序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案信息化管理論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

在當(dāng)前時(shí)期，檔案資源的管理實(shí)現(xiàn)全面的信息化，既具備了可能性條件，又具有了必然性基礎(chǔ)，已經(jīng)成為時(shí)展推動(dòng)下檔案工作的不可逆轉(zhuǎn)的趨勢。因此，檔案管理人員要努力地推動(dòng)檔案資源的高效信息化管理的實(shí)現(xiàn)。本文下面具體地談?wù)搸c(diǎn)措施：

（一）健全信息化檔案管理的技術(shù)配備

國家各單位實(shí)施檔案資源的信息化管理，必須為信息化手段的應(yīng)用提供必要的技術(shù)支撐，即保證各種軟件設(shè)備以及硬件設(shè)備的齊備以及同一性，為信息化的手段應(yīng)用提供支撐，同時(shí)還要努力地做好對于安全保護(hù)措施的建設(shè)，以迎合信息化的管理趨勢，做好對于檔案資源的保護(hù)。

1.我國應(yīng)當(dāng)以國家、區(qū)域、行業(yè)、職業(yè)等為基礎(chǔ)，致力于推動(dòng)檔案管理各項(xiàng)技術(shù)設(shè)備應(yīng)用的統(tǒng)一化、專業(yè)性，以合理可行的規(guī)劃方案作為指引，努力健全相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，以推動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)檔案管理工作在虛擬空間中的有效連接，從而保證檔案管理工作在更高水平上實(shí)現(xiàn)其資源的有效備份以及合理調(diào)用，使信息化管理在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，循序漸進(jìn)地達(dá)到全方位的實(shí)現(xiàn)。

2.國家要致力于研發(fā)優(yōu)質(zhì)高效安全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫軟件，并著重從資源整合、存儲、檢索等方面研究高效統(tǒng)一的技術(shù)途徑，以全面推動(dòng)檔案資料全國范圍內(nèi)的一體化管理的實(shí)現(xiàn)。

3.國家要以各種傳播媒介來向檔案管理工作者傳播信息化檔案安全管理的理念，并推動(dòng)網(wǎng)絡(luò)安全的防火墻技術(shù)、密鑰技術(shù)以及身份認(rèn)證技術(shù)等保障措施的應(yīng)用。

（二）積極提升檔案管理人員的素質(zhì)

國家要推動(dòng)全國范圍內(nèi)檔案資源一體化信息管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，就必須著力為檔案管理工作人員進(jìn)行全方位的培訓(xùn)與教育，并努力推動(dòng)高素質(zhì)全新人才與深厚資歷的原有工作人員二者在檔案管理新形勢中對于工作的合作開展。

1.國家可以為檔案資源信息化管理健全制度及法律規(guī)定，以強(qiáng)制化的措施推動(dòng)檔案的信息化管理理念對各工作人員意識的滲透，努力營造一種全國范圍內(nèi)的濃厚的信息化的檔案管理氛圍，通過培訓(xùn)或教育切實(shí)地幫助原有工作人員實(shí)現(xiàn)工作的轉(zhuǎn)型。而對于那些具有較高資歷但難以順利接受信息化手段的管理老人，可以為其配備年輕的熟練掌握高科技手段及相關(guān)檔案管理知識的助手。

2.國家可以為各地區(qū)檔案管理部門撥發(fā)款項(xiàng)，引導(dǎo)全體檔案管理部門提升對于檔案管理人員的待遇，并分級展開面向全社會招聘具有優(yōu)秀的信息化管理工作能力的檔案管理人員，帶動(dòng)教育工作對于檔案管理人員的培育，為國家未來的檔案信息化管理工作提供充足的人才支撐。

加大信息化管理的試點(diǎn)構(gòu)建

篇（2）

對于檔案進(jìn)行管理的方式有很多種，如果只是一直限制在一些簡單類別的存儲的方法，不僅要要求會有很大的空間，必須還要對索引進(jìn)行相應(yīng)的明確，盡管是這樣，如果想要把一些檔案材料調(diào)出來，就必須要耗費(fèi)很多的時(shí)間和精力。但是在計(jì)算機(jī)中有很多個(gè)存儲的單元，其中主要的作用就是對信息進(jìn)行全方面的記憶。對于計(jì)算機(jī)自身內(nèi)部的記憶功能，也是一個(gè)非常大的優(yōu)勢。計(jì)算機(jī)如果有對內(nèi)部信息進(jìn)行記憶的功能，在實(shí)際計(jì)算的時(shí)候，就不需要對相關(guān)的數(shù)據(jù)的信息進(jìn)行獲取，這種功能只需要把數(shù)據(jù)信息提前輸入到內(nèi)部進(jìn)行存儲的單元里面，因此，在計(jì)算的時(shí)候，就可以從存儲的單元里面，很方便的找到相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，從而就可以不斷的提高計(jì)算的效率。

一、檔案信息化管理當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢

檔案信息化在實(shí)際管理中，對計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢使用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，利用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理，主要是因?yàn)橛?jì)算機(jī)的內(nèi)存足夠大。隨著人們?nèi)粘π蓍e娛樂活動(dòng)的項(xiàng)目逐漸增加，就會不斷產(chǎn)生大量行政方面的資料和文件，并且后期檔案的管理數(shù)量也就會相應(yīng)的增加，但是一張光盤就能儲存上億的信息數(shù)據(jù)，這就最大程度降低對檔案空間利用。另外還可以對存儲成本的投入逐漸進(jìn)行減少。第二，利用計(jì)算機(jī)來對檔案進(jìn)行管理，使檔案在進(jìn)行查找的時(shí)候更簡單和方便。現(xiàn)階段，檔案使用率不斷提高，并且每一個(gè)職能的部門通常會運(yùn)用一些檔案來作為借鑒，不同的需求就必須要求檔案管理的部門必須要及時(shí)和高效的提出有關(guān)檔案的資料。如果利用傳統(tǒng)的方法來對檔案進(jìn)行管理，在檔案實(shí)際查找的過程中，也會經(jīng)常出現(xiàn)浪費(fèi)更多時(shí)間而對檔案查找不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，但是在檔案信息化實(shí)際管理過程當(dāng)中，要對計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行合理的利用，對檔案的信息深入加工的功能進(jìn)行全方面的改善，最終可以達(dá)到對檔案信息深入開發(fā)的目的。第三，要利用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行管理，是為了能夠讓檔案在進(jìn)行修改并且做出合理的補(bǔ)充，對于復(fù)制和傳輸?shù)雀鱾€(gè)方面都比較便捷。目前在檔案信息化管理的過程中，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在社會發(fā)展的過程當(dāng)中進(jìn)行了廣泛的推廣和應(yīng)用。檔案在進(jìn)行儲存的時(shí)候，主要是由幾個(gè)部分進(jìn)行，例如文字的信息、照片和設(shè)計(jì)的圖紙以及錄像帶等等。但是對于傳統(tǒng)檔案管理方法的管理，就會對其中的質(zhì)量造成非常嚴(yán)重的影響，例如天氣的情況和自然災(zāi)害等等，這些原因都會給檔案的管理帶來非常嚴(yán)重的安全隱患。

