序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案信息范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、檔案信息化的概念

檔案信息的形成、積累、加工與貯存、傳遞、利用的整個(gè)過程，就是檔案信息的運(yùn)動(dòng)過程。這個(gè)運(yùn)動(dòng)過程起關(guān)鍵作用的是傳遞過程。檔案信息管理人員通過形成、加工與貯存積累起來的檔案信息，主要目的是為了滿足利用者需要。這就需要在利用者與檔案信息管理者之間找到一種媒介，以溝通供需之間亦即信息與用戶之間的信息。檔案信息的傳遞就是溝通供需之間或信息與用戶之間信息的媒介。

二、信息檔案化的概念與內(nèi)容

（一）信息檔案化的概念

隨著信息時(shí)代的到來，社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生的信息與日俱增，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，各類信息里幾何形式迅速增長，用信息爆炸來形容毫不夸張。面對(duì)浩如煙海的信息，如何進(jìn)行真?zhèn)螀^(qū)分、價(jià)值鑒定、密級(jí)審定、采用識(shí)別，使無序的自然信息變?yōu)橛行虻娜斯ば畔ⅲ岣咝畔⒌睦寐?，則是擺在信息管理部門的一個(gè)新問題。從廣義來看，信息管理部門包括文獻(xiàn)情報(bào)圖書檔案電信通訊等機(jī)構(gòu)，文獻(xiàn)情報(bào)圖書部門管理的信息主要是文獻(xiàn)圖書情報(bào)資料，受特定的管理對(duì)象限制，其對(duì)管理對(duì)象的加工整理方法不適宜用于產(chǎn)生在社會(huì)生活各領(lǐng)域的信息。而檔案部門管理的檔案產(chǎn)生于社會(huì)各領(lǐng)域，涵蓋了信息產(chǎn)生的各個(gè)層面，因此對(duì)大量產(chǎn)生的信息進(jìn)行識(shí)別處理，就歷史性地落在檔案部門的肩上。

信息檔案化是指檔案部門運(yùn)用現(xiàn)代管理理念，采用現(xiàn)代管理方法及技術(shù)手段，按照檔案部門對(duì)信息進(jìn)行有序整合、加工整理、分類檢索、開發(fā)利用信息資源的方法，對(duì)各類信息進(jìn)行有序化、規(guī)范化處理，將系統(tǒng)、全面、有序的信息方便快捷地提供給利用者，以全方位的信息開發(fā)服務(wù)，滿足社會(huì)各方面的需求。

（二）信息檔案化的具體內(nèi)容

信息檔案化是檔案部門面臨的新課題，筆者認(rèn)為，信息檔案化包括以下幾方面的內(nèi)容：

1.檔案部門要樹立大檔案觀，將信息資源擴(kuò)展為檔案管理范疇。過去檔案部門將具有憑證、參考作用的原始信息確定為檔案，檔案管理只是信息的很小一部分。隨著信息時(shí)代的發(fā)展，社會(huì)要求檔案部門提供廣泛的信息服務(wù)的呼聲越來越高。國內(nèi)相關(guān)單位數(shù)字檔案館工程項(xiàng)目在確定建立其數(shù)字資源信息庫時(shí)，大大擴(kuò)展信息資源采集范圍。信息資源采集不僅包括館藏檔案數(shù)字化、立檔單位數(shù)字檔案的在（離）線接收、專門專業(yè)檔案信息收集，還包括各類相關(guān)信息（如電子政府的政務(wù)信息、社會(huì)公眾服務(wù)信息、數(shù)字圖書館信息、網(wǎng)上信息等）的搜索，是社會(huì)綜合信息資源庫，這些信息庫必須在嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的基礎(chǔ)上由多個(gè)部門聯(lián)合建立，以滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息資源的需求。

2.各類信息采用檔案管理的理念與方法。檔案信息化處理是建立在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上的。信息檔案化則是采用檔案的管理理念，對(duì)浩如煙海且雜亂無章的信息進(jìn)行有序整合、標(biāo)準(zhǔn)化處理。包括對(duì)接收的電子文件建立元數(shù)據(jù)庫，對(duì)各種數(shù)據(jù)庫的數(shù)字信息進(jìn)行儲(chǔ)存格式與載體標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換。傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫是一類結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)集合，其屬性描述和檢索處理依賴于精確的人工語言，而這種方法對(duì)于管理綜合性的超大規(guī)模數(shù)據(jù)庫（知識(shí)庫）很不適應(yīng)，例如國際互聯(lián)網(wǎng)上成千上萬的大型數(shù)據(jù)庫，由于檢索語言不統(tǒng)一和管理方式各異已經(jīng)造成了極大的混亂。因此必須依賴更為先進(jìn)的智能化信息管理技術(shù)、以求用自然語言進(jìn)行概念性全網(wǎng)絡(luò)搜索，才能為用戶提供方便、高效的服務(wù)。

3.建立信息檔案化的實(shí)施機(jī)制。信息檔案化是一個(gè)全新的概念，還不為人們所了解，筆者認(rèn)為，其實(shí)施需要從以下幾方面入手：第一，首先應(yīng)當(dāng)在檔案部門進(jìn)行廣泛宣傳，使檔案工作者明確信息時(shí)代檔案人角色的轉(zhuǎn)變及肩負(fù)的歷史責(zé)任。第二，要向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及信息主管部門宣傳呼吁，積極主動(dòng)地做好有關(guān)情況匯報(bào)及業(yè)務(wù)技術(shù)咨詢工作。第三，要積極與各行業(yè)信息管理部門溝通聯(lián)系，在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范及智能信息技術(shù)方面給予指導(dǎo)監(jiān)督。第四，建立信息檔案化的實(shí)施實(shí)體。

三、檔案部門在信息社會(huì)中的地位與作用

（一）檔案信息管理與保存中心

檔案機(jī)構(gòu)保存有大量歷史真實(shí)記錄，是各類檔案信息的集藏地，是社會(huì)各界了解政策形成及效益、工作查考、學(xué)術(shù)研究的主要資料來源。檔案信息涉及社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，對(duì)各行各業(yè)均有相當(dāng)?shù)睦脙r(jià)值，與公民權(quán)益息息相關(guān)。檔案機(jī)構(gòu)在國家信息化建設(shè)中要充實(shí)自身的信息基礎(chǔ)建設(shè)，建立檔案信息系統(tǒng)及專題資源數(shù)據(jù)庫，通過信息化、數(shù)字化檔案管理與運(yùn)用，更好地發(fā)揮檔案機(jī)構(gòu)建檔與擴(kuò)散功能，發(fā)揮各類檔案信息中心的重要作用。

（二）數(shù)字化檔案信息資源保存和傳遞中心

檔案機(jī)構(gòu)保存的各類檔案信息，其內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟(jì)、教育、文化、科技、財(cái)政、工交等各種專業(yè)，檔案機(jī)構(gòu)可運(yùn)用科技手段將館藏的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理予以保存管理，從而成為各機(jī)構(gòu)的數(shù)字化檔案信息資源中心。其中，適宜于向社會(huì)開放的檔案，可將其置于公共領(lǐng)域，通過網(wǎng)絡(luò)傳送，提供給遠(yuǎn)距離的信息需求者利用，成為各機(jī)構(gòu)檔案信息的傳遞中心。

（三）檔案信息的數(shù)字模擬整合技術(shù)處理中心

檔案機(jī)構(gòu)具有長久保存檔案及充分發(fā)揮檔案利用價(jià)值的雙重職責(zé)。因此，一方面要運(yùn)用各種技術(shù)手段使檔案長久保存，如將各種紙質(zhì)、電子檔案運(yùn)用縮微模擬技術(shù)處理，以縮微膠片代替原件長久保存、提供利用。另一方面為了使檔案信息資源更方便、快捷、廣泛地提供利用，又要采用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將大量檔案信息在光盤上“海量存儲(chǔ)”，在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程傳送，跨越時(shí)空限制。在國家信息化建設(shè)中，檔案機(jī)構(gòu)比任何其他機(jī)構(gòu)更加關(guān)注在文件生命周期的不同時(shí)期應(yīng)采用的相應(yīng)技術(shù)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及保護(hù)措施。

參考文獻(xiàn)：

篇（2）

隨著高校數(shù)字化校園建設(shè)的不斷發(fā)展，學(xué)校內(nèi)各業(yè)務(wù)部門的電子文件通過校園網(wǎng)廣為傳遞，電子文件已成為高校新產(chǎn)生文件的主體，也是高校校務(wù)系統(tǒng)的主體。這些新形成的電子文件本身就是數(shù)字化的文件，可直接用于全文檢索利用，如不及時(shí)采集歸檔，任其“自生自滅”，會(huì)給檔案信息化工作帶來無法挽回的損失。

1.對(duì)高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及各學(xué)院、部處中心網(wǎng)頁上形成的正式的電子公文及工作信息電子文件，要及時(shí)將其打印出來，完成紙質(zhì)文件的完整收集。在目前電子文件法律憑證作用尚未得到認(rèn)可的狀況下，嚴(yán)格執(zhí)行紙質(zhì)文件與電子文件同時(shí)歸檔的“雙軌制”原則，以確保檔案實(shí)體與信息的安全。

