時間：2023-03-03 15:42:36
序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。
前言
隨著我國科學技術不斷進步發(fā)展，教育領域逐漸普及了信息技術。高職學校的檔案管理方式逐漸趨于多樣化。例如，利用Excel以及Word等相關的辦公軟件來對高職學校學生的檔案實行文字輸入以及數(shù)據(jù)處理。因此，高職學校需要構建多個含有各種功能作用的數(shù)據(jù)儲存庫，通過這個數(shù)據(jù)儲存庫來記錄存儲學校中教職工以及學生的檔案信息。由于電子檔案具有一定的收集數(shù)據(jù)能力、統(tǒng)計數(shù)據(jù)能力以及整理數(shù)據(jù)能力，在高職學校的檔案管理工作中，大部分學校都使用電子檔案管理來替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，通過這樣的方式來簡化檔案管理工作，從而提高學校檔案管理的效率。為了達到新時代背景下對教育事業(yè)的標準要求，各個高職學校應當根據(jù)自身的實際情況來對電子檔案管理的有效方法進行深入探索，促進高職學校的良好發(fā)展。
一、電子檔案的優(yōu)點
（一）將工作效率提升在使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的時候，如果要修訂一些檔案信息，必須要先在數(shù)量龐大、信息繁雜的檔案信息內(nèi)容中逐一尋找所要修改的學生檔案，修改完成之后再放回原本的位置中。這樣的查找方式不僅過于繁瑣，而且極其復雜，同時，在反復翻找的過程中，紙質(zhì)檔案材料極易受到損壞。然而電子檔案管理方式與之相比起來就簡單方便得多，只在搜索框中輸入所要尋找檔案學生的名字，就能馬上找到該學生的檔案文件，對檔案的信息的更改以及處理也極其快速、簡便，只要確保計算機的網(wǎng)絡環(huán)境足夠安全就能完成一系列的相關操作，最終使檔案管理人員的管理工作效率得到極大提升。
（二）符合當今時代的發(fā)展從現(xiàn)階段我國的社會經(jīng)濟以及科學技術的發(fā)展情況為角度進行分析，可以發(fā)現(xiàn)，計算機網(wǎng)絡信息技術地飛速發(fā)展是社會進步發(fā)展的一個必然趨勢，計算機網(wǎng)絡信息技術也逐漸應用于高職學校的教育以及管理中。例如，常見的電化教學以及多媒體技術教學，教師的辦公室也逐漸實現(xiàn)了自動化、信息化。在這樣的形勢下，為了緊跟時展腳步，使高校的檔案管理符合當今時代的發(fā)展，高職學校應當積極在檔案管理工作中應用電子檔案，從而使高職學校的檔案管理工作能夠和學校中的現(xiàn)代化教學技術維持在同一水平上，通過這樣的方式來加快高職學校一體化教學及管理的形成速度。
（三）提高檔案管理的質(zhì)量以及水平傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理無法實現(xiàn)永久保存，但是這一目標隨著電子檔案管理的到來得以實現(xiàn)。在高校過去的檔案管理方式中，通常情況下的檔案管理方式均為紙質(zhì)管理，使用紙質(zhì)管理來歸類以及儲存學生的檔案，由于受到外部環(huán)境中的各種因素影響。例如，溫度、濕度等，無論是儲存環(huán)境濕度過高還是溫度過高，都會在一定程度上損壞紙質(zhì)檔案，從而導致檔案管理人員不得不定期將檔案轉(zhuǎn)移到其他地方。然而，這樣的情況在電子檔案管理中卻得以避免，電子檔案管理通過計算機就能實現(xiàn)快速存檔，并且沒有外部環(huán)境因素的限制，檔案管理人員只要確保計算機網(wǎng)絡的安全性，就能將快速存放檔案以及管理檔案實現(xiàn)，并且能夠使學生的檔案信息完整性在檔案管理的過程中得到有效保障，從而將高職學校的檔案管理質(zhì)量提高。除此之外，由于社會的快速發(fā)展，國家越來越注重職業(yè)教育領域的發(fā)展，從而將高職學校招收學生的人數(shù)擴大。因此，高職學校中的學生數(shù)量呈現(xiàn)一個逐年攀升的趨勢。學生的數(shù)量增加，在一定程度上增加了對學生信息進行記錄的檔案管理所需的紙張數(shù)量。在這樣的形勢下，檔案管理工作中的建立檔案的成本以及儲存檔案的成本均隨之大幅度提高。這也促使高職學校在檔案管理的工作中應用電子檔案。當電子檔案管理的方式逐漸在高職學校的檔案管理工作中展開以后，使紙質(zhì)檔案管理工作中存在的管理難度以及儲存難度得到了有效降低，同時，使用電子檔案管理的方式來對高職學校學生的檔案信息進行管理還可以節(jié)能環(huán)保，縮小檔案管理所占的物理空間，并且在一定程度上節(jié)省了紙張資源，與我國當前提倡的綠色發(fā)展理念相符。最重要的一點，電子檔案管理的方式使紙質(zhì)檔案管理中潛在的濕度影響以及溫度影響均被有效地消除，繼而使高職學校的檔案管理保存以及儲存的穩(wěn)定性和安全性得到一定程度的保障。
二、高職學校檔案管理工作中存在的問題
（一）檔案管理制度不夠健全在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案管理模式的過程中，高職學校應當加快完善自身檔案管理制度的速度，及時對其進行科學、合理的調(diào)整，積極建立一個屬于本校的電子檔案管理系統(tǒng)，并且采取相應的措施來確保這套系統(tǒng)具有一定的完整性以及有效性，從而構建出高職學校的電子檔案管理制度。但是，觀察現(xiàn)階段中的高職學校檔案管理工作可以發(fā)現(xiàn)，在高職學校的檔案管理系統(tǒng)以及制度中依然存在很多不足，相關制度不夠健全。例如，檔案定位準確度不高，相關管理人員的權限以及責任分配明確性不足。在大部分高職學校中，其所具有的電子檔案管理制度均與電子檔案管理系統(tǒng)不匹配，假如在檔案管理的工作中發(fā)生檔案被篡改、被竊取以及檔案遺失等相關不利狀況時，由于檔案管理制度不夠健全，導致相關工作人員無法對以上情況進行及時有效的處理，最終對高職學校造成較為嚴重的損失。在一定程度上降低了高職學校的檔案管理工作效率以及質(zhì)量。
（二）電子檔案對計算機設備的依賴性比較強因為電子檔案是基于計算機網(wǎng)絡技術來實現(xiàn)對學生檔案的輸入以及編制的，因此在檢索相關檔案信息的時候，必須使用一些計算機硬件以及軟件使達到讀取目的，例如，在對一些程序類的檔案進行檢索時，必須使用到一些類似于Matlab以及CAD的軟件以及程序。因此，在對檔案進行建立、儲存以及備份的過程中極易被軟件系統(tǒng)的網(wǎng)絡環(huán)境以及運行狀況所影響，在這個過程中，一旦計算機的硬件或者軟件的系統(tǒng)出現(xiàn)故障，將會對檔案的建立、儲存、備份以及保存造成不利的影響。
三、電子檔案管理在高職學校檔案管理中的實踐策略
（一）重視電子檔案管理隨著社會的進步發(fā)展，電子檔案逐漸在各大高職學校的檔案管理工作中普及應用，相關的檔案管理人員也開始重視電子檔案。為了使電子檔案的應用得到落實，從而使高職學校的檔案管理工作的質(zhì)量以及效率得到一定程度的提升，高職學校的領導以及相關管理人員需要發(fā)揮自身的帶頭作用，先在自身的理念中形成具有一定正確性的電子檔案管理理念，對電子檔案在高職學校的檔案管理工作中發(fā)揮的作用具有一定的認知以及了解。除此之外，高職學校的領導以及相關管理人員必須使電子檔案在自身的檔案管理工作中得到有效的落實以及應用，加大對高職學校檔案管理人員的培訓力度，使高職學校的檔案管理人員能夠?qū)n案管理工作的重點內(nèi)容以及管理精神有正確的了解以及認知。同時，高職學校還應當加大對檔案管理工作人員的監(jiān)督管控力度，提高對檔案管理工作的要求以及標準，通過這樣的方式來提升高職學校檔案管理人員對高職學校檔案管理工作的積極性以及規(guī)范性，繼而使在高職學校的檔案管理工作中應用電子檔案管理的順利開展得到有效保障。
