程中，檔案管理必須執(zhí)行國家同一法規(guī)、條例、辦法。依據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及《供電企業(yè)檔案分類表》等，讓各電力基建單位在檔案管理中有章可循，用統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)對基建檔案實(shí)行規(guī)范化管理。

做好電力基建檔案管理人才建設(shè)

伴隨著電力改革的深入，不少電力基建工程檔案管理人員兼職從事檔案管理，大多數(shù)并不是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，不熟悉檔案的收集、整理、組卷等各項工作，為電力基建工程檔案管理增添了不少難度。此外，電力基建單位多且檔案意識不強(qiáng)、重視程度不一等，這些都讓電力基建檔案管理有不小的差異。因此，做好電力基建工程檔案管理的人才建設(shè)，有效地提升檔案管理人員技術(shù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。在進(jìn)行正式的基建工程施工前，在統(tǒng)一的檔案管理條例基礎(chǔ)上，對檔案管理人員做好職業(yè)技能培訓(xùn)，保證檔案管理人員掌握所必需的檔案管理基本知識，熟練掌握和應(yīng)用好管理各項技能，夯實(shí)基建工程檔案管理基礎(chǔ)。

先進(jìn)技術(shù)促進(jìn)檔案管理科學(xué)化

隨著全球科技的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)信息時代為我們帶來了眾多的檔案新載體的和管理新方法、新手段。隨著電力基建工程建設(shè)的增加，其對于檔案管理的信息需求更是大大增加，其要求也愈發(fā)的準(zhǔn)確、快速、系統(tǒng)。檔案管理亟需要改變原有的檔案管理方式方法。為此，第一就要做到檢索工具編制要科學(xué)、適用，不要因為盲目的追求數(shù)量而造成多、濫、雜的出現(xiàn)；第二，同一單位內(nèi)需要建立什么樣的檢索工具以及什么樣的檢索工具體系，這些都需要我們能夠更為準(zhǔn)確、迅速的、從使用者多角度查尋檔案需要進(jìn)行編制。要更加積極主動的創(chuàng)造有利條件，通過光盤、電子計算機(jī)、掃描儀、照相機(jī)等先進(jìn)電子技術(shù)管理檔案，在有效的提高檔案信息儲備和檢索速度的同時，研究好檔案管理的現(xiàn)代化。同時，遵循“實(shí)用與效能”的原則，檢索工具的選編要更加具有針對性，確定目標(biāo)，統(tǒng)籌安排，加速推進(jìn)檔案信息管理從傳統(tǒng)的管理向現(xiàn)代化的管理方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

科學(xué)化、規(guī)范化記載檔案管理內(nèi)容子項

對于電力基建工程的檔案管理而言，其過程中可能會碰到一些新資料或者新問題，這就需要我們切實(shí)做好檔案管理內(nèi)容子項的規(guī)范化建設(shè)和科學(xué)化設(shè)計。作為電力基建施工企業(yè)的一筆無形資產(chǎn)，合格的檔案信息也定將成為企業(yè)未來發(fā)展的寶貴財富。想要保持檔案信息資源的準(zhǔn)確存在，需要我們科學(xué)化、規(guī)范化記載檔案內(nèi)容子項。通過標(biāo)準(zhǔn)的形式將檔案管理內(nèi)容的子項確定下來，比倉庫管理標(biāo)準(zhǔn)、施工管理手冊、技術(shù)改進(jìn)管理標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備消缺等規(guī)定了材料文件收集、管理、驗收要求，為我們收集檔案提供制度保障。通過這些規(guī)章制度的約束和規(guī)范，更好的保證檔案內(nèi)容子項合理化進(jìn)行，也保證檔案管理順利進(jìn)行。

四、結(jié)論

受到電力行業(yè)其自身所具有的獨(dú)特性的影響，我們在進(jìn)行電力基建工程的建設(shè)時，其檔案管理工作特別重要。檔案工作有著需要的周期長、牽涉的部門和單位多、牽扯的環(huán)節(jié)眾多、檔案資料有著極為繁雜的內(nèi)容等特點(diǎn)，但電力基建工程也有自身程序和規(guī)律。為此，我們要正確把握以上規(guī)律，重視好電力基建工程的檔案管理工作,利用先進(jìn)的管理方式和技術(shù)手段，始終做到電力基建工程建設(shè)與基建工程的檔案管理攜手共進(jìn)，爭取在未來企業(yè)的發(fā)展壯大中，發(fā)揮這些檔案的價值。

參考文獻(xiàn)：

篇（3）

信息檔案管理工作是工程建設(shè)管理工作的重要內(nèi)容，是參建單位的無形生產(chǎn)力。實(shí)踐表明，在工程建設(shè)活動中，信息檔案管理工作的部門、人員設(shè)置得當(dāng)；管理工具配備合理；管理制度健全、工作落實(shí)到位的企業(yè)，能夠有效利用工程信息對生產(chǎn)工作的開展進(jìn)行及時指導(dǎo)，減少或消除生產(chǎn)工作失誤的發(fā)生幾率。從企業(yè)發(fā)展的角度看，信息檔案管理工作做得好的企業(yè)，往往能夠在社會競爭市場中占領(lǐng)先機(jī)。

一、建設(shè)工程信息檔案的重要性

建設(shè)工程信息檔案是建設(shè)過程中形成的技術(shù)成果和管理成果，是建設(shè)工程項目的重要組成部分，對其特點(diǎn)及重要性分析如下：

1、建設(shè)工程信息檔案承載了各參建方依照國家及地方相關(guān)法律法規(guī)、工程規(guī)范及合同等規(guī)定簽署的意見，在工程建設(shè)過程中發(fā)揮著憑證的作用，具有真實(shí)性、連續(xù)性、規(guī)范性、可追溯性等特點(diǎn)。

2、工程項目在建設(shè)開工前，已經(jīng)積累并形成了大量的文件材料，包括前期階段的策劃、設(shè)計及評審文件、批文、招標(biāo)及合同文件等，通過這些文件材料的支撐完成建設(shè)項目立項、報建等工作；開工后，建設(shè)過程中對工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全、環(huán)保、投資及驗收等各方面的控制管理過程信息，通過各類文件進(jìn)行承載并形成記錄，如實(shí)地反映了項目施工狀況及最終的項目建設(shè)成果。因為建設(shè)工程項目信息檔案是參建者對建設(shè)活動過程中產(chǎn)生的信息，在規(guī)定時間內(nèi)按一定規(guī)則進(jìn)行收集、整理、保存的成果，故它是對項目建設(shè)活動過程的直接的記錄和真實(shí)反映，通過它可以把整個建設(shè)過程完整地鏈接起來。

3、建設(shè)工程作為一種特殊的產(chǎn)品，除具有一般產(chǎn)品共有的質(zhì)量特性外，還具有特定的六個內(nèi)涵：適用性、耐久性、安全性、可靠性、經(jīng)濟(jì)性及與環(huán)境的協(xié)調(diào)性。工程建設(shè)不同階段的工作，對工程項目質(zhì)量的形成發(fā)揮著不同的作用和影響，由于工程信息檔案能夠如實(shí)記錄整個建設(shè)活動過程，可真實(shí)、直接地反映工程項目的建設(shè)管理水平和工程質(zhì)量，政府的建設(shè)工程質(zhì)量監(jiān)管機(jī)構(gòu)在對工程質(zhì)量的監(jiān)管過程中，需要依據(jù)相關(guān)的設(shè)計圖紙及質(zhì)量過程檢驗檔案性文件結(jié)合對現(xiàn)場施工質(zhì)量的實(shí)體檢查對建設(shè)工程質(zhì)量進(jìn)行。

二、做好建設(shè)工程信息檔案管理工作的措施

在項目建設(shè)活動過程中，各參建方對建設(shè)工程信息檔案管理工作的質(zhì)量良莠不齊，如果對信息檔案管理工作的重視程度不夠，信息檔案管理工作質(zhì)量出現(xiàn)偏差，在實(shí)際工作的實(shí)施過程中往往會發(fā)生諸如工程施工圖紙缺失、合同變更依據(jù)缺失等狀況，造成錯誤施工及返工、獲取工程費(fèi)用補(bǔ)償困難、工程無法驗收合格等不利后果?？偨Y(jié)多年建設(shè)工程信息檔案管理的經(jīng)驗和教訓(xùn)，以下措施有助于做好工程信息檔案的管理工作值得借鑒：

