序論：好文章的創(chuàng)作是一個(gè)不斷探索和完善的過(guò)程，我們?yōu)槟扑]十篇會(huì)計(jì)檔案管理制度范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來(lái)更深刻的閱讀感受。

篇（1）

會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告、會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件、操作人的密碼等會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

(一)會(huì)計(jì)憑證類。包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證。

(二)會(huì)計(jì)賬簿類。包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)明細(xì)賬、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿。

(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類。包括月度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、其他財(cái)務(wù)報(bào)告，報(bào)告中要有會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及必要的文字說(shuō)明。

(四)其他類。包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)及其他在會(huì)計(jì)核算工作中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)及各核算單位具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)核算資料。

第二條會(huì)計(jì)檔案的整理。

會(huì)計(jì)年度終了后，應(yīng)將裝訂成冊(cè)的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行整理立卷。各種會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)檔案材料的關(guān)聯(lián)性，分門別類地組成幾個(gè)類型的案卷，將各卷按順序編號(hào)。

（一）會(huì)計(jì)憑證

(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊(cè)的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。

(2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。

(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：?jiǎn)挝幻Q、年度、月份、起止日期、號(hào)碼、裝訂人簽章等。

（二）會(huì)計(jì)賬簿：各種會(huì)計(jì)賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

(1)會(huì)計(jì)賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。

(2)會(huì)計(jì)賬簿在裝訂前，應(yīng)按賬簿啟用表的使用頁(yè)數(shù)，核對(duì)各個(gè)賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。

(3)活頁(yè)賬簿去空白頁(yè)后，將本賬面數(shù)項(xiàng)填寫齊全，撤去賬殼，用堅(jiān)固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊(cè)。不同規(guī)格的活頁(yè)賬不得裝訂在一起。

(4)會(huì)計(jì)賬簿的裝訂順序：

a.會(huì)計(jì)賬簿裝訂封面；

b.賬簿啟用表；

c.賬戶目錄；

d.按本賬簿頁(yè)數(shù)，順序裝訂項(xiàng)頁(yè)；

e.會(huì)計(jì)賬簿裝訂封底。

(5)裝訂后的會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)牢固、平整、不得有折角，掉頁(yè)現(xiàn)象。

(6)賬簿裝訂的封口處，應(yīng)加蓋裝訂人印章。

(7)裝訂后，會(huì)計(jì)賬簿的脊背應(yīng)平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號(hào)。

(8)會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)為一年一編，編號(hào)順序?yàn)榭傎~、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬、輔助賬。

（三）會(huì)計(jì)報(bào)表

會(huì)計(jì)報(bào)表編制完成并按時(shí)報(bào)送后，留存報(bào)表均應(yīng)按月裝訂成冊(cè)，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。

第三條會(huì)計(jì)檔案的歸檔保管。

（一）當(dāng)年的會(huì)計(jì)檔案在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由業(yè)務(wù)人員保管一年，期滿后轉(zhuǎn)入檔案室并由專人保管。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)全部會(huì)計(jì)檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。

（三）機(jī)構(gòu)變動(dòng)或檔案管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，將全部案卷逐一點(diǎn)交，接管人員逐一接收。

（四）磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)資料的歸檔。年度終了，系統(tǒng)管理員將當(dāng)年賬簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)電算化資料備份并詳細(xì)標(biāo)注，裝盒交檔案室歸檔。包括：會(huì)計(jì)年度數(shù)據(jù)備份盤；同期的操作系統(tǒng)、相關(guān)應(yīng)用程序軟件及會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)軟件；操作人的密碼、操作日志等其他會(huì)計(jì)資料。會(huì)計(jì)檔案磁性資料保管期限與書面資料一致。會(huì)計(jì)軟件保管期截止該軟件停止使用或有重大更改后五年。以磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)資料，根據(jù)保管期限，由系統(tǒng)管理員定期復(fù)制，且應(yīng)標(biāo)識(shí)清楚，雙份歸檔，異地存放。

第四條會(huì)計(jì)檔案的保管期限。會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久保存和定期保存兩類。定期保存的會(huì)計(jì)檔案其保存期限從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起，分為3年、5年、10年、15年、25年5類。詳見(jiàn)附表一。

第五條會(huì)計(jì)檔案的借閱。

（一）建立會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)和借閱登記清冊(cè)。

（二）凡需借會(huì)計(jì)檔案的人員，須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。

（三）借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得在案卷中標(biāo)畫，不得拆散原卷冊(cè)，更不得抽換。

（四）借閱會(huì)計(jì)檔案人員，不得將會(huì)計(jì)檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，須經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可復(fù)制。

第六條會(huì)計(jì)檔案的銷毀。保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第七條規(guī)定的情形外，按照以下程序銷毀：

(一)會(huì)計(jì)檔案保管期滿，由檔案管理人員會(huì)同財(cái)務(wù)人員提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)，起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

(二)局分管領(lǐng)導(dǎo)要在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)．

(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)由同級(jí)檔案機(jī)構(gòu)、財(cái)政部門和審計(jì)部門派人員監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案。銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

在建項(xiàng)目尚未完成的會(huì)計(jì)檔案，保管期限已滿也不得銷毀。

第八條會(huì)計(jì)檔案的移交。移交會(huì)計(jì)檔案，雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱，卷號(hào)、冊(cè)數(shù)，起止年度和檔案編號(hào)，應(yīng)保管期限，已保管期限等內(nèi)容。

篇（2）

中圖分類號(hào)：F232 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2015）018-000-01

會(huì)計(jì)檔案是一個(gè)單位在經(jīng)費(fèi)開支管理中所產(chǎn)生，并作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)歷史記錄保存起來(lái)的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料。作為財(cái)務(wù)信息的載體，會(huì)計(jì)檔案可以綜合反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史過(guò)程，可以成為分析財(cái)務(wù)收支的重要依據(jù)，可以作為調(diào)查研究和預(yù)測(cè)決策的史料依據(jù)，可以了解歷年經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全過(guò)程，從中發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)管理的規(guī)律性，從而提高管理水平和經(jīng)費(fèi)使用效益。因此，加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的整理和歸檔工作，完善會(huì)計(jì)檔案的管理制度，是各級(jí)財(cái)務(wù)部門的一項(xiàng)重要工作。隨著一系列財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)和投入使用，財(cái)務(wù)管理實(shí)現(xiàn)了電算化，會(huì)計(jì)檔案的意義發(fā)生了變化，內(nèi)容更多，范圍更大。這使得會(huì)計(jì)檔案管理比以往更加繁重。完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度工作顯得非常重要。

一、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容

傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案，一般都是以紙質(zhì)的形式存在。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)電算化后，部分會(huì)計(jì)檔案還可以以非紙質(zhì)的形式存儲(chǔ)。

1.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案

紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案主要是指紙質(zhì)發(fā)票、收據(jù)、結(jié)算單等原始憑證、上級(jí)下達(dá)的指標(biāo)文件、本級(jí)經(jīng)費(fèi)開支的請(qǐng)示件等紙質(zhì)文件和通過(guò)各類財(cái)務(wù)系統(tǒng)打印形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案保管、移交以及銷毀等紙質(zhì)形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)檔案