二、在檔案信息化管理當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)存在的問題

在檔案信息化管理當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)的過程中存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，一些檔案信息安全方面的問題也非常的明顯，隨著世界信息化以及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化不斷的發(fā)展，電子檔案數(shù)據(jù)信息當(dāng)中存在著比較大的安全隱患。有大多數(shù)的病毒不斷的入侵，就會經(jīng)常出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的信息被損壞和修改以及泄露等相關(guān)的現(xiàn)象。第二，有關(guān)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)也需要進(jìn)行提高，只有對計(jì)算機(jī)的相關(guān)理論以及使用的技巧進(jìn)行掌握，并且對各種使用類型的辦公設(shè)備操作的比較熟練，才能夠成為一名比較優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人員。除此之外，還必須具備對檔案信息進(jìn)行加工和提煉等各方面的能力，還要把一些具有價(jià)值檔案的資料及時(shí)的送到檔案使用人員的手里。第三，檔案在電子管理的方面也比較薄弱，其中主要體現(xiàn)在硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩個(gè)方面，檔案在電子管理的過程當(dāng)中，硬件是必須要用的計(jì)算機(jī)設(shè)備。一般來說，如果對硬件設(shè)備的投入比較大，就會造成硬件設(shè)備不足的情況。而在檔案管理過程當(dāng)中，軟件是每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的。

三、在檔案信息化管理當(dāng)中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性

在檔案信息化管理當(dāng)中，使用計(jì)算機(jī)技術(shù)的重要性，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，他主要是世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的一個(gè)必然趨勢，隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程發(fā)展的速度不斷加快，信息也已經(jīng)對經(jīng)濟(jì)高速的發(fā)展和社會不斷的進(jìn)步以及企業(yè)能否進(jìn)行生存造成了非常嚴(yán)重的影響。第二，他能夠有效的對工作的效率進(jìn)行不斷的提高，同時(shí)還能對資源進(jìn)行相應(yīng)的節(jié)約和利用。在傳統(tǒng)的檔案管理工作過程當(dāng)中，一般都是利用人工來對資料進(jìn)行收集、規(guī)整和使用以及存儲，這個(gè)工程當(dāng)中肯定會對人力和財(cái)力以及物理造成大量的損失，并且工作進(jìn)展的速度也比較慢，已經(jīng)不能和我國現(xiàn)階段的工作以及生活的節(jié)奏進(jìn)行適應(yīng)，從而也就不能跟上社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的腳步。第三，他也是企業(yè)檔案管理發(fā)展一個(gè)非常重要的趨勢。企業(yè)檔案的管理主要是屬于一種基礎(chǔ)性的工作。在我國現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中，也有著非常重要的作用，并且他的地位也非常高。

綜合上文所述，在檔案信息化管理的過程當(dāng)中，對于計(jì)算機(jī)技術(shù)方法的使用，已經(jīng)在我國社會當(dāng)中進(jìn)行了廣泛的推廣和使用，因?yàn)橛?jì)算機(jī)自身的內(nèi)存是比較大的，不僅能夠?qū)Υ笈康男畔⑦M(jìn)行容納，還能對檔案進(jìn)行查找的時(shí)間進(jìn)行了節(jié)約，也能對人力和物力以及財(cái)力等多個(gè)方面的過多的損耗進(jìn)行全方面的節(jié)約，并且對信息資源的保存的時(shí)間也比較長。目前，這個(gè)技術(shù)的應(yīng)用，也已經(jīng)逐漸的成為了我國后期對于檔案管理的一個(gè)必然的趨勢，因此，我們必須要在檔案管理當(dāng)中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的同時(shí)，進(jìn)行相應(yīng)的關(guān)注和重視。

作者:李晶群 單位:牡丹江市愛民區(qū)檔案館

篇（3）

一些社會保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)和工作人員面對當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)潮流，對實(shí)體檔案也進(jìn)行了數(shù)字化、信息化處理，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)瀏覽檢索。但是缺乏對社會保險(xiǎn)檔案信息化建設(shè)的深刻認(rèn)識，只重視管理系統(tǒng)的建設(shè)，重藏輕用，而忽視了檔案信息資源的開發(fā)利用，導(dǎo)致社會保險(xiǎn)檔案信息化利用效能低下。

（二）信息保密性及安全系數(shù)不高

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及及使用，社會保險(xiǎn)檔案信息風(fēng)險(xiǎn)不斷增加，網(wǎng)絡(luò)病毒和木馬、網(wǎng)絡(luò)黑客入侵、工作人員無意泄漏、電磁泄漏等都威脅著信息安全，社會保險(xiǎn)檔案的保密性及安全系數(shù)較低。

（三）檔案信息管理人才缺乏

社會保險(xiǎn)經(jīng)辦部門中缺少檔案管理知識熟練、信息化技術(shù)水平高的工作人員，各級政府也忽視了對檔案管理信息化人才的培養(yǎng)，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)受阻。

二、推進(jìn)社會保險(xiǎn)檔案信息化管理的舉措

（一）建立完善的社會保險(xiǎn)檔案管理信息化機(jī)制體制

建立起社會保險(xiǎn)檔案管理信息化機(jī)制，就需要?jiǎng)?chuàng)新完善檔案管理制度，統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，在科學(xué)的制度管理下進(jìn)行管理，優(yōu)化整合資源，實(shí)現(xiàn)檔案的資源共享。

