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金融是現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的核心,對(duì)經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)具有強(qiáng)大的推動(dòng)力。而銀行是一國(guó)金融體制的核心,其穩(wěn)定與安全關(guān)系到一國(guó)整個(gè)金融體制的穩(wěn)健與安全。金融業(yè)是經(jīng)營(yíng)貨幣信用的特殊行業(yè),其發(fā)生金融危機(jī)的可能性大,影響面廣,破壞性大。因此,世界各國(guó)都非常重視對(duì)金融部門特別是銀行部門的監(jiān)管,以防范、控制和化解金融危機(jī)。銀行是一種特殊的企業(yè),主要目的就是追逐利益,它本身具有極其高的特殊性、風(fēng)險(xiǎn)性,也正因?yàn)槿绱?,要?gòu)建更為嚴(yán)密的安全意識(shí),更為嚴(yán)格的防范風(fēng)險(xiǎn)措施;用以抵抗外界各個(gè)環(huán)境帶來(lái)的不便和阻礙銀行內(nèi)部發(fā)展的各種不利因素,保障國(guó)家的經(jīng)濟(jì)金融的穩(wěn)定發(fā)展。目前是經(jīng)濟(jì)社會(huì),競(jìng)爭(zhēng)發(fā)展要求逐步增大,給銀行帶來(lái)的壓力也與日俱增,銀行面臨的風(fēng)險(xiǎn)也越來(lái)越大。
1、內(nèi)部控制的概述
1.1內(nèi)部控制的概念。所謂內(nèi)部控制,是指一個(gè)單位為了實(shí)現(xiàn)其經(jīng)營(yíng)目標(biāo),在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評(píng)價(jià)和控制的一系列方法、手續(xù)與措施的總稱。內(nèi)部控制的產(chǎn)生是企業(yè)管理的需要,它的發(fā)展也是隨著企業(yè)的發(fā)展為發(fā)展。經(jīng)濟(jì)社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)要求企業(yè)有其獨(dú)特完善的內(nèi)部控制系統(tǒng)。第一要素主要集中在財(cái)產(chǎn)的安全性和完整性的保護(hù),要有準(zhǔn)確,可靠的會(huì)計(jì)信息,注重金錢和充電嚴(yán)格的程序,審查方面也要加強(qiáng)控制。隨著商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和擴(kuò)大生產(chǎn)規(guī)模和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)變得更加復(fù)雜,內(nèi)部控制管理逐步發(fā)展成為一個(gè)現(xiàn)代化的內(nèi)部監(jiān)控系統(tǒng)。1.2內(nèi)部控制的發(fā)展歷史。20世紀(jì)40年代末至70年代,是內(nèi)部控制制度階段,內(nèi)部控制包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)計(jì)和公司內(nèi)部采取的所有相互協(xié)調(diào)的方法和措施。這些方法和措施都用于保護(hù)公司的財(cái)產(chǎn),檢查會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確性,提高經(jīng)營(yíng)效率,推動(dòng)公司堅(jiān)持執(zhí)行既定的管理政策。首次提出了系統(tǒng)完整的內(nèi)部控制定義。20世90年代后,是內(nèi)部控制框架階段,內(nèi)部控制是由一個(gè)公司的董事長(zhǎng)、高層以及所有人員實(shí)現(xiàn)的過程,旨在為下列目標(biāo)提供制約:1、準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)分析;2、經(jīng)營(yíng)的效果和效率;3、符合適用的法律和法規(guī)。將內(nèi)部控制劃分為五要素,增加了風(fēng)險(xiǎn)控制要素。21世紀(jì)以后,我國(guó)《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》提出:內(nèi)部控制是由董事層、監(jiān)理會(huì)、高管層和全員工實(shí)施的、主要保障控制目標(biāo)的過程。把內(nèi)部控制的目標(biāo)提升到“促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略”的高度,超越了CO-SO。
2、銀行會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的現(xiàn)狀
1997年?yáng)|南亞金融危機(jī)給危機(jī)國(guó)和周邊國(guó)家國(guó)民經(jīng)濟(jì)所造成的災(zāi)難引起了各國(guó)銀行監(jiān)管部門對(duì)銀行風(fēng)險(xiǎn)的高度重視。中國(guó)人民銀行也于當(dāng)年制定了《加強(qiáng)金融機(jī)構(gòu)內(nèi)部控制的指導(dǎo)原則》,2002年又對(duì)該指導(dǎo)原則進(jìn)行了修改和完善的基礎(chǔ)上了《銀行內(nèi)部控制指引》旨在進(jìn)一步指導(dǎo)和促進(jìn)我國(guó)銀行建立更加有效和完善的內(nèi)部控制制度為了進(jìn)一步促進(jìn)銀行不斷完善公司治理結(jié)構(gòu)。通過努力,我國(guó)銀行內(nèi)部控制制度建設(shè)和執(zhí)行情況已有了較大的改善,主要表現(xiàn)在內(nèi)控優(yōu)先意識(shí)有所增強(qiáng),內(nèi)部控制環(huán)境得到一定改善;按照內(nèi)部控制原則和防范風(fēng)險(xiǎn)的要求,調(diào)整和完善了組織結(jié)構(gòu)新建和修改了大量的業(yè)務(wù)規(guī)章制度、操作流程,并建立了風(fēng)險(xiǎn)管理制度等等。
3、銀行會(huì)計(jì)內(nèi)部控制體系存在的問題
(1)對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度認(rèn)識(shí)不夠。雖然在內(nèi)部會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)領(lǐng)域在審計(jì)運(yùn)用方面家喻戶曉,但銀行管理層的角度來(lái)看,很多人僅僅是對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的內(nèi)容一知半解,甚至忽略其在銀行的作用,還有很多誤區(qū),一些銀行了解內(nèi)部會(huì)計(jì)控制機(jī)制發(fā)展的各種法規(guī),結(jié)合和聚集,建立了一個(gè)新的系統(tǒng)的工作相當(dāng)于建立了內(nèi)部會(huì)計(jì)控制機(jī)制;雖然有的銀行也能重視內(nèi)部控制的理論研究,但在實(shí)踐中,如發(fā)生在掌握了解內(nèi)部會(huì)計(jì)控制和業(yè)務(wù)管理,內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理,內(nèi)部控制和自我發(fā)展的關(guān)系上,有一種偏見理解,管理不規(guī)范,有的甚至背離經(jīng)濟(jì)發(fā)展的初衷。(2)內(nèi)控系統(tǒng)缺乏有效性。銀行的內(nèi)部控制系統(tǒng)的占比來(lái)看,雖然較大數(shù)量的規(guī)定更廣泛的覆蓋面,但相互間的協(xié)調(diào),支撐阻力,限制較差,也正因?yàn)榇耸沟眯氏陆怠膫€(gè)別的角度來(lái)看,雖然個(gè)別業(yè)務(wù)流程規(guī)則相對(duì)偏緊,但由于會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)在一家綜合性的企業(yè)中往往導(dǎo)致復(fù)雜綜合業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)管理的全過程,動(dòng)態(tài)控制難以實(shí)施。(3)內(nèi)控手段缺乏先進(jìn)性。我國(guó)銀行業(yè)務(wù)操作的電子化己有很大發(fā)展,但目前大部分稽核檢查和各類業(yè)務(wù)監(jiān)督活動(dòng)基本上停留在手工查帳的水平上,缺乏運(yùn)用高科技方法作為風(fēng)險(xiǎn)控制手段,同時(shí)如何有效地控制高科技所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)如對(duì)電腦業(yè)務(wù)、信用卡業(yè)務(wù)、網(wǎng)上銀行業(yè)務(wù)等的控制等這給內(nèi)控工作提出了新的課題。(4)內(nèi)控觀念滯后。銀行如何完善內(nèi)部控制機(jī)制,內(nèi)部控制和管理,內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn),內(nèi)部控制和發(fā)展的關(guān)系等問題有一個(gè)準(zhǔn)確的把握,仍存在不規(guī)范,企業(yè)控制無(wú)效的內(nèi)部控制體系和有約束力的銀行員工對(duì)自己的工作升高減弱等問題。這些問題不僅忽略了社會(huì)的正確需求,僅僅滿足銀行在過分追逐利潤(rùn)目標(biāo)經(jīng)營(yíng),也忽略了銀行的風(fēng)險(xiǎn)防范和銀行企業(yè)形象建設(shè),這使得已經(jīng)非常健全的內(nèi)部控制制度失效。(5)人員素質(zhì)較低。銀行會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的高低直接影響了業(yè)務(wù)流程的質(zhì)量。高品質(zhì)的企業(yè)會(huì)計(jì)人員不僅是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的基礎(chǔ),并可以有效地補(bǔ)償由于缺乏內(nèi)部控制制度。在許多大型單位的會(huì)計(jì)勞動(dòng)力,層次結(jié)構(gòu)不合理,就業(yè)需求配置和業(yè)務(wù)工作不相容的,一些重要崗位的整體素質(zhì)偏低是不由于長(zhǎng)遠(yuǎn)旋轉(zhuǎn),使銀行能夠與會(huì)計(jì)人員更多的銀行業(yè)務(wù)不熟悉,達(dá)不到內(nèi)部控制和管理要求。
4、銀行會(huì)計(jì)內(nèi)部控制體系優(yōu)化策略
