序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實中各機關相對分散獨立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個有機整體進行管理而文件中心是介于文件產生形成機關和檔案館之間的一種過渡性文件保管機構國內學者一致認為它們的理論依據是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價值、作用和特點各階段文件存在著與之相對應的保管地點和存放方式。國內外學者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認為比較適合我國國情和比較合理的是國內學者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運動過程劃分為制作階段、現(xiàn)實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強調文件從始至終都是一個完整的、動態(tài)的、連續(xù)的生命運動過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標準和方法進行管理使文件運動的不同階段相對獨立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實際工作的難題必須實現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運動的特點的這兩個階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點都主要是為產生文件的機關、為發(fā)揮其原始價值服務的。從本質上四個階段都是文件只是其價值、特點、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據文件生命周期理論文件運動的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經受時間的考驗有的可能沒有價值可以銷毀有的一段時間內有價值然后再銷毀有的具有永久保存價值將來還需要進館保存因此需要一個過渡性的中間機構來專門對其進行整理、保管和利用。于是文件中心這一機構便應運而生了。國內外學者對文件中心的實踐范圍各說不一但其管理的對象、內容是一致的。

文檔一體化和建立文件中心具有理論依據在理論上是成立的在實踐中是否切實可行是否確有必要呢?回答是肯定的。

文檔分離帶來大量的弊端造成大量失控的具有重要價值的賬外文件檔案部門由此館藏質量降低進而導致不能很好的發(fā)揮參考服務作用導致檔案部門信息服務功能降低也導致了檔案部門地位的降低。

隨著我國高新技術的發(fā)展文件檔案的計算機管理提上了議事日程。文件檔案的計算機管理克服了以往工作環(huán)節(jié)、工作程序的重復雷同將文件和檔案作為統(tǒng)一的系統(tǒng)工程加強文件管理的超前控制保證了檔案的質量從而充分發(fā)揮了檔案的作用。檔案工作者提前介入文件的生命周期從信息源頭做起的思想在世界范圍內受到一致歡迎這種思想主要來源于為解決文檔分離使電子時代檔案工作從根本上動搖而提出的也是解決現(xiàn)實文檔分離的根本辦法。

最早產生于美國并在國外許多國家廣泛流行的文件中心是否適合我國國情、能否在我國建立和推廣至今在學術界仍未取得完全一致的認識。我國檔案工作在集中統(tǒng)一管理原則指導下在全國范圍建立了各級各類檔案室、檔案館和檔案事業(yè)管理機構構成一個嚴密完整的組織體系文件也經歷著從現(xiàn)行文件階段到機關檔案室階段再到檔案館檔案階段的生命運動過程也存在著類似文件中心的管理中間性過渡性半現(xiàn)行文件的機關檔案室。然而筆者認為這并不排斥文件中心在我國建立推廣只要注意文件中心的適用范圍后文將詳述它可以成為我國檔案管理機構的有益補充。從目前試點的模式來看文件中心在我國是可行的而且是必要的，文件中心能改變中小機關檔案工作薄弱的現(xiàn)狀。

檔案工作規(guī)范化、標準化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的重要基礎工作。日益豐富的工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標準化與檔案工作規(guī)范化、標準化同行的工作指導思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標準化的入口關，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎工作。

一、公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規(guī)范化、標準化的質量的問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案實體質量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎。首先公文用紙質量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應用。

二、實施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關鍵環(huán)節(jié)

篇（2）

如何定義“檔案社會學”是其研究的基礎與先決條件。保自澄在《開辟檔案社會學的研究領域》一文中提出：“所謂檔案社會學，就是用社會學的基本原理和方法來研究檔案、檔案工作和檔案工作者與社會之間的互相關系、內在聯(lián)系和基本規(guī)律的學科”。陳智為在《檔案社會學概論》中指出：“檔案社會學，就是運用社會學所提供的基本原理，對檔案與社會的關系作專門的社會學研究?！盵7]兩位學者都不約而同地提到，運用社會學基本原理去研究檔案。筆者認為，檔案社會學是從社會學視角來審視檔案、檔案工作和檔案工作者，是運用社會學的基本原理和方法研究檔案、檔案工作及檔案工作者與社會之間關系的一門學科。

1.2檔案社會學的研究對象

檔案社會學研究中的一個重要問題，就是要把這個最基本的研究對象弄清楚。否則，研究活動就會誤入歧途，走偏方向。保自澄認為：“檔案社會學的研究內容和任務大致有以下幾個方面：