（二）創(chuàng)新社會保險(xiǎn)檔案管理工作信息化的服務(wù)方式

要使這項(xiàng)工作順利進(jìn)行，就需要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式，運(yùn)用社會保險(xiǎn)信息資源和的先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息管理，啟用公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，為社會保險(xiǎn)檔案信息化提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（三）提高檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)水平

要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)技能和計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，確保檔案管理人員具有高度專業(yè)化技能，能熟練應(yīng)用加密或數(shù)字簽名技術(shù)對電子文件進(jìn)行歸檔、備份、保存，保證檔案管理信息化工作正常進(jìn)行。

（四）健全社會保險(xiǎn)檔案管理信息數(shù)據(jù)，加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)安全控制

社會保險(xiǎn)檔案管理工作量大、內(nèi)容多、關(guān)系復(fù)雜，管理難度大，這就需要建立健全社會保險(xiǎn)檔案管理信息數(shù)據(jù)庫，可以快速準(zhǔn)確的找到相應(yīng)的資料信息，提高檔案管理的有效性。同時(shí)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范和保護(hù)措施，保證網(wǎng)絡(luò)資源不被非法使用和非法訪問。強(qiáng)化硬件防護(hù)技術(shù)，對電子檔案當(dāng)定期檢測和拷貝，避免人為失誤操作，防止數(shù)據(jù)丟失，確保社會保險(xiǎn)檔案信息安全。

篇（4）

二、民生檔案信息化管理的新思路

（一）服務(wù)手段創(chuàng)新是民生檔案工作創(chuàng)新的關(guān)鍵

要想使民生檔案為人民提供更加高效、快速的服務(wù)就必須在傳統(tǒng)的檔案管理體系的基礎(chǔ)上完善過去管理方式和操作手法，依靠檔案的現(xiàn)代化管理平臺創(chuàng)建新型的信息數(shù)據(jù)庫。針對群眾對檔案的需求，從最基本和最需要解決處理的地方入手，幫助群眾解決諸多社會難點(diǎn)和熱點(diǎn)，優(yōu)先創(chuàng)建與群眾生活緊密相連的如醫(yī)療檔案、保險(xiǎn)檔案、產(chǎn)權(quán)檔案、戶籍檔案、低保檔案、養(yǎng)老金檔案等等信息化數(shù)據(jù)庫，為人民創(chuàng)建一個(gè)最方便、快捷的查詢民生檔案的網(wǎng)絡(luò)化和信息化數(shù)據(jù)服務(wù)信息平臺，確保實(shí)現(xiàn)民生檔案的信息數(shù)據(jù)共享，維護(hù)群眾的根本利益和社會權(quán)益。除此之外，還要?jiǎng)?chuàng)建電子民生檔案備份體系，構(gòu)建政府信息和開放檔案的公共服務(wù)平臺，進(jìn)一步擴(kuò)大民生檔案在信息查閱方面的范圍并使其內(nèi)容有所突破，堅(jiān)持豐富，民生檔案的信息內(nèi)容和來源，建立特色性較強(qiáng)的民生檔案。通過創(chuàng)建民生檔案信息數(shù)據(jù)庫可以很大程度上緩解檔案管理人員的不足以及服務(wù)質(zhì)量不高等，并且更好的達(dá)到服務(wù)群眾的目標(biāo)，為群眾提供最優(yōu)質(zhì)、最精準(zhǔn)最迅捷的服務(wù)，解決諸多與群眾直接利益相關(guān)的問題，維護(hù)群眾自身的社會權(quán)益，為穩(wěn)定社會帶來不可估量的貢獻(xiàn)。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才，以適應(yīng)民生檔案快速發(fā)展的需要

高素質(zhì)人才的培養(yǎng)是確保民生檔案管理創(chuàng)新的重要條件。因?yàn)槊裆鷻n案所涉及的范圍非常廣闊，所以包含的種類十分繁多，這就進(jìn)一步要求民生檔案的管理人員不但要掌握大量的歷史文化知識、精通檔案管理理論和方式、熟悉檔案整理和分配流程、及時(shí)更新檔案管理的信息化技能和理論，還要求其具備高度的責(zé)任感和服務(wù)理念，能夠?qū)n案的管理方式運(yùn)用自如。由此看來，有關(guān)民生檔案管理的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)加大檔案管理技術(shù)方面人才的培養(yǎng)，為他們提供創(chuàng)新的機(jī)會，有組織、有重點(diǎn)的組織相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，不斷提高管理人員的整體素質(zhì)和應(yīng)用技能，以便更好的滿足民生檔案信息管理的飛速發(fā)展需求。

（三）更改觀念、關(guān)注民生檔案的資源價(jià)值

民生檔案具有體察民情、解決民憂、維護(hù)民權(quán)等特點(diǎn)，具有極高的權(quán)威性和應(yīng)用性。我們應(yīng)當(dāng)根據(jù)民生檔案所記錄的信息更好的為群眾服務(wù)，尤其是就目前的社會形勢而言，法律條令是管理和限制人民行為的主要方式，而民生檔案則是最為其權(quán)力行使的重要依據(jù)，不但是惠民的基礎(chǔ)，更是一種合法的信息來源。

