序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇辦公檔案數(shù)字化管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

引 言

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及辦公自動(dòng)化的應(yīng)用，施工企業(yè)的文書檔案管理越來(lái)越便捷。傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐，已擁有一套其自身的工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。

文書檔案管理是施工單位檔案存在的基礎(chǔ)和重要的資源發(fā)生地，它客觀地反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面的過(guò)程和成果。隨著改革形勢(shì)的不斷發(fā)展，文書檔案管理水平如何提高，以滿足各方面的需求，從而適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書檔案管理的自動(dòng)化在檔案工作中應(yīng)用的新問(wèn)題。

1 辦公自動(dòng)化對(duì)施工企業(yè)文書檔案管理工作的促進(jìn)作用

在施工企業(yè)日常的公文辦理過(guò)程中，相關(guān)工作人員辦理的文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生。在傳統(tǒng)手段中，文件傳遞是靠郵政系統(tǒng)派發(fā)傳送，因而文件到達(dá)時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索造成很大的不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之后，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)效性。下面就談?wù)勣k公自動(dòng)化對(duì)施工企業(yè)文書檔案管理工作的促進(jìn)作用。

1.1 工作效率和質(zhì)量得到了前所未有的突破

施工企業(yè)所要登記在案的資料數(shù)據(jù)數(shù)量大，包括地質(zhì)信息數(shù)據(jù)、人員設(shè)備等等。施工企業(yè)實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化后，相關(guān)的檔案信息經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理后，便可儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中。如果需要計(jì)算或者整理，計(jì)算機(jī)也可以自動(dòng)處理，其運(yùn)行速度也很快，文件資料的收集與查詢等也變得十分便捷，大大提高了文書檔案管理工作的效率和質(zhì)量。特別是檔案信息的服務(wù)利用，這是辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)勢(shì)。傳統(tǒng)的手工操作檔案管理方式，完全依賴于人工進(jìn)行檔案資料的收集、儲(chǔ)存與查閱等，檔案工作人員的工作量異常繁重，致使檔案信息的服務(wù)利用不能夠滿足人們的日常需求。辦公室自動(dòng)化在施工企業(yè)文書檔案管理中的應(yīng)用恰好解決了這一問(wèn)題。

1.2 解決了檔案存儲(chǔ)的空間問(wèn)題

文件文書檔案數(shù)量越來(lái)越多，尤其像是施工企業(yè)，需要記錄和儲(chǔ)存的文件數(shù)量和數(shù)據(jù)特別多，這也意味著其整理工作越來(lái)越繁瑣。但隨著辦公自動(dòng)化設(shè)備的普及，大多數(shù)文書檔案已經(jīng)變成了數(shù)字化的電子文件，再根據(jù)辦公目的和要求將所需的文書檔案印制成紙質(zhì)文書進(jìn)行保存。為了適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案管理和信息服務(wù)的需求，要求要將原有的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，這就大大節(jié)省了文書檔案的儲(chǔ)存空間，檔案信息的查詢也變得十分便捷。

1.3 實(shí)現(xiàn)了檔案信息的共享和在線服務(wù)

傳統(tǒng)的檔案管理模式使檔案信息不能共享，檔案的利用率也就不高。但是如果把文書檔案管理轉(zhuǎn)化為電子文件之后，可將電子文件組建為一個(gè)電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)檢索功能進(jìn)行信息查詢。施工企業(yè)可利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，將施工信息輸入并建立與每個(gè)施工項(xiàng)目相關(guān)的數(shù)據(jù)庫(kù)，并進(jìn)行精細(xì)化的管理，由案卷級(jí)擴(kuò)展為文件級(jí)，從單一的途徑轉(zhuǎn)變?yōu)轶w系化，實(shí)現(xiàn)從管理檔案目錄的外部特征向內(nèi)外部綜合特征的管理轉(zhuǎn)變。借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將檔案信息與載體分離，并利用信息系統(tǒng)進(jìn)行鏈接，可以得到信息的歷史與現(xiàn)實(shí)、縱向與橫向的多方位記錄，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與在線服務(wù)。

2 應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 電子文件的保密性受到了限制

電子文件的內(nèi)容是沒(méi)有固定的形式，且容易變化，這使得文件的保密性變得很弱。電子文件的修改可以不露痕跡，盡管當(dāng)前已經(jīng)有很多防治電子文件偽造和在原稿上進(jìn)行刪改的計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是仍然不能從根本上改善電子文件的易變性。電子文件的字體、字號(hào)等固定的模式，將電子文件印制成紙質(zhì)文件后，無(wú)法辨認(rèn)其作者，因?yàn)殡娮游募痪哂刑囟ǖ淖舟E。這些問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了挑戰(zhàn)。

2.2 檔案綜合管理人員培訓(xùn)缺失，專業(yè)素養(yǎng)不足

當(dāng)前，文書檔案管理在施工企業(yè)中有著舉足輕重的地位，可以直接反映企業(yè)的整體管理水平，也是當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。調(diào)查顯示，由于文書檔案管理在我國(guó)發(fā)展較晚，受到的重視程度還不高，一部分單位的檔案管理工作者缺乏相關(guān)專業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)，專業(yè)素養(yǎng)缺失，對(duì)檔案管理工作的進(jìn)展在一定程度上存在影響。況且對(duì)電子檔案的管理，絕不僅僅是懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信的管理人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員在技術(shù)和素質(zhì)水平上有了更高的要求。

3 辦公自動(dòng)化在施工企業(yè)文書檔案管理應(yīng)用中問(wèn)題的解決方法

辦公自動(dòng)化對(duì)施工企業(yè)的文書檔案管理有著重要意義，這也使文書檔案管理進(jìn)入了一個(gè)快速發(fā)展的新時(shí)代。但需要注意的是，辦公室自動(dòng)化的應(yīng)用也引發(fā)了很多問(wèn)題，如何有效地解決這些問(wèn)題成為新形勢(shì)下施工企業(yè)文書檔案管理健康發(fā)展的關(guān)鍵。

3.1 加強(qiáng)硬件建設(shè)，改善硬件環(huán)境

文書檔案管理的現(xiàn)代化是依賴于計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等手段得以實(shí)現(xiàn)的，這也就要求施工企業(yè)必須搞好硬件建設(shè)，這也是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化的先決條件。只有不斷地加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的更新等，實(shí)現(xiàn)技術(shù)設(shè)備和手段的現(xiàn)代化，使相關(guān)工作人員學(xué)會(huì)使用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)進(jìn)行文書檔案管理工作，才能提高施工企業(yè)整體的文書檔案管理水平。

3.2 實(shí)現(xiàn)檔案工作人員專業(yè)化和現(xiàn)代化的有機(jī)結(jié)合

檔案管理工作人員是實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)，傳統(tǒng)管理模式的長(zhǎng)期侵襲，使得相關(guān)工作人員變得麻木和落后，其意識(shí)和思想沒(méi)有得到更新，導(dǎo)致現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)和設(shè)備沒(méi)有被完全和合理地應(yīng)用。所以，檔案工作人員必須認(rèn)清當(dāng)下的發(fā)展形勢(shì)，及時(shí)學(xué)習(xí)和熟練掌握新的管理理念和手段，才能減輕工作量，也提高了工作效率。

3.3 采取措施提高文書檔案的安全性

首先，通過(guò)掃描技術(shù)，將帶有印章、個(gè)人字跡等文書檔案轉(zhuǎn)化為圖像性質(zhì)的電子文件，這樣可以有效地防止電子文件文書檔案被肆意修改，保證電子文件的原始內(nèi)容，還可以大大減小文書檔案的存儲(chǔ)空間，有利于文書檔案的長(zhǎng)期保存；其次，采用專用軟件對(duì)電子文件文書檔案進(jìn)行加密處理；然后，采取備份和驗(yàn)證措施，防止電子文件的丟失及失真，對(duì)永久保存的電子文件要制成紙質(zhì)文件或縮微品；最后，利用路由器和防火墻等措施實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)的隔離，保證辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的安全。

3.4 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

①以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高自身素質(zhì)的根本途徑，同時(shí)，相關(guān)管理部門對(duì)文書檔案管理人員的培訓(xùn)也是相當(dāng)必要的，他們可以從中得到交流與學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，不斷積累檔案專業(yè)知識(shí)及管理經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而運(yùn)用到檔案管理工作中；②加強(qiáng)檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，不斷擴(kuò)大自己的交際面，通過(guò)互動(dòng)交流與學(xué)習(xí)，可以獲得兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，以及運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維的能力，從而為建設(shè)一支高質(zhì)量的檔案隊(duì)伍打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4 結(jié) 語(yǔ)

綜上所述，辦公室自動(dòng)化有助于施工企業(yè)文書檔案管理工作，這也是當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性，實(shí)行全面科學(xué)化的文書檔案管理是衡量施工企業(yè)管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)，這就要求相關(guān)部門必須切實(shí)對(duì)檔案管理者進(jìn)行素質(zhì)培養(yǎng)與提高，重視文書檔案管理工作，強(qiáng)化文書檔案管理水平，加強(qiáng)部門間的協(xié)調(diào)合作與交流，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的安全化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，確保我國(guó)施工企業(yè)文書檔案管理工作走向正規(guī)化、健康化的發(fā)展軌道，為最終實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益提供可靠保障。

參考文獻(xiàn)

[1]張會(huì)華.文書檔案管理的辦公自動(dòng)化[J].科技資訊，2012（26）：67～68.

