相關(guān)期刊
時(shí)間：2023-06-30 16:08:47
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇人事檔案信息化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
[摘要]在信息技術(shù)快速發(fā)展的帶動(dòng)下，科研院所人力資源管理加快了科學(xué)化和現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。但相對(duì)于其他行業(yè)來(lái)講，科研院報(bào)信息不僅種類較多，而且數(shù)量十分龐大，而在管理方式上卻較為落后，從而導(dǎo)致工作效率低下。所以在現(xiàn)代科研院所人事資源管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，需要加快科研院所人事檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)。文中從科研院所人事檔案信息化管理的重要意義入手，分析了科研院所人事檔案管理系統(tǒng)的主要功能，并進(jìn)一步對(duì)加強(qiáng)科研院所人事檔案信息化管理的措施進(jìn)行了具體的闡述。
[
關(guān)鍵詞 ]科研院所；人事檔案管理；信息化；意義；功能；措施
人事檔案是人事部門對(duì)個(gè)人業(yè)務(wù)管理和評(píng)價(jià)的重要依據(jù)，是單位進(jìn)行選拔人才、錄用人才的重要憑證。在科研院所人力資源管理工作中，對(duì)人事檔案進(jìn)行管理屬于最基礎(chǔ)的一項(xiàng)工作，通過(guò)人事檔案可以考察和了解個(gè)人人力資本的提升情況。人事檔案信息化管理是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心，從而對(duì)人事檔案信息資源實(shí)行數(shù)據(jù)化管理，不僅有利用人事工作效率和質(zhì)量的提升，而且對(duì)加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，合理配置人力資源也具有十分重要的意義。通過(guò)人事檔案信息化管理，可以更好的將人力資源管理的優(yōu)勢(shì)和潛力發(fā)揮出來(lái)，能夠?yàn)榭蒲性核瞬抨?duì)伍建設(shè)提供良好的服務(wù)。
一、科研院所人事檔案信息化管理的重要意義
（一）是當(dāng)前社會(huì)網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的必然要求
目前在我國(guó)日常的工作和生活中，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已成為不可或缺的重要工具，對(duì)工作效率和工作質(zhì)量的提升起到了極其重要的意義。在這種情況下，科研院所為了能夠更好的與時(shí)展要求相適應(yīng)，在人事檔案管理工作中加快了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的應(yīng)用，利用先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行歸檔和儲(chǔ)存，并建立了檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，加快推動(dòng)了科研院所人事檔案信息化管理的進(jìn)度，為科研院所人事檔案管理效率的提升起到了積極的推動(dòng)作用。
（二）解決科研院所人事檔案管理不足的需要
長(zhǎng)期以來(lái)我國(guó)人事檔案都是采用人工方式進(jìn)行管理，不僅服務(wù)效率較低，而且程序較為繁瑣，不能全面實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的獲取，工作強(qiáng)度較大?？蒲性核鶎?shí)施人事檔案信息化管理，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通訊技術(shù)等來(lái)更好的滿足用戶對(duì)檔案信息的需求，可以隨時(shí)查詢檔案數(shù)據(jù)，有效的確保了人事檔案服務(wù)質(zhì)量和工作效率的提升。
（三）科研院所加快發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需求
在人事檔案信息化管理過(guò)程中，由于創(chuàng)建了不同類型的人事信息數(shù)據(jù)庫(kù)，科研院所可以通過(guò)各類不同的數(shù)據(jù)庫(kù)更好的了解和掌握本單位人員的各種信息，從而合理對(duì)人力資源進(jìn)行配置，確保更好的將人力資源的重要作用得以發(fā)揮出來(lái)。
二、加強(qiáng)科研院所人事檔案信息化管理的措施
（一）確保人事檔案材料的真實(shí)性和有效性
目前科研院所加快了檔案管理的信息化建設(shè)工作，人事檔案已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)開始發(fā)展為電子檔案。從電子檔案的本質(zhì)上來(lái)講，其屬于一種計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)，其建立是以紙質(zhì)文檔數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)其進(jìn)行掃描、加工和處理，從而完成人事電子檔案的構(gòu)建。這就需要在建立電子檔案時(shí)，需要確保信息來(lái)源的真實(shí)性和有效性，這是電子檔案存在的重要的基礎(chǔ)，對(duì)于電子人事檔案的真實(shí)性存在異議時(shí)，可以通過(guò)將其與紙質(zhì)人事檔案來(lái)進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)證，從而對(duì)電子人事檔案的權(quán)威性和真實(shí)性進(jìn)行明確。電子檔案建成后，人們可以通過(guò)人事檔案信息化管理系統(tǒng)來(lái)設(shè)置不同的查閱、查詢的訪問權(quán)限，有效的保證人事檔案的安全性和保密性。
（二）加強(qiáng)人事檔案信息化數(shù)據(jù)的安全性和保密性
電子檔案的建立、使用、管理，享受著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來(lái)的方便、快捷、高效的好處，同時(shí)也存在著程序漏洞、黑客入侵等計(jì)算機(jī)安全風(fēng)險(xiǎn)。一是做好安全、保密防范措施，在技術(shù)手段和制度管理上下功夫，做好系統(tǒng)維護(hù)與升級(jí)，降低崩潰風(fēng)險(xiǎn)；二是做好相應(yīng)級(jí)別備份機(jī)制，定期備份，預(yù)防數(shù)據(jù)丟失，同時(shí)采取多種存儲(chǔ)介質(zhì)保存檔案數(shù)據(jù)；三是明確數(shù)據(jù)公開范圍，嚴(yán)格設(shè)定修改、訪問權(quán)限，做到既適度公開又有一定保密性，預(yù)防重要信息數(shù)據(jù)外傳和非正常更改。在一些特殊人事檔案如涉密、人員調(diào)查、舉報(bào)材料上不適宜擴(kuò)范圍，應(yīng)該嚴(yán)格設(shè)置權(quán)訪問，以保護(hù)當(dāng)事人的正當(dāng)個(gè)人隱私不受侵犯。
（三）增強(qiáng)人事檔案管理人員的責(zé)任感和使命感
人事檔案信息化管理的關(guān)鍵在于檔案管理的工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)一支信息技術(shù)專業(yè)化的人才隊(duì)伍。要完善人事檔案管理工作細(xì)則，使人事檔案案卷的整理、歸集更科學(xué)、全面、完整，為干部考察任用提供真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用的個(gè)人信息。他們必須是在思想上作風(fēng)優(yōu)良，能不唯上、不唯書，實(shí)事求是的組織工作干部。他們同時(shí)還必須是在業(yè)務(wù)上理論知識(shí)扎實(shí)，能鑒別人事檔案的真?zhèn)涡?、全面性、時(shí)效性、重復(fù)性，進(jìn)行正確的分門別類。人事檔案管理在人事管理在人才專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)中起著重要的作用，人事檔案管理人員責(zé)任重大，使命光榮，勝任這一工作應(yīng)該是具備較強(qiáng)的文字處理能力、綜合分析能力，既有人事檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)又有信息技術(shù)知識(shí)和優(yōu)良品德的復(fù)合型人才。
三、結(jié)束語(yǔ)
科研院所實(shí)施人事檔案信息化管理，有效的將現(xiàn)代化先進(jìn)的人力資源管理理念和信息技術(shù)結(jié)合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)了科研院所人力資源信息的高度集中化管理，構(gòu)建了適度開放和科學(xué)透明的人事檔案信息交互平臺(tái)，加快了科研院所人力資源管理工作的順利開展。科研院所人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，其有效的將檔案管理人員從繁重的日常事務(wù)中解放出來(lái)，使其有了更多的時(shí)間和精力來(lái)強(qiáng)化自身的專業(yè)知識(shí)和技能，這對(duì)推動(dòng)科研院所人事檔案管理工作的信息化、數(shù)字化、規(guī)范化的實(shí)現(xiàn)具有極為重要的意義，為科學(xué)技術(shù)研究事業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。
參考文獻(xiàn)
引言
檔案信息資源是國(guó)家的一項(xiàng)基礎(chǔ)性信息資源，檔案信息化是國(guó)家信息化的重要組成部分。黨和國(guó)家實(shí)施“大力推進(jìn)信息化，加速建設(shè)現(xiàn)代化”的發(fā)展戰(zhàn)略，對(duì)檔案部門提出了新的任務(wù)，也為檔案部門信息管理的創(chuàng)新提供了難得的發(fā)展機(jī)遇。人事檔案管理也應(yīng)抓住這一機(jī)遇，實(shí)施由傳統(tǒng)管理到信息化管理的轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮人事檔案信息的作用。
1檔案信息化的概念
所謂檔案信息化，就是在國(guó)家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。換句話說(shuō)，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過(guò)程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過(guò)程，在這一過(guò)程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。目前的信息技術(shù)已經(jīng)能夠很好地運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)的開發(fā)來(lái)處理現(xiàn)實(shí)的信息資源。檔案信息化工作就是利用信息技術(shù)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)館藏各類檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、電子文檔管理一體化及檔案信息提供利用網(wǎng)絡(luò)化。
2人事檔案信息化管理的意義
2．1信息化建設(shè)是信息社會(huì)的要求，也是人事檔案信息社會(huì)化的需要。檔案作為一種原生的信息資源，其重要性正日益顯現(xiàn)出來(lái)。滿足群眾需求，為社會(huì)服務(wù)，既是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)，又是檔案工作的目的，加快檔案信息化建設(shè)，是我國(guó)迅速發(fā)展的政務(wù)信息化對(duì)檔案工作提出的迫切要求和檔案工作自身發(fā)展的需要，也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時(shí)展的新舉措、新要求。
2．2信息共享，為社會(huì)提供全方位的人事信息，提高勞動(dòng)效率與工作質(zhì)量。人事檔案管理多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了人事管理過(guò)程中所需要的全方位的人事信息。我們不但可以快速準(zhǔn)確地獲取人事的自然情況、簡(jiǎn)歷、素質(zhì)、特長(zhǎng)以及德能勤績(jī)等方面的綜合信息，還可以隨時(shí)查詢?nèi)耸轮T如工作、學(xué)習(xí)、生活等方面的聲音和影像資料，了解人事全方位的綜合信息?？梢詮母旧细淖冞^(guò)去那種從紙面上靜態(tài)了解人事的傳統(tǒng)方式。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)可以使信息共享，避免各部門重復(fù)錄入相同的信息，減少重復(fù)勞動(dòng)。
3人事檔案信息管理的目的
人事檔案信息化管理以提供利用為目的，還體現(xiàn)在要通過(guò)信息維護(hù)，及時(shí)更新檔案中變化的信息數(shù)據(jù)，使人事檔案信息與原檔案材料保持一致，從而達(dá)到人事檔案信息管理始終處在一個(gè)動(dòng)態(tài)管理之中，讓人事檔案由傳統(tǒng)的手工管理向信息化方向轉(zhuǎn)換，這是對(duì)人事檔案信息管理的基本要求。也只有這樣，才能使人事檔案信息在激勵(lì)人才和人力資源組織管理與開發(fā)中發(fā)揮更大作用，真正服務(wù)于人事管理工作。
4人事檔案信息化應(yīng)遵循的三大原則
規(guī)范性原則：制定和實(shí)施人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是人事檔案工作信息化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過(guò)館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅(jiān)持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實(shí)現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。
安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證人事檔案信息的安全性。