1、設(shè)立專職部門、提供管理工具

針對參建工程項目，設(shè)立專職信息檔案管理部門，負(fù)責(zé)工程信息的收發(fā)、整編、歸檔、保管等工作。該部門須配備專職工作人員、辦公場所和文檔保管的場地及設(shè)施。從提高信息檢索工作效率和準(zhǔn)確性角度出發(fā)還應(yīng)配備電腦、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備及相應(yīng)計算機(jī)軟件。

2、建立健全管理制度

在工程項目啟動時就應(yīng)建立工程檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，建立、健全信息檔案管理制度，付諸實(shí)施直至工程項目完全完結(jié)。信息檔案管理制度的建立還應(yīng)結(jié)合工程項目的特性形成便于操作的流程，把信息檔案管理的基本要求與工程項目的建設(shè)活動有機(jī)地結(jié)合起來。

3、建立信息檔案管理制度需要關(guān)注的重點(diǎn)

根據(jù)工程信息檔案管理最終需要達(dá)到的目的，在建立相關(guān)管理制度時應(yīng)關(guān)注如下重點(diǎn)：

1）統(tǒng)一進(jìn)出窗口，避免多頭管理導(dǎo)致混亂。只要是與工程項目建設(shè)活動相關(guān)的正式信息、文件、圖紙、聲像資料等，均統(tǒng)一由窗口部門的專人接收和發(fā)出。所謂窗口部門，即是前述需設(shè)立的信息檔案管理專職部門。

2）確保信息檔案安全。信息檔案的存放安全必須得到有效保障，須采取相應(yīng)的防火、防盜、防潮措施；電子文檔應(yīng)盡量轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文檔，同時電子文檔必須定期進(jìn)行安全備份，且原件與備份件必須分存在兩個相互獨(dú)立的載體上，同時做好計算機(jī)及數(shù)碼載體的病毒防范工作；同時紙質(zhì)文檔也需要轉(zhuǎn)化為電子文檔，便于傳輸和使用。

3）建立原始檔案（俗稱“死檔”）。窗口部門收發(fā)的所有資料，須留存一份原始檔案，并在檔案柜中妥善保存，不作為流轉(zhuǎn)件使用，工作中的流轉(zhuǎn)件可使用復(fù)印件。

4）分類管理。針對每個信息檔案的不同屬性，結(jié)合工程建設(shè)活動中的使用情況，應(yīng)分類編號及存放，便于查詢和使用。通常分成接收件類和發(fā)件類兩大類，在上述兩類的級別下，可按對方單位名稱或信息文件的屬性劃分成小類，與流水編號配合使用。

5）確立信息檔案流水號使用規(guī)則。要求在對所有正式文本信息的歸納整理過程中，每個信息賦予特定流水號。信息檔案的流水號可按“發(fā)件單位簡稱（或代表字母）/收件單位簡稱（或代表字母）/流水號/日期”進(jìn)行編制。例如：本單位（簡稱“BDW”）收到監(jiān)理單位（簡稱“JL”）發(fā)來的一個通知，流水號可編為“JL/BDW/001/2014-6-18”；本單位發(fā)給監(jiān)理單位的文函，流水號可編為“BDW/JL/001/2014-7-18”。

6）進(jìn)行收、發(fā)登記。對接收和發(fā)出的工程資料名稱、數(shù)量、收發(fā)單位、日期及經(jīng)手人逐項進(jìn)行書面登記，并有獨(dú)立的流水號對應(yīng)，取得原始的信息收發(fā)記錄。之后應(yīng)將上述特征信息全部錄入計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中（簡單的做，可利用微軟OFFICE辦公系統(tǒng)中的EXCEL軟件實(shí)現(xiàn)），為將后工作中信息檔案的檢索查詢提供方便。

7）對信息的處理工作進(jìn)行閉環(huán)管理。信息檔案管理的根本目的之一是要促使文件、圖紙等信息資料在工程建設(shè)活動中及時發(fā)揮作用，這就需要對每一項信息的使用、處理情況進(jìn)行跟蹤，確保不產(chǎn)生遺漏。

8）信息檔案電子化。利用目前的計算機(jī)技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)信息檔案的電子化管理，將獲取的書面文件通過照相、掃描及其他轉(zhuǎn)換手段，轉(zhuǎn)化為數(shù)碼檔案，并與數(shù)據(jù)庫信息進(jìn)行鏈接，有利于信息的歸檔、快速檢索及傳輸，提高管理工作效率和工作質(zhì)量。

9）周期性督促開展信息檔案資料的整理檢查。由責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，定期對信息檔案資料的管理情況按照制度規(guī)定進(jìn)行逐項檢查，督促對問題的立及時整改。

4、督促落實(shí)

針對信息檔案管理工作設(shè)立專職部門，配備專職人員及設(shè)備，制定管理規(guī)章制度，最終需要落實(shí)到實(shí)處予以實(shí)施。作為參建單位領(lǐng)導(dǎo)層，應(yīng)督促上述工作逐項落實(shí)，為開展良好的信息檔案管理工作提供管理保障。

三、結(jié)語

建設(shè)工程項目從策劃、評估、決策、設(shè)計、施工、竣工驗收到投入生產(chǎn)或交付使用需經(jīng)歷很長時間，其間凝集了組織者、設(shè)計者、建設(shè)者及監(jiān)管者等諸多單位及人員心血。建設(shè)過程中由各參建單位形成并保留的文件、圖紙、圖表及聲像資料等各種形式的信息資料，按照國家、地方及項目的相關(guān)規(guī)定經(jīng)過整編，并通過相關(guān)檢查驗收后，形成一套完整的建設(shè)工程信息檔案，以及依法提交地方建設(shè)主管部門的竣工檔案。建設(shè)工程信息檔案管理工作，對建設(shè)工程各參與方及工程本身，具有重要的作用和意義。

篇（4）

【 abstract 】 building engineering can form various kinds of document material, archives management is very important, that permeates the whole construction process. This paper building engineering common file management and monitoring the insufficiency, puts forward some strategies and management measures.

【 key words 】 construction engineering, archives, monitor and measure

中圖分類號：K826.16文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

前言

建筑工程中會形成各種各樣的文檔材料，有建設(shè)前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維護(hù)檢修記錄等，這些文檔材料全面反映了建筑工程建設(shè)的詳細(xì)情況，對工程質(zhì)量評定、工程竣工的管理和維護(hù)，以及對新建工程的準(zhǔn)備等，都具有重要的利用價值。因此，對建筑工程中檔案的管理及監(jiān)控加以重視十分必要。

1、建筑工程項目中檔案資料監(jiān)控及管理中的常見不足

對建筑工程中的檔案資料進(jìn)行管理，實(shí)際上即對工程施工整個過程中涉及到的相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理、合理編制后歸檔、保管。因工期較長，因此資料的形成也需要較長時間。項目方面有些工程較多，且分散面廣，由于動態(tài)管理而使人員流動性高，相關(guān)責(zé)任較難落實(shí)。

1.1資料收集不夠全面

例如，某些工程上的設(shè)計有變更，在編制資料的時候，只將變更通知書進(jìn)行記錄，卻未對相應(yīng)的施工進(jìn)行記錄；某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并沒有核定審批意見；部分交接驗收記錄沒有簽認(rèn)手續(xù)等。

1.2資料不夠準(zhǔn)確

資料上的隨意性比較嚴(yán)重，對相同工序檢查出的數(shù)據(jù)，按照其相似的數(shù)據(jù)填到了另外的同類工序中而缺少必要的檢查；部分監(jiān)測數(shù)據(jù)在所允許的誤差范圍內(nèi)，害怕數(shù)據(jù)受到質(zhì)疑，而引起不必要的麻煩，便填了一些留有余地的數(shù)據(jù)。

1.3資料收集與整理不夠及時

對建筑工程相對應(yīng)的檔案資料進(jìn)行管理應(yīng)當(dāng)從合同簽訂完成后準(zhǔn)備開工時就著手，如圖紙會審紀(jì)錄以及開工報告等。對于施工過程，根據(jù)規(guī)定對其及時予以規(guī)范記錄，努力做到開工有報告、進(jìn)場有合同、變更有手續(xù)、驗收有根據(jù)、施工有記錄、對照有標(biāo)準(zhǔn)，每一個環(huán)節(jié)都應(yīng)當(dāng)及時、到位。實(shí)際工作中，卻離上述要求有較大距離，記錄往往延遲，之后補(bǔ)“回憶錄”的現(xiàn)象較為普遍。

