序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇檔案管理實(shí)踐范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、職業(yè)教育檔案管理的重要意義

職業(yè)教育學(xué)校與普通的高等學(xué)校不同，每個專業(yè)課程需要準(zhǔn)備的教學(xué)資料比較多，如果整理不及時，會造成教學(xué)資料丟失，從而在實(shí)際教學(xué)過程中，無法找到相關(guān)的教學(xué)依據(jù)，嚴(yán)重制約職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展。在職業(yè)教育中實(shí)行檔案管理，將相關(guān)的教學(xué)資料進(jìn)行收集，按照類別進(jìn)行歸納整理，以便于后面工作的使用。在職業(yè)教育中加強(qiáng)檔案管理，有利于了解學(xué)生對專業(yè)知識的了解程度，還可以通過提升檔案管理水平，提高職業(yè)教育的教學(xué)能力，有利于職業(yè)教育的快速發(fā)展。職業(yè)教育檔案管理主要包括：文書檔案、教學(xué)檔案、學(xué)籍檔案以及基建檔案等四大內(nèi)容，由于各個檔案內(nèi)容較多、較復(fù)雜，一旦檔案管理不當(dāng)，使檔案處于混亂的狀況，不利于職業(yè)教育的發(fā)展。

二、職業(yè)教育檔案管理主要內(nèi)容

（一）文書檔案管理

文書檔案主要是指學(xué)校在日常管理中產(chǎn)生的各種文件、資料等，這些文件記錄了職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展過程，還包括學(xué)校在發(fā)展過程中取得的成績，將文書檔案分類別進(jìn)行歸納管理。通過文書檔案，可以了解到學(xué)校是如何發(fā)展的，對學(xué)校發(fā)展有利的項(xiàng)目，學(xué)校應(yīng)該積極推進(jìn)，摒棄學(xué)校發(fā)展中的不足之處，促進(jìn)學(xué)?？焖侔l(fā)展。另外，學(xué)生可以通過文書檔案，了解到學(xué)校的輝煌歷史，并使學(xué)生感到驕傲，從而產(chǎn)生愛校的情懷。

（二）教學(xué)檔案管理

教學(xué)檔案主要包括：教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)筆記、教學(xué)成果等，學(xué)?？梢酝ㄟ^教學(xué)檔案，了解教師的教學(xué)水平和教學(xué)方法，教師可以通過教學(xué)檔案，了解到學(xué)生對專業(yè)知識的掌握程度。通過教學(xué)檔案管理，可以了解教學(xué)中的不足，并加以改進(jìn)，不斷提高學(xué)校的職業(yè)教育水平。教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)改革與教學(xué)研究的重要依據(jù)，教師可以通過教學(xué)檔案選擇學(xué)生最容易接受的教學(xué)方式，學(xué)生也可以通過教學(xué)檔案了解自身的不足，改變學(xué)習(xí)方法，提高學(xué)習(xí)效率。

（三）學(xué)籍檔案管理

學(xué)籍檔案主要包括：學(xué)生在入學(xué)時的基本情況、學(xué)生在校期間的成績以及各方面的綜合素質(zhì)等內(nèi)容。學(xué)校通過學(xué)籍資料管理，可以全面地了解學(xué)生，有利于教師更好的管理學(xué)生。社會用工單位可以通過學(xué)生的學(xué)籍檔案，判斷學(xué)生是否滿足本企業(yè)的要求，更好地甄別人才，學(xué)籍檔案是學(xué)生最直接的名片，是判斷學(xué)生能力的一個重要依據(jù)。

（四）設(shè)備、基建檔案管理

設(shè)備檔案是指在教學(xué)過程中使用的各種儀器設(shè)備詳情以及維護(hù)的相關(guān)信息等，一旦教學(xué)儀器設(shè)備出現(xiàn)故障，可以通過設(shè)備檔案，了解儀器設(shè)備的基本性能，并以此為依據(jù)，制定科學(xué)合理的解決辦法。基建檔案是指學(xué)?；A(chǔ)建設(shè)的檔案，主要包括：施工的圖紙、水電安裝示意圖以及消防安全通道示意圖等，學(xué)校的基建檔案十分重要，可以清晰明了地掌握學(xué)校建設(shè)的基本情況，有利于維護(hù)校園建設(shè)的安全，學(xué)校建筑如果需要改建、新建或擴(kuò)建，基建檔案是必不可少的依據(jù)。

三、加強(qiáng)職業(yè)教育中檔案管理的實(shí)踐性

（一）增強(qiáng)檔案管理的意識

職業(yè)教育的檔案管理工作在學(xué)校管理工作中起著關(guān)鍵性作用，檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，需要檔案管理人員具有相關(guān)的專業(yè)知識，而且管理人員需要具有檔案管理的意識?，F(xiàn)階段職業(yè)教育中的檔案管理工作人員，缺乏檔案管理意識，對管理工作缺乏責(zé)任感，有時會導(dǎo)致部分檔案資料丟失，就會失去檔案管理的作用，給職業(yè)教育學(xué)校的發(fā)展帶來了巨大困難。加強(qiáng)職業(yè)教育的檔案管理，首先，需要樹立管理人員檔案管理的觀念，了解檔案管理的重要性。其次，在日常的教學(xué)生活中，增強(qiáng)職業(yè)教育學(xué)校全體教職工的收集整理意識。由于職業(yè)教育中的檔案資料種類繁多，單單憑借管理人員的力量遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，需要學(xué)校的全體教職人員共同努力，將重要的檔案資料及時進(jìn)行整理，并上交到檔案管理部門。另外，學(xué)生在檔案管理中同樣發(fā)揮著積極的作用，努力提高學(xué)生的檔案意識，積極配合學(xué)校提供相關(guān)的資料信息，以便學(xué)校為學(xué)生建立完善的個人檔案，為學(xué)生以及用工單位提供便利。

（二）加大檔案管理的力度

職業(yè)教育的檔案管理需要學(xué)校的大力支持，學(xué)校應(yīng)該成立專門的檔案管理工作小組，在小組中推選最具責(zé)任心的負(fù)責(zé)人，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理小組人員努力做好管理工作，從而促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展。在學(xué)校建設(shè)規(guī)劃過程中，應(yīng)將檔案管理的場地列入規(guī)劃建設(shè)內(nèi)，建立獨(dú)立的檔案館或檔案室，并與普通的辦公室進(jìn)行區(qū)分，在檔案室內(nèi)配備齊全的辦公設(shè)備，配備必要的電子產(chǎn)品，以及檔案管理相關(guān)的軟硬件設(shè)備。在檔案館或檔案室內(nèi)建立紙質(zhì)檔案資料存放處，該存放處不僅需要比較大的空間，還應(yīng)該注意室內(nèi)通風(fēng)，防止潮濕，以免資料被損壞，造成不必要的損失。

（三）建立完善的規(guī)章制度

在職業(yè)教育檔案管理過程中需要依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等相關(guān)的法律法規(guī)，制定健全的檔案管理制度。在日常的職業(yè)教育檔案管理中，管理人員需要依據(jù)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行檔案資料收集、移交、查閱、審核、歸納、總結(jié)等，再根據(jù)檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，并按照時間順序進(jìn)行收納保存。檔案保存也需要按照一定的規(guī)范，進(jìn)行分門別類，文書檔案歸納管理，教學(xué)檔案歸納管理，學(xué)籍檔案歸納管理，基建檔案歸納管理，并由檔案管理部門的專人負(fù)責(zé)，確保檔案的安全性。

（四）實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理

隨著電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也步入了信息化時代，職業(yè)教育學(xué)校的檔案必須緊跟時代的步伐，實(shí)行電子信息化管理。信息化檔案管理與傳統(tǒng)的管理方式相比，檔案資料整理更加仔細(xì)，查找檔案更加方便快捷。利用電子信息技術(shù)進(jìn)行職業(yè)教育檔案管理，首先，制定一個整體的檔案管理方案，按照計劃進(jìn)行收集、錄入、整理、存檔。其次，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，建立一個實(shí)用性的檔案信息網(wǎng)站，方便使用人員查找，大大提高工作效率。

（五）提高檔案開發(fā)利用水平

職業(yè)教育檔案管理的主要目的是為了通過檔案資料，促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展，檔案的開發(fā)利用才能體現(xiàn)出檔案管理的價值。在檔案資料的收集過程中，不僅可以保留文字檔案，還可以保留相關(guān)的圖片、音頻和視頻等多媒體信息材料，豐富的檔案內(nèi)容可以提高檔案的利用率。另外，還可以利用計算機(jī)，對檔案資料進(jìn)行鑒別，刪除重復(fù)或者無價值的檔案內(nèi)容，提高檔案的水準(zhǔn)和質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)部分檔案的公開性，方便教師和學(xué)生進(jìn)行查找，提高檔案的利用率。

四、結(jié)語

通過職業(yè)教育中的檔案管理，可以幫助職業(yè)教育學(xué)校了解自身的不足，為學(xué)校的發(fā)展提供重要的依據(jù)。在職業(yè)教育中加強(qiáng)檔案管理，增強(qiáng)管理人員的檔案管理意識，制定相關(guān)的規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理，發(fā)揮檔案管理的價值，不斷促進(jìn)職業(yè)教育快速發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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[2]吳桂云.改制后職業(yè)教育系統(tǒng)檔案管理的幾個新區(qū)域[J].辦公室業(yè)務(wù).2011.

[3]尹英范.加強(qiáng)職業(yè)教育檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江史志.2014.