2.非紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案

非紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案主要是指用U盤、硬盤、磁盤、光盤等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)，將傳統(tǒng)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案以電子數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行介質(zhì)存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)資料。同時(shí)還包括計(jì)算機(jī)自身的軟件硬件系統(tǒng)和設(shè)備類型，財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)名稱、版本號(hào)、編程語(yǔ)言及操作程序等相關(guān)數(shù)據(jù)。

二、會(huì)計(jì)電算化檔案管理的特點(diǎn)

財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)實(shí)行電算化以后，從原始憑證的輸入、財(cái)務(wù)報(bào)表的制作、歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱，都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)完成，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化輸入和管理。工作方式的變化使會(huì)計(jì)檔案有了新的特點(diǎn)：

1.電算化后的會(huì)計(jì)檔案存貯形式更多、范圍擴(kuò)大

憑證、帳簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料的存在形式發(fā)生了轉(zhuǎn)變，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不但可以以紙質(zhì)形式存在，還可以以電磁信號(hào)的形式存貯于光盤、硬盤、磁盤等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)中。磁性化存貯介質(zhì)的介入使會(huì)計(jì)檔案的管理工作更加簡(jiǎn)潔、高效。電算化會(huì)計(jì)檔案除保留了傳統(tǒng)意義上的憑證、帳簿、報(bào)表等會(huì)計(jì)資料外，還存貯了在計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件上的數(shù)據(jù)，如程序開發(fā)設(shè)計(jì)說(shuō)明書、源程序、會(huì)計(jì)科目代碼、結(jié)轉(zhuǎn)公式及其他計(jì)算公式等。

2.電算化后的會(huì)計(jì)檔案方便查找和管理

所有的會(huì)計(jì)檔案都可以通過(guò)辦公計(jì)算機(jī)和辦公網(wǎng)絡(luò)計(jì)算、查找、分析、統(tǒng)計(jì)，從而實(shí)現(xiàn)了資源共享，同時(shí)避免了紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案因翻閱和借閱造成的磨損和丟失。在查找某一張憑證時(shí)，只需要在計(jì)算機(jī)程序上輸入需要查找的內(nèi)容，就可以查出會(huì)計(jì)憑證的存放地點(diǎn)，甚至可以直接在計(jì)算機(jī)顯示屏上查看這張憑證的內(nèi)容，這樣的工作模式大大提高了工作效率。

3.電算化后的會(huì)計(jì)檔案更加節(jié)省存儲(chǔ)空間

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案時(shí)代，每年都有上千份原始憑證、記賬憑證和各類會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、分析報(bào)告需要存儲(chǔ)。如果逐頁(yè)打印可能會(huì)消耗上千張紙。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)電算化后，每年的會(huì)計(jì)檔案除了原始憑證和記賬憑證必須以紙質(zhì)形式存儲(chǔ)外，其余的會(huì)計(jì)檔案理論上只需要用一張光盤存儲(chǔ)，這樣大大節(jié)約了存儲(chǔ)空間。有些單位原先會(huì)計(jì)檔案室爆滿，甚至需要好幾間庫(kù)房存放會(huì)計(jì)檔案的狀況可以得到改善。

4.會(huì)計(jì)檔案存放地的環(huán)境要求更嚴(yán)格

光盤、硬盤、磁盤等移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)的使用容易受磁場(chǎng)、溫度、灰塵等因素的影響，因此，相比于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案存放地點(diǎn)需要防火、防潮，非紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)要有更加嚴(yán)密的防塵、防熱、防磁、防凍等措施。

三、對(duì)完善電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度的幾點(diǎn)意見(jiàn)和建議

嚴(yán)格內(nèi)部控制，提高服務(wù)利用，完善會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度，管好用好電算化會(huì)計(jì)檔案是財(cái)務(wù)管理工作向高水平發(fā)展的重要前提。

1.進(jìn)一步加強(qiáng)內(nèi)部控制

根據(jù)權(quán)、責(zé)、利相結(jié)合的原則，嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制，科學(xué)界定各個(gè)崗位的權(quán)限和職責(zé)，做好不相容職責(zé)相對(duì)應(yīng)工作內(nèi)容的分離管理。應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度，專設(shè)的會(huì)計(jì)檔案管理員的工作崗位，主要負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的管理工作，該工作崗位不得由審核、會(huì)計(jì)、出納等人員兼任。

2.進(jìn)一步完善電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度

和傳統(tǒng)的手工方式一樣，以電算化方式生成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案，也應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)規(guī)定歸檔保管。對(duì)移動(dòng)存儲(chǔ)介質(zhì)排序編號(hào)，標(biāo)明存檔的時(shí)間和文件內(nèi)容，并制作檔案管理文件卡片。在會(huì)計(jì)檔案的存放地點(diǎn)做好防火、防潮、防塵、防光、防壓、防腐蝕工作。創(chuàng)建獨(dú)立的內(nèi)部辦公網(wǎng)，與外部其它的辦公網(wǎng)絡(luò)以及因特網(wǎng)物理隔離。完善網(wǎng)絡(luò)安全管理，采取安全措施，做好計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的檢測(cè)、殺毒工作。嚴(yán)格設(shè)定電算化會(huì)計(jì)檔案的使用、查閱權(quán)限，對(duì)不同種類的信息制定不同的權(quán)限，禁止無(wú)關(guān)人員接觸電算化會(huì)計(jì)檔案的信息。

3.進(jìn)一步完善電算化會(huì)計(jì)檔案的借閱制度

電算化會(huì)計(jì)檔案未經(jīng)相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)同意不得借給無(wú)關(guān)人員。會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)盤不得隨意帶出檔案室，財(cái)務(wù)人員若因工作需要，要查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)檔案管理員陪同查閱；若要借用會(huì)計(jì)檔案，必須辦理有關(guān)借用手續(xù)，使用完畢后要及時(shí)歸還并放回原處。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)詳細(xì)登記借閱會(huì)計(jì)檔案的人員相關(guān)信息、包括查閱時(shí)間、查閱的會(huì)計(jì)檔案名稱、查閱緣由。存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料借閱歸還時(shí)，還應(yīng)該認(rèn)真檢查資料是否安全、完整。

4.進(jìn)一步完善電算化會(huì)計(jì)檔案定期備份制度

篇（3）

1、現(xiàn)金記帳憑證及日記帳的輸出及保管。

現(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。現(xiàn)金記帳憑證一律由專職會(huì)計(jì)人員手工做記帳憑證，審核無(wú)誤后當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記帳頁(yè)，審核后交現(xiàn)金出納人員核對(duì)現(xiàn)金庫(kù)存，相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在帳頁(yè)上蓋章，按月編頁(yè)碼裝訂成冊(cè)加蓋封印，年終將各月現(xiàn)金日記帳順序裝訂成冊(cè)，加蓋封印妥為保管。

2、銀行記帳憑證、帳冊(cè)的輸出與保管。

銀行記帳憑證分機(jī)制憑證和手編記帳憑證兩種。有關(guān)財(cái)務(wù)人員必須及時(shí)把經(jīng)審核無(wú)誤的原始憑證或手編憑證，當(dāng)日輸入計(jì)算機(jī)并打印銀行日記帳，以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行帳頁(yè)經(jīng)出納審核無(wú)誤后，出納和主管會(huì)計(jì)簽字蓋章，按日裝訂成冊(cè)，年終將各月銀行日記帳順序裝訂成冊(cè)，并加蓋封印，妥為保管。

