序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理措施范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

會計工作是企業(yè)發(fā)展運營中的關(guān)鍵步驟，然而根據(jù)調(diào)查我們發(fā)現(xiàn)，目前我國會計檔案監(jiān)督機制并不健全，主要表現(xiàn)在會計信息披露過程中政府監(jiān)管不足，準則、法規(guī)的執(zhí)行監(jiān)督不力；注冊會計師制度不完善。會計師資格證是對于會計師專業(yè)素質(zhì)的基本界定。注冊會計師不僅需要對受托單位的會計信息進行客觀公正的審計，還要收取審計費用，這導(dǎo)致注冊會計師對審計單位的依賴性比較強，另外，注冊會計師行業(yè)目前還沒有形成有效的監(jiān)督機制，再加上企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督機制不完善、領(lǐng)導(dǎo)不重視等，使得內(nèi)部機制不健全，會計基礎(chǔ)工作比較薄弱。在新會計準則下，這些情況成為會計檔案管理工作開展的重要障礙。

2、檔案管理信息化系統(tǒng)存在安全隱患

在當今時代，科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)逐漸普及，電子計算機已經(jīng)成為企業(yè)會計工作的主要手段，對于會計檔案也不例外。然而企業(yè)會計軟件等主要是在市場上進行購買然后進行有關(guān)調(diào)試，這在一定程度上增加了會計檔案管理的安全隱患。2014年新修訂的會計準則，《會計準則第33號合并財務(wù)報表》、《企業(yè)會計準則第9號職工薪酬準則》、《企業(yè)會計準則第30號財務(wù)報表列報會計準則》等，都對會計數(shù)據(jù)進行了針對性的要求，可見新會計準則對于電子計算機的依賴性比較大，因此這些電子計算機、網(wǎng)絡(luò)安全以及會計軟件等使得新形勢下會計檔案的管理形式更加嚴峻。

二、新會計準則下加強會計檔案管理的措施

1、不斷改善手段，加強會計檔案信息的真實性、可靠性

會計檔案信息失真是指會計主體通過弄虛作假、舞弊等手段對外提供的會計檔案信息無法真實的反映企業(yè)的財務(wù)狀況。信息化時代，會計信息安全隱患一直是會計檔案管理中的重要問題。2014年修訂與的新會計準則中我們可以看到，財務(wù)報表、薪酬準則等成為修訂的主要方面，這些方面會計信息主要是通過數(shù)據(jù)、報表進行信息記錄的，因此對于會計檔案信息的真實性、可靠性有了更加嚴格的要求。在新時期，加強會計軟件的開發(fā)、加強電子信息系統(tǒng)安全防護墻的改善等成為企業(yè)會計檔案信息真實性、可靠性的主要保障。公允價值量也是2014年新修訂與的會計準則中的重點，公允價值量涉及到了存貨、固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、生物資產(chǎn)、資產(chǎn)減值、長期股權(quán)投資等科目的有效核算，使用公允價值量進行企業(yè)資產(chǎn)與負債的估量，可以幫助信息使用者根據(jù)當下情況做出正確的經(jīng)濟決策。這些新的檔案信息成為新會計準則下檔案信息管理中的主要部分，因此不斷加強檔案管理人員的責(zé)任心，加強新的電子計算機系統(tǒng)與會計軟件的有效開發(fā)，對于企業(yè)檔案管理有著重要的意義。

2、加強會計監(jiān)督體系的建設(shè)，為會計檔案管理工作的開展提供保障

在目前新會計準則的指導(dǎo)下，結(jié)合當下企業(yè)的發(fā)展狀況以及我國社會經(jīng)濟的發(fā)展現(xiàn)狀，保證會計檔案管理工作的順利開展需要國家、政府等部門的協(xié)助，加強會計監(jiān)督體系的有效構(gòu)建。新會計準則《企業(yè)會計第41號——在其他主體中權(quán)益的披露》中對于主體會計信息披露進行了明確的規(guī)定有助于促進會計信息的透明，有助于加強對于會計檔案的監(jiān)督。在新會計準則指導(dǎo)下不斷的完善會計規(guī)范體系，完善規(guī)章制度，加強對于會計檔案的有效監(jiān)督，有助于促進會計檔案管理工作的有效開展。

篇（2）

一、醫(yī)院文書檔案管理工作所存在的問題

1、領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠高，檔案管理者意識淡薄

醫(yī)院大部分領(lǐng)導(dǎo)認為，醫(yī)院只要做好教學(xué)、科研等方面工作，就能獲得社會效益、經(jīng)濟效益的雙豐收。同時他們還認為，醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量好壞不會對醫(yī)院的發(fā)展造成嚴重的影響，且在文書檔案收集、整理方面，增加其人力、物力的投入將會得不償失。因此，在文書檔案管理方面，醫(yī)院投入經(jīng)費較少，設(shè)備陳舊，嚴重阻礙了文書檔案管理的發(fā)展。由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，導(dǎo)致部分檔案管理者對醫(yī)院文書檔案管理缺乏法律知識、管理意識，在他們看來，醫(yī)院的文書檔案管理工作就是將醫(yī)院來文進行收集、整理而已，無任何技術(shù)含量。

2、檔案管理人員素質(zhì)低

目前，多數(shù)醫(yī)院將文書檔案交由醫(yī)院辦公室人員進行管理。然而，醫(yī)院辦公室人員由于工作比較忙，加之沒有足夠的精力和時間來管理文書檔案，致使大量的資料因不能及時收集、整理而積壓過剩。而對于從事檔案管理方面的人員而言，由于自身并非專業(yè)性管理人才，且學(xué)歷水平低，相關(guān)專業(yè)知識、技能欠缺，因而不具備檔案管理工作的基本素養(yǎng)，進而影響文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。同時，醫(yī)院在文書檔案管理人員培訓(xùn)方面的機會較少，致使檔案管理者思想較為傳統(tǒng)，依舊停留在以往的管理模式上，且法律意識不高，不能滿足新時展的需要。

3、無健全的文書檔案管理制度

目前，我國醫(yī)院文書檔案管理一般設(shè)置醫(yī)院辦公室里面。然而，由于以往檔案設(shè)置管理存在一些嚴重的問題，導(dǎo)致患者病例資料、醫(yī)院文書資料散落于各個科室里面，這種管理方式對檔案的綜合利用開發(fā)造成了嚴重的影響，出現(xiàn)管理松散、檔案使用率低等現(xiàn)象，這種現(xiàn)象致使醫(yī)院各部門之間相互推諉，不利于醫(yī)院對文書檔案的管理。

