序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇企業(yè)員工檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

企業(yè)員工檔案是企業(yè)勞動、組織、人事等部門在招用、調(diào)配、培訓(xùn)、考核、獎懲、選拔和任用等工作中形成的有關(guān)員工個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的重要文字材料，是員工完整的歷史記錄。近年來，隨著市場經(jīng)濟的逐步發(fā)展，人才市場的相繼建立和人事制度改革的進(jìn)一步深入，企業(yè)員工檔案管理工作中管理混亂、檔案損毀丟失等現(xiàn)象時有發(fā)生。由此造成的員工身份無法核定、有關(guān)政策無法落實、員工退休手續(xù)無法辦理等問題屢見不鮮。加強企業(yè)員工檔案管理工作，優(yōu)化企業(yè)人力資源管理配置，已成為當(dāng)前企業(yè)亟待解決的問題。

一、企業(yè)員工檔案管理的基本情況

1.企業(yè)員工檔案的管理方式

以油田企業(yè)為例，按照員工身份實行組織、勞資部門分級管理是目前油田企業(yè)員工檔案管理的普遍模式。

2.企業(yè)員工檔案包括的內(nèi)容

企業(yè)員工檔案主要包括履歷材料、自傳材料、評定崗位技能鑒定考核考察材料、學(xué)歷及培訓(xùn)材料、政審材料、入黨入團材料 、獎勵材料、處分材料、工資、勞動合同、調(diào)動轉(zhuǎn)移材料、聘用審批表、復(fù)員退伍審批表、轉(zhuǎn)業(yè)審批表、 退休（退職）審批表等。

二、當(dāng)前企業(yè)員工檔案工作存在的問題

1.現(xiàn)行檔案管理體制與市場經(jīng)濟發(fā)展不相適應(yīng)

企業(yè)員工檔案由多個部門管理，職責(zé)分工交叉重疊，對員工檔案管理要求不一致。大中型國有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)班子成員檔案，由各級組織部或企業(yè)工委代管；部分企業(yè)中層以上員工的檔案，由人才中心或檔案館代管；有的企業(yè)還是按計劃經(jīng)濟時期的管理方式將企業(yè)員工檔案分成干部、工人檔案分別管理，干部按組織部門的要求進(jìn)行分類管理，工人則按勞動部門的要求進(jìn)行分類管理，員工在企業(yè)中崗位及身份界定不清，這種管理方式，有悖于企業(yè)依法實行的全員勞動合同制度，給企業(yè)的員工檔案管理工作帶來不便。

2.企業(yè)員工檔案管理工作制度不完善

個別企業(yè)以追求利潤為目的，存在檔案意識淡薄的情況。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)把精力和資金主要投向生產(chǎn)經(jīng)營和產(chǎn)品銷售上，認(rèn)為檔案工作不重要，甚至片面地認(rèn)為企業(yè)與員工是雇傭關(guān)系，沒必要把太多的精力用在員工檔案管理上，導(dǎo)致對檔案基礎(chǔ)工作投入不夠，造成了檔案工作處于被動應(yīng)付局面，難以高質(zhì)量地完成。

3.企業(yè)員工檔案管理不規(guī)范，利用率低

一是企業(yè)員工檔案內(nèi)容簡單雷同，個人材料分散。企業(yè)員工檔案材料只記錄員工的姓名、年齡、性別等基本信息，這種簡單的企業(yè)人事檔案內(nèi)容不僅不能為選人、用人提供參考，進(jìn)而影響到人員的正常晉升與輪換，失去了真正意義上的參考價值。

二是檔案轉(zhuǎn)遞不及時，操作程序不規(guī)范。例如，有的人早已調(diào)離本單位，但其員工檔案還未按規(guī)定轉(zhuǎn)遞到新單位；有的企業(yè)違反規(guī)定，把人事檔案當(dāng)作普通郵件寄送，不作機要轉(zhuǎn)遞，這就容易造成檔案丟失；還有的企業(yè)在人事檔案轉(zhuǎn)遞過程中，不填寫轉(zhuǎn)遞單，不經(jīng)密封，就隨意將檔案交給本人自帶，致使篡改、丟失檔案的現(xiàn)象時有發(fā)生。

三是有人利用檔案管理的漏洞，制造虛假材料。例如，將工作時間提前、把學(xué)歷變高、把年齡變小等等。這些情況的出現(xiàn)，使檔案材料喪失了真實性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性。

四是建檔、存檔時間滯后影響檔案管理的質(zhì)量。由于管理模式的變更，致使員工檔案的建檔、補檔、存檔發(fā)生變化，特別是存檔資料量的減少和時間的滯后，將會給員工檔案內(nèi)容鑒定和工作開展帶來影響。

4.檔案管理人員素質(zhì)不高

檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要工作人員具有較高的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。而目前企業(yè)的檔案管理人員大多素質(zhì)較低，文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時期開展檔案工作的需要。有些人員責(zé)任心不強，造成企業(yè)員工檔案材料的客觀性、準(zhǔn)確性、完整性差。由于部分企業(yè)沒有嚴(yán)肅、負(fù)責(zé)地填寫好每一份檔案材料，致使有的檔案錯漏百出，給勞動保障部門辦理員工失業(yè)、退休等手續(xù)增加了困難。如檔案年齡與身份證不一致，前后出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。

5.檔案保管條件太差，影響了檔案的安全

檔案管理的軟硬件建設(shè)配備較差，檔案室達(dá)不到安全保管要求。檔案管理人員也是得過且過，責(zé)任意識不強，檔案業(yè)務(wù)不熟悉，年復(fù)一年，檔案管理形成了惡性循環(huán)，出現(xiàn)了檔案越管越差，越管越少的現(xiàn)象。

三、加強企業(yè)員工檔案管理的對策

1.創(chuàng)新員工檔案內(nèi)容，嚴(yán)把進(jìn)檔材料質(zhì)量

創(chuàng)新員工檔案內(nèi)容，就是要轉(zhuǎn)換檔案材料內(nèi)容的重點，要收集、篩選、鑒定、整理員工的“德、能、勤、績、廉”等方面的材料，從而達(dá)到“觀其卷、知其人、用其才”的目的。實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化，重要的一條就是要及時收集和補充檔案材料，并保證進(jìn)檔材料的質(zhì)量。員工檔案管理人員要堅持原則，認(rèn)真審核，嚴(yán)格把關(guān)，真正要做到“六不歸檔”：即不經(jīng)審查的材料不歸檔、手續(xù)不全的材料不歸檔、內(nèi)容不實的材料不歸檔、填寫不符合規(guī)定的材料不歸檔、國家不承認(rèn)的不歸檔，與政策不符的不歸檔。

2.創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)員工檔案管理數(shù)字化、現(xiàn)代化、信息化

紙質(zhì)檔案最具原始憑證性，但在人員流動性大的情況下，紙質(zhì)型員工檔案在傳遞過程中易導(dǎo)致個人信息失真或磨損毀壞。這就要求紙質(zhì)型檔案轉(zhuǎn)換成電子型檔案，通過電子信息手段，建立個人征信體系和社會信用制度。

3.創(chuàng)新員工檔案管理制度，實行員工檔案管理社會化

篇（2）

員工檔案管理是企業(yè)員工關(guān)系管理的一項重要內(nèi)容。為加強企業(yè)員工檔案管理，1992年6月，原勞動部、國家檔案局曾共同頒發(fā)《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》的通知，要求建立較為完善的企業(yè)員工檔案管理制度。但是，《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》（簡稱《規(guī)定》）頒行于我國社會主義市場經(jīng)濟體制確立初期，隨著市場經(jīng)濟發(fā)展的成熟化，勞動用工制度發(fā)生了較大變化，特別是勞務(wù)派遣制度對傳統(tǒng)勞動用工制度的沖擊，對企業(yè)員工檔案管理產(chǎn)生了重要影響。

一、勞務(wù)派遣制度下企業(yè)員工

檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

勞務(wù)派遣是指勞務(wù)派遣單位（簡稱派遣單位）與員工訂立勞動合同，再由派遣單位與接收勞務(wù)派遣形式用工的單位（簡稱要派單位）訂立勞務(wù)派遣協(xié)議，將被派遣員工（簡稱派遣員工）派往要派單位工作并接受其領(lǐng)導(dǎo)，派遣單位則從要派單位獲取派遣費，并向派遣員工支付勞動報酬的一種用工制度。勞務(wù)派遣這種用工制度的特殊之處在于“工作與關(guān)系相分離”，雖然派遣單位與員工簽訂勞動合同，但是員工不為派遣單位工作，而為要派單位工作。這種特殊性對企業(yè)員工檔案管理的挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在如下方面：

（一）派遣員工的檔案應(yīng)該歸誰管理

在傳統(tǒng)勞動用工制度下，檔案管理作為員工關(guān)系管理的一項重要內(nèi)容，由用人單位負(fù)責(zé)管理。根據(jù)《規(guī)定》第五條規(guī)定，“職工檔案由所在企業(yè)的勞動（組織人事）職能機構(gòu)管理”，“實行檔案綜合管理的企業(yè)單位，檔案綜合管理部門應(yīng)設(shè)專人管理職工檔案”。但在勞務(wù)派遣制度下，《規(guī)定》中的“所在企業(yè)”是否僅指作為用人單位的派遣單位，還是應(yīng)該包括作為用工單位的要派單位？若理解為僅指派遣單位，那就意味著要派單位不具有派遣員工的檔案管理權(quán)。若理解為兼指派遣單位和要派單位，那就意味著要派單位同時享有派遣員工的檔案管理權(quán)。