（一）檔案、檔案工作產生、發(fā)展、變化的社會基礎和條件。

（二）檔案和檔案工作發(fā)揮作用的范圍、程度和效果的社會原因，以及檔案、檔案工作的社會作用。

（三）檔案工作者在社會生活中的地位、作用，以及檔案工作者的社會心理和智慧才能發(fā)揮的社會影響。

（四）檔案、檔案工作和檔案工作者之間相互關系、相互作用的研究?！北Ｗ猿螐娬{的是檔案、檔案工作、檔案工作者與社會生活之間的關系。陳智為指出：“檔案社會學的研究對象，可初步歸納為以下幾個方面：一、檔案的文化特點與文化表現(xiàn)。二、檔案來源的社會性。社區(qū)檔案、家庭與個人檔案．以及各種載體形式的檔案。三、檔案的社會價值及其實現(xiàn)，檔案的提供利用與開放，檔案的社會效益與經濟效益。四、檔案面向社會的窗口—檔案館；檔案館與圖書館、博物館的關系。五、檔案事業(yè)的公共關系。六、檔案工作與社會意識；檔案工作與社會環(huán)境。七、檔案社會輿論。八、檔案立法。九、國際檔案社會?！标愔菫閺娬{的是檔案學與社會學的交界處。筆者更加傾向于保自澄所提出的檔案社會學的研究對象，認為檔案社會學研究對象大致分為以下四個方面：一是檔案的社會屬性?！皺n案就是人們社會活動的產物，社會活動的歷史記錄。是人類社會發(fā)展到一定階段，即有文字、和國家之后而必然出現(xiàn)的社會產物。無論是古今中外哪個國家，哪個社會都必然會出現(xiàn)檔案這一社會現(xiàn)象，也無論是通用文書檔案，還是專業(yè)檔案（包括科技檔案）的出現(xiàn)也都是社會現(xiàn)象，前者是社會政治活動的產物，后者是社會生產活動的產物?！蔽覀兛蓮纳鲜鲅哉撝械贸?，檔案的來源是具有社會性的。一個國家的政治體制、意識形態(tài)、經濟條件等因素直接影響著檔案的形成?？傮w上說，研究檔案來源的社會性，除了要了解社會這個宏觀因素外，還要研究立檔單位、檔案員等微觀因素的社會屬性。二是檔案的社會價值及其實現(xiàn)?！皺n案是在社會歷史發(fā)展中形成的,它對社會歷史的發(fā)展具有重要的作用和價值。人類保存和利用檔案正說明檔案具備特有的社會作用和價值?！睓n案的社會價值的實現(xiàn)與檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)密不可分。檔案越齊全完整，就越能滿足不同層次的社會需求，也就越能體現(xiàn)它的社會價值。檔案的社會價值還與檔案管理人員的管理水平、編研能力以及對檔案宣傳的能力直接相關。檔案管理人員的管理水平越高，就越能提供方便快捷的服務；編研能力越強，就越能拓寬檔案工作的服務渠道。三是檔案工作的社會影響。從檔案的社會功能來看,檔案能夠折射出政治的、歷史的、文化的等諸多現(xiàn)象。檔案工作不僅能為政治、歷史、文化等領域服務，還能夠為政治、歷史、文化等領域保存檔案，留下史料。研究檔案工作在不同領域的社會影響，也是研究檔案社會學的一項重要內容。四是檔案工作者的社會地位。研究檔案工作者的社會地位，可以分別從兩個層面去研究。一是，從宏觀的角度分析檔案工作者隊伍整體的社會地位。具體地說就是，在不同的政治制度、社會經濟結構和文化發(fā)達程度中，去研究檔案工作者的構成、層次及影響力。二是，從微觀的角度分析個別檔案工作者的社會地位。當代，一批優(yōu)秀的檔案工作者涌現(xiàn)出來。如：軍旅檔案人劉義權“、最美”基層檔案人周珍、優(yōu)秀干部信息管理工作者劉珍娥等提高了檔案工作者的社會地位，擴大了檔案工作的影響力。通過研究不同行業(yè)、不同地域檔案工作者的社會地位，可以分析出檔案工作在不同行業(yè)、不同地域的重要性。

1.3檔案社會學的研究方法

從研究方法上來看，檔案學沒有專屬于自己的原生性的研究方法。傳統(tǒng)的檔案學借鑒的是歷史學、文獻學等學科。檔案社會學的研究方法除了要保留傳統(tǒng)的檔案學的研究方式外，還應借鑒社會學的研究方法。筆者認為研究檔案社會學要掌握以下幾種主要方法：一是定量研究和定性研究。定量研究與定性研究是檔案社會學研究的基本方法之一。定量研究側重于、且較多地依賴于對事物的測量和計算。定性研究側重于和依賴于對事物的含義、特征、隱喻、象征的描述和理解。[10]將定量研究與定性研究相結合，既依賴于對事物的測量，又側重于事物的含義和特征。二是調查研究和文獻研究。調查研究的方式指的是采用自填式問卷或結構式訪問的方法，系統(tǒng)地、直接地從一個取自總體的樣本那里收集量化資料，并通過對這些資料的統(tǒng)計分析來認識社會現(xiàn)象及其規(guī)律的社會研究方式。此種方法對于研究檔案工作的社會影響及檔案工作者的社會地位有著重要的意義。他可以從利用者、社會人士的角度去了解檔案工作和檔案工作者，利用問卷、訪問的方式直接地了解檔案工作的社會影響和社會地位。

篇（3）

一、檔案館現(xiàn)行檔案全宗排放的現(xiàn)狀和所面臨的問題

目前，對于全宗如何排放，可以說是普遍地令各級各類檔案館頭疼的問題。許多檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排列，都是按照傳統(tǒng)的做法，即憑經驗在每一個全宗之后預留出位置，為以后接收檔案而用。這一做法，在館藏數量較少的時期曾經起到了一定作用，但是隨著現(xiàn)行檔案的不斷移交進館，館藏數量的不斷增加，它也就產生了某些弊端，其主要體現(xiàn)在以下兩方面：

1進館檔案全宗的無序狀態(tài)，導致全宗排放工作的被動性。在實際工作中，接收檔案進館通常不是按照檔案館的全宗排放順序進行的，而是具有很大的隨機性。進館檔案無論從內容，還是數量上都有可能與我們先前的經驗判斷相距甚遠，因而預留位置不很準確。時常是一個全宗的新進館檔案，擠占了相鄰全宗的位置，這樣就不得不忙于部分全宗的重新排放，因而打亂了整個的工作安排，并且造成了大量的重復無效勞動。

2每個全宗后所預留位置的不科學，造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的巨大浪費。采用傳統(tǒng)做法所預留的位置，往往是通過經驗的判斷，“一廂情愿”，估計而已。一個立檔單位的檔案無論從內容、數量還是特征上都會隨著社會環(huán)境的變化而變化，但我們對其所預留的位置卻沒有改變，因此造成了管理工作的不穩(wěn)定性和庫房資源的閑置浪費。比如，當預留位置不足時，為了避免整個檔案庫房“大搬家”，通常是“見縫插針”或調整相鄰全宗的檔案，這樣就會使檔案擁擠不堪、取放不便，或者重新調整全宗位置，造成人力、物力的浪費和管理上的不穩(wěn)定性。實際工作中存在這樣一種情況：全宗之間會由于預留位置的不準確，使一些空間成為“嚼之無味，棄之可惜”的“雞肋”。它所造成的浪費是驚人的，我們不妨做一個推測就足以證明這一點：如果每個全宗后留有30厘米的長度棄之不用，那么100個全宗之間將會有3000厘米的空間不能存放檔案，這些地方如果充分利用，那么可存放1厘米厚度檔案3000卷。這還沒有考慮其它因素，單單是裝具的浪費就是很可觀的。

以上這些問題，造成了管理工作的被動與混亂：檔案的經常性搬動，增加了對檔案的磨損，不利于保證檔案的完整與安全，而且也會打亂某些全宗的順序，破壞了原有的系統(tǒng)，這對于還沒有完全實現(xiàn)計算機管理的檔案館，造成了管理工作的被動，不利于檔案的提供利用。隨著時間的推移與機構改革的實施，近幾年將是檔案接收進館的，許多檔案要分批進館，預留位置一旦不科學，將會使檔案管理工作整日圍著“預留位置”轉，造成大量的重復性勞動，使管理工作處于一種“拆東墻補西墻”的被動局面。