二、改進措施

1、增強醫(yī)院檔案管理者意識

醫(yī)院的文書檔案管理對醫(yī)院的管理具有非常重要的作用，故醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)特別重視文書檔案管理工作，尤其是要意識到醫(yī)院文書檔案管理工作對于醫(yī)院管理的重要性，進而有利于提高文書檔案管理人員對檔案管理的意識。同時，醫(yī)院管理人員要充分重視文書檔案管理者，如此方能增強醫(yī)院的文書檔案管理工作，并有助于完善醫(yī)院文書檔案管理制度。另外，要貫徹落實醫(yī)院文書檔案管理制度，以促進醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范性、標準性，進而有利于提高文書檔案管理水平。另外，醫(yī)院文書檔案管理工作主要是為醫(yī)院相關(guān)人員、患者提供相關(guān)資料。隨著現(xiàn)代計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用于醫(yī)院管理工作中，因而需要醫(yī)院檔案管理者不斷提高自身的綜合素質(zhì)水平，同時還要學(xué)會運用計算機技術(shù)對文書檔案進行管理，便于相關(guān)管理人員資料查詢的同時，還能顯著提高文書檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率。因此，醫(yī)院檔案管理者要提高自身的服務(wù)意識，堅持做好文書檔案收集、整理、歸檔工作，便于為醫(yī)院的使用者和相關(guān)管理者提高較為便利的服務(wù)。

2、提高醫(yī)院檔案管理者的綜合素質(zhì)

想要提高醫(yī)院文書檔案管理人員的工作質(zhì)量和工作效率，并充分提高醫(yī)院的社會效益、經(jīng)濟效益，就必須提高檔案管理者的綜合素質(zhì)、專業(yè)知識技能。醫(yī)院文書檔案管理工作不僅影響著醫(yī)院的管理水平，而且還影響著醫(yī)院的發(fā)展。因而醫(yī)院需健全相關(guān)規(guī)章制度，并充分做好文書檔案管理方面的工作，這有利于促進醫(yī)院的發(fā)展，具有非常重要的作用。同時，檔案管理者的綜合素質(zhì)也能對醫(yī)院檔案管理水平造成嚴重影響，因而醫(yī)院要設(shè)置對檔案管理者考核、培訓(xùn)方面的項目，進而有助于提高其綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，使醫(yī)院檔案管理者適應(yīng)新時代的管理方法，能運用電子技術(shù)對醫(yī)院文書檔案進行管理，以提高其檔案管理工作的質(zhì)量和效率，有助于促進醫(yī)院不斷發(fā)展。

3、健全文書檔案管理制度

檔案管理制度內(nèi)容較為廣泛，如建立檔案保管、利用以及檔案歸檔范圍等制度，這些制度都應(yīng)該納入醫(yī)院考核方法和崗位責(zé)任制當中。由于醫(yī)院文書檔案管理工作具有獨特性，因而需要建立符合醫(yī)院實際的管理模式。目前，多數(shù)檔案管理機構(gòu)并不是設(shè)立獨立的科室，因而在文書檔案管理方面沒有自，大多數(shù)處于被動狀態(tài)。

篇（3）

隨著《檔案法》、《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》的，我們把監(jiān)督檔案管理列為重要工作內(nèi)容，不斷學(xué)習(xí)、不斷改進、不斷完善，逐步將其納入制度化、規(guī)范化

、科學(xué)化、超標準化管理軌道，確保了質(zhì)量監(jiān)督站各項工作的順利達標。我站監(jiān)督檔案的的整理工作經(jīng)歷了由過去的手工記錄到現(xiàn)在的計算機錄入的發(fā)展過程，為新疆水利水電建設(shè)、管理做出了應(yīng)有的貢獻。領(lǐng)導(dǎo)重視、健全機構(gòu)，檔案管理水平穩(wěn)步提高。水利工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理是整個工程質(zhì)量監(jiān)督工作的重要組成部分。在水利工程監(jiān)督工作實踐中我們深深體會到，做好監(jiān)督業(yè)務(wù)資料的收集，強化對監(jiān)督檔案的管理，不僅能保證質(zhì)量監(jiān)督工作按照正常程序進行，使每一個監(jiān)督環(huán)節(jié)都能有較全面、詳細的記載，起到檢查質(zhì)監(jiān)人員工作業(yè)績、預(yù)控質(zhì)量、防止事故發(fā)生的作用，而且通過檢查監(jiān)督檔案內(nèi)容是否齊全、用語是否準確等，還可全面了解質(zhì)量監(jiān)督人員抽查工程質(zhì)量的頻次，工作的廣度、深度，尤其是掌握國家有關(guān)法律法規(guī)以及強制性標準處理問題的能力。同時，對工程中出現(xiàn)的問題可以及時反饋，以便分析查找問題癥結(jié)，為保證工程質(zhì)量安全提供監(jiān)督依據(jù)。另外，監(jiān)督檔案的內(nèi)容既能反映科室和質(zhì)量監(jiān)督人員在監(jiān)督活動中產(chǎn)生文字記錄、圖片以及簽字認可的過程，也能夠客觀地反映出監(jiān)督工作的內(nèi)容、方法、效果。因此，做好監(jiān)督檔案管理工作具有十分重要的意義。監(jiān)督資料是工作監(jiān)督過程的真實記錄，也是監(jiān)督人員工作質(zhì)量的綜合反映。為了適應(yīng)質(zhì)量監(jiān)督事業(yè)發(fā)展的需要，確保檔案管理工作不斷邁上新臺階，我站配備了檔案管理人員，直接負責(zé)檔案的管理工作。

