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序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理基本理論范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
中圖分類號：G647 文獻標(biāo)志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）17-0006-02
高校檔案是高等學(xué)校發(fā)展的歷史性記錄，高校檔案管理既是高校管理工作的重要組成部分，也是社會檔案管理的不可或缺的要素。為此，教育部和國家檔案總局共同制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，使得這項政治性和機密性很強的工作有了操作的規(guī)范和行動的指南。高校檔案管理人員要深刻領(lǐng)會《高等學(xué)校檔案管理辦法》的出發(fā)點，適應(yīng)知識經(jīng)濟時代的客觀要求，實行人本化管理，將管理理念和管理方式從以“物”為中心的靜態(tài)管理向以“人”為中心的動態(tài)管理轉(zhuǎn)變，確立人在管理過程中的主導(dǎo)地位與服務(wù)核心。
一、高校檔案人本化管理的內(nèi)涵與特征
人本化管理是20世紀(jì)80年代以來風(fēng)靡全球的一種新型管理模式。高校檔案的人本化管理主要體現(xiàn)在樹立和強化以人為本的檔案管理理念，強調(diào)一切以“人”為中心，維護“人”的利益，滿足“人”的需求。其客觀屬性主要包括兩個方面：第一是在檔案館（室）內(nèi)部以管理人員為本，一切依靠管理人員，樹立管理人員的“主人”意識。第二是在外部以檔案查詢應(yīng)用的服務(wù)對象（師生或社會相關(guān)部門及個體）為本，樹立“以服務(wù)對象為本”的服務(wù)理念。其內(nèi)涵是在檔案館（室）內(nèi)部管理建立一整套完善的動力、壓力、約束等管理機制，根據(jù)人的需求規(guī)律，尊重人的情感，激發(fā)人的熱情，追求人的發(fā)展，實現(xiàn)人的價值，在檔案的收集編目、調(diào)閱查詢、系統(tǒng)管理等技術(shù)性、學(xué)術(shù)性、專業(yè)性較強的工作中廣泛征求一線檔案管理人員的意見和建議，充分發(fā)揮一線檔案管理人員在檔案管理工作中的積極性和創(chuàng)造性。將檔案館（室）隊伍建成一個氣氛和諧、裝備現(xiàn)代、管理科學(xué)、良性循環(huán)和持續(xù)高效的團隊集體，最大限度地發(fā)揮檔案館（室）信息資料、設(shè)備、資金的作用，更好地為教師的教學(xué)、科研、大學(xué)生成長成才及社會相關(guān)部門服務(wù)。在對檔案使用對象的服務(wù)過程中，堅持以人為本，以服務(wù)對象為中心，尊重、方便檔案使用者，滿足檔案使用者的需求，體現(xiàn)人文關(guān)懷，實現(xiàn)組織效益最大化。從特征上看，高校檔案人本化管理突破了傳統(tǒng)的檔案管理機制，注入了更多的情感因素，滿足了人的愛、尊重與自我實現(xiàn)等需要，為檔案管理人員創(chuàng)造了各種有形和無形的條件和環(huán)境，為他們的自我實現(xiàn)和自我超越創(chuàng)造了空間。同時拉近了檔案使用者與檔案館（室）的距離，密切了二者的關(guān)系，以人性化的服務(wù)與管理實現(xiàn)了“內(nèi)部”與“外部”的同步激活。
二、在高校檔案管理中實施人本化管理的具體措施
1.營造良好的檔案工作環(huán)境，引導(dǎo)檔案管理人員主動發(fā)揮自己的潛能。傳統(tǒng)的高校檔案管理集中表現(xiàn)為物本管理，把主要的視點放在了檔案本身，忽視了人的因素?，F(xiàn)代管理理念秉承人本主義思想，把人作為一種充滿活力的戰(zhàn)略投資資源，管理的核心自然落實到了人的身上。新時期高校檔案管理應(yīng)該將“以人為中心”貫穿于管理活動的始終，明確一線檔案管理人員是檔案管理的主體，設(shè)法營造良好的檔案工作環(huán)境，在精神和物質(zhì)兩個方面構(gòu)建留住人、影響人、激勵人的大氣候，創(chuàng)設(shè)和諧、民主的人際關(guān)系，根據(jù)個性特點、特長和潛質(zhì)進行人力資源的最佳配置，及時處理好檔案管理中出現(xiàn)的問題，積極提倡檔案管理人員對檔案館（室）的各項工作提出合理化建議，使檔案管理人員真正感覺到學(xué)校檔案管理事業(yè)的發(fā)展與自身的利益和發(fā)展密切相關(guān)，進而引導(dǎo)檔案管理人員主動發(fā)揮自己的潛能，以主人翁的姿態(tài)參與檔案的有效管理。
2.建立公平、公正的人事管理機制，形成檔案管理人員的內(nèi)在追求導(dǎo)向。要開創(chuàng)高校檔案事業(yè)的新局面，離不開檔案管理人員才能的發(fā)揮，而公正、公平的人事管理機制是檔案管理人員努力工作的有效動力。首先要建立一套科學(xué)、合理、便于操作的管理制度，將檔案管理納入制度化、規(guī)范化的軌道。其次要做好人才與崗位的科學(xué)配置，實行崗位管理，根據(jù)誰主管，誰負責(zé)；誰經(jīng)辦，誰負責(zé)的原則，形成目標(biāo)明確、責(zé)任權(quán)利對應(yīng)的崗位責(zé)任制，認(rèn)可并落實檔案管理人員的各項權(quán)利。第三要引進競爭機制，創(chuàng)新用人制度、分配制度、獎勵制度，改變檔案部門長期存在的“大鍋飯”現(xiàn)象?？陀^、公正地評價考核每個人的工作，并與晉升職務(wù)、職稱嚴(yán)格掛鉤。第四要強化監(jiān)督機制，堅持“依法治檔”，及時消除不良影響。第五要為檔案管理人員創(chuàng)造盡可能多的學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和進修機會，拓寬他們的發(fā)展空間，力爭用機制引導(dǎo)管理人員正確的內(nèi)在追求。
3.充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升高校檔案管理人性化水平。隨著社會信息化程度的提高，檔案載體呈現(xiàn)出多樣化的趨勢，電子文件已成為檔案載體的重要成員，這就要求高校檔案管理必須與時俱進。為有利于檔案的管理、保存，方便檔案使用者的查詢、閱覽等需求，我們應(yīng)該充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，積極開發(fā)、運用適合于高校檔案信息綜合管理的軟件，建設(shè)高校檔案電子信息管理系統(tǒng)，建立起資源數(shù)據(jù)庫。利用軟件對高校檔案的收集整理、鑒定保管、統(tǒng)計檢索、編研利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實施計算機有效管理，實現(xiàn)檔案工作自動化，檔案管理工作信息化，計算機檢索系統(tǒng)實用化。
4.把檔案服務(wù)對象作為管理的著眼點，實現(xiàn)和優(yōu)化檔案管理的服務(wù)功能。高校檔案管理工作應(yīng)以檔案使用者為本，離開了檔案服務(wù)對象，檔案管理就成了無源之水、無本之木。因此，檔案管理人員首先要轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，樹立“用戶之上、服務(wù)第一”的管理意識，隨時傾聽檔案服務(wù)對象的反饋意見，征求并尊重檔案服務(wù)對象的潛在需求，及時整改服務(wù)中的不足。其次要提高服務(wù)素質(zhì)，熟悉館藏，提升業(yè)務(wù)水平和服務(wù)品質(zhì)。在實行微笑服務(wù)的同時，開展“為人找檔案”、“為檔案找人”、“使檔案物盡其用”等人性化服務(wù)。
高校檔案管理的人本化實現(xiàn)了從以“物”為中心的靜態(tài)管理向以“人”為中心的動態(tài)管理的轉(zhuǎn)變，為開創(chuàng)高校檔案管理工作新局面提供了有力的保障。應(yīng)該說：人本化管理確立了人在管理過程中的主導(dǎo)地位，有效激發(fā)了高校檔案管理的活力，對于實現(xiàn)高校檔案館（室）的總體管理目標(biāo)，更好地為檔案使用者和社會服務(wù)具有不可或缺的推動作用。
參考文獻：
在高校，每一個學(xué)生都有自己的成績單，都要提交一份自己的畢業(yè)論文（少數(shù)專業(yè)學(xué)生沒有畢業(yè)論文要求）。學(xué)生課程成績與畢業(yè)論文是反映教學(xué)效果和質(zhì)量的重要檔案資料，兩類檔案資料的顯著共性特征是學(xué)生身份信息唯一和明確具體，體現(xiàn)在每位學(xué)生的學(xué)號具有唯一性。在教學(xué)進程中，這兩類檔案資料的時間屬性也很明確，學(xué)生課程成績每學(xué)期都有記載，畢業(yè)論文在本科學(xué)制最后一學(xué)期提交歸檔。此外，學(xué)生課程成績具有私密性、調(diào)用頻率高等特性；畢業(yè)論文屬于學(xué)生科研成果，成果歸屬權(quán)清晰，學(xué)校有對成果進行使用的權(quán)利，除保密論文外，一般畢業(yè)論文均具有開放性，可供其他人和機構(gòu)查詢。畢業(yè)論文還具有頁碼多、圖表字?jǐn)?shù)多等特點，紙質(zhì)檔案占據(jù)較大的保存空間。歸納和理解學(xué)生課程成績和畢業(yè)論文檔案資料特點，是開展檔案管理和編研工作的基礎(chǔ)。
二、以身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理
傳統(tǒng)的常用的成績檔案和畢業(yè)論文檔案組卷方法是采用入學(xué)年度與院系別（專業(yè)）相結(jié)合如組卷方法，或者采用以畢業(yè)年與院系別（專業(yè)）相結(jié)合的組卷方法。例如：××學(xué)校××級××院系（專業(yè)）學(xué)生成績冊（畢業(yè)論文），××學(xué)?！痢翆谩痢猎合担▽I(yè)）學(xué)生成績冊（畢業(yè)論文）。由于受到院系、專業(yè)調(diào)整和更名的影響，受到辦學(xué)模式多樣化的影響，受到學(xué)分制和學(xué)籍異動等影響，這種組卷方法具有一定的弊端[4]。