(1)增強(qiáng)防范風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)的培養(yǎng)。作為領(lǐng)導(dǎo),要提高內(nèi)部控制意識(shí),增強(qiáng)遵紀(jì)守法觀念,確立“風(fēng)險(xiǎn)首位”的工作原則,自覺把加強(qiáng)內(nèi)部控制作為防范經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)常抓不懈,確保經(jīng)營(yíng)實(shí)現(xiàn)安全、流動(dòng)、盈利。同時(shí)以再教育的方式,對(duì)職工進(jìn)行培訓(xùn)灌輸防范金融風(fēng)險(xiǎn)的意識(shí)。(2)建立內(nèi)控管理體系,加強(qiáng)內(nèi)控合規(guī)管理。合規(guī)管理要加強(qiáng)四方面的管理:一是加強(qiáng)對(duì)基層營(yíng)業(yè)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)操作的合規(guī)性管理,實(shí)施嚴(yán)格的問責(zé)機(jī)制,強(qiáng)化制度執(zhí)行力,切實(shí)解決屢查屢犯問題。二是重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)基層機(jī)構(gòu)網(wǎng)點(diǎn)客戶經(jīng)理和其他掌權(quán)人的監(jiān)督管理,重點(diǎn)關(guān)注貸前調(diào)查、貸后檢查、賬戶開立等重點(diǎn)業(yè)務(wù)操作的合規(guī)性。三是加強(qiáng)對(duì)整改措施落實(shí)情況的檢查和督促,把好整改質(zhì)量關(guān)。四是加強(qiáng)對(duì)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)預(yù)警和規(guī)避。針對(duì)已爆發(fā)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)案例、內(nèi)外審計(jì)發(fā)現(xiàn)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)隱患、監(jiān)管當(dāng)局的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)提示等,完善相應(yīng)的合規(guī)操作程序及盡職標(biāo)準(zhǔn),開發(fā)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)培訓(xùn)項(xiàng)目。(3)優(yōu)化會(huì)計(jì)勞動(dòng)組織結(jié)構(gòu)。合理的崗位設(shè)置,職責(zé)是優(yōu)化勞動(dòng)組織結(jié)構(gòu)的關(guān)鍵??梢愿鶕?jù)業(yè)務(wù)范圍和業(yè)務(wù)操作兩個(gè)區(qū)塊,對(duì)于簿記,審查,綜合會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算納入業(yè)務(wù)處理的特點(diǎn),事后監(jiān)督,工作的會(huì)計(jì)人員,分支機(jī)構(gòu)不足,就業(yè)可適當(dāng)降低操作人員的失誤,但事后通過加強(qiáng)監(jiān)督檢查,在設(shè)計(jì)崗位職責(zé),以防止可能出現(xiàn)的漏洞,必須體現(xiàn)“相結(jié)合的責(zé)任和權(quán)利”的原則,突出每個(gè)位置的責(zé)任,應(yīng)承擔(dān)事故崗位之間的責(zé)任和約束。(4)推行CSA管理方法,根據(jù)我國(guó)商業(yè)銀行內(nèi)部控制,特別是在控制文化、職業(yè)道德等軟控制領(lǐng)域比較薄弱的現(xiàn)狀,有必要在我國(guó)商業(yè)銀行創(chuàng)新內(nèi)部監(jiān)督管理體制,大力完善內(nèi)部控制制度,借鑒控制自我評(píng)估(ContrSelf—Assessment,簡(jiǎn)寫為CSA)在企業(yè)內(nèi)控運(yùn)用中的成功經(jīng)驗(yàn),在我國(guó)商業(yè)銀行內(nèi)控領(lǐng)域大力推行CSA。(5)注重過程監(jiān)督,切實(shí)防范風(fēng)險(xiǎn)。要充分利用科學(xué)技術(shù)的優(yōu)勢(shì),在中央銀行會(huì)計(jì)集中事后監(jiān)督系統(tǒng)中增加科技核算流程監(jiān)督項(xiàng)目,前移監(jiān)督關(guān)口,豐富監(jiān)督手段,實(shí)現(xiàn)事前預(yù)警、事中監(jiān)督和事后監(jiān)督三方面的結(jié)合,強(qiáng)化過程監(jiān)督,提高業(yè)務(wù)監(jiān)督時(shí)效性;強(qiáng)化對(duì)前臺(tái)會(huì)計(jì)核算程序的合規(guī)性、合法性監(jiān)督,強(qiáng)化技術(shù)手段的硬性控制,從而實(shí)現(xiàn)控制重點(diǎn)向防范和化解會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移,有效地防范化解會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。
作者:張娟 單位:江蘇泗洪農(nóng)村商業(yè)銀行
【參考文獻(xiàn)】
[1]王利軍.加強(qiáng)和完善銀行會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的策略途徑[J].財(cái)經(jīng)界(學(xué)術(shù)版),2017(06)
二、事業(yè)單位會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的增強(qiáng)策略
(一)提高對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的重視程度
事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)干部是單位各項(xiàng)工作的主要負(fù)責(zé)人,要加強(qiáng)事業(yè)單位會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作的開展和實(shí)施就必須要提高事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識(shí)和重視程度,強(qiáng)化事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部在會(huì)計(jì)法律法規(guī)以及內(nèi)部控制方面的學(xué)習(xí),使他們明確會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作的重要性,支持和肯定會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度的建設(shè)和完善,從而在事業(yè)單位內(nèi)部營(yíng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境,積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)工作觀念,認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作對(duì)于事業(yè)單位健康發(fā)展的積極作用,加強(qiáng)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作的執(zhí)行力度。
(二)完善事業(yè)單位會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度的建設(shè)
會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作的開展需要有完善的控制制度作保障,建立完善的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度,加強(qiáng)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作的落實(shí),保證事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作的順利進(jìn)行。會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作的落實(shí)需要由專門的工作人員負(fù)責(zé),明確相關(guān)責(zé)任人的職責(zé)和義務(wù),提高責(zé)任意識(shí),使會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作落到實(shí)處,如果會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作出現(xiàn)問題,由相關(guān)責(zé)任人負(fù)責(zé),也能在一定程度上提高了會(huì)計(jì)工作人員的積極性。
(三)建立完善的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制
事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制的建設(shè)和完善,保證事業(yè)單位工作的順利進(jìn)行。強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部的審計(jì)工作,保證事業(yè)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督落到實(shí)處。事業(yè)單位的各個(gè)部門應(yīng)定期進(jìn)行內(nèi)部審計(jì),及時(shí)發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作中存在的問題和漏洞,并有針對(duì)性的進(jìn)行整改,保證會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作有效進(jìn)行。與此同時(shí),事業(yè)單位在明確自身實(shí)際發(fā)展情況的基礎(chǔ)上,對(duì)事業(yè)單位資金的預(yù)算、結(jié)算等工作進(jìn)行依法編制,加強(qiáng)監(jiān)督和管理力度,確保會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作的順利開展。此外,強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)部以及外部審計(jì)人員的審計(jì)工作,合理分工,明確相關(guān)職責(zé),提高事業(yè)單位的工作效率。同時(shí)利用外部審計(jì)人員對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部會(huì)計(jì)控制工作進(jìn)行有效地監(jiān)督,并完善會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的標(biāo)準(zhǔn),保證審計(jì)工作以及監(jiān)督工作的正常、科學(xué)進(jìn)行,提高監(jiān)督效果。
(四)提高事業(yè)單位會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)能力
會(huì)計(jì)工作人員的素質(zhì)能力直接影響著會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作的效果和質(zhì)量,所以事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)工作人員的教育和培訓(xùn),訓(xùn)練一支專業(yè)知識(shí)扎實(shí)、思想道德素質(zhì)較高的會(huì)計(jì)人員隊(duì)伍,使會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作順利、有序的開展。強(qiáng)化會(huì)計(jì)人員相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的教育和培訓(xùn),提高他們的專業(yè)能力,并加強(qiáng)他們思想道德的教育,使其具有較高的職業(yè)道德,能夠認(rèn)真、細(xì)致的開展工作,避免出現(xiàn)違法亂紀(jì)的行為。
2會(huì)計(jì)信息化企業(yè)內(nèi)部控制面臨的挑戰(zhàn)
2.1原有的企業(yè)內(nèi)部控制體系未能適應(yīng)新時(shí)期的會(huì)計(jì)信息化需求
企業(yè)內(nèi)部控制信息化的重要環(huán)節(jié)就是企業(yè)會(huì)計(jì)信息化,會(huì)計(jì)信息化時(shí)代的到來(lái)對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生了重大影響,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于信息時(shí)代的新要求。會(huì)計(jì)信息化是整個(gè)企業(yè)信息化中的重要組成部分,該板塊需要與企業(yè)內(nèi)部其他信息化板塊進(jìn)行對(duì)接,這樣一來(lái),需要重新調(diào)整企業(yè)內(nèi)部許多崗位權(quán)責(zé),這對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制的相關(guān)建設(shè)和完善也提出了更高的要求。
2.2會(huì)計(jì)信息化下數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)存在安全隱患
