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時(shí)間：2022-08-08 14:42:04
序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇人事檔案工作計(jì)劃范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。
中圖分類號(hào)：C923
我國(guó)是世界第一人口大國(guó)，擁有世界總數(shù)四分之一的人口數(shù)量，并且人口數(shù)量依然持續(xù)增長(zhǎng)，管理好人口和計(jì)劃生育檔案是計(jì)劃生育工作中重要的一環(huán)。隨著人口計(jì)劃生育工作的制度化、法制化、規(guī)范化，人口和計(jì)劃生育檔案管理也面臨著工作方式的轉(zhuǎn)化，由傳統(tǒng)的管理方法向“高、新、嚴(yán)、準(zhǔn)”的科學(xué)方式轉(zhuǎn)變。探索科學(xué)管理新思維，創(chuàng)新管理方式，進(jìn)一步提高檔案科學(xué)管理水平，對(duì)更好的服務(wù)政府決策以及提高社會(huì)管理工作水平有突出的作用。高效利用檔案，提高人口和計(jì)劃生育部門(mén)的效率和服務(wù)，在工作中發(fā)揮人的主動(dòng)性是當(dāng)前工作中的關(guān)鍵[1]。
一、當(dāng)前存在問(wèn)題
當(dāng)前由于種種原因，例如對(duì)檔案管理認(rèn)識(shí)不足、檔案管理不規(guī)范、管理人員管理意識(shí)缺乏、農(nóng)村人口流動(dòng)性大等等，這些客觀因素和主觀因素都影響了人口和計(jì)生檔案的管理工作的效率，嚴(yán)重制約了政府工作的開(kāi)展，間接影響了和諧社會(huì)的建設(shè)進(jìn)程。
1.1當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題
隨著人口的增多和人口流動(dòng)量的增大，給人口與計(jì)生檔案管理工作帶來(lái)了困難，而且在管理工作方面，管理者對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)不足。在這方面主要存在兩個(gè)問(wèn)題：一方面是沒(méi)有認(rèn)識(shí)到人口與計(jì)生檔案管理的必要性和重要性，對(duì)工作的重要性存在認(rèn)識(shí)偏差，在工作中不能全神貫注、盡職盡責(zé)的對(duì)待本職工作，忽視了檔案管理的重要意義，導(dǎo)致計(jì)生檔案的管理工作經(jīng)常出現(xiàn)各種問(wèn)題；另一方面的問(wèn)題是出現(xiàn)在民眾，老百姓對(duì)計(jì)生工作往往存在偏見(jiàn)，他們認(rèn)為計(jì)生檔案不能給他們提供有效的實(shí)質(zhì)性幫助，因此在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)抵情緒，不配合相關(guān)人員的工作，給檔案管理工作帶來(lái)一定的困難和妨礙。
1.2 人員流動(dòng)性
人員流動(dòng)性大是人口與計(jì)生檔案工作的管理工作困難的另一個(gè)原因。改革開(kāi)放以來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，對(duì)農(nóng)村剩余勞動(dòng)力的需要急劇增大，各地用人單位用工模式逐步完善，刺激了勞工人員的流動(dòng)，剩余勞動(dòng)力從欠發(fā)達(dá)地區(qū)流向大城市，同時(shí)人才的交流更加頻繁，人口的分散性給人口與計(jì)生檔案的統(tǒng)計(jì)和管理的工作開(kāi)展帶來(lái)了極大的不便[2]。此外在人口和計(jì)生檔案管理人由于工作調(diào)動(dòng)、職位升遷等原因，使管理工作不流暢，存在著交接不清晰、檔案的缺失、資料分管不清楚等問(wèn)題。這些問(wèn)題的存在造成了人口和計(jì)生檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)紕漏，增加了管理工作的難度。
1.3管理工作不規(guī)范、制度不健全
此外，人口與計(jì)生檔案管理工作不規(guī)范、制度不健全也制約著管理工作的開(kāi)展。由于工作性質(zhì)繁瑣、信息量大、管理方式不合理等原因，當(dāng)前我國(guó)的人口與計(jì)生檔案管理工作，一直都處于一個(gè)無(wú)序、不規(guī)范、放任自流的狀態(tài)。基層工作人員在檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)、檔案意識(shí)等方面達(dá)不到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求，管理者大都缺乏過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力，對(duì)保管技術(shù)的專業(yè)知識(shí)也了解過(guò)少，很多從業(yè)者都是跨專業(yè)從事工作，因此容易造成管理的混亂。再者各級(jí)人員分工不明確、職責(zé)不清晰，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不重視，導(dǎo)致管理工作效率低下，出現(xiàn)各部門(mén)推諉責(zé)任，出現(xiàn)工作的“真空區(qū)”。
1.4管理設(shè)備的陳舊
多數(shù)基層部門(mén)硬件設(shè)備上存在不容忽視的隱患，如保管條件簡(jiǎn)陋，沒(méi)有升級(jí)保管設(shè)備，對(duì)檔案庫(kù)缺乏保護(hù)性措施。國(guó)家規(guī)定：國(guó)家、省、市級(jí)人口計(jì)生檔案都應(yīng)配備齊全的管理設(shè)備，并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理和規(guī)章制度，目前縣級(jí)檔案室仍然存在著設(shè)備陳舊、檔案室空間狹小、檔案堆積、辦公用品不合格等問(wèn)題，造成檔案的污損、遺失等嚴(yán)重后果。
人口和計(jì)劃生育檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)管理現(xiàn)代化
2.1 轉(zhuǎn)變觀念
檔案工作人員要重視檔案管理工作的重要性，徹底改變以往的工作觀念，要從保管人員轉(zhuǎn)為管理者，主動(dòng)學(xué)習(xí)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代管理知識(shí)，提高工作效率。利用先進(jìn)的管理設(shè)備和手段，增強(qiáng)信息分析能力和捕捉能力，從繁瑣復(fù)雜的資料中提取有價(jià)值的信息，簡(jiǎn)化信息量。并把提煉信息總結(jié)歸納，傳遞到知識(shí)生產(chǎn)和知識(shí)創(chuàng)新中，服務(wù)于政府決策，由保管人員轉(zhuǎn)變?yōu)橹R(shí)提供者和決策咨詢者。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也要重視檔案管理工作，給檔案管理提供更多的工作支持，監(jiān)督整治工作中出現(xiàn)的紕漏，杜絕人為錯(cuò)誤的發(fā)生。
2.2 更新檔案管理流程
檔案管理工作是復(fù)雜繁瑣的工程，耗費(fèi)大量的人力物力，為了避免在人口計(jì)生檔案的管理過(guò)程中出現(xiàn)過(guò)多的資源浪費(fèi)，就需要規(guī)范計(jì)生檔案管理工作，制定明確的工作流程和方案[3]，讓計(jì)生檔案管理工作保持有序、健康的發(fā)展。簡(jiǎn)化更新原有的工作流程，對(duì)管理流程進(jìn)行重組，在工作流程設(shè)計(jì)環(huán)節(jié)中融入隱形知識(shí)，并使隱形知識(shí)顯性化，在這過(guò)程中，人口和計(jì)劃生育檔案管理的參與者應(yīng)該定義流程中與檔案相關(guān)的基本概念，對(duì)檔案的保存、流轉(zhuǎn)、鑒定提出具體要求，確保流程的科學(xué)性和高效性。
2.3重視流動(dòng)人員管理
流動(dòng)人員管理是檔案管理工作中重要的一環(huán)，因此要重視流動(dòng)人員管理，加強(qiáng)分散人員的統(tǒng)計(jì)歸檔工作。當(dāng)前，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，流動(dòng)人員已經(jīng)成為一股不可忽視的群體，因此必須重視流動(dòng)人口的有效管理。一方面，檔案管理從業(yè)人員要對(duì)自己負(fù)責(zé)地區(qū)的流動(dòng)人員進(jìn)行詳細(xì)的統(tǒng)計(jì)工作，這樣才能更好地進(jìn)行流動(dòng)人員的管理，另一方面，針對(duì)流動(dòng)人員，成立專門(mén)的下屬職能部門(mén)，統(tǒng)籌負(fù)責(zé)人口的管理，對(duì)流動(dòng)人口的數(shù)量、發(fā)展趨勢(shì)以及面臨的問(wèn)題進(jìn)行研究，設(shè)立相關(guān)的資料庫(kù)，為以后工作和決策提供咨詢。管理人員要走入基層，定時(shí)走訪調(diào)查，掌握及時(shí)有效的信息，透徹地分析問(wèn)題的原因，以確保搜集信息準(zhǔn)確及時(shí)。