2、建筑工程項目中檔案管理應(yīng)關(guān)注的要點(diǎn)

2.1注重收集未被采納的方案資料，這是由未被采納的方案資料本身的價值性和工程檔案完整性、連續(xù)性等特點(diǎn)決定的。

2.2注重收集設(shè)計基礎(chǔ)資料

設(shè)計基礎(chǔ)資料中的地質(zhì)、地形、水文、氣象以及各種技術(shù)咨詢服務(wù)等是設(shè)計、施工和工程實(shí)施過程的重要依據(jù)，具有實(shí)用價值大、份數(shù)少、利用率高的特點(diǎn)，應(yīng)列為檔案管理的重點(diǎn)。

2.3注重完整、準(zhǔn)確的竣工圖紙

竣工交付階段是整體或局部結(jié)束的階段，施工單位在這一階段要嚴(yán)格按照國家規(guī)定編制竣工圖紙，按照工程歸檔規(guī)范及立卷標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理后向檔案管理部門移交。檔案管理部門須對移交來的工程檔案文件特別是對竣工圖紙的完整性進(jìn)行審核。竣工圖的完整性和準(zhǔn)確性具體體現(xiàn)在真實(shí)的反映項目竣工時的實(shí)際情況和過程、圖物相符、技術(shù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠、簽字手續(xù)完備等方面。工程檔案管理人員要廣泛涉獵各專業(yè)，對竣工圖紙與現(xiàn)場實(shí)際情況進(jìn)行比照核對，這樣才能保證竣工圖紙的完整性、準(zhǔn)確性和歸檔的質(zhì)量。

2.4注重收集先進(jìn)、大型、精密設(shè)備安裝調(diào)試形成的記錄資料

機(jī)器設(shè)備在安裝調(diào)試過程中受客觀環(huán)境的影響，許多技術(shù)參數(shù)的實(shí)際值與設(shè)計值會產(chǎn)生差異。因此，設(shè)備儀器在安裝調(diào)試過程的記錄數(shù)據(jù)資料是非常珍貴的。設(shè)備儀器檔案不僅要收集產(chǎn)品說明書、配件手冊操作、維修手冊、產(chǎn)品合格證等隨機(jī)文件資料，也要對其安裝調(diào)試數(shù)據(jù)記錄提高重視。

2.5注重收集培訓(xùn)資料

為正確的對設(shè)備進(jìn)行操作、維修、管理，廠家會對用戶的操作管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)資料往往會分散到個人手里。由于參加培訓(xùn)的人員不一定全部直接從事設(shè)備的操作、維修，因此，要對培訓(xùn)資料進(jìn)行收集，再次分發(fā)和歸檔備查。

3、建筑工程項目中檔案資料管理及監(jiān)控措施

3.1與工程建設(shè)同步，進(jìn)行全程監(jiān)控

3.1.1及時對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高工作質(zhì)量

一切工程合同中都對其檔案的移交進(jìn)行了明文規(guī)定，施工單位作為檔案的最直接的接觸方，其能否適應(yīng)檔案管理相應(yīng)的要求及標(biāo)準(zhǔn)，樹立檔案意識等都會對檔案的質(zhì)量產(chǎn)生很大影響。

3.1.2立項時應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)資料監(jiān)控

工程項目在立項、審批、勘察之前，相應(yīng)的管理部門并沒有成立，自然就缺少檔案管理者。而工程準(zhǔn)備時相關(guān)材料往往比較分散，同時，招投標(biāo)以及勘察文件又放于工程管理部。如果沒有對上述比較分散的相關(guān)資料進(jìn)行及時收集，久而久之，會使收集上述文件的難度加大，甚至可能導(dǎo)致文件丟失。所以，在工程項目立項的前期，就應(yīng)當(dāng)及時介入檔案的收集以及整理，由專人負(fù)責(zé)。

3.1.3對新設(shè)備的檢驗加強(qiáng)監(jiān)控

新設(shè)備到貨后，隨之會有相應(yīng)的圖紙資料，值得注意的是，進(jìn)口設(shè)備對應(yīng)的外文資料往往是與其設(shè)備一起放置，而國產(chǎn)設(shè)備所提供的使用手冊又不足，這些環(huán)節(jié)時常會出現(xiàn)漏洞。缺乏細(xì)致認(rèn)真的態(tài)度，就可能丟失設(shè)備資料。所以，必須建立合理的設(shè)備開箱檢驗制度并貫徹執(zhí)行，對開箱權(quán)限予以明確。

3.1.4發(fā)揮合同的法律效應(yīng)

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)參與起草合同的相應(yīng)管理工作，將文件材料的歸檔以及積累當(dāng)作合同中的重要內(nèi)容獨(dú)立為一條款，明確要求竣工文件材料相應(yīng)的驗收時間、質(zhì)量以及份數(shù)、副本內(nèi)容、歸檔范圍，使相應(yīng)的承建單位也對檔案管理有足夠的認(rèn)識與重視，這樣以來，就以法律形式保證了歸檔工作的落到實(shí)處。

3.2建筑工程檔案的管理措施

3.2.1建立現(xiàn)場辦公制度

篇（5）

水庫科技檔案是對從事水庫建設(shè)期間所涉及的科技活動形成的資料和信息，其具有相當(dāng)?shù)谋４鎯r值的，同時也可以通過各種形式與載體類型來進(jìn)行歷史記錄的保存，需要?dú)w納保存在水利科技文件材料檔案中。因為這類資料或數(shù)據(jù)對于水利事業(yè)的研究人員而言，具有非常重要的學(xué)術(shù)價值和指導(dǎo)作用，是非常寶貴的科學(xué)技術(shù)資源。同時，水庫建設(shè)中的科技檔案也成為了最具價值的第一手資料和信息，為科學(xué)研究發(fā)揮了重要的促進(jìn)作用，受到科技工作者的廣泛青睞。究其實(shí)質(zhì)是因為水利研究的原始資料在某種程度上具有參考性、原創(chuàng)性以及對照作用，除此之外還能為當(dāng)前水利科技進(jìn)行創(chuàng)新與探索。因此，水利科技檔案管理工作對科研事業(yè)的發(fā)展起著不可替代的作用。

1 水庫檔案管理的主要內(nèi)容和重要性

（一）水庫檔案主要管理的內(nèi)容

水庫檔案所涉及的內(nèi)容和信息十分龐大，而且涵蓋了巨大的范圍，所以，其管理工作需要充分明晰之后再開展。首先，水庫的檔案管理工作相對于其他領(lǐng)域的檔案管理有著性質(zhì)上的差異，因為水庫本身的建設(shè)初衷就是為了在建設(shè)過程中方便周圍的群眾轉(zhuǎn)移居住地。因此，其中涵蓋了大量的移民等信息檔案內(nèi)容，例如：民生資料、水庫占地、居民地、農(nóng)用地等丈量信息資料等等。其次就是水庫檔案資料還涵蓋了水庫周邊區(qū)域的基本環(huán)節(jié)，例如：交通運(yùn)輸、水電管道、通訊光纜等等，同時部分項目還會存在相應(yīng)的環(huán)境影響程度的評估勘測資料。最后，還包括了建設(shè)后的群眾安置、土地補(bǔ)償以及地質(zhì)改造等水庫檔案的內(nèi)容，因此，有必要對水庫檔案加強(qiáng)管理工作。

（二）水庫檔案管理的重要性

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，水利工程對于國家整體國力的提升具有明顯的作用，也是近來國家關(guān)注的重點(diǎn)。隨著國家在這方面投入的增加，過去在經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)和科技基礎(chǔ)上的制約得以被進(jìn)一步打破，水利工程的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)也在不斷的提升，安全隱患也在逐步消除。但是，國家對水利工程的建設(shè)要求卻沒有放松，不僅需要盡快完成對于水庫的建設(shè)，還需要保障水庫周邊的工農(nóng)建設(shè)，積極發(fā)揮社會服務(wù)效益。

