序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇機(jī)關(guān)檔案工作計(jì)劃范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

1、利用檔案館網(wǎng)頁，宣傳檔案管理法規(guī)及檔案知識，增強(qiáng)檔案意識，提高工作自覺性。

2、舉辦專兼職檔案員培訓(xùn)班，結(jié)合卷改件的改革，進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、指導(dǎo)，使檔案管理有條不紊地推進(jìn)。

3、深入各立檔單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高基層單位歸檔意識，做到歸檔及時(shí)、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。

二、積極推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理，開發(fā)使用好檔案管理軟件，提高工作效率

1、購置合適的軟件，為檔案現(xiàn)代化管理提供基本硬件條件。

2、在軟件到位后，積極組織檔案目錄的錄入工作，編制各門類檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。

3、與教務(wù)、人事、科研等有關(guān)單位聯(lián)合，開展電子檔案信息網(wǎng)上查詢工作。

4、做好對檔案館網(wǎng)頁的維護(hù)、開發(fā)、優(yōu)化工作，提高點(diǎn)擊率。使檔案館網(wǎng)頁成為檔案宣傳工作的一個窗口、日常檔案管理、交流工作經(jīng)驗(yàn)的一個平臺。

5、在不斷探索總結(jié)經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，規(guī)范學(xué)校檔案的現(xiàn)代化管理工作，適時(shí)向?qū)W校提出“中國農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見”。

三、按照國家二級檔案達(dá)標(biāo)要求，做好檔案實(shí)體基礎(chǔ)工作、利用服務(wù)工作

1、接收2003年檔案，按要求及時(shí)做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、排架、入庫，做到管理規(guī)范、利用方便。

2、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。

3、對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，按嚴(yán)格的組織程序予以處理。

4、在做好檔案實(shí)體基礎(chǔ)工作的同時(shí)，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為優(yōu)秀教學(xué)評估做好檔案工作方面的準(zhǔn)備。

5、開展評選檔案工作先進(jìn)單位和個人的評比工作，通過評優(yōu)總結(jié)促進(jìn)檔案工作。

6、配合學(xué)校的各項(xiàng)改革管理工作，以積極主動熱情的服務(wù)態(tài)度，做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務(wù)形象。

7、改進(jìn)研究生畢業(yè)離校手續(xù)、認(rèn)真做好研究生檔案接收、轉(zhuǎn)遞工作，做到及時(shí)、快捷、準(zhǔn)確、無誤。

四、圍繞百年校慶，開展檔案展覽等項(xiàng)工作

1、為舉辦百年校史展覽、教學(xué)科研展覽、名人檔案展覽，照片專題展覽，對展廳進(jìn)行規(guī)劃、設(shè)計(jì)，進(jìn)行必要的裝修，為百年校慶做基礎(chǔ)準(zhǔn)備。

2、做好《中國農(nóng)業(yè)大學(xué)名人志》的編纂工作、名人全宗檔案的整理工作和百年校慶畫冊的編輯具體工作，如：有關(guān)資料、照片的接收、催收、征集和整理工作。

3、按照學(xué)校布署，積極做好百年校慶展覽有關(guān)準(zhǔn)備工作。努力豐富充實(shí)館藏，加強(qiáng)資料的收集、整理、檔案利用等工作。

4、完成檔案館簡介的編印工作。

五、其它工作

1、開展檔案編研，力爭寫出2—3篇論文，與兄弟院校交流或發(fā)表。

2、做好陳列館接待參觀工作，發(fā)揮檔案對學(xué)生的教育作用。

3、向兄弟院校學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。

4、做好保密、安全工作

檔案的保密、安全工作是檔案工作的重中之重，平時(shí)基礎(chǔ)工作做得再好，如果發(fā)生了失、泄密和丟失、火災(zāi)等情況，那是要犯歷史性錯誤的。我們作為檔案工作者，必須有很強(qiáng)的檔案保密、安全意識，做到檔案工作到哪保密安全工作到哪。保密工作中要根據(jù)檔案內(nèi)容及情況變化，確定和調(diào)整密級。

總之，2004年工作任務(wù)是繁重的，要能很好地完成，必須有學(xué)校的大力支持，特別是經(jīng)費(fèi)保證和領(lǐng)導(dǎo)的重視；還要靠檔案同仁同心協(xié)力、積極進(jìn)取勇于奉獻(xiàn)，更需要各立檔單位的大力支持，規(guī)范整理，做好歸檔工作。同時(shí)，加強(qiáng)內(nèi)部管理，建立和完善崗位職責(zé)，引入競爭機(jī)制，關(guān)心工作人員工作和生活，創(chuàng)造良好的工作氛圍，充分調(diào)動全體同志的積極性，這是做好檔案工作的重要基礎(chǔ)。我們要以瞿書記提出的“充分發(fā)揮學(xué)校檔案館的信息功能、文化功能和教育功能，為學(xué)校改革和發(fā)展服務(wù)”的要求為目標(biāo)，按照江樹人常務(wù)副校長提出的檔案管理要規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的要求，做好檔案工作，力爭在收齊、管好、用活檔案工作各環(huán)節(jié)上做出成績。

篇（2）

二、工作目標(biāo)、任務(wù)：

以《檔案法》頒布為契機(jī)，有計(jì)劃、有步驟地開展學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹活動，增強(qiáng)全校教職員工的法制觀念和檔案意識，強(qiáng)化行政執(zhí)法的力度，提高全員執(zhí)法的自覺性，推動學(xué)校檔案工作向高標(biāo)準(zhǔn)持續(xù)發(fā)展。

1.組織學(xué)校全體教職員工和檔案管理網(wǎng)絡(luò)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，參照蘇州市檔案局學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》活動實(shí)施方案，進(jìn)行有計(jì)劃、有組織地宣傳、學(xué)習(xí)和落實(shí)。