（二）提高職工對電子檔案的認知作為信息知識以及人才高度匯集的地方，高職學校應當積極向所有教師職工宣傳電子檔案的相關知識以及好處，將教職工對電子檔案的理解以及認知進一步提升[1]，繼而愿意主動配合高職學校完成電子檔案的實踐工作。第一，高職學校的相關負責人應當將自身具備的帶頭作用發(fā)揮出來，積極了解電子檔案的相關理論知識以及技能知識，并且主動參加相關的培訓，繼而使其他教職工對電子檔案管理引起高度重視；第二，高職學校必須將電子檔案在學校內(nèi)部的宣傳力度加大，讓學校的教職工能夠?qū)﹄娮訖n案管理有一個正確的認識，繼而積極配合檔案管理人員的檔案管理工作，在一定程度上將學校的檔案管理工作質(zhì)量以及效率提升。
（三）加強安全管理對檔案進行安全管理是電子檔案管理中尤為關鍵的一個環(huán)節(jié)，但是，由于互聯(lián)網(wǎng)具有開放性較強的特點，而電子檔案管理是基于互聯(lián)網(wǎng)的一項信息技術，從而也將面臨著黑客技術以及計算機網(wǎng)絡病毒的威脅。因此，高職學校必須高度重視學校電子檔案管理的相關安全管理工作，使檔案內(nèi)容的可靠性以及安全性得到有效保障。在具體實施的時候，首先高職學校的檔案管理人員應當在建設電子檔案的過程中，對計算網(wǎng)絡的安全性進行檢查[2]，在確保計算機不存在病毒的情況下才能進行建檔。其次，高職學校一定要安裝正版的、具有極強防護功能的殺毒軟件，實時監(jiān)測計算機的安全性，及時找出存在的安全隱患并且處理，及時更新計算機的硬件設施以及軟件程序。最后，高職學校應當積極安裝防火墻，避免發(fā)生黑客攻擊或者是病毒侵入的情況，確保電子檔案不會被盜取或者是丟失。此外，為了做好應對各種突況的準備，檔案管理人員應當定時對電子檔案進行備份。通過以上的方式來加強對檔案的安全管理，有效防止電子檔案出現(xiàn)問題。對自身的電子檔案設備開展定期的檢查以及維護工作，使設施中存在的隱患以及故障得到及時的發(fā)現(xiàn)以及解決。同時，必須要求高職學校檔案管理中負責電子檔案技術的工作人員對電子檔案管理系統(tǒng)中的隱患以及漏洞引起高度重視，積極學習相關技術，提高自身的技術水平，從而對電子檔案管理系統(tǒng)中存在的漏洞開展真正的修復工作，最終使電子檔案管理系統(tǒng)的風險得到一定程度的降低。除此之外，相關的電子檔案管理人員應當對電子檔案的相關管理軟件進行及時的維護、升級以及更新，使電子檔案的應用能夠更加符合高職學校的需求。高職學校應當積極對電子檔案管理的硬件設施進行及時的更新以及升級，將那些老化或者破損嚴重的設施淘汰，積極購入與現(xiàn)階段信息技術發(fā)展相符合的新型設施，使電子檔案管理的設施能夠達到電子檔案運行系統(tǒng)的標準，繼而實現(xiàn)電子檔案管理在高職學校檔案管理工作中的實施應用。
（四）健全檔案管理機制對于高職學校的發(fā)展而言，做好檔案管理工作是促進學校高效發(fā)展的一項至關重要的環(huán)節(jié)，為了能夠?qū)㈦娮訖n案的管理工作做好，高職學校的檔案管理人員必須結合電子檔案的相關特點來健全電子檔案的相關管理機制，從而使電子檔案的管理質(zhì)量以及管理效率得到進一步的提升[3]。第一，高職學校應當規(guī)定，每過一個特定時間就要對電子檔案進行歸檔，同時還要對電子檔案的質(zhì)量進行嚴格的審查檢驗，一旦發(fā)現(xiàn)存在問題應當立即進行解決處理，使檔案能夠及時歸檔；第二，高職學校必須提升檔案管理人員對于電子檔案的理解以及認知，從而有效地制定規(guī)范的電子檔案管理機制以及相關的操作方法，使檔案整理、檔案鑒別以及檔案歸檔等工作更具專業(yè)性；第三，高職學校必須嚴格地監(jiān)督電子檔案的編號分類工作，使人為失誤的概率得到有效控制，繼而有序開展高職學校的電子檔案管理工作。
在公司的檔案管理過程中，很多單位均已實現(xiàn)自動化辦公。工作人員間檔案信息輸入到相應的計算機系統(tǒng)中，進而制作出電子文件，工作人員則可以通過各種程序來對所有的檔案信息進行管理。電子檔案管理使得檔案管理工作人員的工作變得更加輕松，同時信息的查找也會更加快捷，故很有必要在公司中構建相應的信息管理網(wǎng)絡。
一、公司檔案管理中電子檔案管理依然有所欠缺
1.電子檔案安全問題電子檔案是通過運用計算機信息技術來完成的，其能夠收集、傳輸以及歸檔各種類型的檔案信息。相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案的信息整理明顯更加高效，且信息的查找也會容易很多。然而，在電子檔案的實際運用過程中，不可避免會遭遇到安全方面的難題。電子檔案在處理信息的過程中，可能會被他人通過各種方式盜取或者篡改檔案信息，進而引發(fā)安全問題。2.檔案管理人員素質(zhì)仍有待提升在電子檔案運用過后，其對公司檔案管理人員的要求變得愈加嚴格，管理人員不僅需要擁有一定的政治思想水平，而且應該掌握好各種計算機知識以及相關技術，這樣才能更好的運用好電子檔案。然而，當前我國很多公司的檔案管理工作人員由于自身的工作強度比較大，使得他們的精力無法集中起來，從而無法認真做好電子檔案管理工作，同時，該崗位人員的流動比較頻繁，這對于檔案管理工作而言是極為不利的。3.電子檔案管理不夠規(guī)范在電子檔案管理中，管理人員并不知道怎樣保管好各種電子檔案的物質(zhì)載體，比如U盤等，使得這些工具并沒有如紙質(zhì)檔案一樣做好登記，放置明顯比較隨意。對于那些重要信息，由于沒有落實相應的標準，使得電子檔案備份管理工作極為混亂。
二、推進公司管理中的電子檔案管理
1.制定電子檔案管理制度通過對電子檔案的特點分析，可以有針對性的對其進行高效管理。電子檔案是通過網(wǎng)絡信息來構成的，故不安穩(wěn)。電子檔案易受到諸多因素的威脅，故要想確保電子檔案能夠安全工作，則很有必要制定相應的檔案管理制度，認真管理好電子檔案，進而避免信息的遺失。加強對檔案管理人員權限的管理，來確保電子檔案信息的安全性。除此之外，還要加強對公司內(nèi)部人員的監(jiān)管，普及《檔案法》等相關的法律法規(guī)條例，強化管理意識和安全保密意識，使得一切電子檔案管理工作可以有法可依，井井有條的進行。2.促使檔案管理人員專業(yè)水平持續(xù)提升檔案管理人員的專業(yè)水平與電子檔案管理狀況是密不可分的。要想確保檔案管理人員具有較高的專業(yè)水平，則需管控好人員的流動。由于電子檔案管理所涉及的內(nèi)容雜多，且專業(yè)性非常強，對于管理人員的經(jīng)驗有著較高的要求，故人員的流動不能過于頻繁。再者，管理人員還需主動學習各方面的知識，確保自己能夠做好電子檔案管理工作。3.構建安全保障體系在電子檔案運用中，安全保障體系的制定顯得極為重要，其有助于提升電子檔案管理的質(zhì)量。公司電子檔案安全保障體系的構建包括硬件設施安全保障、網(wǎng)絡安全保障以及應用系統(tǒng)安全保障。在硬件設施安全保障中，公司需要把握好服務器的運行狀況，定期更新相應的檔案日志，同時還應維護好機房的環(huán)境，及時更換那些無法正常運行的設備，定期展開監(jiān)察。在網(wǎng)絡安全保障方面，相關工作人員則需每隔一段時間就核驗全部的檔案信息文件，并制定相應的瀏覽權限，以此來避免該系統(tǒng)被病毒所侵入。同時要通過對防火墻技術的利用來合理內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)，并在內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的連接方面制定嚴格的規(guī)則。
三、結束語
在公司發(fā)展中，檔案管理工作是不容輕忽的，要想檔案管理具備更高的效率，則公司需要運用電子檔案來管理全體檔案信息，然而電子檔案依然存在著一些不足之處，公司仍需采取一系列措施來加以改進。
參考文獻