2檔案監(jiān)督管理

2.1三原則

根據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》、《水利工程質(zhì)量管理規(guī)定》及《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》，我站結(jié)合本站工作，提出了“三原則”（即質(zhì)量監(jiān)督內(nèi)容規(guī)范與監(jiān)督行為規(guī)范化的一般性原則，監(jiān)督機構(gòu)遵守法律法規(guī)要求的原則，政府監(jiān)督原則），把檔案管理與質(zhì)量監(jiān)督工作緊緊融為一體，作為閉合管理的一部分來要求，檔案管理與實際工作之間形成既有緊密聯(lián)系又有相互監(jiān)督的工作關(guān)系，從而使業(yè)務(wù)資料的檢查實現(xiàn)了專業(yè)化、經(jīng)常化、具體化，有效地堵塞了管理工作中的漏洞。為了確保監(jiān)督檔案的質(zhì)量，促進監(jiān)督管理水平的提高，我站根據(jù)項目的實際情況和項目管理特點，制定了質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)質(zhì)量監(jiān)督檔案管理要求、項目質(zhì)量監(jiān)督組負責(zé)整理歸檔的文件資料主要內(nèi)容等，以此指導(dǎo)檔案的各項管理工作，使檔案管理制度化貫穿整個檔案管理過程，包括質(zhì)量監(jiān)督項目組的建立、質(zhì)量監(jiān)督計劃、資質(zhì)及資格復(fù)查、質(zhì)量體系檢查、工程項目劃分、質(zhì)量監(jiān)督檢查、質(zhì)量問題、施工質(zhì)量評定、工程驗收、質(zhì)量監(jiān)督報告等。工程驗收與檔案驗收同步進行，除此之外，還應(yīng)針對各階段、各環(huán)節(jié)的檔案整理工作對照制度檢查執(zhí)行、落實情況，對重點檔案進行必要的核查，使水利工程建設(shè)項目的檔案管理工作規(guī)范化、科學(xué)化。

2.2質(zhì)量監(jiān)督檔案

工程質(zhì)量監(jiān)督檔案是在水利工程的建設(shè)過程中產(chǎn)生的，由于水利工程具有周期長、時間跨度大等特點，且其地質(zhì)、水文等條件具有的不確定性，大量的工程建設(shè)信息隨著水利工程的施工不斷變化。因此，水利工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的及時性、真實性顯得尤為重要。為了及時全面收集工程信息，需要嚴格執(zhí)行相關(guān)程序及措施，主要有以下幾方面：一是在辦理質(zhì)量監(jiān)督手續(xù)時，明確質(zhì)量監(jiān)督檔案管理責(zé)任，將工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理納入項目管理進度計劃之中，將工程質(zhì)量監(jiān)督檔案的整理工作，包括資料的產(chǎn)生、建檔、保存等要求寫入工程質(zhì)量監(jiān)督計劃中;二是在施工階段對監(jiān)督資料形成過程進行定期檢查，按照施工進度對相應(yīng)的施工數(shù)據(jù)、需要形成監(jiān)督檔案的技術(shù)資料及時進行專項檢查，保障檔案形成的及時性、合理性;三是在竣工及投入使用階段，采取相應(yīng)措施對工程檔案進行核查，落實好水利工程質(zhì)量監(jiān)督檔案管理歸納工作，將資料按不同保存要求進行歸類、整理，保障各類信息的完整性和真實性。由主管領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)對監(jiān)督人員所報的檔案資料進行量化考核，并將考核結(jié)果進行匯總，作為監(jiān)督人員年底評先評優(yōu)的條件之一。這樣將監(jiān)督檔案資料管理融入獎懲機制，將會引起質(zhì)量監(jiān)督人員的高度重視，明顯提高質(zhì)量監(jiān)督檔案資料的質(zhì)量。

2.3檔案管理范疇新內(nèi)容

為了改變工作作風(fēng)，提高辦事效率，根據(jù)監(jiān)督管理工作需要，我們將把有關(guān)責(zé)任單位報審的工程情況，各參建單位的資質(zhì)及人員資格證件、合同文件等資料的審核工作納入檔案管理范疇，這些資料往往一個工程有幾個標段，甚至十幾個標段，資料繁多。為此，檔案員的工作中增加了接收、初審、轉(zhuǎn)發(fā)、退還建設(shè)、施工單位報送的建設(shè)工程資料，并辦理有關(guān)登記簽字手續(xù)；監(jiān)督員自接到送審資料之日起3日內(nèi)，必須將審核后的資料返還檔案室，否則視為積壓資料。這樣檔案工作將會有以下成效：一是提高辦事效率，理順工程報審資料的相互交接程序，避免因資料積壓而影響辦事時效；二是方便建設(shè)、施工單位，避免報送資料時因監(jiān)督人員在進行外業(yè)工作而導(dǎo)致資料無人接收的現(xiàn)象發(fā)生；三是統(tǒng)一對報送資料進行初審，發(fā)現(xiàn)重要資料缺項及時一次性告知有關(guān)單位，同時為辦事人員解答相關(guān)業(yè)務(wù)咨詢，減少監(jiān)督人員的工作量，優(yōu)化質(zhì)量監(jiān)督服務(wù)；四是對質(zhì)量監(jiān)督檔案的完整性、時效性、準確性起到了一定的控制和監(jiān)督作用。

2.4網(wǎng)上辦公自動化

為了提高工作效率，按照辦公自動化的要求，我站實現(xiàn)了在站局域網(wǎng)上的信息傳輸，編制水利工程的竣工工程檔案目錄和工程傳遞單，質(zhì)量監(jiān)督人員之間通過網(wǎng)絡(luò)進行傳遞，不僅提高了工作效率，而且減少了手工操作易出現(xiàn)的紕漏，從而保證了工作質(zhì)量，同時也便于站領(lǐng)導(dǎo)和質(zhì)量監(jiān)督人員在計算機上隨時查找有關(guān)資料，掌握質(zhì)量監(jiān)督動態(tài)。目前，我們正在積極籌備，以進一步推動檔案管理向電子化管理方向發(fā)展。

2.5提高管理人員的管理技能

掌握先進的信息技術(shù)和管理方法，不斷提高檔案管理質(zhì)量和管理效率，是每位管理人員必須具備的管理技能。檔案管理部門應(yīng)當針對不同的檔案管理系統(tǒng)定期對管理人員進行技術(shù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋工程管理的基本理論、計算機信息系統(tǒng)的操作技巧、檔案管理系統(tǒng)的升級維護等相關(guān)知識，擴寬管理人員的知識面并完善知識結(jié)構(gòu)，不斷提高其技術(shù)能力。

篇（4）

社會主義經(jīng)濟的快速發(fā)展，人們的生活物質(zhì)水平在不斷地提高。社會醫(yī)療保險制度越發(fā)的占據(jù)重要地位，在人們經(jīng)歷重大疾病或重大傷害時醫(yī)療保險是國家給予最及時的經(jīng)濟補助。在新形勢下醫(yī)療保險檔案是唯一記錄我國參保人員的醫(yī)療參保的數(shù)據(jù)及其待遇。所以新形勢下的醫(yī)療保險檔案的管理顯得尤為的重要。

