相關(guān)期刊
時(shí)間：2023-07-02 09:53:48
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇工程項(xiàng)目檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
引言
化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案是指新建和改建工程項(xiàng)目，從建設(shè)項(xiàng)目立項(xiàng)開(kāi)始至竣工驗(yàn)收以及使用維護(hù)過(guò)程中，所形成的具有保存、查閱、利用價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。當(dāng)前，化工企業(yè)如何使用和管理這類檔案，服務(wù)于化工企業(yè)，已成為化工企業(yè)檔案類工作的重點(diǎn)。
1.化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的重要性
化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理是化工企業(yè)尋求發(fā)展的重點(diǎn)，而化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理是化工企業(yè)在管理中的關(guān)鍵內(nèi)容。建設(shè)實(shí)用的資料收集保存制度，保證項(xiàng)目建設(shè)和檔案資料的同步是化工項(xiàng)目檔案管理的重要使命，各個(gè)工程建設(shè)相關(guān)單位必須把項(xiàng)目檔案工作列入工程建設(shè)管理程序，控制并保障項(xiàng)目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，按時(shí)且合法的歸納項(xiàng)目建設(shè)中各種資料，嚴(yán)格按照國(guó)家及化工企業(yè)對(duì)檔案的準(zhǔn)則來(lái)編制項(xiàng)目檔案，從而保證項(xiàng)目檔案的合理合法。
2.目前化工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理的情況
2.1檔案管理意識(shí)不強(qiáng)
化工企業(yè)建設(shè)工程涵蓋項(xiàng)目的可行性調(diào)研、上報(bào)建議書(shū)、選址、土地規(guī)劃、勘探設(shè)計(jì)、施工、竣工、試運(yùn)行、投產(chǎn)等各部分，涉及范圍廣，需要較長(zhǎng)的時(shí)間累積而成。檔案部門(mén)無(wú)法把檔案觸角深入到工程的方方面面，有些檔案文件資料無(wú)法跟蹤、掌握，在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案歸檔中，檔案部門(mén)更多的是處于“坐等”收集狀態(tài)，與工程管理部門(mén)和施工單位聯(lián)系不夠密切，缺乏主動(dòng)管理的意識(shí)。尤其在施工的整個(gè)過(guò)程，因?yàn)楣こ塘看?，參加建設(shè)的單位通常對(duì)時(shí)間，質(zhì)量，成本控制問(wèn)題有更高的關(guān)注度，檔案工作反而被忽略或滯后，等到馬上完工時(shí)，臨時(shí)突擊檔案工作，集中時(shí)間來(lái)彌補(bǔ)檔案缺失的部分，答復(fù)驗(yàn)收。這樣的集中突擊使檔案的形式化嚴(yán)重，而實(shí)際有價(jià)值的內(nèi)容大大減少，導(dǎo)致不能確保檔案的整體性和真實(shí)性，并且對(duì)于日后檔案的使用也造成了麻煩。
2.2收集檔案的人員業(yè)務(wù)水平不足
目前，許多工程建設(shè)項(xiàng)目檔案負(fù)責(zé)人不明確，資料的形成和整理不完整，多是現(xiàn)場(chǎng)施工人員來(lái)臨時(shí)兼職檔案管理，未建立檔案工作具體明細(xì)，由于施工人員對(duì)檔案專業(yè)的掌握程度過(guò)低，而某些兼職的工作人員缺少專業(yè)的培訓(xùn)，施工過(guò)程中只要人員變動(dòng)就會(huì)導(dǎo)致檔案的流失，或者出現(xiàn)沒(méi)有人繼續(xù)完善檔案工作的情況，導(dǎo)致檔案未能保存妥當(dāng)，更談不上保證檔案的質(zhì)量。致使檔案的整體性和準(zhǔn)確性不足，通常都有著材料歸檔不完整；內(nèi)容缺失、簽章手續(xù)不到位；復(fù)印件過(guò)多，整理不規(guī)范等不足，這種情況都嚴(yán)重影響著檔案質(zhì)量，致使重點(diǎn)工程的檔案無(wú)法真實(shí)的展現(xiàn)工程情況且無(wú)法發(fā)揮檔案本身具有的功效。
2.3管理制度不健全
工程檔案管理的整個(gè)制度并不成熟，管理方法不夠健全。建設(shè)方和承包方在檔案管理時(shí)責(zé)任分配不清晰，缺少明確責(zé)任意識(shí)，建設(shè)方、監(jiān)理方及施工方各自的檔案工作沒(méi)有進(jìn)行有效的交流，各自的標(biāo)準(zhǔn)不一樣，檔案資料的走向不完善，使得資料工作的進(jìn)行受阻，檔案的及時(shí)性和準(zhǔn)確性受到質(zhì)疑，而檔案最終的收集整理也被推遲。
3.加強(qiáng)檔案管理工作的舉措
3.1強(qiáng)化宣傳，加強(qiáng)檔案意識(shí)
化工企業(yè)工程檔案工作關(guān)系到施工單位、設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、檔案行政管理、監(jiān)理單位等多個(gè)部門(mén)，僅僅依靠檔案部門(mén)來(lái)工作是不夠的，必須應(yīng)用多種方式，加強(qiáng)工程主管項(xiàng)目部與監(jiān)理、施工等各個(gè)單位的檔案觀念，將工程檔案與領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任掛鉤，將檔案工作的內(nèi)容歸納進(jìn)工程管理的內(nèi)容中，保證檔案的完整。近幾年我公司把檔案工作“三納入”作為開(kāi)展工作重要抓手，即將檔案管理納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃和年度工作計(jì)劃、納入領(lǐng)導(dǎo)的議事日程、納入員工的工作職責(zé)之中，建立了項(xiàng)目檔案管理工作人員網(wǎng)絡(luò)體系，指定專人負(fù)責(zé)文件、圖紙、計(jì)算數(shù)據(jù)、聲像等文件材料的收集、管理工作，制定了明確的崗位責(zé)任。
3.2健全檔案管理，建設(shè)合理的化工企業(yè)工程檔案管理制度
做好工程檔案的管理工作除了在思想上應(yīng)引起足夠的重視外，還應(yīng)以建章立制、規(guī)范管理為基礎(chǔ)。工程檔案管理作為項(xiàng)目管理工作之一，也應(yīng)實(shí)施程序化、規(guī)范化管理，這樣可使工程文件、檔案管理工作有章可循、有條不紊地進(jìn)行。建立合理的檔案管理大綱、組織機(jī)構(gòu)、崗位職責(zé)與資格、工程文件的接收、分發(fā)、傳遞、存檔、計(jì)算機(jī)管理、登陸檢索利用、檔案的分類與編碼、檔案處理流程、檔案的利用規(guī)定、規(guī)范化的工程文件格式要求、標(biāo)示方法、存檔方式等。對(duì)于具體的建設(shè)項(xiàng)目法人來(lái)說(shuō)，制定一套適用于本企業(yè)工程建設(shè)項(xiàng)目特點(diǎn)的工程項(xiàng)目文件、檔案管理細(xì)則，是企業(yè)順利開(kāi)展工程項(xiàng)目文件、檔案管理工作的前提和保證。
3.3強(qiáng)化對(duì)檔案的收集
工程項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目施工管理過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。目前各項(xiàng)目在收集聲磁檔案和竣工圖編制上還存在一些問(wèn)題，還需要強(qiáng)化對(duì)檔案的收集和編制。工程照片及音、錄像（光盤(pán)）材料是工程檔案的重要組織部分，對(duì)工程形象的、直觀的反映，直接體現(xiàn)了所做工程的面貌，工程完后，項(xiàng)目部應(yīng)及時(shí)將工程全貌及構(gòu)造物照片資料收集齊全，形成一套完整的技術(shù)檔案資料交檔案部門(mén)。
3.4實(shí)行同步跟蹤管理
伴隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步發(fā)展，社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)也步入到快速發(fā)展階段，尤其是十三五規(guī)劃以來(lái)，國(guó)家更是給予了社會(huì)建設(shè)工程更高的重視，切實(shí)從民眾角度出發(fā)，真正實(shí)現(xiàn)民生改善的目的。目前，群眾最為關(guān)注的內(nèi)容就是居住條件，而棚戶區(qū)改造工程則是切實(shí)改善民生的重要舉措。在開(kāi)展棚戶區(qū)改造項(xiàng)目時(shí)，需要真實(shí)的將相關(guān)資料和信息予以記錄，同時(shí)以檔案的形式保存下來(lái)。因此檔案管理工作當(dāng)屬棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目管理中的重要內(nèi)容。
1項(xiàng)目檔案管理的內(nèi)容
目前在實(shí)施棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的時(shí)候，無(wú)論是前期、中期還是后期階段，都需高度重視整個(gè)工程項(xiàng)目的建設(shè)。同時(shí)，在記載工程任務(wù)相關(guān)內(nèi)容的時(shí)候，務(wù)必要保障準(zhǔn)確、完整，且最終應(yīng)該以檔案的方式保存下來(lái)。近年來(lái)，隨著城鎮(zhèn)化建設(shè)步伐的逐步統(tǒng)一，棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的數(shù)量也迅速增加，因此也對(duì)工程項(xiàng)目的檔案管理工作提出了更高的要求。在棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目建設(shè)的前期、中期和后期階段的所有內(nèi)容都納入到檔案之中，確保檔案的完整性[1]。對(duì)于棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，關(guān)于檔案管理的工作內(nèi)容主要如下：①棚戶區(qū)項(xiàng)目開(kāi)始改造之前，關(guān)于棚戶區(qū)的音像、照片資料，棚戶區(qū)改造項(xiàng)目招投標(biāo)階段、立項(xiàng)審批階段、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍和勘察設(shè)計(jì)方面所產(chǎn)生的文件資料等；②棚戶區(qū)改造項(xiàng)目施工過(guò)程中，拆遷回遷和工程項(xiàng)目管理等方面的資料等；③棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收環(huán)節(jié)中，所產(chǎn)生的一系列的圖表、文字和電子形式載體等方面的資料。由于棚戶區(qū)改造項(xiàng)目涉及的內(nèi)容較為廣泛，因此檔案管理工作的難度也相對(duì)較大，更需要檔案管理部門(mén)強(qiáng)化管理工作，提升管理水平。
2工作中面臨的主要問(wèn)題
2.1檔案管理工作水平較低
一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于棚戶區(qū)項(xiàng)目進(jìn)行改造的時(shí)候，源自于多種因素的影響，導(dǎo)致檔案管理工作水平整體偏低。例如，通常在進(jìn)行棚戶區(qū)改造的時(shí)候，即便成立了相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室，但是僅為一個(gè)宏觀的管理單位，并沒(méi)有實(shí)體。領(lǐng)導(dǎo)小組雖然管理、監(jiān)督和協(xié)調(diào)棚戶區(qū)改造工程的項(xiàng)目施工以及竣工驗(yàn)收等工作，然而卻未能對(duì)招投標(biāo)、項(xiàng)目立項(xiàng)等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行涉及，使得工程項(xiàng)目的檔案管理工作明顯存在缺項(xiàng)，不能形成一個(gè)完整的棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案管理流程，進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)檔案管理水平偏低[2]。