2.4 加強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化建設(shè)
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展給生活工作帶來(lái)了極大的便利，加強(qiáng)計(jì)生檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化建設(shè)可以節(jié)省了更多的人力和財(cái)力資源。計(jì)生檔案工作是計(jì)劃生育工作的重要組成部分，要充分認(rèn)識(shí)做好檔案工作的重要性，把計(jì)生檔案工作作為一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，需要實(shí)現(xiàn)計(jì)生檔案工作管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化[4]。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)化，能夠有效地保證工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不但減少工作人員的勞動(dòng)量，提高工作效率，而且能更好地起到資料的交流和共享作用。這個(gè)網(wǎng)絡(luò)既是計(jì)劃生育工作的基本體系，同時(shí)也是計(jì)劃生育檔案收集、管理的系統(tǒng)體系，通過(guò)這個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)更好的信息搜集和資源共享，同時(shí)也能更好的對(duì)計(jì)生檔案工作進(jìn)行分配和部署，把計(jì)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)作為日常建檔工作的重要依據(jù)，能夠促使計(jì)生檔案管理工作更加有效。
三、總結(jié)
總之，人口和計(jì)劃生育檔案工作在計(jì)劃生育工作中有重要的作用，是計(jì)劃生育工作和人員管理工作開(kāi)展的重要基礎(chǔ)，關(guān)系到民生建設(shè)和和諧社會(huì)的建設(shè)，為國(guó)家的決策起到引導(dǎo)和咨詢作用。因此，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和工作人員應(yīng)該重視檔案管理工作，徹底轉(zhuǎn)變觀念，提高工作人員的素質(zhì)，努力提高工作水平和工作效率，精簡(jiǎn)工作流程，利用新設(shè)備和新技術(shù)，提高科學(xué)管理水平。同時(shí)，國(guó)家和各級(jí)政府也應(yīng)給予必要的投入，解決所需經(jīng)費(fèi)，為科學(xué)管理檔案工作創(chuàng)造良好的條件。參考文獻(xiàn)：
[1] 柳臨.論提升人口計(jì)生檔案管理水平與發(fā)揮檔案作用.社科論壇，2012年3月.
檔案是對(duì)歷史的記錄，如何做好新時(shí)期的人口和計(jì)劃生育工作的檔案管理工作對(duì)我國(guó)新時(shí)期人口和計(jì)劃生育工作更好開(kāi)展和促進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)有好又快發(fā)展有著積極的作用。新時(shí)期的人口和計(jì)劃生育工作已經(jīng)邁入了法制化，規(guī)范化，制度化發(fā)展，對(duì)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作也提出了更高的，更新的要求。做好新時(shí)期的人口和計(jì)劃生育檔案管理工作已經(jīng)不能夠停留在以前的管理模式上了，必須要有采取新的管理模式，并加強(qiáng)管理工作等實(shí)踐方面的創(chuàng)新研究。
一、我國(guó)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作現(xiàn)狀
我國(guó)是一個(gè)人口大國(guó)，我國(guó)的人口和計(jì)劃生育工作的開(kāi)展面臨著許多嚴(yán)峻的形勢(shì)，這也為我國(guó)人口和計(jì)劃生育檔案管理工作也帶來(lái)了一些問(wèn)題，主要就集中在兩方面：
1 領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視
基層檔案整理和保管是整個(gè)檔案管理工作全過(guò)程的基礎(chǔ)，這卻是我國(guó)的人口計(jì)劃生育工作檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)基層的檔案管理工作一般都不夠重視，檔案管理部門(mén)在人們的心中也是“冷衙門(mén)”，基層的檔案管理工作人員不具有什么地位，對(duì)工作提出的建設(shè)性建議總是不能夠獲得應(yīng)有的重視。檔案的管理工作并沒(méi)有列入各級(jí)計(jì)生考核體系中，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的事情一直都是計(jì)生的實(shí)踐工作，檔案的管理已被自然忽略了。在錄用管理人員之時(shí)，一般考慮政治背景就行了，幾乎不關(guān)注檔案管理方面的專業(yè)能力是否已經(jīng)具備。
2 缺乏檔案管理意識(shí)，檔案保管條件差
檔案管理工作的不受重視對(duì)工作人員的工作積極性也是一個(gè)沉重的打擊，而基層工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案管理意識(shí)方面也跟本不可能獲得提高，離《檔案法》的要求相差實(shí)在是太遠(yuǎn)了。計(jì)生工作檔案管理人員對(duì)檔案的保管技術(shù)工作和業(yè)務(wù)方面的知識(shí)背景都非常的缺乏，多停留在“存放便萬(wàn)事大吉”的狀態(tài)，這使得檔案管理總是顯得雜亂無(wú)章的狀態(tài)。因?yàn)闄n案管理工作本身就缺乏應(yīng)有的重視，因此檔案保管方面的硬件設(shè)施也跟不上時(shí)代的要求，檔案庫(kù)缺乏相應(yīng)的保護(hù)措施，這些都為檔案管理工作帶來(lái)了許多的隱患。盡管現(xiàn)在國(guó)家提出了一些列的嚴(yán)格規(guī)章制度和法律法規(guī)，但是人口計(jì)生檔案管理工作方面依舊是出現(xiàn)一房多用，辦公用品質(zhì)量低下等現(xiàn)象，甚至檔案資料出現(xiàn)污損和丟失等重大工作失誤。
二、我國(guó)計(jì)生檔案管理工作的加強(qiáng)與新管理方式的引入
1 領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)提高對(duì)計(jì)生檔案管理工作的重視
領(lǐng)導(dǎo)對(duì)計(jì)生檔案管理工作的重視是對(duì)檔案管理工作制度化，標(biāo)準(zhǔn)化最為關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)，是計(jì)生檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，能夠科學(xué)管理現(xiàn)代化的前提。人口和計(jì)劃生育部門(mén)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)更新觀念，充分認(rèn)識(shí)到計(jì)生檔案管理工作對(duì)計(jì)生工作開(kāi)展的決策依據(jù)方面的作用，為育齡婦女提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的作用，為流動(dòng)人口提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的作用，促進(jìn)計(jì)劃生育工作改進(jìn)的作用，為農(nóng)民致富方面的作用。要把計(jì)生檔案管理工作提到和計(jì)劃生育協(xié)會(huì)，法制建設(shè)等部門(mén)同等重要的地位，把管理和建設(shè)納入到主要的議事日程，劃撥必要的財(cái)政投入，為檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)，為計(jì)生檔案管理工作進(jìn)一步的科學(xué)化，標(biāo)準(zhǔn)化，現(xiàn)代化做好準(zhǔn)備。
2 提高工作人員的管理素質(zhì)
檔案管理工作人員的知識(shí)技能水平和科技水平直接關(guān)系到檔案工作的管理水平，我國(guó)的計(jì)生檔案管理工作需要提高工作人員的管理素質(zhì)。這些素質(zhì)可以從以下幾個(gè)方面綜合入手：第一、重視對(duì)高素質(zhì)、復(fù)合型人才的培養(yǎng)；第二、重視計(jì)生檔案工作人員的在職培訓(xùn)；第三、鼓勵(lì)檔案工作人員自我成才；第四、合理調(diào)配人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)。工作人員素質(zhì)的培養(yǎng)和提高一定要結(jié)合信息時(shí)展的技能需求，為下一步引入計(jì)算機(jī)等技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作做好人才的儲(chǔ)備和培養(yǎng)工作，使得我國(guó)的計(jì)生檔案管理工作的臺(tái)階能夠跟上時(shí)代的步伐。