2.在認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《蘇州市檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校政治學(xué)習(xí)對全校教職員工進(jìn)行宣傳、學(xué)習(xí)，通過印發(fā)宣傳材料、做檔案知識測試卷，提高法制意識和檔案意識。

3.按照《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》收集好各處、室、組等部門所形成的文件、材料，按分類方案進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、裝合，并在今年8月底，完成年度各種檔案資料的立卷工作，寫好立卷說明及簽定報(bào)告。

4.做好檔案臺帳，對各項(xiàng)內(nèi)容認(rèn)真填寫，為迎接一年一度的檔案法規(guī)性檢查作好準(zhǔn)備。

5.及時(shí)收取、處理各類文檔資料，為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

6.配合學(xué)校做好各類評估、評審、考核工作。

7.根據(jù)學(xué)校發(fā)展情況，及時(shí)做好資料的匯編、索引的延續(xù)工作，為學(xué)校擴(kuò)大社會效益。

三、工作安排：

第一季度：

1.制訂學(xué)校年工作計(jì)劃

2.收集本校年各科室所形成的文件、材料

3.做好本校新年度的文書處理工作

第二季度：

1.整理本校年文件資料，按《常熟市教育系統(tǒng)學(xué)校歸檔辦法》規(guī)定做好裝訂、分類、排列、編號、裝合工作，確保門類齊全，完成立卷任務(wù)

2.參加教育系統(tǒng)開展的檔案法制宣傳周活動

3.檢查本校檔案保管情況，如有不到位之處，及時(shí)向校領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理

第三季度：

1.做好本校檔案編制專題匯編及索引的延續(xù)工作

2.做好局檔案室、協(xié)作組來校年度檢查的準(zhǔn)備工作

3.做好年度安全檢查工作，迎接局檔案室對本校檔案安全情況的考核

第四季度：

篇（3）

2、舉辦專兼職檔案員培訓(xùn)班，結(jié)合卷改件的改革，進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、指導(dǎo)，使檔案管理有條不紊地推進(jìn)。

3、深入各立檔單位進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高基層單位歸檔意識，做到歸檔及時(shí)、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率。

二、積極推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理，開發(fā)使用好檔案管理軟件，提高工作效率

1、購置合適的軟件，為檔案現(xiàn)代化管理提供基本硬件條件。

2、在軟件到位后，積極組織檔案目錄的錄入工作，編制各門類檔案管理檢索工具，建立數(shù)據(jù)庫。

3、與教務(wù)、人事、科研等有關(guān)單位聯(lián)合，開展電子檔案信息網(wǎng)上查詢工作。

4、做好對檔案館網(wǎng)頁的維護(hù)、開發(fā)、優(yōu)化工作，提高點(diǎn)擊率。使檔案館網(wǎng)頁成為檔案宣傳工作的一個窗口、日常檔案管理、交流工作經(jīng)驗(yàn)的一個平臺。

5、在不斷探索總結(jié)經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，規(guī)范學(xué)校檔案的現(xiàn)代化管理工作，適時(shí)向?qū)W校提出“中國農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案信息化建設(shè)實(shí)施意見”。

三、按照國家二級檔案達(dá)標(biāo)要求，做好檔案實(shí)體基礎(chǔ)工作、利用服務(wù)工作

1、接收201x年檔案，按要求及時(shí)做好整理、歸檔、鑒定、分類、編目、排架、入庫，做到管理規(guī)范、利用方便。

2、清理積壓檔案，按要求完成鑒定、立卷、歸檔工作。

3、對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，按嚴(yán)格的組織程序予以處理。

4、在做好檔案實(shí)體基礎(chǔ)工作的同時(shí)，開展內(nèi)部檢查、評估、評比工作，為優(yōu)秀教學(xué)評估做好檔案工作方面的準(zhǔn)備。

5、開展評選檔案工作先進(jìn)單位和個人的評比工作，通過評優(yōu)總結(jié)促進(jìn)檔案工作。

6、配合學(xué)校的各項(xiàng)改革管理工作，以積極主動熱情的服務(wù)態(tài)度，做好檔案提供利用工作，樹立良好的窗口服務(wù)形象。

7、改進(jìn)研究生畢業(yè)離校手續(xù)、認(rèn)真做好研究生檔案接收、轉(zhuǎn)遞工作，做到及時(shí)、快捷、準(zhǔn)確、無誤。

四、圍繞百年校慶，開展檔案展覽等項(xiàng)工作

1、為舉辦百年校史展覽、教學(xué)科研展覽、名人檔案展覽，照片專題展覽，對展廳進(jìn)行規(guī)劃、設(shè)計(jì)，進(jìn)行必要的裝修，為百年校慶做基礎(chǔ)準(zhǔn)備。

2、做好《中國農(nóng)業(yè)大學(xué)名人志》的編纂工作、名人全宗檔案的整理工作和百年校慶畫冊的編輯具體工作，如：有關(guān)資料、照片的接收、催收、征集和整理工作。

3、按照學(xué)校布署，積極做好百年校慶展覽有關(guān)準(zhǔn)備工作。努力豐富充實(shí)館藏，加強(qiáng)資料的收集、整理、檔案利用等工作。

4、完成檔案館簡介的編印工作。

五、其它工作

1、開展檔案編研，力爭寫出2—3篇論文，與兄弟院校交流或發(fā)表。

2、做好陳列館接待參觀工作，發(fā)揮檔案對學(xué)生的教育作用。

3、向兄弟院校學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，積極參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案業(yè)務(wù)管理水平。

