時間：2023-05-17 15:45:17
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理認(rèn)知范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
設(shè)備檔案主要包括:市場調(diào)查資料、購置設(shè)備的技術(shù)經(jīng)濟(jì)可行性分析文件、設(shè)備的購置合同、設(shè)備的驗(yàn)收及安裝調(diào)試記錄、設(shè)備的功能和工藝性能資料、設(shè)備的維修記錄、設(shè)備的故障記錄、備件狀況記錄、狀況記錄、設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)的動態(tài)技術(shù)指標(biāo)等等。但在實(shí)際操作中我們往往容易忽略其中的一些問題。
在本次改擴(kuò)建工程中，我們嚴(yán)格按照設(shè)備綜合管理及工程竣工驗(yàn)收文件的具體要求，從一開始就建立了設(shè)備購置檔案，把市場調(diào)查資料、購置設(shè)備的技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析文件(如詢價書等)、設(shè)備的購里合同等均存入檔案，為以后的工作提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為設(shè)備購置決策提供有用的信息服務(wù)。以前我們忽略了這方面的資料歸檔，給工程技術(shù)人員及采購人員以及領(lǐng)導(dǎo)查看造成了不便，而從企業(yè)的實(shí)際和長遠(yuǎn)發(fā)展來看，保存這部分檔案資料不僅必要而且非常重要。
設(shè)備的開箱驗(yàn)收是設(shè)備前期管理中非常重要的一個環(huán)節(jié)。主機(jī)及附件的到貨情況、說明書與技術(shù)資料是否齊全、裝箱單是否相符等情況都是在開箱驗(yàn)收中才能得到的資料。這些資料是設(shè)備檔案中必不可少的一部分，對于進(jìn)口設(shè)備來說更為重要，這是向外商提出因質(zhì)量問題索賠的依據(jù)。我廠改擴(kuò)建工程合成氨裝置中的二段轉(zhuǎn)化爐即為引進(jìn)國外的技術(shù)，使用不到二年?duì)t壁燒塌，由于設(shè)備沒達(dá)到使用說明書中規(guī)定的性能要求，提出向外商索賠100萬元，使二段爐在短時間內(nèi)恢復(fù)生產(chǎn)，減少了停產(chǎn)損失，即為實(shí)例。
設(shè)備的安裝調(diào)試是評價設(shè)備是否達(dá)到設(shè)計要求的重要工作，實(shí)際上也是對生產(chǎn)廠家產(chǎn)品質(zhì)量的一個考核。安裝的基礎(chǔ)資料、安裝記錄、試車記錄等等資料可為生產(chǎn)廠家提供質(zhì)量信息反饋，在提高設(shè)備生產(chǎn)質(zhì)金方面起到重要作用。這是設(shè)備一生綜合管理的重要環(huán)節(jié)，以往我廠對這部分資料整理的不齊全。
安裝精度復(fù)驗(yàn)、試車情況記錄、也是設(shè)備檔案中的重要資料。
檔案管理工作在工作方法上堅持使用傳統(tǒng)的管理方法，在檔案的分類和歸屬問題上，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力有所欠缺。在檔案管理工作中有一個普遍的錯誤觀點(diǎn)，認(rèn)為檔案管理工作工作枯燥，缺乏創(chuàng)造性和吸引力。這是由以在檔案管理的方法上，檔案管理人員缺乏創(chuàng)新的意識，對于現(xiàn)代化的操作手段沒有及時的進(jìn)行吸收和學(xué)習(xí)，這就造成了工作上的積極性減弱，檔案管理工作的方式相對就無法實(shí)現(xiàn)豐富。檔案管理工作應(yīng)該在意識和行動上實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一，以積極有效的工作方法的創(chuàng)新帶動檔案管理人員的業(yè)務(wù)創(chuàng)新實(shí)踐，充分的體現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代價值，為干部檔案管理工作帶來新的面貌。
（二）檔案管理工作人員缺乏
專業(yè)素質(zhì)檔案管理工作人員對于檔案管理工作的認(rèn)知不明確，在工作的態(tài)度上給大眾一種悠閑的感覺。檔案管理工作人員的工作壓力不明顯，沒有認(rèn)識到社會對于檔案信息資源的急需程度。在檔案管理和檔案的查找過程中，檔案管理人員沒有熟練的業(yè)務(wù)能力，甚至于造成檔案的丟失。檔案管理工作責(zé)任重大，關(guān)系到人力資源的管理工作，檔案管理人員應(yīng)該不斷的提升業(yè)務(wù)能力，注重提升專業(yè)素養(yǎng)，將檔案管理工作作為人力資源保障的重要基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的專業(yè)化發(fā)展，以業(yè)務(wù)能力和熟練的操作技能實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的促進(jìn)。
（三）檔案管理工作基礎(chǔ)薄弱
檔案管理工作的基礎(chǔ)比較薄弱，其中有很多有效的資源無法得到充分的開發(fā)，對于檔案管理工作應(yīng)該建立一定的管理機(jī)制，以提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過一定的制度規(guī)范和機(jī)制的創(chuàng)設(shè)，提升檔案管理工作的社會責(zé)任感，明確檔案管理工作的工作內(nèi)容，積極的開發(fā)檔案基礎(chǔ)工作的有效資源。提升檔案管理工作的基礎(chǔ)性，為檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力的發(fā)展創(chuàng)設(shè)良好的環(huán)境，積極的促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)實(shí)發(fā)展。
二、干部人事檔案管理人員激勵機(jī)制構(gòu)建
（一）加強(qiáng)檔案管理人員職業(yè)技能培訓(xùn)
增強(qiáng)職業(yè)吸引力檔案管理工作應(yīng)該注重對檔案管理人員的職業(yè)技能進(jìn)行有效的培訓(xùn)，通過對先進(jìn)的檔案管理技術(shù)培訓(xùn)，提升對檔案資源的整合能力。在意識上明確檔案管理人員工作認(rèn)知，了解檔案管理工作的重要性，提升行業(yè)的吸引力。重視啟發(fā)式的激勵機(jī)制，通過績效考核和獎勵機(jī)制，對檔案管理工作人員的主動性和積極性有所調(diào)動。鼓勵檔案管理人員積極的進(jìn)行創(chuàng)新，提升業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代性發(fā)展。
（二）調(diào)整薪酬分配制度
提升福利待遇檔案管理人員的工作熱情不高，最為主要的原因就是單位的激勵機(jī)制不健全，通過有效的獎勵機(jī)制的創(chuàng)設(shè)，讓檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力和工資待遇相掛鉤，在福利待遇上、假期安排上都給予表現(xiàn)突出的員工進(jìn)行積極的獎勵。通過薪酬制度的調(diào)整實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的積極性的提升，在保障檔案管理人員基本的薪資待遇的基礎(chǔ)上，加大獎勵制度，讓檔案管理人員提升工作的熱情，以認(rèn)真主動的態(tài)度去投入到工作中去。通過獎勵和晉升制度，促進(jìn)檔案管理人員積極的進(jìn)取，主動的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)信息交流培訓(xùn)力度，自覺的提升自身的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。
（三）注重文化交流
實(shí)現(xiàn)人文關(guān)懷檔案管理工作接觸的工作內(nèi)容比較單一，因此應(yīng)該注重對檔案管理人員的人文關(guān)懷，促進(jìn)員工之間的工作交流。通過增加人文關(guān)懷等方面內(nèi)容，提升檔案管理人員的職業(yè)歸屬感。構(gòu)建“以人為本”的干部人事檔案管理人員激勵機(jī)制，實(shí)現(xiàn)獎懲分明的管理制度，保障每一位員工的基本權(quán)益。在日常的工作中，積極的深入到檔案管理工作的基層工作中，了解檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)需求和情感訴求，幫助員工解決工作上的困難。
在我國的檔案管理工作中，特別是林業(yè)檔案管理工作，有很多的檔案管理人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部都缺乏對檔案工作的認(rèn)識，覺得檔案工作就是簡單的抄抄寫寫，只是單純的保管事務(wù)性工作，不是單位的重點(diǎn)工作，也不會給單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，只要“守好攤”，遵循不丟失和不泄密的原則就行了。嚴(yán)重輕視檔案工作的思想內(nèi)容，部分管理人員對檔案工作缺乏深入了解，忽視檔案工作的重要性，長此下去，將無法適應(yīng)當(dāng)代的檔案管理需求。
