序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇監(jiān)督所檔案室工作計(jì)劃范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

一、機(jī)關(guān)檔案工作

1、認(rèn)真貫徹落實(shí)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規(guī)定》（國家檔案局令第8號），督促、指導(dǎo)縣直機(jī)關(guān)完成保管期限表的修訂工作，認(rèn)真細(xì)致地審批各機(jī)關(guān)單位申報(bào)的歸檔范圍和保管期限表。并對xx年年各機(jī)關(guān)單位文件材料的立卷歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，使檔案管理達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

2、機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)

加強(qiáng)各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作的電子化、數(shù)據(jù)化、現(xiàn)代化，保證檔案作為歷史資料保存不遺、不缺、不漏，完成電子文件的歸檔管理工作。

3、加強(qiáng)民生檔案建設(shè)

民生檔案是與公眾利益直接相關(guān)的檔案，為此我們重點(diǎn)對社會保險(xiǎn)檔案工作和社區(qū)檔案建設(shè)工作加大監(jiān)督管理力度，協(xié)助制定相應(yīng)的管理辦法，使其更好的為百姓服務(wù)。同時(shí)根據(jù)我縣的實(shí)際情況，制定出切實(shí)可行的開展民生檔案工作的方案，開始民生檔案調(diào)研工作。

二、農(nóng)業(yè)、農(nóng)村檔案工作

1、繼續(xù)開展社會主義新農(nóng)村建設(shè)檔案工作，加強(qiáng)試點(diǎn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案室基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，對未建檔的行政村依據(jù)《檔案法》中有關(guān)條款，加強(qiáng)監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)，同時(shí)建立鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村檔案業(yè)務(wù)工作的指導(dǎo)名冊，使鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村的檔案管理工作逐步達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。

2、積極開展村級農(nóng)民專業(yè)合作組織的建檔工作，使農(nóng)民專業(yè)合作組織依據(jù)檔案所具有的真實(shí)性、可靠性、科學(xué)性、健康穩(wěn)步地向前發(fā)展。

三、經(jīng)濟(jì)科技檔案工作

1、民營企業(yè)檔案工作

對已上報(bào)的規(guī)模以上民營企業(yè)和新增的民營企業(yè)，建檔工作要做到身臨其境，指導(dǎo)到位，使民營企業(yè)檔案工作更好地為縣域經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

2、國有企業(yè)檔案工作

加強(qiáng)對國有企業(yè)檔案工作的執(zhí)法力度，對不符合《檔案法》要求的企業(yè)，要下發(fā)檔案執(zhí)法檢查通知書，并責(zé)令其限期整改。對我縣國有改制企業(yè)的檔案工作進(jìn)行管理和處置，并制定檔案處置意見。

3、林權(quán)制度改革試點(diǎn)檔案工作

為更好地開展林權(quán)制度改革試點(diǎn)檔案工作，使檔案工作與林權(quán)制度改革工作同步進(jìn)行，我局將與林業(yè)部門溝通，積極配合林業(yè)部門的檔案工作人員制定《文件材料歸檔范圍》，建立健全檔案工作各種制度，并有相應(yīng)的安全防護(hù)措施，借以維護(hù)檔案的完整與安全，延長檔案的使用壽命。

4、重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作

積極參與重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)與竣工驗(yàn)收工作。對驗(yàn)收結(jié)果擬寫真實(shí)的驗(yàn)收報(bào)告、驗(yàn)收意見。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，對重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行執(zhí)法檢查，如有違反法律法規(guī)現(xiàn)象，將對有關(guān)建設(shè)部門下發(fā)檔案行政執(zhí)法檢查通知書，并責(zé)令其限期整改。

樺川縣檔案局

篇（2）

第一條 為加強(qiáng)檔案管理，保護(hù)和利用檔案信息資源，為本所各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)，根據(jù)《檔案法》以及國家檔案管理部門有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本所實(shí)際，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱檔案，是指本所從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等活動直接形成的有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條 本所的各種檔案是本所開展各項(xiàng)工作中形成的歷史記錄，也是國家的寶貴財(cái)富，必須集中統(tǒng)一管理，任何人都不得損毀、篡改、私存或據(jù)為己有。

第四條 本辦法適用于本所各部門檔案管理工作，各部門及個(gè)人均應(yīng)遵守本辦法。

第二章　管理體制

第五條 本所檔案管理采用檔案室、立卷部門、檔案管理員三級管理體制。

檔案室隸屬所辦公室，檔案室負(fù)責(zé)對全所檔案工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，監(jiān)督指導(dǎo)。

本所各部門均為檔案立卷部門，其中所辦公室、機(jī)關(guān)黨委、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處、計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處為基本立卷部門。

檔案管理員由專、兼職檔案員組成。檔案室配備專職檔案員1名，各部門設(shè)兼職檔案員1名。

第六條 檔案室工作列入年度工作計(jì)劃和總結(jié)，由行政副所長分管。

第七條 檔案室集中統(tǒng)一管理本所形成的全部檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、基建檔案、儀器設(shè)備檔案、聲像檔案、照片檔案、書稿檔案（含出版物）等。

第八條 專職檔案員必須具備中專以上文化，受過檔案專業(yè)培訓(xùn)，并獲得助理館員及其相應(yīng)職務(wù)以上專業(yè)技術(shù)職務(wù)。全所檔案管理員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，具備專業(yè)知識，并接受檔案管理培訓(xùn)。

第三章 檔案管理

第九條 各部門應(yīng)遵守本所檔案管理制度，按照本所檔案管理辦法、保管期限表和分類方案開展檔案立卷工作，并保證檔案的安全。

第十條 各部門及職工在工作中形成的文件材料，按照文書處理部門、業(yè)務(wù)部門和課題組立卷歸檔的規(guī)定應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的，必須收集齊全和立卷，并移交本所檔案室集中管理，不得據(jù)為己有或者拒絕歸檔，更不得偽造或者擅自銷毀檔案。

第十一條 檔案立卷工作應(yīng)列入各部門職責(zé)范圍和職工崗位職責(zé)，各部門檔案管理員負(fù)責(zé)對本部門的檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

第十二條 各部門應(yīng)按下列標(biāo)準(zhǔn)組卷，保證案卷質(zhì)量。

（一）歸檔的文件材料齊全完整。

（二）按照本所檔案分類要求，對立卷歸檔材料進(jìn)行分類。

（三）組卷合理，排列有序，保持文件材料的自然形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用，確保管理期限準(zhǔn)確。備考表應(yīng)有立卷人、簽字人簽字。

（四）案卷標(biāo)題簡明扼要，準(zhǔn)確概括和揭示出卷內(nèi)文件主要內(nèi)容和成份，并具備責(zé)任者、內(nèi)容、文件名稱“三要素”。案卷封面用毛筆或鋼筆填寫，字跡工整清晰。

（五）卷內(nèi)文件排列有序，按文件形成的時(shí)間或重要程度排列，卷內(nèi)目錄填寫正確，編寫頁號無誤。

（六）案卷裝訂牢固，整齊美觀，案卷中無金屬物，裝訂線不壓蓋字跡。

（七）編制案卷目錄、全引目錄，并交檔案室統(tǒng)一編制目錄。

第十三條 按照規(guī)定要求和時(shí)間，將檔案編錄入庫。

（一）各部門應(yīng)在每年六月底前完成檔案歸檔、編目和入庫工作。

（二）保證歸檔手續(xù)完備。檔案移交前各立卷部門應(yīng)將各類檔案收集齊全，并編制案卷目錄、全引目錄，經(jīng)檢查無誤后，一次性向檔案室移交，并認(rèn)真填寫移交清冊。

第四章 檔案保護(hù)

第十四條 檔案室對接收的檔案應(yīng)進(jìn)行科學(xué)的分類、加工、整理、排列上架，并進(jìn)行妥善保管。

第十五條 所辦公室負(fù)責(zé)對檔案室進(jìn)行維護(hù)，設(shè)置專用庫房，并保證有充足的檔案柜。

第十六條 維護(hù)檔案安全，保證檔案庫房堅(jiān)固，安裝防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設(shè)施。檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況，對破損或變質(zhì)的檔案要及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或進(jìn)行其它技術(shù)處理。

第十七條 保證檔案庫房內(nèi)清潔，無非檔案用品；檔案排列科學(xué)，整齊美觀，便于查找。

第五章 檔案的統(tǒng)計(jì)和利用

第十八條 檔案室應(yīng)根據(jù)管理工作需要，編制必要的目錄、專題卡片等檢索工具，編纂檔案文件匯編等參考資料，積極主動地提供利用，為各項(xiàng)工作服務(wù)，為檔案管理手段現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。

第十九條 檔案室應(yīng)建立檔案登記、統(tǒng)計(jì)制度，設(shè)置登記本、統(tǒng)計(jì)薄冊，對檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。應(yīng)認(rèn)真完成檔案統(tǒng)計(jì)表填報(bào)任務(wù)，向農(nóng)業(yè)部檔案部門報(bào)送《農(nóng)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)表》。

第二十條 檔案的借閱，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度。

本所各部門和職工個(gè)人借閱檔案應(yīng)認(rèn)真填寫借閱申請表經(jīng)所辦公室主任同意，基建財(cái)務(wù)檔案借閱應(yīng)先經(jīng)計(jì)劃基建財(cái)務(wù)處處長同意，科技檔案應(yīng)先經(jīng)檔案立卷部門、科技與產(chǎn)業(yè)發(fā)展處處長同意。

外單位借閱本所檔案須先出示單位介紹信、借閱人身份證后，再按上述借閱程序辦理。

借出的檔案，不得私自轉(zhuǎn)借、拆散、涂改，借閱人要負(fù)責(zé)保密和保管，不準(zhǔn)攜帶檔案離開檔案室，復(fù)制檔案須經(jīng)所辦公室主任同意。

第二十一條 職工調(diào)動工作，必須在歸還所借檔案后，方可調(diào)離；檔案管理人員調(diào)動工作時(shí)，應(yīng)在離職前辦好交接手續(xù)。人事管理部門應(yīng)健全和嚴(yán)格執(zhí)行此項(xiàng)制度。

第六章 檔案的鑒定、銷毀和移交

第二十二條 檔案室要定期對已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定、銷毀。鑒定工作由檔案室負(fù)責(zé)，組織有關(guān)人員成立鑒定小組對到期檔案進(jìn)行審查、鑒定。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)寫出鑒定報(bào)告，對確無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行登記造冊，經(jīng)分管所領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。

第二十三條 銷毀檔案應(yīng)指定專門的監(jiān)銷人，以防止檔案遺失和泄密。監(jiān)銷人要在銷毀檔案清冊上簽字。

第二十四條 機(jī)構(gòu)變動時(shí)，應(yīng)對檔案做出妥善處理。

（一）機(jī)構(gòu)撤銷或合并時(shí)，其檔案應(yīng)向檔案室移交。沒有辦理完畢的文件材料，應(yīng)移交相應(yīng)部門繼續(xù)處理。