2.對(duì)高校OA系統(tǒng)上形成流轉(zhuǎn)的大量公務(wù)電子文件以及部處中心、各學(xué)院網(wǎng)頁上形成的電子文件，有兩種方式完成歸檔。對(duì)于0A系統(tǒng)編制完備、實(shí)現(xiàn)了文件與檔案一體化管理的高校，可以直接采用在線歸檔的方式，將辦理完畢的電子文件直接歸入檔案館服務(wù)器完成電子文件的全文采集。對(duì)于未實(shí)現(xiàn)文件與檔案一體化管理的高校，可以采用物理歸檔的方式，由學(xué)校網(wǎng)絡(luò)中心負(fù)責(zé)將OA系統(tǒng)上形成的全部電子文件信息拷貝到光盤進(jìn)行歸檔，完成電子文件信息(包括文件的記錄信息、背景信息和元數(shù)據(jù)信息)的完整采集。

3.對(duì)未在校園網(wǎng)上的有保存價(jià)值的公務(wù)電子文件，由公文擬稿單位專門打印一份紙質(zhì)版文件，并加蓋單位公章，連同相應(yīng)的電子版信息拷貝歸檔保存。

對(duì)電子文件全文信息采集的優(yōu)點(diǎn)是；第一，可以直接進(jìn)行電子文件全文檢索，既方便利用又提高了檔案的檢全率、檢準(zhǔn)率。第二，省時(shí)省力準(zhǔn)確率高，電子文件進(jìn)館后無須進(jìn)行人工掃描，就可以完整準(zhǔn)確地再現(xiàn)電子文件的原文信息，可以方便快捷地為利用者提供服務(wù)。第三，安全高效，使檔案“雙軌制”得到有效的執(zhí)行，為檔案的安全管理提供了保障，同時(shí)電子文件全文信息的采集加快了檔案館數(shù)字化建設(shè)的步伐。

文件級(jí)著錄信息的自動(dòng)采集

目前我國檔案界正以極大的熱情致力于電子文件收集歸檔和紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。然而我們不能忽略，數(shù)字化環(huán)境下高校尚有不少的工作信息仍然以紙質(zhì)文件的方式大量產(chǎn)生，這些文件不僅數(shù)量大，而且價(jià)值高，及時(shí)做好這部分文件的歸檔與著錄數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集，是確保一個(gè)全宗單位檔案齊全完整的關(guān)鍵，同時(shí)也是推進(jìn)本單位檔案數(shù)字化進(jìn)程的一項(xiàng)得力措施。

在計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行文件數(shù)據(jù)的著錄一直是阻礙廣大高校檔案數(shù)字化進(jìn)程的瓶頸，而如何實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下紙質(zhì)文件著錄數(shù)據(jù)的自動(dòng)采集，成為推進(jìn)各高校檔案數(shù)字化進(jìn)程的關(guān)鍵。針對(duì)傳統(tǒng)檔案著錄過程中著錄數(shù)據(jù)主要靠人工錄入、出現(xiàn)數(shù)字化進(jìn)展緩慢、數(shù)據(jù)質(zhì)量差等問題，筆者以為高?？梢越Y(jié)合目前計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的特點(diǎn)，以及高校各業(yè)務(wù)部門歸檔的習(xí)慣，編制一套文件著錄數(shù)據(jù)自動(dòng)采集軟件，有效地解決紙質(zhì)檔案著錄滯后的瓶頸問題。

1.參照國家檔案著錄規(guī)范，對(duì)學(xué)校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之外形成的大量教學(xué)、科研、基建、招標(biāo)采購管理等方面的純紙質(zhì)文件的歸檔要求，做進(jìn)一步的細(xì)化與規(guī)范統(tǒng)一，使部門的歸檔清單附合檔案部門著錄數(shù)據(jù)采集的要求。

2.針對(duì)目前各文件形成部門通常采用在Word或Excel上登記收發(fā)文件的特點(diǎn)，編制一套將擴(kuò)展名為doc或xls格式的文件轉(zhuǎn)換為txt格式的通用文件著錄數(shù)據(jù)自動(dòng)采集軟件，直接將歸檔清單的數(shù)據(jù)批量導(dǎo)入DARMs檔案管理系統(tǒng)。在這個(gè)方面中山大學(xué)檔案館進(jìn)行了有益的嘗試并取得了很好的效果。

紙質(zhì)文件目錄著錄數(shù)據(jù)自動(dòng)采集的優(yōu)點(diǎn)是：第一，充分利用業(yè)務(wù)部門預(yù)立卷的成果，通過采集轉(zhuǎn)換軟件，快速實(shí)現(xiàn)歸檔文件級(jí)目錄的自動(dòng)著錄。第二，省時(shí)高效，檔案部門不用重復(fù)錄入業(yè)務(wù)部門已經(jīng)做好的文件著錄項(xiàng)目，避免了手工錄入不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力而且數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性不高等弊端，有效突破了檔案館進(jìn)行計(jì)算機(jī)檔案管理的瓶頸問題。第三，提高了檔案的利用時(shí)效，文件歸檔后在較短的時(shí)間內(nèi)就可以完成文件級(jí)目錄的計(jì)算機(jī)檢索查詢，方便了利用者的查詢與利用。第四，增加了業(yè)務(wù)部門繼續(xù)歸檔的信心與動(dòng)力，因?yàn)榻坏綑n案館后不用擔(dān)心找不出來或不方便利用，使檔案館收集難的問題成為一去不復(fù)返的過去式。

照片、錄音，錄像等聲像文件信息的采集

1.照片及其信息的采集。照片及其信息的采集主要通過各單位負(fù)責(zé)拍攝的人員完成。在日常工作中，高校通常由宣傳部門負(fù)責(zé)對(duì)學(xué)校各項(xiàng)重大活動(dòng)進(jìn)行跟蹤拍攝和宣傳報(bào)導(dǎo)。隨著數(shù)碼相機(jī)的普及，攝影人員應(yīng)從每一項(xiàng)活動(dòng)中的眾多數(shù)碼照片中精選一組有代表意義的照片進(jìn)行歸檔，并對(duì)歸檔照片進(jìn)行文字說明，即填寫好照片信息(包括題名、時(shí)間、地點(diǎn)、人物和拍攝者)。按照檔案館統(tǒng)一規(guī)定的上傳方式、單張數(shù)碼照片分辨率、照片格式等要求，將歸檔數(shù)碼照片上傳到檔案管理信息系統(tǒng)中，還要用一次性刻寫光盤刻錄兩份送檔案館歸檔保存。

2.多媒體課件文本類、音頻、視頻類電子文件的采集。各單位電子文件管理員將檔案館印發(fā)的《歸檔電子文件登記表》發(fā)給電子文件形成者，由電子文件承辦人將表格填好后，將電子文件刻錄到光盤上，連同表格一并交給各單位電子文件管理員，于次年6月底前交檔案館歸檔。在這個(gè)領(lǐng)域南京大學(xué)檔案館的做法值得大家借鑒。

高校聲像文件信息采集的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在：第一，聲像檔案可以通過靜止、動(dòng)態(tài)的畫面和真實(shí)的聲音再現(xiàn)過去發(fā)生的活動(dòng)，具有強(qiáng)烈的空間感和時(shí)間感，在宣傳、展示高校形象方面具有不可替代的作用。第二，使檔案館藏結(jié)構(gòu)豐富多樣，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，集圖、文、聲、貌于一體，增強(qiáng)了檔案服務(wù)于民生及休閑服務(wù)的能力。第三，聲像檔案的及時(shí)收集，加快了檔案館數(shù)字化的進(jìn)程，強(qiáng)化了檔案館進(jìn)行愛國主義宣傳教育基地的功能。

數(shù)據(jù)庫信息的采集

隨著數(shù)字化校園建設(shè)的推進(jìn)，近年來許多高校已建成并在網(wǎng)上運(yùn)行了業(yè)務(wù)信息管理系統(tǒng)，例如：本(專)科生教務(wù)系統(tǒng)、圖書館信息系統(tǒng)、科研管理信息系統(tǒng)、儀器設(shè)備和實(shí)驗(yàn)室管理信息系統(tǒng)等。這些管理信息系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)一般都比較標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，是檔案管理系統(tǒng)中相應(yīng)業(yè)務(wù)檔案信息的理想來源和數(shù)據(jù)保障。近年來通過實(shí)踐，筆者認(rèn)為應(yīng)用批量導(dǎo)人式著錄方法是快捷高效采集此類專門業(yè)務(wù)信息的好方法。

篇（3）

在當(dāng)前迅猛發(fā)展的信息社會(huì)下，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案事業(yè)應(yīng)對(duì)迅猛發(fā)展的信息社會(huì)的必然選擇。從黨和國家明確提出的“已信息化帶動(dòng)工業(yè)化”的要求，到國家檔案局提出的“已檔案信息化促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)”要求，檔案信息化和檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案信息服務(wù)社會(huì)的最佳技術(shù)手段和實(shí)現(xiàn)途徑。傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理體制已經(jīng)開始徹底改變，檔案信息化和信息化建設(shè)勢(shì)在必行。自2000年全國檔案工作會(huì)議上正式提出了檔案信息化的概念后檔案信息化建設(shè)在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。對(duì)于檔案信息化及檔案信息化建設(shè)以前我是知之甚少的，在這幾年的工作實(shí)踐及學(xué)習(xí)中逐步有了一些認(rèn)識(shí)，現(xiàn)將我的一些拙識(shí)淺見拿來與大家一起探討。

一、檔案信息化的含義

檔案信息化是指檔案管理模式從以面向檔案實(shí)體保管為重點(diǎn)，向以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息這種主要形式向社會(huì)提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。在這樣的轉(zhuǎn)變過程中要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的一體化；要實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。檔案信息化建設(shè)是指是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