（二）派遣員工在工作過程中形成的檔案如何處理

根據(jù)《勞動合同法》第六十二條規(guī)定，用工單位應(yīng)履行的義務(wù)有：執(zhí)行國家勞動標(biāo)準(zhǔn)，提供相應(yīng)的勞動條件和勞動保護：告知被派遣勞動者的工作要求和勞動報酬；支付加班費、績效獎金，提供與工作崗位相關(guān)的福利待遇；對在崗被派遣勞動者進(jìn)行工作崗位所必需的培訓(xùn)；連續(xù)用工的，實行正常的工資調(diào)整機制。由此可見，派遣員工在派遣單位工作期間可能形成的檔案包括：要派單位向派遣員工支付績效獎金所形成的獎勵材料；要派單位向派遣員工提供“與工作崗位相關(guān)的福利待遇”的材料；要派單位對派遣員工進(jìn)行“工作崗位所必需培訓(xùn)”的培訓(xùn)結(jié)業(yè)成績表和評定技能的考績材料；要派單位對派遣員工“實行正常的工資調(diào)整機制”所形成的工資材料等。從法理上說，既然派遣單位被視為用人單位，作為事實上的用人單位是享有檔案管理權(quán)的，那么也就意味著要由派遣單位負(fù)責(zé)收集和保管企業(yè)員工檔案。但是從實踐上來看，由于派遣制度的特殊性，給予要派單位暫時性的檔案管理權(quán)則更具可行性。

（三）派遣員工檔案如何轉(zhuǎn)遞

《規(guī)定》第六章對“檔案的轉(zhuǎn)遞”進(jìn)行了規(guī)定，它要求“企業(yè)職工調(diào)動、辭職、解除勞動合同或被開除、辭退等，應(yīng)由職工所在單位在1個月內(nèi)將其檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或其戶口所在地的街道勞動（組織人事）部門”，轉(zhuǎn)遞檔案應(yīng)遵守如下規(guī)定：一是“通過機要交通或派專人送取，不準(zhǔn)郵寄或交本人自帶”；二是轉(zhuǎn)出的檔案必須“按統(tǒng)一規(guī)定的企業(yè)職工檔案轉(zhuǎn)遞通知單”；三是對轉(zhuǎn)出的材料“不得扣留或分批轉(zhuǎn)出”；四是“接收單位收到檔案經(jīng)核對無誤后，應(yīng)在回執(zhí)上簽名蓋章并將回執(zhí)立即退回，逾期1個月轉(zhuǎn)出單位未收到回執(zhí)應(yīng)及時催問，以防丟失”。這些規(guī)定都是針對企業(yè)員工在兩個獨立的用人單位之間轉(zhuǎn)遞檔案所做出的規(guī)定。在勞務(wù)派遣制度下，如果派遣員工的檔案需要在派遣單位與要派單位之間轉(zhuǎn)遞，應(yīng)該遵守或參照上述規(guī)定，還是需要另行規(guī)定，并沒有給予明確的解釋。

二、勞動派遣制度下企業(yè)

管理層面的應(yīng)對策略

（一）雙方可以通過勞務(wù)派遣協(xié)議約定對派遣員工的檔案管理

根據(jù)《勞務(wù)派遣暫行規(guī)定》第七條規(guī)定，勞務(wù)派遣協(xié)議應(yīng)當(dāng)載明的內(nèi)容包括：派遣的工作崗位名稱和崗位性質(zhì)；工作地點；派遣人員數(shù)量和派遣期限；按照同工同酬原則確定勞動報酬數(shù)額和支付方式；社會保險費的數(shù)額和支付方式；工作時間和休息休假事項；被派遣勞動者工傷、生育或者患病期間的相關(guān)待遇；勞動安全衛(wèi)生以及培訓(xùn)事項；經(jīng)濟補償?shù)荣M用；勞務(wù)派遣協(xié)議期限；勞務(wù)派遣服務(wù)費的支付方式和標(biāo)準(zhǔn)；違反勞務(wù)派遣協(xié)議的責(zé)任；法律、法規(guī)、規(guī)章規(guī)定應(yīng)當(dāng)納入勞務(wù)派遣協(xié)議的其他事項。在這些規(guī)定中，派遣員工檔案管理問題并未被列入勞務(wù)派遣協(xié)議的法定必備事項，但是這并不影響用人單位與用工單位在勞務(wù)派遣協(xié)議中約定包括檔案管理在內(nèi)的其他事項。

（二）派遣單位可授權(quán)要派單位暫時管理派遣員工檔案

為避免發(fā)生糾紛，勞務(wù)派遣協(xié)議對授權(quán)范圍和事項必須做出明確而具體的約定?！懊鞔_”，是指雙方應(yīng)有較為明晰的約定：派遣單位依法享有對派遣員工的檔案管理權(quán)：在派遣期間，要派單位對派遣員工在派遣崗位工作期間所形成部分檔案材料享有暫時代管權(quán)，此代管權(quán)僅限于檔案收集與保管；要派單位對其代管派遣員工的檔案無權(quán)銷毀，未經(jīng)用人單位書面同意也無權(quán)擅自提供給任何組織或個人利用，否則應(yīng)承擔(dān)對派遣員工造成損害的賠償責(zé)任?！熬唧w”，則指雙方對派遣員工在派遣工作期間所形成的“部分檔案”進(jìn)行逐項列舉。

（三）雙方可通過勞務(wù)派遣協(xié)議約定派遣員工檔案轉(zhuǎn)移

《勞動合同法》第五十條規(guī)定：“用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在15日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)”。這僅是針對用人單位解除或者終止勞動合同后為勞動者辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)所做出的規(guī)定，不能直接解決派遣單位與要派單位之間派遣員工的檔案轉(zhuǎn)移問題。但是，派遣單位與要派單位可以參照該規(guī)定，約定派入單位應(yīng)當(dāng)自結(jié)束用工之日起15日內(nèi)將其暫時代管的派遣員工檔案轉(zhuǎn)移給派遣單位。在派遣期間雙方也可以約定，由派入單位于每月末、每季度末或每半年、每一年將其代管的派遣員工檔案轉(zhuǎn)移給派遣單位。

三、勞務(wù)派遣制度下立法規(guī)制層面的政策建議

（一）盡快修改完善《企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》

篇（3）

1 企業(yè)檔案存在的問題

隨著目前市場經(jīng)濟的進(jìn)一步發(fā)展，我國經(jīng)濟體制發(fā)生了深刻的變化，一些國有企業(yè)破產(chǎn)、重組、兼并或轉(zhuǎn)制，民營企業(yè)、合資企業(yè)、外商、個體工商戶等新的經(jīng)濟組織逐漸成為我國經(jīng)濟發(fā)展的重要組成部分，和職工就業(yè)的主題。然而在國有企業(yè)轉(zhuǎn)制、破產(chǎn)和兼并重組等過程中，企業(yè)身份轉(zhuǎn)變和檔案管理問題日益突出，主要表現(xiàn)在：一是企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范，經(jīng)過破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制的國有企業(yè)職工檔案疏于管理，有的職工檔案去向不明或存在隨意涂改等現(xiàn)象。更有甚是，一些新的經(jīng)濟組織不重視企業(yè)職工檔案的建立和保管，不能及時更新、補充新產(chǎn)生的職工的個人材料，導(dǎo)致職工的檔案不準(zhǔn)確、不完善。二是企業(yè)職工檔案被分散保管。部分國有企業(yè)破產(chǎn)后職工被分流，但是職工檔案沒有被帶走，一些民營企業(yè)或外資企業(yè)只保存本單位職工錄用以后形成的檔案，職工錄用之前的檔案有的在原企業(yè)保管，有的隨破產(chǎn)企業(yè)檔案一起交由綜合企業(yè)管理部門或破產(chǎn)企業(yè)的主管部門保管?？傊?，職工的檔案被分割，形成了不完整的職工個人檔案，導(dǎo)致職工個人履歷斷檔，不能完整反映職工個人工作經(jīng)歷。三是部分企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范、保管存在安全隱患。有些企業(yè)職工檔案被裝在破舊木柜中或麻袋中堆放在倉庫角落，既沒有防火、防潮措施更沒有防盜設(shè)備，檔案丟失、損壞現(xiàn)象嚴(yán)重。四是借閱和傳遞手續(xù)不規(guī)范。部分單位和企業(yè)在職工檔案的借閱和傳遞方面存在不規(guī)范的現(xiàn)象，有的職工可以隨意帶走檔案，借閱無借條，調(diào)轉(zhuǎn)無手續(xù)和回執(zhí)，有些企業(yè)因不同意職工調(diào)轉(zhuǎn)或其他理由隨意扣押或涂改職工檔案，致使職工檔案形成“棄檔”或“死檔”。企業(yè)檔案管理的缺失或錯誤，直接導(dǎo)致職工在辦理退休、養(yǎng)老、住房公積金等事宜時無法提供完整的法律依據(jù)，致使職工或企業(yè)利益受損，或有甚是導(dǎo)致企業(yè)和職工對簿公堂。

2 檔案是企業(yè)法律舉證的重要依據(jù)

企業(yè)在經(jīng)濟運作之中總要發(fā)生各種糾紛，且以經(jīng)濟債務(wù)糾紛與侵權(quán)糾紛居多，做好企業(yè)檔案管理它將為企業(yè)各項綜合業(yè)務(wù)、研究工作的開展創(chuàng)造必要條件，對規(guī)避和抵御各種風(fēng)險起到一定的必備作用。企業(yè)要想順利發(fā)展減少經(jīng)濟運作中的麻煩與損失，要想勝券在握，就必須在平時的企業(yè)管理中謹(jǐn)慎、細(xì)致的保存好，既有時效性又有真實性，較為翔實完整的企業(yè)檔案，才能在各種經(jīng)濟糾紛中立于不敗之地。而我國現(xiàn)行的司法理念可以概述為“告訴制”，即民不告官不究，且是“誰主張，誰舉證”。然對經(jīng)濟糾紛而言，從民法審判角度，原被告都可以舉證、質(zhì)證，對證據(jù)的確認(rèn)，采信，直接關(guān)系到審判的結(jié)果。所以原被告方在審理過程中，誰能完成舉證責(zé)任是致關(guān)一環(huán)。對原告來說是維權(quán)的重要手段，對被告來說是有力的抗?fàn)?，對法官來說是尋求公正判決的合理支點，一經(jīng)采信證據(jù)，就會依據(jù)法判決。所以，企業(yè)在應(yīng)對各種有關(guān)經(jīng)濟和其他糾紛司法案件中，如能尋找出有力的證據(jù)材料，特別是有關(guān)文件、物證、人證、影像資料、錄音帶等等，既可以還原事實真面目，又能給法院斷案依法做出公正、公平、合理的判決，維護權(quán)益、討回公道。因此，從某方面來說做好企業(yè)特別是國有企業(yè)的檔案管理，對維護企業(yè)和員工的利益來說是至關(guān)重要的，同時還是法律舉證的重要依據(jù)之一。