3 引入計(jì)算機(jī)，多媒體等技術(shù)
(一)學(xué)校檔案管理人員的信息化識(shí)薄弱，對(duì)信息化管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠。
長(zhǎng)期以來(lái)，許多檔案人員對(duì)信息化檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，意識(shí)中的檔案管理工作仍然局限于紙質(zhì)檔案的建立和保管層面上，認(rèn)為檔案管理就是人員手工裁剪、裝訂、保管等事務(wù)工作，只要紙質(zhì)材料不丟失、不泄密，能存檔，可以應(yīng)付日常的查檔工作就行。沒(méi)有意識(shí)到信息化的重要性。
（二）學(xué)校檔案管理人員的信息化、現(xiàn)代化水平不高。
目前檔案管理主要仍保持實(shí)體管理，沒(méi)有隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步而實(shí)現(xiàn)高校檔案的電子化管理。檔案管理人員也往往沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)和技術(shù)培訓(xùn)，部分檔案管理者自身的電子系統(tǒng)操作水平也十分有限。這些都導(dǎo)致高校檔案管理只能在低水平層面上進(jìn)行。
（三）學(xué)校檔案管理系統(tǒng)硬件條件的缺失。
檔案的信息化管理離不開(kāi)整套完整、有效的信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而放眼目前高校的情況，基本的硬件及系統(tǒng)都處于缺失狀態(tài)。檔案室所配備的電腦也大多只限于打印檔案目錄，無(wú)法進(jìn)行信息的查詢和檢索，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息篩選、排序、分類、匯總等操作，因此導(dǎo)致很多檔案管理工作只能靠低現(xiàn)代化的手工操作來(lái)完成。
二、學(xué)校檔案人員在信息管理新時(shí)期中工作改革的幾點(diǎn)建議
（一）建立完善的檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。
當(dāng)今社會(huì)，信息、網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)對(duì)檔案工作者的角色既提出了挑戰(zhàn)，又帶來(lái)了相應(yīng)的解決方案，依靠現(xiàn)代化科技手段實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。利用目前的網(wǎng)絡(luò)條件及數(shù)據(jù)庫(kù)處理技術(shù)，選用適合本校檔案管理工作的管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。檔案人員應(yīng)該積極接受并鼓勵(lì)信息管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立，同時(shí)更應(yīng)該意識(shí)到不應(yīng)局限于已經(jīng)使用的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)及信息操作平臺(tái)。隨著技術(shù)發(fā)展日新月異，會(huì)不斷產(chǎn)生新的文件處理和信息傳遞的方法，檔案人員應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)和適應(yīng)新的系統(tǒng)規(guī)則和操作方式。
（二）健全檔案管理信息化的各項(xiàng)規(guī)章制度。
不斷健全并認(rèn)真貫徹落實(shí)檔案管理方面的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案管理信息化的工作制度化、規(guī)范化。在信息化轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，結(jié)合學(xué)校檔案管理工作的實(shí)際，進(jìn)一步完善各項(xiàng)相關(guān)制度，對(duì)檔案信息的接收、傳遞、審核、整理、保管、查閱等的收集、審核、整理等環(huán)節(jié)做出明確而嚴(yán)格的規(guī)定。檔案工作者必須嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，不斷規(guī)范現(xiàn)代化信息管理的過(guò)程。
（三）提高檔案人員的文化知識(shí)和素養(yǎng)。
作為一個(gè)能夠適應(yīng)信息管理轉(zhuǎn)變的新時(shí)期檔案管理工作者，積極介入信息流程的意識(shí)，其知識(shí)水平和文化素養(yǎng)都需要有相應(yīng)的提高。檔案工作者不僅應(yīng)具有較高的檔案專業(yè)知識(shí)水平，還要熟悉與檔案工作相關(guān)的文化與科學(xué)技術(shù)知識(shí)。在新時(shí)期中，科技的發(fā)展決定了計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)必將成為今后信息傳播的主要途徑，經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展也勢(shì)必將學(xué)校推向多種語(yǔ)言檔案管理的先鋒行列。學(xué)校的檔案工作者做為多語(yǔ)言信息的收集者和傳播者，必須掌握一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和外語(yǔ)知識(shí)。
（四）提升檔案人員的信息處理技能。
首先檔案工作者在從事檔案工作實(shí)踐活動(dòng)中需要對(duì)信息進(jìn)行搜集、理解、分析、處理等操作，才能對(duì)檔案進(jìn)行一系列處理，使其形成檔案信息資源為人所用。因此，檔案工作者需要具備信息收集、選擇、信息加工的能力。其次，在學(xué)校檔案管理的過(guò)程中，不同群體對(duì)檔案信息有不同的要求，不同科目有著不同的教研成功檔案，師生的需求也就更有不同。對(duì)不同類型受眾的需求進(jìn)行分析，分類整合、系統(tǒng)梳理和操作，將有利于提高檔案信息的管理和使用的效率。第三，學(xué)校作為新一代人才孕育和成長(zhǎng)的地方，檔案工作者也必須時(shí)刻關(guān)注外界信息，并學(xué)校的實(shí)際工作相聯(lián)系，將一手的信息存檔，作為有價(jià)值的資料提供給全校師生參考。
每學(xué)期我校都要接受市教育局辦公室、組織處及上級(jí)檔案和組織部門(mén)，對(duì)我校文書(shū)檔案和人事檔案的督導(dǎo)評(píng)估檢查，每次的檢查過(guò)程中，我校的檔案材料、干部人事檔案均受到了上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)好評(píng)。根據(jù)在上級(jí)檢查的過(guò)程中提到的問(wèn)題，筆者認(rèn)真地總結(jié)、體會(huì)和認(rèn)識(shí)后，就如何做好學(xué)校文書(shū)檔案和人事檔案工作 體會(huì)如下。
一、了解兩個(gè)概念
（一）文書(shū)檔案和人事檔案。由于受學(xué)校辦公條件限制，我校文書(shū)檔案和人事檔案一體化管理。是學(xué)校集體或個(gè)人在人事管理、教育、教學(xué)和教研等活動(dòng)中形成的有查考利用價(jià)值的各類文字、圖像、聲音等材料，它是真實(shí)、完整、系統(tǒng)地反映學(xué)校各項(xiàng)工作活動(dòng)的歷史記錄，是學(xué)校一切工作的真實(shí)體現(xiàn)，是體現(xiàn)全校教職工工作和智慧的結(jié)晶。它既是一個(gè)學(xué)校長(zhǎng)期教育教學(xué)活動(dòng)中各個(gè)方面的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，又是促進(jìn)學(xué)校教師成和不斷繼續(xù)進(jìn)度的重要依據(jù)。
（二）檔案整理與積累。檔案整理，是指把零散的和有利用價(jià)值的材料，進(jìn)一步梳理的檔案資料，進(jìn)行基本的分類、組卷和編目，使其系統(tǒng)化、科學(xué)化，有利于學(xué)校工作的保管和使用。
二、對(duì)學(xué)校檔案工作檢查的目的意義
每年都要多次接受上級(jí)市教育局辦公室、組織處及上級(jí)檔案和組織部門(mén)檢查，涉及到學(xué)校的方方面面。督導(dǎo)檢查組到校后，一般就是聽(tīng)匯報(bào)，查看材料，開(kāi)座談。每一項(xiàng)內(nèi)容查得都非常認(rèn)真，特別是看材料，更是成為檢查的重點(diǎn)。因?yàn)槲覀兊闹饕ぷ鞒煽?jī)都是用檔案這種形式來(lái)表現(xiàn)的，檢查、驗(yàn)收、考評(píng)指標(biāo)也都在檔案中得到充分體現(xiàn)。