（二）檔案管理人員素質(zhì)較低
多數(shù)的檔案人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識培訓(xùn)，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對檔案工作精力投入有限，在日常事務(wù)上，往往只是將材料放人檔案盒，不進(jìn)行及時的整理歸檔，加上歸檔的材料還不夠真實(shí)和準(zhǔn)確。嚴(yán)重影響了檔案管理水平。
（三）檔案室環(huán)境設(shè)施落后
檔案室的環(huán)境設(shè)施是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，營造濃厚的檔案管理氛圍是檔案工作的重點(diǎn)，在林業(yè)檔案室，由于檔案管理必備的條件較差，缺乏專用的檔案室，加上檔案室的環(huán)境狹窄和潮濕，檔案設(shè)備不配套，造成檔案材料的霉變和蟲蛀，嚴(yán)重影響檔案的美觀和完整。所以，良好的檔案環(huán)境可以提高檔案管理質(zhì)量。
二、林業(yè)檔案管理工作的策略研究
（一）提高檔案管理人員素質(zhì)
由于檔案自身的保密性等特點(diǎn)，要求加強(qiáng)檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，挑選政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的檔案管理人員從事檔案工作管理，關(guān)心他們工作和生活，積極發(fā)揮他們的主動性和創(chuàng)造性。檔案管理人員的素質(zhì)高低直接決定論檔案管理工作的好壞，所以，作為林業(yè)檔案管理人員，必須加強(qiáng)自身的專業(yè)水平，通過教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)提高自身素質(zhì)，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會提供有利的資源。
（二）建立健全檔案管理制度
建立健全檔案工作管理制度必須遵循如下要求：首先，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性和科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合林業(yè)單位的特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。其次，堅持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。最后，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，體現(xiàn)檔案管理制度的法律性和權(quán)威性。
（三）提高檔案管理工作的認(rèn)知度
【中圖分類號】 G271.6 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】 A 【文章編號】 1007-4244（2014）01-205-1
一、職業(yè)道德概念界定
所謂職業(yè)道德，就是與人的職業(yè)活動緊密聯(lián)系的，并具有一定職業(yè)特征的道德準(zhǔn)則和行為規(guī)范。恩格斯曾說：“實(shí)際上，每一個階級，甚至每一個行業(yè)，都各有各的職業(yè)道德”。職業(yè)道德是通過規(guī)定各種職業(yè)活動規(guī)則、對內(nèi)對外的應(yīng)盡義務(wù)來維持各行各業(yè)活動的有序進(jìn)行，同時也保證各行各業(yè)與整體社會道德的合理聯(lián)系。
二、高校檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)的重要意義
（一）有利于激發(fā)高校檔案管理人員的職業(yè)責(zé)任心。高校檔案管理人員職業(yè)責(zé)任心指的是從事高等教育事業(yè)的檔案管理人員對自己所承擔(dān)的檔案管理責(zé)任的認(rèn)知和感覺，它是高校檔案管理人員被賦予責(zé)任之后，內(nèi)化于高校檔案管理人員的一種心理狀態(tài)，正是這種心理狀態(tài)激勵著高校檔案管理人員忠于職守、勤奮工作，甚至是精益求精。高校檔案具有歷史憑證、工作查考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究、輔助決策、積累知識和開發(fā)信息等作用，不僅是高校的財富，也是國家和人民的寶貴財富。
（二）有利于提高高校檔案管理人員為師生服務(wù)的質(zhì)量。高等院校的廣大師生普遍對檔案管理工作感覺陌生，雖然國家制定了許多相關(guān)的法律法規(guī)為高校檔案管理人員的工作提供了一定的保證，但事實(shí)上，高校檔案的開放水平、工作形式與廣大師生的需求還存在一定的差距。檔案只有被利用，才能體現(xiàn)出價值，不斷更新服務(wù)的形式，加大服務(wù)師生的力度，檔案館的價值才能得以更好的發(fā)揮。
三、高校檔案管理人員職業(yè)道德建設(shè)存在的主要問題
目前高校檔案管理人員的職業(yè)道德的整體和主流是好的，但還存在著一些問題，需要引起重視和加以改進(jìn)。
（一）部分高校檔案管理人員缺少奉獻(xiàn)精神。由于部分高校檔案管理人員認(rèn)為自己的工作是平凡、枯燥、繁瑣，是為他人作嫁衣的工作，所以在工作當(dāng)中積極性不夠，計較個人得失，以自我為重，不能一心為檔案事業(yè)著想，這些都體現(xiàn)出部分檔案管理人員，缺少奉獻(xiàn)意識，阻礙高校檔案工作的向前發(fā)展。
（二）高校檔案管理人員缺乏服務(wù)意識。高校檔案管理人員沒有對檔案服務(wù)工作做到真正的認(rèn)識。有部分高校檔案管理人員自身修養(yǎng)不夠，在對待查檔案人群中，把人分等級。還有部分檔案管理人員的重藏輕用的思想比較嚴(yán)重，在檔案管理中過度偏重于維護(hù)檔案的保密、安全和完整，忽略高校檔案管理的根本目的是為師生和其它人員提供服務(wù)的思想。
（三）部分高校檔案管理人員缺乏責(zé)任感。一部分檔案管理人員只關(guān)心自己在檔案技能提高和職稱的評定方面，而對檔案工作方面投入的精力較少，在為利用者服務(wù)當(dāng)中出現(xiàn)態(tài)度冷漠、隨便應(yīng)付。在對一些保密檔案資料時，不應(yīng)開放的檔案資料無意地給外傳出去，造成保密的信息泄密。在保管一些保密資料和移動介質(zhì)當(dāng)中，出現(xiàn)粗心大意，不遵守保密制度，將保密檔案隨意堆放，出現(xiàn)泄密現(xiàn)象。這些都表現(xiàn)在工作當(dāng)中缺乏責(zé)任意識。
（四）部分高校檔案管理人員的專業(yè)技能素質(zhì)偏低。一些檔案管理人員不熟悉檔案庫藏信息，對庫藏的存放位置不了解，使查檔帶來盲目性，浪費(fèi)了利用者的時間；專業(yè)技能低就無法進(jìn)行檔案的參考資料的編寫、匯編檔案文集、編篡檔案史料，參與歷史研究和編史修志等工作。也由于檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的不到位，編研意識的缺乏，致使檔案管理人員缺乏檔案編研的主動性、積極性，使檔案信息開發(fā)工作很難堅持下去，高校的檔案資源很難得到很好的利用。
四、提高高校檔案管理人員職業(yè)道德的基本方法
（一）開展正面教育，強(qiáng)化榜樣作用。曾說過：“人是要有點(diǎn)精神的，那么，精神是什么？”榜樣人物的先進(jìn)事跡告訴我們：人與人相比也許并不多什么，只是一點(diǎn)精神；人與人相比也許并不少什么，也只是一點(diǎn)精神。但沒有精神，一切皆無從談起！敬業(yè)精神不僅僅是發(fā)展的起點(diǎn)，而且還是奮斗的目標(biāo)，更是事業(yè)發(fā)展道路上奮發(fā)圖強(qiáng)的精神動力。
（二）搞活人事制度，做到人盡其才。中國有句俗語，叫做“人盡其才，物盡其用”。關(guān)鍵在于把人擺在適當(dāng)?shù)膷徫?，把物放在恰?dāng)?shù)牡胤健Ｗ鰹槿耸虏块T講究“人崗匹配”，就是“人適其事，事宜其人”的原則，根據(jù)人員的專長，安排適當(dāng)?shù)奈恢?，并依照員工的優(yōu)缺點(diǎn)，做機(jī)動性的調(diào)整，這樣達(dá)到人與事的統(tǒng)一，發(fā)揮人的最大效能。
（三）重視價值創(chuàng)造，激發(fā)人積極性。哲學(xué)中是這樣定義價值的：價值就是揭示外部客觀世界對于滿足人的需要的意義關(guān)系的范疇。事物的價值是由構(gòu)成它、產(chǎn)生它、創(chuàng)造它，有利于促進(jìn)與實(shí)現(xiàn)人類個體、群體、整體的客觀實(shí)際。創(chuàng)造價值就是創(chuàng)造這種客觀實(shí)際。
（四）健全各項(xiàng)制度，提供組織保證。如今，制約檔案管理工作最嚴(yán)重的瓶頸就是缺乏競爭，檔案管理部門與高校其他部門之間缺少相互比較，檔案管理部門內(nèi)部人員相互之間也不存在競爭，這種現(xiàn)象的存在極大的影響了檔案管理人員自身綜合素質(zhì)的提高。因此健全各項(xiàng)制度，提供評價的組織保證是必要的。
參考文獻(xiàn)：
[1]于建華.談檔案工作者應(yīng)具備的素質(zhì)[J].黑龍江教育學(xué)院學(xué)報，2008，（7）：148-149.