1.新形勢下的醫(yī)療保險檔案管理的重要性

看醫(yī)治病是人們生活中最重要的事情之一，而醫(yī)療保險是國家給予人們就醫(yī)的福利。那么醫(yī)療保險檔案作為人們享有就醫(yī)福利的依據(jù)就顯得非常的重要了。而只有完整的醫(yī)療保險檔案才能保障參保人的合法權(quán)益，在治療重大疾病時才能真正的享受國家給予的福利待遇。也就是說醫(yī)療保險檔案的管理跟我國人們的切身利益息息相關(guān)，特別是在新形勢的環(huán)境中，科技經(jīng)濟的快速發(fā)展，弄虛作假的情況日益增多，所以醫(yī)療保險檔案的管理越發(fā)的重要。醫(yī)療保險檔案除了與人們的利益緊密聯(lián)系以外，它還關(guān)系著我國醫(yī)療保險事業(yè)的健康發(fā)展。因為醫(yī)療保險檔案所記錄的數(shù)據(jù)能夠充分地反映我國醫(yī)療保險事業(yè)當前發(fā)展的狀況，并且也能及時的在實際的數(shù)據(jù)中指導(dǎo)我國醫(yī)療保險事業(yè)的未來發(fā)展方向。完整、全面、科學(xué)的醫(yī)療保險檔案可以使得醫(yī)療保險的工作進行有效的開展，健全的醫(yī)療保險制度能夠讓人們對我國的醫(yī)療保險制度更加的有信心。這有利于維護國家團結(jié)穩(wěn)定，增加我國人們對國家的高度認同感[1]。

2.新形勢下醫(yī)療保險檔案管理的措施

改革開放以后，我國的社會主義經(jīng)濟快速發(fā)展，國家的綜合實力日益加強。而環(huán)境的污染，重大的疾病也隨即層出不窮。所以醫(yī)療保險制度適應(yīng)了社會的需要，就目前的醫(yī)療保險制度對人們的生活而言著實為人們帶來了不可言喻的益處，這是國家實實在在的為人們解決生活中就醫(yī)的大事。所以醫(yī)療保險制度非常的受到人們的推崇。醫(yī)療保險檔案管理的具體措施要適應(yīng)當前的發(fā)展形勢，與當前人們的生活緊密的結(jié)合起來，當然醫(yī)療保險檔案的管理制度有一定的超前意識是更加的有利于我國醫(yī)療保險制度的發(fā)展。

2.1提高醫(yī)療保險檔案管理人員的管理意識

新形勢下想要強化醫(yī)療保險檔案管理制度首先需要提高的是管理人員的管理意識，只有先從思想上強化管理才能從行動上開展檔案管理工作。管理人員沒有嚴格的管理意識的話，很容易在醫(yī)療保險檔案工作中出現(xiàn)重大的失誤。例如，弄丟參保人的醫(yī)療檔案或者在檔案記錄時出現(xiàn)工作不仔細不認真導(dǎo)致參保人的醫(yī)療保險資料不清楚等等。所以提高檔案管理人員的管理意識是非常重要的。針對提高醫(yī)療保險檔案管理者的管理意識要從兩個方面著手。首先要對醫(yī)療檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)進行提高管理意識的灌輸，其次是對直接參與醫(yī)療保險檔案管理者的管理意識的提高。領(lǐng)導(dǎo)的管理意識對于其他管理人員具有榜樣作用，簡接的影響到醫(yī)療保險檔案管理工作的有效開展。而其他管理者的管理意識的提高則直接影響著醫(yī)療保險檔案工作的成效。對于這兩方面的管理意識的提高我們可以展開定期的檔案工作的培訓(xùn)，或者設(shè)置合理的獎懲制度來激勵管理者的管理意識[2]。

2.2提高醫(yī)療保險檔案管理人員的管理技術(shù)水平

就目前的醫(yī)療檔案管理技術(shù)水平而言，大多數(shù)的檔案管理人員的管理技術(shù)基本處于初級階段。隨著科技的進步，醫(yī)療保險團隊已經(jīng)引進了大量的先進技術(shù)設(shè)備。然而由于技術(shù)人才的匱乏使得這些設(shè)備也基本處于無用狀態(tài)，所以要想提高醫(yī)療保險檔案的管理我們必須要加強管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，或者引進高質(zhì)量、高水平的技術(shù)型人才。并且讓各個部門相互學(xué)習(xí)促進每個管理人員新型技術(shù)的加強。

2.3建立健全醫(yī)療保險檔案管理制度，規(guī)范相關(guān)工作

一個完善的管理制度是醫(yī)療保險檔案管理工作有效進行的先決條件。建立健全醫(yī)療保險檔案制度首先要建立一個科學(xué)制度的理念，其次要讓制度更加的標準化、規(guī)范化，加強醫(yī)療保險檔案庫的設(shè)備引進，同時將各個工作環(huán)節(jié)的職責(zé)清析明了化，做到各司其職。并且要建立合理適當?shù)谋O(jiān)管機制，為醫(yī)療保險檔案管理制度做好監(jiān)管工作。最后還需要定時的對醫(yī)療保險檔案進行查漏補缺，這能夠讓其管理制度更加的規(guī)范化。不定期的進行查漏補缺工作是為了避免工作上的失誤，在新時期科技信息的發(fā)展的條件下很多的醫(yī)療保險檔案需要從紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)化。在這個轉(zhuǎn)化的過程中可能會有檔案資料的遺漏問題。我們進行排查的過程中能夠把有效的對原始的檔案進行保存或者補缺。

2.4加強醫(yī)療保險檔案的信息化管理

科技在進步，信息時代已經(jīng)席卷全球。那么醫(yī)療保險檔案管理工作也不能避免走向信息化的管理。所以目前加強檔案信息化管理是順應(yīng)時代的發(fā)展潮流。首先想要實現(xiàn)信息化管理就必須要引進信息化技術(shù)設(shè)備，然后需要培養(yǎng)信息化技術(shù)人才，既能駕馭先進的技術(shù)又通曉醫(yī)療保險檔案工作的復(fù)合型人才是目前需要特別培養(yǎng)的。然后就是加強技術(shù)設(shè)備的日常維護工作，同時也需要加強醫(yī)療保險檔案的保密工作[3]。

3.結(jié)語

綜上所述，醫(yī)療保險檔案管理工作在新的形勢下需要新型的管理制度和管理人才。建立健全管理制度，并行以人為本的理念，加強信息化管理是我國醫(yī)療保險檔案管理制度健康發(fā)展的有效之路。為實現(xiàn)我國人人有病可治，有錢可醫(yī)的的大好前景，醫(yī)療保險檔案的管理需要更多的得到關(guān)注和重視。

