序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇建筑檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

二、建筑工程檔案的特點

1.單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。

2.真實性。工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質量標準，是建筑工程質量監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據。

3.實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

3.1綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

3.2土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

3.3竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

三、建筑工程檔案管理需要解決的問題

1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。

2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.缺乏復合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質較差，既缺乏檔案管理業(yè)務知識，又缺乏相關的業(yè)務知識，難以適應工作需要。

四、建筑工程檔案有效管理的措施

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業(yè)資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎。為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規(guī)定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發(fā)給《建設工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統(tǒng)。

4.加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規(guī)的內容及主管部門的有關規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務條件。一個施工隊不會編制工程內業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用CAD光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網絡化、信息化作了有益探索。

各部門還應有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設計文件的分類方法和編號原則，公司不應再另行規(guī)定。公司經營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。

篇（2）

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2015）41-0198-01

建筑工程檔案是建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動，是建設項目管理在立項、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件。在對建設工程質量、造價和工期進行管理的同時，直接關系到工程的質量，影響企業(yè)的經濟效益。

一、工程檔案的重要性和特點

隨著社會的發(fā)展，國家對基礎設施的投入大大加強，對建筑工程的質量，進度等各方面要求的更加嚴格，也更加規(guī)范。由于工程項目一般都具有隱蔽性的，所以對于工程質量的檢查以及規(guī)范，就要通過檔案來體現，一個工程項目檔案的完整與質量的好壞，直接影響到這個工程項目的好壞，所以工程檔案的管理是一個非常重要的組成環(huán)節(jié)。建筑工程檔案是記載建筑工程施工活動全過程的一項重要內容，它是城建檔案的重要組成部分，也是工程竣工交付使用的必備文件。

其主要特點有：

1）分散性和復雜性。建設項目周期長，生產工藝復雜，建筑材料種類多，建筑技術發(fā)展迅速，影響建設項目因素多種多樣，工程建設階段性強并且相互穿插，由此導致了建設項目文檔資料的分散性和復雜性。2）繼承性和時效性。隨著建筑技術、施工工藝、新材料以及建筑業(yè)技術和管理水平的不斷提高和發(fā)展，文檔資料可以被繼承和積累。新的項目在施工過程中可以吸取以前的經驗，避免重犯以前的錯誤。同時建設項目文檔資料有很強的時效性，文檔資料的價值會隨著時間的推移而衰減，有時文檔資料一經生成，就必須傳達到有關部門，否則會造成嚴重后果。3）全面性和真實性。建設項目的文檔資料只有全面反映項目的各類信息才更有實用價值，必須形成一個完整的系統(tǒng)。另外文檔資料必須真實反映工程情況，包括發(fā)生的事故和存在的隱患。4）隨機性。建設項目的文檔資料可能產生于工程建設的整個過程中，工程開工、施工、竣工等各個階段都會產生各種文檔資料，部分資料有規(guī)律性（如各種報批文件），但還有相當一部分文檔資料產生是由具體工程事件引發(fā)的，因此建設項目文檔資料具有隨機性。

二、目前檔案管理中存在的問題

1.檔案管理制度不完善。目前我國對于工程檔案管理方面已經有了制度方面的規(guī)定文件，但是在執(zhí)行的過程中并沒有嚴格按照文件的規(guī)定進行執(zhí)行。在工程立項時對檔案的記錄工作沒有一個規(guī)劃和規(guī)定，經常是在施工時想到哪里了就記錄一下，所以導致檔案的內容不夠全面，有時不能真實反映工程的實際情況。并且為工程在使用過程中帶來諸多麻煩。另外一個方面，在施工中需要多個部門相互配合來實現，所以檔案的記錄也不是一個部門的事情。目前的施工中各個部門缺乏溝通交流，檔案也是各自進行管理。這樣可能出現一些漏記或者誤記的情況，應該引起足夠的重視。

2.沒有認識到檔案工作的重要性。在工程建設中，只追求工程的經濟利益，把工作的重心都放在了工程建設方面。從而忽視了檔案的建立和管理工作。沒有認識到檔案對于整個工程所具有的重要意義。往往等到工程馬上竣工時才想起來檔案這回事，然后就憑記憶馬馬虎虎的整理檔案，應付檢查。根本沒有把檔案當成一項重要的工作來完成。此外，對于檔案的管理也很隨意，對于檔案內容不重視，經常胡亂擺放，甚至造成檔案的遺失。一些重要數據的丟失等問題。造成這方面問題的主要原因是我們的審核部門對于工程結束時的檔案驗收工作不夠嚴格，才出現這么多不負責任的檔案問題。

3.缺乏專業(yè)的管理人才。我們的社會在不斷發(fā)展，并且出現了更多的科學的檔案管理方法。但是對于工程檔案的管理人員大多都沒經過這方面的學習，而且很多人也不是專門負責檔案管理，只是兼職管理。這給檔案的良好管理帶來很大的弊端。管理人員缺乏必要的技能，不能對檔案進行科學的管理，隨著電子技術的發(fā)展，檔案工作也應該和時代接軌，充分利用計算機的優(yōu)勢，建立網上檔案管理平臺，進行更方便快捷的管理。要加大對檔案方面專項人才的培養(yǎng)，和新的科學管理方法的引入。來完善檔案管理工作。

從上面的分析中可以看出我國在檔案建設和管理方面還需要有很大的改進，這些改進也不能一蹴而就，必須從小的地方逐漸改進，對此討論一下對于檔案管理目前所面臨問題的解決方法。

首先要建立和完善工程建設檔案的法律法規(guī)，把檔案管理的工作細化，規(guī)定一定的程序步驟，按流程來走，責令有關部門加強對檔案的管理工作。同時要對檔案的規(guī)范化和準確化提出更高的標準，對于工程項目部要成立專門的檔案管理部門，有專門的工作人員負責檔案的記錄問題。在工程建設的全過程全程參與，記錄詳細，通過照片和數據把工程建設的全過程反映在檔案中。

其次要及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

再次要強化檔案的重要性。工程驗收審核部門要加強對檔案的重視程度，把檔案工作作為工程驗收的一個必要的且嚴格的流程。以此來杜絕那些為了檢查而應付制作的檔案文件。嚴格把控檔案的建設工作，對于檔案的記錄要進行實際勘察。把檔案建設的重要性深入到每一個工程部的管理者心中。讓檔案真正實現作為檔案的存在意義，從而從工程內部提高對檔案工作的重視程度。