（二）批準(zhǔn)恢復(fù)或新成立的機(jī)構(gòu)，應(yīng)從正式行文批準(zhǔn)之日起單獨(dú)立卷、歸檔。

（三）各種臨時(shí)工作機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其檔案材料應(yīng)向有關(guān)部門或檔案室移交。

第七章 獎(jiǎng)勵(lì)與處罰

第二十五條 檔案室每年組織檔案考核工作，對本所各部門檔案工作進(jìn)行考核，并實(shí)行獎(jiǎng)懲。

（一）對遵守本辦法，認(rèn)真完成檔案收集、整理、立卷工作，或在編研和業(yè)務(wù)指導(dǎo)方面成績突出，或在開發(fā)利用檔案信息資源取得重大社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的部門或個(gè)人，給予表彰。

（二）對違反本辦法，損毀、丟失檔案，或涂改、偽造、擅自抄錄、復(fù)印檔案資料、泄露檔案秘密，或未按規(guī)定歸檔，不按期移交檔案的部門或個(gè)人，視情節(jié)給予處罰。

（三）違反本辦法的部門，年度不能評為先進(jìn)集體；違反本辦法的個(gè)人不能評為先進(jìn)個(gè)人，年度考核不能評為優(yōu)秀或甲等。

篇（3）

各業(yè)務(wù)科室根據(jù)《國土資源檔案分類方案》、《國土資源文件資料歸檔范圍和保管期限》、《檔案立卷歸檔制度》等有關(guān)規(guī)定，對照分類方案和歸檔范圍規(guī)定的歸檔資料內(nèi)容進(jìn)行檢查，將本科室應(yīng)歸檔而未歸檔的文件資料進(jìn)行收集、整理、立卷、歸檔。取消各科室資料室，所有業(yè)務(wù)檔案歸綜合檔案室統(tǒng)一保管、利用。

二、組織保障與管理網(wǎng)絡(luò)

為使檔案整合工作順利開展，特成立檔案整合工作領(lǐng)導(dǎo)小組（附件2）。

檔案整合辦公室組成人員同時(shí)擔(dān)任各國土所（分局）、局屬各部門擔(dān)任兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門在工作、活動中形成的文件材料的整理、立卷、移交工作。

同時(shí)，為適應(yīng)新形勢，擬對檔案立卷歸檔、鑒定、保管、保密等各項(xiàng)制度重新進(jìn)行修訂。

三、工作內(nèi)容與時(shí)間安排

㈠資料歸檔范圍：

1.綜合類：文秘；勞動人事；黨群、紀(jì)檢；行政；政策法規(guī)；外事活動。

2.計(jì)劃財(cái)務(wù)類：綜合統(tǒng)計(jì)年報(bào)、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)年報(bào)；財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)表；專項(xiàng)檢查材料；財(cái)務(wù)總帳、分戶帳、明細(xì)帳、日記帳；會計(jì)憑證等。

3.地籍管理類：土地調(diào)查；土地登記；國土資源統(tǒng)計(jì)；土地分等定級、估價(jià)、處置；土地動態(tài)監(jiān)測。

4.土地利用規(guī)劃類：土地利用總體規(guī)劃；土地利用專項(xiàng)規(guī)劃；基本農(nóng)田保護(hù)；土地利用計(jì)劃；土地開發(fā)復(fù)墾；建設(shè)用地預(yù)審。

5.建設(shè)用地類：國家分批次用地審批；國家建設(shè)具體項(xiàng)目和地審批；個(gè)人建設(shè)用房地審批；土地租賃、抵押、轉(zhuǎn)讓審批；土地儲備。

6.國土資源監(jiān)察類：案件處理；來信來訪材料。

7.國土資源宣教、科技、信息類：宣教、科技、信息工作計(jì)劃等；國土資源科技計(jì)劃規(guī)劃報(bào)告、合同書；國土資源信息化建設(shè)的規(guī)劃、方案、招標(biāo)方案等

8.電子、聲像材料類：電子材料：光盤、軟盤、磁帶；錄音、錄像帶、照片（底片）等。

9.地質(zhì)礦產(chǎn)管理類：地質(zhì)勘查管理；礦產(chǎn)開發(fā)管理；礦產(chǎn)資源儲量管理；地質(zhì)環(huán)境管理等。

㈡完成時(shí)間

1.各業(yè)務(wù)科室指定專人，將本科室遺留檔案進(jìn)行整理、立卷，于2013年6月底前完成，移交綜合檔案室。7月份開始進(jìn)行紙質(zhì)檔案的掃描工作。

2.部分土地登記檔案（由于整理不規(guī)范，需要返工重新整理），于2013年12月底前完成。

四、工作方式、經(jīng)費(fèi)開支

㈠采用外承包和各業(yè)務(wù)部門自行整理、立卷方式實(shí)施檔案整合工作。

1.在保證時(shí)間與質(zhì)量的前提條件下，對土地登記（重新返工部分）檔案約20萬至24萬卷宗和地質(zhì)礦產(chǎn)檔案整理實(shí)施外包，按卷計(jì)價(jià)。

2.各業(yè)務(wù)部門12月前應(yīng)立卷歸檔而未整理的文件材料，由各業(yè)務(wù)部門整理、立卷。

㈡檔案整合及裝具費(fèi)用

費(fèi)用開支根據(jù)實(shí)際檔案數(shù)量及所耗檔案裝具實(shí)際數(shù)量計(jì)算，經(jīng)費(fèi)列入專項(xiàng)資金預(yù)算。

㈢紙質(zhì)檔案掃描工作，仍按原定價(jià)格外包給杭州網(wǎng)新超圖公司；整理工作擬外包給縣檔案局檔案服務(wù)中心進(jìn)行。

五、技術(shù)指導(dǎo)與監(jiān)管

㈠檔案室負(fù)責(zé)檔案專業(yè)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，各科室指定專人負(fù)責(zé)本科室專業(yè)業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，土地登記（重新返工部分）檔案由褚曉敏負(fù)責(zé)技術(shù)指導(dǎo)。

㈡鑒于目前檔案室工作量大，任務(wù)重，人手缺等原因，請局黨委抽調(diào)專人進(jìn)行此項(xiàng)工作的監(jiān)督檢查。

六、檔案整理具體要求

㈠檔案整理的原則

1、充分利用原有業(yè)務(wù)檔案材料。

2、遵循業(yè)務(wù)檔案資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案材料之間的有機(jī)聯(lián)系。

3、便于檔案的保管和利用。

㈡檔案整理依據(jù)

《歸檔文件整理規(guī)則》、《國土資源檔案分類方案》、《國土資源檔案歸檔范圍及保管期限》、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成一般要求》。

㈢案卷整理要求

1、卷內(nèi)材料的整理

⑴剔除卷內(nèi)重復(fù)材料；

⑵破損材料須修裱后才能歸檔；

⑶超大紙張（大于A4幅面）必須折疊，頁數(shù)較多時(shí)，宜單張折疊，如報(bào)表、圖紙等；

⑷卷內(nèi)材料歸檔，應(yīng)除去金屬物如訂書釘、大頭釘、回形針等；

⑸卷內(nèi)文件材料按各類專業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)范要求排列。（一般按照批復(fù)在前請示在后，文字在前表冊在后的原則）

2、卷內(nèi)材料頁號的編制

⑴卷內(nèi)材料有文字內(nèi)容的均須編制頁號，每卷單獨(dú)編號，頁碼要求三位數(shù)，頁號從“001”開始；

⑵頁號的位置，單面書寫的材料在右上角，雙面書寫的資料，正面在右上角，反面在左上角，折疊圖紙一律在右上角；

⑶案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。

3、卷內(nèi)目錄編制

⑴序號：以一份完整文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”依次注；

⑵日期：完整填寫形式日期，用8位數(shù)字，例：20070601；

⑶文件題名：填寫文件標(biāo)題全名稱；

⑷頁次：填寫文件材料在卷內(nèi)所排列的起始頁號，最后一份文件填寫起止頁號；

⑸卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)資料之前。

4、文件材料裝訂及封面填寫

⑴每卷資料應(yīng)使左邊、下邊對齊，在左側(cè)以“三孔”式用線裝訂，并確保裝訂完成后無掉面頁。

⑵封面填上相應(yīng)的內(nèi)容，起止時(shí)間應(yīng)填寫卷內(nèi)全部文件材料形成的的起止日期，各備考表填上立卷人、檢查人、立卷時(shí)間等。

5、檔案盒上檔案號的書寫

檔案號按照“全宗號--目錄號--分類號--案卷號”編寫規(guī)范，清晰。

篇（4）

（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)了主管部門，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。

（二）檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會堅(jiān)持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評比，做到了經(jīng)常化和規(guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進(jìn)行了改造；市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí)，專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級檢察院以此次檢查為契機(jī)，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃，狠抓組織落實(shí)，并且基本完成了各門類檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，積極開展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強(qiáng)，不少單位沒有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底，市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。

二是個(gè)別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時(shí)歸檔的意識還不強(qiáng)；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí)，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，對檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。

三、幾點(diǎn)要求

針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時(shí)加以整改。同時(shí)，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè)，提出如下要求：

（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化是檔案信息資源開發(fā)利用的基礎(chǔ)。目前，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作的新熱點(diǎn)。根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的規(guī)定，今后各有關(guān)單位向檔案館移交檔案，必須同時(shí)報(bào)送符合《文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細(xì)則》規(guī)定的電子目錄。這是對檔案室工作新的規(guī)范要求，也是建設(shè)數(shù)字檔案館、實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的迫切需要。希望各單位要高度重視檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)，適當(dāng)安排一些經(jīng)費(fèi)購置檔案管理軟件，切實(shí)提高檔案管理水平。

（二）要加強(qiáng)新型載體檔案的管理。隨著辦公自動化的深入推進(jìn)和辦公條件的改善，電子文件、數(shù)碼照片等在各單位大量出現(xiàn)，相應(yīng)的磁盤、光盤等新的存貯載體被廣泛使用，檔案實(shí)體和檔案管理模式也有了相應(yīng)的變化，對檔案管理提出了新的要求。各單位要加強(qiáng)新型載體檔案的管理，做好對這些檔案的積累、收集和整理工作，保證檔案的齊全完整。

（三）要今年9月市檔案局下發(fā)《關(guān)于開展全市檔案工作執(zhí)法檢查的通知》后，各部門、單位認(rèn)真對照檢查內(nèi)容開展了自查，針對存在問題，制定整改措施，如期上報(bào)了自查材料。在各部門、單位自查的基礎(chǔ)上，市檔案局于12月份抽查了市環(huán)保局、經(jīng)委、公安、檢察系統(tǒng)等14個(gè)單位的檔案工作。從自查和抽查的情況看，近年來我市學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》、《安徽省檔案條例》和推動檔案管理工作的總體形勢較好，但也存在一些問題。

一、主要成效

（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)了主管部門，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。

（二）檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會堅(jiān)持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評比，做到了經(jīng)?；鸵?guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進(jìn)行了改造；市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí)，專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級檢察院以此次檢查為契機(jī)，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃，狠抓組織落實(shí)，并且基本完成了各門類檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，積極開展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強(qiáng)，不少單位沒有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底，市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。