2.2檔案管理工作不夠規(guī)范
棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目作為一項(xiàng)直接關(guān)系到民生的工程項(xiàng)目，受到國(guó)家的高度關(guān)注。因此具體到工程項(xiàng)目實(shí)踐中，檔案管理人員影響分類整理照片、音像以及文件資料，最終做好歸檔處理。然而現(xiàn)實(shí)情況下，由于沒(méi)有一個(gè)規(guī)范化的檔案管理工作流程，使得音像檔案的管理較為混亂和分散。由于音像檔案資料的形成可以來(lái)自多個(gè)部門(mén)，諸如新聞部、棚戶區(qū)改造領(lǐng)導(dǎo)辦公室或者開(kāi)發(fā)商等，不同部門(mén)所形成的音像檔案是單獨(dú)管理的，進(jìn)而導(dǎo)致整體檔案管理工作較為混亂。
2.3沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理部門(mén)
現(xiàn)階段，棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目是基于市場(chǎng)化條件下運(yùn)作的。同時(shí)在開(kāi)發(fā)和建設(shè)棚戶區(qū)改造項(xiàng)目時(shí)，通常不是由一個(gè)開(kāi)發(fā)商完成的，可能涉及多個(gè)開(kāi)發(fā)商。雖然工程項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中相關(guān)的檔案資料以及城市規(guī)劃等資料最終可以存放在城建檔案管理部門(mén)，然而涉及到的拆遷回遷、產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍方面的檔案資料卻留在開(kāi)發(fā)商手中。正是由于缺乏一個(gè)統(tǒng)一的檔案管理部門(mén)，導(dǎo)致棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的檔案管理工作成效不佳。
3有效管理的措施
3.1構(gòu)建完善的檔案管理體系
完善的檔案管理體系有：①構(gòu)建招標(biāo)承包責(zé)任制。開(kāi)始建設(shè)棚戶區(qū)改造項(xiàng)目前，首先做好招投標(biāo)工作。建設(shè)單位應(yīng)在招投標(biāo)的合同條款中，明確規(guī)定檔案管理的相關(guān)要求，促使能更加規(guī)范的進(jìn)行招投標(biāo)階段的檔案管理工作；②構(gòu)建項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制。因棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目的施工周期較長(zhǎng)，涉及的內(nèi)容也較多，因此需要基于項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)制的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化施工各個(gè)階段的管理工作，確保整個(gè)工程項(xiàng)目全過(guò)程中的檔案收集整理工作得以有序開(kāi)展，確保了檔案的真實(shí)性和完整性；③健全檔案管理相關(guān)制度[3]。從檔案的收集、歸檔時(shí)間、歸檔方法等方面予以嚴(yán)格要求，確保檔案管理工作得以規(guī)范開(kāi)展。
3.2強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)工作
為了全面提升棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目檔案管理工作水平，需要不斷強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能。不僅需要強(qiáng)化檔案管理人員的檔案管理方法、要領(lǐng)、基本操作步驟、相關(guān)檔案管理規(guī)范等內(nèi)容，還應(yīng)該不斷從檔案管理人員的職業(yè)道德、責(zé)任心、工作態(tài)度等方面著手，做好相關(guān)培訓(xùn)工作，進(jìn)而全面提升棚戶區(qū)改造項(xiàng)目檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
3.3嚴(yán)格落實(shí)檔案管理工作職責(zé)
棚戶區(qū)改造項(xiàng)目建設(shè)時(shí)存在多種檔案資料，需要對(duì)其進(jìn)行分類歸檔，并及時(shí)保存。在具體檔案管理工作過(guò)程中，需要全面落實(shí)相關(guān)人員的檔案管理職責(zé)。與此同時(shí)，工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、勘察以及監(jiān)理等相關(guān)單位，也應(yīng)該針對(duì)工程項(xiàng)目建設(shè)期間所產(chǎn)生的各種文件資料等進(jìn)行及時(shí)的收集，加強(qiáng)施工各個(gè)環(huán)節(jié)中的檔案管理工作，從而實(shí)現(xiàn)更為規(guī)范和完善的檔案管理目的。
4結(jié)束語(yǔ)
總之，棚戶區(qū)改造項(xiàng)目利國(guó)利民，需要給予高度重視。在棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目建設(shè)中，檔案管理工作的重要性不言而喻。在棚戶區(qū)改造工程項(xiàng)目中，通過(guò)構(gòu)建完善的檔案管理體系，強(qiáng)化檔案管理人員的綜合素質(zhì)，落實(shí)檔案管理人員的管理職責(zé)，進(jìn)而為棚戶區(qū)改造項(xiàng)目的順利開(kāi)展及工程竣工后的交付使用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
作者:孫彩霞 單位:濱州市城市建設(shè)檔案館
參考文獻(xiàn)：
電力工程檔案是指從電力建設(shè)項(xiàng)目（工程）立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、安裝調(diào)試、生產(chǎn)預(yù)備到竣工投產(chǎn)全過(guò)程形成的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字材料、圖紙、圖表等。電力企業(yè)如何利用寶貴的工程檔案資源并開(kāi)展高效管理，使其更好地為電力工業(yè)服務(wù)，已經(jīng)成為電力檔案工作的核心任務(wù)。
一、電力企業(yè)項(xiàng)目檔案管理的重要性
電力工程項(xiàng)目檔案管理在電力企業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位，而電力項(xiàng)目檔案管理又是電力企業(yè)管理工作中的重要環(huán)節(jié)。建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的主要任務(wù)是貫徹執(zhí)行國(guó)家和廣東省有關(guān)項(xiàng)目檔案的法律、法規(guī)、方針政策、電網(wǎng)公司的有關(guān)管理制度，建立有效的項(xiàng)目文件收集歸檔機(jī)制，確保項(xiàng)目檔案與項(xiàng)目建設(shè)同步發(fā)展。落實(shí)省公司發(fā)展子戰(zhàn)略和電網(wǎng)規(guī)劃建設(shè)關(guān)于檔案工作的任務(wù)，工程建設(shè)各有關(guān)單位要將項(xiàng)目檔案工作納入工程建設(shè)管理程序，嚴(yán)格控制項(xiàng)目檔案的齊全完整和系統(tǒng)準(zhǔn)確，依法、合理、及時(shí)收集歸檔項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程的各門(mén)類文件材料。執(zhí)行國(guó)家和行業(yè)關(guān)于項(xiàng)目檔案的標(biāo)準(zhǔn)，組織編制項(xiàng)目檔案，嚴(yán)格控制項(xiàng)目檔案的規(guī)范性。執(zhí)行國(guó)家和行業(yè)關(guān)于項(xiàng)目檔案的管理要求，組織對(duì)項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收，評(píng)價(jià)、考核項(xiàng)目檔案管理效果。為項(xiàng)目規(guī)劃、建設(shè)和生產(chǎn)提供檔案信息利用服務(wù)。
二、項(xiàng)目檔案資料管理要求
歸檔的文件達(dá)到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，滿足生產(chǎn)（使用）、治理、維護(hù)、改建的需要。完整是指工程檔案資料的收集要與建設(shè)進(jìn)程同步進(jìn)行，在項(xiàng)目的立項(xiàng)到工程竣工驗(yàn)收投產(chǎn)的全過(guò)程中，各種應(yīng)該歸檔的文件材料都要?dú)w檔。準(zhǔn)確是指對(duì)歸檔文件材料的記載必須與實(shí)物相符，準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)治理各項(xiàng)活動(dòng)中的真實(shí)情況和歷史過(guò)程。系統(tǒng)是指歸檔的文件材料，同一卷文件要按文件材料形成的時(shí)間順序排列，做到層次分明，有機(jī)聯(lián)系，符合其形成的規(guī)律。
在管理過(guò)程中嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T11822-2008國(guó)標(biāo)、《建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》及企業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是做好電力企業(yè)工程檔案管理的基礎(chǔ)，在工程建設(shè)施工中嚴(yán)格過(guò)程控制，按照電力工程檔案歸檔范圍的要求，對(duì)工程建設(shè)中形成的文件及時(shí)檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，查漏補(bǔ)缺，使施工記錄做到真實(shí)、完備、及時(shí)，符合歸檔要求。
參照《業(yè)務(wù)規(guī)范》分類表所列的案卷內(nèi)容分別組卷，一個(gè)卷盒放不下同一案卷內(nèi)容的可組成若干卷，題名可寫(xiě)成×××（一），×××（二）等。歸檔文件材料應(yīng)以原件歸檔，不使用復(fù)印件。如原材料的合格證、質(zhì)量證明是復(fù)印件的，需加蓋生產(chǎn)商或供應(yīng)商的公章（紅?。拍軞w檔。管理性文件按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列；施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)實(shí)驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列；設(shè)備文件按依據(jù)性、開(kāi)箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行維修等順序排列。卷內(nèi)文件的排序及錄入：
（1）工程聯(lián)系單、設(shè)計(jì)變更單應(yīng)按文件的編號(hào)順序排列，逐份錄入。
（2）設(shè)備卷內(nèi)文件的排序：一個(gè)案卷有多個(gè)設(shè)備廠家的，應(yīng)當(dāng)把重大的設(shè)備排在前面，同一廠家和同一型號(hào)設(shè)備按說(shuō)明書(shū)、合格證、廠家試驗(yàn)報(bào)告、廠家圖紙、裝箱單的先后順序排列。說(shuō)明書(shū)的版本、型號(hào)、廠家責(zé)任者一定要錄入（如果說(shuō)明書(shū)沒(méi)有日期可按同一設(shè)備型號(hào)合格證或試驗(yàn)報(bào)告的日期錄入）。
（3）竣工圖紙要將工程圖紙目錄作為卷內(nèi)第一份文件錄入，竣工圖的圖號(hào)、設(shè)計(jì)日期、責(zé)任者必須錄入。
項(xiàng)目的土建、電氣部分由不同施工單位承建的，在產(chǎn)生相同分類號(hào)資料組卷時(shí)，施工單位之間要互相溝通，確定案卷的流水號(hào)的排列，即在一個(gè)項(xiàng)目下，同一個(gè)分類號(hào)只能形成一個(gè)案卷流水號(hào)。施工單位在參照《業(yè)務(wù)規(guī)范》中的分類表組卷時(shí)，對(duì)某些同一個(gè)分類號(hào)又同一個(gè)保管期限的資料，在資料很少的情況下，可將多個(gè)案卷資料組成一個(gè)案卷，但擬寫(xiě)案卷標(biāo)題要詳細(xì)清晰，體現(xiàn)卷內(nèi)資料內(nèi)容。
