序論：好文章的創(chuàng)作是一個不斷探索和完善的過程，我們?yōu)槟扑]十篇業(yè)務(wù)檔案管理論文范例，希望它們能助您一臂之力，提升您的閱讀品質(zhì)，帶來更深刻的閱讀感受。

篇（1）

防疫業(yè)務(wù)檔案兩級管理是指在衛(wèi)生防疫站檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將防疫業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案實行分別站級、科級兩級管理。其內(nèi)容有以下四個方面：

1將衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案納入站檔案工作管理體系：同其他門類的檔案一樣，業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)在接受站檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由站檔案室負(fù)責(zé)具體組織實施。

2將業(yè)務(wù)檔案分為站科兩級：對業(yè)務(wù)活動中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案分別為站級業(yè)務(wù)檔案和科級業(yè)務(wù)檔案兩個層次。

3站級業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸的站級管理的業(yè)務(wù)檔案，由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)收庥、整理、立卷，定期向站檔案室歸檔，交由站檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。

4科級業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸為科級管理的業(yè)務(wù)檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負(fù)責(zé)收庥、整理、立卷，并負(fù)責(zé)保管和提供利用。二、站科兩級檔案范圍的確定

(一)站級業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍

在確定站級業(yè)務(wù)檔案的范圍時，應(yīng)本著總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料以及在基礎(chǔ)監(jiān)督監(jiān)測上形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價值且保管期限長的材料確定為站級檔案，以確保站存業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映和概括本機構(gòu)業(yè)務(wù)活動及工作水平。總體來看，站級業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個方面：

1業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法的研究檔案。包括有關(guān)證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。

2年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學(xué)生常見病等疾病防治方案及總結(jié)、疫情流行病學(xué)分析、疫情流行趨勢預(yù)測等。

3年度或跨年度的衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測的總結(jié)分析。

4重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調(diào)查處理的有關(guān)材料包括調(diào)查報告及現(xiàn)場調(diào)查記錄及有關(guān)的行政行政處罰材料等或年度綜合性分析總結(jié)。

5專題調(diào)查。包括調(diào)查設(shè)計、調(diào)查報告或總結(jié)，統(tǒng)計匯總等材料。

6各項業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計月報、年報。

7省市級以上刊物上發(fā)表的業(yè)務(wù)論文。

(二)科級業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍我國各級防疫站在日常業(yè)務(wù)活動中更大量地、更直接地是形成服務(wù)對象檔案，即在對其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏楸菊竟芾淼膯挝凰峁┑慕?jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測服務(wù)中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務(wù)的企業(yè)的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，衛(wèi)生防疫工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規(guī)律得自于長期的大量的日常性監(jiān)督監(jiān)測材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)督監(jiān)測材料不僅對當(dāng)年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現(xiàn)和分析出疫情流行規(guī)律。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結(jié)性報告，就可以隨意處置，而應(yīng)做為科級業(yè)務(wù)檔案存科保管。科級業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個方面：

1衛(wèi)生監(jiān)督材料

(1)預(yù)防性衛(wèi)生監(jiān)督材料：包括所轄區(qū)內(nèi)或直管單位許可證審批、復(fù)驗材料；新、改、擴建項目審查材料。

(2)常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測材料：包括對所轄地區(qū)或監(jiān)測點或直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測材料，包括監(jiān)測記錄、記事，監(jiān)測小結(jié)，控制結(jié)果，監(jiān)測報告以及經(jīng)常性衛(wèi)生監(jiān)督檢查、抽查材料。

2一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調(diào)查處理材料，包括個案調(diào)查表，現(xiàn)場調(diào)查記錄(筆錄)，人員尋訪記錄，檢驗結(jié)果及處理報告等。

3行政處罰材料，包括監(jiān)督筆錄、檢驗報告、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結(jié)案單及送達回執(zhí)等。

4各類所轄產(chǎn)品鑒定及出具證明材料；廣告登記管理材料。

5從業(yè)人員健康體檢、衛(wèi)生知識培訓(xùn)材料，包括體檢表、檢驗單、統(tǒng)計表；培訓(xùn)計劃、教材及小結(jié)等。

6咨詢工作材料，包括咨詢登記、記錄及小結(jié)等。

7各種毒理檢驗、化驗材料。

三、實行兩級管理的意義

1兩級管理有利于解決檔案儲藏空間與業(yè)務(wù)檔案數(shù)量間的矛盾

我國各級防疫機構(gòu)中，檔案室檔案庫房大多狹小，根本無法容納全部的業(yè)務(wù)檔案，因此，只能將那些保存價值更大、保存期更長的檔案集中到站檔案室中，而一般性的，基礎(chǔ)性的材料只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統(tǒng)一布署和指導(dǎo)下進行的。

2站級管理有利于防疫業(yè)務(wù)工作整體水平的提高

首先，站級業(yè)務(wù)檔案管理可使站檔案能夠反映業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平，對于站領(lǐng)導(dǎo)及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據(jù)。其次，由于站級業(yè)務(wù)歸檔范圍明確將具有總結(jié)分析性、學(xué)術(shù)性的材料交站歸檔，從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業(yè)務(wù)工作的提高。第三，站檔案室人員針對業(yè)務(wù)檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務(wù)，有利于防疫機構(gòu)科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。

3科級管理是有利于滿足防疫業(yè)務(wù)工作日常的需要

防疫業(yè)務(wù)有延續(xù)性，在對監(jiān)測點、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測中，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)督監(jiān)測檔案；特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或注銷。如直管單位許可證檔案、建設(shè)項目檔案等就屬這種情況。因此科級管理就可以及時滿足衛(wèi)生防疫的日常需要。

四、兩級管理的實施

1建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)

兩級管理是通過檔案工作網(wǎng)絡(luò)層層的管理而實現(xiàn)有序的實施。因此，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)是這產(chǎn)行衛(wèi)生防疫檔案兩級管理的組織保障。

建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)即在站一級設(shè)立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負(fù)責(zé)全站包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，并協(xié)調(diào)解決在實行兩級管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據(jù)站檔案管理委員對業(yè)務(wù)檔案的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度，除管理站級業(yè)務(wù)檔案外，還要對科級業(yè)務(wù)檔案管理進行督促指導(dǎo)。各

科設(shè)兼職檔案員，在站檔案室的指導(dǎo)下進行站級業(yè)務(wù)檔案的歸檔及科級業(yè)務(wù)檔案的管理。這樣的檔案工作網(wǎng)絡(luò)使業(yè)務(wù)檔案由無序變?yōu)橛行虻墓芾怼?/p>

2建立切合實際的業(yè)務(wù)檔案管理制度

對種類繁多、形式各異的業(yè)務(wù)檔案，要實行科學(xué)規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的業(yè)務(wù)檔案管理制度。首先，在制定業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和歸檔制度時，站檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動，再結(jié)合衛(wèi)生部“全國衛(wèi)生防疫工作規(guī)范”關(guān)于業(yè)務(wù)活動形成材料范圍的規(guī)定，經(jīng)與各科密切協(xié)商，具體確定符合業(yè)務(wù)實際的各科站級和科級業(yè)務(wù)檔案的歸檔范圍。其次，對于各科的科級業(yè)務(wù)檔案也要同站級業(yè)務(wù)檔案一樣，提出統(tǒng)一的立卷要求，以確保科級檔案立卷的規(guī)范，但可使用不同的卷皮，以示區(qū)分；第三，嚴(yán)格科級秋檔案的保管及利用制度，任何個人不得將檔案據(jù)為已有。

3加強對兼職檔案員的培訓(xùn)和指導(dǎo)

各科兼職檔案員大多熟悉本科室的業(yè)務(wù)，檔案知識相對貧乏。因此，要做好業(yè)務(wù)檔案的立卷歸檔，就必須加強對他們的培訓(xùn)和指導(dǎo)。檔案室可定期舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，并將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)列入兼職檔案員繼續(xù)教育的學(xué)習(xí)內(nèi)容，進行學(xué)分評定，以提高他們學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)的積極性。同時，檔案室人員也要主動指導(dǎo)科室立卷和編目。

篇（2）

1檔案的價值

檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中直接形成的歷史記錄。檔案在內(nèi)容上是原始記錄，是信息和知識的源頭，一旦形成一般不能隨意修改。檔案不僅內(nèi)容紛繁，而且種類多樣，如文書檔案、財務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。檔案的價值是檔案在利用過程中產(chǎn)生的實際效益。

1.1歷史文化價值

檔案的價值是“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”。檔案作為一種特殊的文獻，是人類活動的產(chǎn)物，具有特殊的價值，其憑證價值是任何資料都無法替代的。檔案的珍貴在于原始性、真實性和多樣性。

1.2經(jīng)濟價值

對于人事檔案和業(yè)務(wù)檔案來說，人事檔案記錄著一個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職務(wù)職稱以及個人的基本信息。這些材料已經(jīng)成為很多商家關(guān)注的目標(biāo)，往往擁有的信息越多，商家謀利的概率也就越高。業(yè)務(wù)檔案被視為企業(yè)重要的無形資產(chǎn)，是企業(yè)知識產(chǎn)權(quán)檔案的組成部分，具有極高的市場價值。

1.3情報價值

傳統(tǒng)的檔案信息主要發(fā)揮參考價值和憑證價值。如今，越來越多的人已經(jīng)意識到檔案材料作為一種知識資源所具有的情報價值。企業(yè)檔案是企業(yè)知識的重要組成部分，其完整的記錄了企業(yè)的宏觀和微觀發(fā)展情況，具有無可比擬的資源優(yōu)勢，也是情報信息的重要來源。

2檔案管理在物資企業(yè)經(jīng)營中的作用

物資企業(yè)的檔案是在各項生產(chǎn)、經(jīng)濟活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案管理是物資企業(yè)管理的一部分，是保存企業(yè)歷史真實面貌的一項重要工作。

2.1參考作用

檔案是物資企業(yè)發(fā)展的重要憑據(jù)，是企業(yè)發(fā)展的原始記錄。對重大項目的實施方案、計劃、策略、業(yè)務(wù)的評審材料等進行保管，可為后續(xù)物資管理型企業(yè)的發(fā)展提供參考。

2.2憑證作用

由于財務(wù)的原始記錄即原始憑證，是記載各單位經(jīng)濟活動的最初的書面材料。通過一定的單、表、卡片、臺賬等形式反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，是企業(yè)會計核算中最原始、最基本、使用最多、數(shù)量最龐大的憑證材料，是進行經(jīng)濟核算的重要依據(jù)。財務(wù)檔案有很強的憑證依據(jù)性，不僅是經(jīng)濟決策的重要依據(jù)，還對保護國家財產(chǎn)、執(zhí)行國家財經(jīng)紀(jì)律起到監(jiān)督作用。

2.3可追溯作用

當(dāng)物資企業(yè)與其他企業(yè)發(fā)生糾紛、訴訟時，檔案可發(fā)揮證據(jù)作用，提供了與爭議企業(yè)進行談判及可追溯的依據(jù)。

3檔案管理存在問題

3.1重視不夠

長期以來，部分人員包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對檔案工作的認(rèn)識存在一些誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、一收一放的事務(wù)性工作，不是主要工作，不能創(chuàng)造經(jīng)濟效益。對檔案工作缺乏了解，忽視檔案工作，無法適應(yīng)企業(yè)追求精細(xì)管理的需要。

3.2標(biāo)準(zhǔn)化程度較低

對檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化重要性認(rèn)識不足，檔案部門所執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)與國家標(biāo)準(zhǔn)有所偏差。一些基層檔案管理人員認(rèn)為檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化只是推薦實行而不是強制執(zhí)行，其價值和意義不大，所以沒有嚴(yán)格執(zhí)行。在檔案的處理、保存和管理等細(xì)節(jié)上，僅是執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化管理的一部分規(guī)定，管理過程粗放。

3.3隊伍建設(shè)方面

隨著企業(yè)管理信息化水平不斷提高，為檔案管理提供了先進的科技手段，也對檔案管理人員提出了新的要求。由于企業(yè)將發(fā)展重點放在經(jīng)營上，對檔案工作重視支持不夠，導(dǎo)致愿意投身檔案管理事業(yè)的人員逐年減少，即便在崗人員，也因長期缺乏專業(yè)培訓(xùn)而致使業(yè)務(wù)能力無法適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需求。

3.4電子歸檔實施效果不佳

信息技術(shù)在各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用實現(xiàn)了社會的快速化、智能化建設(shè)。目前許多企業(yè)的歸檔已將紙質(zhì)檔案改為電子檔案，更有利于保存、分類和整理。但是，由于信息技術(shù)在檔案應(yīng)用上不夠普及，檔案人員思想認(rèn)知不清，操作技術(shù)不熟，導(dǎo)致由紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變承接不夠全面，制約了檔案硬件的更新?lián)Q代。

4改進檔案管理的措施

4.1做好檔案宣傳，強化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平

利用多種形式宣傳檔案的歷史文化價值、經(jīng)濟價值、情報價值，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，取得各方面的高度重視和支持。檔案人員要樹立服務(wù)觀念，增強服務(wù)意識，明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)質(zhì)量高低是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