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二、堅持開展檔案業(yè)務督導工作。
開展檔案業(yè)務的督促指導是我局業(yè)務工作的重點，**年我局將繼續(xù)加強對全縣檔案業(yè)務督導工作力度，不斷地組織業(yè)務人員深入到各單位和各鄉(xiāng)鎮(zhèn)進行業(yè)務指導和督促，幫助他們提高實際操作技能，并貫徹落實國家檔案局第八號令，及時讓各文檔人員深刻理解和掌握第八號令的精神實質(zhì)，按照新的《機關文件材料歸檔范圍和文書保管期限的規(guī)定》要求，確保各單位文件材料齊全規(guī)范歸檔，逐步提高各單位檔案室的業(yè)務建設水平。
三、繼續(xù)開展檔案工作年檢。
為了督促全縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)及縣直各單位文件材料及時運轉(zhuǎn)準確鑒定歸檔和規(guī)范管理，**年，我局將按照省檔案局要求繼續(xù)開展全縣檔案工作業(yè)務督促檢查。通過檢查督促指導并探索研究解決問題的方法，逐步推動我縣檔案事業(yè)不斷向前發(fā)展。
四、繼續(xù)加強檔案資源的開發(fā)與利用工作。
檔案資源的開發(fā)與利用是檔案工作的出發(fā)點和歸宿，也是檔案工作長遠發(fā)展的動力所在。**年，我局將通過檔案管理模式改革工作繼續(xù)更新觀念，樹立“以人為本”的服務理念，不斷提升檔案館公共服務能力，創(chuàng)新服務機制，提高檔案工作者的服務意識和服務水平，變被動服務為主動服務。充分發(fā)揮館藏檔案信息資源的優(yōu)勢，圍繞我縣經(jīng)濟社會發(fā)展的熱點和難點，提供有效服務，為我縣的各項事業(yè)發(fā)展做出應有的貢獻。
五、適時開展檔案業(yè)務培訓工作。
為更好地貫徹落實國家檔案局第八號令，及時讓各檔案室人員準確理解和掌握新的《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，**年，我局將適時組織廣大檔案工作者開展檔案業(yè)務培訓，快速提高業(yè)務不熟和新上崗檔案員的實際操作水平。
六、繼續(xù)加大檔案工作的宣傳力度。
**年，我局將繼續(xù)加大檔案工作的宣傳力度，充分利用每年的法制宣傳月和普法活動的契機，采取多種形式，大力宣傳《檔案法》和《安徽省檔案管理條例》不斷提供全社會的檔案法制意識和人民群眾保護和利用檔案的意識。
七、繼續(xù)推進機關檔案室升級工作。
機關檔案室工作是全縣檔案工作的基礎，全面提高各檔案室的建設水平，有力于促進全縣檔案事業(yè)的健康發(fā)展。**年，我局將繼續(xù)抓好各機關檔案室的升級工作，堅持成熟一個扶植一個，以此推動各檔案室的整體水平。
八、繼續(xù)加大學習力度，不斷提高綜合素質(zhì)。
**年，我局將嚴格按照制定的學習制度，堅持集中學習與自學相結合，理論學習與實踐相結合，繼續(xù)深入學習實踐科學發(fā)展觀，培養(yǎng)發(fā)展觀念、創(chuàng)新意識，堅持學以致用，不斷提升黨員干部的理論水平和思想水平。不斷舉辦檔案業(yè)務研討，及時解決全縣檔案業(yè)務工作中遇到的難題，不斷提高業(yè)務素質(zhì)。
Abstract: In today's information age of 21st century, the talent has become the main symbol of the core competitiveness for a company or even a country, so the personnel management has increasingly highlights its great economic and social benefits. The timely and reasonable staffing, and effective incentive can reduce the unnecessary waste of time and money for the human resources department of state institutions or corporate. The essence of human resource management is also a management of information, and the personnel files as an important carrier of the human resources information, is the main source of personnel information and an important tool to select the talents. Managing the personnel files plays an important role in the development of human resources.
Key words: management of personnel files; awareness; mechanism; scientific; legalization; moral qualities
中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：
人事檔案是社會公共信息非常重要的一個組成部分，通過人事檔案可以證實個人的經(jīng)歷、學歷、技術職稱、社會關系、獎懲等情況。從人力資源開發(fā)、管理的角度來看，人事檔案可以為個人求職、單位求才提供大量豐富、動態(tài)、真實有效的原始資料和數(shù)據(jù)。因此管好用好人事檔案，對人才資源開發(fā)起著重要作用。當然人事檔案作為廣義檔案中的一種，也具有一般意義上檔案的屬性，即：人事檔案的作用是客觀存在的，但出于靜態(tài)的檔案，它的作用又是潛在的，要使?jié)撛诘膬r值變?yōu)楝F(xiàn)實的直接價值，要受到一定條件的制約。既受到社會、經(jīng)濟、法律、文化等條件的制約，同時也受到人們檔案意識和管理水平的影響。
一、社會、經(jīng)濟、法律和文化是我們一時之間無法改變的大環(huán)境，但是檔案意識和管理機制和水平確實可以實實在在改變的
第一，處于信息化時代的我們必須要有最基本的人事檔案意識。在很多的企事業(yè)單位，人事部門的工作人員很多都不是檔案管理專業(yè)和相關專業(yè)出身，大多工作人員都對檔案管理意識比較淡薄，對人員的資料管理和備案都采取無所謂的態(tài)度，這種不專業(yè)化的做法常常會給我們其他部門的人員調(diào)度和安排造成一定不必要的麻煩，如果遇到突發(fā)事件，也不能及時選擇和派遣相關有經(jīng)驗和技術的員工。從員工自身來講，也需要培養(yǎng)自己的檔案管理意識，很多人在自己的檔案方面采取無所謂的態(tài)度，而導致自身檔案的丟失或者不完整，這不僅給檔案收集也給檔案的整理帶來不必要的麻煩。
第二，單位的管理機制也是影響人事檔案管理和檔案有效利用的重要因素，作為新世紀的企事業(yè)單位，對于信息的采集和利用也應該有相對應的管理機制，利用工程的觀念來對人事的錄用、調(diào)度、撤銷等進行有秩序有條理的管理。做到有秩序和有條理，就要求企事業(yè)單位建立健全有效的管理機制，建立相關的管理部門，首先需要在每一個部門內(nèi)部進行各個員工的信息采集，盡量做到信息的完整、準確和清晰，其次對人員的檔案進行歸類和整理，盡可能做到歸類標準化和整理科學化，然后再由各個部門按時遞交由檔案管理部門進行進一步的整理和歸類，處理以后的檔案信息要進行存檔管理，存檔看似簡單，卻包括很多繁瑣的工作。每一個環(huán)節(jié)都要求做到認真細致，這樣才能保證人事檔案的有效管理和有效的利用。