篇（4）

學(xué)籍檔案是高等職業(yè)學(xué)院的寶貴財(cái)富。檔案工作是一項(xiàng)以提供檔案與教學(xué)服務(wù)的工作，同其它各行各業(yè)一樣，需要制定各種標(biāo)準(zhǔn)，作為開展工作的依據(jù)和準(zhǔn)繩。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的重要內(nèi)容，它是指在檔案工作領(lǐng)域內(nèi)，由上級主管機(jī)關(guān)或會同標(biāo)準(zhǔn)化主管機(jī)關(guān)以及各有關(guān)部門共同協(xié)商對檔案工作的管理、原則、方法、質(zhì)量、概念、設(shè)施等，制定出科學(xué)的統(tǒng)一的規(guī)定和技術(shù)規(guī)范，并予以貫徹執(zhí)行進(jìn)而修訂的全部過程。目的就是通過科學(xué)的制定、貫徹、修訂各科標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步走向規(guī)范化、統(tǒng)一化。它的基本內(nèi)容有：檔案工作名詞術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、代號代碼標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)引語言標(biāo)準(zhǔn)、收集、整理、鑒定標(biāo)準(zhǔn)、檔案統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、提供利用標(biāo)準(zhǔn)、檔案編纂及出版格式標(biāo)準(zhǔn)、檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案裝具、檔案制成材料標(biāo)準(zhǔn)等。這些標(biāo)準(zhǔn)從制定到成熟需要一個相當(dāng)長的發(fā)展過程，而且這個過程是有規(guī)律的螺旋式上升，檔案工作現(xiàn)代化的水平也將隨著標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)動形式上升而逐步提高。因此，檔案工作者必須重視檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。下面對檔案工作化標(biāo)準(zhǔn)化談點(diǎn)粗淺的看法。

一、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)和前提

檔案工作是高等職業(yè)教育事業(yè)中的重要組成部分。高等職業(yè)教育檔案工作要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，首先是檔案工作的一系列環(huán)節(jié)，如名詞術(shù)語、檔案著錄、代號代碼等都必須有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以便在進(jìn)行工作時(shí)有統(tǒng)一的原則和規(guī)范。因?yàn)闄n案工作現(xiàn)代化是建立在先進(jìn)的科學(xué)基礎(chǔ)之上，如果沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)不僅不利于檔案工作的開展，而且檔案的作用也將大大減弱。要實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育檔案工作的現(xiàn)代化和學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化，還須建立檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化體系，在這個標(biāo)準(zhǔn)下開展工作才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化?？梢妼?shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案工作現(xiàn)代化首先是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，離開了標(biāo)準(zhǔn)化就沒有現(xiàn)代化。

二、標(biāo)準(zhǔn)化是衡量檔案工作質(zhì)量的尺度之一

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性的服務(wù)工作，對高等職業(yè)教育服務(wù)的效果直接與檔案工作一系列環(huán)節(jié)中的標(biāo)準(zhǔn)化程序有關(guān)。檔案工作中的組卷、分類標(biāo)引、鑒定工作中的保管期限確定檢索工具的編制、提供利用、裝具設(shè)備等都必須制定出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對質(zhì)量規(guī)格、工作程序以及要求等相應(yīng)的做出明確的規(guī)定，嚴(yán)格地按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，就能促使各項(xiàng)工作早日走向規(guī)范化、統(tǒng)一化，從而提高檔案工作的質(zhì)量。例如檔案標(biāo)引工作，它是將文件或案卷的主題內(nèi)容賦予一定的標(biāo)識，作為存儲和檢索的依據(jù)，利用者查找檔案通過檢索標(biāo)識去判斷自己所需的材料，如果檢索人員按標(biāo)準(zhǔn)給出的檢索標(biāo)識準(zhǔn)確、恰當(dāng)，利用者就能迅速地找出自己所需要的資料，節(jié)約查找時(shí)間，而且查找效果好、效益高。如果檢索標(biāo)識不完全，專職性低，文件或案卷就可能被漏掉，使有用的檔案被埋沒，又有可能檢索出自己無用的材料。所以標(biāo)引工作必須要有標(biāo)引的規(guī)定與規(guī)則，保證標(biāo)引的一致性，使標(biāo)引工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。同樣道理，高等職業(yè)教育檔案工作的各個環(huán)節(jié)都達(dá)到了一定的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)化，學(xué)籍檔案工作的質(zhì)量才有可靠的保證，才能為發(fā)展高等職業(yè)教育提供豐富的資料。

三、標(biāo)準(zhǔn)化是提高檔案工作的工作效率，節(jié)約人力物力財(cái)力的有效措施

標(biāo)準(zhǔn)化能提高檔案工作的工作效率。搞好標(biāo)準(zhǔn)化對節(jié)約人力物力財(cái)力有重要作用，根據(jù)合理地標(biāo)準(zhǔn)化要求，人力物力財(cái)力資源都可以得到合理的利用。以整理工作中的組卷為例，過去由于文件和案卷的組卷方法沒有統(tǒng)一合理的標(biāo)準(zhǔn)，往往把不同歷史時(shí)期，不同組織單位的文件和案卷組織在一起，或者把不應(yīng)該分割的文件或案卷進(jìn)行分離組卷，致使文件或案卷本身固有的聯(lián)系被分割，隨意搬家，脫離形成單位，組卷不合要求，給查找者帶來麻煩，使利用者浪費(fèi)了很長時(shí)間還查找不到自己所需要的資料，造成人力物力的很大浪費(fèi)，影響檔案的社會效益。通過制定標(biāo)準(zhǔn)既可以把檔案的本來面貌反映出來，又能使文件或案卷在來源時(shí)間、內(nèi)容和形式等幾個方面形成一個有機(jī)的整體，查找迅速、方便、節(jié)約人力、使檔案工作者省出更多的時(shí)間去從事其他工作。在財(cái)力方面如能進(jìn)行裝具的改革、創(chuàng)新、制定出技術(shù)先進(jìn)、 經(jīng)濟(jì)合理的裝具標(biāo)準(zhǔn)，按標(biāo)準(zhǔn)化、系列化集中生產(chǎn)出一批耐腐蝕、耐老化的裝具就能降低造價(jià)，提高技術(shù)水平，節(jié)約大量的人力物力財(cái)力，加速高等職業(yè)教育檔案工作現(xiàn)代化。