篇（2）

1 文書檔案管理辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題

1.1 電子文件的保密性受到削弱

與紙質(zhì)文件相比，電子文件沒(méi)有固定的形式且易于變化，這就使得其文件內(nèi)容容易被他人修改，且改動(dòng)后不留下痕跡。此外，電子文件還沒(méi)有特定的字跡，并且其字號(hào)、字體等的修改都較為容易，同時(shí)，電子文件還不能同紙質(zhì)文件一樣進(jìn)行簽名或蓋章。電子文件的這些特性都使得其自身的保密性受到削弱，人們無(wú)法根據(jù)文件的印章、字跡等特點(diǎn)來(lái)判斷其是否為原件，這也造成了電子文件自身原始性不能得到確定。以上這些問(wèn)題都對(duì)網(wǎng)絡(luò)電子文件自身的保密性造成了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，并使文件自身的保密性受到削弱。

1.2 對(duì)檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)要求提高

電子文件和電子檔案的歸檔與管理是一項(xiàng)技術(shù)性和專業(yè)性結(jié)合較強(qiáng)的工作，這就決定了其對(duì)檔案管理人員自身的綜合素質(zhì)有著更高的要求。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理人員不僅要具有較高層次的知識(shí)素養(yǎng)，還要熟練掌握數(shù)據(jù)通訊技術(shù)或計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，并且熟悉傳統(tǒng)檔案管理的原則、理論、技術(shù)和方法，從而以高水平的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能來(lái)切實(shí)提高文書檔案工作的管理水平。

2 提高文書檔案管理辦公自動(dòng)化的有效措施

辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中的有效應(yīng)用有著巨大的優(yōu)勢(shì)，也揭開了文書檔案管理工作的新篇章。但同時(shí)，文化檔案管理的辦公自動(dòng)化也存在著一些問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題，該文提出了以下幾個(gè)方面的解決措施。

2.1 積極進(jìn)行硬件建設(shè)，促使硬件環(huán)境的改善

文書檔案管理的辦公自動(dòng)化主要依賴于互聯(lián)網(wǎng)、電子計(jì)算機(jī)以及其他各種類型的數(shù)字化設(shè)備，因此，積極進(jìn)行硬件設(shè)備的建設(shè)對(duì)于提高文書檔案管理的辦公自動(dòng)化有著決定性的作用。同時(shí)，只有加強(qiáng)檔案管理設(shè)備的硬件建設(shè)，改善文檔管理的硬件環(huán)境，才能促使工作人員更積極地參與到現(xiàn)代化技術(shù)的學(xué)習(xí)和應(yīng)用當(dāng)，從而實(shí)現(xiàn)文檔管理技術(shù)手段和技術(shù)設(shè)備的現(xiàn)代化，促使檔案管理水平的提高。

2.2 加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)化外網(wǎng)和內(nèi)網(wǎng)的合理布局

辦公自動(dòng)化內(nèi)外網(wǎng)的有效隔離是保證網(wǎng)絡(luò)安全的最有效和最主要措施之一。具體來(lái)說(shuō)，第一層主要是利用路由器來(lái)過(guò)濾掉被屏蔽的服務(wù)和IP地址，然后在選擇一些可以放行的地址來(lái)進(jìn)入文檔辦公自動(dòng)化的網(wǎng)絡(luò)。第二層是利用防火墻來(lái)進(jìn)行有效地隔離防護(hù)。一般來(lái)說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)中的防火墻大都具有認(rèn)證機(jī)制，且從整體來(lái)看，防火墻具有的基本功能主要有以下幾種：對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的相關(guān)檢測(cè)和告警；對(duì)經(jīng)過(guò)防火墻的活動(dòng)和信息內(nèi)容進(jìn)行記錄；封堵一些被禁止的業(yè)務(wù)；對(duì)進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的某些訪問(wèn)行為進(jìn)行管理。通過(guò)這樣的方法不僅能夠?qū)ξ臋n信息起到保密作用，還可以提高檔案管理的時(shí)效性。

2.3 促使檔案管理人員實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與專業(yè)化的有機(jī)結(jié)合

檔案管理人員的現(xiàn)代化是促使檔案管理辦公自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)的重要保證。傳統(tǒng)文檔管理模式的長(zhǎng)期沿用使得當(dāng)前的檔案管理存在著工作人員的現(xiàn)代技術(shù)水平較低或者是技術(shù)文盲的現(xiàn)象，這就使得進(jìn)行檔案管理的一些現(xiàn)代化設(shè)備并不能得到良好的應(yīng)用，文檔信息管理的辦公自動(dòng)化也就無(wú)從談起。因此，在科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新形勢(shì)下，檔案管理人員必須要增強(qiáng)憂患意識(shí)和時(shí)代精神，認(rèn)清時(shí)展的形式，通過(guò)培訓(xùn)或?qū)W習(xí)來(lái)積極掌握傳統(tǒng)檔案管理的原則、理論，技術(shù)和方法等專業(yè)技能，同時(shí)還要不斷提高對(duì)數(shù)據(jù)通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)等的掌握能力，以實(shí)現(xiàn)自身現(xiàn)代化和專業(yè)化的有機(jī)結(jié)合。

2.4 采取有效的措施來(lái)提高電子檔案管理的安全性

篇（3）

文書檔案整理是醫(yī)院辦公室的重要工作之一，記錄了上級(jí)及本院政策的變更與發(fā)展、人員的交替、榮譽(yù)以及財(cái)務(wù)歷史賬單等，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。長(zhǎng)期以來(lái)，辦公室文書檔案工作一直停留在手寫及手工整理階段，對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用較少，遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)院臨床電子檔案的電子化應(yīng)用水平，更不符合辦公室文書檔案管理的現(xiàn)代化要求，醫(yī)院文書檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理勢(shì)在必行。

一、醫(yī)院文書檔案管理現(xiàn)狀

（一）存檔方式單一。以本院為例，作為市級(jí)?？漆t(yī)院，本院文書檔案量相對(duì)較少，一直以紙張為主要存儲(chǔ)方式，沒(méi)有進(jìn)行電腦掃描存儲(chǔ)也沒(méi)有電子文檔資料，重要文件亦沒(méi)有備份，檔案原件被反復(fù)借閱、使用不可避免出現(xiàn)原件受損或遺失，而很多20年前的紙質(zhì)存檔文件則已經(jīng)出現(xiàn)發(fā)黃、破損等問(wèn)題。

（二）文件缺失嚴(yán)重。醫(yī)院很多文書資料需由不同科室提供，又有很多文件歸檔之前也經(jīng)由多科室傳閱，由于沒(méi)有電腦掃描存儲(chǔ)，只能等各科室傳遞完畢之后歸檔，通常原件已經(jīng)出現(xiàn)污損，甚至部分文件在傳閱中丟失；存檔之后，由于都是由檔案人員結(jié)合相關(guān)檔案文件要求然后根據(jù)個(gè)人理解對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，確定是否應(yīng)該歸檔，是否屬于永久文件、30年文件或20年文件，檔案人員的專業(yè)水平?jīng)Q定檔案整理水平，不可避免出現(xiàn)文件歸檔類別有誤以及某類文件缺失。