二是個(gè)別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時(shí)歸檔的意識還不強(qiáng)；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí)，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，對檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。

三、幾點(diǎn)要求

針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時(shí)加以整改。同時(shí)，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè)，提出如下要求：

（一）要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

篇（5）

（一）檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制依法建立。各單位都明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，落實(shí)了主管部門，明確了責(zé)任主體，配備了專職或兼職檔案員，構(gòu)建了檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。

（二）檔案管理機(jī)制業(yè)已形成。各單位均設(shè)立了綜合檔案室，并建立了各項(xiàng)檔案管理制度和業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)；能夠集中統(tǒng)一管理本單位、本部門的檔案，并按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對當(dāng)年形成的各門類檔案進(jìn)行了收集、整理、編目，基本符合要求。市環(huán)保局科技檔案管理尤為規(guī)范；市公安局和市總工會堅(jiān)持開展檔案工作系統(tǒng)內(nèi)檢查評比，做到了經(jīng)?；鸵?guī)范化；市教育局和市檢察院系統(tǒng)通過年檢的形式，對所屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，市教育局還堅(jiān)持每年一個(gè)專題，收效明顯。

（三）檔案保管條件得到進(jìn)一步改善。各部門、單位檔案工作投入逐年增加，檔案工作基礎(chǔ)條件得到進(jìn)一步改善，滿足了檔案工作開展的需要。市勞動局在搬遷到新辦公場所后，投入30余萬元，對檔案庫房進(jìn)行了改造；市交警支隊(duì)新建辦公樓時(shí)，專門建設(shè)了符合規(guī)范的檔案用房。市區(qū)兩級檢察院以此次檢查為契機(jī)，把檔案用房的配套建設(shè)納入重要工作計(jì)劃，狠抓組織落實(shí)，并且基本完成了各門類檔案目錄的計(jì)算機(jī)錄入，實(shí)現(xiàn)了微機(jī)檢索。市農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行大力推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程，電子檔案管理初現(xiàn)成效。還有不少單位安裝了檔案密集架，解決了多年來檔案庫房狹小，檔案存放擁擠的難題。

（四）檔案利用服務(wù)收效明顯。不少單位的檔案部門在做好檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的同時(shí)，積極開展檔案利用工作，產(chǎn)生了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

二、存在的問題

在這次檢查中，也發(fā)現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)在四個(gè)方面：

一是部分單位沒有按照要求積極開展自查活動，有的單位領(lǐng)導(dǎo)對自查工作重視不夠，有的檔案室自查自糾的工作主動性不強(qiáng)，不少單位沒有按時(shí)上報(bào)自查材料。截止11月底，市直機(jī)關(guān)中按照要求上報(bào)自查材料的只有44家單位，占總數(shù)的69%。

二是個(gè)別單位文書檔案歸檔不夠齊全、完整，專門檔案及時(shí)歸檔的意識還不強(qiáng)；少數(shù)單位存在專門檔案如音像檔案、科技檔案等歸檔不及時(shí)，甚至幾年沒有照片歸檔的現(xiàn)象。有的單位檔案人員兼職較多，檔案的日常管理難以顧及，有的單位檔案人員變動頻繁，隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，對檔案工作的順利開展造成了影響。

三是檔案管理現(xiàn)代化工作普及面比較小。市直63個(gè)單位的檔案室僅有17家購置了檔案管理軟件，占總數(shù)的27%，直接影響了檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

四是個(gè)別行業(yè)主管機(jī)關(guān)沒有很好履行對所屬單位的檔案工作所負(fù)有的監(jiān)督和指導(dǎo)職能，以致檔案工作出現(xiàn)一定程度的滑坡。

三、幾點(diǎn)要求

針對存在的問題，希望各部門、單位引起高度重視，及時(shí)加以整改。同時(shí)，為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，更好地服務(wù)于我市兩個(gè)文明建設(shè)，提出如下要求：

（一） 要加速檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

篇（6）

（一）認(rèn)真履行站長助理職責(zé)，協(xié)助站長做好對全站的日常管理工作，全力完成站長交辦的各項(xiàng)工作任務(wù)。根據(jù)站領(lǐng)導(dǎo)的工作安排，制定全站工作計(jì)劃，審查下屬各部門的工作計(jì)劃，督促各部門認(rèn)真貫徹落實(shí)，并定期檢查實(shí)施情況。同時(shí)，根據(jù)本站工作職能，積極摸查掌握我區(qū)建設(shè)工程安全施工狀況，及時(shí)向站長匯報(bào)，為本站工作計(jì)劃、工作重點(diǎn)等的調(diào)整及時(shí)提供意見和依據(jù)，努力做好站長的助手和參謀。

（二）認(rèn)真做好對站辦公室的管理工作。組織、檢查和督促辦公室工作人員根據(jù)本室職能分工，認(rèn)真做好全站聯(lián)系和溝通協(xié)調(diào)、上傳下達(dá)、檢查督促、文件起草核改、資料整理歸檔及后勤保障等工作。近年來安監(jiān)站辦公室的主要工作包括：一是根據(jù)站領(lǐng)導(dǎo)的指示，為加強(qiáng)規(guī)范管理并提高本站工作效能，進(jìn)一步完善了本站的各項(xiàng)規(guī)章管理制度，于去年完成了本站《管理手冊》的編印工作；二是規(guī)范監(jiān)督管理資料的整理和歸檔工作，于去年在局的大力支持下，設(shè)立了檔案室，制定了各項(xiàng)檔案管理制度；三是及時(shí)做好上傳下達(dá)及各種文件起草和核改工作，如認(rèn)真起草安全月活動、各項(xiàng)安全檢查活動的方案計(jì)劃和情況總結(jié)，按要求及時(shí)向上級匯報(bào)本站安全監(jiān)督管理工作的開展情況，及時(shí)撰寫政務(wù)信息宣傳本站重大工作活動等。

（三）認(rèn)真做好對常規(guī)室的管理工作。從今年5月起我根據(jù)站領(lǐng)導(dǎo)的安排，負(fù)責(zé)常規(guī)室的日常管理工作。常規(guī)室所負(fù)責(zé)的審查工程報(bào)監(jiān)和備案材料、現(xiàn)場查勘開工條件、對已完工工程出具安全等級評價(jià)意見等工作涉及工程建設(shè)進(jìn)度，行業(yè)內(nèi)關(guān)注度較高，特別是有關(guān)文明施工條件問題。為做好此項(xiàng)工作，我和全室同事進(jìn)行了認(rèn)真的討論研究，并經(jīng)請示局、站領(lǐng)導(dǎo)同意，努力改進(jìn)工作方法，在堅(jiān)持工作原則的前提下，采取突出重點(diǎn)、靈活處理的措施，突出提升服務(wù)水平、加強(qiáng)宣傳、做好提前告知和提前介入預(yù)審查等工作，并根據(jù)實(shí)際情況將可暫不重點(diǎn)審查的工作關(guān)口后移。通過改進(jìn)，工作效率提高，工作投訴較少，總體效果較好。

篇（7）

 

一、當(dāng)前藥檢所檔案管理中存在的主要問題及原因分析 

 

主要表現(xiàn)在以下一些方面： 

1　領(lǐng)導(dǎo)檔案管理意識及重視不夠。廣西于2003年對藥檢機(jī)構(gòu)進(jìn)行體制改革，撤銷除自治區(qū)藥檢所外的其他原按地(市)、縣行政區(qū)劃設(shè)置的91個(gè)各級藥檢所，重新設(shè)置由自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局直接管理的南寧、桂林、玉林、柳州、梧州、北海、百色、河池等8個(gè)相當(dāng)于副處級的區(qū)域藥檢所至今，雖基本設(shè)置有檔案庫房，卻只有桂林、玉林兩個(gè)藥檢所實(shí)現(xiàn)了符合檔案管理要求的大集中統(tǒng)一保管并通過了檔案行政管理部門評審驗(yàn)收(其中。桂林藥檢所綜合檔案室于2004年取得了檔案室合格證，玉林藥檢所綜合檔案室于2005年達(dá)標(biāo)定級)。 

2　檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差，保管條件落后。大部分藥檢所因建所時(shí)間短，檢驗(yàn)及辦公場地小、場所少，故未設(shè)檔案室或檔案專人、專庫，檔案放在辦公室的柜子里，有的還是木柜；沒有落實(shí)防火、防盜、防潮等“八防”安全措施，沒有空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備。有個(gè)別原在已獲得“科學(xué)技術(shù)事業(yè)單位檔案管理自治區(qū)級”的市級藥檢所基礎(chǔ)上組建的區(qū)域藥檢所，在近年檔案管理工作普查及現(xiàn)場復(fù)查時(shí)就因檔案庫房條件簡陋、專用檔案存放空間未保證等硬件問題而未能得以更名換證。 

3　檔案管理格局不明晰。管理機(jī)構(gòu)不健全，管理職能不明確。藥檢所檔案管理一般由行政辦公室負(fù)責(zé)。由于歷史沿革等原因和藥檢所行業(yè)管理要求，檔案室一般只管理文書檔案，而藥品檢驗(yàn)(測)報(bào)告書檔案、人事檔案、會計(jì)檔案、圖書檔案等分屬各個(gè)業(yè)務(wù)科室管理，在一個(gè)單位內(nèi)形成多部門管理檔案格局。 

4　檔案管理制度不健全。檢查督促考核未認(rèn)真落實(shí)。在藥檢所管理中，一般均按照《產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)計(jì)量認(rèn)證／審查認(rèn)可(驗(yàn)收)評審準(zhǔn)則》及其繼承和發(fā)展準(zhǔn)則——《實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定評審準(zhǔn)則》要求，制定了適用于各所較為健全的《質(zhì)量手冊》《程序文件》《作業(yè)指導(dǎo)書》《記錄管理冊》等質(zhì)量保證體系、管理制度手冊和各科室、各類人員的崗位工作職責(zé)，而涉及檔案管理特別是像藥檢檔案的制度、職責(zé)較少，沒有相關(guān)的制度和檢查考核措施。雖然自治區(qū)食品藥品監(jiān)督管理局對各藥檢所的《年度工作目標(biāo)管理考評細(xì)則》要求各單位設(shè)立專門的檔案室并規(guī)范化、認(rèn)真抓好檔案管理工作，但藥檢所卻未真正認(rèn)真實(shí)施，沒有把完整的檔案資料管理納入日常工作范圍。 

5　對藥檢機(jī)構(gòu)檔案內(nèi)容界定不清，管理范圍不明。隨著科技的飛速進(jìn)步，社會的發(fā)展，檔案系統(tǒng)的內(nèi)涵和外延也隨之發(fā)生變化。藥檢檔案的范圍也已由以往的文書檔案、藥品檢驗(yàn)(測)報(bào)告檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、電子文件、各種檢驗(yàn)(測)設(shè)備及其使用時(shí)產(chǎn)生的圖文、數(shù)據(jù)檔案、實(shí)物檔案、照片檔案、聲像檔案、縮微膠片檔案和數(shù)字化檔案等等新型檔案。由于未對納入檔案管理的內(nèi)容賦予明確要求，各藥檢所根據(jù)自己的理解和實(shí)踐“因地制宜”管理，使許多應(yīng)該納入管理的檔案沒有納入管理。 