[4]林鳳.關(guān)于職業(yè)教育院校檔案管理工作的思考[J].黑龍江檔案.2012.

篇（2）

一、醫(yī)院實(shí)行電子檔案管理的重要意義

首先，醫(yī)院電子檔案能促進(jìn)檔案信息的整合共享，提高檔案的利用效率。檔案管理作為醫(yī)院內(nèi)部管理的一項(xiàng)重要工作，能夠有效促進(jìn)醫(yī)院事業(yè)發(fā)展。醫(yī)院電子檔案管理工作比以往查閱檔案原件更加簡單、易操控，節(jié)省了大量的時間與精力，大大增強(qiáng)了原始檔案的應(yīng)用程度。醫(yī)院各部門可以更加自如地提取檔案，從而大大提高了檔案信息的利用率。其次，醫(yī)院電子檔案能夠?yàn)檎滟F的檔案原件提供保護(hù)，為醫(yī)院的改革發(fā)展提供幫助。隨著醫(yī)改進(jìn)程的不斷加快，醫(yī)院的改革與發(fā)展迫在眉睫。一個醫(yī)院的檔案記載了該醫(yī)院的發(fā)展歷程、各個階段的醫(yī)療水平以及醫(yī)院的運(yùn)營情況，可以說是承載了該醫(yī)院文化資源。將醫(yī)院的檔案進(jìn)行電子信息化處理，不僅能夠?yàn)闄n案原件提供有效保護(hù)，還能夠避免因?yàn)檫^多借閱檔案原件而導(dǎo)致檔案遺失的風(fēng)險。再次，醫(yī)院電子檔案為醫(yī)院進(jìn)行內(nèi)部數(shù)據(jù)分析提供可靠的資源。醫(yī)院在進(jìn)行內(nèi)部數(shù)據(jù)分析時，很難從紙質(zhì)文件中獲取到有效、有準(zhǔn)備的數(shù)據(jù)資源，但是通過電子檔案數(shù)據(jù)庫的建立與使用，數(shù)據(jù)庫中包含了全員的資料與檔案，有效縮短了查閱檔案的時間，從而能夠在很短的時間內(nèi)生成臨床所需的數(shù)據(jù)分析結(jié)果，并制定出相應(yīng)的診療方案，為醫(yī)院工作效率與服務(wù)質(zhì)量的提高提供了便利，并有效降低了醫(yī)院運(yùn)營的成本。最后，醫(yī)院電子檔案能夠?yàn)獒t(yī)院提供個性化的診療服務(wù)。隨著醫(yī)改的不斷深入，個性化醫(yī)療已然成為了一個十分熱點(diǎn)的問題。電子檔案管理也是個性化服務(wù)中的一種，相關(guān)部門可以從醫(yī)院上報的相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選統(tǒng)計，以最快的速度做好可能發(fā)生的新疫情的預(yù)防工作。從而有助于國家醫(yī)療成本的降低，進(jìn)一步提高國民的身體素質(zhì)。

二、以科學(xué)合理的措施完善醫(yī)院電子檔案管理實(shí)踐

（一）完善檔案軟硬件設(shè)備，以提高電子檔案的安全性。醫(yī)院電子檔案管理工作離開了計算機(jī)設(shè)備，那電子檔案的優(yōu)勢就無從發(fā)揮。對此，醫(yī)院應(yīng)該不斷加強(qiáng)電子檔案的軟硬件設(shè)備，將落后的計算機(jī)設(shè)備淘汰掉，配備完善的電子檔案管理的軟硬件設(shè)備。比如，以電子刻錄設(shè)施與光盤等等來為工作人員處理電子檔案信息提供便利，從而增強(qiáng)醫(yī)院電子檔案的時效性，確保電子檔案能得到安全儲存與有效利用。同時，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該建立起完備的檔案管理信息系統(tǒng)，從而以現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)安全及時來避免電子檔案信息被不法分子修改與泄露。針對電子檔案文件的可復(fù)讀性強(qiáng)、修改編輯不留痕跡、載體無法統(tǒng)一、一些能夠鑒別文件原始佐證的關(guān)鍵信息十分容易被更改等等問題，可以通過建立身份加密驗(yàn)證的保護(hù)措施確保電子檔案信息在傳輸、處理以及利用的過程中出現(xiàn)變更，此外還需要做好電子檔案信息的異地備份處理。以此來提供電子檔案信息的安全性，為醫(yī)院電子檔案的科學(xué)管理提供切實(shí)有效的技術(shù)幫助。（二）建立健全的檔案制度，切實(shí)提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。為了促進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該要提高對電子檔案管理工作的重視程度。從電子檔案管理工作的特點(diǎn)出發(fā)，根據(jù)目前社會對醫(yī)院電子檔案信息的需求來制定相關(guān)的檔案制度來約束、管理電子檔案，從而確保醫(yī)院電子檔案管理工作更加規(guī)范。此外，作為醫(yī)院檔案管理人員，應(yīng)該不斷提高自身的綜合素質(zhì)，努力學(xué)習(xí)有關(guān)電子檔案方面的知識以不斷提高自己的工作水平。電子檔案管理人員一定要做好下面四點(diǎn)的安全：1.嚴(yán)禁使用電子檔案管理的計算機(jī)設(shè)備訪問互聯(lián)網(wǎng)。2.嚴(yán)禁隨意在電子檔案管理的計算機(jī)設(shè)備上運(yùn)行任何軟件。3.嚴(yán)禁使用U盤等移動設(shè)備移交檔案。4.嚴(yán)禁打開、運(yùn)行一些不清楚的文件，以確保電子信息檔案的安全。（三）有針對性地采取紙質(zhì)與電子檔案雙套歸檔。醫(yī)院在進(jìn)行電子文件歸檔時，其歸檔的范圍可以參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍來開展，確定電子文件的類型，歸檔的電子檔案要及時做備份處理，避免電子檔案被刪除的風(fēng)險。醫(yī)院還應(yīng)該結(jié)合自身的工作實(shí)際，凡是在醫(yī)院一切活動中產(chǎn)生的具有價值的檔案都應(yīng)該收集并及時做好歸檔處理。但是由于大多數(shù)醫(yī)院仍然在電子檔案的管理制度、技術(shù)與方法、管理與通信設(shè)備等等方面存在著各種各樣的問題，因此，要有針對性地采取紙質(zhì)與電子檔案雙套歸檔的措施，實(shí)行紙質(zhì)與電子檔案的歸檔、鑒定、整理、著錄、使用等同步進(jìn)行。

三、結(jié)語

醫(yī)院的檔案管理隨著科學(xué)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步與發(fā)展也隨之產(chǎn)生了很多新的變化。電子檔案是社會進(jìn)步的產(chǎn)物，也是檔案管理一個嶄新的課題。醫(yī)院檔案管理工作人員應(yīng)該不斷改進(jìn)檔案管理的思想、方法、手段等等，不斷創(chuàng)新醫(yī)院電子檔案管理，為醫(yī)院檔案管理水平的不斷提高奠定基礎(chǔ)。

【參考文獻(xiàn)】

篇（3）

1實(shí)踐分析

1.1加強(qiáng)對鄉(xiāng)土文化檔案的收集一般來說，一個地區(qū)雖然蘊(yùn)含豐富的鄉(xiāng)土文化檔案資源，但這些檔案往往沒有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，檔案的安全和完整得不到有效保障，檔案作用也難以得到充分發(fā)揮。加強(qiáng)鄉(xiāng)土文化檔案的收集力度，可以采取很多方法?？梢杂瞄_展課題研究的方式進(jìn)行，例如，學(xué)校于2000年提出《走進(jìn)沙地——蕭山某中校本課程的開發(fā)與實(shí)施研究》課題，并明確了相應(yīng)的子課題，集中全校力量投入到鄉(xiāng)土文化的研究之中，收集并積累了大量反映鄉(xiāng)土文化的檔案資料，再把這些檔案資料按照一定規(guī)范和要求進(jìn)行歸類整理，使這些檔案成為開展鄉(xiāng)土文化傳承的重要資料。還可以通過豐富多樣的活動組織學(xué)生收集檔案，學(xué)校以校學(xué)生會為主體，通過參觀訪談、田野調(diào)查、考證研究等手段，組織學(xué)生深入田間地頭、廠礦企業(yè)、民居民宅，收集大量的鄉(xiāng)土文化檔案，不斷豐富本校的鄉(xiāng)土文化檔案資源。

1.2加強(qiáng)對鄉(xiāng)土文化檔案的研究學(xué)校主動邀請教育科研機(jī)構(gòu)和高校專家對研究工作進(jìn)行指導(dǎo)，并邀請本地區(qū)的鄉(xiāng)土文化專家參與進(jìn)來，以他們的專業(yè)視角推動研究工作的開展。具體方式是邀請專家利用檔案資料舉辦鄉(xiāng)土文化講座與座談、撰寫鄉(xiāng)土文化方面的文章、為學(xué)生授課并組織學(xué)生參加鄉(xiāng)土文化讀書會，通過多種渠道教會學(xué)生研究鄉(xiāng)土文化的方式方法，激發(fā)他們傳承鄉(xiāng)土文化的興趣。專家還與本校教師編撰了《鄉(xiāng)土文化研究》一書，通過檔案資料對鄉(xiāng)土文化作深入挖掘、探究和詮釋，多角度展示蕭山區(qū)的地理、物產(chǎn)、人文和風(fēng)俗，推動鄉(xiāng)土文化傳承工作進(jìn)程。