現(xiàn)金、銀行記帳憑證可采取匯總的方式，裝訂成冊(cè)，妥為保管。

3、轉(zhuǎn)帳憑證的輸入、輸出與保管

轉(zhuǎn)帳憑證包括手編憑證和機(jī)制憑證兩種，有關(guān)會(huì)計(jì)人員應(yīng)及時(shí)將審核無(wú)誤的原始憑證或手工編制的記帳憑證，輸入計(jì)算機(jī)。機(jī)制憑證在輸入計(jì)算機(jī)后要打印輸出，并與手編憑證同樣裝訂成冊(cè)，妥為保管。

4、科目匯總表、帳簿打印時(shí)間。

（1）現(xiàn)金、銀行日記帳每天打印。

（2）銀行余額調(diào)整表每月打印一次。

（3）總分類帳和各種明細(xì)分類帳每月打印一次。

（4）現(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)帳記帳憑證的科目匯總表每本打印一次，并同該本記帳憑證一起裝訂。

（5）會(huì)計(jì)報(bào)表、計(jì)算表、分析表，按管理要求和時(shí)間打印輸出，經(jīng)有關(guān)財(cái)會(huì)人員審核無(wú)誤后簽字生效。

5、其他

由機(jī)器打印輸出的會(huì)計(jì)檔案發(fā)生缺損時(shí)，必須補(bǔ)充打印，并要求操作人員在打印輸出的帳頁(yè)上簽字蓋章，財(cái)務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。

二、數(shù)據(jù)備份管理

1、由于會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)的重要性，必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。

2、在日常工作中，準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用，隔日進(jìn)行備份，以避免意外和人為錯(cuò)誤造成對(duì)工作的干擾。

3、需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月帳務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。

4、機(jī)內(nèi)憑證及總分類帳、明細(xì)分類帳、報(bào)表，應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤備份，交會(huì)計(jì)檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。

三、會(huì)計(jì)檔案管理

1、會(huì)計(jì)檔案存檔手續(xù)：打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表，必須有會(huì)計(jì)主管的簽章才能存檔保管。

2、為保證備份數(shù)據(jù)的安全，備份軟盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽，裝入盤套，放進(jìn)硬盒，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場(chǎng)所。

3、由打印輸出的憑證、帳冊(cè)、報(bào)表等書面形式的會(huì)計(jì)檔案按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。

篇（4）

第三條各級(jí)人民政府財(cái)政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

第四條各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密。

第五條會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：

(一)會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。

(二)會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。

(三)財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。

(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

第六條各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。移交本單位檔案機(jī)構(gòu)保管的會(huì)計(jì)檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。

第七條各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。

第八條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

第九條本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限，各類會(huì)計(jì)檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。

各單位會(huì)計(jì)檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

第十條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本辦法第十一條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：

(一)由本單位檔案機(jī)構(gòu)會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn)，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。

(二)單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。

(三)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國(guó)家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。

第十一條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。

正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷毀。

第十二條采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案條件的，由國(guó)務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報(bào)財(cái)政部、國(guó)家檔案局備案。

第十三條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。法律、行政法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十四條單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案；單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十五條單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案仍應(yīng)由原各單位保管。

第十六條建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工決算后移交給建設(shè)項(xiàng)目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。

第十七條單位之間交接會(huì)計(jì)檔案的，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會(huì)計(jì)檔案交接手續(xù)。

移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。

交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋章。

篇（5）

會(huì)計(jì)檔案保管期限的調(diào)整是本次《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》修訂的重要內(nèi)容，也是變化最大的內(nèi)容，廣大檔案工作者和計(jì)人員對(duì)此疑惑較多，新舊《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》在保管期限上如何銜接，大家也覺(jué)得難以把握。本期重點(diǎn)對(duì)定期保管會(huì)計(jì)檔案保管期限調(diào)整進(jìn)行解讀，并對(duì)新舊保管期限規(guī)定的銜接方法進(jìn)行說(shuō)明。

保管期限調(diào)整的背景和原因

新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“新《辦法》”或“新《管理辦法》”）將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由3年、5年、10年、15年、25年5類調(diào)整為10年、30年2類，主要以下原因：

一是與各單位其他檔案保管期限保持一致的需要。近年來(lái)，國(guó)家檔案局對(duì)機(jī)關(guān)和企業(yè)檔案的定期保管期限進(jìn)行了調(diào)整，《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第8號(hào)）、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第10號(hào)）分別將機(jī)關(guān)文書檔案和企業(yè)檔案的定期保管期限統(tǒng)一為10年、30年。

二是與有關(guān)法律法規(guī)相協(xié)調(diào)的需要。會(huì)計(jì)檔案在很多民事案件中都作為重要證據(jù)，民事案件的訴訟時(shí)效最長(zhǎng)為20年，加上訴訟開始前事件已經(jīng)存在一定的時(shí)間了，民事案件常常需要20年以前的會(huì)計(jì)檔案作為證據(jù)。但大部分會(huì)計(jì)檔案的最低保管期限都低于20年。某法院在經(jīng)濟(jì)糾紛案審判中曾遇到過(guò)由于會(huì)計(jì)檔案到期已銷毀而無(wú)法判定錢款是否收付的情況，后該法院專門提出司法建議指出，由于民事案件的訴訟時(shí)效最長(zhǎng)為20年，建議將會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿的保管期限修改為20年以上。

三是與資產(chǎn)存續(xù)期限相協(xié)調(diào)。各單位都認(rèn)為原定保管期限太短，由于原定保管期限不合理，特別是一些與使用期超過(guò)檔案保管期限的固定資產(chǎn)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案，在到保管期限后，與其相關(guān)的資產(chǎn)仍在使用或存續(xù)，與此有關(guān)的會(huì)計(jì)檔案需要調(diào)閱查用。

四是貫徹以人為本的理念。會(huì)計(jì)檔案與人有關(guān)，與人有關(guān)的檔案會(huì)在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)需要查閱利用。原《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱“原《辦法》”或“原《管理辦法》”）規(guī)定的保管期限遠(yuǎn)遠(yuǎn)短于其他與人有關(guān)的檔案的保管期限大量，為了維持各單位員工或社會(huì)其他成員的合法權(quán)益，將會(huì)計(jì)檔案的保管期限適當(dāng)延長(zhǎng)是必要的。

五是現(xiàn)實(shí)使用反映會(huì)計(jì)原定保管期限過(guò)短。各單位大量到了原定保管期限的會(huì)計(jì)檔案也都不銷毀，有的單位50年前的會(huì) 計(jì)檔案仍舊保留著；超過(guò)15年的憑證檔案和超過(guò)25年的賬簿檔案仍舊被查閱利用。這從一個(gè)側(cè)面反映了會(huì)計(jì)檔案保管期限有延長(zhǎng)的必要。

六是考慮會(huì)計(jì)電子檔案特點(diǎn)。與紙質(zhì)載體相比，會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)庫(kù)房等物理空間占用較少，保管成本大幅降低，具備延長(zhǎng)保管期限的條件。

七是滿足當(dāng)前反腐需要?，F(xiàn)存會(huì)計(jì)檔案保管期限標(biāo)準(zhǔn)不能滿足責(zé)任追查的需要。

八是原《辦法》設(shè)定的會(huì)計(jì)檔案定期保管期限類型太多，許多會(huì)計(jì)人員和檔案人員在劃定會(huì)計(jì)檔案的具體保管期限時(shí)往往無(wú)法很好掌握。