6　檔案管理工作人員素質(zhì)參差不齊。檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在學(xué)歷層次、理論水平、專業(yè)素質(zhì)等方面參差不齊，與時(shí)展要求懸殊是目前我國檔案專業(yè)人員隊(duì)伍的普遍現(xiàn)象，很多檔案部門是隨便可以往里塞人的地方，是安排老弱病殘的地方。在藥檢系統(tǒng)中還有表現(xiàn)為專職少、兼職多，專項(xiàng)管理經(jīng)驗(yàn)不足，管理觀念不強(qiáng)；在人才培養(yǎng)中，重視藥檢技術(shù)人員素質(zhì)及動手能力的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質(zhì)提高和繼續(xù)教育沒有納入培訓(xùn)計(jì)劃和要求，許多檔案管理人員的管理水平停留在傳統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)上，思想觀念和管理水平跟不上時(shí)展，缺乏創(chuàng)新和活力。 

7　檔案管理水平不高?，F(xiàn)代化管理手段應(yīng)用較差。隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在藥檢所管理中的廣泛運(yùn)用，藥檢所管理手段在不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的少，信息量小，基本還停留在手工收集、手中操作、手工檢索上，缺乏利用現(xiàn)代化技術(shù)設(shè)備的手段，不利于檔案的收集、編研、修史編志、開發(fā)和利用，不利于發(fā)揮藥檢檔案更大的、應(yīng)有的技術(shù)支撐作用。 

8　未將檔案管理與藥檢業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在藥檢所近、遠(yuǎn)期規(guī)劃中，一般對檢驗(yàn)(測)設(shè)備、人員結(jié)構(gòu)、技術(shù)水平、質(zhì)量目標(biāo)、檢驗(yàn)項(xiàng)目及能力等都會作比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、檔案設(shè)備投入等考慮較少或完全未納入規(guī)劃中，造成藥檢檔案管理水平不能與藥檢業(yè)務(wù)同步發(fā)展。藥檢檔案管理水平的滯后，必將影響藥檢業(yè)務(wù)技術(shù)的發(fā)展，影響藥檢所整體管理水平的提高，影響實(shí)驗(yàn)室資質(zhì)認(rèn)定和能力認(rèn)可。 

9　監(jiān)管關(guān)系的變化，使藥檢檔案受到較高重視。一方面藥品檢驗(yàn)報(bào)告是判定一個(gè)藥品是否符合規(guī)定的法律文書，若該被檢藥品被判不符合規(guī)定，監(jiān)管相對人輕者被課以小額罰款，重者被處幾萬、幾十萬乃至上百萬巨額罰款，甚至是取消經(jīng)營許可證、生產(chǎn)許可證或是藥品批準(zhǔn)文號的嚴(yán)厲處罰，超出了一般藥品生產(chǎn)、經(jīng)營和使用機(jī)構(gòu)的承受能力，使監(jiān)管相對人存在戒心；另一方面隨著我國 

市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，民眾購買被稱作特殊商品的藥品比日用品還方便，致使常規(guī)意義的消費(fèi)者觀念被引用至治療活動中，由于藥品費(fèi)用居高不下，當(dāng)藥品治療效果不理想時(shí)，就怪罪藥品質(zhì)量、怪罪藥品生產(chǎn)和經(jīng)營單位，要求賠償。這其中，具有仲裁性和公正性的藥品檢驗(yàn)報(bào)告就成為了雙方裁決質(zhì)量爭議的焦點(diǎn)。而藥檢報(bào)告質(zhì)量尚有一定缺陷，使提高藥檢報(bào)告書寫質(zhì)量及其可溯源性，完善藥檢報(bào)告管理成為了藥檢檔案管理的重要內(nèi)容。 

10　藥檢檔案開發(fā)利用少。主要是由于檔案的內(nèi)向性、封閉性，加上決策者及檔案管理員本身缺少對檔案價(jià)值的認(rèn)識，檔案室在單位中又處于弱勢地位，館藏建設(shè)被作為檔案室的后臺工作、傳統(tǒng)工作，主要精力放在前臺，重保管、輕利用，編研成果不多，檔案利用實(shí)例不匯編、不發(fā)表，使其應(yīng)有的文化功能沒有得到充分發(fā)揮，很少直接影響大眾的生活品質(zhì)。 

綜上所述，藥檢所檔案管理已面臨深刻的變化，出現(xiàn)的問題既是我國現(xiàn)代體制出現(xiàn)的一種轉(zhuǎn)折，也是科技不斷發(fā)展的必然。隨著經(jīng)濟(jì)全球化、信息化時(shí)代和我國新一輪大部委制、“大衛(wèi)生”形勢下衛(wèi)生、藥監(jiān)機(jī)構(gòu)改革的到來，藥檢所須正視現(xiàn)實(shí)，調(diào)整管理思路以改進(jìn)檔案管理方法，重視藥檢檔案管理工作以應(yīng)對新形勢要求。

二、做好當(dāng)前藥檢所檔案管理工作的主要對策

1　依法治檔是搞好藥檢檔案管理工作的根本。可采取多種形式，大力加強(qiáng)和廣泛開展《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》《廣西壯族自治區(qū)檔案管理?xiàng)l例》和《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《廣西壯族自治區(qū)檔案人員崗位培訓(xùn)管理辦法》等法律法規(guī)的宣傳教育、學(xué)習(xí)貫徹活動，實(shí)施《藥品檢驗(yàn)檔案管理規(guī)范》，增強(qiáng)藥檢所干部職工的檔案法制意識，特別是領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案管理意識，依法編制本單位的文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表，使藥檢檔案從形成、收集到整理、編目、歸檔、保管、借閱、保密、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都得到保障，做到依法治檔。

2　領(lǐng)導(dǎo)高度重視是搞好藥檢檔案管理工作的關(guān)鍵。一個(gè)單位檔案工作的好壞，與單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度有著直接的關(guān)系，尤其是藥檢檔案管理工作面對新形勢下存在的難度增大問題，領(lǐng)導(dǎo)重視與否起著決定性作用。因此，改變檔案工作的從屬地位，需強(qiáng)化各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，本著“對歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替將來著想”的態(tài)度，提高對加強(qiáng)檔案資源建設(shè)重要性、必要性的認(rèn)識，把綜合檔案室建設(shè)特別是檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、設(shè)備配置、檔案保護(hù)、人員培訓(xùn)等列入本單位發(fā)展規(guī)劃，并根據(jù)財(cái)政經(jīng)費(fèi)經(jīng)常性增加情況適時(shí)予以遞增，任何情況下不占用綜合檔案室設(shè)施、設(shè)備，不改變檔案室及其庫房用途。此外，各級領(lǐng)導(dǎo)還應(yīng)明確：對檔案“實(shí)行集中統(tǒng)一保管”原則只是加強(qiáng)檔案工作的第一步，而確保檔案收集齊全完整、豐富室(館)藏，進(jìn)而提高檔案對藥檢、藥監(jiān)事業(yè)發(fā)展服務(wù)的效能，才是檔案管理工作的目的。

3　建立健全藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)是搞好藥檢檔案工作的前提。應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)藥檢檔案管理網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，重視平時(shí)材料的積累和歸檔，可在全區(qū)食藥監(jiān)管系統(tǒng)各藥監(jiān)局及其所轄各行政、業(yè)務(wù)科室、稽查大隊(duì)和各藥檢所明確專、兼職檔案人員，使每個(gè)單位從橫向(藥檢——藥監(jiān))到縱向(檔案室——各業(yè)務(wù)、檢驗(yàn)室，稽查隊(duì))組成一個(gè)檔案管理的整體網(wǎng)絡(luò)，并將管理工作納入單位、科室、個(gè)人的目標(biāo)責(zé)任中，形成橫的方面覆蓋包容、縱的方面前后連貫的信息內(nèi)容結(jié)構(gòu)模式，確保無論是在藥監(jiān)局、還是藥檢所的各行政、業(yè)務(wù)檢驗(yàn)科室還是稽查工作的各個(gè)階段、各個(gè)環(huán)節(jié)，都能從組織上保證檔案、文字、圖片、聲像等材料不疏漏、不散失。

4　加強(qiáng)制度建設(shè)是搞好藥檢檔案管理工作的保證。第一，建立健全相應(yīng)的檔案工作管理機(jī)制和各項(xiàng)規(guī)章制度，完善歸檔制度、保管制度、鑒定制度、利用制度，明確崗位責(zé)任制，確保檔案業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行；完善檔案工作程序，理順單位、科室和檔案室之間的關(guān)系，逐步將檔案管理由多頭分散管理過渡為大集中統(tǒng)一綜合管理，使檔案工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)和每一個(gè)方面都有規(guī)范化的要求，保證檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)不脫節(jié)。

第二，堅(jiān)持檔案檢查驗(yàn)收制度。做到檔案工作與檔案歸檔要求同步管理。因?yàn)樗帣z檔案是藥檢所科學(xué)技術(shù)和藥品檢驗(yàn)工作的歷史，它不僅真實(shí)地反映本單位科技活動的現(xiàn)狀，說明整個(gè)科技工作歷史的進(jìn)程。還為當(dāng)前的業(yè)務(wù)工作和科研工作服務(wù)，為今后的工作服務(wù)，是珍貴的科技資源和科技儲備。

第三。將檔案工作同業(yè)務(wù)工作放在同等重要的位置，同樣作為藥檢所質(zhì)量管理體系的組成部分，納入單位年度目標(biāo)管理責(zé)任制，與業(yè)務(wù)工作一樣同計(jì)劃、同布置、同檢查、同落實(shí)，不但與各科室、各崗位人員的經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，做到獎(jiǎng)罰分明，還要在評優(yōu)、晉升、進(jìn)修政策上給予一定傾斜，以促進(jìn)檔案工作人員和專兼職文檔人員主動收集、整理、歸檔，從而確保藥檢檔案文書資料的完整性和系統(tǒng)性。

第四，設(shè)立藥檢科研檔案保證金制度。在年度獎(jiǎng)勵(lì)基金(或勞務(wù)費(fèi))和藥檢科研項(xiàng)目中明確一定比例(或數(shù)額)的檔案保證金，保證業(yè)務(wù)和科研檔案及時(shí)形成并在完成后按時(shí)向所綜合檔案室移交，確保檔案完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確和相互配套。

5　提高檔案人員素質(zhì)是搞好藥檢檔案管理工作的基礎(chǔ)。針對藥檢系統(tǒng)檔案人員絕大部分是半路出家、從事檔案工作時(shí)間和素質(zhì)參差不齊，且基礎(chǔ)管理薄弱、人員變動性大、檔案業(yè)務(wù)生疏等現(xiàn)狀，著重在提升檔案室的軟實(shí)力、檔案工作的生命力、檔案事業(yè)的保障力、檔案隊(duì)伍的戰(zhàn)斗力上下功夫，切實(shí)加強(qiáng)和提高檔案人員素質(zhì)。