第三，科學是第一生產(chǎn)力。人事檔案管理在前期的發(fā)展是緩慢的，究其本質(zhì)原因，就在于科學的落后，而今隨著科技的快速發(fā)展，我們的生活方式也隨之發(fā)生了翻天覆地的變化，計算機的出現(xiàn)導致了從實物的流動到人才的流動以及信息的流動方式都在一天一天變化著，這些變化帶動了人們交流方式和思維方式的轉(zhuǎn)變，當然企事業(yè)單位人力資源管理的模式也進入了新的改革歷史時期，當今市場上有很多以計算機為基礎的管理軟件業(yè)隨之應運而生，簡單的人事信息錄入就可以實現(xiàn)有效和迅速的人力資源管理，不得不說計算機的出現(xiàn)使檔案管理實現(xiàn)了一個飛躍性的發(fā)展。綜上所述，我們在管理人員的時候需時刻提醒自己嚴格的人事管理理念以及建立健全的管理機制和購入先進的人事檔案管理軟件。
二、基于當今普遍的人事管理傳統(tǒng)模式和手段，我們要做的還有很多
第一，現(xiàn)在的人事檔案管理一般都重政治輕業(yè)務。人事檔案在反映一個人的情況都是注重業(yè)務和政治兩方面。但傳統(tǒng)的人事檔案反映政治方面、家庭歷史和社會關系方面的東西較多,而能動態(tài)反映某人情況的信息,如人員的身份認定、出境出國情況、合同項目轉(zhuǎn)讓、發(fā)明專利項目、業(yè)績考核、職稱評定、各類榮譽稱號、崗位培訓、繼續(xù)教育、人事爭議仲裁、人才素質(zhì)測評、人事協(xié)議、養(yǎng)老金、失業(yè)金的繳納等情況,則少之又少，現(xiàn)代人事管理應將人事檔案資料盡量做到充分和完整，必要時可以加入個人的影像資料，以便更好的利用。
第二，人事檔案一般作為政治要素，也必須將其法制化，做到檔案收集有序性，檔案存檔保密性和檔案利用安全性。要加大對《檔案法》的宣傳力度,通過宣傳教育,進一步增強公民的法制觀念,提高政治覺悟,認清制假危害，另外,還必須加大《檔案法》的監(jiān)督和執(zhí)法力度,要告誡、引導廣大干部職工人人都要具備檔案意識,要本著對歷史負責、對自己負責的態(tài)度,嚴肅認真地記載自己的每一張履歷,要加重對涂改、偽造檔案行為的制裁。對那些情節(jié)惡劣的、影響很壞的違法犯罪行為,不管是什么人,都要本著法律面前人人平等的原則,要毫不猶豫地繩之以法,予以堅決打擊。我們必須樹立這樣一種觀念,即不管是什么情況,不管其職務高低,要調(diào)動和利用檔案都必須按規(guī)章辦。只有完善相應的檔案制度,并認真貫徹執(zhí)行,才能有效地避免虛假檔案的產(chǎn)生。
第三，人事檔案管理從信息收集開始就決定了人事檔案的質(zhì)量高低，所以做好人事檔案工作必須講究實事求是,來不得半點虛假和含糊其詞,因此,要求人事檔案材料所記述的內(nèi)容必須真實而且準確,不能前后矛盾,模棱兩可，這就要求人事檔案的工作人員在平時的工作中必須嚴把“三關”。一是要把好材料的入口關,對來路不明及有疑義的材料,要親自進行調(diào)查核實,驗明正身,做好初步認定工作,切斷問題文件材料的源頭。二是嚴把人事檔案材料的轉(zhuǎn)入關,各部門平時在積累文件、材料時,要做到去偽存真,不讓虛假文件、材料有任何留存之機。對新形成的檔案材料,一律嚴格執(zhí)行登記制度,并進行認真細致地鑒別。三是嚴把人事檔案轉(zhuǎn)遞關。在人事調(diào)動時,檔案人員接到調(diào)檔函,要將其人事檔案材料進行收集,認真核對,并分類、編號、裝訂,填寫檔案回執(zhí)單,密封后加蓋公章,通過機要發(fā)至用人單位檔案部門或由組織派專人送取。嚴禁個人辦理人事檔案事宜或自帶人事檔案。
第四，人事檔案作為所有機關和企事業(yè)工作首要的先決條件，人事檔案必須做到真實可靠。這就需要從制度上防范假文憑，從源頭抓起,要嚴密防范、徹底杜絕“權學交易”這種丑陋現(xiàn)象,國家各級各類學校、教育培訓主管部門要采取有力的措施,嚴格執(zhí)行教育部門學籍管理規(guī)定,把好入學關。在日常的教學管理過程中,對那些需要繼續(xù)學習深造的干部和企業(yè)管理人員,單獨設立學籍檔案,實施教學質(zhì)量的全過程重點監(jiān)控,幫助和督促他們保質(zhì)保量的完成學業(yè)。對于少數(shù)不按時上課,不認真完成作業(yè),學習困難,企圖靠與任教老師拉關系、混學分的學生,應采取勸其退學或強制中止學習等措施。要堅持對學生負責、對社會負責、對國家負責的態(tài)度,從制度上防范假文憑,保證人才培養(yǎng)的質(zhì)量和學籍、學歷證書的真實性。
當然在保證法制的情況下，更重要的是要求檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)和道德素質(zhì)。檔案工作人員是檔案工作的主體,提高人事檔案工作人員的政治素質(zhì)、科學文化素質(zhì)、業(yè)務素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)是人事檔案工作質(zhì)量的關鍵。積極學習本單位專業(yè)對口的各項知識,熟悉各個環(huán)節(jié)的工作,只有這樣,才能使檔案管理工作有條不紊,更好地為部門以及某項專業(yè)性很強的工作提供優(yōu)質(zhì)、快捷服務。檔案管理人員還要通過不斷加強職業(yè)道德修養(yǎng),來增強自己的使命感和責任感,通過責任心的加強,提高檔案管理的服務質(zhì)量和服務水平。
參考文獻：
前言：2006年，《婚姻檔案管理辦法》頒布，標志著我國對婚姻登記檔案的管理進入一個新的階段，這是我國婚姻登記檔案的里程碑式的階段，《婚姻檔案管理辦法》是由國家民政部、國家檔案局聯(lián)合頒布的,這意味著我國婚姻登記檔案工作開始步入規(guī)范化、法制化軌道，公民的婚姻登記信息將受到有效保護，婚姻當事人的合法權益將受到切實維護。
1.加強婚姻登記檔案管理，服務社會
自從“十一五”規(guī)劃的建議中關于建設和諧社會的目標一提出，整個社會的工作都圍繞著這個目標而進行，加強社會建設和完善社會管理體系成為全社會共同努力地目標。倡導人與人和睦相處，增強社會和諧成為每一個工作的基礎，婚姻登記檔案管理工作涉及到全社會人的利益，是婚姻登記機關在辦理結婚登記、撤銷婚姻、離婚登記、補發(fā)婚姻登記過程中形成的歷史記錄，是證明當事人婚姻狀況的真實憑證?；橐霎斒氯说男畔?，與個人生活諸環(huán)節(jié)密切相關，而且由于婚姻關系與財產(chǎn)關系的密切聯(lián)系使其在公民辦理財產(chǎn)分割、繼承、申報登記等諸多事務中發(fā)揮著不可或缺的憑證作用。因此，婚姻登記檔案的管理對社會和諧產(chǎn)生直接的影響，與社會的和諧建設有密切的關系。
2.我國婚姻登記檔案管理的現(xiàn)狀我國的婚姻登記檔案多年來存在著嚴重的不足，自從《婚姻登記檔案管理辦法》頒布后，情況有了很大的改善，但是在管理上仍普遍存在三個方面的問題：保管分散、損毀遺失嚴重、利用不規(guī)范。
2.1 保管機關各自為政
我國的婚姻登記檔案管理是各級婚姻登記機關各自管理，分散管理，缺少統(tǒng)一性，在2003年10月起施行的《婚姻登記條例》規(guī)定：“內(nèi)地居民辦理婚姻登記的機關是縣級人民政府民政部門或者鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）人民政府；省、自治區(qū)、直轄市人民政府可以按照便民原則確定農(nóng)村居民辦理婚姻登記的具體機關”。這條規(guī)定存在著一定的漏洞，市級婚姻登記機關與縣級以及各鄉(xiāng)鎮(zhèn)的婚姻管理部門形成各自為政的局面，婚姻登記檔案的保存也是各自保管各自的，隨著城建腳步的不斷加快，行政區(qū)出現(xiàn)了很大的變革，一些鄉(xiāng)鎮(zhèn)與縣級政府的合并都為婚姻登記保管帶很大的困難，造成部分婚姻登記的丟失以及管理的混亂。
2.2 檔案遺失損毀嚴重