4.2加強檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)

要保證檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量，加強對檔案標(biāo)準(zhǔn)化實施的培訓(xùn)和監(jiān)督。培訓(xùn)和監(jiān)督可以由檔案行政管理部門組織，更新檔案標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)知識，及時糾正標(biāo)準(zhǔn)化實施過程中偏離標(biāo)準(zhǔn)的做法，促進標(biāo)準(zhǔn)化活動正常有序的開展。

4.3建立健全檔案工作規(guī)章制度

完善的制度是進行高效管理的手段，任何一項工作的順利開展，都需要相關(guān)的制度做保障。檔案部門應(yīng)建立健全檔案的歸檔制度、保管制度、保密制度、查閱制度及利用制度，并納入崗位責(zé)任中監(jiān)督考核。

4.4加強檔案隊伍建設(shè)

提高檔案管理專業(yè)性，增強檔案人員的的責(zé)任感與使命感，不斷提升專業(yè)能力，培養(yǎng)高度的職業(yè)敏感性，及時做好檔案歸檔工作。企業(yè)應(yīng)重視對檔案管理人員的選拔，定期對其進行專業(yè)培訓(xùn)，保證持證上崗，建設(shè)一支具有較高專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)的檔案管理隊伍。

篇（3）

由于電力企業(yè)實物檔案的歸檔意識不強，存在認(rèn)識上的誤區(qū)，歸檔范圍的不明確以及實物種類繁多；再加上電力行業(yè)的工作范圍廣、技術(shù)層次多，使得電力企業(yè)實物檔案管理工作既具有復(fù)雜性又具有很強的專業(yè)性。這都導(dǎo)致我國電力企業(yè)在實物檔案管理工作上困難重重、問題多多。雖然，由于社會科技的不斷發(fā)展，電力企業(yè)實物檔案管理工作取得了不少的成就，但其依然存在著不少的難點和問題。因為實物檔案管理是企業(yè)檔案管理中的重要組成部分，而企業(yè)檔案管理工作又是企業(yè)經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)。所以，采取必要的措施解決實物檔案管理工作中的問題、降低實物檔案管理工作的難度已是刻不容緩的事實。

1.2電力企業(yè)實物檔案管理工作存在的問題

1.2.1電力企業(yè)高層對實物檔案管理工作不重視

大多數(shù)電力企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為實物檔案管理只是一項文字工作，對企業(yè)的發(fā)展來說可有可無，這使檔案工作得不到應(yīng)有的重視。正是因為這個原因，電力企業(yè)對實物檔案管理工作并不重視，不僅投入的資金很少，管理手段和保管條件落后，也沒有設(shè)置專門的部門進行管理。并且大多數(shù)電力企業(yè)實物檔案管理工作的人員并不是專業(yè)的檔案人才，甚至有的電力企業(yè)的檔案管理人員根本就不懂檔案管理，以為檔案管理只是簡單的進行收集和分類。有的電力企業(yè)只是讓其他員工兼任這項工作，沒有設(shè)置專門的職位。這些實物檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)并不高，其責(zé)任心也不強。再加上沒有設(shè)立獨立的檔案室，致使一些該保存的資料沒有得到保存。由于缺乏歸檔范圍、保管期限的科學(xué)界定導(dǎo)致管理成本加大。

1.2.2對電力企業(yè)實物檔案管理的理論研究和業(yè)務(wù)指導(dǎo)與時代脫軌

隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，其發(fā)展過程中實物檔案資料也隨之增加。但是，現(xiàn)在電力企業(yè)在實物檔案管理方面的理論研究及其業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想沒有隨之發(fā)展，與新時期、新時代脫軌。而實物檔案管理工作又日益變得重要，加強這方面的理論研究和業(yè)務(wù)指導(dǎo)已成為電力企業(yè)亟需解決的問題。要解決這個問題，這需要有關(guān)部門在實踐中不斷完善實物檔案管理的模式，還要制定相關(guān)政策來指導(dǎo)實物檔案管理工作的開展。

1.2.3電力企業(yè)實物檔案利用率不高

近年來，雖然有的電力企業(yè)已認(rèn)識實物檔案管理對企業(yè)經(jīng)營管理和發(fā)展的重要性，組織員工學(xué)習(xí)《檔案法》、《檔案管理條例》及有關(guān)規(guī)章制度，開展檔案知識競賽活動和檔案知識培訓(xùn)，以此來提高全員檔案管理意識。但是由于電力企業(yè)的管理高層大多只注重電力基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和企業(yè)經(jīng)營發(fā)展，對實物檔案管理工作并不重視。再加上實物檔案管理人員變換頻繁，沒能形成穩(wěn)定的隊伍。這些都導(dǎo)致了電力企業(yè)出現(xiàn)對實物檔案利用率不高的現(xiàn)象。除此之外，電力企業(yè)實物檔案管理工作中還存在因?qū)嵨餀n案目標(biāo)管理不完善而導(dǎo)致資料遺失、實物檔案管理不當(dāng)而有安全隱患以及其他的問題。例如，有的電力企業(yè)檔案庫房不符合安全防護的要求：檔案庫房使用玻璃門、玻璃窗，設(shè)置在潮濕的角落里或直接放在陽臺上。還有的電力企業(yè)檔案庫房設(shè)計布局不合理，沒有專門的、獨立的檔案室。

2做好電力企業(yè)實物檔案管理工作的對策

2.1電力企業(yè)管理高層要重視實物檔案管理的工作，增強實物檔案管理意識

要做好電力企業(yè)實物檔案管理，首先必須增強電力企業(yè)實物檔案管理的意識。不僅要提高電力企業(yè)管理高層對實物檔案管理工作的重視，還要增強企業(yè)全體員工的實物檔案管理意識，這兩者缺一不可。電力企業(yè)實物檔案管理若缺少管理高層的支持，工作將無法順利開展。同理，提高全體職工的實物檔案管理意識是做好檔案工作的根本保證。要做到這一點，電力企業(yè)可以組織員工學(xué)習(xí)《檔案法》等規(guī)章制度，以此來增加員工檔案方面的知識，提高其檔案管理意識。同時對管理實物檔案的工作人員不斷進行檔案知識方面的培訓(xùn)，提高其專業(yè)能力。

2.2電力企業(yè)要建立健全實物檔案管理制度

電力企業(yè)之所以在進行實物檔案管理的工作中出現(xiàn)難點和問題，最主要的是缺乏相應(yīng)的管理制度。雖然我國已經(jīng)頒布了《中華人民共和國檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則》等一系列檔案管理法規(guī)，但很多電力企業(yè)并沒有嚴(yán)格按照這些政策法規(guī)整理電力企業(yè)實物檔案資料。因此，電力企業(yè)要做好實物檔案管理方面的工作，必須根據(jù)企業(yè)的實際情況建立健全實物檔案管理制度。同時，還需建立和健全相應(yīng)的約束、激勵、監(jiān)督機制，對實物檔案管理的工作進行監(jiān)督和激勵，并要嚴(yán)格執(zhí)行獎懲制度。

2.3定期對實物檔案管理的工作人員進行培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)

隨著電力企業(yè)的不斷發(fā)展，實物檔案的歸檔范圍也在不斷變化，因此對電力企業(yè)實物檔案管理工作提出了更高層次的要求。這就必須加強檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，重視檔案人才的教育和培養(yǎng)，提高檔案人員的工作能力。電力企業(yè)可以根據(jù)實物檔案管理人員的水平制作定期的培訓(xùn)計劃，并將培訓(xùn)的檔案知識同實際操作結(jié)合起來。因?qū)嵨餀n案管理工作的特殊性，還必須保持實物檔案管理工作人員的穩(wěn)定。電力企業(yè)要制定一些能留得住檔案管理人才的方案，提高實物檔案管理人員的工資待遇。電力企業(yè)可以制定相應(yīng)的獎懲制度，這樣既可以激勵實物檔案管理人員的工作熱情，又能提高他們的待遇，使其能留下來。電力企業(yè)要做好實物檔案管理工作，就必須提高實物檔案管理人員的素質(zhì)，并穩(wěn)定工作隊伍。

2.4加快實物檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案的利用率

現(xiàn)在，計算機和信息技術(shù)已被人們廣泛應(yīng)用到社會工作的各個領(lǐng)域。在這種大環(huán)境背景下，對電力企業(yè)實物檔案管理工作也產(chǎn)生了巨大的影響。沿用以前的方法對實物檔案進行管理，已經(jīng)不適合現(xiàn)在電力企業(yè)的發(fā)展要求。因此，電力企業(yè)必須加快實物檔案管理信息化建設(shè)。要做到這一點，電力企業(yè)要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，同時還要引進先進的管理理念，對實物檔案管理進行改革。電力企業(yè)可以根據(jù)本企業(yè)的需要，充分利用現(xiàn)代數(shù)字化設(shè)備，開展檔案管理信息化建設(shè)工作。同時，電力企業(yè)還要提高實物檔案的利用率，使其真正發(fā)揮對企業(yè)發(fā)展的意義和價值。要做到這一點，電力企業(yè)可以拓展利用途徑、優(yōu)化利用服務(wù)、提升利用層次等。

篇（4）

防疫業(yè)務(wù)檔案兩級管理是指在衛(wèi)生防疫站檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，將防疫業(yè)務(wù)形成的技術(shù)檔案實行分別站級、科級兩級管理。其內(nèi)容有以下四個方面：

1將衛(wèi)生防疫業(yè)務(wù)檔案納入站檔案工作管理體系：同其他門類的檔案一樣，業(yè)務(wù)檔案的管理也應(yīng)在接受站檔案工作管理委員會的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由站檔案室負(fù)責(zé)具體組織實施。

2將業(yè)務(wù)檔案分為站科兩級：對業(yè)務(wù)活動中形成的大量疾病防治、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測檔案分別為站級業(yè)務(wù)檔案和科級業(yè)務(wù)檔案兩個層次。

3站級業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸的站級管理的業(yè)務(wù)檔案，由各科兼職檔案員負(fù)責(zé)收庥、整理、立卷，定期向站檔案室歸檔，交由站檔案室統(tǒng)一保管和提供利用。

4科級業(yè)務(wù)檔案管理：凡劃歸為科級管理的業(yè)務(wù)檔案，交科保存，由各科兼積檔案員負(fù)責(zé)收庥、整理、立卷，并負(fù)責(zé)保管和提供利用。二、站科兩級檔案范圍的確定

(一)站級業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍

在確定站級業(yè)務(wù)檔案的范圍時，應(yīng)本著總體性、綜合性、分析性及學(xué)術(shù)性的原則對檔案進行劃分。即要將那些反映主要業(yè)務(wù)工作的總體水平的材料以及在基礎(chǔ)監(jiān)督監(jiān)測上形成的綜合性、分析性并具有一定學(xué)術(shù)價值且保管期限長的材料確定為站級檔案，以確保站存業(yè)務(wù)檔案能夠全面反映和概括本機構(gòu)業(yè)務(wù)活動及工作水平?？傮w來看，站級業(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個方面：

1業(yè)務(wù)工作法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)方法的研究檔案。包括有關(guān)證書、研究報告、編制說明及驗證報告等。

2年度或跨年度的法定傳染病、地方病及中小學(xué)生常見病等疾病防治方案及總結(jié)、疫情流行病學(xué)分析、疫情流行趨勢預(yù)測等。

3年度或跨年度的衛(wèi)生監(jiān)督、監(jiān)測的總結(jié)分析。

4重大事故、疫情暴發(fā)、中毒調(diào)查處理的有關(guān)材料包括調(diào)查報告及現(xiàn)場調(diào)查記錄及有關(guān)的行政行政處罰材料等或年度綜合性分析總結(jié)。

5專題調(diào)查。包括調(diào)查設(shè)計、調(diào)查報告或總結(jié)，統(tǒng)計匯總等材料。

6各項業(yè)務(wù)工作的統(tǒng)計月報、年報。

7省市級以上刊物上發(fā)表的業(yè)務(wù)論文。

(二)科級業(yè)務(wù)檔案的劃分及范圍我國各級防疫站在日常業(yè)務(wù)活動中更大量地、更直接地是形成服務(wù)對象檔案，即在對其所轄區(qū)內(nèi)或?qū)Ρ粍澏楸菊竟芾淼膯挝凰峁┑慕?jīng)常性的疾病控制、衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測服務(wù)中所形成的材料。這些材料的保管周期不易確定，需隨所服務(wù)的企業(yè)的存亡而定，而且不少材料還因工作需要逐年加以補充，因此存科保管更為便利。此外，衛(wèi)生防疫工作成果的取得周期長，其疾病流行及防治規(guī)律得自于長期的大量的日常性監(jiān)督監(jiān)測材料的積累。這些常規(guī)性監(jiān)督監(jiān)測材料不僅對當(dāng)年的疫情分析有用，更可能是在若干年以后，能從中發(fā)現(xiàn)和分析出疫情流行規(guī)律。因此，這些一般性、經(jīng)常性業(yè)務(wù)活動形成的材料不能因為有了綜合性或總結(jié)性報告，就可以隨意處置，而應(yīng)做為科級業(yè)務(wù)檔案存科保管?？萍墭I(yè)務(wù)檔案的范圍有以下幾個方面：