二、檔案信息化和檔案信息化建設(shè)應(yīng)遵循的原則

（一）檔案信息化應(yīng)遵循的原則

1. 規(guī)范性原則。制定和實(shí)施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。實(shí)現(xiàn)館（室）藏檔案信息化，一方面可以將館（室）藏的檔案通過掃描等技術(shù)手段轉(zhuǎn)化成計(jì)算機(jī)可識(shí)別和處理的數(shù)字化信息，另一方面可以通過接收電子文件進(jìn)館，但不管是通過館（室）藏檔案數(shù)字化還是接收電子文件，都應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和法規(guī)，如：字符內(nèi)部編碼標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)處理格式標(biāo)準(zhǔn)、信息輸出標(biāo)準(zhǔn)（包括信息的顯示、打印、傳遞等直接面向網(wǎng)絡(luò)用戶的服務(wù)格式）及數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作都實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

2. 安全性原則。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)出來。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。在保證檔案信息的安全性方面我們可以采?。何锢戆踩呗?；訪問控制策略；（如入網(wǎng)訪問控制、網(wǎng)絡(luò)的權(quán)限控制、目錄級(jí)安全控制、屬性安全控制、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器安全控制、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、防火墻控制等。）信息加密策略；網(wǎng)絡(luò)安全管理策略等。

3. 效益性原則。由于檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此必須要遵守效益性原則，講究信息化工作的效益， 要根據(jù)自身的能力，根據(jù)館（室）藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，研究館（室）藏體系還要考慮館（室）藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，把那些利用率較高且利用后能產(chǎn)生較大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的檔案數(shù)字化，可以帶來巨大的效益。而那些利用率不高的檔案則無需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。還可以根據(jù)館（室）藏檔案的特色選擇這些檔案進(jìn)行數(shù)字化，提供獨(dú)具優(yōu)勢(shì)的服務(wù)。因?yàn)閺哪撤N意義上說，特色就是優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵所在。在進(jìn)行數(shù)字化建設(shè)時(shí)，要以用戶的需求為導(dǎo)向，做到按“需”數(shù)字化。

（二）檔案信息化建設(shè)遵循的原則

1. 文檔一體化，是檔案信息化建設(shè)的前提。這就要求把檔案信息化納入到辦公自動(dòng)化的總格局之中，與辦公自動(dòng)化融為一體，同步進(jìn)行。同時(shí)，也要求檔案人員積極介入此項(xiàng)工作中，提出檔案管理和電子文件歸檔方面切實(shí)可行的需求

2. 歸檔雙軌制，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡過程中必須堅(jiān)持的原則。雖然電子文件大量產(chǎn)生和應(yīng)用，但它的法律作用和憑證作用尚未取代紙質(zhì)文件的地位。據(jù)專家預(yù)計(jì)，在較長的時(shí)期內(nèi)，紙質(zhì)文件和電子文件還會(huì)繼續(xù)并存。而且按照國家檔案局的要求，電子文件必須與相同版本的紙質(zhì)文件一同歸檔。 檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必由之路，是深化檔案社會(huì)化服務(wù)的必然要求。它是一項(xiàng)耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設(shè)。作為企業(yè)內(nèi)部的檔案館（室）要想在信息化建設(shè)中有所建樹，使檔案工作適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要。

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面而又具體的工作，信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案館（室）某一部門的工作，也不是單靠幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與與配合，檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化建設(shè)的質(zhì)量起著關(guān)鍵的作用，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。 信息化是當(dāng)今世界和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì)，檔案館（室）只有克服困難，迎頭趕上，與其他行業(yè)同步發(fā)展，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。

篇（4）

檔案敏感信息安全面臨的主要威脅及保護(hù)需求

篇（5）

1）節(jié)約成本。進(jìn)行檔案信息化的建設(shè)有助于為單位節(jié)省不必要的成本浪費(fèi)。在計(jì)算機(jī)信息化檔案管理沒有成為主要的工作模式之前，檔案人員需要花費(fèi)許多的時(shí)間和紙張去進(jìn)行檔案資料的編寫，在這過程中可能會(huì)發(fā)生；漏寫或是漏記的部分，而最后查找需要從頭到尾的查詢，浪費(fèi)大量的人力和物力。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息資料的管理可以快速查詢到所需的資料，在保存上相對(duì)簡單，不易丟失和缺損。2）提高工作效率。運(yùn)用現(xiàn)代已經(jīng)發(fā)展得非常成熟的電腦技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化檔案的管理工作，以此作為從原有的紙質(zhì)信息檔案管理到信息化檔案管理的一個(gè)過渡。運(yùn)用成熟的電腦技術(shù)為檔案管理部門節(jié)約人力成本。比如說起初檔案管理整理紙質(zhì)文件需要二至四個(gè)人來完成這份工作，運(yùn)用電腦技術(shù)就只需要一個(gè)人很好的完成這份工作。這就為整個(gè)管理節(jié)約了人力成本，在此基礎(chǔ)之上也提高了相關(guān)工作人員的工作效率。

二、信息化檔案管理的現(xiàn)狀

1）缺乏重視。對(duì)檔案信息化管理缺乏重視，不僅僅體現(xiàn)在管理部門當(dāng)中，還包括信息管理人員自身。主要體現(xiàn)在管理部門的管理者遵循陳舊的管理模式，不與時(shí)俱進(jìn)，在快速發(fā)展的電腦信息技術(shù)面前，管理者還沒有跟上信息管理的步伐。另一方面檔案管理工作人員，長期以往的工作環(huán)境中，已經(jīng)養(yǎng)成了一種工作習(xí)慣，要在讓他們重新接受另一種工作方法，一時(shí)之間心理上難以接受，甚至是抵觸不愿意做出改變。2）管理標(biāo)準(zhǔn)化不足。在進(jìn)行檔案管理上，沒有完整齊全的管理制度和部門管理系統(tǒng)。比如，房產(chǎn)信息檔案的管理，它應(yīng)該是擁有專門收集房產(chǎn)資料的人員，分化各級(jí)職責(zé)，如資料的收集整理人員，其次是立卷檢查人員以及檔案保管人員。而如今大多數(shù)還保持著兩三個(gè)人員管理信息檔案的工作模式，管理人員之間的職責(zé)分工不明確，到位。也沒有設(shè)置專門監(jiān)督的責(zé)任機(jī)構(gòu)和人員，造成檔案信息管理總體的不足。3）管理人員素質(zhì)較低。檔案信息人員的素質(zhì)較低表現(xiàn)在工作責(zé)任感不強(qiáng)，具體表現(xiàn)在有的檔案信息管理者道德素養(yǎng)不夠高，將檔案資料據(jù)為己有，甚至是私自存放或是拒絕歸檔保管。檔案信息人員素質(zhì)低下還表現(xiàn)在服務(wù)水平不夠高。以房產(chǎn)檔案信息管理為例，房產(chǎn)所有者需要調(diào)動(dòng)存檔的資料進(jìn)行復(fù)印或是作為他用時(shí)，管理人員不給予調(diào)檔，甚至態(tài)度惡劣，給他人造成事務(wù)辦理上的諸多不便。

三、加強(qiáng)信息化檔案管理的措施

1）完善基礎(chǔ)設(shè)施。加強(qiáng)信息化檔案管理的先決條件是完善應(yīng)有的基礎(chǔ)設(shè)施，沒有這些必要的設(shè)備就只是紙上談兵，沒有實(shí)際的意義。建立現(xiàn)代信息化檔案管理首先所需要的設(shè)備，計(jì)算機(jī)是最主要的，其次是復(fù)印機(jī)，專業(yè)的軟件設(shè)備，打印機(jī)、掃描儀等等。而建立檔案信息系統(tǒng)是最關(guān)鍵和最主要的部分，擁有一項(xiàng)完整的系統(tǒng)可以更加快速的進(jìn)行檔案的錄入，以及檔案的分類和檔案的查詢以及保管。2）重視檔案信息化的建設(shè)與傳統(tǒng)保管。檔案信息化的建設(shè)固然很重要，是往現(xiàn)代化信息檔案保管的一個(gè)重要過渡，它使得檔案信息形成一項(xiàng)完整的保管系統(tǒng)，也是現(xiàn)代電腦技術(shù)運(yùn)用在檔案管理上的一次飛越。它在很大程度上為我們的工作節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率以及工作的效益。但是傳統(tǒng)的檔案保管也不能完全的放棄，比如說房產(chǎn)資料文件的原件是作為房產(chǎn)擁有者所有權(quán)的一個(gè)證明文件，這些文件都是要作為紙質(zhì)文件資料長期保存的。3）加強(qiáng)信息安全的管理。在建設(shè)現(xiàn)代信息化檔案管理的步伐之上，還必須得加強(qiáng)信息檔案的安全性管理。在電腦科技發(fā)展的同時(shí)，一些人利用網(wǎng)絡(luò)的便利性以及網(wǎng)絡(luò)的漏洞，使用病毒或是黑客軟件對(duì)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行攻擊，造成信息檔案管理資料的流失與損壞。在沒有備份的情況下，這些流失與損壞的文件資料不能夠還原，給擁有者以及檔案資料管理部門增加損失。因此，亡羊補(bǔ)牢，為時(shí)已晚，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)信息安全管理的預(yù)防與應(yīng)對(duì)。4）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。這里所說的提高檔案管理人員的素質(zhì)水平不僅僅包括管理人員的知識(shí)水平，更加重要的是道德責(zé)任水平。首先是檔案管理人員的知識(shí)水平，需要他們明確的知道檔案信息管理的具體內(nèi)容以及保管措施以及自身職責(zé)的具體要求。其次是管理業(yè)務(wù)水平，我們知道一些檔案管理需要我們妥善的保管一些紙質(zhì)資料，隨著時(shí)間的延長，紙質(zhì)資料容易損壞或是陳舊，看不清楚具體內(nèi)容，這就需要管理人員具備一定的修復(fù)能力。道德素養(yǎng)具體體現(xiàn)在自身的責(zé)任意識(shí)，強(qiáng)烈的職責(zé)使命感以及對(duì)自身的約束力。