（三）查詢困難重重。目前的查閱文件的方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力，通常是：詢問(wèn)年限―查找收發(fā)文登記本―逐條尋找―查找登記號(hào)―逐件翻找文件―復(fù)印，遇到缺失的檔案或年份不詳?shù)臋n案甚至要將臨近所有檔案查找一遍，極大地增加了辦公室人員的工作量。

二、醫(yī)院辦公室文書檔案實(shí)現(xiàn)電子化管理的必要性

（一）實(shí)現(xiàn)存檔方式多樣化，最大限度地保護(hù)檔案原件。應(yīng)用電腦掃描、照相等手段，實(shí)現(xiàn)檔案?jìng)浞荩乐箼n案丟失無(wú)法彌補(bǔ)，改變傳統(tǒng)檔案只有紙質(zhì)化的方式，以電子方式對(duì)檔案進(jìn)行收藏、管理可以有效地保護(hù)檔案原件，防止檔案原件因過(guò)多借閱查找而損壞或丟失。

（二）辦公室文書檔案電子化可以更好地體現(xiàn)醫(yī)院文書檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合和共享。辦公室文件經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批示后需相關(guān)科室傳閱，文件不僅經(jīng)常拖遲歸檔而且易丟失，很多需全員知曉的政策性文件也難以傳達(dá)到全院，檔案實(shí)行電子化管理后，對(duì)于需相關(guān)科室閱讀的檔案文件及可以共享的檔案文件可以利用醫(yī)院局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)院內(nèi)共享，提高了檔案的時(shí)效性、應(yīng)用價(jià)值以及應(yīng)用范圍，同時(shí)也保證了文書檔案的完整性。

（三）大幅度提高辦公室工作效率，文件查找快捷。文書檔案電子化不僅使文件資料的存儲(chǔ)、分類以及統(tǒng)計(jì)等方便有序，而且再次查閱時(shí)即使年份不詳，只需要關(guān)鍵詞查找，然后打印即可，檔案人員也不需要再在成堆的檔案中逐一翻閱查找，節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。

三、實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案管理電子化的障礙

辦公室文書檔案的電子化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期任務(wù)，隨著醫(yī)院發(fā)展及辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，越來(lái)越需要檔案管理擺脫現(xiàn)有傳統(tǒng)方式，利用材料提交系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)等應(yīng)用軟件及計(jì)算機(jī)自帶的關(guān)鍵詞查找功能等實(shí)現(xiàn)檔案的收集、管理、歸檔、查詢的規(guī)范化管理，建立全面的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，但在實(shí)現(xiàn)電子化的過(guò)程中還面臨著許多阻礙，這主要涉及到主管文書檔案人員專業(yè)素質(zhì)、人力物力財(cái)力以及檔案存儲(chǔ)安全等問(wèn)題。

（一）主管文書檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)與計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平無(wú)法滿足檔案電子化后的要求。特別是年長(zhǎng)者，他們的專業(yè)水平毋庸置疑，在長(zhǎng)期的辦公室工作中也已形成一套自己的檔案管理方式，不過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用尚難以熟練掌握，在心理上甚至排斥，不愿改變現(xiàn)有狀態(tài)，而年輕的辦公室人員雖然可以熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)但在專業(yè)素養(yǎng)上又有所欠缺，無(wú)法將紙質(zhì)檔案與電子檔案合理地融合歸納。

（二）初始的人力物力財(cái)力支出大。在電子檔案建立之初，首先必須對(duì)辦公室人員進(jìn)行相關(guān)的技術(shù)培訓(xùn)，并隨著技術(shù)的更新需要M行定期的相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，其次上網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)等都需要大量的資金投入，而后期的軟件細(xì)節(jié)規(guī)范化和軟件升級(jí)等都需要相關(guān)人員跟進(jìn)服務(wù)。

（三）檔案電子化后，由于存儲(chǔ)設(shè)備易破壞，文件安全問(wèn)題必須予以重視。一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，就可能造成系統(tǒng)無(wú)法工作，丟失部分資料，與此同時(shí)設(shè)備的更新也為電子檔案的長(zhǎng)久保管帶來(lái)困難，特別是有時(shí)文件在，但讀取設(shè)備損壞，便無(wú)法獲取文件。

四、實(shí)現(xiàn)辦公室文書檔案電子化的對(duì)策

辦公室電子文件檔案建設(shè)比紙質(zhì)文件整理的技術(shù)性要求更高、工作更細(xì)致。在做好紙質(zhì)檔案的整理、分類、歸檔之外，辦公室人員在進(jìn)行電子檔案的建立時(shí)，必須熟練掌握電子檔案的數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，通過(guò)不定期的培訓(xùn)與交流，取長(zhǎng)補(bǔ)短，結(jié)合本醫(yī)院的實(shí)際，結(jié)合數(shù)據(jù)化系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)全部文件進(jìn)行分類劃分，集中處理，此外計(jì)算機(jī)安全的維護(hù)，亦必須制定一套科學(xué)合理的管理制度，這就要求：

（一）工作中懂得思變。就以我院辦公室為例，今年以來(lái)我們以三級(jí)評(píng)審為契機(jī)，辦公室工作開始實(shí)行精細(xì)化管理、電子化辦公，堅(jiān)持寫每日工作日記，以詳細(xì)記錄辦公室日常工作及明日計(jì)劃，對(duì)于上級(jí)發(fā)文與本院發(fā)文實(shí)行電子目錄登記與紙質(zhì)版登記雙管齊下，并將上級(jí)發(fā)文按QQ通知與郵箱通知分類存放以備相關(guān)科室查詢，對(duì)于本院發(fā)文按發(fā)文科室分類存放，并利用一年時(shí)間將我院建院以來(lái)的60年檔案進(jìn)行了電子目錄的整理，辦公室、檔案室各存一份，從而有效地保證文件完整性、工作系統(tǒng)性，文件查詢更便捷。

（二）加快文書檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化的步伐，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)在人力物力財(cái)力方面的最大支持。實(shí)現(xiàn)部分檔案資源在內(nèi)部局域網(wǎng)資源共享，通過(guò)建立web為基礎(chǔ)的服務(wù)體系，將分散的檔案信息資源連接起來(lái)，開發(fā)利用豐富的檔案信息資源，以快速、安全、可靠的途徑提供服務(wù)，適時(shí)與院內(nèi)外相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行交流與合作，為院內(nèi)職工提供更便捷的信息渠道，最大限度體現(xiàn)電子檔案價(jià)值；此外，還需要做好各科室的檔案歸檔意識(shí)，加強(qiáng)宣傳，由下而上轉(zhuǎn)變思維，爭(zhēng)取醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)支持，使相關(guān)科室充分認(rèn)識(shí)和了解檔案的重要性，主動(dòng)配合辦公室人員做好醫(yī)院檔案材料的收集歸檔工作，尤其是電子資料，及時(shí)通過(guò)掃描、照相等信息化手段，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和照片、實(shí)物檔案的數(shù)字化處理后，以電子文件的形式進(jìn)行收藏、管理和使用，既可有效保護(hù)原件，更有利于檔案信息資源的整合和共享，讓領(lǐng)導(dǎo)看到電子檔案更規(guī)范更便捷更有利用價(jià)值，從而爭(zhēng)取最大限度的人力物力財(cái)力支持。

（三）實(shí)現(xiàn)辦公室工作人員隊(duì)伍年輕化，轉(zhuǎn)變舊思維觀念，樹立新的管理理念，推進(jìn)辦公室工作電子化進(jìn)程。辦公室人員是檔案工作的直接推動(dòng)者，他們能否認(rèn)可并熟練掌握電子檔案，關(guān)系檔案電子化能否順利進(jìn)行，所以對(duì)辦公室工作隊(duì)伍應(yīng)該逐步年輕化，增添新血液，在職稱晉升方面建立激勵(lì)機(jī)制，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理理念的創(chuàng)新、管理流程的規(guī)范、管理團(tuán)隊(duì)的重組以及管理手段的革新，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息化。