教育主管部門(mén)對(duì)學(xué)校工作的檢查主要目的就是督促、指導(dǎo)學(xué)校全面貫徹黨的教育方針，遵循教育規(guī)律，深化教育改革，轉(zhuǎn)變教育觀念，優(yōu)化學(xué)校的管理，改善教學(xué)內(nèi)容和方法，全面提升辦學(xué)水平和質(zhì)量，為國(guó)家培養(yǎng)人才，使學(xué)校實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)；引導(dǎo)社會(huì)、家長(zhǎng)正確評(píng)價(jià)學(xué)校，關(guān)心和支持學(xué)校建設(shè)；促進(jìn)教育事業(yè)的改革和發(fā)展，推進(jìn)和諧校園。
三、掌握工作標(biāo)準(zhǔn) 扎扎實(shí)實(shí)工作
根據(jù)多年來(lái)的工作經(jīng)驗(yàn)，我認(rèn)為，無(wú)論干什么工作，只有扎扎實(shí)實(shí)做好平常工作，平時(shí)注重常規(guī)材料積累，檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔，才能做到輕松迎接上級(jí)主管部門(mén)對(duì)檔案工作的檢查和驗(yàn)收。
（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作納學(xué)校日常管理日程。各部門(mén)高度重視本部門(mén)檔案管理工作，針對(duì)本處室和本專業(yè)部的工作，明確一名干事兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)日常檔案整理。
（二）認(rèn)真組織學(xué)習(xí)，提高檔案業(yè)務(wù)水平。學(xué)校檔案室檔案員應(yīng)定期對(duì)各處室的兼職檔案員召開(kāi)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)指導(dǎo)會(huì)，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理辦法和歸檔文件整理方法，增強(qiáng)工作人員的檔案管理素質(zhì)；根據(jù)工作中出現(xiàn)的新情況、新問(wèn)題，給兼職檔案員提出新的要求，使他們通過(guò)干中學(xué)、學(xué)中干，慢慢熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握檔案立卷、歸檔的方式、方法，為更科學(xué)、更規(guī)范做好學(xué)校的檔案工作打牢基礎(chǔ) 。
（三）抓住重點(diǎn)，細(xì)致收集各種資料。俗話說(shuō)“巧婦難為無(wú)米之飲”，檔案工作的一個(gè)非常重要的重點(diǎn)就是真實(shí)、完整反映學(xué)校在教育、教學(xué)過(guò)程中形成的各種教育活動(dòng)資料。平時(shí)各處室人員注重對(duì)文件、活動(dòng)材料進(jìn)行收集和積累。對(duì)開(kāi)展的重要活動(dòng)給予關(guān)注，及時(shí)收集紙質(zhì)、音像、圖片等各種載體的信息資料，并定期地向主管部門(mén)做細(xì)做實(shí)工作匯報(bào)，爭(zhēng)取得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。
（四）克服難點(diǎn)，認(rèn)真系統(tǒng)進(jìn)行整理。每個(gè)部門(mén)每學(xué)期新形成的檔案都很多，我們應(yīng)對(duì)教育、教學(xué)、人事管理工作中形成的各種文件資料進(jìn)行系統(tǒng)梳理，理清各類文件資料之間的聯(lián)系，把不同一事由且有著密切關(guān)聯(lián)的資料整理成一個(gè)有機(jī)的整體，把雜亂的文件資料整理成有序可查的檔案材料。對(duì)于需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間才能完成的工作，更是注意平時(shí)材料的積累，等活動(dòng)一結(jié)束，就立即整理裝訂成冊(cè)。
（五）注重細(xì)節(jié)，重視檔案工作。檔案工作包含了收集、整理、鑒定、裝訂、排序等各個(gè)環(huán)節(jié)。各個(gè)環(huán)節(jié)工作的好壞，都直接影響檔案的質(zhì)量和使用效果。因此，各處室兼職人員都非常注意各個(gè)工作細(xì)節(jié)，認(rèn)真編號(hào)，用統(tǒng)一格式進(jìn)行目錄的編制，裝訂整齊美觀。養(yǎng)成了形成一卷、整理一卷的好習(xí)慣。
四、常規(guī)檔案整理
（一）計(jì)劃總結(jié)類。開(kāi)學(xué)初，學(xué)校各處室和各部門(mén)均按照學(xué)校的整體工作計(jì)劃，制定了各部門(mén)的工作計(jì)劃，還有教研組工作計(jì)劃、教師個(gè)人工作計(jì)劃、班主任工作計(jì)劃等。將這些工作計(jì)劃收集整理好，等學(xué)期結(jié)束時(shí)與期末的各項(xiàng)工作、活動(dòng)總結(jié)收集、分類進(jìn)行裝訂。
（二）教育教學(xué)活動(dòng)類。學(xué)校教育教學(xué)工作中，常常開(kāi)展多項(xiàng)活動(dòng)，實(shí)施各項(xiàng)活動(dòng)時(shí)，我們注重收集活動(dòng)中的各種文字材料。例如：
1.教學(xué)活動(dòng)類：（1）公開(kāi)課評(píng)比：我們收集比賽方案、參賽人員、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及評(píng)分表、獲獎(jiǎng)人員名單（或表彰決定）、音像資料、宣傳報(bào)道等。（2）教案檢查：我們收集檢查標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)果統(tǒng)計(jì)表、評(píng)選等次等。（3）學(xué)校運(yùn)動(dòng)會(huì)：我們收集運(yùn)動(dòng)會(huì)的秩序冊(cè)，各項(xiàng)目的參加人員、評(píng)委、積分表、取得名次、獲獎(jiǎng)?wù)掌⒖偨Y(jié)、新聞報(bào)道的雜志和有關(guān)報(bào)道的報(bào)紙等。 （下轉(zhuǎn)第68頁(yè)）（上接第78頁(yè)）
1.學(xué)校對(duì)人事檔案管理投入少，重視不夠
這種情況由來(lái)已久，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)看來(lái)，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理只要做到不丟失、不泄密，能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。這種錯(cuò)誤的意識(shí)導(dǎo)致檔案管理無(wú)計(jì)劃、不規(guī)范、制度不健全，經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理設(shè)備短缺、經(jīng)費(fèi)不足、人員缺位現(xiàn)象。
2.學(xué)校人事檔案管理技術(shù)方法落后
墨守成規(guī)是電大人事檔案管理上的一個(gè)突出問(wèn)題。目前，我們學(xué)校人事檔案管理還停留在用原始方法收集、紙質(zhì)存檔和內(nèi)部查閱上。
3.學(xué)校人事檔案信息量少，缺乏個(gè)性
學(xué)校人事檔案一般包括履歷、自傳及鑒定、考核、政審、入黨入團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)處分、職務(wù)職稱、工資級(jí)別等十大類材料，內(nèi)容信息量小、實(shí)用性差。在利用人事檔案時(shí)，只能提供一些簡(jiǎn)單的個(gè)人情況，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足現(xiàn)代培養(yǎng)、選拔、使用人才的需要。
4.學(xué)校人事檔案管理分散化和非專業(yè)化
在電大，系統(tǒng)人事檔案管理大都分散在學(xué)校的多個(gè)職能部門(mén)進(jìn)行，如教務(wù)處管理反映教師業(yè)務(wù)水平、教學(xué)能力、教學(xué)任務(wù)完成情況、教學(xué)獎(jiǎng)懲情況的教學(xué)業(yè)務(wù)檔案材料，科研部管理教師教材開(kāi)發(fā)、、科研立項(xiàng)的檔案材料，人事處管理反映教職工社會(huì)經(jīng)歷、政治面貌、獎(jiǎng)懲與薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散化、非專業(yè)管理不僅易造成檔案材料的損壞、遺失，而且造成人事管理體制混亂，破壞了人事檔案的完整性。
二、解決電大人事檔案管理問(wèn)題的對(duì)策