篇（5）

（一）信息化水平不均衡。我國仍然屬于發(fā)展中國家，因人力、空間、物力、資源、資金等各方面因素的影響，現(xiàn)階段仍舊無法為每一個(gè)居民都構(gòu)建相應(yīng)的健康檔案，即便是當(dāng)前已經(jīng)成功構(gòu)建的一些居民健康檔案當(dāng)中，也難以進(jìn)行全面的信息化管理，許多經(jīng)濟(jì)較為落后的區(qū)域仍舊采用傳統(tǒng)的管理模式，這就導(dǎo)致各個(gè)區(qū)域極度不均衡，實(shí)現(xiàn)信息化管理的起點(diǎn)差異較為明顯。（二）缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。只有標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一才能夠保障整個(gè)居民健康檔案進(jìn)行有效共享。然而，當(dāng)前關(guān)于居民健康檔案信息化管理的對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)明顯無法滿足其發(fā)展的相關(guān)需求。各衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)所應(yīng)用的軟件來自不同的軟件企業(yè)，因?yàn)楦鱾€(gè)軟件缺乏統(tǒng)一的準(zhǔn)則，并且不同衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的醫(yī)療服務(wù)也存在較為明顯的差異性，這就導(dǎo)致居民健康檔案形成了信息孤島，信息共享極為困難。（三）健康檔案采集的難度大。社區(qū)衛(wèi)生院是社區(qū)居民健康檔案采集的主體。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的改革與發(fā)展，社區(qū)居民對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的技術(shù)水平持懷疑態(tài)度。認(rèn)為社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)設(shè)施陳舊、服務(wù)質(zhì)量難以保障。有些居民對信息收集認(rèn)識不足，戒備心理強(qiáng)，不愿意告知自己的真實(shí)病情，給健康檔案的完整性帶來一定的困難。（四）軟件利用率偏低。通常來說，居民健康檔案管理軟件都是動(dòng)態(tài)管理的模式，這就需要工作人員及時(shí)將各種隨訪、追蹤的信息錄入到系統(tǒng)當(dāng)中，然而因?yàn)楣ぷ魅藛T的工作任務(wù)較為繁雜，遺忘或者不能及時(shí)錄入的情況難以避免。此外，因?yàn)閷I(yè)問題，許多醫(yī)務(wù)人員都存在不會使用居民健康檔案管理系統(tǒng)，自然也就不能利用軟件去進(jìn)行診斷，導(dǎo)致居民健康檔案管理系統(tǒng)利用率不高。

二、加強(qiáng)健康檔案信息化管理的措施

（一）加大宣傳力度。大力宣傳，在臺州新聞?lì)l道，老百姓都關(guān)注的欄目中，開設(shè)5分鐘的健康知識，宣傳健康檔案的重要性；在每年的結(jié)核病、艾滋病等防治日中，發(fā)放宣傳資料。（二）加強(qiáng)硬件建設(shè)。物質(zhì)條件是進(jìn)行居民健康檔案信息化建設(shè)的先決條件，這就需要從硬件與數(shù)據(jù)庫著手，在采購的時(shí)候必須要聽取專業(yè)人士的建議，不僅要保障硬件的先進(jìn)性，同時(shí)也要盡量避免浪費(fèi)。衛(wèi)生局信息中心統(tǒng)一購入健康檔案硬件設(shè)備，全區(qū)醫(yī)院進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)，這樣病人無論在哪個(gè)醫(yī)院，醫(yī)生都能看到完整的個(gè)人信息，為診治提供方便。（三）培養(yǎng)引進(jìn)專業(yè)的信息化人才。居民健康檔案信息化發(fā)展需要一批專業(yè)技術(shù)過硬、綜合素質(zhì)強(qiáng)的人才隊(duì)伍，這個(gè)隊(duì)伍應(yīng)當(dāng)具備專業(yè)的信息技術(shù)及一定程度的醫(yī)學(xué)知識。由于社區(qū)服務(wù)中心人手少，既要調(diào)查，又要檔案錄入，這就需要積極培養(yǎng)或者引進(jìn)對應(yīng)的人才，同時(shí)加大在職檔案工作人員的培訓(xùn)力度，針對全科醫(yī)生而言，應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個(gè)注重實(shí)效、多模式、分類型、多層次的信息化人力資源培養(yǎng)體系，尤其是對一些年齡較大的全科醫(yī)生來說，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行重點(diǎn)的培訓(xùn)教育，保障每一個(gè)工作人員都可以操作對應(yīng)的系統(tǒng)，從而有效提升居民健康檔案系統(tǒng)的利用率。（四）建立健全信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。一套統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是推動(dòng)居民健康檔案信息化管理的保障。健康檔案成為基層全科醫(yī)療服務(wù)領(lǐng)域內(nèi)重要的醫(yī)療法律文書。早在2009年的5月，我國衛(wèi)生部就頒布了《健康檔案基本構(gòu)架與數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)(試行)》，針對居民健康檔案規(guī)范化問題提出了較為明確的要求，為居民健康檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

篇（6）

一、前言

隨著教學(xué)管理改革的進(jìn)行，學(xué)校逐漸意識到教學(xué)檔案管理的重要性，將該項(xiàng)工作作為教學(xué)管理中的一部分。由于學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、教學(xué)活動(dòng)也越來越豐富，教學(xué)檔案的內(nèi)容增多，形式也不再局限于書面文字，傳統(tǒng)的管理方法顯然已經(jīng)不能滿足實(shí)際需要。在這種形勢下，教學(xué)檔案的信息化管理已經(jīng)成為一種必然，如何利用先進(jìn)的信息技術(shù)提高教學(xué)檔案管理水平，是所有教學(xué)檔案管理者必須要思考的問題。

二、教學(xué)檔案信息化管理中存在的問題

(一)對檔案信息化的認(rèn)識存在誤區(qū)

首先，教學(xué)檔案管理者沒有認(rèn)識到檔案信息化管理的重要性，很多工作仍舊停留在手工階段，不僅效率低，而且容易出錯(cuò)。很多教學(xué)工作者在對網(wǎng)絡(luò)資源進(jìn)行利用時(shí)，將一些音頻、視頻隨意刪除，沒有按照規(guī)定處理檔案資源，導(dǎo)致資源缺失，阻礙了檔案的信息化管理。其次，很多管理者認(rèn)為，檔案管理信息化就是將檔案編號規(guī)定，需要的時(shí)候直接查詢編號就算是實(shí)現(xiàn)了信息化管理，這顯然是一種認(rèn)識誤區(qū)，這種錯(cuò)誤的認(rèn)識阻礙了檔案信息化的發(fā)展，不利于教學(xué)檔案資源的利用［1］。

(二)硬件、軟件設(shè)施不完善

硬件設(shè)施是檔案信息化的基礎(chǔ)，但是從目前的情況來看，大多數(shù)學(xué)校的硬件設(shè)施都不夠完善，如計(jì)算機(jī)的容量不夠大，不能滿足實(shí)際需要，掃描儀不夠先進(jìn)，不能對所有類型的資源進(jìn)行掃描等，這些都對教學(xué)檔案的信息化管理造成負(fù)面影響。而學(xué)校雖然積極引進(jìn)了軟件設(shè)施，也比較重視教學(xué)檔案系統(tǒng)的開發(fā)，但是一般都將重點(diǎn)放在了歸檔研究上，沒有將歸檔與查閱功能聯(lián)系起來，也沒有與相關(guān)部門聯(lián)網(wǎng)，部門間缺乏合作，導(dǎo)致教學(xué)檔案資源的開放性不強(qiáng)，沒有實(shí)現(xiàn)資源共享。