四、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育檔案工作科學(xué)管理的重要組成部分

所謂科學(xué)管理就是根據(jù)檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，運(yùn)用先進(jìn)的技術(shù)和方法，依據(jù)各種科學(xué)管理制度對檔案進(jìn)行管理，開展各項(xiàng)工作，科學(xué)管理要求做到的標(biāo)準(zhǔn)是：檔案管理機(jī)構(gòu)高效化，管理方法科學(xué)化，管理工作計(jì)劃化，管理技術(shù)現(xiàn)代化等。要實(shí)現(xiàn)高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化，只有各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化，檔案工作才能按標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理。因此要實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理必須大力推行標(biāo)準(zhǔn)化。

五、標(biāo)準(zhǔn)化是推動高等職業(yè)教育學(xué)籍檔案管理發(fā)展的重要條件

篇（5）

眾所周知計(jì)算機(jī)作為一種高效處理龐大復(fù)雜信息與數(shù)據(jù)的現(xiàn)代先進(jìn)工具的首要特征就是要求輸入計(jì)算機(jī)的各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息必須是準(zhǔn)確和科學(xué)的，所以實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的前提條件是要做好輸入信息與數(shù)據(jù)的收集、整理、著錄等一系列前期的基礎(chǔ)工作，使其充分滿足計(jì)算機(jī)工作的技術(shù)要求。

那么我國檔案管理基礎(chǔ)工作究竟在哪些方面不足和較差呢？哪些方面尚不能迅速適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的要求呢？總體來講目前我國的綜合性檔案館大多是館藏內(nèi)容龐雜案卷，數(shù)量繁多時(shí)間跨度長且由于多年來一直處于封閉式管理之中，檔案管理僅以保管為目，以案卷不丟失為原則。再加之每個歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量要求不同整理的規(guī)格不統(tǒng)一等情況形成了檔案基礎(chǔ)普遍較差的局面。主要問題集中反映在以下幾個方面：一是檔號不規(guī)范。沒有目錄號一卷多冊現(xiàn)象較多；二是案卷標(biāo)題不規(guī)范。有些標(biāo)題不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用；四是許多案卷未標(biāo)頁碼，如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)；五是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的；六是案卷厚薄不一，有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷。總之綜合性檔案館建館時(shí)間越長館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。從以上情況來看我國綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序和方法，提高檔案管理基礎(chǔ)工作水平

從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中都可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法。即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。從科學(xué)與經(jīng)驗(yàn)中可以獲知要想提高檔案管理的水平就必須實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作程序與方法，即要求檔案管理的收集、整理、鑒定、著錄、保管等各個環(huán)節(jié)都要按照統(tǒng)一的程序和科學(xué)的方法進(jìn)行工作。

1.全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無參考價(jià)值的文件，所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

2.重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

3.結(jié)合本館實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。

4.統(tǒng)一分類號保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們在分類過程中，首先根據(jù)《中國檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

5.規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是：在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對題和計(jì)算機(jī)識別不清的情況發(fā)生。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有請示報(bào)告等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫請示凡不要求批復(fù)的文件則寫報(bào)告等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

現(xiàn)代檔案管理工作的主要目的就是提高檔案數(shù)據(jù)的利用效率，因此，所有的檔案管理工作都應(yīng)該本著有所用的目的展開，因此，現(xiàn)代檔案管理的準(zhǔn)備工作必須按照社會的實(shí)際需要分清重點(diǎn)，按照需要的緩急程度順序開展。檔案管理的基礎(chǔ)性工作，需要管理人員綜合社會的發(fā)展現(xiàn)狀，將所有的檔案進(jìn)行重點(diǎn)和次重點(diǎn)的整體分類。

2、分級次著錄，省時(shí)省力

在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合及著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。

3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如房檔、案件等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣⒌刂?、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

4.用關(guān)鍵詞替代主題詞，簡化查找時(shí)間，提高效率

篇（6）

以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng)，緊緊圍繞保護(hù)干部職工人身、單位財(cái)產(chǎn)安全，維護(hù)社會穩(wěn)定的總要求，督促我局各股室深入貫徹《消防法》、《省消防條例》、公安部令第61號等法規(guī)文件，進(jìn)一步規(guī)范本單位消防安全管理機(jī)制和消防安全管理體系，明確消防安全管理重點(diǎn)，統(tǒng)一消防安全管理標(biāo)準(zhǔn)，夯實(shí)火災(zāi)防控基礎(chǔ)，不斷提升消防安全“四個能力”，最大限度地預(yù)防和減少火災(zāi)事故發(fā)生。

二、消防安全目標(biāo)

1、消防安全做到“一明確、三建立、五規(guī)范”的總要求?！耙幻鞔_”即明確消防安全職責(zé)；“三建立”即建立健全消防組織，建立健全消防安全制度和操作規(guī)程，建立完善消防檔案；“五規(guī)范”即規(guī)范防火檢查和隱患整改，規(guī)范消防控制室管理，規(guī)范消防設(shè)施維護(hù)管理，規(guī)范消防宣傳教育培訓(xùn)，規(guī)范滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案演練。

2、人人關(guān)注消防、人人參與消防、人人學(xué)會消防，干部職工應(yīng)達(dá)到“懂消防設(shè)施設(shè)備，會操作使用；懂火災(zāi)應(yīng)急處置程序，會組織撲救火災(zāi)；懂消防安全常識，會檢查隱患”的“三懂三會”。

三、消防安全管理原則

1、消防安全“遵守國家法律、標(biāo)準(zhǔn)”的原則。

2、“以防為主、防消結(jié)合”的原則。

3、“誰主管，誰負(fù)責(zé)”的原則。

4、實(shí)行“風(fēng)險(xiǎn)控制”的原則。

5、各股室和個人都有維護(hù)消防安全、保護(hù)消防設(shè)施、預(yù)防火災(zāi)、報(bào)告火警義務(wù)的原則。

四、消防安全指標(biāo)