三、保持電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作與工程建設(shè)的一致
電力建設(shè)項(xiàng)目檔案工作是一項(xiàng)以項(xiàng)目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是實(shí)現(xiàn)電力建設(shè)科學(xué)管理不可缺少的技術(shù)基礎(chǔ)工作 。它隨電力建設(shè)項(xiàng)目的開(kāi)始而建立，又隨電力建設(shè)項(xiàng)目的竣工投產(chǎn)、交付使用而告終，與工程項(xiàng)目建設(shè)的進(jìn)程是同步的。由于參建單位多、建設(shè)工期長(zhǎng)，形成的工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜，單項(xiàng)工程完工時(shí)間也有早有遲，客觀上給項(xiàng)目工程檔案收集工作帶來(lái)一定難度。因此，要加大對(duì)工程檔案的管理力度，狠抓工程檔案管理，根據(jù)電力工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理流程，從項(xiàng)目前期的準(zhǔn)備階段、項(xiàng)目過(guò)程的施工階段到項(xiàng)目竣工的驗(yàn)收階段（包括檔案專項(xiàng)驗(yàn)收）來(lái)抓，即工程建設(shè)一開(kāi)始就與開(kāi)展檔案工作同步進(jìn)行；工程建設(shè)過(guò)程中要與竣工資料的積累、整編、審定工作同步進(jìn)行；工程竣工驗(yàn)收時(shí)要與一整套合格的竣工檔案的驗(yàn)收同步進(jìn)行。
四、強(qiáng)化檔案管理的措施
一、目前我國(guó)建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理所存問(wèn)題
近年來(lái)，隨著我國(guó)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，國(guó)民經(jīng)濟(jì)經(jīng)濟(jì)水平的提高，在建筑行業(yè)上所實(shí)施的管理也更為嚴(yán)格，同時(shí)建筑市場(chǎng)也開(kāi)始向規(guī)范化與信息化方向發(fā)展，但是在其發(fā)展的過(guò)程中，在施工資料檔案管理方面仍舊存在以下幾點(diǎn)問(wèn)題：第一，施工綜合管理資料原件不夠齊全，同時(shí)工程項(xiàng)目的質(zhì)量驗(yàn)收資料也不是很齊全；第二，施工驗(yàn)收資料的格式與工程項(xiàng)目竣工文件的編制等不夠規(guī)范；第三，在施工原始資料的書(shū)寫(xiě)上不是很規(guī)范，在交接工程資料的時(shí)候不夠及時(shí)；第四，在施工記錄資料的填寫(xiě)與記錄評(píng)價(jià)上存在著一個(gè)普遍的現(xiàn)象，即信息不夠真實(shí)，未按照相關(guān)的規(guī)定要求來(lái)實(shí)施一定的計(jì)算工作，為實(shí)施檔案的審核以及歸檔工作，最終使得檔案管理水平和質(zhì)量一直得不到提高。
二、加強(qiáng)建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理的相關(guān)措施
（一）事前管控
所謂事前管控就是指從施工資料的形成開(kāi)始進(jìn)行管控，著重控制檔案資料的來(lái)源，并把好質(zhì)量這一關(guān)。在該階段進(jìn)行管控時(shí)，首先應(yīng)該構(gòu)建一個(gè)健全的質(zhì)量管控制度，在組織上確保該項(xiàng)工作得以正常且有序的實(shí)施，具體措施主要如下：
第一，前期管控。首先應(yīng)該進(jìn)行工程項(xiàng)目編碼的區(qū)分，編制相應(yīng)的編碼系統(tǒng)，明確工程項(xiàng)目中單元工程、單位工程以及分部工程等；其次，制定統(tǒng)一質(zhì)量驗(yàn)收表格與記錄表格，確定工程項(xiàng)目中各種信息記錄表格的統(tǒng)一格式，在確定以后不可隨意進(jìn)行更改，以免對(duì)工作帶來(lái)一些不必要的麻煩；最后，進(jìn)行施工資料檔案范圍以及要求的編制，并確定資料的收集方式以及整理方式等。
第二，構(gòu)建完善的管控結(jié)構(gòu)以及制度。首先進(jìn)行資料檔案管理機(jī)構(gòu)的構(gòu)建，制定相應(yīng)的管理制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與管控工程項(xiàng)目施工資料檔案各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作；其次，構(gòu)建相應(yīng)的管控網(wǎng)絡(luò)，確定管控人員，把工作具體落實(shí)到每一位工作人員的身上，同時(shí)還要確定管理工作的具體程序，構(gòu)建相應(yīng)的考核獎(jiǎng)懲機(jī)制；最后，進(jìn)行崗前培訓(xùn)機(jī)制的構(gòu)建，加強(qiáng)檔案管理人員管理技能的培訓(xùn)與教育。
第三，在建筑工程項(xiàng)目施工之前，管理部門(mén)應(yīng)該基于事前所制定的計(jì)劃方案，加強(qiáng)實(shí)施檔案管理工作重要性的宣傳，在管理人員在資料收集工作與整理工作時(shí)，應(yīng)該實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo)以及檢查。同時(shí)還應(yīng)下發(fā)關(guān)于施工資料管理細(xì)則的宣傳單，通過(guò)這種方式使參建單位與工作人員能夠重視施工資料檔案管理工作，繼而為該項(xiàng)工作的實(shí)施創(chuàng)設(shè)一個(gè)良好工作環(huán)境。
（二）事中管控
第一，建筑工程項(xiàng)目施工之前，應(yīng)該收集工程項(xiàng)目施工審批表、施工圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、施工許可證以及相關(guān)的地質(zhì)勘查報(bào)告等各種資料，通過(guò)對(duì)施工圖紙的了解與熟悉，將施工中所需的各種材料送至實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行檢驗(yàn)，并在施工之前，取出各種施工材料以及配合比檢驗(yàn)的相關(guān)報(bào)告，對(duì)各施工方案以及施工組織等進(jìn)行圖紙的會(huì)審，明確施工單位的資質(zhì)。同時(shí)還應(yīng)和建設(shè)單位進(jìn)行配合，做好相應(yīng)的開(kāi)工報(bào)告以及報(bào)建資料，并將材料報(bào)告送至監(jiān)理部門(mén)。在施工中若需要進(jìn)行塔吊工作，則應(yīng)報(bào)送相應(yīng)的塔吊施工方案，并根據(jù)質(zhì)檢部門(mén)的相關(guān)要求，收集各種安全資料。
第二，收集并整理施工過(guò)程中各分部工程的相關(guān)資料，其主要包括以下幾個(gè)方面：一為收集并整理施工試驗(yàn)資料，做好施工的記錄工作以及工程隱蔽驗(yàn)收的記錄工作，在工程項(xiàng)目施工之前，應(yīng)該按照施工組織的具體要求，對(duì)施工原材料進(jìn)行試驗(yàn)，并做好相應(yīng)的計(jì)劃方案；在隱蔽工程的驗(yàn)收記錄中，可借助于表格把隱檢的項(xiàng)目、具體內(nèi)容、意見(jiàn)、項(xiàng)目質(zhì)量情況以及相關(guān)的復(fù)查意見(jiàn)等記錄好，但凡隱蔽工程驗(yàn)收質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的，不可實(shí)施下一道工序，由于施工記錄是對(duì)工程項(xiàng)目整個(gè)施工過(guò)程所進(jìn)行的記錄，因此在該環(huán)節(jié)中，其記錄必須要完整且詳細(xì)。二為設(shè)計(jì)變更資料的收集與整理，在該過(guò)程中，應(yīng)該注意兩個(gè)方面的內(nèi)容，即采取分專業(yè)整理的方式與注明好圖紙中所修改的內(nèi)容。三為做好工程項(xiàng)目中各分部項(xiàng)目施工質(zhì)量資料的收集、編寫(xiě)以及整理工作，由于分部項(xiàng)目質(zhì)量驗(yàn)收在基于分項(xiàng)工程驗(yàn)收合格所實(shí)施的，因此在這一環(huán)節(jié)中，主要的任務(wù)就是檢查主體結(jié)構(gòu)功能以及質(zhì)量等是否滿足施工規(guī)定，可通過(guò)施工單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及設(shè)計(jì)單位等來(lái)共同進(jìn)行驗(yàn)收，從而確保資料的完整性。
第三，收集與整理施工日志，做好相應(yīng)的技術(shù)交底工作。在技術(shù)交底工作中，不僅要確定工程項(xiàng)目安全要求以及質(zhì)量需求，同時(shí)其交底的內(nèi)容應(yīng)滿足相關(guān)的法規(guī)以及工程項(xiàng)目施工要求，做好相應(yīng)的記錄工作，通過(guò)書(shū)面的形式來(lái)進(jìn)行簽字，完整地將技術(shù)交底工作資料歸入到工程項(xiàng)目資料檔案中去。在施工日志資料收集與整理過(guò)程中，應(yīng)逐日進(jìn)行填寫(xiě)，確保其可將施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際生產(chǎn)狀況準(zhǔn)確且真實(shí)地反映出來(lái)。此外，在工程項(xiàng)目驗(yàn)收過(guò)程中，還應(yīng)收集并整理施工竣工記錄，進(jìn)行竣工圖的編制，查看資料檔案的完整性、準(zhǔn)確性，對(duì)于所存問(wèn)題應(yīng)該及時(shí)提出相應(yīng)的整改策略，并且限期進(jìn)行整改。
（三）事后管控
在該環(huán)節(jié)中，主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，即資料的歸檔以及移交。在建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案歸檔中，必須要確保其可將工程項(xiàng)目整個(gè)建設(shè)過(guò)程所產(chǎn)生的文件資料準(zhǔn)確且真實(shí)地反映出來(lái)，所歸檔的這些文件必須要通過(guò)分類收集與整理，繼而將其組成為滿足要求的相應(yīng)案卷。在進(jìn)行工程資料移交時(shí)，應(yīng)該基于工程項(xiàng)目具體的規(guī)范要求，結(jié)合施工當(dāng)?shù)貦n案管理的規(guī)定來(lái)實(shí)施移交工作，從而確保施工資料檔案管理的完整性、及時(shí)性、準(zhǔn)確性以及真實(shí)性。
近幾年，隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的加快，在建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理上，開(kāi)始廣泛應(yīng)用電子檔案管理的方式。因電子文件具有信息可變性、信息存儲(chǔ)高密度、信息非人工識(shí)讀性以及系統(tǒng)依賴性等特征，對(duì)此，在管理過(guò)程中，還應(yīng)確保電子文件的可讀性、安全性、系統(tǒng)性、原始性、完整性以及真實(shí)性等。同時(shí)在管理過(guò)程中，還要對(duì)數(shù)據(jù)壓縮、電子文件格式轉(zhuǎn)換以及文件圖片處理等進(jìn)行不斷地規(guī)范，繼而進(jìn)一步提高電子文件管理水平。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述，建筑工程項(xiàng)目施工資料檔案管理工作是一個(gè)比較復(fù)雜的工程，所涉及到的人員、內(nèi)容以及部門(mén)等均較多，因此在管理過(guò)程中，為了確保施工資料檔案的準(zhǔn)確性以及真實(shí)性，必須要對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行全過(guò)程的跟蹤監(jiān)督管理，同時(shí)還要構(gòu)建相應(yīng)的管理機(jī)構(gòu)，完善相應(yīng)的管理制度，加強(qiáng)管理人員技能的培訓(xùn)，強(qiáng)化對(duì)施工過(guò)程的管控，把好工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收這一關(guān)，從而保障施工資料檔案的準(zhǔn)確性與完整性。
參考文獻(xiàn)：
[1] 閆延霞.淺談如何做好項(xiàng)目工程施工資料檔案管理[J].城市建設(shè)理論研究（電子版），2013，（4）.