最后注重對檔案管理人員的素質教育和技能的培養(yǎng)。全面提高檔案管理人員的素質，對于提高檔案的準確性，嚴密性有很大的作用。加強管理人員的責任感，讓他們認識到這不是一個簡單的工作，對于整個工程的建設和后期維護具有重要的參考作用。杜絕目前的馬虎大意的檔案記錄和管理。另一方面要加強檔案管理人與的現代化技能培訓。充分利用計算機的優(yōu)勢來更加便捷的對檔案工作進行科學管理。

結語

我們應以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經驗的態(tài)度，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結建筑工程檔案管理的經驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經濟建設和構建和諧社會服務。

篇（3）

二、檔案統(tǒng)計是提升檔案管理工作效率的重要方式

隨著科學技術的迅猛發(fā)展，各種信息接踵而至。相對于其他工作而言，檔案管理工作則可以較早的接受到這些信息，也正是因為如此，帶給了檔案管理工作一定的壓力和挑戰(zhàn)。面對浩瀚如海、復雜繁多的信息，采取何種方法可以有效的幫助檔案管理厘清這些信息就成為不得不思考的重要問題。在此境遇下，檔案統(tǒng)計工作以其強大的功能可以充分的幫助檔案管理解決好以上問題。一是檔案統(tǒng)計運用科學的統(tǒng)計方法將相關信息引入到檔案管理中去；檔案統(tǒng)計是依托計算機等高科技器材成型的統(tǒng)計方法，具有無比強大的技術優(yōu)勢。當檔案管理需要對各類信息進行分類時，就可以充分運用檔案統(tǒng)計的優(yōu)勢，把這些信息輸入計算機系統(tǒng)，在計算機系統(tǒng)的幫助下，可以代替人工完成信息的檢閱、收集、分類等各項工作。由此可見，在檔案統(tǒng)計的作用下，檔案管理工作人員只需輕點鼠標，就可以在檔案統(tǒng)計的幫助下輕松的完成各種信息的統(tǒng)計工作，從而提高了檔案管理的工作效率。二是檔案統(tǒng)計節(jié)約了檔案管理工作人員的工作時間；一般而言，檔案管理工作人員的工作時間大多集中于對信息的收集和處理等方面。如果不具備科學的管理方法，不具備相應的科技條件，自然會耽誤檔案管理工作人員的寶貴時間。面對這一問題，檔案統(tǒng)計也可以發(fā)揮出其自身的優(yōu)勢。那就是一方面充分依托檔案統(tǒng)計的科技優(yōu)勢，利用較短的時間完成信息的收集和整理工作。另一方面充為檔案管理工作人員提供其他方面的工作服務。比如，資料的發(fā)送、回收等。由此可見，科學合理的運用檔案統(tǒng)計，就可以有效的節(jié)約檔案管理工作人員的工作時間，從另外一種意義上來看，節(jié)約了工作時間也就意味著提高了檔案管理的工作效率。

三、檔案統(tǒng)計是科學規(guī)劃檔案管理工作的有效方法

篇（4）

建筑工程檔案不僅能夠給其他工程的施工、設計、策劃起到借鑒、指引作用，還是工程改造、維修、拓展建設的權威性的重要證據，能夠給建筑工程科學技術的探索與發(fā)展起到正面的影響。但是，建筑工程的建設周期較長、施工人員多、施工規(guī)模大、牽涉面廣，其工程檔案的管理也相對而言較復雜。所以，本文通過對建筑工程檔案管理的難題的具體分析，給出可行性高、效果好的檔案管理措施，從而對竣工檔案歸檔的完整性、系統(tǒng)性、準確性以及建筑工程檔案管理的規(guī)范化發(fā)展起到一定的引導作用。

1 建筑工程檔案管理的難題

1.1 難收集檔案

作為工程檔案管理工作的中心內容及其基礎，檔案收集工作占據著極其重要的位置。然而，由于建筑工程的建設周期長、規(guī)模大、檔案資料多、分散性強，使檔案收集難度加大。但是某部分重點工程結束施工具有深遠的影響，由于有較高的時間限制，施工工期緊，因此大部分項目管理人員光顧著追趕施工進度卻忘了工程檔案的同步規(guī)整，導致大部分關鍵的檢測報告與試驗報告分散在原始資料的形成單位。以上所說的材料的無秩序的管理特別容易導致檔案原件毀損、丟失。

1.2 對于分包單位檔案工作的監(jiān)督與指引難度大

實際上，工程檔案管理具有較高的科學性與系統(tǒng)性，因此建設單位要有序地監(jiān)督并指引參建單位工程資料的產生、積累與立卷工作，以達成竣工檔案歸檔系統(tǒng)、準確、完整的目標。建筑工程分包單位量大，建筑工程作用多種多樣，但是各個專業(yè)分包隊伍檔案的管理意識都很弱，管理水準低，如此無疑會加大建設單位監(jiān)管指引各個分包單位檔案工作的難度。

2 處理以上所說的難題的對策剖析

為解決上述難題，建設單位應運用經濟手段對參建單位的檔案管理行為進行管束，加大重視各個單位對于檔案工作的力度。另外，總包、建設、城建檔案管理機構以及監(jiān)理單位應當在建設工程過程中緊密合作，力求在管理手段上找到突破點，深入規(guī)范工程檔案的管理工作，重視全方位提升各個參建單位的檔案管理水準與管理意識。

2.1 完善檔案管理體系，經崗位責任制貫徹落實到實處

為確保建筑工程檔案管理工作開展的順利性，完善檔案組織工作體系是很有必要的。身為項目管理者，建設單位在開展項目建設工作時要積極組織各大參建單位構建起涵蓋諸多單位的檔案管理體系，一級一級地將崗位責任制貫徹落實下去，自源頭起把工程檔案歸至管控范疇當中。

2.2 制定可行性高、可操作性強的檔案管理辦法

檔案管理辦法既要對檔案的收集與編制組卷的手段、檔案收集范疇、歸檔程序及內容等進行明確，還要針對檔案的產生、收集、匯總、規(guī)整等給出詳細的要求，讓各個參建單位在編制及收集檔案的過程中有一定的標準、規(guī)律可以遵循。

2.3 對檔案交底工作展開科學地組織

要想確保檔案匯總、規(guī)整工作能有序、規(guī)范地開展下去，就必須在項目開工之前做好全面、系統(tǒng)的檔案交底工作。尤其是建筑工程，建設單位務必要緊抓該環(huán)節(jié)，積極組織監(jiān)理、施工、設計等有關單位的檔案工作主管領導、各個專業(yè)的技術負責人、檔案員以及技術員等加入到交底大會中，以交底會的內容為會議紀要。