就目前高校教學(xué)檔案管理的實際而言，學(xué)生成績和畢業(yè)論文一般都采用了紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理，但這種雙重管理還存在不少問題。例如：學(xué)生成績電子檔案一般依托高校教務(wù)管理部門的教務(wù)管理信息系統(tǒng)，學(xué)校檔案館無權(quán)調(diào)閱；學(xué)生成績電子檔案雖然采用了學(xué)號查詢?nèi)肟冢到y(tǒng)也具有一般的統(tǒng)計匯總功能，但對學(xué)生課程成績的統(tǒng)計分析功能開發(fā)的軟件還遠遠不夠，難以滿足教學(xué)管理的較高級需求；畢業(yè)論文電子檔案一般是做成光盤，或者簡單存貯在院系教學(xué)管理工作者計算機硬盤中，不利于長期保存、擴充內(nèi)容和查詢?yōu)g覽。這說明，目前的所謂教學(xué)檔案雙重管理還僅僅是初步的、分離的檔案保存，不能充分體現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理各自的優(yōu)勢，不能滿足檔案管理的要求和用戶服務(wù)需求。
因此，建立以學(xué)生身份信息為支點的檔案組卷及雙重管理值得深入探索。朱惠鈺，劉美娟（2001）提出，在新生入學(xué)時候，教務(wù)管理部門可以建立一個學(xué)號姓名及身份證號對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)使用學(xué)號或身份證二選一的查詢方式。以學(xué)號為支點組織成績檔案，形成的案卷題名為：××學(xué)校學(xué)生成績總冊（學(xué)號范圍），把學(xué)號與檔號一起貼在案卷脊背上排架，一目了然，有利于快速準(zhǔn)確調(diào)檔[4]。同時在教務(wù)管理信息系統(tǒng)中，建立以學(xué)號或身份證入口的查詢界面，在主字段學(xué)號目錄后面，添加更多的其他信息子目錄，例如：姓名、院系、專業(yè)、學(xué)期、班級、課程名稱、課程性質(zhì)、授課教師等，充分實現(xiàn)多維學(xué)生課程成績數(shù)據(jù)分析的功能，為做好檔案編研工作打下基礎(chǔ)。譚玲玲等（2009）把整個學(xué)生成績檔案信息化管理分為五大功能模塊，即成績錄入、成績查詢、成績修改、成績分析、成績輸出，每一個功能模塊下面又設(shè)立若干子模塊，共計11個子模塊[5]。在畢業(yè)論文電子檔案信息化管理過程中，楊煥海（2007）提出了基于web的高校畢業(yè)論文檔案管理信息系統(tǒng)設(shè)計方案，對系統(tǒng)分析與結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵技術(shù)，以及系統(tǒng)實現(xiàn)進行了論述，提出的系統(tǒng)具有錄入、修改、查詢、瀏覽、編審、檢索和匯總等功能[6]，該畢業(yè)論文電子檔案管理信息系統(tǒng)也是基于學(xué)生學(xué)號關(guān)鍵身份識別信息而建立起來。以學(xué)生身份信息為支點，可以把紙質(zhì)檔案和電子檔案對應(yīng)聯(lián)系起來，實現(xiàn)雙重管理。同時，利用計算機網(wǎng)絡(luò)信息的強大技術(shù)，可以最大限度地體現(xiàn)教學(xué)檔案的價值。
三、學(xué)生成績與畢業(yè)論文檔案的編研要點
檔案編研工作是檔案部門以館藏檔案為主要對象，以滿足社會利用的需要為主要目的，在科學(xué)研究的基礎(chǔ)上，編輯史料，編寫參考資料，參加編史修志及撰寫專門著作的工作。它是一種主動提供或報道檔案信息，為學(xué)校和社會服務(wù)的形式。檔案編研工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是充分開發(fā)檔案信息的有效手段。高校檔案編研工作應(yīng)立足于服務(wù)學(xué)校，做好選題規(guī)劃，體現(xiàn)學(xué)校特色[7]，對于反映教學(xué)效果和教學(xué)質(zhì)量的學(xué)生成績和畢業(yè)論文，學(xué)校和院系檔案管理工作者可充分利用紙質(zhì)檔案和信息化電子檔案，選擇一些關(guān)鍵選題，開展教學(xué)檔案編研工作，供教學(xué)管理者和教師參考，便于了解教學(xué)質(zhì)量狀態(tài)，進一步改進教學(xué)工作，加強高校內(nèi)部教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控。例如：對于學(xué)生課程成績，可選擇的編研題目有全校公共課大學(xué)英語、高等數(shù)學(xué)、計算機基礎(chǔ)等課程的一次性考試通過率；英語四級六級通過率；班級大面積不及格課程分析；學(xué)生學(xué)籍異動警示分析等。對于學(xué)生畢業(yè)論文，可選擇的編研題目有結(jié)合教師科研和生產(chǎn)實際題目的比例；歷年選題的重復(fù)情況分析；不同職稱教師指導(dǎo)學(xué)生人數(shù)情況分析；本科畢業(yè)論文質(zhì)量分析等。
學(xué)生課程成績和畢業(yè)論文是重要的教學(xué)檔案資料，是學(xué)生學(xué)習(xí)歷史的記載。對其開展科學(xué)管理和編研工作，不僅有利于實現(xiàn)一般的快速查詢功能，還能實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和信息化的電子檔案優(yōu)勢互補，彌補檔案管理中存在的不足之處，充分挖掘和利用該類檔案的價值，便于為用戶提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，為改進教學(xué)和教學(xué)管理，提高教學(xué)質(zhì)量提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。
參考文獻：
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[4]朱惠鈺，劉美娟.淺談高校學(xué)生成績檔案組卷方法[J].浙江檔案，2001，（12）：25.
1 權(quán)變管理理論概述
權(quán)變管理理論是20世紀(jì)70年代在美國形成的一種管理理論。這一理論的核心是力圖研究組織的各子系統(tǒng)內(nèi)部和各子系統(tǒng)之間的相互聯(lián)系，以及組織和其所處的環(huán)境之間的聯(lián)系。它強調(diào)在管理中要根據(jù)組織所處的內(nèi)外部環(huán)境隨機應(yīng)變，針對不同的具體條件尋求不同的最合適的管理模式、方案和方法[1]。美國尼布拉加斯大學(xué)教授盧桑斯（f.luthans）認(rèn)為權(quán)變管理理論的特征在于把環(huán)境對管理的作用具體化，并使管理理論與管理實踐緊密聯(lián)系起來。權(quán)變理論以系統(tǒng)觀點為理論依據(jù)，主要從系統(tǒng)觀的角度考慮問題。其理論實質(zhì)上是一種因地制宜的管理理論[2]。
2 檔案管理基本理論概述
檔案管理基本理論的主要內(nèi)容包括兩個方面，一是對檔案管理工作的總體理論認(rèn)識與剖析。目前中國檔案界將檔案管理工作分為“八項內(nèi)容”與“兩個方面”，并將其看作是一個與外界有直接的信息交換和制約關(guān)系的開放系統(tǒng)。其中“八項內(nèi)容”實質(zhì)上是檔案管理學(xué)的內(nèi)容，而“兩大方面”即“實體管理”與“信息內(nèi)容的開發(fā)利用”。實體管理是“手段”、“基礎(chǔ)”，內(nèi)容信息的開發(fā)利用是“目的”“方向”，同時它可以解釋檔案管理基本方法的“二元”現(xiàn)象，即實體管理與內(nèi)容信息的開發(fā)利用分別采取了兩種理論性質(zhì)不同的基本方法：前者以歷史主義為主，后者則是多種方法同時并用，并且以邏輯主義方法為主。
檔案管理基本理論另一方面的內(nèi)容是對檔案管理基本方法的探討。檔案管理基本方法是歷史主義的方法，它始終是檔案管理的靈魂。由于檔案是歷史的原始記錄且形成于各個具體的社會組織與個人的社會實踐活動之中，人們保存使用檔案的目的也在于考證歷史、保持歷史事實的本來面目，所以其實體管理一般只采用歷史主義的分法或以歷史主義分法為主；而檔案的信息則有多向成類性且人們對其的需求也是多種多樣的，所以對檔案信息的分類則是多種方法同時并用。一般以邏輯主義方法為主，并鋪以歷史主義的方法[3]。
3 醫(yī)院檔案管理運用權(quán)變管理思想的可行性與必要性
3.1 醫(yī)院檔案管理工作的特點為實現(xiàn)權(quán)變管理提供了操作平臺
醫(yī)院檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，它記載了一個醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，從不同的角度客觀地反應(yīng)各個不同歷史時期、不同背景條件下的重要工作、人物和事件，是醫(yī)院在工作活動中形成的具有參考利用價值的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像等各種門類和各種載體的寶貴財富[4]。對這一信息資源進行有效和系統(tǒng)的管理，可以極大提升醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策科學(xué)化程度和醫(yī)院現(xiàn)代化管理建設(shè)水平。一般情況下，醫(yī)院設(shè)有綜合檔案室，主要管理黨政文書檔案、人事檔案、會計檔案以及基建檔案等，病案由于其特殊性，一般由病案室專門保管，本文對此不做探討。根據(jù)檔案管理基本理論，檔案管理是一個與外界有直接的信息交換和制約關(guān)系的開放系統(tǒng)，并且不斷和外部環(huán)境發(fā)生能量和要素的交換，這樣，檔案管理工作的系統(tǒng)性就必然要跟醫(yī)院這個大系統(tǒng)的發(fā)展變化保持協(xié)調(diào)一致，也只有這樣，檔案才能發(fā)揮其輔助科學(xué)決策的功能。而審時度勢、因地制宜正是權(quán)變管理思想的本質(zhì)所在，因此，可以說醫(yī)院檔案管理的特點為實現(xiàn)權(quán)變管理提供了操作平臺。