效益性原則：人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、?cái)力，因此必須遵守效益性原則，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎(chǔ)。分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會(huì)利用“熱點(diǎn)”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，可以帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益；利用率不高的檔案則無(wú)需數(shù)字化，否則浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。從某種意義上說(shuō)，特色就是優(yōu)勢(shì)，特色館藏信息和特色服務(wù)往往是贏得用戶和創(chuàng)造效益與價(jià)值的關(guān)鍵。
5加強(qiáng)人事檔案信息化管理的措施
《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》又把信息化建設(shè)列為戰(zhàn)略重點(diǎn)之一，明確了“十五”期間檔案信息化管理的主要任務(wù)。歸納其主要內(nèi)容有：制定檔案信息化管理的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，研制、推廣檔案管理應(yīng)用軟件，加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，做好電子文件、電子檔案的積累、保管、利用。保證電子文件、電子檔案的齊全、完整、有效，建立、規(guī)范、聯(lián)通各區(qū)域網(wǎng)絡(luò)，建立全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，并入國(guó)家信息網(wǎng)。實(shí)現(xiàn)館藏檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、資源共享化、服務(wù)對(duì)象與需求擴(kuò)大化。
5．1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
電子計(jì)算機(jī)技術(shù)是當(dāng)今新技術(shù)革命的先導(dǎo)技術(shù)。電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辨認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在人事檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行人事檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。因此首先要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)。提高各類檔案館、檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度。逐步提高檔案信息化水平。其次要建設(shè)和完善局域網(wǎng)，使各項(xiàng)工作都網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)人事檔案的利用。
5．2人事檔案信息資源建設(shè)
5．2．1人事檔案的電子化
所謂檔案信息電子化，就是以館藏檔案資料紙質(zhì)或機(jī)讀形式為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)人事檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過(guò)程。檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性。人事檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于人事檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。加強(qiáng)電子文檔資料的歸檔工作，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀把紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化，建立全文數(shù)據(jù)庫(kù)，以便于查找利用。
5．2．2加強(qiáng)人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)
我國(guó)至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，人事檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)人事檔案信息資源共享的要求，需要加強(qiáng)人事檔案日錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案管理系統(tǒng)，加強(qiáng)人事檔案目錄的輸入，保存。
5．3人事檔案信息化人才的培養(yǎng)
從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中人事檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分人事檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上人事檔案信息化了，因此，信息化建設(shè)人才需要深厚的檔案學(xué)基礎(chǔ)理論，熟悉檔案工作的規(guī)律，從而創(chuàng)新更科學(xué)、更先進(jìn)的管理方法，因此必須通過(guò)各種途徑加強(qiáng)人事檔案業(yè)務(wù)人員培訓(xùn)工作，提高人事檔案業(yè)務(wù)人員的管理水平。
結(jié)束語(yǔ)
為了實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，各級(jí)人事部門應(yīng)當(dāng)重視人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)，加大智力投資力度，優(yōu)化智力投資方式，以最新信息理論與信息技術(shù)為人事檔案管理人員充電，使他們勝任人事檔案信息化管理工作。要為人事檔案信息化管理提供條件，以便在人事檔案信息利用的權(quán)限范圍內(nèi)，建立能夠全方位、多層次、立體化地提供信息服務(wù)的更科學(xué)、更快捷、更方便的人事檔案信息管理模式，滿足社會(huì)對(duì)人事檔案和人事工作的需求。要關(guān)心人事檔案管理人員的自身發(fā)展，盡快培養(yǎng)一支適應(yīng)人事檔案信息化管理的人才隊(duì)伍。人事檔案管理人員要加強(qiáng)終身學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)，完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)人事檔案信息化管理的需要。
參考文獻(xiàn)：
【1】趙屹．檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)【M】．北京：北京圖書館出版社，2003．
[中圖分類號(hào)] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2013）012- 0087- 01
1 高校人事檔案信息化管理的重要性及基本內(nèi)容
1.1 人事檔案信息化管理重要性
人事檔案是記錄個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的文件，高校人事檔案是人事部門對(duì)個(gè)人管理的重要憑證和開展各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，一般來(lái)說(shuō)，高校對(duì)人員的考核調(diào)動(dòng)等活動(dòng)或者人才選拔和干部選拔都需要人事檔案作為基礎(chǔ)，人事檔案管理對(duì)高校師資隊(duì)伍的建設(shè)和教學(xué)、科研項(xiàng)目、黨政管理的開展都具有十分重大的作用。人事檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化具有重要意義，信息化可以使檔案管理從原始的手工方式轉(zhuǎn)變發(fā)展成為只能自動(dòng)化檢索和管理。網(wǎng)絡(luò)信息化可以使高效人事檔案管理工作效率提高，使檔案更易于保存、查詢、修改、分類等，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)信息化可以提高檔案利用率，降低檔案管理的成本。
1.2 人事檔案信息化管理基本內(nèi)容
一般來(lái)說(shuō)，檔案實(shí)現(xiàn)信息化需要遵從一定的程序和內(nèi)容規(guī)范，高校人事檔案管理的信息化同樣需要遵從一定的內(nèi)容規(guī)范。首先，需要根據(jù)人事信息建立一個(gè)花名冊(cè)，以花名冊(cè)為基礎(chǔ)建立建立一個(gè)人事檔案的框架。以院系為單位，每個(gè)院系編制獨(dú)立的編號(hào)，以下姓名依姓氏首字母為序。其次，在設(shè)置好的花名冊(cè)框架之下，逐個(gè)錄入人員信息，信息的內(nèi)容包括編號(hào)、姓名、性別、出生日期、政治面貌、職稱及評(píng)定時(shí)間、參加工作時(shí)間及進(jìn)入本單位時(shí)間、學(xué)歷情況等。再次，設(shè)置好紙質(zhì)檔案之后，開始實(shí)現(xiàn)信息化，將紙質(zhì)檔案的分類并依此按順序錄入系統(tǒng)。最后，高校人事檔案實(shí)現(xiàn)信息化之后，對(duì)于后期的管理，包括職務(wù)和工資等項(xiàng)目的變動(dòng)，打開系統(tǒng)查詢后進(jìn)行修改登記即可。
2 當(dāng)下高校人事檔案信息化管理存在的問題與制約因素
信息化管理意識(shí)落后，且開發(fā)成果不多，社會(huì)影響力低。傳統(tǒng)意識(shí)得不到改變，人事檔案管理的信息化進(jìn)程就會(huì)放慢。在人們的傳統(tǒng)意識(shí)里，人事檔案管理工作就是檔案的保存，很少意識(shí)到人事檔案潛在的巨大價(jià)值。另外高校領(lǐng)導(dǎo)層絕大多數(shù)處于中年期甚至年齡更大，他們較少接觸到網(wǎng)絡(luò)，多對(duì)網(wǎng)絡(luò)的認(rèn)識(shí)不足，也導(dǎo)致高校人事檔案信息化程度不高。受限于高校規(guī)模、實(shí)力、觀念意識(shí)等客觀因素，大部分高校人事檔案信息資源的開發(fā)工作還處于一個(gè)較低的水平，開發(fā)成果少。
人事檔案內(nèi)容信息量少，缺乏個(gè)性。目前高校人事檔案多千人一面，信息面單薄，缺少對(duì)個(gè)人的“德”、“能”、“勤”、“績(jī)”的記載。個(gè)人信息記錄不全面，多官方語(yǔ)言，不能客觀地反映個(gè)人的真實(shí)情況。
信息化程度不高，資源共享程度低。多數(shù)高校人事檔案管理部門主要采用手工檢索查閱，尤其是當(dāng)前檔案管理人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)和互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)較為薄弱，信息化程度不高，即使有的檔案人員或多或少地了解一些計(jì)算機(jī)知識(shí)，但大多只會(huì)一些簡(jiǎn)單的操作，對(duì)于信息化的復(fù)雜技術(shù)顯得力不從心，更談不上研究與開發(fā)，而先進(jìn)的管理設(shè)備只是檔案管理達(dá)標(biāo)和升級(jí)考核的擺設(shè)而已，沒有發(fā)揮其科學(xué)管理功能。
3 如何做好高校人事檔案信息化建設(shè)
（1） 提高人事檔案信息化管理的現(xiàn)代化意識(shí)。網(wǎng)絡(luò)信息化是個(gè)較新的概念，管理人員需要改變傳統(tǒng)意識(shí)，改變陳舊的局面，不斷吸取新觀念和知識(shí)，勇于進(jìn)取。用全新的、開放的思維接受社會(huì)的發(fā)展和改變，將高效人事檔案工作與社會(huì)活動(dòng)結(jié)合起來(lái)，使檔案工作由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變。
（2） 注重高校人事檔案的信息安全。通常來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為人事檔案管理提供了諸多便利，但是鑒于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的特點(diǎn)，同樣具有一定的危險(xiǎn)性，比如信息安全等問題。信息安全隱患主要存在的問題有：新老版本的不兼容和不可識(shí)讀性、存儲(chǔ)材料的易損性、操作失誤、信息泄露丟失等。針對(duì)這些問題，一般需要從3個(gè)方面進(jìn)行改善。① 在人事檔案的管理和調(diào)閱時(shí)，明確保密級(jí)別和用戶權(quán)限。② 保證數(shù)據(jù)安全，建立安全機(jī)制，進(jìn)行專門的安全保密設(shè)計(jì)。③ 電子檔案的保存客觀環(huán)境需謹(jǐn)慎，在檔案變動(dòng)前后及時(shí)做好備份。
（3） 有步驟、分重點(diǎn)地推薦高校人事檔案信息化建設(shè)。高校人事檔案信息化管理不是短期就可以完善的，所以實(shí)現(xiàn)檔案信息化需要有步驟、分重點(diǎn)地進(jìn)行。首先，根據(jù)高校自身的特點(diǎn)和信息化實(shí)現(xiàn)程度，制訂與之相適應(yīng)的具體分層分期實(shí)施方案。其次，確保網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施齊全后，搭建系統(tǒng)運(yùn)行平臺(tái)，設(shè)置保密等級(jí)和用戶權(quán)限。再次，隨著人事的變動(dòng)，逐漸積累檔案數(shù)據(jù)資源。最后，在確保信息正確安全的前提下，開放檔案共享信息。
（4） 加強(qiáng)高素質(zhì)檔案管理人才的培養(yǎng)的途徑可以是高水平人才的引進(jìn)，也可以是內(nèi)部培訓(xùn)，挖掘人才。① 對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，選拔中青年、有潛力的管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，切實(shí)提高其現(xiàn)代管理、信息技術(shù)和信息服務(wù)方面的素質(zhì)和能力。② 引進(jìn)急需的信息技術(shù)和信息化應(yīng)用的專業(yè)人才，包括有工作經(jīng)驗(yàn)的社會(huì)人才和相關(guān)專業(yè)高層次人才。③ 整合IT行業(yè)的信息化人力資源，聘請(qǐng)專家、顧問幫助提供技術(shù)支持和人才培養(yǎng)。
主要參考文獻(xiàn)
[1] 王宜奮. 信息化背景下的高校人事檔案管理缺陷與對(duì)策[J]. 吉林教育，2010（7）.