保管期限調(diào)整的內(nèi)容

一是將定期保管期限由原《管理辦法》規(guī)定的5類合并為2類。新《管理辦法》第十四條規(guī)定，“會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年”。即將會(huì)計(jì)檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年5類調(diào)整為10年、30年2類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限是從“會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起”的。例如，2014年形成的憑證類會(huì)計(jì)資料，其歸檔后會(huì)計(jì)憑證檔案的保管期限是從2015會(huì)計(jì)年度開始起算的。

二是將憑證和賬簿2類會(huì)計(jì)檔案保管期限作了適當(dāng)延長(zhǎng)。將所有單位的銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、納稅申報(bào)表，財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收部門的國(guó)家金庫(kù)編送的各種報(bào)表及繳庫(kù)退庫(kù)憑證、各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表、國(guó)家金庫(kù)年報(bào)（決算），基本建設(shè)撥、貸款年報(bào)（決算），行政單位和事業(yè)單位會(huì)計(jì)月、季度報(bào)表和稅收會(huì)計(jì)報(bào)表的保管期限統(tǒng)一為10年。將企業(yè)的原始憑證、記賬憑證等憑證類檔案由原先的15年延長(zhǎng)為30年。將總賬、明細(xì)賬、日記賬、其他輔賬等賬簿類會(huì)計(jì)檔案由原先的25年延長(zhǎng)為30年。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年。將行政單位和事業(yè)單位的各種會(huì)計(jì)憑證，財(cái)政總預(yù)算撥款憑證和其他會(huì)計(jì)憑證由原先的15年延長(zhǎng)為30年。將財(cái)政總預(yù)算、行政單位、事業(yè)單位和稅收部門日記賬、總賬、稅收日記賬（總賬）、明細(xì)分類、分戶賬或登記簿由原先的25年延長(zhǎng)為30年。這些要求主要體現(xiàn)在新《辦法》的附表1和附表2。

三是在保管期限表的設(shè)置上堅(jiān)持原則性與靈活性相結(jié)合。新《辦法》第十五條第一款規(guī)定 “各類會(huì)計(jì)檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行，本辦法規(guī)定的會(huì)計(jì)檔案保管期限為最低保管期限?！边@意味著，各單位在劃定會(huì)計(jì)檔案保管期限表可以根據(jù)需要自行設(shè)置相應(yīng)的保管期限，但自行設(shè)置的保管期限不得低于新《管理辦法》規(guī)定的最低期限。如某單位認(rèn)為部分會(huì)計(jì)憑證比較重要，可能在未來(lái)一段較長(zhǎng)的時(shí)期里需要查詢利用，將該批會(huì)計(jì)憑證劃定為50年。這種做法是符合新《管理辦法》有關(guān)精神和要求的。但反之則不行。即不得將憑證類會(huì)計(jì)檔案劃定為低于30年。這種原則性與靈活相結(jié)合的做法，給各單位結(jié)合實(shí)際劃定會(huì)計(jì)檔案保管期限預(yù)留了空間，有利于會(huì)計(jì)檔案的管理。

會(huì)計(jì)檔案保管期限新舊標(biāo)準(zhǔn)的銜接

為確保新《辦法》有效貫徹實(shí)施，實(shí)現(xiàn)新舊管理辦法平穩(wěn)過(guò)渡，國(guó)家檔案局聯(lián)合財(cái)政部專門就有關(guān)銜接規(guī)定下發(fā)了文件，保管期限新舊銜接是主要內(nèi)容，要求如下：

一是對(duì)已到保管期限且已鑒定但未銷毀的會(huì)計(jì)檔案的處理。已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定可以銷毀但尚未進(jìn)行銷毀的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《辦法》的要求組織銷毀；已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鑒定應(yīng)繼續(xù)保管的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《辦法》規(guī)定的最低保管期限，確定繼續(xù)保管期限（最低繼續(xù)保管期限等于新的最低保管期限減去已保管期限，下同）。

二是對(duì)已到保管期限但未作鑒定的會(huì)計(jì)檔案的處理。已到原《辦法》規(guī)定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未進(jìn)行鑒定的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照新《辦法》的要求進(jìn)行鑒定，確定銷毀或繼續(xù)保管。確定銷毀的，應(yīng)按照新《辦法》的要求組織銷毀；確定繼續(xù)保管的，應(yīng)按照新《辦法》規(guī)定的最低保管期限，確定繼續(xù)保管期限。

篇（6）

向單位檔案管理機(jī)構(gòu)移交時(shí)間更加靈活

原《辦法》要求會(huì)計(jì)年度終了后，會(huì)計(jì)檔案可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，一年后應(yīng)當(dāng)移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。實(shí)際工作中，很多單位會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)的需要應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的審計(jì)以及業(yè)務(wù)主管部門、審計(jì)部門、稅務(wù)部門等的檢查，通常近三年的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表需要隨時(shí)查閱。為此，新《辦法》第十一條規(guī)定，“當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管一年后移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最多不超過(guò)三年?！?/p>

明確會(huì)計(jì)檔案出境要求

對(duì)于會(huì)計(jì)檔案能否攜帶出境，原《辦法》規(guī)定“我國(guó)境內(nèi)所有單位的會(huì)計(jì)檔案不得攜帶出境”。1999年經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)，國(guó)家檔案局的《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》（國(guó)家檔案局令第5號(hào)）規(guī)定檔案出境實(shí)行分級(jí)審批制度。據(jù)此，新《辦法》第二十四將其修改為“單位的會(huì)計(jì)檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運(yùn)或者傳輸至境外的，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行?！?/p>

《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》第十九條：“各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的一級(jí)檔案嚴(yán)禁出境。各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的二級(jí)檔案需要出境的，必須經(jīng)國(guó)家檔案局審查批準(zhǔn)。各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的三級(jí)檔案、各級(jí)國(guó)家檔案館館藏的一、二、三級(jí)檔案以外的屬于國(guó)家所有的檔案和屬于集體所有、個(gè)人所有以及其他不屬于國(guó)家所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案及其復(fù)制件，各級(jí)國(guó)家檔案館以及機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人需要攜帶、運(yùn)輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，海關(guān)憑批準(zhǔn)文件查驗(yàn)放行。”

會(huì)計(jì)檔案出境根據(jù)其等級(jí)不同由不同級(jí)別的檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位、其他組織和個(gè)人的會(huì)計(jì)檔案需要攜帶、運(yùn)輸或者郵寄出境的，必須經(jīng)省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政管理部門審查批準(zhǔn)。有關(guān)辦理方法可參見(jiàn)各地檔案行政管理部門主頁(yè)有關(guān)行政審批事項(xiàng)辦理方法。