1.3加強(qiáng)對鄉(xiāng)土文化檔案的宣傳展示第一，建設(shè)校內(nèi)鄉(xiāng)土文化展示場館。在區(qū)教育局和當(dāng)?shù)亟值赖闹С窒?，學(xué)校在校內(nèi)辟出專門場地，建立了一座建筑面積達(dá)650平方米的鄉(xiāng)土文化館，在館內(nèi)舉辦鄉(xiāng)土文化展覽。展覽通過大量實(shí)物、書籍、圖片、視頻等檔案，全面展示蕭山區(qū)的鄉(xiāng)土文化。此外，學(xué)校還在文化館展示學(xué)生自主學(xué)習(xí)研究的成果、舉辦鄉(xiāng)土文化節(jié)等，都取得了良好效果。如今，文化館已成為蕭山區(qū)開展鄉(xiāng)土文化教育與研究的重要平臺。第二，編纂校本教材。學(xué)校利用鄉(xiāng)土檔案資料編纂《鄉(xiāng)土文化》一書作為校本課程的教材，并以教材為藍(lán)本組織常態(tài)化的鄉(xiāng)土文化綜合實(shí)踐活動，引導(dǎo)學(xué)生走進(jìn)本土、融入本地，不斷接受鄉(xiāng)土文化的熏陶和浸潤。

2若干建議

篇（4）

（一）圖書館檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

圖書館檔案能夠真實(shí)再現(xiàn)各項(xiàng)工作的歷史面貌，有效保障單位的持續(xù)發(fā)展，為圖書館從事各項(xiàng)活動提供各種文字、圖表及聲像等有價值的參考資料。隨著信息化時代的到來，圖書館的檔案管理工作也由過去的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案和紙質(zhì)檔案綜合保存的狀態(tài)。而目前從事檔案管理工作的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平以及專業(yè)技術(shù)方面表現(xiàn)參差不齊。有些檔案管理人員不熟悉電子檔案管理操作流程，有些檔案管理人員存在知識老化、學(xué)歷偏低以及檔案管理水平跟不上時展等問題，這就使得這些檔案管理人員很難適應(yīng)新形勢下的檔案事業(yè)發(fā)展。

（二）為檔案入庫而程序化作業(yè)

長期以來的工作中，人們習(xí)慣將文件與檔案相分離，文件生成與流通都沒有完全被納入到檔案管理中，僅僅是將已退出流通的文檔，依照傳統(tǒng)工作習(xí)慣，按多個步驟進(jìn)行收集整理后入庫保存，最終檔案在長年累月的保管中它的查閱功能慢慢的被灰塵所掩蓋。還有些圖書館的檔案管理不是為了將來方便查閱，而是為了應(yīng)付上級檢查，將美觀整齊作為歸檔要求。雖然我們圖書館在初期信息化和數(shù)字化的影響下，已經(jīng)形成了紙質(zhì)和電子雙檔案模式，電子檔案發(fā)展迅速，但紙質(zhì)檔案還存在著利用率低的不良情況，有的檔案甚至在歸檔后就沒有在被查閱過，其作用和意義也將會隨時間的推移而喪失。

（三）圖書館檔案“重藏輕用”日益邊緣化

檔案工作長期存在的問題是重收集輕利用，以及消極的接收檔案，檔案服務(wù)的主動性嚴(yán)重不足。在圖書館檔案紙質(zhì)管理上，我們應(yīng)該知道，檔案的收集和保存需要耗費(fèi)巨大的人力、物力和財力，結(jié)果是，它們巨大的存量卻無法為圖書館帶來相應(yīng)的幫助，尤其是大海撈針式的檢索方式根本無法在急需時解決燃眉之急。電子檔案在系統(tǒng)構(gòu)建上，存在的問題是技術(shù)不完善、人員管理體系不健全。整合檔案資源，同時提供最符合需求的檔案資源服務(wù)才是檔案管理的責(zé)任，也才能實(shí)現(xiàn)為圖書館管理和發(fā)展規(guī)劃諫言獻(xiàn)策的愿望，所以在今后的工作中要解決檔案的日益邊緣化問題。

二、圖書館檔案實(shí)施知識管理的必要性

科技的進(jìn)步推動了知識經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和信息化的迅速普及，各行各業(yè)都在努力融入到知識經(jīng)濟(jì)大潮中。因此，新時期的圖書館檔案管理必將成為知識管理，并且全部的工作環(huán)節(jié)都將成為知識管理的必要程序。面對新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案工作只有積極去迎合知識經(jīng)濟(jì)的發(fā)展主動為知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，才可以推動圖書館檔案工作地快速發(fā)展，才能發(fā)揮檔案工作在知識經(jīng)濟(jì)時代所應(yīng)有的作用。首先圖書館檔案實(shí)施知識管理是自身的要求。檔案知識作為經(jīng)過規(guī)范化處理的顯性知識，同時也是一種知識資源。因此它的管理就應(yīng)該從知識資源管理的方向去認(rèn)識、去推動。其次圖書館檔案實(shí)施知識管理是現(xiàn)實(shí)的要求，因?yàn)樽鳛橐环N知識資源，檔案不能單純地被看做是一種信息，也就不能按信息管理的規(guī)律去管理，具體來說就是通過全體參與，改變傳統(tǒng)的收集方式，通過支持實(shí)際工作，解決檔案分類不切實(shí)際和不能實(shí)時應(yīng)用的問題。最后圖書館檔案實(shí)施知識管理是提升圖書館競爭力的要求。檔案管理的本意是要促進(jìn)圖書館工作更有效益，因此到了知識經(jīng)濟(jì)時代，思想得到了解放，檔案管理走向知識管理，從而提升了檔案管理水平和效率，為圖書館提高競爭力夯實(shí)基礎(chǔ)。

三、圖書館實(shí)施檔案知識資源管理的條件

只有在充足的基本條件支持和保證下，才可以保證檔案知識管理的順利進(jìn)行。所以，圖書館在實(shí)施檔案知識管理建設(shè)中要考慮以下幾個方面因素：

（一）網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施條件

一定程度的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)。比如通過網(wǎng)站，可以向群眾提供各種數(shù)字信息服務(wù)，這些服務(wù)可以打破時空限制，實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。而一個網(wǎng)站的建設(shè)需要考慮城名申請、網(wǎng)站規(guī)劃和設(shè)計、網(wǎng)站推廣、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫開發(fā)等多個方面。所以網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施條件關(guān)系著檔案知識管理在網(wǎng)絡(luò)上能否有效傳播。

（二）資金條件

圖書館檔案部門進(jìn)行檔案知識資源管理的經(jīng)濟(jì)實(shí)力，是檔案知識資源管理過程中的物質(zhì)決定要素。所以，檔案知識資源管理作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，從實(shí)現(xiàn)信息知識資源管理到實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理和運(yùn)用，每一個環(huán)節(jié)都要投入大量的資金?？傊Y金的充足與否是檔案知識管理能否順利開展的關(guān)鍵因素。

（三）人才條件

圖書館檔案知識資源管理本質(zhì)上就是一個新知識和新技術(shù)開發(fā)利用的過程，所以人才問題在檔案知識資源管理中至關(guān)重要。原因是在建設(shè)過程中，需要多領(lǐng)域的高層次專業(yè)人才，比如系統(tǒng)分析與設(shè)計專家、系統(tǒng)管理與維護(hù)專家等，所以，人才問題同樣關(guān)系著檔案知識管理的效率。

四、圖書館檔案知識資源管理方案實(shí)施

（一）檔案知識資源管理組織建設(shè)圖書館檔案知識管理首先需要一個完整、系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，以此來推進(jìn)與保障知識資源管理的順利進(jìn)行。一方面就是設(shè)置知識資源管理部，主要負(fù)責(zé)檔案知識資源庫管理系統(tǒng)的日常運(yùn)行和維護(hù)，還要設(shè)置知識應(yīng)用規(guī)劃部，負(fù)責(zé)跟蹤圖書館的業(yè)務(wù)工作、事務(wù)工作的變化，以及知識資源內(nèi)容建設(shè)。另一方面就是構(gòu)建知識資源管理團(tuán)隊，專業(yè)人員團(tuán)隊負(fù)責(zé)網(wǎng)上對知識資源做收集、整理，聘請業(yè)內(nèi)專家對專業(yè)團(tuán)隊的工作進(jìn)行審查和判斷。

（二）檔案知識資源管理制度建設(shè)

為了圖書館檔案知識管理的系統(tǒng)、組織和過程在法理上固化，同時也為了有效激發(fā)圖書館員工的積極性和誘導(dǎo)檔案管理人員高效的服務(wù)，就必須要在圖書館原有的檔案管理制度基礎(chǔ)上建立檔案知識資源管理制度體系。該體系應(yīng)包括以下幾個方面：檔案知識資源安全訪問權(quán)限制度、檔案知識資源收集整理制度以及檔案知識資源管理組織制度等。

（三）構(gòu)建檔案知識資源管理應(yīng)用系統(tǒng)

該系統(tǒng)包括以下幾個部分：（1）應(yīng)用功能系統(tǒng)，它主要包括檔案知識資源庫，以及電子檔案庫到檔案知識資源庫轉(zhuǎn)換處理系統(tǒng)，它們的主要功能是知識訂閱、信息搜索、知識提供、在線考試、知識積累等。（2）資源庫委托收集、整理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要包括非定形知識資源庫，資源庫的歷史知識到電子檔案庫的轉(zhuǎn)換系統(tǒng)以及領(lǐng)導(dǎo)決策工作經(jīng)驗(yàn)和成果積累的系統(tǒng)等，主要功能是收集檔案資源、審查檔案信息、規(guī)范檔案文件和業(yè)務(wù)考核等。（3）知識資源庫管理系統(tǒng)。這個系統(tǒng)設(shè)計包括了業(yè)務(wù)事務(wù)協(xié)作流程管理系統(tǒng)和它的子系統(tǒng)等，主要功能是將關(guān)聯(lián)的知識進(jìn)行分類，制定檔案模板，對關(guān)聯(lián)知識提供鏈接等。