1.更新觀念，加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電子儲(chǔ)存與檢索、檔案管理科學(xué)化、信息化、系統(tǒng)化已經(jīng)成為很多高校人事檔案管理的基本手段。因此，廣播電視大學(xué)從領(lǐng)導(dǎo)到員工，必須改變傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中的陳舊觀念，強(qiáng)化現(xiàn)代人事檔案管理意識(shí)，以發(fā)展的眼光和時(shí)代要求對(duì)待檔案管理工作。在基礎(chǔ)建設(shè)、人員配備、基本設(shè)備上要結(jié)合發(fā)展的需要加以計(jì)劃安排，資金投入、設(shè)備更新、人員培訓(xùn)都要認(rèn)真組織好，做到設(shè)施規(guī)范化，人員專業(yè)化，管理科學(xué)化。收集好、管理好、使用好、開(kāi)發(fā)好全體師生的人事檔案，才能充分體現(xiàn)人事檔案管理的價(jià)值，才能充分發(fā)揮廣播電視大學(xué)的社會(huì)教育功能。
2.實(shí)施學(xué)校人事檔案的規(guī)范化和信息化管理
對(duì)學(xué)校人事檔案實(shí)施科學(xué)化管理，主要體現(xiàn)在檔案管理的信息化和系統(tǒng)化上。要依靠現(xiàn)代科技手段實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，將人事檔案的管理重心從實(shí)體管理轉(zhuǎn)移到信息化管理上來(lái)。利用計(jì)算機(jī)建立人事檔案不同類型的數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)信息統(tǒng)計(jì)，對(duì)個(gè)人政績(jī)、業(yè)績(jī)的評(píng)價(jià)提供量化依據(jù)，形成計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案完整、準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)、立體的管理體系。在此基礎(chǔ)上，建立人事檔案信息查詢系統(tǒng)，對(duì)相關(guān)管理部門(mén)和個(gè)人設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)了解人事檔案信息，在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)人事檔案信息公開(kāi)。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來(lái)，而且可以更快捷、更準(zhǔn)確、更有效地為教育管理工作提供全方位的服務(wù)。由于電大歷屆畢業(yè)生較多，為了支持管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，要在校內(nèi)建立檔案數(shù)字化信息網(wǎng)站，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)上咨詢、查找和電子文件的實(shí)時(shí)歸檔及有效使用，以網(wǎng)頁(yè)形式給教務(wù)、招生、辦證、就業(yè)、財(cái)務(wù)等部門(mén)提供人事檔案信息服務(wù)。
3.建立具有個(gè)性的學(xué)校人事檔案材料
（二）人事檔案管理硬件不足由于當(dāng)前許多檔案管理部門(mén)的硬件設(shè)施不足，導(dǎo)致在檔案整理過(guò)程中不能將檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室分離開(kāi)來(lái)，在一個(gè)或兩個(gè)辦公室進(jìn)行辦公。部分人事檔案管理部門(mén)的人事檔案庫(kù)房并沒(méi)有配置防盜門(mén)窗、加濕器、去濕機(jī)等硬件設(shè)施，對(duì)檔案的管理工作也造成了障礙。
（三）檔案管理專職人員匱乏目前，許多檔案管理部門(mén)并沒(méi)有足夠的專職人員。人事檔案工作由人事部門(mén)配備的兼職人員來(lái)進(jìn)行管理，這種管理模式使得組織人事部門(mén)的其他工作不能順利開(kāi)展。除此之外，由于管理模式的不合理性，使得人事管理部門(mén)人員的業(yè)務(wù)能力、工作素養(yǎng)、管理水平的培訓(xùn)工作不到位，使得人事檔案管理部門(mén)的改革與發(fā)展工作不能順利開(kāi)展。
（四）局直單位人事部門(mén)對(duì)檔案管理的意識(shí)不夠在人事檔案管理工作中，許多單位并不能?chē)?yán)格按照規(guī)章制度進(jìn)行辦理，不能及時(shí)的向省局遞送需要?dú)w檔的人事檔案。在借閱以及調(diào)閱人事檔案時(shí)，也不嚴(yán)格按照相關(guān)手續(xù)進(jìn)行辦理。以上所提到的幾個(gè)因素不利于檔案管理資料的更新，人事檔案材料的利用率不高。除了保管工作以外，人事檔案管理工作更大的意義是用來(lái)服務(wù)的，比如對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)與利用等等。但是現(xiàn)在的人事檔案管理中的服務(wù)性處于被動(dòng)狀態(tài)，對(duì)人事檔案的信息管理工作也處于封閉與半封閉狀態(tài)。一般僅僅用來(lái)發(fā)展黨員和對(duì)干部進(jìn)行考察等，其作用不能真正發(fā)揮出來(lái)。
（五）檔案管理的方法落后目前，在人事檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)并沒(méi)有得到充分的發(fā)揮與利用。僅僅用在檔案材料目錄的錄入工作，并沒(méi)有開(kāi)發(fā)人事檔案管理信息化。
二、人事檔案管理工作問(wèn)題的解決措施
（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，組織合理負(fù)責(zé)管理人事檔案的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該增強(qiáng)自身對(duì)人事檔案管理工作的意識(shí)，應(yīng)充分體會(huì)到人事檔案管理工作的重要性，應(yīng)該認(rèn)識(shí)到人事檔案工作的重要性。將檔案管理工作提上日程，定期開(kāi)展匯報(bào)工作，從根源上解決在人事檔案管理工作中遇到的問(wèn)題。實(shí)際工作中，要對(duì)人事檔案工作做出近期和遠(yuǎn)期的工作任務(wù)，并制定工作計(jì)劃。并應(yīng)該關(guān)心檔案管理工作人員的生活、工作、學(xué)習(xí)。當(dāng)工作取得成就時(shí)，應(yīng)該對(duì)職工進(jìn)行鼓勵(lì)和獎(jiǎng)勵(lì)，應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行認(rèn)可。升遷是應(yīng)該讓其享受同等的升遷機(jī)會(huì)，這樣才能提高人事檔案管理人員的工作熱情和積極性。
（二）為人事檔案管理工作提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)將人事檔案部門(mén)所需經(jīng)費(fèi)列入到單位的財(cái)務(wù)計(jì)劃中，并將其落實(shí)到實(shí)處。其次，單位應(yīng)該抓住拆遷機(jī)會(huì)，來(lái)加強(qiáng)檔案管理部門(mén)的硬件設(shè)施，將檔案整理過(guò)程中的檔案庫(kù)房、閱檔室、辦公室分離開(kāi)來(lái)。并且在人事檔案管理部門(mén)的人事檔案庫(kù)房配置防盜門(mén)窗、加濕器、去濕機(jī)等硬件設(shè)施，從這些方面來(lái)落實(shí)檔案的管理工作。
（三）配備檔案管理專職人員，提高工作人員的素質(zhì)按照人事檔案管理部門(mén)相關(guān)規(guī)定要求，檔案管理部門(mén)應(yīng)將“三齡一歷”落實(shí)到實(shí)際工作當(dāng)中。人事檔案管理部門(mén)應(yīng)該選擇專業(yè)的人事檔案管理人員，來(lái)落實(shí)對(duì)人事檔案的升級(jí)達(dá)標(biāo)任務(wù)。只有這樣，能提高人事檔案管理的水平，使得人事檔案管理工作可以得到長(zhǎng)效性的發(fā)展。除此之外，我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理部門(mén)專職人員的培訓(xùn)工作。讓之有充分的機(jī)會(huì)來(lái)學(xué)習(xí)黨和政府部門(mén)制定的有關(guān)政策與規(guī)定、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)檔案管理工作的方式方法、充分掌握相關(guān)的法律法規(guī)，以此來(lái)提高人事檔案管理人員的工作水平。用知識(shí)與理論來(lái)充實(shí)自己、提高自己，開(kāi)闊思維，適應(yīng)新世紀(jì)社會(huì)對(duì)檔案管理人員的高要求。在學(xué)習(xí)知識(shí)的同時(shí)，也應(yīng)該培養(yǎng)工作人員吃苦耐勞、樂(lè)于奉獻(xiàn)、嚴(yán)于律己、認(rèn)真工作、保守秘密的優(yōu)良品質(zhì)。