中圖分類號(hào)：G26.6 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2016）10-0327-01
人事檔案收存包括個(gè)人履歷、自傳、鑒定（考評(píng)）、政治歷史、入團(tuán)入黨、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、任免、工資等方面的有關(guān)文件材料，是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。因此革新檔案管理手段，加強(qiáng)人事檔案管理十分重要。隨著技術(shù)進(jìn)步，對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理勢(shì)在必行。
1.人事檔案管理現(xiàn)狀
1.1 人事檔案特點(diǎn)
人事檔案直接為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)，是人事（勞動(dòng)）部門正確使用人才、合理解決工資等問題的一個(gè)重要依據(jù)。必須方便整理查閱。人事檔案具有高流動(dòng)性特點(diǎn)，立卷后，其內(nèi)容不是一成不變的，隨著當(dāng)事人人生道路的延伸將不斷形成一些反映新信息的文件材料。因此，人事檔案必須注意做好新材料的收集補(bǔ)充。避免“人檔分離”的狀況出現(xiàn)。
1.2 目前人事檔案管理存在的問題
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的檢索不方便，保管和利用受限制。管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案管理材料不能及時(shí)歸檔整理，存在人事檔案管理資料不完整、收集、歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)的問題；由于檔案的唯一性導(dǎo)致一旦發(fā)生丟失將耗費(fèi)巨大精力進(jìn)行補(bǔ)檔，甚至可能影響評(píng)定職稱、政審、勞動(dòng)保險(xiǎn)、離退休手續(xù)及死后遺產(chǎn)的辦理。
2.人事檔案信息化管理
2.1 信息化建設(shè)目標(biāo)
檔案信息化是指運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過(guò)程和工作方式。其信息化建設(shè)應(yīng)以促進(jìn)、完善企業(yè)信息化和提高檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標(biāo)，堅(jiān)持技術(shù)與管理并重，與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則。
2.2 檔案信息化管理系統(tǒng)
檔案信息化管理系統(tǒng)首先需要完成紙質(zhì)檔案數(shù)字化。通過(guò)掃描紙質(zhì)檔案、上傳相關(guān)資料電子版等手段將紙質(zhì)文件資料轉(zhuǎn)化為電子信息，再進(jìn)一步利用各種圖像處理軟件對(duì)圖像進(jìn)行相應(yīng)技術(shù)處理，完成檔案信息化管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集任務(wù)。
然后將數(shù)據(jù)導(dǎo)入專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)軟件。其配置應(yīng)滿足本企業(yè)的實(shí)際工作需要并適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要，為適應(yīng)自身需求，企業(yè)也可采用自行開發(fā)檔案管理軟件的方式。無(wú)論采用現(xiàn)有軟件還是自行開發(fā)都要注意軟件需要與企業(yè)各信息系統(tǒng)之間的銜接，并要能接收和兼容各信息系統(tǒng)生成的電子文件。
電子文件存儲(chǔ)時(shí)應(yīng)注意格式，采用通用格式可避免系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的不兼容，必要時(shí)需將軟硬件環(huán)境及相關(guān)數(shù)據(jù)一并注明，保證電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性。同時(shí)針對(duì)人事檔案高流動(dòng)性的特點(diǎn)，需要定期對(duì)新產(chǎn)生的信息歸檔，且在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，也需定期完成物理歸檔。
當(dāng)需要調(diào)取、修改檔案時(shí)，首先要對(duì)操作人員進(jìn)行權(quán)限審核，只有在相關(guān)規(guī)定允許范圍內(nèi)具有相關(guān)權(quán)限的人員才能進(jìn)行相關(guān)操作，以保證檔案的保密性、真實(shí)性。同時(shí)企業(yè)所使用的檔案管理軟件也需與企業(yè)所使用的輸出設(shè)備兼容。
2.3 檔案信息化管理措施
人員方面，需要領(lǐng)導(dǎo)層自上而下的重視，聘用了解、熟悉國(guó)家相應(yīng)政策規(guī)定，具有一定計(jì)算機(jī)技術(shù)的員工。并注重培養(yǎng)不斷創(chuàng)新、努力鉆研的工作氛圍，鼓勵(lì)員工不斷加強(qiáng)自身修養(yǎng)，學(xué)習(xí)先進(jìn)檔案信息化管理知識(shí)。培養(yǎng)新一代掌握人事、檔案、計(jì)算機(jī)交叉知識(shí)的復(fù)合型人才。
管理方面，嚴(yán)格采用一人一檔制度，將每位員工的所有資料封裝在一個(gè)文件中，避免出現(xiàn)檔案混亂、丟失問題。并要對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備定期檢查優(yōu)化，如果檢查發(fā)現(xiàn)存儲(chǔ)設(shè)備故障及時(shí)采取補(bǔ)救措施，減小損失，并且批撥預(yù)算隨著技術(shù)發(fā)展更新優(yōu)化存儲(chǔ)設(shè)備。并不斷優(yōu)化相關(guān)算法、交互方式，使系統(tǒng)逐步自適應(yīng)于日趨完善的企業(yè)信息系統(tǒng)，提高檔案管理工作效率。
整理完善方面，基于電子文檔存儲(chǔ)占用空間小、保存時(shí)間長(zhǎng)、不易失真的特點(diǎn)，信息化檔案應(yīng)逐步加入員工培訓(xùn)、論文、學(xué)術(shù)交流、采訪錄像、照片等電子資料，以便于人事檔案對(duì)于個(gè)人信息更加全面詳實(shí)的反應(yīng)，為進(jìn)一步的工作需求提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。
3.檔案管理信息化的挑戰(zhàn)
3.1 數(shù)字檔案真實(shí)性風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)
電子文檔本身具有易修改性、易偽造性。人事檔案中的各類資料在收集中極有可能收集到由個(gè)人蓄意涂改、偽造過(guò)的文件，例如偽造的學(xué)歷證書、獲獎(jiǎng)信息等，并且單純由文件本身鑒別其真?zhèn)渭夹g(shù)難度較大。因此應(yīng)加強(qiáng)各網(wǎng)絡(luò)檔案系統(tǒng)間的聯(lián)動(dòng)，對(duì)信息資源在權(quán)限范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享，以方便核對(duì)由個(gè)人提供的資料信息的真?zhèn)?，通過(guò)核查后再進(jìn)行歸檔整理。并且對(duì)審核完成的資料及時(shí)物理歸檔，定期將使用資料與備份資料對(duì)比，一旦文件被篡改可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)補(bǔ)救，并尋找危規(guī)操作者追究其責(zé)任。
3.2 數(shù)字化檔案的病毒風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)
信息化檔案為方便使用，會(huì)在不同終端登錄系統(tǒng)。若其中某網(wǎng)絡(luò)終端因網(wǎng)絡(luò)入侵或插入不安全的外部存儲(chǔ)介質(zhì)而感染病毒，那么將很有可能被非權(quán)限允許的用戶遠(yuǎn)程操作數(shù)據(jù)，竊取、篡改、刪除有關(guān)檔案資料，將會(huì)造成嚴(yán)重后果。為避免病毒感染的發(fā)生，企業(yè)可以采用隔離管理手段，部門內(nèi)通過(guò)局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)傳播共享，當(dāng)局域網(wǎng)與外部網(wǎng)絡(luò)接駁時(shí)，建立防火墻，嚴(yán)格審查網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)流。同時(shí)為局域網(wǎng)使用者配發(fā)安全的外部存儲(chǔ)介質(zhì)。同時(shí)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員應(yīng)定期對(duì)終端、網(wǎng)絡(luò)、存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行檢查，以降低病毒感染風(fēng)險(xiǎn)。調(diào)取備份資料時(shí)，要預(yù)先檢查確認(rèn)終端安全，避免備份資料感染。
3.3 數(shù)字化檔案的保密性風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)
電子文檔本身易復(fù)制，在方便使用的同時(shí)，也給竊取者打開了便利之門。民用網(wǎng)絡(luò)本身做不到完全的物理隔離，使竊取者始終有途徑通過(guò)網(wǎng)絡(luò)侵入檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)大多現(xiàn)行系統(tǒng)尚未對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行分權(quán)限設(shè)置，使得本應(yīng)保密的檔案信息可以被超權(quán)限訪問。基于以上，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)部門要不斷加強(qiáng)防火墻建設(shè)，針對(duì)新型攻擊給予快速有效的打擊；降低病毒風(fēng)險(xiǎn)；將系統(tǒng)功能、數(shù)據(jù)權(quán)限細(xì)化，根據(jù)崗位為用戶設(shè)定特定權(quán)限；保證防護(hù)體系的不間斷運(yùn)行。
3.4 數(shù)字化檔案的完整性風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)
人事檔案管理是長(zhǎng)期、持久的工作，管理中會(huì)不斷對(duì)信息進(jìn)行提取、更改、轉(zhuǎn)移，這些行為對(duì)數(shù)據(jù)的完整性均存在潛在風(fēng)險(xiǎn)。尤其當(dāng)存儲(chǔ)介質(zhì)出現(xiàn)問題，可能造成大量數(shù)據(jù)損壞。同時(shí)由于存儲(chǔ)介質(zhì)的電磁特性，在強(qiáng)電磁環(huán)境下極易受到干擾，造成數(shù)據(jù)失真甚至損毀。對(duì)此，首先要加強(qiáng)操作人員規(guī)范化意識(shí)，按照標(biāo)準(zhǔn)方法使用相關(guān)設(shè)備；對(duì)物理存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行屏磁化管理。
4.結(jié)語(yǔ)
在現(xiàn)代信息技術(shù)急速發(fā)展背景下，建立具有收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計(jì)匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能，并能輔助實(shí)體檔案管理及根據(jù)需要增擴(kuò)其他相應(yīng)功能的人事檔案信息化管理系統(tǒng)刻不容緩，需要各方向?qū)I(yè)人才的共同努力，以使人事檔案管理能為企業(yè)發(fā)掘員工才干，推動(dòng)員工發(fā)展提供更好的支持。
參考文獻(xiàn)
[1] 企業(yè)檔案工作文件選編.沈陽(yáng)市檔案局.2011，5.
[2] 遼寧省檔案局組編.檔案保護(hù)與檔案信息編輯.遼寧人民出版社.2003，3.