我國的婚姻登記檔案管理相對來說很不規(guī)范，遺失損毀現(xiàn)象很嚴重，很多夫妻在結婚幾十年后因結婚證丟失去補辦的時候卻發(fā)現(xiàn)沒有記錄的現(xiàn)象時有發(fā)生，這對百姓的生活造成了很大的困擾，主要是婚姻登記檔案管理不規(guī)范，歸檔不及時,甚至不歸檔，整理不規(guī)范甚至不整理，無專人、固定地點保管造成的，當然，這是檔案資料自身的原因限制，但也存在人為損毀遺失現(xiàn)象，也為婚姻登記檔案的保管造成了一定的困擾。
2.3 檔案的利用不合規(guī)范
婚姻登記檔案保管部門在提供利用過程中，有很多的缺失，這主要是由于規(guī)范的缺失以及管理人員的思想不夠重視造成的，多數(shù)檔案管理部門未建立檔案利用制度，不嚴格按程序辦理，對利用者身份審查不嚴，保密措施不健全，利用情況未作登記，利用效果未作統(tǒng)計分析，造成在利用過程中對登記內(nèi)容丟失泄密，甚至檔案原件遺失，既損害了婚姻登記當事人的權益，又造成了嚴重的社會影響，嚴重影響檔案發(fā)展的管理。
3.如何加強婚姻登記檔案管理
3.1 加強管理人員依法辦事的思想
《婚姻登記檔案管理辦法》應該是我國婚姻登記檔案管理的指導性法規(guī)文件，各級檔案行政管理部門應當給予高度的重視，并廣泛宣傳、切實貫徹執(zhí)行，推動婚姻登記檔案的規(guī)范管理。做到讓廣大市民了解《婚姻登記檔案管理辦法》，讓婚姻登記檔案管理人員掌握《婚姻登記檔案管理辦法》，強化他們的科學管理意識和依法利用意識；并定期組織婚姻登記檔案管理人員認真學習《婚姻登記檔案管理辦法》，做到學以致用，逐條領會要求，掌握其中的內(nèi)涵，以及技術規(guī)范，重點是婚姻登記材料收集、整理、歸檔、移交和查檔服務的具體規(guī)定，確?；橐龅怯洐n案收集完整、整理規(guī)范、安全保管、合理利用，切實維護婚姻當事人的合法權益。3.2 婚姻登記檔案集中管理
針對目前婚姻管理部門各自為政的情況，婚姻登記檔案多處分散保管的現(xiàn)狀。根據(jù)《婚姻登記檔案管理辦法》關于檔案移交的規(guī)定，要保證婚姻登記檔案的保存工作。首先婚姻登記主管部門在制定實施細則時，內(nèi)容中要包含對婚姻登記檔案的移交范圍、時間做出明確具體的要求，尤其是檔案移交過程中可能出現(xiàn)狀況的提前預支，保證檔案的完整移交，內(nèi)容齊全。其次是各級檔案館要抓緊做好散存在下面的檔案資料，防止婚姻登記檔案繼續(xù)損毀遺失。最好做統(tǒng)一的保管整理。
首先，因為檔案是一切人事、活動的原始記錄，所以-一個單位檔案的建立能夠確保在有需要的時候能夠做到有據(jù)可依、有證可查。在如今經(jīng)濟高速發(fā)展的現(xiàn)狀下，單位職工流動率高、變動頻繁也是一個普遍存在的現(xiàn)象，在這樣一種形勢下，良好的檔案管理變身為一座堅固的橋梁，為工作的正常有序開展打下了堅實的基礎；其次，我們能夠通過對檔案歷史數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，對某一項工作的發(fā)展做出趨勢線判斷，或者通過數(shù)據(jù)分析的結果，判斷我們所做的決策是否正確，需要進行怎樣的調(diào)整，為今后更好更有效的開展工作奠定了基礎；最后，檔案也是一個單位的成長記錄，是這個單位的文化沉淀，是單位的內(nèi)涵及外在形象體現(xiàn)。
2 檔案管理與保護的要求
《中華人民共和國檔案法》對檔案工作的基本原則作了規(guī)定：統(tǒng)一領導、分級管理 、維護檔案的完整與安全 、便于社會各方面的利用?；趪覍n案工作所作的具體規(guī)定，一個單位的檔案管理與維護應該要做到統(tǒng)一領導、集中管理、對檔案進行維護管理并確保檔案安全、便于社會各方面的利用。
（一）、單位負責人統(tǒng)一領導。目前，傳統(tǒng)檔案管理過程中存在很多問題，如領導不重視、檔案管理現(xiàn)代化意識不強、人才不足、資金短缺、檔案管理設備和技術不先進等，再多的問題，其源頭其實都是領導不重視引起的。如何取得領導的重視？首先，要將自己推銷出去，讓領導認識并贊賞自己，當然，這個推銷并不是抓住一切機會對領導溜須拍馬，而是要在日常工作中踏踏實實、盡心盡責，充分發(fā)揮主觀能動性，在有限的資源條件下將檔案管理得有條不紊，能保證檔案的絕對安全并能得到充分的利用，讓領導能夠注意到自己，更能夠注意到自己的工作；其次，也要加大宣傳力度，有事沒事在領導耳邊多念叨念叨檔案管理工作的重要性，有事沒事多在領導耳邊念叨念叨其他先進單位檔案管理的先進性，我們自己還缺點啥，所謂好事多磨，也許正是如此；最后，日常在與其他科室同事交流過程中也要多做檔案管理工作重要的宣傳，得到其他同事的認同，不能讓他們感覺單位資源的分配不均而引發(fā)不必要的矛盾。
（二）、單位檔案實行集中管理。一個單位，有很多不同種類的檔案，如人事檔案、文書檔案、財務檔案以及與專業(yè)工作相關的專業(yè)檔案等，如果單位具備條件，最好能由專業(yè)人員采取專業(yè)的設備技術實現(xiàn)集中管理。集中管理有很多優(yōu)勢，如能引起管理層的關注、能更好的實施各項工作制度、能減少管理及維護成本、能節(jié)約管理場地的建設、能充分采用先進技術設備進行現(xiàn)代化管理、能減少檔案的安全管理難度等。
關鍵詞：
醫(yī)院檔案管理;檔案管理;模式改革
隨著我國經(jīng)濟水平的提高與醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院的內(nèi)外環(huán)境都發(fā)生了巨大變化。為了適應時展的需要，醫(yī)院開始重視檔案管理工作。和以往相比，醫(yī)院檔案管理水平有了顯著提升，但是仍存在諸多問題，亟待改進。
一、醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀
1.醫(yī)院檔案分類
在醫(yī)院檔案中，不僅涵蓋醫(yī)院的發(fā)展事件，還有諸多的研究成果記錄，能夠為醫(yī)院的各項科研活動提供豐厚的數(shù)據(jù)。在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革工作穩(wěn)步推進的過程中，構建一套行之有效的檔案管理系統(tǒng)是非常有必要的。當前，我國醫(yī)院檔案主要涵蓋文書檔案、病歷檔案、人事檔案這三種。從管理模式上來看，人力資源部門負責人事檔案的管理，檔案室負責文書檔案的管理，而醫(yī)務處則負責病歷檔案管理。從管理方式上來看，包括手工操作與人工檢索，十分落手。除了這些檔案之外，隨著醫(yī)院的發(fā)展，各種醫(yī)療活動增多，新增許多新的檔案類別，比方說院校附屬的教學醫(yī)院，會增加諸多教學檔案；與防疫部門聯(lián)合，會增加新的病歷檔案；和法律部門共同推出醫(yī)療法檢活動，會新增案件檔案與訴訟檔案等。這些新的檔案出現(xiàn)，給醫(yī)院的檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。醫(yī)院必須加快檔案管理工作改革的步伐，以適應發(fā)展的需要。
2.醫(yī)院檔案信息化建設中的問題分析