3 用法制意識搞好企業(yè)檔案管理

3.1 企業(yè)檔案管理融入法制意識的重要性和方法

既然企業(yè)檔案是企業(yè)處理各種糾紛的重要法律依據(jù)，因此企業(yè)檔案管理人員就要嚴(yán)格按照國家有關(guān)法律、法規(guī)要求妥善做好企業(yè)檔案管理，在形成檔案之初就要樹立法制意識，本著實事求是的態(tài)度和證據(jù)的角度進(jìn)行收集、整理、管理企業(yè)檔案。但企業(yè)管理千頭萬緒怎么從法律證據(jù)的角度管理企業(yè)檔案呢？這就要求企業(yè)檔案管理人員要弄清楚證據(jù)存在的基本要素。企業(yè)管理雖然表面非常發(fā)雜，但萬變不離其宗，不論業(yè)務(wù)經(jīng)營、技術(shù)研究、行政管理、人力資源、財務(wù)資金，企業(yè)文化、企地關(guān)系等等，都離不開企業(yè)檔案、文印收發(fā)、簽章蓋印、信函交寄等等這些事務(wù)性的工作。所以取證、索證無時不有，就看從領(lǐng)導(dǎo)到普通職工有沒有法制意識與覺悟。所以企業(yè)機關(guān)文秘人員特別是檔案管理人員要對身邊的小事、碎事留個心眼，事事都要考慮周詳，做事特別是重要事項要留下痕跡，要有原始憑證 、文件記錄保存的習(xí)慣；要有程序制度逐級辦理的手續(xù)履行；要有回執(zhí)、查詢的記錄原始材料，特別是保留好原始件的孤本作為；要有當(dāng)事人的墨跡、影像、聲音、照片、字據(jù)等等這些都是證據(jù)的基本要素，一句話：證據(jù)要的是原汁原味，這是最關(guān)鍵要素。

3.2 做好企業(yè)檔案管理的基礎(chǔ)性工作

企業(yè)應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》的各項規(guī)定，健全檔案管理制度，認(rèn)真負(fù)責(zé)地為職工記錄、整理、保管好檔案材料，定期督促、檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，保證職工檔案資料的齊全、完整和真實。要加強對檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，定期參加地方檔案行政部門組織知識培訓(xùn)，加強檔案人員職業(yè)道德和愛崗敬業(yè)教育，使檔案人員在執(zhí)行政策、規(guī)范操作上適應(yīng)企業(yè)需求，從而全面提高檔案管理水平。

3.3 加強企業(yè)職工檔案管理，實現(xiàn)檔案規(guī)范化管理，確保企業(yè)職員的合法權(quán)益得到保障

為了企業(yè)職工檔案規(guī)范化的管理，筆者建議地方檔案行政部門、勞動人事保障部門應(yīng)從實際出發(fā)，是否聯(lián)合制定一個企業(yè)職工檔案管理的規(guī)定或?qū)嵤┮庖?，不論企業(yè)規(guī)模的大小，都必須建立統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的職工檔案管理體系，有條件的企業(yè)可以進(jìn)行檔案信息化的管理。每年要定期對轄屬企業(yè)進(jìn)行一次嚴(yán)格的職工檔案執(zhí)法抽查，對職工檔案達(dá)不到要求的，要根據(jù)《檔案法》的要求進(jìn)行相應(yīng)的經(jīng)濟處罰。必須做到不手軟，不走過場，以法辦事。

4 案例分析說明

勞動爭議案。安陽市某煤炭企業(yè)始建于1969年，李某自建礦初被招進(jìn)該企業(yè)工作，并任該企業(yè)工會副主席職務(wù)。該企業(yè)規(guī)定領(lǐng)導(dǎo)干部到達(dá)53歲期退居二線，正職降為副職、副職降為管理人員。由于該單位職工檔案管理不嚴(yán)，為了拖延退居二線日期，李某托關(guān)系借出自己的檔案并私自涂改了招工日期和自己的真實年齡。按照身份證真實年齡2011年李某該退居二線，但是李某說自己檔案年齡不到退居二線年齡拒絕退居二線。結(jié)果，該煤炭企業(yè)按照李某身份證年齡給予了退居二線降低了李某工資待遇處理，為此李某依據(jù)檔案年齡不到退居二線年齡為由將該煤炭企業(yè)告上了法庭。法院經(jīng)過調(diào)查取證一審認(rèn)為：該員工省份證年齡到達(dá)該煤炭企業(yè)規(guī)定的退居二線的年齡但招工表和檔案年齡不到退居二線年齡，判令公司收回讓李某退居二線降低工資待遇的決定。該公司不服一審判決，上訴二審。上訴審理時，該公司從檔案中找到李某涂改招工表和檔案的認(rèn)證和物證，請求法庭支持。二審認(rèn)定舉證事實有效撤銷一審判決，重新判令退居二線降低工資待遇決定有效，贏得了官司的勝訴。

5 結(jié)束語

企業(yè)檔案管理關(guān)系到企業(yè)和員工的根本利益，所以用科學(xué)積極的態(tài)度去搞好企業(yè)檔案管理，并將法制意識融入到企業(yè)檔案管理中，是全面貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀、實現(xiàn)以人為本、維護企業(yè)利益的重要保障和根本舉措。

參考文獻(xiàn)

篇（4）

    引言

    在中國豐富的檔案財富中,企業(yè)人事檔案是國家檔案財富的重要組成部分,企業(yè)人事檔案對于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的影響。探求企業(yè)流動人員的人事檔案管理,必然有利于相關(guān)部門在管理中對有效信息的獲取,推動企業(yè)人事檔案工作的改革,對促進(jìn)中國經(jīng)濟發(fā)展、社會進(jìn)步具有重大的現(xiàn)實意義。

    一、人事檔案實現(xiàn)信息化管理

    在信息化程度日益加深的現(xiàn)代社會,檔案作為一種特殊的重要信息,對其進(jìn)行現(xiàn)代化管理是必然的發(fā)展方向,流動人員人事檔案管理也是如此。現(xiàn)代化技術(shù)的核心是計算機、網(wǎng)絡(luò)通訊等現(xiàn)代信息技術(shù),利用計算機技術(shù)對流動人員人事檔案進(jìn)行信息存儲、檢索等,進(jìn)而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理,是當(dāng)前流動人員人事檔案管理需要重點解決的問題,流動人員人事檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)從以下三個方面著手:

    一是檔案庫管理現(xiàn)代化。檔案庫的管理,需要以科學(xué)的手段來扭轉(zhuǎn)“看堆守攤”的局面,以適應(yīng)檔案管理信息化的對內(nèi)要求,可以建立人事檔案信息的專用數(shù)據(jù)庫。二是檔案資料電子化。利用計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù),將檔案資料整理輸入微機,通過相應(yīng)的技術(shù)處理,將文章圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料,使檔案數(shù)字化、信息化,在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作。三是檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺,建立人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。在人事檔案專用數(shù)據(jù)庫建立起來后,還要有一定的專門網(wǎng)絡(luò)和專門網(wǎng)站才能實現(xiàn)人事檔案信息的交換、流通,也才能實現(xiàn)人事檔案信息的異地查詢和人才流動管理。

    二、規(guī)范人事檔案管理各環(huán)節(jié)

    1.完善檔案材料的收集。檔案材料是流動人員人事檔案工作的物質(zhì)對象,是提供利用的前提。檔案材料必須真實可靠、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備。為有利于工作的順利開展,應(yīng)采取一系列切實可行的措施。

    一方面,要從人事檔案收集環(huán)節(jié)本身進(jìn)行規(guī)范化管理。一是建立健全流動人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò),根據(jù)材料形成的規(guī)律和特點采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法。二是與流動人員或用人單位簽訂檔案管理合同,以契約的形式明確雙方的責(zé)、權(quán)、利,并嚴(yán)格執(zhí)行確保形成的材料及時歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全,任何單位或個人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。接收人員在驗收時,如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失,要設(shè)法查找或索取必要的組織證明確保檔案材料齊全、完整。另一方面,改變傳統(tǒng)消極的收集保存方式。傳統(tǒng)的檔案收集實際上就是對人事檔案的“接收”,是整理之后單純意義上的檔案保存,這樣也就在很大程度上失去了流動人員檔案管理的意義。因此,要開展檔案收集保管的新模式以改變現(xiàn)有的僵局。如有些人才流動服務(wù)機構(gòu)創(chuàng)建的“人事立戶”的存檔模式,即流動人員人事檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進(jìn)行的,這種方式可以使用人單位與人才流動服務(wù)機構(gòu)建立動態(tài)聯(lián)系,與傳統(tǒng)意義上企業(yè)流動人員委托存檔的區(qū)別在于克服了“人檔分離”的現(xiàn)象,用人單位“直接用人,間接管人”,而管人主要是通過與人才流動服務(wù)機構(gòu)合作管理檔案來完成的,流動人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國、獎懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成,在制成正式材料一個月內(nèi)送交人才市場,并由其根據(jù)國家有關(guān)流動人員人事檔案管理的規(guī)定進(jìn)行審核歸檔。

    2.嚴(yán)格檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。隨著市場經(jīng)濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這就對其檔案的轉(zhuǎn)遞有著越來越高的要求,確保其人事檔案安全、順暢的轉(zhuǎn)遞是企業(yè)流動人員人事檔案工作的重點。人事檔案的轉(zhuǎn)遞雖然有相關(guān)的規(guī)定與政策,其關(guān)鍵問題就在于如何使檔案轉(zhuǎn)遞更為規(guī)范,使檔案更能發(fā)揮利用價值。

