序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇建筑企業(yè)檔案管理范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

2文件檔案的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)

企業(yè)文件檔案管理工作經(jīng)過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)了一套工作流程、工作方法。如:文件立卷歸檔制度、文件檔案工作流程起點(diǎn)到完成，由文件檔案管理員立卷后交本企業(yè)檔案室保管。我國(guó)企業(yè)文件檔案單一的管理模式、以往過細(xì)的管理原則已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展要求，束縛了企業(yè)文件檔案工作的發(fā)展。僵化的文件檔案管理與靈活的管理機(jī)制相矛盾。文件檔案是與企業(yè)密切相關(guān)真實(shí)的歷史，記錄了本企業(yè)的發(fā)展歷程，平時(shí)工作感覺不重要，但讓你查找時(shí)臨渴掘井那可不行，檔案工作不是一下子能做好的，做不好是無法補(bǔ)救的。對(duì)文件檔案的管理可以說是伴隨著人類社會(huì)的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善的。我國(guó)的文件管理業(yè)經(jīng)歷了一個(gè)漫長(zhǎng)的發(fā)展過程。社會(huì)進(jìn)入了一個(gè)嶄新的發(fā)展時(shí)代，國(guó)家經(jīng)歷了翻天覆地的變化，我們的檔案事業(yè)也進(jìn)入了前所未有的新時(shí)代，并且面臨了一系列的新情況、新問題和新挑戰(zhàn)?？茖W(xué)安排大力倡導(dǎo)開拓創(chuàng)新精神，進(jìn)一步形成檔案工作氛圍，認(rèn)真總結(jié)檔案工作的好經(jīng)驗(yàn)，用新的思路解決新情況新問題，健全制度不斷把關(guān)，加強(qiáng)管理意識(shí)，要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，掌握現(xiàn)代化管理技能，利用現(xiàn)代化整理檔案。才能使經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益更加完美的結(jié)合，突出檔案資源建設(shè)和服務(wù)全局的重要性。

3電子文件檔案的管理

篇（2）

2規(guī)范管理

建筑施工企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)，要對(duì)于相關(guān)的檔案管理行為進(jìn)行規(guī)范化操作，通過制定一個(gè)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來執(zhí)行，可以有效地提高管理效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。一般來說，建筑施工企業(yè)的檔案分類可以分為文書檔案管理、聲像（照片、錄音、影像、獎(jiǎng)牌、證書等）檔案管理、會(huì)計(jì)檔案管理、科技檔案管理（如科研檔案、工法、工程施工竣工檔案）等。不同的檔案類型要按照經(jīng)營(yíng)管理、行政管理、生產(chǎn)技術(shù)、科研技術(shù)、設(shè)備、會(huì)計(jì)、工程建設(shè)、特殊等不同類別進(jìn)行管理，并且對(duì)于不同檔案的歸檔上要做好分類存放。對(duì)于檔案管理行為上，還要制定相關(guān)的存放、保密以及查閱條例，并嚴(yán)格遵守，從而有效地提高整個(gè)檔案管理工作的條理性和規(guī)范性，提高檔案的利用效率。檔案管理者要對(duì)企業(yè)檔案資料歸檔范圍的確定，制定企業(yè)檔案管理方面的規(guī)章制度，收集整理企業(yè)各類檔案資料，對(duì)檔案資料分類整理、裝訂、裝盒、編目錄、編案卷側(cè)面卷脊，按保管期限分類上架存放，同時(shí)編寫相應(yīng)的檢索目錄。

3信息化建設(shè)

企業(yè)的檔案管理工作開展，需要與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn)，引入信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的必然趨勢(shì)。檔案信息是企業(yè)技術(shù)進(jìn)步和發(fā)展的重要信息資源，也是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的關(guān)鍵。通過對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建一個(gè)科學(xué)的檔案信息管理平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的充分利用，并且高質(zhì)量、高效率地對(duì)檔案信息進(jìn)行匯總管理，提高了檔案服務(wù)水平。隨著辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，電子檔案逐漸成為了檔案資料中的重要一種。通過檔案信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的安全保管，配合采用刻錄等方式，可以有效地提高檔案信息的安全性。對(duì)于一些重點(diǎn)、機(jī)密檔案管理上，檔案信息管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)權(quán)限的有效分配，實(shí)現(xiàn)了檔案保密的功能。

檔案管理工作中，紙質(zhì)文件與電子文件的保存要做好共存與處理，在對(duì)紙質(zhì)檔案歸檔的同時(shí)，也要做好電子文件的及時(shí)歸檔，對(duì)重要的紙質(zhì)文件、實(shí)物文件通過掃描翻拍等手段進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。另外，檔案信息的管理上，要不斷地對(duì)檔案保管條件進(jìn)行提高，并且對(duì)檔案信息的保管設(shè)備進(jìn)行及時(shí)地更新與檢查，避免檔案信息被破壞。檔案信息的使用中，要做好相關(guān)的審批，保證查閱檔案人員的查閱經(jīng)過嚴(yán)格的授權(quán)，并嚴(yán)格遵守相關(guān)的保密要求。信息化建設(shè)的過程，可以有效地將傳統(tǒng)檔案管理工作中的不足和局限進(jìn)行改進(jìn)，提高了管理效率，并且實(shí)現(xiàn)了檔案信息的高效利用。

4做好檔案服務(wù)

檔案管理工作的開展，其最終目的是為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)提供服務(wù)。在檔案信息管理的過程中，也要重點(diǎn)關(guān)注對(duì)檔案信息的開發(fā)與利用。對(duì)建筑施工企業(yè)來說，檔案信息中包含了很多技術(shù)方面的信息，是企業(yè)施工過程中技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的匯總，是企業(yè)智慧的結(jié)晶，是眾多工程師的心血。在工程檔案的管理與利用上，對(duì)于一些圖紙、資料，檔案管理人員要進(jìn)行科學(xué)地處理，并且及時(shí)地提供給相關(guān)部門進(jìn)行利用。通過對(duì)于檔案的科學(xué)整理，可以有效地為企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新提供科學(xué)依據(jù)。與此同時(shí)，很多榮譽(yù)、資歷、工程案例等檔案也是企業(yè)參與招投標(biāo)中的重要籌碼。檔案管理者及時(shí)地將此類信息匯總交給相關(guān)部門，也可以提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，提高業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)開展效果。檔案管理工作的服務(wù)對(duì)象是整個(gè)企業(yè)，工程檔案的管理和利用要具有一套標(biāo)準(zhǔn)的服務(wù)流程，不斷地拓展檔案的利用范圍，滿足企業(yè)各個(gè)部門對(duì)檔案資料的需求。

篇（3）

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

近十幾年，在我國(guó)城鎮(zhèn)化、城市化的進(jìn)程中，大量催生我國(guó)建筑業(yè)蓬勃發(fā)展，也是國(guó)民經(jīng)濟(jì)三大支柱產(chǎn)業(yè)之一，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)做出了巨大的貢獻(xiàn)。同時(shí)也帶來一些問題和不足，比如建筑企業(yè)的檔案管理問題。建筑企業(yè)檔案管理是實(shí)踐、見證建筑企業(yè)發(fā)展、壯大的歷史軌跡，也是建筑企業(yè)發(fā)展的重要組成部分。怎樣、如何建設(shè)好、管理好、規(guī)劃好建筑檔案對(duì)建筑業(yè)的生存、發(fā)展、壯大具有極其重要經(jīng)濟(jì)、文化意義。本文旨在分析我國(guó)建筑企業(yè)檔案管理過程中存在的一些問題和不足。并提出具體問題的具體對(duì)策。以便能更好的發(fā)展我國(guó)建筑業(yè)，為我們現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)、生活服務(wù)。

一、建筑企業(yè)檔案管理的意義

1、經(jīng)濟(jì)意義

國(guó)民經(jīng)濟(jì)三大支柱性產(chǎn)業(yè)之一的建筑業(yè)，對(duì)國(guó)民經(jīng)濟(jì)做出了巨大貢獻(xiàn)，建筑企業(yè)檔案管理水平高低、質(zhì)量好壞直接制約建筑行業(yè)發(fā)展，檔案管理是建筑企業(yè)發(fā)展的源泉。摒棄源泉的優(yōu)劣無異于沙漠上行走。拋棄企業(yè)檔案管理來發(fā)展建筑企業(yè)經(jīng)營(yíng)就像無源之水，企業(yè)的制度性、科學(xué)性、規(guī)范性管理就舉步維艱。所以建筑企業(yè)檔案管理是首要的環(huán)節(jié)，對(duì)建筑行業(yè)生存、發(fā)展、壯大具有重要的經(jīng)濟(jì)意義。

2、文化意義

一個(gè)強(qiáng)大、優(yōu)秀的企業(yè)都有鮮明、富有個(gè)性的企業(yè)文化核心。建筑企業(yè)的文化核心是美感、責(zé)任、使命的集合地。一套完整、詳細(xì)、科學(xué)、持續(xù)的檔案管理能明證、審核過去從實(shí)地勘探、土地的征用、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工合同簽訂、施工進(jìn)程的情況。能夠表達(dá)過去的圖表、數(shù)據(jù)、各類報(bào)告、來往文書的真實(shí)性。能夠見證竣工驗(yàn)收合格和聳立的建筑物。企業(yè)每位員工面對(duì)企業(yè)的發(fā)展歷程以及自己最終的作品時(shí)會(huì)油然而生激發(fā)出責(zé)任感、使命感、歸宿感。

二、 建筑企業(yè)檔案管理存在的問題和不足

1、政府方面

大多數(shù)企業(yè)檔案管理的具體行為實(shí)施者是企業(yè)本身或其他途徑，企業(yè)在專業(yè)化、技術(shù)化、規(guī)劃化、信息化有別于一般的政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的檔案管理。企業(yè)依照法律、法規(guī)進(jìn)行自己內(nèi)部事務(wù)的管理和操作。然而各級(jí)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門政府對(duì)建筑企業(yè)檔案管理的意識(shí)缺乏，抱著“事不關(guān)己、高高掛起”的心態(tài)，多一事不如少一事的處事原則。在面對(duì)重大的工程出現(xiàn)質(zhì)量、失誤時(shí)急于相互推諉、相互扯皮，甚至急于劃清責(zé)任，以便逃脫責(zé)任。

2、建筑企業(yè)方面

建筑企業(yè)自身的特點(diǎn)決定企業(yè)的特殊性。建筑企業(yè)跨度大，涉及面廣，強(qiáng)度大的特點(diǎn)決定檔案工作、管理具有持續(xù)性、繁瑣性、復(fù)雜性和艱巨性、挑戰(zhàn)性。再者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視程度不夠，具體投入經(jīng)費(fèi)不夠。具體方面表現(xiàn)如下：

1）建筑企業(yè)檔案的收集難度大

建筑企業(yè)檔案的收集難度大是不爭(zhēng)的事實(shí)，首先由于涉及的時(shí)間、地點(diǎn)，人物面廣等客觀因素，在實(shí)際操作上檔案的收集、整理以及歸檔具有相當(dāng)大的難度。其次建筑企業(yè)部門之間、企業(yè)之間、企業(yè)與相關(guān)部門之間缺乏及時(shí)、有效的溝通與合作，使企業(yè)資料缺失、不完整，甚至重要的資料信息不對(duì)稱，鬧出笑話。最后檔案不僅是對(duì)建筑物本身關(guān)聯(lián)的一些顯而易見的收集，比如圖表、數(shù)據(jù)、文字等等。而且還對(duì)一些隱藏的工作、比如地下，墻體內(nèi)的不可看見的工作的收集。正因?yàn)檫@些不確定的因素增加收集、整理，歸檔的難度。

2）建筑企業(yè)檔案的管理水平、質(zhì)量不高

首先建筑企業(yè)檔案管理者水平良莠不齊，專業(yè)水準(zhǔn)不同，管理人員檔案意識(shí)淡薄。目前建筑業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)異常激烈，檔案管理者跳槽現(xiàn)象嚴(yán)重，企業(yè)缺乏對(duì)管理者強(qiáng)有力的保障。檔案管理質(zhì)量不高，經(jīng)常出現(xiàn)手寫、復(fù)印件、任意篡改，沒有統(tǒng)一的規(guī)章制度，顯得無序、林亂、繁雜的缺點(diǎn)。

3）建筑企業(yè)對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入不夠

在目前的形勢(shì)下，“重建設(shè)，輕管理”，“重現(xiàn)在，輕未來”等“近視眼”行為日漸凸顯，企業(yè)不擇手段使利益最大化問題突出。為了盈利，使出各種怪招降低生產(chǎn)成本，提高經(jīng)濟(jì)、社會(huì)效益。這種現(xiàn)象必然導(dǎo)致企業(yè)壓縮經(jīng)費(fèi)的開支，自然對(duì)檔案的管理和投入捉襟見肘，檔案管理者積極性、主動(dòng)性受到重創(chuàng)。