[2] 張蕾.建設(shè)工程施工項(xiàng)目文件資料的歸檔及質(zhì)量控制[J].山西建筑，2009，35（19）：209-210.
1項(xiàng)目檔案管理是什么
技改大修工程項(xiàng)目檔案是指整個(gè)項(xiàng)目工程從工作開(kāi)始到結(jié)束這期間所有的需要?dú)w檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤(pán)等。材料的內(nèi)容包括技改大修工程項(xiàng)目過(guò)程中的策劃、實(shí)行、完工等一系列工作生成的文字材料。項(xiàng)目檔案管理工作能夠確切的體現(xiàn)工程在施工過(guò)程中的各個(gè)細(xì)節(jié)，也可找出為什么會(huì)發(fā)生工程事故，在很多工程建設(shè)的地方都有重要的價(jià)值。
2為什么要提升技改大修工程項(xiàng)目檔案管理水平
檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個(gè)方面是為什么要加強(qiáng)技改大修項(xiàng)目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項(xiàng)目檔案管理是工程項(xiàng)目中重要的環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。在新時(shí)期，做好電力系統(tǒng)技改大修項(xiàng)目工程檔案管理是可以為電力系統(tǒng)工程項(xiàng)目帶來(lái)美好的前景。二是提升項(xiàng)目工程建設(shè)的科學(xué)有效性，用文件材料將項(xiàng)目工程的各個(gè)工作環(huán)節(jié)聯(lián)系起來(lái)，可以增強(qiáng)對(duì)工程建設(shè)的整體把握。將工程項(xiàng)目建成的過(guò)程形成歷史材料，可以真實(shí)的表面在工程項(xiàng)目建設(shè)中產(chǎn)生的問(wèn)題，為完善工程項(xiàng)目建設(shè)提供更好地解決方案，從而提高技改待續(xù)工程項(xiàng)目的科學(xué)性。三是檔案服務(wù)和檔案利用的本質(zhì)要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項(xiàng)目建設(shè)未來(lái)的發(fā)展目標(biāo)提供保障。
3檔案管理工作存在的缺陷
3.1對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作不夠重視
在工程項(xiàng)目檔案管理工作中往往存在重視設(shè)計(jì)而輕視檔案的問(wèn)題。因?yàn)橄嚓P(guān)專業(yè)人員短缺，在一般的地市級(jí)只有一名人員專門(mén)負(fù)責(zé)技改大修，需要管理規(guī)劃可研、計(jì)劃下達(dá)、項(xiàng)目管理研究等一系列工作。領(lǐng)導(dǎo)更注重經(jīng)濟(jì)方面的問(wèn)題，而技術(shù)人員則注重項(xiàng)目工程的進(jìn)度、施工質(zhì)量、施工安全等，缺少對(duì)一些重要文件材料的歸檔。例如說(shuō)項(xiàng)目工程在施工過(guò)程中的來(lái)往信函、設(shè)計(jì)變更記錄、領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)等重要材料，都沒(méi)有專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致會(huì)出現(xiàn)歸檔的難度系數(shù)大、歸檔不全問(wèn)題。還會(huì)出現(xiàn)文件檔案資料的簽字蓋章不齊全，對(duì)于服務(wù)類合同也沒(méi)有寫(xiě)簽訂日益，檔案資料的時(shí)序性也不滿足相關(guān)要求等。
3.2檔案管理制度不科學(xué)，管理人員自身素質(zhì)有待提高
現(xiàn)在很多電力企業(yè)都沒(méi)有將工程項(xiàng)目檔案歸檔進(jìn)行立項(xiàng)，也沒(méi)有納入工作領(lǐng)導(dǎo)小組中。企業(yè)電力系統(tǒng)一般注重提升工程項(xiàng)目的專業(yè)技術(shù)和項(xiàng)目在施工過(guò)程中的具體情況。很多電力企業(yè)沒(méi)有健全檔案管理制度，缺少專業(yè)的檔案管理人才對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致許多檔案資料都得不到規(guī)范的保留。在項(xiàng)目施工的過(guò)程中，沒(méi)有人對(duì)項(xiàng)目檔案材料進(jìn)行跟蹤，這將導(dǎo)致檔案材料的收集難上加難。而且項(xiàng)目檔案管理本身就是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)的工作，需要一些專業(yè)管理人員對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，管理人員既要懂檔案管理又要懂電力系統(tǒng)項(xiàng)目工程，但是在現(xiàn)實(shí)情況是很多人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，自身專業(yè)素養(yǎng)的不足，嚴(yán)重影響了檔案管理的有效性。
3.3視聽(tīng)檔案的保留不齊全
視同檔案材料主要是指聲像材料，這些聲像材料會(huì)輔助一定的文字材料加以解釋說(shuō)明。視聽(tīng)檔案材料是技改大修工程項(xiàng)目管理中具有影響力的材料，在檔案管理中占有重要地位。但是現(xiàn)在很多電力企業(yè)在工程的施工過(guò)程中都不重視視聽(tīng)材料的保留，而只關(guān)注到項(xiàng)目工程建設(shè)的好壞。對(duì)于視聽(tīng)材料的管理沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的管理人員，或者是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，這都對(duì)視聽(tīng)材料的保留存在一定的影響。在這種情況下設(shè)立的視聽(tīng)材料管理數(shù)據(jù)庫(kù)，導(dǎo)致視聽(tīng)材料不齊全。
4如何加強(qiáng)檔案管理工作
4.1加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理人員的工作意識(shí)
重視理念建設(shè)可以保障檔案管理的科學(xué)性、有效性，也是工程建設(shè)過(guò)程中各項(xiàng)管理工作能夠順利實(shí)施的保障。只有領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)正確了，工作開(kāi)展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實(shí)施。并且現(xiàn)在很多技改大修專責(zé)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)度不夠，為增強(qiáng)各專責(zé)的歸檔意識(shí)，要加強(qiáng)培訓(xùn)，培養(yǎng)其自身的綜合素質(zhì)，鍛煉工作技巧。同時(shí)要加強(qiáng)管理人員學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，使管理人員及時(shí)掌握先進(jìn)的管理方法和技術(shù)，促進(jìn)其能夠主動(dòng)收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。
4.2完善項(xiàng)目檔案管理制度和管理內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)
電力企業(yè)內(nèi)部要設(shè)立專門(mén)的檔案管理制度以維護(hù)檔案管理人員的權(quán)責(zé)，確立歸檔部門(mén)最后審核的具體要求。必須非常重視歸檔工作，最后一項(xiàng)歸檔工作的審核在沒(méi)有通過(guò)的前提下不能夠進(jìn)行下一步的具體工作。檔案管理工作需要建立系統(tǒng)性的體制機(jī)制，電力企業(yè)也要將檔案管理部門(mén)加入到工程項(xiàng)目的建設(shè)的組織結(jié)構(gòu)中去，將檔案管理工作與實(shí)際項(xiàng)目工作在施工的過(guò)程中聯(lián)系起來(lái)，讓檔案管理工作融入到項(xiàng)目管理中去，參與到項(xiàng)目建設(shè)中去。
4.3加強(qiáng)項(xiàng)目工程進(jìn)程與歸檔工程建設(shè)的一致性
引言
工程建設(shè)項(xiàng)目檔案一方面具有一般科技檔案的專業(yè)性、科技性和通用性，另一方面表現(xiàn)出顯著的整體性、成套性和不重復(fù)性。近幾年來(lái)，工程項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)取得了一定的進(jìn)展。工程項(xiàng)目檔案的信息化管理為工程項(xiàng)目檔案的建立和查閱提供了方便，在面對(duì)眾多紙質(zhì)工程項(xiàng)目檔案時(shí)，由于管理工程項(xiàng)目檔案的人員任務(wù)非常繁重，致使他們?cè)诠ぷ髦腥菀壮霈F(xiàn)差錯(cuò)，但運(yùn)用計(jì)算機(jī)掃描便能快速使工程項(xiàng)目檔案實(shí)現(xiàn)信息化，同時(shí)還能輕松處理完工程項(xiàng)目檔案資料。如此一來(lái)，不僅使工作效率得到了提升，同時(shí)也使存儲(chǔ)空間得到了節(jié)省。
1工程項(xiàng)目檔案管理要點(diǎn)分析
1.1工程建設(shè)檔案的形成與搜集
檔案管理利用工作的前提和基礎(chǔ)就是形成與搜集建設(shè)項(xiàng)目的檔案。在工程建設(shè)初期，參與工程建設(shè)的各個(gè)單位（部門(mén)）都要編制檔案管理規(guī)劃，配備素質(zhì)較高的專（兼）職檔案資料管理人員，明確崗位職責(zé)，將建設(shè)過(guò)程中的各種檔案材料一點(diǎn)一滴地搜集積累來(lái)，以保證各類檔案資料的齊全和完整，為日后開(kāi)展整理歸檔奠定基礎(chǔ)。（1）建立和完善檔案管理制度。對(duì)于負(fù)責(zé)基建技術(shù)和檔案管理人員，各單位應(yīng)當(dāng)定期召開(kāi)會(huì)議，收集、分類、整理、編目、裝訂工程檔案資料，并且對(duì)案卷質(zhì)量等事項(xiàng)進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明，落實(shí)措施，強(qiáng)化管理，努力增強(qiáng)有關(guān)人員的檔案意識(shí)。（2）做到圖實(shí)相符。檔案管理人員需要深入建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)，針對(duì)檔案的不同階段、不同要求等，在驗(yàn)收項(xiàng)目的過(guò)程中，到現(xiàn)場(chǎng)給予檢查和指導(dǎo)，進(jìn)而在一定程度上做好檔案的收集整理工作。高度重視招投標(biāo)、設(shè)計(jì)變更、監(jiān)理文件材料等，確?！皥D實(shí)相符”，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，采取措施，及時(shí)解決。
1.2整理與歸檔建設(shè)項(xiàng)目檔案