（1）標準體系建設較為落后。因為醫(yī)院檔案管理中所涉及到的內(nèi)容非常多，所以醫(yī)院檔案信息化建設工作也面臨著很多困難。很多醫(yī)院還沒有就信息化建設工作展開統(tǒng)一的規(guī)劃，信息化建設缺乏標準化體系。當前，醫(yī)院檔案管理軟件與檔案管理信息系統(tǒng)非常多，但是其兼容性普遍較差。在醫(yī)院的內(nèi)部，各個部門往往運用獨立的系統(tǒng)，信息共享程度非常低，各種信息資源的利用度不高。（2）檔案信息化管理意識不強。隨著職能部門分工地不斷細化，各個部門在日常工作中會產(chǎn)生大量的電子文件，電子檔案流失的現(xiàn)象非常嚴重。很多人簡單地認為將檔案資料輸入電腦，能夠被查詢或者利用，檔案管理就實現(xiàn)了信息化，甚至還有人認為傳統(tǒng)檔案被保管好就可以了，沒有必要花費精力著手數(shù)字化信息處理工作。這些落后的思想觀念均導致醫(yī)院檔案管理發(fā)展停滯不前，嚴重影響了檔案管理的工作效率。（3）檔案信息化建設匹配設施與人才配備不夠。很多醫(yī)院對于檔案信息化建設方面的投入不夠，電子檔案生成部門的各種設備非常落后，為配置與電子檔案管理相適應的軟件與硬件。這導致電子檔案難以被長期保存，丟失的現(xiàn)象非常嚴重，給醫(yī)院帶來了巨大損失。很多部門未配置掃描儀等翻拍設備，導致電子檔案難以與紙質(zhì)檔案同步。與此同時，相關工作人員的年齡結構不合理，普遍偏大，信息技術操作水平不佳，知識結構未能夠更新。對于醫(yī)院來說，既具備檔案管理知識，又擁有計算機操作能力的復合型人才太少，這些都導致醫(yī)院檔案管理水平低下。（4）電子檔案歸檔管理模式落后。當前，醫(yī)院中涉及到電子檔案管理工作的部門非常多，但是各個部門還沒有就檔案管理出臺統(tǒng)一的標準，未制定出有效的工作程序。各個部門在電子文件歸檔的時候，存在歸檔范圍不清晰的問題，缺乏有效的分類方法及整理規(guī)則等。這些有可能導致部分非常重要的電子檔案被破壞或遺失，這不僅影響了醫(yī)院的工作效率，還有可能給醫(yī)院帶來巨大的損失。電子檔案歸檔管理模式十分落實，必然會影響到醫(yī)院檔案信息化建設工作的穩(wěn)步推進，導致醫(yī)院的信息化水平低下，難以適應快速發(fā)展的時代。
3.云時代下醫(yī)院檔案信息化建設面臨的挑戰(zhàn)
隨著云時代的到來，醫(yī)院方面必須加快信息化建設工作。在多種新醫(yī)改政策之下，醫(yī)院以往信息孤島的情況不再，其必須逐步構建起和社會與群眾密切相關的“醫(yī)療云”，以滿足廣大患者及家屬的需要。很多醫(yī)院已將將信息化建設納入到戰(zhàn)略發(fā)展中，然而醫(yī)院信息化建設與“醫(yī)療云”建設，不單單進行靠各種數(shù)字化的設備，并非是構建業(yè)務信息系統(tǒng)那么簡單，必須將醫(yī)院內(nèi)部的各種檔案進行數(shù)字化的處理，再和新的電子檔案有效融合，逐步構建起龐大的檔案信息庫，并和其他內(nèi)外系統(tǒng)有效地對接起來，如鄉(xiāng)村社區(qū)衛(wèi)生信息網(wǎng)、公共衛(wèi)生信息系統(tǒng)等，使得信息實現(xiàn)共享，醫(yī)院的信息資源能夠充分發(fā)揮作用，實現(xiàn)經(jīng)濟價值與社會價值。
二、檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應用
綜合上文的有關內(nèi)容，筆者就醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀展開了研究，汲取當前的實踐經(jīng)驗，筆者認為可以從如下幾方面入手，提升醫(yī)院檔案管理水平。
1.實行資源的整合
對于醫(yī)院檔案而言，資源整合是非常有必要的，能夠提升各種信息資源的利用率，使之發(fā)揮更大的價值。針對醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實狀況，相關部門應積極推出完善的檔案管理制度，使得多個部門的檔案能夠有效匯總，實現(xiàn)統(tǒng)一管理。比方說醫(yī)院病歷檔案，其在醫(yī)院檔案中占有重要比重，數(shù)量龐大，且新增速度非常快。病歷檔案具有一定的法律效力，其對醫(yī)患雙方都具有重大價值，其不單單是醫(yī)院內(nèi)部的資料，更是社會各界所共同監(jiān)督的一種法律文書。在保護患者與醫(yī)療機構的合法權益時，病歷檔案發(fā)揮著重要作用。在病歷檔案中，醫(yī)療診治的過程被詳細記錄，能夠體現(xiàn)出醫(yī)務人員的技術水平，也能夠展現(xiàn)出醫(yī)院的整體業(yè)務水準。在現(xiàn)代社會中，各種保險、傷害認定等對于病歷檔案的利用越來也高。為保障相關當事人的隱私，還要杜絕超范圍使用。針對此，醫(yī)院就病歷檔案進行統(tǒng)一管理是非常有必要的，這有助于病歷檔案的完整與安全，能夠保障其憑證價值。
2.對體制進行創(chuàng)新
一是采用統(tǒng)一領導，分級負責的方式。針對醫(yī)院的現(xiàn)實狀況，應構建起檔案管理辦公室，全面負責檔案管理工作。檔案管理辦公室對相關部門的檔案管理工作進行監(jiān)督與考核。針對特殊性的檔案，其能夠集中進行管理。部分與職能部門關系密切的檔案，可以放置于本部門管理，比方說會計檔案等。當技術力量不足的時候，可以將電子檔案置于技術力量強的部門。二是配置兼職或?qū)Ｂ毜臋n案管理人員。檔案管理對于管理人員的專業(yè)水平有著極高的要求。針對部分專業(yè)性強，或工作量大的部門，應配置專職的檔案管理人員，確保責任到人，從而提升檔案管理的準確度。
3.優(yōu)化服務
在當前社會下，醫(yī)護人員應積極轉(zhuǎn)變思想，以適應時展的需要，檔案部門也應如此。以往其為被動的提供查閱服務，當前是應積極主動地展開宣傳工作。檔案管理人員應充分發(fā)揮檔案資料的教育與引導作用，使得檔案能夠在醫(yī)院的文化建設中實現(xiàn)價值。醫(yī)院的病歷檔案中蘊含大量的臨床信息，能夠為科研工作提供有利支持。醫(yī)院檔案管理部門可以積極與相關院校等科研機構取得聯(lián)系，使得這些病歷檔案能夠促進我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，為醫(yī)學研究做出貢獻。
三、結束語
醫(yī)院檔案管理改革工作所涉及到的內(nèi)容非常多，醫(yī)院方面應發(fā)揮探索精神，積極總結經(jīng)驗，調(diào)整改革措施。針對醫(yī)院檔案管理工作的需要，醫(yī)院可以組織人員參加外部的各種檔案管理交流會，汲取有價值的部分，并與自身的實際狀況結合起來，摸索出新的管理方法。隨著現(xiàn)代信息技術水平的不斷提高，電子化檔案管理蘊含著巨大的價值。人們可以借助手機與互聯(lián)網(wǎng)等多種路徑來實現(xiàn)數(shù)據(jù)訪問，醫(yī)院檔案信息管理統(tǒng)一化的優(yōu)勢將日益凸顯。
參考文獻
系統(tǒng)管理是檔案管理諸多原理的理論基礎，其主要含義是指在檔案管理過程中將所有檔案管理的工作內(nèi)容科學地匯聚成一個整體，通過對整體工作內(nèi)容的劃分和整合來實現(xiàn)對檔案管理工作內(nèi)容的有效規(guī)劃，充分地發(fā)揮檔案管理過程中每一個工作環(huán)節(jié)的作用，清除掉檔案管理工作中重復和不必要的內(nèi)容，從而有效地提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，更進一步促進檔案管理工作的有序進行和健康發(fā)展。
2.整合分原理和反饋原理
整合分原理和反饋原理是檔案管理原則中重要的兩項內(nèi)容。其中整合分原理是指在檔案管理的過程中在系統(tǒng)管理理論的基礎上，對檔案管理整體的工作內(nèi)容進行科學合理的規(guī)劃，對檔案管理工作人員進行有序規(guī)范地工作劃分，安排檔案管理工作中各項工作內(nèi)容的負責人，針對他們不同的職責義務分派不同的資源和權利，制定不同的任務目標，根據(jù)這些分項任務的完成來實現(xiàn)對檔案管理工作整體任務目標的達成；而檔案管理中的反饋原理則是指在檔案管理工作進行的過程中，各個部門對檔案管理共同完成目標以及完成的過程進行綜合的工作反饋，通過反饋的信息來顯示檔案管理工作中的優(yōu)缺點，來制定相應的改善措施，進一步完善檔案管理工作，促進檔案管理工作質(zhì)量上和效率上的進步。
二、現(xiàn)代化檔案管理中檔案管理措施
1.加強對檔案工作人員的專業(yè)培訓