三、 建筑企業(yè)檔案管理的對(duì)策

1、加大政府對(duì)建筑企業(yè)檔案管理的監(jiān)管力度

各級(jí)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門應(yīng)該加大對(duì)建筑企業(yè)的監(jiān)管力度，兩手都要硬，即扮演好政府監(jiān)管裁判的角色，又要扮演好指導(dǎo)、參與檔案管理運(yùn)動(dòng)員的角色。各級(jí)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)主管部門依照《檔案管理法》、 《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)依法行政、嚴(yán)格執(zhí)法，在法律、法規(guī)框架下促使企業(yè)進(jìn)行檔案管理、使之逐步形成制度化、科學(xué)化、規(guī)范化、信息化。

2、建筑企業(yè)自修內(nèi)功，逐步提升檔案管理水平、質(zhì)量

1）企業(yè)加強(qiáng)管理者的技能、技術(shù)的培訓(xùn)工作，特別是信息化管理檔案的培養(yǎng)。不管是建筑業(yè)專職檔案管理人員還是兼職檔案管理人員都應(yīng)一視同仁，通過檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，逐漸提高檔案人員的自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)和管理水平，采用行之有效的方法收集、管理好檔案。

2）建立、完善信息化檔案建設(shè)，發(fā)展無紙化，電子檔案，及時(shí)、準(zhǔn)確更新檔案的的數(shù)據(jù)信息，包括文字、圖像、聲音等其他無形的介質(zhì)，保證能長(zhǎng)期、穩(wěn)定、持續(xù)的保存檔案的真實(shí)性。

3）加大對(duì)檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，包括場(chǎng)地、設(shè)備、器材的購(gòu)買，添置，更新。建立、健全領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，權(quán)責(zé)分明，明確分工，分層落實(shí)，對(duì)檔案管理獎(jiǎng)罰分明。

總之，建筑企業(yè)檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，它既有長(zhǎng)期性又有艱巨性的特點(diǎn)。檔案管理好壞直接、間接衡量建筑業(yè)企業(yè)自身管理水平的高低。企業(yè)生存、發(fā)展、強(qiáng)大，必須解決源頭之水——檔案管理，這樣才能貢獻(xiàn)國(guó)民經(jīng)濟(jì)，才能服務(wù)于生產(chǎn)、生活的需要。

參考文獻(xiàn)：

[1] 劉宇平, 劉柳煉. 當(dāng)前建筑施工企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析[J]. 廣東科技, 2009, (12): 39-40.

篇（4）

2當(dāng)前施工企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)狀

2.1庫(kù)房不足

檔案庫(kù)房不足是當(dāng)前建筑施工企業(yè)工程檔案管理中所面臨的最主要的問題之一。雖然大多數(shù)擁有特級(jí)或者一級(jí)總承包資質(zhì)的建筑施工企業(yè)都擁有較完備的辦公設(shè)施，卻很難在有限的辦公用房中再騰挪相當(dāng)部分的辦公場(chǎng)地用于存放和管理工程檔案。多數(shù)企業(yè)的工程檔案都是和公司的文秘、行政檔案一道被擠在狹小而擁擠的空間里，更難以進(jìn)行有效的保護(hù)和管理。而對(duì)于這些企業(yè)的下級(jí)分公司或者工程項(xiàng)目部而言，多數(shù)單位的工程檔案庫(kù)房甚至為零。這些都為工程檔案的收集、管理、使用造成了很大的影響。

2.2缺乏檔案意識(shí)

對(duì)施工企業(yè)而言，普遍存在著重施工生產(chǎn)輕檔案管理的現(xiàn)象，這也是造成上述檔案庫(kù)房不足，甚至沒有檔案庫(kù)房問題的原因。很多建筑施工企業(yè)沒能形成工程施工和工程檔案“兩手抓兩手硬”的責(zé)任意識(shí)，使得本應(yīng)始于工程開工終于工程竣工的檔案收集、整理、移交、存檔等工作不能與工程施工同步，從而造成了工程檔案管理流于形式疲于應(yīng)付檢查的被動(dòng)局面。

2.3信息化工作滯后

檔案的生命在于應(yīng)用，而要防止工程檔案不至于長(zhǎng)眠于庫(kù)房的一個(gè)最有效的方式就是提高檔案的信息化程度。目前，大多數(shù)建筑施工企業(yè)的工程檔案在信息化建設(shè)方面比較落后，在案卷檢索、材料編研、信息傳遞、服務(wù)手段、項(xiàng)目協(xié)作等方面均難以有效利用。不少企業(yè)雖然花高價(jià)購(gòu)買了檔案管理系統(tǒng)，但卻沒人用、不會(huì)用，甚至一邊是計(jì)算機(jī)操作，一邊仍是手工操作等現(xiàn)象依然存在。

3工程檔案管理信息化的意義

對(duì)于工程建設(shè)來說，保證工程質(zhì)量等級(jí)是工程企業(yè)的頭等大事，而施工檔案能夠準(zhǔn)確反映工程施工的全過程，作為工程質(zhì)量等級(jí)查驗(yàn)和評(píng)定的重要依據(jù)，也是后期工程進(jìn)行擴(kuò)建或者是修改的非常重要的資料。在工程完工并投入使用以后，可能由于施工中存在質(zhì)量隱患或施工單位后期養(yǎng)護(hù)工作不到位導(dǎo)致工程使用質(zhì)量下降，使用年限縮短。為了彌補(bǔ)這些缺陷，施工單位就必須認(rèn)真查閱施工檔案信息，工程設(shè)計(jì)人員和技術(shù)規(guī)劃人員也要按照施工檔案所記錄的信息了解整個(gè)工程的布局和走向等，從而做出正確的決策，采取有效措施進(jìn)行補(bǔ)救，此外檔案管理還能夠完整反映出施工企業(yè)的管理水平。但是在實(shí)際施工中我們依然能夠發(fā)現(xiàn)有很多施工企業(yè)的檔案管理建設(shè)不完善，存在不少問題，例如施工記錄過程不真實(shí)、不規(guī)范，導(dǎo)致檔案的參考價(jià)值、憑證作用無從談起；施工檔案信息的搜集與整理不及時(shí)，而且施工進(jìn)度與施工資料脫節(jié)，缺乏時(shí)效性；在進(jìn)行原材料試樣試驗(yàn)時(shí)，材料的選擇缺乏代表性；施工資料的橫向與縱向關(guān)聯(lián)不密切等等。這都在很大程度上影響了施工企業(yè)的綜合性發(fā)展。如今信息化技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)了檔案管理信息化的發(fā)展建設(shè)，為了有效提高施工企業(yè)的檔案管理水平，減少質(zhì)量缺陷，延長(zhǎng)工程使用年限，提高施工企業(yè)綜合管理水平，企業(yè)必須高度重視檔案管理信息化建設(shè)，緊跟時(shí)展步伐，讓檔案管理信息化建設(shè)為工程管理發(fā)揮最大效用。

4實(shí)施工程檔案管理信息化的措施

4.1提升對(duì)工程檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)知

對(duì)于檔案管理信息化工作來說，檔案工作人員的工作態(tài)度和自己對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)與理解會(huì)在很大程度上影響工作效率和質(zhì)量，因?yàn)闄n案管理工作人員是檔案信息化建設(shè)的中堅(jiān)力量，如果他們?cè)谟^念上沒有意識(shí)到檔案管理信息建設(shè)的重要性，工作主動(dòng)性不強(qiáng)，勢(shì)必會(huì)影響到檔案管理信息化建設(shè)的有效性。因此加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)管理信息化建設(shè)的重要性認(rèn)識(shí)和理解，讓他們從思想上重視檔案信息化管理，進(jìn)而轉(zhuǎn)化為自身行動(dòng)，才能夠盡職盡責(zé)做好工程檔案管理的信息化建設(shè)工作。

4.2主動(dòng)推進(jìn)施工檔案管理信息化進(jìn)程

（1）拓寬檔案信息化管理的思路。對(duì)于檔案管理來說，其最終目的是為社會(huì)大眾服務(wù)，作為施工企業(yè)的檔案管理部門和檔案管理人員，在始終堅(jiān)持為大眾服務(wù)的思想前提下，積極拓寬工作思路，改變以往的檔案管理方式。以信息技術(shù)為依托，創(chuàng)新信息化管理方式，不僅要注重維護(hù)檔案資料的完整性，對(duì)其進(jìn)行精心保護(hù)，也需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的利用，讓更多人了解檔案信息管理的內(nèi)容，以最大限度地發(fā)揮檔案管理的作用。近年來我國(guó)的信息技術(shù)水平不斷提升，檔案管理方式也發(fā)生了很大變化，以往手工式的管理逐步向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變，并注重信息化建設(shè)，這也對(duì)檔案管理人員的管理技能與專業(yè)知識(shí)提出了更大的挑戰(zhàn)，自身要不斷提升綜合能力，不能夠停留在傳統(tǒng)的檔案保管員水平上，要積極利用檔案為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。而加強(qiáng)施工檔案管理的利用能夠?yàn)楣こ藤|(zhì)量提供有力保障，對(duì)于工程管理來說具有非常重要的意義。（2）提高檔案信息管理水平。信息技術(shù)的快速發(fā)展和電子政務(wù)的積極推進(jìn)，檔案管理信息化建設(shè)成為檔案管理未來的發(fā)展趨勢(shì)。為了有效提高檔案管理水平，施工企業(yè)檔案部門應(yīng)該建立企業(yè)局域網(wǎng)，并購(gòu)置光盤刻錄機(jī)、計(jì)算機(jī)以及掃描儀等軟件設(shè)備，為檔案管理提供有效工具。多種多樣的計(jì)算機(jī)管理軟件為進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)提供了有利條件。檔案管理軟件的選擇非常重要。一是因?yàn)殡娮游募菣n案管理軟件的工作對(duì)象，合適的檔案管理軟件不僅能夠?qū)﹄娮游募M(jìn)行有效的整合與開發(fā)，還能夠?yàn)闄n案管理形成單位和社會(huì)創(chuàng)造效益。二是因?yàn)橐话銠n案管理軟件的安全系數(shù)都比較高，都帶有密碼設(shè)置、訪問受限等功能，從而為電子文件信息安全提供了有效屏障。三是因?yàn)闄n案管理軟件具有智能、便捷、高效、全面等多種優(yōu)點(diǎn)，能夠大大提高檔案管理信息化建設(shè)的效率。

4.3強(qiáng)化工程檔案管理信息化工作的制度建設(shè)

建立適應(yīng)工程檔案管理信息化工作的制度是工程檔案管理信息化的重中之重。國(guó)家要出臺(tái)專門的有關(guān)工程檔案信息化的制度、標(biāo)準(zhǔn)。只有在檔案管理制度上推陳出新，制定出符合時(shí)展，符合信息技術(shù)發(fā)展規(guī)律的制度和規(guī)范，才能確保在實(shí)際的工程檔案管理中，各施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等個(gè)單位能夠按照制度和規(guī)范的要求將各種文件、材料、圖紙等進(jìn)行分門別類的整理和歸檔，并及時(shí)利用多媒體技術(shù)上傳企業(yè)工程檔案管理系統(tǒng)，在確保檔案資料完整的同時(shí)，也便于工程建設(shè)者和決策者對(duì)項(xiàng)目過程進(jìn)行全程監(jiān)控，從而進(jìn)一步提高工程檔案的綜合運(yùn)用水平。

篇（5）

工程項(xiàng)目的獨(dú)特性、整體性、多方參與性、周期性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)，決定了工程項(xiàng)目檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、成套性強(qiáng)、形成分散、階段性強(qiáng)、變更頻繁、種類多樣等特點(diǎn)。

1.1專業(yè)性強(qiáng)

每一項(xiàng)工程項(xiàng)目都有自身的獨(dú)特性，需要與之適應(yīng)的專業(yè)的參與，因而是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作。就鐵路建設(shè)項(xiàng)目而言，其涉及的專業(yè)技術(shù)活動(dòng)主要是建筑施工活動(dòng)，整個(gè)項(xiàng)目涉及勘察、設(shè)計(jì)、基建、科研、設(shè)備安裝等活動(dòng)。因而，項(xiàng)目文檔作為項(xiàng)目建設(shè)開展的記錄材料，相應(yīng)地具有鮮明的專業(yè)性特征，不同專業(yè)的技術(shù)文件不能混淆在一起。