作者:鄭琳 單位:安圖縣社會醫(yī)療保險管理局

參考文獻：

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1.1加強醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案管理根據(jù)醫(yī)院業(yè)務(wù)改革歸檔范圍：一般醫(yī)院的醫(yī)務(wù)部、護理部均抓質(zhì)量、管理，由于兩個部門各自獨立，難以把醫(yī)療業(yè)務(wù)綜合反映。論文百事通隨著醫(yī)院管理專業(yè)化的要求，綜合業(yè)務(wù)部門走向?qū)I(yè)化之路已成必然趨勢。為此成立專門質(zhì)量管理部門-質(zhì)量控制部，把質(zhì)量控制的職能從醫(yī)務(wù)部和護理部中分離出來，同時全面監(jiān)控全院的醫(yī)療質(zhì)量，負責(zé)檢查、督促、改進、醫(yī)療糾紛事件的管理等，使質(zhì)量管理工作逐步走向系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化。醫(yī)務(wù)部負責(zé)醫(yī)療制度的制訂與落實、進修管理、醫(yī)務(wù)人員調(diào)配、各科室業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)、資源調(diào)配等日常醫(yī)務(wù)管理工作，管理病案室、院感科，醫(yī)務(wù)部就會形成較全面的相關(guān)資料。護理部負責(zé)全院護理人員的培訓(xùn)、護理制度的制訂與落實、流程改造、人力資源調(diào)配、護理市場拓展、新技術(shù)、新項目開發(fā)等?？平滩控撠?zé)全院科技申報、報獎，帶教工作、繼續(xù)教育管理等工作，主要職能部門形成的資料較全面地反映一家醫(yī)院整體醫(yī)療業(yè)務(wù)的管理水平。根據(jù)日常工作和職能，職能部門之間需要經(jīng)常溝通了解，及時變更歸檔范圍。

1.2建立一支高素質(zhì)的專、兼職檔案管理員

目前兼職檔案員隊伍常不穩(wěn)定，行政人員實行輪崗制，人員一年半載就會更換。應(yīng)向各級領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案工作法規(guī)，提高員工的法規(guī)、責(zé)任意識。在人手方面予以支持。綜合檔案室要及時了解人員調(diào)動情況，并對新同志進行檔案管理培訓(xùn)，每年邀請檔案局老師對全院兼職檔案員進行專業(yè)培訓(xùn)，鼓勵檔案員參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)和外出理論研討交流。職能部門是醫(yī)院管理的主要部門、日常事務(wù)煩瑣，人員少、工作忙，希望把原始材料全部提交綜合檔案室，就不用再管了。檔案員需要不厭其煩地上門指導(dǎo)，有計劃重點幫助整理，從分類、裝訂、整理各個環(huán)節(jié)進行指導(dǎo)。1.3業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔

醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案的收集和整理，需要制定《醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案歸檔制度》，參照文書檔案整理規(guī)則，按照年度－問題分類。(1)醫(yī)務(wù)管理主要有：醫(yī)療制度的落實、進修管理、會診協(xié)議和記錄、病例討論制度及記錄、學(xué)術(shù)委員會記錄、技術(shù)水平年度考核資料、醫(yī)療隊衛(wèi)生支農(nóng)工作匯總、下鄉(xiāng)證明、臨床醫(yī)療質(zhì)量與工作效率年度報表、健康教育宣教資料、傳染病報告記錄、醫(yī)院內(nèi)感染管理措施、監(jiān)測記錄、執(zhí)業(yè)醫(yī)師注冊管理，以及藥劑、檢驗、病理、麻醉、放射的管理。質(zhì)量控制管理主要有：醫(yī)療事故爭議登記報告處理、醫(yī)療安全報告措施效果評價，安全教育內(nèi)容會議記錄、服務(wù)質(zhì)量監(jiān)控組織、病歷書寫質(zhì)量標準及監(jiān)控考核方法、年及季度監(jiān)控匯總。護理管理制度落實檢查記錄、護理查房記錄、護理教學(xué)培訓(xùn)記錄、護士技術(shù)操作考核評價記錄、護理書寫質(zhì)量考核。(2)專業(yè)技術(shù)人員業(yè)務(wù)檔案的收集整理：為全面反映員工的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，對每一位專業(yè)技術(shù)人員建立業(yè)務(wù)檔案。一人一卷，按照姓名拼音排序建立人名索引。事先向各部門說明要提供的材料范圍，讓他們平時有意識地積累資料。向多部門收集，需要較好的溝通協(xié)調(diào)能力。各部門提供的材料較瑣碎且數(shù)量大，每年由各部門派人一起整理。專業(yè)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)檔案包括四方面主要內(nèi)容：①基礎(chǔ)材料：個人基本情況，包括個人簡歷、工作經(jīng)歷；有關(guān)學(xué)歷、學(xué)位證明、證書；從事專項技術(shù)工作的年限證明材料；參加各種專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)的證明、證書、鑒定、成績單；參加支農(nóng)和衛(wèi)生下鄉(xiāng)等醫(yī)療工作情況。②從事衛(wèi)生技術(shù)工作的成果材料：著作專題研究報告；學(xué)術(shù)論文；專業(yè)技術(shù)新成果鑒定書；其他具有備案價值的各種技術(shù)工作成績的證明。③專業(yè)技術(shù)任職、技術(shù)資格評聘材料：專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格申請表、申報表、考評表、審批表、證書復(fù)印件、聘任合同、任命書。④其他材料：三基考核材料、先進工作者證書、獎狀；對外合作攻關(guān)成果材料；參加專業(yè)學(xué)會的證明；工作失誤差錯材料。(3)完善的病歷檔案：病歷檔案對醫(yī)院有著特殊意義，它是醫(yī)療工作的全面記錄，客觀地反映了疾病診斷、治療及其轉(zhuǎn)歸的全過程。病歷檔案是醫(yī)療活動信息的主要載體，教學(xué)的極佳教案，科研的良好素材，而且也是評價醫(yī)院醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平、管理水平的依據(jù)，同時又是在發(fā)生醫(yī)療糾紛時醫(yī)院舉證的重要依據(jù)。特別是近年來，病歷檔案在刑事訴訟、金融保險等服務(wù)方面發(fā)揮了主要作用。病歷檔案保管完好，能及時地收集、整理、歸檔、利用，并且與醫(yī)院管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口，使用方便，為臨床研究發(fā)揮了很大的作用。

1.4重視利用，加強編研為臨床服務(wù)