篇（5）

為適應(yīng)社會發(fā)展的需要，建立健全信息化電子檔案管理體系十分必要。就檔案管理工作者而言，一方面需要更新電子檔案的管理策略，以現(xiàn)代化、電子化的管理方法保證其信息化、網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)；另一方面需要保證電子檔案在不同領(lǐng)域應(yīng)用效益的提升，以順應(yīng)時展的全新趨勢。

一、新時期電子檔案管理的重要意義

首先，傳統(tǒng)的檔案管理需要投入大量的人力、物力以及財力去完成，且極易造成檔案文件的損壞，電子檔案則在極大程度上避免了這種現(xiàn)象的出現(xiàn)。利用網(wǎng)絡(luò)以及計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，不僅能夠提高資料歸檔的質(zhì)量，還能大大提高檔案檢索速度，從而既降低了管理人員的工作強(qiáng)度，又從根本上提升了檔案管理的效率，并有效地節(jié)省了財力、物力以及人力等方面的投資。

其次，電子檔案實(shí)現(xiàn)了資料由實(shí)物向信息轉(zhuǎn)化的過程，為讀者及用戶能夠更加快捷方便地使用資料提供了可能性。資源使用率及用戶滿意度的提高，意味著檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的全面提升。

最后，有別于傳統(tǒng)檔案管理只能保存紙質(zhì)文字資料，電子檔案突破了載體的限制，在原始文字資料的基礎(chǔ)上，還能收集管理視頻圖像等影音文件，滿足了新時期人們對于多媒體資源的需求，更加符合當(dāng)今社會對于檔案利用多元化的特征。

二、新時期電子檔案管理的問題分析

首先，對電子檔案的認(rèn)知與利用存在著三種誤區(qū)――習(xí)慣性地將紙質(zhì)材料視作檔案的載體要求，而對電子文件僅僅將其視作副本或者一般資料來進(jìn)行保管；過度依賴計算機(jī)，忽視對電子文件的備份與保存工作，導(dǎo)致常因設(shè)備故障而丟失重要的電子文檔；打印所有的電子文檔，浪費(fèi)資源的同時又使文檔管理回歸低效原點(diǎn)。

其次，電子檔案的信息可讀性受到科技發(fā)展因素的制約。這是電子檔案管理工作所遇到的較為突出的問題之一，一些電子資源的儲存載體（磁盤、光盤等）外秒看起來保存完好，但是其內(nèi)由于加密、軟件升級、硬件設(shè)施進(jìn)化和編碼方式變化等原因，常出現(xiàn)信息不可讀取的問題。而且隨著信息技術(shù)的不斷推陳出新，新編碼技術(shù)對舊編碼技術(shù)的不斷替代，電子計算機(jī)外部運(yùn)行環(huán)境與內(nèi)部電子文件編碼方式間的矛盾越來越突出，電子檔案信息可讀性的制約也越來越強(qiáng)勁。

最后，電子檔案的“原始性”難以界定和保持。檔案的原始性是保證其在法律上具有憑證作用的關(guān)鍵，然而電子文件具有的“載體與信息相互分離”的特點(diǎn)，導(dǎo)致一些信息極容易被更改而且難以被發(fā)現(xiàn)。鑒于此，電子檔案的“原始性”就無法采取和紙質(zhì)文件一樣的判斷標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行。

三、新時期電子檔案管理的實(shí)踐應(yīng)用

（一）強(qiáng)化信息化管理意識

在電子檔案出現(xiàn)和真正普及大眾之前，人們所使用的一直都是最為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案作為信息化發(fā)展進(jìn)程中順勢而生的產(chǎn)物，人們對其仍存在認(rèn)知上的不足。鑒于此，在電子檔案已經(jīng)成為檔案管理新形式的潮流趨勢下，社會各界必須改變原有的檔案管理意識和方法，以適應(yīng)新時期信息化的發(fā)展需求。

首先，領(lǐng)導(dǎo)層面要致力于管理模式的創(chuàng)新，讓數(shù)字化、現(xiàn)代化的檔案管理理念深入人心，通過構(gòu)建相關(guān)管理模式以及信息化管理系統(tǒng)，在潛移默化中促進(jìn)人們信息化管理意識的加強(qiáng)。

其次，檔案管理部門在思想意識層面要加大重視力度，不斷強(qiáng)化與電子檔案管理工作相關(guān)人員的思想觀念，使他們在意識到工作重要性的同時，能夠在對外層面上爭取到對檔案信息化管理工作方面更多的投人，以促進(jìn)相關(guān)管理內(nèi)容的高效進(jìn)行。

最后，新時期所有行業(yè)的工作人員都應(yīng)當(dāng)注意不斷更新自身對于電子檔案管理事業(yè)的觀念，加大對電子檔案的開發(fā)利用的宣傳力度，提高不同領(lǐng)域人們對于電子檔案的認(rèn)識和使用程度。

（二）完善信息化管理體系

新時期電子檔案的管理實(shí)踐與應(yīng)用，需要各行業(yè)結(jié)合自身的業(yè)務(wù)特點(diǎn)，制定出適于自身發(fā)展與要求的信息化管理體系，并在實(shí)現(xiàn)合理、科學(xué)、高效與實(shí)際的目標(biāo)的過程中不斷豐富與完善。同時該體系在制定的過程中，應(yīng)當(dāng)對有關(guān)對電子檔案管理的部分進(jìn)行合理的細(xì)化，并采取必要手段提高相關(guān)業(yè)務(wù)流程中工作人員的熟悉度以及規(guī)范性。另外，安全性也是電子檔案信息化管理體系的重要核心，尤其是需要注重來自網(wǎng)絡(luò)安全的防范，以保障各類電子檔案的完整性和安全性。

（三）加強(qiáng)信息化人才建設(shè)

加強(qiáng)信息化人才建設(shè)，需要注重對電子檔案管理人員素質(zhì)（檔案管理水平等）的培養(yǎng)，以及對相關(guān)的工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)（計算機(jī)業(yè)務(wù)水平等）的培訓(xùn)。電子檔案管理工作者不僅需要掌握圖文排版處理、多媒體文件信息處理以及各類文件、郵件收發(fā)等較為基本的計算機(jī)操作技術(shù)，還需要掌握必要的電子文件歸檔方法以便在進(jìn)行電子檔案歸檔過程中順利完成身份識別、權(quán)限控制等技術(shù)要求的設(shè)定。

綜上所述，新時期電子檔案管理工作具有非常強(qiáng)的復(fù)雜性。在保管方面，應(yīng)當(dāng)注意避免對計算機(jī)過度依賴，從而使電子檔案在進(jìn)行計算機(jī)硬件更新或者出現(xiàn)儲存媒介損壞時，避免發(fā)生文件丟失的情況；在利用方面，檔案管理人員要切實(shí)做好安全管理工作，保證電子檔案在使用過程中的安全性（避免發(fā)生數(shù)據(jù)外泄這種情況）；在鑒定與審核方面，檔案管理人員務(wù)必要小心謹(jǐn)慎，通過對電子檔案保管期限進(jìn)行嚴(yán)密審核，來維護(hù)其真實(shí)和有效性。只有這樣，電子檔案管理工作才有可能適應(yīng)新時期科技以及社會發(fā)展的需求，為我國各企事業(yè)單位檔案管理工作提供便捷、高效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]邢軍岐.淺談新時期電子檔案管理問題[J].電子技術(shù)與軟件工程，2014（09）.

篇（6）

（一）水庫設(shè)計規(guī)劃科技檔案。水庫設(shè)計規(guī)劃檔案主要是水庫前期工作的規(guī)劃設(shè)計方案、周圍土地質(zhì)量、勘測報告、施工規(guī)范要求、設(shè)計圖紙、地理圖片等。（二）水庫水情科技檔案。水庫水情科技檔案主要是針對水庫周圍水深程度、降水和蒸發(fā)量，水庫里的水進(jìn)出量等有關(guān)方面的資料，還有就是水流速度、水流量、水庫橫面剖面的測量等資料。（三）水庫工作科技檔案。水庫工作科技檔案主要是對水庫在進(jìn)行工作的時候，對它進(jìn)行全面的觀察記錄資料，例如工作日志、安全檢查記錄、工作的數(shù)據(jù)、統(tǒng)計報表、工作分析歸納總結(jié)等資料。（四）水庫后期工作的科技檔案。水庫后期工作的科技檔案主要是對水庫進(jìn)行維修維護(hù)工作的記錄資料。例如除險加固工作、日?；镜木S修維護(hù)的工作計劃、管理承包市場化的合同書、施工技術(shù)的設(shè)計資料等有關(guān)水庫后期工作的資料。（五）水庫設(shè)施設(shè)備的科技檔案。水庫設(shè)施設(shè)備的科技檔案主要是有關(guān)于水庫設(shè)施設(shè)備的記錄資料。例如，設(shè)施設(shè)備的安裝使用說明、安裝調(diào)試的記錄資料、鑒定報告、日常對設(shè)施設(shè)備的保養(yǎng)記錄、操作技術(shù)流程等資料。