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)形式采用紙質(zhì)形式記錄各種賬簿,如果記錄出現(xiàn)差錯(cuò),只許可相關(guān)責(zé)任人員通過正常的錯(cuò)賬更正方式進(jìn)行修改,并且相關(guān)責(zé)任人員和經(jīng)手人還要簽名或者蓋章,這種情況下容易控制。但是在會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)信息化后,相關(guān)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)中,這樣一來(lái),如果有人對(duì)會(huì)計(jì)信息進(jìn)行更改、增減、拷貝是不容易被發(fā)覺的,很容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息泄露。
2.3會(huì)計(jì)信息化崗位之間難以牽制
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)形式下,會(huì)計(jì)相關(guān)工作人員對(duì)自己經(jīng)手的賬簿采取簽字或者蓋章的形式來(lái)分清相互之間的責(zé)任。實(shí)施會(huì)計(jì)信息化后,原來(lái)的大量復(fù)雜的手工工作都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)來(lái)完成,效率和準(zhǔn)確率都有所提高。這種形式的轉(zhuǎn)變,如果沒有相對(duì)完善的崗位之間的制約、監(jiān)督機(jī)制的完善,企業(yè)內(nèi)部控制將會(huì)有很大的風(fēng)險(xiǎn)。
2.4網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下風(fēng)險(xiǎn)程度加深
實(shí)施會(huì)計(jì)信息化后,大量的工作都由計(jì)算機(jī)來(lái)完成,傳輸速度和工作效率都有所提高,但是使用網(wǎng)絡(luò)傳輸,也存在很多不安全的因素。比如,企業(yè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)一旦遭受到黑客的攻擊,企業(yè)的商業(yè)機(jī)密就會(huì)泄露,如果這種情況出現(xiàn),將給企業(yè)造成巨大的損失。另外,計(jì)算機(jī)病毒也是對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全造成威脅的重要因素。傳統(tǒng)的內(nèi)控方法已經(jīng)不再適用,這就增加了企業(yè)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)以及企業(yè)內(nèi)部控制的難度。
3完善會(huì)計(jì)信息化企業(yè)內(nèi)部控制的建議
3.1完善企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境
首先,調(diào)整組織結(jié)構(gòu)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)原有的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整,建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)進(jìn)行合理的職責(zé)分工,并且通過崗位職責(zé)的制定、部門的設(shè)置、人員的分工、權(quán)限的劃分等形式進(jìn)行控制,從而達(dá)到相互制約、相互牽制的目的。根據(jù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不同形態(tài),企業(yè)可以分為系統(tǒng)安全組、數(shù)據(jù)收集輸入組、會(huì)計(jì)信息分析組等。企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須與企業(yè)的實(shí)際情況相適應(yīng)。其次,培養(yǎng)企業(yè)管理者內(nèi)部控制和信息化觀念。在會(huì)計(jì)信息化條件下,管理層工作人員必須要更新觀念,注重對(duì)企業(yè)進(jìn)行實(shí)效管理。最后,加大會(huì)計(jì)信息化人才的培養(yǎng)??萍际堑谝簧a(chǎn)力,人才是關(guān)鍵。想要實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部有效的控制制度,應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)會(huì)計(jì)信息化方面的專業(yè)人才。
3.2正確進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和分析
實(shí)施會(huì)計(jì)信息化后,由于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)自身的特點(diǎn),使得企業(yè)會(huì)計(jì)工作增加了許多風(fēng)險(xiǎn)。主要包括設(shè)計(jì)研發(fā)、實(shí)踐操作不規(guī)范、不可控制等方面的風(fēng)險(xiǎn)。管理者應(yīng)當(dāng)正確地分析和評(píng)估這些風(fēng)險(xiǎn),有效地進(jìn)行內(nèi)部控制。首先,系統(tǒng)操作控制。系統(tǒng)操作控制需要明確規(guī)定各個(gè)用戶的安全等級(jí)和身份標(biāo)志,并且定義具體訪問的對(duì)象。工作人員必須根據(jù)自己的權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)操作。其次,系統(tǒng)維護(hù)控制。定期對(duì)工作系統(tǒng)的軟硬件進(jìn)行檢查和維護(hù),發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)上報(bào)。定期對(duì)軟硬件系統(tǒng)的程序進(jìn)行升級(jí),確保系統(tǒng)的安全、高效運(yùn)行。最后,檔案管理的控制。會(huì)計(jì)信息化條件下,檔案大部分以磁盤形式保留,應(yīng)當(dāng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份和檢查,并且要保證磁盤的存放環(huán)境安全可靠。
二、小企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制設(shè)計(jì)
小企業(yè)涉足行業(yè)眾多,包括工業(yè)、建筑業(yè)、批發(fā)業(yè)、零售業(yè)、餐飲業(yè)、住宿業(yè)、交通業(yè)、郵政業(yè),非常繁雜,這些行業(yè)的經(jīng)營(yíng)過程可以概括為圖1中的業(yè)務(wù)流程,簡(jiǎn)化來(lái)說(shuō)就是采購(gòu)———庫(kù)存———銷售———采購(gòu)……在這個(gè)循環(huán)過程中采購(gòu)與付款、銷售與收款、庫(kù)存管理與存貨核算三個(gè)業(yè)務(wù)流程占主要地位,研究小企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制就是要研究這三個(gè)流程的內(nèi)部控制。
(一)小企業(yè)采購(gòu)與付款流程內(nèi)部控制設(shè)計(jì)
(1)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)采購(gòu)與付款流程。采購(gòu)涉及大量的資金,顯示了市場(chǎng)物價(jià)水平的狀況,在一定程度上決定了企業(yè)產(chǎn)品的銷售價(jià)格、人員的工資、企業(yè)的最終利潤(rùn)等。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,采購(gòu)環(huán)節(jié)需要先由采購(gòu)人員提出采購(gòu)請(qǐng)求,填寫請(qǐng)購(gòu)單,經(jīng)授權(quán)后,與供貨商進(jìn)行協(xié)商,最后由采購(gòu)主管在一定限額內(nèi)簽訂采購(gòu)訂單,由專人驗(yàn)貨后,存入倉(cāng)庫(kù)并為商品付款,如果對(duì)商品不滿意,就需要采購(gòu)人員與供貨商協(xié)商,再填寫退料通知單,庫(kù)存人員填寫紅字外購(gòu)入庫(kù)單,會(huì)計(jì)人員開具紅字采購(gòu)發(fā)票,辦理收款手續(xù)。在這個(gè)過程中,請(qǐng)購(gòu)單上的詳細(xì)信息會(huì)被錄入電腦,會(huì)計(jì)人員可以即時(shí)地查閱即將進(jìn)行的采購(gòu),錄入憑證時(shí)也可以直接運(yùn)用查找功能,主管進(jìn)行審批時(shí)獲得的資料也更為全面。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的采購(gòu)與付款管理流程是請(qǐng)購(gòu)單一次錄入,后續(xù)一定范圍內(nèi)數(shù)據(jù)共享,非常方便。(2)采購(gòu)與付款流程風(fēng)險(xiǎn)。盡管會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)使小企業(yè)的業(yè)務(wù)核算更為方便、快捷,但對(duì)小企業(yè)來(lái)說(shuō),采購(gòu)與付款流程存在兩方面的風(fēng)險(xiǎn),從外部因素說(shuō),貨物的質(zhì)量可能不符合生產(chǎn)或銷售的要求,采購(gòu)的物資堆放過久可能會(huì)淘汰,供貨商不存在,從內(nèi)部因素說(shuō),驗(yàn)收人員可能不仔細(xì),造成貨物不符合要求,也可能采購(gòu)物資過多或過少,最后貶值或需要再高價(jià)購(gòu)入,采購(gòu)人員也可能與供貨商勾結(jié),收取回扣,還有一種情況則是采購(gòu)人員轉(zhuǎn)移了供貨商的支付,私自占用公司資金。(3)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)采購(gòu)與付款流程的內(nèi)控措施。第一,驗(yàn)收人員與采購(gòu)人員不得為同一人,且驗(yàn)收人員要依據(jù)簽訂的采購(gòu)訂單仔細(xì)核對(duì)貨物數(shù)量、規(guī)格,驗(yàn)收不嚴(yán)格的人員按不合格標(biāo)準(zhǔn)扣發(fā)工資;第二,采購(gòu)主管審批采購(gòu)訂單時(shí),尤其是生產(chǎn)型企業(yè)要嚴(yán)格根據(jù)銷售計(jì)劃進(jìn)行采購(gòu);第三,跟蹤同一供貨商貨物價(jià)格的短期變化,如若發(fā)生非客觀條件的價(jià)格上漲,說(shuō)明可能有工作人員通過收取回扣牟利;第四,定期審核采購(gòu)權(quán)限內(nèi)的行為,可以根據(jù)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)列出短時(shí)間內(nèi)向單個(gè)供貨商進(jìn)行小額付款的情況,并檢查是否都與同一筆采購(gòu)有關(guān);第五,核對(duì)包含延遲付款項(xiàng)目的供應(yīng)商對(duì)賬單和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的供應(yīng)商分類賬進(jìn)行比較,如果分類賬表明按時(shí)付款,但卻出現(xiàn)延遲付款情形,就說(shuō)明資金可能被挪用了。
(二)小企業(yè)銷售與收款流程內(nèi)部控制設(shè)計(jì)