1、火災(zāi)事故為0。

2、全年消防安全檢查計(jì)劃完成率100%。

3、建立消防安全管理體系，預(yù)防火災(zāi)和減少火災(zāi)危害，保護(hù)員工、社區(qū)群眾人身、財(cái)產(chǎn)和公共的安全；實(shí)施、保持和持續(xù)改進(jìn)消防安全管理體系。

4、消防設(shè)施及器材完好率達(dá)100%、職工會使用率100%、全年消防設(shè)施法檢率100%。。

5、火災(zāi)報(bào)警器完好率100%。

6、每年1～2次火災(zāi)事故滅火和疏散演練。

7、消防安全臺帳、檔案建檔率100%。

8、規(guī)范運(yùn)行單位消防安全戶籍化管理系統(tǒng)，按要求錄入日常消防安全管理情況。

五、消防安全工作重點(diǎn)

1、定期召開消防安全會議和堅(jiān)持消防安全戶籍化系統(tǒng)錄入日工作月工作。

2、每半年召開一次消防安全工作培訓(xùn)會。主要對干部職工進(jìn)行消防知識的教育宣傳，提高消防知識水平，懂得火災(zāi)的起因、火險(xiǎn)的預(yù)防、初起火災(zāi)的撲救方法、滅火器材的使用方法、火場自救逃生方法等。

篇（7）

一、?n案管理計(jì)算機(jī)化的前處理工作概述

檔案管理要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化工作中有重要的三部分：硬件、軟件和數(shù)據(jù)。硬件和軟件的準(zhǔn)備工作都比較容易進(jìn)行，而且準(zhǔn)備的時(shí)間也不需要太長。對硬件和軟件的挑選要以數(shù)據(jù)工作為主，要選擇能承受巨大的數(shù)據(jù)量的軟件和硬件。檔案管理的信息化就要對檔案管理中的數(shù)據(jù)進(jìn)行準(zhǔn)備，其在這三部分的準(zhǔn)備工作是占據(jù)時(shí)間最長的一項(xiàng)。在這項(xiàng)工作的準(zhǔn)備中需要對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行明確，不能出現(xiàn)錯誤，而且數(shù)據(jù)信息很多，數(shù)據(jù)信息的不規(guī)范和不標(biāo)準(zhǔn)都會影響檔案管理工作的進(jìn)行。而且在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的過程中，需要良好的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)環(huán)境，其對就計(jì)算機(jī)和程序都沒有太高的要求，但是數(shù)據(jù)環(huán)境一定要良好，這樣才能保證檔案管理工作的進(jìn)行。

檔案管理計(jì)算機(jī)化的前處理工作的質(zhì)量大部分取決于數(shù)據(jù)信息的質(zhì)量。只要數(shù)據(jù)信息處理的比較準(zhǔn)確，那么前處理工作也就合格了。所以檔案管理工作的質(zhì)量的提高，還需要對檔案的前處理工作高度的重視，保證前處理工作的有效的完成。數(shù)據(jù)信息處理完成后，前期的準(zhǔn)備工作也就完成了。但是數(shù)據(jù)信息處理的過程是比較復(fù)雜和繁瑣的，其中也存在很多問題，需要執(zhí)行一定的策略才能有效的完成[1]。

二、檔案管理計(jì)算機(jī)化的前處理工作

（一）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，使檔案前處理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、合理化

對檔案管理的前處理中需要的硬件和軟件，也要進(jìn)行細(xì)心的挑選，一定要滿足數(shù)據(jù)信息的存儲要求，保證前處理工作的有效進(jìn)行。檔案管理中的前處理階段就要就是對數(shù)據(jù)的處理，而數(shù)據(jù)的處理工作需要我們遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)備中需要注意：

一是檔案著錄，這是檔案數(shù)據(jù)信息的重要的工作，也是運(yùn)行中必須使用的數(shù)據(jù)。對著錄標(biāo)引一定要根據(jù)《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行編制，這樣才能保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性，也可以保證人員在使用時(shí)的更加快捷的獲取數(shù)據(jù)。在數(shù)據(jù)的錄入中，一定要注意對著錄的規(guī)則的遵循，否則后期的檔案管理工作就可能出現(xiàn)問題，而且這項(xiàng)問題也不容易解決，影響檔案管理工作的進(jìn)度。

二是對檔案著錄的標(biāo)引。對檔案著錄的標(biāo)引一定要引導(dǎo)文件級，要規(guī)范的進(jìn)行輸入，不能根據(jù)自己的想法進(jìn)行改變，對數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)目、著錄順序等都要按照要求進(jìn)行，不能隨意的添加和刪減，這樣會影響檔案的管理工作。而且在輸入中一定要保證符號的準(zhǔn)確，卡片的大小和尺寸也要協(xié)調(diào)，不是盡量，而是一定要還原檔案的原貌，降低在使用中出現(xiàn)問題的概率[2]。

三是檔案制度的建立。檔案管理工作中，檔案數(shù)量很龐大，所以就要對檔案管理中的工作和人員進(jìn)行管理，并設(shè)立監(jiān)督機(jī)制，促進(jìn)人員規(guī)范的進(jìn)行檔案管理工作。一定要對數(shù)據(jù)的處理進(jìn)行監(jiān)督和管理，對著錄人員、標(biāo)引人員和審校人員都要進(jìn)行考核，保證其各自職責(zé)的實(shí)現(xiàn)，保證數(shù)據(jù)錄入工作的質(zhì)量。

（二）檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高相關(guān)人員的素質(zhì)