(三)缺乏專業(yè)的管理人才

教學(xué)檔案的信息化管理對管理人員的綜合素養(yǎng)提出了較高要求，一方面，要求其掌握先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟悉電子資料的歸檔、查詢流程，熟悉相關(guān)軟件的使用方法，并且能夠利用掃描儀將紙質(zhì)資料迅速轉(zhuǎn)化為電子資料;另一方面，要求其掌握專業(yè)的檔案管理知識，能夠按照學(xué)校具體管理規(guī)定對檔案進(jìn)行分類管理，同時(shí)知道這樣利用教學(xué)檔案。從目前的情況來看，學(xué)校檔案管理工作人員沒有達(dá)到以上水平，一是對計(jì)算機(jī)不熟悉，二是沒有掌握專業(yè)的教學(xué)檔案管理知識［2］。

三、提高教學(xué)檔案信息化管理水平的策略

(一)提高對教學(xué)檔案信息化管理的認(rèn)識

管理者要認(rèn)真學(xué)習(xí)教學(xué)檔案信息化管理知識，走出認(rèn)識誤區(qū)，明白什么是真正的信息化管理，并將信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用作為工作重點(diǎn)。無論是資料收集、整理、歸檔還是資料的查詢、應(yīng)用，都要利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，將信息化管理的優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，自上而下形成一種全新的管理理念，不斷提高教學(xué)檔案信息化管理水平。

(二)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

要想提升信息化管理水平，首先要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。首先，要加大硬件設(shè)施的投入，要改變教學(xué)檔案管理部門硬件設(shè)施落后的現(xiàn)狀，一是保證計(jì)算機(jī)的容量足夠大，可以容納大量教學(xué)信息，二是要購置先進(jìn)的掃描儀，可以將各類紙質(zhì)資料掃描進(jìn)電子系統(tǒng)中。其次，要重視軟件設(shè)施的建設(shè)，積極引進(jìn)先進(jìn)的歸檔軟件，定期對軟件進(jìn)行升級維護(hù)，同時(shí)要將歸檔與查閱功能聯(lián)系起來，教學(xué)檔案管理部門要與其他各部、系聯(lián)網(wǎng)，一是方便資料的收集與整理，提高歸檔效率，二是通過聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案資源共享，其他部、系以及教師可以通過檢索直接找到自己需要的教學(xué)資源，提高資源利用率。

(三)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的統(tǒng)一管理

目前很多學(xué)校在對教學(xué)檔案進(jìn)行管理時(shí)存在紙質(zhì)檔案與電子檔案不同步的現(xiàn)象，這是教學(xué)檔案管理中必須要解決的一個(gè)問題。要求學(xué)校在建設(shè)信息化管理系統(tǒng)的同時(shí)，也加強(qiáng)對紙質(zhì)教學(xué)檔案的管理，二者之間的一體化管理能夠有效避免一些重復(fù)勞動(dòng)，提升管理效率。其次，二者之間要做到一一對應(yīng)，計(jì)算機(jī)會電子文檔進(jìn)行自動(dòng)組卷，而紙質(zhì)文檔則需要借助輔助工具進(jìn)行歸檔，兩種檔案不僅要做到檔案號的對應(yīng)，對于更新的內(nèi)容也要做到完全對應(yīng)，避免出現(xiàn)電子檔案更新滯后的現(xiàn)象;最后，紙質(zhì)教學(xué)檔案中的信息可能不完全包含在電子檔案中，如教師的文字教案、習(xí)題等，對于缺失的部門要將其數(shù)字化處理，保證電子檔案信息的完整性。

(四)重視信息化管理人才的培養(yǎng)

要加強(qiáng)對教學(xué)檔案管理人員的培養(yǎng)，首先，要督促其學(xué)習(xí)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)知識，提高其信息化管理意識，對于一些年齡偏大、對計(jì)算機(jī)不熟悉的工作人員更要加強(qiáng)培訓(xùn)，熟悉電子歸檔以及電子信息查詢流程，降低對人工的依賴，提高管理效率。其次，要督促其學(xué)習(xí)教學(xué)檔案管理知識，熟悉國家相關(guān)法律，明確學(xué)校對教學(xué)檔案管理的要求，避免隨意性?？傊褪且蠊ぷ魅藛T將計(jì)算機(jī)知識與教學(xué)檔案管理知識有效聯(lián)系起來，提高工作效率［3］。

四、總結(jié)

認(rèn)識誤區(qū)、硬件、軟件設(shè)施不完善以及專業(yè)人才缺乏是教學(xué)檔案信息化管理中面臨的主要問題。對此，應(yīng)當(dāng)提高管理者對教學(xué)檔案信息化管理的認(rèn)識，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)教學(xué)檔案與數(shù)字教學(xué)檔案的統(tǒng)一管理，另外要重視信息化管理人才的培養(yǎng)，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化管理，將教學(xué)檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來。

作者:谷露 單位:鎮(zhèn)江船艇學(xué)院

參考文獻(xiàn):

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二、信息時(shí)代對科技檔案信息化管理的做法和思考

科技檔案信息化管理的目標(biāo)要求就是充分利用現(xiàn)有的通信、計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等先進(jìn)技術(shù)，在國家、行業(yè)以及單位科技檔案管理法規(guī)制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的框架下，用信息化手段來保障和促進(jìn)科技檔案的管理水平，為科技檔案資源的形成、收集、整理、保管、開發(fā)、利用等提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，科技檔案開展信息化管理，重點(diǎn)可以從以下方面進(jìn)行。