（四）完善安全制度，做好辦公室電子檔案的存儲(chǔ)、維護(hù)工作。建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度，對(duì)檔案計(jì)算機(jī)要專管專用，及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，對(duì)檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限進(jìn)行安全設(shè)置，對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)安裝嚴(yán)格把關(guān)，定期檢測(cè)系統(tǒng)，多重加密備份，對(duì)于整理的電子文件在不同磁盤中各保存一份；對(duì)于保存文件的計(jì)算機(jī)要及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中的安全、穩(wěn)定，此外，對(duì)電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境也要嚴(yán)格按照檔案保管要求選擇，預(yù)防計(jì)算機(jī)突然損害造成的電子文檔無(wú)法修護(hù)。

五、Y語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展和醫(yī)院信息化的迅速發(fā)展，醫(yī)院辦公室文書檔案走向電子化是必然趨勢(shì)，對(duì)醫(yī)院文書檔案的電子化建設(shè)需要我們積極分析現(xiàn)階段存在的問(wèn)題及困難，努力尋求解決方法，重視人的因素，亦要加快辦公室管理理念創(chuàng)新，提高對(duì)電子文書數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的應(yīng)用能力，從而盡快實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理的電子化、現(xiàn)代化。

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篇（4）

只有提高了文書檔案的管理才能提高日常工作的效率，充分利用時(shí)間。隨著當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展，文書檔案的管理得到了一定程度的進(jìn)步，然而辦公自動(dòng)化的應(yīng)用卻加快了這一進(jìn)程，更好的使社會(huì)各方面都能得到提升。因此推廣以及應(yīng)用自動(dòng)化文書檔案管理是必然的趨勢(shì)。

1 應(yīng)用辦公自動(dòng)化文書檔案管理的好處

1.1 提高了工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作費(fèi)時(shí)費(fèi)力，專業(yè)性很強(qiáng)，人員在操作過(guò)程中不小心就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。傳統(tǒng)的文書管理工作有三難：遺失立卷難，費(fèi)腦費(fèi)心，操作難度大，工作程序枯燥繁瑣，工序多而繁雜，干起來(lái)枯燥乏味，掌握起來(lái)也難：二是管理工作難，需要人操作的工作量大：三是提供利用效率低下，查準(zhǔn)率并不高。如果因?yàn)槲臋n人員立卷水平不高，出現(xiàn)組卷不合理、所擬標(biāo)題不能準(zhǔn)確提示卷內(nèi)文件的內(nèi)容，查找起來(lái)就很困難。

而在計(jì)算機(jī)信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)簡(jiǎn)化工作，節(jié)約時(shí)間和減緩壓力是很普遍的事情，通過(guò)這種計(jì)算機(jī)信息技術(shù)我們可以獲得媒體多種多樣的信息源，加強(qiáng)了對(duì)各行各業(yè)的聯(lián)系，使工作變得更加輕松合理。

1.2 獲取信息更為方便

計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)促使檔案管理走向一個(gè)新的方向。無(wú)論從信息的錄入來(lái)看還是從查找信息來(lái)看都更加方便而且節(jié)約時(shí)間，更重要的是減少了很多繁瑣不必要的操作。我們可以利用計(jì)算機(jī)直接建立一個(gè)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范和日常維護(hù)，更多的人可以通過(guò)資源共享來(lái)瀏覽系統(tǒng)化的檔案，也有助于人們了解什么才是檔案管理工作。從總的來(lái)看，檔案管理工作比以前要更加的簡(jiǎn)約，效率更高。

1.3 提高了安全性和穩(wěn)定性

傳統(tǒng)的檔案管理和現(xiàn)今的管理方式進(jìn)行比較，可以明顯看出傳統(tǒng)方式的繁雜之處，首先錄入檔案的工作就很繁重，長(zhǎng)期保存檔案的成本也很高，一旦保存時(shí)間長(zhǎng)了，尋找就會(huì)很麻煩，而且有可能出現(xiàn)遺失或者蟲蛀等損壞現(xiàn)象。而且傳統(tǒng)的檔案和文件如果要長(zhǎng)途運(yùn)輸?shù)脑挘话霑?huì)采用運(yùn)郵的方式，這種方式相當(dāng)危險(xiǎn)，很可能會(huì)造成信息的泄露或者遺失，對(duì)于企事業(yè)單位的安全性產(chǎn)生威脅。反觀現(xiàn)代的管理方式更加便捷和安全，有一定的隱蔽性，就算距離再遠(yuǎn)，也能快速準(zhǔn)確的傳輸。

1.4 減少了辦公難度

就我們所知，有些特殊工作的難度主要在于信息量巨大，比較復(fù)雜，分類也麻煩，因此人工操作的時(shí)候工作難度高，工作壓力也大，比如氣象的文書管理工作正是如此。而文書檔案的自動(dòng)化完全解決了這些難題，正是因?yàn)橛?jì)算機(jī)擁有存儲(chǔ)空間，可以錄入信息并且保存，在有需要的時(shí)候只需要查詢即可，因此氣象文書檔案在管理方面自然也變的容易，工作人員的壓力隨之減輕，辦公的效率要比以前更高，更快捷。

2 應(yīng)用辦公自動(dòng)化文書檔案管理的缺點(diǎn)

2.1 對(duì)工作人員的要求較高

雖然應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理文書檔案會(huì)更加便捷，但是與之相反的是想要熟練的操作電子信息技術(shù)卻存在著一定的難度，這絕不僅僅是數(shù)字管理，作為一名文書檔案管理員應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理檔案的時(shí)候必須掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，擁有專業(yè)的計(jì)算機(jī)水平。辦公自動(dòng)化文書管理要求工作人員要熟悉掌握理論知識(shí)，管理方法，管理技術(shù)和管理流程，它不同于手工操作，只是一些簡(jiǎn)單紙質(zhì)檔案，較為簡(jiǎn)單。但是，目前來(lái)看，計(jì)算機(jī)水平較高的人才少之又少，所以這種高科技的文書檔案管理技術(shù)，不能快速的有效發(fā)揮。

2.2 對(duì)文件的保密程度差

文書檔案的辦公自動(dòng)化有優(yōu)勢(shì)但也有劣勢(shì)。眾所周知，文書檔案是記載處理問(wèn)題和采用措施的載體，因此在日常的工作當(dāng)中，管理人員就需要經(jīng)常的修改或者在有需要的時(shí)候?yàn)g覽、傳送，并且修改之后不留痕跡，然而在這些操作過(guò)程中如果不夠細(xì)致，可能會(huì)造成原文件出錯(cuò)或者丟失，這使得工作不能順利進(jìn)行。更加嚴(yán)重的問(wèn)題是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和完善，還是會(huì)有偽文件夾雜在檔案內(nèi)，這些偽文件沒(méi)法認(rèn)出，文件的保密性自然令人擔(dān)憂。但在這一方面?zhèn)鹘y(tǒng)的檔案管理方式要稍微好一些。傳統(tǒng)的檔案需要手寫錄入，每個(gè)工作人員的字體也不一樣，一旦文件修改就必然會(huì)留下痕跡。一般紙質(zhì)的檔案上面會(huì)有管理層的簽字或者公司的印章之類的，那么假的文件就容易被識(shí)別出來(lái)。但電子文件是不能蓋章的，所以從這一點(diǎn)看電子檔案管理是存在相當(dāng)大的弊端的。

3 彌補(bǔ)文書檔案管理自動(dòng)化弊端的方法

文書檔案的自動(dòng)化管理方式是利大于弊的，所以，目前的重點(diǎn)問(wèn)題就是趨利避害，找到正確的處理方法，進(jìn)行整頓，提高自動(dòng)化管理的效率。

3.1 建立獨(dú)立的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

在工作的過(guò)程中，要將平常的辦公網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和文書檔案管理的網(wǎng)路系統(tǒng)劃分開，這是保護(hù)文書檔案安全的關(guān)鍵，也是最有效的措施之一。用現(xiàn)代的隔離裝置，對(duì)不同的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行隔離，并設(shè)置上防盜裝置，例如，密碼識(shí)別，這樣可以使得文件在一個(gè)安全的系統(tǒng)內(nèi)流通。還可以用防火墻進(jìn)行保護(hù)，大多數(shù)的防火墻都是必須通過(guò)認(rèn)證的，對(duì)不同的網(wǎng)頁(yè)的訪問(wèn)都要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的確認(rèn)，對(duì)于無(wú)關(guān)的消息來(lái)源快速隔絕，防止對(duì)系統(tǒng)造成損害，所以防火墻能有效的封鎖消息。