(1)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)銷售與收款流程。銷售環(huán)節(jié)是所有小企業(yè)最為看重的一個(gè)環(huán)節(jié)??蛻糍Y料、銷售價(jià)格更是一些機(jī)密材料。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中銷售業(yè)務(wù)人員填寫銷售報(bào)價(jià)單,根據(jù)報(bào)價(jià)單尋找客戶,接受客戶訂單,根據(jù)客戶要求填制銷售訂單,專人對(duì)倉(cāng)儲(chǔ)貨物進(jìn)行質(zhì)檢后,發(fā)貨,運(yùn)送至客戶,確認(rèn)無(wú)誤后,收取貨款,會(huì)計(jì)人員開具銷售發(fā)票,最后由會(huì)計(jì)人員勾稽發(fā)票和出庫(kù)單,核算收入、成本和銷售費(fèi)用,并核銷相關(guān)單據(jù)。(2)銷售與收款流程的風(fēng)險(xiǎn)。銷售環(huán)節(jié)遇到的風(fēng)險(xiǎn)也非常重大,包括:第一,對(duì)市場(chǎng)預(yù)估不準(zhǔn)確,商品銷售業(yè)績(jī)不佳;第二,賒銷的貨款壞賬太多,難以收回;第三,為了個(gè)人私利,故意低價(jià)銷售,收取回扣,或者自己充當(dāng)客戶,再轉(zhuǎn)手賣出;第四,無(wú)職責(zé)權(quán)限,為了業(yè)績(jī),擅自批準(zhǔn)賒銷;第五,收取應(yīng)收款的任務(wù)分配不明,導(dǎo)致無(wú)人催收貨款;第六,收款人員由于長(zhǎng)期與客戶聯(lián)系緊密,對(duì)其產(chǎn)生高度認(rèn)同感,放松了對(duì)壞賬風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)注。(3)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)銷售與收款流程的內(nèi)控措施。第一,采購(gòu)人員在采購(gòu)物資時(shí),必須對(duì)市場(chǎng)情況進(jìn)行調(diào)查,交給小企業(yè)主市場(chǎng)調(diào)查情況和生產(chǎn)、銷售計(jì)劃;第二,訂單的經(jīng)辦與審批、經(jīng)辦與會(huì)計(jì)人員、銷售貨款的確認(rèn)與會(huì)計(jì)記錄、退回貨款的驗(yàn)收與處置要為同一人;第三,小企業(yè)的賒銷業(yè)務(wù)需要銷售人員提供對(duì)應(yīng)企業(yè)詳細(xì)的財(cái)務(wù)狀況,經(jīng)由小企業(yè)主審批;第四,定期檢查賒銷客戶的付款情況,如果某客戶跳過了大額的支付選擇先支付小額訂單,或是某客戶突然停止享受提前付款折扣,都需要引起足夠的重視,并上報(bào)小企業(yè)主;第五,銷售人員收款時(shí)不能直接接觸貨款,若是現(xiàn)金,需要不相干人員陪同;第六,倉(cāng)儲(chǔ)人員要保證貨物與會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)的信息相對(duì)應(yīng),保證貨物的供應(yīng);第七,明確說(shuō)明每一個(gè)客戶賬戶的負(fù)責(zé)人員,確認(rèn)其完成任務(wù);第八,實(shí)行收款人員輪崗制,進(jìn)行持續(xù)、滾動(dòng)式輪崗。
(三)小企業(yè)庫(kù)存管理與存貨核算流程內(nèi)部控制設(shè)計(jì)
(1)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)庫(kù)存管理與存貨核算流程。庫(kù)存可是企業(yè)貨源供應(yīng)、正常生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的重要保證,經(jīng)營(yíng)工業(yè)、建筑業(yè)、郵政業(yè)、住宿等類型的小企業(yè)在儲(chǔ)存物資方面都建有較大的倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施,餐飲類的倉(cāng)儲(chǔ)設(shè)施則相對(duì)較小。按照小企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)物品的不同,存貨可以分為三類:一是待銷售的,二是已銷售但未取得,三是自己采購(gòu)的。倉(cāng)儲(chǔ)管理人員要嚴(yán)格根據(jù)這三個(gè)分類做好相關(guān)記錄,保證倉(cāng)儲(chǔ)消息的準(zhǔn)確性。倉(cāng)儲(chǔ)相當(dāng)于采購(gòu)與銷售的中間物流,承擔(dān)了連接的職責(zé)。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,收到貨物時(shí),由指定人員驗(yàn)貨后,庫(kù)存管理人員再根據(jù)物資情況填寫外購(gòu)入庫(kù)單,出貨時(shí),同樣需要填寫出庫(kù)單,寫明出庫(kù)貨物的數(shù)量、規(guī)格。(2)庫(kù)存管理與存貨核算流程的風(fēng)險(xiǎn)。庫(kù)存管理與存貨核算流程直接涉及實(shí)物資產(chǎn),出現(xiàn)問題后果比較直接,它的風(fēng)險(xiǎn)主要包括:第一,安全問題,可能出現(xiàn)火災(zāi)、偷竊等意外,造成公司財(cái)產(chǎn)損失;第二,貨物存放不合理,不易查找;第三,當(dāng)庫(kù)存資料不足,沒有及時(shí)聯(lián)系采購(gòu)人員進(jìn)行采購(gòu),使小企業(yè)供應(yīng)鏈鍛煉;第四,銷售、檢查、庫(kù)存管理三個(gè)職責(zé)的人員可能竄通,偽造銷售成果或者暗中克扣企業(yè)物資,換取利潤(rùn);第五,倉(cāng)儲(chǔ)人員長(zhǎng)期擔(dān)任這一職務(wù),容易將公物挪作自用,或暗中修改賬冊(cè);第六,對(duì)于因不可抗力毀損的物資,有時(shí)會(huì)因倉(cāng)儲(chǔ)人員的一時(shí)偷懶或貪心,少報(bào)或多報(bào),給營(yíng)業(yè)規(guī)模本就不大的小企業(yè)造成困境。(3)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)庫(kù)存管理與存貨核算流程的內(nèi)控措施。第一,拒絕未經(jīng)授權(quán)送達(dá)的貨物,沒有采購(gòu)訂單號(hào)碼的貨物也不予驗(yàn)貨,驗(yàn)貨人員對(duì)采購(gòu)訂單的貨物驗(yàn)貨時(shí),要仔細(xì)檢查,根據(jù)貨物驗(yàn)收檢查清單中的項(xiàng)目;第二,識(shí)別并標(biāo)記所有的貨物,并按序排列,使查找貨物方便;第三,庫(kù)存與存貨管理人員每天要進(jìn)行存貨檢查,保證現(xiàn)有數(shù)量滿足生產(chǎn)或銷售需要;第四,擔(dān)任銷售、驗(yàn)貨、倉(cāng)儲(chǔ)三個(gè)職責(zé)不可集中于同一人身上,驗(yàn)貨人員驗(yàn)貨時(shí)要仔細(xì)核對(duì)采購(gòu)訂單、請(qǐng)購(gòu)單同貨物是否相符;第五,庫(kù)存管理人員的記錄要一式兩份,由兩個(gè)不同的責(zé)任人保管,可以一星期或一個(gè)月進(jìn)行輪值,避免長(zhǎng)期一個(gè)人看管倉(cāng)庫(kù);第六,定期進(jìn)行存貨大盤點(diǎn),大盤點(diǎn)時(shí)要求至少兩個(gè)不同職責(zé)內(nèi)的人員陪同,并在盤點(diǎn)表上簽字。
企業(yè)在會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下,應(yīng)該堅(jiān)持每天對(duì)會(huì)計(jì)資料和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙重備份,并且執(zhí)行分人分處保管,對(duì)重要的賬目應(yīng)該及時(shí)打印并且按照相關(guān)規(guī)定保管,只有這樣,才能避免財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)資料的丟失。但目前,在實(shí)際的工作中,很多企業(yè)并沒有按照相關(guān)規(guī)定對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行及時(shí)保存,沒有將相關(guān)的措施落實(shí)到實(shí)際工作中,一旦電腦被盜或者出現(xiàn)故障,會(huì)計(jì)資料將會(huì)全部丟失,造成數(shù)據(jù)資料無(wú)法正?;謴?fù),給企業(yè)的財(cái)務(wù)工作造成嚴(yán)重的損失。
1.2企業(yè)電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)存在安全隱患
計(jì)算機(jī)系統(tǒng)技術(shù)是企業(yè)會(huì)計(jì)電算化及其內(nèi)部控制系統(tǒng)的基礎(chǔ)和前提,但隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的高速發(fā)展,各種網(wǎng)絡(luò)病毒頻繁出現(xiàn),這些病毒的入侵會(huì)修改企業(yè)電子數(shù)據(jù),并且不會(huì)留下任何審計(jì)線索,給電算化內(nèi)部控制系統(tǒng)的安全帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)和威脅。目前,企業(yè)在系統(tǒng)穩(wěn)定、數(shù)據(jù)保密和會(huì)計(jì)信息傳輸?shù)葐栴}上存在安全隱患,在很大程度上阻礙了企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制工作的順利開展。
1.3企業(yè)缺乏對(duì)電算化內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督
目前,對(duì)于我國(guó)大多數(shù)企業(yè)而言,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)缺乏合理有效的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督制度也是存在的主要問題之一。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員缺乏對(duì)電算化內(nèi)部控制的了解,對(duì)會(huì)計(jì)電算化的風(fēng)險(xiǎn)和特點(diǎn)不夠熟悉,不懂得如何對(duì)電算化進(jìn)行正確有效的審計(jì),導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)無(wú)法得到有效合理的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督。
1.4企業(yè)相關(guān)人員素質(zhì)有待提高
會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)在內(nèi)部控制工作中起著關(guān)鍵的作用。對(duì)于會(huì)計(jì)人員來(lái)講,他們既需要熟悉計(jì)算機(jī)的相關(guān)操作,又要精通基本財(cái)務(wù)知識(shí)、信息系統(tǒng)管理和計(jì)算機(jī)硬件維修。但目前,我國(guó)這種人才還比較匱乏,會(huì)計(jì)人員整體素質(zhì)不高。內(nèi)部控制的制度是企業(yè)管理的重要組成部分,所以,企業(yè)管理者的素質(zhì)水平同對(duì)于企業(yè)的內(nèi)部控制工作同樣有著極為關(guān)鍵的作用,但很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層并沒有意識(shí)到實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的重要性,阻礙了會(huì)計(jì)電算化工作的發(fā)展。
2加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制工作的措施
2.1加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的安全控制
系統(tǒng)控制主要包括安全控制、環(huán)境保護(hù)和接觸控制3個(gè)部分,安全控制的目的是避免因外部環(huán)境因素所導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的不安全隱患,保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全正常運(yùn)行;環(huán)境保護(hù)的目的是減少由于外界因素而引起的計(jì)算機(jī)故障;而接觸控制可以保證企業(yè)資源的正確性,防止未經(jīng)授權(quán)的人擅自動(dòng)用系統(tǒng)的各種資源。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全控制成為企業(yè)十分重要的工作,企業(yè)應(yīng)該針對(duì)自身狀況,建立嚴(yán)密的防火墻,設(shè)置相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全指標(biāo),包括身份識(shí)別、訪問控制和數(shù)據(jù)保密等,并開發(fā)相應(yīng)的技術(shù)來(lái)保證電算化系統(tǒng)的安全性。