二、如何做好檔案館現(xiàn)行檔案全宗的排放

1要正確理解檔案管理工作中的“全宗理論”問題。我認為“保持全宗的完整性、不可分散性”對于收集工作來講是絕對的，這就是要切實保證“一個機關的全部檔案”，“應統(tǒng)一向一個檔案館移交”，“進館檔案應保持全宗的完整性”不能隨意分散。在檔案的管理工作中堅持全宗理論原則，往往存在一定的誤區(qū)，即將收集工作中的“全宗不可分散性”與在檔案管理工作中“全宗管理原則”完全等同起來，認為一個全宗檔案的排放是不可分割的，必須集中排列到一起。其實這一觀點從長遠的角度看是不可能做到的。對于任何事物和理論都要辯證地來看，在檔案工作中貫徹全宗理論時也要避免犯“絕對主義”的錯誤。正確的做法是，以全宗理論為大前提，但可以根據工作中出現(xiàn)的實際情況而做相應的變動。所以，我認為，在檔案管理中全宗檔案的不可分散性只是一個相對的不可分散，也就是說，一個全宗的檔案可以按目錄或時期分別存放，而并不強求必須集中存放在一起。

2對需要向檔案館移交檔案的單位進行調查研究。對立檔單位的調查研究，是做好全宗科學排放的重要前提。因此，各級各類檔案館應從本館的性質綜合性或專門性 和職責范圍出發(fā)，調查研究本館應接收范圍內的所有國家機構、社會組織和個人的職能、任務及其形成檔案的內容、種類、價值，以及現(xiàn)存檔案的數量、整理、保管等情況，科學地確定應移交檔案的單位并編制出進館全宗名冊，以便統(tǒng)籌安排進館檔案的范圍、時間和數量，為全宗的科學排放奠定基礎。具體地說主要做好以下幾方面的工作：

1 對立檔單位中符合進館年限準備移交進館的檔案進行調查研究。對這部分檔案情況進行摸底調查，是我們首先要做的工作，因為我們掌握了這部分檔案的基本情況，就可以迅速結合館藏現(xiàn)狀制定出接收方案，做好準備工作，增強工作的主動性。

2 對未到進館年限的檔案進行調查研究。主要是調查這部分檔案整理的原基礎、鑒定的方法和質量、檔案的數量與成分、需要進館的檔案有多少，做到心中有數，以便為這部分檔案順利移交進館創(chuàng)造良好條件。

3 在前兩項調查研究工作的基礎上，對立檔單位未來形成檔案的狀況進行調研、分析、預測，并做好規(guī)劃。要對立檔單位的業(yè)務狀況進行分析，從而預測其未來檔案形成的數量以及分類標準等情況，為科學決策提供依據。

3立足本館，對館藏現(xiàn)狀進行調查研究。做好全宗排放工作，首先我們要掌握現(xiàn)有館藏檔案的保管狀況，我認為主要做好以下三方面工作：

1 調查分析檔案全宗的來源。這項工作旨在確定哪些是撤銷單位的全宗，哪些是現(xiàn)行單位的全宗，通過以上兩個確定，就可以明確哪些全宗是“活”的，哪些全宗是“死”的，從而為以后的全宗調整及預留位置的確定奠定基礎。比如，我們?yōu)榱舜_保某一全宗在排列上的完整性及連續(xù)性，在必要的情況下可以將某些數量較少的“死”全宗抽出去，單獨排列存放。

2 調查“活”全宗內檔案的分類。通過這項工作可以確定全宗內目錄的數量及狀況，以便在收集指導時給出檔號，在必要時可減少重復性勞動。比如，當預留位置不足時，可以考慮將新進館檔案順接原有目錄號順序給新的目錄號，然后將這部分檔案排列于其它存放地點。

3 調查檔案全宗的保管狀況。這項工作主要是摸清家底，了解目前館藏的庫房條件包括庫房裝具數量、長度，庫房面積及其它保管條件等 以及將來的發(fā)展趨勢比如設備的增添，面積的擴建等 ，為全宗科學排放做好“硬件”規(guī)劃。

4根據調查研究取得的數據，結合實際情況，進行科學的分析、判斷，為待進館檔案合理預留位置，并根據實際需要隨時調整所做的規(guī)劃，但同時也要考慮其經濟效益。

筆者結合實際工作中遇到的一些問題，就如何做好檔案館全宗科學合理的排放提出了一些初步設想：以便于管理為出發(fā)點，在確定進館檔案范圍、數量的情況下，結合庫房、裝具容量，把所有全宗的檔案分時期存放，使整個館藏檔案形成一個個相對穩(wěn)定的、集中的以所有全宗為組成單位的不同時期檔案構成的管理體系，也就是說，把所有全宗中相同時期的檔案仍以全宗為單位集中存放。比如，可以將全部現(xiàn)行檔案以某一年為一個時間界限，對這以前的檔案，進行科學規(guī)劃，為這一時期待進館檔案預留出位置，并且這一時期全宗的排放盡可能在預留的范圍內變動，這樣做的好處就是使全宗排放在現(xiàn)階段是相對穩(wěn)定的，而且在這一年以前的待進館檔案全部接收完畢后，這一時期的檔案則形成了一個穩(wěn)定的管理個體。對這一年以后至某一個年限的檔案，則可以按原來的全宗順序號重新進行集中存放，對待進館檔案重新做好規(guī)劃，形成一個良性循環(huán)的工作系統(tǒng)。此外，在實際工作中，所有全宗的排放可不必強求按由小到大的全宗號順序排列，因為隨著計算機技術在管理工作中的應用，可使排列無序狀態(tài)而不利于管理的問題迎刃而解。

篇（4）

從1982年起，檔案館為地下庫房(新館即將投入使用)。檔案館工作人員立足現(xiàn)實，采取了較為可行的保護措施。1982年安裝了防盜鐵門，在每間庫房門口均設置了10厘米高的防水隔段，并陸續(xù)購置了除濕設力求；1991年建立了較為系統(tǒng)的溫濕度記錄，加強了對庫房溫濕度的控制；加強庫房的日常管理，做好防塵防蟲、防有害氣體等各項工作，開展檔案的修復工作，修補、復制解放時期字跡褪變的檔案450余卷。二、檔案保護工作中存在的問題：

(一)庫房與設備不符合規(guī)范要求。檔案庫房與設備是保管檔案最基本的物質基礎。地下庫房的弊端顯而易見：濕度高，不利于通風，不利于維護檔案的安全。從維護檔案的設備上看，存在單一、老化的問題。新館的建成解決了檔案保護工作最基本、最首要的問題。