1.2成套性強(qiáng)

成套性是工程項(xiàng)目檔案的重要特點(diǎn)，因而在項(xiàng)目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項(xiàng)目檔案的成套性特點(diǎn)是由建設(shè)項(xiàng)目的整體性決定的。對(duì)于一個(gè)具體的建設(shè)項(xiàng)目而言，項(xiàng)目從最初的立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)到設(shè)計(jì)、施工、竣工，是一個(gè)完整的過程。項(xiàng)目文檔真實(shí)地記錄了這個(gè)過程，具有成套性。具體來說，項(xiàng)目文檔包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設(shè)項(xiàng)目的全貌。施工技術(shù)文件一般從部分到整體的按分項(xiàng)、分部、單位工程積累。施工企業(yè)在建設(shè)項(xiàng)目中主要作為施工方參與，在施工活動(dòng)中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時(shí)所產(chǎn)生的施工文件也是項(xiàng)目文件總體的重要組成部分，應(yīng)有效地做好施工技術(shù)文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的成套性。

1.3形成分散

建設(shè)項(xiàng)目本身也是一個(gè)龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項(xiàng)目文檔的形成具有分散性。這種建筑施工企業(yè)工程項(xiàng)目檔案管理需求探析楊啟燕（中國(guó)鐵建股份有限公司檔案館）分散性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是項(xiàng)目文檔形成于多方，如建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等；二是項(xiàng)目文檔散存在各方的相關(guān)職能管理具體實(shí)施部門，如行政部門、計(jì)劃財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等。分散性特點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目文檔的管理是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關(guān)文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。

1.4階段性強(qiáng)

建設(shè)項(xiàng)目的時(shí)間跨度長(zhǎng)，具有一定的生命周期，整個(gè)項(xiàng)目的開展包括施工組織設(shè)計(jì)、變更設(shè)計(jì)、工程施工、工程試驗(yàn)、竣工驗(yàn)收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項(xiàng)目文檔。因而，從宏觀上看，建設(shè)項(xiàng)目文檔具有階段性的特點(diǎn)。只有在項(xiàng)目實(shí)施的每一階段，有針對(duì)性地同步管理好項(xiàng)目文檔，才能避免因建設(shè)項(xiàng)目周期長(zhǎng)、項(xiàng)目文檔數(shù)量大而導(dǎo)致的項(xiàng)目文檔脫節(jié)、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點(diǎn)，同時(shí)相互間又有密不可分的聯(lián)系，這就需要對(duì)不同階段的文檔有針對(duì)性地進(jìn)行整理分類，同時(shí)保持不同階段的文檔間的有機(jī)聯(lián)系。

1.5變更頻繁

建設(shè)項(xiàng)目從提出到開工、建設(shè)、試運(yùn)行、驗(yàn)收，到之后的維護(hù)與拆除，一直處于動(dòng)態(tài)之中。項(xiàng)目文檔因項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)性而具有可變性。如在項(xiàng)目施工過程中，經(jīng)常出現(xiàn)變更設(shè)計(jì)，需要對(duì)施工設(shè)計(jì)文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充，以適應(yīng)施工要求；在項(xiàng)目使用和維護(hù)階段，隨著使用部門的需要及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的轉(zhuǎn)變，其所有權(quán)性質(zhì)、結(jié)構(gòu)等方面也有可能發(fā)生相應(yīng)的變化，從而引起建設(shè)項(xiàng)目文檔的變化?？勺冃允墙ㄔO(shè)項(xiàng)目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項(xiàng)目文檔與項(xiàng)目的同步變化，才能確保項(xiàng)目文檔的準(zhǔn)確與完整。

1.6種類多樣

建設(shè)項(xiàng)目文檔具有多樣性的特點(diǎn)。首先，在載體上具有多樣性。建設(shè)項(xiàng)目文檔的載體，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，還有感光材料、磁介質(zhì)、光盤等。載體的多樣性，使得項(xiàng)目文檔呈現(xiàn)出紙質(zhì)文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態(tài)。其次，在內(nèi)容上具有多樣性。建設(shè)項(xiàng)目文檔反映了建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的開展，而建設(shè)項(xiàng)目的開展涉及到行政、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門，從而形成文書、會(huì)計(jì)、技術(shù)多類文檔。建設(shè)項(xiàng)目文檔的多樣性，反映了項(xiàng)目文檔管理工作的繁雜性。項(xiàng)目文檔管理工作應(yīng)注重對(duì)各種載體和各種內(nèi)容文檔的收集整理。

2傳統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目文檔管理方式存在的問題

由于建設(shè)項(xiàng)目文檔的專業(yè)性強(qiáng)、成套性強(qiáng)、形成分散、階段性強(qiáng)、變更頻繁、種類多樣等特點(diǎn)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統(tǒng)的項(xiàng)目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態(tài)的、手工的方法，存在很多問題，難以實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的項(xiàng)目文檔管理，這在一定程度上影響了項(xiàng)目的實(shí)施與維護(hù)。具體來說，傳統(tǒng)的文檔管理存在以下四個(gè)方面的問題。

2.1手工管理效率低下、準(zhǔn)確性差

傳統(tǒng)的項(xiàng)目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進(jìn)行操作和管理，效率低下。然而，建設(shè)項(xiàng)目文檔數(shù)量巨大，又受人、財(cái)、物方面的限制，這無疑是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無法從根本上改變傳統(tǒng)文檔管理工作的低效率狀態(tài)，此外還有過分占用資源之嫌。建設(shè)項(xiàng)目施工文件的載體為紙質(zhì)，在傳統(tǒng)項(xiàng)目管理模式下完全由人工來填寫，但文件形成與整理過程中因紙質(zhì)、筆墨、計(jì)算、簽名、報(bào)表順序、保管等造成的錯(cuò)誤時(shí)有發(fā)生，使施工文件的規(guī)范性和準(zhǔn)確性受到影響。有的項(xiàng)目存在施工員或測(cè)量員等第一填表責(zé)任人不按照觀測(cè)測(cè)量的現(xiàn)場(chǎng)記錄進(jìn)行填表，如分項(xiàng)工程驗(yàn)收評(píng)定表的數(shù)據(jù)與測(cè)量記錄表數(shù)據(jù)不一致，而復(fù)核人與相關(guān)負(fù)責(zé)人不認(rèn)真檢查核對(duì)就隨意簽名過關(guān)的情況時(shí)有發(fā)生。同時(shí)一些建設(shè)項(xiàng)目，也發(fā)現(xiàn)存在施工與監(jiān)理方有關(guān)責(zé)任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現(xiàn)象。個(gè)別施工單位人員還存在違規(guī)更改檢測(cè)數(shù)據(jù)的情況，甚至還發(fā)現(xiàn)監(jiān)理平行實(shí)驗(yàn)與抽檢資料存在數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。

2.2項(xiàng)目文檔收集不全

建設(shè)項(xiàng)目涉及的責(zé)任者眾多，周期長(zhǎng)，因而，項(xiàng)目文檔工作無論是在橫向的責(zé)任者維度上，還是縱向的時(shí)間維度上，都處于分散的狀態(tài)，這在很大程度上造成了項(xiàng)目文檔的收集不全。從橫向來看，建設(shè)項(xiàng)目具有多方參與性，參與方資質(zhì)不一，對(duì)于項(xiàng)目文檔工作的意識(shí)水平也有高有低。有的參與方忙于項(xiàng)目建設(shè)，平時(shí)不注意工程資料的收集工作，到了工程結(jié)束后才應(yīng)付竣工驗(yàn)收，造成文檔的缺損；有的參與方對(duì)于應(yīng)收集的文檔沒有明確的認(rèn)識(shí)，對(duì)各種內(nèi)容和各種載體的項(xiàng)目文檔的收集不全不準(zhǔn)確，造成文檔的遺漏。從縱向上來看，建設(shè)項(xiàng)目不是一蹴而就的，項(xiàng)目從最初的提出到竣工，以及后期的維護(hù)，要經(jīng)歷一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，與之同時(shí)，項(xiàng)目文檔工作也有了很長(zhǎng)的時(shí)間跨度。在這個(gè)漫長(zhǎng)的過程中，稍有疏忽，就會(huì)造成“空檔”，導(dǎo)致項(xiàng)目文檔的收集不全。

2.3文件管理滯后，文件變更不同步

工程實(shí)踐中，施工文件編制多嚴(yán)重滯后于工程實(shí)際進(jìn)度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實(shí)性難以保證。由于建設(shè)項(xiàng)目從開工到竣工驗(yàn)收的時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，施工單位從文件形成到匯總整理的時(shí)間跨度也大，施工文件長(zhǎng)期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個(gè)別項(xiàng)目甚至發(fā)生過因?yàn)楣こ炭罴m紛，分包單位扣留應(yīng)歸檔施工文件的情況。項(xiàng)目文檔是項(xiàng)目建設(shè)的記錄文本資料，只有保持與項(xiàng)目建設(shè)的一致性，才具有真實(shí)性、可追溯性，才能為日后維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益提供可靠的依據(jù)。然而，傳統(tǒng)項(xiàng)目文檔工作的封閉性導(dǎo)致的溝通不暢，卻給項(xiàng)目文檔的“真實(shí)性和可追溯性”帶來了嚴(yán)重的影響。在項(xiàng)目施工過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)變更設(shè)計(jì)的情況，項(xiàng)目文檔管理人員只是被動(dòng)地接收和埋頭整理，無法對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的變更情況進(jìn)行跟蹤和檢查，就無法了解項(xiàng)目的變更情況，不能及時(shí)對(duì)相關(guān)施工文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充，從而導(dǎo)致項(xiàng)目文檔的“失真”，不能在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮應(yīng)有的憑證和參考作用。

2.4項(xiàng)目文檔不規(guī)范，質(zhì)量管理難度大

建設(shè)項(xiàng)目的多方參與性與文檔管理人員的業(yè)務(wù)水平不穩(wěn)定性，導(dǎo)致了項(xiàng)目文檔的不規(guī)范。多方參與，對(duì)于項(xiàng)目文檔管理工作的協(xié)調(diào)性有較高要求。施工單位內(nèi)部相關(guān)部門和人員相互間的溝通協(xié)調(diào)、銜接不夠，使得各方對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)文檔管理的要求不一，影響了項(xiàng)目文檔的規(guī)范性。建設(shè)項(xiàng)目的文檔管理人員的穩(wěn)定性與素質(zhì)直接影響著項(xiàng)目文檔管理工作的規(guī)范性。由于有的參與方的項(xiàng)目文檔管理人員流動(dòng)性大，或未設(shè)專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項(xiàng)目完工后臨時(shí)抽調(diào)人員整理項(xiàng)目文檔，這就無法保障項(xiàng)目文檔管理人員的素質(zhì)符合要求，從而造成項(xiàng)目文檔的不規(guī)范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對(duì)不足，造成文件和施工進(jìn)度不同步的現(xiàn)象，進(jìn)一步使質(zhì)量管理流程“施工自檢工程報(bào)驗(yàn)監(jiān)理復(fù)檢質(zhì)量認(rèn)可”失去意義。資料整理的滯后勢(shì)必又導(dǎo)致工程質(zhì)量評(píng)定工作的進(jìn)一步滯后，質(zhì)量評(píng)定的二次填表與計(jì)算也增加了評(píng)定工作中的錯(cuò)誤，質(zhì)量評(píng)定的滯后反過來又影響了建設(shè)單位對(duì)施工質(zhì)量進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)控。鐵路建設(shè)項(xiàng)目點(diǎn)多線長(zhǎng)面廣，無法依賴施工、監(jiān)理或建設(shè)單位任何一方去實(shí)施全面的施工質(zhì)量控制，而施工文件作為施工狀況的真實(shí)記錄與實(shí)際反映，應(yīng)該成為施工質(zhì)量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，還將長(zhǎng)期成為項(xiàng)目后評(píng)價(jià)乃至應(yīng)急搶險(xiǎn)時(shí)最需要的檔案依據(jù)與法律憑證。由此可見，傳統(tǒng)的項(xiàng)目文檔管理方法無法滿足項(xiàng)目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進(jìn)信息化技術(shù)來彌補(bǔ)其不足，針對(duì)項(xiàng)目文檔的特點(diǎn)，有的放矢地做好相關(guān)的管理工作，為建設(shè)項(xiàng)目的開展和維護(hù)起到信息支撐的作用。