2構(gòu)建信息化人事檔案所需要的系統(tǒng)功能
2.1滿足人事檔案工作全部相關(guān)業(yè)務(wù)
2.1.1建檔管理。
構(gòu)建各級(jí)人員的檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，并且對(duì)原有的人事檔案基本信息進(jìn)行維護(hù)，確?？梢越y(tǒng)一和集中的對(duì)人事檔案基本信息進(jìn)行維護(hù)和管理。
2.1.2歸檔管理。
在獲得歸檔材料后對(duì)原有的人事檔案中諸如職務(wù)、職稱等信息進(jìn)行增、刪、查、改等操作，確保與人事檔案對(duì)應(yīng)人員的各項(xiàng)信息之間進(jìn)行同步更新。
2.1.3綜合查詢檢索檔案信息。
基于各種查詢條件確保系統(tǒng)信息查詢功能靈活多樣，可以允許用戶進(jìn)行自定義查詢，同時(shí)系統(tǒng)還需要能夠提供跨數(shù)據(jù)庫(kù)以及多條件檢索等功能。
2.1.4借閱檔案。
對(duì)于來(lái)館借閱檔案人員，系統(tǒng)可以對(duì)其進(jìn)行使用檔案信息內(nèi)容和借閱人信息記錄，同時(shí)支持查詢檔案借閱信息，并且對(duì)檔案借閱信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
2.1.5借出檔案。
對(duì)檔案的借出和歸還的相關(guān)信息進(jìn)行記錄，統(tǒng)計(jì)檔案借出信息并且提供查詢功能。
2.1.6管理檔案相關(guān)服務(wù)。
檔案管理工作人員會(huì)經(jīng)常按需提供生日、親屬關(guān)系、婚姻狀況以及工作學(xué)習(xí)等各項(xiàng)證明，系統(tǒng)支持對(duì)該類信息的記錄。
2.1.7盤點(diǎn)檔案。
定期核對(duì)計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存的人事檔案信息和檔案庫(kù)的庫(kù)存實(shí)物，參照實(shí)際信息對(duì)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和修改，并且對(duì)檔案庫(kù)中的實(shí)物進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)、修改和統(tǒng)計(jì)。
2.1.8處理檔案。
若人事檔案所屬人員出現(xiàn)工作調(diào)動(dòng)、離職、退休、死亡等情況，則需要將其檔案轉(zhuǎn)移到其他保管機(jī)構(gòu)或者轉(zhuǎn)存到本檔案館的其他保管地方，并且對(duì)其檔案儲(chǔ)存狀態(tài)進(jìn)行改變。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)提供代管、遺留、存檔、死亡、退休、離休等選項(xiàng)，同時(shí)還支持用戶進(jìn)行自定義。
2.1.9轉(zhuǎn)出檔案。
系統(tǒng)需要支持對(duì)檔案的轉(zhuǎn)出，并且要提供對(duì)于轉(zhuǎn)出數(shù)據(jù)的錄入處理、實(shí)現(xiàn)與其他部門間的信息共享、自生成表格并且允許打印、自動(dòng)形成回執(zhí)信息、支持查詢和統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)檔信息、支持查詢和統(tǒng)計(jì)轉(zhuǎn)檔處理人員信息等。
2.2支持對(duì)于檔案管理過(guò)程中工作過(guò)程信息的管理
記錄每個(gè)工作流程和前后相關(guān)的工作過(guò)程信息，并且對(duì)信息進(jìn)行管理，確保全程監(jiān)控執(zhí)行任務(wù)和數(shù)據(jù)處理的過(guò)程，確保隨時(shí)可以定位所屬責(zé)任，并且系統(tǒng)可以提供數(shù)據(jù)的增加、刪除、修改、查詢、打印、統(tǒng)計(jì)和導(dǎo)出等功能，同時(shí)還可以對(duì)不同的信息使用者指定不同的操作選擇。
2.3確保人事檔案的信息化管理系統(tǒng)易于維護(hù)
人事檔案的信息化管理系統(tǒng)涵蓋用戶管理、單位信息管理、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、系統(tǒng)日志管理、數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)同步以及系統(tǒng)幫助等多個(gè)功能模塊，所以在安裝系統(tǒng)應(yīng)用程序以及放置檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的時(shí)候應(yīng)當(dāng)有選擇的進(jìn)行，確保所構(gòu)成的人事檔案信息化管理系統(tǒng)易于維護(hù)。
3人事檔案的查閱
因?yàn)槿耸聶n案信息實(shí)際上就是黨、國(guó)家和個(gè)人的隱私，所以在進(jìn)行人事檔案的查閱和借閱的時(shí)候，需要在確保嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)保密法規(guī)和制度的前提下盡可能滿足組織以及其他方面的利用需求，達(dá)到發(fā)揮人事檔案信息的目的。保障人事檔案的完整和安全，避免出現(xiàn)人事檔案信息泄露和失密的情況。
3.1人事檔案查閱的原則和范圍
對(duì)于人事檔案信息的查閱應(yīng)當(dāng)遵守寬嚴(yán)適度、內(nèi)外有別、靈活掌握、便于利用的標(biāo)準(zhǔn)，從檔案使用者角度進(jìn)行分類，因?yàn)槿耸聶n案主要是應(yīng)用于人事工作，是人事工作必不可少的工具和重要依據(jù)，所以人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對(duì)于組織、人事和勞動(dòng)部門對(duì)于檔案使用的要求稍稍放松，而對(duì)于其他部門在應(yīng)用人事檔案的時(shí)候所采取的要求要更加嚴(yán)格；此外，如果人事檔案的使用者為中高級(jí)干部、有貢獻(xiàn)的專家以及學(xué)者和知名人士、機(jī)要人員等，則需要提高檔案使用的要求，而人事檔案的使用人員如果是學(xué)生、工人或者一般干部，則可以將要求適當(dāng)放松。
3.2對(duì)用戶進(jìn)行權(quán)限設(shè)定
確保每一個(gè)使用系統(tǒng)的用戶都可以具備特定的功能權(quán)限以及數(shù)據(jù)訪問的權(quán)限，對(duì)于功能權(quán)限的設(shè)置需要細(xì)化到功能組件級(jí)別。對(duì)于數(shù)據(jù)權(quán)限的設(shè)置應(yīng)當(dāng)為目錄和全文級(jí)別，此外，還應(yīng)當(dāng)做好系統(tǒng)備份和數(shù)據(jù)備份，確保物理歸檔檔案數(shù)據(jù)。
在現(xiàn)代社會(huì)中，隨著高科技現(xiàn)代化的發(fā)展，各種管理工作的信息化逐步受到人們的青睞。醫(yī)院人事檔案作為醫(yī)院人事資料庫(kù)，是醫(yī)院檢核醫(yī)護(hù)人員信息，考察醫(yī)護(hù)人員工作狀態(tài)和工作能力的重要依據(jù)，也是醫(yī)院加強(qiáng)人事管理、改善人事管理制度的重要資料依據(jù)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息化管理是跟隨現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)和科技發(fā)展國(guó)情的必然趨勢(shì)，是我國(guó)人事改革制度和醫(yī)院醫(yī)療改革制度的必然要求，更是廣大現(xiàn)代社會(huì)民眾對(duì)醫(yī)院服務(wù)的必然期許。
1 當(dāng)前醫(yī)院人事檔案信息化管理開展過(guò)程中出現(xiàn)的問題
在實(shí)施信息化檔案管理工作前制約人事檔案管理發(fā)展建設(shè)的因素主要來(lái)自以下三個(gè)方面。
1.1 信息量冗雜
醫(yī)護(hù)人員就業(yè)前背景調(diào)查檔案，工作履歷檔案，人事調(diào)配檔案，重大醫(yī)療事故檔案等等，龐大的信息量讓工作人員整理困難的同時(shí)，還極易在工作交接中造成信息丟失，導(dǎo)致信息不完整、信息不準(zhǔn)確。此外信息量冗雜給需要查閱檔案信息的工作人員也造成很大的麻煩。首先是時(shí)間浪費(fèi)，查閱檔案要去檔案室，去了檔案室后要找到不同科室的專屬檔案柜，然后再在檔案柜中翻找；其次是紙張浪費(fèi)，工作人員和醫(yī)護(hù)人員的多次翻閱極易造成檔案資料磨損，甚至在不小心時(shí)會(huì)有撕破現(xiàn)象，檔案的重新記錄不僅造成人員勞動(dòng)力浪費(fèi)，還會(huì)造成紙張浪費(fèi)。最后是勞動(dòng)力浪費(fèi)，工作人員記錄檔案，工作人員歸置檔案，工作人員重置、完善檔案等，特別死重置完善檔案，需要原先檔案的基礎(chǔ)上重置一份，是一項(xiàng)很大的工作量，造成工作人員勞動(dòng)力的浪費(fèi)。
1.2 管理人員工作不到位
人事檔案管理是一個(gè)枯燥、乏味的工作，工作人員必須整天跟資料打交道，并且大量時(shí)間都花費(fèi)在查找和翻閱中。長(zhǎng)期以來(lái)，很容易讓工作人員產(chǎn)生懈怠情緒和懶散態(tài)度。此外，很多管理人員和工作人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)度不夠，很多工作人員沒有意識(shí)到檔案管理保密程度的重要性和檔案間接效益性能，只以為醫(yī)護(hù)人員和領(lǐng)導(dǎo)需要查閱資料時(shí)能夠翻閱出來(lái)，并保證資料的完整性就過(guò)關(guān)了，這種認(rèn)識(shí)直接導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作發(fā)展緩慢，跟現(xiàn)代化社會(huì)要求嚴(yán)重脫節(jié)。
1.3 檔案管理機(jī)制不健全
檔案管理機(jī)制不健全主要反映在檔案管理人員收集資料、歸檔資料被動(dòng)，工作人員工作流程不細(xì)致，工作人員工作不規(guī)范，針對(duì)檔案管理工作人員獎(jiǎng)懲制度不健全等四方面內(nèi)容。管理人員工作量大，工作內(nèi)容不容易具體劃分區(qū)域，工作流程單一以及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視度不高等多方面因素造成檔案管理機(jī)制不健全和工作人員實(shí)施過(guò)程敷衍等現(xiàn)象。
2 醫(yī)院人事檔案信息化管理工作開展的意義
2.1 有利于提高檔案管理工作人員工作效率
人事檔案信息化促使信息管理有傳統(tǒng)手工操作、翻閱和查找向自動(dòng)化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，能夠幫助工作人員快速搜索信息、查閱信息、更新信息和整理信息。完全替代和改善了傳統(tǒng)手工速度慢、正確率低、歸置繁瑣等特征。效能最為顯著的性能之一—資源共享極大方便了不同部門之間的資源傳遞，節(jié)省了大量的時(shí)間、物力和財(cái)力。為工作人員提升本身技術(shù)素質(zhì)和服務(wù)素質(zhì)提供了可能性。
2.2 有利于保護(hù)人事紙質(zhì)檔案
人事紙質(zhì)原發(fā)檔案的作用是不言而喻的。它的客觀性和難更改性特征賦予了它必須存在特性。人事檔案信息化管理可在計(jì)算機(jī)批下專欄專門放置醫(yī)護(hù)人員原發(fā)資料。在需要查閱原發(fā)資料時(shí)首先查閱計(jì)算機(jī)記錄原發(fā)資料，在出現(xiàn)疑問和不確定的情況下再翻閱紙質(zhì)原發(fā)檔案資料，降低紙質(zhì)檔案翻閱次數(shù)，可在一定程度上保護(hù)原發(fā)紙質(zhì)檔案。
2.3 有利于完善檔案管理建設(shè)
檔案管理建設(shè)主要包括人力建設(shè)、制度建設(shè)、設(shè)施建設(shè)三方面內(nèi)容。人事檔案信息化大量引進(jìn)計(jì)算機(jī)設(shè)施，在一定程度上跟進(jìn)了社會(huì)設(shè)施發(fā)展程度；對(duì)于人力建設(shè)，又分為人力資源分配建設(shè)和人力綜合素質(zhì)建設(shè)兩方面內(nèi)容，信息化檔案管理可有效降低人力資源浪費(fèi)，提升人力資源效率，為工作人員提升綜合素質(zhì)提供了時(shí)間保證，而隨著工作人員綜合素質(zhì)的提高，對(duì)于人力資源的劃分則又提供了技術(shù)保障；制度建設(shè)分為獎(jiǎng)懲制度、工作流程制度、行為規(guī)范制度三種。隨著工作人員工作內(nèi)容的具體劃分，獎(jiǎng)懲制度的界限相對(duì)于傳統(tǒng)工作模式要好劃分很多，獎(jiǎng)懲守則也要詳細(xì)很多，根據(jù)不同的工作任務(wù)和工作難易程度劃分獎(jiǎng)懲等級(jí)，簡(jiǎn)單明了、爭(zhēng)議度降低，還能增加工作人員的積極性。行為規(guī)范制度是對(duì)工作人員的日常工作行為提供行為標(biāo)準(zhǔn)，防治工作人員工作效率低、工作任務(wù)不明現(xiàn)象發(fā)生。
2.4 有利于增加管理人員工作積極性
檔案管理信息化在提升工作人員綜合素質(zhì)，降低人員浪費(fèi)的同時(shí)，還可有效增加管理人員工作積極性。原因在于信息化管理擴(kuò)大了信息搜索實(shí)現(xiàn)內(nèi)涵，實(shí)現(xiàn)了信息分析強(qiáng)化，確保了人盡其才，人盡其用?？梢哉f(shuō)是提升了工作人員工作效率，降低了工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度，增加了工作人員的技術(shù)競(jìng)爭(zhēng)力，加強(qiáng)了工作本身的挑戰(zhàn)度和誘惑力，從而增加了管理人員和工作人員的工作積極性。