[中圖分類號]G251.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）11-0093-01
進(jìn)入21世紀(jì)，人類社會已經(jīng)邁入信息時代，知識總量呈幾何級增長，作為知識傳播主要載體的圖書也浩如煙海。各學(xué)校尤其是高校圖書館的藏書往往數(shù)以百萬計，面對如此駭人的數(shù)量，讀者想要僅憑個人來查找所需的圖書無疑是很困難的。這樣的情況下，往往需要圖書檔案管理人員的輔助。這就要求圖書檔案管理人員具有相應(yīng)的專業(yè)素質(zhì)，對圖書檔案管理領(lǐng)域知識掌握非常扎實(shí)，明確自身職責(zé)，對如何立卷、整理上架圖書等專業(yè)知識了然于心，才能更好地完成自己的工作，更好地服務(wù)于讀者。那么，在信息時代，圖書檔案管理人員應(yīng)該具備哪些素質(zhì)呢？根據(jù)筆者從事圖書檔案管理工作多年經(jīng)驗(yàn)，接下來就論述一下自己的觀點(diǎn)。
一、思想素質(zhì)
（一）敬業(yè)精神
無論是哪一級的圖書檔案管理員，都要有愛崗敬業(yè)的精神和對工作的責(zé)任感。首先，這需要認(rèn)識到圖書管理工作的重要性，對工作有著清醒全面的認(rèn)識，并抱有一定的熱忱。圖書館作為知識的寶庫，為人類社會的發(fā)展與進(jìn)步做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。時至今日，圖書館是人類學(xué)習(xí)知識最重要的場所之一，因此，圖書管理員的工作看似微小，實(shí)則重大，因?yàn)檫@份工作擔(dān)負(fù)著向讀者傳播知識、為讀者在書山引路的任務(wù)。認(rèn)識到工作的重要性，有利于工作人員提高對圖書管理工作的重視程度，進(jìn)而激發(fā)起工作的熱忱。在實(shí)際的工作中，往往會遇到一些瑣碎的問題。來館學(xué)習(xí)讀書的人，文化水平和年齡大小都是參差不齊的，會有文化程度較高的人來此充電，也必然會有知識儲量很低的讀者，這對圖書館里人員的耐心和服務(wù)熱情是一種考驗(yàn)。擁有愛崗敬業(yè)的精神，以飽滿的熱情和溫和的態(tài)度來為讀者答疑解惑，指點(diǎn)迷津，才是一個新世紀(jì)圖書管理人員應(yīng)有的精神狀態(tài)。
（二）奉獻(xiàn)精神
圖書管理的工作注定了其休息時間與其他工作的不同。在節(jié)假日的時候，圖書管理員往往正是忙得不可開交的時候。因此，在節(jié)假日的時候難免與家人聚少離多，這就需要從事圖書管理的人員具有一定的奉獻(xiàn)精神。只有具有了奉獻(xiàn)精神，才能克服工作帶來的種種困難，為讀者奉上優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
（三）進(jìn)取精神
信息時代，知識的數(shù)量呈現(xiàn)幾何級的增長，更新速度極快。圖書管理人員只有擁有進(jìn)取精神，不斷學(xué)習(xí)吸收新的科學(xué)文化知識，才會在時展的浪潮中始終“屹立不倒”。
二、業(yè)務(wù)素質(zhì)
身為圖書管理人員，如果沒有一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)，怎么可能做好工作，為讀者服務(wù)呢？業(yè)務(wù)素質(zhì)不僅僅是指書籍的閱讀量，它主要包括以下幾個方面：
（一）專業(yè)素質(zhì)
即對圖書管理學(xué)科的知識和技能有熟練的掌握。具體包括豐富的圖書專業(yè)知識，對圖書館的工作規(guī)律和構(gòu)造熟知，對自己工作崗位的要求有清晰的認(rèn)知，對圖書、期刊、報紙的采訪、訂購、驗(yàn)收、登記、分類、編目、入藏、借閱、查詢、讀者管理、統(tǒng)計等的計算機(jī)圖書管理集成系統(tǒng)的操作及科學(xué)排架、規(guī)范上架、保管、裝訂、維護(hù)等人工勞動都能熟練掌握。
（二）文化素質(zhì)
圖書館藏書數(shù)量巨大，各時代、各學(xué)科的材料都很詳盡。作為圖書管理人員，如果沒有深厚的文化底蘊(yùn)，在工作的時候一定會心有余而力不足。此外，對文獻(xiàn)和書籍進(jìn)行整理、歸納，也是圖書館的日常工作之一，圖書管理人員因此必須具有一定的文化知識水平，才能勝任這項(xiàng)工作。
（三）信息技術(shù)
隨著人類社會進(jìn)入信息時代，圖書館也告別了過去人工管理的模式，各種圖書管理系統(tǒng)相繼走入了學(xué)校和社會上的圖書館。這就要求圖書管理人員具有一定的信息技術(shù)能力，以便對現(xiàn)代化、數(shù)字化的圖書管理系統(tǒng)進(jìn)行操控，必要的時候甚至還要有維護(hù)的能力。
在數(shù)據(jù)信息重要性日益提升的今天，當(dāng)前人事檔案管理工作雖然受到了更多的關(guān)注，但也同樣存在著很多的不足與缺陷。因此，要想讓人事檔案資料在高職院校人事管理活動中發(fā)揮出更大的作用，未來就必須要對人事檔案管理工作展開全面創(chuàng)新，而針對高職院校人事檔案管理創(chuàng)新意義與路徑的相關(guān)研究，自然也同樣是十分具有現(xiàn)實(shí)意義的。
一、高職院校人事檔案管理的創(chuàng)新原則
（一）服務(wù)性對于高職院校來說，人事檔案資料既是對教職工人員自然狀況的抽象記錄，同時也是開展人事管理工作的重要依據(jù)，其實(shí)際應(yīng)用價值是非常強(qiáng)的，但從目前來看，由于很多高職院校對人事檔案資料的認(rèn)知存在偏差，未能正確認(rèn)識到人事檔案的重要性，因此在開展人事檔案管理時，往往只是為了應(yīng)付上級要求或是盲目效仿其他高校，對于人事檔案管理的實(shí)際作用則并不關(guān)注，而人事檔案管理本身也因此變得缺乏實(shí)效。針對這一現(xiàn)象，未來高職院校對于人事檔案管理的創(chuàng)新還需堅持服務(wù)性原則，高度重視人事檔案資料本身的應(yīng)用價值，以滿足人事管理實(shí)際需求為目標(biāo)，對人事檔案資料收集、歸檔、保存、查詢等工作進(jìn)行完善，保證每一項(xiàng)人事檔案管理工作都能夠發(fā)揮出應(yīng)有的作用，并為高職院校人才使用、管理與流動提供支持。另外，由于人事檔案資料與教職員工的個人利益直接相關(guān)，因此高職院校人事檔案管理同樣也要加強(qiáng)對教職員工個體的服務(wù)，堅持人事檔案信息的適當(dāng)公開原則，對非保密性檔案資料予以公開，這樣既可以發(fā)揮外部監(jiān)督作用，保證人事檔案信息的真實(shí)性，也能夠?yàn)榻搪殕T工的個人應(yīng)有權(quán)益提供保障。
（二）繼承性從高職院校長期發(fā)展的角度來看，當(dāng)前國內(nèi)高職院校在人事檔案管理方面雖然存在著很多普遍性問題，但由于以人事檔案資料為基礎(chǔ)的人事管理模式已經(jīng)建立起來，因此在實(shí)際工作中仍然有著很多可取之處。例如很多高職院校雖然未能充分認(rèn)識到人事檔案管理工作的重要作用，但對于人事檔案的保管卻比較嚴(yán)格，能夠有效保證教職員工個人隱私信息的安全；有些高職院校的人事檔案雖然真實(shí)性不足，但對于人事檔案資料的應(yīng)用卻比較多。這意味著高職院校對于人事檔案管理的創(chuàng)新不能盲目推翻原有管理模式與制度體系，而是要堅持繼承性原則，以現(xiàn)有人事檔案管理模式為基礎(chǔ)，針對人事檔案管理中的實(shí)際問題展開深入分析與創(chuàng)新改進(jìn)，在繼承當(dāng)前工作優(yōu)點(diǎn)的同時，將更加適合人事管理需求的新模式確立下來，這樣才能夠取得更大的創(chuàng)新成果[1]。