四、結(jié)語

在迅速發(fā)展的科學(xué)技術(shù)時(shí)代，印證了科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。把這種發(fā)達(dá)的電腦信息技術(shù)運(yùn)用到檔案信息管理當(dāng)中，完成從傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理信息系統(tǒng)到現(xiàn)代信息化檔案管理的一個(gè)重要過渡。在本文中研究了運(yùn)用現(xiàn)代的信息化檔案管理模式，突出了它的作用，以及它在檔案管理當(dāng)中無法比擬的優(yōu)越性。在此同時(shí)提出在建立現(xiàn)代信息化檔案管理中所需要注意的問題，為怎樣建立新型的現(xiàn)代化檔案管理模式提供了可供大家參考的建議。

作者:劉洋 單位:天津市市區(qū)不動(dòng)產(chǎn)登記事務(wù)中心

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篇（6）

信息只有通過傳播才能得到有效利用，檔案信息也不例外，在檔案信息的傳播過程中，檔案工作者充當(dāng)著傳播者的角色。把信息素養(yǎng)(Information Literacy)的概念引入到檔案信息傳播中，研究在信息技術(shù)條件下如何培養(yǎng)檔案工作者的信息素養(yǎng)，具有極大的現(xiàn)實(shí)意義。本文結(jié)合傳播學(xué)、檔案學(xué)、信息素養(yǎng)等三方面的知識(shí)，對(duì)檔案信息傳播中檔案工作者的信息素養(yǎng)的內(nèi)涵及如何培養(yǎng)其信息素養(yǎng)給出了的建議。

一、在檔案信息傳播中引入信息素養(yǎng)的原因

1947年，美國信息產(chǎn)業(yè)協(xié)會(huì)主席保羅·澤考斯基(Paul Zurkowski)率先提出了信息素養(yǎng)的概念。隨著時(shí)代的發(fā)展，人們對(duì)信息素養(yǎng)的研究逐步深入。目前，對(duì)信息素養(yǎng)的認(rèn)識(shí)主要包括：對(duì)信息真?zhèn)芜M(jìn)行準(zhǔn)確鑒別、區(qū)別對(duì)待的能力；對(duì)信息的有效檢索、評(píng)價(jià)和使用的能力；獨(dú)立自主學(xué)習(xí)的態(tài)度、方法和批判精神；強(qiáng)烈的社會(huì)責(zé)任感和參與意識(shí)等。

信息技術(shù)的發(fā)展使信息傳播方式、傳播效果、受眾選擇等都發(fā)生著改變，而信息傳播者的信息素養(yǎng)更直接地影響著信息傳播的效果。表現(xiàn)在檔案信息傳播方面，檔案工作者的信息素養(yǎng)成為影響檔案信息傳播效果的重要一環(huán)，原因如下：

首先，檔案信息開放性增強(qiáng)。隨著社會(huì)的發(fā)展，公民的知情權(quán)在很大程度上得到提高。檔案信息的開發(fā)更多地關(guān)注現(xiàn)實(shí)和大眾需求，以此來增強(qiáng)對(duì)利用者的吸引力。在開發(fā)和選題的過程中，檔案工作者要有信息意識(shí)，應(yīng)具備對(duì)信息真?zhèn)芜M(jìn)行準(zhǔn)確鑒別、區(qū)別對(duì)待的能力。

其次，檔案信息傳播形式的改變?，F(xiàn)代傳媒技術(shù)的發(fā)展使檔案信息的傳播形式呈現(xiàn)出多樣性的特征。原有檔案信息的編輯速度不能適應(yīng)高速的信息傳播和應(yīng)用速度，這就需要檔案工作者具備在新的傳媒技術(shù)條件下對(duì)信息的有效檢索、評(píng)價(jià)、使用和傳播的能力。

第三，檔案信息傳播手段的變化?，F(xiàn)代傳播手段給檔案信息傳播帶來了很大的便利，但網(wǎng)絡(luò)黑客技術(shù)、病毒、木馬等安全隱患一直困擾著現(xiàn)代人。檔案工作者必須樹立信息安全意識(shí)，在傳播過程中，不僅要注意自身的保密工作，更要注意避免不經(jīng)意地丟失信息造成信息遺漏。

第四，檔案信息傳播客體需求的增加。隨著受眾的檔案意識(shí)和信息意識(shí)的增強(qiáng)，利用檔案信息的用戶不再局限于專業(yè)人員和政務(wù)系統(tǒng)工作人員，因此信息傳播內(nèi)容要具備廣泛性與實(shí)用性。同時(shí)，由于各方面專業(yè)人員對(duì)信息質(zhì)量的要求不斷提高，信息傳播的針對(duì)性要求檔案工作人員提高信息傳播內(nèi)容的專業(yè)性與研究性，滿足用戶需要。

二、檔案工作者在檔案信息傳播中應(yīng)具備的信息素養(yǎng)

檔案工作者的信息素養(yǎng)，是檔案工作者根據(jù)自身和外部信息環(huán)境發(fā)展的要求，自覺接受教育和培訓(xùn)而形成的一種對(duì)待信息及信息活動(dòng)的修養(yǎng)和能力。從傳播學(xué)的角度來講，檔案工作者充當(dāng)傳播者的角色。傳播者的素質(zhì)會(huì)對(duì)其他各方面因素產(chǎn)生巨大影響。下面從文化素養(yǎng)、信息技能和信息意識(shí)三個(gè)方面來闡述檔案工作人員在檔案信息傳播中應(yīng)具備的信息素養(yǎng)。

1．文化素養(yǎng)

這里的文化素養(yǎng)，是指文化知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語知識(shí)。檔案工作者不僅應(yīng)具有較高的檔案專業(yè)知識(shí)水平，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化與科學(xué)技術(shù)知識(shí)，特別是從事信息開發(fā)和編研工作的人員必須以“博才”或“通才”取勝。

首先，在檔案信息傳播前，檔案工作者必須對(duì)將要傳播的信息有充分認(rèn)識(shí)，確保信息傳播符合相關(guān)原則和規(guī)定，對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行選擇、處理和加工。檔案傳播人員必須具備足夠的專業(yè)知識(shí)和其他文化知識(shí)。其次，科技的發(fā)展決定了網(wǎng)絡(luò)傳播必將成為今后信息傳播的主要途徑，作為傳播者的檔案工作者必須掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)。再次，經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展環(huán)境下產(chǎn)生了不同種語種檔案。國際間交流產(chǎn)生大量的外文檔案，基于識(shí)別利用外文檔案信息和增進(jìn)國際檔案工作交流來發(fā)展檔案工作的目的，檔案工作者應(yīng)提高外語水平。

2.1言息技能

信息技能指檔案工作者在從事檔案工作實(shí)踐活動(dòng)中應(yīng)具備的對(duì)信息搜集、理解、分析、處理的能力。這里的信息技能主要指信息處理能力、用戶分析能力和新技術(shù)的應(yīng)用能力。

首先，信息處理能力。由于工作內(nèi)容的特殊性，檔案工作者需要對(duì)檔案進(jìn)行一系列處理才能使其形成檔案信息資源，為公眾提供利用。檔案工作者需要具備的信息處理能力主要包括：信息收集、信息選擇、信息加工的能力。其次，用戶分析能力。不同的受眾對(duì)檔案信息有不同的要求，對(duì)不同類型受眾的需求進(jìn)行分析，增強(qiáng)信息傳播的專指度，將有效提高檔案信息的傳播效率。再次，對(duì)新技術(shù)的應(yīng)用能力。計(jì)算機(jī)在檔案工作中的普及，要求檔案工作者熟悉運(yùn)用計(jì)算機(jī)軟硬件；在網(wǎng)絡(luò)傳播必將成為信息傳播的主要途徑的環(huán)境下，掌握網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)是檔案工作者必須具備的能力。

3．信息意識(shí)

信息意識(shí)就是檔案工作者對(duì)檔案工作信息的敏感程度。

首先，保持對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和檔案工作信息的高度關(guān)注。作為信息資源的開發(fā)者、公眾獲取信息的重要源頭，檔案工作者必須時(shí)刻關(guān)注外界信息，并與當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)氐膶?shí)際工作相聯(lián)系，提高對(duì)未來信息的預(yù)測能力。

其次，敏銳地感受社會(huì)信息的變化對(duì)檔案工作的影響。檔案工作者及其服務(wù)對(duì)象都是生活在信息社會(huì)中，面對(duì)海量信息，檔案工作者只有具備強(qiáng)烈的信息意識(shí)，才能積極主動(dòng)地挖掘、搜集、利用各種有用的信息，不斷完善檔案工作，使檔案工作在各方面建設(shè)中發(fā)揮最大作用。

第三，保持高度的信息安全意識(shí)。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，信息傳遞存在很大的風(fēng)險(xiǎn)，這就要求檔案傳播人員需具備一定的網(wǎng)絡(luò)常識(shí)，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低。另外，數(shù)字化信息的竊取和篡改不易被識(shí)別，使信息真?zhèn)坞y辨，一旦信息被人拷貝或篡改，就可能造成巨大損失，所以檔案工作者還要注意物理存儲(chǔ)系統(tǒng)的安全。