第一，以人為本，加強(qiáng)藥檢檔案人才隊(duì)伍建設(shè)。一是重視智力引進(jìn)工作，可采取引進(jìn)檔案專業(yè)人才或通過向社會公開招錄所學(xué)專業(yè)為檔案學(xué)、歷史學(xué)、漢語言文學(xué)或計(jì)算機(jī)專業(yè)人才的辦法，吸收一些基本素質(zhì)好、愿意從事檔案工作的大學(xué)本科畢業(yè)生充實(shí)到藥檢檔案工作隊(duì)伍中來，壯大藥檢檔案人才隊(duì)伍。二是拓寬人才培養(yǎng)渠道，有重點(diǎn)、有方向地培養(yǎng)造就藥檢檔案事業(yè)發(fā)展急需的人才，如對單位內(nèi)部綜合素質(zhì)好、有發(fā)展?jié)摿Α⒅驹斧I(xiàn)身檔案事業(yè)的同志進(jìn)行專業(yè)培養(yǎng)和深造，促使他們施展才華，促進(jìn)人才脫穎而出。

第二，注重教育，努力提高檔案工作人員的政治思想水平。一是要改變舊傳統(tǒng)。樹立新觀念，用“三個(gè)代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀、構(gòu)建和諧社會的理念和改革開放、市場經(jīng)濟(jì)的思維方式指導(dǎo)檔案工作；二是要改變以往的封閉管理，由重視管理轉(zhuǎn)變?yōu)橹匾暲茫蝗且淖儌鹘y(tǒng)的靜態(tài)管理，由坐等、送交轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃邮占?/p>

篇（8）

按照市人力社保局、市檔案局《關(guān)于開展社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作的通知》（渝人社發(fā)〔2013〕136號）精神，結(jié)合社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，我局高度重視，精心組織，完善檔案管理制度，加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，規(guī)范檔案收集整理，充分有效利用服務(wù)，達(dá)到了社保業(yè)務(wù)檔案驗(yàn)收要求，現(xiàn)將我局社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理達(dá)標(biāo)驗(yàn)收自查情況報(bào)告如下：

一、組織管理

（一）管理辦法

1.制定了社保業(yè)務(wù)檔案管理辦法。我局根據(jù)《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（人力資源和社會保障部、國家檔案局第3號令），以及市人力社保局、檔案局下發(fā)的《重慶市社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（渝人社發(fā)〔2013〕135號）等規(guī)定，結(jié)合工作實(shí)際，制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（涪社保發(fā)〔2013〕7號）。

2.明確了社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的分管領(lǐng)導(dǎo)和工作部門。為加強(qiáng)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，我局成立了以局長為組長，副局長為副組長，各科室負(fù)責(zé)人為成員的“重慶市xxx區(qū)社保局社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組”（涪社保函〔2013〕5號）和“重慶市xxx區(qū)社保局社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作領(lǐng)導(dǎo)小組”（涪社保函〔2012〕14號），明確由辦公室具體負(fù)責(zé)社保業(yè)務(wù)檔案管理日常事務(wù)工作和業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作。各業(yè)務(wù)科室確定1名兼職檔案工作人員，具體負(fù)責(zé)本科室業(yè)務(wù)檔案管理工作的相關(guān)事務(wù)。

3.將社保業(yè)務(wù)檔案管理工作納入了重要工作議事日程。我局歷來對社保業(yè)務(wù)檔案管理工作高度重視，年初《社保經(jīng)辦工作要點(diǎn)》（涪社保發(fā)〔2012〕7號）明確提出社保業(yè)務(wù)檔案管理工作計(jì)劃，同時(shí)多次召開局長辦公會和局辦公會議專題研究部署檔案管理工作（見辦公會議記錄），分管領(lǐng)導(dǎo)定期或不定期檢查檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)研究解決，年終將業(yè)務(wù)檔案管理工作納入全局工作目標(biāo)考核，并認(rèn)真進(jìn)行總結(jié)，做到了年初有布置，平時(shí)有檢查，年終有總結(jié)考核。

4.將業(yè)務(wù)檔案工作納入了單位年度工作計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃。我局已將業(yè)務(wù)檔案管理工作納入了年度工作計(jì)劃，把此項(xiàng)工作列為單位重點(diǎn)工作之一，寫入年初《社保經(jīng)辦工作要點(diǎn)》。同時(shí)，結(jié)合人力資源和社會保障事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃，制定了《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃》（涪社保發(fā)〔2013〕5號）。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分5分，自查得分5分。

（二）檔案人員

1.配備了專兼職檔案工作人員。我局現(xiàn)有專兼職檔案工作人員13人，其中局辦公室配有專職檔案工作人員3人，各業(yè)務(wù)科室配有兼職檔案工作人員共10人。檔案工作人員數(shù)量能夠適應(yīng)業(yè)務(wù)檔案工作任務(wù)的需要（見檔案人員花名冊）。

2.檔案工作人員遵章守紀(jì)。我局建立健全了檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，規(guī)范了工作流程，明確了工作職責(zé)，制定了管理措施，檔案管理人員忠于職守，遵紀(jì)守法，嚴(yán)格按制度辦事，未發(fā)生違反檔案法律法規(guī)的行為。

3.檔案工作人員具有大專文化。我局13名專兼職檔案工作人員均具有大專文化以上學(xué)歷，其中本科學(xué)歷6人，大專學(xué)歷7人。

4.檔案工作人員隊(duì)伍穩(wěn)定。我局自建立了新的業(yè)務(wù)檔案管理網(wǎng)絡(luò)后，保證了檔案管理工作人員的相對穩(wěn)定。目前，我局3名專職檔案工作人員中，從事檔案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼職檔案人員均從事檔案管理工作1年以上。

5.檔案工作人員積極參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)。為不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，我局有計(jì)劃地組織了專兼職檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。每年選派部分人員參加區(qū)檔案局組織的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，共培訓(xùn)10人次，參加市局業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)3人次，到**區(qū)學(xué)習(xí)交流1次（4人），到市局檔案管理科學(xué)習(xí)交流1次（4人），我局組織各科室負(fù)責(zé)人和專兼職檔案工作人員參加 “檔案軟件操作培訓(xùn)”2次，組織全局職工參加“社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案培訓(xùn)”1次（見學(xué)習(xí)培訓(xùn)記錄）。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分8分，自查得分8分。

（三）管理措施

1.崗位職責(zé)。我局制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險(xiǎn)局檔案管理崗位職責(zé)》（涪社保發(fā)〔2013〕4號），明確了主要領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、各科室負(fù)責(zé)人、專職檔案管理員、兼職檔案管理員崗位職責(zé)。

2.工作流程。我局制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險(xiǎn)局業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發(fā)〔2013〕8號），在檔案室顯目位置上墻，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的條理性、規(guī)范性，增強(qiáng)了檔案管理工作的透明性和可操作性。

3.經(jīng)辦流程。我局嚴(yán)格按照市局制定的養(yǎng)老、工傷、生育保險(xiǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦操作規(guī)程，將業(yè)務(wù)檔案收集歸檔列入各項(xiàng)具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦工作程序，對每項(xiàng)具體業(yè)務(wù)經(jīng)辦資料依序收集歸檔，確保每項(xiàng)經(jīng)辦業(yè)務(wù)資料歸檔齊全完整。

4.獎(jiǎng)懲考核。我局將檔案管理工作與分管領(lǐng)導(dǎo)、科室負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)檔案管理人員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員年度考核評比掛鉤。對全面完成檔案管理工作目標(biāo)任務(wù)的，年終依據(jù)本局有關(guān)規(guī)定進(jìn)行表彰，并在評先評優(yōu)、提職晉級等方面給予優(yōu)先考慮；對違反檔案管理制度，未按規(guī)定立卷歸檔或未按時(shí)限要求移交檔案等，實(shí)行一票否決，取消所在科室和相關(guān)責(zé)任人年度評優(yōu)評先資格，并追究相關(guān)科室負(fù)責(zé)人及工作人員責(zé)任。

5.監(jiān)督指導(dǎo)。我局印發(fā)的《重慶市xxx區(qū)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》第二十六條中明確了“各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所涉及的社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，由區(qū)社保局進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，確保檔案的完整與安全”。同時(shí)，我局定期對各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所的城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，并將城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理工作作為對各街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)社保所年終考核的條件之一。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分7分，自查得分7分。

二、設(shè)施建設(shè)

（一）檔案用房

1.檔案專用庫房。為適應(yīng)檔案管理工作的需要，我局于2011年8月即開始規(guī)劃改建檔案室，改建后，我局檔案專用庫房面積為300平方米，能夠容納接收全部社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。

2.業(yè)務(wù)檔案庫房面積。我局現(xiàn)有檔案專用庫房300平方米，其中200平方米用于存放業(yè)務(wù)檔案。目前，業(yè)務(wù)檔案存放量為365245件（卷、冊）17244盒，庫房面積符合達(dá)標(biāo)規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。

3.檔案庫房安全管理。我局檔案庫房安裝了防火防盜門、全球監(jiān)控?cái)z像頭、吸頂式中央空調(diào)、除濕機(jī)、溫濕度表、除塵器、臭氧消毒機(jī)、防磁柜、落地式氣溶膠自動滅火裝置、消防報(bào)警監(jiān)控系統(tǒng)等設(shè)施設(shè)備，為檔案庫房安全提供了有力保證。因此，檔案庫房不存在安全隱患。

4.檔案庫房衛(wèi)生。按照我局《檔案庫房安全管理制度》和《檔案管理巡視檢查制度》對檔案庫房衛(wèi)生提出的明確管理要求，我局檔案庫房無雜物堆放，定期或不定期打掃衛(wèi)生，常年保持庫房整潔、干凈。

5.檔案室區(qū)域劃分。我局檔案室劃分為檔案人員辦公室、檔案查閱室、檔案整理室和檔案庫房4個(gè)區(qū)域，實(shí)現(xiàn)了庫房、辦公室、查閱室三分開。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分10分，自查得分10分。

（二）檔案用具

1.業(yè)務(wù)檔案柜架。我局檔案室?guī)旆堪惭b的是檔案密集架，共71列，其中6列用于存放文書檔案，12列用于存放會計(jì)檔案，11列用于存放企業(yè)退休人員檔案，33列用于存放2011年（含）前的社保業(yè)務(wù)檔案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保業(yè)務(wù)檔案。