為了保證檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，在一定程度上需要收集、整理和歸檔工程建設(shè)檔案材料。在對(duì)工程檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔的過(guò)程中，一方面落實(shí)責(zé)任、建立完善規(guī)章制度，另一方面要從以下方面做起：（1）對(duì)于建設(shè)工程檔案資料來(lái)說(shuō)，為了確保資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，檔案人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，了解熟悉各類工程檔案歸檔整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，以便早作準(zhǔn)備。（2）明確接收工程建設(shè)檔案的范圍和歸檔要求。學(xué)習(xí)檔案的收集、整理、歸檔和編制案卷的基本知識(shí)，確保各類歸檔標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。（3）確定工程檔案材料的歸檔范圍和歸檔制度。在劃定歸檔范圍時(shí)要注意：基建工程文件材料與文書(shū)材料、技術(shù)材料的界限要離請(qǐng)。根據(jù)基建文件材料的保存價(jià)值，在確?；n案完整的前提下，對(duì)歸檔范圍進(jìn)行確定。（4）嚴(yán)格立卷，確保案卷質(zhì)量。在歸檔過(guò)程中，需要注意：收集齊全歸檔范圍內(nèi)的基建文件材料，系統(tǒng)整理歸檔的文件材料，組成保管單位（卷、冊(cè)、袋、盒）；劃定保管期限，同時(shí)對(duì)保管期限進(jìn)行標(biāo)注，并且注明相應(yīng)的密級(jí)；基建檔案整理后，需要進(jìn)行裝訂，并保證結(jié)實(shí)美觀，同時(shí)標(biāo)題要簡(jiǎn)明扼要，清晰整潔地填寫(xiě)卷內(nèi)目錄。
2工程項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)
2.1完善信息化檔案管理的制度
第一，建立信息化檔案管理的歸檔制度和檔案分類保管制度，利用歸檔制度和檔案保管制度開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料和信息化軟件應(yīng)用程序，要提高人員對(duì)信息化檔案分類與管理的重視程度，在檔案的信息化數(shù)據(jù)錄入之前應(yīng)該妥善的進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份和保管，提高數(shù)據(jù)的使用性能和安全程度。第二建立信息化的檔案管理制度，信息化的檔案管理制度需要根據(jù)國(guó)家檔案局的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)制定，主要的標(biāo)準(zhǔn)為：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤(pán)介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤(pán)與儲(chǔ)存盤(pán)分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤(pán)、光盤(pán)的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。
2.2加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
工程項(xiàng)目檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建設(shè)以及數(shù)字化設(shè)備的建設(shè)都屬于基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。工程項(xiàng)目檔案資源共享以及信息交換的前提便是網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，通過(guò)構(gòu)建信息數(shù)據(jù)庫(kù)，使工程項(xiàng)目檔案能實(shí)現(xiàn)信息的共享。各種數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等共同構(gòu)成了工程項(xiàng)目檔案的數(shù)字化設(shè)備，對(duì)這些設(shè)備加以利用，可以使工程項(xiàng)目檔案的一體化管理得以實(shí)現(xiàn)。而在這個(gè)過(guò)程中，工程項(xiàng)目檔案的信息化管理則為其實(shí)現(xiàn)奠定了基礎(chǔ)。
2.3保證信息化系統(tǒng)的安全性
安全防范的管理主要作用是加強(qiáng)檔案管理的主要內(nèi)容的安全性和保護(hù)性，加強(qiáng)信息化檔案管理的作用。從管理上加強(qiáng)安全防范功能的主要做法為：第一，建立可信可控的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)模式，利用科學(xué)化、理化的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)模式管理好內(nèi)部人員，杜絕內(nèi)部人員使用撥號(hào)、寬帶等方式非法接入外網(wǎng)，防止造成網(wǎng)絡(luò)資源流失與檔案管理的負(fù)面影響。第二，管理好輸出設(shè)備，對(duì)于重要電子文檔的打印，要進(jìn)行嚴(yán)格的登記和日志管理，管理好內(nèi)網(wǎng)客戶端，在局域網(wǎng)上建立監(jiān)控點(diǎn)，最關(guān)鍵的是管理好客戶端和輸出軟件接口，防止信息丟失。第三，數(shù)據(jù)的備份與容災(zāi)，最理想的數(shù)據(jù)保護(hù)方式就是解決信息化檔案內(nèi)部的可用性風(fēng)險(xiǎn)和恢復(fù)性風(fēng)險(xiǎn)，當(dāng)前檔案的數(shù)據(jù)備份與容災(zāi)能力已經(jīng)成為了數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全的象征。數(shù)據(jù)備份需要保證客戶數(shù)據(jù)的完整性、需要提高數(shù)據(jù)安全性、可靠性和一致性。
2.4提升檔案信息化綜合管理人才隊(duì)伍建設(shè)
長(zhǎng)久以來(lái)，工程建設(shè)領(lǐng)域中多數(shù)一線人員知識(shí)層次并不高，在建設(shè)過(guò)程中對(duì)于信息化的運(yùn)用范圍與接受程度相對(duì)其它行業(yè)來(lái)說(shuō)并不高。這對(duì)信息化的實(shí)施是不利的。各級(jí)參建單位對(duì)電腦軟件的使用理念還停留在各類專業(yè)軟件的層面。如何在工程建設(shè)的從業(yè)人員尤其是技術(shù)人員中提升信息化系統(tǒng)的應(yīng)用能力與接受程度，這是檔案信息化成功之本，對(duì)其它各個(gè)要素的發(fā)展速度和質(zhì)量起著決定性的作用。所以，各級(jí)建設(shè)單位要加強(qiáng)對(duì)員工信息化應(yīng)用的培訓(xùn)，并且從各單位的領(lǐng)導(dǎo)階層開(kāi)始重視信息化的培訓(xùn)，建設(shè)具有綜合能力的檔案信息化管理隊(duì)伍，并保持相關(guān)人員的穩(wěn)定。
結(jié)束語(yǔ)
加強(qiáng)工程項(xiàng)目檔案管理信息化工作，是適應(yīng)我國(guó)工程建設(shè)發(fā)展的必然要求，也是提高建設(shè)水平、管理效率的重要途徑。檔案信息化管理的發(fā)展理念已能為廣大建設(shè)者所接受，但真正要將信息化建設(shè)落到實(shí)處，使之成為實(shí)用的管理手段，仍要各管理層面的從業(yè)者們不斷努力。
二、輸電工程檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)
信息技術(shù)為電力檔案管理的規(guī)范化、電子化提供技術(shù)支持，如何將信息技術(shù)應(yīng)用到電力企業(yè)的檔案管理中，已成為重要的科研課題[6]39。計(jì)算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用對(duì)工程項(xiàng)目檔案資料的科學(xué)利用及步入數(shù)字信息化管理起到了重要作用。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)共享的系統(tǒng)工程，是系統(tǒng)建立數(shù)字檔案的契機(jī)，是輸電工程檔案管理系統(tǒng)性提高的前提，是完善電力工程檔案的有利條件。信息資源的系統(tǒng)化管理納入檔案管理，擴(kuò)大檔案管理范圍與功能。電力企業(yè)信息化水平和電力企業(yè)正努力實(shí)施的以信息化帶動(dòng)管理，以管理促進(jìn)信息化的管理模式，是提升輸電工程檔案管理功能的機(jī)遇，是保障檔案信息的準(zhǔn)確性與真實(shí)性，提高利用率的必要條件。輸電工程檔案具有一定的專業(yè)性，源于輸電工程檔案的構(gòu)建體系，不同行業(yè)、部門(mén)、專業(yè)建立工程檔案的出發(fā)點(diǎn)及標(biāo)準(zhǔn)存在一定的差異，使得接收工作復(fù)雜，極易造成資料的散失，資料難免有遺漏，準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性不易達(dá)到規(guī)范要求[7]78。輸電工程檔案管理的規(guī)范化、電子化、數(shù)字化是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)[8]27，輸電工程施工企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，給企業(yè)與社會(huì)帶來(lái)諸多便利的同時(shí)，檔案信息保密問(wèn)題所存在的安全隱患[9]147，也是我們必須面對(duì)的挑戰(zhàn)，云計(jì)算服務(wù)平臺(tái)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全方面具有無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)，可有效地解決數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)等問(wèn)題[10]76。
三、輸電工程檔案管理的組卷原則