三、如何培養(yǎng)檔案工作者在檔案信息傳播中的信息素養(yǎng)

對(duì)于在檔案信息傳播過程中的檔案工作者來講，信息素養(yǎng)的培養(yǎng)主要從檔案工作者的時(shí)代意識(shí)，良好的社會(huì)培養(yǎng)環(huán)境，檔案工作者信息技能培訓(xùn)，高校文化素養(yǎng)教育培訓(xùn)等四個(gè)方面進(jìn)行闡述。

1．檔案工作者的時(shí)代意識(shí)

信息時(shí)代的檔案工作者除了要增強(qiáng)信息意識(shí)外，還要增強(qiáng)現(xiàn)代化意識(shí)、市場意識(shí)和法律意識(shí)。首先，檔案信息傳播需要檔案工作者增強(qiáng)其對(duì)信息性的認(rèn)識(shí)程度，提高鑒別水平和處理能力，增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，滿足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息日益增長的需求。其次，檔案工作者要開發(fā)檔案信息并主動(dòng)與市場經(jīng)濟(jì)接軌，參與市場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，為市場服務(wù)。再次，檔案信息傳播要求檔案工作者努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的應(yīng)用技術(shù)，促進(jìn)檔案工作的發(fā)展跟上時(shí)代節(jié)拍。第四，檔案信息傳播要求檔案工作者在履行服務(wù)職能時(shí)要有強(qiáng)烈的依法辦事意識(shí)，按照黨和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案的開發(fā)、開放、公布與利用，正當(dāng)參與市場競爭。

2．良好的社會(huì)培養(yǎng)環(huán)境

檔案信息傳播離不開社會(huì)環(huán)境，這里的環(huán)境因素主要指國家的財(cái)政支持、法律建設(shè)、設(shè)備的配置情況(硬件和軟件環(huán)境)。

檔案工作者信息素養(yǎng)的培養(yǎng)是一項(xiàng)創(chuàng)新性很強(qiáng)的工作，需要單位領(lǐng)導(dǎo)下定決心，實(shí)施強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)。一要營造先進(jìn)的思想認(rèn)識(shí)環(huán)境。領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)做好信息工作和提高檔案工作者信息素養(yǎng)的重大意義，大力倡導(dǎo)檔案工作者使用電腦和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，營造濃厚的提高信息素養(yǎng)的氛圍。二要?jiǎng)?chuàng)造良好的軟硬件環(huán)境。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)統(tǒng)籌規(guī)劃，為培養(yǎng)檔案工作者信息素養(yǎng)提供必需的物資、器材、場地和技術(shù)支持，逐步提高檔案部門辦公自動(dòng)化水平。三要完善和落實(shí)規(guī)章制度。從當(dāng)前我國檔案隊(duì)伍培訓(xùn)的實(shí)踐來看，除了繼續(xù)搞好在職培訓(xùn)、堅(jiān)持自學(xué)制度以外，國家還應(yīng)建立健全網(wǎng)絡(luò)使用和管理制度、信息設(shè)備更新制度，使檔案工作者在不斷學(xué)習(xí)和使用新設(shè)備時(shí)增強(qiáng)信息素養(yǎng)。

3．檔案工作者的信息技能培訓(xùn)

網(wǎng)絡(luò)媒體改寫了傳統(tǒng)的平面媒體一統(tǒng)天下的局面，占據(jù)越來越多的傳播市場，檔案工作者需要借助現(xiàn)代的傳播媒介進(jìn)行有效的檔案信息傳播。

首先，作為傳播者的檔案工作者在工作中必須掌握必要的軟件操作和維護(hù)技能，提高辦公速度，更好地促進(jìn)檔案信息的傳播。其次，網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，可以使檔案工作人員及時(shí)捕捉社會(huì)信息，針對(duì)受眾需求進(jìn)行組織，提高傳播效率。此外，檔案管理信息系統(tǒng)、電子文件的發(fā)展和計(jì)算機(jī)病毒等知識(shí)的培訓(xùn)，都有利于檔案工作者正確應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)，在安全與保密的條件下，進(jìn)行更有效的檔案信息傳播。

篇（7）

伴隨著檔案數(shù)字化進(jìn)程中，檔案信息的安全威脅是各種各級(jí)全方位的。檔案安全不僅影響人民的切身利益，同時(shí)直接關(guān)系到國家安全。在檔案數(shù)字化過程中應(yīng)該確保檔案信息的準(zhǔn)確性和真實(shí)性，在檔案信息保存過程中需要對(duì)儲(chǔ)存介質(zhì)進(jìn)行保護(hù)。黑客非法竊取檔案信息嚴(yán)重影響著檔案的安全。檔案信息安全保護(hù)就是確保在檔案從形成起始的所有過程的安全。檔案數(shù)字化給檔案管理工作便捷，同時(shí)數(shù)字檔案面臨著與傳統(tǒng)有別的新型的威脅。本文闡述了影響數(shù)字檔案信息安全的因素，探究加強(qiáng)檔案信息安全的對(duì)策。

 

一、影響數(shù)字檔案信息安全的因素

 

(一)儲(chǔ)存檔案信息的介質(zhì)本身不安全

 

儲(chǔ)存檔案信息的介質(zhì)一般包括光盤、磁盤等電子載體。儲(chǔ)存檔案信息的介質(zhì)壽命遠(yuǎn)遠(yuǎn)比不上紙質(zhì)檔案，普通光盤的壽命也就幾年。針對(duì)儲(chǔ)存介質(zhì)脆弱性，檔案工作者不僅要定期對(duì)儲(chǔ)存介質(zhì)進(jìn)行維護(hù)還需對(duì)檔案信息進(jìn)行備份。

 

(二)無紙化辦公帶來的不安全

 

無紙化辦公趨勢(shì)造成檔案信息對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)過度依賴。數(shù)字檔案的使用離不開電子操作設(shè)備。無紙化辦公造成檔案信息存儲(chǔ)形式的單一性是影響檔案信息的安全的重要因素之一[1]。

 

(三)信息共享、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)帶來的不安全

 

信息共享、網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)使任何個(gè)人、機(jī)構(gòu)都能在互聯(lián)網(wǎng)上抓取信息。檔案信息信息化之后儲(chǔ)存的載體連接在互聯(lián)網(wǎng)上，因此黑客攻擊、網(wǎng)絡(luò)爬蟲等威脅互聯(lián)網(wǎng)安全的因素嚴(yán)重威脅檔案信息的安全。

 

二、應(yīng)用技術(shù)手段確保檔案信息安全

 

(一)建設(shè)安全操作系統(tǒng)

 

操作系統(tǒng)是網(wǎng)絡(luò)能夠正常工作的重要支撐。操作系統(tǒng)負(fù)責(zé)文件管理、進(jìn)程管理、設(shè)備分配等基礎(chǔ)工作。操作系統(tǒng)的掃描工具時(shí)刻檢測系統(tǒng)漏洞，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、防火墻給檔案信息增加了一層保護(hù)、軟件限制策略軟件限制策略來限制系統(tǒng)上運(yùn)行的未授權(quán)的可執(zhí)行程序?qū)n案信息的更改，以防止黑客等不安全人員對(duì)機(jī)密檔案的套取。

 

(二)設(shè)置防火墻

 

防火墻給檔案信息增加了一層保護(hù)。在系統(tǒng)的內(nèi)、外網(wǎng)之間，設(shè)置防火墻是保護(hù)數(shù)字信息安全最主要的措施之一。防火墻的設(shè)置可以實(shí)現(xiàn)內(nèi)、外網(wǎng)之間的隔離、控制訪問手段和對(duì)檔案信息的讀寫方式。防火墻應(yīng)該可以控制對(duì)檔案信息的讀寫方式、過濾流過網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)、禁止非法請(qǐng)求、記錄信息內(nèi)容和進(jìn)程動(dòng)態(tài)、檢測網(wǎng)絡(luò)攻擊。

 

(三)防病毒技術(shù)

 

反病毒技術(shù)不僅可以檢測網(wǎng)絡(luò)非法行為還可以主動(dòng)防御網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊。防毒技術(shù)具有查毒功能，可以對(duì)客戶文件進(jìn)行掃描，檢查潛伏的病毒。同時(shí)防毒技術(shù)的在線功能可以及時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)病毒入侵并報(bào)警，網(wǎng)絡(luò)管理人員將根據(jù)報(bào)警信息及時(shí)作出相應(yīng)的措施。

 

(四)加密技術(shù)

 

檔案記載著一個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中具有一定價(jià)值的歷史記錄，為了保證檔案的完整性和真實(shí)性，檔案在形成之后就是非公開的，除了檔案管理機(jī)構(gòu)其他人都沒有權(quán)利查看檔案。采用加密技術(shù)可以確保檔案信息在數(shù)字化儲(chǔ)存中不被解密以保證檔案信息的非公開性。加密使用的密鑰基本決定了加密強(qiáng)度。密鑰分為對(duì)稱密鑰與非對(duì)稱密鑰。非對(duì)稱密鑰加密技術(shù)具有兩個(gè)密鑰，一個(gè)是公鑰一個(gè)是私鑰，公鑰是公開的，私鑰是非公開的。公共密鑰用來進(jìn)行加密，私鑰可以用來解密。發(fā)送檔案信息時(shí)，發(fā)送者使用公鑰對(duì)檔案信息進(jìn)行加密。接收者接受到檔案信息時(shí)，只有使用密鑰才能解密檔案信息。秘鑰只有接受方才有，因此互聯(lián)網(wǎng)非法分子很難從截獲的加密了的報(bào)文中解出完整檔案信息，這在檔案信息的傳輸過程中可以有效防止網(wǎng)絡(luò)爬蟲、黑客對(duì)檔案信息的竊取。