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二、做好計劃生育醫(yī)療檔案管理的措施

（一）不斷更新觀念，樹立正確認識

對于計劃生育醫(yī)療檔案管理服務(wù)人員來說，應(yīng)當了解和掌握必須的檔案專業(yè)知識，了解計劃生育醫(yī)療檔案管理服務(wù)工作所涉及到的相關(guān)知識。計劃生育醫(yī)療檔案管理人員要積極更新思想觀念，充分認識到做好計生醫(yī)療檔案管理工作的重要性，主動為計生工作提供更多準確全面的支持材料，為計生服務(wù)站的健康發(fā)展提供決策依據(jù)，為單位創(chuàng)造越來越多的社會和經(jīng)濟效益，充分發(fā)揮出檔案管理工作在計劃生育醫(yī)療、辦公室工作等方面的重要作用。

（二）規(guī)范約束機制，完善工作制度

計生醫(yī)療檔案的收集、建檔、管理工作比較復(fù)雜，因此必須要有一套健全的管理機制，確保檔案管理服務(wù)工作的規(guī)范性。應(yīng)做好《檔案法》、《保密法》以及《人口與計劃生育法》等相關(guān)法規(guī)的宣傳工作，樹立依法治檔意識；在具體的工作過程中，要堅持統(tǒng)一要求、統(tǒng)一標準，計生醫(yī)療文書的行文規(guī)范，檔案收集歸檔準確齊全；檔案管理服務(wù)工作人員在歸檔過程中必須要仔細審查校對，根據(jù)相關(guān)標準對歸檔的材料文件逐一檢查，遇到不合格的必須重新整理入檔，確保計生醫(yī)療檔案質(zhì)量。

（三）堅持科學(xué)管理，積極改革創(chuàng)新

計劃生育醫(yī)療檔案管理工作方法的改革創(chuàng)新是確保人口和計劃生育工作持續(xù)健康發(fā)展的關(guān)鍵內(nèi)容。對于計劃生育醫(yī)療檔案的管理服務(wù)工作來說，必須要爭取盡快實現(xiàn)科技化、現(xiàn)代化、信息化，盡快擺脫手工操作效率低、速度慢的現(xiàn)象；檔案管理工作人員應(yīng)當借助于信息技術(shù)、影像技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化工作方式來提升計劃生育醫(yī)療檔案管理工作的技術(shù)水平，讓檔案管理方式從“舊”轉(zhuǎn)“新”；另外，現(xiàn)代科學(xué)的檔案管理手段也需要相關(guān)檔案服務(wù)人員具備較強的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)功底，能夠?qū)⒆约捍蛟斐蔀橐粚６嗄艿木C合型人才，從而為我國的計劃生育事業(yè)的發(fā)展做出更多貢獻。

（四）提升人員素質(zhì)，強化安全管理

檔案管理服務(wù)工作人員的綜合素質(zhì)主要指的是思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及職業(yè)道德水平等。對于計生醫(yī)療檔案管理工作人員來說，應(yīng)當做到嚴格自律，可以準確的認識自身的職責(zé)與權(quán)力。在實際工作過程中，應(yīng)當樹立依法治檔的思想認識，避免出現(xiàn)個別抽檔、改檔的問題，保證計劃生育醫(yī)療檔案的準確性、完整性以及安全性，根據(jù)檔案管理制度中所要求的內(nèi)容做好收集歸檔工作，明確檔案查閱權(quán)限，做好相關(guān)記錄和保密工作；此外還應(yīng)當做好檔案庫的防火、防盜、防潮等工作。

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檔案的作用具有間接性、滯后性、潛在性等特點，決定了檔案工作往往容易被忽視，成為工程項目管理中的薄弱環(huán)節(jié)。很多工程建設(shè)單位在項目成立初期，對檔案的認識不夠，忽視檔案的重要性，認為檔案工作只是在建設(shè)工程竣工后進行集中的整理資料，所以只是在工程投產(chǎn)或竣工之后，才依靠單位的檔案管理部門對形成的大量資料進行突擊整理、分類、歸檔。這樣容易造成大量文件材料散失，收集不全;為工程施工過程中資料的收集和整理帶來不便，導(dǎo)致工程資料的失真，工程竣工檔案驗收的延期。

（二）檔案資料編制質(zhì)量不高，完整性、系統(tǒng)性不足

許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時不嚴格按照相關(guān)規(guī)范、標準執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項目建設(shè)全過程中的資料不能及時歸檔，嚴重影響了檔案的完整性。由于項目建設(shè)人員對項目檔案工作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點，極易造成文件材料不能保持有機聯(lián)系，分類不科學(xué)，整理不規(guī)范，系統(tǒng)性得不到保證。

（三）歸檔時間長、環(huán)節(jié)多，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準確性

工程竣工檔案不僅包括施工文件和竣工圖，而且還包括前期文件和竣工驗收文件，這兩部分資料積累都是源于公司各職能部門活動，從文件資料的產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷相當長的時間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都會影響竣工資料質(zhì)量，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準確性。而且工程項目承建單位多，檔案從形成到歸檔，需要多個單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問題多。參與建設(shè)的各個單位的階段性資料不能及時收集與整理，造成檔案內(nèi)容不準確、缺項，檔案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續(xù)不完備的無效文件。

二、提高工程檔案管理質(zhì)量的措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工程項目檔案管理的前提

工程項目檔案管理需要各級領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，并強化責(zé)任意識。首先，要根據(jù)工程量的大小，本著精干、高效、協(xié)調(diào)、有力的原則，合理設(shè)置基層工程項目檔案管理機構(gòu)和配備專職檔案員，從機構(gòu)和人員編制上保障工程項目檔案工作有人抓、有人管，從宣傳、經(jīng)費等方面予以傾斜，形成施工現(xiàn)場工程管理人員自覺參與工程項目檔案管理工作的良好氛圍。其次，要建立工程項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制；將工程項目檔案管理工作納入企業(yè)管理工作的整體規(guī)劃，明確責(zé)任主體，建立主要領(lǐng)導(dǎo)負總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，現(xiàn)場專兼職檔案人員抓落實的工作機制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱向逐級負責(zé)，橫向聯(lián)系緊密，工作協(xié)調(diào)一致的工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

(二)制定和落實符合實際情況的檔案管理規(guī)章制度

加強項目管理制度和管理建設(shè)，結(jié)合實際確定工作程序，制定明確的崗位責(zé)任制，進行考核并與獎懲掛鉤。建設(shè)項目由于大規(guī)模、長工期、多資料、單位和環(huán)節(jié)眾多，在檔案管理工作中要想做到規(guī)范化、標準化，僅靠幾個工作人員的力量是很難完成的。因此，依據(jù)不同項目特點制定檔案管理組織，建立不同的方案，就成為做好項目檔案管理工作的根本保障?？梢砸浴八耐健敝贫葋泶_保做好項目檔案的收集工作，即項目下達計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結(jié)與項目文件材料完全歸檔同步。