《關(guān)于加強(qiáng)在境外發(fā)行證券與上市相關(guān)保密和檔案管理工作的規(guī)定》第三條規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過(guò)程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國(guó)家秘密的文件、資料和其他物品的，應(yīng)當(dāng)依法報(bào)有審批權(quán)限的主管部門批準(zhǔn)，并報(bào)同級(jí)保密行政管理部門備案。是否屬于國(guó)家秘密不明確或者有爭(zhēng)議的，應(yīng)當(dāng)報(bào)有關(guān)保密行政管理部門確定?！钡谒臈l規(guī)定“在境外發(fā)行證券與上市過(guò)程中，境外上市公司向有關(guān)證券公司、證券服務(wù)機(jī)構(gòu)和境外監(jiān)管機(jī)構(gòu)提供或者公開披露涉及國(guó)家安全或者重大利益的檔案的，應(yīng)當(dāng)依法報(bào)國(guó)家檔案局批準(zhǔn)?！?/p>

對(duì)單位間會(huì)計(jì)檔案交接的修改

會(huì)計(jì)檔案的移交有可能發(fā)生在以下兩種情況中：

第一種情況是因單位分立、合并等變動(dòng)而引起的檔案移交。新《辦法》第二十一條規(guī)定“單位分立后原單位存續(xù)的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立后原單位解散的，其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)?！鄙鲜鲆笾小皬?fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案”和“單位分立中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存”均會(huì)發(fā)生會(huì)計(jì)檔案交接。

第二種情況是單位業(yè)務(wù)移交而引起的移交。新《辦法》第二十一條規(guī)定“單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì)計(jì)檔案。對(duì)其中未結(jié)清的會(huì)計(jì)事項(xiàng)所涉及的會(huì)計(jì)憑證，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)?！钡诙龡l規(guī)定“建設(shè)單位在項(xiàng)目建設(shè)期間形成的會(huì)計(jì)檔案，需要移交給建設(shè)項(xiàng)目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在k理竣工財(cái)務(wù)決算后及時(shí)移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)?！鄙鲜鰳I(yè)務(wù)移交和建設(shè)項(xiàng)目移交也會(huì)發(fā)生會(huì)計(jì)檔案交接。

對(duì)于上述發(fā)生會(huì)計(jì)檔案交接，根據(jù)新《辦法》第二十四條規(guī)定，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的交接，“移交會(huì)計(jì)檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或蓋章?！睍?huì)計(jì)檔案交接文據(jù)的格式可參照《檔案交接文據(jù)格式》（GB/T 13968-1992）中第三條和第四條相關(guān)內(nèi)容執(zhí)行；新《辦法》對(duì)會(huì)計(jì)檔案交接最大的修改是電子會(huì)計(jì)檔案的交接，電子會(huì)計(jì)檔案的交接的有關(guān)要求解讀請(qǐng)參照《中國(guó)檔案》2016年第3期《修訂內(nèi)容要點(diǎn)解讀（之二）》

對(duì)違反《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》處罰的修改

原《辦法》并沒(méi)有對(duì)違返其管理規(guī)定進(jìn)行處罰的條款，給會(huì)計(jì)檔案管理責(zé)任追究帶來(lái)了困難，不利于規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的管理。對(duì)原《管理辦法》修訂征求意見(jiàn)過(guò)程中，不少單位提出需要增加罰責(zé)的意見(jiàn)。為此，新《辦法》增加了第二十七條，規(guī)定“違反本辦法規(guī)定的單位和個(gè)人，由縣級(jí)以上人民政府財(cái)政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律法規(guī)處理處罰?！北M管新《辦法》并沒(méi)有對(duì)違反有關(guān)規(guī)定如何處罰作出具體的規(guī)定，但由于違返新《辦法》均屬檔案違法違紀(jì)，可依據(jù)以下法律法規(guī)進(jìn)行處罰。一是依據(jù)《刑法》第三百二十九條 “搶奪、竊取國(guó)家所有的檔案的，處五年以下有期徒刑或者拘役”，“違反檔案法的規(guī)定，擅自出賣、轉(zhuǎn)讓國(guó)家所有的檔案，情節(jié)嚴(yán)重的，處三年以下有期徒刑或者拘役”的規(guī)定。二是依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》第二十四條、第二十五條的規(guī)定；三是依據(jù)監(jiān)察部、人力資源和社會(huì)保障部、國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)的《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》（國(guó)家檔案局令第30號(hào)）中有關(guān)規(guī)定；四是依據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》第四十二條、第四十四條規(guī)定。

其他修改內(nèi)容

一是完善會(huì)計(jì)檔案利用的有關(guān)要求。原《辦法》規(guī)定，“各單位保存的會(huì)計(jì)檔案不得借出”。實(shí)際工作中，在業(yè)務(wù)主管部門的檢查、國(guó)家審計(jì)部門的審計(jì)中或者司法工作中，會(huì)計(jì)檔案會(huì)被借出。因此新《管理辦法》規(guī)定，“單位保存的會(huì)計(jì)檔案一般不得對(duì)外借出。確因工作需要且根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定必須借出的，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)?！?/p>

二是對(duì)不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位做出了特別規(guī)定。針對(duì)小微企業(yè)等不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位以及依法應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶，新《辦法》規(guī)定“其會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行?！保ǖ诙藯l）。此外，隨著我國(guó)會(huì)計(jì)服務(wù)外包發(fā)展迅速，很多小微企業(yè)委托中介機(jī)構(gòu)記賬，因此，新《辦法》明確了記賬中涉及的會(huì)計(jì)檔案管理問(wèn)題，規(guī)定“單位委托中介機(jī)構(gòu)記賬的，應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中，明確會(huì)計(jì)檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任?！?/p>

篇（7）

由于多方面的原因，會(huì)計(jì)檔案的管理目前還沒(méi)有及時(shí)制定相應(yīng)的管理辦法。從技術(shù)條件講，首先是操作系統(tǒng)的版本偏低引起生成的會(huì)計(jì)信息出現(xiàn)運(yùn)行問(wèn)題；其次是系統(tǒng)軟件的升級(jí)可能會(huì)造成舊數(shù)據(jù)無(wú)法讀取。這不僅會(huì)導(dǎo)致信息資源的流失，而且也會(huì)對(duì)將來(lái)的會(huì)計(jì)核算帶來(lái)很多不必要的負(fù)擔(dān)。

（二）會(huì)計(jì)檔案得不到充分利用

在單位內(nèi)部，作為重要資料管理的會(huì)計(jì)檔案工作，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義?？墒怯捎谑艿絺鹘y(tǒng)思維的影響，事業(yè)單位內(nèi)部通常對(duì)支出和收入狀況相對(duì)重視，沒(méi)有做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作。在經(jīng)濟(jì)管理和活動(dòng)中，會(huì)計(jì)檔案管理也未能發(fā)揮它應(yīng)有的作用和效能。對(duì)檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。而且大多數(shù)檔案人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，嚴(yán)重影響了這樣工作的開展。

二、事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)當(dāng)采取的措施

（一）完善事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理制度

以事業(yè)單位的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，同時(shí)，財(cái)務(wù)部門也要參考財(cái)政部《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，從實(shí)際出發(fā)制定會(huì)計(jì)檔案管理制度。細(xì)節(jié)內(nèi)容包括定期規(guī)范打印產(chǎn)生的會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表、憑證、日志等數(shù)據(jù)條款，然后通過(guò)統(tǒng)一裝訂并存檔處理；會(huì)計(jì)賬簿的處理一定要填制科目目錄以及啟用表，并把單位和賬簿名稱工整填于封面。同時(shí)，文件目錄和卷宗目錄也要正確填寫，并在打印的時(shí)候必須附上相應(yīng)的頁(yè)碼；事業(yè)單位的檔案移交工作也必須制定專門人員來(lái)負(fù)責(zé)，認(rèn)真做好交接任務(wù)，確保會(huì)計(jì)檔案完整無(wú)損和送檔和歸檔無(wú)誤。對(duì)于電算系統(tǒng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案，事業(yè)單位要進(jìn)行必要的備份管理。首先是專用計(jì)算機(jī)的備份；其次是使用光盤和磁盤備份；然后是對(duì)于一些特殊的檔案進(jìn)行異地備份；最后是會(huì)計(jì)電算化的管理和保存。