3建設(shè)項(xiàng)目檔案管理需求

根據(jù)上述的問題分析，可見施工文件質(zhì)量面臨著諸多挑戰(zhàn)。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性欠佳、孤立存儲(chǔ)、施工文件與工程不同步、無法有效輔助項(xiàng)目分析管理的現(xiàn)狀就無法改善，施工文件就會(huì)陷入為了編制而形成、為了驗(yàn)收而存檔的困境。為了避免這些問題，施工單位項(xiàng)目檔案管理應(yīng)滿足以下需求：高效智能的現(xiàn)場(chǎng)記錄管理、項(xiàng)目文檔全過程管理、項(xiàng)目文檔動(dòng)態(tài)化管理、項(xiàng)目文檔規(guī)范化管理。

3.1高效智能的現(xiàn)場(chǎng)記錄管理

施工原始記錄是施工過程、施工工藝及施工質(zhì)量控制情況的真實(shí)反映，由施工員在施工現(xiàn)場(chǎng)據(jù)實(shí)填記，不得追記補(bǔ)改，是質(zhì)量保證與追溯的重要依據(jù)。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業(yè)知識(shí)有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規(guī)范、準(zhǔn)確，而且有可能面臨科學(xué)、合理組卷、擬訂案卷標(biāo)題等挑戰(zhàn)。利用項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動(dòng)自動(dòng)化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

3.2項(xiàng)目文檔全過程管理

為保證施工文件質(zhì)量的完整、準(zhǔn)確、安全、有效，要求對(duì)施工文件進(jìn)行全生命周期管理，即從文件及其數(shù)據(jù)的采集、形成到交換、歸檔實(shí)行全過程管理。對(duì)大量施工原始記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)、工程監(jiān)理、驗(yàn)收評(píng)定等各方面的數(shù)據(jù)的處理，要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)質(zhì)量事故的記錄與跟蹤，類似事故報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析等均可通過網(wǎng)絡(luò)直接進(jìn)行，以便工作效率得到極大提高，保證質(zhì)量管理。

3.3項(xiàng)目文檔動(dòng)態(tài)化管理

應(yīng)用信息系統(tǒng)并不能自動(dòng)解決所有問題，還必須建立在工程項(xiàng)目自身的全程動(dòng)態(tài)管理基礎(chǔ)上。按照國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累和歸檔納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程和工作程序，納入各項(xiàng)工作計(jì)劃，納入有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達(dá)項(xiàng)目開工任務(wù)與提出施工文件材料要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗(yàn)收、評(píng)定工程項(xiàng)目與驗(yàn)收、評(píng)定施工文件質(zhì)量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

篇（6）

中圖分類號(hào):F284文獻(xiàn)標(biāo)志碼:A文章編號(hào):1673-291X(2009)15-0198-02

建筑施工企業(yè)工程項(xiàng)目多、施工工期長(zhǎng)、涉及面廣,工程檔案從現(xiàn)實(shí)材料到立卷歸檔有一個(gè)漫長(zhǎng)的周期,檔案工作成效和質(zhì)量難于保證,也拉長(zhǎng)了建筑企業(yè)從工程開工到工程竣工的經(jīng)濟(jì)周期,影響了建筑企業(yè)的經(jīng)濟(jì)收益。如何有效開展工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)的檔案工作,促進(jìn)建筑企業(yè)合情合理合法獲取最大限度的經(jīng)濟(jì)效益,是困擾建筑施工企業(yè)管理工作的難題之一。結(jié)合在建筑企業(yè)的工作實(shí)踐,筆者認(rèn)為,要做好工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理工作,爭(zhēng)取企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,必須準(zhǔn)確把握和執(zhí)行法律法規(guī)及管理規(guī)范,切實(shí)做到“及時(shí)學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)”、“認(rèn)真貫徹落實(shí)”、“切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行”三個(gè)方面。

一、及時(shí)學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益提供信息支持

建筑施工企業(yè)有其特殊的行業(yè)特點(diǎn),加之建設(shè)工地分散、點(diǎn)多面廣,給工程檔案的收集、整理增加了困難,企業(yè)開展檔案管理工作的難度不小,給企業(yè)爭(zhēng)取經(jīng)濟(jì)效益增加了難度。

建設(shè)項(xiàng)目的報(bào)建、開工、施工、結(jié)算、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié),以及建設(shè)工程竣工資料的編制、結(jié)算的確認(rèn)、建設(shè)項(xiàng)目的創(chuàng)優(yōu)申報(bào)都離不開工程資料。工程項(xiàng)目的質(zhì)量保修、經(jīng)濟(jì)糾紛的處理與解決,建筑施工企業(yè)的生存、發(fā)展和壯大,同樣離不開工程資料。建設(shè)項(xiàng)目施工過程中的資料積累,形成了建筑企業(yè)的工程檔案。從一定的意義上來說,工程檔案對(duì)于建筑施工企業(yè)的生產(chǎn)管理全過程,都起到至關(guān)重要的憑證和證據(jù)作用。如果工程項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理工作存在問題,例如,檔案收集不及時(shí)、歸檔不完整等等,勢(shì)必造成工作重復(fù),影響工期,增加工程成本。

檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,是政府和建設(shè)、檔案主管部門對(duì)建筑企業(yè)檔案管理工作的強(qiáng)制要求,同時(shí)也是企業(yè)開展檔案工作的指引。法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,可以使檔案管理工作規(guī)范化和常規(guī)化。因此,學(xué)習(xí)好、領(lǐng)會(huì)好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,是做好建筑施工企業(yè)檔案工作的關(guān)鍵。對(duì)于每一個(gè)檔案管理文件或行業(yè)規(guī)范的出臺(tái),我們都要認(rèn)真研讀,加強(qiáng)理解,準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)把握規(guī)范、制度和管理文件的主要內(nèi)容及其精神要點(diǎn)。企業(yè)和檔案工作人員只有正確領(lǐng)會(huì)、透徹理解了法律法規(guī)和管理規(guī)范的實(shí)質(zhì),才有可能正常開展工作。

首先,建筑施工企業(yè)的檔案工作人員要及時(shí)知悉檔案法律法規(guī)的頒布和行業(yè)規(guī)范的實(shí)施,及時(shí)開展工作。其次,企業(yè)在具體執(zhí)行法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范過程中,要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際,落實(shí)貫徹文件的具體部署。在施工過程中,要求報(bào)送的資料必須及時(shí)報(bào)送,應(yīng)該備案的資料必須及時(shí)備案。由我司總承包施工建設(shè)的廣東電信廣場(chǎng),在多年的施工建設(shè)過程中,先后經(jīng)歷了三次工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)的變更。每一次工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)變更后,項(xiàng)目部都及時(shí)組織檔案工作人員學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)和理解新標(biāo)準(zhǔn),并根據(jù)新標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行工程檔案的編制、備案和歸檔,確保了三次工程檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)變更的順利過渡和實(shí)施,檔案管理工作中減少了大量的重復(fù)工作,為企業(yè)節(jié)省了不少的人工成本,爭(zhēng)取到了可觀的經(jīng)濟(jì)效益。

二、認(rèn)真貫徹落實(shí)好法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益提供政策保證

做好建筑施工企業(yè)檔案管理工作,在學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上,還必須抓緊抓好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范在實(shí)際工作中的貫徹落實(shí)。建筑施工企業(yè)和檔案工作人員要把握好重點(diǎn),了解檔案管理部門及建設(shè)主管部門出臺(tái)管理文件或規(guī)范的目的和要求,認(rèn)真做好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的傳達(dá)貫徹和落實(shí)工作。在工程資料收集和工程檔案管理工作中,檔案工作人員要以檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范作為開展工作的依據(jù)。在施工現(xiàn)場(chǎng)的具體工作實(shí)踐中,要使檔案管理部門及建設(shè)主管部門出臺(tái)管理文件或規(guī)范的目的和要求真正體現(xiàn)、落實(shí)在管理的每一個(gè)環(huán)節(jié),力爭(zhēng)工程資料收集和歸檔一次成功,為順利推進(jìn)下一階段的工程施工創(chuàng)造條件,減少誤工、延期等不利因素造成的工程成本,為企業(yè)爭(zhēng)取時(shí)間、創(chuàng)造效益。

貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,建筑施工企業(yè)和檔案工作人員還要緊緊圍繞企業(yè)生產(chǎn)管理這一中心,結(jié)合施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際條件,充分發(fā)揮人的能動(dòng)性和積極性。要克服工作中的困難,嚴(yán)格貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不打折扣,保證工程資料和檔案工作的質(zhì)量。要力爭(zhēng)施工現(xiàn)場(chǎng)工程資料一次合格,減少重復(fù)工作,為工程竣工后的項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)、工法申報(bào)、企業(yè)資質(zhì)申請(qǐng)等工作打好基礎(chǔ),為企業(yè)創(chuàng)造間接利潤(rùn),獲取經(jīng)濟(jì)效益。

貫徹落實(shí)檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,不僅要依靠發(fā)揮檔案工作人員的工作能動(dòng)性和積極性,還要有檔案組織機(jī)構(gòu)的推進(jìn)和監(jiān)督。設(shè)立專門的檔案管理部門,配備檔案管理兼職人員,是比較符合建筑企業(yè)檔案管理工作的做法。一方面,建筑企業(yè)的生產(chǎn)管理基本上在施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行,90%以上的工作量可以在施工現(xiàn)場(chǎng)完成。另一方面,建筑施工企業(yè)有其便利條件,就是按照施工現(xiàn)場(chǎng)人員配備要求及工程資料收集歸檔的工作需要,施工現(xiàn)場(chǎng)都配備了專職的資料員。按照一人兩職責(zé)的要求,將專職資料員設(shè)置為兼職檔案工作人員,要求資料員在做好施工資料的同時(shí),按照檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,做好工程檔案的收集歸檔工作。作為國(guó)有大型建筑企業(yè),我司設(shè)立了專門的綜合檔案室,負(fù)責(zé)工程資料及工程檔案工作的開展、推進(jìn)和監(jiān)督工作。在人員設(shè)置上,綜合檔案室只設(shè)專職檔案工作管理人員一名,其他全部均為兼職檔案工作人員(即在施工現(xiàn)場(chǎng)的資料員)。這也是我司結(jié)合企業(yè)具體實(shí)際,貫徹國(guó)家檔案集中統(tǒng)一管理基本原則而建立的一種檔案工作管理模式,它符合建筑企業(yè)業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和需要,減少了檔案歸檔過程中的重復(fù)工作。實(shí)踐證明,我司的做法,較好地促進(jìn)了施工現(xiàn)場(chǎng)的資料收集和工程檔案管理工作,為企業(yè)節(jié)約了大量的人工成本,間接創(chuàng)造了經(jīng)濟(jì)效益。

三、切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范,為企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益保駕護(hù)航

工程資料的準(zhǔn)確性,對(duì)于工程施工過程及生產(chǎn)管理的重要性不言而喻。工程資料特別是工程檔案上的錯(cuò)誤,對(duì)于施工企業(yè)將會(huì)是毀滅性的打擊。因此,建筑施工企業(yè)要在及時(shí)學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)、認(rèn)真貫徹落實(shí)的基礎(chǔ)上,至關(guān)重要的一點(diǎn),就是必須切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范。也只有這樣,法律法規(guī)和管理規(guī)范的威力及作用才能充分發(fā)揮,否則就會(huì)成為一紙空文。因此,起著推動(dòng)和監(jiān)督作用的檔案管理部門,要對(duì)工程資料嚴(yán)格把關(guān),做好審核工作,并將相關(guān)資料及時(shí)歸檔。建筑企業(yè)要根據(jù)建筑形勢(shì)的發(fā)展變化,根據(jù)檔案管理的工作要求以及施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際,不斷調(diào)整工作方式方法,針對(duì)工作中出現(xiàn)的新問題,要采取新思路、新辦法、新措施加以解決。

切實(shí)嚴(yán)格執(zhí)行檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范,為企業(yè)爭(zhēng)取經(jīng)濟(jì)效益,一是要注意處理好生產(chǎn)管理與檔案工作的關(guān)系。建筑企業(yè)的生產(chǎn)管理與企業(yè)開展檔案管理工作是異途同歸的兩個(gè)方面,兩者相得益彰、互為促進(jìn)。以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為工作依據(jù),做好、管好施工現(xiàn)場(chǎng)檔案資料管理工作,正確處理好企業(yè)生產(chǎn)管理與檔案工作管理的關(guān)系,不僅不會(huì)削弱企業(yè)生產(chǎn)管理的力度,而且有助于促進(jìn)企業(yè)的生產(chǎn)管理工作,促進(jìn)企業(yè)“向管理要效益”。