一是對檔案管理的工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，檔案管理工作需要相關(guān)人員具有一定的計(jì)算機(jī)使用能力，所以對其使用計(jì)算機(jī)的能力進(jìn)行培養(yǎng)。而且這些人員還要對相關(guān)檔案的著錄有一定的了解，這樣才能更好的進(jìn)行數(shù)據(jù)處理工作，也能避免數(shù)據(jù)問題的產(chǎn)生。二是綜合型人才的培養(yǎng)。在對人員的培訓(xùn)上，要使其建立合理的知識結(jié)構(gòu)，掌握更多的檔案管理方面的知識，不能只是了解一方面的知識，這樣的人員不能滿足現(xiàn)在檔案管理工作的需求?，F(xiàn)在的檔案管理工作需要更多的綜合型人才，需要人才具有多方面的能力，因?yàn)楝F(xiàn)在的工作也具有綜合性的特點(diǎn)。三是重視對在校檔案專業(yè)學(xué)生的理論與實(shí)踐結(jié)合的教育。檔案管理的計(jì)算機(jī)化，需要學(xué)生對計(jì)算機(jī)知識和外語知識都要有一定的了解，這樣才能更好的開展工作。同時(shí)對學(xué)生的培養(yǎng)也要重視人員的時(shí)間能力，學(xué)校也應(yīng)該為學(xué)生設(shè)置更多的時(shí)間課程[3]。

（三）檔案前處理工作的管理和監(jiān)督

篇（8）

1引言

在機(jī)關(guān)單位工作過程中形成的歷史記錄，即為機(jī)關(guān)檔案，它具有重要的保存價(jià)值，并對領(lǐng)導(dǎo)決策、職能履行與正確貫徹執(zhí)行國家方針政策、強(qiáng)化內(nèi)部管理具有決定性的意義。所以，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理工作的規(guī)范化非常關(guān)鍵。鑒于目前我國部分機(jī)關(guān)檔案管理工作仍舊欠缺規(guī)范化，管理水平難以滿足實(shí)際需要，還影響到機(jī)關(guān)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，因此需要對加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化管理進(jìn)行深入思考。

2機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的作用與意義

檔案是機(jī)關(guān)單位在業(yè)務(wù)工作、隊(duì)伍建設(shè)與管理任務(wù)等實(shí)踐活動中形成的書面文件、電子媒介或影像資料等原始記錄的統(tǒng)稱，它詳細(xì)記錄了機(jī)關(guān)單位的發(fā)展歷程。面對機(jī)關(guān)單位的新形勢與新要求，應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步提高檔案工作規(guī)范化的管理水平，有助于促進(jìn)機(jī)關(guān)單位工作的進(jìn)步和發(fā)展。第一，機(jī)關(guān)檔案忠實(shí)反映了機(jī)關(guān)單位工作中獲得的工作成果與艱辛勞動，是機(jī)關(guān)單位的一筆可貴財(cái)富，有利于推動機(jī)關(guān)單位工作科學(xué)發(fā)展的步伐。近些年來國家高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列措施和制度來改進(jìn)與加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化。完善的機(jī)關(guān)檔案能夠引導(dǎo)人們了解機(jī)關(guān)單位發(fā)展的主要?dú)v史脈絡(luò)，及時(shí)跟進(jìn)工作當(dāng)中出現(xiàn)的問題，并且總結(jié)有關(guān)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，屬于豐富的信息資源。第二，機(jī)關(guān)檔案是指導(dǎo)單位工作的必要依據(jù)，檔案的價(jià)值在于挖掘并利用信息資料的效益，充分有效地發(fā)揮檔案的作用，推動各項(xiàng)機(jī)關(guān)工作的順利開展。同時(shí)具體的單位工作能夠進(jìn)一步豐富檔案的種類，提高檔案質(zhì)量，有助于檔案工作更好地建設(shè)發(fā)展。伴隨我國法治建設(shè)的提高與完善，各級機(jī)關(guān)單位的檔案意識不斷增強(qiáng)，檔案的綜合利用率也在逐年提升，在機(jī)關(guān)單位的各項(xiàng)工作任務(wù)中具有舉足輕重的影響作用，在預(yù)防職務(wù)犯罪和行政監(jiān)察監(jiān)督等業(yè)務(wù)內(nèi)容中，機(jī)關(guān)單位各部門利用檔案信息資源及時(shí)歸納和總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，獲取了突出的工作業(yè)績。第三，規(guī)范化的機(jī)關(guān)單位檔案管理是提高其工作水平的關(guān)鍵保障。隨著我國法律法規(guī)的日益完善，機(jī)關(guān)單位的工作任務(wù)也逐漸變得繁重起來，檔案資料的內(nèi)容大幅度增加。檔案工作還會出現(xiàn)資料收集不夠齊全，制度執(zhí)行沒有到位，檔案安全存在隱患以及規(guī)范化水平有待提升的狀況與現(xiàn)象。這些問題在為機(jī)關(guān)單位的檔案管理任務(wù)施加壓力、帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)，也為其進(jìn)一步發(fā)展帶來了機(jī)遇。所以提高檔案管理規(guī)范化水平，充分發(fā)揮機(jī)關(guān)單位服務(wù)任務(wù)的作用要求，必須實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化管理，為機(jī)關(guān)單位各項(xiàng)工作的健康有序發(fā)展提供有力保障。

3提高機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的科學(xué)途徑

3.1完善現(xiàn)代機(jī)關(guān)單位檔案的管理體制

從檔案的收集、鑒定、保管與整理等任務(wù)中，構(gòu)建統(tǒng)一的規(guī)范化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)完善檔案管理制度的規(guī)范性。應(yīng)當(dāng)明確機(jī)關(guān)單位涉及的所有需要?dú)w檔的資料信息，由檔案部門統(tǒng)一進(jìn)行收集和整理，在歸檔環(huán)節(jié)中應(yīng)當(dāng)注重檔案的質(zhì)量保證，重視歸檔的具體細(xì)節(jié)例如證件與附件，關(guān)注檔案整理的不同時(shí)間與資料的先后順序等信息。其中檔案資料的標(biāo)題需要清楚填寫，且避免任意改動。及時(shí)處理有破損或字跡模糊不清的檔案資料，建立細(xì)節(jié)化明晰的歸檔細(xì)則，加強(qiáng)檔案資料信息的完整性、真實(shí)性和系統(tǒng)性。