2.5 有利于醫(yī)院人才的管理和利用
當(dāng)前醫(yī)院人才的流動(dòng)量大，通過(guò)醫(yī)院人事檔案信息化管理，大大的提高人力資源部對(duì)人才情況的及時(shí)掌握，有利于對(duì)人才的及時(shí)評(píng)價(jià)、利用，從而調(diào)動(dòng)人才工作積極性，推動(dòng)醫(yī)院業(yè)務(wù)技術(shù)的快速發(fā)展。
3 醫(yī)院人事檔案信息化管理工作具體實(shí)施策略
3.1 吸取新時(shí)期計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才
在新時(shí)期招收檔案管理工作人員時(shí)，將計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)作為衡量錄用人才標(biāo)準(zhǔn)之一。此方式不僅可逐步收納新世紀(jì)計(jì)算機(jī)應(yīng)用人才，進(jìn)而提升檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用整體素質(zhì)，還間接為醫(yī)院收納了計(jì)算機(jī)應(yīng)用導(dǎo)師，尋找到了針對(duì)檔案管理部門管理人員的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)人才，幫助醫(yī)院對(duì)現(xiàn)任管理人員做計(jì)算機(jī)應(yīng)用培訓(xùn)。我院可將檔案管理人員做前輩和后輩劃分，實(shí)行互相課堂培訓(xùn)，前輩教導(dǎo)后背檔案管理要點(diǎn)，后輩教導(dǎo)前輩常見計(jì)算機(jī)應(yīng)用方式。
3.2 計(jì)算機(jī)整理檔案信息
醫(yī)院派出一批專業(yè)人員通過(guò)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行加工、整理、歸納、傳遞和存貯。存貯好檔案信息后，在對(duì)其進(jìn)行保密設(shè)施建立，加強(qiáng)信息保密管理（諸如增加人事信息保障系統(tǒng)，人員查閱保障系統(tǒng)等），可有效提升檔案信息保密度。
3.3 提高領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)
在增加工作人員技術(shù)素質(zhì)的同時(shí)，還應(yīng)提高領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對(duì)檔案的管理認(rèn)識(shí)。檔案管理認(rèn)識(shí)包括制度認(rèn)識(shí)、保密認(rèn)識(shí)、效能認(rèn)識(shí)、和其他管理制度的聯(lián)系認(rèn)識(shí)等。對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)度決定其發(fā)展方向和發(fā)展目標(biāo)，正確的檔案管理認(rèn)識(shí)是加強(qiáng)檔案管理建設(shè)的基礎(chǔ)，也是提升管理人員綜合素質(zhì)需要。
4 結(jié)束語(yǔ)
總的來(lái)說(shuō)，信息化管理的實(shí)施能夠確保人事檔案資源得到充分應(yīng)用，同時(shí)也能夠有效提升醫(yī)護(hù)人員的工作效率，對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展具有關(guān)鍵的推動(dòng)意義，是未來(lái)醫(yī)院人事檔案管理的重要開展方向。
參考文獻(xiàn)
現(xiàn)階段，隨著地勘單位改革的深入與發(fā)展，人事檔案管理工作愈發(fā)重要。在地勘單位中，人事檔案管理作為推動(dòng)單位進(jìn)步的關(guān)鍵基礎(chǔ)和重要參考，需要逐漸提升人事檔案的管理水平。同時(shí)，地勘單位需要根據(jù)發(fā)展需求和標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善人事檔案管理制度，并將人事檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，通過(guò)信息化技術(shù)等方法，在最大程度上提升人事檔案管理的全面性和科學(xué)性，并在地勘單位發(fā)揮出關(guān)鍵作用。因此，地勘單位需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)和了解，全面意識(shí)到人事檔案信息化管理與建設(shè)的重要意義，及時(shí)處理好在檔案管理過(guò)程中的問題和不足，為地勘單位相關(guān)決策的制訂提供關(guān)鍵支持。
一、地勘單位人事檔案管理的重要意義
地勘單位人事檔案信息化管理對(duì)整個(gè)單位發(fā)展與建設(shè)有著非常重要的意義。首先，檔案作為地勘單位中的關(guān)鍵資料內(nèi)容，記錄了地勘單位的發(fā)展歷程及具體狀況，而人事檔案是對(duì)地勘單位中人員信息的記錄。這些檔案資料是幫助地勘單位及時(shí)掌握和了解人員信息的重要參考，也是制訂地勘單位未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略以及相關(guān)決策的關(guān)鍵依據(jù)。其次，地勘單位人事檔案中的信息資料及文件等能夠幫助領(lǐng)導(dǎo)層掌握單位員工的工作經(jīng)驗(yàn)、業(yè)務(wù)能力以及綜合素質(zhì)等多方面內(nèi)容，對(duì)人力資源的優(yōu)化配置提供了重要基礎(chǔ)，并提高了人事晉升相關(guān)決策的準(zhǔn)確性和公平性，推動(dòng)地勘單位人事管理工作的順利開展。最后，基于地勘單位的人事檔案，對(duì)單位制訂人才培養(yǎng)方案及計(jì)劃等提供了重要依據(jù)。人事檔案作為單位員工發(fā)展?fàn)顩r的具體展現(xiàn)，也是人事管理工作中的關(guān)鍵資料，對(duì)員工職業(yè)生涯與規(guī)劃等都起到了非常重要的影響。為了能夠充分發(fā)揮人事檔案管理的關(guān)鍵作用，需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的關(guān)注和重視，根據(jù)單位的實(shí)際情況，制訂出合理有效的檔案管理方案，完善并優(yōu)化人事檔案管理制度，推動(dòng)人事檔案管理相關(guān)工作的順利開展。
二、地勘單位人事檔案信息化管理的關(guān)鍵作用
1.提升人事檔案管理水平在地勘單位日常管理過(guò)程中，人事檔案是非常關(guān)鍵的內(nèi)容。地勘單位不斷提升人事檔案管理的信息化水平，能夠在一定程度上推動(dòng)人事檔案管理工作的有序開展，強(qiáng)化檔案管理力度，進(jìn)一步提高人事檔案管理的質(zhì)量和水平。在具體的人事檔案管理過(guò)程中，可以通過(guò)利用信息化技術(shù)等，對(duì)傳統(tǒng)的人事檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和改善，合理降低人事檔案管理過(guò)程中人為失誤等情況，提高人事檔案管理工作效率，幫助地勘單位有效縮減人工成本，促進(jìn)地勘單位實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。2.促進(jìn)人事管理制度深化改革目前，隨著社會(huì)環(huán)境的發(fā)展與變化，很多單位都會(huì)面臨人員流動(dòng)等情況，給人事檔案管理工作帶來(lái)了一定難度。地勘單位通過(guò)提高人事檔案管理的信息化水平，能夠促進(jìn)人事管理制度的深化改革，及時(shí)處理好在人員流動(dòng)過(guò)程中的檔案問題。同時(shí)，在人事檔案信息化管理過(guò)程中，通過(guò)對(duì)人事檔案管理制度的不斷完善和改進(jìn)，可以解決人員招聘中檔案管理混亂的情況，并結(jié)合人事檔案資料等信息，更有針對(duì)性選擇人才，提高地勘單位的整體管理水平。此外，地勘單位人事檔案信息化管理，能夠?yàn)榈乜眴挝黄渌ぷ鞯拈_展提供重要參考，確保地勘單位各項(xiàng)工作質(zhì)量。3.提高人事檔案信息安全水平在地勘單位不斷發(fā)展的過(guò)程中，人事檔案資料及文件數(shù)量逐漸增多，其管理與保存的難度也在增加。在具體的人事檔案管理過(guò)程中，一旦出現(xiàn)意外情況，可能會(huì)對(duì)地勘單位的人事檔案資料及文件造成很大影響，甚至是損毀、丟失等情況。同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)人事檔案資料等也帶來(lái)了一些安全隱患。稍有不慎，可能就會(huì)出現(xiàn)檔案信息資料及文件泄露情況，對(duì)單位人事檔案管理工作的開展必然會(huì)造成非常負(fù)面的影響，阻礙了單位的正常發(fā)展。而地勘單位通過(guò)加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)水平，可以對(duì)現(xiàn)有的人事檔案信息及資料等進(jìn)行保管，并通過(guò)電子檔案的形式，避免出現(xiàn)人事檔案信息文件丟失或者是損毀等情況。另外，地勘單位不斷提高人事檔案信息化管理水平，可以提升人事檔案信息查閱效率，保證地勘單位人事檔案信息的利用效率，推動(dòng)地勘單位檔案管理相關(guān)工作的順利開展。
三、地勘單位人事檔案信息化管理過(guò)程中的問題
1.人事檔案管理方式相對(duì)落后在很多單位人事檔案管理過(guò)程中，其人事檔案管理的方式及管理模式相對(duì)滯后，直接影響到了人事檔案管理相關(guān)工作的開展，并降低了工作效率和工作質(zhì)量。在一些人事檔案管理中，由于工作人員對(duì)檔案管理信息化的認(rèn)識(shí)程度不高，阻礙了相關(guān)工作的開展。同時(shí)，由于一些人事檔案信息資料記錄和整理工作相對(duì)復(fù)雜，人工操作容易出現(xiàn)失誤問題，并且會(huì)對(duì)接下來(lái)的檔案管理工作產(chǎn)生一定的影響，甚至影響到了地勘單位正常的人事安排和人事調(diào)動(dòng)等，對(duì)地勘單位人事管理工作的開展帶來(lái)了很多問題。另外，在對(duì)人事檔案資料進(jìn)行整理的過(guò)程中，消耗的時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)，且工作量較大，在一定程度上提升了工作失誤率，影響了管理質(zhì)量。2.人事檔案管理人員信息化水平不足在人事檔案管理工作中人員的綜合能力是至關(guān)重要的。在信息化技術(shù)發(fā)展與創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，為地勘單位人事檔案管理工作的開展提供了諸多便利條件，促使人事檔案管理工作愈發(fā)信息化、現(xiàn)代化和標(biāo)準(zhǔn)化。但是，受到多方面因素的影響和制約，部分人事檔案管理人員自身能力相對(duì)欠缺，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的認(rèn)識(shí)不夠全面。同時(shí)，由于地勘單位沒有及時(shí)對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)的信息化崗前培訓(xùn)，導(dǎo)致在實(shí)際管理過(guò)程中容易出現(xiàn)失誤，甚至對(duì)地勘單位人事晉升及調(diào)動(dòng)等工作的開展產(chǎn)生了影響。而出現(xiàn)這些問題，都是由于人事檔案管理人員自身的能力相對(duì)薄弱，且對(duì)工作的重視程度不高。3.信息化技術(shù)的應(yīng)用不全面地勘單位人事檔案管理工作的信息化水平不斷提高，在人事檔案管理工作中也取得了一些成果。但是，就目前地勘單位人事檔案信息化管理的實(shí)際情況來(lái)，在具體的工作過(guò)程中，其對(duì)于信息化技術(shù)的應(yīng)用不夠全面，對(duì)人事檔案管理相關(guān)工作產(chǎn)生了影響。雖然有的單位應(yīng)用了人事檔案信息化管理平臺(tái)，但是在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中還存在一些問題，導(dǎo)致人事檔案管理工作過(guò)于形式化和片面化。另外，有的單位人事檔案管理平臺(tái)的功能不夠完善，沒有嚴(yán)格按照人事檔案管理的實(shí)際情況和工作需求進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)，對(duì)其信息化建設(shè)產(chǎn)生了負(fù)面影響，并降低了人事檔案管理水平。
四、地勘單位人事檔案信息化管理策略