現(xiàn)代化檔案管理的工作內(nèi)容與計算機科技和其它科學技術的應用密不可分，檔案工作人員必須加強對相關科學技術以及先進設備的掌握和應用能力，達到能夠熟練運用各種科技設備和技術完成檔案管理工作的各項內(nèi)容和目標。對此，檔案管理單位和部門應該加強對檔案工作人員的專業(yè)培訓，提升檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)，矯正檔案管理工作人員對檔案管理工作重要性以及檔案管理工作嚴肅性的認識，使其能夠以對檔案管理工作高度負責的態(tài)度為基礎，以熟練掌握科學技術和先進設備為介質(zhì)，以檔案管理單位和部門分派的任務目標為目標，使用各種檔案管理技術完成檔案管理工作的內(nèi)容，對自身在檔案管理工作中存在的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)和改進，保證檔案管理工作的順利實施，為檔案管理工作的質(zhì)量提升貢獻自身的力量。
2.加強對紙質(zhì)資料的保護
現(xiàn)代化檔案管理的主要主體包含電子檔案和紙質(zhì)檔案兩種，紙質(zhì)檔案相比電子檔案來說保存的難度更大，但保存的價值也更高，更具有歷史意義。因此，檔案管理單位應該加強對紙質(zhì)資料的保護，首先檔案管理單位應該做好紙質(zhì)資料的數(shù)字化錄入工作，對紙質(zhì)資料記載的檔案信息實現(xiàn)與電子內(nèi)容一樣的共同保護和管理；其次，檔案管理單位應該建立紙質(zhì)資料的管理條例和保護原則，對紙質(zhì)資料管理工作的規(guī)范性、安全性、效益性和價值性作出相關的約束和責任，對紙質(zhì)資料管理過程中的諸多環(huán)節(jié)做好相應的監(jiān)控與保護工作，保證紙質(zhì)資料的任何管理內(nèi)容都能夠有清晰的記錄；最后，檔案管理單位應該加強紙質(zhì)資料的保護工作，對能夠影響到紙質(zhì)資料存放過程中的諸多影響因素采取針對性的防治措施，保證紙質(zhì)資料存放的安全性。
3.加強電子檔案資料的保護
對電子檔案資料的保護工作首先應該做好電子檔案資料的整理工作，對電子檔案的諸多內(nèi)容進行規(guī)劃整理，清晰明確的做好電子檔案的歸檔記錄；其次應該為電子檔案的保存磁盤和光盤做好保護工作，保證其清潔性和實用性，對磁盤和光盤的存放位置應該保證磁盤和光盤各自存放空間的潔凈，保證其不會在存取或者使用的過程中發(fā)生摩擦和劃痕損傷。同時對存放在計算機網(wǎng)絡空間上的電子檔案資料應該設置好相應的控制密碼，擁有更加先進設備的檔案管理單位可以采用指紋識別或者眼膜識別的方式來做好電子檔案資料的保護工作；最后，檔案管理單位應該定期對磁盤和光盤內(nèi)的電子檔案內(nèi)容進行檢查和對照，在保證磁盤光盤儲存安全的同時對電子檔案的內(nèi)容進行檢查，保證電子檔案資料不會在保存的過程中出現(xiàn)質(zhì)量上的問題。
一、做好檔案管理工作的實際意義
檔案是國家機構、社會組織和個人從事政治、經(jīng)濟、科學文化等社會實踐活動直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄。檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項建設事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。檔案事業(yè)主要由檔案行政管理機構、檔案室（團體、學校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等統(tǒng)一保管和管理檔案的內(nèi)部機構）、檔案館等機構組成，檔案管理就是通過對各級檔案部門的監(jiān)管，進一步健全檔案管理制度，促進檔案開放與運用，發(fā)揮檔案功能。
檔案管理工作是一個單位管理工作的重要組成部分，是提高單位工作質(zhì)量和工作效率的必要條件，也是一個單位健康發(fā)展的需要?？茖W規(guī)范的管理檔案，同時也是衡量一個單位管理水平的重要尺度。檔案記載著單位的發(fā)展史，對研究本單位的工作成績和科學發(fā)展提供第一手資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發(fā)展方向的好教材。做好檔案管理工作，一方面便于單位高層人員及時了解單位整體狀況，適時調(diào)整策略提供準確依據(jù)，并為決策提供支持性證據(jù)；另一方面有利于有關各方面準確認識單位的工作成果，為單位與各有關方面進行有意合作奠定堅實的基礎。在我國經(jīng)濟全面發(fā)展的歷史背景下，應該不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，不斷提高檔案管理效率。
二、新時期檔案管理工作所面臨的主要問題
隨著科技的進步，信息化已不可避免地進入了檔案管理的領域，因此，新形勢下檔案信息化建設成為歷史發(fā)展的必然趨勢。由于計算機技術的快速發(fā)展，目前檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)的檔案管理逐漸過渡到現(xiàn)代化管理，節(jié)省了大量時間、人力、物力的消耗，大大提高了工作效率。但是，在實際工作中，現(xiàn)代化檔案管理也面臨著諸多問題。
1．檔案載體的轉(zhuǎn)變
在管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文檔，電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。保存電子文檔資料顯然要比保存紙質(zhì)文檔要方便，但紙質(zhì)文檔“原始記錄”的真實性作用也是電子文檔所不可取代的。
2．檔案的分類變化
檔案的傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中，計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標隨時設立和調(diào)整類目，便于查找提高了效率。傳統(tǒng)分類方案對于數(shù)量較少、問題較單一的檔案分類還是有實用性的，如何分類應根據(jù)需要恰當運用。
3．檔案接收和保管方式上轉(zhuǎn)變
在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說檔案人員如果不進入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。新時期檔案工作人員必須掌握現(xiàn)代信息技術，熟練使用電子信息系統(tǒng)。
4．電子檔案工作面臨的問題
（1）電子檔案原件的真實性問題
在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)。電子文件很容易被刪改，改后不留任何痕跡，很難確定該份材料的真實性和權威性。
（2）電子檔案保存的長久性問題
很多單位將會實現(xiàn)無紙化辦公，這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡突然癱瘓或被毀，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。
（3）電子檔案內(nèi)容的保密性問題
用網(wǎng)絡的任何終端設備都能索取到存儲在網(wǎng)絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。
三、提高新時期檔案管理水平的具體措施