 

(五)數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)技術(shù)

 

儲(chǔ)存檔案信息的介質(zhì)具有脆弱性。進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份的數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)丟失情況下就可以被恢復(fù)。除此之外，還應(yīng)該增加的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的多樣性，如使用磁盤、光盤之后可以使用紙質(zhì)對(duì)主要信息再備份。

 

三、加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)對(duì)策

 

(一)建立健全檔案管理制度

 

提高檔案管理安全認(rèn)識(shí)能有效確保檔案信息的安全。檔案信息安全的諸多問題根本上是由于檔案管理規(guī)章制度的不建全。除了建設(shè)安全操作統(tǒng)、設(shè)置防火墻、防病毒技術(shù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)技術(shù)等應(yīng)用技術(shù)手段之外，建立健全檔案信息安全的管理制度也是加強(qiáng)檔案信息安全保護(hù)有效對(duì)策之一。因此，需要完善現(xiàn)行管理制度、監(jiān)督制度、賞罰制度、權(quán)責(zé)界定制度和信息網(wǎng)絡(luò)病毒防范管理制度等相關(guān)制度。

 

(二)完善法規(guī)建設(shè)，形成規(guī)范體系

 

中國互聯(lián)網(wǎng)分發(fā)展起步比較晚，相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)立法不健全，致使非法分子得不到懲治作案成本低造成作案更加猖獗。因此制定有效的檔案信息安全法規(guī)顯得尤為重要。立法部門應(yīng)該聯(lián)合檔案部門制定出符合中國國情的網(wǎng)絡(luò)安全法，保障網(wǎng)絡(luò)信息流通的安全，維護(hù)數(shù)字檔案信息安全[3]。

 

(三)提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

 

互聯(lián)網(wǎng)屬于新興行業(yè)，中國互聯(lián)網(wǎng)分發(fā)展起步比較晚，因此檔案管理人員缺乏信互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)、信息安全意識(shí)和操作現(xiàn)代化設(shè)備的水平。另外，檔案工作人員的思想懈怠致使檔案管理人員在檔案管理過程中粗心大意、缺乏責(zé)任意識(shí)，因此需要加強(qiáng)檔案人員互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)培訓(xùn)和思想教育，增強(qiáng)檔案人員安全責(zé)任意識(shí)，提升檔案人員的專業(yè)技能。

 

四、結(jié)束語

 

篇（8）

【關(guān)鍵詞】

數(shù)字檔案館；檔案信息；服務(wù)模式；創(chuàng)新

隨著數(shù)字檔案館的建成，檔案館館藏的多少和館舍的大小已不再是形成競爭的優(yōu)勢(shì)，只有出色的服務(wù)才是檔案館生存發(fā)展的關(guān)鍵所在。

一、數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)模式及特點(diǎn)

1、以檔案館為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐岳谜邽橹行?/p>

在手工時(shí)代，檔案信息利用者基本處于被動(dòng)地位，利用者提交利用需求后只有被動(dòng)等待，能否得到信息有很大的不確定性。數(shù)字檔案館的建成構(gòu)建了一種檔案信息資源環(huán)境，以利用者的需求和方便作為創(chuàng)建檔案信息環(huán)境的根本出發(fā)點(diǎn)，其宗旨是為利用者快捷、準(zhǔn)確、全面地提供所需信息，利用者通過自主行為實(shí)現(xiàn)與檔案信息資源的互動(dòng)。

2、信息內(nèi)容和形式大大豐富

傳統(tǒng)檔案館一般只能提供文字類信息。在數(shù)字檔案館中，利用者得到的檔案信息是多種多樣的，包括文字、聲音、圖形、圖像及數(shù)字視頻。利用者不僅能查閱檔案信息，還可獲取知識(shí)、接受教育。

3、信息服務(wù)智能化

在傳統(tǒng)檔案館中檔案信息被按照全宗、目錄、案卷、文件四個(gè)層次組織成樹狀結(jié)構(gòu)，存儲(chǔ)檔案信息的文件之間雖然存在著內(nèi)容上的邏輯關(guān)系，也只能以一種或幾種角度來顯示檔案信息的有序化。而在數(shù)字檔案館中，可對(duì)信息資源進(jìn)行智能檢索、分析、處理，根據(jù)文件的內(nèi)容特征在文件之間建立起多種鏈接，各信息節(jié)點(diǎn)間形成多維網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，可以任意一種角度來顯示檔案信息的有序化。利用者查閱檔案，可以通過一個(gè)檢索要求將所有相關(guān)文件檢索出來，大大提高了查全率。

4、信息利用超時(shí)空化

在紙質(zhì)時(shí)代，用戶查閱檔案信息需要到檔案館，需要由檔案人員在場提供。而在數(shù)字檔案館中，利用者可以超越時(shí)間、空間的限制，在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)通過網(wǎng)絡(luò)得到各種檔案信息。

5、檔案服務(wù)超前，文檔實(shí)現(xiàn)一體化管理

傳統(tǒng)的檔案工作始于歸檔收集，而在數(shù)字檔案館中，文件全生命周期理論將貫穿文件檔案的全過程管理。從文件的形成開始介入，對(duì)文件的形成、發(fā)放、歸檔進(jìn)行一體化管理。如PDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)檔案部門均參與其中，使之與檔案管理系統(tǒng)集成，完成歸檔發(fā)放功能。對(duì)各資料點(diǎn)的現(xiàn)行技術(shù)資料通過檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)范管理。

二、搞好數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)創(chuàng)新的途徑

數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)創(chuàng)新涉及多方面，觀念創(chuàng)新是前提，服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新是基礎(chǔ)、核心，服務(wù)方式創(chuàng)新是關(guān)鍵，人才和組織管理的創(chuàng)新是保障。

1、服務(wù)觀念創(chuàng)新

用知識(shí)管理思想指導(dǎo)檔案信息服務(wù)創(chuàng)新。知識(shí)管理對(duì)信息服務(wù)創(chuàng)新的指導(dǎo)表現(xiàn)在深化信息服務(wù)內(nèi)容，即提供知識(shí)服務(wù)。它不是簡單的信息積累和傳遞，而是知識(shí)的再開發(fā)和利用。在服務(wù)內(nèi)容的深度上，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深層次的開發(fā)利用。數(shù)字檔案館較之傳統(tǒng)的檔案館，應(yīng)具備檔案編研、統(tǒng)計(jì)分析、建立強(qiáng)大知識(shí)庫的功能。在服務(wù)內(nèi)容的廣度上，應(yīng)有盡可能寬的知識(shí)涵蓋面，真正起到知識(shí)傳播和共享的作用，主動(dòng)為用戶提供幫助與指導(dǎo)，以快捷有效的方法滿足用戶的知識(shí)需求。很多軟件系統(tǒng)，如OA、PDM、CAPP、ERP系統(tǒng)中保管的信息都是珍貴的知識(shí)資源，也是檔案信息的組成部分，可以開發(fā)知識(shí)庫管理平臺(tái)，將其中的知識(shí)共享、提煉，實(shí)時(shí)有效地進(jìn)行各項(xiàng)知識(shí)收集、交換與傳遞，對(duì)于不同系統(tǒng)中提取的知識(shí)信息進(jìn)行整合與收集，將檔案信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)轱@性知識(shí)為利用者所用，從而不斷提升自主創(chuàng)新能力。

2、服務(wù)內(nèi)容創(chuàng)新

資源庫是數(shù)字檔案館基本特征的重要體現(xiàn)，也是數(shù)字檔案館建設(shè)的重點(diǎn)，只有不斷豐富檔案資源庫的內(nèi)容，才能在加強(qiáng)收集積累的基礎(chǔ)上，創(chuàng)新檔案利用服務(wù)方式。資源庫建設(shè)包括以下內(nèi)容：

存量檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。根據(jù)館藏情況建立產(chǎn)品檔案、文書檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、標(biāo)準(zhǔn)、圖書、光盤目錄數(shù)據(jù)庫。采用掃描方式將紙質(zhì)檔案全文數(shù)字化處理，掃描成PDF文件格式，在數(shù)據(jù)庫中掛接掃描文件，形成檔案全文資源庫。對(duì)于光盤類的電子文件，需要將其中數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為規(guī)范格式，按一定的組織方式存入檔案全文庫。

增量檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對(duì)于新產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案和歸檔的光盤，建立資源庫的方法同存量檔案。對(duì)于OA、PDM等系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，通過開發(fā)與有關(guān)系統(tǒng)的接口，在線實(shí)時(shí)或離線定時(shí)接收產(chǎn)生的檔案信息。

多媒體檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。多渠道收集多媒體檔案；在科研、生產(chǎn)、基建、培訓(xùn)等活動(dòng)中采用自主拍攝錄制形成多媒體檔案；編研多媒體檔案材料產(chǎn)生多媒體檔案。豐富多媒體檔案館藏，為員工提供圖文并茂、形象生動(dòng)的多媒體檔案信息服務(wù)，不僅有利于改善檔案信息服務(wù)手段，提升檔案部門的地位，也是檔案工作不斷應(yīng)對(duì)高新技術(shù)挑戰(zhàn)的有益嘗試。

專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案專題數(shù)據(jù)庫是檔案數(shù)據(jù)庫的一個(gè)重要形式，它以各類檔案基礎(chǔ)庫為主要數(shù)據(jù)來源，通過檔案信息管理系統(tǒng)，按照某一專門題材內(nèi)容編制而成的各類檔案數(shù)據(jù)集合。開發(fā)各類利用價(jià)值高、有針對(duì)性的專題庫，滿足利用者不同的檔案信息需求，是充分發(fā)揮檔案作用的最佳突破口，是一種全新的服務(wù)方式。