2.4 加大力度對過程的指引與監(jiān)督檢查

2.4.1 加大監(jiān)督檢查的力度，處理好檔案收集難度大的問題

身為建設單位，應積極與監(jiān)理單位聯合，充分按照檔案管理辦法的有關要求，加大力度監(jiān)督并檢查各個參建單位檔案的規(guī)整、收集工作，并就已出現的問題給出整改的建議，從而才能有效地處理好建筑工程同工程建設進度不是同步的的問題。

2.4.2 加大力度細化對分包單位的檢查和指引

由于分包單位的管理水平及其意識都比較薄弱，因此，建設單位應當積極地同總包單位展開緊密地合作，加大力度細化對分包單位的檢查和指引，高度重視檔案員的業(yè)務水平的提升，大力監(jiān)督并催促各個分包單位同步進行檔案的整理與收集工作。首先，要對項目各個分包單位的信息有一個清晰的認識。身為建設單位，其應當對各個分包單位的施工內容、檔案工作負責人的聯系方式、進退場時間有具體的了解，產生項目分包單位檔案管理工作統(tǒng)計表，從而給檔案指引、檢查、在規(guī)定時間內完成竣工階段檔案的匯總工作做好鋪墊。其次，要積極開展業(yè)務培訓并觀摩學習。作為建設單位，其可以大力聘任有著豐富的經驗的專業(yè)人員當分包單位的檔案員開展專業(yè)技術培訓工作，并每隔一段時間讓其親身前往總包單位現場以學習檔案的規(guī)整、組卷手段；再者，要加大力度檢查、指引分包單位退場。這是因為施工人員具有很大的流動性，如若分包單位離場了，那么建設單位要向再監(jiān)管其檔案工作的難度就會變得相當大。所以，總包單位與建設單位在各個分包單位退場之前務必要詳細地檢查好各個單位工程檔案編制的貫徹落實狀況，并對其展開仔細地監(jiān)督，確保檔案轉交到系統(tǒng)。

3 努力進行城建檔案業(yè)務指導

要想促使檔案管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展、大力提高各個參建單位檔案管理水平，就必須要進行高效的業(yè)務指導工作。就建筑工程檔案管理的難題，城建檔案館指引者應充分切合工程建設的詳細狀況努力進行業(yè)務上的指導。

3.1 不斷提升業(yè)務指導人員的素質

業(yè)務指導工作既要求指導人員具備城建檔案管理方面的實踐與理論基礎，又需具備工程專業(yè)的技能與知識。但是在實際操作過程中，存在大量問題需前往施工現場加以了解、剖析與探索，并及時加以處理。所以，業(yè)務指導人員既要在實踐過程中不斷積累、總結新的業(yè)務知識以提升自身的業(yè)務素質，又要積極主動地學習與檔案、工程專業(yè)相關的知識。

3.2 積極主動地搞好工程檔案管理的技術培訓工作

城建檔案館業(yè)務指導人員應當樹立其主動的服務意識，自項目立項開始就必須同建設單位展開主動聯系，爭取在第一時間對工程的建設信息進行了解，同時與建設單位相配合以共同開展工程檔案預驗收之前及項目開工之前的集中培訓工作，宣讀檔案的法規(guī)、法律及有關技術規(guī)范，從而提升檔案管理人員及技術人員的檔案專業(yè)知識水平及其實踐能力。但是就部分特殊工程項目，也要與它的建設施工特性相結合，一起開展竣工檔案編制專題培訓工作，重點處理竣工圖編制及竣工檔案科學組卷的問題。

綜上所述，城建檔案工作對于我國的城市發(fā)展來說其作用是不可忽視的，隨著當前我國不同級別城市的快速發(fā)展，城建檔案工作也日益得到社會各界的高度重視。目前，城建檔案的數量和種類都在不斷地遞增，城建檔案的優(yōu)越性也日漸突出。因此，我們必須要抓住時展的新機遇，深入分析城建檔案工作的創(chuàng)新思路，實現城建檔案的與時俱進，群策群力，積極行動起來，不斷完善我們的城建檔案管理工作，從而進一步推動我國城市的快速發(fā)展。

參考文獻：

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通常來說，建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的設計、施工中期和竣工驗收。而每一階段和過程的工作內容都應當記錄在案。具體來說，在建筑工程設計階段建筑工程檔案主要記錄的是建筑工程的地質條件、工程預算、招投標情況以及審批情況等。而在施工中期建筑工程檔案主要記錄的則是消防設施安裝、材料使用情況、人工使用情況。同時，針對性記錄暖通、通風等具體設施和數據。這樣便能將施工中期各項情況反映出來，展現建設質量和標準。第三，竣工驗收階段的建筑工程檔案主要記錄了工程移交、工程檢查以及竣工文件等。

（二）建筑工程檔案的特點

檔案管理工作是一項系統(tǒng)化和科學化的工程，而建筑工程檔案管理更是收集、整理和管理建筑工程項目各項生產環(huán)節(jié)文件資料的重要方式方法。建筑工程檔案不僅能夠涵蓋整個建筑工程的完整建設流程，還能真實客觀反映建筑工程的基本內容。一份完整科學的建筑工程檔案不僅對往后擴建改建有著重要參考作用，也是城市建設的憑據。而且，建筑工程檔案還能在火災等突發(fā)事故防范、重大災害險情預防上發(fā)揮作用。

二、建筑工程檔案管理的存在問題

（一）管理意識落后

現階段大部分建筑企業(yè)對于建筑工程檔案的概念和作用等依然不了解，檔案管理意識相當落后，甚至還出現對檔案管理現代化的不了解。此外，當下部分建筑企業(yè)在建筑工程檔案管理過程中依然運用傳統(tǒng)收工方式方法，無論是檔案的收集、儲存等都停留在傳統(tǒng)模式，完全沒有實現建筑工程檔案的現代化管理。

（二）管理資金缺乏

建筑工程檔案管理資金的缺乏也是當下建筑工程檔案管理的重要問題。管理資金的缺乏將直接導致建筑工程檔案管理技術和設備落后。而且，加之建筑工程檔案管理意識的落后，也會使得建筑工程檔案形同虛設。

（三）管理人才缺乏

社會不斷發(fā)展，現代化、科學化和信息化的建筑檔案管理方法層出不窮。但是，現階段部分建筑檔案管理人員依然沒有掌握新的技術手段，甚至有的建筑企業(yè)檔案管理人員并不是專業(yè)檔案管理人員，僅僅是一個兼職而已，這就給檔案管理帶來了很大的弊端。究其本質而言，管理人才的缺乏使得檔案管理過程缺乏應有的技能，科學化的建筑檔案管理更是無從說起。