二是要注重發(fā)揮好工程檔案資料的真實(shí)憑證的作用。施工現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理工作,要以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為依據(jù),為工程項(xiàng)目管理提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù),及時(shí)有效地為企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理服務(wù)。工程檔案資料具有參考借鑒價(jià)值,對(duì)工程技術(shù)的推廣和應(yīng)用有啟迪助推作用。如,在生產(chǎn)管理過程中甲乙雙方就工程量產(chǎn)生意見分歧或發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛、合同糾紛,工程檔案還可作為原始憑證,為建筑企業(yè)“作證”,作為甲乙雙方確認(rèn)工程量的證據(jù),為企業(yè)爭(zhēng)取經(jīng)濟(jì)效益。

三是要高度重視信息技術(shù)環(huán)境下檔案信息的安全工作。要抓緊抓好檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范學(xué)習(xí)和貫徹落實(shí),抓好檔案工作隊(duì)伍的教育管理和檔案崗位責(zé)任制的落實(shí)。對(duì)于特殊的工程項(xiàng)目特別是軍事、銀行等保密工程,要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的保密意識(shí)教育,增強(qiáng)人員責(zé)任意識(shí),不斷推進(jìn)檔案管理工作制度化和規(guī)范化,切實(shí)做好特殊工程資料的收集、歸檔和保密工作。避免因工程泄密或工程檔案資料泄密,造成不必要的法律訴訟成本,間接為企業(yè)爭(zhēng)取經(jīng)濟(jì)效益。

四是要加強(qiáng)與建設(shè)主管部門和檔案管理部門的工作溝通,做好與質(zhì)監(jiān)、安全、建協(xié)等部門的溝通和聯(lián)系。按照各專項(xiàng)工程的要求,以檔案法律法規(guī)和管理規(guī)范為標(biāo)準(zhǔn)及依據(jù),分類做好消防、城建等分項(xiàng)資料,及時(shí)收集整理歸檔,為工程項(xiàng)目的分步分項(xiàng)驗(yàn)收及早做好準(zhǔn)備工作,減少因分步驗(yàn)收緊急做資料趕任務(wù)而發(fā)生的加班工資,減少人工費(fèi)用。

在現(xiàn)行的建筑企業(yè)運(yùn)作機(jī)制下,企業(yè)檔案管理特別是施工現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理工作不能循規(guī)蹈矩、墨守成規(guī),必須在學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)好、貫徹落實(shí)好、高效執(zhí)行好檔案法律法規(guī)和行業(yè)規(guī)范的基礎(chǔ)上,及時(shí)解決施工現(xiàn)場(chǎng)檔案管理工作中的實(shí)際問題,不斷深化創(chuàng)新管理方式方法,推進(jìn)管理工作逐步發(fā)展完善,一定會(huì)扭轉(zhuǎn)施工現(xiàn)場(chǎng)檔案管理工作的被動(dòng)局面,建筑企業(yè)獲取最大經(jīng)濟(jì)效益的目標(biāo)一定會(huì)得以實(shí)現(xiàn)。

參考文獻(xiàn):

[1]陳作明.檔案學(xué)研究中若干問題的思考[J].浙江檔案,1996,(9).

篇（7）

工程項(xiàng)目的獨(dú)特性、整體性、多方參與性、周期性、動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)，決定了工程項(xiàng)目檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、成套性強(qiáng)、形成分散、階段性強(qiáng)、變更頻繁、種類多樣等特點(diǎn)。

1.1專業(yè)性強(qiáng)

每一項(xiàng)工程項(xiàng)目都有自身的獨(dú)特性，需要與之適應(yīng)的專業(yè)的參與，因而是一項(xiàng)專業(yè)性和技術(shù)性很強(qiáng)的工作。就鐵路建設(shè)項(xiàng)目而言，其涉及的專業(yè)技術(shù)活動(dòng)主要是建筑施工活動(dòng)，整個(gè)項(xiàng)目涉及勘察、設(shè)計(jì)、基建、科研、設(shè)備安裝等活動(dòng)。因而，項(xiàng)目文檔作為項(xiàng)目建設(shè)開展的記錄材料，相應(yīng)地具有鮮明的專業(yè)性特征，不同專業(yè)的技術(shù)文件不能混淆在一起。

1.2成套性強(qiáng)

成套性是工程項(xiàng)目檔案的重要特點(diǎn)，因而在項(xiàng)目文檔的收集整理中要力求做到齊全完整。工程項(xiàng)目檔案的成套性特點(diǎn)是由建設(shè)項(xiàng)目的整體性決定的。對(duì)于一個(gè)具體的建設(shè)項(xiàng)目而言，項(xiàng)目從最初的立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)到設(shè)計(jì)、施工、竣工，是一個(gè)完整的過程。項(xiàng)目文檔真實(shí)地記錄了這個(gè)過程，具有成套性。具體來說，項(xiàng)目文檔包括項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件和項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件等一系列的材料，這一系列材料共同反映了建設(shè)項(xiàng)目的全貌。施工技術(shù)文件一般從部分到整體的按分項(xiàng)、分部、單位工程積累。施工企業(yè)在建設(shè)項(xiàng)目中主要作為施工方參與，在施工活動(dòng)中本身也存在文檔完整性管理的要求，同時(shí)所產(chǎn)生的施工文件也是項(xiàng)目文件總體的重要組成部分，應(yīng)有效地做好施工技術(shù)文件的積累工作，從而保證施工文件本身乃至整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的成套性。

1.3形成分散

建設(shè)項(xiàng)目本身也是一個(gè)龐大的工程，涉及的單位和部門多，具有多方參與性，使得項(xiàng)目文檔的形成具有分散性。這種分散性體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是項(xiàng)目文檔形成于多方，如建設(shè)單位、勘察設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等；二是項(xiàng)目文檔散存在各方的相關(guān)職能管理具體實(shí)施部門，如行政部門、計(jì)劃財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門等。分散性特點(diǎn)對(duì)項(xiàng)目文檔的管理是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，不僅要求參與方的文檔專職人員做好本方的相關(guān)文檔的收集整理工作，還要求承辦方總攬全局，確保各方文檔都符合要求。

1.4階段性強(qiáng)

建設(shè)項(xiàng)目的時(shí)間跨度長(zhǎng)，具有一定的生命周期，整個(gè)項(xiàng)目的開展包括施工組織設(shè)計(jì)、變更設(shè)計(jì)、工程施工、工程試驗(yàn)、竣工驗(yàn)收等階段，從而在每一階段都形成了大量的項(xiàng)目文檔。因而，從宏觀上看，建設(shè)項(xiàng)目文檔具有階段性的特點(diǎn)。只有在項(xiàng)目實(shí)施的每一階段，有針對(duì)性地同步管理好項(xiàng)目文檔，才能避免因建設(shè)項(xiàng)目周期長(zhǎng)、項(xiàng)目文檔數(shù)量大而導(dǎo)致的項(xiàng)目文檔脫節(jié)、管理不到位的情況。此外，不同階段的文檔具有不同的特點(diǎn)，同時(shí)相互間又有密不可分的聯(lián)系，這就需要對(duì)不同階段的文檔有針對(duì)性地進(jìn)行整理分類，同時(shí)保持不同階段的文檔間的有機(jī)聯(lián)系。

1.5變更頻繁

建設(shè)項(xiàng)目從提出到開工、建設(shè)、試運(yùn)行、驗(yàn)收，到之后的維護(hù)與拆除，一直處于動(dòng)態(tài)之中。項(xiàng)目文檔因項(xiàng)目的動(dòng)態(tài)性而具有可變性。如在項(xiàng)目施工過程中，經(jīng)常出現(xiàn)變更設(shè)計(jì)，需要對(duì)施工設(shè)計(jì)文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充，以適應(yīng)施工要求；在項(xiàng)目使用和維護(hù)階段，隨著使用部門的需要及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的轉(zhuǎn)變，其所有權(quán)性質(zhì)、結(jié)構(gòu)等方面也有可能發(fā)生相應(yīng)的變化，從而引起建設(shè)項(xiàng)目文檔的變化。可變性是建設(shè)項(xiàng)目文檔不同于其他文檔的顯著特征，只有保持項(xiàng)目文檔與項(xiàng)目的同步變化，才能確保項(xiàng)目文檔的準(zhǔn)確與完整。

1.6種類多樣

建設(shè)項(xiàng)目文檔具有多樣性的特點(diǎn)。首先，在載體上具有多樣性。建設(shè)項(xiàng)目文檔的載體，不僅有傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體，還有感光材料、磁介質(zhì)、光盤等。載體的多樣性，使得項(xiàng)目文檔呈現(xiàn)出紙質(zhì)文件、圖紙、照片、錄音錄像文件、縮微品、電子文件等多種形態(tài)。其次，在內(nèi)容上具有多樣性。建設(shè)項(xiàng)目文檔反映了建設(shè)項(xiàng)目活動(dòng)的開展，而建設(shè)項(xiàng)目的開展涉及到行政、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門，從而形成文書、會(huì)計(jì)、技術(shù)多類文檔。建設(shè)項(xiàng)目文檔的多樣性，反映了項(xiàng)目文檔管理工作的繁雜性。項(xiàng)目文檔管理工作應(yīng)注重對(duì)各種載體和各種內(nèi)容文檔的收集整理。

2傳統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目文檔管理方式存在的問題

由于建設(shè)項(xiàng)目文檔的專業(yè)性強(qiáng)、成套性強(qiáng)、形成分散、階段性強(qiáng)、變更頻繁、種類多樣等特點(diǎn)，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文檔的管理工作提出了較高的要求。然而，傳統(tǒng)的項(xiàng)目文檔管理方法是一種分散的、封閉的、靜態(tài)的、手工的方法，存在很多問題，難以實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的項(xiàng)目文檔管理，這在一定程度上影響了項(xiàng)目的實(shí)施與維護(hù)。具體來說，傳統(tǒng)的文檔管理存在以下四個(gè)方面的問題。

2.1手工管理效率低下、準(zhǔn)確性差

傳統(tǒng)的項(xiàng)目文檔管理工作都是采用手工方式，即文檔形成、收集、整理、檢索等工作都是單純地由人工進(jìn)行操作和管理，效率低下。然而，建設(shè)項(xiàng)目文檔數(shù)量巨大，又受人、財(cái)、物方面的限制，這無疑是對(duì)建設(shè)項(xiàng)目文檔管理工作的雪上加霜。即使配備充足的人、才、物，也無法從根本上改變傳統(tǒng)文檔管理工作的低效率狀態(tài)，此外還有過分占用資源之嫌。建設(shè)項(xiàng)目施工文件的載體為紙質(zhì)，在傳統(tǒng)項(xiàng)目管理模式下完全由人工來填寫，但文件形成與整理過程中因紙質(zhì)、筆墨、計(jì)算、簽名、報(bào)表順序、保管等造成的錯(cuò)誤時(shí)有發(fā)生，使施工文件的規(guī)范性和準(zhǔn)確性受到影響。有的項(xiàng)目存在施工員或測(cè)量員等第一填表責(zé)任人不按照觀測(cè)測(cè)量的現(xiàn)場(chǎng)記錄進(jìn)行填表，如分項(xiàng)工程驗(yàn)收評(píng)定表的數(shù)據(jù)與測(cè)量記錄表數(shù)據(jù)不一致，而復(fù)核人與相關(guān)負(fù)責(zé)人不認(rèn)真檢查核對(duì)就隨意簽名過關(guān)的情況時(shí)有發(fā)生。同時(shí)一些建設(shè)項(xiàng)目，也發(fā)現(xiàn)存在施工與監(jiān)理方有關(guān)責(zé)任人在施檢表格簽名欄代簽冒簽現(xiàn)象。個(gè)別施工單位人員還存在違規(guī)更改檢測(cè)數(shù)據(jù)的情況，甚至還發(fā)現(xiàn)監(jiān)理平行實(shí)驗(yàn)與抽檢資料存在數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。

2.2項(xiàng)目文檔收集不全

建設(shè)項(xiàng)目涉及的責(zé)任者眾多，周期長(zhǎng)，因而，項(xiàng)目文檔工作無論是在橫向的責(zé)任者維度上，還是縱向的時(shí)間維度上，都處于分散的狀態(tài)，這在很大程度上造成了項(xiàng)目文檔的收集不全。從橫向來看，建設(shè)項(xiàng)目具有多方參與性，參與方資質(zhì)不一，對(duì)于項(xiàng)目文檔工作的意識(shí)水平也有高有低。有的參與方忙于項(xiàng)目建設(shè)，平時(shí)不注意工程資料的收集工作，到了工程結(jié)束后才應(yīng)付竣工驗(yàn)收，造成文檔的缺損；有的參與方對(duì)于應(yīng)收集的文檔沒有明確的認(rèn)識(shí)，對(duì)各種內(nèi)容和各種載體的項(xiàng)目文檔的收集不全不準(zhǔn)確，造成文檔的遺漏。從縱向上來看，建設(shè)項(xiàng)目不是一蹴而就的，項(xiàng)目從最初的提出到竣工，以及后期的維護(hù)，要經(jīng)歷一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，與之同時(shí)，項(xiàng)目文檔工作也有了很長(zhǎng)的時(shí)間跨度。在這個(gè)漫長(zhǎng)的過程中，稍有疏忽，就會(huì)造成“空檔”，導(dǎo)致項(xiàng)目文檔的收集不全。