3.2科學(xué)分類資源，完善檢索體系

首先要遵循文件材料的整合規(guī)律，保持各個文件之間的有機(jī)聯(lián)系，并且充分體現(xiàn)以人為本的基本原則。其次要做到文件的準(zhǔn)確分類和鑒定，使編目、用品、紙張和字跡的規(guī)范化更明顯；要看歸檔的查全率、及時(shí)率與完整率是否達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)。再次，不同的檔案檢索工具構(gòu)成了互為補(bǔ)充的檢索系統(tǒng)，從不同角度揭示了檔案資料的內(nèi)容。檢索工具的種類與質(zhì)量直接關(guān)系到檔案的查詢速度與查準(zhǔn)率，完善的檢索體系能夠符合不同檢索渠道的要求。通常機(jī)關(guān)單位需要根據(jù)要求來設(shè)立和完善各種門類藏書的全部檔案案卷級與文件級的目錄數(shù)據(jù)庫，按照現(xiàn)實(shí)要求設(shè)置目錄專題數(shù)據(jù)資源庫。

3.3引進(jìn)和利用現(xiàn)代化技術(shù)，更新檔案管理規(guī)范化模式

檔案管理人員應(yīng)當(dāng)利用先進(jìn)設(shè)施與專業(yè)技術(shù)，對檔案進(jìn)行電腦目錄輸入、檢索、統(tǒng)計(jì)檔案年報(bào)的編制、掃描圖紙及重大建設(shè)項(xiàng)目的檔案登記任務(wù)。為實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)單位文檔的一體化管理，需要設(shè)計(jì)一系列適用于本單位實(shí)際工作情況的軟件，來確保文檔一體化有效實(shí)施。在電子檔案管理方面，對需要永久保存的電子檔案，例如建筑圖紙、重要的文獻(xiàn)材料和資源以及具有法律效力的文件憑證等，都應(yīng)使用不可擦除型光盤；電子公文存儲歸檔的光盤應(yīng)該貼有標(biāo)簽提示。這些都是檔案規(guī)范化管理任務(wù)中不可或缺的工作，只要奠定好規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，就可引領(lǐng)檔案管理工作向高效有序的方向發(fā)展。

4結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展和科技進(jìn)步，機(jī)關(guān)部門的檔案管理工作需要更加科學(xué)與規(guī)范化。良好的檔案管理程序可以推動機(jī)關(guān)單位的工作發(fā)展，因此領(lǐng)導(dǎo)者必須注重檔案管理制度的完善，選拔專業(yè)化的檔案管理人員，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才，加強(qiáng)檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化進(jìn)程。

作者:翁亞潔 單位:河北省秦皇島市海港區(qū)民政局

參考文獻(xiàn)

[1]冼云嫦.提高機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的思考[A].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——企業(yè)管理模式創(chuàng)新學(xué)術(shù)研討會”論文集（上）[C].《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院:,2017(1).

篇（9）

1.2 檔案業(yè)務(wù)“兩基”建設(shè)上“軟”。一是工作制度不夠健全，有的單位沒有室藏檔案應(yīng)急處置方案和計(jì)算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急處置方案；二是部分機(jī)關(guān)檔案室對各門類歸檔文件材料收集不齊全完整，黨委黨組會議記錄、辦公會議記錄、民主生活會記錄和年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表及人員編制名冊未及時(shí)歸檔；三是部分機(jī)關(guān)檔案室沒有建立全宗卷，有些機(jī)關(guān)檔案室雖已建立全宗卷，但全宗卷主要內(nèi)容不齊全；四是部分機(jī)關(guān)沒有單獨(dú)的檔案庫房、閱覽室和辦公室；五是有的機(jī)關(guān)檔案保管沒有實(shí)現(xiàn)“三鐵”，達(dá)不到“十防”措施要求。

1.3 檔案信息化建設(shè)上“松”。很多單位對檔案信息化建設(shè)的緊迫性、重要性認(rèn)識不足，不能夠把檔案信息化建設(shè)列入電子政務(wù)建設(shè)規(guī)劃，與之同步實(shí)施，同步發(fā)展。應(yīng)配備的計(jì)算機(jī)、刻錄機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件未能配備，文檔一體化管理難以實(shí)行。

1.4 檔案提供利用上弱。檔案檢索工具編制不全，編研材料單薄，提供利用效果不明顯。

2 機(jī)關(guān)檔案工作存在問題的原因

2.1 領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不到位。由于機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不到檔案工作的重要性，在工作中不重視檔案工作。檔案管理制度不健全，責(zé)任不明確，工作被動。

2.2 對檔案工作人員管理不到位。第一，機(jī)關(guān)檔案員不能保持相對穩(wěn)定，調(diào)動過于頻繁。第二，機(jī)關(guān)檔案工作人員少，不適應(yīng)檔案工作的需要。如濮陽市法院有訴訟檔案、文書檔案四萬多卷，工作量大，檔案員疲于應(yīng)付。第三，檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。有的檔案員不是學(xué)檔案專業(yè)的，有的是從其他崗位上調(diào)動過來的，對檔案工作知之不多。第四，檔案員待遇低，其積極主動性很難發(fā)揮，機(jī)關(guān)檔案工作也很難有起色。

2.3 經(jīng)費(fèi)投入不到位。機(jī)關(guān)檔案工作需要適量的資金投入，但很多單位沒有投入開展檔案工作必需的資金，該配備的空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器和計(jì)算機(jī)等沒有配備或配備不全，機(jī)關(guān)檔案庫房達(dá)不到“十防”措施的要求，影響了檔案信息化建設(shè)工作開展。

3 機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理認(rèn)證對策

3.1 抓領(lǐng)導(dǎo)，不斷提高思想認(rèn)識。①凡是召開檔案工作會議，就請分管領(lǐng)導(dǎo)、主管負(fù)責(zé)人參加，增強(qiáng)其重視支持檔案工作的責(zé)任感；②檔案行政管理部門可以收集編輯檔案利用實(shí)例匯編，發(fā)給機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)，加深他們對機(jī)關(guān)檔案工作的認(rèn)識和理解；③檔案部門的干部在對機(jī)關(guān)單位檢查工作、業(yè)務(wù)指導(dǎo)時(shí)，利用正反實(shí)例宣傳機(jī)關(guān)檔案工作的重要性和必要性。