三、建筑工程檔案管理存在問題的解決辦法

（一）革新管理意識

革新建筑檔案管理意識首先需要加強建筑企業(yè)領導的認識，提升企業(yè)對于檔案管理的重視程度。這是因為只有建筑企業(yè)領導認識到建筑檔案管理的重要性，才能逐步進行改善。所以，各建筑企業(yè)應當建立以企業(yè)領導為核心的檔案管理小組，加強建筑檔案管理重視，重新構建檔案管理意識。其次，各部門應當就建筑工程檔案管理人員進行管理意識強化和管理思想的培訓。另一方面，科學合理構建建筑工程檔案管理的制度，確保建筑檔案管理能夠在既定標準和制度之下進行。

（二）加強人力物力和財力投入

加強重視變革建筑工程檔案理念之后，企業(yè)應當加強人力物力和財力的投入，逐步將建筑工程檔案管理放在項目管理中的重要位置。所以，需要將建筑工程檔案劃入一個單獨部門，與項目建設同步發(fā)展和建設。同時，保障建筑工程檔案管理的現代化建設，逐步實現辦公自動化。針對檔案管理也應發(fā)放專項資金，避免方案管理經費不足。有條件的企業(yè)還可以購買諸如計算機、掃描儀、傳真機、攝像機等現代化檔案管理設備。

（三）優(yōu)化管理人員素質

優(yōu)化建筑工程檔案管理人員素質應當從三個方面進行，第一，建筑工程檔案管理人員應當不斷加強檔案管理的基礎知識和專業(yè)知識學習，主要涵蓋檔案管理知識、相關法律知識、信息技術等。其次，增強管理人員的檔案管理責任意識，憑借檔案管理機構職能強化強化檔案管理人員隊伍健身，進而實現管理人員素質的優(yōu)化。第三，將檔案管理作為一種專職部門進行之后，管理人員還應當樹立愛崗敬業(yè)和樂于奉獻的精神，通過教育強化和檔案管理相關重要性知識的傳遞確保檔案管理人員能夠安心檔案事業(yè)，為檔案管理服好務。

四、各部門檔案管理人員

（一）各部門檔案管理人員，應按照企業(yè)檔案管理者所發(fā)的制度或細則或交底的要求進行收集、整理、歸檔。

（二）各部門檔案管理人員，應自主去學習檔案相關的知識，工作中碰到不太清楚的及時請教企業(yè)檔案管理者或其他人員。

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中圖分類號：TM752 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791(2012)06(c)-0159-02

建筑工程檔案管理是建筑施工企業(yè)生產經營過程中不可或缺的重要組成部分,是工程建設的整體真實反映。建筑工程檔案對整個工程質量監(jiān)控、日后防災抗災、基礎維修及改擴建等工作都有著不可替代的作用。因此,做好建筑工程檔案管理工作十分重要,但是,目前建筑工程檔案管理實踐存在著諸多問題。

1 建筑工程檔案內容及特點

目前,業(yè)界普遍認可的建筑工程檔案定義是：“建筑建設活動中形成的原始的、圖物相符的、有保存價值的基建文件、監(jiān)理文件、施工文件和竣工圖的統(tǒng)稱。它記載著建筑物、構筑物地下管線敷設等建設活動,是建設項目管理在立項、設計、施工、使用、維修及改建擴建等活動中形成的檔案文件?！?/p>

1.1 建筑工程檔案內容

筆者結合上述定義,從整個工程建設的全流程出發(fā),認為建筑工程檔案內容應包括前期準備文件、工程施工文件、完工驗收文件及監(jiān)理文件四個部分。前期準備文件包括：上級審批批準文件；決策立項文件；勘察、測繪、地質等資料；工程招投標及承包合同文件；計劃任務書、項目方案等。工程施工文件包括：土建工程及水、電、設備安裝工程施工管理資料；施工技術資料；施工物資資料；施工測量記錄：給排水、消防、采暖、通風等設備安裝工程記錄；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。完工驗收文件包括：竣工圖；工程質量控制資料核查記錄；施工現場管理檢查記錄；竣工驗收移交證明書；竣工驗收監(jiān)督通知意見書；竣工報告；審計報告等。監(jiān)理文件包括：監(jiān)理中標文件及有關合同、協議書；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要,隱蔽工程驗收記錄；觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料等。

1.2 建筑工程檔案特點

建筑工程檔案存在于工程建設的全過程,有不同于其他檔案的特性,分析研究其特點對于管理中發(fā)現問題、解決問題有一定啟示作用。其主要特點,首先,量多類雜。建設工程項目周期長,部門多,人員雜導致產生的檔案文件繁多,類型復雜。其次,系統(tǒng)連續(xù)性。工程建設涉及建設、施工及監(jiān)理等多個部門,各部門產生的檔案相互關聯組成一個有機整體。建筑工程檔案的保存和積累,是一個繼承和連續(xù)的過程。再者,全面真實性。建筑工程檔案產生于工程建設的實踐,全面反映記錄工程建設的各類信息,是項目工程實體的真實寫照。最后,實用性。建筑工程檔案是工程項目最原始的記錄,有很高的實用性,通過檔案,可以全面考察工程質量,協助日后防災減災、維修、改擴建等工作。

2 建筑工程檔案管理中存在的主要問題

建筑工程檔案管理存在諸多問題,如制度建設問題、管理模式問題、管理人才問題、檔案質量問題、規(guī)范化標準化問題等等,筆者通過研究把這些問題分類歸納為宏觀問題和微觀問題兩個大的方面。

2.1 宏觀問題

2.1.1 檔案管理制度缺失,管理模式缺乏統(tǒng)一

針對基建工程項目檔案管理工作,國家檔案局于2001出臺了《基本建設項目竣工文件的編制和檔案整理規(guī)范》、《國家重點建設項目檔案驗收規(guī)定》兩個檔案管理規(guī)范性文件。但是,目前很多建筑工程單位忽略檔案管理制度和法規(guī)研究學習,沒有按照國家相關檔案管理規(guī)定從工程立項開始制定一整套符合項目建設實際的檔案管理制度和措施,往往想到哪做到哪,檔案管理工作隨意性很大,工程建設各階段的檔案管理混亂無序。

另外,工程項目建設涉及建設、施工、監(jiān)理等多個單位部門,往往各單位部門產生的檔案各自管理、各自為政。一些單位部門成立了專門的檔案室,工程檔案專人專管,多數單位工程檔案由其他業(yè)務部門代管或由非專業(yè)人員兼管,各個單位部門檔案管理相互缺乏溝通,檔案管理整體性較差。