(二)檔案保護意識缺乏。檔案保護工作是為利用工作服務的。當前由于過分強調為經濟建設服務，在一定程度上導致了保護意識的減弱，表現(xiàn)在實際行動上就有所松懈。大的方面，如資金的投入，人員的安排；小的方面，如在接收、利用、整理、編研工作中忽視保護工作，修補檔案未用專用漿糊，將檔案放置地上，不注意防塵等。從中可以看出，檔案保護意識在工作人員頭腦中還相對淡漠。

(三)檔案保護技術的培訓研究不夠，檔案保護技術人才缺乏。

1培訓不夠。檔案人員參加的檔案培訓，尤其是檔案保護技術專題的培訓相當有限。隨著科學技術的發(fā)展，辦公自動化的普及，檔案的載體已呈現(xiàn)多樣化的趨勢，以膠片、磁性材料為載體的檔案所占比例將有所增加。它們的保管、使用同紙制檔案發(fā)生了根本變化。檔案人員如果不隨時補充知識，保護工作將無從談起。各有關單位組織的培訓不僅次數有限，而且由于資金、時間等原因難以保證參加。

2檔案保護技術的研究不夠。檔案人員不僅要做好檔案管理的日常工作，而且應加以總結、研究。在我局、館人員撰寫的論文、業(yè)務研究、調查報告中，很少有專門涉及檔案保護技術課題的。

3檔案保護技術專業(yè)人員缺乏。近幾年，檔案館人員的學歷、職稱都有明顯提高，但具有理論知識，又有豐富實踐經驗的保護專業(yè)技術人員卻相當匱乏。檔案保護技術是一門綜合性的應用技術，檔案專業(yè)人員雖有一定的理論知識，實際操作技能卻很有限。

出現(xiàn)以上問題，也有某些客觀原因：檔案館人員多是身兼數據職，征集、接收、整理、提供利用都要參與，難以保證“?！保徊糠直Ｗo技術很少接觸，如裱糊、去酸等。

(四)制度不夠完善。檔案保護在檔案館的各項制度中都有所體現(xiàn)，但從總體上講還存在著不深入、不細致的問題。在制度執(zhí)行方面也存在一定的疏漏，由于人員少、時間緊，有的制度沒有嚴格執(zhí)行；工作只停留在表面上，缺乏必要的分析。

(五)財力投入不夠。保護是一項專業(yè)性較強的工作，檔案庫房溫濕度的控制、檔案的修復、專門檔案的特殊保護要求、專業(yè)培訓等都需要相關的設備和資金為后盾。檔案并無專項保護資金，使檔案館除維持日常的管理工作外，難以有足夠的財力購置較為先進的設備及進行保護技術的開發(fā)、利用。如何進一步提高檔案保護工作水平，我認為應當加強以下幾方面的工作：

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一、高?？蒲袡n案歸檔范圍需要重新界定

界定科研檔案的歸檔范圍之前,首先需要確定高校學術檔案歸檔范圍的原則。筆者認為應堅持成果性和記錄性并舉。科研檔案工作主要利用科學技術研究檔案的成果,“有利用價值”是保存它的重要原因和主要依據。因此,必須堅持科研檔案的成果性。而科研檔案的記錄性強調其完整性、憑證性,有些科研檔案或許沒有成果性和利用價值,但是它反映了學?？茖W技術研究發(fā)展的現(xiàn)狀和歷史,這些檔案也應當妥善保存。因此,在確定學術檔案的歸檔范圍時,一定要兩者兼顧,堅持雙重性質并舉?？蒲袡n案的具體歸檔范圍應包括以下內容:

（一）科研項目檔案

科研項目材料檔案是探索科研規(guī)律的實踐活動的直接記錄。主要包括：科研準備階段中科研課題申請書、審批文件、任務書、項目計劃書、委托書、開題報告、調研報告、方案論證和協(xié)議等材料；研究實驗階段中的各種載體的重要原始記錄、實驗報告、項目進展報告、計算材料、專利申請的有關文件材料；總結鑒定驗收階段中的工作總結、科研報告、論文、專著、參加人員名單、技術鑒定材料、科研投資情況、成果和獎勵申報中的成果和獎勵申報材料及審批材料，這部分檔案是科研檔案存檔的主體。

（二）科研文書檔案

科研文書檔案是科研管理活動的直接記錄，包括科研發(fā)展、總結、學校制定和上級管理部門下發(fā)的科研管理文件和課題管理、成果管理等專項管理活動中形成的管理性科研文件材料。這部分檔案是進行科學決策、計劃、組織、控制等基本管理職能和有計劃、有目的、有條不紊進行項目申報、成果評獎及科研管理經驗總結的依據，也是科研檔案的重要部分，對科研管理工作起到很好的指導作用。

（三）科研成果檔案

主要包括科研年度統(tǒng)計表、教師公開發(fā)表的學術論文和編寫的學術著作、獲獎成果和證書、專利和技術轉讓資料等?？蒲谐晒亩嗌偈歉咝？蒲袑嵙Υ笮〉囊罁?，因此，科研成果檔案的管理在科研管理中也占有重要位置。

二、高校科研檔案管理工作存在的問題及原因

（一）高?？蒲袡n案收集不齊全。原因是：多數科研人員在科研過程中，重視科學研究實踐活動，重視科研成果的與獲獎，輕視科研檔案資料的平時累積工作，認為這是檔案部門的事，與己無關。

（二）高校科研人員檔案意識缺乏。他們認為自己的科研成果為什么一定要歸檔，放到檔案室不如放在自己身邊使用起來方便，于是以關鍵技術資料保密為借口，在科研過程中或科技成果獎勵后應歸檔的資料不愿上交或找理由不主動上交。

（三）高?？蒲袡n案制度不健全?？蒲袡n案的歸檔工作缺乏系統(tǒng)、完整的制度保證，不能做到上、下集中統(tǒng)一管理。高校檔案管理沒有真正實行“三納入”、“四同步”制度，在科研檔案管理工作方面缺乏行之有效的制約手段，致使高校科研歸檔管理工作處于失控狀態(tài)。

（四）高?？蒲袡n案重心偏離。在高?？蒲袡n案中，紙質材料多、電子檔案少，傳統(tǒng)簡易設備多，現(xiàn)代化管理工具少，不能有效地開發(fā)和利用高?？蒲袡n案材料。