3.2 加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)

檔案管理人員的技術(shù)水平不夠高，會(huì)嚴(yán)重影響到工作的質(zhì)量和速度的。所以，要加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，首先，要大量的引進(jìn)高端的技術(shù)產(chǎn)品和硬件設(shè)施，要使得檔案管理人員，對(duì)這些設(shè)備有新的了解和認(rèn)識(shí)，只有熟悉了產(chǎn)品的性能，才能進(jìn)行下一步的深入學(xué)習(xí)，和對(duì)技術(shù)的熟練應(yīng)用，提高管理水平。要帶動(dòng)員工學(xué)習(xí)和管理的積極性，個(gè)人的主動(dòng)性影響著學(xué)習(xí)效果，如何調(diào)動(dòng)管理人員的積極性呢？這是一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題，例如，可以以考試的形式對(duì)人員進(jìn)行分段的考核，文書檔案管理部門要加大管理力度，可以強(qiáng)強(qiáng)合作，加強(qiáng)和外界的交流，借鑒成果，增大自己的交際面，時(shí)刻關(guān)注科技的進(jìn)步情況，引進(jìn)最先進(jìn)的技術(shù)，提高工作效率。

結(jié)束語(yǔ)

雖然文書檔案的自動(dòng)化管理存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，但總的來(lái)說(shuō)對(duì)各個(gè)企事業(yè)單位的幫助還是利大于弊。社會(huì)在發(fā)展，現(xiàn)代的信息技術(shù)也在發(fā)展，各單位的工作職責(zé)也在增大，提高檔案管理的能力和專業(yè)性，更多的推廣和使用自動(dòng)化文案管理是時(shí)展的趨勢(shì)。這有利于新時(shí)代的檔案管理人才的成長(zhǎng)也有利于工作效率的步步提升，人員的壓力減輕了，就從沒(méi)有意義的勞動(dòng)中解脫出來(lái)從而更好的工作。

參考文獻(xiàn)

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篇（5）

在實(shí)踐研究中發(fā)現(xiàn)我國(guó)目前實(shí)施的辦公自動(dòng)化文檔管理的優(yōu)勢(shì)主要在三個(gè)方面，這三個(gè)方面對(duì)于促使文檔管理的順利實(shí)施都起到非常重要的作用。在這種情況下就需要對(duì)現(xiàn)在社會(huì)上實(shí)施的辦公自動(dòng)化條件下的文檔管理進(jìn)行全面研究，保證其在我國(guó)社會(huì)發(fā)展中有更加廣泛的應(yīng)用，在這里筆者就針對(duì)于辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文檔管理中存在的三方面優(yōu)勢(shì)進(jìn)行詳細(xì)的論述。

第一，目前在我國(guó)社會(huì)上各個(gè)企業(yè)中實(shí)行的文檔管理大多數(shù)是使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的，在這個(gè)過(guò)程中主要是利用計(jì)算機(jī)自身靈活性進(jìn)行實(shí)施的。在目前使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文檔管理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理進(jìn)行比較，發(fā)現(xiàn)在檔案管理過(guò)程中使用的計(jì)算機(jī)自身具備非常良好的信息處理和存儲(chǔ)功能，也就是說(shuō)采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理能夠有效減少在進(jìn)行檔案管理中投入的時(shí)間和人力，減少處理檔案的復(fù)雜性，從而達(dá)到提升文檔整理和歸納的速度。另外在進(jìn)行檔案查找的過(guò)程中還能夠有效利用計(jì)算機(jī)自身具備的檢索功能，有效減少在進(jìn)行檔案查找過(guò)程中投入的時(shí)間。在這個(gè)過(guò)程中能夠減少人們對(duì)檔案的查找時(shí)間，主要是因?yàn)橛?jì)算機(jī)在接收相應(yīng)檔案的過(guò)程中，在第一時(shí)間就對(duì)相應(yīng)檔案進(jìn)行分類歸納，并對(duì)檔案所屬的科室也進(jìn)行有效過(guò)濾。另外在企業(yè)中采取這種檔案管理方式，還能夠大大提升企業(yè)在實(shí)施檔案管理上的工作效率。

第二，在對(duì)現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部使用的計(jì)算機(jī)檔案管理進(jìn)行深入研究，了解到我國(guó)各個(gè)企業(yè)內(nèi)部使用的電子檔案管理方式具備靈活的儲(chǔ)存形式。在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，相應(yīng)的檔案管理人員可以將企業(yè)自身涉及的檔案儲(chǔ)存在硬盤、內(nèi)存卡和光盤等高科技存儲(chǔ)介質(zhì)中，這種儲(chǔ)存方式并不受環(huán)境的影響，也就是說(shuō)在任何環(huán)節(jié)下都能夠完成存儲(chǔ)。而且在對(duì)這些存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行全面分析中，發(fā)現(xiàn)這些存儲(chǔ)介質(zhì)自身存儲(chǔ)范圍都比較大，而且檔案在其中存儲(chǔ)的時(shí)間也長(zhǎng)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式。另外在研究中發(fā)現(xiàn)采取這種存儲(chǔ)方式還能夠地檔案進(jìn)行密保處理，有效降低不法分子竊取企業(yè)內(nèi)部檔案的可能性，使得檔案存儲(chǔ)更加安全可靠。

第三，在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中各個(gè)科室、部門之間形成的檔案也存在很大的差異，這就導(dǎo)致采取傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)還存在一些問(wèn)題，針對(duì)于這一點(diǎn)就可以采用現(xiàn)在社會(huì)上使用的計(jì)算機(jī)檔案管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門和科室之間的檔案信息共享，這樣對(duì)于促使整個(gè)企業(yè)得到更好的發(fā)展起到非常重要的作用。除此之外在進(jìn)行計(jì)算機(jī)文書檔案管理的過(guò)程中，還能夠有效減少企業(yè)在實(shí)施檔案管理中的成本，使得檔案自身利用率得到有效提升。在使用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)步性檔案管理的時(shí)候，在相應(yīng)人員進(jìn)行檔案查詢的時(shí)候，還能夠有效減少相應(yīng)人員查詢檔案時(shí)需要的時(shí)間，并且在寫檔案還能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行直接傳送，對(duì)實(shí)現(xiàn)我國(guó)企業(yè)內(nèi)部檔案的全面化和規(guī)范化都起到不可忽視的作用。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境下文檔管理的問(wèn)題

2.1 網(wǎng)絡(luò)辦公環(huán)境存在安全風(fēng)險(xiǎn)

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書檔案的傳輸與共享以網(wǎng)絡(luò)為依托，這就意味著電子檔案面臨著傳輸與存儲(chǔ)上的風(fēng)險(xiǎn)性。為此，如何有針對(duì)性的加強(qiáng)電子檔案在傳輸與歸檔上的安全與穩(wěn)定是自動(dòng)化辦公的關(guān)鍵問(wèn)題。首先，檔案管理者應(yīng)定期進(jìn)行辦公設(shè)備的軟件、硬件維護(hù)、升級(jí)與維修，對(duì)存檔的文件進(jìn)行多重備份與更新，以確保文書檔案存儲(chǔ)的穩(wěn)定性；此外，檔案管理者應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮用戶身份驗(yàn)證、網(wǎng)絡(luò)防火墻等加密手段的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，最大限度的提升文檔存儲(chǔ)與信息共享上的安全性與保密性，杜絕其他用戶對(duì)重要文件進(jìn)行非法閱讀、下載與修改，避免因文件泄露造成的不必要的損失。

2.2 電子檔案處理易造成操作失誤

辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案管理，因其在電子文檔的存儲(chǔ)與共享上存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)性，因此，檔案管理者應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的管理操作規(guī)程與嚴(yán)格的檔案管理制度。例如，檔案管理者應(yīng)當(dāng)針對(duì)電子文檔收集、存儲(chǔ)、傳輸、共享的各個(gè)環(huán)節(jié)制定科學(xué)有效的操作規(guī)范，避免操作流程中的錯(cuò)誤與漏洞造成文檔的損壞與遺失；為加強(qiáng)文書檔案的保密性與安全性，檔案管理者不僅應(yīng)當(dāng)充分利用現(xiàn)代信息加密技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，更要建立嚴(yán)格的身份驗(yàn)證制度與檔案保密制度，通過(guò)完善的檔案管理制度彌補(bǔ)檔案加密技術(shù)的疏漏與不足。