    國家人事部《流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中要求:“人才流動服務(wù)機構(gòu)憑符合國家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動的有效文書,向流動人員原單位開具調(diào)檔函,原單位接到調(diào)檔函15天內(nèi),將流動人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動服務(wù)機構(gòu)。轉(zhuǎn)遞的流動人員人事檔案必須完整齊全,不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動服務(wù)機構(gòu)經(jīng)審核無誤后,及時將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位?！薄叭瞬帕鲃臃?wù)機構(gòu)接管流動人員人事檔案,須由流動人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動服務(wù)機構(gòu)應(yīng)與流動人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書,合同書須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容?！辈⑶?檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過機要交通或派專人送取,不得郵寄或交流動人員本人自帶。應(yīng)當(dāng)交接的檔案一定要盡快移交,人員流動后留下的檔案,流出單位應(yīng)盡快將其檔案轉(zhuǎn)遞到人才市場或新用人單位,收到的檔案經(jīng)核對無誤后,立即做好入庫登記。在檔案管理過程中,堅持管人與管檔并存的原則,即人在檔案在,人走檔案走,檔案與人不能脫節(jié)。

    3.優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成。優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成,不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個人年齡、經(jīng)歷、社會關(guān)系等基本信息內(nèi)容,更要突出創(chuàng)建反映個人專長、知識水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個性化的內(nèi)容。

    一要創(chuàng)建能力檔案。重點記載個人文化程度、專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況,以及參加各種資格考試、注冊考試等反映個人才能的資料。二要創(chuàng)建業(yè)績檔案。要及時將企業(yè)流動人員的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點工作中的表現(xiàn)及完成任務(wù)等情況存入檔案,為憑實績選人、用人提供必要的依據(jù)。三要創(chuàng)建誠信檔案。要規(guī)范企業(yè)流動人員自身誠信狀況的管理,重點記載政治自律、專業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)水平以及個人公共道德與行為方面的信用資料,并加強推廣應(yīng)用。唯有如此,才能使企業(yè)流動人員人事檔案的利用價值得以提升,有關(guān)部門可通過檔案記載確定對企業(yè)流動人員的選拔和培養(yǎng),人們才會更加重視人事檔案的重要性,在一定程度上也可減少“無頭檔案”的產(chǎn)生。

    三、拓展人事檔案管理方式

    在社會主義市場經(jīng)濟條件下,人事是適應(yīng)中國企業(yè)流動人員管理的新方式,是一種促進(jìn)人才產(chǎn)業(yè)化,最終使人事管理變成一種公眾服務(wù)的制度。簡單地說,就是把“單位人”變成“社會人”,實現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離,即單位管用人,而一些具體的人事管理工作,如檔案管理、計算工齡、評定職稱、社會保險等,由人才流動服務(wù)機構(gòu)代管。隨著新形勢的出現(xiàn)與發(fā)展,人事制度也開拓了新的服務(wù)形式,實行“人事派遣(人才租賃)”制度,這在一些地區(qū)已經(jīng)實行。它由人才市場擔(dān)當(dāng)員工的法定雇主,負(fù)責(zé)派遣員工的人事管理,實際用工企業(yè)同人才市場簽訂人事派遣或租賃合同,實現(xiàn)勞動關(guān)系轉(zhuǎn)移,提高人力資源配置效率和使用效益。

    實行人事派遣后,對于用人單位而言:一是用人單位便捷用人,打破人事關(guān)系與勞動關(guān)系一體管理的局面,租賃單位用人,專業(yè)機構(gòu)管人。二是人才資源共享。通過對高級專業(yè)人才兼職租賃業(yè)務(wù)的開展,可以有效地促進(jìn)地區(qū)人力資源的社會共享。三是準(zhǔn)確選人,規(guī)避用人風(fēng)險。中介機構(gòu)根據(jù)用人單位的要求,利用專業(yè)化手段為用人單位圈定合適人選后再由用人單位進(jìn)行面試確定,使招聘更加準(zhǔn)確有效。四是可突破編制限額,滿足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過派遣增加員工,這樣用人單位可以在不擴大編制的情況下解決用人需求。

    對于被派遣人員而言:首先,可以使人事檔案等人事、勞動關(guān)系的管理得到保障,完善工作檔案如工作情況、業(yè)績情況、培訓(xùn)、健康及考核等方面內(nèi)容,能更好地維護勞動者的合法權(quán)益。其次,派遣人員合同到期后,若不再續(xù)簽,由于其人事關(guān)系仍然由人事派遣服務(wù)機構(gòu)。其工齡連續(xù)計算,并可繼續(xù)為人員代交社會保險費,辦理各種以人事檔案為依據(jù)的各種證明等人事服務(wù)。

    小結(jié)

    人事檔案是與人類個體密切相關(guān)真實的人生記錄,對人事檔案的管理可以說是伴隨著人類社會的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。隨著市場經(jīng)濟與人事制度改革的深入,人員的流動將會越來越頻繁,這對作為企業(yè)檔案管理工作中必不可少環(huán)節(jié)的企業(yè)流動人員人事檔案管理工作提出了更高的要求,雖然企業(yè)流動人員人事檔案管理是一個復(fù)雜的系統(tǒng)性綜合問題,但是只要我們勇于探索、不斷開拓,就一定會找到適合本企業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新舉措。

    參考文獻(xiàn):

    [1]朱玉媛.現(xiàn)代人事檔案管理[M].北京:中國檔案出版社,2002.

    [2]蔡秀萍.流動人員人事檔案管理面對面[J].中國人才,2006.

篇（5）

王光麗

國網(wǎng)四川省電力公司眉山供電公司 四川 眉山

摘要：在二十一世紀(jì)的當(dāng)下，現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理發(fā)生了前所未有的新變化，如何構(gòu)建新的人力資源管理體系是當(dāng)下企業(yè)管理者需要思考的問題。本文對我國企業(yè)目前的人事檔案管理進(jìn)行了全面的分析，總結(jié)出我國人事檔案管理不符合新的人力資源管理的具體方面，結(jié)合實際提出了人事檔案管理的創(chuàng)新思路和方向。

關(guān)鍵字：人力資源管理 人事檔案管理 企業(yè)發(fā)展 創(chuàng)新

一、人力資源管理

人力資源管理（human resource management），指用科學(xué)的規(guī)章、制度、程序和方法對人才資源進(jìn)行合理的開發(fā)和有效的配置。它包括人力資源的預(yù)測與規(guī)劃，工作分析與設(shè)計，人員的挑選和錄用，還包括如何調(diào)動工作人員的積極性和思想覺悟等等，貫穿于整個人力資源的全過程。

二、人事檔案管理

1.定義

人事檔案管理是國家機構(gòu)、企業(yè)單位為了記錄和反映員工的個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)，以及個人質(zhì)素而形成的認(rèn)識管理活動，通過建立文字和表格的個人資料，為企業(yè)對員工的考核和聘用提出事實的依據(jù)。

2.我國人事檔案管理存在的缺點與不足

我國傳統(tǒng)的人事檔案管理是在計劃經(jīng)濟體制下形成的，這種管理制度和企業(yè)的發(fā)展規(guī)律完全不配合，只是單純的強調(diào)了人事管理本身的管理功能。隨著我國社會主義經(jīng)濟體制的建立和一步步完善，以往舊的制度已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前的經(jīng)濟發(fā)展規(guī)律，導(dǎo)致企業(yè)出現(xiàn)了一些人事檔案管理的混亂情況。這些問題的出現(xiàn)，在一定程度上影響了人事檔案對人力資源管理工作的服務(wù)性，成為額待解決的問題?？偨Y(jié)下來，我國企業(yè)人事檔案管理工作目前存在的問題主要表現(xiàn)在一下幾個方面：

1.企業(yè)有的人事檔案與真實有差異

由于人事檔案是作為企業(yè)選拔人才的參考的依據(jù)，所以要求材料具有真實性，如果材料是虛假的，就失去了它原本的利用價值。但是目前人事檔案有的存在虛假的情況，如：有些人的年齡和實際不符，工作經(jīng)歷填寫和實際不符，學(xué)歷程度和實際不符。這些檔案，都將其主人更加優(yōu)化，形成虛假材料。

2.企業(yè)對人事檔案管理投入低

很多企業(yè)對于員工的人事檔案管理沒有足夠的重視，只是一味的收發(fā)檔案材料。對于檔案的管理，缺少統(tǒng)一管理的制度，沒有足夠的經(jīng)費保證管理設(shè)備的更新?lián)Q代，導(dǎo)致出現(xiàn)員工檔案遺失、錯亂等等情況。

3.個人材料分散、存在漏洞

在我國企業(yè)，普遍存在對于員工的個人材料收集不及時、整理歸檔不完全，導(dǎo)致個人的人事檔案不能真實的反映員工的實際情況。有些企業(yè)為了應(yīng)付檢查，臨時拼湊員工的個人檔案，把許多不真實、缺乏實際的內(nèi)容強加到個人檔案之中。

4.很多“棄檔”情況出現(xiàn)

很多就業(yè)者，對于自己的人事檔案認(rèn)識不足，不理不問，直至出現(xiàn)丟失的情況也沒有感到有任何不妥。人們認(rèn)為，對于人事檔案，對于我們沒有特別重要的意義，覺得檔案如果不能帶來美好的生活，或是不能幫助其找到一份好工作的話，有它沒它都一樣。

5.信息化程度低

目前的人事檔案管理，基本還是維持老一套的管理方法，依然完全依托紙質(zhì)檔案的填寫、保存、交接。沒有順應(yīng)時代的發(fā)展，向現(xiàn)代的電子信息技術(shù)發(fā)展，缺乏系統(tǒng)的管理和操作。

三、人事檔案管理和人力資源管理的關(guān)系

1.人力資源的開發(fā)受人事檔案管理的積極作用

人事檔案是為企業(yè)選拔人才的一個參考條件，有利于人力資源管理部門對人才的發(fā)現(xiàn)和挖掘。對于個人的人事檔案，人力資源部門能從中看到其性格品格、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)政績等等要素。以此為據(jù)，可以有針對性的得出該員工應(yīng)該負(fù)責(zé)的部門和培養(yǎng)方向。通過各大企業(yè)在實踐中發(fā)現(xiàn)，真實的人事檔案材料是企業(yè)正確選拔人才和使用人才的客觀依據(jù)。

2.人力資源的開發(fā)受人事檔案管理的消極作用

由于一些個人的檔案存在一些虛假信息，就可能混淆人力資源管理部門的判斷，降低了對人力資源開發(fā)的實際參考價值。有些人事檔案的管理部門沒有及時收集員工的個人資料和工作情況，沒有保存員工一定數(shù)量的資料，使得人事檔案的質(zhì)量下降，不能在人力資源中發(fā)揮出原本應(yīng)該有的實際功效。