1.建立并健全人事檔案信息化管理制度在開展地勘單位人事檔案管理過(guò)程中，需要樹立正確的信息化管理理念，并根據(jù)當(dāng)前人事檔案管理的實(shí)際情況，總結(jié)以往檔案管理經(jīng)驗(yàn)，就信息化管理的具體要求等，建立健全人事檔案信息化管理制度，并對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范和約束，在最大程度上減少管理失誤等情況，提高管理工作的全面性和科學(xué)性。同時(shí)，地勘單位在建立和完善人事檔案信息化管理制度的過(guò)程中，需要制訂合理有效的管理措施及管理方案，不斷提升管理工作的執(zhí)行力，把握好人事檔案信息化管理過(guò)程中的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和薄弱環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)對(duì)地勘單位現(xiàn)有資源的整合，提升其資源的綜合利用率。地勘單位的人事檔案資料直接影響到工作人員的晉升及工作等，需要確保所有人事檔案信息及資料的真實(shí)性和完整性，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案管理工作的規(guī)范，進(jìn)一步提升地勘單位人事檔案管理工作的有效性。此外，地勘單位還要優(yōu)化和改進(jìn)人事檔案的交接管理機(jī)制，從源頭上確保人事檔案資料的完整、有效，避免出現(xiàn)人事檔案文件信息丟失等情況。在對(duì)地勘單位工作人員進(jìn)行考核與評(píng)定的過(guò)程中，需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案資料及文件的利用率，并對(duì)查閱檔案的人員信息進(jìn)行登記保存。一旦出現(xiàn)人事檔案資料改動(dòng)或者是丟失的情況，需要根據(jù)具體情況和記錄信息等進(jìn)行追責(zé)，從源頭上提升所有人事檔案相關(guān)資料及信息的全面性和完整性，并為人事檔案信息化管理工作的開展提供關(guān)鍵依據(jù)和支持。2.充分利用信息化技術(shù)近年來(lái)，信息化技術(shù)廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)中，并發(fā)揮出了信息化技術(shù)的重要作用。在大數(shù)據(jù)與信息化技術(shù)的影響下，地勘單位需要全面意識(shí)到人事檔案信息化管理的重要性和必要性，充分利用好信息化技術(shù)及手段等，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案相關(guān)信息及數(shù)據(jù)的整合與分析，并為地勘單位制訂相關(guān)決策提供關(guān)鍵依據(jù)。地勘單位需要切實(shí)做好人事檔案信息化管理工作，并把握好管理過(guò)程中各個(gè)細(xì)節(jié)，處理好在管理過(guò)程中出現(xiàn)的問題和不足。同時(shí)，在充分利用信息化技術(shù)的過(guò)程中，要不斷加強(qiáng)各個(gè)部門之間的交流與協(xié)作，保證部門之間溝通的通暢度，從而確保所有人事檔案信息及文件的有效性和真實(shí)性，進(jìn)一步加強(qiáng)人才信息傳輸?shù)臏?zhǔn)確性。另外，人事檔案作為地勘單位重要的人才資料，在對(duì)人才培養(yǎng)及考核中起到了關(guān)鍵作用。在信息化技術(shù)的有效應(yīng)用下，能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案電子版與紙質(zhì)檔案并存的情況，并提高了人事檔案信息文件的安全性，促進(jìn)了地勘單位人力資源的整合與利用。地勘單位還需要強(qiáng)化和升級(jí)人事檔案管理系統(tǒng)，并及時(shí)更新和完善人才資源信息庫(kù)，以便地勘單位后續(xù)工作的開展。3.加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，完善基礎(chǔ)設(shè)施地勘單位需要不斷完善檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，保證人事檔案信息管理工作的順利進(jìn)行。首先，在開展人事檔案管理過(guò)程中，要求管理人員具備一定的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，并且要求所有檔案管理人員都能及時(shí)認(rèn)清人事檔案信息化管理的必要性和重要性，積極轉(zhuǎn)變工作以及管理理念，加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)的管理模式進(jìn)行學(xué)習(xí)和掌握。同時(shí)，管理人員還要對(duì)自身的知識(shí)儲(chǔ)備進(jìn)行更新，并樹立正確的工作責(zé)任意識(shí)，在最大程度上強(qiáng)化檔案信息化管理力度，提高各項(xiàng)管理工作質(zhì)量和工作效率。其次，由于地勘單位人事檔案管理資料內(nèi)容較多，也會(huì)隨著時(shí)間的增加而增加，為人事檔案管理工作的開展帶來(lái)了一定難度，所以在開展人事檔案管理工作時(shí)，還要借助信息化技術(shù)提高檔案資料的管理水平以及人事檔案的完整性。地勘單位需要根據(jù)人事檔案管理的具體內(nèi)容及要求，加強(qiáng)對(duì)管理人員的教育培訓(xùn)力度，要求管理人員能夠及時(shí)把握人事檔案信息化管理過(guò)程中的重點(diǎn)及難點(diǎn)，將人事檔案管理工作全面落實(shí)，充分發(fā)揮人事檔案信息化管理的作用和優(yōu)勢(shì)，從而帶動(dòng)地勘單位相關(guān)工作的順利開展。最后，地勘單位需要不斷完善人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)設(shè)施，為提升檔案管理水平和工作質(zhì)量提供重要前提。信息化技術(shù)的發(fā)展與創(chuàng)新，為地勘單位人事檔案管理工作的開展提供了諸多便利。地勘單位需要及時(shí)更換人事檔案管理過(guò)程中所使用的設(shè)備及設(shè)施，并增加防火、防潮等設(shè)備，從源頭上避免各類不確定因素對(duì)人事檔案管理工作產(chǎn)生的負(fù)面影響。另外，地勘單位需要安排專業(yè)的人員對(duì)檔案進(jìn)行巡查，全面落實(shí)安全檢查和監(jiān)督工作。另外，為了推動(dòng)人事檔案信息化管理工作的開展，地勘單位需要保證檔案管理相關(guān)資金的充足，并購(gòu)置專業(yè)的計(jì)算機(jī)以及掃描儀等設(shè)備，進(jìn)一步提高人事檔案信息的安全性和完整性。4.積極創(chuàng)新人事檔案信息化管理模式就目前的人事檔案管理工作進(jìn)行分析，地勘單位人事檔案管理的信息化建設(shè)工作是推動(dòng)整個(gè)檔案管理工作進(jìn)步與發(fā)展的關(guān)鍵途徑，也是提升人事檔案管理水平的重要基礎(chǔ)。因此，地勘單位需要不斷提高對(duì)信息化檔案管理與建設(shè)的重視程度，并加大探索與創(chuàng)新力度，全面提高檔案信息的安全性和可靠性，需要積極轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，學(xué)習(xí)和引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理模式和管理方式。同時(shí)，要通過(guò)信息化技術(shù)等，完善地勘單位中人才交流系統(tǒng)，積極采取合理有效措施，及時(shí)處理好人事檔案信息化管理過(guò)程中的問題和不足，避免問題進(jìn)一步擴(kuò)大，降低對(duì)各項(xiàng)管理工作造成的負(fù)面影響。另外，地勘單位需要根據(jù)人事檔案信息化管理的具體情況，對(duì)現(xiàn)有的管理制度和內(nèi)容進(jìn)行豐富并優(yōu)化，加強(qiáng)對(duì)當(dāng)前人事檔案信息資料的綜合利用，為地勘單位相關(guān)決策制訂提供關(guān)鍵的參考依據(jù)，從而推動(dòng)地勘單位的健康與穩(wěn)定發(fā)展。
五、結(jié)束語(yǔ)
在信息化技術(shù)的影響下，地勘單位需要不斷提升人事檔案管理的信息化水平，積極改善傳統(tǒng)的檔案管理模式，充分發(fā)揮人事檔案信息化管理的關(guān)鍵作用。同時(shí)，地勘單位需要結(jié)合人事檔案管理的具體情況，建立并完善人事檔案信息化管理制度，及時(shí)明確檔案管理的目標(biāo)及要求，處理好在檔案管理過(guò)程中的問題和不足，提高人事檔案的價(jià)值，為實(shí)現(xiàn)地勘單位高質(zhì)量發(fā)展貢獻(xiàn)力量。
參考文獻(xiàn)：
[1]劉躍華.如何做好地勘單位人事檔案管理工作[J].科學(xué)家，2017
[2]劉艷輝.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理問題及策略研究[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2019
[3]趙明.機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理存在的問題及對(duì)策研究[J].黑龍江科技信息，2017
[4]袁亮.淺議事業(yè)單位檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J].現(xiàn)代農(nóng)業(yè)研究，2018
[5]關(guān)杰.淺談關(guān)于加強(qiáng)地勘單位人事檔案管理的重要性[J].中小企業(yè)管理與科技，2014
當(dāng)前，我國(guó)的人事檔案管理信息化水平已經(jīng)得到了非常顯著的提升，但是這種信息化的程度還需要不斷的加強(qiáng)，所以其在發(fā)展空間方面也是十分廣闊，人事檔案管理工作在實(shí)際的操作中存在著非常強(qiáng)的完整性、流動(dòng)性以及機(jī)密性。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式還是需要有非常大的人力和物力的投入，同時(shí)檔案保存的載體通常是紙張，無(wú)法在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)完整保存。所以，人事檔案的信息化管理也就成為了一個(gè)重要的發(fā)展趨勢(shì)，人事檔案信息化管理之后，就可以使得人事檔案的利用效率得到顯著的提升，從而也使得熱人事檔案的潛在價(jià)值得到全面的提升。
1人事檔案管理工作的特點(diǎn)
1.1完整性。
人事檔案通常就是人事部門的人員根據(jù)當(dāng)前國(guó)家的相關(guān)政策，在人員的培養(yǎng)，任命上進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆峙浜驼{(diào)整，其在人事管理當(dāng)中發(fā)揮著不容忽視的作用，借助翻閱人事檔案的記載，我們可以充分的了解到員工的個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力以及工作中具體表現(xiàn)等一些比較核心的也比較重要的內(nèi)容。它能夠更加具體的真實(shí)的反映出員工的個(gè)人信息。
1.2客觀性。
這一特性人事檔案利用的一個(gè)重要的基礎(chǔ)和前提，人事檔案的內(nèi)容一定要具有完整性，只有這樣，才能更好的展現(xiàn)出材料自身的客觀性和真實(shí)性，從而為人事部門提供更加全面而優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
1.3流動(dòng)性。
人事檔案的管理和員工日常的人事管理應(yīng)該保持高度統(tǒng)一的狀態(tài)，只有這樣，才能更加顯著的發(fā)揮出人事檔案的實(shí)際作用。當(dāng)前，單位人員流動(dòng)性明顯增強(qiáng)，除了一些國(guó)家機(jī)關(guān)的公務(wù)員和事業(yè)單位的帶編人員之外，企業(yè)尤其是私營(yíng)企業(yè)人員的流動(dòng)性更大，這樣就使得人事檔案的保管存在著非常大的難度，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)人檔分離的問題，這樣一來(lái)一方面會(huì)對(duì)單位工作人員的人事管理造成一定的問題，同時(shí)對(duì)員工日后工作的正常開展也會(huì)產(chǎn)生非常不利的影響，所以，在人事檔案管理工作中，我們必須要緊隨員工本人工作變動(dòng)去對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。
1.4機(jī)密性。
人事檔案當(dāng)中的內(nèi)容涉及到的范圍相對(duì)比較廣，其中也可能會(huì)客觀的反映出一些比較重要的歷史事件，一些是政審調(diào)查本人或者是其家庭成員的資料，所以從某個(gè)角度上來(lái)說(shuō)，人事檔案是一種機(jī)密性的文件，材料內(nèi)容一般情況下是不能外泄的。個(gè)人也沒有權(quán)利保存本人的人事檔案。如果我們需要對(duì)其進(jìn)行查閱，一定要出具正規(guī)的手續(xù)。人事檔案的這些特征也就使其特殊性和重要性得到了非常明顯的體現(xiàn)。在人事檔案管理工作中，我們必須要做好以下幾方面的工作。首先是要保證人事檔案保管的科學(xué)性和有效性。其次是將員工的各類材料要進(jìn)行全面的分類整理，同時(shí)還要在這一過(guò)程中做好存檔工作。第三，要制定出一個(gè)完善的人事檔案借閱和轉(zhuǎn)遞制度。第四，我們?cè)趯?shí)際的工作中一定要采取有效的措施做好紙質(zhì)檔案信息化處理工作。最后一點(diǎn)就是要在實(shí)際的工作中做好員工檔案的安全保密以及保存等多項(xiàng)工作。
2人事檔案信息化管理的必要性