3.2 解決當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題需采用權(quán)變管理思想
在以業(yè)務(wù)為中心的醫(yī)院管理中，如何提高醫(yī)療技術(shù)水平和改善醫(yī)療環(huán)境是醫(yī)院管理的重點，檔案管理往往被忽視，近年來由于開展檔案目標(biāo)管理評審，檔案管理工作已成為醫(yī)院管理的一部分，但是在管理方式和措施上仍有所欠缺，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。
3.2.1 檔案分散管理，缺乏系統(tǒng)性
在醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)中，各級醫(yī)院都制定了符合自身實際、較為健全的管理制度和工作人員的管理職責(zé)，但涉及醫(yī)院檔案管理的制度、職責(zé)并不十分完善，造成部分歸檔的文件材料至今仍散存在科室和個人手中，已立卷歸檔的材料不夠規(guī)范，借閱制度不夠健全，缺乏必要的考核和監(jiān)督，阻礙了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展[5]。加上檔案載體復(fù)雜，業(yè)務(wù)部門無法長久保管。由于對檔案法認(rèn)識和執(zhí)行不夠，未能認(rèn)清檔案管理在醫(yī)療事業(yè)發(fā)展建設(shè)中舉足輕重的作用，一些部門單純強調(diào)工作特殊性，不考慮完整歸檔的長遠意義，因而妨礙了檔案盡快地統(tǒng)一到院檔案室管理。還有一些部門或個別人員未真正認(rèn)識到：一些重大會議的照片、錄音、錄像等史料，形象、客觀、真實地反映出全院當(dāng)時的歷史面貌和歷史活動，具有極重要的認(rèn)證和參考作用。這種現(xiàn)狀如不解決，其對考察歷史造成的損失將無法估量[6]。
3.2.2 檔案管理制度不健全，管理水平低下
在醫(yī)院管理中沒有涉及檔案管理的相關(guān)制度和職責(zé)，沒有檢查考核措施，未將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)都做了比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、設(shè)備投入等考慮較少或完全沒有納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)水平同步發(fā)展，檔案管理水平滯后勢必影響醫(yī)院管理水平的提高，影響基礎(chǔ)設(shè)施的修繕和醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展。
3.3 培育優(yōu)秀醫(yī)院文化需要對醫(yī)院檔案實行權(quán)變管理
醫(yī)院文化是醫(yī)院的精神所在，是辦院宗旨的重要體現(xiàn)。醫(yī)院文化是由醫(yī)院幾代人在辦院實踐中逐步積淀而形成的。檔案中對一代又一代的辦院人的精神文化都有了真實的歷史記載，對于醫(yī)院精神文化的傳承與積淀起著重要的作用。只有通過檔案的真實與完整的記錄，才能將一代代的醫(yī)院精神文化傳承下去，不斷積累沉淀，從而形成厚實而豐富多彩的醫(yī)院文化[7]。在積累的過程中，需要檔案管理人員對檔案進行系統(tǒng)的整理和歸納，不斷擴大檔案的種類和外延，為培育醫(yī)院優(yōu)秀文化提供豐富的素材。
4 權(quán)變管理在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的新思路
4.1 權(quán)變管理在醫(yī)院檔案管理的工作模式中的應(yīng)用
醫(yī)院不同時期的各項檔案一直在不同的管理部門內(nèi)部保存，隨著醫(yī)院的變遷、機構(gòu)調(diào)整，個別檔案不可避免地要出現(xiàn)遺失或損毀，就很難保證檔案的完整性，這種檔案管理現(xiàn)狀極不適應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院的需要，而且對開發(fā)利用檔案資料也十分不利。只有對各類檔案進行系統(tǒng)的管理，才能保證其完整性。根據(jù)權(quán)變管理系統(tǒng)觀的理念，可將醫(yī)院綜合檔案室獨立出來，作為一個職能部門，對醫(yī)院各類檔案集中管理，并配置檔案管理專業(yè)人員對檔案進行系統(tǒng)的管理。這樣不僅可以保證檔案的完整性，也極大提高醫(yī)院檔案管理的水平。
4.2 權(quán)變管理對醫(yī)院檔案管理外部環(huán)境動態(tài)適應(yīng)中的應(yīng)用
檔案信息化管理是信息時代檔案工作的主題。國家檔案局在2002年11月了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，并指出檔案信息化建設(shè)要適應(yīng)國家信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局中，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標(biāo)，加快推進檔案資源數(shù)字化，信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展[8]。在這個過程中，需要檔案管理人員運用權(quán)變管理的工作思路，時刻關(guān)注不斷變化的外部政策、技術(shù)等環(huán)境因素，并將其融入到檔案管理的日常工作中去，使檔案管理工作真正達到與時俱進的時代要求。
參考文獻：
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一、前言
圖書檔案管理需要花費大量的人力物力，所以為了成本問題，會將檔案管理全部轉(zhuǎn)向?qū)ｉT提供檔案管理的公司還負責(zé)完成。
二、圖書檔案管理人員素質(zhì)存在的問題
1.管理理念落后
現(xiàn)在很多的圖書檔案管理人員的管理理念落后，在我國目前的教育、閱讀等方面的不斷發(fā)展來看管理政策和管理者的管理理念思想都并不是非常的與時俱進，而且管理者的管理制度也不是很完善但卻在圖書檔案管理的管理模式涉及較多方向，同時在一些地區(qū)的政府對地區(qū)的圖書檔案管理也沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)工作，所造成圖書管理人員在圖書檔案管理方面沒有很好的依托和指導(dǎo)，導(dǎo)致一些圖書檔案管理人員的工作效率不高且質(zhì)量不好。
2.內(nèi)部問題
對于圖書檔案管理來說，它的內(nèi)部的控制檔案管理還是存在缺陷和不足，面對現(xiàn)在的國情發(fā)展，圖書檔案和資料是很多變的，所以我們就需要內(nèi)部進行靈活的控制檔案管理。但是根據(jù)我們的調(diào)查顯示：大多數(shù)的圖書檔案管理人員對這一方面的知識和靈活應(yīng)用性十分的缺乏，如果對自己的管理水平和知識都控制不好的話就很難做好檔案管理更不要說發(fā)展起來，這樣會造成一些圖書資源的短缺等情況。我們現(xiàn)在應(yīng)該做的就是根據(jù)實際情況來適當(dāng)?shù)母淖儓D書檔案的管理，使得他們能夠有效的控制圖書資源。
三、如何提高管理人員的素質(zhì)
1.根據(jù)市場需求來管理人員的知識和素質(zhì)
根據(jù)我們的調(diào)查發(fā)現(xiàn)中國的市場圖書供應(yīng)從短缺狀態(tài)變成了過剩狀態(tài)，市場對圖書的需求和要求越來越多樣化，這樣同時也造成了圖書檔案管理的困難度加大，要想有好的管理制度首先就要對圖書檔案管理人員進行好的管理理念培訓(xùn)，才能提高圖書檔案管理人員的素質(zhì)。并且通過圖書管理策略來取得的好的成績并得到持久的效果，所以有一個好的圖書檔案管理策略是要與時俱進的是要跟著市場需求走的，從這些市場對圖書需求的趨勢和實踐中使得更多的認(rèn)識，更加明白到了提高圖書檔案管理人員素質(zhì)的重要性。
2.提高管理者的管理理念是提高素質(zhì)的重要部分
完善相關(guān)圖書檔案管理制度和改變圖書檔案管理人員的管理理念，好的管理制度是保證圖書檔案的發(fā)展的關(guān)鍵，是圖書管理的發(fā)展和管理遵循的行為準(zhǔn)則。所以要不斷的提高管理人員的管理理念要與時俱進，同時可以通過加強內(nèi)部檔案監(jiān)督控制，在如今市場圖書的不斷發(fā)展中，各色圖書的不斷擴大中，圖書的市場競爭也在悄然發(fā)生著變化，這樣的變化使得圖書檔案管理受到了很大的刺激或沖擊。圖書管理要求全面實施教育政策，促進素質(zhì)教育，時代的要求，為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，圖書檔案管理人員必須樹立高德。應(yīng)立足于法律，奉獻，熱愛工作，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)術(shù)，團結(jié)協(xié)作，誠實的工作，良好的道德品質(zhì)。圖書檔案管理人員要不斷提高自身的意識和能力，提高自己的職業(yè)道德，與時俱進，言行，提高自身的職業(yè)道德，促進圖書檔案管理質(zhì)量的提高。
3.對圖書檔案管理人員進行有效的素質(zhì)和能力培養(yǎng)
對圖書檔案管理人員進行系統(tǒng)文件培訓(xùn)，學(xué)習(xí)圖書檔案管理基礎(chǔ)知識和圖書信息管理，基礎(chǔ)知識是管理者必須具備的質(zhì)量和文化素質(zhì)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的基本技能，圖書信息管理和信息服務(wù)的實用人才。數(shù)字時代檔案學(xué)的基本理論和方法是對檔案學(xué)的補充。此外，檔案管理與電子政務(wù)建設(shè)密切相關(guān)。通過利用信息管理來完成資源優(yōu)勢，要求通過圖書檔案管理、圖書信息管理和現(xiàn)代信息技術(shù)系統(tǒng)的教育和培訓(xùn)，掌握基本理論、基本知識和方法，掌握一定的現(xiàn)代信息技術(shù)技能，并可用于實踐檔案管理、信息化管理、網(wǎng)站建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)；掌握一定的現(xiàn)代信息技術(shù)技能，并能熟練應(yīng)用于檔案管理、政府信息管理、政務(wù)網(wǎng)絡(luò)工作站開發(fā)和數(shù)字檔案建設(shè)。