鑒于此，高?？蒲袡n案中出現(xiàn)了“四多四少”現(xiàn)象，即一般性技術材料多，關鍵性技術材料少；鑒定、審批性材料多，工藝技術性材料少；文字材料多，光盤、磁盤、圖表、照片、錄像材料少；復印件多，原件少。這些問題嚴重影響了高?？蒲袡n案的收集和管理工作以及高?？蒲袡n案自身價值的發(fā)展和信息資源的開發(fā)利用。

三、對加強高?？蒲袡n案管理工作的幾點見解

（一）建立科學管理制度，理順科研檔案歸檔程序?？蒲袡n案是科研課題科技成果研究的全過程的反映，但又不僅僅局限于某一項科研課題、某一項成果，它是課題及成果之間、學科之間的綜合反映，因而就形成了科研檔案的四個特點：專業(yè)性、系統(tǒng)性、集體性、和階段性。為了規(guī)范科研檔案管理工作，就必須遵循國務院的《科學技術檔案工作條例》規(guī)定的“完整、明確、系統(tǒng)、安全和有效利用要求”歸檔。避免可能造成大量科研檔案材料零散在外現(xiàn)象的出現(xiàn)。為此，必須把科研檔案工作與計劃管理、課題管理、成果管理等工作緊密結合起來，走實現(xiàn)科研工作與科研建檔工作兩者協(xié)調發(fā)展的道路，建立合理的歸檔程序，掌握科研檔案管理工作的規(guī)律，保證高?？蒲袡n案的準確、完整、系統(tǒng)，最終使高?？蒲袡n案工作走上科學化、規(guī)范化的軌道，達到提高科研檔案歸檔的質量和效率。

（二）加強重點、重大科研項目的檔案管理。重大、重點項目及高級別獲獎成果最能反映一所高校的科研能力。重點、重大科研項目的研究時間較長，往往有一些階段性成果，每一階段中肯定有技術進步和新的成果，這些檔案材料既是學校的歷史見證，又是新技術、新創(chuàng)新的基礎。因此對重點、重大科研項目應從立項起就實行課題組預立卷歸檔，然后每個階段產生的技術進步、最新成果、新立項的子課題份年度補倉到科研檔案中去，以免遺漏，這對項目研究人員、學校和國家都有重大意義。

（三）提高高?？蒲腥藛T的科研檔案歸檔意識?？蒲腥藛T是科研檔案形成的主體，科研人員檔案意識的提高，將會使高?？蒲袡n案的管理走上規(guī)范化、科學化的良性循環(huán)軌道，將會使高?？蒲袡n案管理工作邁上一個新的臺階。

（四）推廣科研檔案的開發(fā)利用。美國檔案學家謝倫伯格認為:“檔案部門進行各種努力的目的,就是把有價值的文件保存下來,并使它可供利用?！币虼?科研檔案管理的工作要考慮其開發(fā)利用問題。“檔案的開發(fā)利用是企事業(yè)單位管理水平的一面鏡子?！蹦壳暗臋n案查閱仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上,游離于先進的信息技術之外,主要是靠手工翻閱檔案目錄,查閱起來既耽誤時間,又浪費人力。盡管目前多數高?？蒲袡n案已開始使用計算機等信息設備,但使用范圍仍局限于文檔目錄著入,檔案利用的無紙化、電子化、網絡化程度不高。這種檔案管理工作的滯后,嚴重影響了科研檔案的利用效率。因此,要充分利用和發(fā)揮檔案網站的作用,使相關網站成為有效開發(fā)利用科研檔案的窗口。

同時,高校的科研檔案保管的是一批學者和科研人員的學術成果,它是體力和腦力勞動的結晶,包含著一定的知識產權。這就決定了高?？蒲袡n案開發(fā)利用的特殊性,在對高?？蒲袡n案的利用中,一定要注意尊重別人的勞動與知識產權,學會正確地利用科研檔案,以避免有意或無意地造成侵權的后果。

為在實際利用中避免侵犯作者的知識產權,可進行這樣幾項工作:

(1)對科研檔案中享有著作權的作品,在卷內目錄上打上明顯的著作權目錄標記,以提醒利用者注意。

篇（6）

學籍檔案記載了每個學生在校學習的基本情況，客觀地反映了每個學生在學校期間德、智、體、美等方面發(fā)展狀況，也是一個人接受某種教育程度的經歷和他所達到學識水平的信用憑證。學籍檔案主要包括：（1）學生學籍記錄表；（2）新生入學登記表及各年級學生花名冊；（3）學生在籍注冊表；（4）學生學習成績表；（5）學生轉學、轉專業(yè)、休學、復學、留級、退學、出國等學籍變動情況登記表；（6）對學生的獎懲文件及登記表；（7）修訂學籍管理條例的各種文件；（8）實結、畢業(yè)生論文；（9）學位申報審批表、畢業(yè)證書、學位證書及結業(yè)證書；（10）畢業(yè)生學員鑒定登記表、畢業(yè)生調配表、檔案轉遞單、畢業(yè)生報到證存根及領取證書的印刷編號及畢業(yè)、結業(yè)情況等。

學籍檔案從發(fā)生、發(fā)展、形成到保管利用主要包括檔案的收集整理、立卷歸檔、檔案轉遞及保管利用等幾個階段。但由于學籍檔案種類繁多，形式多樣，在實際管理工作中往往容易出現(xiàn)問題，甚至造成嚴重的后果。因此，重視高校學籍檔案質量，切實抓好和不斷提高高校學籍檔案質量顯得十分必要。

一、學籍檔案管理中存在的問題

1．收集整理是建立檔案起始，真實性是這一階段管理的核心內容。在具體工作中，首先應做到內容詳實可信，不能夸大；其次應保證字體工整、清晰，便于永久保存；最后要注意一些細節(jié)問題，如，姓名使用同音字代替，出生日期農歷、公歷混淆，與戶口產生沖突等。

2．立卷歸檔是將上一步驟收集整理的檔案材料分類匯總，工作重點是確保檔案材料的完整性。存在的問題主要有檔案管理人員檔案意識淡薄，未按要求及時歸檔，或者材料未及時補充完善，甚至歸錯檔；此外，檔案管理方法陳舊，設備和設施老化也是造成立卷歸檔完整性差的客觀因素之一。