第一，人事檔案管理工作需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)幾乎由人工來(lái)完成，效率非常低，而且即使能夠及時(shí)的統(tǒng)計(jì)出數(shù)量，也無(wú)法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快捷全面的分析，因此必須應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)。信息技術(shù)中有很多統(tǒng)計(jì)軟件，將相關(guān)數(shù)據(jù)信息輸入其中，可以直接統(tǒng)計(jì)出相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)，非常方便，還有一些統(tǒng)計(jì)分析軟件，將相關(guān)的信息數(shù)據(jù)輸入其中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給出分析結(jié)果，檔案管理人員可以依據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果制定檔案管理措施。信息化技術(shù)的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的封閉式的檔案管理，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)式管理，這對(duì)我國(guó)人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。第二，信息化技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理，不僅能夠減少管理資金，也能夠挖掘出人事檔案更多的潛在價(jià)值。人事檔案是一種特殊的文件資料，其主要記錄了個(gè)人的實(shí)踐活動(dòng)。利用信息化技術(shù)能夠及時(shí)地有效地更新人事檔案，領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)人事檔案能夠了解到員工的最新情況，這對(duì)人才的選拔起到了積極的作用。
3提高人事檔案信息化管理水平的方法
3.1增強(qiáng)人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度。
人事檔案要想更好的保證其信息化建設(shè)的質(zhì)量和水平就一定要擁有較為完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，其中最為關(guān)鍵的一個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施就是信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，檔案管理工作者在實(shí)際的工作中一方面要熟練的掌握一些檔案管理方面的知識(shí)，同時(shí)還要掌握一些計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的技能，對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)開展日?；臋z查，如果在這一過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了一些問題，我們需要對(duì)原來(lái)的系統(tǒng)進(jìn)行更新處理，這樣才能更好的保證無(wú)紙化辦公的質(zhì)量和水平，此外，其也是人事檔案信息化管理得以實(shí)現(xiàn)的一個(gè)重要的條件。
3.2加大信息資源投入。
首先，檔案管理工作人員，必須對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的鑒定，將不符合歸檔要求的檔案進(jìn)行篩選，同時(shí)重點(diǎn)的人事檔案要重點(diǎn)管理保護(hù)，這樣才能提高信息化技術(shù)應(yīng)用的價(jià)值；其次，提高信息數(shù)字化的投入力度，因?yàn)槿耸聶n案的信息數(shù)字化，直接反映出人事檔案信息化水平，是人事檔案信息化建設(shè)體系中重要一個(gè)環(huán)節(jié)，為此，人事檔案管理部門要積極的應(yīng)用信息數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，最大程度的提高人事檔案的服務(wù)質(zhì)量；最后，重點(diǎn)對(duì)歸檔進(jìn)行管理，同時(shí)對(duì)電子檔案的各方面工作都要進(jìn)行監(jiān)督，將有價(jià)值的電子檔案收藏起來(lái)，并且采取相應(yīng)的保護(hù)手段，保證重點(diǎn)的電子人事檔案信息真實(shí)，準(zhǔn)確、完整，不會(huì)被泄露出去或者惡意竊取。
3.3加快實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變的速度。
盡管我國(guó)有很多檔案管理部門，對(duì)于人事檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是并不徹底，絕大多數(shù)情況下，依然以實(shí)體管理為主，因此檔案管理部門必須轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理方式，由實(shí)體管理逐漸的實(shí)現(xiàn)信息化管理。比如信息化檢索查詢，同時(shí)將人事檔案存儲(chǔ)到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件中，制定規(guī)范的制度進(jìn)行管理，并且按照使用權(quán)限來(lái)實(shí)現(xiàn)安全保密，這樣人事檔案中數(shù)據(jù)就能夠在內(nèi)部局域網(wǎng)中有效的發(fā)行，用戶登錄相關(guān)的網(wǎng)站就能夠獲得相關(guān)的數(shù)據(jù)信息?，F(xiàn)代社會(huì)人事檔案的重要性已經(jīng)凸顯出來(lái)，尤其是數(shù)據(jù)信息對(duì)各個(gè)行業(yè)發(fā)展都異常重要，因此人事檔案的利用顯得非常重要。人事檔案信息化管理是檔案事業(yè)法轉(zhuǎn)過(guò)程中非常重要的一個(gè)內(nèi)容，它也是當(dāng)前檔案工作發(fā)展的一個(gè)方向，如果檔案管理部門在實(shí)際的工作中還在使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，就無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需要，所以我們必須要積極的發(fā)展人事檔案信息化管理，為人們提供更加高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，加大人才培養(yǎng)力度，只有這樣，才能更好的實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)。
參考文獻(xiàn)
隨著國(guó)家《檔案法》實(shí)施和醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化的進(jìn)程和需要,各級(jí)醫(yī)院對(duì)人事檔案管理工作越發(fā)重視。如何提高人事檔案信息的管理與利用水平,更好地發(fā)揮檔案信息資源作用,把人事檔案信息的管理與利用從傳統(tǒng)的手工方式轉(zhuǎn)移到現(xiàn)代化的層面上來(lái),盡快提高工作質(zhì)量,其最有效的途徑就是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。
只有堅(jiān)持人事檔案信息化管理,服從和服務(wù)于組織人事工作大局,才能為宏觀管理決策和組織業(yè)務(wù)處理提供及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的信息服務(wù);才能為各級(jí)組織人事管理部門提高管理水平與辦公效率、推進(jìn)辦公自動(dòng)化、實(shí)現(xiàn)信息共享和知識(shí)管理,提供先進(jìn)的技術(shù)、手段和方法。
1 醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的優(yōu)點(diǎn)
(1)傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理模式,往往會(huì)在檔案利用中出現(xiàn)“死檔案”的現(xiàn)象,也就是我們?cè)诶脵n案的時(shí)候,明明知道檔案室(柜)保存著自己所需的檔案資料,但是查找時(shí)卻因?yàn)闄z索工具不全,或者其他方面的原因,而要浪費(fèi)大量的時(shí)間與人力去找文件甚至無(wú)從查找。使用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院的人事檔案就不同了,由于計(jì)算機(jī)的運(yùn)算速度快,存儲(chǔ)信息量大、計(jì)算精度高,可以及時(shí)給決策人員提供準(zhǔn)確、全面、快速人的人事資料和有關(guān)數(shù)據(jù)。既可避免手工抄寫出現(xiàn)的失誤,又可使檔案人員從繁重的勞動(dòng)中解放出來(lái),節(jié)省時(shí)間,提高工作效益,對(duì)數(shù)據(jù)查詢又快又準(zhǔn)。
(2)利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案,有利于材料的完整保存,除了在信息輸入時(shí)需要用檔案原件外,很少再接觸原件,延長(zhǎng)了檔案的壽命。
(3)利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案,可以把大量的檔案材料存放在軟盤、優(yōu)盤、光存儲(chǔ)介質(zhì)及硬盤上,大大節(jié)省了資源。按傳統(tǒng)的和理模式,要全面完整地保存好檔案資料,仍需要改建的庫(kù)房,增添大量的設(shè)備,這樣不僅要投入大量的資金并增加人力,而且仍難避免霉變、氧化、蟲蛀和鼠類的破壞。
2 醫(yī)院人事檔案信息數(shù)據(jù)化
人事檔案信息化建設(shè)包括系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)維護(hù)、信息查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等組成。而其中系統(tǒng)設(shè)置和數(shù)據(jù)維護(hù)是關(guān)鍵。因此,首先要選用一套設(shè)置合理、管理科學(xué)的信息化系統(tǒng),利用計(jì)算機(jī)管理醫(yī)院人事檔案。可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的微機(jī)化、網(wǎng)絡(luò)化。通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算機(jī)處理方式,由磁介質(zhì)交換轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上傳輸,逐步實(shí)現(xiàn)人事信息和公務(wù)公文的電子郵件交換和遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)交換,實(shí)現(xiàn)資源共享。在此我們要以檔案的原始材料為依據(jù),運(yùn)用信息維護(hù)系統(tǒng),將人事檔案的信息錄入微機(jī),建立完整、準(zhǔn)確的全國(guó)醫(yī)院人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫(kù)。我們知道檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程,要求檔案管理人員要不斷及時(shí)更新檔案中的變化數(shù)據(jù),確保信息的準(zhǔn)確、真實(shí)。為了查詢的便捷,可以將信息數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行分類,盡力爭(zhēng)取人事檔案的數(shù)據(jù)化。我們不定式可以按信息數(shù)據(jù)庫(kù)的不同分類,制成不同的表格,提供所需的數(shù)據(jù)。通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)進(jìn)行人員信息的查詢、統(tǒng)計(jì)、整理、分析等,改變了過(guò)去傳統(tǒng)的手工和理,向信息現(xiàn)代化管理方式轉(zhuǎn)變,大大的提高了醫(yī)院人事檔案利用工作的效率和質(zhì)量,為利用者提供信息服務(wù)。檔案信息化建設(shè)是醫(yī)療事業(yè)管理及辦公標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、自動(dòng)化得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理,可以大大減輕檔案工作人員的重復(fù)勞動(dòng),節(jié)省大量人力和時(shí)間,以進(jìn)行企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作,提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè),推進(jìn)人事檔案現(xiàn)代化管理水平管理,是我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化的需要,是信息化時(shí)代的需要,因此,檔案信息化建設(shè)是基療事業(yè)發(fā)展的必由之路。
3 健全與完善醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)
信息化是當(dāng)今經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的大趨勢(shì),醫(yī)院人事檔案部門也要積極創(chuàng)造條件,利用檔案信息資源,為醫(yī)院各項(xiàng)工作理好地服務(wù)。建立健全人事檔案管理系統(tǒng)主要從以下幾個(gè)方面去思考:
(1)建立一個(gè)高標(biāo)準(zhǔn)的人事檔案信息管理系統(tǒng),必需選用一套科學(xué)的、合理的軟件系統(tǒng)。
現(xiàn)在研究系統(tǒng)開發(fā)的單位眾多,水平良莠不齊,如何選用一套正確的信息軟件對(duì)今后檔案信息化管理起很大的作用。中有選用一套科學(xué)合理的人事檔案信息系統(tǒng),才能提高整體工作效率,加快人事檔案信息化管理,提高人事檔案信息資源的利用率。