4.提高政治素質(zhì)
專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)：培養(yǎng)掌握文秘基本理論和操作技能，了解和掌握相關(guān)法律知識，從事法律文秘業(yè)務(wù)的高級技術(shù)應(yīng)用性專門人才。
專業(yè)核心能力：法律文秘操作技能。
專業(yè)核心課程與主要實踐環(huán)節(jié)：刑法概論、民商法概論、行政法原理與實務(wù)、訴訟法概論、應(yīng)用寫作、法律文書、秘書學(xué)基礎(chǔ)、檔案學(xué)基礎(chǔ)、社會學(xué)基礎(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與辦公自動化、電子信息管理、社會調(diào)研、應(yīng)用文寫作、秘書業(yè)務(wù)訓(xùn)練、辦公自動化設(shè)備使用、文秘業(yè)務(wù)綜合實訓(xùn)、畢業(yè)論文等，以及各校的主要特色課程和實踐環(huán)節(jié)。
就業(yè)面向：國家機關(guān)、企事業(yè)單位、法律服務(wù)部門的文秘及相關(guān)崗位。
本專業(yè)培養(yǎng)具有必備的法學(xué)和文秘專業(yè)的基本理論知識和法律職業(yè)崗位文秘工作技能的復(fù)合型高等應(yīng)用性專門人才。
主要課程：法理學(xué)、憲法學(xué)、刑法學(xué)、民法學(xué)、文獻檢索、司法筆錄訓(xùn)練、書記員工作概論、檔案管理、法律文書訓(xùn)練、現(xiàn)代漢語與基礎(chǔ)寫作、秘書理論與實務(wù)、計算機與應(yīng)用。
修業(yè)年限：基本學(xué)制三年，最長修業(yè)年限五年。
培養(yǎng)目標(biāo)：本專業(yè)主要培養(yǎng)具備法律事務(wù)執(zhí)業(yè)能力、掌握秘書技能、會英語、會電腦的應(yīng)用復(fù)合型人才。學(xué)生畢業(yè)時，要求取得國家秘書職業(yè)資格證書。
主要課程：大學(xué)英語、英語視聽說、專業(yè)英語、秘書實務(wù)、檔案管理、企業(yè)管理概論、法律文書、民法、行政法與行政訴訟法、合同法、國際經(jīng)濟法、公司法、稅法、電子商務(wù)、商務(wù)談判、溝通技巧、多媒體技術(shù)應(yīng)用、網(wǎng)頁制作等。
專業(yè)特色：注重塑造形象、提升品味;注重強化實踐教學(xué)環(huán)節(jié)，培養(yǎng)學(xué)生復(fù)合型多元化的職業(yè)能力。
職業(yè)前景：學(xué)生畢業(yè)后，既能勝任各類企事業(yè)單位的法務(wù)助理工作，又能從事法庭助理、書記員、律師助理職業(yè)，還能從事各類企事業(yè)單位的行政助理和商務(wù)管理工作。本專業(yè)就業(yè)面廣，適應(yīng)性強，并有潛力成為高級管理人才。
培養(yǎng)目標(biāo)和要求
(一)培養(yǎng)目標(biāo)
培養(yǎng)擁護黨的基本路線，法律文秘專業(yè)第一需要的德、智、體、美全面發(fā)展的高技能人才和高素質(zhì)的勞動者，學(xué)生應(yīng)在掌握專業(yè)必備的基本理論知識和專門知識的基礎(chǔ)上，重點掌握從事本專業(yè)領(lǐng)域?qū)嶋H工作的能力、技術(shù)和技能，具有良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。
(二)素質(zhì)、知識和能力基本要求
1. 素質(zhì)基本要求
堅持黨的基本路線，努力成為中國特色社會主義的建設(shè)者和接班人;樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，具有辯證唯物主義和歷史唯物主義思想;誠實守信，團結(jié)合作，遵紀(jì)守法，愛崗敬業(yè)，具有高尚的社會公德和職業(yè)道德;具有本專業(yè)的基本理論知識，掌握本專業(yè)的高新技術(shù)和技能;養(yǎng)成正確的審美意識、審美情趣和美感，具有一定的認(rèn)識美、欣賞美和創(chuàng)造美的能力;積極向上、心理健康，具有自我調(diào)控、建立和諧人際關(guān)系的知識與技能;積極參加體育鍛煉，養(yǎng)成良好的衛(wèi)生、生活習(xí)慣，具有一定的體育健身知識和技能，身體素質(zhì)達到國家大學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)。
2. 知識基本要求
(1)掌握語言文學(xué)類、政治哲學(xué)類等基本知識。
(2)掌握法律專業(yè)知識、文秘方面基本理論和基本知識，其中包括辦文、辦事、辦會方面的基本方法和基本理論。
(2)掌握管理學(xué)、秘書心理學(xué)的基本理論和基本知識。
(3)掌握民事訴訟、刑事訴訟等程序的基本知識。
(4)掌握辦公室管理、檔案管理的基本理論與基本知識，懂得檔案和信息處理的基本規(guī)則和法律法規(guī)。
(5)掌握公共關(guān)系、社交禮儀的基本知識和基本規(guī)則。
(6)掌握法律公文及其它常用應(yīng)用文的寫作知識。
(7)熟練掌握計算機的理論知識，能運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備進行法律文秘事務(wù)運作。
3. 能力基本要求
(1)熟練運用漢語語言的能力，其中包括心領(lǐng)神會的能力、口頭表達能力、法律咨詢、中文寫作能力。
(2)運用法律文秘知識進行辦文的能力。
(3)運用法律文秘知識進行辦事的能力。
(4)運用法律文秘知識進行辦會的能力。
(5)具有較強的法律文書制作和公文處理能力。
(6)運用法律和文秘的基本理論知識從事法律文秘運作的能力。
(7)運用基本法律知識進行法律咨詢、司法調(diào)解和解決一般法律問題的能力。
(8)公關(guān)活動策劃能力和人際溝通、接待協(xié)調(diào)能力。
(9)運用計算機進行辦公事務(wù)處理、法律秘書實務(wù)活動的能力。
(三)證書要求
1.獲取相應(yīng)的普通話等級證書。
2.獲取全國大學(xué)生英語應(yīng)用能力考試B級以上證書或大學(xué)四極以上證書。
3.獲取全國高等院校計算機等級考試二級證書或勞動部門計算機操作中級以上證書。
4.秘書資格證書。
5.爭取獲得汽車駕駛證書。
6.爭取獲取法律秘書相關(guān)等級證書。
就業(yè)崗位(群)
高職院校法律文秘專業(yè)是為司法行政機關(guān)，檢察院、法院、基層法律服務(wù)部門及社會輸送熟練掌握法學(xué)基本原理、具備文秘業(yè)務(wù)能力、富有創(chuàng)新精神的“應(yīng)用型”、“技能型”、“管理型”等職業(yè)人才。本專業(yè)學(xué)生應(yīng)在具備文秘專業(yè)知識、法學(xué)基本理論和專業(yè)知識的基礎(chǔ)上，重點掌握從事法律文秘業(yè)務(wù)的基本技能，具有較高的思想政治覺悟、良好職業(yè)道德、優(yōu)良的警務(wù)素質(zhì)的綜合職業(yè)技能人才。
畢業(yè)生主要從事行政機關(guān)、企事業(yè)單位的秘書，文書處理，檔案管理和公關(guān)工作，辦公室事務(wù)工作，會議組織和服務(wù)工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)、商務(wù)及日常事務(wù)工作。亦可從事公檢法等部門的法官助理、檢察官助理、書記員、公證員，律師事務(wù)所的律師助理，法律服務(wù)所、企業(yè)法律顧問處的司法文秘，鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦和社區(qū)的法律服務(wù)人員，也可從事國家機關(guān)、社會團體的法律秘書培訓(xùn)和法律文秘教學(xué)工作。
主要課程介紹
1.秘書學(xué)概論
該課程為專業(yè)必修課程，在整個學(xué)科體系中居于提綱挈領(lǐng)的地位。主要講授秘書職業(yè)的性質(zhì)、特點、能力要求和工作內(nèi)容，及秘書職業(yè)的國際發(fā)展情況。目的是讓學(xué)生熟悉秘書日常工作程序及相關(guān)工作方式、方法，具備較強的實際操作能力，成為從事秘書工作的實用型人才。
該課程的前修課程為《管理基礎(chǔ)與實務(wù)》;相關(guān)后續(xù)課程為《秘書實務(wù)》;后續(xù)教學(xué)環(huán)節(jié)是參加中高級秘書資格證考試。
2.秘書實務(wù)
該課程為專業(yè)必修課，以培養(yǎng)學(xué)生辦會、辦事、辦文、辦活動為核心的管理服務(wù)技能為目的。主要講授秘書工作的實際操作的技能與技巧，通過秘書案例教學(xué)和項目載體教學(xué)，以能力本位精神貫穿教學(xué)過程，從而使學(xué)生全面掌握秘書實務(wù)的各項內(nèi)容、工作程序、方式方法，強化學(xué)生的各種現(xiàn)場處理技能，以適應(yīng)企業(yè)、商務(wù)、機關(guān)使用單位專職秘書崗位的工作需要。
該課程的前修課程為《管理學(xué)》、《秘書學(xué)概論》，后續(xù)課程為《辦公室實務(wù)與管理》;后續(xù)教學(xué)環(huán)節(jié)是參加中高級秘書資格證考試。其中80%的學(xué)生須考取初/中級秘書資格證書。
3.文書學(xué)概論
該課程為專業(yè)必修課，以培養(yǎng)應(yīng)用型、操作型文秘人才為目標(biāo)。通過文書學(xué)基礎(chǔ)理論知識的講授和相關(guān)技能的訓(xùn)練，使學(xué)生掌握文書和文書工作的基本知識，并按照公務(wù)文書的形成、運轉(zhuǎn)、立卷、歸檔的工作程序，使學(xué)生掌握文書工作的基本技能和非紙質(zhì)公文的基本知識，具備在基層黨政機關(guān)、企事業(yè)單位從事公文處理、信息管理的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。