3．檔案轉遞的特點環(huán)節(jié)多、人員雜，容易丟失造成錯投、誤投及“死檔”等情況。學籍檔案在轉遞的過程中，經過的中間環(huán)節(jié)較多，從學生本人--學校立卷各院系--就業(yè)指導辦（教務處）--機要郵寄部門--地市級教育局（人事局）--縣級教育局（人事局）--就業(yè)單位人事部門等，無論中間某環(huán)節(jié)出現(xiàn)差錯，都會影響學籍檔案的順利轉遞，從而影響畢業(yè)生的正常工作和學習。

4．檔案的保管利用。檔案的最終目的是保管利用，因此，檔案的日常維護尤為重要，而該環(huán)節(jié)常常與檔案的利用結合在一起。完整的學籍檔案不能散存于個人手中，應由專門的檔案管理部門來保管，并要求檔案管理部門要有一套完整的保管利用借閱制度。常常出現(xiàn)有借無還、涂抹、篡改等現(xiàn)象，造成檔案材料遺失或者信息二次失真，內容失實等。

二、完善學籍檔案工作的管理建議

1．增強檔案意識。加強《檔案法》宣傳，增強各職能部門及學生本人對學籍檔案工作的檔案意識，克服人們對檔案管理工作的偏見和錯誤的認識，激發(fā)人們自覺收集檔案、保管檔案、利用檔案，真正使大家認識到檔案工作是普通高校教育工作的一個重要組成部分。領導應重視檔案管理，把檔案建設納入教學計劃，納入管理制度，要給檔案管理人員培訓的機會，并在經費、設備、庫房等方面給予支持，改善工作條件，充分發(fā)揮管理人員的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

2．建立健全收集與補充制度。明確工作職責范圍，崗位職責要制度化、規(guī)范化。要制定每項任務的工作程序，必要時做出工作流程圖，要有完善的管理制度。努力做到檔案材料歸案率、準確率符合標準，檔案按存放分類清晰，案卷擺放系統(tǒng)有序。學籍管理制度統(tǒng)一標準，克服各行其是的局面。要建立健全收集整理、檢查核對、保管保密、轉交與管理職責等各項規(guī)章制度。在日常工作中，用制度去規(guī)范管理工作，使學籍管理工作逐步走向規(guī)范化。

3．加強隊伍建設，提高專、兼職檔案員的素質。檔案管理工作是一門管理科學，隨著科技的發(fā)展，大大加收了檔案管理工作的現(xiàn)代化，這就要求專職檔案員不僅要學習檔案專業(yè)知識、學習檔案法規(guī)標準，還要懂得計算機管理檔案的技術和外語知識。檔案工作的職業(yè)決定了檔案員不僅要有一定的檔案專業(yè)知識和熱情服務的工作態(tài)度，還要具有嚴謹細致的工作作風，否則，會給學校造成不可挽回的損失。所以要不斷強化高校專職檔案員的職業(yè)道德。

4．大力開發(fā)利用學籍檔案信息資源，主動提供服務。學籍檔案信息資源的開發(fā)和利用是學籍檔案管理工作的最終目的，也是學籍檔案管理部門的職責。有條件的高?？山W籍檔案數據庫，如新生錄取登記卡、學生注冊表、學生成績、畢業(yè)證書編號、學位證書編號及檔案轉遞情況等，以方便師生們通過計算機網絡檢索，獲得自己需要的學籍檔案材料。如學歷、學位認證、出國留學等提供有效信息。

總之，學籍檔案與個人的利益息息相關，以后就業(yè)、提拔干部、晉級、考評、轉正和晉升工資等都離不開學籍檔案。建立健全一整套高校學生學籍檔案管理體系，管理好學籍檔案至關重要。

【參考文獻】

篇（7）

車輛檔案是每一部車輛在稽征部門的戶口本，是稽征人員能夠及時掌握和了解車戶情況、車輛動態(tài)，便于在工作中及時進行詢問、提醒、催繳、追繳繳費服務的有效依據，是稽征行業(yè)檔案中最重要的部分之一。

每位司機朋友首次在稽征部門繳費前都要填寫一份新車入戶申請表，提供車輛和車戶有關詳細資料，這便是我們稽征部門的車輛檔案（簡稱車檔），它由繳費人提供并由稽征人員建立，是車輛的“戶口簿”。建立車輛檔案是車輛繳費服務的第一步，也是稽征部門費源管理的開端，是稽征行業(yè)檔案中最重要的部分之一。

通過查詢車輛檔案，稽征人員能夠及時掌握和了解車戶情況、車輛動態(tài)，便于我們及時進行溝通，改進服務，及時進行詢問、提醒、催繳、追繳等。車輛檔案的建立和管理是稽征部門的一項基礎性工作，但在我們日常的工作實踐中，有的同志對車檔的重要性還沒有引起足夠重視，誤認為車檔管理僅僅是車輛入籍時建立的檔案資料，只要車子有繳費，其檔案內容就無所謂了，所以有些車輛直至報廢、停征時，其車檔也未曾更新過，從而使車檔變成了死檔。一成不變的車檔不但給稽征執(zhí)法帶來很大困難，造成人力、物力的浪費，還會導致費源的流失，甚至引發(fā)訴訟糾紛。因此，車輛入籍時所建立的車檔隨著車輛的運行，需要我們稽征人員不斷地去關注、修正和充實，否則，將無法充分發(fā)揮其在公路征費中的作用。應當說，管好用活車檔，讓它服務于規(guī)費稽征，是我們文明服務、以車為本、和諧稽征的現(xiàn)實體現(xiàn)，意義重大，勢在必行。本人以為，做好稽征車檔工作要注重以下幾個方面內容：

一、保證開征申請表初始資料的真實、有效

通常我們在建檔時往往會碰到一些“人”。他們或是車主的朋友或是下屬來為車主辦理入戶，在開征申請表上車戶地址欄多數填的是車戶身份證上的地址，而這些地址并非都是實際住址；在聯(lián)系人和聯(lián)系電話欄目中經常填的不是車主本人姓名或電話，或者僅寫一個手機或一個固定電話，有的甚至一片空白。一旦欠費，憑身份證的地址去催繳，增加稽查成本徒勞無功；打電話不是未留電話就是號碼變更或停機，如泥牛入海。所以建檔時，我們的征費人員要不厭其煩地多向車戶詢問，讓其提供實際居住地和盡可能多的留下聯(lián)系方式保存在檔案中。比如不是車戶本人親自來辦理的，要讓其詳細填寫車戶現(xiàn)住址，除了正常的手機號碼和電話號碼外，還可留下“人”的號碼；如果是車戶親自來的還可請他多留下幾位車主朋友和鄰居的電話，這樣不但可以準確地發(fā)出催繳通知書或通過短信催繳，還可以在當事人無法查找時，通過其朋友或鄰居來轉告。這樣既了解了欠費車輛的去向，同時也降低了待查率?？傊?，磨刀不誤砍柴工，詳盡的車輛信息對正常的稽查工作具有實質性的幫助。