我國新時期的檔案工作面臨著從傳統(tǒng)向現(xiàn)代信息化的重大轉(zhuǎn)變，而如何加速實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案的利用水平，成為檔案工作者不斷探討和研究的問題。新時期檔案管理的核心是管理手段和保護技術的現(xiàn)代化，要加快檔案管理現(xiàn)代化、信息化的建設，我認為應從以下幾個方面著手：
1．加強領導、提高認識
加快檔案現(xiàn)代化、信息化建設必須提高檔案管理人員運用現(xiàn)代化技術的能力，更新各級檔案人員的知識結構，同時加大投入、增配軟、硬件設施。把檔案信息化建設作為政務建設的一個重要內(nèi)容，逐步構建起各地檔案信息平臺，提高工作水平和工作效率、提高服務質(zhì)量。
2．要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化
計算機技術的應用是檔案工作技術現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務標準化為基礎的。要適應知識經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標準化。
3．增強檔案信息獲取能力
長期以來檔案部門始終未能擺脫“重藏輕用”的局面，而在當今信息時代，社會將更多地從信息服務的功能上去要求和評價檔案部門，檔案工作者必須具備較強的信息獲取能力，增強鑒定和評估能力以引導利用者獲得更多的檔案信息。
4．加快數(shù)據(jù)準備，推進檔案現(xiàn)代化管理進程
在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中，計算機數(shù)據(jù)的準備工作是非常重要的。如果沒有一整套規(guī)范、科學的工作程序與方法，會使計算機因數(shù)據(jù)準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進展速度。在著錄工作中應注意以下幾點：
（1）分清輕重緩急，循序漸進
在推進計算機管理的過程中，應先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排序，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。
（2）分級次著錄，省時省力
在著錄過程中，可將反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄；對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄；而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。
（3）分門別類，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等，可用計算機程序?qū)⑷嗣?、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。
5．加強電子文件檔案的管理
電子文件是社會進步的產(chǎn)物，確保電子文件檔案的安全是當今檔案工作遇到的新課題。在電子文件大量產(chǎn)生的今天，檔案部門進行電子文件接收歸檔的首要任務是對所需歸檔電子文件信息內(nèi)容的原始性、真實性鑒定，制定科學、合理及符合我國實際情況的統(tǒng)一的歸檔電子文件及電子檔案的基本結構標準，這也是全面實施電子文件歸檔及電子檔案管理的基礎。盡可能把文件各個階段的管理要求放在設計階段予以考慮，以功能合理的電子文件、電子檔案管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。同時加強立法，確保電子文件的法律效力。
（一）質(zhì)量體系檔案
認可實驗室受控文件包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導書，各種記錄包括質(zhì)量活動和技術運作的證實依據(jù)，可分為質(zhì)量記錄和技術記錄。具體囊括了各類規(guī)章制度、管理體系評審計劃和內(nèi)審計劃、質(zhì)量控制記錄、環(huán)境條件控制記錄、檢測報告、合同評審和服務協(xié)議記錄等。
（二）計量器具、儀器設備檔案
關于儀器設備檔案，從購買、使用到報廢都要有詳細的記錄，檔案內(nèi)容要齊全，設備檔案要有唯一性編號。筆者所在實驗室對于用于換熱器檢測和校準并對檢測結果有影響的每一臺儀器設備檔案遵循“一機一檔”原則，每臺設備根據(jù)實際情況建檔，主要包括儀器設備一覽表、儀器設備購置申請表、儀器設備驗收單、儀器設備使用記錄表等。計量標準器和儀器設備的檢定證書、校準證書、說明書、合格證、設備使用和維修紀錄、周期檢定計劃、期間核查計劃和相關記錄等。
（三）人員技術檔案
人員技術檔案包括實驗室專業(yè)技術人員學歷學位證明、職稱材料證明、任職資格證書、參加培訓和考核的記錄和證書、能夠證明專業(yè)技術能力和經(jīng)驗的證明記錄，認可實驗室對于專業(yè)技術人員的授權、人員培訓和考核情況材料，工作期間發(fā)表的論文和科研情況等。實驗室專業(yè)技術人員檔案不僅記錄著專業(yè)技術人員的在本研究領域的專業(yè)發(fā)展情況，也間接反映了國家級認可實驗室的人才水平和在該領域的研究水平。
（四）檢測標準檔案
檢測標準的選擇同時也規(guī)定了檢測方法，《中華人民共和國標準化法》將中國標準分為國家標準、行業(yè)標準、地方標準、企業(yè)標準四級。國家標準分為強制性國標和推薦性國標。我中心實驗室主要標準為金屬元素分析化學檢測方法、金屬拉伸與沖擊，與換熱器產(chǎn)品相關的國家標準等。各項標準均按照標準號進行排序，以便檢驗員能夠及時查閱。
二、認可實驗室檔案管理存在的問題
認可實驗室作為換熱器檢測和科學研究的重要場所，其會產(chǎn)生大量的原始記錄資料，實驗室日常運行時產(chǎn)生的原始資料則是記錄、內(nèi)部審核、管理評審、監(jiān)督評審工作的重要基礎。然而在平時換熱器檢測過程中，由于檔案來源途徑廣泛，包括檢驗部、業(yè)務部、技術部、綜合管理部等，收集資料的時間較分散，資料歸檔不及時，會造成資料流失，影響資料利用。目前還存在著檔案更新不及時，個別人員在取用檔案后沒有及時歸還，未及時填寫相應的記錄表格。日常工作中，還存在著專業(yè)檔案管理人員培訓需要加強，進一步落實和有效推進檔案的信息化管理等問題。
三、認可實驗室檔案管理對策和建議
（一）建立健全認可實驗室檔案管理制度
認可實驗室通過加強檔案管理可以提高實驗室的質(zhì)量管理水平，對實驗室的認可度也會大大提高。因此為了加強實驗室檔案管理制度，完善質(zhì)量管理體系，增強競爭力，我實驗室制定了《實驗室檔案規(guī)范管理制度》，切實將檔案管理制度化，確保所有人員嚴格遵守，制定定期整理檢查制度，專人管理責任制等。認可實驗室技術檔案管理過程需要一定的科學性和規(guī)范性，這些檢測原始資料的收集、積累、整理、分類、裝訂、歸檔是一項技術性很強的工作，要求檔案員有較強的責任心，需要花費心思和時間去完成。這也要求檔案員增強管理意識，建立管理機構，完善管理系統(tǒng)，制定管理辦法，將制度落到實處，使我中心實驗室換熱器檢測工作推上一個嶄新的階段。
（二）提升檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)
合理利用和科學管理認可實驗室檔案資料的前提是要有合格的檔案管理人才，嚴格按照實驗室檔案管理制度要求，應具有專業(yè)的檔案管理能力、責任感和奉獻精神，認可實驗室檔案管理工作具有穩(wěn)定性、長期性和程序性的特點，應設立專職的檔案管理人員。實驗室管理者可以根據(jù)檔案員的工作實際和知識結構制定合理的培訓計劃，有步驟地對檔案管理人員開展培訓工作，讓他們充分學習到認可實驗室檔案的科學管理方法，要通過多種途徑對檔案管理人員進行專門培訓，不斷提高他們的檔案業(yè)務知識，這樣才能使檔案管理工作不斷得到提高和完善。