二、水庫科技檔案管理存在的問題及相應(yīng)措施

（一）科技檔案設(shè)備不完善，投資少

雖然我國在水庫工作方面投入了一定的資金，但是在科技檔案設(shè)備這一方面的投入量卻有一定的有限程度，導(dǎo)致了科技檔案設(shè)備不完善，管理工作效率效益不高的現(xiàn)象。其實(shí)水庫科技檔案的管理工作和管理設(shè)備都需要資金做強(qiáng)力的后盾，這樣才能提高科技檔案的管理水平，使管理更加的合理標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。

（二）科技檔案管理人員專業(yè)知識匱乏，自身素質(zhì)有待加強(qiáng)

很多水庫的科技檔案管理人員一般都是用非檔案專業(yè)管理人員代替，這些工作人員沒有豐富的專業(yè)知識，也沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，因此缺乏管理的專業(yè)知識技術(shù)，對科技檔案知識進(jìn)行一般的收集整理、歸納存放等，電子科技檔案也是如此，致使科技檔案管理問題成為一個難題，無法充分發(fā)揮科技檔案的作用。

（三）有關(guān)部門管理意識薄弱，科技檔案管理人員責(zé)任不強(qiáng)

管理人員對科技檔案的管理工作不給予高度的重視，思想觀念還停留在傳統(tǒng)上面，只覺得科技檔案的管理工作沒有任何意義，就是對資料進(jìn)行收集整理，歸納存放而已，而且又沒有任何經(jīng)濟(jì)價值。除此之外有關(guān)部門的管理意識不強(qiáng)，沒有對有關(guān)項(xiàng)目的各種資料進(jìn)行管理，同時也沒有加強(qiáng)對資料的收集整理、歸納存放，等到項(xiàng)目工作完成后，才把大量且凌亂的資料拿給科技檔案管理人員。國家針對這些現(xiàn)象，應(yīng)該加強(qiáng)對管理工作人員的培訓(xùn)和對有關(guān)部門進(jìn)行責(zé)任制，落實(shí)責(zé)任人，明確管理人員及有關(guān)人員的工作職責(zé)，嚴(yán)格要求按照“同步管理”的有關(guān)要求開展工作。

三、科技檔案在實(shí)踐中的利用

對科技檔案進(jìn)行管理保存，其根本目的在于水庫對它的利用。由于科技檔案的利用價值非常高，運(yùn)用范圍非常寬廣，我們就只選取幾個方面進(jìn)行說明。

（一）在水庫大壩安全鑒定工作的利用價值

第一點(diǎn)就是要查閱科技檔案的資料，對水庫的歷史和工作運(yùn)行有個全方面的了解熟知，提供了安全鑒定工作的可靠依據(jù)。第二就是很節(jié)約時間和資金，因?yàn)橛辛怂畮齑髩蔚母鞣矫纨R全的資料，就不需要有關(guān)工作人員再去勘測計量等，這樣既節(jié)約了時間，有節(jié)約了資金。

（二）在生活生產(chǎn)的利用價值

相關(guān)的技術(shù)人員可以調(diào)出科技檔案中的水情檔案各方面的資料進(jìn)行認(rèn)真的分類歸納總結(jié)，從而設(shè)計出灌溉用水使用的科學(xué)方案，從而滿足人們在生活生產(chǎn)對水的需求。并針對現(xiàn)有的科技檔案資料進(jìn)行討論，可以對用水的調(diào)度設(shè)計方案不斷的修改，從而把它的利用價值全部發(fā)揮出來。

（三）在水庫規(guī)范管理的利用價值

眾所周知，水庫建立以后，對水庫管理必須要連續(xù)進(jìn)行，而科技檔案也必須隨之連續(xù)，因此科技檔案管理工作是水庫管理工作的重要組成部分。科技檔案的管理工作順利開展，有助于水庫管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、合理化，從而提高水庫工作的管理水平。

四、水庫科技檔案管理與利用問題的解決措施

（一）加強(qiáng)管理工作人員的自身素質(zhì)，提高他們的綜合能力

第一，有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對科技檔案管理工作人員的培訓(xùn)，提高他們專業(yè)知識的水平，例如，讓他們熟悉熟知《水利科學(xué)技術(shù)文件材料歸檔范圍和保管期限表》等。第二，科技檔案管理人員必須加強(qiáng)自身素質(zhì)，不進(jìn)要求具備豐富的專業(yè)知識，還要自覺的學(xué)習(xí)有關(guān)方面的專業(yè)技術(shù)。第三，由于科技檔案管理需要用到計算機(jī)做管理工具，因此這就要求科技檔案管理工作人員必須加強(qiáng)對計算機(jī)操作的學(xué)習(xí)。第四，有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)該要求工作人員對有關(guān)水庫工程的水利方面基本知識的學(xué)習(xí)，這樣有助于準(zhǔn)確無誤的找出檔案使用者需要的資料。第五，還應(yīng)該加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部管理人員的交流培訓(xùn)，借鑒優(yōu)秀的管理方法，摒棄不科學(xué)的管理方法，從而滿足實(shí)現(xiàn)水庫對科技檔案的工作需要。

（二）完善管理制度，落實(shí)責(zé)任人

有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)管理意識，投入相應(yīng)的資金在階級檔案管理的工作上，定期的對設(shè)施設(shè)備進(jìn)行維修維護(hù)；同時還要樹立管理人員的管理意識，完管理制度，配置專門的管理人員對科技檔案進(jìn)行管理，落實(shí)責(zé)任人，明確工作人員的職責(zé)范圍，除此之外，還要嚴(yán)格要求相關(guān)工作人員必須確?？萍紮n案與工程項(xiàng)目的“同步管理”。

（三）利用現(xiàn)代化技術(shù)，提高科技檔案的管理水平

篇（7）

引言

實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可是國家權(quán)威機(jī)構(gòu)對檢驗(yàn)或校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力進(jìn)行評估和認(rèn)可，規(guī)范質(zhì)量管理的一種認(rèn)證方式，其顯著特征之一就是質(zhì)量體系的文件化、檔案化。質(zhì)量體系檔案是實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系管理和運(yùn)行的基礎(chǔ)，是實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系有效性、符合性、真實(shí)性的反映和記錄，是實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可的重要憑據(jù)。因此，質(zhì)量體系檔案的管理在整個實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可和實(shí)驗(yàn)室改進(jìn)過程中均占有十分重要的地位。

為了保證實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，確保實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量體系的持續(xù)、有效運(yùn)轉(zhuǎn)，對實(shí)驗(yàn)室各類檔案資料的收集和管理，成為實(shí)驗(yàn)室日?；顒又屑罢J(rèn)可過程中極其重要的一個環(huán)節(jié)。

1、質(zhì)量管理檔案的分類

遵循GJB2725A-2001《檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室通用要求》中相關(guān)條款要求，結(jié)合本實(shí)驗(yàn)室具體的工作特點(diǎn)，按如下方法對實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系分類立卷進(jìn)行管理：

1.1綜合管理類檔案

內(nèi)容涵蓋實(shí)驗(yàn)室所有管理工作，歸檔內(nèi)容包括：（1）實(shí)驗(yàn)室的組織證明、組織構(gòu)成、日常管理規(guī)定與目標(biāo)規(guī)劃?。l款4.1）；（2）文件控制記錄（條款4.3）；（3）　糾正措施、預(yù)防措施及改進(jìn)（條款4.9、4.10、4.11）；（4）實(shí)驗(yàn)室需要長期保存主要檔案的存檔（含電子版）、記錄以及編號（條款4.12）；（5）內(nèi)部審核記錄及相關(guān)（條款4.13）；（6）管理評審記錄及相關(guān)（條款4.14）；（7）設(shè)施與環(huán)境記錄（條款5.3）；（8）　測量溯源性記錄（條款5.6）。

1.2檢驗(yàn)記錄類檔案

記錄了檢驗(yàn)樣品的采樣、送檢、檢測、報告的全過程，是對檢驗(yàn)過程原始性的描述，具有明顯的專業(yè)性和成套性，同時還包括對委托方的相關(guān)記錄。主要有：（1）要求、委托書以及合同的評審（條款4.4）；（2）對委托方的服務(wù)記錄（條款4.7、5.8）；（3）申訴和投訴記錄（條款4.8）；（4）測試、檢定和校準(zhǔn)方法及其確認(rèn)（條款5.4）；（5）測試、校準(zhǔn)或檢定結(jié)果的質(zhì)量保證（條款5.9）；（6）測試、校準(zhǔn)或檢定結(jié)果的報告（條款5.10）。

1.3質(zhì)量管理體系文件類檔案

體現(xiàn)了檢驗(yàn)結(jié)果的科學(xué)準(zhǔn)確和檢驗(yàn)程序的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)（條款4.2），主要包括：?。?）實(shí)驗(yàn)室各版本的質(zhì)量手冊、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書；（2）實(shí)驗(yàn)室認(rèn)證有關(guān)受控法律、法規(guī)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有效版本；　（3）質(zhì)量方針、質(zhì)量計劃目錄及相關(guān)的評審考核方法記錄。

1.4儀器設(shè)備類檔案

是實(shí)驗(yàn)室用于檢測和保證結(jié)果準(zhǔn)確、可靠的設(shè)施。內(nèi)容包括：（1）合格服務(wù)方名錄及其資質(zhì)證明文件，供應(yīng)品的采購與發(fā)放記錄（條款4.6）；（2）設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)相關(guān)記錄（5.5節(jié)），主要有設(shè)備審購書、審批文件、合同、驗(yàn)收記錄，設(shè)備使用說明書、設(shè)備歷年檢定書，期間核查計劃和記錄，設(shè)備啟用、損壞、故障、改裝、修理、使用記錄等。