3 辦公自動(dòng)化環(huán)境下文檔管理的有效手段

3.1 以保證檔案歸檔的安全為前提

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展是一把雙刃劍，快捷、高速的文件傳輸也意味著黑客入侵與網(wǎng)絡(luò)病毒等不穩(wěn)定因素威脅著檔案管理的穩(wěn)定與安全。對(duì)此，企事業(yè)單位的檔案管理者應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)并應(yīng)用最先進(jìn)的信息安全技術(shù)與加密手段。管理者應(yīng)當(dāng)設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限，設(shè)定可以登錄數(shù)據(jù)庫(kù)或服務(wù)器的用戶的范圍，避免文檔被非法下載、盜用、篡改甚至刪除。

3.2 以培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員為基礎(chǔ)

篇（6）

1辦公自動(dòng)化的概述

所謂的辦公自動(dòng)化技術(shù)就是在應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)上,將現(xiàn)代的辦公技術(shù)、設(shè)備與之相結(jié)合所形成的,在文書檔案管理的工作中,引用現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化技術(shù),可以有效的提高辦公工作的效率,并且還可以為它的發(fā)展帶來(lái)很大的變化.例如,辦公自動(dòng)化的應(yīng)用可以為文書檔案的儲(chǔ)存模式、管理方式以及工作人員對(duì)其的管理工作等方面提供豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),從而為后期能夠順利的運(yùn)用這項(xiàng)技術(shù)奠定基礎(chǔ).但是,電子文件檔案的運(yùn)用過(guò)程中需要結(jié)合很多的技術(shù)參數(shù),才能保障其有效的功能,因此它在使用時(shí)也極具復(fù)雜.所以說(shuō),辦公自動(dòng)化在文書檔案管理工作中的實(shí)際應(yīng)用還是一把雙刃劍,需熟練掌握.

2自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

2．1提高工作效率

由于計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理技術(shù),近幾年由于它的介入,使得文書檔案的管理工作在一定程度上實(shí)現(xiàn)了全方面的自動(dòng)化.在以往傳統(tǒng)技術(shù)手段下的文書檔案管理工作,管理人員每天的工作任務(wù)量較為繁多,并且還以純手工的管理方式進(jìn)行工作,使得檔案管理工作的過(guò)程變得極其復(fù)雜.現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)和先進(jìn)技術(shù)的引入,使得這一工作過(guò)程變得簡(jiǎn)單、有序.

2．2實(shí)現(xiàn)信息資源的共享

在檔案進(jìn)行管理工作的過(guò)程中,結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)所形成的管理體系,可以使其在利用時(shí)的效率和質(zhì)量在不同程度上都得以提高,工作人員可以根據(jù)自己不同的需求對(duì)所選的文件信息做出響應(yīng),并且還可以對(duì)其進(jìn)行脫機(jī)處理,為了保證這一工作在不受空間的約束下具有較高的查全率和查準(zhǔn)率.其次,可以借助第三方平臺(tái)及時(shí)了解和掌握其他檔案信息最新的概況和重點(diǎn)動(dòng)態(tài).

2．3提高穩(wěn)定性和使用周期

在以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式中,由于紙張容易受損不方便保存等原因,使得文書檔案在管理工作中只要稍有不慎就可能會(huì)導(dǎo)致發(fā)生遺失和損壞等現(xiàn)象.但是,辦公自動(dòng)化下的電子類型的檔案就不會(huì)出現(xiàn)這種問(wèn)題,隨著文件儲(chǔ)存、取讀等工具設(shè)備的逐漸健全和完善,管理工作人員可以通過(guò)不同的電子載體各取所需,這些載體相對(duì)來(lái)說(shuō)都非常方便存、讀,以及有較長(zhǎng)的存儲(chǔ)時(shí)間,并且便于傳遞.最為重要的就是這種管理手段可以避免受環(huán)境因素的影響,不容易損壞,具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性.

3文書檔案管理中辦公自動(dòng)化的具體應(yīng)用

3．1規(guī)范管理體制

按照目前的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)講,很多單位對(duì)文書和檔案依舊實(shí)行不同部門的管理體制,這種部門的管理體制,使得文書檔案的管理工作不能夠統(tǒng)一化.因此,為了保證文書檔案管理工作的有序進(jìn)行,對(duì)它的管理體制進(jìn)行完善和規(guī)劃是無(wú)可避免的,無(wú)論是前期還是后期,文書檔案的管理工作都應(yīng)該要?dú)w屬于檔案管理部門,并對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一的監(jiān)督管理.

3．2操作的統(tǒng)一化

辦公自動(dòng)化件不僅具有要較強(qiáng)的兼容性,并且還要具備良好的應(yīng)用性能.所以,在它應(yīng)用的過(guò)程中除了要有強(qiáng)大的功能系統(tǒng)外,還將需要規(guī)范一些標(biāo)準(zhǔn).比如,確保數(shù)據(jù)的安全使用,促使電子文書檔案能夠在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下安全穩(wěn)定的運(yùn)行.

4辦公自動(dòng)化的環(huán)境下文書檔案的管理工作

在辦公自動(dòng)化的環(huán)境影響下,管理人員在技術(shù)和素質(zhì)方面都需要進(jìn)一步的提高和加強(qiáng),雖然電子文書檔案在使用過(guò)程中方便快捷,容易增刪改動(dòng),但同時(shí)它的保密性和安全性也就隨之受到了威脅和考驗(yàn),在這種情況下就要要求管理工作人員要有過(guò)硬的技術(shù)和扎實(shí)的素質(zhì)水平.為了保證電子檔案文件的安全管理,檔案管理的管理工作人員在具備相關(guān)專業(yè)知識(shí)的同時(shí),還將要具備計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或者是其他技術(shù),要緊跟時(shí)代的發(fā)展步伐不斷地提高自身的素質(zhì).比如,采用先進(jìn)的信息安全技術(shù),要定期的對(duì)存檔的電子文件進(jìn)行檢查和備份,防止電子文件受到隨意的修改,而影響它的完整性.

5結(jié)束語(yǔ)

綜上所述,辦公自動(dòng)化在今后的文書檔案管理工作中,有著廣闊的發(fā)展前景和應(yīng)用空間.實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、系統(tǒng)化是檔案工作的首要任務(wù),它不但可以提高檔案的利用率,還可以提高管理工作人員的辦公效率.其次,就是在結(jié)合辦公自動(dòng)化的技術(shù)下進(jìn)行文書檔案管理工作的時(shí)候,要完善和健全它的管理體制,并且要建立統(tǒng)一的流程標(biāo)準(zhǔn),只有這樣才能充分的發(fā)揮出辦公自動(dòng)化的優(yōu)越性,促使文書檔案管理工作能夠做得更好.

作者:陳慶杰 單位:長(zhǎng)春財(cái)經(jīng)學(xué)院

篇（7）

（一）能夠提高辦公效率。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新發(fā)展以及無(wú)紙化辦公的出現(xiàn)，使得檔案管理模式從手工操作轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)操作，使得文書檔案的存儲(chǔ)方式也發(fā)生了根本性的變化，特別是在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理工作，工作人員的勞動(dòng)負(fù)荷很大，純手工的管理工作，使檔案管理工作復(fù)雜化。從紙質(zhì)形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有问健，F(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除立卷歸檔、檢索查找的繁難，減輕了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了歸檔質(zhì)量。

（二）能夠有效的提高文書檔案管理的運(yùn)行和使用效率。傳統(tǒng)醫(yī)院文書檔案管理過(guò)多依賴于純手工操作，對(duì)工作人員的要求比較高，但極易發(fā)生各種錯(cuò)誤。而計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的處理信息能力，使得文件收集儲(chǔ)存和統(tǒng)計(jì)分類變得更加有序、便捷，文件起草、傳遞等各環(huán)節(jié)都變得更加簡(jiǎn)單方便，辦公效率得到了有效提升。當(dāng)前，隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展及目前正在進(jìn)行的醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，醫(yī)院檔案管理工作也步入了一個(gè)新的階段。如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足醫(yī)院各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，是醫(yī)院文書檔案工作的新課題。