2.2加強(qiáng)企業(yè)相關(guān)人員的職能及權(quán)限的控制
企業(yè)應(yīng)制定相應(yīng)的管理和組織控制制度,加強(qiáng)自身的組織控制,明確職責(zé)分工。對(duì)于企業(yè)職責(zé)分工來(lái)講,首先,必須將用戶部門與電算化部門的職責(zé)分離開來(lái),其中,用戶部門所指產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)的人員或部門,職責(zé)分工的目的是保持不相容職能(如執(zhí)行、業(yè)務(wù)授權(quán)、記錄和保管)的分離和電算化部門內(nèi)部的職責(zé)分離,企業(yè)通過內(nèi)部職責(zé)分工來(lái)解決不相容職能集中化不足的問題。
2.3加強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)工作
內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度,也是企業(yè)自我發(fā)展、自我監(jiān)控和自我完善的手段。在網(wǎng)絡(luò)化和會(huì)計(jì)電算時(shí)代,企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作將由于“人機(jī)”這種特殊的表現(xiàn)形態(tài)而變得更加重要。其具體內(nèi)容主要包括三個(gè)方面。第一,應(yīng)該對(duì)企業(yè)計(jì)算機(jī)內(nèi)數(shù)與紙質(zhì)數(shù)據(jù)的一致性進(jìn)行檢查,對(duì)錯(cuò)誤的賬表進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和更正;第二,應(yīng)該監(jiān)督和檢查數(shù)據(jù)保存方式是否安全,防止他人惡意篡改歷史數(shù)據(jù);第三,應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行審計(jì),正確執(zhí)行相關(guān)法律法規(guī),確保電算化下會(huì)計(jì)處理的正確性,保證憑證附件的完整性和合法性。
一方面,在國(guó)家的整體層面上,我國(guó)仍然缺乏一套統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)部控制管理制度;另一方面,在醫(yī)院的日常管理層面上,各個(gè)醫(yī)院也缺乏行之有效的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度。制度的不健全,使得醫(yī)院在會(huì)計(jì)內(nèi)部控制管理的過程中缺乏管理、監(jiān)督、控制、責(zé)任劃分的標(biāo)準(zhǔn),在對(duì)待某些已經(jīng)影響到醫(yī)院會(huì)計(jì)管理的事項(xiàng)時(shí),沒有清晰明確的依據(jù)。長(zhǎng)此以往,制度的缺失將導(dǎo)致醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度形同虛設(shè),對(duì)醫(yī)院的會(huì)計(jì)管理造成重大的影響,給醫(yī)院的日常經(jīng)營(yíng)管理也帶來(lái)一定的問題。例如在醫(yī)院的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度中,缺乏有效的內(nèi)部審計(jì)制度,導(dǎo)致醫(yī)院在季度檢查中的財(cái)政審查工作不能正常、有序的進(jìn)行,由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部審計(jì)管理監(jiān)控制度和專業(yè)的內(nèi)部審計(jì)管理流程,導(dǎo)致醫(yī)院的內(nèi)部審計(jì)工作很容易讓人鉆了空子,引發(fā)醫(yī)院財(cái)政管理工作上的失誤。
2.醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度施行中的問題。
在醫(yī)院的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度的施行過程中,也出現(xiàn)了許多問題。例如醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度的管理人員綜合素質(zhì)不高,影響了會(huì)計(jì)內(nèi)部管理制度施行的質(zhì)量。一方面,工作人員缺乏專業(yè)的內(nèi)部控制管理知識(shí),掌握的會(huì)計(jì)控制業(yè)務(wù)水平低下,不能有效的完成醫(yī)院內(nèi)部控制管理制度的工作實(shí)施;另一方面,工作人員對(duì)于會(huì)計(jì)內(nèi)部控制管理制度的責(zé)任和權(quán)利沒有清晰的認(rèn)識(shí),對(duì)于工作中的義務(wù)和權(quán)利沒有正確的劃分,導(dǎo)致了內(nèi)控會(huì)計(jì)控制制度實(shí)施過程中束手束腳,影響了會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作的實(shí)施質(zhì)量。
二、醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)部控制管理制度的完善措施
1.建立醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)部控制管理制度的工作體系。
一個(gè)完善的工作體系和工作流程,能夠?yàn)橥瓿舍t(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作提供非常有力的幫助。醫(yī)院在進(jìn)行會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作的過程中,可以使用完整的工作體系和流程,不斷加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作的施行經(jīng)驗(yàn),推動(dòng)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度的有效實(shí)施。這套完整的工作體系和流程,首先不能打擾到醫(yī)院的日常經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn),反而要起到促進(jìn)醫(yī)院進(jìn)行規(guī)范化管理的作用;其次,涉及到醫(yī)院會(huì)計(jì)管理工作的各個(gè)部門都應(yīng)該對(duì)這套體系和流程了然于心,認(rèn)真對(duì)待會(huì)計(jì)內(nèi)部控制工作,加速醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度的施行速度,降低醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)控制度施行過程中出現(xiàn)的失誤和損失;最后,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)該不時(shí)的聽取各個(gè)部門單位的意見,對(duì)工作體系和流程不斷的進(jìn)行更新和延伸,刪除掉工作體系和流程中復(fù)雜無(wú)用的環(huán)節(jié),使之更有利于醫(yī)院的會(huì)計(jì)管理工作,進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。
2.完善醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)部控制管理制度。
醫(yī)院應(yīng)該在遵守會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的基礎(chǔ)上,根據(jù)醫(yī)院會(huì)計(jì)管理和財(cái)政運(yùn)行的實(shí)際情況,以醫(yī)院的會(huì)計(jì)管理制度為主干,以專業(yè)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制管理工作人員為枝葉,不斷強(qiáng)化和完善醫(yī)院內(nèi)部控制管理制度。對(duì)于醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)部控制管理制度的建設(shè)和完善,醫(yī)院首先應(yīng)該從當(dāng)前施行的會(huì)計(jì)政策出發(fā),注重內(nèi)控制度的合理性,與醫(yī)院當(dāng)前會(huì)計(jì)管理制度的銜接性;然后制定和落實(shí)醫(yī)院的工作崗位職責(zé),制定責(zé)任實(shí)施制度,充分體現(xiàn)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度中審核與執(zhí)行的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),形成崗位責(zé)任制;同時(shí),將醫(yī)院所屬各個(gè)單位的會(huì)計(jì)管理工作根據(jù)其自身的特點(diǎn),編入到會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度中去,保證醫(yī)院的財(cái)政管理工作確實(shí)在會(huì)計(jì)內(nèi)控制度工作的范圍中;最后,派遣專業(yè)的工作人員解決下屬部門會(huì)計(jì)控制制度工作實(shí)施中出現(xiàn)的種種問題,并根據(jù)這個(gè)問題不斷改善和加強(qiáng)會(huì)計(jì)內(nèi)控制度的科學(xué)性、規(guī)范性和合理性。完善醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度的內(nèi)容應(yīng)該包括完善健全醫(yī)院的財(cái)政支出審批制度,健全財(cái)政支出工作中的申請(qǐng)、審批、審核和支付等管理制度,做到?jīng)]有醫(yī)院的財(cái)政審批就不撥付支出的款項(xiàng);完善健全醫(yī)院的票據(jù)管理制度,醫(yī)院應(yīng)該統(tǒng)一票據(jù)使用的標(biāo)準(zhǔn),健全票據(jù)購(gòu)買、領(lǐng)用、核銷、保管和銷毀等環(huán)節(jié)的控制制度,并對(duì)醫(yī)院的票據(jù)管理作出明確清晰的記錄,確保醫(yī)院票據(jù)報(bào)銷過程中沒有出現(xiàn)錯(cuò)退、多退和的現(xiàn)象;加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院財(cái)政支出的預(yù)算控制,預(yù)算管理可以有效降低醫(yī)院財(cái)政支出的成本,對(duì)于預(yù)算以外的財(cái)政支出應(yīng)該按照相應(yīng)的審批權(quán)限經(jīng)批準(zhǔn)后方能撥付;完善醫(yī)院的財(cái)產(chǎn)管理制度,醫(yī)院應(yīng)該計(jì)算清楚自身?yè)碛械墓潭ㄙY產(chǎn)和流動(dòng)資產(chǎn),做好使用記錄和使用規(guī)定,只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接近貨幣資金和實(shí)物資產(chǎn),確保醫(yī)院的財(cái)產(chǎn)流動(dòng)不出現(xiàn)差錯(cuò),保證醫(yī)院的資產(chǎn)始終處于安全的狀態(tài);完善醫(yī)院支出的成本的核算體系,提供醫(yī)院職工的成本意識(shí)和工作積極性,提高醫(yī)院資源的使用效率,降低醫(yī)療的成本,最終促使醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益得到提高。
3.加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度工作人員的綜合素質(zhì)。