案卷是具有“關(guān)聯(lián)”的文件組合而成的檔案保管單位。來(lái)源原則是檔案的分類單元，來(lái)源原則在檔案檢索中具有重要作用，來(lái)源原則是檔案整理的基本原則。來(lái)源原則可以有效地恢復(fù)已被破壞和被分散在不同卷宗中檔案的順序。尊重全宗原則是來(lái)源原則產(chǎn)生的標(biāo)志。檔案管理原則在實(shí)踐中不斷演繹與發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使單一來(lái)源原則再次受到?jīng)_擊，突破了實(shí)體機(jī)關(guān)與案卷唯一對(duì)應(yīng)的傳統(tǒng)模式，現(xiàn)代機(jī)構(gòu)的頻繁變動(dòng)也使按照機(jī)構(gòu)來(lái)源劃分全宗面臨新的挑戰(zhàn)，新來(lái)源觀應(yīng)運(yùn)而生，受到業(yè)界的關(guān)注。自由來(lái)源為來(lái)源共同性基礎(chǔ)上的事由共同性，對(duì)專門(mén)檔案整理具有指導(dǎo)意義。來(lái)源原則的實(shí)質(zhì)是事由原則，事由原則是專門(mén)檔案的整理原則[11]25。事由聯(lián)系沒(méi)有客觀的界限，是檔案形成過(guò)程中事由類同性所具有的聯(lián)系。廣義來(lái)源聯(lián)系與狹義事由聯(lián)系從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)統(tǒng)一于“有機(jī)聯(lián)系”[12]84，廣義來(lái)源聯(lián)系是電子文件時(shí)代“新來(lái)源觀”的產(chǎn)物。檔案整理的本質(zhì)是為了保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系，便于更好地保管與利用。有機(jī)聯(lián)系并不只有來(lái)源聯(lián)系，最緊密的聯(lián)系也并不只是來(lái)源聯(lián)系，在尊重檔案形成規(guī)律的前提下，任何有機(jī)聯(lián)系都可成為檔案的分類原則。來(lái)源原則與事由原則都有各自獨(dú)立的適用范圍，踐行來(lái)源聯(lián)系進(jìn)行組卷，割裂了輸電建設(shè)項(xiàng)目檔案與其建設(shè)過(guò)程之間的聯(lián)系，應(yīng)以有機(jī)聯(lián)系在整個(gè)檔案集合中最為明顯的原則為依據(jù)。輸電建設(shè)項(xiàng)目按照項(xiàng)目來(lái)組成一個(gè)案卷，是最簡(jiǎn)便也是最理想的，當(dāng)某一項(xiàng)目形成的科技文件超過(guò)案卷組合度時(shí)，如何將同一項(xiàng)目的檔案材料整理成多個(gè)案卷，需要參考建設(shè)項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)。輸電建設(shè)項(xiàng)目按階段組卷形成的檔案有更深層的聯(lián)系，但它不是項(xiàng)目檔案案卷組織的統(tǒng)一模式，最緊密的有機(jī)聯(lián)系是指導(dǎo)組卷方式的正確理念。借鑒檔案管理原則，不糾結(jié)、不拘泥于各種原則的紛爭(zhēng)之中，結(jié)合輸電檔案的特點(diǎn)組卷、建檔，充分運(yùn)用來(lái)源聯(lián)系和事由聯(lián)系，編制多維聯(lián)系的實(shí)用性、安全性輸電檔案是最科學(xué)的。明確了組卷原則，建檔過(guò)程要注意區(qū)分不同的工程項(xiàng)目及項(xiàng)目階段，工程檔案收集和整理要與建設(shè)進(jìn)程同步，統(tǒng)一歸檔要求，明確歸檔文件材料內(nèi)容，在工程竣工階段，建設(shè)單位要對(duì)設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位移交的文件材料進(jìn)行鑒定，提出移交的時(shí)限和質(zhì)量要求。在施工過(guò)程中，定期檢查施工現(xiàn)場(chǎng)，收集施工照片記錄，列為電子版資料歸檔。
四、輸電工程檔案管理的正確思路與具體措施
面對(duì)輸電工程檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如何更好地解決其存在的問(wèn)題？尊重和維護(hù)檔案的本質(zhì)特性，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則，觀念的改變是當(dāng)代輸電工程檔案管理的核心前提，建立完善的管理體系，保持各建設(shè)單位與運(yùn)營(yíng)、維護(hù)單位的有效溝通是輸電工程檔案管理的保障，健全的檔案管理制度是檔案安全與充分發(fā)揮其作用的必要條件，而強(qiáng)化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，強(qiáng)調(diào)檔案管理的及時(shí)性是加快檔案建設(shè)步伐的正確思路，利用現(xiàn)代化的管理工具，不斷踐行檔案管理的電子化、數(shù)字化，向前看，把握未來(lái)每一個(gè)輸電工程項(xiàng)目文件資料的完整性是行之有效的方法。什么樣的指導(dǎo)思想能更好發(fā)揮輸電工程檔案管理的功能?踐行輸電工程檔案管理，樹(shù)立檔案管理為利用服務(wù)的效益理念，向管理要效益；樹(shù)立技術(shù)為需求服務(wù)的科技理念，加強(qiáng)信息軟件系統(tǒng)升級(jí)及管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理模式與管理思想與時(shí)俱進(jìn)；樹(shù)立系統(tǒng)工程的整體理念，把系統(tǒng)工程的整體理念和綜合性技術(shù)人才培養(yǎng)貫穿于檔案建設(shè)的全過(guò)程；夯實(shí)輸電工程檔案管理的根基，輸電工程檔案的功能將彰顯廣達(dá)。有了正確的理念，有了開(kāi)啟輸電工程檔案建設(shè)和運(yùn)行之門(mén)的人才，如何正確使用檔案管理工具，加快檔案建設(shè)步伐？在符合國(guó)家相關(guān)法規(guī)和企業(yè)檔案管理要求的前提下，強(qiáng)化檔案管理制度的嚴(yán)肅性、權(quán)威性及公正性，制定適應(yīng)輸電工程施工企業(yè)特點(diǎn)的具有較強(qiáng)可操作性的規(guī)章制度，在規(guī)章制度允許的范圍內(nèi)，不斷完善檔案的規(guī)范化管理；加強(qiáng)檔案的收集、整理工作；強(qiáng)化教育和培訓(xùn)；推進(jìn)電子文檔的積累、保管與利用，遵循“利用為本、常用為上”的思路，同步建設(shè)檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，適應(yīng)電子文件歸檔的發(fā)展趨勢(shì)。電子文件帶來(lái)的挑戰(zhàn)要求檔案管理工作進(jìn)行根本性的質(zhì)變，我國(guó)當(dāng)前實(shí)行的雙套制歸檔策略時(shí)間越長(zhǎng)，越不利于電子文件管理工作的與時(shí)俱進(jìn)[13]41。實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理一步到規(guī)范化、電子化的跳躍，必將面臨一定的險(xiǎn)灘與溝壑，然而跳躍的結(jié)果，會(huì)使我們的電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、維護(hù)、運(yùn)營(yíng)、管理的一體化，電力檔案管理的功能有質(zhì)的突破，成為企業(yè)的樞紐、企業(yè)的技術(shù)與成本信息與控制平臺(tái)。有了平臺(tái)，有了機(jī)遇，輸電工程項(xiàng)目檔案管理如何能舞出精彩篇章？歷史是鏡子，實(shí)踐是真理，適應(yīng)變革，完善標(biāo)準(zhǔn)，與時(shí)俱進(jìn)是必由之路。綜觀歷史，傳統(tǒng)的檔案管理原理面對(duì)專門(mén)檔案與文書(shū)檔案整理原則的巨大差異，在不斷適應(yīng)變革的環(huán)境中得以完善和發(fā)展，“主體全宗”、“客體全宗”的提出，就是對(duì)“來(lái)源聯(lián)系”和“事由聯(lián)系”的充分運(yùn)用。文件連續(xù)體理論在認(rèn)識(shí)文件運(yùn)動(dòng)的線性、階段性、整體性的基礎(chǔ)上，研究了文件運(yùn)動(dòng)的非線性、橫向性、回流性、跳躍性等異常現(xiàn)象，盡管文件運(yùn)動(dòng)理論在實(shí)踐的指導(dǎo)性方面有一定的局限性，但這些理論的發(fā)展對(duì)增強(qiáng)我們的信念，把握踐行工作的方向有著重要意義。應(yīng)對(duì)變革，我們正積極行動(dòng)，多維聯(lián)系體系的建立，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的不斷出臺(tái)，使我們能夠感知領(lǐng)導(dǎo)的決心與魄力。要克服由于時(shí)間跨度造成的信息的缺失及不準(zhǔn)確等問(wèn)題，提高檔案管理工作者的技能勢(shì)在必行，掌握相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需具備檔案管技理能，熟悉檔案管理知識(shí)的同時(shí)，還要熟悉國(guó)家及行業(yè)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定。與此同時(shí)，電網(wǎng)專業(yè)的檔案員培訓(xùn)應(yīng)常抓不懈，常年實(shí)施培訓(xùn)以適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需求，提高檔案管理水平。踐行輸電工程管理，必須重視現(xiàn)場(chǎng)施工檢查與指導(dǎo)工作的時(shí)效性，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案正確地記錄工程施工過(guò)程與結(jié)果，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項(xiàng)目檔案的全面性與準(zhǔn)確性、及時(shí)性。踐行輸電工程檔案管理，管理者要熟悉項(xiàng)目施工文檔所包含內(nèi)容，為確保施工材料的齊全和真實(shí)性，應(yīng)堅(jiān)持時(shí)實(shí)構(gòu)成的原則，堅(jiān)持事前控制、事中控制、事后把關(guān)驗(yàn)收的程序。具體文件收集按施工資料的形成順序分類，可行性研究階段的文檔、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文檔、物資供應(yīng)文檔、項(xiàng)目施工文檔、項(xiàng)目監(jiān)理文檔等，由相關(guān)機(jī)構(gòu)分別構(gòu)成與匯聚，施工資料的組卷應(yīng)嚴(yán)格按國(guó)家電網(wǎng)公司編制的輸變電工程檔案管理實(shí)施細(xì)則進(jìn)行。踐行輸電工程的檔案管理，在保密的前提下發(fā)揮檔案信息作用是永恒主題。眾所周知，檔案利用給科研人員帶來(lái)方便的同時(shí)，也給那些想方設(shè)法竊取技術(shù)機(jī)密的不法分子帶來(lái)可乘之機(jī)，稍有疏忽就會(huì)給國(guó)家的安全和利益帶來(lái)危害，這就是檔案的“雙重性”。檔案的“雙重性”為輸電科技檔案開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)挑戰(zhàn)，使得其在信息交流與保密之間的界限尺度難以把握。如何解決充分利用與技術(shù)安全保密的矛盾？提高檔案管理人員保密意識(shí)及綜合素質(zhì)是關(guān)鍵；當(dāng)然沒(méi)有保密意識(shí)不能勝任，只具有保密意識(shí)也是不夠的，綜合素質(zhì)是解決問(wèn)題的保障。主觀條件具備是一方面，客觀條件制約必不可少，建立健全保密制度是做好輸電檔案保密工作的基礎(chǔ)和前提，是實(shí)現(xiàn)法制化、規(guī)范化管理的必要條件。加強(qiáng)信息化建設(shè)中保密安全應(yīng)對(duì)措施，嚴(yán)格確保單位內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)徹底的物理隔離，嚴(yán)禁計(jì)算機(jī)通過(guò)各種形式連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)；并應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)各級(jí)人員責(zé)任制，定期進(jìn)行網(wǎng)上信息檢查，做好網(wǎng)絡(luò)的動(dòng)態(tài)管理。具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，不斷更新的專業(yè)技能，檔案管理者才能做到保密工作與檔案管理的有機(jī)結(jié)合，正確解決電力檔案保密與充分利用電力檔案的矛盾。踐行輸電工程的檔案管理，合理測(cè)評(píng)體系的構(gòu)建與完善，是電力檔案發(fā)展和電力工程項(xiàng)目建設(shè)與維護(hù)的質(zhì)量保障[14]57。通過(guò)合同管理強(qiáng)化項(xiàng)目檔案管理，建立健全檔案管理測(cè)評(píng)體系，利用云計(jì)算實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程檔案的全過(guò)程監(jiān)管，輸電工程檔案管理才會(huì)按設(shè)計(jì)的軌道前行。