(三)定期開展技術(shù)文件整理的檢查與指導(dǎo)

考慮到技術(shù)文件的瑣碎性和施工現(xiàn)場的繁忙，工人都集中精力于施工，而對技術(shù)文件就是應(yīng)付研究，或工程進行到一定階段后補，這樣就不能夠真實的反應(yīng)施工過程，如不認真進行督導(dǎo)檢查，到最后很可能出現(xiàn)技術(shù)文件不全、不真實、不完整，甚至有大量文件資料流失的現(xiàn)象。所以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項目開工之前打好提前量，及早做好各類技術(shù)文件歸檔的準備，發(fā)放技術(shù)文件整理分類方案及規(guī)范表格，統(tǒng)一標準。對各施工單位技術(shù)文件的歸檔工作定期或不定期進行檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正、解決。

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Abstract: With the rapid development of economic construction and social enterprises. The construction of highway and country road is entering a new period of rapid development. Strengthening road and bridge project archives management has very important significance for serving and ensuring the development of the cause of traffic. The archives work is a detailed, complex written "Engineering". It involves a wide range of contents, strong policies, high accuracy, and concrete dates.

Keywords: engineering archives; characteristics; management

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：

引言：路橋工程檔案是指公路、鐵路、橋梁在規(guī)劃、建設(shè)及其管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等形式和載體的文件材料。它是傳承人類文明的載體，是建設(shè)項目全過程的原始、真實記錄，是寶貴的信息資源和豐富的知識寶庫，是現(xiàn)代化建設(shè)的一種潛在生產(chǎn)力。通過對它的管理、編研、開發(fā)和利用，必將轉(zhuǎn)化為直接生產(chǎn)力，推動現(xiàn)代化建設(shè)發(fā)展，為社會創(chuàng)造更多的財富。

1、工程檔案的特性

1.1 階段性。一項工程一般都要經(jīng)過設(shè)計準備（即前期）階段、初步設(shè)計階段、施工圖設(shè)計階段和配合現(xiàn)場施工安裝階段，每個設(shè)計階段工作任務(wù)、工作程序和工作環(huán)節(jié)，應(yīng)具備有工作條件，以及必須形成的設(shè)計文件的內(nèi)容及其深度、章節(jié)的組成，格式及審批權(quán)限等，也都在設(shè)計程序中有明確具體的規(guī)定。前一階段設(shè)計工作沒有完成，或設(shè)計文件沒有經(jīng)過有關(guān)部門審核批準，不得開展下一階段的設(shè)計工作（但可做準備）。前一階段設(shè)計文件經(jīng)過批準成為后一階段設(shè)計依據(jù)，后一階段設(shè)計文件又是前一階段的設(shè)計文件的深化和發(fā)展。前后不同階段的設(shè)計文件之間，既有密不可分的有機聯(lián)系，又有明顯的嚴格的階段區(qū)分，因此，每個設(shè)計階段各個專業(yè)的設(shè)計文件分別組成各自相互聯(lián)系有機整體，并決定文件材料形成的階段性。

1.2 專業(yè)性。一項工程的設(shè)計文件材料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過程。各專業(yè)之間必須密切協(xié)調(diào)，以相互提供的設(shè)計文件作為依據(jù)而開展工作，其形成的設(shè)計文件之間也必然有著非常緊密的聯(lián)系。因此，工程檔案在分類、編號、編制檢索工作時，都要考慮設(shè)計文件材料專業(yè)性，以及專業(yè)間的聯(lián)系。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起，在確定分類、標號、結(jié)構(gòu)層次時，要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程項目、與工程之間的隸屬關(guān)系。此外檔案人員學(xué)習(xí)本單位各專業(yè)的基礎(chǔ)知識，了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍，能識別和看懂各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。比如我們排水處主要有給排水、道路橋梁、工業(yè)與民用建筑三大專業(yè)工程，我們檔案人員就要熟悉各個專業(yè)的特點，掌握必要的專業(yè)知識，才能更好地管理本單位工程檔案。

1.3 多變性。在施工安裝過程中經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)計變更，需要對設(shè)計文件進行必要修改和補充。比如設(shè)計本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯；地質(zhì)等自然條件可能出現(xiàn)了新的情況；物資供應(yīng)的變化可能改變設(shè)備材料使用；施工方法的改變需要變更設(shè)計等等，這些不可遇見的意外情況都要求設(shè)計變更以適應(yīng)施工。有時有的圖紙需要多次修改、補充，有的部分圖紙甚至成套作廢，要重新設(shè)計。設(shè)計圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的，但又應(yīng)是很嚴格的，這是工程檔案有別于其它科技檔案的重要特點。

1.4 通用性。設(shè)計是一項繼承性和創(chuàng)造性的工程，一般都是在繼承和借鑒前人設(shè)計成果的基礎(chǔ)上進行創(chuàng)造，而不可能是全新的設(shè)計，一是設(shè)計工作性質(zhì)所決定的客觀要求，也是設(shè)計再生產(chǎn)的前提條件。二是工程對象即工程建設(shè)產(chǎn)品雖然具有千差萬別的單件性，但其中一些建筑配件、設(shè)備裝置及其零部件或建筑單元等，往往是量大、面廣、共性多、通用性強，使用有關(guān)這些內(nèi)容圖紙文件具有廣為復(fù)用的條件，這也就決定了工程檔案通用性的特點。

1.5 時效性。工程檔案用于工程項目第一次實現(xiàn)使用價值以后，還會二次、三次、若干次的利用并發(fā)揮作用，工程檔案在近期內(nèi)的查閱復(fù)用率就比一般檔案高，時間越往后其查閱復(fù)用率就越低。這說明工程檔案的使用價值不是無限期地保持不變，而是具有一定的時效性，這是它在利用方面的一個特點。此外，還要根據(jù)保管、利用和庫房、設(shè)備的狀況，不斷“吐故納新”，經(jīng)常定期進行檔案資料的清理鑒定，如部分失去使用價值的檔案剔除銷毀，將使用價值不大，不常查用的檔案置于“冷庫”或適當減少保管份數(shù)，對本單位已經(jīng)失去利用價值的底圖移交給生產(chǎn)使用單位。

2、檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

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二、學(xué)校電子檔案管理的安全性措施

（一）建立電子文件網(wǎng)絡(luò)歸檔專用系統(tǒng)