1.5個人技術(shù)檔案類

反映技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和學(xué)習(xí)經(jīng)歷（條款5.3），包括：（1）專業(yè)技術(shù)人員記錄，包括實(shí)驗(yàn)室對在職技術(shù)人員的培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)記錄，以及實(shí)驗(yàn)室各類專業(yè)技術(shù)人員相關(guān)的個人資料。（2）質(zhì)量體系關(guān)鍵人員記錄，包括技術(shù)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量負(fù)責(zé)人、授權(quán)簽字人、部門負(fù)責(zé)人、監(jiān)督員、內(nèi)審員、儀器收發(fā)員、檢測人員等的培訓(xùn)記錄、任命證書、資格證書等。

根據(jù)上述檔案分類方法對實(shí)驗(yàn)室的各類檔案進(jìn)行分類、收集，并進(jìn)行登記造冊，制定分類目錄，使檔案分類和檔案內(nèi)容一目了然，便于對實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理體系資料實(shí)行集中管理。

2、質(zhì)量管理檔案的實(shí)踐認(rèn)知

為了科學(xué)地管理和完整地保存實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理檔案，需要做到以下幾個方面：

第一，檔案的收集整理要全面。實(shí)驗(yàn)室應(yīng)依據(jù)質(zhì)量管理體系條款的相關(guān)要求，按照一定分類標(biāo)準(zhǔn)全面詳實(shí)的收集相關(guān)信息并進(jìn)行登記整理，最好在紙質(zhì)記錄的基礎(chǔ)上結(jié)合計算機(jī)進(jìn)行信息化管理，以電子文本形式存檔，便于查閱。

第二，檔案的更新應(yīng)及時。在實(shí)驗(yàn)室情況質(zhì)量體系運(yùn)轉(zhuǎn)情況發(fā)生變化時，應(yīng)及時更新檔案記錄；同時，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行技術(shù)檔案的保管檢查制度，檔案管理人員每隔一段時間應(yīng)全面檢查、清理一次，做到檔案與實(shí)際情況保持一致。

第三，檔案的受控保管應(yīng)到位。所有受控文件需加蓋受控文件章，編寫受控文件號后發(fā)放。受控文件需補(bǔ)發(fā)時，要說明原因，經(jīng)批準(zhǔn)后方可補(bǔ)發(fā)。文件修改、更新應(yīng)執(zhí)行實(shí)驗(yàn)室相關(guān)程序文件規(guī)定。同時，檔案的存放場所應(yīng)通風(fēng)，注意防塵、防火、防水、防潮、防曬和防盜，防止檔案被蟲蛀、鼠咬、霉?fàn)€等。如有破損或變質(zhì)的檔案，管理人員要及時修補(bǔ)和提出復(fù)制。此外還應(yīng)做好檔案借閱的批準(zhǔn)和記錄手續(xù)。

第四，檔案更改應(yīng)規(guī)范。實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理檔案中的內(nèi)容如有更改，應(yīng)按程序文件的要求實(shí)行更改，注明更改人的簽名，切勿涂改。重要的文件更改還需有文件更改通知單。

第五，檔案的作廢應(yīng)有記錄。凡要作廢的質(zhì)量管理檔案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，必須及時清理出檔案，有關(guān)鑒定報告和作廢檔案備份必須及時歸檔。

結(jié)論

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，計量需求增長加快，以及實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可資質(zhì)評審的要求，實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作的規(guī)范化、制度化必將越來越受到重視，做好檔案資料的全面收集和規(guī)范化管理，保證質(zhì)量體系在符合認(rèn)證認(rèn)可準(zhǔn)則的情況下，持續(xù)有效運(yùn)轉(zhuǎn)，具有非常重要的意義。

參考文獻(xiàn)

[1]GJB2725A-2001《測試實(shí)驗(yàn)室和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室通用要求》[S].中國人民總裝備部，2001.

篇（8）

1科技檔案管理工作在實(shí)踐中遇到的問題

1．1歸檔記錄不詳細(xì)，檔案管理系統(tǒng)不成熟

雖然歸檔方和相關(guān)負(fù)責(zé)人有完整的檔案接收信息，但卻沒有對歸檔后的操作流程進(jìn)行詳細(xì)記錄，相關(guān)問題的解決進(jìn)度也無法詳細(xì)記載。當(dāng)新舊員工交接工作時，這些歷史遺留問題會因各種特殊原因而得不到及時處理，拖延時間較久，會對后來接續(xù)工作的人員在處理相關(guān)問題時產(chǎn)生較大阻力。檔案歸檔會涉及很多細(xì)致龐雜的工作內(nèi)容，需要檔案管理者花費(fèi)大量精力對相關(guān)資料的信息進(jìn)行處理。隨著時間的不斷累計，檔案數(shù)量會變得非常龐大，需要記錄的信息會越來越多，工作量也隨之增大。當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)在功能設(shè)計方面還不夠全面，設(shè)計理念也不夠成熟，會對歸檔工作造成很大困擾，費(fèi)時費(fèi)力，使管理效率大幅降低。檔案管理在處理特殊情況時，往往面對的都是龐大的信息量，在查找與核對不確定的信息時無異于大海撈針。因此，要根據(jù)實(shí)際情況，不斷對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善和升級，使操作能夠更人性化，信息收集和錄入能夠更加準(zhǔn)確，幫助檔案管理員能夠快速完成檔案管理工作。

1．2檔案管理成本較高，工作環(huán)境較差

檔案的歸檔、調(diào)取和管理等工作都需要消耗大量的人力、財力，還會占用大量的存儲空間，落后的檔案管理技術(shù)無法降低管理成本。實(shí)體檔案數(shù)量多、體積大、質(zhì)量重，在整理、搬運(yùn)和入庫的過程中會耗費(fèi)大量人力，而且大量的檔案堆積還會擠占檔案管理人員原有的工作空間，會對管理人員的身心健康造成不利影響。落后的管理手段對物質(zhì)資源的消耗是非常大的，既增加管理支出，又不綠色環(huán)保。

1．3歸檔方式雜亂，管控處罰機(jī)制不完善

在歸檔工作強(qiáng)制力度不夠的情況下，經(jīng)常出現(xiàn)歸檔不完整和順序雜亂等現(xiàn)象，會在歸檔時耗費(fèi)大量時間對資料進(jìn)行整理和修改，要反復(fù)核對檔案信息，致使歸檔效率低下，拖慢歸檔速度。文件與信息歸檔的意義在于提高對檔案的利用率，減少不規(guī)范檔案占用的空間。但在歸檔工作的高峰時間，容易積壓過量檔案，若不能及時進(jìn)行歸檔，檔案遺失和內(nèi)容混淆等問題就會頻繁出現(xiàn)。對于違反信息資料歸檔規(guī)定和要求的單位，檔案管理部門沒有對其進(jìn)行處罰，這對檔案信息的完整保留和有效利用都埋下了隱患。

1．4無法修正檔案中的錯誤信息，管理方式較為落后

在檔案管理工作中，沒有將先進(jìn)的科學(xué)工具與理念應(yīng)用到人才培養(yǎng)過程當(dāng)中，管理方式較為落后。如果電子信息和實(shí)體檔案中出現(xiàn)錯誤，無法及時對其進(jìn)行校正。發(fā)生錯誤是在所難免的，要用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度和先進(jìn)的技術(shù)手段將歸檔記錄中的錯誤率降到最低。記錄是老員工最常采用的管理方法，老員工僅通過自己多年的工作經(jīng)驗(yàn)來進(jìn)行檔案管理工作，不及時更新管理理念，安于現(xiàn)狀，無法起到傳幫帶的作用，這會對新人造成巨大壓力，對科技檔案的建立和發(fā)展毫無幫助。

2提高科技檔案管理效率的有效方法

2．1建立完善的檔案管理體系，接受先進(jìn)的管理理念

檔案管理部門要建立先進(jìn)的檔案管理體系，制定完善的規(guī)章制度和詳細(xì)明確的政策條例，要對檔案管理中存在的問題提出有針對性的解決方法。領(lǐng)導(dǎo)層要全面了解對檔案管理工作的實(shí)際情況，要和管理人員工共同努力，迎難而上。檔案管理人員要保持對新事物的敏感，及時接受先進(jìn)的管理技術(shù)和理念，時刻保持與時代共同前行的意識，要正確認(rèn)識科技檔案管理工作的價值和意義。科技檔案管理工作離不開好的政策引導(dǎo)和系統(tǒng)化的動態(tài)建設(shè)規(guī)劃，要從強(qiáng)化歸檔制度入手，對違反規(guī)定的部門和相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行嚴(yán)厲處罰，責(zé)任要落實(shí)到個人，提高檔案管理人員的重視程度。

2．2完善歸檔信息，做好流程記錄

要保證歸檔信息、數(shù)據(jù)分類和流程記錄的完整性，明確各環(huán)節(jié)和相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人。良好的流程記錄不僅可以為檔案查詢和利用提供便利條件，還能提高歸檔效率和工作質(zhì)量。

2．3引進(jìn)人工智能化輔助技術(shù)，減輕人力勞動負(fù)擔(dān)