3、服務(wù)方式創(chuàng)新

數(shù)字檔案館網(wǎng)站是數(shù)字檔案館檢索利用，信息的重要平臺(tái)。通過檔案網(wǎng)站不受權(quán)限限制的檔案信息和工作動(dòng)態(tài)。如某企業(yè)數(shù)字檔案館網(wǎng)站開設(shè)了以下欄目：[檔案動(dòng)態(tài)]欄目（包括行業(yè)檔案資料工作情況和公司內(nèi)檔案資料管理工作情況）；[規(guī)章制度]欄目（包括國家、行業(yè)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)定和公司制度）；[歷史瞬間]欄目（展現(xiàn)歷史照片）；[檔案利用效果實(shí)例]欄目（精選利用案例反映檔案的利用價(jià)值，提高全員的檔案意識(shí)）；[公司榮譽(yù)]欄目（展現(xiàn)公司在科技及管理方面取得的成績，提高公司職工榮譽(yù)感）；[學(xué)習(xí)園地]欄目（將開會(huì)、交流、培訓(xùn)中的檔案管理ppt課件收集整理供員工學(xué)習(xí)）；[問與答]欄目（用于數(shù)字檔案館用戶和檔案館進(jìn)行業(yè)務(wù)交流）。利用檔案資源庫中的信息則有權(quán)限限制，需要提出賦權(quán)申請(qǐng)，經(jīng)檔案部門審查后，方可查詢或?yàn)g覽權(quán)限范圍之內(nèi)的檔案目錄及全文信息。

4、人才和組織管理創(chuàng)新

（1）精心組織。數(shù)字檔案館建設(shè)是一項(xiàng)龐大工程，其中網(wǎng)站建設(shè)、資源庫建設(shè)、數(shù)據(jù)錄入、紙質(zhì)文件掃描、制度編制等工作的難度和工作量都很大。首先要制定“實(shí)施方案”和“實(shí)施計(jì)劃”，并組織參與人員學(xué)習(xí)，統(tǒng)一思想。并將計(jì)劃中的所有內(nèi)容分解落實(shí)到人。其次要建立績效考核制度。

（2）加強(qiáng)建庫和利用培訓(xùn)。對(duì)專兼職檔案人員進(jìn)行數(shù)字檔案館建庫的規(guī)范、要求、流程的培訓(xùn)，對(duì)利用者進(jìn)行數(shù)字檔案館利用培訓(xùn)，使他們熟悉掌握數(shù)字檔案館各模塊功能。

（3）注重標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)。制定數(shù)字檔案館系列標(biāo)準(zhǔn)以滿足數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)行的需要，使數(shù)字檔案館利用服務(wù)有章可循，更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（4）信息安全保密體系建設(shè)。包括數(shù)據(jù)庫安全建設(shè)，應(yīng)用系統(tǒng)安全建設(shè)，安全保密管理，數(shù)據(jù)的備份。

通過數(shù)字檔案館檔案信息服務(wù)模式的創(chuàng)新，能使檔案部門的工作水平和工作效率大大提高。在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，要依托現(xiàn)代信息技術(shù)，推動(dòng)檔案服務(wù)模式創(chuàng)新，逐步建成門類齊全、載體豐富、具有相當(dāng)規(guī)模的檔案信息資源庫和集收集、管理、利用于一體的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)檔案工作管理規(guī)范化、資源數(shù)字化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

【參考文獻(xiàn)】

篇（9）

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082 （2013）11-0026-02

隨著社會(huì)的發(fā)展，信息時(shí)代的來臨，一些國家開始進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，從而有效提高檔案的作用。我國對(duì)于這方面有著高瞻遠(yuǎn)矚的眼光，早在2000年，我國國家檔案局以及中央檔案館已經(jīng)開始落實(shí)檔案信息化建設(shè)，并頒發(fā)了一系列的通告。然而，該工作并沒有得到相關(guān)重視，我國很多地方的檔案館依然沒有完全實(shí)現(xiàn)信息化管理，一些地方沿用傳統(tǒng)的檔案管理中，同時(shí)還存在一些漏洞，更不用說檔案管理工作的創(chuàng)新了。

檔案記錄是對(duì)歷史事件進(jìn)行詳細(xì)的記錄，同時(shí)也可以給未來發(fā)展提供借鑒和依據(jù)。因此，對(duì)檔案進(jìn)行有效、快速的管理工作，能夠有效保證檔案的完整性，對(duì)現(xiàn)代社會(huì)來講有著非常重要的借鑒作用。從檔案中的歷史事件進(jìn)行學(xué)習(xí)，吸收相應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，才能更有效的避免發(fā)展過程中出現(xiàn)相類似的問題。在檔案管理的過程中，利用率較高的檔案被稱為活檔案，利用率較少的檔案則稱之為死檔案。活檔案和死檔案的分類和管理非常重要，這就需要利用信息化對(duì)檔案進(jìn)行管理，本文主要對(duì)檔案信息化實(shí)踐與創(chuàng)新方面進(jìn)行研究，并提出合理的建議。

一、充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性分析

1.充分認(rèn)識(shí)到檔案信息化的重要性，改善檔案管理工作

對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理，可以對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的管理和查詢，利用計(jì)算機(jī)設(shè)備，對(duì)要查詢的檔案進(jìn)行關(guān)鍵字輸入，即可進(jìn)行檔案的查詢。這便是檔案信息化的便捷性。與傳統(tǒng)的檔案管理相比，該方法具有高速、方便等優(yōu)點(diǎn)，且可以廣泛應(yīng)用在各個(gè)地方的管理當(dāng)中，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

2.符合形勢(shì)發(fā)展的需求

邁入21世紀(jì)信息全球化的時(shí)代，檔案信息化與數(shù)字化變得越來越重要，利用檔案信息化和數(shù)字化，能夠?qū)n案進(jìn)行及時(shí)有效的管理，并為檔案工作的創(chuàng)新奠定基礎(chǔ)。檔案是對(duì)一個(gè)時(shí)期的工作、歷史進(jìn)行記錄和管理，可以說是一個(gè)時(shí)代的縮影，利用檔案，可以引導(dǎo)著下一代人繼續(xù)前行。在眾多檔案當(dāng)中，如果未能對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)有效的管理，就會(huì)造成檔案混亂，查詢困難，導(dǎo)致檔案難以進(jìn)行運(yùn)用。使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，倘若出現(xiàn)查詢?nèi)藛T較多的情況，則容易導(dǎo)致查詢混亂的現(xiàn)象。檔案管理人員要不停地搬動(dòng)檔案文件，從而容易造成檔案文件的損壞或缺失，并嚴(yán)重拖慢了檔案查詢的速度。

3.企業(yè)現(xiàn)代管理的需求

檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的需求之一。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，企業(yè)的競爭變得越來越激烈。在一些決策當(dāng)中，需要對(duì)檔案進(jìn)行回顧性分析。這就需要對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的查找，將找出的相關(guān)文檔進(jìn)行回顧性分析，從而做出決定。這樣一來就非常注重時(shí)效性，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化建設(shè)，決策人員就可以足不出戶進(jìn)行檔案查找。舉個(gè)例子，當(dāng)決策人員需要查找關(guān)于2003年會(huì)計(jì)部的檔案文件時(shí)，可以讓秘書在檔案資料庫中輸入“2003”，“會(huì)計(jì)部”，“X X”內(nèi)容的關(guān)鍵詞，就能夠在0. 2秒之內(nèi)查找完畢，并根據(jù)電腦上的提示，將查找得到的文件按照相關(guān)編號(hào)到檔案室當(dāng)中領(lǐng)取，從而提高檔案翻閱的便捷性。

二、檔案信息化實(shí)踐內(nèi)容分析

1.建立檔案數(shù)據(jù)庫

以某地方為例，關(guān)于檔案數(shù)據(jù)庫的建立，早在2001年國家便開始著手建立，將檔案文件的目錄和相關(guān)內(nèi)容信息輸入到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文件的數(shù)據(jù)化管理。截止到2010年為止，該地方已經(jīng)順利輸入相關(guān)文件達(dá)到13萬條，卷級(jí)的目錄已經(jīng)達(dá)到1萬5千多條。這些數(shù)據(jù)庫的建立，一方面能夠體現(xiàn)當(dāng)?shù)匦畔⒒l(fā)展，另一方面也體現(xiàn)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)管理者對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視。

2.加強(qiáng)對(duì)檔案的整理和防護(hù)工作

檔案的整理和防護(hù)工作主要包括以下幾點(diǎn)：第一，紙質(zhì)檔案的電子化，利用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行電子化，具體的方法為掃描。第二，將電子檔案進(jìn)行整理。將電子檔案利用磁盤、網(wǎng)絡(luò)、磁帶、硬盤等方式進(jìn)行保存，從而保證電子檔案的完整無缺。第三，檔案管理人員對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的清點(diǎn)，以保證檔案的完整性。

3.加強(qiáng)對(duì)電子文檔的收集工作

電子文檔的收集工作非常重要，它是未來檔案資源的重要組成部分。目前，檔案文件主要包括紙質(zhì)文件和電子文件。要實(shí)現(xiàn)文檔的保存工作，就必須要將紙質(zhì)文件電子化，并對(duì)兩種類型的檔案進(jìn)行共同管理，紙質(zhì)檔案要利用檔案資料室進(jìn)行收集和存放，電子文檔則要通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、硬盤系統(tǒng)等工具進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，并存放到檔案資料室當(dāng)中。