1衛(wèi)生監(jiān)督材料

(1)預(yù)防性衛(wèi)生監(jiān)督材料：包括所轄區(qū)內(nèi)或直管單位許可證審批、復(fù)驗材料；新、改、擴建項目審查材料。

(2)常規(guī)性衛(wèi)生監(jiān)督監(jiān)測材料：包括對所轄地區(qū)或監(jiān)測點或直管單位公共衛(wèi)生監(jiān)測材料，包括監(jiān)測記錄、記事，監(jiān)測小結(jié)，控制結(jié)果，監(jiān)測報告以及經(jīng)常性衛(wèi)生監(jiān)督檢查、抽查材料。

2一般性違法案例、疫情、污染事故、食物中毒的調(diào)查處理材料，包括個案調(diào)查表，現(xiàn)場調(diào)查記錄(筆錄)，人員尋訪記錄，檢驗結(jié)果及處理報告等。

3行政處罰材料，包括監(jiān)督筆錄、檢驗報告、合議記錄、聽證記錄、處罰決定書、結(jié)案單及送達回執(zhí)等。

4各類所轄產(chǎn)品鑒定及出具證明材料；廣告登記管理材料。

5從業(yè)人員健康體檢、衛(wèi)生知識培訓(xùn)材料，包括體檢表、檢驗單、統(tǒng)計表；培訓(xùn)計劃、教材及小結(jié)等。

6咨詢工作材料，包括咨詢登記、記錄及小結(jié)等。

7各種毒理檢驗、化驗材料。

三、實行兩級管理的意義

1兩級管理有利于解決檔案儲藏空間與業(yè)務(wù)檔案數(shù)量間的矛盾

我國各級防疫機構(gòu)中，檔案室檔案庫房大多狹小，根本無法容納全部的業(yè)務(wù)檔案，因此，只能將那些保存價值更大、保存期更長的檔案集中到站檔案室中，而一般性的，基礎(chǔ)性的材料只能分散在科室保存。但這種分散管理也是納入全站檔案工作統(tǒng)一布署和指導(dǎo)下進行的。

2站級管理有利于防疫業(yè)務(wù)工作整體水平的提高

首先，站級業(yè)務(wù)檔案管理可使站檔案能夠反映業(yè)務(wù)工作全貌和工作水平，對于站領(lǐng)導(dǎo)及時把握全局，做出正確決策提供了有力依據(jù)。其次，由于站級業(yè)務(wù)歸檔范圍明確將具有總結(jié)分析性、學(xué)術(shù)性的材料交站歸檔，從而要求各科業(yè)務(wù)人員不能再僅停留在做一般性工作小結(jié)，而是要在大量的監(jiān)督監(jiān)測材料上做進一步的加工，形成分析性報告，從而促進了業(yè)務(wù)工作的提高。第三，站檔案室人員針對業(yè)務(wù)檔案開展信息加工，通過各種編研材料為全站科研防病工作服務(wù)，有利于防疫機構(gòu)科研工作的開展。第四，站級檔案管理便于開展站際防疫信息的交流，為全市甚至全國的防疫工作提供利用。

3科級管理是有利于滿足防疫業(yè)務(wù)工作日常的需要

防疫業(yè)務(wù)有延續(xù)性，在對監(jiān)測點、直管單位的監(jiān)督監(jiān)測中，要經(jīng)常使用其前一年或前幾年形成的監(jiān)督監(jiān)測檔案；特別是隨著生產(chǎn)經(jīng)營單位的變化，有些檔案還要不斷進行補充或注銷。如直管單位許可證檔案、建設(shè)項目檔案等就屬這種情況。因此科級管理就可以及時滿足衛(wèi)生防疫的日常需要。

四、兩級管理的實施

1建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)

兩級管理是通過檔案工作網(wǎng)絡(luò)層層的管理而實現(xiàn)有序的實施。因此，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)是這產(chǎn)行衛(wèi)生防疫檔案兩級管理的組織保障。

建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)即在站一級設(shè)立由主管站長牽頭、各科主任參加的全站檔案工作管理委員會，負(fù)責(zé)全站包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，并協(xié)調(diào)解決在實行兩級管理中的各種困難。站綜合檔案室則依據(jù)站檔案管理委員對業(yè)務(wù)檔案的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度，除管理站級業(yè)務(wù)檔案外，還要對科級業(yè)務(wù)檔案管理進行督促指導(dǎo)。各

科設(shè)兼職檔案員，在站檔案室的指導(dǎo)下進行站級業(yè)務(wù)檔案的歸檔及科級業(yè)務(wù)檔案的管理。這樣的檔案工作網(wǎng)絡(luò)使業(yè)務(wù)檔案由無序變?yōu)橛行虻墓芾怼?/p>

2建立切合實際的業(yè)務(wù)檔案管理制度

篇（5）

【關(guān)鍵詞】財務(wù)檔案電算化檔案管理信息化

所謂會計電算化,是指計算機技術(shù)在會計工作中的應(yīng)用,即采用電子計算機替代人工記賬、算賬、報賬,以及對會計信息進行分析和利用的工程。會計電算化后,提高了會計核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率,減輕財會人員的勞動強度,使財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來,更好地參與單位的經(jīng)營決策,加強財務(wù)管理。加強會計檔案管理信息化是企業(yè)會計電算化改革和發(fā)展的客觀需要,是時展的必然,是會計檔案管理發(fā)展方向。管好用好財務(wù)檔案是企業(yè)財會工作向高水平發(fā)展的重要前提。

一、會計電算化特點

1、數(shù)據(jù)處理方式發(fā)生了變化

在傳統(tǒng)手工會計工作環(huán)境下,科目匯總表、資產(chǎn)負(fù)債表、借貸試算平衡以及相關(guān)的財務(wù)報表分析均需要進行人工匯總計算,使得財務(wù)人員的工作量很大,同時也容易造成數(shù)據(jù)上的計算錯誤。在電算化會計環(huán)境下,只需錄入原始數(shù)據(jù)或通過外部系統(tǒng)轉(zhuǎn)入機制憑證并在計算機財務(wù)軟件的指導(dǎo)下進行會計分錄,通過憑證的審核、修改、確認(rèn)由計算機自動完成打印輸出,科目匯總、借貸平衡等工作均由計算機自動完成,同時可以根據(jù)需要生成會計報表,這大大降低了財務(wù)人員的工作量,也避免了計算加總等工作出現(xiàn)的錯誤。

2、數(shù)據(jù)記錄方式和保存介質(zhì)發(fā)生了變化

手工會計方式下,數(shù)據(jù)記錄主要依靠工作人員的手工記錄,出現(xiàn)記錄錯誤的可能性加大,而且同一類數(shù)據(jù)可能會重復(fù)多次記錄。數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“紙”介質(zhì),保存這些介質(zhì)需要占用很大的空間,還需進行防火、防水、防潮、防盜等工作。在電算化會計工作環(huán)境下,數(shù)據(jù)保存介質(zhì)是“磁盤”,磁性介質(zhì)。磁性介質(zhì)的采用節(jié)約了數(shù)據(jù)的保存空間,也使數(shù)據(jù)存取方便,同時通過數(shù)據(jù)拷貝、轉(zhuǎn)入等方法避免了手工記錄中出現(xiàn)重復(fù)記錄的現(xiàn)象。磁性介質(zhì)的保存除了需要紙介質(zhì)保存所需的部分工作外,還要進行防病毒、防磁化等工作。由于磁盤存在著物理易損性,需要對磁盤進行備份工作。

二、會計電算化會計檔案的特點

眾所周知,傳統(tǒng)的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算專用材料,它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時序性和嚴(yán)肅性,不得隨意篡改。在企業(yè)信息化建設(shè)的過程中,財務(wù)保障范圍的拓展和管理要求的提高,迫切需要會計檔案管理手段的變革和管理效能的提高。建設(shè)電子財務(wù)檔案,實現(xiàn)財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,是搞好企業(yè)財務(wù)檔案管理的必然選擇。各級企事業(yè)單位實行會計電算化以后,由于產(chǎn)生了許多依附于計算機磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件,財務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會計資料的調(diào)閱均在計算機上完成,隨之而使會計檔案賦予了許多新的特點。本文根據(jù)工作的實踐,總結(jié)出會計電算化會計檔案具有以下顯著特點。

第一,較之傳統(tǒng)的財務(wù)檔案,會計電算化檔案存儲的范圍和領(lǐng)域擴大了。

第二,傳統(tǒng)的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可使用。即會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。

第三,會計電算化檔案的載體不僅是通過打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張,更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會計電算化檔案的保管不僅是作為會計資料信息載體的紙張而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。

第四,電子財務(wù)檔案便于計算、分析,快捷獲得所需結(jié)果。如果電子財務(wù)檔案上網(wǎng),通過計算機操作和網(wǎng)絡(luò)交流,不僅滿足了日常條件查詢、統(tǒng)計分析、制作數(shù)據(jù)報表、開展數(shù)據(jù)交換的需要,達到檔案信息資源共享、無紙化查閱和方便快捷的目的,節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

第五,電子財務(wù)檔案易于修正、拷貝和重置,便于糾錯、攜帶和傳遞。

正如上面所述,電子財務(wù)檔案或財務(wù)檔案信息化有很多優(yōu)點,但也有不足的一面。如具有系統(tǒng)依賴性,即需要一定的軟硬件環(huán)境支持,只能在特定的條件下才能打開,不具備傳統(tǒng)檔案的直接可視性,還具有易遭毀損、難查痕跡的特點,同時它們又受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲信息的有效期等條件的影響,即對會計電算化檔案的安全性、完整性要求更高。實行電算化的時間越長,會計檔案與財務(wù)軟件的版本數(shù)越多,即會計電算化檔案更需要科學(xué)的管理。因此,即使實現(xiàn)了財務(wù)檔案管理的信息化,在歸檔中也需要實行所謂的“雙套制”,即將同一份檔案的紙質(zhì)版和電子版同時歸檔。

三、電算化會計檔案工作的內(nèi)容

1、搞好數(shù)據(jù)挖掘和整理,建好數(shù)據(jù)庫,并及時采集動態(tài)數(shù)據(jù)

檔案信息的數(shù)字化是整個檔案管理信息化的基礎(chǔ),其他的一切工作都建立在此基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的檔案大都以紙質(zhì)為載體,實現(xiàn)檔案管理的信息化,必須向數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)變。未來的財務(wù)檔案室就是財務(wù)檔案的數(shù)據(jù)采集源泉和基地,是數(shù)據(jù)存儲、管理、處理、查詢、檢索、傳遞的數(shù)字化信息服務(wù)工作基地。在財務(wù)檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)上,必須建立企業(yè)財務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫,可以按企業(yè)財務(wù)檔案的內(nèi)容分類建立若干個主要的數(shù)據(jù)庫,如按標(biāo)準(zhǔn)制度、原始憑證、會計賬簿、指標(biāo)文件、工作資料等建立幾個主要基本數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫一經(jīng)建立,立即著手?jǐn)?shù)據(jù)的錄入,將本單位的財務(wù)檔案資料都錄入計算機。

2、搞好財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè),提高檔案使用效率

檔案的最大價值在于利用,檔案管理信息化的實現(xiàn)將為檔案信息的充分利用提供廣闊天地。建立完善的財務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò),一方面可以將業(yè)務(wù)上級的文檔以及本級各單位的相關(guān)文件直接進入或轉(zhuǎn)換進入檔案數(shù)據(jù)庫,減少檔案人員的重復(fù)錄入工作,保證檔案信息的完整性。另一方面也可以實行聯(lián)機公共目錄查詢、光盤遠(yuǎn)程檢索服務(wù),也可以通過電子郵件或BBS等方式開展財務(wù)檔案信息咨詢。總之,網(wǎng)絡(luò)財務(wù)檔案的在線管理和使用功能,可以大大減少檔案在形成、調(diào)閱上的時空差,實現(xiàn)財務(wù)檔案管理由靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越,整合財力資源、人力資源,提高財務(wù)檔案管理能力和質(zhì)量。

3、搞好財務(wù)檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設(shè),做到定量分析與定性分析相結(jié)合,科學(xué)管理使用檔案

財務(wù)檔案信息通過采集整理和網(wǎng)絡(luò)傳輸,最終要提供給各級領(lǐng)導(dǎo)、決策部門、財務(wù)人員處理和運用。由于信息量大、保障要求高,僅憑有關(guān)人員的經(jīng)驗來處理問題是不行的,必須依賴于先進的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)。以管理科學(xué)、計算機科學(xué)、行為科學(xué)和控制論為基礎(chǔ),以計算機技術(shù)、人工智能技術(shù)、經(jīng)濟數(shù)學(xué)等為手段,建立決策支持系統(tǒng)。該系統(tǒng)能對一個問題提出多種方案,并對方案進行比較、分析和優(yōu)化,最大限度地提高財務(wù)保障的決策水平和決策質(zhì)量。