該課程系《秘書學(xué)概論》、《秘書實務(wù)》相關(guān)后續(xù)課程，是對秘書學(xué)的專業(yè)細化。
4.管理學(xué)基礎(chǔ)
該課程為專業(yè)基礎(chǔ)課。主要講授權(quán)市場營銷的管理、戰(zhàn)略和策略，結(jié)合營銷實踐，進行具體的操作和策劃活動，提高學(xué)生的理論和實踐能力。并使學(xué)生了解現(xiàn)代企業(yè)管理中的組織設(shè)計與流程管理、決策、計劃、控制、創(chuàng)新管理以及管理溝通與管理信息活動的組織等，逐步使學(xué)生樹立起重要的現(xiàn)代企業(yè)管理意識和管理觀念，提高管理的決策能力。
該課程為《秘書學(xué)概論》、《秘書實務(wù)》、《檔案管理實務(wù)》的基礎(chǔ)
5.法學(xué)概論
該課程為專業(yè)基礎(chǔ)課。主要講授一般的法，特別是當(dāng)代中國社會主義法的產(chǎn)生、本質(zhì)、特征，形成作用、發(fā)展、制定和實施等概念、原理和知識。通過該課程的學(xué)習(xí)，幫助學(xué)生掌握法學(xué)的基本概論、原理和知識，幫助他們增強社會主義民主和法制觀念，使學(xué)生形成關(guān)于現(xiàn)代法律的基本理念和價值，具備對法律以及法律現(xiàn)象進行較深層次的分析思考和判斷能力，為在實踐中準(zhǔn)確理解和運用法律打下良好的理論基礎(chǔ)。
該課程為后續(xù)課程《法律文書》打下基礎(chǔ)。
6.法律文書寫作
該課程為專業(yè)必修課。主要講授各類法律文書的概念、功能、內(nèi)容、格式和寫作要領(lǐng)等基本的寫作知識。包括公安類法律文書、檢察類法律文書、法院審判類法律文書、監(jiān)獄執(zhí)行類法律文書、公證類法律文書、仲裁類法律文書、司法鑒定類法律文書以及訴狀類法律文書的相關(guān)內(nèi)容。通過學(xué)習(xí)使學(xué)生在具備法律和寫作基本知識的基礎(chǔ)上，熟練掌握公安、檢察、審判、仲裁和監(jiān)獄工作以及律師業(yè)務(wù)工作中各種法律文書的寫作方法和技巧，培養(yǎng)學(xué)生的應(yīng)用法律操作技能。
該課程的前修課程為《基礎(chǔ)寫作》、《應(yīng)用文寫作》相關(guān)課程。
7.民法原理與實務(wù)
該課程為專業(yè)必修課。主要講授民法的調(diào)整對象，民法的理念，民法的基本原則，民事法律關(guān)系，民事法律行為，，訴訟時效，人身權(quán)，物權(quán)，所有權(quán)，共有權(quán)，用益物權(quán)，擔(dān)保物權(quán)，債權(quán)，民事責(zé)任。培養(yǎng)學(xué)生熟練掌握民法的基本概念、基本理論和主要制度，受到法學(xué)思維和民法學(xué)實務(wù)的基本訓(xùn)練，具備運用民法學(xué)知識分析和解決民事法律問題的基本能力。
8.刑法原理與實務(wù)
該課程為專業(yè)必修課。主要講授刑法的概念、性質(zhì)、體系、解釋、制定根據(jù)、任務(wù)、基本原則和適用范圍;犯罪的概念、構(gòu)成、特殊形態(tài)以及正當(dāng)防衛(wèi)、緊急避險;刑罰的概念、目的和種類，量刑和刑罰制度;類罪、節(jié)罪特別是種罪的概念、構(gòu)成特征、罪與非罪、此罪與彼罪的界限、法定刑。培養(yǎng)學(xué)生運用刑法理論并根據(jù)刑法規(guī)定分析和解決實際刑事案件問題的能力。
9.辦公自動化
該課程為專業(yè)必修課，以培養(yǎng)現(xiàn)代秘書計算機信息運用技能為目的。主要講授辦公自動化的涵義、辦公自動化系統(tǒng)的功能和模型，以及Windows 98、Word2000、Excel2000、Powerpoint等軟件實際應(yīng)用技能。通過課堂講授和實際操作，使學(xué)生在網(wǎng)絡(luò)上進行各種操作并建立簡單的局域網(wǎng)技術(shù)，具備運用網(wǎng)絡(luò)處理信息技能，掌握現(xiàn)代化通迅技術(shù)和文件處理之電傳、復(fù)印、自動檢索、微機處理、電視攝錄及中英文打字等技能。為他們將來進入中小型企事業(yè)單位能迅速適應(yīng)辦公自動化環(huán)境打下良好基礎(chǔ)。
該課程終結(jié)考核要求是通過省計算機一級考試。
10. 知識產(chǎn)權(quán)法
該課程為專業(yè)必修課。主要講授國際及我國知識產(chǎn)權(quán)法發(fā)展的現(xiàn)狀及相關(guān)規(guī)定，講授著作權(quán)法，商標(biāo)法和專利法的有關(guān)理論和知識，尤其是商標(biāo)專用權(quán)的法律保護以及專利權(quán)的法律保護。通過學(xué)習(xí)，使學(xué)生了解知識產(chǎn)權(quán)法的基本知識和理論，國際、國內(nèi)知識產(chǎn)權(quán)的現(xiàn)狀，掌握著作權(quán)法、專利法、商標(biāo)法的調(diào)整范圍和特征和知識產(chǎn)權(quán)法的主要法律規(guī)范，增強他們分析和處理有關(guān)知識產(chǎn)權(quán)問題和案件的能力。
11.行政訴訟法學(xué)
該課程為專業(yè)必修課。主要講授行政法、行政訴訟法與國家賠償法的基本概念、特征，理解行政法、行政訴訟法與國家賠償法的基本原則、制度與規(guī)則，掌握行政法、行政訴訟法與國家賠償法的基本原理，培養(yǎng)學(xué)生能夠運用相關(guān)原理解決和處理行政事務(wù)及行政爭議的能力。
12.勞動法
該課程為專業(yè)必修課。主要講授勞動法學(xué)的基本理論、基本知識和基本概念，尤其是我國現(xiàn)行的勞動法的基本理論、基本制度、基本原則，培養(yǎng)學(xué)習(xí)者運用所學(xué)的勞動法理論和知識以及勞動法律、法規(guī)、政策來分析和解決現(xiàn)實生活中的實際問題的能力，能運用所學(xué)的知識保護勞動者的合法權(quán)益，維護社會主義市場經(jīng)濟的勞動制度。
檔案管理學(xué)是一門研究檔案管理工作基本原理、原則和方法的學(xué)科，在檔案學(xué)中最先建立。檔案管理學(xué)屬于應(yīng)用檔案學(xué)范疇，是一門“研究檔案信息系統(tǒng)運行的規(guī)律，闡述檔案管理的一般原理、技術(shù)和方法的學(xué)科”。檔案管理學(xué)是檔案學(xué)中的應(yīng)用學(xué)科，研究檔案信息系統(tǒng)運行的規(guī)律，闡述n案管理的一般原理、技術(shù)和方案。從研究對象看，它的研究范圍與內(nèi)容似乎應(yīng)涉及所有門類檔案的管理問題。但由于檔案的門類繁多且各有特點，所以現(xiàn)在的檔案管理學(xué)并不能將所有門類檔案管理的內(nèi)容全部納入其研究范圍之中，而只能在傳統(tǒng)的以公務(wù)活動檔案管理為主要研究對象的基礎(chǔ)上，適當(dāng)加大研究范圍，拓寬其領(lǐng)域。比如，檔案管理學(xué)不僅與圖書館學(xué)、情報學(xué)、文書學(xué)相關(guān)密切，而且由于它是檔案學(xué)的分支，因此同歷史學(xué)、行政管理學(xué)更是密不可分。隨著學(xué)科分化趨勢的進一步加大， 檔案管理學(xué)已經(jīng)不再是純粹的一門學(xué)科， 而是由許多分支學(xué)科構(gòu)成的學(xué)科群。檔案管理學(xué)由一門基干學(xué)科發(fā)展為一個龐大的學(xué)科群已是不爭的事實。
檔案管理學(xué)的教學(xué)范圍可以分為三個部分：導(dǎo)論、檔案管理的一般方法與技術(shù)，具有普遍性的專門檔案、新型載體檔案以及資料與實物材料的管理方法。在修正與補充具體內(nèi)容方面需要注意：檔案價值的鑒定應(yīng)放在檔案的收集與整理前進行；在檔案收集工作中，應(yīng)講清楚檔案館藏的數(shù)量與質(zhì)量關(guān)系問題；檔案的等級與統(tǒng)計是檔案工作中的綜合管理手段。對于檔案的整理方面，應(yīng)該加大實驗課的深度與力度。關(guān)于如何開發(fā)與利用檔案信息資源，這是今后檔案管理學(xué)教學(xué)中的一個重點環(huán)節(jié)。從課程建設(shè)來看，檔案管理學(xué)呈現(xiàn)強化與弱化并存的趨勢，檔案管理學(xué)是關(guān)于檔案管理基本理論與實踐的學(xué)問，可以說， 檔案管理學(xué)課程的教學(xué)質(zhì)量與水 平直接決定著學(xué)生的專業(yè)素養(yǎng)和業(yè)務(wù)技能，因此，一般來講，高校不僅有系統(tǒng)深入的課堂講授，而且有豐富多彩的課外實踐。
二、檔案管理的學(xué)科建設(shè)應(yīng)以實踐為基礎(chǔ)
理論來源于實踐，是實踐經(jīng)驗的提高和升華，脫離了實踐的理論，只是空洞的教條，從而失去了指導(dǎo)實踐的意義。檔案管理學(xué)的課程教學(xué)應(yīng)由理論和實踐兩部分組成。但長期以來，課程實踐教學(xué)形式單一，應(yīng)用層次低，技術(shù)手段落后，實踐教學(xué)的目標(biāo)定位為對學(xué)生實際動手能力培養(yǎng)。檔案管理學(xué)專業(yè)應(yīng)該注重對學(xué)生素質(zhì)、能力、創(chuàng)新精神的培養(yǎng)，通過實踐教學(xué)培養(yǎng)學(xué)生對檔案工作的感性認(rèn)識，使學(xué)生實現(xiàn)由理論到實踐的初步轉(zhuǎn)變。在實踐教學(xué)過程中應(yīng)該體現(xiàn)出形式上的靈活多樣、內(nèi)容上的創(chuàng)新、技術(shù)上的先進等特點。其方法有實驗室教學(xué)和檔案管理業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)實習(xí)，教師可以根據(jù)學(xué)生的需要進行教學(xué)實踐方式的調(diào)整和轉(zhuǎn)變。檔案管理學(xué)的編寫與闡述，必須和檔案工作的發(fā)展實踐緊密地結(jié)合起來。