（三）技術(shù)性在信息時代下，現(xiàn)代檔案管理工作得到了非常迅速的發(fā)展，而各種先進(jìn)科學(xué)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用也都比較廣泛，并發(fā)揮出了十分關(guān)鍵的作用。因此對于高職院校來說，針對人事檔案管理的創(chuàng)新還需順應(yīng)時展趨勢以及檔案管理行業(yè)的信息化趨勢，堅持技術(shù)性原則，對大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)等各類先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行積極應(yīng)用，并借助這些先進(jìn)技術(shù)來展開工作模式、工作流程、工作形式、工作要求、工作手段的創(chuàng)新，使人事檔案管理能夠在先進(jìn)技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)工作效率、工作質(zhì)量等多方面的有效提升。例如通過對現(xiàn)代辦公軟件的應(yīng)用，可以大大提高人事檔案信息歸檔整理的效率，減少檔案管理人員的工作量，而對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，則可以將海量人事檔案信息以數(shù)字文件的形式分類存儲起來，保證檔案信息的安全性。
（四）開放性當(dāng)今市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的人才交流已經(jīng)變得十分密切，無論是專業(yè)人才的流動，還是現(xiàn)有職工的任用與管理，其復(fù)雜性都隨之大大提升，而高職院校作為專業(yè)人才需求較大的用人單位，自然也同樣需要迎合市場經(jīng)濟(jì)下人才市場的發(fā)展趨勢，主動尋求與政府教育部門或其他高校進(jìn)行合作，對人事檔案信息進(jìn)行開放共享，這樣既可以為高職院校專業(yè)人才引進(jìn)提供更多的數(shù)據(jù)信息，適應(yīng)當(dāng)前的人才流動趨勢，同時在激烈的人才競爭環(huán)境下，也能夠促使高職院校加強(qiáng)人事管理工作，為更好的留住優(yōu)秀人才而展開持續(xù)創(chuàng)新。
二、高職院校人事檔案管理創(chuàng)新的有效策略
（一）關(guān)注檔案信息安全開放式的人事檔案管理模式雖然能夠有效提升人事檔案信息真實(shí)性，適應(yīng)專業(yè)人才流動頻繁的時代特點(diǎn)，但在復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，也同樣會引發(fā)一系列的檔案信息安全問題，如果高職院校未能做好對電子化人事檔案資料的保護(hù)工作，那么就很可能會導(dǎo)致丟檔、檔案信息泄露等情況，進(jìn)而對學(xué)校人事管理及教職工個人隱私安全造成影響。因此在針對人事檔案管理的創(chuàng)新中，高職院校雖然需要堅持開放性原則，建立開放的檔案管理模式，但也同樣需要重視對人事檔案信息的保密、保護(hù)，而不可為了加強(qiáng)檔案信息交流而盲目進(jìn)行人事檔案資料的傳輸、共享。從具體措施上來看，高職院校一方面需要從網(wǎng)絡(luò)信息安全防護(hù)入手，將防火墻、數(shù)據(jù)加密、數(shù)據(jù)備份等信息安全技術(shù)應(yīng)用到檔案信息系統(tǒng)中來，對電子化的檔案資料進(jìn)行嚴(yán)格防護(hù)，避免信息因黑客攻擊、病毒入侵等問題而出現(xiàn)遺失、泄露問題[2]。而在另一方面，則需要強(qiáng)化對人事檔案管理人員的培訓(xùn)教育，提高其信息安全意識，并對日常檔案管理操作加以規(guī)范，以免因操作不當(dāng)而引起檔案資料信息的丟失、泄露。
（二）加強(qiáng)主動用檔意識人事檔案管理的主要作用并非是對人事檔案資料的歸檔整理或分類存儲，而是在完成一系列檔案管理工作后，能夠?yàn)槿耸鹿芾硖峁┲匾獢?shù)據(jù)信息支持，如果缺少了對人事檔案的應(yīng)用環(huán)節(jié)，那么即便歸檔、整理等工作環(huán)節(jié)完成的再好，也都是毫無實(shí)際意義的[3]。因此，當(dāng)前高職院校的人事檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變被動的工作模式，樹立主動用檔的工作意識，在日常工作中，即便人事管理部門或角質(zhì)員工不需要對人事檔案進(jìn)行應(yīng)用，也同樣需要經(jīng)常性的展開查檔、用檔，通過現(xiàn)實(shí)考察與檔案內(nèi)容分析相結(jié)合的方式，找出真實(shí)性、完整性或是內(nèi)容格式存在問題的檔案，并圍繞問題檔案進(jìn)行責(zé)任追究與檔案信息修正、補(bǔ)充，這樣既可以避免“不考察不查檔”、“不提拔不用檔”等工作現(xiàn)象的出現(xiàn)，提高檔案應(yīng)用效率，同時也可以保證人事檔案信息的真實(shí)性、完整性，為人事管理工作提供重要參考。
（三）規(guī)范檔案管理要求高職院校人事檔案管理具有著較強(qiáng)的專業(yè)性，對于各方面工作細(xì)節(jié)的要求通常都十分嚴(yán)格，因此為保證人事檔案管理工作質(zhì)量，高職院校還需在工作創(chuàng)新過程中提高檔案管理要求的規(guī)范化，將檔案收集、檔案整理、檔案查詢等各環(huán)節(jié)的具體要求細(xì)化明確下來。例如在檔案收集與歸檔管理工作中，需要將工作職責(zé)落實(shí)到人，各部門教職員工在人事檔案管理中的責(zé)任都要加以明確，一旦檔案收集、歸檔程序出現(xiàn)問題，都需要立即進(jìn)行責(zé)任追究。而基礎(chǔ)設(shè)施方面，則要明確軟硬件設(shè)施的建設(shè)要求，并建立標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)施管理尺度，保證打印機(jī)、計算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等各類設(shè)施都能夠得到嚴(yán)格的管理[4]。
Abstract: In today's information age of 21st century, the talent has become the main symbol of the core competitiveness for a company or even a country, so the personnel management has increasingly highlights its great economic and social benefits. The timely and reasonable staffing, and effective incentive can reduce the unnecessary waste of time and money for the human resources department of state institutions or corporate. The essence of human resource management is also a management of information, and the personnel files as an important carrier of the human resources information, is the main source of personnel information and an important tool to select the talents. Managing the personnel files plays an important role in the development of human resources.