（二）加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理硬件管理

事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)置專門的電子會(huì)計(jì)檔案室，在硬件條件上要具備防潮、防塵和防磁的功能。會(huì)計(jì)電算化在入庫(kù)的時(shí)候，管理人員必須裝入軟件盒子中，并且要把這些盒子進(jìn)行防磁處理后放置在統(tǒng)一的固定位置。建立有效的授權(quán)批準(zhǔn)制度，便于對(duì)這些電子數(shù)據(jù)的查詢和歸檔。除此之外，研制計(jì)算機(jī)防火墻和病毒庫(kù)，確保計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)安全，以避免數(shù)據(jù)丟失和外泄帶來(lái)的損失。對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)加強(qiáng)監(jiān)管，一般的計(jì)算機(jī)不要安裝光驅(qū)和軟驅(qū)設(shè)備，系統(tǒng)員統(tǒng)一安裝必要軟件，根本上避免中毒的可能。

（三）加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平

篇（8）

（二）從基礎(chǔ)做起，加強(qiáng)日常會(huì)計(jì)檔案管理工作。

會(huì)計(jì)檔案因存儲(chǔ)量大，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)硬盤或刻錄光盤等將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存。但電子的會(huì)計(jì)檔案資料易復(fù)制、易更改。而紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，字跡容易鑒定，有直觀可視性，這就決定了信息化會(huì)計(jì)檔案管理的要求遠(yuǎn)比紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要提升許多。同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案有別于其他文書類檔案，具有法律憑證的性質(zhì)，是單位整個(gè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的全部真實(shí)記錄。因此，會(huì)計(jì)檔案的完整性尤為重要。首先，對(duì)電子設(shè)備和防病毒軟件時(shí)時(shí)進(jìn)行更新與維護(hù)。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷更新與進(jìn)步，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的攻擊力也越來(lái)越強(qiáng)，使得會(huì)計(jì)信息的重要數(shù)據(jù)容易被破壞。其次，定期對(duì)會(huì)計(jì)電子檔案進(jìn)行備份。建議對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重備份，并存放在不同的地點(diǎn)，以防止意外災(zāi)害給整個(gè)財(cái)務(wù)信息化系統(tǒng)造成無(wú)法挽回的后果。最后，注意電子檔案的存放方式。由于會(huì)計(jì)電子檔案對(duì)周圍環(huán)境要求苛刻，采用磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案要防水、防火、防塵、防磁，這就體現(xiàn)了電子檔案管理的脆弱性。如果存放不當(dāng)，就有可能造成會(huì)計(jì)檔案信息的銷磁或者數(shù)據(jù)的丟失，所以應(yīng)遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，嚴(yán)密保管。

篇（9）

檔案管理工作是一門學(xué)問(wèn)，要求從業(yè)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)、積極探索并不斷完善自我。會(huì)計(jì)檔案管理是單位經(jīng)濟(jì)狀況的一個(gè)重要證據(jù)和史料證明，是單位財(cái)會(huì)工作的重要組成成分。但是，會(huì)計(jì)檔案管理工作是會(huì)計(jì)工作中的最后一項(xiàng)工作卻很容易被人們忽視，成為事業(yè)單位財(cái)會(huì)工作的薄弱環(huán)節(jié)，嚴(yán)重影響著事業(yè)單位的財(cái)會(huì)管理工作的水平與質(zhì)量。這就要求會(huì)計(jì)檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)，并提高其業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)，加強(qiáng)管理水平，建立完善的經(jīng)濟(jì)體系。

一、會(huì)計(jì)檔案管理工作的作用與特點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案管理是極其重要的經(jīng)濟(jì)檔案，也是單位的經(jīng)濟(jì)往來(lái)信息最原始的記錄，對(duì)于單位來(lái)說(shuō)有著不可替代的地位和價(jià)值，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)可以總結(jié)為：第一，廣泛的信息來(lái)源；第二，專業(yè)的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容；第三，精準(zhǔn)嚴(yán)密的形成過(guò)程。而作用主要是：首先，財(cái)政與事業(yè)單位之間財(cái)務(wù)狀況的指示，并將其記錄在案，歸檔管理；其次，財(cái)政預(yù)算數(shù)據(jù)信息，在國(guó)家或者審計(jì)部門需要提供數(shù)據(jù)或者事業(yè)單位進(jìn)行對(duì)外投資的時(shí)候，可將對(duì)方需要的數(shù)據(jù)及時(shí)供給，其作用就更為明顯了；最后，在司法部門、財(cái)政部門、審計(jì)部門檢查事業(yè)單位廉政工作的時(shí)候，這些數(shù)據(jù)的提供就成為有力證據(jù)，為單位的清查工作提供有力依據(jù)。

二、會(huì)計(jì)檔案管理工作的現(xiàn)狀

全球經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案管理也越來(lái)越受到重視，然而這項(xiàng)工作仍然存在著這樣或那樣的問(wèn)題。通過(guò)對(duì)目前國(guó)內(nèi)會(huì)計(jì)檔案管理工作現(xiàn)狀的了解和剖析，很容易發(fā)現(xiàn)目前我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理工作過(guò)程中存在著以下問(wèn)題：

（一）會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善，工作人員基礎(chǔ)工作不規(guī)范

目前，各單位在會(huì)計(jì)檔案制度建設(shè)方面發(fā)展并不平衡，不少單位缺失或者缺乏完善的制度體系，這對(duì)于企業(yè)而言，嚴(yán)重影響著企業(yè)檔案的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化管理。一旦出現(xiàn)核查或者數(shù)據(jù)整合的時(shí)候，這一問(wèn)題就暴露得更加明顯，嚴(yán)重影響管理部門的工作效率，也給單位帶來(lái)不必要的麻煩。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平良莠不齊

事業(yè)單位能否持續(xù)健康發(fā)展，不但要考慮資金問(wèn)題，更為關(guān)鍵的是看人才質(zhì)量是否能夠得到保證。所以，人才戰(zhàn)略成為核心因素，必須引起足夠重視。目前，會(huì)計(jì)檔案管理人員普遍專業(yè)技能缺乏，安全管理意識(shí)薄弱，綜合素質(zhì)偏差，導(dǎo)致企業(yè)信息缺失、泄露時(shí)有發(fā)生，同時(shí)也給單位的資金安全問(wèn)題造成嚴(yán)重影響。

（三）事業(yè)單位對(duì)于會(huì)計(jì)檔案管理工作的疏忽和不重視

眾所周知，會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)內(nèi)容，也是極易被忽視的環(huán)節(jié)，長(zhǎng)期以來(lái)，由于意識(shí)淡薄，管理者對(duì)于這項(xiàng)工作產(chǎn)生認(rèn)識(shí)偏差，導(dǎo)致這項(xiàng)工作仍停留于日常收支核算和監(jiān)管等方面，出現(xiàn)會(huì)計(jì)工作與檔案管理脫節(jié)的現(xiàn)象。