2.3文件管理滯后，文件變更不同步

工程實(shí)踐中，施工文件編制多嚴(yán)重滯后于工程實(shí)際進(jìn)度，沒有做到同步編制歸檔，使施工文件的真實(shí)性難以保證。由于建設(shè)項(xiàng)目從開工到竣工驗(yàn)收的時(shí)間跨度比較長(zhǎng)，施工單位從文件形成到匯總整理的時(shí)間跨度也大，施工文件長(zhǎng)期散存在各施工單位手上，客觀上存在各種利益考慮下施工文件散失或被篡改的可能，個(gè)別項(xiàng)目甚至發(fā)生過因?yàn)楣こ炭罴m紛，分包單位扣留應(yīng)歸檔施工文件的情況。項(xiàng)目文檔是項(xiàng)目建設(shè)的記錄文本資料，只有保持與項(xiàng)目建設(shè)的一致性，才具有真實(shí)性、可追溯性，才能為日后維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益提供可靠的依據(jù)。然而，傳統(tǒng)項(xiàng)目文檔工作的封閉性導(dǎo)致的溝通不暢，卻給項(xiàng)目文檔的“真實(shí)性和可追溯性”帶來了嚴(yán)重的影響。在項(xiàng)目施工過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)變更設(shè)計(jì)的情況，項(xiàng)目文檔管理人員只是被動(dòng)地接收和埋頭整理，無法對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的變更情況進(jìn)行跟蹤和檢查，就無法了解項(xiàng)目的變更情況，不能及時(shí)對(duì)相關(guān)施工文件進(jìn)行修改和補(bǔ)充，從而導(dǎo)致項(xiàng)目文檔的“失真”，不能在關(guān)鍵時(shí)刻發(fā)揮應(yīng)有的憑證和參考作用。

2.4項(xiàng)目文檔不規(guī)范，質(zhì)量管理難度大

建設(shè)項(xiàng)目的多方參與性與文檔管理人員的業(yè)務(wù)水平不穩(wěn)定性，導(dǎo)致了項(xiàng)目文檔的不規(guī)范。多方參與，對(duì)于項(xiàng)目文檔管理工作的協(xié)調(diào)性有較高要求。施工單位內(nèi)部相關(guān)部門和人員相互間的溝通協(xié)調(diào)、銜接不夠，使得各方對(duì)于項(xiàng)目建設(shè)文檔管理的要求不一，影響了項(xiàng)目文檔的規(guī)范性。建設(shè)項(xiàng)目的文檔管理人員的穩(wěn)定性與素質(zhì)直接影響著項(xiàng)目文檔管理工作的規(guī)范性。由于有的參與方的項(xiàng)目文檔管理人員流動(dòng)性大，或未設(shè)專職的文檔管理人員，只是由兼職人員或在項(xiàng)目完工后臨時(shí)抽調(diào)人員整理項(xiàng)目文檔，這就無法保障項(xiàng)目文檔管理人員的素質(zhì)符合要求，從而造成項(xiàng)目文檔的不規(guī)范。由于施工文件收集整理的工作量較大，各單位的人力投入相對(duì)不足，造成文件和施工進(jìn)度不同步的現(xiàn)象，進(jìn)一步使質(zhì)量管理流程“施工自檢工程報(bào)驗(yàn)監(jiān)理復(fù)檢質(zhì)量認(rèn)可”失去意義。資料整理的滯后勢(shì)必又導(dǎo)致工程質(zhì)量評(píng)定工作的進(jìn)一步滯后，質(zhì)量評(píng)定的二次填表與計(jì)算也增加了評(píng)定工作中的錯(cuò)誤，質(zhì)量評(píng)定的滯后反過來又影響了建設(shè)單位對(duì)施工質(zhì)量進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)控。鐵路建設(shè)項(xiàng)目點(diǎn)多線長(zhǎng)面廣，無法依賴施工、監(jiān)理或建設(shè)單位任何一方去實(shí)施全面的施工質(zhì)量控制，而施工文件作為施工狀況的真實(shí)記錄與實(shí)際反映，應(yīng)該成為施工質(zhì)量控制非常重要而有效的管理工具，這部分文件在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后，還將長(zhǎng)期成為項(xiàng)目后評(píng)價(jià)乃至應(yīng)急搶險(xiǎn)時(shí)最需要的檔案依據(jù)與法律憑證。由此可見，傳統(tǒng)的項(xiàng)目文檔管理方法無法滿足項(xiàng)目文檔管理的需求，需要我們建立一種全新的視角，采用先進(jìn)信息化技術(shù)來彌補(bǔ)其不足，針對(duì)項(xiàng)目文檔的特點(diǎn)，有的放矢地做好相關(guān)的管理工作，為建設(shè)項(xiàng)目的開展和維護(hù)起到信息支撐的作用。

3建設(shè)項(xiàng)目檔案管理需求

根據(jù)上述的問題分析，可見施工文件質(zhì)量面臨著諸多挑戰(zhàn)。如果施工文件的形成和交換仍然停留在手工模式下，則數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性欠佳、孤立存儲(chǔ)、施工文件與工程不同步、無法有效輔助項(xiàng)目分析管理的現(xiàn)狀就無法改善，施工文件就會(huì)陷入為了編制而形成、為了驗(yàn)收而存檔的困境。為了避免這些問題，施工單位項(xiàng)目檔案管理應(yīng)滿足以下需求：高效智能的現(xiàn)場(chǎng)記錄管理、項(xiàng)目文檔全過程管理、項(xiàng)目文檔動(dòng)態(tài)化管理、項(xiàng)目文檔規(guī)范化管理。

3.1高效智能的現(xiàn)場(chǎng)記錄管理

施工原始記錄是施工過程、施工工藝及施工質(zhì)量控制情況的真實(shí)反映，由施工員在施工現(xiàn)場(chǎng)據(jù)實(shí)填記，不得追記補(bǔ)改，是質(zhì)量保證與追溯的重要依據(jù)。然而由于資料員和兼職檔案員所具有的檔案管理專業(yè)知識(shí)有限，且工作量往往較大，其手工整理、著錄等工作不夠規(guī)范、準(zhǔn)確，而且有可能面臨科學(xué)、合理組卷、擬訂案卷標(biāo)題等挑戰(zhàn)。利用項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)代替資料員和兼職檔案員做部分工作，將部分文檔管理活動(dòng)自動(dòng)化、智能化，不僅可以提高工作效率，而且有助于提高文檔管理的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。

3.2項(xiàng)目文檔全過程管理

為保證施工文件質(zhì)量的完整、準(zhǔn)確、安全、有效，要求對(duì)施工文件進(jìn)行全生命周期管理，即從文件及其數(shù)據(jù)的采集、形成到交換、歸檔實(shí)行全過程管理。對(duì)大量施工原始記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)、工程監(jiān)理、驗(yàn)收評(píng)定等各方面的數(shù)據(jù)的處理，要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)質(zhì)量事故的記錄與跟蹤，類似事故報(bào)告、統(tǒng)計(jì)分析等均可通過網(wǎng)絡(luò)直接進(jìn)行，以便工作效率得到極大提高，保證質(zhì)量管理。

3.3項(xiàng)目文檔動(dòng)態(tài)化管理

應(yīng)用信息系統(tǒng)并不能自動(dòng)解決所有問題，還必須建立在工程項(xiàng)目自身的全程動(dòng)態(tài)管理基礎(chǔ)上。按照國(guó)家建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量控制要求，需要按照“三納入”與“四同步”要求。從前端控制的角度，“三納入”是指把建設(shè)項(xiàng)目文件材料的形成、積累和歸檔納入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程和工作程序，納入各項(xiàng)工作計(jì)劃，納入有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。從全程管理的角度，“四同步”是指下達(dá)項(xiàng)目開工任務(wù)與提出施工文件材料要求同步，檢查項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)度與檢查施工文件材料的形成情況同步，驗(yàn)收、評(píng)定工程項(xiàng)目與驗(yàn)收、評(píng)定施工文件質(zhì)量同步，工程款支付與檔案部門出具歸檔情況證明材料同步。

篇（8）

中圖分類號(hào)：G353.11文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：

引言

在建筑設(shè)計(jì)企業(yè)，科技檔案管理在工程管理中其重要性是不言而喻的。首先，檔案管理員要按照歸檔制度的規(guī)定及時(shí)收集應(yīng)歸檔的資料，做到即收即歸，保持其檔案的完整性和準(zhǔn)確性; 其次，在科技檔案的收集，整理，分類，編目中對(duì)其已歸檔的檔案應(yīng)該進(jìn)行再次開發(fā)，最大化挖掘這些成果的內(nèi)在價(jià)值，并對(duì)已歸檔的檔案資源進(jìn)行再次利用，即按用戶要求及時(shí)準(zhǔn)確的提供所需要的服務(wù)。筆者在檔案管理工作中，將其中有價(jià)值的科技資料充分提供給所需用戶加以利用，從而實(shí)現(xiàn)了檔案資源的潛在效能，使其體現(xiàn)出更多的價(jià)值，并逐步實(shí)現(xiàn)了檔案管理與開發(fā)利用的良性循環(huán)。

1.建筑設(shè)計(jì)檔案管理工作的特點(diǎn)

建筑工程設(shè)計(jì)檔案是按照基本建筑程序逐漸形成的，有著以下特點(diǎn)：

1.1工程設(shè)計(jì)形成的文件材料和載體是多樣化的，檔案資料內(nèi)容主要為設(shè)計(jì)過程中的文字、圖片、電子數(shù)據(jù)，文件材料有手抄件、打印件、復(fù)印傳真件。建筑設(shè)計(jì)是一個(gè)完整的建筑設(shè)計(jì)工程過程，這個(gè)過程產(chǎn)生全部檔案資料是與建筑工程設(shè)計(jì)密不可分的。在建筑設(shè)計(jì)過程中，每一個(gè)階段形成的文件材料是與專業(yè)技術(shù)直接相關(guān)的，是專業(yè)活動(dòng)的記錄，文件資料具有本專業(yè)特點(diǎn)又相互緊密相聯(lián)。

1.2建筑設(shè)計(jì)過程中，根據(jù)不同的設(shè)計(jì)階段所整編的設(shè)計(jì)檔案，如在設(shè)計(jì)前期的設(shè)計(jì)任務(wù)書、設(shè)計(jì)合同、設(shè)計(jì)條件及要求、自然條件勘察報(bào)告；設(shè)計(jì)過程有階段性圖紙：規(guī)劃設(shè)計(jì)圖紙、方案設(shè)計(jì)圖紙、初步設(shè)計(jì)圖紙、施工圖設(shè)計(jì)圖紙、竣工圖圖紙，資料有：結(jié)構(gòu)計(jì)算書、工程概預(yù)算書、各個(gè)階段報(bào)審的上級(jí)單位批文、圖紙審查意見及回復(fù)、設(shè)計(jì)質(zhì)量記錄等檔案。建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目的建設(shè)過程，受工程性質(zhì)，重要程度，工程規(guī)模大小，建筑設(shè)計(jì)技術(shù)復(fù)雜程度，經(jīng)濟(jì)狀況，政策導(dǎo)向等因素的影響，其周期長(zhǎng)短不同。

2. 建筑設(shè)計(jì)企業(yè)檔案管理的主要內(nèi)容

科技檔案的管理是指對(duì)科學(xué)技術(shù)檔案實(shí)體進(jìn)行管理和信息開發(fā)利用的一項(xiàng)專門工作，它包括收集，整理，鑒定，保留，統(tǒng)計(jì)和提供利用等多項(xiàng)內(nèi)容。

2.1 項(xiàng)目檔案管理

對(duì)于企業(yè)而言，項(xiàng)目檔案直接記錄著該企業(yè)相關(guān)項(xiàng)目的具體設(shè)計(jì)過程，也是設(shè)計(jì)人員具體研究活動(dòng)和實(shí)際探索過程的真實(shí)記載，從項(xiàng)目的立項(xiàng)、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、施工配合等多方面的技術(shù)資料，如圖紙、圖表、文件材料、計(jì)算材料、照片、影片以及各種錄音、錄像、光盤等進(jìn)行管理，具有專業(yè)性、成套性、階段性、更改性和紀(jì)實(shí)性。