檔案管理學(xué)是應(yīng)用性與實踐性都很強的學(xué)科，這就要求要有一定的理論作為基礎(chǔ)，同時也需要從事檔案管理工作者有明確的原則、技術(shù)和方法為依托，所以，增強檔案管理學(xué)的實用性和針對性尤為重要。檔案管理學(xué)的學(xué)科建設(shè)不僅要密切聯(lián)系當(dāng)前工作的實際，而且還應(yīng)預(yù)測檔案館館藏建設(shè)的宏觀控制、檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案館庫建設(shè)規(guī)劃、檔案利用服務(wù)的發(fā)展前景，對檔案工作現(xiàn)代化等問題都應(yīng)著手研究并做深入調(diào)查。學(xué)科建設(shè)與課程建設(shè)既有聯(lián)系又有區(qū)別：學(xué)科建設(shè)是具有先導(dǎo)性的， 課程建設(shè)必須以學(xué)科建設(shè)為基礎(chǔ)；課程建設(shè)是否成熟，在專業(yè)課程體系中所產(chǎn)生影響的大小，是由學(xué)科建設(shè)發(fā)展水平?jīng)Q定的；課程建設(shè)是學(xué)科建設(shè)的反映，同時對學(xué)科建設(shè)具有推動作用。
參考文獻：
當(dāng)今城市建設(shè)中,排水設(shè)施建設(shè)是城市建設(shè)的必不可缺一部份。而檔案是工程項目的重要組成部分,更是工程建設(shè)的憑證性和基礎(chǔ)性文件材料,是一個主體單位永久保存的法律性原始憑證。只有規(guī)范檔案管理,明確歸檔范圍,保證檔案的齊全、完整,才能為主體工程管理打下良好的基礎(chǔ)。在當(dāng)前城市化進程迅猛發(fā)展的今天,城市建設(shè)的不斷向城市周邊擴展，促動著城市排水設(shè)施投資規(guī)模不斷擴大、排水設(shè)施建設(shè)項目持續(xù)猛增,另一方面排水設(shè)施建設(shè)項目涵蓋的工程類型也越來越多，相應(yīng)者，排水建設(shè)設(shè)施設(shè)備不斷更新、增添，那么設(shè)施設(shè)備如何規(guī)范、高效建立檔案，并高效管理發(fā)揮作用，已成為我們值得思考的話題。
當(dāng)今，國內(nèi)信息化、電子化技術(shù)已在各行各業(yè)普及起來，國內(nèi)現(xiàn)行的城市排水設(shè)施檔案管理信息化、電子化等方面問題日益突出，已成為檔案管理工作發(fā)展中迫切需要解決的問題。城市排水設(shè)施檔案科學(xué)建設(shè)要依靠現(xiàn)代化的科學(xué)手段支持檔案管理工作，檔案信息的科技含量將大大增加，檔案檢索方式將更加便捷而有效。檔案信息資源將被大力開發(fā)，以滿足城市規(guī)劃建設(shè)的需求，為城市建設(shè)提供服務(wù)的領(lǐng)域更為廣闊、效率更高。
在現(xiàn)行的排水設(shè)施建設(shè)過程中,除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外,還會產(chǎn)生大量的照片、電子文件等,這些特殊的文件材料反映了城市建設(shè)的過程,城市建設(shè)檔案來源分散、內(nèi)容繁雜、數(shù)量龐大,給做好收集工作帶來很大的困難。如何解決這些繁重的收集、歸檔文件成為實現(xiàn)城市排水設(shè)施檔案管理的首要問題，已成為目前我國檔案管理工作所面臨的共同課題，也是二十一世紀(jì)檔案管理工作發(fā)展的方向。深入強化城市排水設(shè)施檔案科學(xué)化建設(shè)，將城市排水設(shè)施檔案管理納入現(xiàn)代化管理軌道，加快實現(xiàn)檔案由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化、信息化管理模式的轉(zhuǎn)變。結(jié)合城市排水設(shè)施管理特點，利用計算機存儲相關(guān)圖紙和文字資料，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案信息共享，能及時、準(zhǔn)確、完整地提供城市排水設(shè)施檔案管理信息，將為城市規(guī)劃建設(shè)輔助決策提供便捷、高效依據(jù)?？梢?，如何實現(xiàn)城市排水設(shè)施檔案信息化、科學(xué)化管理是城市建設(shè)中有關(guān)水資源環(huán)境管理科學(xué)較快發(fā)展中亟待解決的問題。
首先，需要明確城市建設(shè)排水設(shè)施檔案管理的主體，確保掌握到一手檔案資料真實、專業(yè)、完整。收集整理材料的階段性,要求排水設(shè)施施工部門先出圖再施工,用高效、簡約的方式向維修排水設(shè)施部門提供準(zhǔn)確、完整的檔案資料。這就需要前期充分掌握排水設(shè)施檔案形成的自然規(guī)律, 必須認(rèn)真核實、登記,造冊立卷,保證做到案卷質(zhì)量的完整、準(zhǔn)確，并認(rèn)真地分析和研究文件材料,抓好第一手文件資料的收集工作。
其次，逐步實現(xiàn)檔案建設(shè)的規(guī)范化、系統(tǒng)化、信息化?，F(xiàn)行的排水設(shè)施建設(shè)過程中,除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件外,還會產(chǎn)生許多照片、電子文件等,這些特殊的文件材料也反映了城市規(guī)劃的過程,是工程項目檔案不可缺少的組成部分,在收集時按照國家相關(guān)規(guī)范進行系統(tǒng)化整理和編目,科學(xué)分類,合理組卷,不能疏忽遺漏，把握歸檔文件的系統(tǒng)性，逐步形成電子檔案信息化管理。
1 如何保障檔案的完整與真實
檔案完整與真實性問題是檔案學(xué)的基本理論問題之一。由于檔案是人類社會歷史發(fā)展中對時事有意保留的記錄，而非事后撰寫，它形成的特殊方式比其他資料更為真實。因此，檔案的完整與真實是檔案的生命。如今，我們研讀檔案文本，其實是對形成者意識到的歷史 真實更為充分和理性的再理解過程，同時，我們再理解的主觀意識也受到我們所處的社會環(huán)境和自身的認(rèn)知能力的制約，所以，我們所理解到的事實，也只能是離歷史自身的真實更進一步的、相對的真實。
1.意識的規(guī)范
檔案意識是指對檔案和檔案工作認(rèn)識、了解、熟悉和掌握的思維，是文件的形成者對有保存價值的文件進行及時歸檔保存的自覺意識，是人們對檔案的重視程度，以及在利用檔案時對檔案的保護意識，是一種將個人行為與檔案的相關(guān)內(nèi)容結(jié)合起來的一種信息素養(yǎng)。檔案意識也是開展依法治檔的一項重要內(nèi)容。全員檔案意識的培養(yǎng)需要檔案人員積極推廣，通過普及檔案知識鼓勵全員參與其中。檔案意識增強帶來的效果就是，查找資料首先想到的地方就是檔案室（館）。檔案意識落實在行動上就是注意收集、認(rèn)真整理、嚴(yán)格保管、熱情服務(wù)。
2.利用法律法規(guī)和制度進行約束
2.1法制保障
《中華人民共和國檔案法》簡稱《檔案法》，是國家為加強對檔案的收集、整理、有效保護和利用，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)而制定的法律。《檔案法》具有普遍性，對全體社會成員具有普遍的約束力，任何個人或者組織違反《檔案法》，都必須承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。當(dāng)前，《檔案法》宣傳力度不夠，社會檔案意識和檔案法制意識還未深入人心，檔案工作的性質(zhì)、意義與作用仍不為社會各界所認(rèn)知，《檔案法》不能有效落實。
2.2制度保障
規(guī)章制度是單位內(nèi)部的“法律”，是維護公平、公正的有效手段。檔案工作者不僅要遵守法律、法規(guī)，還必須要遵守本單位的規(guī)章制度。編制合理的規(guī)章制度要結(jié)合本單位具體情況和自身特點，應(yīng)遵循以下原則：（1）規(guī)范性。在國家和地方的法律法規(guī)政策指導(dǎo)下，制定相應(yīng)的管理制度、業(yè)務(wù)規(guī)范和行為準(zhǔn)則進行規(guī)范管理。（2）科學(xué)性。檔案管理各個環(huán)節(jié)應(yīng)符合檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和技術(shù)要求，科學(xué)制定標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化業(yè)務(wù)規(guī)范。（3）保密性。在制作、收發(fā)、傳遞、使用、保存、銷毀各個環(huán)節(jié)制定相應(yīng)的管理規(guī)定和實施細則，明確在一定時間內(nèi)只限一一定范圍的人員知悉的事項范圍和行為規(guī)范。（4）安全性。做好“九防”管理。同時，保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用及傳輸安全。
2 如何更好地發(fā)展檔案管理信息化
1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理模式，把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>
隨著現(xiàn)代化管理技術(shù)和設(shè)備的引進，特別是計算機、光盤、縮微、多媒體等技術(shù)的發(fā)展為檔案管理的現(xiàn)代化提供了良好的的客觀環(huán)境，現(xiàn)代技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理模式面臨著新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前，檔案管理工作的重點也應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化管理的需要，從實體檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷π畔①Y源的管理，以信息為管理對象，對形成的各種門類的檔案進行數(shù)字化加工，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段對檔案信息資源進行管理。經(jīng)過信息化的檔案資源是可重復(fù)、多平臺利用的信息資源，檔案資源只有通過信息化、才能真正實現(xiàn)檔案信息資源的價值和使用價值，它能為經(jīng)濟發(fā)展、科技進步、社會繁榮等諸多領(lǐng)域提供更全面、更高效、更快捷的服務(wù)；它能創(chuàng)造最佳的社會效益和經(jīng)濟效益，使之真正成為未來信息社會國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的寶貴戰(zhàn)略資源。