四、現(xiàn)代企業(yè)人力資源管理對人事檔案管理的新要求

人類已經(jīng)在二十一世紀(jì)，當(dāng)下信息技術(shù)和計算機技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)普及我們生活的各個領(lǐng)域，以往人事檔案管理的方法和理念顯然已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理的要求，為了實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)的高效益、高效率，同時也為了能發(fā)揮人事檔案的積極作用，當(dāng)下的人力資源管理對人事檔案的管理提出了新的要求。

1.建立多層次、成體系的考核系統(tǒng)

我國傳統(tǒng)的人事考核和人事任命的方法和程序已經(jīng)落后，現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理要求企業(yè)對員工的考核標(biāo)準(zhǔn)要轉(zhuǎn)向多層次的考核。全面了解員工的情況，不能單一只針對某一方面做出考核和評價。

2.具有獨特的企業(yè)文化

現(xiàn)代企業(yè)為了外塑形象，都要有統(tǒng)一的企業(yè)文化。 企業(yè)文化直接影響員工的世界觀、價值觀和行為習(xí)慣，建設(shè)統(tǒng)一的企業(yè)文化又是轉(zhuǎn)變公司發(fā)展方式的重要內(nèi)容，將優(yōu)秀的企業(yè)品質(zhì)轉(zhuǎn)化為強大的社會影響力和感召力，這就要求企業(yè)的檔案管理也要具有企業(yè)獨有的文化，服務(wù)于企業(yè)的核心價值體系。

3.實現(xiàn)信息化

現(xiàn)在是知識經(jīng)濟時代，企業(yè)管理已經(jīng)逐步向信息化的方向發(fā)展。對于認(rèn)識檔案管理，過于的完全紙質(zhì)管理顯然已經(jīng)落后，必須尋找其他的方法跟上現(xiàn)代企業(yè)的人力資源管理步伐。

五、現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展淺析人力資源管理中人事檔案管理工作創(chuàng)新

1.樹立自主意識，增強服務(wù)理念

目前已是經(jīng)濟時代，對于企業(yè)的人事檔案管理必須樹立新的服務(wù)理念，要變以往被動的服務(wù)方式為主動的服務(wù)方式，主動為企業(yè)人力資源管理提供有效的服務(wù)信息。

2.加強合作意識，尋求部門合作

知識經(jīng)濟背景的當(dāng)代企業(yè)，各部門是處在一個合作共贏的大環(huán)境之下，任何部門都不能孤立存在，各個部門之間是相互聯(lián)系、相互依存的。對于這種大背景下的人事管理，應(yīng)該講所有部門都納入人力資源之下，各部門通力合作，綜合所有情況形成員工完善的人事檔案。

3.建立健全人事管理系統(tǒng)，充實檔案內(nèi)容

對于人事檔案的管理，在企業(yè)之間應(yīng)該分層次成體系的管理。加強企業(yè)干部、員工檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高科學(xué)管理水平，為企業(yè)人力資源工作服務(wù)，遵照《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，制定檔案材料收集、材料歸檔、檔案材料鑒別、檔案的保管與保密、保管和銷毀、檔案的借、查閱、檔案的轉(zhuǎn)遞、檔案的檢查核對等制度。對于以往舊的、不和當(dāng)下時代背景的體制應(yīng)該及時的廢除，形成更加制度化、體系化的人事檔案管理體系。

4.動態(tài)管理

將人事檔案管理納入動態(tài)的管理體系之中。對于以往已經(jīng)建立的人事檔案，要注意一定時間內(nèi)的清查、核對人員信息，不斷擴寬留檔的范圍。注重人事檔案管理的時效性，及時收集最新變化的資料，不斷更新留檔的信息。便于企業(yè)人力資源管理部門的隨時了解和使用。

5.以信息化為依托的新型人事檔案管理

當(dāng)今的社會，主要是以知識、技術(shù)、信息為關(guān)鍵，在這種環(huán)境下，我們要創(chuàng)新就必須順應(yīng)當(dāng)下知識經(jīng)濟和信息時代的背景，順應(yīng)當(dāng)下信息化的進(jìn)程。時代的變遷和社會經(jīng)濟環(huán)境的改變，使得企業(yè)人事管理不得不適應(yīng)新的變化，不得不朝著網(wǎng)絡(luò)化、信息化的方向發(fā)展。因此，現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展人力資源管理中人事檔案管理工作必須實現(xiàn)信息化。

六、結(jié)語

推進(jìn)企業(yè)人事管理的創(chuàng)新，是時代的發(fā)展要求，也是企業(yè)發(fā)展的要求。企業(yè)就必須改變過去那些老舊的、傳統(tǒng)的理念和方法，運用現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合先進(jìn)的企業(yè)管理理念變革企業(yè)人事管理方法，這是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展人力資源管理中人事檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

篇（6）

先以文書材料來說，當(dāng)一份對外發(fā)文或者是內(nèi)部行文開始擬稿時，我們就要嚴(yán)格按照企業(yè)文書處理工作和檔案管理工作的規(guī)定與要求去做。例如文種使用和文號編制是否正確，書寫用筆和文稿用紙是否符合要求等等，都應(yīng)當(dāng)一一按照規(guī)定辦，不能草率馬虎。按照公文處理和檔案管理規(guī)定，擬寫公文必須用藍(lán)黑墨水或者碳素墨水鋼筆，不宜用原珠筆，更不能用鉛筆、彩色筆等;用紙應(yīng)當(dāng)積極推行A4或A3幅面紙。在這里還要提出的是，當(dāng)我們在工作中運用計算機打印文件或表格時，一定要注意根據(jù)公文處理規(guī)定中的要求，控制好圖文區(qū)的尺寸，以便于文件和表格今后歸檔時的裝訂?，F(xiàn)在我們有的人在用計算機打印文件或表格時，漫無邊際，頂天立地，天頭、地腳、訂口預(yù)留的白邊很少，這給檔案裝訂帶來了極大不便，而且這樣打印出的文件和表格也不美觀、大方。

同樣，當(dāng)我們收到一份外來文件需要辦理時，也要按照企業(yè)文書處理工作和檔案管理工作的規(guī)定和要求去做。例如文件辦理后有沒有將辦理情況和辦理結(jié)果簡要的填寫在文件處理單上，在辦理文件中形成的需要上報的文字和報表有沒有隨文件留底以便與文件一起歸檔備查等等。在這個問題上需要指出的是，不少文件經(jīng)辦人員在文件處理單上應(yīng)當(dāng)填寫的各個欄目里，往往簡簡單單地只寫了“已閱”、“已辦”、“已報送”等字眼，至于這個文件究竟如何辦理的，辦理后有沒有形成自己的文件?向上級報送的什么材料?這些都無從查考。而按照公文處理規(guī)定，應(yīng)該將辦理文件的情況用簡明扼要的文字填寫在公文處理單上，如果在辦文中形成了自己的文件或者有材料和報表上報給了上級機關(guān)，都應(yīng)當(dāng)把原件附在上級來文的后面一起歸檔。只有上下文件一起歸檔后，才能對今后工作的查考利用產(chǎn)生價值，否則只有上級來文而沒有本單位文件歸檔，企業(yè)檔案室豈不成了上級機關(guān)的文件保管室了。

再以科技文件材料來說，一個新產(chǎn)品從開發(fā)研制至試生產(chǎn)再到正式批產(chǎn)，這一全過程中所形成的許多文字、計算和圖樣材料，只要是對企業(yè)今后的產(chǎn)品開發(fā)研制和生產(chǎn)經(jīng)營有查考利用價值的，都應(yīng)當(dāng)進(jìn)行有效的管理和控制，做好這些材料的積累和預(yù)立卷。由于開發(fā)研制一個新產(chǎn)品往往需要較長的周期，少則一二年，多則三四年甚至五六年，因此對科技文件材料的管理還必須分階段進(jìn)行，每當(dāng)一個階段(例如調(diào)研階段、設(shè)計階段、試制階段等)結(jié)束時，都應(yīng)當(dāng)及時做好這一階段所形成的文字、計算和圖樣材料的收集與歸檔工作。否則的話，時間越長，材料的散失和損壞越多，甚至?xí)斐蔁o法彌補的損失。

基建工程項目材料的管理和控制，也存在與科技文件材料同樣的情況，由于工程項目周期長和子項目多，對這類材料的管理也必須分階段進(jìn)行，決不能等到整個工程項目竣工時才想到要收集材料以備歸檔。如果是那樣的話，無疑是為時已晚，早期的工程項目材料必然散失多、損壞多，給立卷材料的完整性、系統(tǒng)性造成極大的損失。這就是我們所說的檔案的全過程管理。

二、檔案的全方位管理，就是指企業(yè)的所有職能部門在履行其職能活動中形成的有價值的文件和材料，都應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行收集和歸檔。

在這個問題上有兩種傾向:一種傾向是認(rèn)為自己的部門不是企業(yè)的重要部門，工作中沒有什么文件和材料形成，即使有一些，也是不重要的，沒有歸檔保存的價值，所以檔案管理工作與我們這個部門沒有多大聯(lián)系。在這種錯誤認(rèn)識的支配下，這種部門往往不注意文件和材料的積累與收集，甚至在文件和材料的形成過程中也很隨便，不按照企業(yè)有關(guān)規(guī)定去做。另一種傾向是把自己的部門看得太重要，認(rèn)為自己部門在工作中所產(chǎn)生的文件和材料具有一定的保密性，不宜歸檔。這種認(rèn)識也是不對的。作為企業(yè)的檔案室，它是企業(yè)中管理檔案的專職部門，它有為企業(yè)保守秘密的工作紀(jì)律，不會也不允許將企業(yè)秘密對外泄露，因此企業(yè)的其他部門完全可以放心地將所有應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文件和材料交由企業(yè)檔案室管理。事實上，企業(yè)的全部檔案都收歸檔案室保管，才是防止企業(yè)秘密外泄的重要保證，也是使企業(yè)各類信息和資源得以積累、傳承的根本保證。