2.1.2 檔案管理意識淡薄,基礎管理工作薄弱

目前,“檔案”概念還未被社會大眾廣泛認知,檔案管理意識普遍淡薄。工程建設中由于檔案管理工作繁瑣復雜,且不能產生經濟效益,工程建設部門多數精力集中于工程建設進度上,往往忽視或不重視檔案管理工作,消極被動應付檔案管理工作。從部門領導到基層檔案管理人員認識不到檔案管理對于工程建設的重要作用,很多規(guī)章制度不落實,經常出現工程項目完工即將交工驗收時,才開始應付整理檔案,敷衍相關部門檢查,這種做法給整個全流程檔案管理帶來諸多不良后果。

工程建設過程中檔案管理工作基礎薄弱,一些建設單位往往只注重工程項目的經濟效益,而對工程檔案的各階段管理很不重視,沒有成立專門的檔案管理機構。檔案基礎工作的系統(tǒng)化、有序化、可持續(xù)化不足,大量珍貴檔案資源隨處放置或丟棄,檔案收集、整理、立卷、標引、著錄及檢索利用等未按相應標準規(guī)范操作?？⒐を炇諜n案質量關把握不嚴,各項檔案監(jiān)督監(jiān)管機制不落實。

2.1.3 檔案管理人才匱乏,專業(yè)素質參差不齊

建筑工程項目組中的檔案管理人員多數沒有經過檔案專業(yè)培訓,缺乏工程檔案基本知識和工作經驗,并且常有一人多職或兼職等現象,部分項目組根本不設專職檔案管理人員。能對檔案進行日常整理、使用和維護,具有先進檔案管理技能的檔案管理人才十分匱乏。特別是在數字時代,了解和掌握電子文件形成規(guī)律、特點和管理方法,熟悉電子檔案管理技術的人才十分稀少,多數檔案管理人員仍處于手工操作階段,工作效率低,勞動強度大。

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1.1綜合性文件資料

主要包括上級批準文件；計劃任務書；工程地質、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關合同、協議書；工程竣工驗收及質量鑒定文件資料；工程竣工結算及其審計報告等文件資料；工程有關的照片、錄像、錄音、光盤等。

1.2土建工程及水、電、設備安裝工程施工文件資料

主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設計變更、技術交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質量檢驗及評定文件材料；工程質量事故記錄及處理的文件材料；施工技術總結等。

1.3竣工圖等

主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結構工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

2.建筑工程檔案的特點

2.1單一獨立性

即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。

2.2真實性

工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質量標準，是建筑工程質量監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據。

2.3實用性

工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設工作，檢查工程是否符合設計要求。

3.建筑工程檔案管理需要解決的問題

3.1檔案材料不完整

檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。

3.2缺乏統(tǒng)一的管理模式

從檔案管理機構上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.3缺乏復合型檔案管理人員

基層單位的檔案管理人員專業(yè)素質較差，既缺乏檔案管理業(yè)務知識，又缺乏相關的業(yè)務知識，難以適應工作需要。

4.建筑工程檔案有效管理的措施

4.1思想上要重視工程檔案管理工作

工程建設中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產生經濟效益，施工過程中現場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應付。如果不認真進行督導檢查，到最后內業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內業(yè)資料應定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應該進一步加強對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

4.2建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎

為了加強對工程建設各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，建設單位在項目建設初期（從工程立項開始）就應按照國家檔案管理的有關規(guī)定，結合建筑實際情況，制定相應的檔案管理制度、措施。同時要明確建設單位、勘察設計單位、招投標機構、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應承擔的職責，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設單位的合法權益方面有重要的依據、憑證作用。

4.3嚴格把好竣工驗收檔案資料質量關，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用

工程竣工驗收時，建設單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現問題及時解決，補缺補漏，務必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設工程質量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關條文，把好竣工驗收關，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設單位發(fā)給《建設工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設工程檔案合格證》，建設單位不結清尾款，以確保下程建設檔案的完整、準確、系統(tǒng)。

4.4加強對工程檔案管理人員和有關技術人員進行培訓的力度

隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務索質包括服務意識、服務質量、服務水平。檔案管理人員要增強服務意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務質量和服務水平，要運用現代化的科學技術和設備，采用科學的管理方法，更好地服務于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領會和掌握有關法律、法規(guī)的內容及主管部門的有關規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質量關。

4.5加強施工管理，強化檔案材料編制工作

按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務條件。一個施工隊不會編制工程內業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質量，關鍵在于編制形成過程。施工單位應明確自己的責任，加強對施工技術人員編制檔案材料的訓練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

4.6充分利用現代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作

大力推行對縮微檔案、磁介質檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發(fā)展方向。

4.7及時做好傳遞和變更記錄

在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息?！?/p>

【參考文獻】

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1 加強建筑工程檔案管理的重要性

隨著經濟建設和城市的快速發(fā)展，建筑工程日益增多，使得人民生活、城市建設、經濟發(fā)展的各個方面都有了很大的提高和改善。在每個工程中都會形成豐富多彩、各種各樣的文字檔案，其中有建設前的批文、施工的過程記錄、竣工驗收資料、管理維護資料等等。這些文檔具有很重要的意義，它可以很全面的反映出建筑工程過程中的詳細情況，并且對工程質量的評定、工程竣工后的管理和維護，以及對新建建筑工程的準備等等都有重要的實用價值。這些文字檔案稱作工程檔案，它是在城市規(guī)劃、建設及管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存和實用價值的東西，其形式有：文字、圖標、聲像等等各種載體的文件材料。這是一種看不見的城市生產力，是一座豐富的知識寶庫，是每個工程的原始的、真實的記錄，具有很重要的價值。

（1）建筑檔案必須保證其完整性、齊全性、規(guī)范性，這就要求對檔案的管理工作一定要進行統(tǒng)一管理，不可分工工作，這樣的話很容易導致文件的混淆和丟失，也會使得同一類文件不能有效的進行總結歸納；（2）工程檔案是城市建設衍生出來的產物，是一個城市建設的技術手段的積累和經驗；（3）工程檔案作為一種總結類文件的存在，在很大程度上是一個城市進行城市規(guī)劃和城市建設管理的依據和基礎；（4）工程材料出自于這個城市的城市建設工程，這就使得它在所有建筑物，建筑為維修、改擴建的過程中占有很重要的地位，而且通過這種方式還可以提高一個城市的經濟效益；（5）工程檔案是一個城市建設的原始資料，這樣在一個城市的抗災、防災、災后重建中具有不可替代的作用。根據工程資料可以減少很多工作量，并且可以很大程度上回復城市的原始面貌，減少人民群眾的心理陰影；（6）建筑檔案是城市建設的真實資料，記錄城市建設過程中的每個技術和施工細節(jié)，這對完工后的檢測維護、改建擴建、拆除再開發(fā)具有重要的作用。