三、會(huì)計(jì)檔案管理工作中的對(duì)策和措施

（1）建立健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度，進(jìn)一步規(guī)范工作細(xì)節(jié)，建立信息化管理模式。常言道，無(wú)規(guī)矩不成方圓，因此，要想管理好會(huì)計(jì)檔案就必須制定完善的制度，從而規(guī)范工作過(guò)程中的細(xì)節(jié)問(wèn)題，嚴(yán)格落實(shí)，切實(shí)執(zhí)行，同時(shí)除了要建立和完善紙質(zhì)檔案，還要建立與計(jì)算機(jī)相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)來(lái)保存資料信息，建立信息化會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，利用互聯(lián)網(wǎng)與局域網(wǎng)加強(qiáng)部門間與外界的溝通，利用科技信息化手段真正實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案高效管理，從而真正實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、持續(xù)化發(fā)展的信息化會(huì)計(jì)檔案管理工作。

（2）加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，提高其綜合素質(zhì)，培養(yǎng)合格的工作人員。事業(yè)單位在改革時(shí)期健康、科學(xué)、持續(xù)地發(fā)展，人才是關(guān)鍵所在，因此應(yīng)該引起高度重視。會(huì)計(jì)檔案管理人員職業(yè)的培訓(xùn)制度化、常規(guī)化建設(shè)，有利于形成定期業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并組織業(yè)內(nèi)人士進(jìn)行定期的業(yè)務(wù)交流和業(yè)務(wù)競(jìng)賽等活動(dòng)，不斷加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案工作人員的綜合素質(zhì)，提高他們的業(yè)務(wù)水平，培養(yǎng)出責(zé)任心強(qiáng)的合格會(huì)計(jì)檔案管理人才。

（3）充分認(rèn)識(shí)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作的必要性和重要性。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該以身作則，主動(dòng)學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)檔案管理的政策、制度，重申這項(xiàng)工作的意義和價(jià)值，強(qiáng)化其作用，會(huì)計(jì)檔案管理工作和企業(yè)的財(cái)務(wù)收支以及核算工作是有機(jī)整體，管理部門要沖破傳統(tǒng)的思想限制，積極創(chuàng)新新思維，依法加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理制度，并把這項(xiàng)工作列入到議事議程中去，并將會(huì)計(jì)檔案管理納入法治軌道。

四、總結(jié)

隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位的會(huì)計(jì)檔案管理也日趨規(guī)范化、制度化，并不斷取得進(jìn)步。在新的時(shí)代背景和歷史條件下會(huì)計(jì)檔案管理制度，同樣面臨著新的威脅和挑戰(zhàn)，這要求會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)部門、人員通力合作，采取積極有效的措施建立健全完善的制度體系，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，并從觀念上增強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理制度的必要性和重要性，積極探索和創(chuàng)新適合國(guó)情的管理模式，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，改革和優(yōu)化體制建設(shè)，實(shí)實(shí)在在地提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

參考文獻(xiàn)：

篇（10）

關(guān)鍵詞 基建會(huì)計(jì) 檔案管理 現(xiàn)狀及存在問(wèn)題 措施

一、基建會(huì)計(jì)檔案收集管理范圍

根據(jù)我國(guó)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括：第一，會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證；第二，會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿；第三，財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告；第四，其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。

二、基建會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

與企業(yè)會(huì)計(jì)、行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)等一般的專業(yè)會(huì)計(jì)相比，基建會(huì)計(jì)具有其特殊性。最主要的特殊性體現(xiàn)在會(huì)計(jì)主體的特殊上。一般專業(yè)會(huì)計(jì)的會(huì)計(jì)主體一般均為法人主體，但基礎(chǔ)建設(shè)會(huì)計(jì)則以一個(gè)獨(dú)立會(huì)計(jì)核算的建設(shè)項(xiàng)目作為會(huì)計(jì)主體，來(lái)反映和監(jiān)督投資項(xiàng)目的資金來(lái)源、項(xiàng)目資產(chǎn)的形成和運(yùn)用情況?；〞?huì)計(jì)核算的特殊性及有些單位的主管財(cái)務(wù)人員對(duì)基建項(xiàng)目的業(yè)務(wù)核算掌握不透徹，對(duì)基建會(huì)計(jì)的核算工作無(wú)從下手。根據(jù)基建會(huì)計(jì)檔案管理的收集范圍，會(huì)計(jì)核算工作的障礙也會(huì)給會(huì)計(jì)檔案的管理工作帶來(lái)問(wèn)題

（一）忽視收集與管理

根據(jù)我國(guó)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。然而在實(shí)務(wù)操作中，一方面由于部分財(cái)務(wù)人員對(duì)基建會(huì)計(jì)知識(shí)、規(guī)定較為陌生，一旦企業(yè)發(fā)生了基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目，對(duì)會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)就無(wú)從下手，不能及時(shí)與施工隊(duì)伍核對(duì)往來(lái)賬目；另一方面由于財(cái)務(wù)人員意識(shí)上沒(méi)有跟上，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，未能及時(shí)收集材料，更談不上最資料進(jìn)行認(rèn)真歸檔，對(duì)發(fā)生的混亂現(xiàn)象聽之任之。兩方面的原因造成基建會(huì)計(jì)的檔案管理的混亂、不規(guī)范，嚴(yán)重影響了基建會(huì)計(jì)的正確反映。

（二）檔案管理不規(guī)范

在上文中已經(jīng)提到大多數(shù)企業(yè)都沒(méi)有專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，一般均為企業(yè)會(huì)計(jì)來(lái)兼任檔案管理人員。一人分擔(dān)兩職，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案整理歸檔不及時(shí)、管理滯后和混亂，欠缺規(guī)范性。檔案管理的混亂，最嚴(yán)重的后果就是查找困難和會(huì)計(jì)憑證丟失，對(duì)于基礎(chǔ)建設(shè)來(lái)說(shuō)，業(yè)務(wù)支出多數(shù)都較為龐大，一旦原始資料丟失，影響項(xiàng)目的真實(shí)核算，造成的經(jīng)濟(jì)影響是十分慘重的。另外，《辦法》規(guī)定各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損和泄密。這對(duì)大部分企業(yè)來(lái)說(shuō)，也是沒(méi)有做到的。

（三）檔案管理制度不健全

企業(yè)基建會(huì)計(jì)的檔案管理制度主要是參考2001年財(cái)政部、國(guó)家檔案局聯(lián)合制定的《會(huì)計(jì)檔案管理方法》。雖然《方法》中對(duì)我國(guó)企事業(yè)單位的檔案管理作出了詳細(xì)的規(guī)定，但在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中，許多企業(yè)的財(cái)務(wù)部門并沒(méi)有制定具體的管理辦法，管理制度并沒(méi)有形成。甚至都沒(méi)有一個(gè)專業(yè)的檔案管理人員，會(huì)計(jì)人員兼任檔案管理，檔案的存放就隨隨便便的與雜物堆放在一起，沒(méi)有設(shè)定專門的檔案室。而對(duì)會(huì)計(jì)檔案電算化管理，也沒(méi)有制定相應(yīng)的管理方法，電子文件、數(shù)據(jù)等散落在各部門人員的計(jì)算機(jī)中，沒(méi)有形成磁介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案。