水庫檔案的形式主要載體包括了文字、表格、聲像、影響以及電子數(shù)據(jù)等等，能夠整個水庫的各項信息進(jìn)行詳盡的描述。在水庫建設(shè)前，工程建設(shè)人員就需要對周圍的地質(zhì)、地形、地貌、交通、農(nóng)業(yè)以及原住民等信息進(jìn)行搜集，并記錄所有的信息，保障施工方案能夠得到高水平的設(shè)計。隨著水庫建設(shè)的完成，其周圍的情況也發(fā)生了相應(yīng)的變化，需要對變化后的水庫周邊進(jìn)行統(tǒng)計，并記錄水庫工作的運(yùn)行情況等。作為水庫建設(shè)的信息和數(shù)據(jù)資源，其利用價值具有非常高的可用性，供將來的水庫擴(kuò)建、修繕以及其他建筑建設(shè)提供了重要的依據(jù)。同時，這種資料和信息也能夠為其他水庫的建設(shè)提供相應(yīng)的參考，并有效提高了社會的經(jīng)濟(jì)效益。水庫檔案是一種工作檢驗的積累，對于技術(shù)具有相當(dāng)?shù)男畔⒖甲饔煤涂陀^性，其管理工作是不能忽視的工作。

2 強(qiáng)化水庫檔案管理工作的具體措施

水庫科技檔案的管理工作主要依照水庫建設(shè)中所涉及的技術(shù)研究、勘測、設(shè)計以及其他觀測數(shù)據(jù)所展開的，同時這類數(shù)據(jù)具有來源范圍廣、種類但多、管理工作繁復(fù)等特點(diǎn)。只有加強(qiáng)水利科技檔案的管理和利用，才能保證水利科技檔案的系統(tǒng)性和完整性，才能更好地發(fā)揮水利科技檔案在水利建設(shè)過程中的作用。

（一）強(qiáng)化并完善各項管理制度的建設(shè)工作

制度作為各項工作開展的依據(jù)，具有非常重要的作用。因此，需要對各項制度的管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，并對內(nèi)部的管理激勵機(jī)制進(jìn)行建設(shè)，確保具體人員的積極性可以被充分的調(diào)動起來。然后，將檔案管理工作進(jìn)行細(xì)分，并在各個不斷的階段來完成，讓權(quán)責(zé)逐漸落實(shí)到管轄領(lǐng)導(dǎo)的績效考核中，要求相關(guān)人員對任務(wù)進(jìn)行認(rèn)真的完成。這樣一來，才能將真正的管理工作細(xì)化到檔案管理的各個職位和人員，將管理工作貫穿整個建設(shè)周期，直到檔案資料管理通過驗收全過程。

（二）強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)水平

人員作為影響工作質(zhì)效水平的重要因素，對于具體工作的開展具有重要的影響。因此，檔案管理人員的選擇上需要引起更多的關(guān)注。首先需要本著以人為本的原則來選取高素質(zhì)技能的檔案管理團(tuán)隊，并在定期內(nèi)選取合適的人員進(jìn)行理論學(xué)習(xí)和實(shí)踐練習(xí)。最終，要不斷提升其在技術(shù)、管理、業(yè)務(wù)以及其他方面的能力水平。同時，在管理資質(zhì)上還需要進(jìn)行密度的管理，對準(zhǔn)入資格證進(jìn)行嚴(yán)格的審查，開展相應(yīng)的工程檔案工作的業(yè)務(wù)交流會，配備相應(yīng)的文件和資料進(jìn)行講解和培訓(xùn)。

（三）加快檔案管理信息化建設(shè)

目前，全社會都在積極的推進(jìn)信息化進(jìn)程，不斷讓社會的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用到具體的工作當(dāng)中，發(fā)揮更大的生產(chǎn)力促進(jìn)作用。因此，水利檔案的管理也需要不斷推動計算機(jī)管理模式的轉(zhuǎn)變，確立以電子檔案為主的檔案管理模式。目前，水利工作已經(jīng)在諸多方面得到了應(yīng)用，例如：文字、數(shù)據(jù)表格、設(shè)計圖形、圖片以及影像等資源已經(jīng)采用電子數(shù)據(jù)的模式，不僅清減數(shù)據(jù)存放所需的空間，同時也在修改和查閱上具有更多的優(yōu)勢。這樣一來，人力、時間以及物資等資源都得到了節(jié)約。檔案進(jìn)行電子信息化管理，可以實(shí)現(xiàn)歸檔、編目、查詢檢索和借閱管理的自動化，便于檔案信息的接收、傳遞、存儲和查詢，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性。

3 結(jié)束語

水旃こ探ㄉ梟婕暗澆隙嗝爬嚳倍嗟南钅浚具有內(nèi)容繁雜、階段性強(qiáng)以及周期性長等方面的特點(diǎn)。因此，整個建設(shè)過程中的資料檔案管理工作也具有較大的困難，但是檔案作為項目建設(shè)的重要依據(jù)，具有非常深遠(yuǎn)的影響和作用，關(guān)系到工程項目建設(shè)和周邊城鎮(zhèn)化進(jìn)程推進(jìn)等等。目前，負(fù)責(zé)水庫建設(shè)的科技檔案管理部門需要進(jìn)一步強(qiáng)化運(yùn)用信息化手段，提高科技檔案管理的意識，提升管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，規(guī)范管理制度，積極做好開發(fā)利用工作，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)

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篇（6）

農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計檔案是農(nóng)業(yè)科技檔案中的一項專業(yè)性檔案。實(shí)踐證明，它有其特殊的作用。

（1）查證參考作用。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計檔案真實(shí)地記錄與反映了農(nóng)村審計實(shí)踐中的具有法律效力的證明文件和資料，為“續(xù)審”、“復(fù)審”或“備查”提供依據(jù)。

如我們1988年受市政府委托辦理的一件石巖鎮(zhèn)愛路村村民上告村干部貪污的案件中，上告信中所言村干部“、貪污成性、傾國害民、無法無天”，經(jīng)詳細(xì)調(diào)查、核實(shí)，取得大量證據(jù)，證明該村干部沒有貪污行為，并做出了審計結(jié)論，公布于眾。上告信中所言沒有事實(shí)依據(jù)。而上告的村民不服上訴到市政府又轉(zhuǎn)到市人民檢察院對此立案復(fù)審，經(jīng)查閱審計案卷，進(jìn)一步核實(shí)、復(fù)查，認(rèn)為我們的審計結(jié)論正確，證據(jù)充分，認(rèn)定上告村民犯有誣陷罪，判處其三個月拘役。

（2）作為歷史見證，預(yù)防反復(fù)。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計工作的客觀公證性反映在農(nóng)村審計檔案里，應(yīng)經(jīng)得起歷史的推敲。1985年，我們對臥龍鄉(xiāng)紅林村進(jìn)行了財務(wù)審計，查實(shí)了當(dāng)時的黨支部書記有貪污問題。經(jīng)批評教育，進(jìn)行了退賠，在支部大會上作了檢查。到1986年整黨時，他怕受黨紀(jì)處分想翻案，整黨工作組到市經(jīng)管站查閱了審計檔案材料，見證據(jù)、證言、承認(rèn)書等充分俱全，無可置疑，予以撥回。

（3）、為改進(jìn)農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計工作提供參考。農(nóng)村審計檔案中記錄了各種形式的檔案，反映出農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)管理實(shí)踐中所存在的問題及其違紀(jì)者的作案手段。找出這些問題的普遍性、特殊性和規(guī)律性，就能“對癥下藥”，采取不同的措施進(jìn)行解決和整頓。

如我市1985年開展了一年的農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計之后，發(fā)現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)問題的農(nóng)村干部多、時間集中、性質(zhì)略同。感到有一種突發(fā)性、普遍性。經(jīng)分析，是由于1983年以來農(nóng)村實(shí)行改革，落實(shí)“大包干”生產(chǎn)責(zé)任制時，在下放財產(chǎn)、物資、撤隊并帳，農(nóng)村財務(wù)出現(xiàn)一度混亂的情況下，有些人乘機(jī)侵占公款、公物，進(jìn)行貪污作弊。由于工作的面廣、量大、審計人員又少，很難一下子徹底解決。經(jīng)研究，利用一冬春的時間，集中全力，發(fā)動群眾，搞了一次“兩清”，采取了自查與工作組查相結(jié)合、一般與重點(diǎn)相結(jié)合的方式，共查處貪污的46人，金額4萬多元；侵占公款公物的251人，金額為32萬多元。為了防止前清后亂，舊問題解決新問題再出現(xiàn)，又建立了市、鄉(xiāng)兩級定期常規(guī)審計制度，對經(jīng)濟(jì)違紀(jì)問題防患于未然，從而達(dá)到對農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)的財務(wù)管理實(shí)行經(jīng)常性、制度性的有效監(jiān)督。