四、如何做好電算化會計檔案工作

電算化會計檔案是電算化會計活動的產(chǎn)物,又是電算化會計活動的客觀表現(xiàn),在經(jīng)濟活動中具有史料和查證作用。所以加強電算化會計檔案管理是電算化會計工作連續(xù)進行的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證,是電算化會計信息系統(tǒng)正常運行的保證。因此,必須做好會計憑證的收集和整理、會計賬簿的收集和整理、會計報表的收集和整理、會計電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。

1、加強企業(yè)財務(wù)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件,是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ),而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段。在工程規(guī)劃初期,應(yīng)該由財務(wù)部門和檔案部門人員共同協(xié)商,分別從財務(wù)管理角度和檔案管理角度提出設(shè)計思路,考慮各方面的需要,從而避免在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)空缺或重疊,提高效率。在財務(wù)軟件方面,應(yīng)采用一定的安全保密措施,實行電子簽單制度,建立和健全財務(wù)檔案管理責(zé)任制、電子文件簽入、簽出制、安全日志制,從而保障財務(wù)檔案不被篡改或便于追溯使用過文件的人員。此外,為便于財務(wù)軟件升級,保證不同開發(fā)商提供的軟件能夠相互兼容,必須提高財務(wù)數(shù)據(jù)存貯形式的標(biāo)準(zhǔn)性、一致性和可續(xù)性。

2、做好電算化會計檔案的收集

所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)(如一個會計年度),把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上,從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好,以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)、在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。除了備份之外,還應(yīng)收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等;計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng);財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型;財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號;財務(wù)軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。

3、做好電算化會計檔案的管理與保存

由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的,根據(jù)這些信息載體的物理特性,在形成這些檔案時應(yīng)準(zhǔn)備雙份即采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份,并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名,貼上保護字樣,存放在兩個不同的地點,以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起的整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠(yuǎn)離磁場,注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案,還應(yīng)定期進行檢查,定期進行復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)的損壞,而使會計檔案丟失,造成無法挽救的損失。

此外,還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同,這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。因此,本文建議會計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本,二者的一致性是非常必要的。顯然,其收集與管理工作也是比較艱巨的。

4、做好電算化會計檔案的整理和利用

電算化會計檔案通過整理有著與傳統(tǒng)意義上的會計檔案所無法比擬的優(yōu)勢。通過整理可以利用歷年的數(shù)據(jù)對本單位、本部門進行歷史會計數(shù)據(jù)的比較與分析,從而為企業(yè)或部門的決策者提供可靠的決策依據(jù)。另外還可以得出本單位、本部門,甚至某一地區(qū)過去、現(xiàn)在與將來的發(fā)展情況與發(fā)展趨勢,使決策者在遵循市場經(jīng)濟規(guī)律的前提下,制定出適合自身發(fā)展的行為規(guī)范,改善經(jīng)營管理、提高經(jīng)濟效益。我們還可以利用會計電算化會計檔案的數(shù)據(jù)設(shè)計出一些有利于管理與決策的數(shù)據(jù)模型,建立一整套比較完善的決策支持系統(tǒng),以實現(xiàn)會計電算化會計檔案的再利用。在長期開展會計電算化的過程中,隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級,我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況:(1)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號一致,此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復(fù))功能進行調(diào)閱即可;(2)所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當(dāng)前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致,此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng),然后再進行調(diào)閱。

5、提高財務(wù)檔案管理人員的信息化素質(zhì)

財務(wù)檔案管理信息化是不斷完善、優(yōu)化的過程,始終要依賴于檔案人員素質(zhì)的提高。建設(shè)一支高素質(zhì)的財務(wù)檔案干部隊伍,是財務(wù)檔案管理信息化的重要基礎(chǔ)。財務(wù)部門要補充具有計算機、通信、微電子等學(xué)歷背景的技術(shù)人員,逐步改變現(xiàn)有業(yè)務(wù)人員隊伍專業(yè)結(jié)構(gòu)單一的情況,滿足信息化建設(shè)工作的需要;加強財務(wù)檔案人員的繼續(xù)教育,以分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進行培訓(xùn)為原則,著重加強財務(wù)檔案管理人員的信息化技術(shù)培訓(xùn)及應(yīng)用新技術(shù)、新設(shè)備、新方法的培訓(xùn),提高其掌握和運用信息技術(shù)和信息手段的意識和技能。建立合理的財務(wù)檔案管理人員的效績考核評價規(guī)定,對財務(wù)檔案管理信息化能力強、成績好的單位和個人要及時進行表彰,激勵大家學(xué)信息化、用信息化。此外,還要對計算機信息化技術(shù)人員進行一定的檔案工作、財務(wù)管理工作知識和技能的介紹,使其了解財務(wù)檔案工作的客觀規(guī)律,更好地為財務(wù)檔案管理信息化提供技術(shù)支持。

五、電算化會計檔案應(yīng)注意的問題

1、實行會計電算化之后,存貯在硬盤上的會計數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份

根據(jù)《賬務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定,賬務(wù)數(shù)據(jù)和報表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次;備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù);用做備份的軟盤必須妥善保管;備份軟盤應(yīng)貼上保護標(biāo)簽并用印章或封條簽封;備份軟盤應(yīng)裝在保護封條和包裝盒內(nèi),存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所,并定期進行轉(zhuǎn)貯;雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點保管。

2、會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體和保存介質(zhì)存在安全隱患

會計電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)執(zhí)行主體是計算機。計算機系統(tǒng)由硬件和軟件構(gòu)成。由于硬件系統(tǒng)存在物理易損性,一旦硬件系統(tǒng)出現(xiàn)故障或因停電等其他非人為原因,將導(dǎo)致數(shù)據(jù)不能被處理,會計工作不能進行。數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確、高效主要依賴于財務(wù)軟件的質(zhì)量和性能。一旦軟件質(zhì)量出現(xiàn)問題將會影響到數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確和速度。一旦程序中出現(xiàn)嚴(yán)重的病毒,將會嚴(yán)重危害系統(tǒng)的安全,若不能及時排除病毒很有可能擴大損失。會計數(shù)據(jù)主要保存在計算機的磁盤或者外在軟盤、光盤中,一旦磁介質(zhì)由于受熱、受潮、折損等原因出現(xiàn)損壞,保存的會計數(shù)據(jù)將會丟失,如果沒有相關(guān)備份的話,將給會計電算化系統(tǒng)造成嚴(yán)重的損失,嚴(yán)重影響到企業(yè)的會計工作。磁性介質(zhì)以磁信號存儲信息,如果數(shù)據(jù)被人惡意修改不會留下任何痕跡。所以我們還應(yīng)對整個計算機系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性做一定的工作,如計算機病毒的防范。

3、電算會計檔案必要有專人管理

會計電算化系統(tǒng)的實施主體是“人”,但無論軟件質(zhì)量如何優(yōu)良,規(guī)章制度如何完善,作為電算化會計系統(tǒng)實施主體的“人”不能發(fā)揮作用,有制度而不去執(zhí)行,甚至惡意地修改軟件程序,修改數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù),非法取得口令,都是不行的。因此,企業(yè)管理者應(yīng)當(dāng)重視對檔案工作人員的選用與培養(yǎng),增強檔案工作人員的職業(yè)道德水準(zhǔn)和業(yè)務(wù)水平,達到電算會計檔案管理系統(tǒng)的主體誠信。這就要求會計電算化系統(tǒng)在處理業(yè)務(wù)時所產(chǎn)生的各種賬簿、報表、憑證均應(yīng)由專人管理,并制定相應(yīng)的管理制度。

4、加強會計電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的管理與維護

篇（6）

對于服務(wù)質(zhì)量的定義有很多,目前最常用的一個是指服務(wù)能夠滿足規(guī)定和潛在需求的特征和特性的綜合,是服務(wù)工作能夠滿足被服務(wù)者需求的程度,是企業(yè)為使目標(biāo)客戶滿意而提供的最低服務(wù)水平,也是企業(yè)保持這一預(yù)定服務(wù)水平的連貫性程度。①服務(wù)質(zhì)量是客戶感知的對象,比有形產(chǎn)品的質(zhì)量更難被客戶評價,因此,服務(wù)質(zhì)量既要有客觀方法加以制定和衡量,更要按客戶主觀的認(rèn)識加以衡量和檢驗,服務(wù)質(zhì)量的評價不僅要考慮服務(wù)的結(jié)果,而且涉及服務(wù)的過程。

服務(wù)質(zhì)量的內(nèi)容包括客戶接受的產(chǎn)出(what)和客戶接受的方式(how),即技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量。所謂技術(shù)質(zhì)量是指客戶從服務(wù)過程中所得到的東西,即服務(wù)的結(jié)果;功能質(zhì)量是指服務(wù)過程的質(zhì)量。②所以,要提高服務(wù)質(zhì)量,一方面要重視提高技術(shù)質(zhì)量,精心設(shè)計服務(wù)體系;另一方面要重視服務(wù)人員與客戶之間的接觸,加強服務(wù)過程的質(zhì)量管理。

二、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的含義和內(nèi)容

企業(yè)檔案信息服務(wù)是指從企業(yè)的實際情況出發(fā),以充分發(fā)揮檔案信息的作用、滿足利用者需求以及為企業(yè)效益服務(wù)為目標(biāo),根據(jù)企業(yè)信息用戶對檔案信息的需求,組織用戶獲取和利用檔案信息的工作。企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量是企業(yè)檔案信息服務(wù)能夠滿足用戶需求的特征和特性的綜合,是滿足用戶檔案信息需求的程度。其內(nèi)容同樣包括技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量,此處的技術(shù)質(zhì)量,主要指用戶從檔案信息服務(wù)中所得到的東西,比如檔案原件、各種編研成果等等;功能質(zhì)量是指企業(yè)檔案信息服務(wù)過程的質(zhì)量,如服務(wù)人員的理念、態(tài)度等等。

計劃經(jīng)濟時代,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營完全按照國家的計劃指令開展,企業(yè)沒有任何的生存壓力,使得原本具有重大價值的企業(yè)檔案變得毫無用武之地,企業(yè)檔案工作也備受冷落。然而,知識經(jīng)濟的興起,標(biāo)志著人類社會正在步入一個以智力資源為主要依托的時代,正如世界經(jīng)濟合作與發(fā)展組織(OEDC)報告對知識經(jīng)濟進行的界定那樣,“知識經(jīng)濟是建立在知識和信息基礎(chǔ)之上的經(jīng)濟,以知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用為直接依據(jù)的經(jīng)濟,知識是提高生產(chǎn)率和實現(xiàn)經(jīng)濟增長的驅(qū)動器”,③它將對我們的工作、生產(chǎn)、生活和思維方式等產(chǎn)生重大的影響。企業(yè)的檔案信息中,蘊藏著企業(yè)生存發(fā)展所需的大量知識,如何充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息的重要作用,深入挖掘企業(yè)檔案信息所蘊含的大量知識,成為了企業(yè)檔案信息服務(wù)工作不可推卸的職責(zé),企業(yè)檔案信息服務(wù)工作質(zhì)量的高低,直接影響著企業(yè)檔案信息能否充分發(fā)揮其應(yīng)有的價值,為企業(yè)的效益與競爭增加砝碼。如何提高企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量成為各企業(yè)共同關(guān)注的問題。

三、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量分析

1、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的影響因素

1982年,格羅魯斯首先提出客戶感知服務(wù)質(zhì)量的定義,即客戶對服務(wù)的期望與實際服務(wù)效益之間的比較。在服務(wù)行業(yè),通常將感知服務(wù)質(zhì)量的決定因素歸結(jié)為服務(wù)的可靠性、響應(yīng)性、保證性、移情性、有形性等五個方面。筆者認(rèn)為,作為企業(yè)內(nèi)部的企業(yè)檔案信息服務(wù)與服務(wù)行業(yè)雖有種種差異,但二者在很多方面不乏相通之處,以上五個方面同樣是企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的影響因素。