Key words: management of personnel files; awareness; mechanism; scientific; legalization; moral qualities
中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：
人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實(shí)個人的經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會關(guān)系、獎懲等情況。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。當(dāng)然人事檔案作為廣義檔案中的一種，也具有一般意義上檔案的屬性，即：人事檔案的作用是客觀存在的，但出于靜態(tài)的檔案，它的作用又是潛在的，要使?jié)撛诘膬r值變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的直接價值，要受到一定條件的制約。既受到社會、經(jīng)濟(jì)、法律、文化等條件的制約，同時也受到人們檔案意識和管理水平的影響。
一、社會、經(jīng)濟(jì)、法律和文化是我們一時之間無法改變的大環(huán)境，但是檔案意識和管理機(jī)制和水平確實(shí)可以實(shí)實(shí)在在改變的
第一，處于信息化時代的我們必須要有最基本的人事檔案意識。在很多的企事業(yè)單位，人事部門的工作人員很多都不是檔案管理專業(yè)和相關(guān)專業(yè)出身，大多工作人員都對檔案管理意識比較淡薄，對人員的資料管理和備案都采取無所謂的態(tài)度，這種不專業(yè)化的做法常常會給我們其他部門的人員調(diào)度和安排造成一定不必要的麻煩，如果遇到突發(fā)事件，也不能及時選擇和派遣相關(guān)有經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)的員工。從員工自身來講，也需要培養(yǎng)自己的檔案管理意識，很多人在自己的檔案方面采取無所謂的態(tài)度，而導(dǎo)致自身檔案的丟失或者不完整，這不僅給檔案收集也給檔案的整理帶來不必要的麻煩。
第二，單位的管理機(jī)制也是影響人事檔案管理和檔案有效利用的重要因素，作為新世紀(jì)的企事業(yè)單位，對于信息的采集和利用也應(yīng)該有相對應(yīng)的管理機(jī)制，利用工程的觀念來對人事的錄用、調(diào)度、撤銷等進(jìn)行有秩序有條理的管理。做到有秩序和有條理，就要求企事業(yè)單位建立健全有效的管理機(jī)制，建立相關(guān)的管理部門，首先需要在每一個部門內(nèi)部進(jìn)行各個員工的信息采集，盡量做到信息的完整、準(zhǔn)確和清晰，其次對人員的檔案進(jìn)行歸類和整理，盡可能做到歸類標(biāo)準(zhǔn)化和整理科學(xué)化，然后再由各個部門按時遞交由檔案管理部門進(jìn)行進(jìn)一步的整理和歸類，處理以后的檔案信息要進(jìn)行存檔管理，存檔看似簡單，卻包括很多繁瑣的工作。每一個環(huán)節(jié)都要求做到認(rèn)真細(xì)致，這樣才能保證人事檔案的有效管理和有效的利用。
第三，科學(xué)是第一生產(chǎn)力。人事檔案管理在前期的發(fā)展是緩慢的，究其本質(zhì)原因，就在于科學(xué)的落后，而今隨著科技的快速發(fā)展，我們的生活方式也隨之發(fā)生了翻天覆地的變化，計算機(jī)的出現(xiàn)導(dǎo)致了從實(shí)物的流動到人才的流動以及信息的流動方式都在一天一天變化著，這些變化帶動了人們交流方式和思維方式的轉(zhuǎn)變，當(dāng)然企事業(yè)單位人力資源管理的模式也進(jìn)入了新的改革歷史時期，當(dāng)今市場上有很多以計算機(jī)為基礎(chǔ)的管理軟件業(yè)隨之應(yīng)運(yùn)而生，簡單的人事信息錄入就可以實(shí)現(xiàn)有效和迅速的人力資源管理，不得不說計算機(jī)的出現(xiàn)使檔案管理實(shí)現(xiàn)了一個飛躍性的發(fā)展。綜上所述，我們在管理人員的時候需時刻提醒自己嚴(yán)格的人事管理理念以及建立健全的管理機(jī)制和購入先進(jìn)的人事檔案管理軟件。
二、基于當(dāng)今普遍的人事管理傳統(tǒng)模式和手段，我們要做的還有很多
第一，現(xiàn)在的人事檔案管理一般都重政治輕業(yè)務(wù)。人事檔案在反映一個人的情況都是注重業(yè)務(wù)和政治兩方面。但傳統(tǒng)的人事檔案反映政治方面、家庭歷史和社會關(guān)系方面的東西較多,而能動態(tài)反映某人情況的信息,如人員的身份認(rèn)定、出境出國情況、合同項(xiàng)目轉(zhuǎn)讓、發(fā)明專利項(xiàng)目、業(yè)績考核、職稱評定、各類榮譽(yù)稱號、崗位培訓(xùn)、繼續(xù)教育、人事爭議仲裁、人才素質(zhì)測評、人事協(xié)議、養(yǎng)老金、失業(yè)金的繳納等情況,則少之又少，現(xiàn)代人事管理應(yīng)將人事檔案資料盡量做到充分和完整，必要時可以加入個人的影像資料，以便更好的利用。
第二，人事檔案一般作為政治要素，也必須將其法制化，做到檔案收集有序性，檔案存檔保密性和檔案利用安全性。要加大對《檔案法》的宣傳力度,通過宣傳教育,進(jìn)一步增強(qiáng)公民的法制觀念,提高政治覺悟,認(rèn)清制假危害，另外,還必須加大《檔案法》的監(jiān)督和執(zhí)法力度,要告誡、引導(dǎo)廣大干部職工人人都要具備檔案意識,要本著對歷史負(fù)責(zé)、對自己負(fù)責(zé)的態(tài)度,嚴(yán)肅認(rèn)真地記載自己的每一張履歷,要加重對涂改、偽造檔案行為的制裁。對那些情節(jié)惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為,不管是什么人,都要本著法律面前人人平等的原則,要毫不猶豫地繩之以法,予以堅決打擊。我們必須樹立這樣一種觀念,即不管是什么情況,不管其職務(wù)高低,要調(diào)動和利用檔案都必須按規(guī)章辦。只有完善相應(yīng)的檔案制度,并認(rèn)真貫徹執(zhí)行,才能有效地避免虛假檔案的產(chǎn)生。
第三，人事檔案管理從信息收集開始就決定了人事檔案的質(zhì)量高低，所以做好人事檔案工作必須講究實(shí)事求是,來不得半點(diǎn)虛假和含糊其詞,因此,要求人事檔案材料所記述的內(nèi)容必須真實(shí)而且準(zhǔn)確,不能前后矛盾,模棱兩可，這就要求人事檔案的工作人員在平時的工作中必須嚴(yán)把“三關(guān)”。一是要把好材料的入口關(guān),對來路不明及有疑義的材料,要親自進(jìn)行調(diào)查核實(shí),驗(yàn)明正身,做好初步認(rèn)定工作,切斷問題文件材料的源頭。二是嚴(yán)把人事檔案材料的轉(zhuǎn)入關(guān),各部門平時在積累文件、材料時,要做到去偽存真,不讓虛假文件、材料有任何留存之機(jī)。對新形成的檔案材料,一律嚴(yán)格執(zhí)行登記制度,并進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地鑒別。三是嚴(yán)把人事檔案轉(zhuǎn)遞關(guān)。在人事調(diào)動時,檔案人員接到調(diào)檔函,要將其人事檔案材料進(jìn)行收集,認(rèn)真核對,并分類、編號、裝訂,填寫檔案回執(zhí)單,密封后加蓋公章,通過機(jī)要發(fā)至用人單位檔案部門或由組織派專人送取。嚴(yán)禁個人辦理人事檔案事宜或自帶人事檔案。