第一，結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際發(fā)展需求，積極吸納前沿領(lǐng)域的新技術(shù)，構(gòu)建全新的檔案管理理念，開拓創(chuàng)新思維，可以引進(jìn)人工智能化輔助技術(shù)，建立數(shù)據(jù)信息庫，提高檔案工作的自動化程度，在完善工作機(jī)制的同時，減輕人力勞動負(fù)擔(dān)，節(jié)約勞動成本。第二，提高歸檔流程的電子化比例，實(shí)名制登錄，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行傳輸歸檔，人工智能的檔案管理流程會對各環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并自動提示相關(guān)管理人員，使工作內(nèi)容更加清晰明了。第三，人工智能不僅能避免因集中歸檔造成的人力負(fù)擔(dān)和材料積壓等問題，還能減輕檔案管理部門的工作壓力，使歸檔工作變得更加科學(xué)化、便利化。第四，歸檔地點(diǎn)將不再受辦公地點(diǎn)的限制，通過互聯(lián)網(wǎng)登錄平臺即可上傳資料進(jìn)行歸檔，提高了歸檔速度，使歸檔流程變得井然有序，減少對人力的依賴程度。

2．4加強(qiáng)對檔案人才的培養(yǎng)力度，重視學(xué)科發(fā)展趨勢

在檔案管理工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，關(guān)注檔案管理專業(yè)的發(fā)展趨勢，及時更新學(xué)科內(nèi)容，調(diào)整學(xué)科架構(gòu)，建立更科學(xué)的教育體系，提升檔案管理人才的業(yè)務(wù)能力和創(chuàng)新意識。

3結(jié)語

目前，科技檔案的應(yīng)用在各企事業(yè)單位的檔案管理部門已經(jīng)十分普便，為檔案信息的系統(tǒng)化、科學(xué)化運(yùn)行提供了巨大幫助，是當(dāng)下主要的檔案管理手段。智能化是未來檔案管理主要的發(fā)展方向，提高科技檔案管理的智能化水平是保證檔案管理工作質(zhì)量的重要前提，對今后檔案學(xué)的發(fā)展具有重要意義。

參考文獻(xiàn):

［1］王冬梅．淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究［J］．科技視界，2014，(03):103－104．

篇（9）

在檔案有效利用率較低的情況眾所周知，檔案工作對醫(yī)院的有效開展其它各項(xiàng)工作有不可替代的促進(jìn)作用，如果使醫(yī)院的檔案信息資源得到充分開發(fā)，并且發(fā)揮最大的價值，必然為醫(yī)院的發(fā)展帶來一定的社會和經(jīng)濟(jì)效益。近年來各地醫(yī)院的檔案管理工作仍然停留在傳統(tǒng)管理方式上，長期以來只注重保存而忽視檔案的使用，對檔案的有效開發(fā)利用及其重要意義缺乏應(yīng)有的宣傳，大多數(shù)同志對檔案利用產(chǎn)生的效益知道的更少。有部分領(lǐng)導(dǎo)干部，對檔案管理意識還較淡薄，認(rèn)為檔案工作是從屬于其它一線部門的服務(wù)性組織，還沒有充分認(rèn)識到檔案工作在醫(yī)院管理中的重要價值。

2．缺乏有專業(yè)技術(shù)的檔案管理人員

目前我國大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理缺乏專業(yè)人才，工作人員在專業(yè)素質(zhì)方面缺乏實(shí)踐鍛煉，缺乏系統(tǒng)的理論知識，由于種種原因?qū)е聶n案管理工作人員的文化程度參差不齊，趕不上飛速發(fā)展的科技時代步伐。醫(yī)院對在職工作人員的培訓(xùn)往往只關(guān)注醫(yī)療技術(shù)人員，對檔案管理人員的繼續(xù)教育工作不夠重視。

3．檔案管理制度不健全

在現(xiàn)代醫(yī)院管理中，盡管各級醫(yī)院都程度不同地制定了一些檔案管理方面的規(guī)章制度，但不夠完善。在考核過程中，基本沒有把檔案管理納入應(yīng)該考核的范圍，各級醫(yī)院大都是根據(jù)自己的意識和實(shí)踐進(jìn)行管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理，造成檔案管理細(xì)節(jié)方面存在漏缺的現(xiàn)象。

二、提高醫(yī)院檔案管理工作的策略

1.強(qiáng)化檔案意識加強(qiáng)宣傳組織工作

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的前提，是醫(yī)院檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理的重要保障。只要醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)重視起檔案管理工作，有了強(qiáng)化檔案管理的意識，加大宣傳力度，完善組織系統(tǒng)，形成協(xié)調(diào)一致的規(guī)劃，把檔案管理與醫(yī)院的發(fā)展連接在一起，與醫(yī)院業(yè)務(wù)技術(shù)方面的工作一塊抓，使各個崗位工作人員都來配合醫(yī)院統(tǒng)一的檔案管理工作，使全體員工都能充分認(rèn)識檔案管理的重要價值和存在意義。

2.注重法制意識加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)與貫徹

在平時工作中養(yǎng)成依法歸檔的習(xí)慣，大力宣傳檔案工作的重要性，促進(jìn)全體工作人員對檔案管理法制意識的認(rèn)識，醫(yī)院檔案管理工作也應(yīng)該實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，必須完整保護(hù)檔案，便于今后的查找和利用。

3.形成檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

建立醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，形成一個以分管院長全面領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級網(wǎng)絡(luò)管理模式。醫(yī)院的檔案管理應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、整體協(xié)調(diào)，統(tǒng)一操作、專業(yè)保管，有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督各職能部門的檔案工作，強(qiáng)化醫(yī)院檔案收集和利用工作。

4.改善檔案室硬件設(shè)施的配置

各地要根據(jù)醫(yī)院和工作中的實(shí)際情況，適當(dāng)逐步配備專業(yè)的計算機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等數(shù)字化設(shè)備，并采用最先進(jìn)的專用軟件進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，更好地輔助醫(yī)院檔案管理過程中立卷、編目、檢索、統(tǒng)計等各項(xiàng)工作的有效開展。

篇（10）

關(guān)鍵詞：

基建檔案；管理要點(diǎn)；實(shí)踐

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，基本建設(shè)工程項(xiàng)目的建設(shè)也越來越多。在基建項(xiàng)目建設(shè)過程中，基建檔案是單位事業(yè)基本建設(shè)的真實(shí)記錄，是單位檔案的組成部分之一，其管理工作也是單位管理工作的重要組成部分。加強(qiáng)基建檔案管理工作對提高基建工程的質(zhì)量，促進(jìn)單位事業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。

一、基建檔案的管理內(nèi)容

基建檔案主要指的是進(jìn)行基建項(xiàng)目時所涉及的各種信息資料，例如立項(xiàng)文件、審批文件、招投標(biāo)、設(shè)計稿、勘察、施工、監(jiān)理以及竣工驗(yàn)收過程中所形成的檔案，包括文字、圖紙以及聲像等各種形式。它對于工程維護(hù)、管理、改建、重建以及擴(kuò)建提供重要依據(jù)。

二、基建檔案的管理模式

（一）施工前對檔案的管理方式

基建工程在施工之前，檔案管理者需要把歸檔套數(shù)、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)等要求寫入合同中，從而可以為業(yè)主的檔案文件進(jìn)入歸檔而提供依據(jù)。如在此過程中，有特殊的需求，需要提前在合同中注明或者約定。例如參與科學(xué)院基建項(xiàng)目的合同中需作出如下要求：施工單位需要整理符合科學(xué)院建設(shè)項(xiàng)目的檔案，然后移交給相關(guān)的建設(shè)單位。此外，還需要另編一套和規(guī)劃管理以及城建建設(shè)相關(guān)的檔案歸入當(dāng)?shù)氐臋n案館保存。

（二）施工初期對檔案的管理方式

基建項(xiàng)目開始在施工的初期，需要對設(shè)計進(jìn)行交底以及圖紙會審，同時要求對參建單位相關(guān)的工作者參與檔案交底的培訓(xùn)，主要的培訓(xùn)內(nèi)容有：檔案歸檔的標(biāo)準(zhǔn)、范圍、渠道以及業(yè)務(wù)流程，然后把最終的檔案標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)給各單位。通過組織業(yè)主參與培訓(xùn)的方式，有利于參建單位更好地了解與掌握業(yè)主對檔案的需求，從而能夠?qū)n案的驗(yàn)收工作做好準(zhǔn)備。此外，在工程進(jìn)行預(yù)付撥款之前，需要監(jiān)理單位一起做好審核工程中的分部、分項(xiàng)劃分表，這對于基建檔案管理工作能夠有效了解具體工作內(nèi)容，從而便于管理人員開展工作。

（三）建設(shè)中至竣工驗(yàn)收對檔案的管理策略

對于項(xiàng)目施工而言，其中所涉及的各個單位情況需要做好檢查和管理的工作，例如監(jiān)理單位以及項(xiàng)目管理等單位，可以根據(jù)工作的實(shí)際情況進(jìn)行按月、按季開展檢查工作。通過月度檢查可以督促相關(guān)的施工單位高效整理各種資料，從而保障項(xiàng)目中的資料能夠形成準(zhǔn)確的檔案資料。工程項(xiàng)目進(jìn)入中后期，此時需要項(xiàng)目建設(shè)中的相關(guān)單位進(jìn)行討論，如施工單位、項(xiàng)目管理以及監(jiān)理單位等做好檔案歸檔準(zhǔn)備工作；需要得到城建管理單位所出具相關(guān)認(rèn)可文件之后，再組織竣工驗(yàn)收工作，并通過會簽形式明確項(xiàng)目檔案的范圍，進(jìn)而完成檔案初步管理的工作。