2 加強建筑工程檔案的管理工作

2.1深入現場，做好對建筑工程檔案的服務工作

一個城市的現代化水平在很大程度上表現在這個城市的建筑工程上，因為建筑工程是經濟發(fā)展和社會進步最基礎設施，是發(fā)揮城市多功能的前提條件。而工程檔案又是一個城市進步的記錄，是這個城市規(guī)劃、管理等一系列工作的有效依據，因此對建筑工程檔案的服務就顯得異常重要。包括對建筑工程業(yè)務指導、現場跟蹤服務、檔案接收工作等等。對那些已經登記的工程項目，特別是一些具有重大影響、深遠意義的偉大工程，都應認真負責地進行清查、摸底、分析研究等工作。在深入現場進行指導的同時，還用與各個單位達成各方面的一致性。進而編制檔案真實反映建筑各個環(huán)節(jié)的每個細節(jié)。

2.2重視工程檔案管理工作，提高檔案管理水平

建筑工程檔案涉及工程方方面面的工作，貫穿于工程全過程，因此工程檔案管理人員必須全程跟蹤服務于工程，特別是在項目建設初期，遵循項目建設和檔案形成的規(guī)律，工程檔案管理人員應盡早加入工程，對項目檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃，盡早收集。有些建筑公司，對工程建設中的檔案管理不太重視，到工程完工后，即將交工驗收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。而且，一般施工單位沒有專職檔案管理人員，內業(yè)資料分散于工程技術科、試驗室、合同管理等部門，工程后期人員繼續(xù)撤離后，有些施工單位留下的人員對資料不熟悉，加之有些資料簽字手續(xù)不完備，需要施工單位或監(jiān)理人員簽字，人員很難召來，拖延了資料整理時間。鑒于上述原因，應在工程建設中加強檔案管理工作，提高檔案管理人員的整體素質，對各專職或兼職檔案管理人員進行大量培訓，理解建筑工程建設工作中會形成哪些類型的文件材料，哪些是屬于有保存價值的檔案今后需歸檔、并講解了具體的歸檔范圍?，F代化的城市建設離不開現代化的人才，高水平的工程檔案管理也離不開具有綜合素質的管理人員，這就要求對內，工程檔案管理人員要定期參加專業(yè)理論學習，懂技術、會管理、業(yè)務精，并取得相應的管理資質、持證上崗；對外定期舉辦工程檔案工作的集中業(yè)務培訓，及時做好各種文件、標準的講解、培訓工作。

2.3有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（單位）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協調工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質和類型，收集整理的部門的檔案資料，內部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質不同分類，編號采用其自然形成的編號。

2.4備案材料是在工程竣工驗收這最后一道工序中完成的，但是它是工程檔案重要的組成部分，也是各級建設行政主管部門今后在管理上一個重要的參考。它和工程檔案在管理、性質和目的上差不多是一致的，所以工程竣工驗收備案和工程方案管理是結合起來進行的，委托各級城建檔案管理機構進行管理。這樣，在工程管理體制上，方案收集、整理、歸檔。保管的規(guī)范上具有很大的一致性，是有很大的必要性。

3 結語

綜合上述，工程檔案是一個城市發(fā)展的真實記錄和寫照，并且在城市建設中起著舉足輕重的作用。因此，在工程檔案記錄、管理方面應該本著認真負責、一絲不茍的態(tài)度。有關工程檔案的工作是一個工作量相當大的工作，這就要求各個部門之間相互協作，共同盡心盡力。在法律方面，應該適時適當制定出一些有關工程檔案記錄和管理方面的條例，以確保工程檔案在一個良好的環(huán)境中成長，為城市建設作出更多的貢獻。

參考文獻：

[1]呂艷.淺析如何做好建筑工程檔案管理.《商品與質量?建筑與發(fā)展》.2011年5期

[2]蘇海玉.淺談建筑工程檔案管理.《華章》.2012年18期

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關鍵詞：

榮譽檔案；建筑設計；管理措施

建筑設計單位的榮譽檔案是指單位和職工在工程設計、科技研發(fā)以及各項管理工作中因取得突出成績而獲得的具有保存價值的獲獎文件、榮譽證書、獎狀、獎牌、獎杯、錦旗等的總稱。它真實記錄了單位事業(yè)發(fā)展的歷史軌跡，具有較高保存價值，是檔案的一種特殊載體。

一、建筑設計單位榮譽檔案的特點

（一）榮譽檔案帶有鮮明的行業(yè)特色，由各級住房城鄉(xiāng)建設部門、勘察設計協會、土木建筑學會等評選出的優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案、綠色建筑、裝配式建筑、BIM應用等，是建筑設計單位榮譽檔案的主要構成部分，約占到全部榮譽檔案的八成以上。

（二）榮譽檔案是使用頻率最高、價值利用最多的檔案類型，與文書檔案、人事檔案、圖紙檔案等經常“沉睡”在檔案柜中不同，榮譽檔案基本是“活動”的檔案，無論是對外宣傳、對內教育、職稱評定，還是生產經營投標、編寫單位歷程，均發(fā)揮著重要的作用。尤其是在參與工程項目投標時，優(yōu)秀工程、優(yōu)秀方案類的獲獎證書、獎牌等榮譽檔案作為單位實力和業(yè)績的憑證，經常會跟隨設計人員“奔赴”各個開標現場，成為競標的重要得分內容。

（三）榮譽檔案利用價值有一定的時效性，這里的“時效性”主要是指工程技術類獲獎證書在單位投標時的利用價值。建設單位在招標時，一般會要求設計單位提供近三年或近五年獲得的榮譽。因此，這類榮譽檔案越新，其利用價值便越高，超過五年的獲獎證書，在生產經營上的價值便不再突出，就可以與其他榮譽檔案或普通文書檔案一樣“束之高閣”了。

二、榮譽檔案管理工作中存在的問題

（一）對榮譽檔案重視不夠導致管理混亂。對建筑設計單位而言，圖紙檔案、人事檔案、合同檔案、文書檔案等幾大塊的管理相對比較規(guī)范，分別由相應部門收集整理，并有專人負責。而榮譽檔案很少被作為一種特殊的檔案類型予以專門管理，更不會安排專人負責。獲獎文件、獲獎證書大多作為文書檔案保管，由辦公室收集整理；而獎牌、獎章、獎杯、錦旗等實物類檔案則比較分散，往往由獲獎部門或個人隨意存放。