第四，人事檔案作為所有機(jī)關(guān)和企事業(yè)工作首要的先決條件，人事檔案必須做到真實(shí)可靠。這就需要從制度上防范假文憑，從源頭抓起,要嚴(yán)密防范、徹底杜絕“權(quán)學(xué)交易”這種丑陋現(xiàn)象,國家各級各類學(xué)校、教育培訓(xùn)主管部門要采取有力的措施,嚴(yán)格執(zhí)行教育部門學(xué)籍管理規(guī)定,把好入學(xué)關(guān)。在日常的教學(xué)管理過程中,對那些需要繼續(xù)學(xué)習(xí)深造的干部和企業(yè)管理人員,單獨(dú)設(shè)立學(xué)籍檔案,實(shí)施教學(xué)質(zhì)量的全過程重點(diǎn)監(jiān)控,幫助和督促他們保質(zhì)保量的完成學(xué)業(yè)。對于少數(shù)不按時上課,不認(rèn)真完成作業(yè),學(xué)習(xí)困難,企圖靠與任教老師拉關(guān)系、混學(xué)分的學(xué)生,應(yīng)采取勸其退學(xué)或強(qiáng)制中止學(xué)習(xí)等措施。要堅持對學(xué)生負(fù)責(zé)、對社會負(fù)責(zé)、對國家負(fù)責(zé)的態(tài)度,從制度上防范假文憑,保證人才培養(yǎng)的質(zhì)量和學(xué)籍、學(xué)歷證書的真實(shí)性。
當(dāng)然在保證法制的情況下，更重要的是要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)。檔案工作人員是檔案工作的主體,提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。積極學(xué)習(xí)本單位專業(yè)對口的各項(xiàng)知識,熟悉各個環(huán)節(jié)的工作,只有這樣,才能使檔案管理工作有條不紊,更好地為部門以及某項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作提供優(yōu)質(zhì)、快捷服務(wù)。檔案管理人員還要通過不斷加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng),來增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感,通過責(zé)任心的加強(qiáng),提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。
參考文獻(xiàn)：
1 人事制度改革與人事檔案管理作用機(jī)制的關(guān)系
人事制度改革是促進(jìn)我國事業(yè)單位人力資源應(yīng)用實(shí)現(xiàn)人才資源綜合應(yīng)用的重要措施，人事制度改革不僅在人員管理制度，企業(yè)服務(wù)機(jī)制上實(shí)施人力資源的綜合能分配。人事檔案管理是實(shí)施人事制度改革的重要管理依據(jù)，事業(yè)單位作為國家建設(shè)人力資源建設(shè)的一部分，實(shí)施合理的人事檔案管理推進(jìn)人事制度改革的進(jìn)一步完善和發(fā)展。例如：某地區(qū)事業(yè)單位對人事檔案管理的人才資料整合、分配層次進(jìn)行全面分配，提高人事?n案管理的科學(xué)性發(fā)展，引導(dǎo)事業(yè)單位人事制度改革向著合理機(jī)制發(fā)展。
2 人事檔案管理制度隨著社會的發(fā)展所形成了全新特征
2.1 國內(nèi)企業(yè)員工可以“有檔無存”
隨著社會不斷的發(fā)展，一些事業(yè)單位的人事制度也跟隨著社會發(fā)展的 腳步而發(fā)生一定的改變。這對人事檔案管理來說也不例外，破除了傳統(tǒng)的終身責(zé)任制度，員工可以選擇自己所喜歡的模型進(jìn)行發(fā)展。
2.2 個人可以根據(jù)自身意愿選擇“無檔擇業(yè)”
社會對于人才的需求逐漸增加，傳統(tǒng)的用人機(jī)制也發(fā)生了巨大的改變。一些事業(yè)單位在招聘人才時，最為注意的就是員工在自身素養(yǎng)，同時還有與其他員工之間建立的企業(yè)合作關(guān)系，只有這樣才能提高員工在社會中的流動性。
3 人事檔案制度自身存在著的不足
3.1 人事檔案本身信息量較少，無法將個人的有效信息體現(xiàn)出來
隨著社會不斷的發(fā)展，傳統(tǒng)的信息收集模式已經(jīng)不能跟上社會發(fā)展的腳步[2]。在以往的人事檔案記錄中，主要由一些政治歷史、組織經(jīng)驗(yàn)、社會關(guān)系、工作經(jīng)驗(yàn)等部分組成，導(dǎo)致人事檔案本身的信息量較少，無法將更有價值的個人信息展現(xiàn)出來。人事制度改革打破了傳統(tǒng)事業(yè)單位“鐵飯碗”的人事檔案管理局面，事業(yè)單位中人員應(yīng)用和人才選拔隨著事業(yè)單位發(fā)展趨勢變革而變革。部分事業(yè)單位中傳統(tǒng)的人事檔案管理中信息資源不明確，實(shí)施人事制度變革后，事業(yè)單位內(nèi)部人員調(diào)動性較大，導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部出現(xiàn)人員分配“空白”現(xiàn)象發(fā)生，造成事業(yè)單位人事調(diào)動出行檔案丟失或者信息資源不全的現(xiàn)象發(fā)生，對事業(yè)單位人事制度變革的開展造成巨大的麻煩，制約了社會主義制度建設(shè)的完善程度。例如：某事業(yè)單位內(nèi)對人員檔案信息填寫不全，實(shí)施認(rèn)識制度改革后，導(dǎo)致事業(yè)單位中部分員工的退休年齡和養(yǎng)老保險繳納受到影響。
3.2 制度不健全，與相關(guān)法律制度沖突
根據(jù)人事檔案的制定制度得知，人們都不能直接閱讀、查閱自己或者直系親屬的人事檔案。但是，就我國當(dāng)前行的形式來看，沒有完整的人事檔案管理制度，導(dǎo)致人事檔案管理沒有較高的封閉性，在處理人事檔案信息過程中也沒有使用科學(xué)合理有效的方法進(jìn)行處理[3]。這些問題都會直接的體現(xiàn)出社會中民主制度不能跟上社會發(fā)展的腳步，也不能滿足人們的需求。
3.3 服務(wù)意識較差，缺乏進(jìn)取精神
由于人事檔案管理工作具有一定的保密性，但是在實(shí)際工作期間，由于一些檔案管理的本身套件較差，防盜、防潮等措施都存在著一定的不足，很難將人事檔案進(jìn)行妥善管理。再加上事業(yè)單位中的各級檔案管理工作技術(shù)存在著較大的差異，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作不能進(jìn)行統(tǒng)一，使信息無法正常進(jìn)行共享。
3.4 檔案秩序混亂
當(dāng)前，很多用人單位已經(jīng)充分認(rèn)識到人才對單位和企業(yè)發(fā)展的重要性，因?yàn)椋娂姴扇∠嚓P(guān)的優(yōu)惠政策來吸引專業(yè)人才。在原用人單位限制人事檔案不能辦理工作調(diào)動的情況下，用人單位使用三不要做法，不要遷移戶口、不要人事檔案、不要調(diào)出手續(xù)，這種做法雖然暫時解決了人才的后顧之憂，但造成了檔案秩序出現(xiàn)混亂。
3.5 人事檔案管理人員分配程度不合理
此外，實(shí)施人事制度改革后，企事業(yè)單位需要進(jìn)行精兵簡政，實(shí)現(xiàn)人事制度的人才應(yīng)用精簡化發(fā)展，事業(yè)單位內(nèi)部人事資源開展大幅度調(diào)動充足，部分事業(yè)單位內(nèi)部對人事檔案管理的的重視程度較低，導(dǎo)致事業(yè)單位中人員調(diào)動速率快，但人事檔案調(diào)動速率較低，甚至出現(xiàn)人事檔案無法對接的現(xiàn)象，不僅使事業(yè)單位內(nèi)部人事資源管理作用機(jī)制的作用性降低，同時也影響了事業(yè)單位人力資源的分配與應(yīng)用。
4 人事檔案管理的改革措施
4.1 消除人事檔案對制約限制的作用