（三）能夠?qū)崿F(xiàn)信息資源的共享。醫(yī)院檔案記載著醫(yī)院歷史發(fā)展的過(guò)程，它就像一部歷史記錄片反映著醫(yī)院發(fā)展的不同歷史時(shí)期、不同背景條件下的重大事件、重要人物、重要工作等，是醫(yī)院發(fā)展歷程的見(jiàn)證。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，電子信息科學(xué)地不斷進(jìn)步，醫(yī)院文書管理也需要更系統(tǒng)化、程序化、具有科學(xué)性地進(jìn)行管理，檔案工作更為突出信息化管理。醫(yī)院文書檔案實(shí)施信息化管理后，使管理由單途徑發(fā)展到體系化管理，實(shí)現(xiàn)了檔案目錄與內(nèi)容的合并管理。檔案信息同載體分離，實(shí)現(xiàn)了同其它醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息的互聯(lián)互通，提高了檔案資源的利用效率，所調(diào)閱的信息能夠及時(shí)脫機(jī)處理和適時(shí)響應(yīng)，查準(zhǔn)率和查全率都得到了保證。

二、提升醫(yī)院文書檔案自動(dòng)化管理與利用效果

（一）規(guī)范文書檔案管理與利用的基本體系。加強(qiáng)和規(guī)范文書檔案信息資源，是適應(yīng)醫(yī)院發(fā)展和社會(huì)信息化建設(shè)的必然勢(shì)趨。過(guò)去我們沒(méi)有足夠意識(shí)到檔案信息資料的重要性，對(duì)隨時(shí)產(chǎn)生各種門類和載體的檔案資料，比如醫(yī)療、護(hù)理、科研、財(cái)務(wù)、榮譽(yù)、聲像等，認(rèn)為存放在檔案室就完成歷史使命，其實(shí)不然，正是那些被束之高擱、無(wú)人問(wèn)津的檔案資料，對(duì)醫(yī)院各部門及醫(yī)院的可持性發(fā)展都有著非常積極的借簽作用。因此，醫(yī)院要采用文書檔案管理軟件必須符合多種文件存儲(chǔ)格式，具備內(nèi)聯(lián)網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)兩大檢索功能，支持信息的實(shí)時(shí)瀏覽，實(shí)現(xiàn)良好的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、收集整理、權(quán)限控制一體化管理。

（二）做好文書檔案是收集和整理。在當(dāng)今電子文件中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均已發(fā)生了變化，電子文件通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、多角度、有效的整序，而不再需要對(duì)它進(jìn)行象紙質(zhì)文件那樣的分類整理，不同的用戶根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由的組合與分類。收集工作是文書檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，收集質(zhì)量決定文書檔案管理的質(zhì)量。因此，文書檔案的收集和整理要按照及時(shí)、齊全、完整的原則，確保檔案收集渠道的暢通和信息靈敏。建立歸檔資料目錄，便于檢索使用。隨著信息化建設(shè)步伐的加快，更需要配備專業(yè)的電腦科技人才，及時(shí)收錄歸檔資料，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，充分做好檔案信息電子化的技術(shù)處理、保存、發(fā)展、演變和提取利用工作。

篇（8）

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的整體工作中，文書檔案占據(jù)了十分重要的地位，它明確記載著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的歷史發(fā)展過(guò)程，對(duì)處理問(wèn)題、領(lǐng)導(dǎo)決策、研究開發(fā)、基本建設(shè)等方面的內(nèi)容有一個(gè)客觀的反映。隨著信息網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，怎樣應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理文書檔案以提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平顯得尤為重

一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.提高工作效率

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

2.文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

3.電于文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高濕、高溫、酸、堿、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

4.提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通^網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理存在的問(wèn)題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

2.檔案管理人員無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)要求

對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

三、應(yīng)對(duì)措施

文書檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題，筆者提幾點(diǎn)方法。

1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

2.提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備、設(shè)施的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

四、結(jié)語(yǔ)

文書電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，是現(xiàn)代檔案管理工作中不可回避的。因此，還要不斷研究整理文書電子檔案管理和利用中存在的管理和技術(shù)上的問(wèn)題，并加以解決，以實(shí)現(xiàn)安全、高效的管理和利用文書電子檔案的目的。

在當(dāng)代信息化迅速發(fā)展的今天，在加強(qiáng)文書電子檔案管理工作時(shí)，要根據(jù)文書電子檔案自身的特點(diǎn)，不僅要注重硬件建設(shè)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更要注重軟件建設(shè)，建立健全電子文件及電子資料管理制度，提高電子文件制作及電子檔案管理人員的素質(zhì)，不斷加強(qiáng)各個(gè)環(huán)節(jié)的溝通、管理。只有這樣，才能順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，準(zhǔn)確、快速地向社會(huì)提供有利的信息資源，最終做到既能節(jié)約開發(fā)資源，又能提升信息時(shí)代文書檔案管理的層次和工作效率。

篇（9）

“歸檔”，雖然作為檔案專業(yè)術(shù)語(yǔ)，無(wú)論是在教科書，還是在檔案學(xué)詞典里，都有明確定義。而我對(duì)“歸檔”的認(rèn)識(shí)，卻與我接觸到的基層檔案工作實(shí)踐密切相關(guān)，文書檔案是檔案工作的重要組成部分，它記載社會(huì)發(fā)展的歷史過(guò)程，客觀地反映著問(wèn)題處理、領(lǐng)導(dǎo)決策、基本建設(shè)、研究開發(fā)等方面過(guò)程和成果。隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書檔案工作的新課題，從而文書檔案管理的自動(dòng)化為檔案工作揭開了新的篇章。下面就應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理問(wèn)題談一點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

辦公自動(dòng)化，是指以電子計(jì)算機(jī)為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，迅速、準(zhǔn)確地處理各種信息，提高辦公效率。應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。辦公自動(dòng)化為人類社會(huì)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，改變傳統(tǒng)的辦公手段與方式，收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效的手段，同時(shí)也給文件與檔案管理帶來(lái)了巨大的變化。

文書檔案的辦公自動(dòng)化應(yīng)用在發(fā)展過(guò)程中有利有弊，就其對(duì)現(xiàn)代檔案工作的貢獻(xiàn)來(lái)說(shuō)，利是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于弊的。

1 應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.1 辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力也是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的最大優(yōu)點(diǎn)。在以往的檔案管理工作中，工作人員過(guò)多地依賴于手工操作，要求收集完整、齊全，避免漏寫、漏抄；用筆規(guī)范、耐用，字跡工整、清楚；分類、統(tǒng)汁準(zhǔn)確無(wú)誤，結(jié)果又費(fèi)時(shí)，又費(fèi)力。在應(yīng)用了計(jì)算機(jī)軟件處理后，使文件資料收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分方便、有序因而無(wú)論是起草還是辦理傳遞，都變得簡(jiǎn)單易行。

1.2 文件和文字信息得到充分交流與共享

在原始的手工操作管理中，企事業(yè)單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)這個(gè)寬廣的平臺(tái)，了解其他檔案工作部門概況、工作的重點(diǎn)和最新、最快的檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

1.3 電于文件保存的穩(wěn)定性

與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要長(zhǎng)得多。紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，纖維素在一定的條件下容易受到破壞：如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等情況下，可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，在檔案工作過(guò)程中稍不注意就可能發(fā)生不可挽回的損失。而電子文件則不同，隨著電子技術(shù)日新月異，貯存、讀取電子文件的設(shè)備日趨成熟，我們可以根據(jù)不同的需要，選擇不同的電子載體，如VCD、DVD光碟，小容量的閃存U盤，大容量的移動(dòng)硬盤等等。這些載體的普遍特點(diǎn)都是存、讀方便快捷，易于傳遞，且貯存時(shí)間長(zhǎng)，受外部環(huán)境影響小，不易損壞，具有很強(qiáng)的穩(wěn)定性。

1.4 提高了文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過(guò)程中，辦理人員私存文件或文件在傳遞過(guò)程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生，文件傳遞的傳統(tǒng)手段是靠郵政系統(tǒng)傳送時(shí)間受距離長(zhǎng)短的限制。同時(shí)，文件還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，給檔案人員歸檔和其他人員檢索利用造成很大不便，在應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下，直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工其進(jìn)行傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)間性。