工程質(zhì)量驗(yàn)收簽證原始資料不齊全，有用復(fù)印件替代原件現(xiàn)象，且在復(fù)印件上未能體現(xiàn)出原文出處；竣工圖文件編制不夠規(guī)范，變更部分沒(méi)有充分體現(xiàn)，不能真正反映竣工后的工程實(shí)際情況；施工原始簽證資料的格式、填寫(xiě)不規(guī)范，內(nèi)容有失真現(xiàn)象；資料的跟蹤收集不及時(shí)，竣工資料編制時(shí)間長(zhǎng)、效率低、費(fèi)用高；文件分類及編制規(guī)則不統(tǒng)一；工程資料檢查手段落后、工作強(qiáng)度大、檢索效率低。
二、問(wèn)題存在的主要原因
（一）工程檔案資料的管理沒(méi)有形成制度。工程實(shí)施過(guò)程中，施工隊(duì)伍和內(nèi)業(yè)資料管理人員更換頻繁，工程資料的交接制度不完善，有人走檔案走、人走檔案丟的現(xiàn)象出現(xiàn)，資料整理困難。
（二）工程管理人員和檔案管理人員對(duì)相互的業(yè)務(wù)不熟悉，各單位平時(shí)的檔案管理基本上沿用了文書(shū)檔案管理的方式，內(nèi)業(yè)資料整理過(guò)程中的重復(fù)返工現(xiàn)象時(shí)有出現(xiàn)。
（三）缺乏高科技的信息化技術(shù)手段對(duì)工程資料進(jìn)行管理、利用和編制竣工資料。除此之外，各單位的管理水平，也是決定內(nèi)業(yè)資料整理水平的重要因素。竣工文件的管理和工程外業(yè)的管理一樣，都是工程建設(shè)管理的重要組成部分，在工程外業(yè)一開(kāi)始就應(yīng)嚴(yán)格按照竣工驗(yàn)收辦法的要求收集資料、編排目錄、編制檔號(hào)，做到“邊整理、邊歸檔”，達(dá)到工程完成竣工文件即編制完成的目的。
三、提高工程項(xiàng)目檔案管理工作的途徑和方法
（一）加強(qiáng)檔案的合同管理。工程建設(shè)單位在建設(shè)項(xiàng)目發(fā)包給承包方時(shí)，建議在工程合同中訂立檔案管理?xiàng)l款，明確工程竣工文件材料的形成、整理、組卷要求。
（二）工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人必須把項(xiàng)目檔案管理納入其職責(zé)范圍、工作計(jì)劃和工作程序中。要明確工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人為項(xiàng)目檔案主要責(zé)任人，對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，保證工程項(xiàng)目檔案系統(tǒng)的完整、真實(shí)和安全適用。
（三）加強(qiáng)工程檔案的過(guò)程控制。工程檔案管理應(yīng)與工程建設(shè)同步，在工程建設(shè)過(guò)程中進(jìn)行跟蹤管理，建立健全的項(xiàng)目檔案。一是把握工程初期準(zhǔn)備；二是工程把關(guān)施工；三是工程竣工驗(yàn)交。三個(gè)不同的階段都要嚴(yán)格按照規(guī)定對(duì)有關(guān)文件材料進(jìn)行收集、整理、歸檔，杜絕工程結(jié)束后“補(bǔ)檔案”的不當(dāng)行為發(fā)生。
1.工程初期準(zhǔn)備階段。每一個(gè)項(xiàng)目的工程施工伊始，作為施工單位，從設(shè)計(jì)圖紙的復(fù)核、施工地段地質(zhì)、水文的勘察與了解，施工現(xiàn)場(chǎng)的復(fù)測(cè)到安營(yíng)扎寨，施工區(qū)域的購(gòu)地拆遷，接水接電，各種材料的儲(chǔ)備等等，準(zhǔn)備工作是大量的，紛繁的。這個(gè)階段施工檔案的跟蹤管理應(yīng)針對(duì)初期施工圖紙、文件資料的形成部門(mén)多，產(chǎn)生的形式不盡相同的特點(diǎn)，向項(xiàng)目經(jīng)理部了解一定時(shí)期內(nèi)有關(guān)工程施工規(guī)劃、工作安排，通過(guò)定期向有關(guān)工程管理部門(mén)了解一個(gè)時(shí)期內(nèi)有關(guān)工程施工準(zhǔn)備階段各項(xiàng)工作、會(huì)議、外事活動(dòng)等安排情況，及時(shí)了解掌握有關(guān)檔案形成的信息，跟蹤管理亦進(jìn)入角色，同步啟動(dòng)。工程施工初期階段，應(yīng)明確跟蹤管理規(guī)定和要求，使檔案資料的管理有明確的工作依據(jù)。要針對(duì)來(lái)自不同的歸屬部門(mén)、明確有關(guān)檔案和竣工資料應(yīng)執(zhí)行的具體管理規(guī)則，形成統(tǒng)一規(guī)范，避免執(zhí)行中的不明確性，對(duì)應(yīng)歸檔的檔案資料沒(méi)有按時(shí)歸檔的，及時(shí)主動(dòng)上門(mén)跟蹤索取，同時(shí)定期進(jìn)行階段性文件資料歸檔的清查清欠。依據(jù)工程技術(shù)資料歸檔范圍的具體規(guī)定，在工程進(jìn)展的一定階段內(nèi)應(yīng)形成的各類文件資料與實(shí)際已歸檔入庫(kù)的相應(yīng)文件資料對(duì)號(hào)清查，因工作疏漏而缺少的部分，列出清單與各有關(guān)文件資料的形成或發(fā)送部門(mén)聯(lián)系索取。
2.工程把關(guān)施工階段。大面積工程施工的全面展開(kāi)，是工程質(zhì)量、安全的重要把關(guān)階段，也是各類工程技術(shù)資料大量形成的時(shí)期。對(duì)于這階段的檔案資料分目標(biāo)跟蹤管理，工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到重點(diǎn)抓住檔案資料形成的薄弱環(huán)節(jié)，以保證歸檔資料的質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)施工文件資料的檢查，這是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，如到項(xiàng)目部檢查或抽查技術(shù)人員、領(lǐng)工員的施工日志、班組施工作業(yè)記錄，包括工程用料情況，工程施組、施工規(guī)范的執(zhí)行情況，工程試驗(yàn)、壓力容器的檢測(cè)記錄，中線水平觀測(cè)記錄，安全操作情況，工程分交情況等，檢查其填寫(xiě)是否齊全符合規(guī)范。特別檢查分部、分項(xiàng)工程檢查證的填寫(xiě)情況，對(duì)地下、隱蔽工程檢查記錄的填寫(xiě)。工程監(jiān)理的認(rèn)簽等，要考證其可靠與真實(shí)程度，以保證歸檔資料的可靠與真實(shí)性。應(yīng)搞好庫(kù)存檔案清理達(dá)標(biāo)工作。隨著工程的進(jìn)展，工程技術(shù)資料大量歸檔，要按工程建設(shè)階段對(duì)歸檔資料從數(shù)量上和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化上進(jìn)行專人逐項(xiàng)的檢查，按交驗(yàn)單位分門(mén)、按交驗(yàn)部門(mén)分類，進(jìn)行自檢、整理、充實(shí)、完善，按檔案工作的業(yè)務(wù)要求，在分類、立卷，編號(hào)時(shí)應(yīng)將不同階段形成的（下轉(zhuǎn)第162頁(yè)）（上接第155頁(yè)）技術(shù)文件資料區(qū)別分開(kāi)，協(xié)助各項(xiàng)目部備齊各類竣工文件資料。對(duì)一個(gè)時(shí)期內(nèi)資料室借出資料進(jìn)行定期歸檔，是檔案跟蹤管理在整個(gè)施工階段的長(zhǎng)期業(yè)務(wù)工作，而在竣工驗(yàn)交階段更應(yīng)注意。應(yīng)著重強(qiáng)調(diào)資料借出的時(shí)間性，以防止因借閱人對(duì)借出的資料長(zhǎng)期占用保管不善、而造成文件資料的損壞、丟失。
3.工程竣工驗(yàn)交階段。工程竣工驗(yàn)交，是施工企業(yè)所承建的工程要接受該項(xiàng)工程涉及的各專業(yè)的工程質(zhì)量的總驗(yàn)收。是對(duì)設(shè)計(jì)、施工、使用維修等方面進(jìn)行綜合性考核，也是檢驗(yàn)施工單位的工程項(xiàng)目施工組織、施工能力水平、安全生產(chǎn)、工期進(jìn)度、企業(yè)信譽(yù)等方面的重要環(huán)節(jié)。這一階段的檔案跟蹤管理應(yīng)在各類技術(shù)資料的總結(jié)統(tǒng)收、分類歸檔，別類上交等方面下功夫、以配合建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、使用單位、接管單位辦理好工程竣工驗(yàn)收交接和固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作，充分發(fā)揮建設(shè)項(xiàng)目的投資效益、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。在工程驗(yàn)交階段，還應(yīng)按照檔案工作的內(nèi)容收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢查、編研和利用八個(gè)環(huán)節(jié)的要求，按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，對(duì)各類技術(shù)文件資料著手整訂、填寫(xiě)、貼簽、裝盒等工序，該上交的上交，該自存的入庫(kù)分類存放。最后對(duì)每個(gè)項(xiàng)目跟蹤管理的情況進(jìn)行自查。以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出不足以利改進(jìn)。
（四）工程檔案資料的收集整理工作列入工作績(jī)效的考核項(xiàng)目。定期檢查評(píng)比，優(yōu)勝者給予獎(jiǎng)勵(lì)，建議設(shè)立工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收保證金，將竣工檔案的編制工作與計(jì)量支付和質(zhì)量保證金結(jié)合起來(lái)，可規(guī)定如不通過(guò)工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收或不能及時(shí)完成檔案的整理歸檔，不予結(jié)算或扣一定金額的質(zhì)量保證金，以此保證竣工檔案及時(shí)、順利地通過(guò)驗(yàn)收。
Abstract: project file is complete, complete, accurate, credentials and effective protection for enterprise production and management and reform and development; good project file archiving work, is the key to ensuring the overall quality of the company file.Keywords: engineering project; records management; practice.