2.業(yè)務(wù)檔案備用柜架。我局存放2012年（含）及以后的社保業(yè)務(wù)檔案所用的9列檔案密集架，目前只使用了1列，其余8列作為備用柜架。

3.檔案裝具。我局使用的業(yè)務(wù)檔案裝具分兩類，前一類為2011年（含）以前的業(yè)務(wù)檔案，其檔案盒規(guī)格為340mmX240mmX40mm(長X寬X厚)，主要考慮的是便于裝個(gè)人養(yǎng)老保險(xiǎn)、城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險(xiǎn)和“三類人員”養(yǎng)老保險(xiǎn)產(chǎn)生的用檔案袋所裝的人頭檔案。另一類為2012年（含）以后的業(yè)務(wù)檔案，其檔案盒式樣嚴(yán)格按照《重慶市社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》的規(guī)定和要求進(jìn)行印制。檔案盒規(guī)格為310mmX220mmX60mm(長X寬X厚)，正面有“重慶市**區(qū)社會保險(xiǎn)局”標(biāo)識，背脊和封面印有全宗號、年度、類別、保管期限、起止件號、盒號等信息。符合國家和市上有關(guān)規(guī)定。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分5分，自查得分5分。

（三）設(shè)施設(shè)備

1.“九防”要求。我局檔案保管達(dá)到了“九防”要求。一是庫房安裝了防火防盜門，庫房內(nèi)安裝了2臺全球監(jiān)控?cái)z像頭，達(dá)到了防盜要求；二是檔案庫房設(shè)在底樓，防止了陽光直射和紫外線輻射，達(dá)到了防光要求；三是庫房四周設(shè)有通風(fēng)口，安裝了4臺吸頂式中央空調(diào)，達(dá)到了通風(fēng)和防高溫的要求；四是庫房內(nèi)配備了8臺落地式氣溶膠自動滅火裝置，安裝了消防報(bào)警監(jiān)控系統(tǒng)，達(dá)到了防火要求；五是地磚下鋪設(shè)了防潮層，安裝了6臺除濕機(jī)，加上4臺吸頂式中央空調(diào)，達(dá)到了防潮要求；六是配備了吸塵器，達(dá)到了防塵要求；七是配備了防磁柜，達(dá)到了防磁要求；八是定期投放滅鼠藥，達(dá)到了防鼠要求；九是配備了臭氧消毒機(jī)，加上定期投放殺蟲藥，達(dá)到了防蟲要求。

2.辦公設(shè)施設(shè)備。我局檔案室辦公設(shè)施設(shè)備齊備，包括6臺計(jì)算機(jī)、2臺打印機(jī)、2臺掃描儀、1臺復(fù)印機(jī)、1臺多功能鉆孔裝訂機(jī)、2臺移動式DVD光盤刻錄機(jī)、1臺數(shù)碼攝像機(jī)和1臺數(shù)碼照相機(jī)，滿足檔案管理工作需要。

3.檔案管理軟件。為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化和數(shù)字化，促進(jìn)辦公自動化，我局購買了科怡檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件，用于業(yè)務(wù)檔案信息化管理，實(shí)現(xiàn)了辦公自動化。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分10分，自查得分10分。

三、專業(yè)建設(shè)

（一）相關(guān)制度

為加強(qiáng)檔案管理工作，使檔案工作做到有章可循、有據(jù)可依，我局根據(jù)《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）》（人力社保部、國家檔案局第3號令）和《重慶市社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（渝人社發(fā)〔2013〕135號）等規(guī)定文件精神，先后制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》（涪社保發(fā)〔2013〕7號）、《重慶市xxx區(qū)社會保險(xiǎn)局檔案管理崗位職責(zé)》（涪社保發(fā)〔2013〕4號）、《檔案歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案保密制度》、《檔案統(tǒng)計(jì)制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案庫房安全管理制度》、《檔案設(shè)備維護(hù)使用制度》、《檔案管理巡視檢查制度》、《業(yè)務(wù)檔案內(nèi)部控制管理制度》等檔案管理制度和工作職責(zé)，制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險(xiǎn)局業(yè)務(wù)檔案分類實(shí)施方案》（涪社保發(fā)〔2013〕9號）、《重慶市xxx區(qū)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》（涪社保發(fā)〔2013〕8號）、《重慶市xxx區(qū)社會保險(xiǎn)局檔案立卷說明》、《重慶市xxx區(qū)社會保險(xiǎn)局檔案材料歸檔和不歸檔的范圍》等工作規(guī)范，推動了全局檔案工作的有序開展。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分5分，自查得分5分。

（二）歸檔

1.業(yè)務(wù)檔案歸檔工作。我局2012年業(yè)務(wù)檔案歸檔工作在今年一季度前已完成。6月初《重慶市社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》出臺后，我局按照新辦法規(guī)定和市局要求，對2012年業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了整改，于9月下旬完成了歸檔入庫工作。

2.業(yè)務(wù)檔案移交工作。我局業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中形成的檔案材料，均由各業(yè)務(wù)科室統(tǒng)一整理、裝訂、組盒、錄入。當(dāng)年整理好的業(yè)務(wù)檔案、檔案目錄及電子數(shù)據(jù)清單造冊后，在次年一季度前移交局辦公室，辦公室驗(yàn)收后入庫上架（見檔案移交清單）。

3.平時(shí)按件整理工作。我局嚴(yán)格執(zhí)行了《重慶市xxx區(qū)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員堅(jiān)持每件業(yè)務(wù)辦理完畢即及時(shí)將該業(yè)務(wù)資料收集齊全，按照主表在前、附件在后；審核結(jié)果在前、依據(jù)在后；重要憑證材料在前、次要在后的要求用不銹鋼釘（兩顆）裝訂成件，定期交本科室兼職檔案人員分類保管。在按件整理中，各業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、專兼職檔案人員根據(jù)工作職責(zé)，隨時(shí)對業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、督促，以確保業(yè)務(wù)檔案資料的齊全、完整和安全。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分7分，自查得分7分。

（三）收集

1.業(yè)務(wù)檔案資料收集。通過專兼職檔案管理人員的嚴(yán)格管理，我局業(yè)務(wù)檔案資料實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)收集，及時(shí)整理，定期移交，保證了檔案資料的齊全完整。

2.業(yè)務(wù)檔案電子文件收集。按檔案管理規(guī)定，我局業(yè)務(wù)經(jīng)辦環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的有關(guān)信息數(shù)據(jù)定期制作成光盤，移交局辦公室歸檔管理。目前，業(yè)務(wù)臺賬和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)均實(shí)現(xiàn)了光盤保存，歸檔的光盤存放于防磁柜內(nèi)，共有業(yè)務(wù)檔案電子光盤49張。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分6分，自查得分6分。

（四）整理

1.業(yè)務(wù)檔案整理。我局嚴(yán)格按照市局下發(fā)的《重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范（試行）》、《社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》和《重慶市xxx區(qū)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案整理歸檔工作流程》的規(guī)定和要求，對2012年度業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了整改。重新整理后的業(yè)務(wù)檔案，其“件”的組成和件內(nèi)文件材料排列合理，保管期限劃分準(zhǔn)確，歸檔章蓋制、檔案盒封面填寫、備考表填寫規(guī)范，裝訂結(jié)實(shí)完整。同時(shí)，我局對新辦法出**按老辦法整理的業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行了清理，規(guī)范了檔案盒裝具，使之達(dá)到了整齊劃一、美觀整潔。

2.業(yè)務(wù)檔案分類上架。我局2011年（含）前業(yè)務(wù)檔案按照“科室—險(xiǎn)種”分類整理上架，2012年（含）及以后的業(yè)務(wù)檔案按照新辦法規(guī)定的“年度—類別”分類整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的業(yè)務(wù)檔案外，其余業(yè)務(wù)檔案分別按要求分類整理后，移交局檔案室集中統(tǒng)一保管，不存在業(yè)務(wù)檔案零散存放問題。

3.業(yè)務(wù)檔案排列存放。我局制定了《重慶市xxx區(qū)社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案分類實(shí)施方案》（涪社保發(fā)〔2013〕9號），業(yè)務(wù)檔案上架按照“年度—類別—保管期限—險(xiǎn)種”進(jìn)行分類排列存放，符合《重慶市社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法（試行）》規(guī)定。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分10分，自查得分10分。

（五）保管

1.全宗卷。區(qū)檔案局為我局分配的全宗號為“160”。為建立規(guī)范的全宗卷，在區(qū)檔案局的指導(dǎo)下，我局編寫了全宗介紹、組織機(jī)構(gòu)沿革、分類方案、檔案整理說明、歸檔范圍與保管期限等資料，建立了檔案人員、檔案接收、檔案數(shù)量、檔案設(shè)備等檔案統(tǒng)計(jì)臺帳。

2.業(yè)務(wù)檔案存放示意圖。我局按檔案存放順序制作了《重慶市xxx區(qū)社會保險(xiǎn)局檔案存放示意圖》，按照要求在檔案庫房內(nèi)懸掛上墻。

3.庫房溫濕度。為及時(shí)掌握檔案庫房溫濕度情況，我局在庫房內(nèi)四周配置了4臺電子溫濕度計(jì)表，由專職檔案人員每天檢查并做好溫濕度記錄；為控制好庫房內(nèi)溫濕度，保持庫房通風(fēng)良好，我們還配備了4臺吸頂式中央空調(diào)，6臺除濕機(jī)，保證了庫房溫度和相對濕度在國家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)范圍之內(nèi)。

4.檔案檢查。我局專職檔案員嚴(yán)格執(zhí)行《檔案保管制度》規(guī)定，定期對庫房檔案進(jìn)行全面檢查、清點(diǎn)，避免檔案破損、丟失、霉變等問題的發(fā)生。

5.檔案修復(fù)。我局在檔案整理工作中，對需要修復(fù)的業(yè)務(wù)檔案材料及時(shí)進(jìn)行了修復(fù)和托裱，采取了有效的保護(hù)措施，保證了檔案材料的整潔、完整。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分5分，自查得分5分。

（六）鑒定銷毀統(tǒng)計(jì)

1.鑒定機(jī)構(gòu)。我局成立了社會保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案鑒定工作領(lǐng)導(dǎo)小組（涪社保函〔2013〕6號），負(fù)責(zé)檔案鑒定銷毀工作。

2.業(yè)務(wù)檔案鑒定銷毀。我局建立了《檔案鑒定銷毀制度》，對超過保管期限的會計(jì)憑證檔案，經(jīng)請示區(qū)審計(jì)局、財(cái)政局答復(fù)，暫不能作銷毀處理。對超過保管期限的業(yè)務(wù)檔案，我局?jǐn)M在規(guī)范工作和達(dá)標(biāo)驗(yàn)收工作完成后，組織人員按照鑒定銷毀程序進(jìn)行清理、鑒定，對有保存價(jià)值需繼續(xù)保存的檔案重新確定保管年限，對應(yīng)銷毀的檔案建立《檔案銷毀清冊》后，按規(guī)定銷毀備案。

3.業(yè)務(wù)檔案登記臺賬。我局嚴(yán)格執(zhí)行了《檔案交接制度》、《檔案查閱利用制度》和《檔案統(tǒng)計(jì)制度》，做到了業(yè)務(wù)檔案進(jìn)出登記及時(shí)，統(tǒng)計(jì)臺賬數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，賬物相符。2013年檔案室共接收業(yè)務(wù)檔案365245件（卷、冊）17244盒，其中，2011年（含）前業(yè)務(wù)檔案335223件（卷、冊）16576盒，2012年度業(yè)務(wù)檔案30022件668盒。