建立電子檔案信息安全評價指標體系，利用計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，建立電子文件歸檔專用系統(tǒng)，將所有上網(wǎng)與未上網(wǎng)的、具有保存價值的電子文件通過專用系統(tǒng)傳遞給學(xué)校綜合檔案館（室）。學(xué)校檔案館（室）要承擔(dān)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督職能，選擇具有通用性文本、圖像與視頻電子文件格式，實行統(tǒng)一管理。通過上述措施，確保學(xué)校電子文件的真實性、完整性、有效性與安全性。

（二）加強電子檔案載體的保管

學(xué)校必須將科室移交的具有保存價值的電子檔案進行脫機保存，脫機保存的載體要按照優(yōu)先順序依次排列為只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許使用軟磁盤、優(yōu)盤等移動存儲設(shè)備作為學(xué)校電子檔案長期保存的載體。

（三）對電子檔案進行“加密”處理

學(xué)校電子檔案要采取有效措施，分級管理進行“加密”處理。在儲存電子文件的載體上應(yīng)當注明檔案內(nèi)容的檢索標識。通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為只讀性文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。對于長久保存的電子文件，需要定期進行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮長期保管和利用的價值。

（四）對電子檔案實行標準化、規(guī)范化管理

學(xué)校電子文件的歸檔管理，要求檔案管理貫穿到文件產(chǎn)生、運轉(zhuǎn)、處理、歸檔的整個過程中。通過網(wǎng)絡(luò)平臺實施的歸檔，每一個操作環(huán)節(jié)都要體現(xiàn)檔案管理的具體要求，需要進行規(guī)范的管理。學(xué)校電子檔案管理要明確歸檔流程和歸檔環(huán)節(jié)，統(tǒng)一標準。對各科室的歸檔職責(zé)、工作內(nèi)容和管理權(quán)限進行明確的劃定，而這些細節(jié)都必須在系統(tǒng)設(shè)計時就充分給以考慮，并能在具體操作中體現(xiàn)出來。完善學(xué)校電子文件歸檔制度。電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使制度變成檔案管理人員的自覺行動。要將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核信息管理工作的同時，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

（五）實行“雙軌制”管理模式

目前，學(xué)校的檔案管理基本是實行紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的“雙軌制”管理模式。紙質(zhì)檔案與電子檔案在管理上有共性，也有差異性。有共性是因為電子檔案也是檔案，具有檔案的一般特征和性能；有差異性是因為電子檔案畢竟不是紙質(zhì)檔案，它有自己的特點，這些特點使整個電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案有不同之處。學(xué)校的檔案載體要實行紙質(zhì)檔案和電子檔案雙軌運行，電子檔案的比例也將逐步加大。紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。由于印章和簽署是文件生效的主要標志，在現(xiàn)有技術(shù)條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。因此，學(xué)校電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。

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二、改進電力企業(yè)檔案管理的措施

（一）樹立檔案管理人員的管理意識

為提升電力企業(yè)檔案管理人員的思想道德素質(zhì)和職業(yè)技能，應(yīng)當經(jīng)常對檔案管理人員進行的培訓(xùn)，比如學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》《檔案法律知識》《檔案保護技術(shù)》《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則》等，著重培養(yǎng)和提高檔案業(yè)務(wù)人員的綜合職業(yè)能力。同時，樹立檔案管理人員的信息意識，認識到電力企業(yè)檔案信息化的重要性，這樣才能使檔案管理人員主動地去關(guān)注檔案信息化、認真做好自己的本職工作，及時發(fā)現(xiàn)檔案信息化工作中存在的問題。

（二）加快檔案管理信息化建設(shè)

在市場經(jīng)濟發(fā)展迅速的時代，電力企業(yè)檔案管理要摒棄以往的老方案，應(yīng)向著智能化、信息化方面發(fā)展。為提高電力企業(yè)檔案管理水平，中央對電力企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作提出了要求和目標。我們應(yīng)該抓住這次機會，全面實施電力企業(yè)檔案管理數(shù)字化，從以下幾個方面著手：

1.充分利用電力企業(yè)各項資源

在電力企業(yè)檔案數(shù)字化的過程中，檔案管理人員應(yīng)充分利用企業(yè)的信息平臺和檔案軟件，盡快地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案。在檔案數(shù)字化的過程中，檔案管理工作人員不僅能參與數(shù)字化工作，還能通過利用其它部門的資料對檔案進行對比分析、對照檢查。并且在數(shù)字化過程中，可以利用檔案的優(yōu)勢、發(fā)揮檔案的作用，發(fā)現(xiàn)企業(yè)目標偏差，或者不合理的資源配置等問題，以便于管理層及時調(diào)整行動部署，達到提高企業(yè)管理，增加企業(yè)效益的目的。

2.大力開發(fā)檔案信息資源

檔案管理人員應(yīng)當運用檔案的優(yōu)勢與特點，總結(jié)以往電力企業(yè)的經(jīng)驗，對檔案的信息進行科學(xué)有效的開發(fā)、分析，在企業(yè)的管理決策方面提出建設(shè)性的意見，提高領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案數(shù)字化的重視。讓領(lǐng)導(dǎo)干部加大在數(shù)字化方面人力、財力的投入，并為檔案管理人員提供交流學(xué)習(xí)的機會，提升他們的工作能力和信息技術(shù)水平。只有充分利用信息技術(shù)，才能提高在檔案管理方面的水平，為電力企業(yè)提供質(zhì)量優(yōu)、效率高的服務(wù)。

3.聘用具有專業(yè)技能的管理人員

開發(fā)利用電力企業(yè)檔案的信息資源，并將其運用到日常管理工作匯總，是檔案信息化的重要內(nèi)容。而電力企業(yè)檔案信息化要求具有專業(yè)檔案知識和電力相關(guān)知識的人才，這項專門性特別強的工作，要求檔案管理人員有專業(yè)的檔案管理能力、細心的工作態(tài)度、較高的工作責(zé)任感。最重要的是能熟練地運用先進的管理方法和科學(xué)技術(shù)，對電力企業(yè)檔案進行數(shù)字化，并對檔案信息資源進行開發(fā)利用。如果檔案管理人員的知識水平不夠，缺乏創(chuàng)新，將會嚴重制約電力企業(yè)在檔案信息上的開發(fā)工作。因此，電力企業(yè)應(yīng)重視檔案開發(fā)人才的培養(yǎng)，建立具有先進檔案開發(fā)技術(shù)的檔案管理隊伍，同時加大人才的吸引和在職人員的培訓(xùn)，充實電力企業(yè)檔案管理隊伍，以實現(xiàn)電力企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化為目的，真正做到與時俱進。