（4）、起宣傳教育作用。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計檔案中的大量生動的經(jīng)濟(jì)違紀(jì)案例，可作為宣傳黨和國家的財經(jīng)紀(jì)律、制度、經(jīng)濟(jì)法規(guī)的反面教材，教育廣大干部、群眾自覺抵制違反財經(jīng)紀(jì)律的行為。我市利用簡報的形式，把審計檔案中的突出的典型案例摘錄下來進(jìn)行刊登。收到了較好的宣傳教育作用。

（5）、是進(jìn)行農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計科學(xué)研究的依據(jù)。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計檔案中保存著豐富的實(shí)踐資料，有事實(shí)、有數(shù)據(jù)、有經(jīng)驗、有教訓(xùn)、有調(diào)查、有結(jié)論。把它總結(jié)起來作為農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計科研工作的依據(jù)，這對于我們在改革過程中誕生的沒有經(jīng)驗的農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計工作，對于發(fā)展與完善具有中國特色的審計學(xué)來說，都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

二、建立農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計檔案，是開展農(nóng)村審計工作的需要，是農(nóng)村審計工作中不可分割的重要組成部分。

農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計工作起步晚、進(jìn)展慢，真正形成制度化、專業(yè)化、規(guī)范化的還不太多。它不象國家審計機(jī)關(guān)那樣，有專門的機(jī)構(gòu)、專門的人才、標(biāo)準(zhǔn)的程序、規(guī)范的制度等，而是由農(nóng)業(yè)經(jīng)營管理站的沒有經(jīng)過專門學(xué)習(xí)和訓(xùn)練的會計輔導(dǎo)人員兼管此項工作。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計工作的范圍和內(nèi)容是由小到大，由單一到復(fù)雜逐步發(fā)展起來的。農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計檔案也是隨著農(nóng)村審計工作的發(fā)展，從無到有，從小到多，從零星分散到集中統(tǒng)一，逐步地建立起來標(biāo)準(zhǔn)的農(nóng)村審計檔案。它是適應(yīng)農(nóng)村審計工作的需要而建立的，是隨著農(nóng)村審計工作的發(fā)展而逐漸完善起來的。

我市的農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計工作是從1985年開始的，首先是從哪求哪到的應(yīng)聘審計，逐步擴(kuò)大到接受、紀(jì)檢、組織等部門的委托審計、干部調(diào)轉(zhuǎn)離任審計、企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益審計等多種形式和項目。所取得的大量審計記錄、證言、詢問筆錄、對帳單、復(fù)制憑證、承認(rèn)書、工作底稿、審計結(jié)論和審計報告等繁多的，十分重要的審計資料，都必須妥善、長期地保管起來。作為真實(shí)的、客觀的、具有法律效力的歷史證明。這就必須建立嚴(yán)密的、專業(yè)性的農(nóng)村審計檔案，它既是依法辦事不可缺少的程序和手段，又是改善經(jīng)營管理，提高審計工作質(zhì)量的保證。如農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計案件中的證據(jù)是否充分、真實(shí)，定性是否合理、處分是否得當(dāng)，結(jié)論是否準(zhǔn)確，這在審計檔案中都有實(shí)事求是的記載。通過對檔案資料的分析，不僅可以了解案情的客觀公證性，也可以看出審計人員的工作質(zhì)量和盡職盡責(zé)的程度。如果沒有農(nóng)村審計檔案，在評價被審單位和考核審計工作時，就會言之無據(jù)、斷事無力。因此說，只要開展審計工作就必須建立農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計檔案，建立農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計檔案是開展農(nóng)村審計工作的重要組成部分。沒有農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計工作就不會有農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計檔案資料；沒有農(nóng)村審計檔案，農(nóng)村審計工作就不完善，二者是相互依存，共同發(fā)展的。

三、建好農(nóng)村合作經(jīng)濟(jì)審計檔案是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。

篇（7）

事業(yè)單位的檔案管理工作由于其保密性和社會服務(wù)性的特征，有必要探索現(xiàn)狀和提出改善措施，以順應(yīng)時展的需要，提高事業(yè)單位的檔案管理工作的有效性，從而提高其為社會服務(wù)的能力。

一、事業(yè)單位檔案管理的特征

1.事業(yè)單位的檔案管理具備保密性。事業(yè)單位是我國的重要信息管理機(jī)構(gòu)，一般是由國家設(shè)置的，雖不屬于政府機(jī)構(gòu)，但是其所存放的檔案主要用于為國家各類機(jī)關(guān)提供檔案管理和信息支持。事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理，是履行期參與社會事務(wù)管理職責(zé)，涉及教、科、文、衛(wèi)等各個方面，包括國家各個行業(yè)的機(jī)密文件的保存，因而具備保密性，需要做好保密工作，防止相關(guān)機(jī)密文件的泄露。

2.事業(yè)單位的檔案管理具有公共服務(wù)的特性。事業(yè)單位是由國家出資設(shè)置的具有公益性的組織，保存的各類文件檔案，是對社會各類行業(yè)的信息收集匯總，這些信息因為無法讓社會市場自動參與資源調(diào)配，所以，需要借用事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理，這些事業(yè)單位不具備盈利性質(zhì)，無條件給國家機(jī)構(gòu)和社會提供相關(guān)信息查詢、咨詢和借閱等服務(wù)，以為社會服務(wù)為宗旨，具有公共服務(wù)的特性。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的重要性

1.檔案是過去工作和歷史情況的真實(shí)記錄。檔案是在社會實(shí)踐活動中直接形成的，而非后人編造的，是客觀地記錄了歷史情況，是確鑿的原始材料和歷史證件。對于事業(yè)單位而言，首先檔案是檔案人一生的真實(shí)記述，是第一手的參考材料；其次，它是事業(yè)單位本身的“成長記錄”，是單位信息最基礎(chǔ)、最集中的記錄，完整地反映單位發(fā)展變化的歷程。

2.檔案可以對事業(yè)單位的業(yè)績及管理水平進(jìn)行科學(xué)合理的評價。檔案記錄著單位發(fā)展的整個歷程，記錄著每一階段單位的業(yè)務(wù)發(fā)展情況和資金運(yùn)轉(zhuǎn)情況，記錄著每階段發(fā)展的優(yōu)秀成果，單位的管理者可以通過這些檔案資料更好地對過去的工作進(jìn)行總結(jié)，做出科學(xué)合理的分析，從而制定出最有利于單位發(fā)展的決策。

3.檔案可以提供便利的查詢服務(wù)。這是近年來事業(yè)單位檔案的一項重要用途和事業(yè)單位登記管理機(jī)關(guān)的一項新服務(wù)內(nèi)容。主要是為法律部門提供檔案查詢服務(wù)，在事業(yè)單位涉及各類訴訟情況時會發(fā)生，但是檔案查詢業(yè)務(wù)必須要有嚴(yán)格的法定程序，以確保事業(yè)單位的合法權(quán)益。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的措施

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提升檔案管理水平。首先，要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，明確一名領(lǐng)導(dǎo)分管本單位的檔案管理工作，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和督促。其次，要結(jié)合本單位檔案管理工作實(shí)際，建立有效的考核機(jī)制，完善管理體系，推進(jìn)檔案工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化建設(shè)。

2.注重培訓(xùn)，提升檔案人員綜合素質(zhì)。首先，要加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，具體的培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理理論、檔案管理技巧、檔案修復(fù)技巧和檔案管理制度的培訓(xùn)，讓檔案管理人員從理論到實(shí)際操作都能夠有更高層次地提高。

其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的管理，對檔案管理人員的工作進(jìn)行明確專業(yè)的分工，促使檔案管理人員能夠有序地工作。與此同時，有必要加強(qiáng)對檔案管理人員的薪資福利管理，盡可能地提高工資待遇和福利待遇水平，為他們提供良好的晉升空間和發(fā)展空間，并做好離職人員的工作交接管理。

再次，要強(qiáng)化檔案管理從業(yè)人員的服務(wù)意識及敬業(yè)奉獻(xiàn)精神，加強(qiáng)檔案基本專業(yè)技能的培養(yǎng)以及相關(guān)知識的學(xué)習(xí)，從根本上提高業(yè)務(wù)水平。定期參加專業(yè)部門的繼續(xù)教育培訓(xùn)，通過不斷地學(xué)習(xí)新技術(shù)、新方法，掌握新技巧，從而用現(xiàn)代科學(xué)管理手段來管理檔案工作。