2.建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案
要實現(xiàn)檔案信息化，就必須建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，為此，檔案管理部門要做好以下幾項工作：首先，改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案信息管理的需要；其次，依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；再次，在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
3.在檔案信息化建設(shè)過程中必須重新思考檔案管理的原則、理論與方法
由于現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，新的檔案管理理論、方法和原則等不斷涌現(xiàn)，提出了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到過的新問題。如檔案管理機構(gòu)的職能與檔案工作體制的變化問題、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)問題、電子檔案的鑒定問題、電子文件數(shù)據(jù)管理問題、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)問題、檔案工作參與信息高速公路建設(shè)的問題等等。對這些在檔案信息化建設(shè)中因新技術(shù)運用所引發(fā)的理論問題，檔案管理部門都必須做出理性與科學(xué)的思考。
4.提高檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化
首先，檔案管理者必須具有多元化的知識結(jié)構(gòu)，現(xiàn)代科學(xué)成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)和掌握理論、文化和管理等有關(guān)知識，其中尤為重要的是計算機、數(shù)學(xué)等學(xué)科的知識，它們對檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、文書學(xué)、目錄學(xué)、檔案自動化管理以及檔案著錄、標(biāo)引、檢索、編研、復(fù)制、修裱等有關(guān)檔案專業(yè)知識和基本技能。再次，從檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展趨勢看，檔案工作者必須具備掌握檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)、M行檔案信息分析與研究、提供高層次檔案信息服務(wù)與咨詢等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學(xué)習(xí)、相關(guān)知識，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行深造，進行離崗培訓(xùn)，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學(xué)等建立復(fù)合型人才群體和梯隊型人才結(jié)構(gòu)。
5.提高檔案工作者的信息安全素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理的安全化
隨著信息化時代的到來，新領(lǐng)域、新門類、新載體檔案不斷涌現(xiàn)，給檔案工作者在素質(zhì)上提出了更高的要求，同時，我們深刻認(rèn)識到檔案管理工作歷來是一項重要的基礎(chǔ)性工作，檔案工作的責(zé)任感即檔案工作者要認(rèn)識到檔案事業(yè)發(fā)展的必要性，要把工作的著力點轉(zhuǎn)向未來，深化服務(wù)意識，樹立以服務(wù)促管理，以管理完善服務(wù)的觀念，充分發(fā)揮檔案管理的綜合功能，更新服務(wù)觀念，拓展服務(wù)領(lǐng)域，改革服務(wù)方式，大膽探索，努力實踐，使檔案管理工作真正成為促進經(jīng)濟發(fā)展和社會全面進步的重要保證。
6.檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是提高檔案信息管理和服務(wù)的水平
檔案信息化建設(shè)是指運用信息技術(shù)提高檔案管理工作水平,重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論,確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法,從而實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。檔案信息化包括以下幾層基本涵義:
1.檔案信息化的基本推動力是信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛運用。
2.檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)是提高檔案管理現(xiàn)代化水平和確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與服務(wù)的基本框架。
3.在檔案信息化建設(shè)過程中必須重視重新思考檔案管理的原則、理論與方法。由于信息技術(shù)在檔案管理中的運用,新的檔案管理理論與方法、原則等不斷涌現(xiàn),出現(xiàn)了一系列檔案學(xué)基本理論從未遇到的新問題,于是解決這些新問題便成為當(dāng)前構(gòu)建檔案管理新理論的重要命題。
4.檔案信息化建設(shè)的最終目標(biāo)是實現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。人類推進信息化進程的理想目標(biāo)是在建立良好信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下實現(xiàn)信息的公開(特別是政府信息的公開)與信息利用中的社會公平。對檔案信息化建設(shè)而言,這一目標(biāo)也具有指導(dǎo)意義。
一、檔案信息化遇到的困難
1.思想觀念滯后的問題
習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工工作,對檔案信息化的重要性認(rèn)識不足;認(rèn)為實現(xiàn)檔案信息化是遙遠的事,可有可無;在目前應(yīng)用水平不高的情況下使用微機是高投入、低產(chǎn)出,得不償失;對實現(xiàn)檔案信息化能提高工作效率持懷疑態(tài)度。因此,要加快實現(xiàn)檔案信息化,就必須走出這些思想觀念上的誤區(qū)。
2.人員素質(zhì)問題
檔案信息化要求檔案工作者必須掌握檔案業(yè)務(wù)的信息技術(shù),但部分檔案工作者還不能既熟悉檔案管理業(yè)務(wù)又熟練掌握計算機、掌握信息技術(shù),因此,提高全行業(yè)工作人員素質(zhì)是當(dāng)務(wù)之急。
3.信息化資金投入問題
檔案信息化需要大量的資金投入。目前投入方面還不到位,與業(yè)務(wù)發(fā)展仍不相適應(yīng)。雖然實現(xiàn)信息化是檔案事業(yè)的必然選擇,但如何解決好當(dāng)前利益和長遠利益的關(guān)系是擺在決策者面前的一大難題。
二、克服困難的對策
切實轉(zhuǎn)變觀念,以信息學(xué)的基本理論改造我們的頭腦,并引導(dǎo)人們對檔案信息的認(rèn)識,樹立科學(xué)的檔案信息觀,從而為檔案信息化營造相宜的內(nèi)外環(huán)境。重視發(fā)展和掌握信息化檔案技術(shù),不失時機地利用信息技術(shù)武裝自己,開拓新的業(yè)務(wù)領(lǐng)域,培養(yǎng)新的功能。我們必須充分認(rèn)識檔案信息化是一個功在當(dāng)代、利在千秋的龐大的系統(tǒng)工程,增強緊迫感,盡早地投入到這一跨世紀(jì)的宏偉工程中去。
加強人員培訓(xùn),注重培養(yǎng)復(fù)合型人才。檔案事業(yè)的發(fā)展離不開高素質(zhì)的干部隊伍,要加快實現(xiàn)信息化,需要加快培養(yǎng)一大批既懂檔案業(yè)務(wù),又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才?！叭瞬畔刃小笔羌涌鞕n案信息化進程的前提的工作:第一,加強計算機專業(yè)技術(shù)人員的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。檔案信息化是為檔案業(yè)務(wù)服務(wù)的。計算機專業(yè)技術(shù)人員對各種檔案業(yè)務(wù)的熟悉程度如何,決定著檔案信息化軟件開發(fā)和應(yīng)用質(zhì)量。當(dāng)計算機應(yīng)用發(fā)展到網(wǎng)絡(luò)化和決策輔助階段時,怎樣使檔案管理科學(xué)化、調(diào)度有序化、傳遞信息規(guī)范化、提供檢索快捷化、操作手段簡單化,取決于程序開發(fā)者對檔案業(yè)務(wù)的了解程度。第二,加強計算機等信息技術(shù)使用者的素質(zhì)培養(yǎng)。將業(yè)務(wù)培訓(xùn)和上崗考核結(jié)合起來,盡快造就一批既懂檔案業(yè)務(wù),又懂技術(shù)信息的復(fù)合型人才。此外,還要提高計算機應(yīng)用管理者的管理水平,使每項規(guī)章制度落到實處,使各種設(shè)備運轉(zhuǎn)良好。