加強(qiáng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)是減少醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)控制度實(shí)施過程中出現(xiàn)失誤的重要保證,醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)內(nèi)控工作人員的專業(yè)培訓(xùn)工作,使其具有相應(yīng)的職責(zé)承擔(dān)力,保證會(huì)計(jì)信息能夠及時(shí)、完整、真實(shí)和完善的管理和記錄,并不斷提高會(huì)計(jì)內(nèi)部控制管理工作的質(zhì)量;同時(shí),加強(qiáng)工人員的綜合素質(zhì),例如工作人員的自我約束力、服務(wù)態(tài)度、職業(yè)操守等等,使醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)控管理的工作人員能夠自覺遵守工作中的權(quán)利和義務(wù),在醫(yī)院會(huì)計(jì)內(nèi)部控制管理的過程中不斷提升自我的工作標(biāo)準(zhǔn),更新財(cái)務(wù)知識(shí),提高醫(yī)院的會(huì)計(jì)管理工作質(zhì)量。
在企業(yè)不斷發(fā)展的社會(huì)環(huán)境中,為了有效提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作水平,則需要切實(shí)做好企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作,加強(qiáng)企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作控制。其中需要做好以下幾個(gè)方面的工作:其一是在現(xiàn)代信息化技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境中,企業(yè)需要合理設(shè)置會(huì)計(jì)崗位,恰當(dāng)安排專業(yè)素質(zhì)較高的會(huì)計(jì)人員。同時(shí),企業(yè)在實(shí)施會(huì)計(jì)信息化管理的過程中,應(yīng)該堅(jiān)持具體問題具體分析的原則,設(shè)置科學(xué)合理的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。在條件允許的情況下,還需要設(shè)置合理的維護(hù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)審查等崗位,并且根據(jù)所有會(huì)計(jì)工作人員的專業(yè)能力對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)處理和核算工作崗位進(jìn)行調(diào)整。各個(gè)在崗人員應(yīng)該始終堅(jiān)持相互監(jiān)督、相互管理的原則,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)人員、電子數(shù)據(jù)審查人員不能夠同時(shí)擔(dān)任職務(wù)。在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)授權(quán)控制方面,應(yīng)該注重對(duì)企業(yè)的操作密碼嚴(yán)格進(jìn)行管理,其密碼更換也需要安排專業(yè)人員負(fù)責(zé)。在沒有經(jīng)過相關(guān)負(fù)責(zé)人同意的情況下,會(huì)計(jì)工作人員不得隨意操作會(huì)計(jì)信息化軟件;其二是應(yīng)該不斷強(qiáng)化會(huì)計(jì)核算控制內(nèi)容。在信息化技術(shù)水平不斷提高的背景下,企業(yè)開展會(huì)計(jì)核算工作對(duì)審查會(huì)計(jì)原始資料,以及整個(gè)會(huì)計(jì)核算控制都具有非常重要的作用。因此,會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)操作人員在日常工作中應(yīng)該嚴(yán)格按照企業(yè)財(cái)務(wù)管理工作要求執(zhí)行,切實(shí)避免財(cái)務(wù)信息在導(dǎo)入中出現(xiàn)錯(cuò)誤,從而為企業(yè)今后的會(huì)計(jì)審核工作造成嚴(yán)重性的影響[2]。同時(shí),由于在會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)用中,會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)結(jié)算報(bào)表都是同時(shí)形成的,所以企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中還需要安排專門的工作人員來(lái)對(duì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行認(rèn)真審核;其三是應(yīng)該不斷強(qiáng)化會(huì)計(jì)信息資料的保管。在會(huì)計(jì)信息技術(shù)不斷提高的背景下,為會(huì)計(jì)工作者更加方面的查詢相關(guān)數(shù)據(jù)提供了方便。但是由于當(dāng)前會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)資料并沒有進(jìn)行完整的保存,這樣直接導(dǎo)致企業(yè)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確度較低。因此,在這種情況下,企業(yè)必須嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》的要求進(jìn)行,定期整理會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿數(shù)據(jù)資料。同時(shí),在這樣的條件下,還應(yīng)該安排企業(yè)非審核和非復(fù)核的工作人員進(jìn)行會(huì)計(jì)憑證打印工作。在將這些資料打印出來(lái)之后,還需要會(huì)計(jì)專業(yè)人員對(duì)會(huì)計(jì)資料認(rèn)真進(jìn)行審查,通過認(rèn)真檢查去發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)賬簿中出現(xiàn)的問題,從而有效確保會(huì)計(jì)信息的準(zhǔn)確度。然而,對(duì)于一些非常重要的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)信息,企業(yè)管理者還應(yīng)該對(duì)此提出更加嚴(yán)格的要求,有效構(gòu)建科學(xué)完善的會(huì)計(jì)信息保管制度。
(二)準(zhǔn)確評(píng)估企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn),切實(shí)完善企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作
在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中,財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)始終伴隨其中。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估主要是在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的過程中,管理者采取科學(xué)有效的管理措施來(lái)控制企業(yè)內(nèi)部和外部的風(fēng)險(xiǎn)。其中主要包括企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)分析兩個(gè)非常重要的方面。會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的風(fēng)險(xiǎn)主要包括以下三種類型:一是因?yàn)槠髽I(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作人員因?yàn)槌霈F(xiàn)誤報(bào)會(huì)計(jì)信息而違背國(guó)家會(huì)計(jì)法律法規(guī);二是因?yàn)闀?huì)計(jì)工作人員在日常工作中的失誤而導(dǎo)致企業(yè)股東、債權(quán)人等發(fā)生公共危機(jī);三是因?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展過程中,賬務(wù)不實(shí)而導(dǎo)致企業(yè)資金出現(xiàn)流失的現(xiàn)象,這樣不利于企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展。因此,在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中,管理者應(yīng)該樹立良好的風(fēng)險(xiǎn)控制意識(shí)。針對(duì)企業(yè)發(fā)展中各種會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn),有效構(gòu)建起科學(xué)合理的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理系統(tǒng)。最后再通過采取風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別措施、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法、風(fēng)險(xiǎn)分析和報(bào)告等措施,來(lái)有效結(jié)合企業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的各種財(cái)務(wù)問題。
(三)加強(qiáng)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的監(jiān)督,增設(shè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)考核規(guī)定
在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的過程中,通過對(duì)各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)進(jìn)行有效控制是企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作一個(gè)非常重要的結(jié)合點(diǎn)。其中企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督是企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中,加強(qiáng)內(nèi)部控制應(yīng)該構(gòu)建的與實(shí)際相結(jié)合的監(jiān)督檢查措施,以此來(lái)強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部控制。這樣一旦企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中出現(xiàn)問題,便可以采取相應(yīng)的整理措施。同時(shí),在條件允許的情況下,還需要充分利用企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范措施來(lái)強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督,根據(jù)實(shí)際情況設(shè)立企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門,由企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門的工作人員來(lái)強(qiáng)化當(dāng)前企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的合理性和科學(xué)性進(jìn)行高校監(jiān)督。最后采取高效的監(jiān)督措施來(lái)解決企業(yè)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的問題,有效提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理的水平。在企業(yè)長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展過程中,企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的監(jiān)督方式主要包括以下兩個(gè)方面:一是持續(xù)性監(jiān)督檢查;二是專項(xiàng)監(jiān)督檢查。除此之外,企業(yè)為了能夠在競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境中占據(jù)優(yōu)勢(shì)地位,便需要將會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作較好的納入到企業(yè)內(nèi)部控制中。因此,為了能夠更加全面的反映出企業(yè)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的實(shí)際情況,財(cái)務(wù)部便需要對(duì)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)作出明確規(guī)定,一旦發(fā)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)過程中出現(xiàn)任何偽造、變?cè)旌瓦`法銷毀會(huì)計(jì)信息憑證、會(huì)計(jì)賬簿等行為,應(yīng)該給與非常嚴(yán)厲的懲罰。甚至對(duì)于一些情節(jié)非常嚴(yán)重的,還應(yīng)該追求相應(yīng)的法律責(zé)任。