為了實施企業(yè)檔案的全方位管理，一方面企業(yè)檔案部門應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的歸檔制度，明確企業(yè)各類檔案材料的歸檔時間、歸檔內(nèi)容和歸檔要求。這就要求企業(yè)檔案人員熟悉企業(yè)各個職能部門的職責(zé)內(nèi)容和職權(quán)范圍，并且根據(jù)企業(yè)職能部門的調(diào)整和變化，適時地作出修訂和補充，使歸檔制度能夠具有很強的操作性。另一方面，有了規(guī)章制度之后，工作的成敗與否還是事在人為。作為企業(yè)檔案人員，要學(xué)會轉(zhuǎn)變立場、轉(zhuǎn)變觀念，要把企業(yè)各個職能部門作為自己的服務(wù)對象，在歸檔材料形成、積累和預(yù)立卷等各個環(huán)節(jié)給予他們指導(dǎo)和幫助，而不僅僅是在年終或次年年初歸檔時才發(fā)現(xiàn)問題，提出整改意見。

在實施企業(yè)檔案全方位管理中，多年來一直強調(diào)和堅持的科技檔案工作的“四納入”、“五參加”是一項很有效的措施?！八募{入”就是把科技文件材料(包括基建工程項目材料)的形成、積累、歸檔工作納入科技工作程序，納入生產(chǎn)、科研、基建工作計劃，納入有關(guān)部門和有關(guān)人員的職責(zé)范圍，納入企業(yè)經(jīng)責(zé)制考核范圍;“五參加”就是指科技檔案部門和科技檔案人員要參加新產(chǎn)品定型、科研成果鑒定、基建竣工驗收、設(shè)備儀器開箱以及有關(guān)生產(chǎn)、科研、基建等方面的會議。經(jīng)驗證明，只有堅持了“四納入”、“五參加”這一有效的措施，科技檔案的全方位管理才能真正得到落實和體現(xiàn)。

三、檔案的全員式管理就是指企業(yè)中的每個職工都或多或少的與企業(yè)檔案管理工作有著聯(lián)系，因此每個職工都應(yīng)當(dāng)關(guān)心和支持企業(yè)的檔案管理工作。

篇（7）

由于企業(yè)員工的流動，企業(yè)檔案管理工作具有流動性，同時企業(yè)應(yīng)該合理的安排員工工作，給予員工公平、公正的工作環(huán)境，讓員工在工作發(fā)展中受到平等的待遇，企業(yè)檔案管理工作具有客觀性。企業(yè)檔案管理工作應(yīng)該客觀的記錄員工在聘用與離職期間的工作狀態(tài)，在員工離職后，將員工檔案封存，以便于崗位新員工查詢其工作內(nèi)容。企業(yè)檔案管理工作在招聘過程中，是根據(jù)員工自身的工作經(jīng)驗、個人經(jīng)歷以及專業(yè)技能進(jìn)行合理的聘用與崗位安排，因此企業(yè)檔案管理工作也具有個性化的特點。

一、現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作存在的問題

企業(yè)檔案管理是依據(jù)員工的個人經(jīng)歷、工作經(jīng)驗、身體狀況和工作狀態(tài)等進(jìn)行整理和總結(jié)的重要檔案。企業(yè)檔案應(yīng)該真實反映出員工的工作績效和個人能力?，F(xiàn)階段，我國企業(yè)的檔案管理工作崗位沒有成為企業(yè)的重要崗位，企業(yè)和員工都忽略了自己的檔案管理，企業(yè)員工個人和工作團隊整體沒有良好的掌握，員工也沒有對自身條件和工作崗位得到充分的了解，員工的積極性沒有被充分地調(diào)動起來，使得企業(yè)在發(fā)展中出現(xiàn)了停滯不前的狀態(tài)，員工對工作出現(xiàn)懈怠的情緒。

企業(yè)檔案管理工作理應(yīng)被重視，特別是涉及到人事內(nèi)容，讓企業(yè)無論在人員的競爭上還是在整體經(jīng)濟效益的競爭上，都可以持續(xù)穩(wěn)定名列前茅。為了讓企業(yè)更加成熟穩(wěn)定的發(fā)展，員工在企業(yè)中有公正的升職加薪發(fā)展空間，在企業(yè)檔案管理工作中，也應(yīng)該客觀地對員工的思想工作態(tài)度進(jìn)行公正評判。

二、企業(yè)檔案管理人員存在的問題

現(xiàn)階段，我國很多企業(yè)對人事檔案管理人員沒有同定的工作崗位安排，使得企業(yè)人事檔案管理工作人員的整體管理水平得不到提高，企業(yè)人事檔案管理工作不能發(fā)揮出最大的作用。企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該有著積極的思想，可以積極主動地為每一位員工服務(wù)。企業(yè)人事檔案管理工作也是一項服務(wù)工作，人事管理人員應(yīng)該本著對員工和對企業(yè)負(fù)責(zé)的態(tài)度進(jìn)行工作，每一位員工在工作中的優(yōu)秀表現(xiàn)都應(yīng)該記錄在個人檔案中。企業(yè)員工檔案管理只是停留在員工人職或招聘時的一張簡歷上，這樣企業(yè)人事檔案管理工作不能客觀反映員工的工作績效，對于不同員工工作狀態(tài)一概而論。

企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)該設(shè)置多個職位，這項工作需要員工之問互相監(jiān)督、互相促進(jìn)。我國很多企業(yè)在人事崗位的設(shè)立上，只用一個人或者其他崗位兼任，這樣做很容易讓別有用心的企業(yè)人事管理人員鉆空子。企業(yè)人事檔案管理工作需要綜合職業(yè)素養(yǎng)較高的員工才能勝任。人事檔案管理工作是企I穩(wěn)定發(fā)展的基本保障，企業(yè)人事檔案管理工作人員應(yīng)該加強責(zé)任意識，對企業(yè)人事的變動及時調(diào)整檔案。

三、正確處理企業(yè)檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題

因為企業(yè)人事檔案管理工作具有流動性，所以，企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)該及時、有效地進(jìn)行變更。企業(yè)人事檔案管理工作需要正直和有責(zé)任心的員工來進(jìn)行工作。企業(yè)人事檔案管理人員應(yīng)該在崗位中保持清正廉潔的工作思想，企業(yè)人事檔案管理工作具有客觀性，企業(yè)人事檔案管理人員不能在企業(yè)選拔和聘用人才受賄收賄，企業(yè)應(yīng)該對人事管理人員進(jìn)行定期的考察與監(jiān)管。企業(yè)在監(jiān)管的過程中可以指定相關(guān)的規(guī)章政策，讓員工們相互監(jiān)督，制定出獎勵與懲罰規(guī)則。

旨在進(jìn)行優(yōu)質(zhì)檔案管理工作氛圍營造，身為人事檔案管理工作人員，務(wù)必負(fù)起責(zé)任來。企業(yè)一方，需要及時建立健全相關(guān)貴行制度和管理條例，之后在此基礎(chǔ)上根據(jù)基本規(guī)章制度進(jìn)行檔案管理工作約束和管控。需要注意的是，企業(yè)人事檔案管理工作，過程中需要緊密關(guān)注員工自身思想變化狀況和工作變化狀況，之后在此基礎(chǔ)上有力展現(xiàn)員工自我價值，使得人才利用效率不斷提升。企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)該讓企業(yè)更加深入的了解自己的員工，也應(yīng)該讓員工在企業(yè)得到充分的發(fā)展空間，企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)該讓企業(yè)檔案在整理和歸納中，了解自己所需要的員工類型，減少人才的流失。企業(yè)要多進(jìn)行檔案管理工作的崗位培訓(xùn)，讓員工之間相互多交流、相互多溝通，讓企業(yè)人事檔案管理工作不斷地隨著企業(yè)的發(fā)展而更好的完善。

綜上，企業(yè)管理檔案是企業(yè)選拔和聘用人才的基本依據(jù)，企業(yè)檔案管理中可以體現(xiàn)出企業(yè)自身的發(fā)展?fàn)顩r和企業(yè)員工的工作狀態(tài)。隨著市場經(jīng)濟大環(huán)境的變化，企業(yè)之間的競爭日益強烈。企業(yè)所需要的管理型人才也越來越多，企業(yè)檔案管理可以將企業(yè)員工進(jìn)行不同的崗位分類，根據(jù)員工自身特點做出崗位的調(diào)整，尤其需要針對企業(yè)檔案管理工作中容易出現(xiàn)的問題，提出相應(yīng)的對策。企業(yè)檔案管理工作足企業(yè)在發(fā)展中不可或缺的一項重要的工作崗位，我國現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作還沒有得到足夠的重視，隨著市場經(jīng)濟的變化，企業(yè)檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的地位越來越高?？偠灾髽I(yè)檔案管理工作是為了讓企業(yè)順應(yīng)時代的發(fā)展，讓企業(yè)更加成熟穩(wěn)定的發(fā)展。檔案是國家機構(gòu)、企業(yè)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它是人類發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，是處理完畢的、具有參考價值的、集中保存的、系統(tǒng)的歷史文件，是檔案信息與檔案客體的復(fù)合體，它具有個體意識和群體意識的功能。提高檔案工作的效率與質(zhì)量，可以給我們的工作決策提供更多參考和值得借鑒的信息。因此，檔案管理工作人員務(wù)必認(rèn)真做好檔案收集、整理、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的工作。

篇（8）

企業(yè)的人力資源檔案主要是形成在企業(yè)人力資源管理活動的過程中，由特定部門機構(gòu)認(rèn)定的結(jié)果;人力資源檔案歸檔的內(nèi)容具有使用價值與保存價值。其次企業(yè)人力資源管理檔案以員工個人為單位進(jìn)行集中保存，為今后企業(yè)的備查歷史及參考利用，因此對于企業(yè)人力資源管理工作的順利開展具有重要的促進(jìn)作用。

一、人力資源檔案管理對小微企業(yè)的意義

（一）為企業(yè)對員工的甄選與人才利用提供參考依據(jù)

人力資源檔案常被企業(yè)視為人事信息資源庫，并且可以體現(xiàn)出不同員工的技能與潛在的特質(zhì)，對了解員工的潛能以及判斷其是否具備崗位所需能力等方面，提供有效的而參考依據(jù)。其次有利于企業(yè)進(jìn)行有效的人才甄選與利用，鞏固企業(yè)的人才儲備隊伍;一方面企業(yè)的人力資源檔案還可以真實地記錄并且妥善保存企業(yè)各階段的文化發(fā)展與建設(shè)情況，并以圖片、文字或?qū)嵨?、影音資料等多種形式直觀地體現(xiàn)出來，充分地推動企業(yè)的組織文化取得更大進(jìn)展。