(1)可靠性。對于服務(wù)行業(yè)而言,可靠性是指企業(yè)準(zhǔn)確地履行服務(wù)承諾的能力,客戶對服務(wù)承諾做出反應(yīng)并確認(rèn)服務(wù)組織當(dāng)初的承諾是否會兌現(xiàn)。對于企業(yè)檔案信息服務(wù)而言,我們的客戶即我們的用戶,既包括企業(yè)內(nèi)部的用戶,也包括企業(yè)外部的用戶。在知識經(jīng)濟大潮的沖擊下,企業(yè)越來越意識到檔案信息的重要作用,投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、財?成立相關(guān)的服務(wù)部門,開展企業(yè)檔案信息服務(wù)活動。這其中,有些企業(yè)做得很成功,比如劍南春集團等,檔案信息服務(wù)部門確實發(fā)揮了其應(yīng)有的作用,久而久之形成了需求——服務(wù)——用戶滿意——需求——服務(wù)……的良性循環(huán);然而,很多企業(yè),檔案信息服務(wù)轟轟烈烈地上馬,在服務(wù)過程中,需求——服務(wù)——用戶不滿——無需求……,最終只能是不了了之。二者結(jié)局不同的關(guān)鍵就在于,前者在服務(wù)過程中兌現(xiàn)了對用戶的承諾,實現(xiàn)了檔案信息服務(wù)的初衷,即服務(wù)具有較高的可靠性,服務(wù)質(zhì)量相對較高,后者在服務(wù)過程中,沒有滿足用戶的需求與期望,沒有兌現(xiàn)對用戶的承諾,檔案信息服務(wù)的價值沒有充分體現(xiàn)出來,因而導(dǎo)致服務(wù)可靠性較差,用戶所感知的服務(wù)質(zhì)量較差?？梢?可靠性是影響企業(yè)檔案信息服務(wù)的一個重要因素,服務(wù)可靠性越高,服務(wù)質(zhì)量則越好。

(2)響應(yīng)性和保證性。響應(yīng)性是指企業(yè)隨時準(zhǔn)備為客戶提供快捷、有效的服務(wù);保證性是指服務(wù)人員所具有的友好態(tài)度和勝任工作的能力。對于企業(yè)檔案信息服務(wù)來說,響應(yīng)性和保證性是指企業(yè)檔案信息服務(wù)人員具備正確、積極的態(tài)度,具有為用戶提供信息服務(wù)所需的知識和能力,能夠隨時為用戶提供準(zhǔn)確、有效、方便用戶獲取信息的服務(wù)。時代賦予了檔案工作新的內(nèi)涵,檔案工作者不再扮演簡單的“倉庫保管員的角色”,而是要讓用戶在這個信息爆炸的時代,方便快捷地獲取自己所需的有效信息。如果檔案信息服務(wù)工作者仍滿足于原有的知識結(jié)構(gòu),拘泥于以往的工作理念,沒有創(chuàng)新,沒有突破,企業(yè)檔案信息服務(wù)的響應(yīng)性和保證性將無從談起。較高的響應(yīng)性和較強的保證性是高質(zhì)量檔案信息服務(wù)的決定性因素,是檔案信息服務(wù)得以蓬勃發(fā)展的強大推動力。

(3)移情性。企業(yè)要設(shè)身處地的為客戶著想,了解他們的實際需要并予以滿足,對客戶予以特別的關(guān)注。面對日益激烈的競爭,企業(yè)要在競爭中取勝,高質(zhì)量的服務(wù)越來越重要,服務(wù)的根本目的是滿足客戶的需求,所以企業(yè)必須從客戶的角度出發(fā),以客戶為中心,才可能提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。對于企業(yè)檔案信息服務(wù)來說,其客戶就是檔案利用者,檔案信息服務(wù)部門因為占有獨特的信息資源,所以其服務(wù)過程中不存在與他人的競爭,然而,如果我們忽視用戶的需求,只從自己——即檔案信息服務(wù)人員的角度來提供服務(wù),結(jié)果未必能令用戶滿意,服務(wù)質(zhì)量難免令用戶質(zhì)疑。如在廣東省韶關(guān)鋼鐵集團有限公司的檔案信息管理系統(tǒng)中,檔案被分成“文書檔案”、“基建檔案”、“聲像檔案”、“實物檔案”、“產(chǎn)品檔案”、“科研檔案”等幾大類。用戶登陸檔案信息管理系統(tǒng)檢索、利用檔案時,需要首先選擇檔案類別,然后才能在相應(yīng)類別內(nèi)查找檔案。這種檔案類別的劃分,與其實體檔案整理體系是相一致的,十分符合檔案館工作人員的思維習(xí)慣。但是,并不符合用戶的需求,因為用并不需要知道什么是文書檔案,什么是基建檔案,他們只是想得到自己需要的檔案。由此,企業(yè)檔案信息服務(wù)必然會陷入一種被動的局面,一種尷尬境地——擁有獨特的信息資源,卻門可羅雀。資源難以被有效利用,就是源于長久以來,檔案信息服務(wù)工作在開展中以自我為中心,忽視用戶的需求而造成的。

(4)有形性。有形因素主要包括物理環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、服務(wù)人員的儀表等,客戶往往在真正接受服務(wù)之前會通過有形因素對服務(wù)質(zhì)量進行預(yù)先評價。有形因素是提供服務(wù)必不可少的物質(zhì)基礎(chǔ)。在企業(yè)檔案信息服務(wù)過程中,有形因素往往是用戶“第一印象”的重要影響因素,信息服務(wù)部門的整體環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、工作人員的儀態(tài),都將直接影響用戶接受信息服務(wù)的心理,對有形因素的肯定,往往使用戶事先具有一種愉悅、接受的心理,而對有形因素的不滿,無形中會使用戶產(chǎn)生一種排斥的心理,直接影響了服務(wù)質(zhì)量。

2、企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的全面提升

基于以上對企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量影響因素的分析,結(jié)合檔案信息服務(wù)質(zhì)量的兩大重要構(gòu)成部分——技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量,筆者以外化“以客戶為中心”的服務(wù)理念為落腳點,提出以下幾點提升企業(yè)檔案信息服務(wù)質(zhì)量的建議。

一提到檔案工作,“理念”往往會首先映入我們的腦海。然而,長久以來,“理念”卻是雷聲大,雨點小,說起來容易,做起來難。所以,在此,筆者強調(diào)“理念”的外化,即將所具有的理念落實、體現(xiàn)在具體工作中。

首先,全面調(diào)查研究,深入認(rèn)識用戶群。所謂知己知彼,百戰(zhàn)不殆,要做到“以用戶為中心”,對用戶的了解是第一位的,對于企業(yè)檔案信息服務(wù)而言,其用戶的范圍相對來說比較狹窄,但是,麻雀雖小,五臟俱全,所以必須對用戶做一個細(xì)分,以全面了解我們的用戶,才談得上以其為中心。這其中包括:我們的用戶有哪些?按照不同的標(biāo)準(zhǔn),可以分為哪些類別?各自具有什么特點?在利用過程中具有哪些特點?有哪些需求?適合哪種服務(wù)方式,等等。不同規(guī)模、不同性質(zhì)的企業(yè),其用戶群差異也是比較大的,所以各企業(yè)在對用戶群進行細(xì)分的過程中,應(yīng)深入調(diào)查研究,不可盲目照搬其他企業(yè)。

其次,正確理解何為“中心”。長久以來,企業(yè)檔案信息服務(wù)工作,是工作人員以自身為中心,從檔案信息管理者的角度來開展的。比如,對于檔案的收集工作,我們往往嚴(yán)格按照我們檔案部門制定的規(guī)章制度來進行,確實,工作需要規(guī)章制度的約束,但是,一方面,我們應(yīng)該考慮到我們的制度是否反映了用戶的意愿,另一方面,隨著新情況新問題的不斷出現(xiàn),我們的規(guī)章制度是否依舊科學(xué)合理。再如,對于檔案信息的提供利用,我們往往以我們熟悉、慣用的手段來提供服務(wù),這些方式方法一定是我們用戶樂于接受的嗎?以用戶為中心要求我們想用戶所想,急用戶所急,以用戶為導(dǎo)向來開展工作。在開展每項工作之前,積極了解用戶的需求,然后站在用戶的位置,換位思考,以做出科學(xué)決策。

再次,全方位把握“服務(wù)”的內(nèi)涵。在企業(yè)檔案信息服務(wù)中,服務(wù)主要由兩大部分構(gòu)成,一是有形的服務(wù)產(chǎn)品,二是將服務(wù)產(chǎn)品與用戶聯(lián)系起來的無形的意識、態(tài)度等等,二者缺一不可,二者的完美結(jié)合才能構(gòu)成完整的服務(wù),這兩部分直接決定著檔案信息服務(wù)的技術(shù)質(zhì)量和功能質(zhì)量。對于服務(wù)產(chǎn)品,究竟什么樣的服務(wù)產(chǎn)品才是用戶滿意的服務(wù)產(chǎn)品,這是我們檔案信息服務(wù)工作者應(yīng)該思考的一個重要問題。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,在知識經(jīng)濟時代,“信息爆炸”使得很多信息用戶產(chǎn)生了一種無所適從的恐懼。如果我們所提供的服務(wù)產(chǎn)品仍需要用戶的甄別、選擇、判斷,無異于加重了用戶的信息負(fù)擔(dān),違背了提供服務(wù)的初衷。所以,我們所提供的服務(wù)產(chǎn)品,應(yīng)該是用戶“即取即用”的,不需要做任何的額外功課,也就是說,針對用戶,為其提供有效的、確有價值的信息,或者說是能夠簡單、快捷地應(yīng)用到實際工作中,解決實際問題的信息。對于無形的意識、態(tài)度,我們應(yīng)該意識到,沒有用戶,沒有信息需求,就沒有我們的信息服務(wù)工作,從這個意義上講,用戶就是我們的“上帝”,正確的服務(wù)理念,周到、熱情的服務(wù)態(tài)度,將為我們信息服務(wù)的開展提供不可替代的情感支持。

注釋:

①劉北林.現(xiàn)代服務(wù)學(xué)概論.中國物資出版社,2008年1月第一版:193.

②劉北林.現(xiàn)代服務(wù)學(xué)概論.中國物資出版社,2008年1月第一版:194.

②吳季松.《知識經(jīng)濟》.北京科學(xué)技術(shù)出版社,1998年.

③徐擁軍,陳玉萍.從傳統(tǒng)檔案服務(wù)向知識服務(wù)過渡研究.北京檔案,2009年第4期.

篇（7）

交通運輸業(yè)的檔案管理是非常重要的，尤其是它不僅能夠反映運輸?shù)慕?jīng)濟運行能力，而且能為管理工作提供重要依據(jù)。但是，在具體工作中，檔案管理是被經(jīng)常忽視的，不被重視的，這就造成了檔案工作質(zhì)量下降，水平不高、人員素質(zhì)得不到提升等問題，要解決好運輸檔案管理工作存在的問題是目前的當(dāng)務(wù)之急。

一、交通運輸業(yè)檔案管理存在的問題

由于領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識不足，管理人員相對較少，工作能力相對較差，而工作又相對較繁雜，所以出現(xiàn)很多不盡人意的地方：

1.對檔案管理工作不重視。一些檔案管理人員甚至包括少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)干部在日常工作中，對檔案工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識，認(rèn)為檔案工作無足輕重，無關(guān)緊要，覺得檔案工作是整理整理材料，存儲存儲數(shù)據(jù)，分分類，歸歸檔，不能給單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟效益，只要不丟，不漏，可以應(yīng)付外調(diào)就行了。在思想上存在輕視檔案管理工作的誤區(qū)，沒有把這項工作列入全局工作日程，使檔案資料的收集、整理被忽視。

2.檔案室設(shè)施不齊全。檔案管理有些必要的設(shè)備、用品、工具不健全，有的個別單位沒有專用檔案室，即使有檔案室也是一些采光條件不好，空間狹小，潮濕的房間、內(nèi)部設(shè)備不配套，不完善極容易造成檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的整潔、完整及使用。

3.檔案管理不規(guī)范。沒有檔案管理機構(gòu)就不能保證檔案管理工作的順利進行，建立良好的檔案管理機構(gòu)是檔案管理工作的前提和保證。但是，在實際工作中，檔案管理工作分工模糊，由非專業(yè)人員兼職，很多交通運輸單位沒有設(shè)置檔案管理機構(gòu)。

4.檔案管理人員素質(zhì)低。目前，在很多交通行業(yè)中缺乏檔案管理專業(yè)人員，檔案管理主要是由一些非專業(yè)人員來兼職。這些非專業(yè)人員沒有經(jīng)過專業(yè)技術(shù)的培養(yǎng)，缺乏檔案管理知識，只是憑借主觀臆斷，照貓畫虎，這使得整理出的檔案個人因素明顯，缺乏共性，檔案質(zhì)量受到影響。

二、加強檔案管理工作的幾點措施

1.加強組織領(lǐng)導(dǎo)，不斷完善檔案管理責(zé)任體系。檔案管理要始終如一地嚴(yán)格執(zhí)行上級的規(guī)定和要求，積極構(gòu)建覆蓋全面、責(zé)任明晰的檔案管理體系。一是完善管理網(wǎng)絡(luò)。要建立單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，配齊基層檔案管理負(fù)責(zé)人和檔案管理網(wǎng)絡(luò)員，做到領(lǐng)導(dǎo)力量不弱化。二是落實具體責(zé)任。要將檔案管理納入運管部門總體工作規(guī)劃及年度計劃，明確檔案管理工作目標(biāo)，不斷加大檔案管理的檢查考核和獎懲兌現(xiàn)力度，確保責(zé)任落實、工作到位。單位檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組要不定期地聽取檔案工作人員的匯報，對檔案收集、整理和利用情況進行檢查，對查出的漏洞和問題，及時整改，保障檔案工作健康發(fā)展。