2.2 項(xiàng)目文書管理

建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的項(xiàng)目文書主要涉及該企業(yè)的科研活動(dòng)記錄，這部分科技檔案主要記錄和存儲(chǔ)建筑設(shè)計(jì)項(xiàng)目的整個(gè)過程及相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，涵蓋了一個(gè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、階段性總結(jié)、以及課題、成果管理等技術(shù)資料信息，是企業(yè)發(fā)展過程中的重要見證資料。

2.3 項(xiàng)目成果管理

項(xiàng)目成果指的是建筑設(shè)計(jì)部門成果的匯總、成果的相關(guān)統(tǒng)計(jì)查詢、設(shè)計(jì)人員的獲獎(jiǎng)專利以及技術(shù)轉(zhuǎn)讓協(xié)議等。

3. 科技檔案管理存在的主要問題

筆者在日常檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)，一些傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不利于檔案資源的綜合開發(fā)和利用，在向設(shè)計(jì)人員提供檔案的再次利用過程中往往會(huì)發(fā)現(xiàn)一些亟待解決問題。

3.1 重收集，輕歸檔

對(duì)于建筑設(shè)計(jì)類企業(yè)而言，科技檔案資源的價(jià)值不但包括了其憑證作用，而且還有著不能忽視的再次利用價(jià)值。在傳統(tǒng)管理中，檔案的憑證作用得到了充分重視，管理者出于歸檔要求的考慮，丟棄了一些有價(jià)值的資源。例如，由于只收集歸檔材料的原件，導(dǎo)致一些重要的技術(shù)文件流失，在很大程度上降低了檔案資源的利用價(jià)值。

3.2 重管理，輕建設(shè)

庫(kù)存的科技檔案是建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的主要信息庫(kù)，其潛在的開發(fā)和應(yīng)用價(jià)值是巨大的。只有保障檔案資源的完整性及系統(tǒng)性，才能為資源進(jìn)一步開發(fā)利用提供便利。在實(shí)際的管理過程中，部分檔案工作人員由于不具備較強(qiáng)的工程技術(shù)專業(yè)知識(shí)或檔案管理理念，導(dǎo)致難以保障歸檔資源的完整性和準(zhǔn)確性，尤其是一些體現(xiàn)了設(shè)計(jì)項(xiàng)目來龍去脈的專業(yè)性很強(qiáng)的科技檔案，由于技術(shù)類文件的不齊備容易造成該科技檔案難以從全局反映該項(xiàng)目的技術(shù)過程。不能更好地發(fā)揮再次利用的作用。

3.3 重保存，輕選擇

由于建筑設(shè)計(jì)企業(yè)行業(yè)的特殊性，科技檔案管理人員一般并無機(jī)會(huì)親身參與建筑項(xiàng)目的實(shí)際管理，其職責(zé)僅為對(duì)接收的檔案資源進(jìn)行管理。而當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目結(jié)束之后，科技檔案管理人員由于對(duì)該項(xiàng)目沒有整體觀念，無法選擇應(yīng)該入庫(kù)保存的檔案資源及歸檔成果的最終性。從而容易導(dǎo)致一部分重要科技檔案沒能及時(shí)移交檔案室，造成一些應(yīng)該歸檔保存的技術(shù)資料未能及時(shí)入庫(kù)，有的甚至出現(xiàn)丟失。或者同一階段的成果出現(xiàn)多個(gè)版本，不能保障再檔案利用的準(zhǔn)確性。

4.加強(qiáng)建筑設(shè)計(jì)企業(yè)科技檔案管理的對(duì)策

4.1 提升科技檔案管理的科學(xué)水平

建筑設(shè)計(jì)部門項(xiàng)目檔案的產(chǎn)生是與一個(gè)具體項(xiàng)目的執(zhí)行流程息息相關(guān)的，隨著一個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行，在不同的階段會(huì)生成不同的文件，因此檔案管理人員只有通過跟蹤該項(xiàng)目的全部過程，才能夠把項(xiàng)目從立項(xiàng)到驗(yàn)收過程中獲得研究活動(dòng)的情況收集完整。建筑設(shè)計(jì)部門的項(xiàng)目檔案是設(shè)計(jì)的軟成果，在項(xiàng)目竣工之后，項(xiàng)目檔案是績(jī)效評(píng)估的重要依據(jù)和前提，所以提升檔案管理的科學(xué)化水平就顯得至關(guān)重要。應(yīng)該將項(xiàng)目檔案作為整個(gè)項(xiàng)目管理不可或缺的一個(gè)有機(jī)組成部分，通過設(shè)置專門的專職管理崗位、配備專業(yè)的人力資源進(jìn)行管理，以提升其科學(xué)文化水平。應(yīng)該將項(xiàng)目檔案的管理視為企業(yè)管理的重要內(nèi)容，只有在管理中引入科學(xué)而高效的方法，結(jié)合實(shí)際積極創(chuàng)新，才能最終保證項(xiàng)目整體的綜合效益。

4.2 提高科技檔案管理人員綜合素質(zhì)

要實(shí)現(xiàn)科技檔案的科學(xué)管理，人力資源的綜合素質(zhì)是一個(gè)重要因素，只有高素質(zhì)的檔案管理人員才能夠適應(yīng)科技檔案的可持續(xù)發(fā)展。因此，科技檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)積極提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，一方面，積極建立學(xué)習(xí)型團(tuán)隊(duì)，結(jié)合實(shí)際通過各類培訓(xùn)方式提升科技檔案管理人員的整體素質(zhì)，使他們適應(yīng)科技檔案現(xiàn)代化管理的需求; 另一方面，還要積極組織科技檔案人員不定期到外面參加本專業(yè)的技術(shù)學(xué)習(xí)、多與同行企業(yè)就檔案管理工作方面的工作進(jìn)行技術(shù)交流，開闊他們的視野，鼓勵(lì)他們把培訓(xùn)與自學(xué)的方式結(jié)合起來，不斷提升自身業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4.3 完善項(xiàng)目檔案管理機(jī)制

為使檔案管理適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要，就必須通過完善項(xiàng)目檔案管理機(jī)制來持續(xù)提升檔案的管理質(zhì)量水平?？陀^地講，當(dāng)前不少部門的檔案管理監(jiān)督機(jī)制和責(zé)任機(jī)制還遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有構(gòu)建起來，難以形成對(duì)檔案管理者的嚴(yán)格約束，容易導(dǎo)致科學(xué)化管理水平下降，因此必須采用各種有效措施對(duì)檔案管理機(jī)制進(jìn)行合理調(diào)節(jié)。首先應(yīng)抓住人的要素，通過構(gòu)建檔案管理責(zé)任制，使檔案管理部門所有人員的崗位責(zé)任得到明確。其次應(yīng)制定科學(xué)的檔案管理流程，并組織監(jiān)督其實(shí)施。為了盡可能提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)效益的最大化，就必須構(gòu)建完整的管理機(jī)制對(duì)檔案形成和開發(fā)利用的全周期進(jìn)行科學(xué)管理，從而保證其有效使用率。

5.結(jié)語

在建筑設(shè)計(jì)企業(yè)，科技檔案的收集及管理工作是十分重要的，檔案管理做好了，可以最大限度地挖掘該企業(yè)的科技資源，并將它們轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，提升該企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，從而逐步構(gòu)建具有較強(qiáng)科技實(shí)力的技術(shù)文檔與數(shù)據(jù)資源; 此外，通過開發(fā)利用建筑設(shè)計(jì)企業(yè)的檔案信息資源，還能夠促進(jìn)和發(fā)揮該企業(yè)科技成果的經(jīng)濟(jì)效益，使科研成果的保護(hù)力度與開發(fā)利用程度均得到有效的提高。

參考文獻(xiàn)：

[1] 秘相濤.建筑工程檔案現(xiàn)狀之我見[J].商品與質(zhì)量：學(xué)術(shù)觀察，2011（9）

篇（9）

企業(yè)檔案安全管理目標(biāo)

中海福建天然氣有限責(zé)任公司承建的福建LNG站線項(xiàng)目，包括接收站終端、碼頭、輸氣干線三個(gè)分項(xiàng)，福建LNG接收站是目前國(guó)內(nèi)運(yùn)營(yíng)能力最大的接收站。從項(xiàng)目建設(shè)初期就把檔案安全納入為企業(yè)安全管理的重要組成部分，公司統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案安全方針和政策，承諾“致力于追求零災(zāi)害、零事故、零泄密的檔案安全管理目標(biāo)”，力保重大自然災(zāi)害時(shí)檔案零受損，發(fā)生人為因素時(shí)零事故，采用安全可靠技術(shù)措施零泄密。

企業(yè)檔案安全工作的主要任務(wù)

檔案安全經(jīng)常是多方面、多層次的問題交織在一起，集偶然性和必然性于一體。企業(yè)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)包括自然風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)、人為風(fēng)險(xiǎn)，自然風(fēng)險(xiǎn)主要存在于火災(zāi)、水災(zāi)、震災(zāi)、臺(tái)風(fēng)、雷擊、害蟲、霉菌、灰塵、紫外線、有毒有害氣體；技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)主要存在于計(jì)算機(jī)病毒、技術(shù)故障、載體壽命；人為風(fēng)險(xiǎn)主要存在于戰(zhàn)爭(zhēng)、、人為攻擊、人為竊取、大意疏忽、檔案員業(yè)務(wù)能力、團(tuán)隊(duì)檔案意識(shí)。認(rèn)識(shí)檔案風(fēng)險(xiǎn)，明確檔案安全工作的主要任務(wù)，可避免在日常重復(fù)出現(xiàn)的小事上投入太多的資源和精力而迷失工作方向。

1　健全企業(yè)檔案安全規(guī)定

根據(jù)國(guó)家檔案局《關(guān)于印發(fā)(檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法)的通知》及福建省檔案局《檔案安全管理規(guī)范》兩個(gè)規(guī)定，企業(yè)檔案規(guī)定應(yīng)包括應(yīng)急管理和文檔場(chǎng)所安全管理兩個(gè)方面內(nèi)容。公司全面風(fēng)險(xiǎn)管理也包括了檔案室制訂的《企業(yè)檔案應(yīng)急管理細(xì)則》、《企業(yè)文檔場(chǎng)所安全管理細(xì)則》，并把這兩個(gè)細(xì)則列入合同檔案條款要求承包商統(tǒng)一執(zhí)行，從制度源頭建立了公司主導(dǎo)型檔案安全模式。公司檔案室組織了施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、主要供應(yīng)商進(jìn)行安全規(guī)定宣貫和培訓(xùn)，深化各參建單位對(duì)檔案安全規(guī)定的理解，提高他們檔案意識(shí)，樹立“安全第一”觀念，鼓勵(lì)各參建單位采取先進(jìn)安全措施，積極防范，確保檔案安全。

2　開展檔案安全應(yīng)急演練

受2011年第11號(hào)熱帶風(fēng)暴“南瑪都”殘留云系影響，9月1日，福建省莆田市區(qū)突降特大暴雨，造成大范圍的洪澇災(zāi)害，主城區(qū)內(nèi)澇受淹，中國(guó)農(nóng)業(yè)銀行莆田市分行營(yíng)業(yè)部檔案室地處一層，屬低洼地帶，檔案被水浸泡受損，被淹時(shí)水深達(dá)2米以上，營(yíng)業(yè)部2009年7月至今文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、信貸檔案共計(jì)99個(gè)鐵皮箱被水浸泡數(shù)小時(shí)。應(yīng)急管理不到位從某種程度上主要是安全意識(shí)不夠，思想麻痹，缺乏應(yīng)急演練。福建LNG站線項(xiàng)目一期工程施工承包商遍布在福建省沿海福州、莆田、泉州、廈門、漳州五個(gè)地市多個(gè)地方平均每年都受到5個(gè)臺(tái)風(fēng)(熱帶氣旋)的影響，自2003年到2009年，僅臺(tái)風(fēng)應(yīng)急預(yù)案就成功運(yùn)行了24次，所有項(xiàng)目檔案沒有遭受損失。福建LNG站線項(xiàng)目所有參建單位檔案員都參加公司應(yīng)急辦公室組織的多種形式的應(yīng)急演練，包括臺(tái)風(fēng)、水災(zāi)、火災(zāi)、庫(kù)房盜竊、檔案重大泄密五個(gè)方面內(nèi)容，通過應(yīng)急演練可提高檔案員乃至公司全體員工檔案安全意識(shí)和應(yīng)對(duì)經(jīng)驗(yàn)。