二、日積月累、加強溝通，及時豐富變更車檔

由于日常經濟生活的不斷變化、車輛買賣的頻繁導致車戶、車主住址、聯(lián)系方式不斷變更，因此在車檔建立后我們要注意及時更新資料。加強與車戶的交流是我們日常一項重要工作。比如有的車輛私下買賣或交警部門過戶后不到稽征辦理變更手續(xù)、車輛意外發(fā)生的交通事故等信息，這不但需要稽查人員通過路檢戶查向車戶咨詢，更需要窗口征費人員細心地去咨詢了解，并形成習慣，從而既能不斷地完善征費車檔，也能使稽查工作及時、準確地掌握到第一手資料，還能為因不了解稽征政策而未及時辦理過戶手續(xù)或因交通事故等種種原因而欠費的車戶提供政策咨詢，減少車戶無謂的損失，提高工作效率，樹立稽征良好的社會形象。車檔資料的完善是每個稽征人員應盡的義務，我們每個稽征人員不論在何崗位，都應不分彼此，互通信息。它也是對我們工作責任心和團結協(xié)作精神的檢驗，所以我們必須共同努力使之日益豐富。

三、利用每年一次的年檢審及時更新車檔

每年一次的車輛公路規(guī)費年檢審不僅僅只檢查車輛繳費情況，更要核對車輛的異動內容。它包括對車輛主體變更、車輛改裝、車輛使用人變更、技術參數修改等情況的檢查核對?？梢哉f是對車檔的再次審核，是非常有必要的。在實際工作中有的同志對年檢審的重要性認識不足，工作留于表面形式，沒有抓住年檢審的大好時機認真負責地核對車戶提供的資料，甚至根本沒有要求車戶提供資料，只是按照計算機中原有的資料填寫年檢審表的全部內容以應付上級檢查，這樣就與年檢審的初衷背道而馳了。應當說，年檢審的意義非常重大，它是我們當前掌握車輛異動情況的最佳途徑，是要求車戶在車輛情況更改后及時到稽征部門辦理變更的最好時機，是積極發(fā)揮稽征主動權，減少和改變送達難的可行之舉，所以此項工作只能加強而不能削弱。

篇（8）

對于查閱檔案的利用者，我們首先將利用者提供的線索輸入計算機進行查詢。如果利用者需要調閱的檔案已縮微復制，我們將向利用者提供檔案縮微品。通過計算機檢索，獲知利用者所需信息的縮微號，調閱縮微品提供利用。在單位條件允許的情況下，可以通過縮微品計算機輔助檢索系統(tǒng)(CAR系統(tǒng))查詢所需信息，從而提高查閱檔案的效率。

直接查閱縮微品，對于大多數利用者來說比較陌生、不習慣。這就需要我們向利用者耐心講解注意事項，并進行實際操作演示，直到利用者可以獨立操作為止。如果遇到機密性強的縮微品或利用者急需的情況，我們可以幫助他們查找所需文件。對于不能很快獨立操作的利用者，也可以先幫助查詢，逐步使利用者掌握操作方法。而對那些經常或長期的縮微品利用者，可以專門為他們預留閱讀品，以方便使用。這樣即擴大了縮微復制工作的影響，方便了利用者，也減輕了提供利用人員的工作負擔。

對于未開放檔案的利用，可以將拍攝的卷片制成封套片，向利用者提供經編輯的封套片，從而防止未開放檔案的泄密，也使其中已開放的檔案提供利用。如果未開放檔案經審定開放，可以對封套片重新進行編輯后，再提供利用。如果該全宗檔案經審定全部開放，則既可以提供卷式縮微品，也可以提供片式縮微品。從而解決了方便利用與保證機密安全的矛盾。

我們還可以根據利用者提供的信息，向兄弟檔案館或其他單位、個人通過購買或交換縮微品的方式豐富館藏，從而解決了利用者多地查詢的不便，而且價格也比較便宜。如果利用者在外地或不便到檔案館來使用，在條件允許的情況下，可以通過郵寄或從網絡上傳輸的方式提供利用。

二、創(chuàng)建良好的閱讀環(huán)境

創(chuàng)建一個良好的閱讀環(huán)境，不但需要有高質量的縮微品和檢索手段，還需要合適的閱讀和復印還原設備及精干的工作人員，這樣可以最大限度的降低利用者使用縮微品的抵觸情緒。

一個良好的閱讀環(huán)境，需要縮微品閱覽室內燈光亮度要合適，其燈光亮度與閱讀器屏幕亮度之比為1：3?？s微品閱覽室內閱讀器應按“口”字排列或在四周放置，閱讀復印機要放在角落里，避免互相干擾。放置閱讀器還要預留下足夠的書寫空間。提供可調節(jié)高度且有后背的椅子，使不同高矮的利用者均能平視閱讀器屏幕三分之二高度，這樣可以部分減輕閱讀疲勞。工作人員必須耐心地向新利用者教授縮微閱讀設備的使用方法，各種縮微品和閱讀設備的指示信號和每臺機器的圖示都能幫助利用者掌握操作方法。其中來回卷片最容易出現(xiàn)問題，乎沒有一個利用者第一次取片的方法是正確的。現(xiàn)在，利用片一般提供的是負片。雖然正片符合人們的閱讀習慣，但由于縮微品是燈光投影閱讀，長時間閱讀正片比負片易疲勞，而且考慮到塵土、損傷及高縮率的影響，一般以提供負片為好。

一個良好的閱讀環(huán)境，要求縮微品閱覽室的工作人員每周對鏡頭、屏幕檢查和清潔一次，還要提醒檔案工作人員注意每一臺機器的使用及其工作條件，從而確保良好閱讀環(huán)境的建立。

三、提供便捷的檢索工具

篇（9）

②只有文本、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進行歸檔處理。

③從歸檔方式來看，電子文件支持邏輯歸檔方式，同時也可進行物理歸檔。基于計算機網絡的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔，不必調整其存儲方式或存儲位置。而物理歸檔則需要借助可脫機存儲的載體，先將源電子檔案網絡傳輸到該載體中，經由其轉換加工再移交檔案室。按照存儲載體的類型，筆者首推光盤，另外還可以用磁帶、硬磁盤等。軟磁盤也不適合長期存儲數據。由專用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉換，然后存儲在指定磁盤。