第一，采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的自動(dòng)編目、檢索、立卷和標(biāo)引等工作。對科技檔案實(shí)施自動(dòng)編目和自動(dòng)檢索是應(yīng)用信息化手段管理科技檔案的基本要求，其中自動(dòng)編目是將收集到的科技檔案相關(guān)信息制成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，在不同要求下編制出不同的檔案檢索工具，包括全宗目錄、分類目錄、案卷目錄、專題目錄、作者目錄等各種目錄和索引，充分發(fā)揮信息化編目速度快、項(xiàng)目全等優(yōu)勢。自動(dòng)檢索是通過查找檔案目錄并利用檔號、題名、責(zé)任者、分類號、關(guān)鍵詞等檢索標(biāo)志，迅速、準(zhǔn)確地查找出滿足要求的檔案資料，與手工檢索相比，自動(dòng)檢索速度快、線索形式多樣，檢全率和檢準(zhǔn)率高，能最大限度地滿足利用者要求。計(jì)算機(jī)自動(dòng)立卷是計(jì)算機(jī)以科技檔案目錄中每份文件的有關(guān)存錄項(xiàng)為依據(jù)將某方面具有共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的文件綜合在一起組成案卷，并自動(dòng)對同一卷的卷內(nèi)文件進(jìn)行排列和編號等工作，極大地提高了立卷速度和立卷質(zhì)量，改善了效率?？萍紮n案自動(dòng)標(biāo)引是計(jì)算機(jī)通過對科技檔案題名或全文信息進(jìn)行字詞切分、對內(nèi)容特征進(jìn)行分析，提取及給出正式主題詞或分類號的過程，科技檔案自動(dòng)標(biāo)引能夠顯著提高工作效率和加快科技檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。

第二，采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的借閱、統(tǒng)計(jì)、編研及保管環(huán)境的自動(dòng)控制?？萍紮n案的借閱管理和統(tǒng)計(jì)工作復(fù)雜而繁瑣，而通過采用信息化手段進(jìn)行自動(dòng)借閱管理和統(tǒng)計(jì)，對科技檔案的利用登記、審批、檢索、調(diào)卷、歸檔、利用情況統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行自動(dòng)管理，不但能夠有效完善科技檔案的借閱管理制度，還極大地提高了工作效率。采用信息化手段實(shí)現(xiàn)科技檔案的借閱管理，重點(diǎn)涉及內(nèi)容包括以下幾個(gè)方面：用戶的借閱資格驗(yàn)證、借閱情況登記、歸還登記和自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。

通過利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，還能夠有效實(shí)現(xiàn)對科技檔案資料的自動(dòng)編輯處理，不但能夠提供對科技檔案原文信息的檢索和分類，還能夠?qū)萍紮n案資料進(jìn)行文字編輯處理和排版印刷等工作，實(shí)現(xiàn)科技檔案資料的自動(dòng)編研。另外，在科技檔案的管理環(huán)節(jié)中，對檔案保管環(huán)境的自動(dòng)控制非常重要，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案排架進(jìn)行自動(dòng)管理，能夠結(jié)合科技檔案登記數(shù)據(jù)庫的信息，給出檔案庫房架位的分配圖，實(shí)現(xiàn)架位的自動(dòng)分配，為新進(jìn)科技檔案合理分配架位，提高架位的利用率，還可以實(shí)現(xiàn)對科技檔案保管環(huán)境的溫、濕度以及防火防盜等進(jìn)行自動(dòng)監(jiān)測和管理。

第三，加強(qiáng)培育科技檔案管理的信息化人才。對科技檔案實(shí)施信息化管理以及使信息化管理模式不斷深入的關(guān)鍵是信息化人才，信息化人才是使用信息化手段進(jìn)行科技檔案管理的主體，也是實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源增值的主體，更是不斷將科技檔案管理向信息化方向不斷推進(jìn)的中堅(jiān)力量，因此需要加強(qiáng)科技檔案信息化人才培訓(xùn)，使科技檔案管理的信息化活動(dòng)能順利開展，并實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

篇（8）

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展，高速大容量的檔案影像管理系統(tǒng)已經(jīng)日漸普及。綜合文書檔案的建立與管理亦急需專業(yè)化。下面是編輯老師為大家準(zhǔn)備的試論文書檔案的信息化管理。

計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的信息處理能力。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，要求資料收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄;用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚;分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件之后，文件資料收集、儲存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序，無論是起草文件還是辦理傳遞，都變得簡單易行。

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級深入到文件級，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立互聯(lián)，從而極大地提高了檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺，可以了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如在高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過程中稍不注意就可能造成不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)發(fā)展日新月異，儲存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且儲存時(shí)間長，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

篇（9）

2.管理體制雜亂，相關(guān)人才短缺。雖然2008年8月20日出臺的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出學(xué)生檔案成為高校檔案管理工作的一個(gè)分支，但目前為止，國家方面并沒有下達(dá)使學(xué)生檔案管理體制具備可操作性的明文條例，這種情況下必然出現(xiàn)學(xué)生檔案管理部門雜錯(cuò)、各行其是的歸口不統(tǒng)一局面。由于各高校自身的特點(diǎn)，檔案館、人事處、招生部門均有可能成為學(xué)生檔案管理部門，其中較為常見的是在粗放式管理下由各院系輔導(dǎo)員和專職檔案管理人員協(xié)同辦公。另外，人員配置方面也不到位，相關(guān)人才十分短缺。

3.管理制度缺位。國家雖然制定并頒布了不少法規(guī)條令，但就高校學(xué)生檔案管理這一項(xiàng)工作卻并未提及，導(dǎo)致科學(xué)規(guī)高校學(xué)生檔案信息化管理初探文/盛磊代磊張琦范的學(xué)生檔案管理制度嚴(yán)重缺位。尤其是多個(gè)校區(qū)分散的綜合性高校，學(xué)生檔案的建立、收集、整理、歸檔、借閱以及轉(zhuǎn)遞等流程缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)填寫時(shí)間不一致、歸檔材料不齊全、審核把關(guān)不嚴(yán)格、移交手續(xù)不規(guī)范等問題，甚至造成學(xué)生檔案丟失甚至失真，從而無法發(fā)揮高校學(xué)生檔案的原始憑證作用。

4.高校學(xué)生檔案的管理手段滯后?，F(xiàn)如今，由于種種原因，絕大多數(shù)高校的學(xué)生檔案工作還僅停滯在手工處理、單機(jī)歸檔、紙質(zhì)為主的進(jìn)程中，未加以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的輔助，造成管理手段滯后，嚴(yán)重制約了開發(fā)與利用學(xué)生檔案的信息資源。

二、高校學(xué)生檔案信息化管理對策分析

傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)階段的工作需求，在科技飛速發(fā)展、社會多元化的今天，高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)立足信息化背景從技術(shù)、制度、管理和服務(wù)等多種角度探求高校學(xué)生檔案信息化管理的新模式。