3.加大投入，提升檔案工作保障力度。要盡量擠出資金配置專門的檔案室、檔案柜、照相機(jī)、專用微機(jī)、打印機(jī)等設(shè)備，購置專用檔案整理物品，安裝防盜門，加固窗戶，要防潮，遮光，防鼠，配備防火器等。所有檔案都要實(shí)行按序、專柜保管，防止檔案丟失和損壞，維護(hù)檔案的完整性和安全性。

4.科學(xué)管理，提升檔案工作現(xiàn)代化和信息化程度。檔案信息化建設(shè)是檔案工作向現(xiàn)代化邁進(jìn)的必由之路。要使檔案最大限度地發(fā)揮作用，就必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理。首先，要加強(qiáng)電子檔案歸檔管理，要通過相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存；其次，要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案信息服務(wù)，從而大大提高檔案信息的利用率。

5.完善檔案管理制度。完善檔案管理制度，需要完善檔案保管制度、檔案保密制度、檔案利用制度、檔案室人員崗位職責(zé)、檔案鑒定制度、檔案監(jiān)督制度和安全與消防制度等相關(guān)制度。完善檔案管理制度，要能夠檔案信息真實(shí)完整有效，需要更新的要及時更新，需要刪除的要按照規(guī)定程序進(jìn)行審核后才能刪除銷毀，要做好安全設(shè)施建設(shè)，防止檔案的丟失和盜竊，重點(diǎn)做好內(nèi)部監(jiān)督控制制度的建設(shè)，促使檔案管理制度得到切實(shí)的執(zhí)行。

四、結(jié)束語

篇（8）

農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案是指各有關(guān)單位在實(shí)施農(nóng)業(yè)機(jī)械購置補(bǔ)貼政策中形成的，能真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)地反映農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼工作的文件、合同、發(fā)票、照片、電子檔案等資料，是農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼工作的重要組成部分。只有促進(jìn)農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼的順利實(shí)施，才能充分發(fā)揮補(bǔ)貼政策的調(diào)控作用，讓中央的惠農(nóng)政策落到實(shí)處，因此必須要加強(qiáng)檔案管理工作，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理的重要性體現(xiàn)在。

1、農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼是一項政策性很強(qiáng)的工作，要求我們必須重視加強(qiáng)檔案管理工作，才能保證農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼資金安全、規(guī)范、高效使用。

2、農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案管理是農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼工作的重要環(huán)節(jié)，是檢查考核農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼政策貫徹執(zhí)行情況的重要依據(jù)。縣級農(nóng)機(jī)部門是農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼的具體實(shí)施者，他們形成的檔案是整個農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案中的重點(diǎn)。

3、通過對農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案的規(guī)范化管理，可以杜絕農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼存在的漏洞，促進(jìn)農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼工作的成效，為明年的農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼工作打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

4、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、高質(zhì)量的檔案管理工作可以促進(jìn)農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼工作高效、有序運(yùn)轉(zhuǎn)。由于農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼工作涉及的層次多、范圍廣，復(fù)雜性較強(qiáng)，更需要檔案管理工作規(guī)范、完整、準(zhǔn)確。

5、農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼政策自2005年實(shí)施以來一直是一項按年度實(shí)施的長期的周期性工作。這就要求每一個農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼實(shí)施年度都要有當(dāng)年的完整的補(bǔ)貼檔案，因此農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案管理也具有周期性，每年度的檔案整理和歸檔工作就必須在有限時間內(nèi)保證質(zhì)量地完成好。

為了更好的推進(jìn)農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案管理工作的開展，需要把握好以下幾點(diǎn)

1、要由專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理與管理，明確檔案管理責(zé)任人職責(zé)，確保補(bǔ)貼檔案完整、準(zhǔn)確、科學(xué)，要及時對農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案資料進(jìn)行整理，詳細(xì)核實(shí)補(bǔ)貼農(nóng)戶信息和機(jī)具信息，將購機(jī)申請表、購機(jī)者身份證明復(fù)印件、購機(jī)補(bǔ)貼管理合同、購機(jī)補(bǔ)貼指標(biāo)確認(rèn)通知書、購機(jī)發(fā)票復(fù)印件、購機(jī)者清冊、鄉(xiāng)鎮(zhèn)農(nóng)機(jī)管理站或村委會購機(jī)證明信等信息資料，購機(jī)者身份影像公示資料以及人機(jī)合照等進(jìn)行了分類建檔，一機(jī)一檔，人機(jī)統(tǒng)一、手續(xù)齊備、資料齊全并全部備份；對補(bǔ)貼機(jī)具的檢查回訪記錄和農(nóng)民投訴處理記錄等資料也要及時整理歸檔，配置標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒，印制統(tǒng)一的檔案封面，使農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案資料內(nèi)容齊全，手續(xù)齊備，排列有序，便于隨時查閱和社會監(jiān)督，增加工作的透明度。

2、農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼合同是農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案的主要內(nèi)容，合同的簽訂是隨時進(jìn)行的，是不斷變化的，具有動態(tài)性，農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案的內(nèi)容也會隨著發(fā)生變化，這就要求檔案人員樹立歸檔意識，隨時隨地都要收集相關(guān)的檔案資料，自覺地做好農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案的收集、管理工作，確保補(bǔ)貼檔案的時效性。

3、農(nóng)機(jī)補(bǔ)貼檔案整理是一項繁雜而瑣碎的工作，特別是對于縣市來說，以小型機(jī)具數(shù)量居多，更需檔案人員做好檔案整理工作，便于結(jié)算，所以必須確保農(nóng)機(jī)購置補(bǔ)貼檔案資料的準(zhǔn)確、完整和真實(shí)性。

（1）為了防止出現(xiàn)系統(tǒng)不確認(rèn)的情況，證明表出表時間要快，最好不要超出一個星期。

（2）證明表打印時，錄入信息要正確。信息不合格，會影響結(jié)算，尤其機(jī)具號碼和機(jī)具出廠編號，不能弄錯地方，銷售價格的填寫也不能弄錯，補(bǔ)貼機(jī)具一覽表和發(fā)票金額不一致會造成無法申報。

（3）機(jī)具配套的設(shè)備信息也要配套，出證明表時必須一起出，否則容易造成配套設(shè)備丟失現(xiàn)象，如果確認(rèn)通知書和證明表信息不一致，會造成因查找相關(guān)錯誤信息耽誤了匯總時間。

（4）經(jīng)常有經(jīng)銷商在所有的補(bǔ)貼檔案中存在一兩份表沒有蓋章或者蓋錯章的現(xiàn)象，所以在蓋章時一定要仔細(xì)并認(rèn)真核對，證明表正反兩面都要加蓋發(fā)票專用章或者財務(wù)專用章，公司的章不予認(rèn)可。

篇（9）

中圖分類號：F426.61 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）05-0252-01

1 引言

企業(yè)科技隨著社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，眾多的科技成果、科技資料也不斷涌現(xiàn)出來，從而為企業(yè)科技檔案增多了很大的數(shù)量，像過去傳統(tǒng)的科技檔案管理模式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)已不能滿足當(dāng)前科技檔案管理工作的要求，更談不上再轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力了。企業(yè)科技信息化管理作為一種現(xiàn)代化的管理模式，也越來越顯示出它的重要性和必要性。

2 企業(yè)科技檔案信息化管理的重要性和必要性

1）企業(yè)推進(jìn)科技進(jìn)步的需要。當(dāng)今科學(xué)技術(shù)的發(fā)展實(shí)質(zhì)上就是一種連續(xù)的社會活動，其科學(xué)研究離不開參考、借鑒已有的科研成果；同時社會的進(jìn)步離不開科學(xué)技術(shù)的推廣與普及，而科技檔案卻蘊(yùn)含著豐富的科學(xué)知識、科學(xué)思想、科學(xué)方法、科學(xué)態(tài)度和科學(xué)精神，以及它向公眾傳遞的知識和信息。所以，至于科技檔案信息化的研究，它對科技檔案的開發(fā)利用和促進(jìn)科技進(jìn)步都具有著非常重要的現(xiàn)實(shí)意義與深遠(yuǎn)影響。