目前我國(guó)商業(yè)銀行內(nèi)控系統(tǒng)建立一般有以下程序:
1.梳理工作流程,建立崗位責(zé)任制。對(duì)于一些不相容的崗位,必須實(shí)行崗位分離,崗位責(zé)任制,各司其責(zé),各負(fù)其責(zé),分工協(xié)作,互相監(jiān)督。
2.理出重點(diǎn)崗位,實(shí)施重點(diǎn)監(jiān)控。
3.建立授權(quán)控制。
4.建立事前、事中、事后監(jiān)督體系。
5.建立文件記錄控制。對(duì)要求進(jìn)行內(nèi)部控制的各個(gè)環(huán)節(jié)和措施,要形成文字材料,有章可查。
6.建立內(nèi)控監(jiān)督機(jī)構(gòu),加強(qiáng)內(nèi)控隊(duì)伍建設(shè)。內(nèi)控監(jiān)督機(jī)構(gòu)對(duì)每個(gè)崗位、每個(gè)部門和各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)施全面監(jiān)督反饋制度,實(shí)現(xiàn)與行政管理交叉控制。
7.建立處罰標(biāo)準(zhǔn),在同一支行內(nèi)實(shí)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。
8.建立科技監(jiān)控系統(tǒng)。
(二)存在的問題
1.會(huì)計(jì)內(nèi)控制度執(zhí)行不嚴(yán),貫徹落實(shí)流于形式
盡管我國(guó)銀行業(yè)在過去幾十年的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中,建立了一系列相對(duì)完善、行之有效的內(nèi)控制度,但卻不能落到實(shí)處,形同虛設(shè),弱化了業(yè)務(wù)操作過程的系統(tǒng)性、嚴(yán)密性和完整性。
2.內(nèi)控機(jī)制不健全,缺乏動(dòng)態(tài)的調(diào)整、充實(shí)過程
對(duì)商業(yè)銀行來(lái)講,要建成真正的、具有國(guó)際水平的、規(guī)范化的商業(yè)銀行,必須隨著其業(yè)務(wù)的日新月異,建立與之相配套的嚴(yán)密、系統(tǒng)、規(guī)范、有效的內(nèi)控制度。
3.相互制約機(jī)制不健全
包括會(huì)計(jì)專業(yè)內(nèi)部各個(gè)崗位、各個(gè)環(huán)節(jié)之間的相互制約,也包括上下級(jí)之間的相互制約。但在實(shí)際工作中相互制約不能完全落實(shí),一些重要職責(zé)和崗位沒有嚴(yán)格分離。其原因主要是:職能監(jiān)督部門的地位不超脫,不能獨(dú)立行使監(jiān)督職能,難于進(jìn)行超前監(jiān)督。
4.檢查輔導(dǎo)走形式,監(jiān)督不力
會(huì)計(jì)檢查部門應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)部門處理的各項(xiàng)業(yè)務(wù)的合規(guī)性、正確性、及時(shí)性進(jìn)行監(jiān)督檢查。
隨著金融改革的深入發(fā)展和科技進(jìn)步,原有建立在手工操作基礎(chǔ)上的管理辦法已不能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化的要求,形成管理上的漏洞。此外,國(guó)際業(yè)務(wù)、中間業(yè)務(wù)、電話銀行、客戶終端、網(wǎng)上銀行、綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)等先進(jìn)的銀行服務(wù)方式,對(duì)銀行會(huì)計(jì)風(fēng)險(xiǎn)防范提出了新的挑戰(zhàn)二、如何強(qiáng)化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制
(一)強(qiáng)化金融風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),樹立內(nèi)控優(yōu)先觀念
首先各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)必須增強(qiáng)內(nèi)控優(yōu)先意識(shí)。目前銀行間的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈,存款成為評(píng)價(jià)基層工作業(yè)績(jī)的重要指標(biāo)之一,所以必須將其列為領(lǐng)導(dǎo)干部的業(yè)績(jī)考核項(xiàng)目,或?qū)嵭袃?nèi)控管理達(dá)標(biāo)制,促使各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視強(qiáng)化內(nèi)控制度,有效防范案件的發(fā)生。其次,加強(qiáng)職工再教育,提高全體會(huì)計(jì)人員對(duì)內(nèi)控的認(rèn)識(shí)。
(二)加強(qiáng)賬務(wù)控制
進(jìn)行會(huì)計(jì)核算必須有一系列以會(huì)計(jì)法為核心的專門方法和規(guī)范,包括填制和審核憑證、設(shè)置會(huì)計(jì)科目、登記賬簿等,它是銀行會(huì)計(jì)控制系統(tǒng)的基礎(chǔ),強(qiáng)化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制首先就要加強(qiáng)賬務(wù)管理。會(huì)計(jì)人員進(jìn)行賬務(wù)記載,必須是憑經(jīng)嚴(yán)格審定的有效會(huì)計(jì)憑證,除此以外不能接受任何指令。各項(xiàng)會(huì)計(jì)核算必須經(jīng)過復(fù)核,賬務(wù)核對(duì)應(yīng)適時(shí)進(jìn)行,要保證賬賬、賬款、賬實(shí)、賬表、賬據(jù)、內(nèi)外賬核對(duì)相符,加強(qiáng)賬務(wù)核對(duì)工作。
(三)設(shè)置科學(xué)的操作規(guī)程
根據(jù)規(guī)范、實(shí)用、安全、有效的原則,設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化操作規(guī)程,涵蓋會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的全過程,實(shí)行上崗對(duì)下崗負(fù)責(zé),下崗對(duì)上崗監(jiān)督的運(yùn)行機(jī)制。操作規(guī)程要根據(jù)銀行經(jīng)營(yíng)管理情況,不斷地補(bǔ)充調(diào)整。特別是每推出一項(xiàng)新業(yè)務(wù)時(shí),應(yīng)根據(jù)及時(shí)性原則,盡可能在新業(yè)務(wù)推出之前建立健全新業(yè)務(wù)的各項(xiàng)操作規(guī)程,使新業(yè)務(wù)開展時(shí)就有章可循,以減少開展新業(yè)務(wù)的風(fēng)險(xiǎn)。
(四)建立嚴(yán)密的分級(jí)授權(quán)制度
對(duì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)處理必須實(shí)行崗位分工,各崗位之間相互聯(lián)系、相互制約,后道工序制約前道工序,后臺(tái)制約前臺(tái)。各種業(yè)務(wù)必須交由不同的人完成,不兼容的崗位一定要分離管理。對(duì)各個(gè)程序及崗位,合理地授予相應(yīng)的處理業(yè)務(wù)的責(zé)任和權(quán)力,對(duì)重要會(huì)計(jì)事項(xiàng)如錯(cuò)賬沖正、開銷賬戶、調(diào)整積數(shù)、大額付現(xiàn)等必須堅(jiān)持授權(quán)審批,形成分工明確、權(quán)責(zé)對(duì)等的嚴(yán)密的風(fēng)險(xiǎn)防范體系。
(五)加強(qiáng)重要物品、重要崗位控制
印章、憑證、庫(kù)款、密押等是銀行業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)過程中的重要物品,掌握這類物品的人員及會(huì)計(jì)主管處于重要崗位,為防范風(fēng)險(xiǎn),必須加強(qiáng)對(duì)重要物品及重要崗位人員的管理,重要物品章、證、押必須分開保管,相互制約;領(lǐng)用、交接手續(xù)必須嚴(yán)密,防止各環(huán)節(jié)出現(xiàn)漏洞;重點(diǎn)崗位人員實(shí)行定期輪換,平行交接。
(六)構(gòu)建會(huì)計(jì)電算化安全控制體系
明確分工和職權(quán)分離是進(jìn)行內(nèi)部控制的基本手段。堅(jiān)持科技部門和操作應(yīng)用部門職責(zé)分離;程序員、操作員、系統(tǒng)管理員職責(zé)分離;嚴(yán)禁程序員單獨(dú)接觸系統(tǒng);嚴(yán)禁系統(tǒng)設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)人員介入實(shí)際會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)操作。系統(tǒng)的設(shè)計(jì)開發(fā)是計(jì)算機(jī)控制的關(guān)鍵,軟件系統(tǒng)越完善,控制越有效。在計(jì)算機(jī)處理業(yè)務(wù)過程中,最容易出錯(cuò)和作弊的環(huán)節(jié)是數(shù)據(jù)輸入。因此必須加強(qiáng)輸入控制,輸出控制是對(duì)系統(tǒng)的輸出結(jié)果進(jìn)行控制,應(yīng)采取雙備份、異地存放、嚴(yán)禁任何人修改等控制辦法。
(七)強(qiáng)化內(nèi)部檢查系統(tǒng)
監(jiān)督檢查是落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度的重要手段,是強(qiáng)化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制,防范經(jīng)濟(jì)犯罪的有效措施。必須建立財(cái)會(huì)、稽核、紀(jì)檢、監(jiān)察等緊密型一體化監(jiān)督管理組織體系,相互協(xié)調(diào)、緊密配合,形成監(jiān)督的整體合力,加大檢查力度,徹底扭轉(zhuǎn)有章不循、違規(guī)操作現(xiàn)象。
(八)提高內(nèi)控人員素質(zhì)
人是實(shí)施內(nèi)部控制的主體,人員素質(zhì)的高低決定銀行內(nèi)控制度的質(zhì)量,因此,強(qiáng)化銀行內(nèi)部控制,必須堅(jiān)持以人為本原則,加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員的思想政治教育和道德教育,加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)人員業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn),完善干部交流和崗位輪換制度。建立一套科學(xué)的會(huì)計(jì)考評(píng)工作體系,形成激勵(lì)機(jī)制。