1.從思想根源著手，轉(zhuǎn)變態(tài)度，加強(qiáng)認(rèn)識。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變對待學(xué)生檔案工作的思想誤區(qū)，提高重要性認(rèn)識，貫徹實(shí)施學(xué)生檔案有利于學(xué)生工作開展、教育質(zhì)量提高、人才全面發(fā)展的教育理念。與此同時(shí)，借助校園網(wǎng)、廣播站等媒介大力宣揚(yáng)檔案的重要性，強(qiáng)化廣大師生的檔案意識。在信息化方面，必須摒棄認(rèn)為利用幾臺計(jì)算機(jī)簡單存儲一些電子數(shù)據(jù)就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的錯(cuò)誤理解。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極帶領(lǐng)檔案管理工作人員認(rèn)真研習(xí)有關(guān)檔案管理信息化的政策方針，并針對發(fā)現(xiàn)的問題組織開展專題討論，使各院系輔導(dǎo)員和專職檔案管理人員就檔案管理信息化工作在思想上達(dá)成重要性和必要性的共識，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作智能數(shù)字化的健康持久發(fā)展美好愿景打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.改革學(xué)生檔案管理體制，合理配置檔案工作人員。為避免上述管理部門雜亂的情況，高校學(xué)生檔案應(yīng)統(tǒng)一歸校檔案館管理并專職負(fù)責(zé)，同時(shí)要協(xié)調(diào)處理好檔案館與學(xué)生檔案形成的各相關(guān)部門如教務(wù)辦、學(xué)生工作部以及學(xué)院等之間的合作關(guān)系，結(jié)合高校自身實(shí)際情況，建立以各學(xué)院為基點(diǎn)向校檔案館過渡的科學(xué)系統(tǒng)的學(xué)生檔案管理體制，實(shí)行集中統(tǒng)蘭臺縱橫一管理。新生入學(xué)檔案、在校期間形成的文件資料、畢業(yè)生檔案信息等先經(jīng)輔導(dǎo)員整理，之后提交到學(xué)校檔案館，由專業(yè)的檔案管理人員檢查，各部門之間相互配合、密切合作，全程跟蹤收集歸檔大學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的成長資料，保證為有關(guān)部門單位呈現(xiàn)最真實(shí)可靠的原始學(xué)生檔案。

3.建立檔案管理制度。高校學(xué)生檔案由于具有連續(xù)性和周期性的特點(diǎn)，因此各高校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況并結(jié)合人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，在檔案的收集、歸檔范圍、整理、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，建立一套適合自身檔案管理特點(diǎn)的、比較完善的檔案管理制度來保障各個(gè)部門之間的工作銜接。建立紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的雙套制管理模式，是當(dāng)今高校學(xué)生檔案管理工作的趨勢所在，是實(shí)現(xiàn)電子信息化的安全措施。因?yàn)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，雖然顯著提高了錄入、查詢及利用學(xué)生檔案的工作效率，但在涉及轉(zhuǎn)遞檔案、出具檔案證明文件等關(guān)乎法律方面的重要活動(dòng)時(shí)，仍要以紙質(zhì)檔案作為基準(zhǔn)。管理制度的建立應(yīng)從以下收集歸檔、查閱借閱、轉(zhuǎn)遞等三方面具體開展：在學(xué)生檔案收集歸檔過程中，明確各部門檔案材料的歸檔時(shí)間和歸檔手續(xù)，輔導(dǎo)員也應(yīng)積極主動(dòng)地與其他形成檔案材料的部門溝通、合作，做到隨著檔案形成及時(shí)歸檔并錄入信息系統(tǒng)，使學(xué)生檔案盡量處于完整連貫和最新狀態(tài)，從而避免畢業(yè)時(shí)集中突擊整理，同時(shí)做到歸檔標(biāo)準(zhǔn)制度嚴(yán)格統(tǒng)一，推動(dòng)學(xué)生檔案工作的規(guī)范化進(jìn)程；在內(nèi)容收集上，也應(yīng)按照素質(zhì)教育的人才培養(yǎng)方向，合理擴(kuò)大范圍，將誠信檔案、心理檔案、科技創(chuàng)新參與情況等一并納入學(xué)生檔案。查閱、借閱檔案方面，要改變以往視檔案為“廢紙”的現(xiàn)象，積極鼓勵(lì)師生及有關(guān)單位查閱檔案。高校應(yīng)建立查閱、借閱制度，檔案管理者要嚴(yán)格監(jiān)督借閱人員辦理登記手續(xù)，同時(shí)借閱者也應(yīng)提高自身素質(zhì)，做到遵守保密制度，堅(jiān)決杜絕隨意復(fù)印、拍攝甚至在檔案文件上胡亂批注、損毀檔案材料等現(xiàn)象。轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)需要建立更為完善周詳?shù)霓D(zhuǎn)遞制度，以確保檔案在遞交過程中萬無一失。學(xué)生檔案在畢業(yè)時(shí)會面臨時(shí)間緊迫、數(shù)量繁重、辦公人員較多的情況，因此在遞交環(huán)節(jié)、方式和手續(xù)上嚴(yán)格轉(zhuǎn)遞制度勢在必行，從而消除安全隱患。

4.信息化系統(tǒng)開發(fā)。高校實(shí)施數(shù)字化檔案管理體系的前提是要投入專項(xiàng)資金，加強(qiáng)軟件、硬件建設(shè)，如購買電子計(jì)算機(jī)、引進(jìn)開發(fā)數(shù)據(jù)庫等，在配套設(shè)施齊全的基礎(chǔ)上建立一套完善的有本校管理工作特點(diǎn)的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)。基于上述提到的高校學(xué)生檔案由檔案館集中統(tǒng)一管理這一特點(diǎn)，并充分發(fā)揮校園局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，我們決定實(shí)施一套以Web為平臺的高校學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)。安裝應(yīng)用非常便捷的Browser/Server架構(gòu)，即支持多種操作系統(tǒng)的Web瀏覽器與運(yùn)轉(zhuǎn)效率極高的ASP服務(wù)器客戶端協(xié)同工作，加以適應(yīng)性超強(qiáng)的MSSQLServer數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，使得這套學(xué)生檔案管理系統(tǒng)在遵循實(shí)用、可靠、安全的理念下變得游刃有余。系統(tǒng)模塊分為檔案館、教務(wù)處、學(xué)院以及學(xué)生四大類，按類型分配權(quán)限，不易出錯(cuò)，解決了高校學(xué)生檔案材料來源廣、部門多帶來的工作繁瑣，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案在建立、收集、整理、轉(zhuǎn)遞以及查詢等環(huán)節(jié)真正意義上的信息化與數(shù)字化。