目前，絕大部分檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)都沒(méi)有配置專職的檔案管理人員，基本上都是由辦公室一人兼數(shù)職來(lái)管理人事檔案。由于思想上的不重視加上業(yè)務(wù)眾多，往往使人事檔案的管理處于“被遺忘的邊緣”。另外，由于人員流動(dòng)和培訓(xùn)滯后，人事檔案管理人員往往不是檔案專業(yè)科班出生甚至缺乏基本的檔案管理常識(shí)。具筆者所知，未經(jīng)過(guò)檔案知識(shí)專業(yè)學(xué)習(xí)就匆匆上任管理人事檔案的情況時(shí)有發(fā)生。這種情況導(dǎo)致人事檔案管理人員素質(zhì)低下，甚至連基本的裝訂程序還未完全掌握，更缺乏檔案收集意識(shí)。
1.2場(chǎng)地不足，設(shè)施缺乏
目前，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)普遍未設(shè)置專門(mén)的人事檔案管理場(chǎng)所，僅僅是在檔案室設(shè)立一個(gè)柜子和其他檢驗(yàn)報(bào)告存放在一起，無(wú)法達(dá)到三室分開(kāi)的要求（即檔案庫(kù)房、檔案查閱室、檔案管理人員辦公室）。另外，雖然目前大部分檔案室都配備有空調(diào)，但防盜和防火設(shè)施仍普遍存在不足。
1.3人事檔案材料不全，材料制作不規(guī)范
由于目前社會(huì)上很多公司企業(yè)普遍不重視人事檔案，造成人事檔案的材料不全，當(dāng)一些新進(jìn)人員由外面的企業(yè)調(diào)入檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)時(shí)，往往導(dǎo)致所缺的材料很難不全。另外，由于人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，材料的制作往往達(dá)不到國(guó)家的要求，這直接影響到整份檔案的質(zhì)量和價(jià)值。
2、新時(shí)代的人事檔案工作的建議
2.1提高意識(shí)，加強(qiáng)管理
一件事必須重視了才有可能把它做好。特別是在檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了才有可能把事情做好。人事檔案管理是一項(xiàng)細(xì)水長(zhǎng)流的工作，不可能一蹴而就、功畢一役。必需將人事檔案管理工作常態(tài)化，列入日常工作計(jì)劃中，成立人事檔案管理小組，在檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)班子成員中明確人事檔案的分工，建立有關(guān)的檢查制度，定期對(duì)該項(xiàng)工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、獎(jiǎng)懲。具體經(jīng)辦人員應(yīng)建立常態(tài)化的匯報(bào)渠道，直接將存在問(wèn)題和一些有益的建議上報(bào)至檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層。
2.2加強(qiáng)人事檔案管理的信息化水平
傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理人力成本高并且容易損壞檔案的原始資料，已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。因此，應(yīng)加大人事檔案信息化建設(shè)的投入，提高科學(xué)管理的水平才有可能提高效率。利用現(xiàn)代化的工具，例如掃描儀、錄音筆、計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)等完整而真實(shí)地記錄下人事檔案的信息，代替呆板的紙質(zhì)材料。這樣就可以在保密的前提下，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享，提高人事檔案的利用率、實(shí)用性、時(shí)效性。
2.3加強(qiáng)培訓(xùn)、提高人員素質(zhì)
檔案管理中，人的因素往往起決定性作用，只有提高了人員的素質(zhì)才能做好人事檔案工作。雖然，要在目前的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中配備專業(yè)的檔案管理人員是比較困難，但加強(qiáng)培訓(xùn)還是完全可以做到的，而且也是必須做到的。對(duì)此，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)因建立相應(yīng)的人員培訓(xùn)和考核制度。根據(jù)自身的情況，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)加大這方面的培訓(xùn)交流，特別是與一些檔案管理較好的單位開(kāi)展由針對(duì)性的交流，這無(wú)疑是提高人員素質(zhì)的一條捷徑。
2.4加大檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)投入
再好的管理都必需有硬件的配套，良好的硬件投入是管理基礎(chǔ)。人事干部應(yīng)積極爭(zhēng)取單位甚至上級(jí)部門(mén)的的支持。完善庫(kù)房的“六防”設(shè)施，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。檔案庫(kù)房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開(kāi)。
2.5重視人事檔案材料的收集工作，提高材料制作水平
材料是人事檔案的骨肉，只有將材料收集完整了，整個(gè)檔案才真實(shí)可靠。對(duì)于檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，人員的職稱經(jīng)常發(fā)生變化。另外，由于檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的技術(shù)水平要求越來(lái)越高，人員參加各種學(xué)歷和非學(xué)歷教育也相當(dāng)普遍，還經(jīng)常參加各種執(zhí)業(yè)資格考試。作為檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的人事檔案管理人員應(yīng)特別留意收集這方面的材料，及時(shí)豐富人事檔案的內(nèi)容，只有這樣的人事檔案才能真實(shí)反應(yīng)個(gè)人的情況，發(fā)揮人事檔案的作用。另外，由于各種材料的尺寸不盡相同，但按國(guó)家要求都必須使用16開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，這就涉及到材料的后期加工，包括折疊、剪裁及裱糊等步驟。筆者建議使用專業(yè)檔案制作設(shè)備，從而降低人力成本，提高工作效率，保證材料制作水平。
現(xiàn)階段，我國(guó)大部分事業(yè)單位正推行各項(xiàng)改革，對(duì)原有的人事管理模式形成了巨大的挑戰(zhàn)。如何提高人事檔案的真實(shí)性和可靠性，為用人單位提供可靠地人才資源，這是管理人事檔案需要注意的問(wèn)題，而我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作存在著較多問(wèn)題，人事檔案管理情況不甚樂(lè)觀。
1.人事檔案管理制度現(xiàn)存問(wèn)題
1.1對(duì)人事檔案管理沒(méi)有足夠的認(rèn)識(shí)
很多事業(yè)單位輕視人事檔案的管理，大部分管理員只認(rèn)為員工其它方面的表現(xiàn)重于個(gè)人檔案的收集，所以不重視了人事檔案工作的開(kāi)展，盡管有進(jìn)行管理，也只是形式上的，沒(méi)有落到實(shí)處。在應(yīng)付相關(guān)部門(mén)檢查和員工調(diào)動(dòng)中能過(guò)得了關(guān)就行，因此，人事檔案管理自然而然就不能為事業(yè)單位的建設(shè)起到很好地推動(dòng)作用。
1.2檔案管理人員水平有所欠缺
檔案工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜繁瑣的管理本文由收集整理工作。如果沒(méi)有一定的人力、物力、財(cái)力投入，檔案管理難以順利進(jìn)行。我國(guó)目前檔案管理人員整體水平較低，在檔案管理事宜上保留著傳統(tǒng)的思想和落后的方法，沒(méi)有進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的改革和創(chuàng)新。隨著人事制度改革向縱深推進(jìn)，機(jī)構(gòu)調(diào)整、內(nèi)部科室重組，人員競(jìng)聘上崗，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動(dòng)，大部分人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)就直接上崗，對(duì)檔案的重要性、管檔要求不太了解。大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作往往心有余而力不足，造成大部分員工檔案流失，嚴(yán)重地影響了事業(yè)單位檔案管理水平。
1.3檔案管理缺乏科學(xué)性和時(shí)代性