（二）更好地發(fā)揮員工潛能并提高企業(yè)檔案管理水平

企業(yè)人力資源檔案的管理工作，是根據(jù)企業(yè)員工自身的發(fā)展與需要，建立起來的，并且記錄員工不同時間段的技能、知識等信息，可以視為企業(yè)對員工

的一種全面肯定與認(rèn)同，從而體現(xiàn)企業(yè)重視員工。其次有利于提升現(xiàn)代企業(yè)人力資源檔案管理的信息化水平，從而確保了檔案管理工作的有效性，使得企業(yè)對員工檔案的查詢、存儲以及借閱過程變得高效與快速。

二、現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案管理面臨的問題

（一）現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案的管理意識薄弱

企業(yè)中的部分人員沒有重視人力資源檔案管理工作，單純的認(rèn)為企業(yè)的檔案工作就是對員工個人的信息記載，將要填寫相關(guān)的個人信息就可以了，其他的獎懲、體檢、技能等信息無關(guān)緊要。其次部分人員還認(rèn)為：企業(yè)的檔案管理是企業(yè)自己的工作，與自己的利益與發(fā)展沒有多大關(guān)系，因此只要做好本職工作就不用管那么多了。加上少數(shù)小微企業(yè)中更強調(diào)日常的生產(chǎn)經(jīng)營，因此導(dǎo)致忽視了對員工人力資源檔案的管理工作，進(jìn)而使得企業(yè)上下對員工的建檔問題顯得漠不關(guān)心，不利于企業(yè)人力資源管理工作的順利開展。

（二）企業(yè)檔案管理缺乏專業(yè)的人才

企業(yè)的檔案管理工作效率的快慢，將對企業(yè)的人力資源工作產(chǎn)生重要影響，因此對于企業(yè)的人力資源檔案管理工作者而言，應(yīng)提高管理的技能，促進(jìn)企業(yè)人資工作的順利進(jìn)行。然而當(dāng)前國內(nèi)小微企業(yè)中的檔案管理者缺乏必要的管理知識與技能，他們只能根據(jù)自己的經(jīng)驗，對員工的檔案進(jìn)行分類歸檔，因此建檔過程中出現(xiàn)較多的檔案分類不明確、資料不齊全或缺失等現(xiàn)象。此外對于檔案信息的分類日常也忽視對其的整理，導(dǎo)致人力資源部門調(diào)用查看相關(guān)資料時，管理者很難在短時間內(nèi)檢索出來，進(jìn)而影響了工作效率。

（三）人力資源檔案管理的制度體系仍有待健全

企業(yè)中的人力資源檔案管理制度對人力資源的歸檔范圍沒有進(jìn)行明確規(guī)定，而且對于檔案的登記查看流程無明確規(guī)定，更有部分小微企業(yè)直接禁止查看員工的檔案，由此不利于全面了解員工的綜合動態(tài)。此外，小微企業(yè)中人事檔案管理的建立涉及到多個部門，但是這些部門并沒有真正配合人事部門建立員工檔案，甚至漠不關(guān)心或出現(xiàn)互相推卸責(zé)任現(xiàn)象，由于缺乏人事檔案管理規(guī)章制度，由此降低了企業(yè)檔案的建立與管理效率。

（四）人力資源檔案管理水平有限

目前很多企業(yè)人力資源檔案管理水平不高，管理的方式仍然以傳統(tǒng)的手工操作管理為主，而運用先進(jìn)的信息技術(shù)與智能化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的水平偏低，導(dǎo)致人力資源檔案管理工作質(zhì)量和效益低。其次人力資源檔案管理人員沒有專業(yè)的技術(shù)水平，也沒有專業(yè)的知識，甚至有的人員沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)。所以他們對于人力資源管理工作沒有全身心的投入，而是按照自己的意愿，想怎樣展開工作就怎樣展開工作，沒有考慮工作任務(wù)，更沒有認(rèn)真完成工作的態(tài)度，嚴(yán)重影響了人力資源檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量。

（五）企業(yè)中的人力資源檔案管理缺乏硬、軟件設(shè)施

小微企業(yè)的人力資源檔案管理缺乏硬件設(shè)施，企業(yè)中沒有建立人力資源檔案的設(shè)備或檔案室，而是將部分辦公桌或儲物柜作為檔案的存放地點。時間一長導(dǎo)致檔案出現(xiàn)霉變、檔案紙質(zhì)受到破壞、出現(xiàn)蟲蛀或人為損壞、丟失等現(xiàn)象，影響了檔案質(zhì)量和完整，同時小微企業(yè)里基本沒有專業(yè)檔案管理軟件輔助管理檔案，人力資源檔案管理潛在的價值難以得到充分挖掘，影響了企業(yè)人力資源管理工作，不利于企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

三、有效提高現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案管理之措施

（一）積極轉(zhuǎn)變觀念從而提高對人力資源檔案管理的重視意識

企業(yè)的管理者應(yīng)重視對人力資源檔案管理工作，讓員工加深人力資源檔案對企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展、對員工自身價值的意識，確保企業(yè)的人力資源檔案管理活動能夠順利融入人力資源管理活動當(dāng)中。其次培養(yǎng)現(xiàn)代小微企業(yè)員工的建檔、護檔的意識，同時企業(yè)的人力資源管理工作者，也應(yīng)不斷強化員工的人事檔案管理與法治意識，較好地使企業(yè)員工認(rèn)識到：人力資源檔案管理工作的價值對于員工自身發(fā)展發(fā)揮的重要意義，從而不斷地強化人力資源檔案管理的意識。

（二）加大對檔案管理人才的引進(jìn)并建設(shè)檔案管理人才隊伍

小微企業(yè)的人力資源檔案管理工作，要想順利的進(jìn)行離不開檔案管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)，為此企業(yè)應(yīng)積極引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，提高對檔案管理者的技能培訓(xùn)，從而確保順利開展企業(yè)的人力資源檔案工作。一方面積極參加檔案行政管理部門舉辦的檔案管理知識和業(yè)務(wù)培訓(xùn)活動，邀請檔案管理專業(yè)人士到企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)講座或指導(dǎo)，不斷提高檔案工作人員的專業(yè)知識及管理水平與能力;另一方面需要積極加強企業(yè)現(xiàn)有檔案管理人才隊伍的建設(shè)工作，不斷培養(yǎng)熟悉人力資源檔案管理信息技術(shù)的綜合型人才，更好地推動現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案管理工作取得更大的進(jìn)步。

（三）企業(yè)應(yīng)重視檔案制度的建設(shè)并規(guī)范管理

有效且完善的人力資源檔案管理制度，是順利開展人力資源管理工作的重要基礎(chǔ)與保障，為此提高企業(yè)人力資源檔案管理工作。企業(yè)應(yīng)該積極建立行之有效的檔案管理規(guī)章制度，體現(xiàn)管理制度的威嚴(yán)與威信，有利于較快提高檔案管理工作的時效性。此外制度還應(yīng)簡明扼要，避免出現(xiàn)過于繁瑣造成人力資源檔案管理工作質(zhì)量出現(xiàn)下降;通過各項制度的制定與有效實施，從而較快地提高人力資源檔案管理工作的水平，促進(jìn)企業(yè)人力資源管理工作的順利發(fā)展。

（四）充分運用先進(jìn)的技術(shù)提高人力資源檔案管理的效率與水平

企業(yè)人力資源檔案的管理者應(yīng)該積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，進(jìn)而有效結(jié)合計算機技術(shù)開展檔案管理工作，不斷提高企業(yè)人力資源檔案管理的效率與水平。其次管理者還應(yīng)善于利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人力資源檔案管理模式，有效減少人力資源檔案管理工作的投入成本并提高管理效率;明確規(guī)范檔案管理的各業(yè)務(wù)流程，確保企業(yè)檔案管理工作成效的準(zhǔn)確性與有效性，促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展。

（五）進(jìn)行人力資源檔案的信息資源與數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

確保人力資源檔案管理工作的順利開展，還需要不斷進(jìn)行人力資源檔案信息資源與數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作，從而大大減少人力資源檔案管理的經(jīng)營與維護成本。其次建立信息資源數(shù)據(jù)庫，有利于將企業(yè)員工的檔案進(jìn)行細(xì)化，進(jìn)而實現(xiàn)企業(yè)人力資源檔案信息的有效整合與實時共享，避免檔案信息系統(tǒng)出現(xiàn)泄密、失密以及檔案信息出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象。此外還可為企業(yè)今后的保存、查閱利用等方面，提供更加全面、完整且有效的信息，最終提高企業(yè)的人力資源檔案管理工作的質(zhì)量水平。

四、結(jié)語

因此，促進(jìn)現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案管理工作水平的提高，應(yīng)加大完善檔案管理的制度、提高對檔案管理工作的重視與意識，同時積極引進(jìn)檔案管理綜合型人才，采用先進(jìn)技術(shù)方法等有效措施，促進(jìn)現(xiàn)代小微企業(yè)人力資源檔案管理工作的順利開展，最終推動企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

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篇（9）

檔案管理亦稱檔案工作，是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案管理工作主要包括：檔案收集、檔案整理、檔案價值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計、檔案編輯和研究（檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用等八個工作項目和過程。當(dāng)前，越來越多的企業(yè)都開始認(rèn)識到了檔案管理的重要性，檔案管理在企業(yè)管理中的地位也越來越重要。

二、發(fā)揮檔案管理經(jīng)濟效益作用的措施與對策

隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的不斷完善，檔案管理本文由收集整理對企業(yè)發(fā)展中的作用越來越突出。高效、有序以及規(guī)范的檔案管理可以提升企業(yè)經(jīng)濟效益和管理水平，但不可否認(rèn)的是，目前，在我國一些企業(yè)中，檔案管理中仍然存在著一些問題和不足，這些問題惡化不足不僅制約了企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的提升，更影響了企業(yè)經(jīng)濟效益的提升。下面就發(fā)揮檔案管理經(jīng)濟效益作用的措施和對策來進(jìn)行一些淺顯的分析和探討，希望這些措施和對策可以提高我國企業(yè)檔案管理水平和質(zhì)量，最大限度的發(fā)揮出檔案管理在提升企業(yè)經(jīng)濟效益方面的重要作用。