4.業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。我局建立了《業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)表》、《各類別業(yè)務(wù)檔案統(tǒng)計(jì)表》、《全局檔案統(tǒng)計(jì)表》、《歷年檔案統(tǒng)計(jì)表》、《檔案設(shè)施設(shè)備登記表》、《檔案接收登記表》、《檔案異動登記表》，報(bào)表符合要求。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分4分，自查得分4分。

（七）移交

1.檔案移交。我局文書檔案按規(guī)定已向區(qū)檔案局作了移交，業(yè)務(wù)檔案經(jīng)請示區(qū)檔案局同意，暫不向區(qū)檔案館移交。

2.檔案移交手續(xù)。因區(qū)檔案館場地受限，加之全市未對社保業(yè)務(wù)檔案移交作出統(tǒng)一規(guī)定，因此，我局尚未向區(qū)檔案館移交業(yè)務(wù)檔案，暫無移交手續(xù)。

3.人員調(diào)動移交手續(xù)。我局檔案管理員崗位職責(zé)中明確規(guī)定，“檔案員工作調(diào)動或離崗，要及時(shí)履行交接手續(xù)。”到目前為止，我局檔案管理人員未發(fā)生工作調(diào)動情況。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分3分，自查得分3分。

四、利用服務(wù)

（一）檢索工具

1.歸檔文件目錄。我局的檔案管理信息系統(tǒng)軟件具有強(qiáng)大的檢索功能，我們利用計(jì)算機(jī)軟件對庫藏檔案按照不同門類、載體和保管期限分別編制了歸檔文件目錄。

2.計(jì)算機(jī)管理。我局室藏檔案全部實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理，通過檔案管理信息系統(tǒng)可以檢索各類業(yè)務(wù)檔案。

3.歸檔文件目錄打印。為滿足檔案管理的需要，我局按《重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范（試行）》規(guī)定的“社保業(yè)務(wù)檔案歸檔文件目錄”格式和內(nèi)容，編制打印了各年度的紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案歸檔文件目錄。

4.歸檔文件目錄內(nèi)容。我局編制的歸檔文件目錄項(xiàng)目包括件號、責(zé)任者、代碼、題名、日期、頁數(shù)和備注等7項(xiàng)內(nèi)容，符合《重慶市社保業(yè)務(wù)檔案整理規(guī)范（試行）》的規(guī)定和要求。

5.電子化管理。我局配備了2臺掃描儀，從今年1月份起開始啟動了業(yè)務(wù)檔案電子掃描工作。但由于該項(xiàng)工作需耗費(fèi)大量人力、財(cái)力、物力，而社保經(jīng)辦工作任務(wù)繁重，經(jīng)費(fèi)緊張，人員不足等原因，業(yè)務(wù)檔案電子掃描工作進(jìn)展緩慢。目前，我局正積極協(xié)調(diào)相關(guān)部門，爭取人員和經(jīng)費(fèi)的支持，以推動業(yè)務(wù)檔案電子掃描工作，盡快實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案電子化管理。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分8分，自查得分8分。

（二）利用

1.調(diào)檔。我局專職檔案人員均經(jīng)過培訓(xùn)上崗，在我局專門從事檔案管理工作多年，熟悉室藏，能夠通過手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方式迅速調(diào)取所需業(yè)務(wù)檔案，調(diào)卷迅速準(zhǔn)確。

2.查閱利用登記。我局嚴(yán)格執(zhí)行了《檔案查閱利用制度》，凡借閱檔案的，必須履行審批、登記手續(xù)。凡查閱檔案的，必須提供有效證件，說明查閱目的，檔案管理人員及時(shí)填寫檔案查閱登記表，做好檔案利用效果記載，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得復(fù)印、借閱檔案資料。

3.利用典型事例材料。今年，我局依據(jù)《檔案查閱登記記錄》，結(jié)合利用效果反饋情況，對檔案利用過程中效果顯著的典型事例進(jìn)行了收集整理，共編制了利用典型事例29例。

4.網(wǎng)上查詢利用。我局建立了辦公自動化網(wǎng)絡(luò)，業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)可通過局域網(wǎng)與各業(yè)務(wù)科室互聯(lián)互通，支持各業(yè)務(wù)科室實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上查詢利用。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分5分，自查得分5分。

(三)查詢

1.查詢系統(tǒng)。我局隨著“金保工程”建設(shè)，建立了完善的參保信息查詢系統(tǒng)，工作日期間免費(fèi)提供查詢服務(wù)。

2.查詢服務(wù)。重慶市社會保障信息查詢系統(tǒng)，能夠?yàn)閰⒈Ｈ藛T提供養(yǎng)老保險(xiǎn)個(gè)人賬戶、養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)、養(yǎng)老金待遇政策、工傷鑒定、工傷生育待遇政策，以及其他相關(guān)社保政策法規(guī)等信息咨詢，基本滿足了參保人員的各種信息需求。同時(shí)，我局專屬的網(wǎng)絡(luò)信息平臺也可為單位或個(gè)人提供參保信息和相關(guān)政策查詢。另外，我局還在各樓層業(yè)務(wù)經(jīng)辦大廳設(shè)立了咨詢服務(wù)窗口，方便參保單位和個(gè)人查詢、咨詢業(yè)務(wù)。

此項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)分2分，自查得分2分。

綜上所述，我局社保業(yè)務(wù)檔案組織管理職責(zé)明確，設(shè)施建設(shè)符合要求，專業(yè)建設(shè)規(guī)范有序，利用服務(wù)充分有效，達(dá)到了驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，自查得分100分，自評等級為優(yōu)秀。

特此報(bào)告

自查評分表

 

 

篇（9）

中圖分類號：U673.2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

An Integrated Management Mode of Archives

CHEN Weiguang ， JIN Qinmei

（Guangzhou Marine Engineering Corporation ， Guangzhou 510250）

Abstract： In today’s global economic integration development environment， effective archive management is the key to law-abiding of enterprises. By analyzing the situation and main problems of archives work of our company， this paper puts forward an integrated archives management mode including main measures to improve the archive management work.

Keyword： Archive；Management；Research

1 國內(nèi)檔案工作發(fā)展現(xiàn)狀

在當(dāng)今全球經(jīng)濟(jì)一體化的發(fā)展形勢下，檔案不僅具有記錄信息資源和知識資產(chǎn)的價(jià)值，也是單位資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)的法律憑證依據(jù)。有效的檔案管理是單位法規(guī)遵從的關(guān)鍵，也是管理控制的根本。因此，有效的檔案管理是為單位的發(fā)展服務(wù)、能夠創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益的重要工作。在推行現(xiàn)代企業(yè)制度“產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、管理科學(xué)”的環(huán)境下，無論是企業(yè)還是科研院所，對檔案工作的作用和意義的認(rèn)識都在不斷提高，投入也顯著增加。

國家對檔案管理工作的法規(guī)建設(shè)非常重視。2009年，國家檔案局頒布了新的《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，規(guī)定企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。近年來，中船集團(tuán)公司內(nèi)的企事業(yè)單位檔案工作發(fā)展很快，如708所、上海船廠、文沖船廠、黃埔船廠、廣船國際及龍穴造船等單位，都先后引進(jìn)了檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，檔案綜合管理水平不斷提高。

2 廣船院檔案工作基本情況和存在的主要問題

2.1 基本情況

我院自1974年建院至今已經(jīng)歷了四十多年的發(fā)展，其中組織機(jī)構(gòu)也發(fā)生多次的變化和調(diào)整，但檔案工作基本維持著初創(chuàng)時(shí)期的以產(chǎn)品技術(shù)檔案管理為中心的分門類、分部門歸口管理的模式。截止2014年，科技檔案室作為院二級管理機(jī)構(gòu)設(shè)于科技部門下，主要承擔(dān)產(chǎn)品技術(shù)檔案管理工作；公文、財(cái)務(wù)、黨群和勞資檔案，則由相應(yīng)的職能部門分管。

2.2 存在的主要問題

分門類、分部門歸口的分散式管理模式存在比較多的問題，主要表現(xiàn)為：分散式的檔案管理造成較多的管理漏洞和真空地帶；各部門檔案管理人員變動大，工作無法有效傳承；沒有建立起全院統(tǒng)一的檔案管理制度和考核機(jī)制；檔案法規(guī)執(zhí)行力不足。

（1）分散式管理模式形成很多檔案工作真空區(qū)，分類、分部門、各自為政的管理模式帶來兩方面的突出問題：第一，工作界面過于清晰，使檔案收集工作僅在公文、人事、財(cái)務(wù)和科技檔案方面開展，而在經(jīng)營、質(zhì)量體系、基本建設(shè)及規(guī)劃、信譽(yù)證照、投資和子公司管理等方面，檔案不完整，甚至缺失；第二，分類管理模式，導(dǎo)致部分檔案從產(chǎn)生、收集到管理均在同一部門內(nèi)部運(yùn)行，缺乏監(jiān)管機(jī)制，存在一定的管理風(fēng)險(xiǎn)，特別是在文書檔案、財(cái)務(wù)檔案和黨群、勞資檔案方面的管理。

（2）缺乏全院統(tǒng)一的檔案管理制度，科技檔案室作為院檔案工作的業(yè)務(wù)歸口部門，由于沒有在制度上對其管理權(quán)限和職責(zé)予以明確，因此缺乏監(jiān)管依據(jù)和管理的權(quán)威性。檔案工作沒有明確的管理定位和與各項(xiàng)工作同計(jì)劃、同落實(shí)。

（3）長期以來，檔案工作沒有系統(tǒng)地納入院總體發(fā)展規(guī)劃中給予重視和安排，在推動檔案信息化發(fā)展方面缺乏具體措施和資金投入，檔案基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、更新和改造缺乏條件，檔案保管的八防技術(shù)要求很難達(dá)到，不利于檔案的長期保管。

3 檔案綜合管理模式的建設(shè)

為改變廣船院原有檔案管理模式，通過對國家有關(guān)檔案管理法律、法規(guī)的深入研究，結(jié)合廣船院實(shí)際對檔案綜合管理模式開展研究，提出以下建設(shè)方案：

3.1 檔案工作組織體系建設(shè)

建設(shè)綜合檔案管理體系，首先要建立檔案工作組織體系，包括檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、專業(yè)管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置和兼職管理員隊(duì)伍的建立。同時(shí)需要調(diào)動全體員工在檔案工作中的積極性，發(fā)揮主觀能動性作用。

（1）建立檔案工作委員會 ，由主管院領(lǐng)導(dǎo)任主任，相關(guān)部門中層領(lǐng)導(dǎo)和專家組成的專門工作委員會，是院檔案工作組織體系的頂層，對院的檔案工作行使領(lǐng)導(dǎo)權(quán)和決策權(quán)。