現(xiàn)階段，一些事業(yè)單位中的人事制度在實(shí)施過程中主要以合同的方式進(jìn)行，這種方式已經(jīng)跟不上社會發(fā)展的腳步，只有將傳統(tǒng)的用人制度進(jìn)行不斷的創(chuàng)新、完善才能改變這一現(xiàn)象，讓員工自主就業(yè)，形成一種全新的用人機(jī)制。
4.2 正確認(rèn)知人事檔案管理
要正確認(rèn)知人事檔案管理，建立正確的管理理念，促進(jìn)管理工作的全面開展。第一，管理人員要充分重視人事檔案管理工作，提高管理地位，從整體安排管理工作，合理配置管理人員，建立和完善檔案管理的監(jiān)督體系；第二，管理人員要大力宣傳人事檔案的管理理念，使企業(yè)以及機(jī)關(guān)等每位員工都是檔案管理的參與者，將檔案管理當(dāng)做基礎(chǔ)工作來做，引導(dǎo)相關(guān)管理人員執(zhí)行自己職責(zé)，在實(shí)際工作中提高工作水平，促進(jìn)管理工作的提高。只有全員重視檔案管理工作，才可以使檔案管理更好的為全體人員服務(wù)。
4.3 破除過去“身份”的分類
傳統(tǒng)的人事檔案對每個人的身份有著非常明確的劃分，不同的身份可以享受不同的待遇。因此有必要改變這種分類，讓人們在工作期間得到其他人的尊重，創(chuàng)造出一個公平、合理的工作環(huán)境，只有這樣才能促進(jìn)社會發(fā)展，提高社會中的人才數(shù)量。
4.4 做好對管理人員的培訓(xùn)工作
人事制度的深化改革對管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出高要求。在新時期下，領(lǐng)導(dǎo)一定要選擇責(zé)任感強(qiáng)、工作態(tài)度認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜藛T從事檔案管理工作，建立一支具有高水平管理能力和?R鄧刂實(shí)墓芾磽哦櫻?并且對其進(jìn)行培訓(xùn)教育，提高管理人員的工作能力和工作水平。同時，還要聘請專業(yè)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，樹立正確科學(xué)的管理理念，利用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，更新檔案管理方式。
4.5 完善檔案信息
隨著社會不斷的發(fā)展，一些事業(yè)單位對于檔案信息的公開要求也在逐漸的提升。對此，我國相關(guān)部門需要將傳統(tǒng)的人事檔案進(jìn)行修改，提高檔案信息的真實(shí)性、可靠性。
4.6 成立專門的人事檔案管理結(jié)構(gòu)
2.有助于做出正確的人事決策。人事檔案能為落實(shí)國家用人政策，確定和澄清個人有關(guān)問題，及進(jìn)行政治審查提供有力證據(jù)。醫(yī)院人事檔案形成于個人不同的發(fā)展時期，其材料上留有公章和個人印記，而這些標(biāo)志都具有一定的法律效力，都反映了一定時期的個人情況，為組織科學(xué)用人提供了可靠的憑證。這就某種程度上杜絕了用人的不正之風(fēng)，避免了人事政策改動的主觀性。
3.有益于吸引并留住優(yōu)秀人才。優(yōu)質(zhì)人力資源是第一生產(chǎn)力，是組織發(fā)展的核心競爭力。人事檔案管理作為一項(xiàng)重要的管理活動，在組織人才引進(jìn)方面發(fā)揮著日趨重要的作用。然而，很多醫(yī)院并未建有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，其醫(yī)護(hù)人員的人事檔案多數(shù)存放在本地人才市場，或者需支付一定管理費(fèi)的第三方檔案管理中心，這不僅不利于及時的調(diào)閱、更新個人檔案信息，而且可能會發(fā)生檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的嚴(yán)重滯后及檔案丟失等現(xiàn)象，從長遠(yuǎn)來看不但增加了成本，甚至?xí)斐扇瞬诺膰?yán)重流失。因此，科學(xué)的人事檔案管理，設(shè)有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)的醫(yī)院，從根本上可以吸引優(yōu)秀人才的加盟。
二、醫(yī)院人事檔案管理面臨的困境
1.忽視對人事檔案管理的重視。人事檔案管理是一項(xiàng)繁雜性的工作，一般情況下不易取得太明顯的成績，它不像醫(yī)院的業(yè)務(wù)創(chuàng)收那么重要。這就使得部分領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理存有認(rèn)知誤區(qū)，認(rèn)為“人事檔案管理只是簡單的保管任務(wù)，只要不發(fā)生檔案丟失、泄密等現(xiàn)象，完全可以由人事管理部門監(jiān)管，不需要再配備專業(yè)的人事檔案管理人員?！睘榇?，很多醫(yī)院的人事檔案管理處于一種被動應(yīng)付的狀態(tài)，不但很難滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)體制改革的發(fā)展需要，而且也不能適時的為醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)服好務(wù)，嚴(yán)重的制約了醫(yī)院醫(yī)療管理水平的提高。
2.人事檔案管理制度不夠健全。人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的缺失，使得醫(yī)院人事檔案管理流于形式，沒有專人核查人事檔案管理工作，也不能適時做好檔案的核查和修復(fù)工作。另外，醫(yī)院沒有專門的檔案管理制度，在收集整理、鑒別歸檔和查閱更新等方面都沒有明確規(guī)定。還有，有的醫(yī)院雖建有人事檔案管理制度，但制度制定的不完善或執(zhí)行的不嚴(yán)格的現(xiàn)象很多，這使得醫(yī)院經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理混亂、裝訂不完善等問題。
3.現(xiàn)代化的檔案管理手段缺失。電子化的檔案管理手段的缺失，僅靠傳統(tǒng)的手填式檔案資料管理，已不能滿足信息資料的更新速度。另外，隨著醫(yī)院人員流動的不斷增快和加大，紙質(zhì)檔案錄入工作量也隨之增大，這加大了檔案管理人員的工作負(fù)荷，容易使其對檔案管理工作產(chǎn)生職業(yè)倦怠，不利于將優(yōu)秀的人才吸引并留下來。還有，紙質(zhì)檔案材料的不易保管，且保管過程中的破損與變質(zhì)，都會無形加大人事檔案管理的成本。因此，為不斷提升醫(yī)院人事檔案的管理水平，引進(jìn)現(xiàn)代化的檔案管理手段已經(jīng)迫在眉睫。
三、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的措施
醫(yī)院人事檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，其牽涉到醫(yī)院中的所有醫(yī)護(hù)人員，需要這些人員的大力配合、支持與合作。這是人事檔案管理更好的服務(wù)于醫(yī)院的重要前提。同時，給予人事檔案管理人力、物力和財力的支持，也是加強(qiáng)和推動人事檔案管理有序開展的重要保證。因此，如何有效便捷地利用人事檔案，充分發(fā)揮其在醫(yī)院人事管理中的作用，是檔案管理人員必須深思的重要議題。
1.提高對人事檔案管理的認(rèn)識。人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，要求醫(yī)院所有人員必須樹立全員檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案管理工作，將檔案管理納入重要的議事日程，提高檔案管理人員的薪資待遇，切實(shí)解決他們工作生活中的難題，讓他們?nèi)硇牡耐度氲剿鶑氖碌墓ぷ髦小T工要切實(shí)配合檔案管理工作，對該補(bǔ)充的檔案材料要及時補(bǔ)充與更新，對要求準(zhǔn)確填寫的檔案材料，要做到內(nèi)容表述準(zhǔn)確精練、檔案邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。