2.加大宣傳力度，不斷增強全員檔案管理意識。為了全面提高單位全體職工的檔案資源意識，要對《檔案法》進行宣傳教育。一是強化檔案重要作用宣傳。通過申報檔案利用成果、撰寫檔案管理論文等形式，強化檔案重要作用的宣傳，讓全體職工充分認(rèn)識到檔案是單位的重要資源，對規(guī)范管理行為、挖掘管理潛力、提升管理效能、維護單位利益具有重要作用。二是強化檔案基礎(chǔ)知識教育。為了提高檔案收集和歸檔效果，確保檔案資料的完整有效，要對單位各相關(guān)業(yè)務(wù)科室網(wǎng)絡(luò)員進行培訓(xùn)。通過組織學(xué)習(xí)、發(fā)放宣傳資料、進行考試等形式，提高單位各相關(guān)科室網(wǎng)員的檔案意識和工作能力。三是強化檔案法律法規(guī)學(xué)習(xí)。要根據(jù)《檔案法》的重點內(nèi)容，采用發(fā)放宣傳單、懸掛宣傳標(biāo)語、出黑板報等形式進行檔案法律法規(guī)集中宣教活動，有效提高單位全體職工的檔案意識和法律意識。

3.加強信息化建設(shè)，不斷提高檔案管理現(xiàn)代化水平。交通運輸部門檔案管理要實現(xiàn)信息化應(yīng)做好以下三項工作：一是建立一個實用的檔案信息網(wǎng)站。以網(wǎng)頁的形式提供信息和服務(wù)相關(guān)的文件，文件信息在線咨詢、搜索、電子文檔、實時歸檔和直接訪問的使用。二是加強電子文件的管理。這就要求檔案管理人員必須對儲存和處置工作中產(chǎn)生的大量電子文件進行指導(dǎo)。確保電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會效用。三是做到檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在進行檔案管理信息化過程中，應(yīng)該嚴(yán)格按照國家推薦的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)，在實踐中按照自身發(fā)展的需求和特點不斷進行完善，制定出符合自身需要的管理標(biāo)準(zhǔn)體系。

4.加強培訓(xùn)、教育，不斷提高檔案管理人員素質(zhì)。一是專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的專業(yè)知識。只有掌握扎實的知識技能，專業(yè)的管理知識，才能在對檔案進行收集、整理、保管、編研、提供利用中發(fā)現(xiàn)新情況，解決新問題。二是自我修養(yǎng)。在任何情況下運輸部門的檔案管理人員，都要堅持實事求是的原則，根據(jù)實際情況，尊重歷史，恪盡職守，盡職盡責(zé)的記錄歷史的真實面貌?？偠灾?，道路運輸行業(yè)的檔案管理工作雖然還存在一些問題需要不斷改進與完善，但是我們有理由相信，在行業(yè)主管部門的指導(dǎo)下，只要各級領(lǐng)導(dǎo)加強重視，檔案管理工作一定能推陳出新、走出一條新路，為建設(shè)小康社會服務(wù)，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)，為振興道路運輸事業(yè)服務(wù)。

參考文獻：

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[2]朱祥.信息時代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力[J].企業(yè)家天地,2008(5).

篇（8）

1.民營企業(yè)檔案管理的意義

隨著經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的調(diào)整，我國民營經(jīng)濟出現(xiàn)了迅猛發(fā)展的良好勢頭。民營企業(yè)發(fā)展較快，經(jīng)濟總量提升，已成為我國經(jīng)濟發(fā)展的一支新生力軍，在國民經(jīng)濟發(fā)展中發(fā)揮著越來越大的作用。

非公有制經(jīng)濟是社會主義市場經(jīng)濟的重要組成部分。民營企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、管理等各項活動中形成的大量檔案已成為經(jīng)濟發(fā)展的重要信息資源，這些檔案真實地記錄了民營企業(yè)誕生、發(fā)展的歷史過程，記錄了民營企業(yè)在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中所發(fā)揮的重要作用。如果不加強民營企業(yè)檔案管理，一是不利于企業(yè)檔案的齊全完整，無章可循，無約無束機制，形成的材料處理分散，無序狀態(tài)，不能完整地記述和反映企業(yè)發(fā)展的歷史面貌。二是不利于企業(yè)檔案材料安全。民營企業(yè)主與員工之間雖訂有勞動合同關(guān)系，但員工流動的隨意性較大，材料的分散管理，尤其是“秘方”等核心材料，因缺乏有效的監(jiān)督管理機制，一旦出現(xiàn)人員“跳槽”，輕則使企業(yè)的管理發(fā)生斷層，工作無法延續(xù)，增大管理成本。重則會導(dǎo)致企業(yè)的獨有知識產(chǎn)權(quán)流失，造成無法彌補的損失，甚至危及企業(yè)的生存。三是不利于企業(yè)的做大做強與創(chuàng)新發(fā)展。企業(yè)檔案材料的分散，無序保存，少數(shù)人占有企業(yè)重要的檔案信息資源，一旦發(fā)生利益沖突，持有者可能會以占有核心材料的條件，要挾企業(yè)主，造成企業(yè)管理的被動，尤其是入世后，市場競爭的日趨白熱化，沒有資料，信息數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，就會在瞬息萬變的市場經(jīng)濟中失去商機，嚴(yán)重阻礙企業(yè)的持續(xù)發(fā)展，為此，加強檔案資料管理對于規(guī)范民營企業(yè)行為、維護企業(yè)利益、規(guī)避市場經(jīng)營風(fēng)險具有十分重要的意義。

2.民營企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

2.1從檔案管理體制上看：大部分民營企業(yè)將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)組織，明確了領(lǐng)導(dǎo)分管，設(shè)有檔案工作人員，各部門也有專（兼）職檔案人員。但還有些民營企業(yè)沒有開展檔案工作，即使開展了檔案工作，管理人員多為兼職，沒有參加檔案行政管理部門組織的專業(yè)培訓(xùn)，缺乏基本的檔案專業(yè)知識，也沒有做到持證上崗。

2.2從檔案管理模式上看：有部分民營企業(yè)檔案集中統(tǒng)一管理，絕大多數(shù)還有分散管理的形式。具體表現(xiàn)為辦公室、生產(chǎn)、設(shè)計和營銷等業(yè)務(wù)部門的檔案資料各自保管。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識淡薄，認(rèn)為檔案工作只是簡單的收集、整理、裝訂，并不能創(chuàng)造社會價值，不需規(guī)范的管理模式。

2.3從檔案工作制度上看：部分民營企業(yè)建有單獨的檔案管理制度，企業(yè)在相關(guān)管理制度中涉及檔案資料管理的內(nèi)容，普遍存在著檔案規(guī)章制度不健全的情況，多數(shù)只有檔案員責(zé)任制一項，還不能堅持嚴(yán)格考核。

2.4從檔案內(nèi)容種類上看：科技檔案構(gòu)成了民營企業(yè)檔案的主體，也存在特殊載體的檔案。民營企業(yè)是自主經(jīng)營，將形成的材料，尤其是涉及到生產(chǎn)工藝流程、產(chǎn)品制作秘方等核心材料，往往分散在家族“少數(shù)”人手中，實行“封閉”管理。檔案管理處于分散、無序狀態(tài)，各項檔案業(yè)務(wù)建設(shè)薄弱，收、管、用三個環(huán)節(jié)存在一些待解決的問題。

2.5從檔案基礎(chǔ)設(shè)施上看：有的民營企業(yè)建有檔案室，并且配有檔案柜等檔案裝具和裝訂機、復(fù)印機、滅火器、空調(diào)等必要設(shè)備。但多數(shù)企業(yè)沒有專用的檔案庫房和必要的設(shè)備。

3.民營企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的必備條件

3.1確定民營企業(yè)檔案的管理模式原則

不同類型民營企業(yè)應(yīng)該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關(guān)鍵是哪種更適合本企業(yè)當(dāng)前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則：首先，檔案管理層次要與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)。一般而言，中小型民營企業(yè)可以實行單極管理，大型企業(yè)集團可以實行以法人為基礎(chǔ)的多級管理。例如上海新黃浦（集團）公司屬混合型大型民營企業(yè)集團總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理，對各子公司檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽訂“檔案管理協(xié)議書”,明確規(guī)定檔案所有權(quán)歸總公司，日常則 尤其代管。其次，檔案管理形態(tài)要與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)。企業(yè)檔案管理按形態(tài)劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源管理。從整體上看企業(yè)檔案管理形態(tài)具有共存性與漸進性，至于某一企業(yè)采取哪種管理形態(tài)應(yīng)與企業(yè)管理形態(tài)相適應(yīng)，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業(yè)中有不少高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)，這種企業(yè)可實行檔案信息化管理。最后，檔案管理手段要與企業(yè)技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理是檔案管理運用現(xiàn)代技術(shù)的不同階段，企業(yè)檔案管理手段應(yīng)緊跟企業(yè)信息化的步伐，但不能脫離企業(yè)技術(shù)管理形態(tài)盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動系統(tǒng)或內(nèi)部局域網(wǎng)的企業(yè)，大量電子文件的生成會促進企業(yè)文檔一體化管理；而尚未實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)管理的民營企業(yè)可采取手工管理或計算機輔助管理的方式。

3.2配備檔案管理人才，制定科學(xué)的歸檔范圍和管理制度

目前，民營企業(yè)大多重經(jīng)營、輕管理，一味追求眼前的利益，對于檔案工作這種短期內(nèi)很難見到效益的工作不太重視。很多企業(yè)沒有專人負(fù)責(zé)檔案工作，缺乏必要的規(guī)章制度，檔案管理隨意性大。因此配備相應(yīng)的電子檔案管理人才是民營企業(yè)電子檔案建設(shè)不可缺少的必要環(huán)節(jié)。作為應(yīng)用性很強的檔案工作、為了培養(yǎng)檔案管理人才，我們必須加強檔案人員的繼續(xù)教育，使他們掌握新知識、新技能，以滿足時代的需要。民營企業(yè)自身也要加快檔案信息化管理規(guī)范的制定和使用，包括電子文件歸檔，計算機管理和檢索，以及庫房的管理等。民營企業(yè)要將規(guī)章制度建設(shè)置于企業(yè)發(fā)展的大背景下研究，重新審查、整理和進一步完善原有規(guī)章制度，使規(guī)章制度適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。

3.3全面提升企業(yè)檔案實體與企業(yè)信息整體管理水平

首先要強化檔案綜合管理。要按集中統(tǒng)一管理的原則，由綜合檔案機構(gòu)對企業(yè)檔案實行統(tǒng)一整理和開發(fā)利用。對企業(yè)檔案實行綜合管理是當(dāng)前國有企業(yè)轉(zhuǎn)制而成民營企業(yè)的檔案管理模式的主流，但在具體實施中往往有差異?？梢詫嵭屑薪y(tǒng)一式的綜合管理，也可以實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理式的綜合管理，該管理模式有利于企業(yè)檔案工作的全面建設(shè)，充分發(fā)揮企業(yè)檔案的整體功能。其次要強化文檔一體化管理。指在企業(yè)內(nèi)對文件、檔案實行統(tǒng)一管理，一般多見于信息化程度較高的企業(yè)。檔案部門除管理檔案外，作為企業(yè)信息化管理的一個職能部門對企業(yè)網(wǎng)上文件與紙質(zhì)文件同時予以管理，對網(wǎng)上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔，相應(yīng)紙質(zhì)文件適應(yīng)另行歸檔。該管理模式能使企業(yè)檔案工作與企業(yè)信息化進程同步進行，有利于推動檔案現(xiàn)代化管理。

篇（9）

醫(yī)院病案記載著各個時間段的患者診療狀況以及疾病演變狀況，其中關(guān)鍵的病案信息包含患者家族史、患者本身的病史、醫(yī)院診療過程、病情檢查與病情診斷得出的報告等。

由此可見，醫(yī)院病案信息牽涉各項日常的醫(yī)院業(yè)務(wù)，有關(guān)部門對此有必要予以全方位的信息審核、信息收集以及檔案存儲。但從現(xiàn)狀來看，當(dāng)前仍有某些醫(yī)院并沒能全面關(guān)注綜合性的病案信息管理，而與之有關(guān)的病案管理措施也沒能真正實現(xiàn)健全。在此前提下，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)嘗試在現(xiàn)階段的病案管理中全面使用大數(shù)據(jù)模式，以此來全面保障病案信息管理的成效性。

醫(yī)院對于病案信息管理運用大數(shù)據(jù)手段的重要意義

第一是提升醫(yī)院當(dāng)前利用各類病案信息的整體水準(zhǔn)。大數(shù)據(jù)手段在客觀上有助于實現(xiàn)多層次的數(shù)據(jù)與信息整合，從而顯著提升了利用醫(yī)院病案的水準(zhǔn)。醫(yī)院在全面集成當(dāng)前現(xiàn)有的病案信息基礎(chǔ)上，應(yīng)當(dāng)能夠妥善劃分各項相應(yīng)的患者信息，確保將其分成收費信息、患者檢查信息、患者診療信息、門診信息、報告與檢驗信息等。在劃分上述各類信息以后，運用大數(shù)據(jù)手段還能創(chuàng)建針對各個患者的識別身份編碼，以便于實現(xiàn)多層次的信息關(guān)聯(lián)集成。