3.2 抓隊(duì)伍，加強(qiáng)對機(jī)關(guān)檔案干部的管理。首先，要保持機(jī)關(guān)檔案干部的相對穩(wěn)定。實(shí)行機(jī)關(guān)檔案干部備案制度，各機(jī)關(guān)檔案干部交流調(diào)動前，要向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門備案，征得同意后，原檔案干部方可調(diào)動。其次，提高機(jī)關(guān)檔案室的規(guī)格。如能把機(jī)關(guān)檔案室編制為機(jī)關(guān)內(nèi)部科室，提高其規(guī)格，既能保持機(jī)關(guān)檔案干部的相對穩(wěn)定，發(fā)揮檔案干部的積極主動性，又能提高機(jī)關(guān)工作效率。最后，提高機(jī)關(guān)檔案干部業(yè)務(wù)素質(zhì)。理論與實(shí)踐相結(jié)合，“走出去，請進(jìn)來”，集中與分散，有計(jì)劃有步驟地對各級機(jī)關(guān)檔案干部分期分批進(jìn)行輪訓(xùn)，使其提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作開展。

篇（10）

    一、會計(jì)電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn)

    眾所周知,傳統(tǒng)的會計(jì)檔案主要是指會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿和會計(jì)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)材料,是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。現(xiàn)在財(cái)務(wù)人員采用無紙化辦公形式,所有日常工作均在計(jì)算機(jī)上完成,會計(jì)信息的管理有以下一些顯著特點(diǎn):

    第一,電算化會計(jì)檔案比傳統(tǒng)會計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。表現(xiàn)突出的是存儲的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。它不僅保留了傳統(tǒng)意義上的紙介質(zhì)會計(jì)檔案,而且還新增了存儲在磁性介質(zhì)或光存儲介質(zhì)上的會計(jì)數(shù)據(jù)。

    第二,電算化會計(jì)檔案的存貯和調(diào)用具有很高的技術(shù)要求。傳統(tǒng)的會計(jì)檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質(zhì)上的會計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用。

    第三,會計(jì)電算化檔案具有多形式的載體。不僅包含通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的會計(jì)資料信息載體紙張,更主要的是磁盤、光盤、存儲芯片。

    第四,會計(jì)電算化檔案具有易遭破壞,難留痕跡的特點(diǎn),同時(shí)他們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,因此對會計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

    第五,電算化會計(jì)檔案的使用和會計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。隨著單位使用的會計(jì)軟件的升級,新軟件對原會計(jì)檔案的兼容應(yīng)于考慮,即會計(jì)電算化檔案更需要科學(xué)地管理。

    二、如何做好電算化會計(jì)檔案管理工作

    為了更有效地做好電算化會計(jì)檔案工作,我們必須根據(jù)電算化會計(jì)檔案的特點(diǎn),分別做好會計(jì)檔案的輸出、管理與保存、利用等方面的工作。

    第一,做好電算化會計(jì)檔案的輸出。所謂電算化會計(jì)檔案的輸出是指在一定的時(shí)間間隔內(nèi)(如一個會計(jì)年度),把計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的所有會計(jì)數(shù)據(jù)打印拷貝存儲到存儲介質(zhì)上,從而形成脫離于原計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的會計(jì)檔案。平時(shí)采用計(jì)算機(jī)打印輸出會計(jì)憑證、銀行日記賬和現(xiàn)金日記賬,并把打印的活頁賬裝訂成冊?？傎~及一般賬簿可按年打印。年末應(yīng)把完整的賬套數(shù)據(jù)備份出來,存入光盤或磁盤。另外還應(yīng)收集計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng);財(cái)務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財(cái)務(wù)軟件的銷售與維護(hù)公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計(jì)電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。

    第二,做好電算化會計(jì)檔案的管理與保存。由于電算化會計(jì)檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時(shí)應(yīng)采用雙備份法進(jìn)行數(shù)據(jù)的備份,并且在每份備份上注明形成檔案的時(shí)間與數(shù)據(jù)文件容量、版本型號,并貼上寫保護(hù)字樣,存放在兩個不同的建筑物。并選擇遠(yuǎn)離磁場、防火、防潮、防塵的場所等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案,要定期進(jìn)行檢查,定期進(jìn)行復(fù)制,如每半年復(fù)制一次,且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點(diǎn),防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會計(jì)檔案丟失,造成無法挽救的損失。

    此外,還應(yīng)注意電算化會計(jì)檔案與對應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。因?yàn)樵诓煌姹拒浖滦纬傻臅?jì)檔案其會計(jì)數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生用現(xiàn)在的高版本軟件不能查閱調(diào)閱原會計(jì)檔案或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。因此,建議在系統(tǒng)管理員配合下,會計(jì)電算化檔案除保存各版本的原備份賬套外還應(yīng)保存其升級后的會計(jì)賬套,二者的一致性是非常必要的。

    第三,做好電算化會計(jì)檔案的利用。在長期開展會計(jì)電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調(diào)閱的會計(jì)檔案會有下述兩種情況:一是所調(diào)閱的會計(jì)檔案的版本號與當(dāng)前會計(jì)電算化系統(tǒng)版本號一致,此時(shí)只需將所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的賬套恢復(fù)功能進(jìn)行調(diào)閱即可;二是所調(diào)閱的會計(jì)檔案的版本號與當(dāng)前會計(jì)電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時(shí)可以在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進(jìn)行調(diào)閱。也可對原版本會計(jì)賬套進(jìn)行升級,但這會受軟件功能設(shè)計(jì)的限制,不能保證完全成功。

    三、電算化會計(jì)檔案的整理與再利用