第一，提高對檔案管理的認(rèn)識。

在一個企業(yè)中，企業(yè)管理主要包括有：財務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理以及人力資源管理等多個管理方面，這些管理對企業(yè)經(jīng)濟效益的提升是非常明顯的，而檔案管理就不同了，檔案管理對企業(yè)經(jīng)濟效益的影響是長遠(yuǎn)和隱性的，因此，在一些企業(yè)中企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者都不太重視企業(yè)的檔案管理，而是更加重視可以為企業(yè)帶來明顯經(jīng)濟效益的企業(yè)管理，因此，要想充分發(fā)揮出檔案管理在提升企業(yè)經(jīng)濟效益方面的作用，就必須提高企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者對檔案管理的認(rèn)識。一是提升自身的認(rèn)識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者的認(rèn)識對檔案管理工作有著至關(guān)重要的影響。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)，提高對檔案管理工作的認(rèn)識，從思想上認(rèn)識到檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展是有利的；二是提高員工對檔案管理的認(rèn)識。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者只提高自身的認(rèn)識還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要提升企業(yè)員工特別是企業(yè)檔案管理員工的認(rèn)識，畢竟企業(yè)的檔案管理工作都需要企業(yè)員工來執(zhí)行，因此，這時候，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者就必須充分發(fā)揮出自身在企業(yè)管理中的核心和主導(dǎo)作用，通過自身的影響來提升企業(yè)員工對檔案管理工作的認(rèn)識。

第二，加強對檔案管理人員隊伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的各方面素質(zhì)。

企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)直接影響了企業(yè)檔案管理質(zhì)量，而檔案管理質(zhì)量又影響了檔案管理對企業(yè)經(jīng)濟效益作用的發(fā)揮，因此，企業(yè)要想最大限度的發(fā)揮檔案管理對企業(yè)經(jīng)濟效益的作用，就必須加強企業(yè)檔案管理人員隊伍的建設(shè)，提高檔案管理人員的各方面素質(zhì)。為此：

堅持每月學(xué)習(xí)制度。企業(yè)要提高檔案管理人員的素質(zhì)，就必須要求企業(yè)檔案管理員工不斷地學(xué)習(xí)，在不斷的學(xué)習(xí)中不斷提高自身的素質(zhì)和對工作的熟練度。學(xué)習(xí)內(nèi)容包括《檔案法》和公司制定的《檔案管理辦法》、《技術(shù)檔案管理實施細(xì)則》、《合同管理辦法》等管理制度。長期堅持下去，企業(yè)檔案管理員工的素質(zhì)必然會有一個質(zhì)的提升。

加強對檔案管理員工的培訓(xùn)。培訓(xùn)是老板送給員工最好的禮物。培訓(xùn)不僅可以提升員工的素質(zhì)，更可以留著員工。隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，新技術(shù)、新事物以及新理念層出不窮，這就要求企業(yè)加強對員工的培訓(xùn)，使其可以不斷適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的需要，如當(dāng)前企業(yè)檔案管理的信息化趨勢不可逆轉(zhuǎn)，基于計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的信息化檔案管理系統(tǒng)，對企業(yè)檔案管理員工的素質(zhì)提出了更好的要求，不僅需要企業(yè)檔案管理員工熟練的掌握各種檔案管理方法和方法，還需要精通計算機技術(shù)和各種網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這都需

篇（10）

一、人力資源管理與人事檔案管理

1．1人力資源管理

所謂人力資源管理是指在企業(yè)戰(zhàn)略的指導(dǎo)下，通過科學(xué)方法的運用，以人力資源戰(zhàn)略和規(guī)劃分析為基礎(chǔ)，對企業(yè)的人力資源進(jìn)行配置、考核、規(guī)范等工作，以實現(xiàn)企業(yè)目標(biāo)和員工的價值。通常情況下，人力資源管理工作包含了培訓(xùn)與開發(fā)、招聘與配置、薪酬與福利管理等等。

1．2人事檔案管理

人事檔案是在人事活動中形成，主要是記錄員工個人、家庭以及工作情況，其內(nèi)容可以反映一個人的經(jīng)歷和品行，并以個人為單位集中保存以備查閱的文件資料。人事檔案的實體管理主要包含檔案的收集、鑒定等，人事檔案的管理工作是對人事檔案的實體管理，并對人事檔案信息進(jìn)行適當(dāng)?shù)睦煤烷_發(fā)。

1．3人力資源管理與人事檔案管理的關(guān)系

人力資源管理與人事檔案管理工作之間有著密切的聯(lián)系，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，其可以促進(jìn)人力資源管理活動的順利開展，通常情況下，企業(yè)可以通過人事檔案來查找員工的具體資料，了解每個員工的情況。而人事檔案則記錄了每個員工的資料，是承載員工各項信息的載體，人力資源管理的各項活動也是人事檔案內(nèi)容的主要來源，兩者之間是相互依賴的關(guān)系。

二、人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用

人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用可以從以下幾方面進(jìn)行分析。

2．1提高企業(yè)內(nèi)外部員工的整體質(zhì)量

企業(yè)內(nèi)部的人力資源招聘工作主要包含了內(nèi)部招聘和外部招聘兩個方面，內(nèi)部招聘主要是從企業(yè)內(nèi)部員工中招聘選擇所需人才，外部招聘是從社會和高校招聘企業(yè)需要的人才。但是在企業(yè)內(nèi)部員工招聘中，經(jīng)常會出現(xiàn)企業(yè)員工不管應(yīng)聘人員的專業(yè)和資質(zhì)，隨意招聘自己老鄉(xiāng)和校友的情況，這在很大程度上降低了企業(yè)員工的整體素質(zhì)，影響了企業(yè)的內(nèi)部管理。但是企業(yè)通過人事檔案管理工作，可以對員工的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一的分析，以合理安排人事招聘人員，避免任用與招聘地區(qū)和高校相關(guān)的員工，以保障企業(yè)員工的質(zhì)量。除此之外，在實施企業(yè)內(nèi)部招聘時，企業(yè)還應(yīng)該分析員工的檔案資料，以為內(nèi)部員工的選拔提供重要依據(jù)。

2．2幫助企業(yè)進(jìn)行人力資源規(guī)劃

人事檔案中包含了企業(yè)內(nèi)部人才結(jié)構(gòu)、人才水平以及人才數(shù)量等方面的信息資料，通過人事檔案的整理工作，可以為企業(yè)分類企業(yè)人才，幫助企業(yè)了解人類資源的存量和具體信息。比如，人事檔案管理部門對企業(yè)內(nèi)部員工退休和流動情況的分析，可以讓企業(yè)人力資源管理工作及時把握企業(yè)的人才流動情況，以為企業(yè)的未來發(fā)展提供重要的參考信息。由此可見，人事檔案管理工作可以幫助企業(yè)更好的規(guī)劃企業(yè)內(nèi)部人力資源，促進(jìn)企業(yè)未來更好的發(fā)展。

2．3幫助企業(yè)更針對性的實施培訓(xùn)

員工培訓(xùn)是企業(yè)內(nèi)部運行的重要組成部分，企業(yè)要想讓員工培訓(xùn)獲得所需的效果，就必須了解每個員工的工作需要，以提高員工培訓(xùn)的針對性。為此，通過人事檔案管理工作，企業(yè)可以了解每個員工的教育背景、年齡等，對于年輕的企業(yè)員工，企業(yè)可以對其進(jìn)行新知識的培訓(xùn)，對于年齡較大的員工，對知識培訓(xùn)的抵觸情緒較大，對此，企業(yè)可以對其進(jìn)行健康保健培訓(xùn)，以充分調(diào)動他們的工作積極性。

2．4促進(jìn)企業(yè)跨地域文化管理

企業(yè)員工來自不同的地域，會給企業(yè)帶來不同的地域文化，為此，在企業(yè)管理中，企業(yè)應(yīng)該注意了解和分析每個員工的地域文化，促進(jìn)企業(yè)跨地域文化的管理，幫助企業(yè)員工之間相互了解，避免出現(xiàn)文化沖突。人事檔案管理工作可以對員工的工作經(jīng)歷和籍貫等進(jìn)行分類，相關(guān)工作人員可以對每個員工的文化特質(zhì)進(jìn)行分析，并對員工在未來工作中可能遇到的沖突問題進(jìn)行預(yù)測，提出解決方案。比如，企業(yè)可以安排不同文化背景的員工進(jìn)行溝通合作，讓他們在工作中加強溝通，促進(jìn)員工與員工之間的合作，提高企業(yè)的內(nèi)部凝聚力。

2．5對員工采取有針對性的激勵手段

員工的檔案內(nèi)容，可以幫助企業(yè)人力資源管理工作者詳細(xì)了解每個企業(yè)員工的工作需求。馬斯洛在需求層次理論中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現(xiàn)的需求。也就是說，每個人都有自身的不同需求，不同的人對自身的需求層次也各不相同，對企業(yè)來說，只有通過對員工檔案資料的詳細(xì)分析，才能了解每個員工的現(xiàn)實需要，以更有針對性的采取各種激勵手段，激發(fā)員工的工作熱情。

3.結(jié)語

人事檔案管理工作在企業(yè)人力資源管理中有著十分重要的作用，其中人事檔案管理資料的價值主要體現(xiàn)在檔案的具體利用上，檔案管理人員通過對檔案資料的整理、分析，幫助人力資源管理部門更好的實施人力管理工作，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部員工的工作積極性。為此，在未來的企業(yè)發(fā)展中，必須充分重視人事檔案管理工作的重要性，并通過利用各類先進(jìn)的信息技術(shù)，對檔案資料進(jìn)行科學(xué)的歸納管理，讓人事檔案管理工作更科學(xué)，以更好的促進(jìn)企業(yè)的人力資源管理工作。(作者單位:國網(wǎng)北京市電力公司綜合服務(wù)中心)

參考文獻(xiàn):

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［2］張?zhí)m月．檔案工作中的知識管理分析［J］．河南職工醫(yī)學(xué)院學(xué)報．2010(02)