三、檔案工作的創(chuàng)新建議

1.檔案信息建設(shè)要提高系統(tǒng)水平

檔案信息化建設(shè)，要不斷提高檔案系統(tǒng)水平。即檔案系統(tǒng)的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)都必須要達(dá)到合乎標(biāo)準(zhǔn)的水平，這些水平通過互相聯(lián)系，從而發(fā)揮出優(yōu)勢(shì)，并提高信息建設(shè)系統(tǒng)的能力。一些系統(tǒng)節(jié)點(diǎn)在運(yùn)行的過程中會(huì)出現(xiàn)不同程度的障礙，這些障礙會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行的水平較低，不利于檔案工作的進(jìn)行。

2.要做好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)據(jù)庫建設(shè)主要是企業(yè)或政府相關(guān)部門對(duì)電子檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行有效的管理，目前我國電子檔案信息系統(tǒng)主要處于文件處理和管理系統(tǒng)之間的發(fā)展階段，數(shù)據(jù)庫的建立和完善都是影響電子檔案工作創(chuàng)新的重要部分，因此必須要對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行積極的開發(fā)和建設(shè)，以滿足檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。

3.提高檔案信息工作的水平

檔案信息工作的現(xiàn)狀主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：檔案信息工作較為落后、規(guī)范化程度不高、檔案之間的資源未能及時(shí)進(jìn)行共享、檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)并不高，這些因素都嚴(yán)重地影響著檔案信息的發(fā)展。因此，管理人員必須要不斷提高檔案信息工作的創(chuàng)新，設(shè)立相關(guān)的規(guī)定對(duì)檔案信息工作進(jìn)行規(guī)范，提高檔案管理人員的素質(zhì)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行定期考核工作，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的管理人員辭退處理，要廣泛吸引專業(yè)性人才參與到檔案管理當(dāng)中去，從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案的管理。

結(jié)束語

檔案的信息化管理是一項(xiàng)長期的、復(fù)雜的管理事項(xiàng)，要提高檔案的管理水平，必須要在管理的過程中，不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，實(shí)事求是，從而促進(jìn)信息化建設(shè)，保證檔案管理工作不斷完善和發(fā)展。

篇（10）

檔案信息化的核心是轉(zhuǎn)變保存方式，將以實(shí)體保存的檔案管理模式轉(zhuǎn)化為以數(shù)字化信息保存的檔案管理模式，從而達(dá)到長期保存檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，方便檔案尋找查閱的目的，提高檔案的管理能力。當(dāng)前，大多數(shù)檔案管理部門已經(jīng)實(shí)施檔案信息化管理，但由于檔案信息化建設(shè)還處于發(fā)展探索階段，在實(shí)施過程中易受到其他因素的影響，降低檔案管理能力。因此，本文研究的目的就是通過對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考，提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理利用。

一、影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素分析

（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)

檔案信息化建設(shè)改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，是對(duì)檔案管理服務(wù)理念的變革，但部分管理人員對(duì)此缺乏正確的認(rèn)識(shí)，未認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，信息技術(shù)對(duì)檔案管理的影響主要體現(xiàn)在三方面：一是利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化能夠提高單個(gè)部門的職能效率；二是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的建設(shè)能夠方便檔案的管理與查閱，有效提高個(gè)人的工作效率，并為民眾提供方便；三是有利于實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升組織效率。但部分人員由于未認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，阻礙了檔案管理的變革，降低了檔案管理能力，影響了檔案管理的效率。因此，對(duì)檔案信息化建設(shè)缺乏正確認(rèn)識(shí)是影響檔案管理效率的因素之一。

（二）對(duì)運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念

對(duì)運(yùn)用信息資源存在錯(cuò)誤觀念是影響檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率的因素之一，阻礙了檔案管理水平的提高。傳統(tǒng)檔案管理理念認(rèn)為，檔案管理的目的就是將檔案入館，較好的長期的保存下來，以便以后的查閱。而現(xiàn)代信息化檔案管理的核心是實(shí)現(xiàn)資源的共享，將注意力由如何存放檔案轉(zhuǎn)移到如何充分利用檔案資源上面，以更好地利用檔案資源、服務(wù)大眾為主要目的，以提高檔案資源的利用率，發(fā)揮檔案資源更大的作用與價(jià)值。但部分管理人員的觀念還是較為傳統(tǒng)，只注重檔案資料的管理保存，不注重檔案資源的合理利用，致使檔案管理的效率低下，檔案管理水平較低。

（三）檔案部門信息化水平存在差異

由于各地的經(jīng)濟(jì)水平不同，檔案部門的信息化施設(shè)以及管理人員的專業(yè)能力都會(huì)存在一定的差距，導(dǎo)致了檔案部門信息化水平也存在較大的差距，這已經(jīng)嚴(yán)重影響了檔案管理的效率。有些部門較早使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，檔案管理的信息化水平較高，但有些部門卻仍舊使用單機(jī)操作，無法實(shí)現(xiàn)資源共享，檔案管理的信息化水平較低，由此導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)未被發(fā)揮，檔案信息化管理水平參差不齊等問題，從而影響了檔案信息化建設(shè)與檔案管理效率，致使檔案管理能力較低，無法合理利用檔案資源。

二、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考

（一）加強(qiáng)電子文件的管理

隨著計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)的建立，越來越多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，致使電子文件的檔案管理至關(guān)重要。實(shí)踐表明，通過電子文件的管理能夠保存重要信息，使檔案信息的價(jià)值最大化，具有重要意義。因此，加強(qiáng)電子文件的管理十分重要，需要做到以下幾點(diǎn)：一是建立管理電子信息與維護(hù)檔案資源網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)部門，保證電子文件歸檔制度化、專業(yè)化，從而增強(qiáng)電子文件的管理能力；二是做好電子文件的相關(guān)處理工作，在電子文件管理過程中，管理人員需要及時(shí)進(jìn)行電子檔案的接收、處理、保存以及文件格式的更改等工作，保證電子文件管理的有效性；三是解決好電子文件的保存問題，電子文件的形成時(shí)間短，能否長期儲(chǔ)存缺乏驗(yàn)證，因此在電子文件管理過程中需要解決好電子文件的保存問題，對(duì)于長期儲(chǔ)存的文件需要定期復(fù)制，避免出現(xiàn)檔案信息丟失的情況。

（二）建立網(wǎng)絡(luò)檔案

建立網(wǎng)絡(luò)檔案能夠有效提高檔案管理的效率，具有較好的效果，建立網(wǎng)絡(luò)檔案需要做到以下兩點(diǎn)：一是建立檔案網(wǎng)站，發(fā)揮網(wǎng)站的優(yōu)勢(shì)，通過建立內(nèi)部服務(wù)網(wǎng)站以及公眾服務(wù)平臺(tái)，提高檔案管理的服務(wù)功能，使網(wǎng)絡(luò)檔案成為檔案信息服務(wù)的平臺(tái)，大力宣傳網(wǎng)絡(luò)檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的合理利用；二是采購必要的硬件設(shè)備，硬件設(shè)備是提高檔案管理能力的基礎(chǔ)，信息化的檔案管理離不開計(jì)算機(jī)設(shè)備的支持，必要的硬件設(shè)備是保證網(wǎng)絡(luò)檔案信息交換，共享的基礎(chǔ)條件。研究表明建立網(wǎng)絡(luò)檔案有助于提高檔案管理的安全性與可靠性，具有重要的價(jià)值。

（三）提高信息化管理手段

提高信息化管理手段是提高檔案管理效率的有效方法，提高信息化管理手段的方法主要有兩點(diǎn)：一是建立健全的管理制度，依照檔案管理的規(guī)章制度實(shí)施檔案管理，做到有章可循，提高管理效果；二是轉(zhuǎn)變管理方式，從傳統(tǒng)的管理方式轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化的管理方式，依照工作重點(diǎn)提供信息，組織信息，從而達(dá)到提高信息化管理手段的目的。

（四）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)決定了檔案管理的效率，因此提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)至關(guān)重要，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)主要需要做到以下幾點(diǎn)：一是選擇具備專業(yè)能力的檔案管理人員，檔案管理人員的工作不僅僅是存放檔案，還需要完成在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存、接收，并對(duì)檔案格式進(jìn)行修改等工作，需要管理人員具備計(jì)算機(jī)知識(shí)與能力，因此需要選擇具備專業(yè)能力，業(yè)務(wù)素質(zhì)較強(qiáng)的管理人員。二是定期進(jìn)行培訓(xùn)，技術(shù)在不斷地發(fā)展，檔案管理人員也需要不斷地學(xué)習(xí)，以滿足社會(huì)對(duì)檔案管理人員日益增長的要求，通過定期組織培訓(xùn)可以增加管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備，使管理人員與時(shí)俱進(jìn)，提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是建立競爭機(jī)制，合理設(shè)置崗位，做到人盡其才，充分發(fā)揮管理人員的主動(dòng)性，并激發(fā)管理人員工作的積極性。探析檔案信息化建設(shè)與檔案管理具有重要的意義，有助于轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理方式，使檔案資源得到充分的利用，提高檔案的管理能力。因此，本文主要研究了檔案信息化建設(shè)與檔案管理存在的問題以及提高檔案管理效率的策略，通過研究檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，加深對(duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的了解，提高信息化建設(shè)與檔案管理的能力?？傊瑢?duì)檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考是具有重要價(jià)值的。

參考文獻(xiàn)：

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