一、引言
在當(dāng)今信息社會，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用為事業(yè)單位檔案信息化管理提供了可能。為了充分發(fā)揮檔案工作在信息社會中的作用，事業(yè)單位應(yīng)積極將信息技術(shù)與檔案管理工作緊密結(jié)合，促進(jìn)檔案信息化工作快速發(fā)展。
二、研究背景
事業(yè)單位的人事檔案詳細(xì)地記錄了事業(yè)單位所有工作人員的信息，通過查閱人事檔案，可以充分掌握事業(yè)單位工作人員學(xué)歷背景、在工作上的具體表現(xiàn)以及德才等諸多方面的信息。事業(yè)單位進(jìn)行科學(xué)化的人事檔案管理工作，對于人事信息的利用有著重要的作用，同時也能更加有效的使用以及開發(fā)德才兼?zhèn)淙藛T。事業(yè)單位有效地加強(qiáng)人事檔案管理工作，不僅能夠有效地提高事業(yè)單位各個部門的工作效率，而且也有助于事業(yè)單位能夠健康發(fā)展。然而，隨著科技的發(fā)展與社會的進(jìn)步，傳統(tǒng)的人事檔案管理工作已經(jīng)不能與現(xiàn)代社會的發(fā)展?fàn)顩r相適應(yīng)，事業(yè)單位進(jìn)行信息化人事檔案管理也是時展的必然結(jié)果。事業(yè)單位通過計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理工作，使檔案管理工作擺脫了傳統(tǒng)人工整理的復(fù)雜性局面，檔案管理工作變得更加的方便與快捷。
與此同時，互聯(lián)網(wǎng)、計算機(jī)以及掃描儀等一些現(xiàn)代設(shè)備的應(yīng)用，人事檔案資料變成音頻、圖片以及文字等電子數(shù)據(jù)，促使人事檔案能夠更加快速地進(jìn)行信息分類、分析、提取以及加工。除此之外，計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)下的人事檔案管理工作使得檔案人員信息存儲的時間更加長久，特別是通過互聯(lián)網(wǎng)，使得人事檔案查詢工作變得更加的方便與快捷，同時也在一定程度上解決了人事檔案管理工作成本相對比較高的現(xiàn)象。
如果事業(yè)單位相關(guān)人員想要了解單位內(nèi)部某一位員工的具體工作情況，可以通過計算機(jī)檢閱已經(jīng)錄入過的人員信息情況，對所需的人員信息資料數(shù)據(jù)可以根據(jù)需要的條件進(jìn)行快速查詢，特別是通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以有效地將計算機(jī)脫機(jī)或者聯(lián)機(jī)狀態(tài)下的檢索工作變成一種智能化的網(wǎng)絡(luò)檢索，從而能夠在一定程度上提高事業(yè)單位人事檔案管理工作的效率。
三、人事檔案信息化建設(shè)中存在的問題
（一）事業(yè)單位人事檔案管理內(nèi)部軟件、硬件參差不齊
由于部門不同各部門對于人事檔案信息化管理的具體要求也不同，導(dǎo)致事業(yè)單位各組織內(nèi)部對于人事檔案管理工作所使用的開發(fā)軟件也存在著一定的差異。不同地區(qū)人事檔案管理工作所使用的軟件也是不同的，因此，進(jìn)行人事檔案統(tǒng)一管理是一件不容易的事情。就目前從事業(yè)單位的人事檔案管理現(xiàn)狀來看，雖然事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案管理工作所需的設(shè)備相對比較完善，但是在實(shí)際的管理模式上采用的仍然是“手動為主，并且計算機(jī)為輔”的管理模式，這也在一定程度上抑制了事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化的快速發(fā)展。
（二）事業(yè)單位缺乏規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)
事業(yè)單位只有在標(biāo)準(zhǔn)化與信息化的開展人事檔案管理工作的前提下，才能有效地進(jìn)行人事檔案管理工作建設(shè)，從而確保事業(yè)單位人事檔案管理工作能夠高效率、高質(zhì)量的完成。但是，在大多數(shù)事業(yè)單位內(nèi)部，各部門所進(jìn)行的人事檔案管理都是根據(jù)部門的切身利益以及需求來制定人事檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。雖然這樣能夠有針對性的利用人事檔案信息，但是各部門之間對于人事檔案管理工作仍存在著一定的差異，因此，事業(yè)單位很難有效的開展統(tǒng)一性的人事檔案管理工作。換句話說，在事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理工作過程中，其內(nèi)部各個部門之間未能形成即規(guī)范又統(tǒng)一的人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，從而就不能實(shí)現(xiàn)部門間的檔案信息共享，給檔案查詢工作帶來一定的困難。
（三）事業(yè)單位人事檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊
從目前事業(yè)單位人事檔案管理工作的現(xiàn)狀上看，大部分事業(yè)單位檔案管理人員都是身兼數(shù)職，從而使得個檔案管理人員無法全身心地投入人事管理工作；還有些事業(yè)單位檔案管理人員，不僅學(xué)歷相對比較低，而且年齡也偏大，對于新鮮事物的接受以及掌握方面比較遲緩，這樣在開展新業(yè)務(wù)與新知識就存在著一定的困難，并且在這些人當(dāng)中大部分從未進(jìn)行過專業(yè)性的培訓(xùn)工作，在對專業(yè)知識的理解方面并不深刻。盡管有些工作人員在事業(yè)單位從事多年的人事檔案管理工作，也積累了一定的工作經(jīng)驗(yàn)。然而，他們大多數(shù)采用的都是傳統(tǒng)的管理方式，并且這種方式應(yīng)經(jīng)根深蒂固的存在其腦海當(dāng)中，從而這些人對于信息化人事檔案管理工作的接受能力相對比較低，并且缺乏一定的認(rèn)知。除此之外，有些事業(yè)單位內(nèi)部，人事檔案管理人員流動較為頻繁，新來的人事檔案工作人員對于此項(xiàng)工作相對比較陌生，在開展工作時有著一定的困難。
（四）資金投入有限，抑制人事檔案管理工作開展
事業(yè)單位若想有效地實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化信息管理工作，前提是一定要具備較為先進(jìn)的軟硬件信息設(shè)備，然而，用于此項(xiàng)信息化建設(shè)需要一筆不小的資金開銷。人事檔案信息化建設(shè)并不是兩臺電腦或者是幾臺掃描儀就能夠有效解決的問題，其需要的是全面的系統(tǒng)還計算機(jī)設(shè)備，在引進(jìn)這些設(shè)備的過程中，不僅需要大量的資金投入，還需要在配置設(shè)備后，有相關(guān)的工作人員進(jìn)行后期維護(hù)的工作。并且還要培養(yǎng)出一批能夠勝任此項(xiàng)工作的人員，這也需要一筆不小的資金投入。但是，對于人事檔案信息化工作管理中的這項(xiàng)開銷，只能由事業(yè)單位內(nèi)部進(jìn)行自行I集，但在基層進(jìn)行人事檔案工作開展過程中，由于人事檔案管理大多數(shù)都是處于從屬性的地位，對于人事檔案信息化資金籌措工作將并非是一件易事，這也將是事業(yè)單位人事化信息化建設(shè)的一大阻力。