第二是全面支撐醫(yī)療決策。醫(yī)院由于具備了大數(shù)據(jù)手段作為管理病案信息的必要輔助，因此針對實時性的病案信息都能著眼于精確進行搜集。在決策系統(tǒng)的全面支撐下，有關(guān)科室就能全面明晰現(xiàn)階段的患者病情種類、院內(nèi)患者分布與其他相關(guān)要素。相比于傳統(tǒng)模式，大數(shù)據(jù)手段更加有助于匯總信息以及統(tǒng)計信息，對于某些潛在誤差也能予以徹底杜絕。除此以外，醫(yī)院針對當(dāng)前入院的各科室危重患者應(yīng)當(dāng)予以側(cè)重關(guān)注，以便于提供日常各項醫(yī)療決策必需的信息支撐。

第三是拉近護患關(guān)系并且突顯以患者為本的宗旨。在集成病案信息的基礎(chǔ)上，醫(yī)護人員針對當(dāng)前階段的各項患者信息都能予以全方位的精確掌握，上述措施有助于增強現(xiàn)有的患者滿意度，拉近護患關(guān)系。例如近些年來，患者已經(jīng)能夠憑借電腦或者手機等工具來隨時查找個人診療信息，對于實時性的自身健康狀態(tài)也能全面加以了解。在某些情形下，患者一旦表現(xiàn)為某些危重病情，臨床醫(yī)師對其就要及時進行處理，全面保障患者健康并且提升患者生活水準(zhǔn)。

醫(yī)院當(dāng)前病案信息管理現(xiàn)狀

目前各地已有較多醫(yī)院正在嘗試引進病案信息的大數(shù)據(jù)管理模式，并且逐步將大數(shù)據(jù)手段滲透于管理醫(yī)院病案信息的各個流程中。但是不應(yīng)忽視，各地醫(yī)院在現(xiàn)階段仍然表現(xiàn)為相對較低的病案管理綜合水準(zhǔn)。探究其中根源，就在于醫(yī)院及其有關(guān)部門針對病案管理仍然欠缺必要的關(guān)注度，同時也沒能著眼于引進大數(shù)據(jù)手段作為其中必要的輔助與支撐。

此外，多數(shù)醫(yī)院并沒能設(shè)置獨立性的病案管理專門科室，醫(yī)院現(xiàn)存的病案管理部門體現(xiàn)為較強的附屬性特征。作為管理醫(yī)院病案信息的專門人員來講，上述人員本身應(yīng)當(dāng)具備優(yōu)良的病案管理水準(zhǔn)。與此同時，上述人員也要掌握涉及到大數(shù)據(jù)的有關(guān)常識，并且將其靈活適用于當(dāng)前的醫(yī)院病案管理。但是截至目前，負(fù)責(zé)管理醫(yī)院病案信息的專門人員仍然表現(xiàn)為滯后性的專業(yè)素養(yǎng)，甚至沒能熟悉日常性的病案信息匯總、信息分析以及信息處理操作。除此以外，醫(yī)院部門針對此類管理人員也沒能給予專門性的管理技能培訓(xùn)，甚至聘用某些兼職人員代替專職性的病案管理人員。

探求改進舉措

增設(shè)專門的病案信息管理機構(gòu)

醫(yī)院如果要著眼于優(yōu)化病案管理的綜合效果，那么關(guān)鍵在于設(shè)置專門的病案管理部門，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對此也要引發(fā)更多的關(guān)注。近些年以來，各地醫(yī)院都在致力于建成病案管理的專門委員會，在此前提下助推信息化的醫(yī)院建設(shè)。與此同時，醫(yī)院還需結(jié)合自身的真實狀況來增設(shè)病案信息的新科室，確保該科室在整個醫(yī)院體系內(nèi)占據(jù)獨立的位置并且擁有獨立職能。

通過運用上述的改進舉措，病案管理機構(gòu)就能全面突顯其具備的價值與意義，確保該科室能夠覆蓋于醫(yī)院臨床管理、制定病案管理規(guī)劃以及收集病案信息等領(lǐng)域。每隔相應(yīng)的時間段，管理委員會針對當(dāng)前的醫(yī)院病案信息要予以全方位的歸納匯總，此舉措有助于保障病案管理能夠達到的綜合水準(zhǔn)。

運用信息化手段來輔助管理

在目前階段中，各地醫(yī)院已經(jīng)能夠憑借信息化技術(shù)來顯著增強病案管理的實效性，在這其中包含自動式的條碼識別、微縮光盤技術(shù)、數(shù)字化的病案管理與其他相關(guān)技術(shù)。醫(yī)院通過靈活使用上述大數(shù)據(jù)手段，就能夠著眼于挖掘深層次的患者病案信息，確?，F(xiàn)有的病案信息符合準(zhǔn)確性與真實性的基本要求。近些年各地醫(yī)院都在致力于創(chuàng)建資源共享的病案管理網(wǎng)絡(luò)，在此前提下誕生了新型的電子病案。此外，醫(yī)院在存儲各類患者病案時，也能夠借助大數(shù)據(jù)手段予以完成。這是由于運用電子化存儲的方式有助于在線查詢各項病案信息，從而服務(wù)于現(xiàn)階段的臨床治療優(yōu)化與完善。針對出院后的患者來講，運用大數(shù)據(jù)手段就能打印并且查詢患者現(xiàn)有的各項病歷信息。數(shù)字化管理應(yīng)當(dāng)能夠覆蓋于醫(yī)院當(dāng)前的各項日常管理工作，此項舉措在根本上保障了病案信息共享，同時也便于利用與存儲病案信息。

全面提升人員素養(yǎng)

從目前現(xiàn)狀來看，各地醫(yī)院針對自身保存的患者病案都給予了更多關(guān)注，同時也認(rèn)識到了病案具備的價值。在此基礎(chǔ)上，作為管理醫(yī)院病案的專門人員而言，應(yīng)當(dāng)全面提升自身具備的綜合素養(yǎng)，針對醫(yī)學(xué)統(tǒng)計學(xué)、外語、計算機與其他學(xué)科的有關(guān)知識都要予以相應(yīng)的掌握。

因此可見，病案管理人員是否擁有優(yōu)良的專業(yè)素養(yǎng)，在根本上關(guān)乎病案信息管理的整體效果。病案信息管理牽涉多領(lǐng)域以及多層次的學(xué)科與專業(yè)，因此作為管理人員而言，上述人員應(yīng)當(dāng)能夠精確檢索各項信息，以便于實現(xiàn)全方位的信息獲取。在此前提下，醫(yī)院針對各類臨床信息應(yīng)當(dāng)予以全方位的傳遞，確保病案信息能夠體現(xiàn)其應(yīng)有的臨床價值、科研教學(xué)價值以及其他價值。在目前階段中，醫(yī)院針對原有的病案管理思路應(yīng)當(dāng)予以相應(yīng)轉(zhuǎn)變，確保將病案管理的側(cè)重點全面落實于分析收集以及匯總各類病案信息。

結(jié)束語

醫(yī)院病案信息在醫(yī)院現(xiàn)有的管理系統(tǒng)中占據(jù)了重要位置，這是由于病案信息記載著全過程的醫(yī)療信息。與此同時，醫(yī)院如果要給出相應(yīng)的醫(yī)療決策，那么也必須憑借病案信息予以完成。

截至目前，醫(yī)院及其有關(guān)部門正在逐步意識到醫(yī)院病案管理與大數(shù)據(jù)手段相互融合的必要性，對于醫(yī)院當(dāng)前的各項管理舉措也能夠予以相應(yīng)的優(yōu)化。因此在病案信息管理的有關(guān)實踐中，醫(yī)院針對信息化手段有必要著眼于靈活加以運用，在此前提下服務(wù)于病案信息管理實效性的提升。

信息管理畢業(yè)論文范文模板(二)：信息管理到知識管理過程中檔案價值重新發(fā)現(xiàn)論文

【摘要】基于信息與知識、信息管理與知識管理之間的關(guān)系，分析在知識管理過程中檔案價值的新特征。檔案價值的實現(xiàn)主要是通過將其主體與客體之間的關(guān)系顯現(xiàn)化，通過知識管理對檔案信息進一步挖掘使檔案更好地實現(xiàn)其應(yīng)有的價值。

【關(guān)鍵詞】信息管理；知識管理；價值特征

一、信息管理到知識管理

對于知識管理與信息管理之間的關(guān)系，我們可以從信息與知識之間的關(guān)系入手。有關(guān)知識與信息之間的關(guān)系有很多種觀點。一種觀點持有者們認(rèn)為，信息存在于自然環(huán)境、人類社交活動以及人們思維之中，而知識的存在局限在人們的社交活動范圍之中，因而信息包涵了知識。另一種觀點持有者認(rèn)為，信息是可編碼化的知識或顯性可視的知識，而知識除了顯性之外，還包涵隱性知識，即存在于人類大腦之中、不可編碼化的知識，因而知識包涵了信息。對于以上兩方觀點，有學(xué)者認(rèn)為，從本質(zhì)上來說，信息是一種具有物質(zhì)屬性并以物質(zhì)存在的方式反映呈現(xiàn)給大眾，這種物象化及其存在方式可以廣泛地包含人類活動及其成果。而知識是人們對這種反映的一種主觀性的認(rèn)識結(jié)果，是一種智力成果。因而，就信息與知識兩者之間的關(guān)系而言，信息是具有知識屬性的，并以知識成果作為其具體的表現(xiàn)形式。知識管理這一概念最早是在企業(yè)管理中被提出來的，知識管理的概念可能會因為其所涉及的學(xué)科領(lǐng)域的差異而存在各種不同的版本，但是知識管理的目標(biāo)大抵是相同的，即知識管理想要實現(xiàn)的是在最恰當(dāng)?shù)臅r間將信息傳遞給最需要的人，以便于此人可以利用這一信息做出最恰當(dāng)?shù)臎Q策并付諸實踐活動。然而檔案又是如何與知識管理存在聯(lián)系的呢？檔案根據(jù)其定義我們可以了解到，其最明顯的特征為原始記錄性。檔案的這種原始記錄性的特征奠定了檔案不可動搖的地位，也是將檔案區(qū)別于圖書、信息等的重要憑證。因此檔案憑借其固有的原始記錄性的根本屬性無可厚非的可稱其是信息的最根本來源。知識是我們依靠自身主觀能動性對信息進行篩選的結(jié)果，故檔案也可以稱為是知識的源頭。

二、知識管理的檔案價值

當(dāng)今由于知識管理層次的不斷深入，檔案的使用價值呈現(xiàn)出來了新特征，因此對于知識管理中檔案價值的重新發(fā)現(xiàn)，筆者認(rèn)為是必要的。知識可以分為顯性知識與隱性知識。檔案是一種直接呈現(xiàn)在人們眼前的顯性知識，是知識的來源，因此檔案也是知識管理的核心部分。

（一）從理論基礎(chǔ)角度分析。理論基礎(chǔ)角度主要可以從檔案后保管范式與檔案雙元價值理論兩個方面。檔案后保管范式包括新來源觀、宏觀價值鑒定論、知識服務(wù)三個方面。1.新來源觀。新來源觀就是對于文件的來源問題進行一種全新的認(rèn)識，傳統(tǒng)意義上，我們是在文件轉(zhuǎn)化為檔案之后才開始對檔案進行管理，而新來源觀理論則強調(diào)對于文件的管理工作應(yīng)該從文件形成之初就著手開始進行，從開始形成時就開始對其管理，即強調(diào)的是一種“前端控制”“全過程管理”，通過這種管理方式可以方便人們從文件形成之初的背景，文件形成過程的結(jié)構(gòu)層次以及文件未來可能會涉及的研究發(fā)展的方向進行全面系統(tǒng)的管理。2.宏觀價值鑒定論。宏觀價值鑒定論強調(diào)的是對于檔案價值的鑒定我們不能僅僅局限于對其本身形成部門、機關(guān)所產(chǎn)生的價值作用上來判斷是否對其進行保存，而應(yīng)將價值的鑒定提升到對整個社會層級上來。使更廣大的人群可以受益，進而實現(xiàn)檔案的第二價值，這也正是謝倫伯格所強調(diào)的檔案雙元價值理論中的第二價值。3.知識服務(wù)。知識服務(wù)顧名思義主，要是將檔案信息上升為知識層次對其進行管理，這一理論主要表現(xiàn)在傳統(tǒng)檔案保管員身份的變化上，可以說檔案保管員的工作并非只局限于對檔案的排列、檔案、上架等一些基礎(chǔ)性的工作。在知識服務(wù)中檔案保管員的工作主要是將檔案中的文字信息加工、提煉出有價值的部分，對這些有價值的部分進行整理，使有價值的信息可以提供給人們利用，即提高了檔案信息的質(zhì)量，也節(jié)省了檔案利用者篩選檔案的時間。以上就是檔案后保管范式中所包括的三個方面的基本內(nèi)容，檔案后保管范式是在電子文件不斷產(chǎn)生的背景下提出來的，將檔案價值鑒定工作與知識服務(wù)有機結(jié)合起來，從而肯定了檔案價值在知識管理中的地位。4.檔案雙元價值理論主要指檔案的工具價值與檔案的信息價值。工具價值所指的就是檔案產(chǎn)生之初所賦予的價值。正如一個事物的產(chǎn)生是有其原因的，并能在其產(chǎn)生的基礎(chǔ)上發(fā)揮其應(yīng)有的價值，為社會提供利用服務(wù)。信息價值主要是依據(jù)信息接收者，即知識主題與知識客體之間的關(guān)系而形成的一種價值關(guān)系。這種價值的實現(xiàn)是需要一定的載體對信息進行傳遞實現(xiàn)的。知識主體的不同對知識的需求自然就會不盡相同。主體帶著目的和需求查詢接受信息，并且由于每個人的知識素養(yǎng)，知識儲備的不同，對同一信息的理解也是大相徑庭的。正如每個人讀研究生的目的是不同，每個人的人生經(jīng)歷也是不同的，所以對待同樣的問題我們會有自己的想法，我們會根據(jù)自身的經(jīng)驗分析理解所獲取的信息。