（四）檔案備案與驗(yàn)收前的檔案管理

這是工程竣工與驗(yàn)收工作之后，需要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案進(jìn)行匯總，然后再移交到城建檔案管理單位。當(dāng)檔案完成備案之后，可以根據(jù)建設(shè)單位所提供的檔案信息與要求完善檔案的驗(yàn)收，并在工程結(jié)算之前做好整改與移交的工作。

（五）建設(shè)項(xiàng)目保修期的檔案管理

一般情況下，建設(shè)工程進(jìn)入保修期的日期是從竣工、驗(yàn)收合格時計算。因此，在保修款支付之前，需要全面對建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行復(fù)核，并把參建單位所提交的檔案做好整理，最終能夠形成完備的基建檔案材料。因此，這就需要根據(jù)工程建設(shè)過程中的不同階段進(jìn)行資料的整理工作，如合同管理、月度檢查、交底、總結(jié)、分部分項(xiàng)劃分以及歸檔范圍等進(jìn)行討論和管理，保證基建檔案管理工作能夠取得良好的效果。

三、基建檔案在管理工作中的要點(diǎn)

（一）各項(xiàng)歸檔材料保證是原件

根據(jù)原件定義需要做到兩點(diǎn)：一個是非復(fù)制件，而另一個是最初形成。如在施工中，見證取樣相關(guān)的記錄、試驗(yàn)以及測量資料等都需要進(jìn)行現(xiàn)場填寫，從原則上必須保證這些檔案能夠有較高的標(biāo)準(zhǔn)并存檔。然而，受到施工單位以及工地條件的限制，資料如果出現(xiàn)過臟的情況，則不能進(jìn)入存檔。此外，還需要做好單位公章加蓋和復(fù)印的準(zhǔn)備，用復(fù)印件代替原件。除此之外，有的是一些電子簽名的資料，這些都是誤解了原件的含義。因此，除了一些特定的物資以及試驗(yàn)資料之外，其他的歸檔材料要求必須是原件，同時不能通過名章、電子簽名等形式代替原件。

（二）重視圖紙簽章

在項(xiàng)目建設(shè)工作中，施工圖需要具有執(zhí)業(yè)人員、勘察設(shè)計相關(guān)的企業(yè)等進(jìn)行圖章與簽字，同時還需要做好加蓋公章；而在竣工圖中，則需要嚴(yán)格地根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)中的要求而進(jìn)行設(shè)計竣工圖（50mm×80mm）。需要注意的是，竣工圖章必須保持在八個字框中完成全部填寫，主要的內(nèi)容有：編制人、日期、施工單位、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、監(jiān)理單位以及總監(jiān)等。在這些資料收集方面，除監(jiān)理單位以及施工單位可以直接用名稱刻印之外，剩下的人都必須是手簽。

（三）收集項(xiàng)目中的照片檔案

參與基建項(xiàng)目過程中所涉及的資料較多，此時需要做好各種檔案資料的收集、整理以及保存的工作，其中一項(xiàng)就是對照片檔案進(jìn)行收集和整理。如在工程項(xiàng)目進(jìn)入開工之前，需要對工程的地貌、地形進(jìn)行拍照保存，而在進(jìn)行工程拆遷、建設(shè)時，需要根據(jù)實(shí)際的工序進(jìn)行照片驗(yàn)收。這些照片是反映相關(guān)工程建設(shè)的重要資料，同時也對項(xiàng)目在維修、管理以及改擴(kuò)建中可以發(fā)揮重要的作用。

（四）對電子文件資料的收集

目前，電子化檔案管理能夠便于用戶進(jìn)行查詢、利用相關(guān)資料。因此，需要根據(jù)建設(shè)工程中相關(guān)電子版資料進(jìn)行收集。如項(xiàng)目的設(shè)計、施工以及竣工資料中所涉及的各項(xiàng)電子版資料都需要做好保存、移交。在此過程中，需要注意的是電子檔案的文件名必須要和紙質(zhì)文件中的名稱保持一致，并且在內(nèi)容方面也需要和紙質(zhì)文件做到高度的對應(yīng)。而對于一些特殊的手寫資料則需要進(jìn)行掃描，轉(zhuǎn)化為PDF的文件再進(jìn)行歸檔。如竣工與驗(yàn)收的記錄、質(zhì)量報告、圖紙會審、工程洽商以及竣工圖等，卷內(nèi)的目錄需要刻成相關(guān)的光盤，同時和卷內(nèi)資料的電子版保存于同一光盤中。

四、關(guān)于基建檔案的具體管理工作

（一）監(jiān)理需要發(fā)揮自身的管理職能

在檔案管理工作中，監(jiān)理首先要在合同中明確對檔案管理的責(zé)任、對項(xiàng)目建設(shè)中的各種內(nèi)容加強(qiáng)管理，如在勘察、設(shè)計以及施工過程中，必須保持檔案文件能夠進(jìn)入科學(xué)的整理與歸檔的程序中。此外，在審查、勘察、設(shè)計以及施工中，必須要向相關(guān)的單位做好檔案移交的工作，尤其是項(xiàng)目的竣工圖，必須保證項(xiàng)目文件具有真實(shí)、準(zhǔn)確以及完整的意見簽署。此外，監(jiān)理還需要在監(jiān)理大綱當(dāng)中加入一些檔案使用以及管理工作中的各種細(xì)則進(jìn)行約束工作。這就要求項(xiàng)目中的監(jiān)理單位必須要配備一定數(shù)量的專職收集以及管理的工作人員，專門負(fù)責(zé)監(jiān)理中各項(xiàng)資料收集、整理以及移交工作。

（二）總包單位在檔案資料的收集中需要提升積極性

在基建檔案管理的工作中，其中的資料形成必須是保持高度真實(shí)、完整以及準(zhǔn)確性，也就是做到“誰形成、誰負(fù)責(zé)”的原則。在這一過程中，要求總承包單位做好資料審查以及匯總，同時保證檔案資料的完整、齊全。此外，有的業(yè)主對承包單位所負(fù)責(zé)的建設(shè)內(nèi)容不熟悉，從而難以在檔案形成中充分地保證其質(zhì)量。因此，這就需要調(diào)動相關(guān)的總包單位在檔案資料的收集過程中逐步提升積極性，做好不定期地檢查各個分包單位中對資料的收集以及整理工作開展的情況，進(jìn)而保證檔案資料的完整性以及真實(shí)性。

（三）項(xiàng)目建設(shè)單位需要做好全面負(fù)責(zé)的準(zhǔn)備

1.提前整理項(xiàng)目建設(shè)中的檔案。在基建開工之后，建設(shè)單位中的資料檔案管理人員需要根據(jù)項(xiàng)目在資料準(zhǔn)備階段中所提供的資料進(jìn)行歸類。此階段設(shè)計的內(nèi)容主要有：立項(xiàng)的文件、項(xiàng)目建設(shè)用地以及征地文件、拆遷文件等，這些資料必須要加強(qiáng)整理和管理，此外，還有建設(shè)勘察、測繪、圖紙設(shè)計以及招投標(biāo)等相關(guān)文件，通過提前完成這些工作，能夠減輕檔案資料在驗(yàn)收時進(jìn)行整理的工作量。2.各個單位需要編制檔案管理的指導(dǎo)書。由于參與基建項(xiàng)目的單位非常多，而各個單位對于檔案資料管理以及處理的水平都參差不齊。因此，在檔案資料整理以及管理過程中難免會出現(xiàn)各種問題，對此要求各個單位進(jìn)行編制指導(dǎo)書，便于檔案資料在管理中能夠有一定的參照，如檔案封面樣板、目錄、備考表以及組卷方法，以保證各方檔案在形式上保持統(tǒng)一。3.把握施工的過程。檔案人員需要根據(jù)工程的實(shí)際情況而走訪工地，充分地了解項(xiàng)目施工的工序以及流程，便于能夠?qū)Ω鱾€分部、分項(xiàng)中所涉及的資料進(jìn)行梳理、組卷，從而形成案卷。

五、關(guān)于基建檔案在管理中的注意事項(xiàng)

（一）接口檔案

由于項(xiàng)目建設(shè)有來自不同專業(yè)、單位等進(jìn)行交叉作業(yè)情況，這對檔案管理而言較為困難。因此，在接口工作方面需要注意保持統(tǒng)一性。如在安裝設(shè)備中，對基礎(chǔ)工程具有較高的依賴性，而施工單位則需要在交叉作業(yè)中做好檔案信息的接口處理，保證項(xiàng)目建設(shè)中檔案的完整性。

（二）承包單位對檔案管理

有的業(yè)主會和承包單位簽訂合同。如建設(shè)中的樁基工作以及各種安全防范，較為常見的有：消防、人防、防雷以及電梯，這些要求具有較高的專業(yè)水準(zhǔn)。在這一過程中所形成各種檔案，由于業(yè)主對其中是否準(zhǔn)確、完整沒有充分的把握，就需要依靠相關(guān)的監(jiān)理單位以及承包單位的幫助，提升業(yè)主對項(xiàng)目的認(rèn)識能力以及信任度。綜上所述，在基建檔案收集以及管理的工作中，需要加強(qiáng)對工程中的各項(xiàng)資料進(jìn)行規(guī)劃、施工以及維修做好記錄，這是單位在進(jìn)行檔案管理工作中最為重要的組成部分。因此，檔案管理人員需要提升各個基建單位的歸檔意識，同時遵循檔案原則，不斷完善管理制度，從而保證檔案管理的工作能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

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