2）企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是自主創(chuàng)新的需要。在企業(yè)科技活動中，繼承和創(chuàng)新則是科技活動永恒的主題，而創(chuàng)新又是知識經(jīng)濟(jì)的核心與關(guān)鍵。信息則是創(chuàng)新的誘因，科技檔案則是一種重要的科技信息資源，它在科技創(chuàng)新中具有奠定基礎(chǔ)、啟迪思維和激勵人們不斷探索的作用。因此，我們充分利用科技檔案信息資源，對于避免科研的低水平重復(fù)、降低科研成本、提高科研效率和建設(shè)新型的自主科技創(chuàng)新體系，這都具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義，這也是自主創(chuàng)新的迫切需要。

3）企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)是加速科研成果轉(zhuǎn)化的需要。企業(yè)將科技檔案信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，并建立科技檔案信息資源共享體系，則能充分體現(xiàn)科技檔案“管理在于利用”的目的，也是提高科技成果轉(zhuǎn)化率和產(chǎn)業(yè)化率的重要手段。只有依靠科技進(jìn)步，才能加快企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的速度，提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益效。

3 企業(yè)科技檔案信息化管理的主要內(nèi)涵

1）科技檔案的概念與內(nèi)涵。它是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)和基本建設(shè)等活動中所形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像、錄音帶等科技文件材料，簡捷的說，科技檔案就是在科技、生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的一種科技信息及其載體；科技檔案直接記述和反映科技、生產(chǎn)活動過程和實(shí)體，是一種真實(shí)的歷史記錄。在如今知識經(jīng)濟(jì)時代，也是信息化時代，如何充分開發(fā)科技檔案這個基礎(chǔ)性的、原生性的信息資源，使其產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益，不僅需要做好科技檔案信息資源的開發(fā)工作，也要做好科技檔案管理的信息化工作，以便為企業(yè)再利用。

2）科技檔案信息化管理的主要任務(wù)和目標(biāo)。實(shí)質(zhì)上，它就是將計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、通信技術(shù)等充分運(yùn)用于科技檔案的整理、保存、管理和提供利用等環(huán)節(jié)中，以實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化、系統(tǒng)化和網(wǎng)絡(luò)化。而其中的科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，則是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的基礎(chǔ)。只有加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與應(yīng)用，才能加快推進(jìn)檔案信息資源的整合與共享，以滿足企業(yè)科研工作者對科技信息的需求，這也是當(dāng)前科技檔案管理工作的最重要的任務(wù)和目標(biāo)。

4 企業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的措施

企業(yè)在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)上，也是一個長期的而又復(fù)雜的系統(tǒng)化工程。它包括各類標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定、檔案信息的組織與存儲、檔案資源的整合與集成、數(shù)據(jù)存儲服務(wù)器和提供數(shù)據(jù)檢索服務(wù)的軟硬件平臺的建設(shè)，以及開展基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)的組織和團(tuán)隊，甚至長效服務(wù)機(jī)制的形成等。

1）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的建設(shè)措施。在企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)上，其包括元數(shù)據(jù)格式規(guī)范、管理規(guī)范和業(yè)務(wù)工作制度。①要制定數(shù)字化檔案的存儲標(biāo)準(zhǔn)與格式規(guī)范，并明確檔案數(shù)據(jù)庫的存儲與訪問方法。其中包括各門類數(shù)字化檔案元數(shù)據(jù)的組成、結(jié)構(gòu)、描述方式、著錄規(guī)則與要求；各種類型檔案內(nèi)容（其包括文本、圖形、圖像、音頻、視頻以及非結(jié)構(gòu)化信息）的描述方法、格式要求、存取方式，以及訪問機(jī)制等；檔案內(nèi)容與檔案元數(shù)據(jù)之間關(guān)聯(lián)模型的定義、檢索方式的確定；檔案目錄數(shù)據(jù)庫和內(nèi)容對象的分級存儲、統(tǒng)一管理、集成共享方式和要求。②要制定檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的管理規(guī)范和制度，并確數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中的程序化和規(guī)范化操作方法。它主要包括數(shù)字化數(shù)據(jù)庫的建設(shè)步驟、方法和要求；數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)絡(luò)存儲、離線備份和災(zāi)難備份與恢復(fù)的功能、性能、技術(shù)規(guī)范和管理規(guī)定；數(shù)字化檔案信息的安全管理規(guī)范、備份方式和要求；備份的數(shù)字化檔案信息的管理方法等；檔案數(shù)據(jù)庫的原始性保障措施，并規(guī)定如何采用身份認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密、電子簽名等技術(shù)確保檔案的真實(shí)、完整、有效和憑證性作用；數(shù)字化檔案信息的授權(quán)訪問制度，并定義開放檔案、控制使用檔案、檔案的分類存儲和授權(quán)管理與訪問制度。③要制定檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的業(yè)務(wù)規(guī)范和制度。就是說明確接收數(shù)字化檔案信息和開展檔案數(shù)字化加工的工作要求。它主要包括數(shù)字化檔案的歸檔、移交、接收的工作制度和內(nèi)容、范圍、方式、方法，以及安全保障等。

2）企業(yè)科技檔案信息資源滾動建設(shè)措施。在科技檔案信息資源滾動建設(shè)上，主要包括數(shù)據(jù)庫平臺的建設(shè)，以及數(shù)據(jù)著錄、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)整合與數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)的建設(shè)方面。①數(shù)據(jù)庫平臺則是指存儲檔案數(shù)據(jù)的軟硬件存儲系統(tǒng)，包括網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備的選型、安裝、調(diào)試和使用。而數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，存取數(shù)據(jù)的軟件平臺，多門類檔案數(shù)據(jù)存儲方案的確定和實(shí)施，以及數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)的升級、維護(hù)與持續(xù)服務(wù)的計劃和工作要求等。至于檔案數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)的建設(shè)，主要涉及需求分析、方案確定、設(shè)備的購買，以及與服務(wù)器的連接等內(nèi)容。網(wǎng)絡(luò)存儲設(shè)備一般應(yīng)與服務(wù)器的購買同步來考慮。多數(shù)服務(wù)器供應(yīng)商可提供存儲解決方案，并能提供服務(wù)器與存儲設(shè)備之間的集成和互聯(lián)。②數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)則是獲取檔案信息的門戶應(yīng)用，它包括檔案內(nèi)容信息、檔案目錄和標(biāo)引等的錄入、修改、保存以及電子文件的上傳等內(nèi)容。對于著錄系統(tǒng)的建設(shè)，主要是將標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范加以實(shí)施，在數(shù)據(jù)入口處將不合規(guī)范的數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理，真正將符合檔案管理和保存要求的數(shù)據(jù)捕獲到數(shù)據(jù)庫存儲系統(tǒng)之中。③系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)批量數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出、掛接和規(guī)范性校的自動化數(shù)據(jù)著錄系統(tǒng)，它由技術(shù)支持人員完成的，系統(tǒng)的建設(shè)需要根據(jù)檔案業(yè)務(wù)工作的需求，總結(jié)和預(yù)先定義數(shù)據(jù)處理的標(biāo)準(zhǔn)及自動處理規(guī)則。④數(shù)據(jù)整合系統(tǒng)則是在數(shù)據(jù)處理前，根據(jù)檔案資源管理的需要，對檔案信息資源進(jìn)行分門別類的整理和規(guī)范化處理，這便于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的集成與共享。⑤數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)的目的就是提高數(shù)據(jù)的安全性。所以，根據(jù)備份方案的不同，可以采取在線備份、脫機(jī)備份兩種模式。在數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)建設(shè)中，一要建立實(shí)施備份的軟硬件支撐平臺系統(tǒng)，二要制定備份的策略和計劃，并在工作中實(shí)施和維護(hù)。與此同時，還需要對備份的數(shù)據(jù)實(shí)行全面的管理，其內(nèi)容不可缺失。

5 結(jié)束語

綜上所述，隨著社會信息化程度的提高，企業(yè)科技檔案管理工作也就要融入先進(jìn)的服務(wù)手段和良好的服務(wù)效果。科技的飛速發(fā)展，科研工作再對信息資源共享的要求也就越來越高、越強(qiáng)烈，科技檔案的利用也就會越來越多。而數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用，這就可以使科技檔案在科技發(fā)展中發(fā)揮越來越重要的作用和效果，倍顯更加重要。

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篇（10）

學(xué)校的檔案工作是學(xué)校教育工作的重要組成部分，是記錄學(xué)校日常工作的真實(shí)資料。隨著高職院教育的不斷深化以及辦學(xué)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，學(xué)校基建工程項目逐漸增多，基建檔案管理工作也日趨繁重，管理工作中的各種問題也隨即出現(xiàn)。充分分析高職院校基建檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題，加強(qiáng)高職院?；n案管理工作尤為重要。