加強資金投入,搞好基礎(chǔ)實施建設(shè),保證必要的政策和資金支持。盡快實現(xiàn)辦公自動化和信息化,改變面貌,推動檔案事業(yè)持續(xù)、快速、健康發(fā)展。近幾年檔案系統(tǒng)的計算機應(yīng)用雖然花費了不少的力氣,但是許多人不懂得也不去研究“數(shù)據(jù)環(huán)境”這個重要課題,總是跳不過“起步階段”,基本上在應(yīng)用數(shù)據(jù)庫的環(huán)境中轉(zhuǎn)來轉(zhuǎn)去。但檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)與核心和其他系統(tǒng)的信息化建設(shè)一樣,也是數(shù)據(jù)集成。因此,當(dāng)前檔案系統(tǒng)首要的任務(wù)就是改造以數(shù)據(jù)文件和應(yīng)用數(shù)據(jù)庫為主的、混亂的、低檔次的數(shù)據(jù)環(huán)境,建成主題數(shù)據(jù)庫和信息檢索系統(tǒng)這樣高檔次的數(shù)據(jù)環(huán)境,檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化工作既是當(dāng)務(wù)之急又是長遠之計,抓住了這個關(guān)鍵問題就會使長期困擾我們的檔案處理與計算機應(yīng)用找到了正確的切入點,從而更快更好地為計算機創(chuàng)造一個完美的數(shù)據(jù)環(huán)境。無論是決策層的領(lǐng)導(dǎo)還是作業(yè)層的工作人員,都必須時時把檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化管理工作落到實處。在決策層方面,決策者們要具有較大的統(tǒng)一協(xié)調(diào)權(quán)力,按照系統(tǒng)總體規(guī)劃的原則指揮和控制,從而使一個檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)環(huán)境建有相當(dāng)大的權(quán)威性。在作業(yè)層方面數(shù)據(jù)管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)標(biāo)準(zhǔn),協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)庫和其他數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的開發(fā)、管理和監(jiān)督他人實施數(shù)據(jù)環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,使檔案信息數(shù)據(jù)存儲的冗余度最小而且具有最大的兼容性。目前,在檔案信息化這方面的工作還很不夠,必須特別重視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化管理人員的任用,這樣檔案信息數(shù)據(jù)環(huán)境才會從根本上改變目前不良的狀況。
三、檔案信息化的建議
有必要明確檔案信息化的最終目的。在檔案信息化過程中,一定要認(rèn)準(zhǔn)“信息服務(wù)社會”的準(zhǔn)則。所有檔案的信息化工作都是為了對大量的檔案數(shù)據(jù)進行有效的存儲并且得到快捷的管理,最后在一個良好的數(shù)據(jù)環(huán)境中很方便地提供查詢和統(tǒng)計分析,從而為社會的各項事業(yè)提供服務(wù)。
現(xiàn)代檔案管理，是運用現(xiàn)代管理模式與先進的信息管理技術(shù)，變革原有的管理方法，以提高檔案工作的效益和質(zhì)量，更好地開發(fā)檔案信息資源為社會服務(wù)的過程。廣義上理解，現(xiàn)代檔案管理包括了與檔案管理理論與實踐相關(guān)的管理理念、管理模式、管理方法、管理技術(shù)等多個方面。檔案管理工作在電子政府中承擔(dān)著管理、整合以電子文件為核心的相關(guān)信息資源，規(guī)劃和開發(fā)重要政務(wù)信息資源，積極推進公共服務(wù)，實現(xiàn)資源共享的神圣使命，是政府信息資源管理的重要組成部分。
2 電子政務(wù)環(huán)境對檔案管理的巨大影響
2.1 理論層面
2.1.1 促進檔案部門樹立開放式服務(wù)理念
電子政務(wù)是一個政府部門運用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，向公眾、企事業(yè)單位以及其他政府機構(gòu)提供信息和服務(wù)的過程，其管理和服務(wù)是在一個開放的平臺上進行的。電子政務(wù)的核心思想之一就是使得政務(wù)更加公開化、透明化，政府的職能要從管理型轉(zhuǎn)向服務(wù)型。電子政務(wù)的開放模式，有助于檔案部門樹立一種開放的全新的檔案利用服務(wù)意識，為檔案利用服務(wù)開拓一個新的發(fā)展空間。在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案利用服務(wù)，就要求檔案部門轉(zhuǎn)變觀念，改變“坐堂式”的、“你要我供”的被動提供利用方式，樹立開放式主動利用服務(wù)理念，更大程度地向社會大眾開放檔案，變傳統(tǒng)的主要服務(wù)于行政部門向服務(wù)于公眾轉(zhuǎn)變。開放式的檔案服務(wù)理念意識，順應(yīng)電子政務(wù)建設(shè)與發(fā)展的需要，可以使檔案走向社會、走進大眾的生活，滿意社會各方面對檔案利用的需要。這就要求檔案部門以開放的理念,謀劃利用服務(wù)工作,借助計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建檔案信息服務(wù)利用模式。
2.1.2 檔案管理基礎(chǔ)理論受到的沖擊
檔案管理基礎(chǔ)理論在電子政務(wù)環(huán)境下受到了多方面的挑戰(zhàn)。其一，由于電子政務(wù)是在線服務(wù)，在一定意義上它已失去了空間和時間的限制。這樣形成的文件由誰歸檔、按什么原則歸檔就成了一個簡單而又難以解決的問題。實質(zhì)上，這是對檔案管理的基本理論“來源原則”的重大挑戰(zhàn)；其二，電子政務(wù)強烈地要求傳統(tǒng)的政府組織機構(gòu)和工作程序進行徹底的改造，以適應(yīng)其先進的技術(shù)要求。這也必然使長期以來作為我國檔案工作依據(jù)的“全宗理論”發(fā)生變化。
2.2 實踐層面
2.2.1 檔案管理工作重心的轉(zhuǎn)移
電子政務(wù)環(huán)境下，檔案管理的基本矛盾不僅限于檔案管理水平的有限性與檔案利用需求的多樣性之間的矛盾，而更多地表現(xiàn)為檔案信息供給能力與多變的檔案信息需求之間的矛盾，是檔案管理機構(gòu)數(shù)字化檔案信息的收集能力、服務(wù)能力和用戶需求水平之間的矛盾。基本矛盾的改變使檔案管理工作的重心向數(shù)字化檔案信息的收集能力和服務(wù)能力上轉(zhuǎn)移，以滿足千變?nèi)f化的用戶需求。
2.2.2 檔案管理業(yè)務(wù)流程急需重組
電子政務(wù)環(huán)境下，檔案的存在方式不再是紙質(zhì)的，而是數(shù)字化的。數(shù)字化檔案信息具有可隨機存取、檢索，可快速遠程傳遞等優(yōu)勢，這種區(qū)別不僅改變了檔案信息載體的表現(xiàn)形式和信息的組織方式，還決定了檔案管理工作各個業(yè)務(wù)流程中所采取的方法。如檔案收集工作，電子政務(wù)環(huán)境下，一旦文件形成后被確認(rèn)為有保存價值，系統(tǒng)就會對其進行自動歸檔，通過網(wǎng)絡(luò)傳遞的形式使其處于檔案管理部門的全面監(jiān)控之下。因此，傳統(tǒng)的收集工作“解決檔案分散性與檔案要求集中利用之間的矛盾”在電子政務(wù)環(huán)境下，幾乎可以忽略不計了。
3 電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略
3.1 管理目標(biāo)———信息資源共享
電子政務(wù)信息資源主要包括兩大部分：其一是電子政府為維持系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)而存儲的大量有價值信息，即傳統(tǒng)的政務(wù)檔案信息。這部分信息經(jīng)過檔案管理部門的鑒定，將作為檔案館的數(shù)字化館藏而成為檔案信息資源的重要組成部分，納入數(shù)字檔案館的信息資源建設(shè)中，由政府部門提供設(shè)備和資金，利用檔案部門的人力與智力資源優(yōu)勢，進行信息資源的聯(lián)合開發(fā)，從而形成優(yōu)勢互補、資源共建共享的信息化建設(shè)機制。其二是電子政務(wù)系統(tǒng)在進行政務(wù)處理工作中產(chǎn)生的以電子文件為代表的政務(wù)信息，這類信息將成為今后檔案信息資源的主體，是未來的主流信息源。
3.2 管理策略———前端控制
電子政府的“整個服務(wù)過程變成了一個信息過程，用戶的服務(wù)要求和政府對這一要求提供的服務(wù)都以信息的形式傳輸，這成為電子政府的一個最顯著特征。”因此，電子政府服務(wù)過程的實質(zhì)是信息服務(wù)，現(xiàn)行文件和檔案信息的開放是其信息服務(wù)內(nèi)容之一。由于電子的整體性、連續(xù)性和現(xiàn)實性，檔案管理要在電子政務(wù)的整個服務(wù)過程中發(fā)揮作用，就不能停留在傳統(tǒng)的后端被動服務(wù)階段，而必須采用積極的“前端控制”策略。
“前端控制”策略，就是要求檔案部門積極主動地提前介入相關(guān)信息資源的收集、整理、利用等工作，并使自身工作與電子政務(wù)系統(tǒng)的發(fā)展同步?？傊?，電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理的“前端控制”策略是“系統(tǒng)原理的要求，是背景保留的要求，是即時歸檔的要求、是長期利用的需要，是信息安全的需要?！?/p>
3.3 管理保障———信息安全與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范