隨著時(shí)代的發(fā)展，信息化管理體系已經(jīng)相當(dāng)普及，人事檔案信息管理系統(tǒng)也得到了廣泛的使用，但是由于一些先進(jìn)的信息技術(shù)沒(méi)有充分的在人事檔案管理中使用，因此有些單位仍采用原始的辦法，將員工的個(gè)人信息，調(diào)動(dòng)資料等人工錄入，沒(méi)有使用電腦進(jìn)行資料檢索或閱讀檔案，而無(wú)紙化閱檔更是無(wú)法實(shí)施。這大大的降低了工作效率，也影響了人事檔案的管理。
1.4人事檔案利用率低
檔案管理者收集人員檔案，無(wú)非就是要給人事部門(mén)在決策時(shí)提供參考，一些檔案管理員對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)、利用僅停留在一些簡(jiǎn)單信息的使用，例如職工的成長(zhǎng)經(jīng)歷、受教育情況、技術(shù)職稱、工作經(jīng)歷等，檔案管理人員往往只是在有需要的人找上門(mén)來(lái)才提供人事檔案的服務(wù)，處于較被動(dòng)的服務(wù)狀態(tài)，沒(méi)有真正的服務(wù)于人事。導(dǎo)致檔案沒(méi)有發(fā)揮出真正的作用。
2.人事檔案管理工作的對(duì)策
2.1提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度
不斷完善人事檔案管理的制度建設(shè) 為使檔案管理工作有章可循，確保人事檔案的安全保密、合理利用、規(guī)范整理，建立人事檔案收集、鑒別與歸檔、整理、查找、檢查與核對(duì)、查閱、轉(zhuǎn)遞、保密等各項(xiàng)制度，人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)解決人事檔案工作中的困難和問(wèn)題。完善人事處內(nèi)部人事檔案管理的崗位、人員和工作職責(zé)，并將人事檔案工作列入工作計(jì)劃，定期提出任務(wù)要求，使人事檔案管理工作始終擺在重要的議事日程。
2.2提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)
首先加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍自身素質(zhì)建設(shè)，各級(jí)在聘用檔案管理人員時(shí)需再三篩選，只有思想政治覺(jué)悟高、有較高職業(yè)道德、富有責(zé)任心、耐心、細(xì)心的人才能從事檔案管理工作。同時(shí)，要制定培訓(xùn)計(jì)劃，讓檔案管理人員深入了解這項(xiàng)工作的性質(zhì)和意義，并具備一定的現(xiàn)代教育技術(shù)及創(chuàng)新理念，各級(jí)還需要建立一定的激勵(lì)政策，提高檔案管理員的積極性和行動(dòng)力。腳踏實(shí)地、做好各項(xiàng)工作，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案事業(yè)的發(fā)展。
2.3充分發(fā)揮信息化技術(shù)作用
人事檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求，也是提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。因此，建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，實(shí)施人事檔案動(dòng)態(tài)管理。利用電腦、掃描儀、傳真機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，將檔案資料整理、錄入，通過(guò)一番技術(shù)處理后，原來(lái)的文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，一旦檔案發(fā)生變化時(shí)，可以隨時(shí)更新信息，保證檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，最大限度地減輕檔案工作的工作量。不僅有利于檔案工作效率的提高，也提升了檔案的利用率。
2.4完善檔案信息量
人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。博物館人事檔案是在人事管理過(guò)程中形成的。它記述和反映個(gè)人經(jīng)歷的德才表現(xiàn)，是個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、技術(shù)職稱、社會(huì)關(guān)系、思想道德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況及獎(jiǎng)勵(lì)處罰等方面的原始記錄。是以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察文件材料。管好用好人事檔案對(duì)博物館的工作尤為重要。
一、博物館人事檔案管理的作用
博物館人事檔案管理的作用很多，歸納起來(lái)主要可分為對(duì)單位和職工個(gè)人兩方面的作用。
1.人事檔案管理對(duì)單位的作用對(duì)博物館來(lái)說(shuō)，人事檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位提供依據(jù)。人事檔案是一個(gè)工作人員歷史的真實(shí)記錄，通過(guò)利用檔案可以清楚地了解職工的工作軌跡，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要參考和依據(jù)。領(lǐng)導(dǎo)為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面準(zhǔn)確地了解職工，通常會(huì)將考察現(xiàn)狀和查閱人事檔案中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等材料有機(jī)結(jié)合，而在工作過(guò)程中形成的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)歸入個(gè)人檔案，作為考核依據(jù)。因此，在職工考核時(shí)，經(jīng)常會(huì)查閱人事檔案，考察其德、能勤、績(jī)等方面的情況，從而準(zhǔn)確地了解每個(gè)人的情況，為單位正確配置人員起到了重要參考作用。
2.人事檔案管理對(duì)職工的作用對(duì)每個(gè)職工來(lái)說(shuō)，在人事檔案諸多作用中，主要是人事檔案憑證作用，它表現(xiàn)在兩個(gè)方面：①它是每個(gè)職工成長(zhǎng)軌跡的真實(shí)記載。博物館人事檔案，記載著每個(gè)職工的身份、黨團(tuán)組織關(guān)系、學(xué)歷、職稱、經(jīng)歷、政審情況等，具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值。個(gè)人轉(zhuǎn)正、定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、退休等，都需要人事檔案“說(shuō)話”，它的作用不可被替代，如果沒(méi)有人事檔案，個(gè)人的權(quán)益無(wú)從得以保障，甚至可以說(shuō)它決定每個(gè)職工的命運(yùn)。②它是每個(gè)職工工作表現(xiàn)材料的綜合。博物館人事檔案管理工作，是按照國(guó)家政策，在工作中形成的記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工作待遇等內(nèi)容的文件材料。因此，它是職工個(gè)人履歷、專業(yè)技術(shù)水平等基本情況真實(shí)反映，它能為職工的評(píng)價(jià)、考察、任免、調(diào)動(dòng)、晉升等提供可靠的第一手材料，是博物館人力資源管理和開(kāi)發(fā)利用的重要依據(jù)。
二、博物館人事檔案管理存在的主要問(wèn)題
1.對(duì)人事檔案管理的作用認(rèn)識(shí)不夠。沒(méi)有真正發(fā)揮其作用，人們對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)存在一些誤區(qū)，認(rèn)為人事檔案工作就是保管工作，只要不丟失、不泄密，能應(yīng)付查檔就行了。不能做到有效利用人事檔案資源，既便是利用，也僅限于人員的簡(jiǎn)歷、職稱等范圍，這種現(xiàn)象的持續(xù)，會(huì)使得人事檔案的利用率降低，其服務(wù)于博物館工作的作用就不能真正發(fā)揮。
2.對(duì)人事檔案管理的內(nèi)容缺乏特性。博物館人事檔案的內(nèi)容仍然使用比較傳統(tǒng)的記載方式，存在單一的現(xiàn)象，不能很好的反映出職工各方面的才能和特長(zhǎng)等特點(diǎn)，實(shí)際上博物館職工大都是受過(guò)專業(yè)教育的人員，都具有突出的專業(yè)才能和個(gè)性。傳統(tǒng)的人事檔案記載方式會(huì)模糊了這種個(gè)性特征，從人事檔案中很難清楚地了解到每位職工全面的實(shí)際情況。
3.對(duì)人事檔案管理的硬件投入不夠，信息化程度比較低。隨著博物館工作的發(fā)展和科技的不斷進(jìn)步。人事檔案管理應(yīng)該逐漸信息化。但博物館仍然采用傳統(tǒng)手工的記錄方法對(duì)人事檔案進(jìn)行管理。沒(méi)有充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段和措施，既使引入了微機(jī)操作，但是仍舊無(wú)法達(dá)到無(wú)紙化辦公程度，信息化程度不高，不僅影響了人事檔案管理，同時(shí)也降低了博物館工作效率。