1.職責(zé)權(quán)限的明確劃分
電力企業(yè)組織機(jī)構(gòu)控制的目的,就是要通過制定合理的組織機(jī)構(gòu)、確切的崗位責(zé)任和規(guī)范的工作人員守則等措施,使得整個(gè)單位不但各部門分工明確,而且崗位責(zé)任還能清楚地說(shuō)明各部門以及個(gè)別工作人員應(yīng)有的職權(quán)及其應(yīng)負(fù)的責(zé)任。一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,管理部門就能夠據(jù)此追究負(fù)有責(zé)任的有關(guān)部門和人員。合理的組織結(jié)構(gòu)分工是維護(hù)單位財(cái)產(chǎn)物資的重要條件。每個(gè)企業(yè)的單位結(jié)構(gòu)設(shè)置和職責(zé)分工應(yīng)體現(xiàn)相互控制和相互檢查的要求,各個(gè)部門的職責(zé)和權(quán)限必須得到授權(quán)并不受外部的干擾。單位內(nèi)部的各級(jí)管理層必須在授權(quán)范圍內(nèi)行使相應(yīng)職權(quán),經(jīng)辦人員也必須在授權(quán)范圍內(nèi)辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。通過職責(zé)劃分、權(quán)責(zé)明確可以在一定程度上預(yù)防和及時(shí)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)執(zhí)行中所產(chǎn)生的錯(cuò)誤或舞弊行為。
2.不相容職務(wù)的分離
所謂不相容職務(wù)指的是不同時(shí)由一人兼任的職務(wù)。在電力企業(yè),記賬與業(yè)務(wù)經(jīng)辦、業(yè)務(wù)審批、財(cái)物保管之間分別都屬于不相容職務(wù),不能由一人兼任,否則發(fā)生舞弊行為的可能性就會(huì)大大增強(qiáng)。實(shí)際上,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)和會(huì)計(jì)事項(xiàng)的經(jīng)辦與審批之間、業(yè)務(wù)經(jīng)辦與財(cái)物保管之間也是不相容職務(wù)。在設(shè)計(jì)組織機(jī)構(gòu)方案時(shí),將不相容職務(wù)交給不同部門或人員去處理,可以在一定程度上預(yù)防差錯(cuò)、舞弊的發(fā)生,如錢賬的分管,錢物的分管等措施,就可以起到相互監(jiān)督、相互牽制的作用。電力企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)工作的機(jī)構(gòu)、崗位設(shè)置時(shí),應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持不相容職務(wù)分離的原則,確保不同機(jī)構(gòu)和崗位之間權(quán)責(zé)分明、相互制約、相互監(jiān)督形成相互制衡的機(jī)制。一般來(lái)說(shuō),單位內(nèi)部不相容職務(wù)主要包括:授權(quán)批準(zhǔn)、業(yè)務(wù)經(jīng)辦、會(huì)計(jì)記錄、財(cái)產(chǎn)保管、稽核檢查等職務(wù)。具體而言應(yīng)實(shí)行如下分離:授權(quán)進(jìn)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和執(zhí)行該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)相分離;執(zhí)行某些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和審核這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的職務(wù)相分離;執(zhí)行某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)和記錄該項(xiàng)業(yè)務(wù)的職務(wù)相分離;保管某些財(cái)產(chǎn)物資和對(duì)其進(jìn)行記錄的職務(wù)相分離;保管某些財(cái)產(chǎn)物資和核對(duì)實(shí)存數(shù)與賬存數(shù)的職務(wù)相分離;記錄明細(xì)賬和記錄總賬的職務(wù)相分離;登記日記賬和登記總賬的職務(wù)相分離。判斷組織機(jī)構(gòu)控制的功能是否健全,主要檢查上述不相容職務(wù)是否在組織機(jī)構(gòu)中有明確的分工。
二、會(huì)計(jì)記錄控制
電力企業(yè)會(huì)計(jì)記錄控制是在記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)過程中采取一定的措施,以確保會(huì)計(jì)記錄達(dá)到真實(shí)和完整的要求。會(huì)計(jì)記錄控制的主要措施包括:
1.建立嚴(yán)格的憑證制度。憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的文件,也是明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的原始憑據(jù),其功能是傳遞有關(guān)信息,包括原始憑證和記賬憑證。良好的憑證制度要求憑證種類齊全、內(nèi)容完整、連續(xù)編號(hào)。首先,一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都要通過取得或填制合法的原始憑證加以反映,任何一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都不應(yīng)處于憑證的監(jiān)督之外。其次,要設(shè)計(jì)良好的憑證格式,不僅能全面反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的情況,還須能反映出各個(gè)部門共同處理的手續(xù),體現(xiàn)出不同部門的權(quán)力和責(zé)任。再次,對(duì)用于記載經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的所有憑證都應(yīng)按照順序統(tǒng)一、連續(xù)編號(hào)。憑證編號(hào)便于對(duì)業(yè)務(wù)的查詢,可以有效地避免記錄的重復(fù)或遺漏,同時(shí),對(duì)于偽造或銷毀憑證試圖掩蓋的行為,也能起到一定程度的防范作用。最后,規(guī)定合理的憑證傳遞程序,明確憑證填制、審核人員的分工,完善原始憑證和記賬憑證的裝訂保管手續(xù)等。
2.嚴(yán)格規(guī)定會(huì)計(jì)記錄的程序。電力企業(yè)應(yīng)在會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度的指導(dǎo)下,從本單位會(huì)計(jì)工作的實(shí)際出發(fā),建立合理的會(huì)計(jì)記錄程序,切實(shí)做到從填制憑證開始,經(jīng)過登記賬簿,直至編制報(bào)表的全過程均以詳細(xì)的書面形式予以規(guī)定。同時(shí),這一切記錄程序要有助于全面反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)情況,及時(shí)提供業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要信息,增強(qiáng)內(nèi)部管理的時(shí)效性和針對(duì)性。
3.嚴(yán)格執(zhí)行記錄的復(fù)核工作。復(fù)核一般分為兩種,一種是將記錄與所記的財(cái)產(chǎn)相核對(duì),即賬實(shí)核對(duì);另一種是記錄之間的相互核對(duì),即賬證核對(duì)、賬賬核對(duì)、賬表核對(duì)。通過對(duì)已完成的記錄進(jìn)行復(fù)核,做到“證、賬、表、實(shí)”四相符,能進(jìn)一步保證記錄的正確性和可靠性,因此復(fù)核工作必須嚴(yán)格執(zhí)行,不能流于形式。
(二)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的人員素質(zhì)不高制定了完善的制度,但是沒能夠得到徹底有效地執(zhí)行,很大程度上是因?yàn)槿藛T的素質(zhì)不太高,沒有意識(shí)到問題的嚴(yán)重性。目前我國(guó)會(huì)計(jì)人員數(shù)量越來(lái)越多,但素質(zhì)卻參差不齊。而由于政策的不斷完善會(huì)計(jì)制度一直在更新,但有些會(huì)計(jì)人員卻不愿意繼續(xù)充電,不去鉆研和掌握新的會(huì)計(jì)知識(shí),那么他們將慢慢地?zé)o法勝任本職工作。
二、交通運(yùn)輸部門內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的強(qiáng)化
(一)建立健全內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度一個(gè)企業(yè)想要正常滴運(yùn)轉(zhuǎn),必須要有嚴(yán)格而完善地內(nèi)部控制制度,交通運(yùn)輸部門也不例外。而內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的完善可以幫助交通運(yùn)輸部門的經(jīng)濟(jì)體制的改革進(jìn)一步深化。交通運(yùn)輸部門應(yīng)該結(jié)合其業(yè)務(wù)特點(diǎn),從相關(guān)的業(yè)務(wù)憑證、業(yè)務(wù)印章的種類、財(cái)務(wù)的核算系統(tǒng)、以及資金的管理機(jī)制等諸多方面來(lái)制定出一系列行之有效的內(nèi)部會(huì)計(jì)制度,并對(duì)之前的制度進(jìn)行修訂、完善或淘汰。
(二)重視審計(jì)的作用制度的執(zhí)行力度欠缺很大程度上是因?yàn)楸O(jiān)督的力度不夠,而對(duì)于內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度,不管是內(nèi)部的審計(jì)制度還是社會(huì)審計(jì)都應(yīng)該得到足夠的重視和完善,才能確保會(huì)計(jì)系統(tǒng)的正常運(yùn)行,控制企業(yè)內(nèi)部的環(huán)境。所以按照交通部的《交通行業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作規(guī)定》以及《審計(jì)署關(guān)于內(nèi)部審計(jì)工作的規(guī)定》的要求,建立健全各種審計(jì)制度,并貫徹落實(shí)審計(jì)的職責(zé),使交通運(yùn)輸部門的審計(jì)工作能夠有效地開展。
(三)提高人員的素質(zhì)不管是企業(yè)的管理者還是內(nèi)部會(huì)計(jì)控制人員,都要積極提高自身的素質(zhì)。如果交通運(yùn)輸部門的管理者的素質(zhì)不夠高,那么肯定會(huì)對(duì)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的執(zhí)行力度產(chǎn)生影響。所以必須要求管理者提升自身的素質(zhì),才能保證各項(xiàng)制度能夠得到徹底地貫徹和落實(shí)。而財(cái)會(huì)人員的素質(zhì)也影響著內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的功能的發(fā)揮,所以對(duì)現(xiàn)有的財(cái)會(huì)人員必須定期進(jìn)行多方位多層次的培訓(xùn)和教育,加強(qiáng)培訓(xùn)財(cái)會(huì)人員的執(zhí)業(yè)技能,提高他們專業(yè)方面的素質(zhì)。與此同時(shí)要重視提高財(cái)會(huì)人員思想素質(zhì)。針對(duì)財(cái)會(huì)人員,要求他們定期參加相關(guān)法律法規(guī)和職業(yè)道德的教育,形成自我約束的能力,提升思想道德境界。要及時(shí)掌握財(cái)會(huì)人員的思想行為動(dòng)向,這樣能更快更及時(shí)地采取防范措施。