（二）榮譽檔案歸檔意識不強，導致收全率欠缺。生產一線各部門對于層次或級別比較高的獎，有時不愿將取得的榮譽成果拿給集體分享，不主動按時上交應歸檔的文件材料，而是留在自己部門使用，在檔案移交上意識比較淡薄。對于職工個人獲得的各種榮譽，許多人認為與單位無關，從來沒想過要移交單位，或將獲獎證書復印件交給單位登記保管。職工歸檔意識不強，檔案管理部門又無法掌握全院范圍內的獲獎情況，導致在榮譽檔案的收集上不可避免地存在遺漏。

（三）榮譽檔案種類繁多、材質不一，導致整理保管困難。榮譽檔案從載體上來看，既有文書類，也有實物類；從材質上看，有紙張、金屬、木料、玻璃、布料等；從形狀和樣式上看，更是尺寸不一、大小不等。由于載體材料和形式的多樣性，決定了榮譽檔案在種類上的多元化，從而也相應加大了榮譽檔案收集、整理和存放的難度。目前專門設置榮譽檔案室或檔案專柜的單位并不多，文書類榮譽檔案一般存放在文書柜內，或與其他檔案混存；實物類榮譽檔案則是見縫插針，隨意擺放，時間比較久遠的獎牌、獎杯等往往會字跡模糊、銹蝕嚴重；借用頻繁的獲獎證書，折疊、磨損嚴重，不利于檔案的長久保存和利用。

三、加強榮譽檔案管理的主要措施

（一）加強宣傳，引起重視。要強化榮譽檔案的歸檔意識，通過多種途徑向職工普及檔案法實施辦法等有關知識，使各個部門和廣大職工能夠主動將獲得的榮譽及時提交到檔案管理部門。要強化榮譽檔案收集意識，檔案管理人員要轉變被動等待歸檔的觀念，全面了解各類榮譽的評選情況，掌握評選時間，跟蹤評選進度，在榮譽檔案發(fā)放的第一時間，主動走出去收集應歸檔的文件材料、證書、獎牌等，既要保證材料的齊全，又要維護檔案的有機聯系和歷史的真跡，解決榮譽檔案歸檔不全的問題。

（二）完善制度，落實責任。要明確管理部門，安排專人負責，做好榮譽檔案收集、保管、借用等各方面的管理制度建設，確保各類榮譽檔案及時完整歸檔和安全、有效利用。要強化檔案管理人員的服務意識，積極主動開展工作，切實擔起責任，樹立檔案資源共享的服務理念，使榮譽檔案真正發(fā)揮其特有的價值。

（三）明確流程，加強管理。實施標準化管理，從資料收集、整理到最后歸檔，從文件、實物內容的分類、編號、案卷目錄編制直至入庫，嚴格按照國家標準執(zhí)行，做到條理清晰、目的明確，避免遺漏，保證齊全完整，提高榮譽檔案管理的過程質量。具體應做好以下幾個方面的工作：

1.明確收集范圍?？蓮念C獎單位和獲獎對象兩個不同角度確定榮譽檔案的收集范圍，主要有以下幾個方面：一是政府或行業(yè)主管部門頒給單位的綜合類榮譽；二是單位獲得的工程技術、科研類榮譽；三是上級黨委、工會、團委、婦委會等黨群組織頒發(fā)的榮譽；四是單位參加上級或行業(yè)組織的各類文體活動、競賽活動獲得的獎杯、獎牌等；五是客戶、兄弟單位、社會團體贈送的錦旗、牌匾等；六是職工個人在設計、科研、管理等工作中獲得的獎項，職工個人獲得的榮譽，其原件仍由個人保管，檔案管理部門可采取征集復印件或拍攝照片的方式進行保存。

2.做好分類登記。為便于管理和使用，可根據材質分三類進行登記：一是文件類，主要登記標題、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期等；二是證書類，可根據證書上的內容登記受獎單位（人員）、項目名稱、獎項類別、等級、頒獎單位、落款時間等；三是實物類，包括牌匾、獎杯、獎章、錦旗等，登記內容與證書類相似，單獨登記是為了便于日后的整理歸檔。

3.單獨整理歸檔。因建筑設計單位的榮譽檔案有其獨特的行業(yè)特點和利用價值，使用比較頻繁，將此類檔案單獨整理歸檔十分必要。如獲獎文件，若按普通文書對待，將之與其他文件資料按年度整理歸檔，就會使這類榮譽檔案分散存放在不同的卷宗和檔案柜里，造成使用不便。因此，將榮譽檔案作為特殊門類進行管理，更便于保管和利用。尤其是實物類榮譽檔案，其由一件件物品組成，載體和形態(tài)各異，其存放的柜架需區(qū)別于文書檔案，應陳列于直觀易見、便于放取處，既利于對外展覽，又利于查找利用。有條件的建筑設計單位最好能開辟一個榮譽檔案陳列室，以確保這類檔案的長久保存和使用。

4.做好檢索利用。為了充分發(fā)揮榮譽檔案的價值和作用，要適應檔案信息化發(fā)展的需要，目錄編制與計算機管理同步進行，在系統(tǒng)化整理基礎上，編制好以全宗為單位的榮譽檔案分類目錄，按年度和分類項目進行編目造冊。同時要做好借用登記工作，既充分發(fā)揮其價值，又確保榮譽檔案的按時完整返還。綜上所述，榮譽檔案管理一定要規(guī)范化，加強檔案的收集、整理和統(tǒng)一管理，確保檔案資源得到有效的保護和利用。同時，建筑設計單位要積極創(chuàng)造條件，建立一定規(guī)模的榮譽檔案陳列室，以更好地發(fā)揮其價值和作用。

參考文獻：

[1]崔愛民.加強企業(yè)榮譽檔案管理[J].蘭臺世界，2005（9）.

篇（10）

1建筑設計單位檔案管理的作用

1．1原始記錄功能

設計單位檔案資料涉及到設計圖紙、設計文件變更、技術說明等。這些資料一般以項目為單位，每個項目涉及的資料比較繁雜，它記錄了項目建設全過程的各項信息，是檔案管理工作的對象和基礎。

1．2使用功能

建筑設計單位工作所涉及的工程量大、項目建設復雜，需要以往的其他建設項目的原始數據，從實際工程資料中加以驗證，以保證設計的可靠性和說服性。所以，設計單位的檔案資料在使用功能方面具有較高的可重復利用性和參考價值。

2設計單位傳統(tǒng)檔案管理

2．1歸檔內容繁雜

因為工程項目的建設周期一般都超過一年，項目所涉及的企業(yè)單位和政府主管部門也比較多，所以其累積的文檔資料極為豐富(如圖1所示)。同時，由于項目涉及的單位較多，檔案資料的溝通協調和歸檔過程也比較復雜［1］。