2 應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。電子文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無(wú)法從字跡上分辨其原始性，而且不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無(wú)法借助印章或簽署的字跡來(lái)判斷一份電子文件是否為原件。以上的種種問(wèn)題都對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)，隨著網(wǎng)上竊密技術(shù)的不斷完善，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的任何文件都再難以做到絕對(duì)保密。

2.2 對(duì)檔案綜合管理人員要求高

對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的。也不是僅僅懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出更高的要求。實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

3 針對(duì)在實(shí)踐應(yīng)用過(guò)程中遇到的一些問(wèn)題提出了幾點(diǎn)方法

3.1 辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)?？梢允紫绕帘嗡械腎P地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無(wú)論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過(guò)濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問(wèn)行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過(guò)防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

3.2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

一是從硬件建設(shè)和投入上下功夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。事實(shí)證明只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能通過(guò)對(duì)這些設(shè)備（施）的了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用達(dá)到增加業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。

二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過(guò)不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。

三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作工作的力度，要不斷擴(kuò)大自己的交際面。通過(guò)交流，多學(xué)習(xí)兄弟單位和科（室）利用檔案資源進(jìn)行轉(zhuǎn)化、知識(shí)創(chuàng)新的經(jīng)驗(yàn)，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷增加檔案部門和檔案人員的信息源和創(chuàng)新思維。

3、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢(shì)在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈。也就是說(shuō)，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，而且，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。

篇（10）

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的日益提升，許多辦公自動(dòng)化的系統(tǒng)也得到了不斷的完善。就文書檔案管理，目前許多單位仍然沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件存儲(chǔ)的方式。紙質(zhì)文件存儲(chǔ)雖然也有很多的優(yōu)點(diǎn)，但是給資料的查找、讀閱帶來(lái)了時(shí)間上和空間上的限制，而且過(guò)多的文件柜的使用也帶來(lái)了資金和時(shí)間上的浪費(fèi)。而在文書檔案管理中，運(yùn)用辦公自動(dòng)化，不僅能夠有效的提高文書檔案管理的運(yùn)行和使用效率，同時(shí)還能夠提高工作人員的辦公效率，得到資源的共享，由此可見(jiàn)在文書檔案管理中運(yùn)用辦公自動(dòng)化有著十分深遠(yuǎn)的意義。

一、辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中的利弊

（一）能夠有效的提高辦公效率

傳統(tǒng)的文書檔案管理工作主要的還是依賴于人工操作，工作人員需要準(zhǔn)確無(wú)誤的書寫、分類、統(tǒng)計(jì)，投入大量的時(shí)間。而實(shí)際上這項(xiàng)工作不僅耗費(fèi)了大量的人力，還往往還容易出現(xiàn)差錯(cuò)，造成大量的損失。采用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，由于計(jì)算機(jī)對(duì)于文字信息的處理能力十分強(qiáng)大，文書檔案管理工作在計(jì)算機(jī)的幫助下，也就得到了有效的改善。文件資料的收集、分類、統(tǒng)計(jì)也就變得簡(jiǎn)單易行，辦公效率也得到了極大的提高。

（二）能夠確保相關(guān)文件的穩(wěn)定性

相對(duì)于紙質(zhì)檔案而言，電子文件檔案材料能夠保存的時(shí)間更長(zhǎng)。紙張的壽命都是相對(duì)的，而且還受到外部客觀環(huán)境的影響，一旦紙張受損，紙質(zhì)檔案相關(guān)文字信息丟失，將帶來(lái)不可挽回的損失。但是電子文件檔案材料則不同，可以選用的載體豐富多樣，包括VCD、DVD、U盤、移動(dòng)硬盤等等。而這些載體的優(yōu)越性顯著，使得保存資料不僅不易損壞，而且方便閱讀，查看，穩(wěn)定性顯著。

（三）有利于信息資源共享與交流

在原始文書檔案管理中，大量的文書檔案都被手工操作者置入文件柜中，不僅不方便查閱，造成查找困難，使得資源共享與交流困難，而大量的文件儲(chǔ)存柜存放文件，也一定程度上造成了資金的浪費(fèi)。運(yùn)動(dòng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，文書檔案管理也變得更加體系化，不再受到空間的限制，而且通過(guò)便捷的互聯(lián)網(wǎng)，文書檔案的查詢也變得簡(jiǎn)單、快捷，大大的提高了資源的利用率，有利于資源的共享與交流。

但是，辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中也存在以下問(wèn)題：

1.電子文件保密性變?nèi)?/p>

電子文化和紙質(zhì)文件最大的區(qū)別在于，電子文件沒(méi)有了固定的形式，易于變化，即便是被修改后，也可以不留下痕跡。而紙質(zhì)文件則是一旦被修改，痕跡十分明顯。因此在一定程度上，電子文件的保密性就不如紙質(zhì)文件，電子文件還使得一些需要被高度保密的文件保密性變?nèi)?，這樣不利于文件信息的安全管理。目前雖然有一些相關(guān)的技術(shù)能夠防止他人在“原稿”上增、刪、改，對(duì)原文進(jìn)行偽造等，但是沒(méi)法有效地鑒定文件的原稿。它不像紙質(zhì)稿可以通過(guò)印章或署名進(jìn)行判斷。這些都是電子文化在保密性方面遭受的嚴(yán)峻的考驗(yàn)，電子文化的保密性存在隱患。

2.對(duì)文書檔案管理人員的要求高

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在文書檔案管理中的運(yùn)用，就需要加強(qiáng)文書檔案管理工作人員的素質(zhì)要求。僅僅懂得相關(guān)檔案管理的理論、方法和技術(shù)是不夠的，還需要有過(guò)硬的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)水平。因此文書檔案管理工作人員不僅需要達(dá)到一定的知識(shí)層次，還需要掌握一定的現(xiàn)代高技術(shù)，擁有處理相關(guān)問(wèn)題的綜合能力。當(dāng)前大部分檔案管理人員的技術(shù)水平不夠，相關(guān)理論知識(shí)跟不上，在辦公自動(dòng)化設(shè)備的使用上缺乏一定的主動(dòng)性，不利于檔案信息管理的電子化。

二、辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中的具體運(yùn)用

（一）規(guī)范文書檔案的管理體制

當(dāng)前，許多單位依舊對(duì)文書和檔案實(shí)行分部門管理，這種分部門管理的現(xiàn)狀使得部門間的交流與合作難以實(shí)施，不利于文書檔案管理的統(tǒng)一化。因此，規(guī)范文書檔案的管理體制勢(shì)在必行，只有實(shí)行單位內(nèi)部的文書和檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃，才能促進(jìn)二者同步發(fā)展。文書的管理不管是前期的工作，還是后期的歸檔處理等，都隸屬于檔案管理部門統(tǒng)一監(jiān)督管理。

（二）制定業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)

對(duì)于文書檔案管理的具體要求需要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程。在文件的處理、歸檔、電子文件格式等方面要有具體的程序規(guī)定和規(guī)范，使得相關(guān)部門職員在處理文書檔案工作時(shí)能夠有章可依。

（三）統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)

采用的辦公自動(dòng)化軟件不僅需要兼容性強(qiáng)而且還要有良好的應(yīng)用性能，唯有如此方能確保文字信息處理的能力。除了選用功能強(qiáng)大的系統(tǒng)，還需要規(guī)范一些技術(shù)參數(shù)，包括數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)以及數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)等。保證電子文書檔案在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的管理下安全穩(wěn)定。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中的應(yīng)用有著十分明顯的優(yōu)勢(shì)，不論是時(shí)間上還是物質(zhì)上，它都能夠極大地改善文書檔案管理工作，提高工作效率，節(jié)省相關(guān)開支，提高資金的有效利用率。因此在文書檔案管理中具體地運(yùn)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，注重規(guī)范管理體制，統(tǒng)一相關(guān)流程和標(biāo)準(zhǔn)，就能充分的體現(xiàn)辦公自動(dòng)化的優(yōu)越性，真正地提高文書檔案管理的質(zhì)量。目前雖然辦公自動(dòng)化系統(tǒng)也存在著一些缺點(diǎn)，但是通過(guò)不斷的技術(shù)創(chuàng)新，也必定能夠得到完善，將文書檔案管理工作做得更好。

【參考文獻(xiàn)】