④電子文件歸檔時，機讀目錄、相關軟件、其他說明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。

⑤電子檔案管理系統(tǒng)采用“計算機集中處理+電子檔案存儲數據資料+數據有效管理”的方式，實現(xiàn)對檔案資料“一次采集、反復利用、信息共享”。

⑥歸檔方式由“紙質”變“電子”。一改以往每年發(fā)一份表格，要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創(chuàng)新建立專門檔案管理系統(tǒng)，由專人負責錄入管理，一人一檔，定期校驗和轉存，實行檔隨人走“終身制”。

⑦時間由“短期”變“長效”。新建立的電子檔案管理系統(tǒng)更具有連續(xù)性和長效性，可做到隨時可添加，隨時可變更，隨時可查閱，有利于長期保存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報不持續(xù)完備的缺點。⑧需銷毀的電子文件必須編制銷毀清冊，經上級批示后統(tǒng)一銷毀。銷毀保密等級較高的電子文件時，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應該一并銷毀其載體，確保不留任何痕跡。銷毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負責監(jiān)管電子文件的接收、保管和鑒定銷毀工作。

2安全保密制度

①辦公室行政人員必須對數字檔案系統(tǒng)的登錄帳號、密碼保密。另外，為了保證系統(tǒng)安全，應該用數字+字母的形式設置登錄密碼，且不得少于八位數，每隔一段時間修改一次。非單位內部計算機未經上級批示無權登錄檔案管理系統(tǒng)。

②除業(yè)務檔案以外的電子檔案只允許單位內部查詢。③使用者本人可查閱電子檔案資料，未經上級批示不得外傳。檔案禁止網絡共享。

3數字檔案室提供各類非室藏檔案查詢

①非單位內部人員，未經本單位領導批示不得調閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料，經批示后由本單位后臺管理部門授予訪問權限方可進入系統(tǒng)進行調閱。單位內部人員可通過提前申請的帳號登錄蘭臺檔案管理系統(tǒng)，根據需要調閱電子文件。

②根據檔案的保密等級，系統(tǒng)按照登錄權限將單位內部人員分為三類，即普通用戶、中級用戶和高級用戶。

③可以對外開放的文件有的設置了限制條件。比如調閱數字檔案時，要求調閱人提前通過網絡遞交調閱申請，經檔案管理人員審查后自由調閱，調閱人不得擅自轉載文件資料。而紙質文件則要通過上級批復再進行調閱。

4檔案數據管理維護制度

①認真做好文件的收、發(fā)工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統(tǒng)；做好檔案的統(tǒng)計、利用工作，對各類檔案庫存、接收、銷毀、利用等進行準確統(tǒng)計，積極做好檔案信息資源的開發(fā)利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務。

②數字檔案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責管理和維護，確保檔案數據安全；

③各部門數字檔案經主管部門領導簽字同意后由行政秘書交檔案室統(tǒng)一管理；④非檔案管理者不得修刪數字檔案；數字檔案至少制作三套備份（一套硬盤，兩套光盤），其中一套異地保存，另外兩套分開保管；行政秘書應請示領導配備專用的電子文件柜，規(guī)范存放歸檔電子文件和數字檔案。

5數字檔案鑒定銷毀制

①堅定數字檔案時，首先由領導批示，從各部門挑選專業(yè)人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數字檔案，就檔案存毀給出專業(yè)意見。然后，工作組統(tǒng)計出不再具有利用價值和存儲價值的檔案清單，編寫銷毀清冊。

②檔案鑒定工作組以報告的形式向上級如實反映檔案逾期情況，并遞交銷毀清冊。經批示后按規(guī)定流程將逾期檔案一并銷毀。但是銷毀清冊必須永久保存。禁止任何部門或個人未經批示擅自銷毀檔案資料。

6檔案數據網絡和信息設備維護使用制度

篇（10）

二、完善檔案建立信息安全設施，夯實基礎，強化機制

為了確保檔案信息安全，必須首先將建立檔案信息安全體系作為第一要務，以科學、合理、完善的檔案信息安全管理體制機制達到保障檔案信息安全的目的。諸如建立檔案信息安全危機預防與危機管理機制；實施重要檔案信息備份制度，提高抵御各種突發(fā)事件影響的能力；處理好檔案信息利用與保護的關系，提高檔案利用過程中檔案實體與信息安全的保障能力；完善受損檔案搶救制度，采取搶救和保護措施，把損失降到最低等各項制度措施，認真做好檔案信息化建設過程中的檔案信息安全保障工作。

三、健全檔案建立信息安全制度，明確責任，形成常態(tài)

對檔案信息安全構成威脅的因素來自各個層面和各個領域。因此，需要構建一個全面的法規(guī)制度體系，即國家、地方和檔案部門從三個不同的層面建立健全檔案信息安全法律法規(guī)體系，來保障檔案的絕對安全。當前，檔案信息安全管理的條款分布在《保密法》、《國家安全法》、《檔案法》、《檔案法實施辦法》和檔案工作的各項條例條令等規(guī)范之中，尚未形成專門的檔案信息安全管理制度或法律體系，需要我們依據國家的有關法規(guī)、結合檔案信息安全保障的具體實際，建立一整套具體可行的檔案信息安全管理制度，明確規(guī)定檔案信息安全的管理職責、管理要求、管理目標、管理內容等，依法實施組織管理，并形成常態(tài)化的趨勢。有了科學完善的檔案信息安全管理的法規(guī)，關鍵就在于具體、有效落實。必須在建立健全各項規(guī)章制度的基礎上抓好落實，要加強對檔案資源監(jiān)測，嚴格檔案的管理和利用活動，依法管理，按章辦事，科學有效地實現(xiàn)檔案的管理與保護。依法嚴厲查處破壞檔案、危害檔案信息安全的行為，對污染環(huán)境、盜竊檔案、破壞檔案的重大事件要嚴肅查處，堅決打擊。同時還應當注意到：檔案信息安全是檔案工作的中心內容，不但要確保檔案在收集、整理、保管、編研中的信息安全問題，還要進一步強調責任意識，通過各級檔案部門和業(yè)務人員的分層包干、分層負責，消除檔案業(yè)務管理工作中可能出現(xiàn)的各種檔案信息安全隱患，確保檔案信息安全，努力做到萬無一失。