中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：2095-2104(2013)
邯鄲鋼鐵集團(tuán)公司始建于1958年，創(chuàng)業(yè)之初僅有兩座255M3高爐。隨著改革的深入，為了增強(qiáng)企業(yè)自身的競(jìng)爭(zhēng)力，公司從1988年-1995年陸續(xù)建成了90M2燒結(jié)機(jī)、機(jī)械化原料場(chǎng)、1260M3高爐等三大項(xiàng)工程；“九五”期間又建成投產(chǎn)了125萬(wàn)噸薄板坯連鑄連軋、5#6#焦?fàn)t、2000M3高爐、400M2燒結(jié)機(jī)和三煉鋼Ⅰ、Ⅱ期等五大項(xiàng)工程；“十五”淘汰落后產(chǎn)能，邯鋼結(jié)構(gòu)優(yōu)化產(chǎn)業(yè)升級(jí)總體規(guī)劃全面實(shí)施；“十一五”邯鋼新區(qū)2#3200m3高爐、2#燒結(jié)機(jī)、2#轉(zhuǎn)爐系統(tǒng)、干熄焦、2180mm冷軋工程、自備電廠建成投產(chǎn)；東區(qū)3200m3高爐、200萬(wàn)噸球團(tuán)、435m2燒結(jié)機(jī)、管狀皮帶機(jī)和第三原料場(chǎng)等東區(qū)鐵前系統(tǒng)改造項(xiàng)目建成投運(yùn)；2013年作為‘十二五’承上啟下的關(guān)鍵年，邯鋼以“系統(tǒng)綜合效益最大化”為目標(biāo)，建設(shè)“綠色、低耗—經(jīng)濟(jì)煉鐵平臺(tái)，高效、低成本—潔凈鋼平臺(tái)，延伸、創(chuàng)效—功能拓展平臺(tái)”，推動(dòng)轉(zhuǎn)方式、優(yōu)結(jié)構(gòu)，打造產(chǎn)品競(jìng)爭(zhēng)力和產(chǎn)業(yè)鏈競(jìng)爭(zhēng)力的新優(yōu)勢(shì)，加快向國(guó)際先進(jìn)水平現(xiàn)代化邯鋼邁進(jìn)。制定了鋼1250萬(wàn)噸、力爭(zhēng)1300萬(wàn)噸，生鐵1270萬(wàn)噸，鋼材1180萬(wàn)噸，新產(chǎn)品產(chǎn)量300萬(wàn)噸，品種鋼比例70%，深加工產(chǎn)量450萬(wàn)噸，發(fā)電量37億度的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)；1990年以來(lái)，公司檔案館（處）共指導(dǎo)296個(gè)工程、投資總額達(dá)90.6億元的項(xiàng)目檔案工作，接收竣工檔案23246卷406088張，底圖50982張，資料3563冊(cè)427592頁(yè)。近年來(lái)，邯鋼的改擴(kuò)建工程和固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目，其數(shù)量和投資總額都遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)前三十年的總和，而且每一項(xiàng)工程都涉及到十余個(gè)部室和生產(chǎn)廠、幾個(gè)乃至幾十個(gè)施工安裝單位。做好建設(shè)工程項(xiàng)目的竣工檔案和有關(guān)資料的歸檔保管工作，是保證公司檔案總體質(zhì)量的關(guān)鍵。為確保如此浩繁的工程項(xiàng)目檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)歸檔，我們做了以下工作：
追本逐緣，理順前期文件歸檔渠道
一個(gè)工程項(xiàng)目的前期文件，包括從項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、各種建設(shè)手續(xù)及審批、環(huán)評(píng)到勘察設(shè)計(jì)階段，這一過(guò)程相對(duì)都比較漫長(zhǎng)，而且涉及到公司規(guī)劃發(fā)展部、進(jìn)出口公司、安全環(huán)保部、設(shè)計(jì)院、技改部等十余個(gè)部室和項(xiàng)目有關(guān)單位。由于時(shí)間跨度長(zhǎng)、各環(huán)節(jié)工作聯(lián)系緊密，特別是涉及到工程項(xiàng)目的各種許可證、合同、各種協(xié)議及批文等文字材料，使用部門(mén)多，反復(fù)引用率高，給檔案資料的歸檔帶來(lái)了很大的難度。
為此，根據(jù)國(guó)家檔案局、國(guó)家計(jì)委聯(lián)合的《基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定》，結(jié)合公司各處室的管理職責(zé)，我們制訂了《工程竣工檔案資料歸檔細(xì)則》及《處室前期文件歸檔范圍》，明確了項(xiàng)目建設(shè)單位、公司有關(guān)職能部門(mén)和施工、監(jiān)理單位的歸檔責(zé)任；下發(fā)了《邯鄲鋼鐵集團(tuán)有限責(zé)任公司基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》，明確了歸檔義務(wù)和處罰辦法。檔案人員根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和復(fù)雜情況靈活地分階段或一次性接收，理順了前期文件的歸檔渠道。
提綱挈領(lǐng)，保證竣工檔案齊全、完整歸檔
一方面，為了增強(qiáng)施工單位的歸檔意識(shí)，加強(qiáng)公司工程管理部門(mén)和職能處室的監(jiān)管力度，我們制作了《項(xiàng)目竣工圖齊全、完整情況表》，由施工單位根據(jù)施工過(guò)程中單位工程的劃分，詳細(xì)按照單位工程——分部工程——對(duì)應(yīng)圖號(hào)進(jìn)行填寫(xiě)。對(duì)一個(gè)單位工程由多家施工單位共同施工的，不但要求文字資料中工序交接齊全，而且要求在此表中要有所反映，為日后匯總打基礎(chǔ)。檔案部門(mén)制作的《項(xiàng)目竣工圖齊全、完整情況表》，由施工單位按檔案部門(mén)的規(guī)定填報(bào)，經(jīng)公司工程管理部門(mén)的現(xiàn)場(chǎng)專業(yè)技術(shù)人員初審、簽字確認(rèn)，再加蓋工程管理部門(mén)的審定章，從而有效地防止了以往施工單位和技術(shù)人員用自編自填的竣工資料移交清單來(lái)交驗(yàn)竣工檔案而產(chǎn)生的漏圖、少圖現(xiàn)象，確保工程項(xiàng)目竣工圖紙的完整和齊全。
另一方面，把住工程項(xiàng)目結(jié)算關(guān)，保證工程項(xiàng)目檔案的規(guī)范、完整和及時(shí)歸檔。檔案處參與《公司固定資產(chǎn)投資管理辦法》的制定和執(zhí)行?！豆芾磙k法》用四個(gè)專門(mén)條款分別規(guī)定了設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等中標(biāo)單位承擔(dān)竣工檔案的編制、整理和歸檔責(zé)任，“凡不按要求移交檔案資料的項(xiàng)目不準(zhǔn)辦理竣工決算”。檔案處依據(jù)施工合同及協(xié)議、《項(xiàng)目竣工圖齊全、完整情況表》以及《檔案資料交接清單》核驗(yàn)竣工檔案，由檔案管理人員驗(yàn)收無(wú)誤并接收入庫(kù)后，設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位持檔案處開(kāi)具的竣工檔案接收證明，方可到公司有關(guān)部門(mén)辦理竣工結(jié)算。
深入現(xiàn)場(chǎng)，為竣工檔案整改護(hù)航
根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和邯鋼的實(shí)際需要，結(jié)合以往施工單位在做文字資料、竣工圖過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，我們制訂了《建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工圖的歸檔標(biāo)準(zhǔn)》。在每一個(gè)工程項(xiàng)目開(kāi)工后，我們及時(shí)組織所有施工單位的專職檔案員和編制竣工資料的工程技術(shù)人員參加檔案處組織的專題培訓(xùn)班，由檔案處領(lǐng)導(dǎo)和中高級(jí)管理人員講解歸檔標(biāo)準(zhǔn)和具體要求，使施工單位和有關(guān)人員從施工起始階段就明確歸檔責(zé)任并掌握編制規(guī)范。
檔案人員定期深入施工現(xiàn)場(chǎng)，參加現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度會(huì)，及時(shí)了解各階段的施工情況和檔案資料形成情況，督促其積累和整編；檔案部門(mén)及時(shí)與施工單位溝通信息，對(duì)竣工檔案整編過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，預(yù)見(jiàn)一個(gè)，預(yù)防一個(gè)；發(fā)現(xiàn)一個(gè)，解決一個(gè)，不留死角。通過(guò)檔案人員的不懈努力，使施工單位少走了彎路，特別是設(shè)計(jì)變更通知單在竣工圖中編制到位的問(wèn)題，我們不厭其煩地為施工單位技術(shù)人員分門(mén)別類示范操作，節(jié)約了時(shí)間和費(fèi)用。
在施工單位編制完竣工圖后，我們依據(jù)歸檔標(biāo)準(zhǔn)，到施工單位嚴(yán)格進(jìn)行檔案初驗(yàn)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出意見(jiàn)并限期整改。由于工程項(xiàng)目竣工圖的專業(yè)性很強(qiáng)，我們要求施工單位的技術(shù)人員按專業(yè)匯總一份交接清單，既保證了竣工檔案的順利交接和歸檔，同時(shí)也提高了檔案提供利用的準(zhǔn)確性。
對(duì)檔案專業(yè)人員來(lái)說(shuō)，做好工程項(xiàng)目檔案管理是一項(xiàng)很有挑戰(zhàn)性的工作，這既有工程項(xiàng)目本身專業(yè)性、復(fù)雜性的原因，也有檔案專業(yè)人員自身的原因。
一是“檔案員”代替不了“資料員”。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，“五大員”是必備的，且需具有相應(yīng)的資格證書(shū)。所謂“五大員”，即“資料員、施工員、安全員、材料員、質(zhì)檢員”，其中，對(duì)資料員的一般要求如下：必須具備一定的建筑專業(yè)知識(shí)、檔案專業(yè)知識(shí)及操作計(jì)算機(jī)建筑應(yīng)用軟件的能力；能看懂一般工業(yè)與民用建筑施工圖，能編制修改工程竣工圖；了解各種施工技術(shù)并正確填寫(xiě)各種施工記錄、隱蔽工程記錄及竣工技術(shù)資料表格等。根據(jù)以上要求，檔案專業(yè)人員從事“資料員”工作往往是不能勝任的。在實(shí)際工作中，檔案員除了具體的組卷整理工作外，更注重的是宏觀上的管理，即規(guī)章制度的建立和執(zhí)行。而資料員則更注重微觀上的效果，即直接形成和掌握現(xiàn)場(chǎng)施工技術(shù)資料。資料員兼職檔案員的工作容易，而檔案員兼職資料員的工作則難，專業(yè)的差異和工作重點(diǎn)的不同，造成檔案專業(yè)人員在進(jìn)入工程項(xiàng)目檔案管理這個(gè)行業(yè)時(shí)顯得尤為困難，而做好工程項(xiàng)目檔案管理工作更是難上加難。
二是檔案專業(yè)人員在工程項(xiàng)目檔案管理中“話語(yǔ)權(quán)”不足。在工程建設(shè)項(xiàng)目中，檔案管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)是如何保證文件材料的形成質(zhì)量，在檔案專業(yè)術(shù)語(yǔ)中叫做“前端控制”。在實(shí)際工作中，由于檔案員不了解施工技術(shù)規(guī)范和要求，對(duì)資料員形成的施工技術(shù)資料只是被動(dòng)接收，前端控制原則往往也只體現(xiàn)在對(duì)紙張、字跡的要求上，對(duì)施工技術(shù)資料的內(nèi)容則缺乏判斷能力，從而也使得檔案工作人員的專業(yè)水準(zhǔn)大打折扣，也直接導(dǎo)致了“檔案員”這一職位的可有可無(wú)，用人單位往往直接以“資料員”取而代之。在薪酬待遇上，資料員也會(huì)高出檔案員許多，在崗位定義上，資料員為“技術(shù)類”，檔案員則為“文職類”。種種的差異，導(dǎo)致檔案員在工程項(xiàng)目檔案管理中“話語(yǔ)權(quán)”不足，縱然有“三納入、四參加”制度作為保障，但也經(jīng)常淪為簽字、蓋章的工具。
在工程項(xiàng)目檔案管理中，檔案員往往會(huì)淪為弱勢(shì)群體，歸根結(jié)底，還是由專業(yè)的差異性決定的。要想認(rèn)真做好工程項(xiàng)目檔案管理工作，在熟知檔案管理知識(shí)的同時(shí)，檔案工作人員一定要了解工程建設(shè)項(xiàng)目的基本知識(shí)，對(duì)工程施工技術(shù)資料的內(nèi)在質(zhì)量要有基本的判斷能力，把檔案管理專業(yè)知識(shí)融入工程項(xiàng)目檔案管理之中，苦練內(nèi)功。只有這樣，檔案專業(yè)人員才能變被動(dòng)為主動(dòng)，打破工程項(xiàng)目檔案管理工作的困境，不斷提高自身的專業(yè)能力和管理水平。
（摘自《檔案界》網(wǎng)站 作者單位：珠海中冶基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投資有限公司）