（四）檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

財(cái)務(wù)人員對(duì)基建工程情況了解較少，導(dǎo)致基建工作于財(cái)務(wù)的鏈接不揭秘，直接影響了基建會(huì)計(jì)核算的質(zhì)量。有一些工程已開工并支付了首期工程款，財(cái)務(wù)人員還沒(méi)有收到該項(xiàng)目的工程批復(fù)、設(shè)計(jì)批復(fù)、施工合同等材料，那么就只能根據(jù)經(jīng)驗(yàn)來(lái)進(jìn)行核算，這必然會(huì)使得平常的核算與竣工時(shí)“工程概預(yù)算執(zhí)行情況表”的概算項(xiàng)目核算不能完全匹配，報(bào)表的準(zhǔn)確性得不到保證。根據(jù)錯(cuò)誤的報(bào)表編制的會(huì)計(jì)檔案準(zhǔn)確性肯定會(huì)受到影響，結(jié)果并不能準(zhǔn)確反映真實(shí)情況，項(xiàng)目建設(shè)中財(cái)務(wù)監(jiān)督的作用沒(méi)有得到發(fā)揮。

三、加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)檔案管理的措施

（一）提高思想認(rèn)識(shí)，安排專人負(fù)責(zé)基建會(huì)計(jì)檔案的管理工作

對(duì)企業(yè)來(lái)講，不管做什么事情，領(lǐng)導(dǎo)重視關(guān)鍵?；ㄆ髽I(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作之所以會(huì)出現(xiàn)管理混亂、不規(guī)范、業(yè)務(wù)人員素質(zhì)低等問(wèn)題，歸根結(jié)底是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在人力、財(cái)力、物力、時(shí)間諸多方面沒(méi)有給與檔案管理必要的投入和支持，檔案管理制度處于缺失狀態(tài)。所以，做好基建會(huì)計(jì)檔案管理工作的當(dāng)務(wù)之急就是提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員的思想認(rèn)識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的意義所在。安排專職人員負(fù)責(zé)檔案管理，同時(shí)根據(jù)基建項(xiàng)目的規(guī)模分配相關(guān)責(zé)任人的工作，保證會(huì)計(jì)資料的收集、整理、歸檔有序進(jìn)行，并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、查閱接待、登記等工作。只有領(lǐng)導(dǎo)重視財(cái)務(wù)檔案的管理工作，底下的財(cái)務(wù)人員的檔案意識(shí)才能得到強(qiáng)化，工作態(tài)度才能更加認(rèn)真負(fù)責(zé)，才能自覺(jué)的按照企業(yè)檔案管理規(guī)定，積極主動(dòng)地做好檔案收集整理工作。因此，提高領(lǐng)導(dǎo)及財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)對(duì)其的重視程度，是會(huì)計(jì)檔案管理工作順暢進(jìn)行的重要保證。

（二）建立內(nèi)部相關(guān)職能部門網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)基建會(huì)計(jì)檔案信息化管理

隨著計(jì)算機(jī)的高速發(fā)展，電算化會(huì)計(jì)在企業(yè)的應(yīng)用越來(lái)越普遍，財(cái)務(wù)檔案信息化和檔案工作現(xiàn)代化是現(xiàn)代檔案工作的大勢(shì)所趨。對(duì)基建會(huì)計(jì)而言，規(guī)模大、工期長(zhǎng)，資金往來(lái)頻繁，會(huì)計(jì)核算不同于一般企業(yè)會(huì)計(jì)，會(huì)計(jì)核算對(duì)基建項(xiàng)目起到關(guān)鍵的財(cái)務(wù)監(jiān)督作用，因此，做好基建會(huì)計(jì)的檔案管理是非常重要的。首先，應(yīng)明確基建會(huì)計(jì)信息化管理的主要內(nèi)容：1監(jiān)督、保證按要求生成各種檔案；2保證各種檔案的安全與保密；3保證各種檔案得到合理有效地利用。[1]其次，加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息化檔案的安全管理制度。這主要是指：1檔案管理的權(quán)限設(shè)置，要明確哪些人進(jìn)行維護(hù)操作，防止數(shù)據(jù)和軟件的非法刪除和修改；2重視操作日志管理，通過(guò)對(duì)操作日志的管理，檔案管理人員可以清楚地掌握查閱人員對(duì)檔案的使用情況，一方面可以監(jiān)督、控制非法操作，另一方面對(duì)發(fā)生的錯(cuò)誤進(jìn)行追蹤，以便對(duì)破壞的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)修復(fù)。

（三）根據(jù)實(shí)際情況，可適當(dāng)延長(zhǎng)基建會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)處的保存時(shí)間 [2]

根據(jù)我國(guó)的《會(huì)計(jì)檔案管理方法》規(guī)定，財(cái)務(wù)檔案在財(cái)務(wù)處存放時(shí)間滿一年后就應(yīng)該進(jìn)行檔案移交，而基建項(xiàng)目的特點(diǎn)之一就是工期較長(zhǎng)，一般來(lái)說(shuō)一個(gè)基建項(xiàng)目?jī)赡曛畠?nèi)基本上完工并決算完畢，原財(cái)務(wù)處可臨時(shí)申請(qǐng)檔案室延長(zhǎng)基建會(huì)計(jì)檔案的保存時(shí)間，筆者認(rèn)為基建項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)處的保存時(shí)間可以適當(dāng)延長(zhǎng)至兩年?；〞?huì)計(jì)與事業(yè)會(huì)計(jì)實(shí)行不同的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則，在會(huì)計(jì)處理上表現(xiàn)為分開的兩套賬，在裝訂成冊(cè)、編號(hào)等問(wèn)題上兩者互不影響，并且延長(zhǎng)基建會(huì)計(jì)檔案的移交時(shí)間也不會(huì)對(duì)事業(yè)會(huì)計(jì)檔案的移交期限產(chǎn)生影響。這樣一來(lái)，不但沒(méi)有對(duì)企業(yè)造成不好的影響，反而方便了基建會(huì)計(jì)人員的查賬工作，大大提高了基建會(huì)計(jì)的工作效率，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提高及時(shí)、準(zhǔn)確的基建項(xiàng)目財(cái)務(wù)信息。

（四）建立健全基建會(huì)計(jì)憑證的管理制度，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

對(duì)檔案管理而言，最重要的就是準(zhǔn)確、完整、安全以及查閱方便。因此，建立健全基建會(huì)計(jì)檔案管理制度，理應(yīng)從做好這幾個(gè)方面的工作著手。在遵守相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定的基礎(chǔ)之上，基建會(huì)計(jì)根據(jù)基建項(xiàng)目的特點(diǎn)制定適合本企業(yè)發(fā)展的基建會(huì)計(jì)檔案管理制度，如基建會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、分類大綱保管期限、移交時(shí)間等。原則上，基建會(huì)計(jì)檔案不得隨便對(duì)外借閱，未經(jīng)負(fù)責(zé)任同意，更不能對(duì)外泄露基建會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容，否則，應(yīng)追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。如果由于司法需要或者經(jīng)負(fù)責(zé)任同意，需對(duì)外借閱基建會(huì)計(jì)檔案時(shí)，必須履行登記手續(xù)。