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1.1戰(zhàn)略實(shí)施與戰(zhàn)略制定的區(qū)別

戰(zhàn)略實(shí)施與戰(zhàn)略制定不同，具有自身的特性。企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實(shí)施最根本的特性就是以行動(dòng)為導(dǎo)向，以實(shí)現(xiàn)目的為最終價(jià)值。

1.2企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略實(shí)施的任務(wù)構(gòu)成

企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實(shí)施是其戰(zhàn)略管理過程中的行動(dòng)階段，它要求將選定的企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略加以細(xì)化，并制定出實(shí)施所需的各項(xiàng)措施并付諸實(shí)施。企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略實(shí)施的任務(wù)構(gòu)成應(yīng)包括以下具體內(nèi)容：制定企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實(shí)施計(jì)劃；建立相應(yīng)的組織結(jié)構(gòu)；按企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略要求配置各項(xiàng)資源；實(shí)現(xiàn)對企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略的政策與程序支撐；根據(jù)企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略要求，完成對業(yè)務(wù)流程的再造；建立相應(yīng)的協(xié)調(diào)機(jī)制；營造工作環(huán)境與氛圍等。企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略實(shí)施的任務(wù)可以歸納為一點(diǎn)，就是如何確保企業(yè)檔案信息化的運(yùn)作方式與企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略成功的必要條件達(dá)到協(xié)調(diào)一致。

1.3企業(yè)檔案信息化的模式選擇

企業(yè)檔案信息化可有多種模式選擇，不同的模式會對企業(yè)檔案信息化產(chǎn)生不同的影響。每一種模式都有其特定的適用范圍，正確選擇企業(yè)檔案信息化的戰(zhàn)略實(shí)施模式，對于企業(yè)檔案信息化的順利完成至關(guān)重要。參照企業(yè)戰(zhàn)略實(shí)施的可選模式，企業(yè)檔案信息化可以參考以下五種實(shí)施模式：

（1）指揮型模式。

指揮型模式強(qiáng)調(diào)自上而下的強(qiáng)力推行，該模式可以有效確保戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)，但是會造成具體實(shí)施人員主動(dòng)性與創(chuàng)造性缺失。

（2）變革型模式。

即強(qiáng)調(diào)組織體系與業(yè)務(wù)流程的再造，但再造的組織體系與業(yè)務(wù)流程容易造成既定戰(zhàn)略邊緣化。

（3）合作型模式。

強(qiáng)調(diào)相關(guān)部門與人員的集體醞釀與配合，對于多數(shù)情況而言，該模式相對可行性高。

（4）文化型模式。

即運(yùn)用企業(yè)文化等柔性力量來保證戰(zhàn)略的順利實(shí)施，有利于統(tǒng)一思想和行動(dòng)，但容易造成管理制度等硬性規(guī)范力量的作用弱化。

（5）增長型模式。

強(qiáng)調(diào)自下而上的建設(shè)方式，以底層的力量來推動(dòng)戰(zhàn)略的順利實(shí)施。所以，根據(jù)企業(yè)檔案信息化實(shí)際情況與特點(diǎn)來綜合考慮各種模式的利弊，做到各種可選模式的靈活、綜合運(yùn)用，盡最大力量趨利避害。

2企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略實(shí)施的組織保障與物質(zhì)基礎(chǔ)

企業(yè)檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要組織體系與物質(zhì)基礎(chǔ)的有力支持。組織保障與物質(zhì)基礎(chǔ)缺一不可，組織保障用以理順企業(yè)檔案信息化過程中各相關(guān)部門的職能關(guān)系，確保企業(yè)檔案信息化順利進(jìn)行：物質(zhì)基礎(chǔ)則為企業(yè)檔案信息化提供資源保障，包括資金的投入與各種戰(zhàn)略資源的配置等。

2.1企業(yè)檔案信息化的組織保障

企業(yè)檔案信息化的組織保障就要以企業(yè)檔案信息化的實(shí)施為最終指向，聚攏相關(guān)部門的職能，建立起多頭協(xié)調(diào)的組織機(jī)制，用以確保企業(yè)檔案信息化的組織體系科學(xué)高效。優(yōu)化的組織體系的建立，對于推進(jìn)企業(yè)檔案信息化的順利進(jìn)行具有重要意義。

2.2企業(yè)檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)

企業(yè)檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)主要包括優(yōu)化的投入結(jié)構(gòu)與各類資源的最佳配置，二者決定了企業(yè)檔案信息化物質(zhì)基礎(chǔ)的優(yōu)劣。企業(yè)檔案信息化需要合理結(jié)構(gòu)的投入。軟件與硬件是企業(yè)檔案信息化的兩根柱石，共同支撐起企業(yè)檔案信息化的基礎(chǔ)平臺。。在這種情況下，及時(shí)使用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和產(chǎn)品，在適當(dāng)維持對硬件系統(tǒng)投入的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)軟件系統(tǒng)的投入是值得考慮的問題。

人力資源、信息資源、技術(shù)資源等各類相關(guān)資源的配置同樣構(gòu)成了企業(yè)檔案信息化的物質(zhì)基礎(chǔ)。在企業(yè)檔案信息化過程中，要做好各類相關(guān)資源的整合工作，加大開發(fā)力度，使信息資源建設(shè)轉(zhuǎn)化為企業(yè)檔案信息化的推動(dòng)力。這就要求企業(yè)檔案信息化要充分認(rèn)識自身與資源配置之間的關(guān)系，要認(rèn)真做好相關(guān)資源的積累、配置、使用工作，保證各類資源與企業(yè)檔案信息化的匹配度，為企業(yè)檔案信息化提供良好的資源保障。

3企業(yè)檔案信息化戰(zhàn)略實(shí)施的軟環(huán)境營造