(2)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的現(xiàn)代化意識(shí),加大對(duì)檔案管理工作的投入實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理,是一項(xiàng)非常繁重的工作。
各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要提高認(rèn)識(shí),加強(qiáng)對(duì)此項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)和大力支持,充分認(rèn)識(shí)建立人事檔案信息系統(tǒng)建設(shè)的目的就在于不斷促進(jìn)管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化,并且對(duì)此項(xiàng)工作高度重視,千方百計(jì)為人事檔案信息化管理工作的加強(qiáng)提供和創(chuàng)造有利條件,保證人事檔案信息現(xiàn)代化建設(shè)工作健康順利的發(fā)展。
(3)加強(qiáng)學(xué)習(xí),建立一支高素質(zhì)人事檔案管理隊(duì)伍
要全面實(shí)行人事檔案信息化管理。就必須要有一批高素質(zhì)檔案管理人員作保證。因此,加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培訓(xùn),提高管理水平有工作能力,認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》和人事檔案管理知識(shí),掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù),努力使自己成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)知識(shí),又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才,熟悉醫(yī)院基本情況、干部人員概況,以利于人事檔案工作的順利開展;檔案人員要加強(qiáng)自身素質(zhì)的培養(yǎng),要努力學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)技術(shù),以適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的需要。
(4)重視人事檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)。
人事檔案信息系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的系統(tǒng),需要檔案人員不斷進(jìn)行更新和維護(hù),要使人事檔案信息系統(tǒng)發(fā)揮最大作用,那么對(duì)其核心部分的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)必須做到:
關(guān)鍵詞：
人事檔案；信息化管理；作用
當(dāng)前，我國(guó)的人事檔案管理信息化水平已經(jīng)得到了非常顯著的提升，但是這種信息化的程度還需要不斷的加強(qiáng)，所以其在發(fā)展空間方面也是十分廣闊，人事檔案管理工作在實(shí)際的操作中存在著非常強(qiáng)的完整性、流動(dòng)性以及機(jī)密性。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式還是需要有非常大的人力和物力的投入，同時(shí)檔案保存的載體通常是紙張，無(wú)法在較長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)完整保存。所以，人事檔案的信息化管理也就成為了一個(gè)重要的發(fā)展趨勢(shì)，人事檔案信息化管理之后，就可以使得人事檔案的利用效率得到顯著的提升，從而也使得熱人事檔案的潛在價(jià)值得到全面的提升。
1人事檔案管理工作的特點(diǎn)
1.1完整性。
人事檔案通常就是人事部門的人員根據(jù)當(dāng)前國(guó)家的相關(guān)政策，在人員的培養(yǎng)，任命上進(jìn)行適當(dāng)?shù)姆峙浜驼{(diào)整，其在人事管理當(dāng)中發(fā)揮著不容忽視的作用，借助翻閱人事檔案的記載，我們可以充分的了解到員工的個(gè)人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力以及工作中具體表現(xiàn)等一些比較核心的也比較重要的內(nèi)容。它能夠更加具體的真實(shí)的反映出員工的個(gè)人信息。
1.2客觀性。
這一特性人事檔案利用的一個(gè)重要的基礎(chǔ)和前提，人事檔案的內(nèi)容一定要具有完整性，只有這樣，才能更好的展現(xiàn)出材料自身的客觀性和真實(shí)性，從而為人事部門提供更加全面而優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
1.3流動(dòng)性。
人事檔案的管理和員工日常的人事管理應(yīng)該保持高度統(tǒng)一的狀態(tài)，只有這樣，才能更加顯著的發(fā)揮出人事檔案的實(shí)際作用。當(dāng)前，單位人員流動(dòng)性明顯增強(qiáng)，除了一些國(guó)家機(jī)關(guān)的公務(wù)員和事業(yè)單位的帶編人員之外，企業(yè)尤其是私營(yíng)企業(yè)人員的流動(dòng)性更大，這樣就使得人事檔案的保管存在著非常大的難度，有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)人檔分離的問題，這樣一來(lái)一方面會(huì)對(duì)單位工作人員的人事管理造成一定的問題，同時(shí)對(duì)員工日后工作的正常開展也會(huì)產(chǎn)生非常不利的影響，所以，在人事檔案管理工作中，我們必須要緊隨員工本人工作變動(dòng)去對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。
1.4機(jī)密性。
人事檔案當(dāng)中的內(nèi)容涉及到的范圍相對(duì)比較廣，其中也可能會(huì)客觀的反映出一些比較重要的歷史事件，一些是政審調(diào)查本人或者是其家庭成員的資料，所以從某個(gè)角度上來(lái)說(shuō)，人事檔案是一種機(jī)密性的文件，材料內(nèi)容一般情況下是不能外泄的。個(gè)人也沒有權(quán)利保存本人的人事檔案。如果我們需要對(duì)其進(jìn)行查閱，一定要出具正規(guī)的手續(xù)。人事檔案的這些特征也就使其特殊性和重要性得到了非常明顯的體現(xiàn)。在人事檔案管理工作中，我們必須要做好以下幾方面的工作。首先是要保證人事檔案保管的科學(xué)性和有效性。其次是將員工的各類材料要進(jìn)行全面的分類整理，同時(shí)還要在這一過(guò)程中做好存檔工作。第三，要制定出一個(gè)完善的人事檔案借閱和轉(zhuǎn)遞制度。第四，我們?cè)趯?shí)際的工作中一定要采取有效的措施做好紙質(zhì)檔案信息化處理工作。最后一點(diǎn)就是要在實(shí)際的工作中做好員工檔案的安全保密以及保存等多項(xiàng)工作。
2人事檔案信息化管理的必要性
第一，人事檔案管理工作需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)幾乎由人工來(lái)完成，效率非常低，而且即使能夠及時(shí)的統(tǒng)計(jì)出數(shù)量，也無(wú)法對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行快捷全面的分析，因此必須應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)。信息技術(shù)中有很多統(tǒng)計(jì)軟件，將相關(guān)數(shù)據(jù)信息輸入其中，可以直接統(tǒng)計(jì)出相應(yīng)的信息數(shù)據(jù)，非常方便，還有一些統(tǒng)計(jì)分析軟件，將相關(guān)的信息數(shù)據(jù)輸入其中，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)給出分析結(jié)果，檔案管理人員可以依據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果制定檔案管理措施。信息化技術(shù)的應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的封閉式的檔案管理，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)式管理，這對(duì)我國(guó)人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)。第二，信息化技術(shù)應(yīng)用在人事檔案管理，不僅能夠減少管理資金，也能夠挖掘出人事檔案更多的潛在價(jià)值。人事檔案是一種特殊的文件資料，其主要記錄了個(gè)人的實(shí)踐活動(dòng)。利用信息化技術(shù)能夠及時(shí)地有效地更新人事檔案，領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)人事檔案能夠了解到員工的最新情況，這對(duì)人才的選拔起到了積極的作用。
3提高人事檔案信息化管理水平的方法
3.1增強(qiáng)人事檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度。
人事檔案要想更好的保證其信息化建設(shè)的質(zhì)量和水平就一定要擁有較為完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)施，其中最為關(guān)鍵的一個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施就是信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，檔案管理工作者在實(shí)際的工作中一方面要熟練的掌握一些檔案管理方面的知識(shí)，同時(shí)還要掌握一些計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的技能，對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)開展日常化的檢查，如果在這一過(guò)程中發(fā)現(xiàn)了一些問題，我們需要對(duì)原來(lái)的系統(tǒng)進(jìn)行更新處理，這樣才能更好的保證無(wú)紙化辦公的質(zhì)量和水平，此外，其也是人事檔案信息化管理得以實(shí)現(xiàn)的一個(gè)重要的條件。
3.2加大信息資源投入。
首先，檔案管理工作人員，必須對(duì)人事檔案進(jìn)行有效的鑒定，將不符合歸檔要求的檔案進(jìn)行篩選，同時(shí)重點(diǎn)的人事檔案要重點(diǎn)管理保護(hù)，這樣才能提高信息化技術(shù)應(yīng)用的價(jià)值；其次，提高信息數(shù)字化的投入力度，因?yàn)槿耸聶n案的信息數(shù)字化，直接反映出人事檔案信息化水平，是人事檔案信息化建設(shè)體系中重要一個(gè)環(huán)節(jié)，為此，人事檔案管理部門要積極的應(yīng)用信息數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，最大程度的提高人事檔案的服務(wù)質(zhì)量；最后，重點(diǎn)對(duì)歸檔進(jìn)行管理，同時(shí)對(duì)電子檔案的各方面工作都要進(jìn)行監(jiān)督，將有價(jià)值的電子檔案收藏起來(lái)，并且采取相應(yīng)的保護(hù)手段，保證重點(diǎn)的電子人事檔案信息真實(shí)，準(zhǔn)確、完整，不會(huì)被泄露出去或者惡意竊取。
3.3加快實(shí)體管理向信息管理轉(zhuǎn)變的速度。
盡管我國(guó)有很多檔案管理部門，對(duì)于人事檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化管理，但是并不徹底，絕大多數(shù)情況下，依然以實(shí)體管理為主，因此檔案管理部門必須轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理方式，由實(shí)體管理逐漸的實(shí)現(xiàn)信息化管理。比如信息化檢索查詢，同時(shí)將人事檔案存儲(chǔ)到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)軟件中，制定規(guī)范的制度進(jìn)行管理，并且按照使用權(quán)限來(lái)實(shí)現(xiàn)安全保密，這樣人事檔案中數(shù)據(jù)就能夠在內(nèi)部局域網(wǎng)中有效的發(fā)行，用戶登錄相關(guān)的網(wǎng)站就能夠獲得相關(guān)的數(shù)據(jù)信息?，F(xiàn)代社會(huì)人事檔案的重要性已經(jīng)凸顯出來(lái)，尤其是數(shù)據(jù)信息對(duì)各個(gè)行業(yè)發(fā)展都異常重要，因此人事檔案的利用顯得非常重要。人事檔案信息化管理是檔案事業(yè)法轉(zhuǎn)過(guò)程中非常重要的一個(gè)內(nèi)容，它也是當(dāng)前檔案工作發(fā)展的一個(gè)方向，如果檔案管理部門在實(shí)際的工作中還在使用傳統(tǒng)的檔案管理方式，就無(wú)法滿足社會(huì)發(fā)展的需要，所以我們必須要積極的發(fā)展人事檔案信息化管理，為人們提供更加高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，加大人才培養(yǎng)力度，只有這樣，才能更好的實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的信息化建設(shè)。
作者：安正信 單位：圖們市旅游局信息中心