（二）從實際理論角度分析。實踐基礎(chǔ)主要表現(xiàn)在公共檔案管提供利用的層面上，主要包括知識獲取、知識管理與知識服務(wù)三個方面。1.知識獲取是實踐的前提保障工作。正所謂沒有原材料我們就無法進行生產(chǎn)加工一樣。所以要想使公共檔案真正體現(xiàn)價值，首先我們需要獲取到一定的知識。知識管理權(quán)主要指的不再是對紙質(zhì)文件的有序化整理過程，而是對文件上所反映出來的知識內(nèi)容進行整理加工，對文件上面的信息進行分析，挖掘出更有價值的部分，對其進行管理。2.知識服務(wù)體現(xiàn)在政府信息公開這一層面上，檔案館作為政府信息公開查詢的場所，具有提供知識服務(wù)的合法地位，同時主動提供信息查詢等方面的服務(wù)也是其應(yīng)當(dāng)履行的義務(wù)，滿足公眾的需求是其應(yīng)當(dāng)做的。同樣也是公共檔案管發(fā)展的動力所在。在知識服務(wù)提供利用方面，公共檔案館可以借鑒公共圖書館的成功措施，如舉辦展覽，提供遠(yuǎn)程服務(wù)，提供電子化檢索平臺等等。公共檔案館通過提供新的利用服務(wù)方式可以吸引更多的公眾，進而實現(xiàn)其公共服務(wù)的價值。

三、知識管理中檔案價值實現(xiàn)的特征

傳統(tǒng)檔案管理活動中只有有價值的文件才可以轉(zhuǎn)換成檔案進行管理、保存。而在知識管理活動過程中，檔案的價值與使用價值時同等重要的。檔案的價值主要體現(xiàn)在隱性知識層面，檔案的使用價值主要體現(xiàn)在顯性知識層面。因此對于知識管理中檔案的這種價值與實用價值并重的條件下，檔案價值也呈現(xiàn)出了新的特征。

（一）集成化與靈活性。傳統(tǒng)的檔案價值體現(xiàn)在主題對客體的需要，對主體需要的檔案進行歸檔保存以實現(xiàn)其價值。而知識管理中更加注重的則是知識，并且這一管理從文件形成之初就需要開始著手進行了，體現(xiàn)在外在內(nèi)在結(jié)合的全過程中，在整個過程中因可能涉及的不同人提出的不同要求，故靈活性也是必不可少的。

（二）多元化與共享性。公眾對于檔案的利用可能是間接的，而公眾對于知識的獲取則不同，這是一種主動性的活動。正如約翰奈斯比特曾經(jīng)提到的“我們淹沒在信心之中，但我們?nèi)蕴幱谥R的饑渴中”。作為知識個體的人因其自身處于不斷發(fā)展中，所以人作為知識個體是渴望獲得知識的。知識管理的過程中則強調(diào)的是，將檔案中的知識以一種共享的方式傳播開來，呈現(xiàn)在公眾面前，以便于公眾根據(jù)自身的需要獲取知識。這種共享性是多元化的，可以是一對一、一對多、多對一、多對多的方式。正如我們需要完成一項工作可能一份文件就包括了我們所需要獲取的全部信息，也有可能我們需要通過搜集不同文件中的部分信息，進行整合后的信息才是我們真正需要的。個體的需求可能是單一的也可以是多元化的。

（三）顯性化與增值型。知識管理需要的是主體通過交流的方式將隱形的知識顯性化，知識管理中側(cè)重于人力資源管理、成本投入管理、技術(shù)管理三個方面，這三點主要是依據(jù)企業(yè)知識管理所提出的。而當(dāng)前就檔案而言為了實現(xiàn)檔案的價值應(yīng)更加趨于主動性。主動性主要指主動提供服務(wù)，知識管理重視的是個體之間，個體與組織之間的知識共享過程，進一步促進知識創(chuàng)新以實現(xiàn)檔案信息的增值型。

四、檔案價值在知識鏈中的體現(xiàn)

（一）知識獲取。知識獲取包括信息采集與信息創(chuàng)造兩個方面。采集的過程我們強調(diào)的是對于信息的獲取要注重其完整性與信息的可靠性。創(chuàng)造則更加側(cè)重于，將隱形信息顯性化的過程。檔案室信息是一種外在存在形式，因此可以說檔案室信息的承載體，也就是知識獲取的主要來源，對于有價值的信息獲取應(yīng)該對其加以記錄以便日后更多人利用。

（二）知識開發(fā)。知識開發(fā)的過程是對信息進行分析，加工，處理，存儲整合的過程。使信息有序化、體系化。這種信息開發(fā)的過程要遵守信息本身的客觀性原則，知識開發(fā)者不可以根據(jù)個人的主觀意識對信息進行任意的更改，要保持信息的原貌。知識開發(fā)就是檔案工具價值和信息價值轉(zhuǎn)換的過程。

（三）知識利用。知識獲取與知識開發(fā)的過程都是為了知識最終能被有效地利用，利用過程中的個人與組織之間的信息傳播、信心交流、信息之間的轉(zhuǎn)移，到最后的信息共享過程都是檔案價值實現(xiàn)的體現(xiàn)。

篇（10）

        我院是一所開放床位756張，年門診人次約46萬，年出院病人近4萬的大型綜合性醫(yī)院，每年產(chǎn)生的歸檔病案材料是大量的，如果依靠傳統(tǒng)的歸檔方法 ，不僅占用大量的庫房空間，也增加了病案調(diào)閱、查找的難度。真對這一難題，近幾年來，我院對病案信息采取了計算機和電子化管理，不但節(jié)約了大量的庫房空間，也使病案信息管理脫離了純手工操作，減輕了勞動強度，提高了檢索速度、病案利用率和工作效率。 

        一、實行電子病案檔案的重要性 

        病案信息是醫(yī)院管理的重要組成部分，病案信息不僅能為醫(yī)院管理、臨床、教學(xué)、科研提供幫助，也能對公安、司法、保險等部門提供幫助。隨著社會的發(fā)展，人們對法律意識、保險意識的增強，對病案資料的真實性和科學(xué)性的認(rèn)識都有很大提高，各方面對病案信息的需求也不斷增強。隨著《檔案法》的貫徹執(zhí)行，醫(yī)院檔案意識的提高，醫(yī)院病案檔案實行規(guī)范管理已成為共識，人們對反映病人診療情況的病歷、檢查影像等特種信息資料已經(jīng)納入檔案系列管理的一個種類。 

        目前 ，我院共保存著45萬人次的病案檔案材料，和們把1976年—1990年這部分病歷采取縮微膠片的形式進行保存，把1990年—2000年的病歷變成了光盤病歷，即對這十年的病歷進行逐個掃描，再制成光盤，做成備份，拷備到計算機的硬盤里，把原始的病人檔案資料移交到院里進行統(tǒng)一管理，這樣即節(jié)約了空間，也為醫(yī)務(wù)人員撰寫論著提供了第一手材料，間接地為提高醫(yī)務(wù)人員技術(shù)水平提供了詳實的服務(wù)。 

        二、實行電子病案檔案的方法 

        病案是一種寶貴的信息資源，利用計算機技術(shù)建立功能完善的病案信息系統(tǒng)，深入開發(fā)信息資源，對提高醫(yī)院的醫(yī)療、科研和管理都具有重要意義，病案是病人在醫(yī)院整個醫(yī)療過程的珍貴資料，它不僅具備歷史見證的一般檔案性質(zhì)，還具有總結(jié)醫(yī)學(xué)規(guī)律、探索研究疾病的病因、發(fā)展過程的醫(yī)療檔案，它具有特殊的含義。病案電子化需要解決電子文件的法律效應(yīng)、證據(jù)、原始性等問題。電子病案主要體現(xiàn)在病歷首面上，首頁共有約70項選擇或填空問題，其中選擇性的12項，它包含了病人家庭情況、入出院診斷、手術(shù)與病理、住院費用等五方面內(nèi)容。 病案首頁實行電子化管理具有幾個特點：1、病歷首頁是病案中最集中、最重要、最核心的部分，無論是統(tǒng)計報表、醫(yī)院管理、病案檢索等到都離不開病案首頁提供的信息。首頁反映的病人基本情況，在實際工作中經(jīng)常會遇到查找、詢問等情況，因此，首頁的電子化管理對電子檢索和統(tǒng)計都具有實際意義。2、在沒實行電子病案前，首頁中的內(nèi)容是由醫(yī)生用手工來填寫的，在書寫上會出現(xiàn)字跡潦草，甚至無法辨認(rèn)，還可能出現(xiàn)漏填的現(xiàn)象。實行首頁電子化后，規(guī)范了書寫，也在一定程度上降低了漏填現(xiàn)象的發(fā)生。

  三、實行電子病案檔案的對策 

        1、必須建立完善的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實行網(wǎng)絡(luò)化管理，必須進行全面的規(guī)劃。由于各種資料在采取存貯、檢索等方面由不同的系統(tǒng)組成，因此必須對此進行整合，從而規(guī)范醫(yī)院電子病案檔案。 

        2、建立完善的備份機制。電子檔案最大的特點是較易遭受黑客、病毒攻擊侵犯或發(fā)生設(shè)備故障。實行備份制可以防止數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)癱瘓造成負(fù)面影響，對于保障電子病案的完整性是十分必要的，同時應(yīng)安裝網(wǎng)絡(luò)安全隔離設(shè)備或軟件，防止病毒侵犯。 

        3、要及時修補管理軟件的安全漏洞，對防火墻和病毒軟件實現(xiàn)全天侯升級，搞好病案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限，要進一步完善電子病案和計算機設(shè)備的保管設(shè)施和使用環(huán)境，同時強化防磁化設(shè)施的完善和維護。 

        4、提高病案管理人員的素質(zhì)是病案管理信息化建設(shè)的重要保證，病案管理者不但要掌握臨床醫(yī)學(xué)知識，還要熟煉掌握病案專業(yè)知識和計算機的操作技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代化管理知識等，對此，一方面要培養(yǎng)一批即懂醫(yī)學(xué)知識又懂病案管理和計算機應(yīng)用的復(fù)合型人才，另一方面，不斷完善現(xiàn)有在崗人員的培訓(xùn)。病案管理是一門多學(xué)科邊緣的科學(xué)，涉及的范圍廣，它包括基礎(chǔ)醫(yī)學(xué)、臨床醫(yī)學(xué)、疾病分類、醫(yī)院管理、檔案管理、統(tǒng)計學(xué)及計算所應(yīng)用等知識，因此，病案人員應(yīng)通過不同的途徑獲得新理論、新技術(shù)、新知識、新方法和完善知識結(jié)構(gòu)，在工作中提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。加強各醫(yī)院病案管理人員之間的交往，使病案管理隊伍的整體素質(zhì)得到全面提高，只有掌握一定的計算機操作技能，懂得檢索的基本技能，才能有效地進行信息的收集、電子建檔、日常維護和數(shù)據(jù)庫管理等。因此，提高病案管理人員的整體素質(zhì)是一項任重道遠(yuǎn)的艱巨工作。 

        隨著電子計算機和數(shù)字化技術(shù)的迅速發(fā)展，醫(yī)療領(lǐng)域信息化的必然趨勢，電子病案作為醫(yī)療信息化建設(shè)的重要組成部分，將面臨一個嶄新的階段，如何管理好電子病案，發(fā)揮電子病案的最大作用，作為病案管理人員還將要在各方面提高自我管理水平，完善管理措施，真正實現(xiàn)電子病案信息共享和網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)。 

參 考 文 獻