三、加強(qiáng)博物館人事檔案管理工作的主要措施
1.領(lǐng)導(dǎo)重視
領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)增強(qiáng)檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)人事檔案管理工作在博物館管理工作中的重要作用。真正重視人事檔案管理工作。要將人事檔案工作列入工作計(jì)劃，擺在重要議事議程，定期提出任務(wù)要求和聽(tīng)取工作匯報(bào)，完善檔案管理人員的工作職責(zé)。切實(shí)解決人事檔案工作中的實(shí)際問(wèn)題，對(duì)人事檔案工作做到有部署、有檢查、有落實(shí)。
2.完善制度
根據(jù)博物館人事檔案工作的實(shí)際情況，不斷完善博物館人事檔案管理的制度建設(shè)，為使人事檔案管理工作有章可循，確保人事檔案的安全保密、合理利用、規(guī)范整理，應(yīng)建立完善人事檔案收集、鑒別、歸檔、整理、查找、檢查、核對(duì)、傳遞等各項(xiàng)制度，努力形成一個(gè)完整的規(guī)章制度體系。在此基礎(chǔ)上，更要關(guān)注貫徹落實(shí)情況，要按照制度的要求及時(shí)將收集的人事檔案材料，從手續(xù)是否完備、表述是否準(zhǔn)確等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓，客觀真實(shí)的反映事實(shí)，保證人事檔案管理工作逐步制度化。
3.利用信息化技術(shù)
人事檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求，也是提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化必由之路。因此，人事檔案管理要不斷學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化檔案管理理論和新技術(shù)的運(yùn)用、開(kāi)發(fā)新手段。及時(shí)快速將人事檔案信息以影象、數(shù)字化等形式予以保留。建立人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，利用電腦、掃描儀、傳真機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備和先進(jìn)技術(shù)，將檔案資料整理、錄入。通過(guò)處理后，原來(lái)的文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，一旦檔案發(fā)生變化時(shí)，可以隨時(shí)更新信息，保證人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
論文摘要：企業(yè)人事制度改革的不斷推進(jìn)，企業(yè)人事檔案工作也逐漸成為大家的關(guān)注焦點(diǎn)之一。本文正是基于此，闡述了企業(yè)人事檔案工作在企業(yè)發(fā)展中的地位與作用。旨在為企業(yè)人事檔案工作的改革與發(fā)展探索新的道路，對(duì)于相關(guān)領(lǐng)域的研究也能提供一些借鑒和參考。
一、對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到促進(jìn)的作用
現(xiàn)代人力資源管理是以人為中心來(lái)設(shè)計(jì)的，其宗旨是“以人為本”。人是關(guān)鍵要素，首先要服務(wù)好人，才能做好管理工作?！耙匀藶楸尽笔侵腹芾淼某霭l(fā)點(diǎn)和歸宿點(diǎn)都是“人”，承認(rèn)人是一種資源，一種特殊的和重要的資源，而且在現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和競(jìng)爭(zhēng)中是決定性的資源。通過(guò)開(kāi)發(fā)人的潛能使之發(fā)揮到最大限度，調(diào)動(dòng)人的積極性、創(chuàng)造性，這一理念將會(huì)貫穿人力資源開(kāi)發(fā)的整個(gè)過(guò)程。而加強(qiáng)企業(yè)人事檔案的管理工作，恰恰是將靜止的人事檔案變換為動(dòng)態(tài)的激勵(lì)手段，讓員工能夠感受到組織對(duì)他的關(guān)注、關(guān)心和承認(rèn)。
作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績(jī)等方面的綜合反映。若對(duì)人事檔案重視，能認(rèn)真研究，注重科學(xué)管理，可以較全面地、歷史地再現(xiàn)各類人才的面貌、特點(diǎn)以及專長(zhǎng)，作為考察和了解人才的重要依據(jù)；有助于企業(yè)根據(jù)每個(gè)人才的不同特點(diǎn)，合理的使用人才；有助于從人事檔案中探索人才成長(zhǎng)規(guī)律，更好的發(fā)現(xiàn)、培養(yǎng)和使用人才，開(kāi)發(fā)人才資源，以適應(yīng)企業(yè)發(fā)展對(duì)人才的廣泛需求；可以及時(shí)地為企業(yè)和部門(mén)推薦優(yōu)秀人才，調(diào)動(dòng)各類人才的積極性和創(chuàng)造性，使各種人才揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分在企業(yè)發(fā)展建設(shè)中發(fā)揮聰明才智，貢獻(xiàn)自己的力量。如果人事檔案不齊全，或者間斷甚至有片面性，那就不能反映某個(gè)人的真實(shí)情況，就會(huì)直接影響到人才的正確合理使用，影響人才在企業(yè)發(fā)展中的作用；如果對(duì)人事檔案不重視，不加強(qiáng)管理，致使人事檔案管理水平低，服務(wù)方式被動(dòng)單一，就不能使人才檔案信息得到及時(shí)使用，同樣會(huì)影響或阻礙企業(yè)的發(fā)展。因此，我們認(rèn)為企業(yè)人事檔案與企業(yè)發(fā)展的關(guān)系密切，在企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展中具有重要的促進(jìn)作用。
二、是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展中人力資源管理的重要手段
社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，各級(jí)人才市場(chǎng)的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業(yè)技術(shù)人才的流動(dòng)日益頻繁，為企業(yè)人才開(kāi)發(fā)創(chuàng)造了有利條件，人事檔案對(duì)于新單位領(lǐng)導(dǎo)掌握應(yīng)聘者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要的作用。
人事檔案的建立，是人類走向文明與進(jìn)步的產(chǎn)物。一些資金雄厚、實(shí)力強(qiáng)大的名牌外企、合資企業(yè)人力資源部門(mén)在我國(guó)境內(nèi)招聘新的管理人才、技術(shù)人才時(shí)，非常重視人事檔案的利用。因?yàn)橐粋€(gè)跨越國(guó)界尋找經(jīng)濟(jì)合作，謀求最大經(jīng)濟(jì)效益的現(xiàn)代企業(yè)，深諳管理出效益的經(jīng)商之道，而人才又是管理的關(guān)鍵因素。對(duì)一名優(yōu)秀的企業(yè)人才的要求，不只局限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作實(shí)績(jī)諸要素，都是考察的條件。通過(guò)出示個(gè)人的人事檔案，就可以以此為憑，增加聘用企業(yè)對(duì)聘員的信任程度和認(rèn)可程度。而國(guó)內(nèi)大中型企業(yè)管理人員、技術(shù)人員的聘用，也是如此?，F(xiàn)代企業(yè)制度改革實(shí)施以來(lái)，企業(yè)實(shí)行專業(yè)技術(shù)人員、管理人員聘用制，使單位與個(gè)人在平等自愿的基礎(chǔ)上建立了聘用關(guān)系。一份翔實(shí)、完整的個(gè)人人事檔案，既是企業(yè)選用人才和人才日后晉升提拔的重要參證，也是擇業(yè)人員量己之才選擇行業(yè)、部門(mén)的“謀士”，雙方的“知己知彼”，能扼制某些企業(yè)和個(gè)人盲目選人、擇業(yè)的“自”，更利于“人才與用人單位是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制下活動(dòng)的主體”這一社會(huì)功能的充分發(fā)揮。
同時(shí)，由于人事檔案能夠比較全面、準(zhǔn)確的反映人才各方面的情況，所以企業(yè)能夠從人事檔案中了解本單位人才的數(shù)量、文化程度、專業(yè)素質(zhì)等方面的數(shù)據(jù)，便于企業(yè)人力資源管理部門(mén)根據(jù)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，進(jìn)而作出準(zhǔn)確的人才預(yù)測(cè)，制定出長(zhǎng)遠(yuǎn)的人才培養(yǎng)計(jì)劃。