檔案工作委員會的主要職責(zé)包括但不限于：審定本院檔案工作發(fā)展規(guī)劃；審核本院檔案工作制度；審批檔案工作年度工作計(jì)劃；審批檔案鑒定工作小組工作方案；討論決定有關(guān)檔案工作的重要事項(xiàng)等。

（2）建立綜合檔案室，對全院科研設(shè)計(jì)和管理等各項(xiàng)工作中形成的檔案實(shí)行統(tǒng)一管理。根據(jù)我院機(jī)構(gòu)設(shè)置和運(yùn)行的實(shí)際情況，綜合檔案室的建立可以在目前檔案管理業(yè)務(wù)相對成熟的科技檔案室的基礎(chǔ)上，通過對其職能的擴(kuò)充和硬件條件的適當(dāng)補(bǔ)充，組建成立我院綜合檔案室，實(shí)現(xiàn)全院檔案的綜合管理。

2015年5月，按廣船院〔2015〕33號文的通知，信息管理處下設(shè)綜合檔案室，把公文、科研、產(chǎn)品、質(zhì)量、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、黨群以及實(shí)物等檔案納入綜合檔案室統(tǒng)一管理。綜合檔案室檔案業(yè)務(wù)管理范圍涉及全院的各個(gè)業(yè)務(wù)部門，其中職工人事檔案由于其特殊性，按照國家有關(guān)的法規(guī)仍由人事處獨(dú)立管理，其他部門（包括子公司）均需把工作中形成的檔案提交綜合檔案室管理。

（3）建立兼職檔案員系統(tǒng)，目的是為了使我院產(chǎn)品設(shè)計(jì)和管理各項(xiàng)工作的檔案能夠有效的收集和歸檔，落實(shí)《企業(yè)檔案工作規(guī)范》中管理檔案工作三納入、四參加、四同時(shí)要求。兼職檔案員的主要職責(zé)包括：直接參與所在部門或項(xiàng)目的檔案收集和歸檔工作；監(jiān)督檔案制度的落實(shí)；承擔(dān)所在部門和項(xiàng)目的歸檔檔案預(yù)組卷工作等。

2015年8月完成了部門兼職檔案員的報(bào)備工作，并組織了一次部門兼職檔案員的內(nèi)部培訓(xùn)工作。

（4）調(diào)動全員參與檔案工作，依據(jù)國家檔案法賦予每個(gè)員工的檔案工作義務(wù)和責(zé)任，制定相應(yīng)的措施，在企業(yè)內(nèi)部通過宣貫使員工了解檔案工作是一項(xiàng)全員參與的工作，不僅局限于檔案部門和專職人員，從而落實(shí)全體員工的檔案工作職責(zé)。

本院檔案工作組織體系示意圖如圖1所示：

3.2 綜合檔案管理制度體系建設(shè)

制度建設(shè)是開展綜合檔案管理的基石，我院現(xiàn)有的檔案管理制度是由各個(gè)分管部門分別編制，例如：科技方面的有《科技檔案管理制度》；公文管理方面的有《辦公室公文檔案管理的有關(guān)規(guī)定》、《文書、檔案管理規(guī)則》；人事管理方面的有《干部人事檔案管理辦法》等。這些制度管轄范圍以外的其他檔案，則缺乏收集和管理制度依據(jù)，尚未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下的、完整的管理制度體系。而現(xiàn)有的部分管理制度編制年代距今已久，存在一些與現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不相適應(yīng)的問題，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)的要求，結(jié)合本院的實(shí)際情況進(jìn)行全面的修改和完善。

2015年5月，我院頒布了《廣船院檔案工作管理制度》及《廣船院檔案工作規(guī)范》兩份文件，規(guī)定了檔案形成者、檔案管理者及檔案利用者的工作要求和責(zé)任，使我院的綜合檔案管理工作能夠依據(jù)制度體系順利開展。其中：《廣船院檔案工作管理制度》規(guī)定了我院各層級檔案工作的責(zé)任、工作界面、借閱管理及檔案工作考核獎(jiǎng)懲措施；《廣船院檔案工作規(guī)范》則依據(jù)DA/T42-2009《企業(yè)檔案工作規(guī)范》，并結(jié)合我院各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展的實(shí)際情況制定，《規(guī)范》首先規(guī)定了黨群工作、行政、經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備、會計(jì)、職工管理等類別文件的歸檔范圍、歸檔責(zé)任部門和保管期限，然后對各門類文件的形成與積累、整理與歸檔、歸檔時(shí)間、歸檔交接、檔案整理、檔案保管、檔案鑒定、檔案統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用等業(yè)務(wù)流程作出了詳細(xì)規(guī)定，對文件收集責(zé)任部門與檔案管理部門在檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)中所承擔(dān)的責(zé)任進(jìn)行了細(xì)致劃分，有效避免了互相推諉、推卸責(zé)任等情況的發(fā)生，更好地保障了檔案工作的順利開展，《規(guī)范》同時(shí)對檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備等工作提出了具體要求。

3.3 綜合檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面，我院根據(jù)綜合檔案管理需要，增加檔案庫房面積，配備相適應(yīng)的檔案密集架。近兩年新增庫房面積共88.425 m2，新增檔案排架長度453 m。同時(shí)對溫濕度控制、安全警報(bào)監(jiān)控等設(shè)施進(jìn)行了改造，更好地滿足防盜、防火、防潮、防蟲等“八防”管理要求。

4 結(jié)論

當(dāng)今，檔案的知識資產(chǎn)和信息資源屬性已逐步被大家認(rèn)識，質(zhì)量體系審核時(shí)有一句話“沒有記錄的事件等于沒有發(fā)生”，這句話近乎苛刻卻又是基本原則。沒有檔案記錄，就沒有了以史為鑒的發(fā)展記錄，沒有了企業(yè)的知識資產(chǎn)和信息資源。一個(gè)單位的檔案工作開展情況，很大程度上反應(yīng)了單位的管理水平，因此對檔案工作加以重視，把檔案工作搞好，是本院發(fā)展的需要，目前我院已經(jīng)按照研究方案開展綜合檔案管理工作，成效顯著。

篇（10）

目前，絕大部分檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)都沒有配置專職的檔案管理人員，基本上都是由辦公室一人兼數(shù)職來管理人事檔案。由于思想上的不重視加上業(yè)務(wù)眾多，往往使人事檔案的管理處于“被遺忘的邊緣”。另外，由于人員流動和培訓(xùn)滯后，人事檔案管理人員往往不是檔案專業(yè)科班出生甚至缺乏基本的檔案管理常識。具筆者所知，未經(jīng)過檔案知識專業(yè)學(xué)習(xí)就匆匆上任管理人事檔案的情況時(shí)有發(fā)生。這種情況導(dǎo)致人事檔案管理人員素質(zhì)低下，甚至連基本的裝訂程序還未完全掌握，更缺乏檔案收集意識。

1.2場地不足，設(shè)施缺乏

目前，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)普遍未設(shè)置專門的人事檔案管理場所，僅僅是在檔案室設(shè)立一個(gè)柜子和其他檢驗(yàn)報(bào)告存放在一起，無法達(dá)到三室分開的要求（即檔案庫房、檔案查閱室、檔案管理人員辦公室）。另外，雖然目前大部分檔案室都配備有空調(diào)，但防盜和防火設(shè)施仍普遍存在不足。

1.3人事檔案材料不全，材料制作不規(guī)范

由于目前社會上很多公司企業(yè)普遍不重視人事檔案，造成人事檔案的材料不全，當(dāng)一些新進(jìn)人員由外面的企業(yè)調(diào)入檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)時(shí)，往往導(dǎo)致所缺的材料很難不全。另外，由于人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，材料的制作往往達(dá)不到國家的要求，這直接影響到整份檔案的質(zhì)量和價(jià)值。

2、新時(shí)代的人事檔案工作的建議

2.1提高意識，加強(qiáng)管理

一件事必須重視了才有可能把它做好。特別是在檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中，只有領(lǐng)導(dǎo)重視了才有可能把事情做好。人事檔案管理是一項(xiàng)細(xì)水長流的工作，不可能一蹴而就、功畢一役。必需將人事檔案管理工作常態(tài)化，列入日常工作計(jì)劃中，成立人事檔案管理小組，在檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)班子成員中明確人事檔案的分工，建立有關(guān)的檢查制度，定期對該項(xiàng)工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)、獎(jiǎng)懲。具體經(jīng)辦人員應(yīng)建立常態(tài)化的匯報(bào)渠道，直接將存在問題和一些有益的建議上報(bào)至檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)層。

2.2加強(qiáng)人事檔案管理的信息化水平

傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理人力成本高并且容易損壞檔案的原始資料，已經(jīng)不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。因此，應(yīng)加大人事檔案信息化建設(shè)的投入，提高科學(xué)管理的水平才有可能提高效率。利用現(xiàn)代化的工具，例如掃描儀、錄音筆、計(jì)算機(jī)、照相機(jī)、錄像機(jī)等完整而真實(shí)地記錄下人事檔案的信息，代替呆板的紙質(zhì)材料。這樣就可以在保密的前提下，通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的共享，提高人事檔案的利用率、實(shí)用性、時(shí)效性。

2.3加強(qiáng)培訓(xùn)、提高人員素質(zhì)

檔案管理中，人的因素往往起決定性作用，只有提高了人員的素質(zhì)才能做好人事檔案工作。雖然，要在目前的檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)中配備專業(yè)的檔案管理人員是比較困難，但加強(qiáng)培訓(xùn)還是完全可以做到的，而且也是必須做到的。對此，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)因建立相應(yīng)的人員培訓(xùn)和考核制度。根據(jù)自身的情況，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)加大這方面的培訓(xùn)交流，特別是與一些檔案管理較好的單位開展由針對性的交流，這無疑是提高人員素質(zhì)的一條捷徑。

2.4加大檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)投入

再好的管理都必需有硬件的配套，良好的硬件投入是管理基礎(chǔ)。人事干部應(yīng)積極爭取單位甚至上級部門的的支持。完善庫房的“六防”設(shè)施，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫。檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應(yīng)三室分開。

2.5重視人事檔案材料的收集工作，提高材料制作水平

材料是人事檔案的骨肉，只有將材料收集完整了，整個(gè)檔案才真實(shí)可靠。對于檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)來說，人員的職稱經(jīng)常發(fā)生變化。另外，由于檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的技術(shù)水平要求越來越高，人員參加各種學(xué)歷和非學(xué)歷教育也相當(dāng)普遍，還經(jīng)常參加各種執(zhí)業(yè)資格考試。作為檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的人事檔案管理人員應(yīng)特別留意收集這方面的材料，及時(shí)豐富人事檔案的內(nèi)容，只有這樣的人事檔案才能真實(shí)反應(yīng)個(gè)人的情況，發(fā)揮人事檔案的作用。另外，由于各種材料的尺寸不盡相同，但按國家要求都必須使用16開規(guī)格的辦公用紙，這就涉及到材料的后期加工，包括折疊、剪裁及裱糊等步驟。筆者建議使用專業(yè)檔案制作設(shè)備，從而降低人力成本，提高工作效率，保證材料制作水平。