一、基建檔案在工程建設(shè)中的重要作用

基建檔案主要將高職院校項目工程建設(shè)的全過程記錄下來，使整個基建工程呈現(xiàn)在文字中。準(zhǔn)確、真實(shí)、成套、綜合是基建檔案的顯著特點(diǎn)。對于工程建設(shè)完工后的驗收、事故原因分析以及責(zé)任認(rèn)定都可以基建檔案為依據(jù)。工程的日后管理維護(hù)以及方法改進(jìn)也需要借助基建檔案的詳細(xì)記載內(nèi)容。因此，工程建設(shè)中的每一步驟都需要規(guī)范化，從工程的準(zhǔn)備到監(jiān)理，再到驗收這些關(guān)鍵階段都要產(chǎn)生不同的文件資料，這些資料包括工程準(zhǔn)備期間的立項文件、各種審批文件、設(shè)計文件、招投標(biāo)文件；施工期間設(shè)備、、材料、土建、基礎(chǔ)設(shè)施等相關(guān)資料；施工竣工的竣工報告、驗收報告、各種施工圖紙等資料。這些資料是日后查找問題，認(rèn)定責(zé)任的唯一依據(jù)。隨著高職院?；üこ痰牟粩嘣龆?，提高對基建檔案管理工作重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)高職院?；n案管理工作，是目前高職院校基建檔案管理工作的首要任務(wù)。

二、高職院?；n案管理工作現(xiàn)狀及存在的問題

1、檔案管理意識不強(qiáng)

領(lǐng)導(dǎo)不重視基建檔案的重要性，對基建檔案管理工作認(rèn)識有誤區(qū)。只重視教學(xué)檔案工作的管理，認(rèn)為學(xué)校是以教育為主，教學(xué)檔案才是最重要的，對基建檔案管理工作有偏見，只要工程建設(shè)好就可以了，對基建圖紙和資料保存與否無所謂，忽視對基建檔案的歸檔工作。由于領(lǐng)導(dǎo)思想認(rèn)識上重視程度不夠，導(dǎo)致基建檔案管理工作難度加大。

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，是檔案管理“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”的重要保證。高職院校檔案管理專業(yè)人員不多，基建檔案管理人員一般都是兼職，他們的文化水平不高，專業(yè)檔案知識不精通，業(yè)務(wù)技能不熟練，創(chuàng)新意識不突出。兼職檔案管理人員和專職檔案管理人員缺少溝通，基建檔案管理工作和學(xué)校中心檔案管理人員工作脫節(jié)，給基建檔案的開發(fā)和利用造成了很多麻煩，也檔案管理實(shí)現(xiàn)“科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化”增加了難度。

2、基建檔案管理不規(guī)范

自從國家教委關(guān)于《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》和《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》以來，學(xué)校檔案工作不斷貫徹這個兩個文件的標(biāo)準(zhǔn)和要求，也加強(qiáng)了對檔案管理的要求，但是由于高職院校自身的原因，檔案管理工作不健全，基建集、整理、歸檔，有的基建、水電工程圖紙損壞和遺失，現(xiàn)在的建筑都是隱蔽裝修，有的地方出現(xiàn)漏水、電源短路等都找不到原因。高職院校目前檔案管理工作采取傳統(tǒng)的手工管理，未記、漏記現(xiàn)象嚴(yán)重。

3、基建檔案信息載體結(jié)構(gòu)簡單

目前高職院校基建檔案管理方式普遍落后，甚至有些院校還在使用手工方式進(jìn)行立卷歸檔，檔案工作人員需要對基建資料做進(jìn)一步編目和調(diào)整等加工工作。這種手工工作方式速度慢、時間長、工作量大。這種落后的管理模式，導(dǎo)致檔案管理人員無暇充分保存和利用有價值的資料。此外，資料的查閱也十分繁瑣，且準(zhǔn)確率差。

4、檔案資料不完整，資料丟失嚴(yán)重

高職院校的基建工程和其他基建工程一樣，從施工前的準(zhǔn)備到施工過程，到竣工后的驗收，都有繁瑣的手續(xù)，都會形成大量的資料。檔案管理工作過程中出于各種原因造成很多高職院校的基建檔案資料不完整，并在資料保存的過程中丟失比較嚴(yán)重，歸根結(jié)底緣于基建檔案管理工作不被重視或者基建檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)。很多基建工程的參與者認(rèn)為，只要工程竣工后驗收合格，在期間產(chǎn)生的資料沒必要保存或者全部保存。

三、加強(qiáng)高職院校基建檔案管理工作的對策

1、轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)對基建檔案管理重要性的認(rèn)識

高職院?；n案管理以逐步由內(nèi)部管理方式向社會化、市場化、信息化管理方式轉(zhuǎn)變，充分認(rèn)識到高職院校基建檔案管理要以人為本，正確認(rèn)識基建檔案管理工作的必要性?；n案管理工作設(shè)計眾多與基建工程相關(guān)的單位，如建設(shè)單位、檔案行政管理單位、施工單位、設(shè)計單位等。因此，對基建檔案管理工作的重要性要充分認(rèn)識。

2、加強(qiáng)法制意識，依法治檔

首先，建立健全高職院?；n案管理制度。將基建檔案管理工作納入相關(guān)制度中。在基建工程中，要將工程相關(guān)各單位的詳細(xì)要求作出明確說明，作為工程竣工后驗收的依據(jù)?；n案管理工作人員應(yīng)全程參與，對施工前、施工中以及施工后的相關(guān)資料及時分類保存。高職院校在進(jìn)行檔案管理工作過程中要嚴(yán)格遵守基建檔案管理法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，做好基建檔案管理工作。

其次，依法配備基建檔案管理人員。設(shè)立專門的基建檔案管理部門，并且需要安排一位該部門負(fù)責(zé)人，所有基建檔案管理工作人員都應(yīng)持證上崗，所有工作人員都應(yīng)該將基建檔案管理工作作為核心工作來做，做到依法治檔，確?；n案完整、準(zhǔn)確、安全。

3、加強(qiáng)基建檔案信息化建設(shè)

社會信息化的發(fā)展促使高職院?；n案管理同樣向著信息化方向發(fā)展，這樣是檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)之路。信息化建設(shè)要求基建檔案管理觀念要現(xiàn)代化，正確認(rèn)識基建檔案管理在高職院?；üこ讨械闹匾裕浯涡畔⒒ㄔO(shè)要求在基建檔案管理上要與時俱進(jìn)，制定并執(zhí)行一套適應(yīng)本校的基建檔案管理體系。信息化建設(shè)的一個突出表現(xiàn)就是實(shí)現(xiàn)計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，使高職院校檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)信息化，進(jìn)而提高現(xiàn)代化管理水平。

4、抓好收集，加強(qiáng)管理

高職院校的基建檔案管理部門應(yīng)當(dāng)與基建管理部門加強(qiáng)溝通，從基建工程開始到工程竣工，要收集期間產(chǎn)生的一切相關(guān)資料，如工程審批手續(xù)資料、工程設(shè)計圖紙、工程驗收報告等等，對這些資料分門別類進(jìn)行整理?；n案與其他檔案的收集工作一樣，是檔案管理工作中一項比較基礎(chǔ)的工作。首先，基建檔案管理人員要認(rèn)真對待檔案資料的收集工作。其次，檔案的收集工作涉及到院校各個部門，基建檔案管理工作人員需要與各部門相關(guān)人員簡歷聯(lián)系，在組檔立卷時多余相關(guān)部門進(jìn)行溝通，對于工程的帳外資料也要及時收集，如領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)查報告、。會議文件等，增強(qiáng)了基建檔案資料的豐富性，有利于日后檔案的查詢。

結(jié)束語

綜上所述，隨著高職院校規(guī)模的擴(kuò)大，基建工程的不斷增加，基建檔案管理工作量也越來越大。目前我國高職院?；n案管理工作存在管理意識不強(qiáng)、管理不規(guī)范、信息載體結(jié)構(gòu)簡單、檔案資料不完整，資料丟失嚴(yán)重等問題，只有轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)對基建檔案管理重要性的認(rèn)識，加強(qiáng)法制意識、依法治檔，加強(qiáng)基建檔案信息化建設(shè)，抓好收集，加強(qiáng)管理，才能使高職院?；n案管理工作更加規(guī)范、準(zhǔn)確、安全。