2．2檔案材料變更快

工程項目建造涉及到龐大的信息管理過程，存在各類設計、施工、質量上的風險。在項目建設過程中經常出現工程量的變化調整，需要設計方及時對原來的設計方案進行修改，這也一定程度上增加了檔案管理工作的成本。甚至于出現工程項目投資不足或者在建設期遇到政府政策性調整等情況造成項目停工維護。此時，設計單位就需要對相關資料及時收集補充。

2．3檔案應用程度高

設計檔案記錄了設計工作的過程，具有長期的使用功能以及使用價值。無論在設計、施工以及竣工各個階段，設計成果必須及時提供給工程建設各方參考應用。因此，設計單位的檔案在平時的維護過程中，會被頻繁調取查閱，而后重新歸檔，這對于檔案管理工作也是一個挑戰(zhàn)。

3設計單位傳統(tǒng)檔案管理存在問題

3．1歸檔意識薄弱

由于設計人員的日常工作量大且繁瑣，且其核心工作是設計圖紙和編寫相關文件，因此許多設計人員對文件的整理和歸檔不重視。這導致了檔案管理部門與其他相關部門之間的脫節(jié)，極大地影響了檔案管理工作的質量。檔案管理人員自身的技術缺乏以及態(tài)度的懶散造成了檔案管理的拖延與漏洞，嚴重影響了檔案處理的效率和使用價值。

3．2管理制度不完善

設計單位涉及到的檔案資料主要是圖紙及技術設計說明等，這些資料共同構成整個建設項目設計階段、施工階段以及竣工階段的文件體系的基礎。在實際檔案管理過程中，文件的粗略分類管理一定程度上破壞了信息的完整性和系統(tǒng)性，影響了檔案查找的效率，使得檔案文件的循環(huán)利用遭到破壞。許多設計單位的檔案管理還停留在紙質管理的方式，這種方式的存儲介質單一，很容易因保管不善，造成紙質數據的丟失，從而破壞了文件的完整性和有效性。同時，各項工程信息、工作任務單等資料依然采用手工紙質檔案記錄，并沒有進行計算機的錄入，使得資料的集中管理［2］十分困難且花費的時間成本將加大。

3．3管理技術缺乏

目前，我國建筑設計單位的檔案管理方式，正在由傳統(tǒng)的手工紙質化管理轉為現代化的信息管理，但是因為檔案管理部門相對地獨立于其他部門，且沒有受到企業(yè)足夠的重視，其管理人員自身沒有掌握新的技術，不具備先進的管理水平，制約了信息管理的發(fā)展。隨著工程項目體量的逐年增加，圖紙等相關文件也越來越多，將這些文件的集中存貯、科學分類進而有序地管理，就顯得十分重要。

4建筑設計單位檔案管理創(chuàng)新方法

隨著設計單位工作量的加大以及市場需求量的加大，傳統(tǒng)的檔案管理已經落后于實際的文件資料，只有在原有的基礎上進一步對檔案管理進行創(chuàng)新。檔案管理工作越來越趨向于信息化、人性化、服務化的方向發(fā)展，必然對已有的檔案管理工作提出更高的要求［5］。檔案管理部門需要摒棄舊的管理理念，避免檔案管理工作中出現的漏洞，努力完成檔案管理的信息化和現代化。整個設計單位所有的工程項目和相關文件的管理，要統(tǒng)一而有序。首先，擁有檔案數據信息化的共享平臺，使用者能夠對檔案數據進行檢索和分析;其次，建立能夠跟蹤發(fā)圖進展和執(zhí)行狀況的渠道，爭取項目進度控制的主動;最后，規(guī)范工程項目的命名，建立具有系統(tǒng)性的檔案資料庫。(1)建立完善的檔案管理制度首先，要對檔案管理任務進行科學的分解，清晰地劃分每一個環(huán)節(jié)的責任人及其職責，并且制定相應的考評指標，避免出現推卸責任的情況，同時提高管理人員的積極性。其次，完善檔案管理的硬件和軟件設施，指定嚴格的檔案室管理制度，工作人員對檔案要妥善保管，做到檔案的定期晾曬、檢查、修正。(2)用現代化信息技術為了實現檔案管理的信息化、自動化、共享化，充分提高設計單位對檔案管理的重視，設計單管理者應加大信息管理軟件和硬件的優(yōu)化，招聘相關的管理專業(yè)人才協同工作，最大限度地發(fā)揮檔案資料管理的水平，建立起現代化的檔案管理平臺。通過建立設計單位內部使用的檔案信息網絡管理平臺，一方面，將傳統(tǒng)的企業(yè)內部資料實行無紙化轉換，用電子簽名代替手工簽名［3］;另一方面，將外部的紙質資料通過掃描等方式轉換成電子文檔，將這些資料進行合理的歸類。當接收到重要的檔案時，可以利用該平臺［4］共享給各專業(yè)相關的人員?，F代化信息技術管理系統(tǒng)的管理平臺與詳細分類如下圖2、圖3所示。在檔案的信息化和共享化的過程中，普遍存在檔案信息的安全性和準確性等問題，檔案管理人員需采取可靠的技術措施，做到及時防范、及時處理。任何訪問數據庫的人員必須經過公司相關領導認定的授權文件及訪問權限才可進入［5］。當使用者需要下載具有保密性質的文檔時，應持有具有相關權限批準權的領導簽字的臨時下載權限書才可以下載使用。對于需要變更修改的文件，應該同修改前的版本一起保存，以形成可以備查的文檔歷史記錄［6］。(3)建立知識管理服務在新的檔案管理模式下。設計單位檔案管理在進行檔案管理研究時候要充分考慮實際使用者的需求以及在行業(yè)內推廣的需要。在信息的收集與檢索的過程中，運用知識樹的形式從面、線、點的層次出發(fā)，將各類設計單位的檔案和相關經驗以及運用的新技術等文件進行體系化歸類，使單位人員及后續(xù)新進設計人員能夠便捷地獲取數據庫［7］資料，并且廣泛推動了行業(yè)信息和知識的交流，可以全面提高企業(yè)內部設計人員的專業(yè)素質，為行業(yè)的進一步發(fā)展起到了一定的促進作用。(4)加強檔案管理人員的培訓人員作為管理系統(tǒng)的核心，起到至關重要的作用，必須重視檔案管理人員的培訓，在學習和實踐中提高檔案管理的技術和能力。在不斷發(fā)展的同時結合科學的信息化檔案管理手段，切實有效地做好檔案管理工作。具體的方法主要涉及計算機信息領域，全面了解計算機技術，充分利用現有的信息共享平臺進行數據資料的處理與更新［8］，這些工作關系到檔案數據的及時性和準確性，因此不可以懈怠。