3　承包商文件場(chǎng)所安全管理

企業(yè)成立初期，項(xiàng)目檔案數(shù)量占企業(yè)檔案85％以上，其中，承包商檔案占項(xiàng)目檔案90％以上，所以須先從源頭上重視承包商文件場(chǎng)所安全管理。主要措施包括：(1)設(shè)定檔案安全條款。公司與各承包商的安全條款，都包括文件和檔案安全要求，承包商安全經(jīng)費(fèi)明細(xì)也包括檔案安全經(jīng)費(fèi)計(jì)劃，確保承包商安全工作落到實(shí)處。(2)承包商開工審查。項(xiàng)目組對(duì)承包商開工報(bào)告審查時(shí)，檔案室參與對(duì)承包商文件管理人員資格、文件場(chǎng)所、保管設(shè)施方面審查，審查承包商文檔人員是否滿足資格要求，文件場(chǎng)所是否牢固、防盜，檔案經(jīng)費(fèi)是否投入到保管設(shè)施中。(3)業(yè)主、監(jiān)理聯(lián)合檢查。公司檔案室和監(jiān)理每季度聯(lián)合檢查承包商檔案安全管理工作，檢查承包商電子文件安全備份，檢查文件與項(xiàng)目同步性管理，及文件場(chǎng)所的“七防”措施是否落實(shí)到位。(4)廢舊文件處理。各參建單位完工后，廢舊文件統(tǒng)一送到當(dāng)?shù)乇Ｃ芫种付ǖ脑旒垙S進(jìn)行銷毀回收，確保廢舊文件不因流失而泄密。

以上措施，是公司進(jìn)行承包商檔案安全管理的基本方法，也是抓好安全管理的中心環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格落實(shí)。

4　檔案安全備份

檔案數(shù)字化從某種程度上是檔案內(nèi)容在載體方面另一種形式再現(xiàn)，檔案安全備份包括紙質(zhì)備份和電子備份。(1)紙質(zhì)檔案安全備份。福建LNG站線項(xiàng)目在2006年被列為國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目，根據(jù)《福建省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法》，竣工后須向福建省檔案館移交一套完整竣工檔案。福建LNG站線項(xiàng)目所有承包合同都明確竣工圖至少3套原件、5套副本或復(fù)印件，其他的完工檔案至少1套原件、2套復(fù)印件，設(shè)備廠商檔案至少1套原件、4套復(fù)印件。工程完工驗(yàn)收后，就分批將其中1套項(xiàng)目檔案副本或復(fù)印件移交給福建省檔案館保存。其中，輸氣干線工程竣工圖、竣工測(cè)量成果表按福建省檔案局、省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳協(xié)調(diào)會(huì)要求移交給管道沿線五個(gè)地市城建檔案館和縣級(jí)以上城建檔案機(jī)構(gòu)。檔案室保管項(xiàng)目檔案原件，其他副本和復(fù)印件移交給運(yùn)行部門，供生產(chǎn)運(yùn)行及搶維修使用。實(shí)踐證明，采用這種方式，不但能夠滿足生產(chǎn)需要，也加強(qiáng)了對(duì)檔案原件的保護(hù)，實(shí)現(xiàn)了公司總部辦公大樓、生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)、檔案館三地備份，強(qiáng)化了檔案安全保護(hù)。(2)檔案數(shù)字化。除會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案外，公司的文書檔案、項(xiàng)目檔案、設(shè)備檔案、運(yùn)行檔案都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，公司采用了專業(yè)檔案管理軟件，錄入了所有案卷目錄和卷內(nèi)目錄，基本實(shí)現(xiàn)了原文掛接，公司員工可按權(quán)限查閱所需的檔案，一般員工只能瀏覽而不能下載原文。檔案軟件采用局域網(wǎng)，不外接聯(lián)網(wǎng)，保證檔案不泄密。檔案軟件數(shù)據(jù)庫(kù)在福州總部辦公樓實(shí)行雙備份，并在莆田秀嶼接收站生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行異地備份，公司信息工程師按制度每周使用移動(dòng)硬盤對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行再備份，確保檔案數(shù)字化成果安全。

5　檔案庫(kù)房建設(shè)

根據(jù)《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》，檔案庫(kù)房承重要求≥12kN／m2。而辦公樓承重大多在300-500N／m2。通常情況下，企業(yè)工程管理人員和沒經(jīng)驗(yàn)的檔案員容易忽視檔案庫(kù)房承重、庫(kù)房面積、保管設(shè)施現(xiàn)代化、檔案員辦公室和工作室要求，致使庫(kù)房保管設(shè)施落后，達(dá)不到檔案安全保管要求。

目前，中海福建天然氣有限責(zé)任公司辦公大樓正在規(guī)劃設(shè)計(jì)中，檔案室已向公司高層提出了1000m2檔案庫(kù)房面積，承重滿足12kN／m2，及現(xiàn)代化保管、消防等設(shè)施要求，并提交給辦公樓設(shè)計(jì)承包商，保證將來辦公大樓能夠給檔案一個(gè)安全的家園。

檔案安全分級(jí)管理模型

篇（10）

前言：建筑行業(yè)工程檔案的定義為：建筑企業(yè)在以往或正在進(jìn)行的各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中形成的、積累的、借鑒的各種具有記錄功能的信息載體的總稱，它的特點(diǎn)是直接、清晰、確定且記錄完整。建筑行業(yè)工程檔案的價(jià)值是指：建筑工程檔案對(duì)企業(yè)所從事的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的，憑證作用和情報(bào)作用，其外顯的形式為建筑企業(yè)和相關(guān)人員做以客觀存在物上的證明，具有實(shí)用性和有益性以及有用程度。

1.建筑行業(yè)工程檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 建筑企業(yè)工程檔案的分類。由于劃分的角度不同，建筑企業(yè)工程檔案的分類也有很多種類。例如：按照建筑工程檔案的來源可將檔案劃分為外來檔案和自制檔案。按照用途可將檔案劃分為設(shè)計(jì)檔案、施工檔案和驗(yàn)收檔案。按照效力可將檔案劃分為法律檔案、法規(guī)檔案、行業(yè)規(guī)章檔案和內(nèi)行管理手冊(cè)檔案等。

1.2 建筑企業(yè)工程檔案管理的現(xiàn)狀。首先，應(yīng)該肯定建筑企業(yè)工程檔案管理工作取得了相當(dāng)可觀的成績(jī)，隨著數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的推進(jìn)，企業(yè)檔案的管理逐步走向正規(guī)，并且基本形成了一套適應(yīng)我國(guó)建筑企業(yè)實(shí)際的，可操作的檔案管理規(guī)范。其次，也應(yīng)該看到目前我國(guó)的建筑企業(yè)工程檔案管理工作距離國(guó)外先進(jìn)水平還存在著不小的差距，這表現(xiàn)為物質(zhì)條件上的，更重要的是意識(shí)和認(rèn)知上的差距非常大。最后，還應(yīng)看到我國(guó)建筑企業(yè)工程檔案管理工作的機(jī)遇有很多，作為企業(yè)檔案管理工作者應(yīng)該抓住這個(gè)機(jī)遇，有效服務(wù)于社會(huì)和企業(yè)，更好地發(fā)揮檔案的各種價(jià)值，更好地為企業(yè)發(fā)展和社會(huì)大眾服務(wù)。

1.3 建筑企業(yè)工程檔案管理存在的不足

首先，建筑企業(yè)工程檔案的資料整理勞動(dòng)強(qiáng)度大，工作時(shí)間長(zhǎng)，單調(diào)乏味，收入偏低，這些因素在吸引人才方面存在著職業(yè)性的缺陷，很多企業(yè)的檔案管理首先面臨的問題是人員的匱乏。其次，建筑企業(yè)工程檔案搜集和整理的關(guān)鍵階段往往是建筑工程的收尾階段，企業(yè)工作的重心偏重于施工和檢查，大部分精力沒有放到檔案工作上，在管理意識(shí)上弱化了檔案工作。最后，建筑工程檔案分布于企業(yè)的各個(gè)部門和單位，這在組織形式上為實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化、集約化管理造成障礙。

1.4 建筑企業(yè)工程檔案管理不善的后果

首先，在工程建設(shè)中如果不注重檔案資料的收集和整理工作將會(huì)為后期的檔案工作帶來巨大的麻煩。其次，建筑企業(yè)不能很好地利用工程檔案的各項(xiàng)價(jià)值，失去了檔案管理工作的意義和作用。最后，管理不善的建筑工程檔案工作是企業(yè)管理水平低下的一個(gè)表現(xiàn)，同時(shí)檔案管理水平的決定于企業(yè)的管理。

2.建筑行業(yè)工程檔案管理工作的要點(diǎn)

2.1 加強(qiáng)對(duì)建筑檔案管理體制改革的研究要定期對(duì)國(guó)家制定適應(yīng)建設(shè)管理體制改革的檔案管理制度和法規(guī)進(jìn)行研究學(xué)習(xí)，及時(shí)制定一批既符合建筑工程檔案上作自身發(fā)展規(guī)律，又適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)要求，既符合我國(guó)國(guó)情義兼容國(guó)外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)的檔案法規(guī)規(guī)章。

2.2 思想上要重視工程檔案管理工作

工程建設(shè)中一般對(duì)工程檔案管理工作不太重視。到工程完工后，即將交工驗(yàn)收，才開始慌忙整理，有的施工單位甚至人也難以找到，給檔案整理帶來很大難度。鑒于上述原因，因此，在工程建設(shè)管理中，應(yīng)該在思想上重視工程檔案管理工作，做到工程完工短時(shí)間內(nèi)將內(nèi)業(yè)資料整理結(jié)束，為交工驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。

2.3 要制定工程檔案管理辦法

第一，做好檔案管理事前控制，為保證檔案管理工作的有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)對(duì)各種文件和記錄有效控制，充分發(fā)揮檔案資料在各個(gè)工作環(huán)節(jié)中的作用，應(yīng)擬定檔案管理事前控制辦法，定各部門在檔案管理工作中行為，明確各類檔案的形成與積累、整理與歸檔、變更與修改、保管與傳遞、作廢與銷毀等事項(xiàng)。第二，做好檔案管理的事中控制，在檔案管理的過程中采取專門化管理和分散化管理的方式，建立本單位的檔案編碼體系，以加強(qiáng)對(duì)檔案管理的事中控制。

2.4 加強(qiáng)對(duì)建筑工程檔案工作信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的研究。

大力推行對(duì)縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運(yùn)用。工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫(kù)載體進(jìn)行檔案管理成為可能，已經(jīng)成為項(xiàng)目檔案管理一個(gè)發(fā)展方向。

2.5 及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對(duì)檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記錄，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)，有效檔案資料或信息。

2.6加強(qiáng)工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)。必須建立一支有專業(yè)知識(shí)、有文化素質(zhì)、政治強(qiáng)、業(yè)務(wù)精、紀(jì)律嚴(yán)、作風(fēng)好的檔案干部隊(duì)伍。加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育，要因材施教，繼續(xù)教育的內(nèi)容應(yīng)根據(jù)各層次人員的情況，因人而異。

2.7 對(duì)建筑檔案的驗(yàn)收要嚴(yán)格把關(guān)。

這是保證建筑檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)，認(rèn)真做好檔案驗(yàn)收工作。檔案驗(yàn)收重點(diǎn)是檢查項(xiàng)目的前期文件、隱蔽工程材料和竣工圖的編制；對(duì)建設(shè)周期長(zhǎng)的工程，應(yīng)分階段驗(yàn)收，查漏補(bǔ)缺，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)糾錯(cuò)改誤；加強(qiáng)對(duì)檔案的預(yù)驗(yàn)收工作，以確保資料齊全完整和準(zhǔn)確。

結(jié)束語：

進(jìn)入新世紀(jì)后，我國(guó)建筑企業(yè)面臨嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和激烈的競(jìng)爭(zhēng)，推進(jìn)企業(yè)管理體制改革將會(huì)是一個(gè)重點(diǎn)，建筑工程檔案管理也會(huì)在這一挑戰(zhàn)和機(jī)遇面前發(fā)生新的變化，作為建筑企業(yè)檔案工作者應(yīng)積極學(xué)習(xí)和借鑒國(guó)外建設(shè)工程檔案管理經(jīng)驗(yàn)和手段，充分利用我們的本土化優(yōu)勢(shì)，重視加強(qiáng)建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵(lì)機(jī)制的完善，不斷總結(jié)完善建設(shè)工程檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)建筑工程檔案管理再上一個(gè)臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：